Veel gestelde vragen (FAQ) over de subsidieregeling van Partners voor Water ' Wereldwijd werken met water'
1. Informatie /contact 1.1 Vraag Waar kan ik terecht met vragen over de regeling? Antwoord Voor vragen over de regeling kunt u terecht bij één van de projectadviseurs van Partners voor Water. Zij kunnen adviezen geven over de voorwaarden in de regeling, uw projectideeformulier beoordelen, vragen beantwoorden over het aanvraagformulier (inhoudelijk advies), het opstellen van de begroting en de afhandelingsprocedure, etc. Wij adviseren u nadrukkelijk om altijd advies in te winnen bij een van de projectadviseurs om misinterpretaties te voorkomen. De projectadviseurs zijn: Monique van der Straaten - Zwiers 088 602 8058 of
[email protected] (Angola, Brazilië, China, Colombia, India, Egypte, Estland, Ethiopië, Georgië, Ghana, Hongarije, Indonesië, Kazachstan, Kenia, Maleisië, Mali, Mexico, Mozambique, Oekraïne, Polen, Rusland, Slowakije en Turkije) Dennis van Peppen 088 602 8183 of
[email protected] (Vietnam, Thailand, Roemenië, Zuid-Afrika) Sandra Cats 088 602 8977 of
[email protected] (Mozambique, Bangladesh) Claudia Schutte 088 602 8320 of
[email protected] (Colombia) 1.2 Vraag Kan ik van te voren sparren met de financieel adviseur bij Partners voor Water voor ik mijn subsidieaanvraag indien? Antwoord U kunt in eerste instantie contact opnemen met één van de projectadviseurs. Indien zij uw vraag niet kunnen beantwoorden zullen zij u doorverwijzen naar een financieel adviseur. 1.3 Vraag Kan ik van te voren met een projectadviseur sparren over mijn project en waar ik aan moet denken bij het indienen van mijn aanvraag? Antwoord De projectadviseurs voorzien u graag van informatie, advies en tips bij het invullen van uw aanvraag. U kunt altijd een afspraak maken met één van de projectadviseurs. Geadviseerd wordt eerst het projectideeformulier in te vullen om uw idee en de criteria die van toepassing zijn in de regeling op elkaar te laten aansluiten. Dit projectideeformulier kunt u naar de projectadviseur te mailen. De projectadviseur neemt dan contact met u op. 1.4 Vraag Ik heb een projectidee en wil graag weten of dit past binnen de doelstelling van de regeling? Antwoord
1
Voor een dergelijke vraag kunt u telefonisch contact opnemen met een van de projectadviseurs van Partners voor Water: 088 602 8058. 1.5 Vraag Ik heb een vraag over de (juridische) interpretatie van de regeling, wie kan ik daarvoor benaderen? Antwoord Eerste contactpersoon voor dergelijke vragen is uw (of één van de) projectadviseur(s). Zie vraag 1. 1.6 Vraag Waar vind ik de officiële teksten van de Subsidieregeling Wereldwijd werken met water? Antwoord De officiële publicaties van de subsidieregeling Wereldwijd werken met water regeling zijn te vinden op de website www.partnersvoorwater.nl 1.7 Vraag Is de regeling in 2012 en 2013 ten opzichte van 2011 hetzelfde gebleven? Antwoord Ja, de basis is hetzelfde gebleven. De wijzigingen die in 2012 zijn doorgevoerd zijn de nieuwe tenderdata, wat kleine aanpassingen in het aanvraagformulier en een verduidelijking in de toelichting bij criterium 1, betreffende de opschaling. De wijziging voor 2013 betreft een wijzing voor het indienen van een voorstel voor een kennisversterkingsproject, dit type project mag in 2013 alleen in combinatie met een pilotproject worden ingediend. Verder zijn Angola en Colombia aan de landenlijst toegevoegd. De aanvullingen op de regeling staan eveneens gepubliceerd op de website onder documenten en formulieren. 1.8 Vraag Tot wanneer kan ik subsidie aanvragen? Antwoord Uw subsidieaanvraag dient uiterlijk op de vastgestelde data (zie punt 1.10) om 16.30 uur te zijn ontvangen bij Agentschap NL / NL EVD Internationaal / unit Partners voor Water. Per post: Postbus 93144 2509 AC Den Haag Persoonlijk afleveren of per koerier: Prinses Beatrixlaan 2 2595 AL Den Haag 1.9 Vraag Hoeveel subsidie is in totaal beschikbaar voor de tenders in 2013? Antwoord Er is voor 2013 in totaal €4.000.000 beschikbaar verdeeld over 2 tenders van ieder €2.000.000. 1.10 Vraag Hoeveel tenders worden er in 2013 uitgeschreven? Antwoord
2
Er worden twee tenders uitgeschreven. De eerste tender sluit op 12 februari 2013. De tweede tender sluit op 10 september 2013. Voor elke tender is een budget van €2.000.000 beschikbaar. Per tender is er €1.000.000 beschikbaar voor Deltalanden en €1.000.000 voor doellanden. 2. Algemeen 2.1 Vraag Wat is subsidie? Antwoord Subsidie is een tijdelijke bijdrage van de overheid ten behoeve van het starten, dan wel een permanente bijdrage voor het uitvoeren van een activiteit waarvan het economische belang niet direct voor de hand ligt. 2.2 Vraag Wat is het verschil tussen een opdracht en subsidie? Antwoord Een subsidie is gebaseerd op basis van de eigen kosten, de eigen kostprijs dus. Een opdracht is op basis van (commerciële) offerte. Daarnaast is bij een subsidie het project van de uitvoerder/aanvrager. Bij een opdracht is het project van de opdrachtgever. 2.3 Vraag Voor wie is de subsidie? Antwoord De subsidie is bedoeld voor deelnemers aan een samenwerkingsverband bestaande uit ondernemingen, onderzoeksinstellingen en NGO's uit een lidstaat van de Europese Unie, waarvan ten minste twee deelnemers in Nederland gevestigd zijn, die gezamenlijk een project uivoeren. 3. (Intellectuele) eigendom 3.1 Vraag Van wie is de pilotinstallatie na afloop? Van AgNL, de uitvoerder of de ontvangende partij in het doelland? Antwoord Een pilotinstallatie is altijd een kleinschalig in vergelijking met de investering in een eindproduct. De subsidieontvanger draagt zorg voor een verantwoord gebruik van de uit het project voortvloeiende resultaten. Daaronder valt ook het intellectueel eigendom zoals een pilotinstallatie, dat is voortgekomen uit het project. 3.2 Vraag Hoe zit het met de vertrouwelijkheid van informatie cq. intellectuele eigendomsrechten? Antwoord Zie antwoord onder vraag 3.1. 3.3 Vraag Hoe zit het met intellectueel eigendom bij een kennisversterkingsproject? Antwoord: Dat bepalen de partijen onderling. 3.4 Vraag
3
Welke verplichtingen heb ik na afloop van het project? Antwoord Na afloop van het project dient de aanvrager binnen 13 weken een aanvraag tot subsidievaststelling in. Hiervoor is een apart vaststellingsformulier beschikbaar. Hierin staat onder andere dat er een inhoudelijke eindrapportage wordt verwacht Indien een subsidie tussen €25.000 en €125.000 is verleend, dient bij de vaststellingsaanvraag een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten worden ingediend. Voor subsidie bedragen boven de €125.000 dient een controleverklaring (accountantsverklaring) te worden overlegd volgens het standaard format. 4. Inhoudelijk 4.1 Vraag Mag je binnen een tender meerdere subsidieaanvragen indienen? Antwoord Ja, u kunt meerdere subsidieaanvragen indienen. 4.2 Vraag Kunnen er meerdere projecten van één en dezelfde aanvrager gehonoreerd worden? Antwoord Ja, dat kan. 4.3 Vraag Aan welke criteria moet een project voldoen? Antwoord Het project: • wordt uitgevoerd door een samenwerkingsverband dat bestaat uit ten minste 2 partijen die in Nederland gevestigd zijn; • is gericht zijn op één of meer van de 28 PvW-doellanden; • past binnen één of meer van de 5 PvW-thema's; • voorziet in een duidelijke behoefte aan het project in het doelland Daarnaast geldt dat: • de subsidie minimaal € 25.000 moet bedragen; • de subsidiabele kosten van een pilotproject niet meer mogen zijn dan € 600.000, van een milieu-haalbaarheidsproject niet meer dan € 150.000 en voor een kennisversterkingsproject niet meer dan € 250.000; Voldoet de aanvraag aan alle vereisten dan volgt beoordeling van het project op vijf criteria: a. De mate waarin het project of de resultaten daarvan bijdragen aan mogelijkheden tot opschaling van de gedemonstreerde of gevalideerde of onderzochte oplossing voor waterproblematiek; b. De mate waarin het project bijdraagt aan duurzame bundeling van krachten van in Nederland of ook in het buitenland gevestigde partijen uit de watersector; c. De mate waarin het project de unieke kwaliteiten op het gebied van water van in Nederland of ook in het buitenland gevestigde partijen ontsluit; d. De mate waarin het project bijdraagt aan oplossingen voor de wereldwaterproblematiek; e. De kwaliteit van de aanvraag ten aanzien het activiteitenplan, inclusief de begroting en de toelichting daarop.
4
4.4 Vraag Ik heb ambitie om een project in een deltaland uit te voeren, krijg ik dan voorrang? Antwoord Nee. Voor deltalanden is per tender een budget van €1.000.000 beschikbaar. Projecten worden gerangschikt op basis van de vijf eerder genoemde criteria. Indien de kwaliteit van de aanvragen voldoende (boven de 65 punten) en het budget is uitgeput doen de voorstellen van deltalanden mee in de rangschikking voor alle doellanden. 4.5 Vraag Ik heb een project in meerdere landen waaronder een deltaland? Krijg ik dan voorrang? Antwoord Nee. Indien u een project uitvoert in één of meerdere doellanden waaronder een deltaland dan valt het project onder het budget van doellanden. Een project dat plaatsvindt in meerdere deltalanden valt wel onder het budget voor deltalanden. 4.6 Vraag Ik wil graag een project uitvoeren in meerdere landen. Daaronder zijn ook enkele nietPvW landen. Kan dat? Antwoord Ja dat kan, maar voor de uitvoering van het deel van het project dat in een land dan de PvW-landen valt, kunt u geen subsidie ontvangen. 4.7 Vraag Wat wordt er verstaan onder een samenwerkingsverband? Antwoord Een samenwerkingsverband is een samenwerkingsverband van ondernemingen, onderzoeksinstellingen of non-gouvernementele organisaties uit een lidstaat van de Europese Unie, waarvan ten minste twee deelnemers in Nederland gevestigd zijn, die gezamenlijk een project uitvoeren; 4.8 Vraag Wat wordt nu precies bedoeld met 'opschaling'? Antwoord Met opschaling wordt bedoeld, dat de voorgestelde aanpak of ingezette technologie in het project in de nabije toekomst op grotere schaal toegepast gaat worden of repliceerbaar is. Of, in het geval van een milieu-haalbaarheidsproject, dat er een reële mogelijkheid bestaat voor het implementeren van de resultaten of aanbevelingen van de uitgevoerde studie. Achtergrond van dit criterium is dat het programma Partners voor Water en daarmee deze subsidie tot doel heeft de implementatie van de betreffende technologie of methodologie versneld in het buitenland te introduceren (een referentie op te bouwen). De subsidie fungeert hiermee in feite als aanjager. De aanvrager moet in de subsidieaanvraag aannemelijk maken dat er van opschaling sprake zal zijn. Indirect betekent een en ander ook dat er een (meerjarige) internationale ambitie van het samenwerkingsverband aan het project ten grondslag moet liggen. 4.9 Vraag Wat wordt bedoeld met 'duurzame bundeling van krachten'? Antwoord Met bundeling van krachten wordt gedoeld op een blijvende samenwerking tussen de in het project samenwerkende partijen. De aanvrager dient aannemelijk te maken dat de samenwerking tussen deze partijen na afloop van het project zal worden bestendigd, met
5
name in het implementeren van de gedemonstreerde, gevalideerde of onderzochte aanpak of technologie. Achtergrond voor dit artikel is dat het Programma Partners voor Water werkt vanuit de gedachte dat als Nederlandse partijen onderling samenwerken, de sector beter in staat is om een internationale positie op te bouwen. Partijen kunnen elkaar bijvoorbeeld aanvullen in ervaring op / kennis van de buitenlandse markt, aanvullende kennis, methodologie en/of technologieën, financiële draagkracht of bijvoorbeeld organiserend vermogen. Uit de aanvraag moet naar voren komen dat de samenwerking in het samenwerkingsverband meer betekent dan alleen een samenwerking ad hoc voor de uitvoering van het subsidieproject. 4.10 Vraag Wat wordt precies bedoeld met ontsluiting van de unieke kwaliteiten op het gebied van water van buitenlandse en in Nederland gevestigde ondernemingen. [art.8 lid 2c] Antwoord Bij unieke kwaliteiten gaat het om innovatieve of vernieuwende kennis, technologieën of methodologieën voor het oplossen van waterproblematiek. Subdoel van het programma Partners voor Water is het delen van kennis en kunde op het gebied van water met landen die daaraan behoefte hebben. 4.11 Vraag Wat wordt bedoeld met uitontwikkeld? Antwoord De methodologie of technologie moet in principe uitontwikkeld en bij voorkeur toegepast zijn in Nederland. Deze methode of technologie kan dan in een PvW-doelland worden gedemonstreerd. Het project mag wel aangepast worden aan lokale omstandigheden 4.12 Vraag Wanneer ben ik een grote onderneming, middelgrote onderneming of kleine onderneming? Antwoord Aan de hand van een stroomschema kunt u bepalen of u een MKB-onderneming bent of niet. Op de website van Partners voor Water vindt u een link (onder documenten en formulieren) naar de MKB toets. 4.13 Vraag Wat is de juridische status van het samenwerkingsverband? Welke consequenties brengt dit met zich mee? Antwoord Het samenwerkingsverband heeft geen juridische status en is geen rechtspersoon. De subsidieregeling dient echter te worden aangevraagd door de penvoerder van een samenwerkingsverband. Dit omdat het met de regeling krachtenbundeling wordt nagestreefd. Binnen het samenwerkingsverband wordt per partij een percentage van de subsidie aangevraagd. De totale subsidie wordt toegekend en betaald aan de penvoerder van het samenwerkingsverband. Deze draagt zorg voor doorbetaling aan de overige deelnemers. 4.14 Vraag Dienen we in de begroting afschrijvingen mee te nemen? Antwoord
6
Indien er investeringskosten worden berekend dient rekening te worden gehouden met afschrijvingen. O.a. artikel 18 van de Kaderregeling subsidies duurzaamheid Verkeer en Waterstaat. 4.15 Vraag Ik heb wel een goed projectidee, maar nog geen projectpartner. Kom ik dan wel in aanmerking voor subsidie? Antwoord Het hebben van minimaal één andere in Nederland gevestigde projectdeelnemers is een vereiste om voor subsidie in aanmerking te komen. Wij adviseren u om contact op te nemen met het Netherlands Water Partnership, mede-uitvoerder van het programma Partners voor Water. Zij weten goed wat er speelt in de verschillende markten en kennen de sector goed. Mogelijk kunnen zij u op weg helpen naar een geschikte partner. Kijk op www.nwp.nl voor contactgegevens. 14.16 Vraag Ik heb wel een projectidee maar ik voldoe niet aan het landencriterium. Zijn er andere mogelijkheden voor subsidies? Antwoord Het is lastig om daar in zijn algemeenheid een antwoord op te geven. In ieder geval is het zinvol om NL EVD Internationaal te benaderen. Op de website www.agentschapnl.nl onder 'programma's en regelingen' is beschreven welke (financiële) ondersteuningsmogelijkheden er zijn op het gebied van internationaal ondernemen / samenwerken. Mogelijk past u idee onder één van die regelingen. Ook Antwoord voor Bedrijven (www.antwoordvoorbedrijven.nl) geeft veel informatie over allerlei regelingen voor het Nederlandse bedrijfsleven. 5. Aanvraagprocedure 5.1 Vraag Hoe kan ik een aanvraag indienen? Antwoord U kunt uitsluitend subsidie aanvragen door het indienen van het standaard aanvraagformulier (bijlage D van de regeling) dat Partners voor Water via de website beschikbaar stelt. Een aanvraag dient vergezeld te gaan van de volgende bijlagen: a. een activiteitenplan (inclusief werkplan); b. een projectbegroting; c. een formulier aanmelding en machtiging deelnemer samenwerkingsverband d. (indien van toepassing) een formulier machtiging aanvrager kennisversterkingsproject e. een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst Wat veranderd is ten opzichte van 2011 is dat vanaf 2012 u bij uw aanvraag niet direct (indien van toepassing) een 'verklaring grote ondernemingen' hoeft bij te voegen. In het aanvraagformulier is gewijzigd dat u niet meer reeds bij indiening van uw subsidieaanvraag een verklaring voor grote ondernemingen hoeft te overleggen. Als blijkt dat uw aanvraag - na beoordeling en ranking - in aanmerking komt voor subsidie, zullen wij u benaderen en u vragen de verklaring voor grote ondernemingen alsnog te overleggen.
f.
De aanvraag dient schriftelijk ingediend te worden op de vastgestelde data (zie punt 1.10), vóór 16.30 uur op het volgende adres:
7
Agentschap NL NL EVD Internationaal T.a.v. unit Partners voor water Per post: Postbus 93144 2509 AC Den Haag Persoonlijk afleveren of per koerier: Prinses Beatrixlaan 2 2595 AL Den Haag U kunt uw projectvoorstel tevens per e-mail sturen naar
[email protected] zodat wij beschikken over een digitale versie. Dit vergemakkelijkt het beoordelingsproces. 6. Beoordeling 6.1 Vraag Hoe ziet het beoordelingstraject eruit? Antwoord Als de aanvraag is ingediend, controleert Agentschap NL, unit Partners voor Water, of de aanvraag volledig is. Indien de aanvraag compleet is, wordt deze in behandeling genomen. Bij incomplete aanvragen krijgt de aanvrager de mogelijkheid de aanvraag te completeren. Hiervoor geldt een korte herstelperiode van maximaal 7 kalenderdagen die u schriftelijk zal worden medegedeeld. Incomplete aanvragen na de herstelperiode worden niet in behandeling genomen. Ook aanvragen die niet voldoen aan de ingangscriteria worden niet in behandeling genomen. Er vindt vervolgens een inhoudelijke beoordeling van de aanvraag en analyse van de begroting plaats. De beoordeling wordt daarna getoetst door een onafhankelijk expertpanel alvorens wordt beslist welk project subsidie zal ontvangen. 6.2 Vraag Wanneer hoor ik of mijn project voor subsidie in aanmerking komt? Antwoord De beslissing of uw project wel of niet voor subsidie in aanmerking komt ontvangt u schriftelijk binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag. 7. Wijzigingen tijdens de uitvoering van het project 7.1 Vraag Er kunnen omstandigheden optreden tijdens de uitvoering van een project waardoor de oorspronkelijke plannen (ten tijde van het indienen van de subsidieaanvraag) moeten worden bijgesteld? Moet ik dergelijke wijzigingen aan mijn projectadviseur melden? Antwoord Ja. 7.2 Vraag Kunt u voorbeelden noemen van wijzigingen die ik moet melden? Antwoord Alle wijzigingen die betrekking hebben op het ingediende activiteitenplan inclusief begroting. 7.3 Vraag Hoe gaat Partners voor Water met die wijzigingen om?
8
Antwoord De aanvrager kan contact opnemen met de projectadviseur. Afhankelijk van de wijziging is het voldoende om het te melden via de e-mail of om schriftelijk een officieel verzoek in te dienen. Indien de wijziging in het belang is van de voortgang van het project zal dit in het algemeen worden toegestaan. 7.4 Vraag Wat als ik die wijzigingen niet meld? Antwoord Dit kan problemen opleveren bij de vaststelling van het project en de uiteindelijke subsidie die wordt toegewezen. 7.5 Vraag Mag ik na de sluitingsdatum van de tender nog wat corrigeren in mijn aanvraag? Antwoord Nee. 8. Financieel 8.1 Vraag Hoeveel subsidie kan ik ontvangen? Antwoord De hoogte van de subsidie die u uiteindelijk krijgt, is afhankelijk van de projectomvang, het type organisatie waar u toe behoort en de grootte van uw organisatie. Maximaal subsidiabele kosten Allereerst zijn voor elk type project de maximaal subsidiabele kosten bepaald. Let op, de maximaal subsidiabele kosten zijn de maximale projectkosten waarvoor u subsidie kunt krijgen. Omdat vrijwel alle kosten in het project subsidiabel zijn (behalve bijvoorbeeld de kosten van een accountantsverklaring) is de maximale projectomvang veelal gelijk aan de maximaal subsidiabele projectkosten. Voor een: • Milieu-haalbaarheidstudie zijn de maximaal subsidiabele projectkosten € 150.000; Kennisversterkingsproject zijn de maximaal subsidiabele projectkosten € 250.000; (Let op: dit type project mag alleen in combinatie met een pilotproject worden ingediend); • Pilotproject zijn de maximaal subsidiabele projectkosten € 600.000. Voor de duidelijkheid, dit betekent niet dat u bijvoorbeeld in het geval van een pilotproject € 600.000 aan subsidie kunt krijgen. De subsidie is namelijk ook afhankelijk van het type organisatie en de omvang van de organisatie waartoe u behoort (zie hieronder). U kunt bovenstaande projecten ook combineren. De maximale projectomvang is dan € 600.000 in het geval van een combinatie van pilotproject met een milieuhaalbaarheidsstudie of kennisversterkingsproject. Type organisatie, type activiteit en omvang van de organisatie Om de subsidie te bepalen die u en de andere deelnemers in het samenwerkingsverband krijgen wordt voor elke deelnemende partij gekeken naar: •
het type organisatie waartoe u behoort (bedrijfsleven, onderzoeksinstelling, ngo)
•
het type activiteit (economische activiteit of niet -economische activiteit) dat u uitvoert indien u een onderzoeksinstelling of ngo bent
9
Indien uw organisatie een ngo of onderzoeksinstelling is die economische activiteiten uitvoert in het project, wordt u aangemerkt als bedrijf. In dat geval is ook het volgende punt van toepassing •
de grootte van uw organisatie (klein, midden of groot) in het geval uw organisatie tot het bedrijfsleven behoort Weet u niet precies in welke ondernemingsklasse u valt, dit document kan u daarbij helpen.
Type project Milieu-haalbaarheidsproject3
Partij
kleine onderneming middelgrote onderneming grote onderneming onderzoeksorganisatie, non-gouvernementele organisatie Pilotproject3 kleine onderneming middelgrote onderneming grote onderneming onderzoeksorganisatie, non-gouvernementele organisatie Kennisversterkingsproject Aanvrager uit het doelland, indien sprake van een economische activiteit Aanvrager uit het doelland, indien geen sprake is van een economische activiteit 1. Mits er geen sprake is van een economische activiteit
Subsidiepercentage 70% 60% 50% 80%1
45% (60%)2 35% (50%)2 25% (40%)2 80%1
60%
80%
2. Dit percentage wordt verhoogd met 15 % indien het project voldoet aan een aantal aanvullende voorwaarden. Een van de meest voorkomende voorwaarden is, indien er sprake is van een samenwerkingsverband tussen ten minste 2 onderling onafhankelijke ondernemingen, waarbij geen van de ondernemingen meer dan 70% van de subsidie draagt(*) èn daarnaast er ten minste één mkb-partner bij het project betrokken is of er tenminste 2 ondernemingen uit EU landen betrokken zijn. In de meeste gevallen zal de opslag van toepassing zijn. (*) Dus een verdeling tussen de ondernemingen van 70%-30% of 80%-20% voldoet niet aan de voorwaarden en een verdeling van bv. 60%-40% wel. 3. De subsidie voor een milieu-haalbaarheidsproject en een pilotproject wordt per deelnemer van het samenwerkingsverband afzonderlijk berekend.
10
Welke kosten zijn subsidiabel Tot slot is het van belang te weten welke kosten subsidiabel zijn. Hieronder een overzicht (voor details zie regeling): •
Loonkosten, waarvan de hoogte afhankelijk is van de gekozen loonkostensystematiek
•
Kosten aanschaf van verbruikte materialen, gebaseerd op historische aanschafprijzen
•
Afschrijvingskosten van machines en apparatuur o.b.v. technische levensduur naar rato van het gebruik voor het project gedurende de projectperiode uitgaande van historische aanschafwaarde verminderd met restwaarde
•
Huurkosten van machines en apparatuur naar rato van het gebruik voor het project gedurende de projectperiode
•
Aan derden verschuldigde kosten ter zake van studies en onderzoeksactiviteiten en ter aanschaf van kennis en intellectuele eigendomsrechten en bescherming hiervan
8.2 Vraag Wanneer ontvang ik een eerste voorschot? Antwoord Binnen twee weken na verlening van de subsidie wordt het eerste voorschot ambtshalve verstrekt, dat wil zeggen automatisch, u hoeft niets aan te vragen. 8.3 Vraag Hoeveel bedraagt het eerste voorschot? Antwoord Het voorschot is afhankelijk van de begroting van het project. Voorschotten worden per kwartaal uitbetaald tot een maximum van 90% van de subsidiabele kosten. Indien in de begroting geen kwartalen zijn opgenomen wordt uitbetaald op basis van het totaal bedrag dat gelijkmatig wordt verdeeld over de kwartalen die binnen de projectperiode vallen. 8.4 Vraag Mijn project heeft vooral bij de start hoge kosten. Kan er hier bij de bevoorschotting rekening mee worden gehouden? Antwoord: Veel projecten kennen inderdaad hoge aanvangskosten bij de start van het project. Wanneer u bij uw aanvraag een overzicht geeft van de geprognosticeerde kosten van het project kan Agentschap NL in de bevoorschotting per kwartaal daar rekening mee houden. 8.5 Vraag Vanaf wanneer mag je kosten opvoeren? Antwoord Projectkosten zijn subsidiabel vanaf het moment waarop de aanvraag bij Partners voor Water wordt ingediend. Hier ligt wel een risico bij de aanvrager. Mocht uiteindelijk worden besloten dat geen subsidie aan het project wordt verleend, dan zijn deze kosten voor eigen rekening. Kosten van activiteiten voorafgaand aan het moment van aanvragen zijn niet subsidiabel. 8.6 Vraag Hoe duidelijk moet de relatie zijn tussen geplande activiteiten en kosten?
11
Antwoord De activiteiten in het projectplan moeten één op één herleidbaar zijn tot de begrotingsposten. Activiteiten en daarmee corresponderende kosten moeten concreet worden onderbouwd en aangegeven. Het wordt sterk aanbevolen om de model-begroting te gebruiken. 8.7 Vraag Hoe om te gaan met loonkosten, uurtarieven e.d.? Wordt voor de loonkosten die onder de subsidie vallen uitgegaan van een uurtarief of gaan we daarbij uit van de bruto loonkosten? Antwoord Zie artikel 6 van de Regeling. Er zijn een aantal opties maar in ieder geval moeten de werkelijke kosten gedeclareerd worden. Artikel 12 van de kaderregeling subsidies duurzaamheid verkeer en waterstaat • Bij de bepaling van de loonkosten wordt uitgegaan van het brutoloon te delen door 1650 productieve uren, verhoogt met een forfaitair percentage van 20 voor werkgeverslasten. • Bij de aanvraag mag ook met een gemiddeld uurtarief worden gewerkt, maar bij de eindafrekening moet worden uitgegaan van de werkelijke kosten. • De subsidie aanvrager mag ook loonkosten berekenen zoals door het bedrijf gebruikelijk is, mits dit kan worden onderbouwd met een accountantsverklaring. • De aanvrager kan ook een standaard uurtarief van €36 hanteren. 8.8 Vraag Welke kosten mag ik naast loonkosten opnemen? Antwoord Zie artikel 3 van de Regeling. a. kosten aanschaf van verbruikte materialen, gebaseerd op historische aanschafprijzen; b. afschrijvingskosten van machines en apparatuur o.b.v. technische levensduur naar rato van het gebruik voor het project gedurende de projectperiode uitgaande van historische aanschafwaarde verminderd met restwaarde; c. huurkosten van machines en apparatuur naar rato van het gebruik voor het project gedurende de projectperiode; d. aan derden verschuldigde kosten ter zake van studies en onderzoeksactiviteiten en ter aanschaf van kennis en intellectuele eigendomsrechten en bescherming hiervan. 8.9 Vraag Moeten alle offertes van derde partijen met de aanvraag worden meegestuurd? Antwoord Nee, maar het is wel aan te raden voor de volledigheid van uw aanvraag. Bij twijfel kunt u contact opnemen met een van de projectadviseurs. Eventueel kunnen de offertes in een later stadium worden opgevraagd. 8.10 Vraag Is alles in mijn project subsidiabel? Antwoord Nee. Kosten die worden gemaakt ter verwerving van de subsidie zijn niet subsidiabel, bijvoorbeeld controleverklaring, rapportages etc. Kosten van financiering zijn ook niet subsidiabel. Verder moeten kosten direct aan het project kunnen worden toegekend. Neemt u bij twijfel contact op met een van de projectadviseurs.
12
8.11 Vraag Zijn reis- en verblijfkosten subsidiabel? Antwoord Projectspecifieke reis- en verblijfkosten zijn subsidiabel onder de kostenpost "aan derden verschuldigde kosten". Dit dient ook als zodanig uit uw administratie naar voren te komen. 8.12 Vraag Moeten deelnemers onderling factureren? Antwoord Nee. De subsidie wordt per deelnemer toegekend. Het geld wordt overgemaakt naar de penvoerder die de subsidie verdeeld onder de deelnemers. 8.13 Vraag Wat is integrale kostensystematiek? Antwoord Het integraal uurtarief is samengesteld uit de directe loonkosten en de indirecte kosten en betreft uitsluitend de kosten uit de gewone bedrijfsvoering en bevat geen winstopslag. 8.14 Vraag Is subsidie omzet? Antwoord Nee. 8.15 Vraag Moet je BTW rekenen over subsidie aan Partners voor Water? Antwoord Nee. 8.16 Vraag Wie betaalt de eigen bijdrage? Antwoord Er is geen sprake van een eigen bijdrage, wel van een bijdrage aan het project vanuit de overheid. Het project is van de deelnemers uit het samenwerkingsverband. Binnen het samenwerkingsverband wordt besloten een project uit te voeren. Veelal wijkt dit project af van reguliere projecten die door de bedrijven worden uitgevoerd. Doordat dit project veelal meer risico met zich mee brengt wordt subsidie aangevraagd. De investering (eigen bijdrage) komt vanuit het samenwerkingsverband en de wordt aangevuld met een subsidie. 8.17 Vraag Kan ik een deel van mijn eigen investeringkosten vragen aan mijn partner in het doelland? Antwoord Ja dat kan. Het deel van de projectkosten dat u zelf investeert, is geheel voor uw eigen risico. Indien u geen goede afspraken maakt met uw projectdeelnemers over de uitvoering en financiering, waardoor de uitvoering van het project in het geding komt, kan het zo zijn dat AgNL besluit de subsidie in te trekken. U ontvangt dan geen subsidie en de reeds gemaakte kosten worden niet vergoed.
13
8.18 Vraag Wat is het moment van aanvang van het project? Antwoord Dat kunt u zelf aangeven mits de termijn begint na indiening van de subsidieaanvraag. 8.19 Vraag Binnen welke periode (of vanaf welke datum) zijn kosten subsidiabel? Antwoord Binnen de projectperiode die in de uiteindelijke beschikking zal staan. Deze periode is gebaseerd op de data die worden aangegeven door de aanvrager. 8.20 Vraag Mag ik verschillende subsidies combineren? Antwoord Indien Partners voor Water subsidie wordt verkregen mag niet voor hetzelfde project nog een andere overheidssubsidie worden verkregen. 8.21 Vraag Ik maak voor dit project ook gebruik van de Wet Bevordering Speur en Ontwikkelingswerk (WBSO) of Research Development Aftrek (RDA) - regeling. Moet ik het fiscaal voordeel dat ik daar ontvang aftrekken van PvW subsidie? Antwoord Ja dat moet in principe wel. • Het bedrag van het WBSO belastingvoordeel m.b.t. dezelfde loonkosten die ook worden opgevoerd bij PvW (en subsidiabel zijn) worden van de subsidie voor die loonkosten afgetrokken. • Het RDA belastingvoordeel m.b.t. dezelfde subsidiabele kosten als die die worden opgevoerd bij PvW, worden afgehaald van de subsidie voor die kosten. Echter de WBSO en de RDA regeling hebben betrekking op een andere fase van ontwikkeling. Partners voor Water subsidieert via het subsidieprogramma alleen maar uitontwikkelde technologieën / producten. De RDA en WBSO wordt juist toegepast om tot een uitontwikkelde technologie / product te komen. In de praktijk verwachten wij dus geen ongewenste cumulatie van PvW subsidie en belastingvoordeel uit WBSO en RDA aan te treffen. Neem bij twijfel contact op met uw projectadviseur. 8.22 Vraag Zijn de kosten voor een buitenlandse partner subsidiabel bij een kennisversterkingsproject? Antwoord Een kennisversterkingsproject wordt aangevraagd door de aanvrager uit het doelland. De uitvoering van een kennisversterkingsproject gebeurt door de deelnemers in het samenwerkingsverband. De buitenlandse partner maakt daar geen onderdeel van uit. De kosten van de buitenlandse partner zijn niet subsidiabel. 8.23 Vraag Dienen de (hoofd-)toeleveranciers van machinerie, technologie en materiaal in het project ook in de samenwerkingsovereenkomst te worden genoemd en/of deze te tekenen? Antwoord
14
Alle deelnemers in het project dienen de samenwerkingsovereenkomst te tekenen. Dit zijn de partijen die subsidie gaan ontvangen. Dit zijn niet de partijen die als derde worden ingehuurd. 9. Administratieve lasten 9.1 Vraag Welke formele rapportageverplichtingen gelden er? Antwoord Bij projecten die langer dan één jaar duren, dient na het eerste jaar een tussenrapportage te worden aangeleverd bij Partners voor Water, een standaard formulier hiervoor kunt u vinden op de website. Na afloop van het project dient de aanvrager binnen 13 weken een aanvraag tot subsidievaststelling in. Hiervoor is een apart vaststellingsformulier beschikbaar. Hierin staat onder andere dat er een inhoudelijke eindrapportage wordt verwacht, ook deze is te vinden op onze website. Indien een subsidie tussen €25.000 en €125.000 is verleend, dient bij de vaststellingsaanvraag een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten worden ingediend. Voor subsidie bedragen boven de €125.000 dient een controleverklaring (accountantverklaring) te worden overlegd volgens een standaard format (zie website). 10. Deelname decentrale overheden in project 10.1 Vraag Worden overheden (gemeenten, provincies, waterschappen) uitgesloten van deze regeling? Antwoord Gemeenten, provincies en waterschappen wordt niet apart genoemd in de regeling. Zij kunnen niettemin deel uitmaken van een samenwerkingsverband, indien de werkzaamheden die zij voor het project verrichten als economische activiteit moeten worden aangemerkt. Daarbij kan onder meer gedacht worden aan type activiteiten die ook door een adviesbureau of consultant verricht zouden kunnen worden. Deze overheden kunnen dan aangemerkt worden als onderneming en vallen dan onder de subsidiepercentages die gelden voor ondernemingen. 10.2 Vraag Ik begrijp dat ik als gemeente, provincie of waterschap wel deel kan uitmaken van een project / samenwerkingsverband als mijn werkzaamheden voor het project zijn aan te merken als 'economische activiteiten'. Wat houdt dat precies in? Antwoord Het gaat dan om activiteiten die ook door een adviesbureau of een consultant verricht zouden kunnen worden. Zij worden dan aangemerkt als ondernemingen. 11. Begrippen: Projecttype- Penvoerder - Aanvrager - Deelnemers - Partner 11.1 Vraag Wat zijn de kenmerken van een milieu-haalbaarheidsproject? Antwoord Een milieuhaalbaarheidsproject is gericht op een onderzoek naar de haalbaarheid van een milieuinvesteringsproject. Hierbij kunnen allerlei haalbaarheidsaspecten worden onderzocht. Bij een milieuhaalbaarheidsproject is het product, procedé of dienst al uitontwikkeld maar de haalbaarheid van de investering in het doelland vergt nog extra onderzoek. Voorbeelden van onderzoek zijn het inventariseren en verzamelen van informatie over noodzakelijke licenties en vergunningen, economische analyses, leverancierskwalificaties en het kwantificeren van risico's van de milieu-investering.
15
11.2 Vraag Wat zijn de kenmerken van een pilotproject? Bij een pilotproject wordt een uitontwikkeld product, procedé of dienst in een proefopstelling gedemonstreerd of gevalideerd. Een pilotproject moet indicaties opleveren over omvang, inpassing en haalbaarheid van het definitieve project in het doelland. Een proefopstelling is altijd kleinschalig in vergelijking met de investering in een eindproduct. 11.3 Vraag Wat zijn de kenmerken van een kennisversterkingsproject? Een kennisversterkingsproject moet leiden tot kennisversterking van werknemers van of natuurlijke personen betrokken bij relevante parijen in het doelland en gericht zijn op oplossingen voor waterproblematiek. Het accent in een kennisversterkingsproject ligt op het opleiden of trainen om nieuwe technieken of systemen te kunnen hanteren. Het mag bij een kennisversterkingsproject niet gaan om reguliere gebruiksfuncties of standaard gebruiksaanwijzingen, dit soort aanwijzingen kunnen onderdeel zijn van een pilotproject. Doel bij een kennisversterkingsproject is het bereiken van een gedragsverandering met behulp van trainingen of opleidingen. 11.4 Vraag Wat zijn de verantwoordelijkheden van een penvoerder? Antwoord De penvoerder dient de aanvraag in. Alle contacten lopen via de penvoerder. Daarnaast verdeeld de penvoerder de subsidie onder de deelnemers zoals is bepaald in de beschikking. 11.5 Vraag Mag een ngo penvoerder zijn? Antwoord Ja 11.6 Vraag Wat is het verschil tussen deelnemer en partner? Antwoord Een deelnemer is onderdeel van het consortium. Een partner is een partij die samenwerkt met het consortium. 11.7 Vraag Wat is het verschil tussen derden en een deelnemer? Antwoord Derden zijn externe partijen die worden ingehuurd door een deelnemer om ontbrekende expertise die nodig is voor het volbrengen van het project aan te vullen. 11.8 Vraag Mag er een buitenlandse deelnemer in mijn consortium deelnemen? Antwoord Partijen uit EU lidstaten mogen deelnemen aan het samenwerkingsverband/consortium. 11.9 Vraag Krijgt de buitenlandse partner ook subsidie? Antwoord
16
Alleen een partner uit een EU-lidstaat. 11.10 Vraag Is voor een kennisversterkingsproject altijd een buitenlandse partij de aanvrager? Antwoord Ja, een partij uit het doelland. 11.11 Vraag De aanvrager van een kennisversterkingsproject is een buitenlandse partij, waarom moet deze dan weer de Nederlandse partij machtigen. Is het niet logischer als de Nederlandse partij aanvraagt? Antwoord Dat is niet mogelijk i.v.m. Europese regelgeving. De aanvrager uit het doelland machtigt één van de in Nederland gevestigde deelnemers in het samenwerkingsverband om namens hem de aanvraag te doen. Het is dus deze gemachtigde Nederlandse deelnemer die de aanvraag doet (namens de partij in het doelland). 12. Publiciteit over uw project 12.1 Vraag U bericht met enige regelmaat via de maandelijkse Nieuwsbrief Partners voor Water of via de Partners voor Water krant over interessante PvW-projecten in het buitenland? Kunnen wij ook een keer in de nieuwsbrief of de PvW- krant? Antwoord Partners voor Water streeft ernaar om zoveel mogelijk partijen in de Nederlandse watersector te enthousiasmeren om hun internationale ambities te realiseren, onder andere door ervaringen te communiceren via diverse publicatiemiddelen. Heeft uw project een bijzondere mijlpaal gerealiseerd of wilt u uw ervaringen delen met anderen uit de sector, neem dan even contact op met de redactie van de Partners voor Water nieuwsbrief of Krant door een mailtje te sturen naar
[email protected]. 12.2 Vraag Ik heb gehoord dat er ook een internationale website is waar Nederlandse waterprojecten zich kunnen presenteren met hun project. Daarop staan ook PvW projecten. Ik wil mijn project hier ook op plaatsen, hoe regel ik dat? Antwoord De website www.dutchwatersector.com bevat een projectendatabase met projecten van Nederlandse partijen die in het buitenland een succesvol project hebben uitgevoerd en daar graag over vertellen om zo ook internationaal extra exposure te generen. Gehonoreerde Partners voor Water projecten krijgen een plek op deze website. U ontvangt van ons aanvullende informatie hoe u uw eigen project kunt updaten met foto's, voortgang, successen etc. De website staat overigens ook open voor partijen uit de Nederlandse watersector die geen PvW-project uitvoeren. Wilt u graag met een niet-PvW project op de website stuur dan een mailtje naar:
[email protected] 12.3 Vraag Wordt de regeling ook in het Engels gepubliceerd? Antwoord Nee de regeling wordt niet integraal in het Engels gepubliceerd. Er wordt wel beknopte informatie over de regeling in het Engels beschikbaar gesteld, zie de website van Partners voor Water rechtsboven de tab 'English'. Daarnaast is de machtiging
17
subisidieaanvraag bij een kennisversterkingsproject in het Engels beschikbaar (zie documenten en formulieren).
Staat uw vraag hier niet bij? Neem dan contact op met één van projectadviseurs, zij helpen u graag verder.
18
