VETERINÁRNÍ A FARMACEUTICKÁ UNIVERZITA BRNO Rektorát Palackého 1-3, 612 42 Brno 541 562 001 Fax. 549 250 478
E.mail:
[email protected]
V Brně dne 2. ledna 2009 č.j. 19 001/2009
Směrnice rektora č. ES 23/2009/1 O VEŘEJNÝCH
ZAKÁZKÁCH
Předmětem této směrnice je úprava postupu při zadávání veřejných zakázek Veterinární a farmaceutickou univerzitou Brno (dále VFU) v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v pl. zn. (dále jen zákon) a prováděcími předpisy. ČÁST PRVNÍ Obecná ustanovení Článek 1 Vymezení pojmů 1) Zadavatelem veřejných zakázek ve smyslu ust. § 2 odst. 2 písm. d) zákona je vždy VFU jako celek. VFU je veřejným zadavatelem. 2) Sdružení zadavatelů - za veřejného zadavatele se považuje i několik zadavatelů, pokud se sdruží či jinak spojí pro účely společného postupu směřujícího k zadání veřejné zakázky. V takovém případě jsou zadavatelé povinni uzavřít před zahájením zadávacího řízení písemnou smlouvu, ve které si upraví vzájemná práva a povinnosti související se zadávacím řízením ( § 2 odst. 8 zákona). 3) Veřejná zakázka je zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací, jejichž zadavatelem je VFU (dále jen VZ). Pro rozhodnutí o tom, zda se jedná o VZ na dodávky, služby nebo stavební práce, nebo jejich kombinaci, je rozhodující předpokládaná hodnota převažující části předmětu VZ. a) veřejná zakázka na dodávky (§ 8 zákona), jejímž předmětem je zejména: - koupě věci (zboží – např. přístroje, kancelářské potřeby, elektrické energie, plynu, vozidla, náhradních dílů, nábytku, počítače,) - koupě zboží na splátky - nájem zboží - nájem zboží s právem následné koupě (leasing) - předmětem VZ může být rovněž poskytnutí služby (umístění, montáž, uvedení do provozu), pokud služba není základním účelem VZ, ale je nezbytná pro splnění VZ
Příklady: nákup jakéhokoliv zboží (přístroje, kancelářské potřeby, elektrická energie, plyn, vozidla, náhradní díly, nábytek, počítače, tiskárny atd.). b) -
veřejná zakázka na služby (§ 10 zákona), jejímž předmětem je zejména: údržbářské a opravářské služby, zajištění úklidu služby v dopravě hlídací služby právní služby poradenství a s tím spojené služby zpracování posudků, zpracování studií, organizačních řádů apod. telekomunikační služby finanční služby účetnictví a audit služby architektů, inženýrské služby, apod. vydavatelské a tiskařské služby projektové práce, stavební dozor a inženýrské činnosti, geodetické zaměření (pokud není dodáváno jako součást staveb) součástí předmětu VZ na služby může být provedení dodávek nebo stavebních prací, pokud předpokládaná hodnota dodávek nebo stavebních prací nepřevyšuje hodnotu VZ na služby.
c) veřejná zakázka na stavební práce (§ 9 zákona), jejímž předmětem je zejména provedení: - výstavby nových budov a inženýrských staveb - změny dokončené stavby - udržovacích prací na stavbě - odstranění stávající stavby - souvisejících prací s prováděním staveb a stavebních prací (projektová a inženýrská činnost), apod. 4) Dodavatel fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce. 5) Subdodavatel je osoba, pomocí které má dodavatel plnit určitou část VZ nebo která má poskytnout dodavateli k plnění VZ určité věci či práva. 6) Uchazeč je dodavatel, který podal nabídku. 7) Zájemce je dodavatel, která má zájem ucházet se o VZ, který podal žádost o účast v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním nebo v soutěžním dialogu nebo který byl zadavatelem vyzván k podání nabídky. 8) Kvalifikace dodavatele je způsobilost dodavatele k plnění VZ, splnění kvalifikace je předpokladem k účasti v zadávacím řízení. Kvalifikace dodavatele je souhrn kvalifikačních předpokladů požadovaných zákonem a vymezeným zadavatelem v zadávacích podmínkách, jejichž splnění musí dodavatel prokázat v zadávacím řízení, aby jeho nabídka mohla být hodnocena. Nesplnění kvalifikace vede k vyloučení z další účasti v zadávacím řízení. Základní kvalifikační předpoklady: § 53 zákona – jsou stanoveny v zákoně, vč. způsobu jejich prokázání. Dodavatel je prokazuje vždy u podlimitních a nadlimitních VZ. U VZ malého rozsahu prokazuje dodavatel pouze v případě, že si to zadavatel vyhradil v zadávacích podmínkách. Profesní kvalifikační předpoklady : § 54 zákona – prokazuje se oprávnění
2
k podnikání pro předmět plnění VZ, výpis z OR a dokladem osvědčujícím odbornou způsobilost. Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady: § 55 zákona – v zákoně jsou stanoveny doklady k prokázání, zadavatel musí požadavky vymezit. Lze požadovat zákonem vyjmenované i jiné. Technické kvalifikační předpoklady: § 56 zákona – v zákoně jsou stanoveny taxativním výčtem, zadavatel vybírá při vymezení z tohoto výčtu. 9) Zadávací podmínky jsou požadavky zadavatele uvedené v oznámení či výzvě, v zadávací dokumentaci nebo v jiných dokumentech obsahujících vymezení předmětu VZ.
10) Předpokládaná hodnota VZ –veřejné zakázky se rozlišují podle finančních limitů: Veřejná zakázka malého rozsahu
Dodávky Služby Stavební práce 1.méně než 300.000,- 1.méně než 300.000,- 1. méně než 500.000,- Kč 2. od 500.001,- Kč 2. od 300.001,- Kč 2. od 300.001,- Kč do 500.000,- Kč do 500.000,- Kč a méně než 6 mil. Kč 3. od 500.001,3. od 500.001,- Kč a méně než a méně než 2 mil. Kč 2 mil. Kč
od 2 mil.Kč a méně od 2 mil. Kč a méně od 6 mil. Kč a méně než 5,857 mil. Kč než 5,857 mil. Kč než 146,447 mil. Kč od 5,857 mil. Kč od 5,857 mil. Kč od 146,447 mil. Kč nadlimitní Shora citované finanční limity jsou uvedeny bez daně z přidané hodnoty. podlimitní
11) Způsob stanovení předpokládané hodnoty VZ: Stanovení předpokládané hodnoty VZ podle druhu VZ: Dodávky U dodávek zboží se předpokládaná hodnota VZ stanoví z ceny obvyklé na trhu obdobného zboží, případně z ceny obdobného zboží, které již zadavatel odebíral. Pokud je zadávána VZ na opakované dodávky zboží, je třeba předpokládanou hodnotu VZ stanovit u smluv na dobu určitou z ceny zboží za 1 ks násobeno množstvím odebraného zboží po dobu trvání smlouvy, u smluv na dobu neurčitou z ceny zboží za 1 ks násobeno množstvím odebraného zboží za dobu 4 let. Služby U služeb se předpokládaná hodnota VZ stanoví např. podle nákladů zjištěných za provedení obdobné služby v uplynulém roce (u smluv na dobu určitou je třeba náklady přepočítat na období, na které má být smlouva uzavřena, u smluv na dobu neurčitou je třeba tyto náklady přepočítat na období 4 let nebo ceníků (např. projektové práce, inženýrské činnosti).
3
Stavební práce U stavebních prací se předpokládaná hodnota VZ stanoví podle rozpočtu, který zpracuje projektant jako součást projektové dokumentace stavby. Pokud jde o stavební práce malého rozsahu typu opravy nebo údržba, na které není projektová dokumentace zpracována, je třeba předpokládanou hodnotu VZ stanovit odborným odhadem Odd. správy majetku VFU v souladu s postupem podle čl. 4 této směrnice. Ostatní společné zásady při stanovení předpokládané hodnoty VZ: a) Do výše předpokládané hodnoty VZ se nezahrnuje daň z přidané hodnoty. Je-li VZ rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí VZ. Předpokládanou hodnotou VZ je celková výše peněžitého závazku zadavatele za dobu účinnosti smlouvy (tj. u smluv na dobu určitou) nebo celková výše peněžitého závazku zadavatele za 48 měsíců (4 roky) , jde-li o smlouvu uzavíranou na dobu neurčitou. b) Při stanovení předpokládané hodnoty VZ je VFU povinna sečíst předpokládané hodnoty obdobných spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. To neplatí pro dodávky, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb (např. potraviny, letenky, pohonné hmoty apod.) c) VFU nesmí rozdělit předmět VZ tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity uvedené v čl. 1 odst. 10 této směrnice. d) VZ lze zadat pouze v případě, že je na její financování zajištěno finanční krytí a současně je její plnění v souladu se schváleným rozpočtem VFU, popřípadě v souladu se schválenými programy, projekty, nebo jinými rozhodnutími.
12) Informační systém VZ (ISVZ): informační systém provozovaný na internetu, ve kterém se zveřejňují údaje o VZ v souladu se zákonem na formulářích stanovených zákonem na území ČR. Správcem ISVZ je Česká pošta, s.p. V ISVZ jsou zveřejňovány podlimitní VZ. 13) Rámcová smlouva je písemná smlouva mezi VFU a jedním či více uchazeči uzavřená na dobu určitou, která upravuje podmínky týkající se jednotlivých VZ na dodávky, služby či stavební práce zadávaných po dobu platnosti rámcové smlouvy, zejména pokud jde o cenu a množství.
Článek 2 Zásady při zadávání veřejných zakázek 1) Organizace zadávání VZ je na VFU jednotná a probíhá podle této směrnice. 2) Bylo-li zahájeno zadávací řízení, nesmí se žádný útvar VFU do jeho ukončení zavazovat k odebírání dodávek, služeb nebo stavebních prací stejného nebo obdobného charakteru jako má předmět zakázky v zahájeném zadávacím řízení. Toto ustanovení se vztahuje na VZ od 500.001 Kč. 3) Předpokládanou hodnotu VZ určuje v souladu s touto směrnicí dotčený útvar nebo pracoviště, které má potřebu realizovat VZ; v případě potřeby ji konzultuje s odbornými
4
útvary, zejména s Odd. správy majetku, Odd. hospodářské správy a Centrem informačních technologií (CIT), není-li touto směrnicí stanoveno jinak. 4) VFU je povinna při zadávání VZ ve všech fázích řízení dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. a) Zásadou transparentností se rozumí průhlednost, srozumitelnost, pochopitelnost, předvídatelnost. b) Zásada rovného zacházení se použije při jakémkoli styku s uchazeči (při jednání o nabídkách nebo při hodnocení nabídek), tak aby stanovená kritéria pro zadání VZ umožnila objektivní porovnání a posouzení nabídek. c) Zásadou zákazu diskriminace se rozumí, že zadavatel nesmí zvýhodňovat některé dodavatele nebo skupiny dodavatelů na úkor ostatních bez jasně stanovených pravidel.
ČÁST DRUHÁ Veřejné zakázky malého rozsahu Článek 3 Zakázky malého rozsahu na dodávky a služby
1) Zakázky malého rozsahu na dodávky, služby, jejíž předpokládaná hodnota nepřesáhne bez DPH 300.000,- Kč, lze zadat přímo bez výběrového řízení za cenu obvyklou v místě plnění a při dodržení zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. VZ zadává odpovědný pracovník, který je příkazce operace podle směrnice rektora – Vnitřní kontrolní systém (dále jen odpovědný pracovník); při zadání zakázky malého rozsahu je odpovědný pracovník povinen dodržovat postup stanovený pro vystavování objednávek a uzavírání smluv, tj podléhají řídící kontrole příkazce operace a správce rozpočtu bez zakládání dalších dokladů podle této směrnice. 2) Zadávání VZ malého rozsahu na dodávky a služby (bez stavebních prací) od 300.001,Kč do 500.000 Kč bez DPH : lze zadat bez výběrového řízení. Funkci zadavatele plní odpovědný pracovník a je povinen dodržovat tento postup: Zadavatel ověří obvyklou cenu zakázky z veřejně dostupných zdrojů (internet, inzertní nabídky, telefonické konzultace, nabídky tří dodavatelů apod.), vyplní Oznámení o zadání veřejné zakázky malého rozsahu – příloha č. 1 (dále Oznámení), kde uvede zdroj informací, na základě kterých zadání VZ provedl. Oznámení zpracuje, podepíše a archivuje pod evidenčním číslem (dále ev.č.) s názvem VZ, aniž by jej předkládal referentovi pro organizaci a řízení VZ (dále jen referent VZ). 3) Zadávání VZ malého rozsahu na dodávky a služby s hodnotou od 500.001,- Kč a nižší než 2 mil. Kč bez DPH: se uskutečňuje formou poptávkového řízení podle následujících pravidel: a) funkci zadavatele jako odpovědného pracovníka plní děkan, kvestor, ředitel ŠZP, řešitel podle směrnice rektora – Vnitřní kontrolní systém. b) zadavatel vyplní Oznámení podle přílohy č. 1 a zašle jej referentovi VZ. c) referent VZ ve lhůtě do 5 pracovních dnů od doručení Oznámení provede šetření týkající se této veřejné zakázky. V případě souvislosti VZ s informačními
5
d)
e) f) g) h) i)
technologiemi, získá vyjádření Odd. CIT, v souvislosti VZ s investicemi získá vyjádření Odd. správy majetku a své stanovisko zašle zpět dotčenému pracovníkovi dotčený útvar nebo pracoviště je povinen provést poptávku formou písemné výzvy minimálně třem dodavatelům u veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou do 1,5 mil. Kč, u veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší než 1,5 mil Kč a nižší než 2 mil. Kč pak pěti dodavatelům písemnou výzvu zasílá dotčený útvar poštou písemná výzva k podání nabídek musí být pro všechny oslovené totožná písemná výzva bude mít podobu uvedenou v příloze č. 2 ve výzvě v příl. č. 2 musí být pro toto řízení doplněno: zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádného dodavatele a zadávací řízení zrušit lhůta pro podání nabídek je minimálně 10 pracovních dní
j) základním hodnotícím kritériem pro zadání VZ je: 1. nejnižší nabídková cena 2. ekonomická výhodnost (např. podle užitné hodnoty, dodacích, servisních a jiných podmínek ve vazbě na potřeby VFU Brno) s nutností uvedení dílčích hodnotících kritérií a váhy, vyjádřených v celých číslech v procentech (celé číslo v %, rozsah 0 až 100, např.: 70 % cena, 30 % záruční doba) k) posouzení a hodnocení nabídek provede alespoň pětičlenná komise ustanovená rektorem, jejímž členem musí být vždy zástupce VFU l) hodnotící komise sepíše z otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek protokol podle přílohy č. 3 (dále protokol), který předá referentovi VZ. Referent VZ zpracuje na základě protokolu návrh na rozhodnutí o přidělení VZ, který předloží spolu s protokolem rektorovi, anebo na základě pověření kvestorovi, který rozhodne o přidělení zakázky m) rozhodnutí zadavatele o přidělení VZ zašle referent VZ postupem podle zákona neprodleně všem uchazečům, kteří podali nabídku n) zakázky se realizují na základě písemných smluv podepsaných kvestorem, ve výjimečných případech, se souhlasem kvestora, na základě objednávky o) referent VZ je povinen archivovat veškerou dokumentaci k VZ nejméně po dobu pěti let pro účely případné kontroly prováděné dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Archivovaný spis o VZ bude obsahovat: - evidenční číslo (ev.č.) VZ a název VZ - text výzvy zaslaný jednotlivým vyzvaným zájemcům - předložené nabídky - posouzení a hodnocení nabídek, tj. protokol - oznámení o výběru nejvhodnější nabídky. 4) Postup podle odst. 3) se neuplatní v případech, ve kterých zákon připouští použití jednacího řízení bez uveřejnění (§ 23 zákona). V těchto případech odpovědný pracovník pořídí o zadání VZ zápis, ve kterém zdůvodní přímé zadání zakázky jednomu uchazeči a předá jej referentovi VZ.
Článek 4 Zakázky malého rozsahu na stavební práce
6
1) VZ malého rozsahu na stavební práce, jejíž hodnota nepřesáhne bez DPH 500.000,- Kč, lze zadat přímo bez výběrového řízení za cenu obvyklou v místě plnění a při dodržení zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. VZ zadává odpovědný pracovník, který je příkazce operace podle směrnice rektora – Vnitřní kontrolní systém (dále jen odpovědný pracovník); při zadání zakázky malého rozsahu je odpovědný pracovník povinen dodržovat postup stanovený pro vystavování objednávek a uzavírání smluv, tj podléhají řídící kontrole příkazce operace a správce rozpočtu. V případě hodnoty VZ na stavební práce převyšující 300.000,- Kč je povinen ověřit obvyklou cenu zakázky z veřejně dostupných zdrojů (internet, inzertní nabídky, telefonicky hovory apod.), provede záznam o zadání veřejné zakázky, ve kterém uvede zdroj informací, na základě kterých zadání VZ provedl, záznam zpracuje a podepíše odpovědný pracovník. 2) Zadávání VZ malého rozsahu na stavební práce s hodnotou vyšší než 500 tis. Kč a nižší než 6 mil. Kč bez DPH se provádí formou poptávkového řízení podle následujících pravidel: a) funkci zadavatele jako odpovědného pracovníka plní děkan, kvestor, ředitel ŠZP, ve věcech přísl. fakulty děkan, nebo jimi pověřený pracovník na úrovni vedoucího pracoviště b) zadavatel provede poptávku formou písemné výzvy v podobě uvedené v příloze č. 2 u min. tří dodavatelů u veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou do 2 mil. Kč, u veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou vyšší než 2 mil. Kč pak u minimálně pěti dodavatelů c) zástupce zadavatele je povinen být přítomen veškerému jednání spojenému s vlastním výběrem (zejména otevírání obálek a hodnocení nabídek) d) odpovědný pracovník odešle písemnou výzvu buď elektronicky nebo doporučenou poštou e) výzva k podání nabídek bude mít podobu uvedenou v příloze č. 2 f) podle povahy a rozsahu VZ stanoví odpovědný pracovník požadavky na prokázání kvalifikace g) text výzvy bude dále obsahovat: - popis předmětu plnění v rozsahu, který umožní zpracování nabídky - dobu a místo plnění - požadavky na zpracování nabídkové ceny - platební podmínky a podmínky, při nichž je možné překročit výši nabídkové ceny - požadavek na předložení smlouvy, případně požadavky na obchodní podmínky (obsah smlouvy) - jiné požadavky zadavatele podle povahy VZ h) lhůta pro podání nabídek je minimálně 10 pracovních dnů i) kritéria hodnocení pro výběr nejvhodnější nabídky stanovuje kvestor ve spolupráci s Odd. Správy majetku VFU Brno podle 1. nejnižší nabídkové ceny 2. ekonomická výhodnost (např. podle užitné hodnoty, dodacích, servisních a jiných podmínek ve vazbě na potřeby VFU Brno) s nutností uvedení dílčích hodnotících kritérií a váhy, vyjádřených v celých číslech v procentech (celé číslo v %, rozsah 0 až 100, např.: 70 % cena, 30 % záruční doba) j) veškerou ostatní korespondenci a administraci zakázky zajišťuje referent VZ k) rektor jmenuje k posouzení a hodnocení nabídek minimálně pětičlennou hodnotící komisi, jejímž členem musí být vždy zástupce VFU a pracovník Odd. správy majetku l) z otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek sepíše hodnotící komise protokol podle přílohy č. 3, který podepíší všichni členové komise přítomní na jednání
7
m) hodnotící komise současně zpracuje návrh na rozhodnutí o přidělení zakázky, který pak předloží rektorovi, nebo na základě pověření kvestorovi, ke konečnému rozhodnutí n) rozhodnutí zadavatele o přidělení VZ zašle referent VZ všem uchazečům, kteří podali nabídku o) VZ budou realizovány na základě písemných smluv podepsaných rektorem, nebo na základě pověření kvestorem, veškeré změny ve smlouvách je možno provádět pouze formou písemných dodatků p) referent VZ archivuje veškerou dokumentaci k veřejné zakázce po dobu pěti let pro účely případné kontroly prováděné dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Archivovaný spis o VZ bude obsahovat: - ev.č. VZ a název VZ - text výzvy zaslaný jednotlivým vyzvaným zájemcům - předložené nabídky - posouzení a hodnocení nabídek, tj. protokol - oznámení o výběru nejvhodnější nabídky.
Článek 5 Postup při přípravě stavební akce 1) Dotčený útvar nebo pracoviště, které má potřebu realizovat stavební akci podá podle své příslušnosti písemnou žádost děkanovi, kvestorovi, ve věcech ŠZP Nový Jičín - řediteli ŠZP na formuláři: Žádost o stavební akci (žádost), jejíž znění je v programu VEFIS na internetových stránkách VFU. 2) Kvestor, ředitel ŠZP zpracuje soupis požadovaných stavebních akcí dle priorit řízené organizační součásti a předloží rektorovi žádost o zařazení stavebních akcí do plánu pro kalendářní rok do 30. 6. předcházejícího roku a přiloží žádost. Pro r.2009 se tento termín stanoví: do 28.2.2009. 3) Odd. správy majetku ve spolupráci s dotčeným útvarem nebo pracovištěm a s Odd. hospodářské správy zajistí kvalifikovaný odhad rozpočtových nákladů stavebních prací, na které byla předložena žádost. Návrh plánu stavebních akcí se předkládá rektorovi ke schválení. 4) U velkých stavebních akcí, jejichž financování je nad možnosti rozpočtu univerzity, požádá rektor MŠMT o zařazení stavební akce do programového financování ze státního rozpočtu, případně z jiných zdrojů, další postup při její přípravě a realizaci se řídí postupy stanovenými MŠMT, případně jiným poskytovatelem finančních zdrojů.
ČÁST TŘETÍ Podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky Článek 6 Postup při zadávání veřejné zakázky 1) Postup při zadávání podlimitních a nadlimitních VZ se řídí zákonem. 2) V případě nadlimitních VZ zpracuje vedoucí Odd. správy majetku předběžné oznámení VZ a zašle jej k uveřejnění v informačním systému VZ.
8
3) Před zahájením zadávacího řízení předá dotčený útvar nebo pracoviště v dostatečném časovém předstihu na Odd. správy majetku technickou specifikaci předmětu plnění VZ, předpokládanou hodnotu VZ a návrh hodnotících kritérií. 4) Následně zpracuje Odd. správy majetku ve spolupráci s dotčeným útvarem v souladu se zákonem oznámení otevřeného řízení, užšího řízení, jednacího řízení s uveřejněním, soutěžního dialogu nebo písemnou výzvu k jednání v jednacím řízení bez uveřejnění nebo k podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení a zadávací dokumentaci veřejné zakázky. V případě potřeby konzultuje Odd. správy majetku VFU Brno návrh zadávací dokumentace s Právním odd. 5) Dokumenty zpracované v souladu s odst. 4 tohoto článku zašle Odd. správy majetku ke zveřejnění v informačním systému VZ. V případě nadlimitní VZ zajišťuje Odd. správy majetku zveřejnění oznámení otevřeného řízení, užšího řízení, jednacího řízení s uveřejněním a soutěžního dialogu též v Ústředním věstníku Evropské unie; to neplatí u VZ na služby uvedených v příloze č. 2 zákona. 6) Referent VZ archivuje veškerou dokumentaci k VZ po dobu pěti let pro účely případné kontroly prováděné dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Kompletní spis o VZ bude archivován pod ev.č. s názvem VZ.
Článek 7 Hodnotící komise 1) Po provedení úkonů podle článku 6 této směrnice jmenuje rektor svým rozhodnutím alespoň tříčlennou komisi pro otevírání obálek a alespoň sedmičlennou hodnotící komisi. Současně se jmenováním členů komise pro otevírání obálek a hodnotící komise jmenuje rektor za každého člena komise jeho náhradníka. 2) Členem hodnotící komise je vždy zástupce zadavatele, a to zejména prorektor pro rozvoj a výstavbu univerzity, kvestor nebo vedoucí Odd. správy majetku. Je-li to odůvodněno předmětem VZ, musí mít hodnotící komise nejméně jednu třetinu členů s příslušnou odborností ve vztahu k předmětu VZ. 3) Hodnotící komise bude při výkonu své činnosti postupovat podle zákona.
Článek 8 Rozhodnutí 1) O přidělení VZ rozhoduje rektor na základě výsledku posouzení a hodnocení nabídek hodnotící komisí. Jestliže rozhodnutí o přidělení VZ neodpovídá pořadí nabídek podle hodnocení hodnotící komise, musí být součástí rozhodnutí zdůvodnění tohoto postupu. 2) Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky zašle referent VZ do 5 pracovních dnů po rozhodnutí podle odst. 1 všem uchazečům, kteří nebyli vyloučeni z účasti v zadávacím řízení. Ke každé VZ, na kterou byla uzavřena smlouva, vypracuje vedoucí Odd. správy majetku oznámení o výsledku zadávacího řízení, které zašle do 48 dnů po uzavření smlouvy k uveřejnění v informačním systému VZ a v případě VZ zadaných na základě rámcové smlouvy tak učiní do 30 dnů po uzavření smlouvy či zrušení zadávacího řízení. 3) Ke každé nadlimitní VZ vypracuje Odd. správy majetku písemnou zprávu ve struktuře podle ust. § 85 zákona, kterou zašle na vyžádání Evropské komisi nebo Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále úřad).
9
Článek 9 Námitky a přezkoumání úkonů zadavatele 1) Podané námitky posoudí vedoucí Odd. správy majetku ve spolupráci s předsedou hodnotící komise a navrhne rektorovi způsob jejich vyřízení včetně odůvodnění; o námitkách rozhoduje rektor. Písemné rozhodnutí o podané námitce zašle vedoucí Odd. správy majetku stěžovateli do 10 dnů od obdržení námitek. V rozhodnutí uvede, zda námitkám vyhovuje, či nikoliv, s uvedením důvodu. Vyhoví-li rektor námitkám, uvede v rozhodnutí způsob provedení nápravy. Způsob vyřízení námitek konzultuje Odd. správy majetku v případě potřeby s Právním odd. 2) V případě, že stěžovatel podá úřadu návrh na přezkoumání úkonů, zpracuje Odd. správy majetku ve spolupráci s předsedou hodnotící komise vyjádření k obdrženému návrhu do 7 dnů od jeho doručení. Vyjádření podepsané rektorem zašle Odd. správy majetku společně s příslušnou dokumentací VZ úřadu.
ČÁST ČTVRTÁ Rámcová smlouva
1) 2)
3)
4) 5) 6)
Článek 10 Obecná ustanovení Referent VZ je odpovědný za organizaci a administrativní zajištění uzavíraných rámcových smluv. Pokud VFU hodlá uzavřít rámcovou smlouvu s více uchazeči, nesmí být počet uchazečů nižší než tři. VFU uvede v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení maximální počet uchazečů, se kterými bude smlouva uzavřena. Dále v zadávací podmínkách uvede text návrhu a dobu trvání rámcové smlouvy. Doba trvání rámcové smlouvy nesmí být delší než 4 roky, vyjma případů, kdy je delší doba trvání odůvodněna objektivními příčinami vztahujícími se zejména k předmětu rámcové smlouvy. Pokud se během trvání rámcové smlouvy sníží počet uchazečů způsobilých plnit VZ pod tři, není VFU oprávněna podle takové rámcové smlouvy VZ zadat. VFU nesmí při zadávání VZ na základě rámcové smlouvy požadovat prokázání splnění kvalifikace uchazeče. Způsob zadávání VZ této směrnice platí obdobně i pro sjednávání rámcových smluv, neníli stanoveno jinak. Článek 11 Zadávání veřejné zakázky na základě rámcové smlouvy
1) Je-li rámcová smlouva uzavřena s jedním uchazečem a veškeré podmínky plnění jsou v této smlouvě konkrétně vymezeny, uzavře VFU smlouvu s uchazečem na realizaci VZ na základě písemné výzvy k poskytnutí plnění, jež je současně návrhem na uzavření smlouvy. V případě, že všechny podmínky nejsou v rámcové smlouvě konkrétně vymezeny, VFU zadá VZ na základě písemné výzvy k podání nabídky. 2) Je-li rámcová smlouva uzavřena s více uchazeči, zadá VFU veřejnou zakázku vybranému uchazeči po předchozí písemné výzvě učiněné všem účastníkům smlouvy, na základě hodnotících kritérií, která jsou buď vymezena v rámcové smlouvě nebo v písemné výzvě, nejsou-li uvedena v rámcové smlouvě.
10
3) Příkazce operace příslušného pracoviště nebo útvaru s písemným potvrzením správce rozpočtu, kteří provádějí řídící kontrolu podle směrnice rektora - Vnitřní kontrolní systém, zpracuje za metodické podpory referenta VZ písemné výzvy podle odst. 1 a 2 a předá je referentovi VZ k odeslání. Příkazce operace v požadavku vymezí konkrétní předmět plnění VZ, hodnotící kritéria, nejsou-li uvedená v rámcové smlouvě.
ČÁST PÁTÁ Článek12 Závěrečná ustanovení 1) Tato směrnice se nevztahuje na zadávání VZ, jestliže jde o výzkum a vývoj, s výjimkou případů, kdy cena za provedení výzkumu a vývoje je hrazena výlučně zadavatelem a zadavatel je jediným uživatelem výsledků výzkumu a vývoje. 2) Podle této směrnice se nepostupuje také v případě, že ratifikovaná a vyhlášená mezinárodní smlouva, kterou je Česká republika vázána nebo pravidla mezinárodní organizace obsahují pro zadávání zakázek odlišnou úpravu. 3) VFU při zadávání zakázek postupuje v souladu se zákonem, ostatními právními předpisy a touto směrnicí. Porušení tohoto ustanovení bude posuzováno jako porušení pracovní kázně podle pracovněprávních předpisů. 4) Touto směrnicí se Směrnice č. ES08/2005/1 o pořizování majetku a zadávání veřejných zakázek, se mění takto: - čl. l písm. a) zní: Předmětem směrnice je stanovení postupu Veterinární a farmaceutické univerzity Brno (dále VFU) při objednávání a nákupu investičního majetku - čl. 1 písm. b) se ruší - čl. 3 se ruší Ostatní ustanovení citované Směrnice zůstávají v platnosti v původním znění.
Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2009.
prof. MVDr. Vladimír Večerek, CSc., MBA rektor VFU Brno
11
Příloha č. 1 Směrnice o zadávání veřejných zakázek
Oznámení o zadání VZ malého rozsahu 1. Název veřejné zakázky: 2. Údaje o zadavateli: Název: Veterinární a farmaceutická univerzita Brno Sídlo : Palackého tř. 1-3 , Brno 612 42 Právní forma: veřejná vysoká škola IČ: 62157124 DIČ: CZ62157124
Návrh předkládá: Středisko: Zkratka útvaru: Odpovědná osoba: telefon: e-mail:
3. Druh veřejné zakázky: a) zakázka na dodávku b) zakázka na služby 4. Zdroj financování (úhrady): pracoviště:................... činnost: ......................zakázka: .......................... 5. Předpokládaná cena veřejné zakázky: ................................. Kč bez DPH z toho - investiční náklady ................................. Kč - neinvestiční náklady ................................ Kč V případě, že zájemce je plátcem DPH, uvede samostatně výši a sazbu DPH. 6. Předmět a popis veřejné zakázky vč. zdůvodnění: .................. ................. 7. Technická specifikace – kritéria hodnocení: 8. Související provozní potřeby (el. energie, chlazení, větrání, .....): .......... 9. Seznam předpokládaných vyzvaných dodavatelů: 1. 2. 3.
Datum : Jméno a podpis odpovědného pracovníka předkládajícího oznámení: ____________________________________________________________________ Vyjádření:
Datum a podpis odpovědného zaměstnance na úseku VZ:
12
Příloha č. 2
Výzva k podání nabídky na veřejnou zakázku malého rozsahu
1.
Název veřejné zakázky malého rozsahu: Popis: Měrná jednotka: Množství: Specifikace předmětu zakázky: ................
2. Údaje o zadavateli: Název: Veterinární a farmaceutická univerzita Brno Sídlo : Palackého tř. 1-3 , Brno 612 42 Právní forma: veřejná vysoká škola IČ: 62157124 CZ62157124 DIČ:
3. Druh veřejné zakázky: a) na dodávku zaškrtněte
Návrh předkládá: Středisko: Zkratka útvaru: Odpovědná osoba: telefon: e-mail:
b) služby c) stavební práce
4. Předpokládaná doba plnění VZ od: do: 5. Místo plnění VZ: 6. Kvalifikační doklady uchazeče: oprávnění k podnikání - kopie výpis z obchodního rejstříku jiné (doplnit dle druhu VZ)
forma předložení:
7. Dodatečné informace k zadávacím podmínkám, prohlídka místa plnění: Dodavatel může požadovat dodatečné informace k zadávací dokumentaci. Písemná žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 5 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Zadavatel doručí dodatečné informace k zadávacím podmínkám nejpozději do 3 dnů ode dne doručení žádosti dodavatele. Zadavatel umožní prohlídku místa plnění všem uchazečům, kteří o ni požádají. Prohlídku místa lze individuálně sjednat s ........................................ (kontaktními osobami zadavatele). 8. Další součásti zadávací dokumentace (jsou-li vyžadovány): 9. Hodnocení nabídek - podle .... doplnit kritéria 10. Požadavky na zpracování nabídkové ceny : - na část investiční - na část neinvestiční
13
11. Podmínky, za kterých je možné překročit nabídkovou cenu: pouze při změně sazby DPH na základě změny právních předpisů 12. Platební podmínky: bez poskytování záloh, úhrada jednorázově po předání dodávky – splnění služby, splatnost faktur : do 14 dnů ode dne obdržení faktury - text upravit podle druhu VZ 13. Obchodní podmínky: Záruční doba u dodávek min. 24 měsíců, u služeb podle charakteru služby. Event. doplnit dle druhu VZ. 14. Další požadavky zadavatele: Nabídka bude předložena písemně ve formě návrhu smlouvy . 15. Lhůta pro podání nabídky: Nabídky budou předány do - datum:
hodina:
16. Místo pro předání nabídek Adresa: k rukám: Datum:
Podpis odpovědného pracovníka:
14
Příloha č. 3 Směrnice o zadávání veřejných zakázek
Protokol o posouzení a hodnocení nabídek zadání veřejné zakázky malého rozsahu ve smyslu ust. § 12 odst.6 zák.č. 137/2006 Sb. Název veřejné zakázky malého rozsahu: Údaje o zadavateli: Název : Veterinární a farmaceutická univerzita Brno Sídlo: Palackého tř. 1/3, Brno 612 42 Pracoviště zadavatele, pro nějž se VZ určena: Právní forma: veřejná vysoká škola IČ: DIČ: Komise ustanovená zadavatelem pro posouzení a hodnocení nabídek: 1. 2. 3. 4. K podání nabídky byli vyzváni: 1. 2. 3. V zadavatelem stanovené lhůtě předložili nabídku: nabídka č. l: nabídka č. 2: nabídka č. 3:
Posouzení nabídek z hlediska splnění podmínek zadavatele: nabídka č.1: splňuje/nesplňuje důvod vyřazení: nabídka č.2:
splňuje/nesplňuje důvod vyřazení:
nabídka č.3
splňuje/nesplňuje důvod vyřazení:
Nabídkové ceny: Hodnotící komise hodnotila nabídky, které splnily zadávací podmínky dle postupů uvedených zadávací dokumentací. 15
Hodnotící kritéria: a) nejnižší nabídková cena b) ekonomická výhodnost nabídky – uvést dílčí kritéria hodnocení vč. % váhy nabídkové ceny
cena bez bez DPH
cena vč. DPH
nabídka č. 1 nabídka č. 2 nabídka č 3 Stanovení pořadí nabídek podle nabídkové ceny: 1. pořadí:
nabídka č. ........ Obchodní jméno uchazeče:
2. pořadí:
nabídka č. ....... Obchodní jméno uchazeče:
3. pořadí:
nabídka č. ...... Obchodní jméno uchazeče:
Zdůvodnění výběru nejvhodnější nabídky:
Datum: Podpisy členů komise: Rozhodnutí zadavatele:
16
splnění limitu pro zadávací způsob zadávacího řízení
