Veelgestelde vragen over FiNBOX Algemeen Aanmelden voor FiNBOX Nota’s ontvangen via de bank Digitale nota’s betalen via FiNBOX Digitale nota’s printen & archiveren
ALGEMEEN FiNBOX. Uw financiële inbox binnen internetbankieren Ervaar nu nog meer betaalgemak en overzicht binnen internetbankieren. Want via internetbankieren kunt u rekeningen, acceptgiro’s en andere financiële post ontvangen, bewaren en nog makkelijker betalen. FiNBOX bij VKG Ook VKG biedt de factuur en andere financiële post digitaal aan via FiNBOX. De digitale nota via FiNBOX is hét alternatief voor een papieren nota. FiNBOX werkt snel en eenvoudig. U kunt zich op twee manieren aanmelden voor FiNBOX, via internetbankieren of via www.vkg.com/finbox. Na aanmelding ontvangt u van ons een bevestiging via uw bank. Daarna ontvangt u van ons voortaan uw post digitaal via uw bank. Met enkele muisklikken bekijkt, bewaart en (eventueel) betaalt u uw digitale nota. Wat zijn de voordelen voor mij? Snel en eenvoudig betalen in enkele muisklikken. Vertrouwd, veilig en overzichtelijk via internetbankieren. Geen acceptgiro overtypen, dus geen tikfouten. Geen papieren bewaren of kwijt raken. Geen wachtwoorden onthouden. Uw factuur en betaalgegevens bij elkaar. FiNBOX is gratis. Wat zijn de voordelen voor de afzender? Ook voor de afzender zijn er voordelen. De druk- en portokosten van een papieren nota worden uitgespaard. Daarnaast loopt de verwerking van de betalingen vlotter en komen er minder foutieve betalingen binnen. FINBOX spaart papier en is dus ook milieuvriendelijker. Kan iedereen gebruik maken van FiNBOX? FiNBOX is momenteel beschikbaar voor klanten van de Rabobank, ABN AMRO en ING. Voor zakelijke rekeningen van ING is FiNBOX nog niet beschikbaar. Ga naar de site van uw bank voor meer informatie over FiNBOX. Welke documenten kan ik zoal ontvangen via FiNBOX? Via de bank wordt een breed scala aan facturen en waardedocumenten verstuurd. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan acceptgiro’s, premienota’s, aanslagen, incassoberichten, uitkeringsspecificaties, loonstroken, pensioenstroken en verzekeringsbewijzen.
Kan de bank de inhoud van mijn FiNBOX-documenten inzien? Nee. De bank heeft geen toegang tot de gegevens uit de financiële post en kan op geen enkele wijze de inhoud inzien. De bank ontvangt alleen een documentnummer. De daadwerkelijke digitale documenten worden beheerd door billingprovider Bluem. Welke organisaties nemen deel aan FiNBOX? Van uw leverancier voor energie, water, internet, telecommunicatie tot uw gemeente, werkgever, verzekeraar, pensioenfonds, vereniging of postorderbedrijf. Kortom: uw belangrijkste leveranciers van producten en diensten. De lijst met aangesloten bedrijven groeit snel. Zie de lijst van deelnemende bedrijven in uw bankportal en op www.finbox.nl. U bepaalt zelf van welke leveranciers u financiële post via uw bank wenst te ontvangen. Doet mijn bank ook mee? Indien u gebruik maakt van het internetbankieren van de ABN AMRO, ING of Rabobank dan heeft u de beschikking over FiNBOX. Hiermee is er een bereik van ruim 90%. Andere banken zullen in de toekomst volgen. Heb ik de controle over mijn betalingen? Ja. FiNBOX is alleen een nieuwe distributiewijze. In plaats van een papieren nota ontvangt de klant de nota digitaal in de bankomgeving. De geregistreerde betaalwijze van de aangemelde klant blijft dus ongewijzigd, bijvoorbeeld ‘acceptgiro’ of ‘automatische incasso’. De automatische incasso’s kunt u van tevoren inzien, dit is een voordeel. De acceptgiro’s betaalt u nog steeds naar eigen wens, of u ziet af van betaling. Kan ik een demonstratie zien? Op de website van uw bank kunt u een demonstratievideo bekijken over FiNBOX. Is een digitale factuur via FiNBOX rechtsgeldig? Ja, een digitale nota via FiNBOX is legaal en rechtsgeldig. Zowel naar particulieren als naar zakelijke ontvangers. Een voorwaarde is dat u zelf toestemming heeft gegeven voor de ontvangst van nota’s binnen de bankomgeving en dat de nota gegarandeerd aankomt. Uw bank en VKG hebben dit geregeld.
AANMELDEN VOOR FiNBOX VKG hanteert het ‘opt-in’ principe. Dit betekent dat klanten eerst toestemming geven alvorens zij van VKG nota’s via de bank ontvangen. Hoe meld ik me aan voor FiNBOX? U kunt zich op meerdere manieren aanmelden voor FiNBOX. U kunt zich aanmelden binnen de internetbankieromgeving van uw bank, maar ook direct via VKG. Aanmelden via VKG: ga naar http://www.vkg.com/finbox/. Ontvang ik de digitale factuur van mijn partner? Als u zich aanmeldt, meldt VKG alle relaties die gekoppeld zijn aan dat rekeningnummer aan voor FiNBOX. Dus, als u samen met uw partner een en/of rekeningen heeft én u heeft allebei verzekeringspolissen die bij VKG worden geadministreerd, ontvangen beide partners de facturen in FiNBOX.
Wat als mijn aanmelding niet herkend wordt door VKG? Als de aanmelding niet herkend wordt, ontvangt de klant een melding in haar bankportal dat zijn/haar aanmelding is afgekeurd door VKG. Een reden hiervoor kan zijn dat de persoon niet bekend is bij VKG of dat de NAW gegevens van de ingelogde internetbankierder niet overeenkomen met de NAW gegevens die bij VKG geregistreerd staan bij aangegeven identificatienummer. Is FiNBOX ook voor automatische incasso bedoeld? Ja, als een klant zich aanmeldt, blijft zijn/haar betaalwijze ongewijzigd. Als de klant dus automatische incasso’s heeft lopen ziet hij deze in zijn internetbankieren verschijnen. FiNBOX is geen nieuwe betaalwijze, maar een nieuwe distributiewijze. Kan ik mij bij meerdere bankportalen aanmelden voor digitale post van dezelfde afzender? Consumenten gebruiken soms meerdere bankportalen. Zulke klanten kunnen kiezen in welk bankportal ze de digitale financiële post van de leverancier wensen te ontvangen. Aanmelding bij een tweede bank wordt afgekeurd. Het is namelijk niet mogelijk om digitale post van dezelfde afzender op twee plaatsen te ontvangen. De klant kan wel het bankportal wijzigen. Men doet dit door eerst zich af te melden in de bankportal waar men aangemeld staat en zich vervolgens aan te melden in het nieuwe bankportal. Hoe meld ik me af? Afmelden voor de digitale nota is met 1 muisklik mogelijk vanuit internetbankieren. De afmelding wordt doorgegeven aan de betrokken leverancier. Een afmelding betekent dat de klant in kwestie toekomstige nota’s niet meer via zijn bank wenst te ontvangen, maar gewoon weer op papier.
NOTA’S ONTVANGEN VIA DE BANK Digitale nota’s worden ontvangen in een overzicht waarin de afzender, omschrijving, bedrag en (verval)datum per nota wordt weergegeven. Iedere regel in het overzicht vertegenwoordigt een nota. De laatst ontvangen nota staat bovenaan in de lijst. Wat voor soort documenten kan men ontvangen via de bank? Een breed scala aan nota’s kunnen in de bankomgeving digitaal worden ontvangen. Denk hierbij aan financiële documenten zoals facturen, acceptgiro’s, premienota’s, aanslagen, incassospecificatie, premiespecificaties, uitkeringen, salarisstroken, pensioenoverzichten en polissen. Kortom: facturen en waardedocumenten. Welke factuurtypen kunnen worden verstuurd via de bank? De factuur kan van het type ‘acceptgiro’, ‘incasso’ of ‘credit’ zijn. Daarnaast kan men een document versturen van het type ‘informatie’. Hoe ziet het nota-overzicht eruit bij de bank? Digitale nota’s worden ontvangen in een overzicht waarin de afzender, omschrijving, bedrag en (verval)datum per nota wordt weergegeven. Iedere regel in het overzicht vertegenwoordigt een nota. De laatst ontvangen nota staat bovenaan in de lijst. Is de aflevering van de nota gegarandeerd? Ja, de aflevering is garandeerd. Indien een nota onverhoopt toch niet geplaatst kan worden door de bank, dan wordt de verzender hiervan automatisch op de hoogte gesteld via een exceptiebericht. Kortom: Er is een 100% waterdicht afleversysteem.
Ontvangt de klant een bericht dat er een nieuwe nota klaarstaat? VKG stuurt de klant, als het e-mailadres bekend is, een aankondiging via e-mail. Binnen 12 uur na het verzenden van de e-mail staat de nota gereed. Ook bij het inloggen in internetbankieren is er een aankondiging. Daarnaast biedt Rabobank internetbankierders de mogelijkheid een e-mail of SMS alert service aan te zetten. Als de klant inlogt, ziet men dan direct dat er nieuwe post is? In de bankportal krijgt men direct na inloggen een melding als er nieuwe post is.
DIGITALE NOTA’S BETALEN VIA FiNBOX Een digitale nota kan met enkele muisklikken worden betaald. Het betaalkenmerk komt gegarandeerd mee. Is FiNBOX een nieuwe betaalwijze? Nee, FiNBOX is een nieuwe distributiewijze. In plaats van een papieren nota ontvangt de klant de nota digitaal in de bankomgeving. De geregistreerde betaalwijze van de aangemelde klant blijft dus ongewijzigd ‘acceptgiro’ of ‘automatische incasso’. Hoe betaal ik een digitale ‘acceptgiro’ via FiNBOX? Een te betalen digitale nota wordt eenvoudig met één muisklik betaald en vervolgens verzonden op de vertrouwde bankmanier. De betaling staat al helemaal klaar, waardoor de klant niet meer zelf de betalingsgegevens hoeft over te typen. U gebruikt de standaard bankmethodiek voor het bevestigen van de betaling. Hoe wordt de betaaldatum vooringevuld door de bank? Bij Rabobank, ABN AMRO en ING staat de betaaldatum bij betalen op de systeem- of vervaldatum. U kunt het omzetten naar een andere datum of de vervaldatum. Als ik een digitale nota niet of slechts gedeeltelijk wil betalen, kan dat? Ja, het bedrag (en de datum) van de betaling kan aangepast worden. Uiteraard kan een klant een digitale nota niet betalen. Kan ik een betaalopdracht ingeven voor een automatische incasso? Nee, dit kan niet. Er wordt geen betaalknop getoond bij een digitale nota van het type ‘incasso’, ‘credit’ of ‘informatie’. De betaling is immers al geregeld via de incassobatch. Kan ik zien of een ontvangen digitale acceptgiro al eerder door mij betaald is? Ja, in het nota-overzicht wordt de status van de nota getoond. Een digitale nota kan niet per ongeluk tweemaal betaald worden. Is een digitale nota rechtsgeldig in geval van een meningsverschil over een factuur (een factuurdispuut)? Ja, een digitale nota is rechtsgeldig. Essentieel hierbij is dat de klant zelf toestemming heeft gegeven voor de ontvangst van nota’s binnen de bankomgeving. De aankomst van een digitale nota is gegarandeerd.
DIGITALE NOTA’S PRINTEN & ARCHIVEREN Een digitale nota kan met enkele muisklikken lokaal worden geprint en opgeslagen. De klant kan de nota ook verplaatsen van het nota-overzicht naar een nota-archief binnen de bankomgeving. Bieden de banken ook een digitale nota archief? Ja de banken kennen een nota-archief folder. Klanten kunnen nota’s verplaatsen vanuit het nota-overzicht naar het nota-archief in hun internetbankieren. Kan ik de digitale nota ook printen? Ja, een digitale nota kan geprint worden. De klant gebruikt hiervoor de ‘print’ functie van de internetbrowser (in geval van een HTML nota) of PDF reader (in geval van een PDF nota). Hiervoor raadpleegt u eerst de desbetreffende nota. Verandert FiNBOX iets in juridische zin voor mij als debiteur, ten opzichte van de papieren nota? De belastingdienst verlangt dat een zakelijke ontvanger facturen 7 jaar op papier of in elektronische vorm bewaart. Elk document dat u via FiNBOX ontvangt, wordt 7 jaar bewaard door de organisatie die het verstuurd heeft en blijft toegankelijk via internetbankieren. U kunt ook een kopie van de financiële post opslaan, bijvoorbeeld op uw harde schijf of USB-stick.
