Bijlage raadsbrief inzake Actieplan, eerste fase, n.a.v. Feitenonderzoek naar de behandeling van Bouwinitiatieven bij de afdeling Grondgebied (rapport Promes) Verbeterpunten voor het functioneren van de afdeling Grondgebied
Onderwerp
Toelichting
Stand van zaken
1.1. Individuele medewerker.
Door de interim-manager zijn intussen met alle 25 medewerkers en inhuurkrachten individuele gesprekken gevoerd. Vaste items daarbij o.a.: - klantgerichte houding en opstelling; -proactieve instelling; -oplossingsgerichte houding.
Cultuurverandering vraagt de nodige tijd; daarom continu aandachtspunt.
1.2. Afdeling als collectief.
Vast agendapunt in afdelings- en clusteroverleg.
Continu aandachtspunt.
1.3. Training verbetering klantgerichtheid afdeling Grondgebied.
Mede i.v.m. komst nieuwe wetgeving (Wabo, WRO) klantgerichtheid en onderlinge afstemming tussen betrokken ambtelijke disciplines z.s.m. optimaliseren.
Concreet voorstel wordt voorbereid (2e kwartaal 2008). Uitvoering 3 e kwartaal 2008.
1. 4. Klanttevredenheidsonderzoek.
0-meting gewenst t.a.v. klanttevredenheid over de afdeling Grondgebied. Over 2 jaar een verdiepingsonderzoek te doen in het kader van de burgerparticipatie.
Concreet voorstel wordt voorbereid in het 2e kwartaal 2008.
1. Cultuur (houding en gedrag).
2. Structuur
2.1. Aansturing afdeling.
Qua management zijn intussen personele maatregelen genomen. Externe ondersteuning van de afdeling is per 14 april 2008 gerealiseerd.
Voorlopig tot 1 oktober 2008 externe ondersteuning ingehuurd.
Organisatiebreed loopt een managementontwikkelings proces ter versterking van het MT. Aandachtspunten cultuurverandering, afspraak is afspraak en meer structuur in de organisatie. 2.2. Interne organisatie afdeling. 2.2.1. Aanwijzen probleemeigenaren/ primaathouders.
Tot nu toe is dit aspect onderbelicht gebleven. Naast meer projectmatig werken dient deze aanwijzing op korte termijn te worden gerealiseerd.
Te realiseren m.i.v. 3e kwartaal 2008.
2.2.2. Aanwijzen coördinatoren voor de diverse clusters.
Werkzaamheden vragen meer onderlinge afstemming en coördinatie binnen het cluster en de afdeling; Integrale benadering van werkzaamheden; noodzaak overleg met betrokken disciplines.
Voorstel 2e kwartaal 2008.
2.2.3. Verruiming ambtelijke capaciteit.
Er is nu al bovenmatige werkdruk. Mede gelet op a. nieuwe wetgeving; b. ambitieniveau van bestuur en c. resultaten benchmarking Is formatie- uitbreiding noodzakelijk.
Bezien in relatie financiële afweging voorjaarsnota en totale organisatie (MT).
Verdere verfijning taakafbakening na de eerste intake/contacten (wie doet wat) gewenst. Organisatiebreed (MT).
Actie 3 e kwartaal 2008
2.2.4. Front- en backoffice.
3. Bestuursondersteuning
3e kwartaal 2008.
3.1. Ambtelijke ondersteuning van de bestuurder(s) in contacten met de klanten.
Aandachtspunt uit rapport Promes; gewenningsproces tussen huidige portefeuillehouder VROM en afdeling.
Besproken tussen portefeuillehouder/ afdelingsleiding/afdeling. Praktische afspraken zijn intussen gemaakt over ambtelijke ondersteuning bij contacten met inwoners en bedrijven (voor eenvoudige vragen doorverwijzen naar ambtelijke dienst). Verder energie steken in relatie (samenspel). Evaluatie 3e kwartaal 2008.
3.2. Gestructureerd werkoverleg interimmanager Grondgebied en portefeuillehouder VROM.
Meer structuur van dit overleg is noodzakelijk, ook i.v.m. prioriteitstelling werkvoorraad.
Uitgevoerd. Kaders bespreekbaar gemaakt waarbinnen portefeuillehouder en afdelingsmanagement qua rolverdeling/ verantwoordelijkheid opereren.
Bouwregels analyseren en de vraag: hoe wij daarmee flexibel omgaan. Resultaat zal input zijn voor aanpassing beleidsregels art. 19.3 WRO, omgaan met regels bestemmingsplan en omgaan met bouwwensen van inwoners en bedrijven.
Workshop “Bouwen in Drimmelen” wordt gehouden op 12 juni 2008.
4. Workshop 4.1. Het mogelijk bijstellen van het planologisch beleid/regelgeving.
5. Bedrijfsvoering afdeling Grondgebied
5.1. Standaardprocesbeschrijving voor de aanpak van planologische initiatieven.
5.2. Sturen van ontvangstbevestiging.
Eén van de aanbevelingen in het Promes-rapport. Noodzaak van het opstellen en bewaken wordt onderschreven. Zoals bekend worden de werkprocessen ook in het kader van de introductie van de Wabo (omgevingsvergunning) per januari a.s. en de invoering van de nieuwe WRO (waarschijnlijk per 1-7-2008) opnieuw beschreven.
Binnen afdeling Grondgebied is werkgroep opgestart, met opdracht in het 3e kwartaal 2008 met een voorstel te komen.
Maatwerk i.p.v. standaard ontvangstbevestiging noodzakelijk.
Organisatiebreed reeds bijgesteld. Voor Grondgebied wordt afhandelingtermijn afgestemd op concrete verzoek. Zonodig wordt tussenbericht verzonden.
5.3. Bewaking afhandeling post. 5.4 Telefonische bereikbaarheid.
Op MT-niveau wordt het onderwerp: werkprocessen organisatiebreed ook opgepakt in het kader van het procesmanagement.
Het stelselmatig bewaken (ook via systeem Corsa) blijft continu aandachtspunt. Ook voor contacten met inwoners en bedrijven belangrijk verbeteringspunt.
Afspraken ter zake zijn weer opgefrist. Concernbreed loopt traject: verbetering telefonische bereikbaarheid (MT). Verbeterplan- ook voor Grondgebied- is dit kwartaal te verwachten.
College heeft per 14 april 2008 interim-manager aangetrokken met een tweeledige opdracht: - rust en stabiliteit in het functioneren van de afdeling te bewerkstelligen: - vóór de zomer met een actieplan te komen.
Interim-manager is gestart en komt versneld met een eerste verkenning van wat tot nu toe aan verbeteringen is opgepakt.
.6. Personele aspecten 6.1. Externe ondersteuning van de afdeling.
6.2. Personele maatregelen binnen de afdeling.
Rechtspositie is verantwoordelijkheid van B & W.
Genomen zijn die rechtspositionele maatregelen, die in dit stadium te realiseren zijn.
7. Overige 7.1. Verbetering archivering en dossiervorming. 7.2. Stedenbouwkundige supervisie.
Wordt concernbreed opgepakt. Is continu aandachtspunt. Onlangs is een nieuwe medewerker met stedenbouwkundige achtergrond in dienst getreden. Zonodig kan externe stedenbouwkundig advies worden in gehuurd.
Afgedaan.
