Vereniging van Eigenaars Westerhaghe Notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 25 november 2009, gehouden in de “Voorhof” te Rijnsburg. 1. Opening, tekenen presentielijst en vaststellen quorum Bij binnenkomst hebben de eigenaren zich in kunnen tekenen op de presentielijst. Na ondertekening is het stemformulier overhandigd aan de betreffende eigenaar. Ook worden machtigingsformulieren voor automatische incasso uitgereikt aan bewoners die dit nog niet hebben afgegeven. De voorzitter (Bert Veldman) opent de vergadering circa 19.45 uur en stel vast dat het quorum ruim 75% bedraagt (in totaal vertegenwoordigd 1.666 stemmen) , meer dan tweederde zodat rechtsgeldig besluiten kunnen worden genomen. Teneinde de vergadering beter te volgen heeft Novens VVE Beheer een powerpointpresentatie op scherm gemaakt en geplaatst . De notulen worden verzorgd door Novens VVE Beheer. 2. Voorstellen nieuwe beheerder De voorzitter stelt Novens VVE Beheer voor, welke aanwezig is en vertegenwoordigd door Ton van der Plas en Daan van Hemert. De voorzitter geeft het woord aan de heer Van der Plas die kort vertelt over de organisatie waarbinnen wordt gewerkt en stipt de vestigingen van waaruit wordt gewerkt aan. Tevens licht hij toe welke werkzaamheden Novens VVE Beheer voor de vereniging zal verrichten. 3. Vaststellen agenda De voorzitter stel de agenda vast en geeft aan dat na agendapunt 11b een korte pauze zal worden ingelast omdat dan alle besluiten zijn genomen en de stemmen kunnen worden geteld. Iedereen is hiermee akkoord. 4a. Vaststellen notulen vergaderingen 1 april De voorzitter vraagt of er opmerkingen zijn ten aanzien van de notulen. Een eigenaar refereert naar mededelingen van balkonafscheidingen. In de notulen staat dat er 2 goedgekeurd zijn, maar dat is niet juist. Het betreft 1 goedkeuring, een andere afscheiding is in een eerdere vergadering goedgekeurd. De voorzitter geeft aan dit te zullen notuleren. De notulen worden door de algemene vergadering goedgekeurd 4a. Vaststellen notulen vergaderingen 28 mei De voorzitter vraagt of er opmerkingen zijn ten aanzien van de notulen. Er volgen geen reacties vanuit de zaal. De notulen worden door de algemene vergadering goedgekeurd 5. Bestuursmededelingen De voorzitter meldt dat het tegelwerk voor de kerst zal worden opgeleverd. Ton van der Plas wijst de vergadering op de uitgereikte incasso formulieren... Het verzoek is om deze in te vullen en na afloop van de vergadering af te geven. Er zijn twee eigenaren die hierover een vraag hebben. Meneer Ravensbergen zegt hierop principieel tegen te zijn. Mevrouw Bouwman zegt hier al over te hebben gebeld maar ze heeft geen reactie ontvangen. Dit laatste zal door Daan van Hemert in de pauze worden nagegaan en kortgesloten.
25-11-2009 pagina 1 van 6
Vereniging van Eigenaars Westerhaghe 6. Ingekomen stukken De voorzitter noemt een lijst van 6 ingekomen stukken en noemt de eigenaar welke de brief heeft ingezonden. De voorzitter geeft aan dat deze stukken op de agenda van de bestuursvergadering zullen worden geplaatst en dat er met de betreffende personen contact zal worden opgenomen. 7. Bestuursverkiezing Er is een vacature voor de functie van de heer Blom (Technische zaken). De voorzitter geeft aan dat een oneven aantal bestuursleden de voorkeur geniet en roept de aanwezigen op om zich aan te melden voor deze vacature. Er wordt gereageerd door de heer Langmuur waarmee contact zal worden opgenomen in de pauze. 8. Commissieverkiezing Er bestaan diverse commissies zoals opgenomen in de agenda voor deze vergadering. In de technische commissie is een vacature. Het verzoek van de voorzitter aan de aanwezigen is om zich beschikbaar te stellen voor deze vacature. 9. Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) De voorzitter noemt de MJOB en geeft aan dat Van Reisen Bouwmanagement deze in samenwerking met Novens VVE Beheer heeft opgesteld. Met Rela en Verweij (vorige beheerders) is dit niet gelukt, met deze nieuwe partij is dit wel het geval. De voorzitter geeft het woord aan de Ton van der Plas van Novens VVE Beheer. Ton van der Plas vertelt dat relevante stukken afgelopen vrijdag bij alle eigenaren zijn bezorgd en verwijst naar deze set waarin ook een samenvatting is opgenomen van de MJOB. Hij toont de originele MJOB en zegt toe deze binnenkort op de website beschikbaar te maken. Mensen zonder internet kunnen wellicht bij buren of familie terecht. Als dat niet zo is dan kunnen ze contact opnemen met iemand voor het bestuur voor een papieren (inkijk-)exemplaar, het betreft hier namelijk een openbaar stuk. De MJOB is opgesteld door Novens en Van Reisen Bouwmanagement. Het technische verhaal is vooral door Van Reisen verzorgd en de vertaalslag naar de financiën is verzorgd door Novens VVE Beheer. Een zogenaamde nulmeting heeft plaatsgevonden, evenals waarneming ter plaatse. De definitieve versie is samengevat en wordt behandeld door de Ton van der Plas. Het uitgangspunt van de MJOB is een periode van 35 jaar. De conclusie van de MJOB is niet rooskleurig. De huidige reservering vanaf 2007 stond op € 53.300 en dat is bij lange na niet toereikend. De benodigde reservering beloopt namelijk € 126.500. Er is sprake van een aanzienlijk tekort en een forse verhoging van de begroting. De heer Van der Plas merkt op dat de in de begroting opgenomen bedragen schattingen betreffen welke zorgvuldig zijn gedaan maar garanties kunnen niet worden afgegeven. Evenwel wordt gesteld dat er vanuit het bestuur vertrouwen is in het gepresenteerde materiaal. De oorzaak van de verhoging is dat te weinig is gespaard vanaf de opstart, onvoldoende graadmeters aanwezig waren en er tevens geen begroting is gemaakt! De belangrijkste oorzaak is feitelijk dat de gevels zeer lastig bereikbaar zijn (waterpartijen, kan niet met steigers maar uitsluitend met hoogwerkers). Dit kost veel geld. Buiten het normale schilderwerk bedragen de extra kosten hiervoor circa € 70.000.
25-11-2009 pagina 2 van 6
Vereniging van Eigenaars Westerhaghe Een eigenaar vraagt zich af of architect dit toen niet wist of had kunnen weten. Er zijn relatief veel vierkante meters voor algemene ruimtes en de kosten zijn meer doordat sprake is van meerdere aparte woontorens in tegenstelling tot een complex wat uit één geheel bestaat. Ton van der Plas verwijst ook naar de toenemende arbowetgeving en veiligheidseisen voor bijvoorbeeld schilders waardoor de werkzaamheden kostbaarder worden. De vereniging moet niet de keuze willen maken om met partijen in zee te gaan die zich niet aan deze regels houden. Ton van der Plas verwijst naar het overzicht van het uitgavenpatroon over de periode 2010 t/m 2044. Er wordt dan gepland uitgegeven in het 1 e jaar € 59.000, In 2011 € 34.000. In 2012 staat schilderwerk gepland. Om de 6 jaar vind dit plaats. Deze termijn vloeit voort uit de splitsingsakte. Technisch kan je natuurlijk afwijken van de splitsingsakte maar dit is het uitgangspunt. Een eigenaar vraagt naar het verschil in 2012 (€ 350.000) en 2018 (€ 448.000). Dit is een forse stijging. Ton van der Plas geeft aan dat in 2018 ook ander onderhoud gepland staat zoals aan het dak, de lift, voegwerk etc. In 2018 is ook het binnenschilderwerk gepland, dit kan over een langere periode dan 6 jaar, maar de kosten in 2018 zijn daarom dus hoger. Ton van der Plas geeft aan dat als de MJOB wordt gevolgd het gebouw in goede staat zou moeten blijven. In de praktijk kan natuurlijk af worden geweken van deze MJOB maar zoals gezegd moeten we een uitgangspunt hebben en dat ligt er nu. Ton van der Plas toont een opstelling betreffende de jaarlijkse exploitatiekosten (grafisch). De jaarlijkse reservering neemt fors toe vanaf 2010, er is sprake van een verhoging van € 53.300 naar € 126.500. Dit betekent dat de servicebijdrage omhoog moet worden gebracht. Er is in de getoonde begroting rekening gehouden met een indexatie van 3% terwijl in voorgaande jaren in het geheel hiermee geen rekening is gehouden. Dit had wel moeten gebeuren. Alleen door het niet indexeren is de pijn nu groter (circa 10%). Er wordt in de getoonde begroting rekening gehouden dat het reservetekort tot nu toe wordt “terugverdiend” over de komende 5 jaar. Er wordt aangegeven dat voor eigenaren die binnen deze vijf jaren verkopen een tussentijdse afrekening van het tekort plaats zal hebben. In 2010 en 2011 zal een verlichtingsplan plaatsvinden. Meneer de Wolde heeft zich hier voor ingezet. Er zijn investeringen nodig in de komende 2 jaar maar dat levert vervolgens een besparing op in de energiekosten (naar verwachting ca. 7% verlaging van de oude begroting). Vanaf 2015 kan de bijdrage volgens de begroting verder omlaag (naar verwachting ca. 7% van de oude begroting) omdat dan het tekort is ingehaald. Ton van der Plas geeft mensen gelegenheid om vragen te stellen of opmerkingen te maken: 1. Een eigenaar vraagt of de mogelijkheid bestaat of de verhoging ineens kan worden voldaan? Het gaat alleen om het tekort. Ton van der Plas geeft aan dat dit zou kunnen maar dat het voor veel werk zorgt, dat is niet fijn en kost veel geld. Het advies van Novens VVE Beheer is dan ook om het niet ineens te doen, uitsluiteind bij tussentijdse verkoop. De eigenaar vindt dit jammer. Ton van der Plas vraagt naar mogelijk enthousiasme bij andere eigenaren. Circa 20 tot 25 eigenaren tonen hun interesse. 2. Deze eigenaar vraagt tevens of er een oplossing voor de schotels worden gezocht. Deze vraag wordt doorgeschoven naar de behandeling van agendapunt 11, het huishoudelijk reglement. 3. Een eigenaar snapt de reservering niet helemaal, volgens hem moet het tekort groter zijn. Er wordt geantwoord dat de afgelopen jaren kleine overschotten zijn geweest waardoor het gat nu wat kleiner wordt. 25-11-2009 pagina 3 van 6
Vereniging van Eigenaars Westerhaghe 4. Een eigenaar stelt dat hij aan de toenmalige makelaar heeft gevraagd inzake de servicekosten en dat zou € 1 per m2 woonoppervlak. Kennissen komen aan nog geen euro, deze VVE nu aan € 1,40 per m2. Deze eigenaar vraagt om een second opinion. De eigenaar stelt dat appartement onverkoopbaar wordt door hoge servicebijdrage. 5. Een eigenaar stelt dat het bestuur dit had moeten weten en dat hij nu geen kant op kan. De heer Hogewoning (bestuurslid) geeft aan dat ook het bestuur geen ingenieursburo is en dat zij het ook liever anders hadden gezien. Er moet nu worden gekeken naar de feitelijke situatie en naar de toekomst. Ton van der Plas geeft aan dat hij snapt dat er emotie is maar kan de boodschap ook alleen maar zo goed mogelijk proberen over te brengen. Hij stelt dat hij er ook geen belang bij heeft de eigenaren iets anders voor te stellen 6. Een eigenaar stelt dat bij het complex aan de Prins Hendrikkade iets meer per m2 wordt betaald, maar dat daar veel technische installaties zijn met ook hogere kosten. Het is verder een vergelijkbaar gebouw. De eigenaar zoekt de link hiermee. De voorzitter geeft aan dat er nu een specialist naar heeft gekeken, en dat appartementen niet vergelijkbaar zijn De eigenaar sluit af met de opmerking dat zijn appartement nu wellicht minder waard wordt. 7. Een eigenaar vraagt of het bestuur wil nadenken over een second opinion. Ton van der Plas geeft aan dat volgend jaar offertes zullen worden opgevraagd waardoor de begroting dan wellicht naar beneden kan worden bijgesteld, maar dit is niet zeker 8. Een eigenaar stelt dat makkelijk wordt gepraat over de ingeschakelde expert. Hij stelt dat deze al jaren aan tafel zit. 9. Een eigenaar stelt dat het schilderwerk extreem duur zou zijn. Er wordt geantwoord dat dit te maken heeft met toenemende arbo- en veiligheidseisen en benodigd materieel zoals hoogwerkers. Vanwege de grote samenhang met volgende agendapunt en inhoudelijke vragen over de servicebijdragen wordt door de voorzitter besloten om over te gaan naar het volgende agendapunt. 10. Exploitatiebegroting 2010 en aanpassing servicebijdragen De berekening van het tekort bedraagt ca. € 95.000 per 31-12-2009. Het voorstel is om dit tekort te verdelen over de komende 5 jaar zodat het voor de meeste van de eigenaren draaglijk is. Voorwaarde is echter wel dat bij tussentijdse verkoop dit tekort door de huidige eigenaar wordt afgerekend. Een eigenaar stelt dat energiebesparing nu geld kost maar later geld gaat besparen. Zijn appartement is nu verkocht maar van de latere besparing heeft hij straks geen voordeel meer. Hij wil dan een korting want hij betaald wel mee aan de investering hiervoor. Hij merkt tevens op dat de architect wellicht mee kan betalen aan dit hele kostenplaatje, deze had dit immers kunnen weten? Het 2e onderdeel is de reguliere begroting. Hierin wordt wel rekening gehouden met 3% zoals het hoort. Verder is er een verhoging van de post groot onderhoud van € 73.300 De begroting inclusief het reservetekort wordt via breukdelen omgeslagen over de appartementeigenaren. Dit betekent een stijging van de servicebijdragen met ruim 40%. Voor meeste eigenaren tussen € 45 en € 50 euro per maand. Verlaging kan eventueel plaatsvinden na realisatie van bezuiniging van verlichtingsplan en na verrekening van het ontstane reservetekort in 2014. In totaal kan de servicebijdrage in de toekomst dus naar verwachting naar beneden worden bijgesteld met ca. 14%. Het voorstel is om de MJOB zoals die er nu ligt aan te nemen. Ton van der Plas de opmerking dat als we dit niet doen, er geen houvast is. De VVE zal ergens moeten beginnen. Hij stelt eveneens dat probleem niet naar achteren moet worden geschoven, in ieder geval is dat niet in het belang van de vereniging.
25-11-2009 pagina 4 van 6
Vereniging van Eigenaars Westerhaghe 1. Een eigenaar stelt nogmaals dat het tekort inderdaad moet worden ingehaald. Dit kan in de komende jaren. Voor de toekomst moet dit echter in het komend jaar verder worden onderzocht. Dan kan later alsnog tot een verdere verhoging worden besloten. De heer Van der Plas zegt dat overschotten in het verleden ontstonden omdat onderhoudscontracten niet af waren gesloten, echter dat is nu wel het geval, hij adviseert derhalve om toch nu door de “zure appel” heen te bijten en het voorstel aan te nemen. 2. Een eigenaar vraagt nogmaals naar de eenmalige vrijwillige afrekening. Na overleg tussen Novens VVE Beheer en de voorzitter van het bestuur wordt hier akkoord voor gegeven door de voorzitter. 3. Een eigenaar stelt wederom de vraag om langer naar de stukken te kijken want dit valt gewoon rauw op het dak van iedereen. Waarom kan dit niet worden verschoven naar een later moment. De voorzitter stelt dat de aanbeveling helder is. 4. Een eigenaar stelt dat hij het originele rapport van de MJOB niet heeft ontvangen en dat hij niet zomaar akkoord kan gaan met iets waarvan hij de inhoud niet kent. 5. Een eigenaar stelt dat hij zich bewust is van het feit dat de achterstand moet worden ingelopen maar dat dit wellicht minder fors moet zijn dan nu voorgesteld. De heer Van der Plas stelt dat de akte van splitsing aangeeft dat je dit soort ontstane tekorten binnen afzienbare tijd moet omslaan. Tegenstemmen betekent dus dat wordt gehandeld in strijd met de splitsingsakte. Hij verzoekt vervolgens aan een ieder om zijn stem uit te brengen op het stemformulier. In de pauze zullen de stemmen worden geteld. 11. Huishoudelijk reglement (HHR) De voorzitter verteld dat er door de beheerder rappelbrieven zijn verzonden aan eigenaren die handelen in strijd met het HHR. Het gaat hier om beheerszaken, het HHR is er immers om kopers zich aan regels te laten voldoen in het belang van de vereniging. Inventarisatie van overtredingen heeft plaatsgevonden en er is nu corrigerend opgetreden. Inhoudelijke reacties worden afgewacht en behandeld in de bestuursvergadering. Er is terugkoppeling over het plaatsen van schotels waar eerder om werd verzocht door een eigenaar. Er zijn schotels weggehaald, dit blijft een lastig verhaal. In HHR staat dat het niet mag. De voorzitter geeft aan dat acties zullen worden ondernomen. De eigenaar heeft het voorstel om schotels te plaatsen bovenop het gebouw, een draad door een koker naar betreffende appartement. Optisch is het dan geregeld. Regels stellen die niet kunnen worden nageleefd heeft geen zin. Het gaat hier volgens deze eigenaar vooral om huurders die vooral door spirit wonen moeten worden aangesproken. De voorzitter geeft aan dat hij dit zal noteren. In maart komt het bestuur met een voorstel. Volgens een eigenaresse staat in HHR dat mogelijk beboet kan worden bij overtredingen. Wellicht is het handig om dit ook daadwerkelijk te gaan doen. De voorzitter neemt dit mee voor de bestuursvergadering. Ook de Langmuur vraagt naar zijn situatie. De voorzitter geeft aan dat ook zijn situatie in de bestuursvergadering wordt besproken. Tot die tijd wordt zijn situatie gedoogd. 11b. Gebouwzaken Er ligt een investeringsbudget voor bijvoorbeeld de energiebesparing. Hier zijn verder geen vragen over. De voorzitter geeft aan dat deurspionnen kunnen worden aangebracht voor 30 euro bij een minimale bestelling van 40 stuks. De keuze is vrijwillig en kan op het stemformulier worden aangegeven. Pauze
25-11-2009 pagina 5 van 6
Vereniging van Eigenaars Westerhaghe De voorzitter last een pauze in zoals aan het begin van de vergadering is voorgesteld. Tijdens de vergadering worden de stemmen geteld. Na het tellen van de stemmen wordt na circa 15 minuten de vergadering hervat en geeft de voorzitter uitsluitsel over de stemming voor de MJOB en de verhoging van de servicebijdragen. De voorzitter geeft aan dat het voorstel niet is aangenomen. De stemming bedraagt als volgt: Voor 40% Tegen 23% Onthouding Spirit Wonen 37% De voorzitter geeft aan dat dit een teleurstelling is voor het bestuur. Een second opinion gaat veel geld kosten. Een besluit over dit punt wordt doorgeschoven naar de eerstkomende ALV. 12. GIW Zaken De VVE is in het ongelijk gesteld voor diverse zaken zoals genoemd in sheet pagina 29 (zie internet). De heer Hogewoning (bestuurslid) neemt het woord en vertelt het verhaal wat achtergrondinformatie bij deze punten. Ook de punten waarin men in het gelijk is gesteld worden aangehaald evenals nog lopende zaken waaronder de glasbewassing. Een eigenaar maakt melding over “olievlekken” in het glas. Mensen die hier last van hebben kunnen dit melden bij de heer Maat (bestuurslid), hij is hier inhoudelijk het meest van op de hoogte. 14. Rondvraag 1. Vraag inzake HHR. Er staan regelmatig vuilniszakken op verdiepingsvloeren, fietsen en scooters worden ook regelmatig aangetroffen. Dit heeft waarschijnlijk te maken met inbraken, maar kan brandgevaarlijke situaties opleveren. De voorzitter geeft aan dat het wordt genoteerd en behandeld in de bestuursvergadering. 2. Vraag inzake exploitatiekosten. Waarom zijn de kosten van Novens VVE Beheer circa € 7.000 meer dan de vorige beheerder? De voorzitter antwoord dat men niet tevreden was over RELA en dat men bij Novens nu een partij heeft gevonden waar men niet ontevreden over is. 3. Vraag inzake speedgate. Kan er software worden gebruikt voor het resetten van de speedgate? De heer Hogewoning geeft aan dat dit hopelijk mogelijk zal worden en dit wellicht via kantoor van Novens VVE Beheer kan plaatsvinden. 4. Vraag inzake parkeer hek. Kan deze niet weg en worden vervangen voor een camerasysteem? Zo zouden problemen met het hek zijn opgelost. Uit reacties uit de zaal blijkt dat deze persoon niet veel medestand heeft in zijn voorstel. 5. Fietsen zijn een probleem in de gebouwen. Plaatsen voor deuren moet worden opgelost. De voorzitter merkt op dat dit wordt genoteerd. 6. Taxibedrijf de Jong heeft dagelijks bus voor de deur staan en dit is vervelend. De voorzitter reageert dat dit wordt opgenomen met de gemeentecommissie. 7. Een eigenaar vraagt over de speelplaats die er gaat komen of de mogelijkheid bestaat dat dit gebeurt bij het grasperkje in het midden van de torens zodat je meer zicht hebt op de kinderen. De voorzitter geeft aan dat dit zal worden opgenomen met de gemeentecommissie. 8. Een eigenaresse vraagt of er iets kan worden gedaan aan het piepende geluid van haar schuifpui. Novens VVE Beheer zal contact met haar opnemen om dit probleem te verhelpen. d.d. 25-11-2009 Het bestuur van de VVE Westerhaghe
25-11-2009 pagina 6 van 6
