Stapsgewijs naar een slagvaardige corporate PMO / veranderorganisatie
10 juni 2008 IPMA – Dialogues House
APMG Accredited Software:
Fortes Solutions BV “Empowering the change organisation” Founded:
1997
Fortes Solutions:
Enschede & Amersfoort (Holland)
Fortes UK Ltd:
High Wycombe (UK)
Copargo GmbH:
Frankfurt (Germany)
WST Pacific:
Adelaide (Australia)
APMG Accredited Software:
Een selectie van klanten
De twee zijden van elke organisatie Verander processen -Project Management -Programme / Benefits Management -Portfolio Management -Software: CA, Microsoft, Fortes
Operationele processen -Enterprise Resource Planning -Customer Relationship Manag. -Supply Chain Management -Software: SAP, Exact, Oracle,..
Een slagvaardige veranderorganisatie is een must geworden • Toenemende concurrentie door globalisering vereist steeds sneller inspelen op veranderende marktbehoeften • Maatschappij en regelgeving veranderen steeds sneller • Goede afstemming tussen business en IT cruciaal geworden • ....
Slagvaardig van strategie naar benefits Missie, Visie & Strategie
Externe input Markt Klant Regelgeving
Interne input Ambities Ideeën Verbeteringen
van idee Management besluiten
Management interventies Processen
naar resultaat
Hulpmiddelen
Concrete Projectresultaten Nieuwe Baten
Support
Uitvoering
Management
Belangrijkste processen Portfoliomanagement Capaciteitsmanagement Projectbeheersing Investeringsselectie Ideevorming
Feasibility
Prioritering
Project & Programmamanagement Initiatie
Uitvoering
Oplevering
Kennismanagement PM (best practice, evaluaties, netwerking) Competentieontwikkeling (training, coaching & intervisie) Borging PM kwaliteitssysteem (methoden, tools en audits)
Batenrealisatie
Volwassenheidsniveaus
Level 5 Level 4 Level 3 Level 2 Level 1
Ad hoc
Improved
Measured
We measure how well we do it
Defined We all do the same
Planned and controlled We know what everybody does
We always can improve
Veelvoorkomende organisatiestructuur Corporate PMO
Division / BU PMO
Progr. / Dept. PMO
Divisie-overstijgend Portfolio
Programma 1 Project X Project Y
Corporate Portfolio
Divisie X Portfolio
Programma 2
Divisie Y Portfolio
Programma ... Project Z
Validiteit van data ?
Papieren tijger Uitdagingen Aanlevering Corporate PMO data ? Divisie-overstijgend Portfolio
Hergebruik best practices ?
Division / BU PMO
Progr. / Dept. PMO
Programma 1
Software ondersteuning ? Corporate Portfolio
Compleetheid Divisie Y van dataPortfolio ? Gebrek aan Programma 2 overzicht Programma ... Divisie X Portfolio
Project X
Efficientie ? Project Y Rapportage rompslomp
Project Z
Uniforme aanpak?
Wat is de grootste uitdaging voor een corporate PMO / professionalisering? • Beheersing en transparantie ? • Uniformiteit in processen ? • Meer efficiëntie ? Acceptatie en momentum
Herkent u deze showstoppers ? • Administratieve rompslomp Mensen hebben het gevoel dat ze aan echt werken niet meer toekomen. • Geen rekening houden met bestaande processen Divisies voelen zich gedwongen om een werkwijze te hanteren die niet past bij hun huidige situatie of volwassenheidsniveau • Te eenzijdige benadering: Portfolio management verbetert bijvoorbeeld wel maar de processen in projecten. • Te hard van stapel lopen: Te grote stappen ineens, onvoldoende focus • Geen persoonlijke wins ……. !!!!
Uitgangspunten van onze aanpak Mensen: • Mensen willen best veranderen als zij er persoonlijk voordeel bij hebben • Learning by doing Processen: • Respecteer de huidige (specifieke) processen en ga van daaruit verder • Besef dat niet iedere afdeling even “volwassen” is • Best practices besparen veel tijd en discussie Tooling • Software moet zaken eenvoudiger maken i.p.v. complexer • Software moet mee kunnen groeien met afdeling / organisatie
Stap 1: Overzicht & structuur (3-6 maanden) •Quick en personal wins creëren door de huidige processen beter te ondersteunen en te automatiseren ENERGIE + MOMENTUM Corporate PMO
Division / BU PMO
Progr. / Dept. PMO
Divisie-overstijgend Portfolio
Programma 1
Corporate Portfolio
Divisie X Portfolio
Programma 2
Project X
Project Y
Divisie Y Portfolio
Programma ...
Project Z
Stap 2: Uniformiteit (3 – 12 maanden) • Uitwisseling van best practices op divisie en centraal niveau • Professionele coaching en support (learning by doing) • Centrale “eigenaar” van processen
Corporate PMO
Division / BU PMO
Progr. / Dept. PMO
Divisie-overstijgend Portfolio
Programma 1
Corporate Portfolio
Divisie X Portfolio
Programma 2 Project X Project Y
Divisie Y Portfolio
Programma ... Project Z
Stap 3: Lerende organisatie Processen worden door de organisatie zelf verder geoptimaliseerd op basis van gedeelde ervaringen en veranderende omgeving
Corporate PMO
Division / BU PMO
Progr. / Dept. PMO
Divisie-overstijgend Portfolio
Programma 1 Project X Project Y
Corporate Portfolio
Divisie X Portfolio
Programma 2
Divisie Y Portfolio
Programma ... Project Z
Principal Toolbox een must ? • Integrale oplossing voor project, programma en portfolio management. • Ingebouwde best practices (PRINCE2 / MSP) • Werkt via intranet of internet (SaaS) • Intuïtief, gebruikersvriendelijk • Zeer snel te implementeren • Werkt uitstekend samen met – MS Office – MS Project • Functioneel uitbreidbaar (stap-voor-stap)
PRINCE2 project dashboard Overzichtelijk project dashboard met alle functionaliteit voor het managen van en samenwerken in het project. •Projectplan te definiëren door middel van ‘drag & drop’-functionaliteit. •Mijlpaal data en status indicatie van producten en werkpakketten. •PRINCE2 product breakdown. •PRINCE2 logboeken: issues, risico’s, lessons-learned, acties, kwaliteit en changes. •PRINCE2 documenten, automatische rapportages en helpteksten. •Projectorganisatie o.b.v. PRINCE2.
Portfolio Dashboard A portfolio has a manager and readers.
Within the portfolio, customised reports can be created.
The portfolio offers to manage the set of projects and programmes on costs or custom attributes.
A portfolio includes a list of projects, programmes and ‘initiatives’.
19
Report Wizard Wizard voor het snel en eenvoudig creëren van specifieke PRINCE2 documenten, zoals Highlight rapporten, PID’s, etc. •Gebruik van eigen standaard rapportages (MS Word en Excel) •Integrale statusrappportage over alle essentiële aspecten van een project: voortgang op tijd, geld, uren, issues, risico’s, changes, etc….. •De rapport templates zijn eenvoudig door o.a. de projectmanager aan te passen.
De eerste stap … Proof of Concept (maximaal 3 maanden) • Principal Toolbox via Internet Hosting of eigen server • Configuratie workshops – Inrichten van projectmodel inclusief document templates, automatische rapportages en klantspecifieke processen / velden
• Instructie en coaching – Invoeren van projecten en programma’s uit dagelijkse praktijk (of gedeelten hiervan) – Optimalisatie van het projectmodel, rapportages, configuratie, etc.
Daarna … Full roll-out • Installatie op eigen Intranet server / Voortzetting Internet Hosting • Additionele ondersteuning en instructie indien gewenst
Fortes Solutions Sander Nijenhuis
[email protected] Business & Science Park Capitool 50-3 7521 PL Enschede
Tel: +31 (0)53 43 17 450 Fax: +31 (0)53 43 45 578 www.principaltoolbox.com
