Vergadertips voor bestuursvergaderingen: Vergader goed maar met mate In de milieusector wordt er heel wat afvergaderd. Meer dan de helft van de werktijd kruipt in vergaderingen, waardoor er minder tijd over blijft voor leuke en publieksgerichte activiteiten. Ons motto is dan ook vergader goed, maar met mate en vooral efficiënt. Deze infofiche geeft tips hoe je een bestuurvergadering efficiënter kan laat verlopen. We besteden extra aandacht aan de voorbereiding, het leiden en de verslaggeving van een vergadering. Inspiratie en inzichten haalden we uit ‘Vergaderen moet maar met mate en goed’ van Theo Bollerman en ‘Vergadertechnieken’ van Jos Huypens.
1. Is vergaderen echt nodig? Iedere vergadering kost een heleboel tijd. Tijd die we niet kunnen gebruiken voor andere activiteiten. Daarom moeten we ons eerst altijd afvragen of een vergadering wel nodig is. Kunnen we een afspraak niet via telefoon of e-mail maken? Het kost minder tijd en minder moeite dan een vergadering bijeenroepen. Je zoekt dus best naar een evenwicht in het aantal bestuursvergaderingen (niet teveel/ niet te weinig). We raden aan om minstens vier maal per jaar met het bestuur samen te komen. Het verhoogt de persoonlijke betrokkenheid van de bestuursleden. En zorgt voor een betere planning en opvolging.
2. Stappen naar efficiënt vergaderen Tijd is kostbaar dus wil je zo efficiënt mogelijk vergaderen. We zetten hieronder enkele algemene tips voor een efficiënte vergadering op een rij: Duidelijke agenda met vergaderdoelstellingen: We komen hier later uitgebreid op terug (3.
Voorbereiding van de vergadering). Selecteer de juiste deelnemers: Met welke en hoeveel mensen bereik je best deze vergaderdoelen? Een kleine werkgroep kan gemakkelijker dan de voltallige bestuursploeg een advies voor de milieuraad voorbereiden. Voor de goedkeuring van de jaarrekening van een vzw moet je daarentegen alle stemgerechtigde leden van de vereniging uitnodigen. Koppel daarom de groepsgrootte steeds aan het vergaderdoel. Beperk de vergaderduur: Een efficiënte vergadering duurt nooit langer dan twee en een half uur (max. drie uur). Hoe langer de vergadering duurt, hoe groter de kans dat de efficiëntie daalt. Daarom is het ook beter 2 vergaderingen van anderhalf uur vast te leggen dan één van drie uur.
Een tijdsgrens is niet heilig. Essentiële onderwerpen mogen niet plots worden stopgezet omdat er in de agenda maar twintig minuten was voorzien. Enkele eenvoudige tips om de vergaderduur in te perken: o o
Bestuur
Vastleggen eindtijd van de vergadering, Spreektijd per ronde vastleggen,
1
o
Duur per agendapunt bepalen.
Kies de juiste locatie: Een degelijke vergaderaccommodatie en een goede opstelling van de vergaderruimte is een belangrijke voorwaarde voor een efficiënte vergadering. Enkele tips op een rij: o o o o o o
De vergaderruimte moet steeds aangepast zijn aan de groepsgrootte. Een goede opstelling van stoelen en tafels: Met een ronde of hoefijzervormige opstelling van tafels kunnen de deelnemers elkaar beter zien en is de interactie beter. Zorg voor een goede ‘atmosfeer’: Voldoende licht, verwarming, goede akoestiek, geen zon die recht in de ogen zit, geen achtergrondlawaai, propere ruimte, … Aanwezigheid van audiovisuele hulpmiddelen. Bijv.: flip-over, overheadprojector, multimediaprojector, … Water of andere dranken zijn voorzien. Kies een vergaderlocatie die voor iedereen makkelijk bereikbaar is.
Maak een vergaderreglement: Het vergaderreglement is een samenvatting van de
vergaderspelregels en de voornaamste kenmerken van de vergadercultuur. Bijvoorbeeld: manier van besluitneming (voorzitter, consensus of meerderheid), procedure voor het aanbrengen van variapunten (rondvraag), stiptheid, aanwezigheden, enz…. Het reglement kan een aanvulling of verduidelijking zijn van de vergaderbepalingen in de statuten (vzw’s) of het werkingsreglement (feitelijke verenigingen). Neem sowieso altijd deze reglementen of statuten mee op de vergadering. Het is een handig geheugensteuntje bij het nemen van beslissingen en vermijdt nodeloze discussies over stem- of andere procedures.
3. Voorbereiding van de vergadering Een goede voorbereiding valt of staat met de kwaliteit van de agenda en uitnodiging voor de vergadering. Maar liefst 70% van het vergaderresultaat wordt hierdoor bepaald. Een of meerdere personen (voorzitter, secretaris …) zijn verantwoordelijk voor de opmaak. Deze agenda moet de deelnemers van de vergadering zo goed mogelijk informeren. En zij moeten de uitnodiging en agenda ook tijdig ontvangen, opdat een deel van het denkproces al voor de vergadering kan gebeuren. Enkele aandachtspunten voor een goede voorbereiding van de vergadering op een rij: De 5W’s en H van een uitnodiging: o o o o o o
2
Wie? Wie roept de vergadering bijeen en wie moet er aanwezig zijn? Wie kan je contacteren bij verlet of vertraging? Wat? Waarover zal het gaan? De agenda. Waar? Welke plaats? Vergaderzaal? Is er parkeerplaats? Bereikbaarheid met openbaar vervoer? Wanneer? Datum. Begin- en einduur. Waarom? Wat is de reden voor de vergadering? Wat wordt van de deelnemers verwacht bij de verschillende agendapunten? Hoe? Moeten de deelnemers zich voorbereiden of iets meebrengen?
Vergadertips voor bestuursvergaderingen
Vermeld altijd de vergaderdoelstelling bij de agendapunten: o o o o o
informatie verstrekken, informatie verwerven, inzicht krijgen in een probleem, adviseren, beslissen.
Naargelang de doelstelling bereidt de deelnemer zich anders voor. Zo zal hij zich meer inzetten voor het vormen van een mening bij besluitpunten dan bij louter informatieve agendapunten. Vermeld de besprekingstijd bij de agendapunten: De tijdsindicatie is een hulpmiddel om ellenlange discussies te vermijden. Breng de meest effectieve volgorde aan bij de agendapunten: Wie de agenda opstelt, beschikt over macht. Hij kan immers sturen wat besproken wordt, en in welke volgorde. Daarom vraag je altijd bij aanvang van de vergadering de goedkeuring van de agendapunten en de volgorde. Het is aan te bevelen om de belangrijkste onderwerpen (met als doelstelling adviseren en besluiten) eerst te behandelen. Informatieve punten (bijv. briefwisseling) die geen direct verband hebben met het verdere verloop van de vergadering zet je best op het einde van de agenda. Om de motivatie te verhogen, kan je voorrang geven aan de door de deelnemers zelf ingebrachte agendapunten (varia of rondvraag). Selecteer de agendapunten zorgvuldig: Agendeer enkel die punten die voor de gehele vergadergroep van belang of zinvol zijn om te bespreken. Om de actieve deelname en betrokkenheid van de deelnemers aan de bestuursvergadering te stimuleren, is het interessant om steeds expliciet voor en tijdens de vergadering een rondvraag voor agendapunten te doen. Hiervoor moet je in het vergaderreglement een procedure vastleggen. Want soms wordt de rondvraag misbruikt om belangrijke punten ‘terloops’ door een vergadering te loodsen. Voorzie de agendapunten van een duidelijke omschrijving: Het voorbereidende denkwerk en de bespreking van het agendapunt verloopt gemakkelijker als deze concreet is geformuleerd. Bijvoorbeeld het agendapunt ‘milieubeleidsplan’ zegt niets. Beter is: ‘Formuleren advies milieubeleidsplan 2008 voor de milieuraad (doel: besluitvorming)’.
4. Tijdens de vergadering Naast een goede agenda wordt de efficiëntie van de bestuursvergadering ook sterk bepaald door de gespreksleiding. Doorgaans neemt de voorzitter van de vereniging deze rol op zich. Omdat de voorzitter meestal over de meeste informatie beschikt – hij stelt samen met de secretaris de agenda op – is het voor hem doorgaans erg moeilijk om tijdens een vergadering én veel aan het woord te zijn én daarenboven ook de vergadering ook nog goed te leiden. Daarom geven wij de voorkeur aan een aparte moderator die de vergadering technisch – volgens de regels van de kunst van het vergaderen – stuurt. Dit is geen sinecure en vergt ook enkele communicatievaardigheden.
Bestuur
3
4.1. Leiden van een vergadering. Het leiden van een vergadering bestaat uit vier onderdelen. We behandelen ze hieronder kort: Openen van een vergadering o o o o o o o o
De aanwezigen verwelkomen, De aanwezigen voorstellen (extra aandacht voor nieuwe deelnemers), Verslaggever en moderator aanduiden, Doel en belang van de vergadering uitleggen, Rondvraag voor variapunten, De agenda en de volgorde van de agendapunten laten goedkeuren, Het verslag van de vorige vergadering laten goedkeuren, Controle op afspraken/besluiten van de vorige vergadering.
Voorstelling en toelichting van het agendapunt o o o o
Het agendapunt inleiden met een duidelijke omschrijving en doelstelling, Feiten over agendapunten weergeven, Agendapunt met audiovisueel materiaal aanschouwelijk voorstellen, Vragen stellen.
Eigenlijke bespreking o o o o
De bespreking activeren, De bespreking controleren en zien of iedereen aan bod komt, De vooruitgang van de discussie samenvatten, De tijdsduur in de gaten houden.
Besluitvorming o o o o o
Over het agendapunt laten beslissen, De belangrijkste punten herhalen, De bereikte resultaten benadrukken, De afspraken en timing expliciet overlopen, Datum vastleggen volgende vergadering.
4.2. Gespreksvaardigheden De moderator onthoudt zich zoveel mogelijk van inhoudelijk commentaar, maar leidt de besprekingen en zorgt dat elke deelnemer aan bod komt om zo tot een goede en door iedereen gedragen beslissing te komen. Dit vergt enkele gespreksvaardigheden van de moderator. We zetten ze hieronder op een rij:
4
Vergadertips voor bestuursvergaderingen
Het agendapunt goed inleiden: De bespreking van een agendapunt verloopt vlotter na een goede inleiding. Een duidelijke omschrijving van het agendapunt en doelstelling vergemakkelijkt dit. Visualisering: Met audiovisuele hulpmiddelen (bijv. overhead of multimediaprojector) kan je een agendapunt laten toelichten of zelf een samenvatting geven van de bespreking op een bord of flip over. Vragen stellen: Na de inleiding van het agendapunt geef je geen inhoudelijke commentaar en laat je eerst de andere deelnemers aan het woord. Door gericht vragen te stellen stimuleer je de bespreking van het agendapunt. Terugkaatsen: Ook door de bal naar de vergadergroep terug te kaatsen, activeer je de discussie. Zo beantwoord je een vraag met een wedervraag. Of onthoud je een uitspraak en breng je deze opnieuw onder de aandacht van de deelnemers. Echt luisteren: Je lichaamshouding straalt aandacht uit, bijvoorbeeld door een naar voren gerichte lichaamshouding, een uitnodigende gezichtsuitdrukking, oogcontact, enz… Daarnaast luister je ook echt: Wat betekent de inhoud van de opmerking?, welk gevoel schuilt hier achter?, met welke bedoeling wordt dit gezegd? Ook de deelnemers moeten goed luisteren. Je waakt er dan ook over dat ze niet met elkaar of in groepjes praten. Samenvatten: Door goed te luisteren kan je de bespreking goed volgen en samenvatten. Hierdoor weten de deelnemers ook beter hoe ver de discussie staat. Op het einde van een agendapunt of vergadering verzuim je niet om de afspraken en besluiten weer te geven. Streef naar neutraliteit/objectiviteit: Verdraai geen gedachten of uitspraken. Laat je niet verleiden om zelf mee te discussiëren. Groepssfeer: Je hebt oog voor de onderlinge relaties en zorgt voor een goede groepssfeer. Conflicten zijn echter niet te vermijden en pak je constructief aan. Wees tactvol: Humor mag en kan soms het ijs breken, maar maak nooit iemand belachelijk. Let op het tijdsschema: Sommige discussies zijn nutteloos. Of soms moet je echt afronden om over te gaan naar het volgende agendapunt. Doet dit steeds tactvol en niet autoritair. Besluitvaardig: Probeer steeds om verschillende standpunten met elkaar te verzoenen (consensus). Vermijd stemmingen bij meerderheid of beslissingen die door één persoon of groepje worden doorgedrukt. Wees geduldig bij het formuleren van besluiten en afspraken. en zorg voor duidelijke en haalbare actiepunten.
5. Verslaggeving en opvolging van de vergadering Het verslag is het geschreven document waarin de besproken punten (de agenda) vermeld staan, wat werd beslist en wie wat moet doen. De voorzitter en secretaris van de vereniging stellen samen de agenda op. Het is doorgaans de secretaris die het verslag opmaakt. Ook hier is het raadzaam om deze taak te delegeren naar iemand die minder met de agendabepaling betrokken is. Het is immers erg moeilijk om volop deel te nemen aan een vergadering en ook nog accuraat te noteren wat gezegd en beslist wordt. Het verslag mag niet al te lang na de vergadering aan de
Bestuur
5
deelnemers bezorgd worden. Om de bredere groep van leden meer te betrekken, communiceer je best op een leuke en laagdrempelige manier over de bestuursvergadering en haar beslissingen. Dit stimuleert de betrokkenheid van de leden voor de bestuurswerking en levert misschien op termijn nieuwe bestuursleden op. In een verslag moeten zeker volgende zaken vermeld staan: Plaats en datum van de vergadering, Begin- en einduur van de vergadering, Namen van de aanwezigen, verontschuldigen en afwezigen, De namen van degenen die het verslag ook krijgen, Doel van de vergadering/agendapunten, Elk agendapunt en de beslissing, Taken: wie moet wat doen en tegen wanneer, Datum, plaats en uur van de volgende vergadering.
Samenvatting:
Is vergaderen echt nodig of kunnen de afspraken ook telefonisch of via mail? Bij voorkeur organiseert de vereniging minstens vier maal per jaar een bestuursvergadering. Time is money. Dus als je moet vergaderen, doe het dan zo efficiënt mogelijk: o Duidelijke agenda met vergaderdoelstellingen; o Selecteer de juiste deelnemers; o Beperk de vergaderduur; o Kies een goede vergaderlocatie; o Maak een vergaderreglement. Voorbereiding van de vergadering: 70% van het vergaderresultaat wordt bepaald door de voorbereiding: o Vermeld bij de agendapunten een duidelijke omschrijving, de doelstellingen en besprekingstijd; o Breng de meest effectieve volgorde aan bij de agendapunten (adviseren en besluitvorming voorop, informatieve punten achteraan); o Selecteer uitsluitend punten die voor de gehele groep van belang zijn; o Geef ieder groepslid de mogelijkheid agendapunten aan te brengen. Tijdens de vergadering: een aparte moderator stuurt de vergadering en betrekt iedereen bij de discussie door: o De agendapunten goed in te leiden; o Visueel en aanschouwelijk te werken; o Het stellen van vragen; o Echt te luisteren; o Regelmatig samen te vatten; o Een neutrale en tactvolle gesprekshouding; o Het stimuleren van een prettige groepssfeer (en constructieve conflicthantering) o Het formuleren van duidelijke en haalbare actiepunten. Verslaggeving en opvolging van een vergadering: een aparte verslaggever zorgt voor een accurate weergave van besluiten en afspraken. Om de bredere groep van leden meer te betrekken bij de bestuurswerking communiceert de vereniging best de beslissingen op een leuke en laagdrempelige manier.
6
Vergadertips voor bestuursvergaderingen
