FAQ BEGELEID WERKEN : VEEL GESTELDE VRAGEN EN ANTWOORDEN : 1. Hoe dienen erkenning en capaciteit te worden opgevat met deze nieuwe regelgeving? In het BVR van 10 december 2010, Art. 6 staat dat in het MB van 18 juni 1975 een artikel 3ter wordt ingevoegd : “Art.3ter, §1. Het dagcentrum kan met behoud van de toepassing van artikel 3bis,§1, de erkende plaatsen invullen met plaatsen aanwezigheid in het dagcentrum of met begeleidingen volgens de methodiek begeleid werken. De erkende plaatsen van de voorziening moeten ingevuld worden met minstens het aantal personen met een handicap dat equivalent is aan het erkenningsgetal van de voorziening.” Begeleid werken is een variant geworden in de werking van het dagcentrum. Het dagcentrum biedt aan haar cliënten de mogelijkheid aan van begeleid werken, naast de mogelijkheid van de dagbesteding in het atelier in het dagcentrum. Aan de cliënten die in aanmerking komen voor begeleid werken dient de keuzevrijheid voorgelegd om al dan niet aan begeleid werken deel te nemen. De erkenning van een dagcentrum bevat een capaciteit op afdelingsniveau ; er wordt binnen die erkenning voor dagcentrum geen aparte capaciteit specifiek voor begeleid werken en/of atelier vastgelegd. Begeleid werken is een immers minstens een evenwaardige methodiek binnen dagcentra geworden, die flexibel kan worden toegepast, zodat men vraaggestuurd kan tewerk gaan. Een dagcentrum kan dus zowel de methodiek atelier toepassen, als de methodiek begeleid werken. 2. Wat als mijn voorziening voorheen werkte met een convenant voor begeleid werken? Zie het antwoord hierboven rond erkenning en capaciteit. Zie ook in het BVR van 10 december 2010, Art. 7 : “De convenanten met betrekking tot begeleid werken die gesloten zijn tussen het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap of zijn rechtsvoorganger en de dagcentra nemen een einde op de datum van de inwerkingtreding van dit besluit.” 3. Kunnen cliënten die nog naar het atelier komen, ook aan begeleid werken doen? Cliënten die naar het atelier komen, kunnen combineren met begeleid werken. Een persoon kan zowel aan atelier doen als aan begeleid werken. Hij kan op dezelfde dag dat hij aan begeleid werken doet ook nog een halve dag naar atelier komen, er wordt dan een halve dag voor atelier op de kostenstaten genoteerd. Het kan zelfs uitzonderlijk voorkomen dat hij dezelfde dag een volledige dag naar het atelier kan komen en ook nog eens aan begeleid werken doet, er wordt dan een volledige dag genoteerd. Het is de bedoeling om, met deze flexibele methode waarbij het aandeel begeleid werken binnen de erkende capaciteit niet vooraf wordt vastgelegd, elke persoon met een handicap in een dagcentrum daar waar mogelijk de kans te geven om op 1 of meerdere dagen van de week aan begeleid werken te doen, zodat op termijn elk dagcentrum de methodiek begeleid werken toepast. Elk dagcentrum kan, naar gelang de vraag en mogelijkheden van haar doelpubliek, evolueren naar hetzij een voorziening waar alle cliënten enkel aan begeleid werken doen, hetzij een voorziening met een mix van begeleid werken en atelierwerking, waarbij sommige cliënten enkel atelier doen, anderen enkel begeleid werken, en nog anderen afwisselen. 4. Hoe moet er geregistreerd worden in de Cliëntregistratie en in de kostenstaten? In de Cliëntregistratie staan personen die enkel aan atelier doen enkel met een begeleidingsovereenkomst onder de werkvorm atelier (is voor gebruiker webapplicatie met in te vullen weekschema conform protocol van verblijf/voor Orbis-voorziening enkel met percentage theoretische bezettingsgraad). Op de kostenstaten worden de effectieve, subsidiabele typedagen gebruikt. Personen die enkel begeleid werken doen staan in de Cliëntregistratie enkel met een begeleidingsovereenkomst onder de werkvorm begeleid werk. Voor begeleid werkers worden er geen kostenstaten aangemaakt. Personen die zowel naar de atelierwerking komen als aan begeleid werken doen, dienen met 2 begeleidingsovereenkomsten in de Cliëntregistratie te worden geregistreerd, 1 voor atelier en 1 voor begeleid werk. Dit zijn dus personen die tijdens de dagen dat ze aan atelier doen met deeltijdse (of voltijdse) subsidiabele typedagen op de kostenstaten staan. De dagen dat een persoon enkel aan
begeleid werken doet en niet naar atelier gaat, worden er niet subsidiabele dagen (XX- of NG-dagen) geregistreerd op de kostenstaten. 5. Telt prospectie (jobfinding, jobmatching) mee als in te brengen begeleidingen voor subsidiëring in het kader van begeleid werken? Voor cliënten die in aanmerking komen voor begeleid werken en hiervoor interesse hebben, kan actief gezocht worden naar een werkpost begeleid werken. Prospectie telt evenwel alleen mee indien ze betrekking heeft op het begeleid werken van één enkele persoon met een handicap. Algemene prospectie bij eventuele kandidaat-werkgevers kan niet ingediend worden voor subsidiëring. 6. Kan vervoer ingebracht worden als een subsidiabele begeleiding? Het telkens vervoeren van en naar de werkpost kan niet beschouwd worden als telkens een begeleiding in het kader van begeleid werken. De subsidiewetgeving voorziet in subsidiëring van begeleidingen, vervoer kan niet beschouwd worden als begeleiding in het kader van begeleid werken. 7. Kan een bezoldigde activiteit beschouwd worden als begeleid werken? Begeleid werken is onbezoldigd. Zodra het een bezoldigde activiteit betreft kan dit niet meer beschouwd worden als een vorm van begeleid werken. 8. Kan een activiteit binnen de eigen voorziening beschouwd worden als begeleid werken? Neen. Begeleid werken wordt door de cliënt uitgevoerd buiten de eigen voorziening. 9. Welke prestaties aan begeleid werken kunnen ingebracht worden als subsidiabel in het kader van begeleid werken? Het zijn niet de uren dat een cliënt zelf aan begeleid werken doet die als begeleidingen worden geteld om in te dienen voor subsidiëring, maar wel de begeleidingen die een begeleider van uw voorziening doet in het kader van begeleid werken. Het kan uiteraard ook niet de bedoeling zijn dat tijdens alle uren gepresteerd door een cliënt, er begeleidingen nodig zijn door een begeleider van uw voorziening. Het komt erop neer dat de begeleidingen van uw begeleider naar de werkpost toe en naar de begeleid werker toe, al dan niet terplekke op de werkpost, meetellen als begeleidingen. Ook relevante telefonische besprekingen door de begeleider met de werkpost (voor afspraken, bijsturing of in geval van bepaalde problemen) die minimum een half uur duren tellen mee. 10. Hoe zullen de halve uren begeleiding geteld te worden voor subsidiëring? Zolang dit minimum een half uur duurt, kan dit meegeteld worden voor subsidiëring, vermits 2 halve uren mogen samen geteld worden tot 1 uur = 1 subsidiabele begeleiding (ongeacht of 2 halve uren begeleiding zich op eenzelfde dag dan wel op verschillende dagen hebben voorgedaan). Stel dat een bepaalde case vereist dat op een bepaalde dag bijv. 3 halve uren en 1 vol uur begeleiding nodig is, of bijv. 2 halve uren en 2 maal 1 vol uur, dan worden deze mogelijkheden niet uitgesloten, hoewel deze voorbeelden wellicht eerder uitzondering dan regel zullen zijn. U registreert in de excel het aantal halve uren (= begeleidingen van minimum een 1/2 uur tot minder dan 1 uur) per maand in de rij ‘aantal 1/2 uren’ bij de betrokken persoon. De excel rekent dit automatisch om. 11. Hoe worden de volle uren begeleiding geteld voor subsidiëring? Een begeleiding duurt volgens de wetgeving minstens een half uur en maximum 2 uur. Een begeleiding van minstens 1 uur en tot maximum 1u59’ telt als 1 subsidiabele begeleiding. Vanaf een begeleiding minimum 2 uur duurt telt dit als 2 subsidiabele begeleidingen. Het kan voorkomen dat een begeleiding toch bijv. 3 uur duurt, dit telt dan ook voor 2 subsidiabele begeleidingen. U registreert in de excel het aantal subsidiabele begeleidingen in volle uren (1 vol uur = een begeleiding van min.1 uur tot max.1u59’; 2 volle uren = een begeleiding van 2 uur of meer) per
maand in de rij ‘aantal volle uren’ bij de betrokken persoon. Stel dat zich die maand bijv. enkel een begeleiding van 3 uur zich heeft voorgedaan, dan noteert u die maand in de kolom ‘aantal volle uren’ 2 subsidiabele begeleidingen. Stel dat zich die maand bijv. een begeleiding van 3 uur zich heeft voorgedaan en een begeleiding van 2 uur, dan noteert u die maand in de kolom ‘aantal volle uren’ 4 subsidiabele begeleidingen. Nieuw is dus : begeleidingen met een duur van 2 uur mogen geteld worden als 2 begeleidingen. 12. Hoe komen we het totale aantal subsidiabele begeleidingen te weten? De excel zal per begeleid werker het door u per maand opgegeven totaal aantal halve uren omrekenen naar het equivalent in aantal uren en samen tellen met het door u per maand opgegeven totaal aantal volle uren, om aldus het volledige totaal aantal uren te bekomen en het totaal aantal (subsidiabele) begeleidingen hieruit afleiden, wat overheen alle begeleid werkers gesommeerd wordt in het tabblad ‘totaaloverzicht’, waardoor u de berekeningen voor uw dagcentrum rond het aandeel begeleid werken t.a.v. atelier daar kunt volgen. 13. Hoe wordt begeleid werken genoteerd in het dagprijsdossier? In het dagprijsdossier is een aparte rubriek voorzien om de gemiddelde bezetting begeleid werken in te geven. 14. Dient een financiële bijdrage te worden ingehouden? Conform de wetgeving dient het VAPH de netto dagprijs te subsidiëren na afhouding van de financiële bijdrage, ook voor de onderhoudsdagen die voortvloeien uit begeleid werken. Er wordt aangeraden om geen financiële bijdrage van begeleid werkers af te houden. Ter compensatie geldt de flexibiliseringspremie. Hiervoor zullen de onderhoudsdagen afgeleid uit begeleid werken door het VAPH automatisch worden bijgeteld bij de berekening van de flexibiliseringspremie voor betreffend werkingsjaar, conform de wetgeving flexibiliseringspremie en op voorwaarde dat per omgezette plaats begeleiding geboden wordt aan bijkomend opgenomen personen met een handicap. 15. Gemiddeld zijn maximum 42 begeleidingen per persoon zijn subsidiabel. Hoe moet ik dit begrijpen? Gemiddeld wil zeggen overheen de afdeling. Voor een dagcentrum waar er bijv. 10 begeleid werkers zijn, is dit maximum 420 subsidiabele begeleidingen. In het tabblad ‘totaaloverzicht’ van de excel kunt u zien dat, indien het totaal aantal ingediende begeleidingen boven het aantal begeleid werkers X 42 gaat, voor subsidiëring wordt afgetopt. 16. Kan ik begeleid werken vanuit tehuis ook indienen voor subsidiëring? Begeleid werken vanuit tehuis wordt niet gevat door de subsidiewetgeving dagcentrum. 17. Waarom dienen er jaarlijks GEEN Werkingsverslagen begeleid werken meer te worden ingediend vanaf werkingsjaar 2011? Dagcentra die werkten met convenant begeleid werken in 2010 dienden hun "Werkingsverslag afrekeningsdossier begeleid werken 2010" nog in te dienen vóór 30.06.11. Vanaf werkingsjaar 2011 dienen dagcentra voor de afrekening van hun begeleid werken geen Werkingsverslag meer te sturen, omdat begeleid werken voor een werkingsjaar X zal afgerekend worden via het reguliere subsidiemechanisme, na omzetting van de begeleidingen naar dagen via de registratie-tool begeleid werken, die u uiterlijk 31.03.jaar X+1 (deadline voor 2011 : 30.04.12) dient te mailen via
[email protected] . Voor de afrekening van ambulante begeleidingen in het kader van heroverweging dient verder nog wel jaarlijks het Werkingsverslag ingediend vóór 30.06.jaar X+1 (Werkingsverslag afrekeningsdossier ambulante begeleidingen heroverweging te mailen naar
[email protected] ter attentie van Mia Aeschbacher vóór 30.06.jaar X+1). Voor de dagcentra betreft dit momenteel enkel nog een 2-tal voorzieningen.
18. Een cliënt wordt 's morgens opgehaald met het busje van het dagcentrum en gaat naar het dagcentrum van 8u tot 10u, daarna doet hij van 10u tot 12u begeleid werken. Om 12u komt hij terug naar het dagcentrum om te eten, hij blijft verder in het dagcentrum tot 16u30 en gaat dan met het busje naar huis. Hoe moet dit correct geregistreerd worden? Is dat iemand die als voltijds dagcentrum moet geteld worden of toch niet? Het dagcentrum verzorgt niet zijn vervoer naar de werkpost, dit gebeurt met een vrijwilliger die de cliënt zelf betaalt. Voor begeleid werken worden de begeleidingen van de jobcoach geregistreerd en niet de uren die de persoon met een handicap aan begeleid werken doet. In zoverre dat er een begeleiding door de jobcoach werd gegeven dient dit meegenomen te worden in de excel begeleid werken. Het vervoer naar de werkpost wordt niet gesubsidieerd. Uw vraag is dus : de persoon is tussen 10u en 12u niet aanwezig in het dagcentrum. Telt dat als een volledige dag in atelier op de kostenstaten dagcentrum? In het KB van 2 juli 73 staat dat er voor een dag min 6 uur aanwezigheid moet zijn, voor een halve dag staat in het MB van 18 juni 1976 min 3 uur. De persoon in kwestie is in het dagcentrum van 8u tot 10u en van 12u tot 16u30, dus meer dan 6 uur en krijgt een maaltijd. Dit is dus een volle dag dagcentrum. 19. Wij zijn een dagcentrum voor personen met NAH (Niet-Aangeboren Hersenletsel) en proberen onze cliënten zoveel mogelijk te motiveren om naast eigen atelier ook begeleid werken te doen. Naast een bibliotheek, fitnesscentrum, manège en WZC werken we ook samen met 2 zorgboerderijen en de vraag is of we vrijwilligerswerk in een zorgboerderij ook mogen begeleiden onder de noemer "begeleid werk"? De reden is namelijk dat de begeleiding vanuit de zorgboerderij zelf duidelijk niet voldoende is om deze personen met NAH goed te kunnen begeleiden. Er is weinig tot geen kennis aanwezig over NAH. Dit terwijl NAH wel degelijk een heel specifieke problematiek is (vb. neuropsychologische stoornissen, gedragsproblemen, verwerkingsproblematiek,…), die om een heel specifieke begeleiding vraagt! We stellen vast dat begeleiders van zorgboerderijen (en tevens andere plaatsen voor vrijwilligerswerk) veel steun vinden aan het blijvend opvolgen en overleggen vanuit onze expertise van NAH. Artikel 3 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 december 2010 tot wijziging van het koninklijk besluit van 2 juli 1973 tot vaststelling van de voorwaarden voor de erkenning van dagcentra voor meerderjarige niet-werkende gehandicapten en van het ministerieel besluit van 18 juni 1975 tot bepaling van de te volgen regels voor de vaststelling van het bedrag van de tegemoetkoming uit het Fonds voor medische, sociale en pedagogische zorg voor gehandicapten in de kosten voor onderhoud, opvoeding en behandeling van gehandicapten die geplaatst zijn in inrichtingen die onder het stelsel van semi-internaat werken, bepaalt dat dagcentra de methodiek begeleid werken kunnen aanbieden onder de voorwaarden vermeld in bijlage 2 bij dat besluit. In bijlage 2 wordt onder begeleid werken begrepen: het op een individuele en trajectmatige manier begeleiden van personen met een handicap naar een onbezoldigde arbeidsmatige activiteit buiten de eigen voorziening. Een begeleiding binnen de functie begeleid werken bestaat in alle rechtstreekse contacten die een begeleider onderneemt met de persoon met een handicap of met een relevante derde partij en die minstens een duur heeft van een half uur en maximaal twee uur. De taken die de dienst begeleid werk op zich neemt om de persoon met een NAH in een zorgboerderij te kunnen laten functioneren zijn dus volledig in overeenstemming met de regelgeving ter zake. Wat de vergoeding binnen de zorgboerderij betreft : dit is een forfaitaire tegemoetkoming (max 40 euro per dag, besluit van 14 oktober 2005) in het kader van de groene zorg ter compensatie van de inspanning van de landbouwer. Hiermee wordt dan de begeleiding op de werkvloer gestimuleerd, maar niet het werk van de trajectbegeleider VAPH. In die zin moet dit dus beschouwd worden als twee elkaar aanvullende systemen vanuit twee beleidsdomeinen. De zorgboerderijen krijgen trouwens deze toelage maar als er een ondersteunende voorziening bij betrokken is. Dus: geen probleem. Wellicht zijn er al meerdere personen vanuit begeleid werken actief op een zorgboerderij. 20. Na het invullen van het Excel blad “Begeleid werken” krijgen wij als berekening een aantal VDdagen en een aantal F-dagen. Deze dagen worden in het dagprijsdossier bij de andere onderhoudsdagen geteld. Krijgen wij voor deze dagen de volledige/verminderde dagprijs? Voor de VD-dagen krijgt u de volledige dagprijs (verminderd met de bijdrage), voor de F-dagen de verminderde dagprijs.
21. Het aantal dagen die voortvloeien uit de begeleidingen samengeteld met de dagen uit de kostenstaten, wordt daarop ook een controle gedaan per cliënt (controle op 365 dagen maximum)? Ja. 22. Voor één bepaalde cliënt doen wij al prospectie vanaf februari 2011. Stel dat deze bewoner in 2011 nog niet effectief start met begeleid werken, krijgen wij dan toch deze uren? Binnen welke periode moet er effectief gestart worden? Prospecties gericht op het begeleid werken van één gebruiker mogen mee in rekening gebracht worden, ook al resulteert dit niet onmiddellijk in begeleid werken. De voorziening dient hier uiteraard de inzet van de middelen (aantal prospecties voor één gebruiker) af te wegen tegenover de haalbaarheid. Algemene prospecties voor het vinden van potentiële werkgevers mogen niet in rekening gebracht worden. 23. Gezien een begeleidingsovereenkomst, op voorwaarde van de juiste procedure zorgregie, binnen de maand dient ingevoerd te worden, wanneer dient een begeleidingsovereenkomst onder dagcentrum-begeleid werk te starten, van bij de startdatum van de prospectie, of van bij de start dat de betrokkene effectief gaat begeleid werken? En wat als men nog niet weet dat er begeleid werken zal uit voortvloeien? Van bij de startdatum van de prospectie. Indien achteraf blijkt dat er geen effectief begeleid werken uit is voortgevloeid, kan deze begeleidingsovereenkomst nog altijd verwijderd worden. 24. Er wordt m.b.t. begeleid werken een berekening gedaan van de eigen financiële bijdrage die in mindering wordt gebracht op de SVK. Maar wij innen bij onze gebruikers deze financiële bijdrage niet voor de dagen begeleid werken en de dagen begeleid werken komen ook niet op de kostenstaten. Waarom wordt deze bijdrage dan in mindering gebracht op de SVK? De nieuwe wetgeving begeleid werken als methodiek binnen dagcentrum werd in samenspraak met de sector via de beleidsorganen opgemaakt in overeenstemming met het concept van de huidige subsidie-wetgeving. Hierbij is het VAPH eraan gebonden is om de netto dagprijs te subsidiëren, en moet zij de bruto dagprijs verminderen met de bijdrage. Het wordt inderdaad aangeraden om van de cliënt zelf geen financiële bijdrage te vragen. De dagen die voortvloeien uit de begeleidingen via de excel worden door de dienst cliëntenadministratie mee verwerkt. Het is de bedoeling dat een dagcentrum flexibel haar cliënten zoveel mogelijk aan begeleid werken laat doen en/of zoveel mogelijk deeltijds in atelier ondersteunt, om bijgevolg zoveel mogelijk deeltijdse dagen te verzamelen, waardoor uit deze dagen mogelijk een flexibiliseringspremie kan voortvloeien, welke het verlies aan de bijdrage kan compenseren. Het is evenwel niet verboden om een (beperkte) bijdrage te vragen, als i.g.v. kleinschaligheid er geen of een onvoldoende flexibiliseringspremie uit voortvloeit om het verlies aan bijdrage (geheel) te compenseren. 25. Hoe gebeurt de financiering door het VAPH van de dagen begeleid werken? Wordt het totaal aantal dagen begeleid werken genomen X (de dagprijs) - het bedrag van de eigen financiële bijdrage? Inderdaad, het totaal aantal dagen begeleid werken wordt eveneens vermenigvuldigd met de dagprijs en verminderd met het bedrag financiële bijdrage, d.w.z. VD-dagen (vanuit de excel begeleid werken) x volledige dagprijs + F-dagen (vanuit de excel) X verlaagde dagprijs – het bedrag financiële bijdrage. Dit wordt dus via de dienst cliëntenadministratie o.b.v. uw binnengestuurde excel in het subsidie-mechanisme mee verwerkt in het bevestigde eindrapport ‘SVK’ (Stand Van zaken Kostenstaten) voor de reguliere opnames. 26. We mogen de dagen begeleid werken meetellen voor de flexibiliseringspremie. Betekent dit dat ze bovenop de dagen komen die we opgeven via de maandstaten?
Ja, dit betekent dat de deeltijdse aanwezigheidsdagen vanuit de begeleidingen bovenop komen op de deeltijdse aanwezigheidsdagen vanuit de kostenstaten, dit totaal aan VD-dagen wordt via de berekening flexibiliseringspremie vermenigvuldigd met 0,75 (coëfficiënt voor dagcentra) voor het aantal F-dagen, en bijgeteld bij het totaal aan VD-dagen. Vanuit deze sommatie wordt dan de flexibiliseringspremie jaarlijks berekend o.b.v. de wetgeving flexibiliseringspremie. 27. Wij zijn een semi-internaat, maar kunnen dan toch ook van deze regelgeving gebruik maken voor eventuele +21-jarigen? Nee, deze regeling is enkel voor dagcentra. 28. Het is reeds duidelijk dat wanneer gasten naar de werkplaats worden gebracht, dit geen begeleiding is. Telt de verplaatsingstijd van de jobcoach van en naar een werkplaats (om zijn begeleiding te doen) ook mee? De verplaatsingstijd van de jobcoach telt niet mee. 29. Wij weten niet hoe we onze erkenning van 31 plaatsen, waarvan voorheen 1 plaats via convenant voor begeleid werken, nu dienen te beschouwen voor begeleid werken en atelier? Voor 2011 houdt u 31 plaatsen. Het convenant voor begeleid werken valt weg, in de plaats daarvan komt de excel "begeleid werken". Er kunnen flexibel binnen de erkenning, naar gelang de nood, zoveel mogelijk personen ondersteund worden via begeleid werken. Personen kunnen desgewenst ook nog steeds naar het atelier gaan. De begeleidingen vanuit begeleid werken die in de excel geregistreerd zijn, worden conform de wetgeving via de excel omgerekend naar het aandeel capaciteit begeleid werken, waarbij ook kan worden nagegaan hoe het aantal onderhoudsdagen voor het atelier zich nog binnen de erkenning kan verhouden. 30. Er werd oorspronkelijk gesteld dat 2 x ½ uur begeleiding telde als 1 begeleidingsmoment, maar dat 2 u begeleiding ook maar meetelt als 1 begeleidingsmoment. Vroeger was dit anders. Komt hier nog verandering in ? Zal de omzendbrief hierover nog aangepast worden ? Ja, deze visie is herzien. 31. We hadden in de excel 15 nieuwe personen toegevoegd, maar in het totaaloverzicht nam hij dan voor alle 15 lijnen de info over van hetzelfde tabblad. In de excel 2011is het de bedoeling dat je per persoon een tabblad aanmaakt en niet in één beweging verscheidene tabbladen aanmaakt. Je gaat dus als volgt te werk, de knop nieuwe pmh aanmaken in het totaal overzicht aanklikken - tabblad "nieuwe pmh (2)" hernoemen tot "x", vervolgens opnieuw de knop nieuwe pmh aanmaken, het tabblad "nieuwe pmh (2)" hernoemen tot "y" enz... Gelieve het tabblad met de manual in de excel goed te volgen. Voor 2012 is de betrachting om een excel zonder aparte tabbladen per persoon te voorzien.
