Veel gestelde vragen en antwoorden (FAQ) ivm de toetreding tot de aankoopcentrale telecom van de Vlaamse Overheid met Orange België NV
Op welke wijze kan ik –als lokaal bestuur- kennis nemen van het aanbod en de prijzen van dit contract? Waar vind ik de contracten? Na registratie via de website https://e-services.business.orange.be/vlo/ ontvangt u via e-mail een login en paswoord waarna u via dezelfde website de informatie kan downloaden.
Wanneer kan ik instappen ? Lokale overheden kunnen toetreden via de e-care portaal van Orange vanaf 15/3/2012.
Moeten we beide loten afnemen (mobiel en vaste telefonie)? Neen, u kan kiezen of u diensten van één van beide percelen afneemt of beide.
Hoe bekom ik extra informatie over het lastenboek? Bij wie kan ik terecht als ik er vragen over heb? (contactgegevens) Voor vragen kan u zich richten via e-mail tot:
[email protected] , bij voorkeur met
[email protected] in kopie.
Kan/moet mijn bestuur toetreden? Er is geen verplichte afname.
Wat wordt aanzien als een bestelling of een geldig toetredingsdocument? Een elektronisch exemplaar van het toetredingsdocument is gepubliceerd op www.vlaanderen.be/telecomcontract/
Hoe? Wie kan er bestellen? Welke instantie is bevoegd? Een beslissing tot afname dient te gebeuren door de Gemeenteraad of de Raad voor maatschappelijk welzijn van het OCMW of de bevoegde budgethouder (of een vergelijkbaar orgaan in het geval van een andere lokale of provinciale overheid).
1
Wat zijn de voorwaarden om aan de condities van de VO in te tekenen? De volgende administratieve entiteiten zal de mogelijkheid worden geboden om diensten af te nemen van de geplaatste opdracht: •
• • • • •
de administratieve diensten van de Vlaamse overheid zijnde de 13 Vlaamse ministeries, de Strategische Adviesraden, Intern en Extern Verzelfstandigde Agentschappen van de Vlaamse Gemeenschap/het Vlaamse Gewest en de VOI’s; de verenigingen zonder winstoogmerk waarin de Vlaamse overheid minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft; de Vlaamse Regering (de kabinetsleden); het Vlaamse Parlement; de lokale en provinciale besturen zoals omschreven in artikel 4 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
Inzonderheid gaat het om de volgende besturen: o o o
o
o
o
o
de gemeenten en de districten; de provincies; de andere gemeentelijke en provinciale instellingen, met inbegrip van de verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft of de helft van de financiering voor haar rekening neemt; de verenigingen van provincies en gemeenten, bedoeld in de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales, en de samenwerkingsvormen zoals geregeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna O.C.M.W.'s te noemen, en de verenigingen, bedoeld in Titel VIII van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008 (voorheen hoofdstuk 12 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende O.C.M.W.'s); de polders, bedoeld in de wet van 3 juni 1957 betreffende de polders, en de wateringen, bedoeld in de wet van 5 juli 1956 betreffende de wateringen; de kerkfabrieken en de instellingen die belast zijn met het beheer van de temporaliën van de erkende erediensten
De voormelde entiteiten zijn niet verplicht tot afname van diensten.
2
Welke formaliteiten dienen in acht te worden genomen? U dient een toetredingsbelissing te laten nemen door het bevoegde orgaan binnen uw organisatie (vergelijkbaar met een gunningsbeslissing), u dient hiervoor een voorstel van beslissing/toetreding tot de aankoopcentrale voor te bereiden, na de beslissing dient u aan Orange en de VO een scan van het ondertekend toetredingsdocument te bezorgen via de eCare portaal. Een model van beslissing is terug te vinden op www.vlaanderen.be/telecomcontract/ en op de eCare portaal van Orange https://e-services.business.orange.be/vlo/ .
Welke documenten zijn nodig om te kunnen beslissen? Het bestek, de offertes, de gunningsbeslissing van de Vlaamse Regering, het ontwerp toetredingsdocument en een voorstel tot beslissing door de Gemeenteraad of de Raad voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) of een vergelijkbaar beslissingsorgaan. Een vergelijking tussen de voorwaarden van de actuele leverancier(s) en voorwaarden van aankoopcentrale telecom van VO? Hiervoor kan u contact opnemen met uw accountmanager bij Orange (of via
[email protected]). Indien u vergelijkingen wil maken van nog andere aanbiedingen kan u zich eventueel laten assisteren door een gespecialiseerd TEM adviseur (TEM = telecom expense management).
Bij wie kan ik terecht om de opportuniteit van toetreding te beoordelen? Het onderzoek van de actuele voorwaarden of voorwaarden van een andere aanbieder of een andere aankoopcentrale met de door de VO telecom-aankoopcentrale aangeboden voorwaarden is vergelijkbaar met de voorbereiding van een gunningsbeslissing en dient door de kandidaat-afnemer te gebeuren. Indien u hiervoor niet voldoende expertise in huis heeft kan u beroep doen op een TEM-adviseur. Voor meer details over de voorwaarden kan u contact opnemen met uw accountmanager bij Orange of via
[email protected]
Hoe beëindig ik mijn huidige overeenkomst? Dit zal afhangen van het soort contract dat werd afgesloten met uw huidige operator(en). De meeste (standaard) telecomcontracten hebben een minimumduur die uitgedaan moet worden. Vroeger uitstappen leidt tot het betalen van een boete of compensatievergoeding. Indien u die minimumtermijn heeft uitgedaan kan u doorgaans nadien op elk moment uitstappen/overstappen. Het is zeer belangrijk dat de kandidaat-toetreder vooraf goed nagaat welke voorwaarden er precies gelden in zijn actueel contract (actuele contracten) en deze maximaal respecteert en weet welke (financiële) gevolgen er zijn bij niet naleving. Bij nummerportering (vaste of mobiele nummers) dient u de nieuwe operator een mandaat (letter of authorization) of een MNP- of FNP-document te bezorgen om de nummers over te hevelen. 3
Door het ondertekenen van een MNP- of FNP-document geeft u een mandaat aan de nieuwe operator (Orange) om het contract met de vorige operator op te zeggen. Belangrijk is ook bij indirecte verbindingen bij vaste telefonie om de ISDN2 (ISDN BA)- en PSTN-lijnen **niet** op te zeggen bij de actuele (historische) operator en enkel bij Orange de CPS-programmatie aan te vragen. Voor ISDN-30 (of ISDN PRA)-verbindingen ondertekent u een FNP-document en zegt u van zodra de PRA-installatie is gebeurd door Orange, de oude PRA bij uw actuele operator op.
Hoe worden afspraken met betrekking tot het starten van de dienstverlening gemaakt? Rechtstreeks met Orange. Eerste contactname via
[email protected], dan via een projectteam (sales, presales, technische projectleider van Orange). Voor lokale overheden zijn de accountmanagers bij Orange Benjamin Beerens, Herman Sauwens en Nicolas Snoeck.
Hoe kan ik uitstappen ? Met welke opzegtermijn? Dit zal afhangen van het soort contract dat werd afgesloten met uw huidige operator(en).
Ik wil sowieso mijn nummers behouden, hoe werkt dat ? Zowel de vaste als mobiele nummers kunnen behouden blijven •
Vaste nummers kunnen worden overgedragen via FNP (Fix Number Portability)
•
Mobiele nummers kunnen worden overgedragen via MNP (Mobile Number Portability).
•
Hiervoor dient u een of meerdere mandaten te geven aan de nieuwe operator om uw nummers over te hevelen (via LoA, letter of authorization).
Zijn de aangeboden SLA’s gratis? Een aantal basis SLA’s zijn gratis (zie offerte). De andere KPI’s zullen enkel gerapporteerd worden na betaling voor deze optie.
Hoelang loopt het contract? De contractduur is 7 jaar. De Vlaamse overheid heeft wel het recht om de opdracht na 5 jaar vroegtijdig te beeïndigen. Aangezien de lokale overheden pas vanaf 15 maart 2012 kunnen toetreden, zal de afnameduur maximaal ca. 6 jaar en 5 maanden kunnen zijn (waarvan 4 jaar en half gegarandeerd).
Ben ik verplicht de volledige contractduur uit te doen? Neen, er is enkel een verplichte afnameperiode van 2 jaar voor vaste verbindingen (vb ISDN30), voor zover er een fysieke installatie is aangelegd op de klantenlocatie. 4
Wie moet mijn aanvraag tekenen? Uw leidinggevende die gaat over gunning van overheidsopdrachten van een bepaalde bedrag (te berekenen bij de prijsvergelijking), ev. verder doorgeschoven door delegatie (via een delegatiebesluit). Dit kan geconcretiseerd worden dmv een delegatie in de beslissing van de gemeenteraad/raad van maatschappelijk welzijn (ocmw) of een beslissing van een ander bevoegd orgaan. Zie hiervoor het model van beslissing en het toetredingsdocument.
Ik ben reeds klant bij Orange, wat moet ik doen? Via uw account manager bij Orange kan u toetreden tot de aankoopcentrale telecommunicatie. Het opsturen van een toetredingsdocument is de eerste stap. Indien enkel de prijzen aangepast dienen te worden en er geen fysische/technische migratie nodig is, kan dit sneller dan wanneer een migratie van simkaarten of vaste lijnen nodig is. De maximale doorlooptijd van de migratie is 6 maanden, te rekenen vanaf ontvangst van alle vereiste informatie bij Orange (vb welke gebruiker krijgt welk belprofiel).
Zijn opgegeven prijzen onderhevig aan de markt? Ja, er zijn marktconformiteitscontroles voorzien om na te gaan of deze prijzen zich nog bij de beste in de markt bevinden. Prijzen zullen op regelmatige basis worden gewijzigd en de VO (Het Facilitair Bedrijf, cel uitbesteden ICT-diensten, team beheer van telecomcontracten) volgt de trends hierover nauwgezet op.
5
