Verantwoording 2008
mr. E. Ottens directeur a.i. 5 maart 2009
College BW
Inleiding Tijdens de vergadering d.d. 26 januari 2009 van het Algemeen Bestuur van de VKB heeft de interimdirecteur aangegeven dat het boekjaar 2008, op basis van de op dat moment beschikbare gegevens, wordt afgesloten met een tekort van ruim € 485.000. Het AB heeft verzocht om een nadere onderbouwing van het tekort. Daarnaast heeft de interim-directeur aangegeven dat bij ongewijzigde omstandigheden voor 2009 eenzelfde situatie dreigt te ontstaan. Er zijn inmiddels voorstellen in gang gezet voor bijsturing. Voor alle duidelijkheid: het tekort zoals hier gepresenteerd betreft de situatie op 31-12-2008. De balans is nog niet opgemaakt. De accountantscontrole is nog bezig. In de begroting van 2008 waren twee posten opgenomen als een voorziening. Aangezien er geen onderbouwing aan ten grondslag ligt kunnen deze bij de jaarrekening 2008 niet als voorziening worden geaccepteerd. Het kan zijn dat een post voorzieningen personeel niet wordt geaccepteerd als voorziening, omdat er vooraf geen goede onderbouwing is gegeven. Het algemeen bestuur heeft besloten de post personeelsvoorziening van € 23.000 te laten vrijvallen ten gunste van de exploitatie. Het tekort over de 2008 komt daarmee op € 462.785. Besloten is door het algemeen bestuur om de voorziening voor groot onderhoud als bestemmingsreserve aan te wijzen, gelet op de kosten de komende periode. Geconstateerd is dat de afgelopen jaren gewerkt is met een te krappe begroting op aantallen en kosten. Voor de begroting 2010 wordt gelet op de huidige omstandigheden het van nog grotere importantie om een goede inschatting te maken. De grootste zorg op dit moment is de continuering van de dienstverlening aan de klant en de positie van de medewerkers daarin, waarbij de huisvesting een hoge prioriteit heeft. Immers, het bestuur en de gemeenten hebben afgesproken dat elke klant uit één van de 10 gemeenten die een beroep doet op de basis dienstverlening van de VKB geholpen wordt en dat er geen wachtlijsten mogen zijn. In deze 1. 2. 3. 4. 5.
notitie komen de volgende onderwerpen aan de orde: onderbouwing tekort 2008 bijsturen exploitatie 2009 personeel en huisvesting gezamenlijke visie VKB bepalen Certificering en Schuldhulpverlening nieuwe stijl.
2 van 10
1. Onderbouwing tekort 2008 De VKB heeft over het jaar 2008 een tekort van € 462.785. De overschrijding op het onderdeel personeelskosten (inclusief daardoor meer BTW -kosten) is de belangrijkste oorzaak van het ontstane tekort. Bij de presentatie van de jaarrekening over 2008 zal tot op detailniveau inzicht worden gegeven. In onderstaand overzicht wordt de overschrijding op het onderdeel personeelskosten zichtbaar.
LASTEN
Realisatie 2007
Begroting 2008
Realisatie 2008
Personeelkosten
1.666.506
1.737.000
2.130.757
Bruto salarissen incl. sociale lasten
1.329.155
1.329.000
1.591.115
40.460
50.000
48.905
250.010
270.000
556.442
Studiekosten
34.182
35.000
52.812
Reis- en verblijfkosten
12.699
30.000
17.846
Dotatie voorziening personeel
pm
23.000
0
Salariskosten inzake V&I
pm
pm
-126.821
Reis- en verblijfkosten geen salarissen
pm
pm
-9.542
Overige personeelskosten Kosten uitzendbureau
Verder inzoomend op de post personeelskosten wordt zichtbaar dat zowel op de bruto salarissen een overschrijding is ontstaan van ruim € 250.000 en op de post kosten uitzendbureau een overschrijding van bijna € 300.000. Helemaal exact berekend gaat het om respectievelijk € 262.115 + € 286.442 = € 548.557 Omdat de personeelskosten die betaald worden uit de pot Voorlichting en Innovatie voor een bedrag van € 126.000 direct bij het onderdeel personeelskosten in mindering worden gebracht, maakt het tekort minder groot. Daarnaast heeft er een verschuiving plaatsgevonden in de betaling van de reisen verblijfkosten (nu via de salarisadministratie). Verder is zichtbaar dat de dotatie voorziening personeel op 0 is gezet (besluitpunt 1 AB van Bijlage 3). De totale overschrijding op de post personeelskosten is € 393.757. De belangrijkste oorzaak van het tekort over de gehele exploitatie 2008 is hiermee gegeven. Belangrijke vraag: ‘Hoe heeft dit zo kunnen gebeuren?’ Deze vraag is nadrukkelijk op de AB-vergadering van 25 februari aan de orde geweest en besproken. In Bijlage 2 vindt verantwoording hierover plaats. Belangrijker op dit moment is hoe we voor 2009 en verder een situatie zoals in 2008 is ontstaan, kunnen voorkomen. In de begroting voor 2009 is een post voor personeel opgenomen van € 1.776.000. Dat is maar een fractie hoger dan de post in de begroting 2008.
3 van 10
2. Bijsturen exploitatie 2009 Bij ongewijzigde omstandigheden zal ook in 2009 eenzelfde situatie ontstaan als in 2008. Dat moet worden voorkomen. Het werk moet worden gedaan, maar dan tegen lagere kosten. Daarnaast moet het grote verloop, waar in 2008 sprake van was, worden tegengegaan. De hoge personeelskosten worden vooral veroorzaakt door gebruik te maken van dure e e inhuurkrachten. Onderstaand overzicht laat de kosten van inhuur (1 kolom met €) en de 2 kolom laat e zien wat de kosten zijn indien gebruik wordt gemaakt van het werkgeverschap van de VKB. De 3 kolom laat het verschil zien per maand.
MW 1. MW 2 MW 3 MW 4. MW 5 MW 6 Totaal
Kosten inhuur p/maand ex btw
Kosten aanstelling VKB p/maand (incl. wg lasten 45%)
verschil p/maand
€ 6.823,44 € 3.778,67 € 8.892,00 € 6.687,72 € 8.252,40 € 8.180,64 € 42.614,87
€ 3.874,40 (schaal 7-11) € 2.411,35 (schaal 4-3) € 4.389,15 (schaal 8-11) € 3.638,05 (schaal 8-5) € 4.139,75 (schaal 8-9) € 4.013,60 (schaal 8-8) € 22.466,30
€ 2.949,04 € 1.367,32 € 4.502,85 € 3.049,67 € 4.112,65 € 4.167,04 € 20.148,57
Tijdelijk personeel i.v.m. opvang verloop Kosten inhuur p/maand ex btw MW 7. € 8.580,00 MW 8. € 5.694,00 € 14.274,00
contract tot 01-03-2009 onbep. tijd 01-03-2009 01-04-2009 01-05-2009 01-06-2009
contract tot 11-02-2009 onbep. tijd
Als de 6 medewerkers (die nodig zijn voor het werk) een dienstverband bij de VKB hebben, bespaart dat € 20.148,57 per maand. Als we daarnaast afscheid kunnen nemen van het tijdelijk ingehuurd personeel voor opvang van het verloop dat maandelijks € 14.274 kost dan wordt per maand een bedrag van € 34.422.57 bespaart op de personeelskosten. Omgerekend naar jaarbasis betreft de besparing een totaal bedrag van € 413.070,80. Het Dagelijks Bestuur heeft de interim-directeur mandaat verleend om zo spoedig mogelijk de ingehuurde krachten een regulier dienstverband bij de VKB aan te bieden. Over een geheel jaar gerekend levert dit een besparing op van € 413.070,80. Helaas is het jaar 2009 al begonnen en kunnen de contracten niet per direct worden omgezet. Tenslotte zullen er in 2009 extra kosten worden gemaakt voor huisvesting om de nijpende situatie waarin het personeel haar werk doet, wordt opgelost. Dit alles leidt ertoe dat er een gewijzigde begroting voor 2009 aan het bestuur zal worden voorgelegd. Daarnaast zal er met de gemeenten worden afgestemd of er door de ontwikkelingen van de kredietcrisis wijzigingen in de aantallen aanvragen zichtbaar zijn die eventueel in de gewijzigde begroting 2009 moeten worden meegenomen en uiteraard voor de begroting 2010.
4 van 10
3. Personeel en huisvesting Rechtspositieregeling In 2008 is er een groot verloop geweest onder het personeel. Dat heeft de continuïteit en de rust binnen de organisatie geen goed gedaan en heeft uiteindelijk geleid tot het inhuren van duur en/of extra personeel. Rondom het personeel zit op dit moment de grootste zorg. In 2007 is er een werkbelevingsonderzoek geweest en dat leverde een verontrustende rapportage op. Daaraan is door het managementteam hard gewerkt om een aantal zaken op te lossen, maar dat is nog niet op alle fronten gelukt. Voor de rust binnen de organisatie en om de continuïteit van de dienstverlening aan de klanten te waarborgen is het noodzakelijk het verloop onder het personeel tegen te gaan. Daar is eigenlijk een hele simpele oplossing voor. De goede ingehuurde krachten een dienstverband aanbieden. In de vorige paragraaf is aangegeven welk een financieel voordeel dit biedt. Het is positief om te constateren dat deze medewerkers graag bij de VKB willen blijven werken. Inmiddels is dit voor 4 van de 6 medewerkers inmiddels gerealiseerd. De VKB maakt voor de personeelsvoorziening gebruik van de diensten van de gemeente Appingedam. Het huidig beleid vraagt erom dat het personeel direct een vast dienstverband wordt aangeboden als zij hier eerst tijdelijk hebben gewerkt. De CAR-UWO laat weinig ruimte voor een meer flexibele oplossing. Het is het overwegen waard om binnen de GR een aparte personeelsstichting of B.V. op te richten, waarin nieuwe medewerkers kunnen worden ondergebracht. Deze mogelijkheid wordt nader onderzocht inclusief de mogelijkheid om aansluiting te zoeken bij een collega-organisatie. Ondernemingsraad In de CAR-UWO is bepaald dat bij een organisatie (de GR wordt daarin nadrukkelijk benoemd) waar meer dan 35 medewerkers werkzaam zijn een ondernemingsraad verplicht is (in de WOR geldt de verplichting bij 50 werknemers). De procedure voor de instelling van een OR is inmiddels in gang gezet. Aan de hand van de jaarrapportage van de Ondernemingsraad vindt 1 keer per jaar overleg plaats tussen het Algemeen bestuur en de Ondernemingsraad. Arbodienst Op 30 januari 2009 bleek dat de VKB geen bedrijfsarts en arbodienst meer heeft ingaande 1 januari 2009. De VKB is de afgelopen jaren meegelift op de PZ-dienstverlening van de gemeente Appingedam. Een organisatie met een dienstverlenend karakter en veel lastige klantencontacten heeft een andere Arbozorg nodig dan bijvoorbeeld een Milieudienst. De VKB hoort zelf de afweging te maken welke Arbodienst het beste past bij haar organisatie en vervolgens onderzoeken of binnen het bestaande budget goede afspraken zijn te maken. Een vast tijdstip voor bespreking met de bedrijfsarts in huis voor bijvoorbeeld een sociaal-medisch team is een noodzakelijke voorwaarde. Er waren bij de VKB geen verzuimcijfers bekend over 2007 en 2008. De verzuimcijfers zijn nu bekend, maar de juistheid van de cijfers wordt niet gegarandeerd. Niet alle meldingen zijn verwerkt. Het jaar 2007 heeft een verzuim van 2,5% en het jaar 2008 een verzuim van 8,7%. Ondanks het feit dat niet alles is verwerkt, geeft dit een duidelijke indicatie. Het verzuimbeleid zijn afspraken die de VKB zelf met de Arbodienst moet gaan maken. Het management van een organisatie moet zelf sturen op verzuim. Dit is inmiddels opgepakt. Functiewaardering Afgelopen jaar zijn alle functies binnen de VKB beschreven en door een onafhankelijke organisatie overeenkomstig een bepaalde systematiek gewaardeerd. Binnen de VKB zijn functies beschreven die niet binnen de bezoldigingsfunctie van de gemeente aanwezig zijn. Het algemeen bestuur regelt dan de bezoldiging overeenkomstig art. 29 van de GR. 5 van 10
De functiebeschrijvingen en – waarderingen dienen derhalve door het AB te worden vastgesteld en de regeling dient vervolgens te worden gezonden aan het college van GS van de provincie Groningen. De procedure wordt eerst aangehouden totdat duidelijk is welke visie bestuur en leiding ontwikkelen met betrekking tot de uitvoeringsorganisatie VKB. Deze visie en de vertaling naar de uitvoeringsorganisatie kan gevolgen hebben voor het functiegebouw. Huisvesting In het gebouw van de VKB aan de Olingermeeden is 300 m2 aanwezig. In het pand bevinden zich 54 medewerkers. Per werknemer hoort in een gebouw 9 m2 aanwezig te zijn, onderverdeeld in 7m2 voor de werkplek en 2m2 voor vergaderruimte. Vergaderruimte is helemaal niet meer aanwezig in het gebouw en ook de 7m2 wordt bij lange na niet gehaald. Zo spoedig mogelijk moet eerst een tijdelijke oplossing worden gevonden en op termijn een structurele oplossing. De tijdelijke oplossing betreft het onderbrengen van circa 20 medewerkers op een andere locatie. Het bestuur heeft de interim-directeur mandaat verleend tot een bedrag van maximaal € 50.000 per jaar inclusief alle bijkomende kosten en excl. BTW om een tijdelijke oplossing te realiseren. De structurele oplossing hoort echter onderdeel te zijn van het vastleggen van de visie van de VKB. Wil de VKB zich blijven vestigen op 1 locatie of verschillende vestigingen hebben in het werkgebied.
4. Visie Bij het onderwerp huisvesting is al aangegeven dat de structurele oplossing voor de huisvestingsproblematiek onderwerp is van de visie op de VKB. Dienstverlening aan de klant kan vanuit één locatie, maar kan ook decentraal op verschillende locaties in het werkgebied worden georganiseerd. “Het ontwikkelen van een meerjarenvisie is een logische vervolgstap op het ontwikkelproces dat de VKB en de 10 aangesloten gemeenten hebben doorgemaakt in 2007. Dat proces heeft geleid tot een bestuursovereenkomst van de gemeenten met de VKB en een dienstverleningsovereenkomst tussen elke afzonderlijke gemeente en de VKB. De basisdienstverlening van de VKB is daarmee vastgelegd en voor de gemeente is in elk geval duidelijk welke basisdienstverlening nodig is tegen welke prijs en eventueel welke aanvullende diensten van de VKB kunnen worden afgenomen. Deze instrumenten fungeren o.a. als hulpmiddel bij de jaarlijkse begrotings- en verantwoordingscyclus. In het eerdere proces is antwoord gegeven op de volgende kernvraag: “Wat verwachten de deelnemende gemeenten van de VKB in termen van doelstellingen, producten, trajecten en wat hebben de deelnemende gemeenten daar dan voor over?” Vanuit organisatieperspectief van de VKB zou het een logische zijn om eerst te werken aan een meerjarenvisie en dan naar de invulling. Echter, de verhoudingen tussen bestuurders onderling enerzijds en bestuur en uitvoeringsorganisatie anderzijds gaven een hogere prioriteit aan het verschaffen van duidelijkheid over en weer. Prioriteit lag derhalve bij het goed regelen van het hier en nu en de verwachtingen over en weer duidelijk te hebben. Daardoor is nu de ruimte gecreëerd en de tijd gekomen om na te denken over de vraag waar de VKB over 5 jaar en wellicht 10 jaar staat.
Daarin zijn verschillende zaken van belang: 1. De klant: welke dienstverlening wil de VKB aan de klant bieden; wat zijn de kerntaken van de VKB; is er behoefte aan andersoortige producten die de VKB kan ontwikkelen
6 van 10
2. De opdrachtgever: welke behoefte heeft de opdrachtgever/de aangesloten gemeente aan dienstverlening voor haar burger; welke rol ziet zij weggelegd voor de VKB en voor andere ketenorganisaties; welke middelen/budgetten heeft de opdrachtgever beschikbaar; welke ruimte wil de opdrachtgever de VKB geven voor haar verdere ontwikkeling. Welke meerjarenvisies hanteren de aangesloten gemeenten; 3. Het werkveld: wat zijn de ontwikkelen rondom de vernieuwing schuldhulpverlening; welke nieuwe regelgeving wordt verwacht; welke eisen worden er vanuit certificering en kwaliteitseisen gesteld aan de uitvoering; hoe worden deze eisen vertaald naar de uitvoering. 4. De organisatie: voorziet de organisatie een groeiscenario in aantal klanten en uitbreiding regio; zijn samenwerkingsvormen met andere kredietbanken een reële mogelijkheid; op welke wijze vindt de personeelsopbouw plaats, bijv. kleine vast kern en flexibele inhuur; opleidings en scholingsplannen voor de medewerkers zijn van wezenlijke belang voor een kwalitatieve groei van de organisatie 5. De medewerkers: medewerkers bepalen de kwaliteit van de dienstverlening; per medewerker is een persoonlijk ontwikkelingsplan en individueel scholingsplan in de huidige omstandigheden gelet op de ontwikkelingen van vernieuwing schuldhulpverlening en certificering van wezenlijk belang. De meerjarenvisie dient ook een vertaling te vinden naar de functie- en competentie-eisen van de medewerkers.” Op 23 maart zitten het algemeen bestuur en de leiding van de VKB met elkaar om tafel om gezamenlijk de lijnen voor een meerjarenvisie uit te zetten.
5. Certificering en Schuldhulpverlening Nieuwe Stijl Op 9 februari 2009 zijn op de ALV van de NVVK de modules van de Schuldhulpverlening Nieuwe Stijl vastgesteld met uitzondering van de module schuldregeling. Deze laatste module wordt naar verwachting voor de zomer vastgesteld. Verder zijn de normen voor certificering met ondersteuning van het ministerie van SZW door het NEN, in samenwerking met diverse marktpartijen waarbij de NVVK een belangrijke rol heeft vervuld, vastgesteld. Het normdocument voor de certificering ( de NEN 8048) heeft de instemming van alle partijen. Op de website http://www.nen8048.nl/ is meer informatie over de certificering van de schuldhulpverlening te vinden. Het gaat om certificering van organisaties en certificering van personen. In de gezamenlijk te bepalen visie voor de VKB is het noodzakelijk te bepalen op welke manier de VKB de kwaliteit van dienstverlening wil garanderen en borgen binnen de organisatie. Op dit moment heeft de VKB ISO 9001. Wil de VKB dit inruilen voor de NEN 8048 of daarnaast blijven voeren of misschien geen van beide en in plaats daarvan een HKZ- certificering. Met een HKZcertificering is impliciet de NEN 8048 gerealiseerd. Belangrijke vraagstukken om te onderzoeken en bespreken tijdens een visiebijeenkomst. Ter voorbereiding op de schuldhulpverlening nieuwe stijl en certificering heeft bij de VKB een pilotproject plaatsgevonden. Een groep van 6 medewerkers is via de nieuwe werkwijze aan de slag gegaan om ervaring op te doen met de nieuwe werkwijze, ter voorbereiding op de invoering en om input te geven bij de evaluatie van de nieuwe werkwijze. Voorgesteld wordt om samen met het algemeen bestuur en beleidsmedewerkers van de aangesloten gemeenten (eventueel met de leidinggevenden) een themadag te organiseren om elkaar hierover nader te informeren. In Bijlage 3 zijn alle besluiten verwoord die het Algemeen Bestuur van de VKB op 25 februari 2009 n.a.v. deze notitie heeft genomen.
7 van 10
Bijlage 1. Extra bijdrage gemeenten in tekort
Maandprognose gemeentelijke bijdrage per 31 december 2008 (voorgaande prognoses komen hiermee te vervallen)
A
Opdrachtgever
B C Gewijzigde Begroting 2008 Begrote Vaste bijdrage afname AMW en V & I Totaal
D Resultaat t/m 31/12 *)
E
F G H WERKELIJK T/M 31/12 Werkelijke Afwijking t.o.v. begroot afname Totaal Bedrag Perc.
Appingedam
€ 188.880
€ 13.420
€ 202.300
€ 42.012-
€ 220.215
€ 262.227
€ 59.927
30%
Bellingwedde
€ 102.120
€ 10.450
€ 112.570
€ 19.267-
€ 82.685
€ 101.951
€ 10.619-
-9%
Delfzijl
€ 394.320
€ 30.470
€ 424.790
€ 81.161-
€ 415.116
€ 496.277
€ 71.487
17%
Eemsmond
€ 205.800
€ 18.370
€ 224.170
€ 39.954-
€ 181.641
€ 221.594
€ 2.576-
-1%
Loppersum
€ 108.480
€ 11.880
€ 120.360
€ 20.948-
€ 95.929
€ 116.877
€ 3.483-
-3%
Pekela
€ 226.320
€ 14.630
€ 240.950
€ 44.388-
€ 218.354
€ 262.742
€ 21.792
9%
Reiderland
€ 113.280
€ 7.700
€ 120.980
€ 24.280-
€ 120.218
€ 144.497
€ 23.517
19%
Scheemda
€ 120.000
€ 15.510
€ 135.510
€ 30.528-
€ 133.623
€ 164.151
€ 28.641
21%
Veendam
€ 370.920
€ 30.910
€ 401.830
€ 88.048-
€ 429.832
€ 517.880
€ 116.050
29%
Winschoten
€ 328.680
€ 20.350
€ 349.030
€ 72.200-
€ 365.564
€ 437.764
€ 88.734
25%
€ 2.158.800
€ 173.690
€ 2.332.490
€ 462.785-
€ 2.263.175
€ 2.725.960
€ 393.470
17%
Totalen
Toelichting Kolom C
= kolom A + B
Kolom D
= werkelijk resultaat verdeeld volgens verdeelsleutel GR
Kolom E
= geraamde afname t/m 31/12 (op basis van de huidige werkelijke afname)
Kolom F
= kolom D + E
Kolom G
= geraamde afwijking t.o.v. de begroting (kolom F - C)
Kolom H
= geraamde procentuele afwijking t.o.v. de begroting (kolom F : C x 100)
*)
= vermeerderen bij negatief saldo; verminderen bij positief saldo en voor zover het maximum van de reserves / voorzieningen conform de GR is bereikt
Toelichting: Onder kolom E is het bedrag per gemeente vermeld op basis van de werkelijke afname (aantallen x productprijs). Onder kolom D staat de bijdrage per gemeente in het tekort over 2008. Kolom F laat het totaalbedrag zien per gemeente van de bijdrage over 2008. Vergeleken met kolom C de begrotingsbedragen over 2008 zijn er 3 gemeenten die, ondanks het negatieve exploitatieresultaat, nog onder het begrotingsbedrag zitten. Voor 7 gemeenten betekent het resultaat soms gecombineerd met een grotere afname een extra bijdrage aan de Gemeenschappelijke Regeling.
8 van 10
Bijlage 2.
Bestuurlijke verantwoording
Voor directeur a.i. heeft het antwoord op de vraag “hoe dit op deze wijze heeft kunnen gebeuren” niet de hoogste prioriteit. Belangrijker is op welke manier we voorkomen dat 2009 op dezelfde wijze plaatsvindt en hoe sturen we dit zo snel mogelijk bij onder de voorwaarde dat de dienstverlening aan klant en opdrachtgevers gewaarborgd blijft. Daar wordt op dit moment hard aan gewerkt. De beantwoording op deze vraag heeft wel hoge prioriteit als leerpunt voor de organisatie en voor de politiek-bestuurlijke verantwoording. De situatie aan het eind van 2008 is ontstaan uit een samenspel van verschillende factoren zoals: het grote verloop van het personeel in 2008 (circa 35%); hoog ziekteverzuim (ruim 8%); onvoldoende flexibiliteit in de organisatie om hierop in te spelen (bedrijfsmatige aanpak in een ambtelijke personeelssetting); te krappe begroting; dure personeelsinkoop; toename complexiteit van de problematiek van de klant; vernieuwing van de schuldhulpverlening op komst; een sterk gegroeide organisatie; verhouding bestuur/directie, waarbij het bestuur de volledige problematiek niet duidelijk is gemaakt en de directeur niet in staat was dit binnen de kaders op te lossen. Conform de begroting had de VKB een personeelssterkte van 45,3 fte mogen hebben, maar het werkelijke aantal was 49,3 fte. Hieraan lag geen bestuursbesluit ten grondslag. Daarmee zat de VKB 4 fte boven de sterkte, waarvan 3,5 fte waren ingehuurd om de ziekte en het verloop op te vangen. Over de eerste 6 maanden van 2008 heeft de accountant gerapporteerd. In deze rapportage werd een tekort genoemd van € 157.000 en de oorzaak aangegeven. Bestuur en gemeenten waren op de hoogte dat 2008 een tekort zou laten zien. Hiermee was door bestuur en gemeenten rekening gehouden. De laatste cijfers die zijn verantwoord aan het bestuur betrof de situatie per 30 september 2008. Met name de laatste 3 maanden van 2008 zijn de tekorten op de exploitatie bij de VKB onevenredig toegenomen. De interim-directeur was diegene die zowel het Dagelijks Bestuur als het Algemeen Bestuur op de hoogte heeft gebracht van de omvang van het tekort op 31-12-2008. In december 2008/januari 2009 hebben dagelijks bestuur en directeur in onderling overleg besloten per 1 februari uit elkaar te gaan. Per 19 januari 2009 heeft het bestuur een interim-directeur aangesteld. Geconcludeerd kan worden dat het bestuur dit op voortvarende wijze heeft aangepakt. Het uiteindelijke tekort 2008 is een optelsom van deze samenloop van factoren. Bestuur en directie bespreken nu in gezamenlijkheid op welke wijze in toekomst vorm wordt gegeven aan de organisatie van de VKB, waarbij: dienstverlening aan de klant is gewaarborgd medewerkers met plezier hun werk doen opdrachtgevers tevreden zijn over prijs en kwaliteit.
9 van 10
Bijlage 3.
Besluitpunten Algemeen bestuur VKB d.d. 25-02-2009. 1.
het Algemeen Bestuur besluit, afhankelijk van de uitkomsten van de bevindingen van de accountant, de personeelsvoorziening ten bedrage van € 23.000 vrij te laten vallen in de 1 exploitatie en de voorziening voor groot onderhoud ad € 30.000 te handhaven. 2. het Algemeen bestuur besluit de interim-directeur de opdracht te geven de formatie terug te brengen binnen de kaders van de begroting 2009 3. Het Algemeen bestuur neemt kennis van het mandaat dat de interim-directeur van het Dagelijks bestuur heeft gekregen voor het bijsturen van de exploitatie 2009 door het beëindigen van de dure inhuurkrachten en het aanbieden van eigen benoemingen. 4. Het Algemeen Bestuur stemt in met de opdracht om te komen tot een gewijzigde begroting 2009. 5. Het Algemeen Bestuur stemt in met de opdracht aan de interim-directeur voor een onderzoek naar een meer flexibele organisatie op het gebied van personeel door het vormen van een eigen personeelsonderdeel of door het zoeken van samenwerking met een collegaorganisatie. 6. Het Algemeen Bestuur geeft opdracht tot de ontwikkeling van een instructie, waarin de afwijking van de rechtspositieregeling van de vestigingsgemeente wordt vastgelegd. 7. Het Algemeen Bestuur neemt kennis van het mandaat dat het dagelijks bestuur de interimdirecteur heeft gegeven voor het regelen van de Arbodienstverlening. 8. Het Algemeen Bestuur neemt kennis van het aan de interim-directeur door het Dagelijks Bestuur verleende mandaat voor het regelen van tijdelijke huisvesting tot een bedrag van maximaal € 50.000 per jaar inclusief alle bijkomende kosten en exclusief BTW. 9. Het Algemeen Bestuur stemt in met het voorstel om gezamenlijk met de leiding van de VKB vorm te geven aan een gezamenlijke visie. 10. Het Algemeen Bestuur stemt in met het organiseren van een themadag voor alle gemeenten met als onderwerp “Certificering en Schuldhulpverlening Nieuwe Stijl”.
1
De voorziening voor groot onderhoud komt als zodanig te vervallen, maar wordt in de jaarrekening over 2008 meegenomen als bestemmingsreserve voor groot onderhoud. 10 van 10
