Co I in nstr FRS z u e w icht ct – n 4 in in v PS stg d e ev e a rbe en ct te dh ue rt eid le
Nieuwsbrief van 4PS - maart 2008
Veni, vidi, VINCI Nederlandse dochters van Franse multinational kiezen 4PS als partner
4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek
Nieuwe mijlpaal 4PS
2
Van koude naar warme grond… 3 Veni, vidi, VINCI
4/5/6
Nederlandse dochters van Franse multinational kiezen 4PS als partner 4PS ontwikkelt mobiele
7
toepassingen IFRS en 4PS Construct
8/9
– verbetert inzicht in de actuele winstgevendheid Impressie nieuwbouw 4PS
10/11
Voorwoord
Inhoud
Nieuwe mijlpaal 4PS Voor ons is 2008 wel heel bijzonder begonnen, namelijk met de verhuizing naar een nieuw kantoorpand in Ede. In de vorige nieuwsbrieven meldden we reeds dat deze opdracht onder 4PS Construct klanten is verdeeld, waarbij OBM uit Oosterhout (bouwer), Breman Zwolle (Werktuigbouwkundige installaties) en Deltatechniek uit Veenendaal (Elektrische Installaties) in een samenwerkingsverband een puike prestatie hebben gerealiseerd. Wij zijn bijzonder blij met dit mooie pand. In deze nieuwsbrief ziet u een impressie van het bouwproces, de oplevering én de officiële opening van ons pand op 8 februari jl. Graag ontmoeten we u ook in onze nieuwe huisvesting!
Nieuws / Agenda
Colofon 4PS nieuwsbrief Deze nieuwsbrief informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, onze 4PS Construct oplossing en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemt voor de installatie-, service & onderhouden bouwbranche. Eindredactie: 4PS Einder Communicatie: Redactionele tekst Vinci Energies Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Anita Pantus Fotografie nieuwbouw: Arjan Hollebrandse en Wim Mak
12
Ook het afgelopen jaar hebben weer vele grote en middelgrote bouw en installatiebedrijven gekozen voor de innovatieve oplossingen van 4PS, hetzij direct hetzij via onze partner CTB. Een voorbeeld hiervan betreft de Franse multinational VINCI, één van de grootste bouwbedrijven ter wereld, een zeer succesvol en sterk groeiend bedrijf. Snel en flexibel kunnen inspelen op marktontwikkelingen als energiezuinigheid, duurzaam ondernemen en ergonomie, zijn belangrijke pijlers om je te kunnen onderscheiden. Verschillende redenen om kritisch te kijken naar de diverse ondersteunende software-applicaties of zij voldoende uitgerust waren voor de toekomst. De combinatie Microsoft en 4PS bleek de beste papieren te hebben om de groei en processen binnen de VINCIdochters te optimaliseren. We keken in het interview terug hoe de keuze voor 4PS tot stand kwam en waarom een gemeenschappelijke basisapplicatie zo belangrijk is. Ten aanzien van productinnovaties leest u in deze nieuwsbrief het verschil tussen koude en warme grond. Samen met Van der Weegen uit Tilburg hebben we een grondadministratie ontwikkeld. Bedoeld om de waarde-ontwikkeling van grondposities te volgen en te sturen. Of een verdere uitbreiding van de projectwaarderingsmethode, kortweg IFRS. We ondersteunen deze methode en het geeft u direct inzicht in de actuele winstgevendheid van uw projecten en onderneming. Een volledig nieuwe innovatie betreft ‘mobiele toepassingen’. Op dit moment zijn we een laagdrempelige maar rijke buitendienstapplicatie aan het ontwikkelen, gezamenlijk met onze klanten. Hiervan verwachten we veel en zullen we u in de toekomstige nieuwsbrieven op de hoogte houden! Wij wensen u veel leesplezier en een succesvol 2008 toe. Tom Bakker Partner
2
In de afgelopen periode zijn veel (uitvoerende) bouwbedrijven zich eveneens gaan toeleggen op projectontwikkeling. Veelal heeft men eigen grondposities, die in de loop van de tijd in waarde toenemen. De waarde van een weiland is veel lager dan die van grond met een onherroepelijke bouwvergunning. Dit proces wordt vaak de overgang van koude naar warme grond genoemd. Naast de module Projectontwikkeling die al jaren deel uitmaakt van 4PS Construct, is nu ook de module Grondadministratie beschikbaar. De functionaliteit is in nauw overleg met Van der Weegen ontwikkeld. In deze module kan de waarde(ontwikkeling) van de grondposities worden bijgehouden. Dit kan een belangrijke basis zijn om leningen aan te trekken voor de verwerving van nieuwe grondposities. In dit artikel krijgt u in vogelvlucht een indruk van de toepassingsmogelijkheden. van de vastgelegde prijzen. KOUDE GROND
WARME GROND
GRONDBANK WAARDEONTWIKKELING GROND
FASE 2
FASE 3
FASE 4
FASE 5
FASE 6
2
3
4
5
6
E
+E
+E
+E
GEPROGNOTISEERDE OPBRENGST RUWE BOUWGROND
FASE 1
1
+E
Het proces van waardeontwikkeling van grondposities
Grondposities In de basis legt u verschillende gegevens vast zoals grondproject, kadastrale nummers, participatie en afmetingen. U kunt eenvoudig documenten en kenmerken koppelen aan de grondposities. Op die manier zijn alle relevante gegevens over de grondpositie naar eigen inzicht in te delen en altijd aan te passen. Er is een rechtstreekse koppeling met Google Earth via het veld locatie. Het kan voorkomen dat er een samenhang is tussen de verschillende grondposities. Daarom bestaat de mogelijkheid grondposities te bundelen tot grondprojecten. In afwachting van de verdere ontwikkeling van de grond komt het voor, dat de grond of de bestaande gebouwen
Overzichtscherm grondpositie-resultaat
tijdelijk worden verhuurd. U legt hiervoor alle gegevens vast omtrent het voortgezet gebruik. Dat geldt ook voor gegevens van bankgaranties. Zo wordt het bedrag, de ingangsdatum en de einddatum van een bankgarantie vastgelegd. Fases Er kan een indeling in fases worden gemaakt. De fases verlopen in de regel van landbouwgrond tot grond waarvoor een onherroepelijke bouwvergunning is afgegeven. Naast de fase is de bestemming van de grond van invloed op de prijs per vierkante meter. U kunt eenvoudig de vierkante meterprijs per fase en type grond registreren. De actuele waarde van de grond wordt berekend aan de hand
Resultaat In onderstaand overzichtscherm wordt de totale waarde van de grondposities getoond. Er is niet alleen sprake van een waardestijging van de grond. Er zullen ook kosten zijn. Daarom kunnen inkoopfacturen en prognoses op een grondpositie worden vastgelegd. Niet alleen de waarde, maar uiteindelijk is het verschil tussen kosten en opbrengsten een belangrijke factor. Desgewenst wordt het berekende resultaat op de verwachte realisatiedatum getoond. Vanzelfsprekend wordt rekening gehouden met de rente en overige kosten en verplichtingen.
Een aantal voordelen: • Gegevens grondposities altijd inzichtelijk; • Integratie documentenbeheer en vrij in te delen kenmerken; • Waarde, renteberekening en resultaten in alle fases en tijdstippen mogelijk. Zelfs op de verwachte realisatiedatum; • Basis om leningen voor nieuwe grondposities te krijgen; • Volledig geïntegreerd met onder andere projectontwikkeling, projecten en financieel.
3
Productnieuws 4PS construct
Van koude naar warme grond…
Veni, vidi, VINCI Klantcase
Nederlandse dochters van Franse multinational kiezen 4PS als partner
Als je het hele Zuid-Franse tolwegenstelsel compleet met zijn 8.000 werknemers bijna achteloos kunt inlijven, dan ben je een factor om rekening mee te houden. De Franse multinational VINCI deed dat in 2006. VINCI, in ons land misschien minder bekend, is een CAC 40-genoteerde onderneming met meer dan 140.000 medewerkers wereldwijd en een omzet van ruim 30 miljard euro. Het concern is actief in ontwerp en realisatie van bouwwerken, bagger- en milieuprojecten (Construction), wegenbouw (Eurovia), en multitechnische werkzaamheden (Energies). Het behoort op die gebieden tot de allergrootste ter wereld. Daarnaast onderhoudt en exploiteert het bedrijf parkeergarages, tolwegen, stadions en luchthavens (Concessions). VINCI Energies is specialist op het gebied van informatie- en energietechnologie en ontwerpt, implementeert en onderhoudt systeemoplossingen voor de industrie, dienstverlening en de overheid en is in Nederland vertegenwoordigd met VINCI Energies Netherlands BV. Twee dochterbedrijven van de Nederlandse groep, Actemium en Van der Linden Groep, zijn een partnership aangegaan met 4PS. Financieel Directeur Maurice Royen (foto links), en Programma Manager Gerald Bong (foto rechts) van VINCI Energies Netherlands, leggen uit hoe de partnerkeuze tot stand kwam.
4
One-stop-shopping Het aandeel van de Van der Linden Groep bestaat voornamelijk uit gebouwgebonden installaties. De ruim 200 medewerkers bestrijken het hele traject: ontwerp, engineering, montage, in bedrijfstelling, service en onderhoud. De Van der Linden Groep is regionaal georiënteerd en dat zal volgens Gerald Bong voorlopig ook wel zo blijven: ‘We werken in een competitieve markt met een stevige druk op kosten en tarieven. Afstand zal daardoor altijd een belangrijke kostenfactor zijn.’ De beste manier om de concurrentie het hoofd te bieden is verbreding van het dienstenpakket. Dat is ook waar de klanten steeds meer om vragen: one-stop-shopping – één leverancier voor alle technische werkzaamheden. Daarom is Van der Linden Groep onlangs uitgebreid met een ‘w-bedrijf’, dat warmte-, airco- en sanitaire installaties levert. ‘Op die manier kunnen we het hele installatie-palet inzetten’, aldus Maurice Royen. Het concept van one-stop-shopping vinden we ook terug in de expertise van Actemium, dat procesgebonden oplossingen levert voor de industrie: advies, (re)design, engineering, automatisering, informatisering en de realisering van machine-, proces- en productie-installaties met daarbij inbegrepen oplossingen voor de goederenstroombeheersing en het planmatig
onderhoud. Die expertise is in te zetten op projecten van elke gewenste schaal, van het onderhoud van bestaande installaties tot complete fabrieksinrichting. Actemium richt zich daarbij vooral op de marktsegmenten voeding, diervoeding, bier en fris, farmacie, fijnchemie, water en milieu. Hoe nu verder? Zo’n twee jaar geleden heeft VINCI Energies Netherlands zich expliciet de vraag gesteld of het met de huidige administratieve tools voldoende uitgerust was voor de toekomst. Maurice Royen: ‘We hebben gekeken naar de verwachte marktontwikkelingen en hoe we daarop moesten inspelen. We stelden vast dat onze business units zo’n beetje allemaal eigen applicaties gebruikten. Dat werkt op den duur niet, zeker als je je organisatie optimaal wilt aansturen en je processen optimaal wilt beheersen. Vooral binnen een gedecentaliseerde organisatie zoals onze business unit-structuur moet je een stevig gemeenschappelijk fundament hebben, op basis waarvan je alle informatie snel en adequaat kunt delen. Tegelijkertijd hebben we geconstateerd dat we, als we willen groeien,
van projecten of service en onderhoud maar ook voor wat betreft de financieel-administratieve aspecten. Als iedereen zijn eigen applicatie blijft gebruiken, gaat dat nooit lukken.’ Maurice Royen wijst ook op de grotere inkoopvoordelen: ‘We hebben een inkoopcoördinator die voor alle units raamovereenkomsten maakt met leveranciers. Dat levert belangrijke schaalvoordelen op, die onze business units – hoewel ze autonoom zijn en zelf bepalen bij wie ze inkopen – niet zullen laten lopen. Door zo’n gemeenschappelijke tool zien ze precies wát ze wáár het beste kunnen inkopen. En wij kunnen het hele proces veel beter volgen en de gezamenlijke voordelen benutten.’ Cross-selling Een goede gemeenschappelijke tool is ook onmisbaar aan de verkoopkant. ‘Cross-selling is een belangrijke strategische doelstelling voor VINCI Energies Nederland’, aldus Gerald Bong. ‘Als een klant van Actemium bijvoorbeeld ook kabelgoten, lichtbanen of een beveiligingsinstallatie nodig heeft, dan gaat er bij een volgend bezoek iemand van Van der Linden mee omdat dat
Focus op kwaliteit
meer zullen moeten doen met dezelfde mensen, omdat het door de gespannen arbeidsmarkt steeds moeilijker wordt geschikte mensen te vinden. Dus als we de goede mensen die we hebben, ook willen houden, zullen we ze de tools moeten geven waarmee ze makkelijker, sneller en prettiger hun werk kunnen doen.’ ‘Zo’n gemeenschappelijke basis’, vult Gerald Bong aan, ‘is voor ons extra belangrijk omdat onze units daarmee ook de markt veel directer kunnen bedienen, niet alleen op het gebied
juist hún specialiteiten zijn. Behalve dat we extra business genereren, kunnen we op die manier ook het beginsel van one-stop-shopping faciliteren. Want dankzij die gemeenschappelijke applicatie kunnen onze accountmanagers klanten breder informeren over ons totale aanbod, dus niet alleen de gebouwgebonden installaties en elektrotechnisch werk, maar ook wat we doen op het gebied van klimaattechniek. De omstandigheden waaronder mensen hun werk moeten doen, gaan steeds zwaarder wegen. Dus ook voor
5
Klantcase
Zowel de Van der Linden Groep als Actemium bevinden zich op bedrijventerrein ‘De Dubbelen’ in Veghel-zuid, dat door een ruime bocht van de A50 omarmd wordt. Op de maandagochtend dat het gesprek plaatsvindt, is het carnaval in volle gang. In De Dubbelen is het dan ook betrekkelijk rustig. Maurice Royen schetst de leidende strategie van VINCI Energies: ‘Aan de basis van onze energiedivisie staat een business unit-structuur. VINCI Energies telt in totaal zo’n 700 business units, verdeeld over 20 landen, voornamelijk in Europa. In die business units werken 30.000 medewerkers, die samen goed zijn voor een omzet van 3,8 miljard euro. Je zou kunnen zeggen dat we groot zijn geworden door klein te blijven, maar die slogan is – geloof ik – al van iemand anders. Dankzij die business unit-structuur zitten we dicht op de markt en staan we dichtbij de klant. We zijn “human sized”, flexibel en werken met korte lijnen. Bepalend is ook dat we een “mensenbedrijf” zijn, dat door mensen verrichte diensten verkoopt.’
Klantcase
ons worden aspecten als ergonomie, arbeidsomgeving, maatschappelijk verantwoord ondernemen, duurzaamheid en met name energiezuinigheid steeds belangrijker.’ ‘Klanten vragen steeds meer om energiezuinige oplossingen’, bevestigt Maurice Royen. ‘Daar ligt voor een deel onze toekomst en dus willen wij daarin proactief zijn. Niet alleen kabels trekken maar juist ook kijken wat er te besparen valt.’ Maar er is volgens hem nòg een belangrijke reden voor de aanschaf van een gemeenschappelijke basisapplicatie: externe groei. ‘Als we nieuwe bedrijven acquireren, kunnen die zich veel sneller en eenvoudiger onze filosofie en onze werkwijze eigen maken dan nu, met al die verschillende applicaties.’ Bijna vanzelfsprekende keuze Dat er een nieuw gemeenschappelijk systeem moest komen is duidelijk, maar waarom hebben ze juist voor Microsoft Dynamics NAV gekozen en 4PS als partner? De tools die vanuit Frankrijk werden aangereikt, dekten maar een deel van de operationele behoefte in Nederland. Na gedegen overleg liet het moederbedrijf de Nederlandse dochters vrij om zelf naar een integrale oplossing te zoeken. Uiteindelijk bleven er na een uitgebreide oriëntatie drie gegadigden over als mogelijke leverancier van een platform: SAP, Oracle en Microsoft Dynamics NAV. Volgens Gerald Bong had Microsoft Dynamics NAV daarvan de beste papieren: ‘Oracle is sterk in de financiële wereld, SAP in procesgerichte productiebedrijven. Maar Microsoft Dynamics
Vertrouwen en enthousiasme
6
NAV sprak ons het meest aan, vooral omdat ze werken met partners die elk voor zich thuis zijn in bepaalde branches. Bovendien staat achter Microsoft Dynamics NAV de grootste speler van dit moment, Microsoft, waarvan de gebruiksomgeving bij iedereen bekend is. De drempel voor de eindgebruiker is dus betrekkelijk laag.’ ‘Inderdaad’, vult Maurice Royen aan, ‘en als je dan gaat kijken naar de meest geschikte partner, kom je al gauw bij 4PS terecht. Hun reputatie is dat ze sterk zijn in de bouw, de installatiewereld, engineering en service & onderhoud. Dat dekt voor een belangrijk deel onze activiteiten. Bovendien had een van onze directeuren in een vorige functie zelf al prima ervaringen. De keus voor 4PS Construct, de branche-oplossing van 4PS, was dus bijna vanzelfsprekend.’ ‘Ook prettiger voor onze mensen’ Op dit moment vindt de implementatie plaats voor de Van der Linden Groep en twee business units van Actemium. Die zal klaar zijn zo rond het begin van de bouwvak. De rest van Actemium zal eind dit jaar overgaan. ‘De key-users zijn in elk geval al enorm enthousiast’, zegt Gerald Bong, ‘want deze tool is zo open en transparant dat ze alle processen die nodig zijn om een project tot een goed einde te brengen, eenvoudig kunnen volgen en beheersen. Onze mensen worden dus minder belast. En wij krijgen veel makkelijker dan voorheen inzicht in wat onze mensen allemaal doen. We zien wanneer en waarom een project goed gaat of juist niet en kunnen daar snel en adequaat op reageren.’ Uiteraard zullen er in de nabije toekomst optimalisatieslagen volgen. Maurice Royen noemt naast het scannen van inkoopfacturen met name de verdere uitbouw van de synergie, de onderlinge uitwisseling van informatie tussen de business units. En dat aan de applicatie zelf voortdurend verdere verbeteringen plaatsvinden waarin ook de gebruikers zelf een belangrijke stem hebben, bevestigt alleen maar de juistheid van de gemaakte keuze, vindt hij: ‘Ik denk dat we in de combinatie Microsoft Dynamics NAV - 4PS een platform gevonden hebben, dat ons in staat stelt onze processen steeds verder te optimaliseren en wel zo, dat we niet alleen onze efficiency en onze doelmatigheid verbeteren maar ook het werk voor onze mensen prettiger en eenvoudiger maken.’
Profiel VINCI De Franse multinational VINCI, een van de grootste bouwbedrijven ter wereld, omvat de onderdelen VINCI Concessions, Eurovia, VINCI Construction en VINCI Energies. Als specialist op het gebied van informatie- en energietechnologie, ontwerpt, implementeert en onderhoudt VINCI Energies systeemoplossingen voor de industrie, de dienstverlening en de overheid. Het heeft met een omzet van ruim 3,8 miljard euro en 30.000 medewerkers een toonaangevende positie in Europa in de markten industrie, infratechniek, utiliteit en telecommunicatie. Vinci Energies Nederland telt verschillende dochters, waaronder de regionaal actieve Van der Linden Groep met vestigingen in Eindhoven en Veghel, en het internationaal werkende Actemium met (Nederlandse) vestigingen in Veendam, Zwolle, Veghel en Eindhoven.
Feiten in het kort Bedrijf VINCI Energies Netherlands / Van der Linden Groep / Actemium Activiteiten In Nederland bundelt VINCI Energies bedrijven die lokaal, nationaal en internationaal actief zijn op het terrein van interdisciplinaire plant engineering, industriële automatisering, ICT-oplossingen, geluids- en trillingsbeheersing en gebouwgebonden installaties. Flexibele interactie tussen deze specialisten staat garant voor een uniek, efficiënt en effectief onestop-shopping concept. Modules CRM, Calculatie, Artikelbeheer, Werkvoorbereiding, Inkoop, Projectenbeheer, Documentbeheer, Kostenplaatsautorisatie, Financieel, Service en Onderhoud, Grafische planning, Debiteurencockpit, Leveranciersbeoordeling, Koppeling barcodescannen, ICM-ICB-ICF, Integratie SharePoint. Aantal gelijktijdige gebruikers 165 Besturingssysteem Windows 2003 Server
Het gebruik van mobiele toepassingen is de afgelopen jaren steeds meer gemeengoed geworden in de Bouw en Installatietechniek. We zien dat netwerken steeds uitgebreider en betrouwbaarder worden. Binnen Microsoft zien we een tendens dat applicaties, maar vooral ook delen daarvan, overal beschikbaar gaan worden. Onder andere onafhankelijk van apparaat (device) en netwerk (bijvoorbeeld GPRS, UMTS). Daarnaast biedt Microsoft ons als technologie partner steeds meer mogelijkheden in de ontwikkeltools om verantwoord mobiele toepassingen te vervaardigen. Onze klanten vragen om mobiele toepassingen. Op allerlei gebied. Bijvoorbeeld toepassingen voor op de bouwplaatsen, maar vooral ook de elektronische service-order. Afgelopen jaar hebben we een uitgebreid onderzoek gedaan naar de technische mogelijkheden en haalbaarheid voor het ontwikkelen op een mobiel platform. Dat heeft ondermeer geresulteerd in een werkend prototype van een toepassing. Elektronische service-order We hebben als 4PS de beslissing genomen om een laagdrempelige mobiele toepassing te ontwikkelen. De kennis rond mobiliteit is inmiddels eigen gemaakt. Begrippen als betrouwbaar, intuïtief en eenvoud zijn belangrijke uitgangspunten. De eerste toepassing is de elektronische service-order. Hiermee is het mogelijk om servicemonteurs uit te rusten met kleine mobiele handcomputers, ook wel PDA’s genoemd. Middels deze PDA’s en een mobiele verbinding zoals GPRS/UMTS, kan met monteurs worden gecommuniceerd. Hierdoor weet de monteur steeds waar hij naar toe moet en wat uitgevoerd dient te worden. In 4PS Construct is steeds inzicht in de activiteiten van de monteur, zoals reistijden en de voortgang van de werkzaamheden. Het afwerken van de werkbon, met vermelding van bestede uren en verbruikte materialen, kan snel en eenvoudig door de monteur op zijn PDA worden gedaan. De ingevoerde
informatie is direct beschikbaar in 4PS Construct. De mobiele applicatie zal zowel online als offline gebruikt kunnen worden. 100% aansluiting 4PS heeft in de afgelopen twee jaren significant geïnvesteerd in de verbreding en verdieping van de Service & Onderhoud-oplossing. In het ontwerp en uitvoering is hierbij volledig rekening gehouden met de aansluiting van de ´mobiele monteur.´ U kunt hierbij denken aan clusteren, grof- en fijnplanning (met behulp van het grafisch planbord), deadlinebewaking en consignatiediensten. In de praktijk heeft het zich al bewezen mede door het koppelen van 4PS Construct met overige buitendienstapplicaties. Doelstelling De doelstelling van de buitendienstapplicatie is in eerste instantie het optimaliseren van de communicatie rond service-orders en de beschikbaarheid en voortgang van servicemonteurs. Ontwikkelen samen met klanten We zijn de buitendienstapplicatie gezamenlijk met klanten aan het ontwikkelen. Zo ontstaat direct een innovatieve en praktijkgerichte applicatie. Vier klanten participeren in dit project en voegen pro-actief specialistische kennis toe. We houden u op de hoogte van de voortgang.
Schematische weergave infrastructuur mobiele toepassing
Productnieuws 4PS construct
4PS ontwikkelt mobiele toepassingen Een aantal essentiële voordelen: 1. Service-orders worden direct aan monteurs verstrekt: ophalen van werkbonnen is niet meer nodig. Daardoor minder reiskosten en afstemmingsverliezen; 2. Navigatie naar Servicelocatie: Daardoor minder reiskosten; 3. Inzicht in status van servicemonteur en service-order door servicecoördinator; 4. Direct en automatisch bijwerken van de grafische detailplanning na terugkoppeling van orders of na afwikkelen van de zgn. einde-dag-procedure. Daardoor beschikt u elke morgen over een bijgewerkte detailplanning waarin voortgang en urengebruik direct afleesbaar is en conclusies getrokken kunnen worden t.a.v. verwachte uit- of inloop van activiteiten. Daardoor is doelmatiger inzet van monteurs mogelijk; 5. Versnellen uitwisselen en verwerken informatie service-order naar kantoor: Daardoor sneller factureren, minder foutkansen en afstemmingsverliezen; 6. Online terugkoppeling van monteurs maakt een adequate KPI-meting mogelijk doordat de gewenste tijdstippen exact worden gelogd. Tevens kan de servicecoördinator het verstrijken van in het contract opgenomen prestatietijden en deadlines exact monitoren. Uw prestatiecontracten kunt u hierdoor optimaal managen met een rapportage naar uw opdrachtgever!
7
Productnieuws 4PS construct
IFRS en 4PS Construct – verbetert inzicht in de actuele winstgevendheid Projectwaardering is kunst. Van welke kant je het ook bekijkt, er is altijd wel iets bijzonders in te zien. De vele interpretaties hebben in het verleden bewezen, dat resultaatvergelijking tussen projectmatig werkende bedrijven een moeilijke en tijdrovende bezigheid is. Roep om standaardisatie en een éénduidige projectwaarderingsmethode, is dan een logisch gevolg. De initiatieven tot standaardisatie is heel concreet terug te vinden in de International Financial Reporting Standards (IFRS). Hierin worden op talloze “accounting” vlakken richtlijnen gegeven. Dat kan variëren van de waardering van pensioenen tot goodwill en van omzetbepaling tot segmentatie van rapportage. Met dit artikel willen we u meenemen in de wereld van IFRS en 4PS Construct.
Eén van de aspecten die voor u als onderneming in ieder geval interessant is, is hoe IFRS erover heeft nagedacht hoe u om dient te gaan met projectresultaatbepaling. In het verleden werd vooral de methode toegepast: ´Als het project klaar is wordt het resultaat geboekt, tenzij ik al eerder een verlies zie aankomen.´ De actuele
winstgevendheid van een onderneming wordt nauwelijks inzichtelijk gemaakt door aan het einde van een project resultaat te nemen. Als projecten gemiddeld genomen 6 maanden doorlooptijd hebben, dan loopt u wat dat betreft een halfjaar achter de feiten aan in het ontbreken van inzicht in de winstgevendheid.
Productie en Forecast kunnen op projectniveau in één scherm worden vastgelegd
8
IFRS heeft andere richtlijnen over de tijdigheid van rapporteren van (tussentijds) projectresultaat. Projectresultaat in 4PS Wanneer u nu zou rapporteren wat u weet over het waarschijnlijke verloop van een project, dan heeft u dat inzicht wel. Bijvoorbeeld als u halverwege het project een redelijke inschatting kunt maken van de nog te verwachten kosten. In 4PS Construct noemen we dit prognose. U kunt daarmee bepalen op welk ´projectresultaat´ u afstevent. We hebben het hier dan over het ´verwacht resultaat ten opzichte van de aanneemsom.´ Daarnaast kunt u in 4PS Construct vastleggen in hoeverre het project gerealiseerd is. We noemen dit de
Met deze functies is de methodiek van ´Percentage of Completion´ (POC) in combinatie met ´Project Forecasting´ goed geregeld binnen de vereisten van IFRS. De frequentie waarmee deze functionaliteit wordt gebruikt is in de afgelopen jaren flink toegenomen. Hierdoor is ook waardevolle terugkoppeling van onze klanten beschikbaar gekomen.
Aanneemsom Mutatie OHW Forecast Productiestand Tussentijds resultaat Omzetbepaling ´oude methode´: Genomen tussentijds resultaat 30 (1) Afgeleid: Omzet 330 (2)
de ´IFRS´methode. In 4PS Construct is nu de functionaliteit ontwikkeld, die de omzet kan bepalen conform IFRS. Snelheid en voordelen Vooral projectleiders en financiële medewerkers hebben hiermee een snel hulpmiddel ter beschikking om hun kennis rondom het toekomstig projectverloop efficiënt in 4PS Construct vast
400 300 60 75% 40 Omzetbepaling ´conform IFRS´: Omzet OHW projecten 300 (3) Kosten OHW projecten 270 (4)
(1) Wanneer de productiestand 75% is, dan is ook 75% van het tussentijds resultaat gerealiseerd (2) Is een telling van mutatie OHW en genomen tussentijds resultaat (3) Wanneer de productiestand 75% is, dan is ook 75% van de aanneemsom gerealiseerd (4) Is resultaat van omzet OHW projecten minus genomen tussentijds resultaat Voorbeeld methodieken van omzetbepaling
van het project zult u een correctiefactor willen loslaten. In ons voorbeeld, waar we halverwege zijn met ons project, zou het kunnen zijn dat 70% van het berekende projectresultaat gerapporteerd gaat worden. Wanneer het project bijvoorbeeld 80% gevorderd is, dan zal met meer zekerheid kunnen worden gerapporteerd en kan bijvoorbeeld wel 90% van het berekende resultaat worden meegenomen. Deze correctiefactor kan worden vastgelegd in 4PS Construct en wordt gebruikt in de berekening en boeking van het tussentijds resultaat wat “genomen” wordt van het OHW naar de W&V. IFRS-vereisten gerealiseerd Om aan de IFRS-richtlijn te voldoen inzake omzetbepaling (IAS18) en tussentijds resultaat, zijn in 4PS Construct alle functionaliteiten aanwezig om hier op een professionele en juiste manier mee om te kunnen gaan. Het betreft: • Ingeven van de ´forecast´; • Ingeven van de productiestand; • Berekenen van het tussentijds resultaat met behulp van de voorzichtigheidsfactor; • Journaliseren van het tussentijds resultaat.
Dit heeft geleid tot een aantal optimalisaties in de snelheid van vastlegging van ´forecasts´ en voortgang: • P roductie én Forecast kunnen op projectniveau in één scherm worden vastgelegd; • De projecten van een projectleider kunnen in een regelscherm van Productie én Forecast worden voorzien; • Productie én Forecast kunnen op hoofdprojectniveau worden ingegeven, waarbij de kosten en opbrengsten naar dit hoofdproject worden geaggregeerd voor de resultaatberekening; • Methodiek van omzetbepaling is aangepast aan de IFRS-richtlijnen. Methodiek van omzetbepaling Een nieuwe ontwikkeling binnen 4PS Construct is dat de omzet nu kan worden bepaald conform de richtlijnen van IFRS. De reden hiervoor is eenvoudig aan te tonen met bovenstaand voorbeeld. U ziet dat er significante verschillen kunnen ontstaan bij de bepaling van de omzet tussen de ´oude´methode en
te leggen. Naast eenvoudige invoermogelijkhden worden er ook rekentools meegegeven om de prognose en snelheid van berekenen uit te voeren: • M ogelijkheid om geprognosticeerd eindresultaat over te nemen van de vorige prognose. Hiermee wordt de prognose van de nieuwe periode berekend; • Extrapoleren van het projectresultaat op basis van de productiestand; • Overnemen van de prognose van de vorige periode; • Rapporteren dat alles volgens plan verloopt, het nog beschikbare budget is de prognose. Met 4PS Construct krijgt u verbetert inzicht in de actuele winstgevendheid wat waardevol kan zijn voor aandeelhouders of gewoon voor uzelf. Het biedt u ruime mogelijkheden om kort op de bal te spelen. En dat is de ambitie van 4PS: Continu optimaliseren en u een standaard software-oplossing bieden waarmee u op efficiënte wijze wordt geïnformeerd over onder andere uw ondernemingsresultaat!
9
Productnieuws 4PS construct
productiestand. U kan bijvoorbeeld aangegeven dat het project voor 50% gerealiseerd is. Voor IFRS betekent dit dat ook 50% van het projectresultaat is gerealiseerd. Een voorspelling blijft natuurlijk een voorspelling. Met een bepaalde bandbreedte aan zekerheid kunt u het voorspelde projectresultaat wel rapporteren. Dus op het voorspelde resultaat
Impressie nieuwbouw 4PS
De bouw
De oplevering
De opening
10
11
Nieuws
Koperbeheer in de woningbouw Koperbeheer speelt uitsluitend in de woningbouw bij zowel bouw- als installatiebedrijven. Het principe van koperbeheer bestaat uit keuzemogelijkheden die de koper kan aangeven voor de afbouw van zijn woning. Iedereen die een eigen huis heeft aangeschaft heeft te maken gehad met deze keuzes. Binnen de 4PS Construct software is al enige tijd de benodigde functionaliteiten voorhanden om dit proces soepel, efficiënt en professioneel te laten verlopen. De keuzemogelijkheden worden in het gehele systeem verwerkt. Keuzemogelijkheden waaraan te denken valt zijn bijvoorbeeld extra wandcontactdozen, de kleuren van wand- en vloertegels, extra buitenkraan, tweede wastafel in badkamer tot en met complete uitbouwen. Per woningmodel kan een bibliotheek met standaard meerwerkopties worden onderhouden. Deze bibliotheek kan ook worden opgebouwd door te kopiëren uit meerwerkopties van bestaande projecten. Naar de kopers van de woningen worden deze meerwerkopties uiteraard inclusief BTW aangeboden. De binnengekomen keuzelijsten van de kopers worden per bouwnummer verwerkt. Aan een meerwerkoptie is een werkbegroting en opslagen te
koppelen. Verder kunt u statussen en termijnregelingen aan meerwerkopties toevoegen. Zowel de statussen als de termijnregelingen zijn collectief te muteren. Op basis van de nog beschikbare opties (gerelateerd aan de voortgang van de bouw), bepaald de koper zijn/ haar keuze. De bevestiging van de keuze kunt u selecteren in de software (optielijst). Voor een efficiënte aansturen van de bouwplaats, is de zogenaamde meterkastlijst beschikbaar. In deze lijst staan de uit te voeren werkzaamheden per bouwnummer. Deze lijst wordt meestal in meterkast van de nieuwbouwwoning opgehangen. Voor installatiebedrijven kan naast het optienummer van de opdrachtgever,
gebruik worden gemaakt van een eigen optienummer. Bij veel bouwbedrijven is er een scheiding tussen Projectontwikkeling en het Bouwbedrijf. Daarom is het mogelijk om de beschikbare meerwerkopties tussen verschillende bedrijven te kopiëren. Indien gewenst kunt u een overzicht van alle meerwerkopties en bouwnummers presenteren door middel van de zogenaamde “kruisjeslijst”. Verder is het mogelijk de openstaande en gekozen opties via meerwerkoffertes te registreren en te presenteren. Een interessante extra mogelijkheid voor de installatietechniek is KOMO Instal. Het biedt u de mogelijkheid om per bouwnummer de meetresultaten vast te leggen van de uitgevoerde controles en keuringen op bijvoorbeeld gas-, water- en elektrische installaties. Daarbij kunt u aangegeven wie de keuring heeft uitgevoerd en welke apparatuur is gebruikt. Als er problemen of afwijkingen worden geconstateerd dan kunt u oplosacties voor medewerkers vastleggen. U kunt eveneens binnen 4PS Construct de documentenstroom voor uitgevoerde controles en keuringen aansturen. Uiteraard is koperbeheer volledig geïntegreerd in het integrale proces voor de bouw en installatietechniek.
Agenda Themamiddag Koperbeheer Donderdagmiddag 10 april 2008 Auditorium 4PS in Ede
Themamiddag Projectuitvoering/ -bewaking Donderdagmiddag 15 mei 2008 Auditorium 4PS in Ede Voorbeeld van opties per woningmodel / koper
4PS Keplerlaan 4 6716 BS EDE
T (0318) 644 500 F (0318) 644 510 E
[email protected] I www.4ps.nl
