Exemplaar van mevr./dhr. ................................................................ mevr./dhr. ................................................................ mevr./dhr. ................................................................ eigenaars, handelend namens de Vereniging van mede-eigenaars van de Residentie
LASTENBOEK VAN SYNDICUS Bijlage acht pagina's horende bij de overeenkomst tussen de opdrachtgevers, de Vereniging van medeeigenaars van de Residentie en de syndicus PRO RENT SYNDIC bvba d.d. ……………, dat er uitdrukkelijk inhoudelijk integraal deel van uitmaakt. 1. TAKENPAKKET VAN DE SYNDICUS 1.1 Gewone taken van de syndicus 1.1.1 Administratief beheer : 1° Aanleggen eigenaars- en bewonersbestand : De syndicus verzamelt alle nodige inlichtingen over de identiteit van de eigenaars en bewoners. Alle eigenaars en bewoners delen schriftelijk aan de syndicus de gegevens mee die hem moeten toelaten een goede administratie te voeren. De syndicus houdt een bestand bij met deze gegevens per onroerend goed. Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokken te beschermen, heeft enkel de syndicus toegang tot dit bestand. 2° Boekhouding : De syndicus voert de boekhouding van de Vereniging van mede-eigenaars. De syndicus verricht de boekingen in door hem aangelegde aankoop-, verkoop-, financiële- en algemene dagboeken en registreert de kosten, opbrengsten, schulden, vorderingen, inkomsten en uitgaven in een door hem opgesteld rekeningstelsel. De voorzitter en/of één of meerdere leden van de beheerraad controleren en paraferen per kwartaal of semester de boekhouding én de stavingsstukken. De syndicus verdeelt één maal per jaar de gemeenschappelijke kosten van de mede-eigendom en stelt een afrekening op voor elke individuele eigenaar volgens een éénvormig model dat aangepast is aan zijn kantoororganisatie. De syndicus houdt de documenten bij die de uitgaven ten laste van de mede-eigendom tijdens het lopende boekjaar verrechtvaardigen en beschikt over alle documenten, noodzakelijk voor het uitoefenen van zijn taak. 3° Jaarlijkse statutaire algemene vergadering : De syndicus stelt de agenda op van de jaarlijkse statutaire algemene vergadering.
2
4°
5°
1.1.2 1°
2°
3°
De syndicus stelt de uitnodigingsbrieven op, drukt ze af en verstuurt ze (per drager of gewone post). De syndicus registreert de aanwezigen op de vergaderingen en berekent het quorum. De syndicus neemt de stemmen op. De syndicus stelt het verslag van de vergadering op, drukt het af en verstuurt het naar alle eigenaars (per drager of gewone post). De syndicus kleeft het verslag in het register dat in het gebouw ter inzage ligt. Contractuele relaties : De syndicus ondertekent, namens en voor rekening van de Vereniging van mede-eigenaars, alle duurzame en toevallige contracten met o.a. verzekeraars, toeleveringsbedrijven, aannemers, onderhoudsfirma's, controle-organismen en technische of andere deskundigen. De syndicus staat, namens de Vereniging van mede-eigenaars, in voor de relaties met het sociaal secretariaat. Briefwisseling : De syndicus voert de briefwisseling namens de mede-eigendom met individuele eigenaars en bewoners inzake de toepassing van het algemeen reglement van mede-eigendom, het reglement van inwendige orde en de besluiten van de algemene vergadering. De syndicus stuurt, per drager of gewone brief, voor elke openstaande vordering ten hoogste één herinnering en één aanmaning naar de achterstallige eigenaar(s). De syndicus beantwoordt de brieven van overheidsadministraties en openbare besturen. Indien het onderwerp evenwel van juridische, fiscale of technische aard is, ofwel betrekking heeft op de personeelsadministratie, verzekeringspolissen, schadegevallen, e.d.m. kan de syndicus hiertoe mandaat verlenen of een beroep doen op derden die desbetreffend de nodige kwalificaties en deskundigheid bezitten. Financieel beheer : Aanleggen van het werkingsfonds : Op basis van de voorziene uitgaven en rekening houdend met een voorzichtige marge, stelt de syndicus aan de jaarlijkse algemene vergadering der mede-eigenaars het totale bedrag voor dat in de loop van het huidige of volgende boekjaar als werkingsfonds moet worden gevormd. Op voorstel van de syndicus, keurt de algemene vergadering der mede-eigenaars het spreidingsplan van de provisies (= voorschotten) goed die de eigenaars per kwartaal moeten betalen om het werkingsfonds aan te vullen tot het totale bedrag is gevormd. Deze aanvullingen moeten volstaan om in alle omstandigheden te voldoen aan de financiële verplichtingen van de Vereniging der mede-eigenaars voor de volgende vier maanden. Indien evenwel de algemene vergadering in de loop van het boekjaar wordt gehouden, bepaalt de syndicus - samen met de beheerraad - het bedrag van de provisie die elke eigenaar in het werkingsfonds moet betalen in afwachting van de definitieve beslissing van de algemene vergadering. De syndicus vordert vóór de eerste werkdag van elk kwartaal de provisie van elke eigenaar als bijdrage tot het werkingsfonds. Hij stelt de vorderingen op, drukt ze af en verstuurt ze per drager of gewone post. De eigenaars betalen de provisies uiterlijk op de vervaldag door overschrijving of storting op de bankrekening van de Vereniging van mede-eigenaars. Houden van een bankrekening op naam van de Vereniging der mede-eigenaars : De syndicus houdt een bankrekening op naam van de Vereniging der mede-eigenaars. De syndicus vermijdt elke verwarring met het vermogen van zijn eigen vennootschap of van andere gebouwen. Hij legt t.o.v. de bankinstelling een passende verklaring af van "niet eigendom". De syndicus int alle bijdragen tot het werkingsfonds en betaalt alle schulden van de Vereniging der mede-eigenaars via deze bankrekening. De syndicus mag geen enkele betaling laten uitvoeren voor een levering, werk of dienst waarvan hij niet de opdrachtgever was en die niet gestaafd is door een bewijskrachtig stuk. Evenwel kunnen, in uitzonderlijke gevallen, bestellingen of opdrachten van individuele eigenaars door de syndicus terugbetaald worden indien ondubbelzinnig het hoogdringend en noodzakelijk karakter ervan wordt aangetoond en voor zover de uitgave uitsluitend in het belang van de Vereniging van mede-eigenaars werd gedaan. Deze terugbetaling vereist het voorafgaandelijk akkoord van de voorzitter of ten minste één lid van de beheerraad, die niet zelf de bestelling of opdracht heeft gegeven. Houden van een beperkt incasso door de voorzitter of een lid van de beheerraad :
3
De voorzitter of een lid van de beheerraad houdt al naargelang de beslissing van de algemene vergadering een beperkt incasso bij om kleine aankopen voor rekening van de Vereniging der mede-eigenaars te betalen. Dit incasso kan aangevuld worden met geringe vergoedingen, betaald door eigenaars of bewoners voor kleine prestaties of leveringen. Elke kasverrichting moet met een bewijskrachtig stuk gestaafd worden, dat ten minste elk kwartaal aan de syndicus dient overgemaakt te worden. Op basis van deze stukken kan het incasso regelmatig aangevuld worden tot het initiële bedrag. 4° Aanvullen van het reservefonds : De beheerraad stelt de algemene vergadering van mede-eigenaars voor het reservefonds aan te vullen, telkens dit noodzakelijk is in functie van een normale afschrijving van het onroerend goed. De syndicus vordert ten hoogste één maal per jaar de bijdrage van elke eigenaar tot het reservefonds. Hij stelt de vorderingen op, drukt ze af en verstuurt ze per drager of gewone post. De bijdragen aan het reservefonds worden geplaatst op een spaar- of termijnrekening, dat slechts kan aangewend worden om grote herstellings- of renovatiewerken uit te voeren, die door de algemene vergadering der mede-eigenaars zijn goedgekeurd en die noodzakelijk zijn om de waarde van het gebouw en haar installaties te bewaren of te verhogen. 1.1.3 Technisch beheer : 1° Bouwkundig en technisch onderzoek naar de noodzakelijke herstellingen, onderhoudswerken en renovaties ; aanvragen van offertes : De syndicus is meestal niet de meest gekwalificeerde persoon om , naast het gewone technisch beheer een grondig bouwkundig en technisch onderzoek in te stellen naar de noodzakelijke herstellingen, onderhoudswerken en renovaties aan het gemeenschappelijk patrimonium en technische installaties. Hiervoor wordt een beroep gedaan op een architect of een andere deskundige (zie ook artikel 3.4 van de overeenkomst). In beginsel neemt de syndicus of beheerraad het initiatief om offertes of prijsbiedingen te vragen. De syndicus kan, in opdracht van de algemene vergadering van mede-eigenaars of de beheerraad, voor een beperkt aantal aanbestedingen, enkele brieven sturen naar aannemers en leveranciers om offertes te vragen op basis van een door deskundigen opgesteld lastenboek. 2° Toewijzen van werken, leverings- en onderhoudscontracten : In principe worden alle aannemings-, leverings- en onderhoudscontracten toegewezen door de algemene vergadering der mede-eigenaars op voorstel van de beheerraad. Voor alle belangrijke opdrachten legt de beheerraad meerdere offertes voor aan de algemene vergadering der medeeigenaars. Bij wijze van uitzondering, én mits uitdrukkelijke machtiging door algemene vergadering der mede-eigenaars, kan de beheerraad in welbepaalde gevallen zelf de contracten toewijzen. De syndicus neemt kennis van deze beslissingen en ondertekent alle nodige overeenkomsten, namens en voor rekening van de Vereniging van mede-eigenaars, voor zover deze niet strijdig zijn met - de wetten, decreten, besluiten en reglementen van de overheid, - de bepalingen van onderhavige overeenkomst en lastenboek, - de deontologie van de vastgoedbeheerder, en - de bepalingen van de basisakte en het reglement van medeëigendom. De syndicus moet geldig gesloten contracten honoreren voor de Vereniging van mede-eigenaars. De beheerraad stelt de syndicus, bij aanvang van het mandaat, in kennis van alle bestaande overeenkomsten die geldig werden afgesloten met aannemers van werken, leveranciers van goederen en diensten en adviserende of controlerende instellingen of personen. De syndicus is slechts bevoegd om, zonder akkoord van de algemene vergadering van medeeigenaars of de beheerraad, leveringen en werken toe te wijzen, indien deze én dringend én noodzakelijk zijn. De beheerraad en de syndicus moeten, tenzij de algemene vergadering der mede-eigenaars hiervan afwijkt wegens de aard van de opdracht, de aannemingen toevertrouwen aan een forfaitaire prijs. Werken "in regie" kunnen enkel voor kleine of dringende herstellingen. 3° Aankoop van verbruiksgoederen : De beheerraad sluit, met akkoord van de algemene vergadering der mede-eigenaars, leveringscontracten af voor alle produkten en goederen die met een zekere regelmaat worden
4 verbruikt bij het onderhoud of de werking van de gemeenschappelijke installaties. De syndicus komt enkel tussen bij de ondertekening en betaling van deze contracten. De beheerraad kan autonoom beslissen over occasionele aankopen van geringe omvang. Deze goederen worden betaald uit het incasso waarover de beheerraad beschikt. 4° Controle op werken, leveringen en diensten : De syndicus wordt in principe niet belast met de controle op de werken, leveringen en diensten. Deze controle wordt uitgevoerd door de beheerraad, die hiervoor eventueel een beroep kan doen op deskundigen terzake (zie ook artikel 3.4 van de overeenkomst). De beheerraad verklaart zich akkoord met de aangerekende werken, leveringen en diensten door de werk- en leveringsbons van aannemers en leveranciers voor akkoord te ondertekenen. 5° Leiding geven aan - en toezicht houden op het personeel of op het onderhouds- en schoonmaakbedrijf : In de dagelijkse praktijk staat het personeel van de Vereniging van mede-eigenaars onder leiding en toezicht van de voorzitter of ander lid van de beheerraad. De beheerraad beslist, met goedkeuring van de algemene vergadering der mede-eigenaars, over het aanwerven en in dienst houden van het personeel én over de arbeidsvoorwaarden, overeenkomstig de geldende sociale reglementering. Indien de Vereniging van mede-eigenaars beroep doet op een onderhouds- of schoonmaakbedrijf, zorgt de beheerraad voor een regelmatige controle en meldt eventuele klachten aan de syndicus. Voor het personeel van de Vereniging van mede-eigenaars treedt de syndicus op als vertegenwoordiger namens de mede-eigenaars bij het afsluiten en beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Om de syndicus toe te laten de nodige gegevens mee te delen aan het sociaal secretariaat, verschaft de voorzitter of een ander lid van de beheerraad de syndicus regelmatig alle nuttige gegevens over het personeel (afwezigheden, prestaties, gezinstoestand, ... enz.). De Vereniging van mede-eigenaars blijft zowel ten aanzien van de werknemers als ten aanzien van het sociaal secretariaat steeds werkgever. 1.1.4 1° 2° 3° 4° 5°
Aanvulling : Maandelijkse controle van de gemeenschappelijke delen. Jaarlijkse opname van de meterstanden individueel waterverbruik. Vervangen van lampen in de gemeenschappelijke delen. Controle staat gemeenschappelijke delen voor en na verhuizing na verwittiging door eigenaars. Jaarlijks nazicht van de technische verdieping en dak.
1.2 Buitengewone taken van de syndicus Een individuele eigenaar of bewoner, een groep eigenaars of bewoners en/of de beheerraad kunnen steeds aan de syndicus buitengewone opdrachten geven. Deze opdrachten zijn bijzonder omdat zij niet behoren tot de vooraf gekende dagelijkse of regelmatige routinetaken van de syndicus, maar bij voorbeeld het gevolg zijn van toevallige, éénmalige of uitzonderlijke feiten en omstandigheden. Vermits het onmogelijk en onbillijk is, bij het afsluiten van onderhavige overeenkomst, een vergoeding te bepalen voor een dienstverlening waarvan het bestaan, de omvang en draagwijdte onbekend zijn, worden deze opdrachten door de syndicus afzonderlijk aangerekend. Indien de opdracht duidelijk is omschreven, zodat het belang ervan, het aantal uren prestaties en de ingezette middelen bij voorbaat kunnen bepaald worden, deelt de syndicus vooraf de prijs mee die voor deze dienstverlening zal aangerekend worden. Indien, ofwel de precieze omvang van de opdracht vooraf niet kan bepaald worden, ofwel het dringend karakter van de opdracht een voorafgaande prijsofferte onmogelijk maakt, voegt de syndicus bij de factuur een gedetailleerde staat. De Vereniging van mede-eigenaars betaalt deze bijzondere prestaties als de syndicus optreedt in het belang van àlle eigenaars of de geleverde diensten betrekking hebben op de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Treedt de syndicus op in het belang van één of meerdere individuele eigenaars, of hebben de prestaties betrekking op de privatieve delen van het gebouw, dan zijn de individuele eigenaars gehouden de bijzondere prestaties te betalen. Volgende niet-limitatieve opsomming bevat, bij wijze van voorbeeld, prestaties en diensten die als buitengewone opdrachten aan de syndicus kunnen toevertrouwd worden. 1.2.1
Administratief beheer :
5 1° 2°
3° 4°
5° 6°
7°
8° 9°
Het organiseren van bijzondere algemene vergaderingen van mede-eigenaars, naast de gewone statutaire vergadering die één maal per jaar wordt gehouden. Het opnemen van meterstanden voor het berekenen van het collectieve of individuele verbruik van elektriciteit, gas, centrale verwarming, enz ... met uitzondering van de jaarlijkse meteropname van de watertellers (zoals bepaald onder punt 1.1.4) Het opmaken van kostensplitsingen tussen eigenaar(s) en huurder(s) of tussen uittredende en nieuwe huurder(s) . Het raadplegen en controleren van de boekhouding door andere eigenaars of bewoners dan de leden van de beheerraad, buiten de periode bepaald in de basisakte en/of het algemeen reglement van mede-eigendom. Het voeren van briefwisseling in het belang van één of meerdere individuele eigenaars of bewoners. In het algemeen : alle communicatie buiten het gewone post- of telefoonverkeer, zoals deurwaardersexploten, aangetekende brieven, spoedbestellingen, telegrammen, enz... het maken en afleveren van duplicaten, afschriften, uittreksels, fotocopies, enz.. van allerlei documenten inzake de mede-eigendom en/of het beheer ervan. Het optreden in rechte namens alle mede-eigenaars, als eiser of verdediger, steeds vertegenwoordigd door een advocaat ; het uitoefenen van het mandaat waarover de syndicus beschikt om, in overleg met de beheerraad, overeenkomsten en dadingen te treffen en onderschrijven in betwistingen en geschillen. Het onderzoeken, adviseren en formuleren van fundamentele wijzigingen aan de basisakte, het reglement van mede-eigendom en het reglement van inwendige orde. Het vereffenen van de Vereniging van mede-eigenaars.
1.2.2 Financieel beheer : 1° Het verdelen van kosten en het opmaken en versturen van vorderingen, die vooruit betaald werden door de Vereniging van mede-eigenaars, maar betrekking hebben op werken of leveringen aan privatieve delen van het gebouw of op prestaties verleend door derden aan één of meer individuele eigenaars. 2° Het opstellen en versturen van andere vorderingen dan vier kwartaalprovisies per jaar en één bijdrage aan het reservefonds. 1.2.3 Technisch beheer : 1° Het controleren van onderhouds-, herstellings- en renovatiewerken, uitgezonderd de bepalingen in punt 1.1.4 2° Het bijwonen van werfvergaderingen. 3° Het verlenen van bijstand bij aanvaarding en oplevering van werken. 4° Het opnemen van inventarissen en het bevoorraden van verbruiksgoederen. 5° Het behandelen van schadegevallen indien de syndicus niet de verzekeringsagent is. 2. DOCUMENTEN EN REKENINGEN BIJ OVERNAME 2.1
De opdrachtgevers zorgen ervoor dat bij de ondertekening van onderhavige overeenkomst de syndicus in het bezit wordt gesteld van volgende documenten : 1°
de volledige identiteit van alle eigenaars én het aandeel van hun privatieve delen in de gemeenschap, alsook de volledige identiteit van de huurders, 2° de basisakte en bijvoegsels, het reglement van mede-eigendom, het reglement van inwendige orde en de plannen, lastenboeken en bestekken van het gebouw, 3° alle polissen van brand- en andere verzekeringen en de identiteit van de verzekeringsagent of makelaar, 4° alle onderhoudscontracten van o.a. liften, centrale verwarming, brandbeveiliging, enz .. en de identiteit van de onderhoudsfirma's 5° alle nuttige gegevens over vaste leveranciers van energie, goederen en diensten, alsook de volledige identiteit van alle leveranciers 6° alle nuttige informatie (contracten, offertes, briefwisseling, enz...) i.v.m. uitgevoerde werken, lopende aanbestedingen, geschillen, verbintenissen of andere hangende dossiers op ……………
6 2.2
De syndicus krijgt, onmiddellijk bij het ondertekenen van deze overeenkomst, de beschikking over de financiële middelen van de Vereniging van mede-eigenaars, met uitzondering van het reservefonds.
2.3
Ook als de syndicus niet in het bezit is gesteld van alle hierboven genoemde documenten en gelden, neemt hij toch het mandaat van syndicus waar. De syndicus wordt evenwel ontslagen van elke aansprakelijkheid voor vergissingen, begaan door het niet tijdig ontvangen van voldoende middelen en de juiste informatie.
3. VOLMACHTEN In uitbreiding en ter aanvulling van de basisakte en/of het algemeen reglement van mede-eigendom, wordt hierbij uitdrukkelijk volmacht verleend aan de syndicus om : 1° een zichtrekening te openen op naam van de Vereniging van mede-eigenaars, bij een financiële instelling naar keuze, 2° de nodige verzekeringspolissen af te sluiten of bestaande polissen over te nemen, via een makelaar of agent naar keuze, 3° opdracht te geven om dringende en noodzakelijke werken te laten uitvoeren, 4° contracten en overeenkomsten namens en voor rekening van de mede-eigenaars af te sluiten voor o.a. : levering van energie, elektriciteit en water, onderhoud centrale verwarming, onderhoud en technische controle van de liften, onderhoud en controle brandbeveiliging, reinigen en ontsmetten van vuilniskokers. 5° met alle juridische middelen nalatigheidsintresten en schadevergoedingen te eisen van laattijdige betalers en hen desnoods hiervoor te laten dagvaarden.
4. KWIJTINGEN EN DÉCHARGEMODALITEITEN 1° 2°
3°
4°
Ten minste één maal per jaar wordt aan de gewone statutaire algemene vergadering van medeeigenaars kwijting gevraagd voor het administratief, financieel en technisch beheer van de syndicus. Voor de bijzondere opdrachten wordt geacht dat de syndicus stilzwijgend kwijting ontvangt, behoudens aangetekend tegenbericht binnen de vijftien werkdagen na factuurdatum. De aanvaarding van de prestaties blijkt tevens uit de betaling ervan. Bij het beëindigen van onderhavige overeenkomst, ontvangt de syndicus automatisch kwijting, behoudens aangetekend tegenbericht binnen de vijftien werkdagen. Dit bericht moet voldoende gemotiveerd zijn en alle elementen bevatten die de syndicus (eventueel) moet toelaten vergissingen te verbeteren. Na vijftien werkdagen kunnen geen verdere aanspraken geformuleerd worden, behoudens bedrog en aan bedrog grenzende fouten. Eventueel antwoord op, en nazicht van opmerkingen, impliceert onder geen beding dat deze opmerkingen ontvankelijk en geheel of gedeeltelijk gegrond zijn.
7
LASTENBOEK , TELLENDE 8 PAGINA'S, TE GENT OP ..... ...................... VOOR AKKOORD ONDERTEKEND DOOR : Voor de opdrachtgevers : de Vereniging van mede-eigenaars van de Residentie
mevrouw / de heer .............................................
mevrouw / de heer .............................................
mevrouw / de heer ..............................................
Voor de syndicus : PRO RENT SYNDIC bvba An-Sofie VAN DE STEENE
