Vergadering van het Algemeen Bestuur van de Milieudienst IJmond d.d. 14 november 2007. Aanwezig:
Gemeente Beverwijk
dhr. F.J.A. Frowijn (vz)
Gemeente Velsen
dhr. C. Ockeloen
Gemeente Uitgeest
dhr. H.H. Eilert
Gemeente Heemskerk
dhr. L.W.M. van der Kolk
Gemeente Velsen
dhr. M. Hillebrink
Gemeente Velsen
dhr. H.S. Langendijk-Meijer
Gemeente Beverwijk
mw. M.G. Hopman-Verburg
Milieudienst IJmond
dhr. L.A. Pannekeet
Milieudienst IJmond
dhr. R.N. Jansen
Milieudienst IJmond
mw. G.T. Veltman (notulen)
Afwezig (m.k): Gemeente Heemskerk
dhr. K. Rozemeijer
01. Opening en mededelingen De heer Frowijn opent de vergadering en deelt mede van de heer Rozemeijer afbericht te hebben ontvangen. De heer Rozemeijer gaf middels een mailbericht te kennen “de stukken over de huisvesting er prima uit te zien vinden”. De heer Jansen deelt mede dat de 3e Bestuursrapportage hedenmiddag in de vergadering van het dagelijks bestuur is vastgesteld en hij van de gelegenheid gebruikt maakt, de rapportage direct in deze vergadering aan de AB leden – ter kennisname - uit te delen. De 3e Bestuursrapportage zal voor de AB vergadering van 12 december worden geagendeerd. 02. Huisvesting De heer Ockeloen geeft een korte toelichting op het proces en deelt mede dat er afgelopen maandag overleg is geweest met NS Poort over de kostenontwikkeling. De totale opzet past in het budget. NS Poort heeft gereageerd dat er mogelijk nog wat ruimte zit in de BDB indexering, waardoor de totale bouwkosten iets lager uitkomen; de geprognosticeerde indexering wordt gemaximaliseerd op 4%. Ten aanzien van de gemiddelde GPR-milieuambitie score 8, is de verwachting hier ook op uit te komen. Alleen voor wat betreft het thema water bestaat er nog twijfel of deze 8 score gehaald gaat worden. Een minimale score van gemiddeld een 8 op alle onderdelen lijkt haalbaar. De definitieve GPR rapportage laat nog even op zich wachten, omdat de installatieadviseur druk doende is met de invoer van het onderdeel energie. De heer Ockeloen vraagt de vergadering in te stemmen met het ontwerp, wanneer er op alle onderdelen een gemiddelde score van minimaal een 8 wordt gehaald, zodat dit het verdere traject niet in de weg staat. De firma EcoFys heeft onderzoek gedaan naar collectieve warmte/ koude opslag in de bodem voor het plangebied Beverwijk Vitale Stad. Er ligt momenteel een aanbeveling om een gedetailleerde haalbaarheidsstudie te verrichten naar de synergievoordelen van een combinatie van het warmtepompconcept met de energievoorziening van het Rode Kruis Ziekenhuis. De verwachting is wel dat dit gerealiseerd gaat worden.
Notulen AB vergadering 14 november 2007/G.Veltman
1
De geschiktheidkaart voor de Provincie Noord-Holland laat zien dat warmte/koude opslag in de bodem wel mogelijk is in dit gebied. Mevrouw Hopman vraagt of het VO al behandeld is in de commissie Welstand. De heer Frowijn antwoordt dat het ontwerp op 16 november in de welstandscommissie wordt besproken. De verwachting is dat er geen weerstand zal zijn vanuit deze commissie. Het VO is opgestuurd naar de supervisor Bhalotra en deze is positief over het ontwerp. De heer Van der Kolk is van mening dat, naar aanleiding van de discussie rondom de GPR score, een score van 8 minimaal haalbaar moet zijn. In Heemskerk wordt met het nieuw te bouwen raadhuis gemiddeld een 8½ behaald en de heer Van der Kolk vindt dat een 8 voor een milieudienst minimaal te realiseren moet zijn, waarbij het onderzoek naar de ambitie van een 10 overeind blijft. De heer Van der Kolk heeft in een eerdere vergadering een vraag gesteld over de te gesegmenteerde, verticale indeling van de nieuwbouw en gevraagd of informatie kan worden ingewonnen, in hoeverre dit nu gunstig of ongunstig is bij verkoop op termijn. De heer Jansen heeft bij een bedrijfsmakelaar navraag gedaan. Uit het advies van deze makelaar blijkt dat dit bij een eventuele verkoop in de toekomst niet positief of negatief te noemen is. Beide opties hebben voor- en nadelen. De heer Van der Kolk heeft nog een opmerking over het parkeren, laatste alinea op pagina 2: ‘op zoek naar mobiliteitsoplossingen voor eigen personeel’ en vindt dit een open eind. Het stuk zegt dat er 3 plekken voor de bedrijfswagens worden gereserveerd. In het kader van mobiliteit is bij de ontwikkeling van het plangebied de vraag gesteld hoe de gemeente het gebied zou willen inrichten: er komt een ondergrondse fietsenstalling met 2000 plekken. De parkeernorm voor het stationsgebied is vrij streng om de alternatieve vervoersmogelijkheden te stimuleren. Als milieudienst hebben wij een voorbeeldfunctie. Het alternatief dat nu onderzocht wordt binnen de milieudienst is o.a. het gebruik van een electroscooter en nog verdere stimulering van het openbaar vervoer. Mevrouw Langendijk informeert hoe met het voorzien in een 18-tal parkeerplaatsen voor eigen medewerkers, dit in verhouding staat tot het aantal parkeerplaatsen dat nu wordt ingevuld. De heer Pannekeet brengt hierin de nuancering aan dat indertijd met NS een afspraak is gemaakt volgens een niet marktconforme parkeerprijs op een braakliggend terrein (€ 12.000,=). Het terrein is voor de toekomst als parkeermogelijkheid niet te behouden. De heer Jansen deelt mede dat het beleid rondom de parkeergarage bij de vijver en de 18 parkeerplekken voor de milieudienst nog moet worden gemaakt. Parkeerkosten, zijn jaarlijks terugkerende kosten, waarvan nu nog niet duidelijk is, wat deze daadwerkelijk zijn. Voor de plekken van de milieudienst, zal waarschijnlijk een reële dagvergoeding gevraagd worden. De kosten voor de bedrijfswagenparkeerplekken, bedragen naar schatting € 30.000,= per stuk. De heer Pannekeet is van mening dat je als milieudienst je moet afvragen of je wel moet investeren in parkeerplekken voor eigen personeel en zet bij het realiseren van de 18 parkeerplekken zo zijn vraagtekens. Als het gaat om mobiliteitsbeleid gaat de voorkeur van de heer Pannekeet uit naar het investeren in het gebruik van electroscooters, het openbaar vervoer en de bedrijfsfietsen.
Notulen AB vergadering 14 november 2007/G.Veltman
2
Mevrouw Hopman is van mening dat een vergelijk naar de toekomst toe beter zou zijn, dan een vergelijk te maken met de huidige situatie. Mevrouw Hopman informeert of de onderhoudskosten ook zijn meegerekend? De heer Jansen antwoordt dat deze niet onder investeringen vallen. Onderhoudskosten zijn jaarlijkse kosten die terugkomen in de begroting onder overige huisvestingslasten. Hieronder vallen momenteel o.a. de servicekosten (waaronder ook het verbruik aan gas). De kosten voor energieverbruik zijn bij een duurzaam gebouw lager. De reguliere onderhoudskosten (buitenkant van het pand) zijn laag, omdat rekening is gehouden met het gebruik van onderhoudsvrij materiaal. De heer Hillebrink deelt mede blij te zijn met het aanvullende begrotingsoverzicht huisvesting en informeert naar de definitie van ‘budgettair neutrale’ dekking van lasten in de begroting. Is dit een cadeautje uit eigen doos, waarvoor uiteindelijk de gemeenten betalen. De heer Jansen antwoordt dat een deel van het positieve resultaat dat voortkomt uit de dienstverlening aan de contractgemeenten in Zuid-Kennemerland en Waterland wordt aangewend voor de opbouw van de bestemmingsreserve nieuwbouw. De heer Hillebrink doet de aanbeveling naar de raden met een presentatie te komen over de huisvesting. De heer Van der Kolk ondersteunt dit initiatief en geeft aan hier ook behoefte aan te hebben. De heer Hillebrink stelt de vraag of bij een ‘no-go’ van het AB het nieuwbouwplan zonder participatie van de milieudienst verder gaat. De heer Jansen antwoordt dat hierdoor het belang wordt aangegeven van besluitvorming, omdat de gemeente Beverwijk ook verder moet. Bij een ‘no-go’ geeft de gemeente Beverwijk NS Poort de opdracht tot het realiseren van een kantoorpand van 5000 vierkante meter. De heer Pannekeet benadrukt nogmaals dat het huidige huurcontract in 2010 afloopt en er wat dat betreft geen speelruimte meer is. Met de nieuwbouw is gefocust op de kaders die indertijd door het algemeen bestuur zijn meegeven: centraal in de IJmond, herkenbaar, flexibiliteit, voorbeeldfunctie, duurzaam en budgettair neutraal. De heer Eilert heeft een opmerking over de pm-posten en de reservering onvoorzien (10%) en informeert in hoeverre deze alsnog in te vullen zijn. De heer Van der Kolk recapituleert dat de milieudienst de bouw budget neutraal kan realiseren mits de € 291.500,- wordt gereserveerd. De heer Jansen bevestigt dat de rente over de lening die nodig is om de stichtingskosten en de grond te financieren dezelfde jaarlast kent als de huidige huurkosten. De heer Van der Kolk deelt mede dit als argument mee te kunnen nemen naar de raden en de stelling om ‘ja’ te kunnen zeggen. De heer Ockeloen deelt mede dat de extra reservering van € 291.500,= daarbij mag meegenomen worden voor de nieuwbouw. De heer Eilert deelt mede dat het bestuur niet het risico wil lopen op een later tijdstip teruggefloten te worden door de raden. Mevrouw Langendijk merkt op dat het aantal pm posten teveel is om duidelijkheid te krijgen in de kosten. De heer Eilert is voorstander de stelposten dan ook zoveel mogelijk in te vullen. De heer Hillebrink doet de aanbeveling het OV-beleid onder personeel zoveel mogelijk te bevorderen.
Notulen AB vergadering 14 november 2007/G.Veltman
3
De heer Frowijn concludeert dat er voor de raden van de gemeenten nog een presentatie huisvesting volgt. Daarvoor wordt nadere invulling van de pm posten gerealiseerd. De heer Frowijn informeert hoe kan worden voldaan aan een verdere invulling hiervan. De heer Jansen deelt mede dat de pm posten zo snel mogelijk nader worden gespecificeerd en worden ingevuld. De afspraak wordt gemaakt dit voor het eind van het jaar te realiseren. De heer Eilert geeft aan dat hij dit te lang vindt duren. De heer Jansen deelt mede dat het Algemeen Bestuur, passende binnen de indertijd gestelde randvoorwaarden, hierover een besluit mag nemen. De heer Pannekeet merkt op dat een aantal kostenposten in zijn optiek niet aan de orde zijn, omdat daarover nog onzekerheid bestaat en dat met name gekeken dient te worden naar de post meer- minderwerk. De leges voor de bouwvergunning zijn voor rekening van NS Poort De heer Eilert en Ockeloen vinden het reëel dat rekening gehouden wordt met een post voor meer- en minderwerk. Dit is moeilijk te ramen, meent de heer Pannekeet. Mevrouw Hopman heeft een opmerking over de gevelzijde waar de hoofdingang in het ontwerp is getekend en vindt deze qua representativiteit (gericht naar de bioscoop), minder. Stedenbouwkundig is de uitsparing (in het kader van welstand) in het verlengde van het gebouw, aan de zijkant en niet aan de voor- of achterzijde. Mevrouw Langendijk informeert waarom wordt uitgegaan van een rentepercentage van 5%; de BNG bank is immers goedkoper met een percentage van 4,8%. De heer Jansen deelt mede dat dit een prognose is aangezien rentepercentages fluctueren. De afweging moet gemaakt worden door het AB om zaken te gaan doen met een duurzame bank zoals de Triodos bank of de goedkoopste bank. De heer Van der Kolk maakt het rekensommetje: 0,2% van 3 miljoen is zesduizend euro per jaar. De milieudienst werkt immers met gemeenschapsgeld en in die zin zou de keuze voor de goedkoopste bank op zijn plaats zijn. Het is aan de burger zelf om duurzaam zaken te doen als het gaat om de keuze van een bank. De aanbeveling wordt gedaan om te proberen de afsluitprovisie terug te brengen naar nul. Mevrouw Langendijk merkt op de € 6.000,- veel geld te vinden en deelt mede dat voor wat betreft de bankkeuze, de goedkoopste bank wat haar betreft de voorkeur geniet. De vergadering kan hiermee instemmen.
Notulen AB vergadering 14 november 2007/G.Veltman
4
Besluit: De vergadering gaat akkoord, verleent haar instemming met: 1)
het VO op het uitgangspunt ‘centraal in de IJmond’.
2)
het VO op het uitgangspunt ‘herkenbaarheid’, mits de commissie Welstand van de gemeente Beverwijk haar goedkeuring geeft voor de tekeningen van dit VO.
3)
het VO op het uitgangspunt ‘flexibiliteit’, mits de totale oppervlakte ten minste 1.450 m2 BVO bedraagt en op de begane grond voldoende ruimte beschikbaar is voor de gewenste flexibiliteit.
4)
het VO op het uitgangspunt ‘duurzaamheid’, mits het VO op de vijf thema’s uit GPR Gebouw minimaal gemiddeld een 8 (of hoger) scoort en w/k-opslag voor de energievoorziening gerealiseerd wordt.
5)
het VO op het punt van de bouwkosten op basis van de aanbieding van NS Poort.
6)
het VO op het punt overige huisvestingslasten, mits aan de randvoorwaarde voldaan wordt dat de overige huisvestingslasten budgettair neutraal in de begroting gedekt worden.
7)
het VO op het punt van de grondprijs en € 90,- per m2 als maximum te stellen en als ontbindende voorwaarde te verbinden aan het aangaan van een overeenkomst voor het uitwerken van een DO.
8)
de vorming van de bestemmingsreserve huisvesting tot een maximum van € 291.500 en een nog nader te bepalen deel van het resultaat 2007 van de milieudienst te bestemmen om deze reserve aan te vullen tot het noodzakelijke bedrag.
9)
de keuze voor de goedkoopste bank, met het laagste rentepercentage, waarmee een lening kan worden afgesloten ter financiering van de nieuwbouw en de directeur opdracht te geven de onderhandeling te starten en een overeenkomst te sluiten.
De heer Jansen deelt mede dat hiermee de bouw van een nieuw kantoor voor de milieudienst definitief is geworden op de stationslocatie van Beverwijk en met NS Poort hiertoe een contract zal worden afgesloten voor verdere ontwikkeling van een definitief ontwerp.
03. Rondvraag •
Mevrouw Langendijk informeert of de vergadering van 12 december wordt afgesloten met een gezamenlijk etentje. De heer Pannekeet deelt mede dat dit geen jaarlijks gebruik is.
•
Het zou een goed idee zijn een initiatief hiertoe te koppelen aan een moment van de huisvesting.
Notulen AB vergadering 14 november 2007/G.Veltman
5
•
De heer Pannekeet maakt van de gelegenheid gebruik de leden van het algemeen bestuur uit te nodigen met de medewerkers van de dienst 20 december a.s., wanneer de milieudienst de kerstborrel heeft, het glas te heffen.
•
De heer Pannekeet bevestigt nogmaals dat begin volgend jaar een presentatieronde huisvesting langs raden volgt. De heer Eilert deelt mede dat op voorhand een mededeling naar alle raadsleden gedaan kan worden dat dit besluit genomen is door het algemeen bestuur. De milieudienst stelt een collegeadvies op waarin het college kennisneemt van het AB besluit.
De heer Frowijn sluit om 18.20 de vergadering.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 12 december 2007,
de voorzitter,
de secretaris/directeur
F.J.A. Frowijn
L.A. Pannekeet
Notulen AB vergadering 14 november 2007/G.Veltman
6
