Lezing 7 december
IPMA
Portfoliomanagement bij onvoorspelbaarheid
Portfolio Management (PfM), definition
“PfM is the management of one or more project portfolios so as to maximize the contribution of projects to the overall welfare and success of the enterprise.” •
Projects must be aligned with the firm’s strategy and goals.
•
Projects must be consistent with the firm’s values and culture.
•
Projects must contribute to a positive cash flow for the enterprise.
•
Projects must effectively utilize the firm’s resources – both people and other.
•
Projects must not only provide for current contributions to the
firm’s health, but must help to position the firm for future success.
PfM provides a rational decision making system to ensure these business rules Plaats voor logo Klant (in model)
Three important issues
• Managing projects in the right way (Project Management)
And • Managing the right projects (Portfolio Management)
And • Managing the right amount of projects (Capacity Management)
Plaats voor logo Klant (in model)
Collaborating Processes
Strategy Definition
Capacity Management
Portfolio Management
Project Management Plaats voor logo Klant (in model)
Positionering Portfoliomanagement
Visie
Missie
Strategie
Lijnmanagement
Lijntaken (herhalende taken en processen)
Projectportfolio management projecten en programma’s
Gemeenschappelijke resources Bron: The standard for portfoliomanagement, PMI
Plaats voor logo Klant (in model)
The Playing Field (planningshorizon)
Management Team / Portfolio Board
Yearly Strategic Portfolio Definition Process Resource Manager
Daily Project Process
Project Leader
Portfolio Coordinator 1-3 months Tactical Portfolio Update Process Principal is accountable for project success to general management
Principal Plaats voor logo Klant (in model)
Wat denkt u hiervan?
• Onder onvoorspelbaarheid is top down sturing
minder adequaat • De medewerker heeft met zijn of haar inschattingen (haalbaarheid, maakbaarheid,
taaktijd, doorlooptijd, meerwaarde) in de praktijk grote invloed op sturing • Het keuzeproces heeft niet alleen op basis van ratio plaats, misschien zelfs wel veel minder dan PPM’s toe willen geven.
p2ontwikkeling
Plaats voor logo Klant (in model)
Startpunt van overdenking
• Toch staat de medewerker formeel buiten het
besluitvormingsproces • En wordt bij PPM alleen rationaliteit ingezet voor complexiteitsreductie
• Welke additionele sturingscapaciteit kan deze blinde vlek zichtbaar maken?
p2ontwikkeling
Plaats voor logo Klant (in model)
Een zienswijze op de praktijk
Bestuurlijke ambities
• Ambities zijn groter dan mogelijkheden • Werk wordt altijd subjectief ingeschat
Input
• Werkvoorraden lopen op als gevolg van
interne omgeving
Throughput
grotere onvoorspelbaarheid in de omgeving (filmpje)
beleidsomgeving of markt
Output
Probleemstelling
Plaats voor logo Klant (in model)
Het Sjoelbaksyndroom
• Sjoelbaksyndroom: hoge werkvoorraden
versnippering en levertijden • Vertrouwen komt onder grote druk • Het sjoelbaksyndroom maakt het onmogelijk verantwoordelijkheid te dragen • Vrijblijvendheid, werkdruk en stagnatie blijven in stand • Verantwoordelijkheden worden uitgehold. • Logica heeft beperkte geldigheid p2ontwikkeling
Plaats voor logo Klant (in model)
Metingen van versnippering
“De werkwijze versplintert doordat velen op elkaar wachten en niemand zijn werk compact kan inrichten”.
Aard van conclusies en aanbevelingen
Plaats voor logo Klant (in model)
Herwaardering van de rol van de medewerker
Directie
Strategie / beleidsbepaling
Capaciteits Management
zelf management
B&W
Programma (portfolio) Management
Project Management
Plaats voor logo Klant (in model)
Verantwoordelijkheid en indicatoren
• Planningsgraad
strategisch – portfolio – resource management
• Planningshorizon • Versnippering
Portfolio – projectresource management zelf – project – resource management
nu
3 mnd
1 jaar
4 jaar
Planningshorizon Plaats voor logo Klant (in model)
Discussie
• Sluit PPM wel voldoende aan op meerduidigheid?
• Het Sjoelbaksyndroom is een organisatieziekte die niet met logica kan worden bestreden • Niet alleen inhoudelijk, ook veranderkundig probleem. • Medicijn:
p2ontwikkeling
•
Grotere transparantie en verantwoordelijkheid
•
Dialoog over werkvoorraad en prio
•
Ontwikkeling van zelfsturing voor kortste horizon
Plaats voor logo Klant (in model)
