Veelgestelde vragen over DOT Openen Vraag Mag bij een faxverwijzing alvast een zorgtraject door het secretariaat geopend worden?
Antwoord Ja, mits er goede werkafspraken hierover zijn gemaakt. De openingsdatum van het zorgtraject is de datum van het consult of de uitvoering van een onderzoek die voorafgaand aan het consult heeft plaatsgevonden. Ja. In DOT kan een klinische opname ook in een vervolgtraject plaatsvinden. Bijvoorbeeld als er een wachtlijst (van meer dan 3 maanden) bestaat voor een klinische ingreep: na de poli-consulten wordt het subtraject na 90 dagen afgesloten en daarna vindt de opname plaats in het vervolgtraject (met zorgtype=21). Ook kunnen (her)opnames plaatsvinden in een vervolgtraject. Het zorgtype (zt) 11 en 21 geeft in DOT alleen de volgorde aan: een zt=11 is het eerste subtraject binnen het zorgtraject en de hierna volgende subtrajecten hebben een zt=21.
Kan in DOT in een vervolgtraject (met zorgtype=21) ook een klinische episode worden opgevoerd?
Parallelliteit Vraag Wanneer mag een parallel zorgtraject worden geopend?
Antwoord Het openen van een parallel zorgvraag (op basis van een nieuw zorgvraag/klacht) is toegestaan mits de combinatie van diagnoses van beide zorgtrajecten niet verboden is. In de diagnose-combinatie tabel is opgenomen welke parallelle diagnose combinaties niet zijn toegestaan. Hiermee verdwijnt ook de 40%-regel voor parallelliteit uit de DBC’s systematiek. Wanneer er sprake is van niet toegestane parallelliteit zijn er 2 opties: • Geen parallel zorgtraject openen. De verrichtingen komen gewoon in het vervolgtraject van de reeds lopende DOT-zorgtraject en de grouper leidt een ‘zwaarder’ zorgproduct af. Pas eventueel de diagnose van het vervolgtraject aan. • Of: vul een alternatieve diagnose bij het nieuw te openen zorgtraject in dat wel is toegestaan.
Wat moet ik doen wanneer het systeem met een melding komt dat het niet toegestaan is om een parallel zorgtraject te openen.
1
Als er parallelle zorgtrajecten zijn, zorgt het systeem er dan voor dat de juiste verrichtingen aan de juiste zorgtrajecten worden gekoppeld?
Nee, dit moet handmatig gebeuren
Intercollegiaal consult (ICC) Vraag Hoe sluit je een ICC-traject af?
Antwoord Deze wordt automatisch meegesloten als de hoofdbehandelaar het subtraject sluit
Diagnose Vraag Kan een diagnose op elk moment worden gecorrigeerd?
Antwoord Tot het moment dat het subtraject wordt afgesloten, kan de diagnose nog worden aangepast.
Verwijzer Vraag Waarom moeten we de verwijzer invullen?
Antwoord Het is wettelijk verplicht om de verwijzer van de patiënt in het DOTregistratiescherm in te vullen. De factuur wordt door de zorgverzekeraar geweigerd als de verwijzer niet is ingevuld. Grouper geeft alleen uitval door ontbreken van de diagnose.
Geeft de grouper ook uitval door ontbreken verwijzer, ontbreken VZP en /of diagnose? Mag het secretariaat de verwijzer invullen? Welke verwijzer moet worden ingevuld bij een vervolgtraject (dat automatisch is wordt geopend)
Ja, kan prima als voorbereiding op het spreekuur Het systeem vult automatisch als verwijzer 'eigen patiënt' in.
Verrichtingen Vraag Wie gaat begeleidingscodes voor cytostatica invoeren?
Antwoord Hier moeten afspraken worden gemaakt met de artsen en het secretariaat. 2
Opm.: het is belangrijk om de begeleidingscodes voor cytostatica juist en tijdig in te vullen, deze zijn namelijk de 'trigger' voor het systeem om een subtraject automatisch eerder af te sluiten Ja, ook al is dit geen officiële zorgactiviteit/verrichtingscode. Het registreren is relevant voor bepalen van de kostprijs. Immers activiteit wordt wel degelijk uitgevoerd. Ja, anders wordt een onvolledig verrichtingenprofielen naar de grouper gestuurd. Zwevende verrichtingen moeten gekoppeld worden aan het bijbehorende zorg-/subtraject. Bij de DOT-opleidingssessies voor de RVE's zijn tabellen (excel bestanden) beschikbaar gesteld met informatie over de beslisbomen, de top-x van DBCzorgproducten van een specialisme, etc. Een van deze tabellen bevat informatie over welke verrichtingen/zorgactiviteiten leiden tot een bepaald DBC-zorgproduct.
Moeten de telefonische en emailconsulten wel geregistreerd blijven worden? Is het nuttig om te controleren of er zwevende verrichtingen (=verrichtingen die niet aan een subtraject zijn gekoppeld) zijn voordat de gegevens naar de grouper gaan? Wat zijn de nieuwe essentiële verrichtingen onder DOT?
Dure geneesmiddelen Vraag Wie registreert de codes voor de add-ons (dure geneesmiddelen)?
Antwoord Dit doet de apotheek op basis van het aangeleverde recept: zij registreren de benodigde zorgactiviteitencodes.
Afsluiten Vraag Moet er bij het overlijden van een patiënt handmatig worden afgesloten of gaat dit automatisch op basis van de overlijdensdatum?
Antwoord Het afsluiten gaat automatisch mits overlijden wordt geregistreerd bij de patiënten-administratie. Wanneer de patiënt thuis is overleden dan krijgt de administratie dit door via de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). Een subtraject wordt altijd op de 365e dag gesloten indien het subtraject na 365 dagen (bv. door herhaalde heropnames) nog open staat.
Theoretisch gezien kan een patiënt met herhaalde heropnames binnen 42 dagen een jaar lang over dit traject doen of zelfs eindeloos. Hoe moet hiermee worden omgegaan? 3
Mag bij een in tempi behandeling het subtraject eerder worden afgesloten, bv. één dag voor de dag dat de volgende (operatieve) ingreep plaatsvindt?
Een subtraject mag alleen eerder worden afgesloten als dit expliciet als uitzondering op de standaard afsluitregels is vermeld in de DOTregistratieregels (zie document Registratieregels van DBC-Onderhoud, paragraaf 3.3.1) Nee, alleen de DBC’s die conform de huidige DBC-regels kunnen worden afgesloten, mogen ook worden afgesloten. De DOT-regels gelden ook voor patiënten die in het buitenland wonen: er zijn geen afwijkende regels voor hen.
Mogen alle huidige DBCs nog in 2011 afgesloten worden? Is er afwijkende regelgeving voor in het buitenland wonende patiënten die een dbc hebben: mag deze eerder afgesloten worden? Opent zich dan ook een vervolg traject?
Vervolgtraject Vraag Is het automatisch starten van een vervolgtraject plaatselijk beleid of landelijk beleid? Veel patiënten komen na hun controle niet meer terug. Wat gebeurt er dan met de automatisch aangemaakte vervolgtraject?
Als er automatisch een vervolgtraject wordt aangemaakt welke velden zijn dan al standaard gevuld?
Antwoord Automatisch starten van een vervolgtraject is landelijk beleid (DOT registratieregels). Het vervolgtraject wordt na 365 dagen automatisch afgesloten. Dit vervolgtraject is 'leeg' (= er zijn geen verrichtingen bij geregistreerd) en wordt niet gedeclareerd. Daarmee wordt ook het zorgtraject zelf afgesloten en er wordt geen vervolgtraject meer aangemaakt. Diagnose en evt. zorgvraag worden overgenomen uit initiële dbc Verwijzer wordt automatisch: eigen patiënt
Valt de vervolg-DBC van een reguliere zorg DBC geopend in 2011 na 1 januari ook onder het DOT regime? Als patiënt niet meer terug hoeft te komen, opent zich dan toch automatisch een vervolgtraject?
Ja, voor alle handmatig gesloten ‘oude’ dbc’s wordt automatisch een vervolgtraject volgens de DOT systematiek geopend. Ja, echter als deze zonder verrichtingen / zorgactiviteiten blijft (leeg) is het niet declarabel en wordt na 365 dagen het zorgtraject gesloten.
Overige Vraag Hoe moet er geregistreerd worden als na overlijden er nog veel (duur) onderzoek plaatsvindt?
Antwoord De onderzoeken moeten geregistreerd worden en de einddatum van het zorgtraject moet worden aangepast aan de datum v.d. betreffende verrichting(en). 4
5
