VERKOOPGIDS BOUWSECTOR
Succesvol verkopen in de bouwsector
INHOUDSOPGAVE
DE BOUWSECTOR
04
De Workflow
06
DE OPLOSSING
08
DE VOORDELEN
10
VERKOOPARGUMENTEN
12
BEZWAREN OVERWINNEN
14
DE BOUWSECTOR
In de bouwsector zijn efficiency en nauwkeurigheid belangrijker dan in welke industrie ook. Daarom kan een goed functionerende workflow van spraak naar tekst de klantrelaties, documentatie en rapportage stap voor stap verbeteren. Vooral projectteamleden en beoordelaars van bouwprojecten moeten de voortgang van de bouw en mogelijke gebreken tot in de kleinste details documenteren. De bouwdagboeken, notulen van de bouwvergaderingen, afspraken, aanbestedings- en opleveringsrapporten worden gewoonlijk opgesteld tijdens de inspectierondes
op het bouwterrein. De opgenomen informatie moet vervolgens voor transcriptie aan het kantoor worden overhandigd. Daarna moeten de voltooide rapporten schriftelijk naar alle betrokken partijen worden gestuurd. Zonder een professionele oplossing is dit proces vaak problematisch en tijdrovend. De mobiele dicteeroplossing voor smartphones van Philips beperkt de hoeveelheid werk tot een minimum en maakt het veel eenvoudiger. Het notuleren gebeurt voor alle betrokken partijen op een eenvoudige en winstgevende manier, elke dag opnieuw.
Van de nummer 1 op het gebied van professioneel dicteren
4
De workflow
oude Workflow
Geoptimaliseerde Workflow
Tijdens zijn inspectieronde op het bouwterrein noteert het projectteamlid van de bouwonderneming de informatie met de hand. Eventueel neemt hij foto's met een aparte handcamera.
Het projectteamlid van de bouwonderneming registreert de informatie tijdens zijn inspectie op het bouwterrein met de smartphone en stuurt de versleutelde geluids- en beeldbestanden rechtstreeks naar kantoor.
DE WORKFLOW:
OUDE WORKFLOW ZONDER MOBIELE DICTEEROPLOSSING Projectteamleden en deskundigen moeten de voortgang van de bouw tijdens regelmatige inspecties op het bouwterrein documenteren. Statusrapporten van elke bouwfase, bouwdagboeken, bouwovereenkomsten, defecten en andere relevante informatie: alles moet worden vastgelegd. In het verleden gebeurde dit met papier, pen en camera (voor visuele documentatie). Deze documentatiemethode nam tijdens bezoeken aan het bouwterrein veel tijd in beslag. Vaak werd het doorsturen van de vastgelegde informatie naar het hoofd- of lokale kantoor, waar de transcriptie werd gedaan, uitgesteld omdat de projectteamleden terug naar kantoor moesten om de informatie te overhandigen. Daarna moest men de meestal handgeschreven tekst combineren met de foto's, een lastige taak met een groot risico op fouten. Tegenstrijdigheden kunnen zeer negatieve gevolgen hebben voor de bewijslast. Bovendien leidde deze documentatiemethode tot verspilling van veel kostbare tijd. Dit kon ongunstige consequenties hebben, zoals vertraging bij het herstellen van schade en het voldoen aan wijzigingsaanvragen conform het bouwproject.
Vervolgens moet hij zijn aantekeningen op de pc uittypen en met de foto's combineren, waarna hij ze naar kantoor stuurt voor verdere registratie.
Het kantoor ontvangt de bestanden per e-mail en gebruikt ze om het protocolbestand te creëren.
Het kantoor ontvangt deze geluids- en beeldbestanden rechtstreeks in de transcriptiesoftware en maakt op basis daarvan een tekstbestand (protocol).
Het document wordt bij het dossier van de klant gevoegd of per e-mail naar de betrokkenen gestuurd.
Het projectteamlid ontvangt het voltooide document per e-mail en kan het onderweg met zijn smartphone bekijken.
GEOPTIMALISEERDE WORKFLOW MET DE PHILIPSDICTEERRECORDER VOOR SMARTPHONES De dicteerrecorder en SpeechExec-workflowsoftware besparen veel kostbare tijd. De workflow wordt volledig geoptimaliseerd. Daardoor hoeven de projectteamleden geen tijdrovende administratieve taken te doen en kan de klanttevredenheid worden verbeterd. Er is dan meer tijd voor andere projecten en het optimaliseren van de efficiency van de bouwonderneming. De dicteerrecorder verandert de smartphone in een mobiel dicteerapparaat. Op het bouwterrein of thuis: dicteren is overal mogelijk en verzending van de geluidsbestanden is eenvoudig en veilig (versleuteld).
6
7
DE OPLOSSING
DE OPLOSSING SpeechExec-dicteerrecorder voor smartphones
SpeechExec-workflowoplossingen
De SpeechExec-dicteerrecorder voor smartphones verandert uw smartphone in een draadloos digitaal dicteerapparaat. Neem dicteerbestanden thuis op, in het vliegtuig, op kantoor of overal waar u spraakbestanden wilt opnemen en verzenden. De mogelijkheid om dicteerbestanden via draadloze overdracht te verzenden, reduceert de verwerkingstijd en verhoogt de individuele productiviteit aanzienlijk.
De SpeechExec-software kan perfect worden afgestemd op wat uw bedrijf nodig heeft. Met zijn geavanceerde functies verbetert hij workflows aanzienlijk:
Uw voordelen: • Onze oplossingen zijn beschikbaar op alle bekende mobiele platforms, zoals iOS, Android en BlackBerry • Perfecte integratie in onze SpeechExec-workflowsoftware • Complete versleuteling volgens de hoogste veiligheidsnormen • De enige oplossing met de geoptimaliseerde DSS-standaard voor de beste geluidskwaliteit en kleine bestanden • Ondersteunt fotobijlagen voor veelzijdig gebruik
• SpeechExec software kan worden afgestemd op elke dicteerbehoefte • SpeechExec integreert transcriptie en spraakherkenning probleemloos • Archiveert en organiseert documenten • Stuurt documenten terug naar de vooraf bepaalde bestemmingen • Biedt applicatie-interfaces met document- en klachtenbeheersystemen • Ondersteunt alle bekende platforms – Windows & Mac
Verkrijgbare versies
iPHONE-APPLICATIE LFH7430, LFH0743 BLACKBERRY-APPLICATIE LFH7455, LFH0745 ANDROID-APPLICATIE LFH7457, LFH0747
8
9
De voordelen
De voordelen
DICTEREN MET DE SMARTPHONE VEREENVOUDIGT HET OPERATIONELE PROCES
“Ik vind het prettig dat ik zo eenvoudig een foto kan toevoegen. Dit moet ik vaak doen tijdens mijn werk en nu kan ik tijd besparen door de tekst en de foto samen te voegen. Vroeger had ik mijn mobiele telefoon, dicteerapparaat en camera nodig. Nu hoef ik alleen mijn smartphone bij me te hebben.” Karl Hackl, afdelingsdirecteur bij het toonaangevende Oostenrijkse bouwbedrijf ELK, die al jarenlang dicteert
Bouwmanagers en projectteams zijn dagelijks druk met allerlei documentatieklussen voor de verschillende bouwfases. Spreken gaat sneller dan schrijven, dus door met de smartphone te dicteren verloopt de aanmaak van documenten effectiever. Hetzelfde geldt voor allerlei administratieve schrijfklussen. Projectteamleden zijn het grootste deel van hun werkdag bezig met reizen tussen verschillende bouwterreinen. Dankzij deze oplossing kunnen ze overal geluids- en beeldbestanden aanmaken met hun smartphone.
SNELLERE DOCUMENTATIE Na het opnemen kunnen de geluidsbestanden, eventueel met beeldbestanden, snel en gemakkelijk van de smartphone naar kantoor worden gestuurd. Dit kost veel minder tijd dan handgeschreven notities. Het combineren van de beeld- en tekstbestanden is ook veel gemakkelijker.
10
MEER KLANT- EN WERKNEMERSTEVREDENHEID
PERFECTE INTEGRATIE MET SPEECHEXEC-SOFTWARE
Met behulp van deze tools kunt u onderweg efficiënter werken en vermijdt u onprettige bijkomende klussen. Projectteamleden kunnen hun tijd beter besteden om veilig en zorgvuldig aantekeningen, rapporten en documenten te maken. Dit heeft als voordeel dat het gehele documentatieproces sneller verloopt. Aanvragen tot wijziging kunnen in elke bouwfase sneller worden verwerkt en bouwprojecten worden sneller gerealiseerd.
Met de dicteerrecorder voor smartphones kunt u opnames naar uw SpeechExec-programma sturen via e-mail, FTP of rechtstreeks naar uw bedrijfsnetwerk. De audiobestanden verschijnen automatisch in uw 'to-do'-lijst voor transcriptie. De prioriteitsinstelling biedt de mogelijkheid om prioriteit te geven aan urgente opnames. Dit garandeert dat belangrijke dicteerbestanden in een oogopslag als zodanig herkenbaar zijn en als eerste worden verwerkt en afgeleverd.
11
De voordelen
De voordelen
VERKOOPARGUMENTEN • Een nieuw apparaat kopen is meestal niet nodig (de meeste mensen hebben al een smartphone) • Koppelen van geluids- en beeldbestanden • Efficiënter aanmaken en overbrengen van documenten door rechtstreekse verzending • Dictaten op locatie opnemen gaat aanzienlijk sneller dan zonder dicteeroplossing voor de smartphone • Efficiënter gebruik van de capaciteit van het kantoor • Tijdbesparing in de gehele workflow • Meer klanttevredenheid door de snellere verwerking
UW VOORDELEN IN ÉÉN OOGOPSLAG • Sneller documenteren (spreken gaat sneller dan schrijven), dus meer informatie in een korte tijd • Koppelen van geluidsbestanden en bijbehorende beeldbestanden • Meer efficiency dankzij een snellere overdracht van geluids- en beeldbestanden • Dossiervorming op kantoor verloopt eenvoudiger en sneller • Meer klanttevredenheid door de kortere reactietijd van de bouwonderneming • Sneller afronden van bouwprojecten, wat leidt tot een betere operationele efficiency van het bouwbedrijf
BELANGRIJKSTE BEZWAREN EN ZORGEN
BELANGRIJKSTE BEZWAREN EN ZORGEN: HOE OVERWINT U DEZE?
“We hebben geen geld om in extra software en hardware te investeren.” Voor deze oplossing hoeft u geen extra hardware te kopen, aangezien bijna iedereen tegenwoordig een smartphone heeft. De dicteerrecorder verandert elke smartphone in een professioneel dicteerapparaat. Met het SpeechExec workflow- en dicteerhubsysteem hebt u alle voordelen van een complete professionele workflowoplossing. Het systeem is geheel aan te passen en uit te breiden. Begin klein en doe eerst een test met enkele teamleden. Hou het bij uw eerste keuze, of besluit om de oplossing op een later moment uit te breiden. De software van Philips is modulair en geschikt voor bedrijven van elke omvang en met elk budget.
“Het opnemen van dictaten en spraak is nieuw voor ons. We hebben geen ervaring met deze documentatiemethode.” Dicteren via de smartphone vereist zeer weinig training en is door iedereen te leren. Mensen die met dicteren beginnen, wennen er snel aan en willen dan niet meer zonder. Documenten op basis van dictaten worden veel sneller geproduceerd dan documenten op basis van aantekeningen, omdat mensen sneller spreken dan schrijven. Onze dicteerrecorder is speciaal ontworpen voor smartphonegebruikers en ondersteunt een intuïtieve bediening.
14
“We willen niet dat een smartphone onze dicteermicrofoons vervangt voor het opnemen van informatie.” De smartphone kan onderweg in aanvulling op een dicteermicrofoon worden gebruikt om een dictaat gemakkelijk altijd en overal ter wereld te verzenden, zonder dat u een docking station of computer nodig hebt. Dicteren via de smartphone versnelt de aanmaak van documenten en ondersteunt de efficiency van de gehele workflow.
“Ik zie niet in hoe deze oplossing een voordeel zou kunnen zijn voor mijn afdeling en rapportagemethode.” Spraakbestanden hebben diverse voordelen. Allereerst kunnen ze gemakkelijk worden gearchiveerd en verzonden en jarenlang worden bewaard zonder kwaliteitsverlies voor beoordelingsdoelen. Als u niet alleen op handgeschreven aantekeningen hoeft te vertrouwen, worden rapporten gedetailleerder. Op deze manier kunnen documenten sneller worden verwerkt. Hoe meer informatie er wordt vastgelegd, des te eenvoudiger is het om een geval te beoordelen. Als u niet hoeft te typen, houdt u ook dagelijks veel tijd over om andere taken te doen.
15
www.philips.com/dictation © 2013 Speech Processing Solutions GmbH. Alle rechten voorbehouden. Philips en het Philips-schild zijn geregistreerde handelsmerken van Koninklijke Philips Electronics N.V. en worden onder licentie van Koninklijke Philips Electronics N.V. gebruikt door Speech Processing Solutions GmbH. Alle handelsmerken zijn het eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
