Vaststelling van het crisiscommunicatieplan Brabant-Noord ter vervanging van het gemeentelijke deelplan voorlichting, onderdeel van het rampenplan

College Onderwerp:

V200701211 Vaststelling van het crisiscommunicatieplan Brabant-Noord ter vervanging van het gemeentelijke deelplan voorlichting, onderdeel van het rampenplan

Collegevoorstel Inleiding: Op 18 april jl. heeft het dagelijks bestuur van de veiligheidsregio Brabant-Noord het crisiscommunicatieplan Brabant-Noord vastgesteld. Omdat crisiscommunicatie de verantwoordelijkheid is van het college van B&W, wordt u verzocht in te stemmen met dit crisiscommunicatieplan. Het crisiscommunicatieplan heeft een operationeel karakter en is een vervanging van het gemeentelijke draaiboek voorlichting wat opgenomen is in het gemeentelijke rampenplan.

Feitelijke informatie: Aanleiding voor het opstellen van het crisiscommunicatieplan is dat vrijwel geen enkele gemeente binnen de regio Brabant-Noord voldoende capaciteit, op crisiscommunicatiegebied, heeft om bij een zwaar ongeval of een ramp binnen relatief korte tijd een crisiscommunicatieorganisatie op te zetten. De oplossing van dit probleem ligt in een efficiënte, regionale samenwerking op basis van één communicatiestrategie. Het crisiscommunicatieplan moet er zorg voor dragen dat alle gemeenten binnen de regio Brabant-Noord kunnen beschikken over een uniforme en professionele aanpak van crisiscommunicatie. Naast bovengenoemde punten is de meerwaarde van dit plan de intergemeentelijke bijstand waarop de gemeente een beroep kan doen. Gebleken is dat de gemeente Heusden niet voldoende capaciteit heeft om een crisiscommunicatieorganisatie op te zetten. Het crisiscommunicatieplan is onderverdeeld in een model-deelplan, model-draaiboek. Het model-deelplan gaat in op de algemene taken en procedures voor crisiscommunicatie (doel, doelgroep, verantwoordelijkheden, organisatie en algemene regionale functieomschrijvingen). Het model-draaiboek beschrijft de wijze van alarmering en geeft een omschrijving van de verschillende onderdelen van het communicatieproces. In het modeldraaiboek zijn taakkaarten opgenomen inclusief taakomschrijving. Het hoofd actiecentrum voorlichting coördineert alle voorlichtingsactiviteiten, hij geeft leiding aan de medewerkers van het actiecentrum. Het hoofd voert overleg met de communicatieadviseurs van het beleidsteam, het managementteam, het regionaal operationeel team en de plaats incident en verzamelt alle geautoriseerde informatie voor de interne communicatie, de pers- en de publieksvoorlichting. De informatie wordt geautoriseerd door successievelijk de burgemeester, de gemeentesecretaris, de operationeel leider en de commandant plaats incident. Binnen het actiecentrum voorlichting kunnen daarnaast de onderstaande functies actief zijn: • Coördinator en medewerkers publieksvoorlichting waaronder ook medewerkers telefoonteam/callcenter, medewerkers publieksinformatiebalie, publieksvoorlichter opvangcentrum, internetbeheerder; • Coördinator en medewerkers persvoorlichting waaronder ook persvoorlichter opvangcentrum en mediawatcher; • Coördinator en medewerkers interne voorlichting waaronder een intranetbeheerder; • Medewerkers administratieve ondersteuning waaronder een logboekschrijver; • Medewerkers facilitaire ondersteuning waaronder receptie, automatisering, logistiek. Intergemeentelijke bijstand Alle gemeenten in de regio Brabant-Noord kunnen een verzoek tot intergemeentelijke bijstand indienen. Daartoe zal de vragende gemeente in eerste instantie een beroep doen 1/2

College Onderwerp:

V200701211 Vaststelling van het crisiscommunicatieplan Brabant-Noord ter vervanging van het gemeentelijke deelplan voorlichting, onderdeel van het rampenplan

om de buurgemeenten binnen het district. Wanneer dit niet tot voldoende capaciteit leidt wordt een verzoek ingediend bij de andere districten.

Consequenties crisiscommunicatieplan gemeente Heusden Het directe gevolg is dat het gemeentelijke draaiboek voorlichting vervangen dient te worden door het nieuwe crisiscommunicatieplan. Door de komst van het crisiscommunicatieplan wordt het publiciteitsmandaat voor feitelijke informatie bij het hoofd actiecentrum voorlichting neergelegd. De verantwoordelijkheid voor de politiek-maatschappelijke publiciteitsstrategie blijft bij de burgemeester, die daarbij wordt ondersteund door de communicatieadviseur beleidsteam. Het crisiscommunicatieplan omvat een breder scala aan taken en functies dan het huidige draaiboek. Gevolg hiervan is dat er een herverdeling van taken noodzakelijk is. De implementatie van het crisiscommunicatieplan is de taak en verantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie. De gemeente Heusden kan een verzoek tot intergemeentelijke bijstand indienen. Onderhavig plan garandeert daarbij een uniforme wijze van optreden en functies zodat de bijstand op een efficiënte en effectieve wijze plaats kan vinden. Wanneer de gemeente een verzoek tot het verlenen van bijstand ontvangt dienen de desbetreffende medewerkers vrijgesteld te worden van hun reguliere werkzaamheden om aan dit verzoek te kunnen voldoen.

Inzet van middelen: Inzet van middelen: Er zijn geen financiële en/of personele consequenties verbonden aan dit voorstel. Daartoe hebben de gemeenten in de regio Brabant-Noord in 1999 in het convenant intergemeentelijke samenwerking ten behoeve van de voorbereiding op en daadwerkelijke bestrijding van rampen besloten de kosten, van de intergemeentelijke bijstand, in de preparatieve en repressieve fase niet door te berekenen aan de andere gemeenten.

personele consequenties De personele inzet binnen het proces voorlichting zal als gevolg van onderhavig plan uitgebreid moeten worden. De gemeente dient bij een verzoek om intergemeentelijke bijstand te verlenen de medewerkers vrij te stellen van hun reguliere werkzaamheden. Medewerkers van de gemeente opereren daarbij onder verantwoordelijkheid van de operationele leiding van de getroffen gemeente. De medewerkers benoemd in het proces dienen deel te kunnen nemen aan regionale opleidingen en oefeningen.

Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen

2/2

College Onderwerp:

V200701211 Vaststelling van het crisiscommunicatieplan Brabant-Noord ter vervanging van het gemeentelijke deelplan voorlichting, onderdeel van het rampenplan

BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 27 november 2007; besloten: het crisiscommunicatieplan Brabant Noord vast te stellen en: - het huidige draaiboek voorlichting te vervangen door onderhavig crisiscommunicatieplan; - de ambtelijke organisatie opdracht te geven het crisiscommunicatieplan te implementeren.

namens het college van Heusden, de secretaris,

mr. J.T.A.J. van der Ven

3/3

CRISISCOMMUNICATIEPLAN “MODEL-DEELPLAN VOORLICHTING”

`s-Hertogenbosch, maart 2007

CRISISCOMMUNICATIEPLAN “MODEL-DEELPLAN VOORLICHTING”

2

INHOUDSOPGAVE MODEL-DEELPLAN INLEIDING 1. UITGANGSPUNTEN 1.1 Doel 1.2 Doelgroepen 1.3 Verantwoordelijkheden 1.4 Organisatie 1.5 Opschaling volgens de GRIP-regeling 1.6 Functiebeschrijvingen 1.7 Taakbeschrijvingen 1.8 Relatie met andere processen

5 6 6 6 6 6 7 8 9 9

MODEL-DRAAIBOEK 1. HANDELINGSPROTOCOL CRISISCOMMUNICATIE 2. INFORMATIEPROTOCOL 3. ALARMERING 3.1 Waarschuwen bevolking 3.2 Persalarmering 4. INRICHTEN ACTIECENTRUM VOORLICHTING 5. PERSVOORLICHTING 5.1 Inrichten perscentrum 6. PUBLIEKSVOORLICHTING 6.1 Voorlichting aan slachtoffers en verwanten 6.2 Voorlichting aan intermediaire kaders 6.3 Inrichten publieksinformatiecentrum 7. INTERNE VOORLICHTING 8. ONDERSTEUNING Bijhouden logboek Logboek voorlichting Bijhouden presentielijst Presentielijst actiecentrum voorlichting Telefoongesprekken noteren Werkblad telefoongesprekken Berichtenformulier

10 13 15 16 18 19 21 22 23 24 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

BIJLAGEN 1. Taakkaarten 2. Medialijst 3. Voorlichterslijst 4. Telefoonlijst 5. Regeling vaststelling landelijke politiekaart 6. Afkortingenlijst 7. Spelalfabet

37

3

INLEIDING De crisiscommunicatie (ofwel rampenvoorlichting) is ingebed in wettelijke en bestuurlijke kaders. De Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding geeft bepalingen voor de informatieverschaffing vóór, tijdens en ná rampen. De verantwoordelijkheid voor de voorbereidingsfase hiervan ligt bij burgemeester en wethouders; zij moeten ervoor zorgen dat hiervoor richtlijnen opgenomen worden in het rampenplan. Proces 3 in het gemeentelijk rampenplan heeft betrekking op voorlichting en informatie. Het deelplan, het draaiboek en het protocol geven een overzicht van de doelen, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en activiteiten die horen bij de voorbereiding en uitvoering van het proces communicatie. Tijdens een ramp of zwaar ongeval ligt de verantwoordelijkheid bij de burgemeester, die het opperbevel heeft. Vrijwel geen enkele gemeente heeft echter voldoende capaciteit, zowel kwantitatief als kwalitatief, om bij een zwaar ongeval of een ramp een communicatieorganisatie op de been te houden. De oplossing van dit probleem ligt in een efficiënte, regionale samenwerking. Randvoorwaarde hiervoor is dat men uitgaat van eenzelfde communicatiestrategie. Alleen op die manier kan eenduidig samengewerkt worden. Het regionale model-deelplan gaat in op algemene taken en procedures voor crisiscommunicatie. De uitwerking hiervan dient per gemeente plaats te vinden in het lokale deelplan. Het regionale model-draaiboek geeft praktische handvatten voor de uitvoering van de taken crisiscommunicatie (wie, wat waar, wanneer, hoe). Ook dit model dient uitgewerkt te worden naar de lokale situatie. Het regionale protocol crisiscommunicatie geeft algemene instructies voor de bij een incident/calamiteit ingezette communicatieadviseurs.

4

1. UITGANGSPUNTEN 1.1 Doel Het doel van proces voorlichting is: Het ten tijde van een incident/calamiteit (of dreiging daarvan) verzamelen, verifiëren en verstrekken van informatie betreffende: de oorzaak en aard van de ramp, de aard en omvang van de te verwachten gevolgen voor bevolking en milieu, én het te verwachten verloop van de ramp; de wijze waarop de bevolking op de hoogte gehouden wordt; de maatregelen die men moet nemen om de schadelijke gevolgen zoveel mogelijk te beperken; de te volgen gedragslijn; de terugkeer naar de normale situatie. 1.2 Doelgroepen De doelgroepen van de voorlichting zijn: Intern: de interne organisatie/medewerkers. de bij de hulpverlening betrokken organisaties/personen; Extern: de vertegenwoordigers van de andere bestuursorganen (commissaris van de koningin, minister); de bevolking; de pers/media. 1.3 Verantwoordelijkheden Het proces voorlichting valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Deze heeft de uitvoerende verantwoordelijkheid gemandateerd. De gemandateerde is in overleg met de ambtenaar openbare orde en veiligheid verantwoordelijk voor het actueel houden van dit plan, het treffen van voorbereidende maatregelen en het zodanig opleiden en oefenen van het personeel dat de in het plan omschreven taken op goede wijze kunnen worden uitgevoerd. 1.4 Organisatie De organisatie van de communicatiefunctie volgt de organisatie van de rampenbestrijding: gemeentelijk beleidsteam / regionaal beleidsteam gemeentelijk managementteam / regionaal operationeel team gemeentelijk actiecentrum / sectie voorlichting plaats incident Voor de uitvoering van het proces voorlichting dient een gemeentelijk actiecentrum te worden ingericht. Een actiecentrum is de plaats van waaruit een dienst of organisatie(onderdeel) de eigen bijdrage aan de bestrijding van het incident regelt. Een actiecentrum is activiteitsgericht en werkt aan een bepaalde taak in het totale gebied van de betreffende gemeente(s). Het actiecentrum voorlichting omvat de functionaliteiten interne communicatie, persvoorlichting en publieksvoorlichting. De coördinatie van de totale communicatie ligt in handen van het hoofd actiecentrum. Voor de opschaling van het proces voorlichting wordt voorzien in een voorlichterspool. Hierin worden afspraken gemaakt tussen de gemeenten onderling, zodat om bijstand kan worden gevraagd als dat nodig is. In eerste instantie wordt vanuit de districten bijstand verleend. Bij verdere opschaling wordt regionaal gealarmeerd.

5

In de voorlichterspool is per gemeente minstens één voorlichter vertegenwoordigd, evenals per hulpverleningsdienst. De voorlichters worden tijdens een calamiteit ingezet op een bepaalde positie in de voorlichtingsorganisatie. De pool wordt gecoördineerd door de regionale brandweer. 1.5 Opschaling volgens de GRIP-regeling De opschaling van incidenten is uitgewerkt in multidisciplinaire coördinatiefasen volgens de Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure (GRIP). Deze procedure regelt zowel de bestuurlijke als de operationele coördinatie en commandovoering binnen de multidisciplinaire hulpverleningsorganisatie, vanaf de dagelijkse routine tot en met een ramp van nationale omvang. De procedure kent vier coördinatieniveaus, die horen bij incidenten met verschillende reikwijdten. Routine Monodisciplinair dagelijks optreden van de hulpdiensten. GRIP 1 Incident met beperkt effectgebied. Behoefte aan multidisciplinaire coördinatie op tactische processen vanuit het brongebied. GRIP 2 Grootschalig incident met uitstraling naar de omgeving. Behoefte aan multidisciplinaire coördinatie, ook op strategische processen vanuit het effectgebied. GRIP 3 Ramp of zwaar ongeval binnen een gemeente. Behoefte aan multidisciplinaire coördinatie op bestuurlijke processen. GRIP 4 Ramp of zwaar ongeval in meerdere gemeenten. Behoefte aan multidisciplinaire, gecoördineerde bestuurlijke, regionale leiding. Voor de voorlichting in de regio betekent dit het volgende: Routine De voorlichter plaats incident kán ter plaatse zijn (politievoorlichter). GRIP 1 De voorlichter plaats incident ís ter plaatse. GRIP 2 De voorlichter plaats incident is ter plaatse, de communicatieadviseur van het gemeentelijk beleidsteam is naar behoefte actief, het gemeentelijk actiecentrum wordt naar behoefte opgestart en de communicatieadviseur in het operationeel team is actief. GRIP 3 De voorlichter plaats incident is ter plaatse, de communicatieadviseur van het gemeentelijk beleidsteam is actief, het gemeentelijk actiecentrum voorlichting is opgestart en de communicatieadviseur in het operationeel team is actief. GRIP 4 De voorlichter plaats incident is ter plaatse, de communicatieadviseur van het gemeentelijk beleidsteam is actief, het gemeentelijk actiecentrum voorlichting is opgestart evenals de regionale sectie voorlichting en het regionaal beleidsteam.

6

1.6 Functiebeschrijvingen Communicatieadviseur in gemeentelijk en in regionaal beleidsteam De communicatieadviseur beleidsteam adviseert en ondersteunt het beleidsteam en coacht de burgemeester in zijn rol van burgervader en opperbevelhebber. Door de burgemeester geautoriseerde beleidsinformatie geeft hij door aan het hoofd actiecentrum voorlichting. Hoofd actiecentrum voorlichting Het hoofd actiecentrum voorlichting coördineert alle voorlichtingsactiviteiten, hij geeft leiding aan de medewerkers van het actiecentrum. Het hoofd voert overleg met de communicatieadviseurs van het beleidsteam, het managementteam, het regionaal operationeel team en de plaats incident en verzamelt alle geautoriseerde informatie voor de interne communicatie, de pers- en de publieksvoorlichting. De informatie wordt geautoriseerd door successievelijk de burgemeester, de gemeentesecretaris, de operationeel leider en de commandant plaats incident. Binnen het actiecentrum voorlichting kunnen daarnaast de onderstaande functies actief zijn: • Coördinator en medewerkers publieksvoorlichting waaronder ook medewerkers telefoonteam/callcenter, medewerkers publieksinformatiebalie, publieksvoorlichter opvangcentrum, internetbeheerder; • Coördinator en medewerkers persvoorlichting waaronder ook persvoorlichter opvangcentrum en mediawatcher; • Coördinator en medewerkers interne voorlichting waaronder een intranetbeheerder; • Medewerkers administratieve ondersteuning waaronder een logboekschrijver; • Medewerkers facilitaire ondersteuning waaronder receptie, automatisering, logistiek. Communicatieadviseur managementteam De communicatieadviseur managementteam adviseert en ondersteunt het managementteam en verstrekt door de gemeentesecretaris geautoriseerde informatie aan het hoofd actiecentrum voorlichting. Communicatieadviseur operationeel team Deze communicatieadviseur maakt deel uit van de sectie voorlichting in het operationeel team. De sectie voorlichting bestaat uit de communicatieadviseurs van de hulpverleningsdiensten politie, brandweer en GGD en uit gemeentelijke communicatieadviseurs. Het hoofd sectie voorlichting maakt deel uit van het OT-overleg en stuurt de sectie aan, die OT adviseert en het gemeentelijk actiecentrum voorlichting ondersteunt. Informatie die door de operationeel leider geautoriseerd is, wordt doorgegeven aan het hoofd actiecentrum voorlichting. Voorlichter plaats incident De rol van de voorlichter plaats incident wordt ingevuld door de politievoorlichter, die zich op de plaats van het incident bevindt. Deze geeft door de commandant plaats incident geautoriseerde informatie door aan het hoofd actiecentrum voorlichting en aan de communicatieadviseurs van het operationeel team.

7

1.7 Taakbeschrijvingen De taken die horen bij de communicatiefuncties in de rampenbestrijdingsorganisatie zijn beschreven op zogenaamde ‘taakkaarten’. Deze kaarten kunnen uitgedeeld worden tijdens een incident en worden gebruikt als checklist. Zie bijlage 1. 1.8 Relaties met andere processen Het proces voorlichting speelt een actieve rol in de interne informatievoorziening over en tussen alle gemeentelijke processen. Voorlichting heeft tevens een belangrijke relatie met het registreren van slachtoffers (CRIB, proces 15). Met name als het gaat om verwanteninformatie is optimale afstemming tussen de actiecentra noodzakelijk. Tevens is er een relatie met de processen Opvang en verzorgen en Nazorg (proces 14 en 27). Er worden voorlichters ingezet om bij de opvangplekken publieksvoorlichting te verzorgen en de pers te woord te staan en ter plaatse te begeleiden, en in het nazorgtraject is inzet in het informatie- en adviescentrum (IAC) van belang.

8

CRISISCOMMUNICATIEPLAN “MODEL-DRAAIBOEK VOORLICHTING”

9

1. HANDELINGSPROTOCOL CRISISCOMMUNICATIE Stappen 0

Activiteit Alarmeren van de politievoorlichter.

1

Alarmeren van de communicatieadviseur beleidsteam via de Communicator vanaf GRIP 2 en 3. Indien nodig roept deze de communicatiemedewerkers van de gemeente op. De voorlichter rampterrein is ter plaatse. Alarmeren van de collega’s uit het district. Alarmering van het hoofd van de sectie voorlichting in het operationeel team bij GRIP 2.

2

3

Inrichten van het actiecentrum voorlichting in de gemeente. Vanaf GRIP 2 is de sectie voorlichting in het operationeel team operationeel. Alarmeren van collega’s uit de regionale voorlichterspool.

4

Indien het proces Waarschuwen bevolking wordt opgestart, verleent het actiecentrum voorlichting

Actor De politie doet in het algemeen de voorlichting ter plaatse bij incidenten. Bij brand doet meestal de officier van dienst brandweer de woordvoering. De communicatieadviseur beleidsteam ondersteunt de burgemeester. De voorlichter rampterrein staat de pers te woord. De overige communicatiemedewerkers ondersteunen het voorlichtingsproces.

Uitwerking De alarmering vindt plaats via de Communicator.

De communicatieadviseur beleidsteam laat de collegavoorlichters bellen via de alarmeringslijst. Deze worden opgevangen en begeleid naar hun werkplek.

De collega’s kunnen direct beschikken over een computer, inloggegevens, een telefoon en een telefoonlijst.

Alle collega-voorlichters melden zich bij het hoofd actiecentrum voorlichting. Het hoofd actiecentrum voorlichting voorziet hen van de benodigde informatie en geeft hun rol en taken aan. Het hoofd actiecentrum voorlichting coördineert de informatie van de voorlichters in beleidsteam, managementteam, actiecentrum, OT en op het rampterrein. De sectie voorlichting in het OT ondersteunt het actiecentrum voorlichting van de gemeenten onder andere via het onderhouden van externe contacten. Het actiecentrum voorlichting faciliteert het waarschuwen van de bevolking door

Het hoofd actiecentrum voorlichting geeft plenaire briefings over actuele informatie. De geautoriseerde informatie wordt tevens continu geactualiseerd op een flip over en/of via de interne mail.

Er is een regionale alarmeringslijst van de pool beschikbaar, zie het draaiboek.

Waarschuwen van de bevolking kan via de sirenes, rampenzender, geluidswagens, SMS of

10

ondersteuning.

5

6

7

Inschakelen van Omroep Brabant. Inschakeling van Omroep Brabant als rampenzender is gekoppeld aan inschakeling van de sirenes (noodnetnummer 41204). Omroep Brabant kan ook de algemene publieksvoorlichting ondersteunen als servicezender. Hierbij kunnen teletekstpagina 303 ingezet worden en de website. Telefoon: 040-2949120 / 2949111 / 2949123. GSM: 06-58620145. Publieksvoorlichting kan naast gemeentelijke website en gemeentelijk telefoonteam het nationale callcenter (0800-1351) en Crisis.nl inschakelen. Het callcenter en de site zijn tijdens kantoortijd binnen één uur actief (070-4627500) en buiten kantoortijd binnen twee uur (070-3454400). Het actiecentrum kan voor de gemeente ook de SMS-dienst van het ERC inschakelen.

Inrichting van een publieksinformatiecentrum voor het informeren van de burgers. Vooral in de nazorgfase zijn er veel vragen over eerste

waarschuwingsberichten te maken en te verspreiden via diverse media en middelen. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een Tolkencentrale. Het hoofd actiecentrum voorlichting schakelt de rampenzender in. De publieksvoorlichter kan zich tot Omroep Brabant wenden voor ondersteuning als servicezender. Daarnaast heeft de persvoorlichter contact met Omroep Brabant als nieuwszender.

cell broadcasting.

Het hoofd actiecentrum voorlichting wijst een contactpersoon aan en laat deze het ERC bellen voor de inzet van het nationale callcenter. Het is ook mogelijk om een voorlichter als contactpersoon in het callcenter te plaatsen. Er zijn meerdere locaties in Nederland van waaruit het callcenter opereert. Voor inzet van de website Crisis.nl moet eveneens het ERC gebeld worden. Er zijn binnen de regio een aantal webredacteuren opgeleid. Voor de SMS-dienst moeten gebruikers van een mobiele telefoon een tekst versturen naar het nummer <7171>. De publieksvoorlichter informeert burgers over opvangplaatsen en verwijst ze door naar reguliere hulpinstanties. De informatie komt van het actiecentrum

Ten behoeve van het callcenter is een algemene Q- en A-lijst beschikbaar. Ten behoeve van Crisis.nl zijn het gemeentelogo en standaardteksten beschikbaar.

Omroep Brabant heeft standaardteksten voor de rampenzender beschikbaar.

Ten behoeve van het publieksinformatiecentrum zijn telefoonlijsten beschikbaar van verschillende soorten hulpinstanties.

11

levensbehoeften, schadevergoeding en psychosociale hulpverlening.

opvang en verzorging.

8

Persalarmering vindt plaats via de Communicator c.q. meldkamer.

9

De meldkamer bedient de Communicator in opdracht van het hoofd actiecentrum voorlichting c.q. de persvoorlichter. De persvoorlichter informeert de pers. De communicatiebeleidsadviseur zit de persconferenties van de burgemeester voor.

Inrichting van een perscentrum vindt plaats voor het tussentijds informeren van de pers en voor het houden van persconferenties. Het actiecentrum Interne voorlichting wordt opgestart ten behoeve van het voorlichting zorgt voor de interne voorlichting. informeren van de interne medewerkers en de hulpverleners.

10

11

Het proces voorlichting kan niet zonder administratieve en facilitaire ondersteuning.

De activiteiten van voorlichting worden ondersteund door receptie, administratie, ICT en facilitaire zaken.

De pers wordt verwezen naar een apart persnummer. Perskaarten worden gecontroleerd en er wordt een presentielijst bijgehouden. Vragen en antwoorden worden genotuleerd. Naast de reguliere informatiekanalen van de gemeente worden de op dat moment meest praktische informatielijnen uitgezet. Verslaglegging vindt plaats in een logboek. Voor de informatievoorziening worden de berichtenformulieren en telefoonnotities uit het draaiboek gebruikt.

12

2. INFORMATIEPROTOCOL Het actiecentrum voorlichting is voor de informatievoorziening afhankelijk van de andere partijen in het proces voorlichting. Met het oog op de rol en taak van de samenwerkingspartners is van tevoren in te schatten waar welke informatie gehaald kan worden. In de sectie voorlichting van het operationeel team worden op basis van de actuele operationele informatie communicatiesitraps gemaakt voor het beleidsteam en het actiecentrum voorlichting. De mediawatchers zorgen op hun beurt voor actuele politiek-maatschappelijke informatie. Andersom is het de bedoeling dat de uit te voeren en uitgevoerde communicatieactiviteiten vanuit het beleidsteam en het actiecentrum teruggekoppeld worden naar de sectie voorlichting in het operationeel team. Voor de informatie- uitwisseling tussen het actiecentrum en het beleidsteam verdient het de voorkeur om een liaison in te zetten, omdat de communicatieadviseur beleidsteam daar te weinig tijd voor kan vrijmaken. Het hoofd actiecentrum heeft de rol van overall informatiemanager en coördineert de in- en uitgaande informatie.

BT 2

MT 3

ACTIECENTRUM VOORLICHTING

1 CoPI 5

OT 4

1. Hoofd actiecentrum voorlichting Het hoofd actiecentrum voorlichting bundelt de (geautoriseerde) informatie van alle onderstaande partners en bepaalt wat wel en wat niet gecommuniceerd mag worden door de medewerkers van het actiecentrum. 2. Communicatieadviseur beleidsteam De communicatieadviseur beleidsteam coacht en informeert de burgemeester en stemt af met het hoofd actiecentrum voorlichting. De informatie die van de communicatieadviseur beleidsteam komt, betreft de communicatiestrategie van de burgemeester in zijn rol van opperbevelhebber en burgervader. Berichten waarvan de burgemeester zelf expliciet de afzender is moeten geautoriseerd worden. Het gaat dan om de posities die hij wil innemen 13

in zijn beide rollen en om de lijnen die hij uit wil zetten ten aanzien van de aanpak van de calamiteit. 3. Communicatieadviseur managementteam De communicatieadviseur managementteam ondersteunt de managementteamleden en verzamelt voor het hoofd actiecentrum voorlichting informatie, die geautoriseerd moet zijn door de gemeentesecretaris. Het hoofd actiecentrum voorlichting blijft op deze manier op de hoogte van de activiteiten die uitgevoerd worden in het kader van de overige gemeentelijke processen. 4. Communicatieadviseur operationeel team Het hoofd van de sectie voorlichting in het operationeel team ondersteunt de operationeel leider en verzamelt voor de sectie voorlichting c.q het beleidsteam en het actiecentrum voorlichting van de getroffen gemeente informatie, die geautoriseerd moet zijn door de operationeel leider. De sectie voorlichting stuurt een communicatiesitrap naar het beleidsteam en het actiecentrum voorlichting. Hierin is informatie opgenomen met betrekking tot: - communicatievraagpunten en –aandachtspunten huidige situatie - communicatieve consequenties te voorziene ontwikkelingen - communicatieve knelpunten anticipatie hierop - concrete adviezen – aanpakken - acties Het actiecentrum voorlichting kan opdrachten uitzetten op het gebied van: - het verkrijgen en toetsen van informatie; - informatieverstrekking over de te verwachten gevolgen voor de bevolking en het milieu; - informatieverstrekking over de oorsprong en de omvang van het incident of de crisissituatie; - informatieverstrekking over de door de overheid genomen/te nemen maatregelen; - informatieverstrekking over de te treffen maatregelen voor eigen bescherming; - informatieverstrekking over de wijze van verdere informatievoorziening; - informatieverstrekking over eventuele slachtoffers; - informatieverlening over de hulpverlening; - het onderhouden van contacten met de regionale rampenzender; - het onderhouden van contacten met ander overheidsdiensten; - het onderhouden van contacten met de media. 5. Voorlichter CoPI De voorlichter commando plaats incident (CoPI) verzamelt voor het hoofd actiecentrum voorlichting actuele operationele informatie, die geautoriseerd moet worden door de leider CoPi.

14

3. ALARMERING WIE De communicatiebeleidsadviseur ( ) van de gemeente wordt gealarmeerd via de Communicator en vraagt in overleg met de burgemeester de volgende medewerkers ( ) om bijstand. HOE De gemeentelijke rampenstaf wordt gealarmeerd via de Communicator. Bijstand voor voorlichting wordt vervolgens telefonisch opgevraagd volgens de alarmeringslijst. Het hoofd van de sectie voorlichting in het operationeel team wordt gealarmeerd via de Communicator. Regionale bijstand wordt telefonisch opgevraagd. WAAR De gealarmeerden begeven zich naar het actiecentrum voorlichting en melden zich bij het hoofd actiecentrum voorlichting. De politievoorlichter meldt zich bij de commandant plaats incident. Het hoofd van de sectie voorlichting meldt zich bij de operationeel leider. VOORBEREIDING - Alarmering door de meldkamer brandweer via de Communicator Procedure: de ambtenaar openbare orde en veiligheid zorgt voor opname van communicatieadviseurs in het alarmeringsschema van de Communicator - Alarmeringslijst Procedure: Zie bijlage 3.

15

3.1 WAARSCHUWEN BEVOLKING WIE De burgemeester bepaalt in principe wanneer de bevolking moet worden gewaarschuwd. HOE In geval van een calamiteit met gevaarlijke stoffen worden de burgers gewaarschuwd met sirenes. Via de regeling operationele leiding zijn de operationeel leidinggevenden gemandateerd om de sirenes zonder tussenkomst van de burgemeester te activeren. Waarschuwen van de bevolking kan bij andere calamiteiten via de rampenzender, geluidswagens, SMS of cell broadcasting. Het basisscenario voor de bevolking luidt bij alarmering via de sirenes: 1. Ga direct naar binnen. 2. Sluit ramen en deuren (denk ook aan ventilatiekanalen en -apparatuur). 3. Zet Omroep Brabant radio aan voor nadere instructies, FM 95.8. Vervolginformatie Vervolginformatie betreft: 1. oorsprong, omvang en de te verwachten gevolgen voor de bevolking of het milieu, alsmede over het te verwachten verloop van de ramp; 2. wijze waarop de bevolking op de hoogte wordt gehouden; 3. beschrijving van de maatregelen die de bevolking moet treffen om de schadelijke gevolgen van de ramp of het zware ongeval zoveel mogelijk te beperken en de te volgen gedragslijn, waarbij maatregelen onder meer betrekking kunnen hebben op de volgende aspecten: a. beperken van gebruik van eventueel besmette levensmiddelen, b. eenvoudige hygiëne- en ontsmettingsregels, c. binnen blijven, d. distributie en gebruik van beschermende stoffen, e. evacuatie, 4. speciale instructies voor bepaalde bevolkingsgroepen. Zoek contact met de Tolkencentrale om deze informatie te vertalen (zie bijlage ). HOE - Sirenenet Procedure: - Rampenzender Procedure: - Geluidswagens Procedure: - SMS Procedure: - Cell broadcasting Procedure: CONTACTEN/WAAKVLAMOVEREENKOMSTEN - Meldkamer brandweer Procedure: - Omroep Brabant

16

Procedure: - Tolkencentrale Procedure: - Geluidswagens Procedure: - SMS Procedure: - Cell broadcasting Procedure:

17

3.2 PERSALARMERING WIE De pers wordt gealarmeerd via de meldkamer. De persvoorlichter zorgt in overleg met het hoofd actiecentrum voorlichting voor vervolgacties. MIDDELEN - perscommuniqué - persbericht - persconferentie - etc. PROCEDURE De eerste berichtgeving aan de pers betreft antwoord op de volgende vragen (de 5 W's): 1. waar is het gebeurd? 2. wat is er gebeurd en wat moet de bevolking doen? 3. waarom? 4. wie is contactpersoon voor de pers? 5. wanneer en hoe is vervolginformatie verkrijgbaar? Zorg ervoor dat niemand buiten de persvoorlichters informatie verstrekt aan de pers.

18

4. INRICHTEN ACTIECENTRUM VOORLICHTING WIE Hoofd actiecentrum voorlichting: WAAR Plaats(en) + uitwijkmogelijkheid: Telefoonnummers: Faxnummers: Wachtwoorden computers: Emailadressen: Website: INVULLING FUNCTIES functie communicatieadviseur beleidsteam communicatieadviseur managementteam hoofd actiecentrum medewerker(s) persvoorlichting: medewerker(s) publieksvoorlichting medewerker(s) interne communicatie medewerker(s) ondersteuning voorlichter(s) rampterrein

naam

telefoon

GSM

e-mail

DIENSTROOSTER

LOCATIES - actiecentrum voorlichting: - perscentrum: - publieksinformatiecentrum: MATERIALEN - draaiboeken, taakkaarten - telefoonlijsten - rampenplan - plattegronden/kaartmateriaal 19

- kantoorbenodigdheden - PC's met internetaansluiting - printers - kopieerapparaat - telefoons - GSM’s - televisie - fax - tv - video - radio - flipovers incl. gekleurde stiften - whiteboard incl. gekleurde stiften - telefoongidsen - gouden gids - faxgids - gids Nationaal Noodnet - gemeentegidsen - Handboek van de Nederlandse pers & publiciteit - logboekformulieren CONTACTEN/WAAKVLAMOVEREENKOMSTEN - Rampenzender Omroep Brabant Procedure: - Callcenter Procedure: - VWS/CRIB Procedure: - Tolkencentrale Procedure: -Geluidswagens Procedure: - Koeriersdienst Procedure: - Drukker Procedure Het Actiecentrum Voorlichting is binnen een uur operationeel.

20

5. PERSVOORLICHTING WIE Burgemeester, woordvoerder: WAT Tijdens de nazorg is het net als tijdens de acute rampenbestrijding van belang dat contacten worden onderhouden met de pers, waarbij permanente woordvoering door één en dezelfde persoon de voorkeur heeft (liefst door de burgemeester). WANNEER De gemeente moet ervan uitgaan dat zij na het bestrijden van de ramp of het zware ongeval wordt overspoeld met vragen om informatie en interviews met bijvoorbeeld de burgemeester. Het is daarom verstandig zo snel mogelijk na de ramp een persconferentie of een persbijeenkomst te houden. HOE Je moet er rekening mee houden dat de pers kritisch zal omgaan met de verstrekte informatie. De vragen moeten daarom ook zorgvuldig worden beantwoord. De onderwerpen die aan bod komen zullen met name betrekking hebben op de acute rampenbestrijding, maar er kunnen ook al vragen over nazorgproblemen zijn. Mogelijke onderwerpen voor een follow-up zijn: - wat is er gedaan om herhaling van dit soort gebeurtenissen te voorkomen; - wat de plannen zijn voor de nabije toekomst; - op welke wijze zijn de hulpverleners bedankt (denk aan dankbetuigingen); - wat is er gedaan om slachtoffers te helpen (schadeclaims, sociaal-medische zorg, herhuisvesting, enzovoort). AANWIJZINGEN • Gedurende de hele verdere nazorgperiode wordt de pers op de hoogte gehouden van nieuws over bijvoorbeeld de oorzaak van de ramp, de laatste cijfers omtrent het aantal doden en gewonden, de plannen voor de wederopbouw, vragen over veiligheid vooral wanneer er sprake is van een ramp van technologische aard - en onderzoeksresultaten over gevaren voor de gezondheid. • De perscontacten in de nazorgfase zijn een indirecte vorm van communicatie met het publiek. Crisiscommunicatie in de nazorgfase is dan ook een essentieel onderdeel van de strategische functie van public relations om (weer) structureel evenwicht en wederzijds begrip te krijgen tussen enerzijds de doelstellingen en verantwoordelijkheden van de (gemeentelijke) overheid en anderzijds die van de bevolking van de getroffen gemeente(n).

21

5.1 INRICHTEN PERSCENTRUM WIE De persvoorlichter: WAAR Locatie(s) + uitwijkmogelijkheid: Informatienummer voor pers: Faxnummer: Emailadres: Website: Toegang uitsluitend op vertoon van perskaart (registratie). MIDDELEN - tafels en stoelen - naambordjes - presentielijsten - geluidsinstallatie - televisie met kabelaansluiting - video - PC's met internetaansluiting - overheadprojector/beamer met scherm - flip-over met gekleurde stiften - telefoons - fax - kopieerapparaat - telefoongidsen - faxgids - kantoorbenodigdheden - persmappen - gemeentegidsen - kaartmateriaal - ruimte(s) voor aparte interviews - catering, sanitair e.d. - parkeergelegenheid VOORBEREIDING Actuele medialijst met tijdstippen van verschillende deadlines (bijlage 2).

22

6. PUBLIEKSVOORLICHTING WIE Publieksvoorlichter: VOOR WIE 1 Mensen die weliswaar betrokken waren bij de ramp, maar die op het eerste gezicht 'met de schrik vrijkwamen'. Hoewel zij geen (im)materiële schade hebben opgelopen is niet gezegd dat ze later geen psychosociale klachten kunnen krijgen. 2 Mensen die van de ramp gehoord hebben. Zij willen informatie uit nieuwsgierigheid of uit vrees dat iets dergelijks ook bij hen in de buurt kan gebeuren. HOE Passief: verstrekken van telefonische informatie: - Maak telefoonnummer bekend waar publiek met vragen terecht kan. - Maak een lijst van instanties die antwoord kunnen geven op specifieke vragen. - Noteer naam, medium, of functie van de opbeller en tijdstip. - Probeer zelf zoveel mogelijk vragen van bellers te beantwoorden en verwijs specifieke vragen naar de betrokken dienst of instantie. - Geef rustig antwoord, laat je niet opjagen. - Luister goed naar de vraag en herhaal de vraag voor je antwoord geeft. Actief: - Opzetten van een informatie- en adviescentrum, gekoppeld aan een callcenter, ontwikkelen van een internetloket - Organiseren van een informatiebijeenkomst - Zorgen dat de organisaties aanwezig zijn die informatie moeten verstrekken. - Besluiten hoe groot de groep per bijeenkomst zal zijn. - Beginnen met het verstrekken van technische (feitelijke) informatie. - Daarna informatie over psychosociale klachten verstrekken. - Vervolgens ruimte geven tot het stellen van vragen. - Indien mogelijk, tijd vrijmaken voor individuele gesprekken. - Verspreiden van een informatiebulletin (zie ) WANNEER De gemeente moet niet alleen antwoord geven op binnenkomende vragen. De overheid moet ook zelf actief de bevolking informeren. Gedurende de rest van de nazorgperiode moet het publiek actief op de hoogte worden gehouden van ontwikkelingen omtrent schadevergoedingen, de wederopbouwplannen van beschadigde gebouwen (indien van toepassing), de toekomst van het betrokken bedrijf en eventuele gevaren voor de gezondheid. Denk op termijn ook aan de ramp en de relatie tot stadspromotie.

23

6.1 VOORLICHTING AAN SLACHTOFFERS EN VERWANTEN WIE Publieksvoorlichter: WAT Voorlichting in de nazorgfase is vooral gericht op eerste levensbehoeften, geld en psychosociale hulpverlening. Voorlichting in de nazorgfase dient ter consolidering en automatisering van de beschikbare informatie, het op elkaar afstemmen van front- en backoffice en opzetten van een cliëntenvolgsysteem. De voorlichting moet er onder meer op gericht zijn mensen te stimuleren zoveel mogelijk zelf aan het werk te gaan en elkaar te helpen. Verder moet worden geadviseerd zich in eerste instantie te wenden tot de reguliere hulpverleners, vooral de huisartsen en GGZ. Dit alles om onnodig gebruik en overbelasting van de niet-reguliere hulpverlening te voorkomen. Voor voorlichting in de nazorgfase zijn diverse landelijke voorzieningen getroffen, zoals bij het ministerie van VWS (verwanteninformatie, infectieziekten), het ministerie van BZK (Nationaal Crisiscentrum en Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie) en het callcenter van Postbus 51. HOE Stel een informatie- en adviescentrum in op een centrale plek en installeer een callcenter, maak daarvoor gebruik van de expertise van Postbus 51. Verspreid informatie over: - opvangplaatsen; - speciale hulpverleningsdiensten; - telefoonnummers en adressen waar getroffenen van de ramp terecht kunnen voor hulp of meer informatie; - schadevergoeding en waar men terecht kan voor juridische bijstand; - tijdelijke c.q. vervangende woonruimte en mate van gemeentelijke bijstand; Ontvang informatie en signalen over wat er leeft en geef deze door aan operationele diensten. WANNEER Zo snel mogelijk na de aanvang van de ramp komt de opvang van slachtoffers op gang. Het informeren en opvangen van nabestaanden is een taak die bijna altijd zal bij de politie ligt. Deze beschikt hiervoor over ervaren en getrainde medewerkers. Wanneer nabestaanden behoefte hebben aan langduriger begeleiding wordt de taak van de politie overgedragen aan de GHOR. Deze kan gespecialiseerde organisaties inschakelen. Later in de nazorgperiode kunnen informatiebijeenkomsten of huisbezoeken plaatsvinden. Het verdient aanbeveling een verslag te maken van zowel de informatiebijeenkomsten als van de huisbezoeken. Er ontstaat dan een goed overzicht van de wensen en problemen van deze doelgroep. Deze voorlichting richt zich vooral op schadevergoedingen en het omgaan met psychische en medische klachten. Ook de wederopbouw komt aan de orde. AANWIJZINGEN • De mensen uit deze doelgroep moeten, meer nog dan de pers en het publiek, gedurende de hele nazorgperiode worden voorgelicht over problemen die hen rechtstreeks aangaan, zoals schadevergoedingen, gezondheid, oorzaak van de ramp, enzovoort.

24

Zodra er iets nieuws te melden is moet de overheid (gemeente) deze doelgroep als eerste inlichten. Afhankelijk van de omvang van de doelgroep kan dit bijvoorbeeld door middel van een huis-aan-huis bezorgde brief of liever nog een persoonlijk gerichte brief. Let op dat altijd telefoonnummer en adres zijn vermeld waar men terecht kan voor meer informatie. Beloof verder iedere keer dat men, zodra er weer nieuws is op de hoogte wordt gesteld en doe dat dan ook. • Internet is een belangrijk medium om rechtstreeks of indirect getroffenen permanent te informeren; maak de site tot het centrale element in de nieuwsvoorziening en mediamix. • Houd rekening met 'shoppende' vragenstellers, een reden te meer de informatievoorziening zoveel mogelijk via een loket te laten plaatsvinden. • Houd rekening met eventuele overbelasting van informatieverschaffers, rouleer en ga eventuele persoonlijke betrokkenheid van medewerkers bij de ramp na.

25

6.2 VOORLICHTING AAN INTERMEDIAIRE KADERS WIE Publieksvoorlichter: WANNEER Het wel of niet betrekken van intermediaire kaders (IMK's) hangt af van de omvang, tijdstip, het type ramp en de getroffen doelgroep. Ook wanneer een IMK nog niet actief is ingezet, is het belangrijk dat het op de hoogte wordt gehouden van wat er gaande is. WAAROM IMK's zijn belangrijk bij het overbrengen van informatie aan hun doelgroep. IMK's kunnen de bereikbaarheid van een doelgroep vergroten, genieten vaak autoriteit bij de doelgroep en kunnen bogen op continuïteit. Zij geven meestal toegevoegde waarde bij de informatieoverdracht. Het is dan ook verstandig hen goed te informeren over alles wat voor hun doelgroep van belang is; van de inhoud van beleidsplannen tot de data en tijdstippen van informatiebijeenkomsten. AANWIJZINGEN • De rol van de betrokken IMK's kan per nazorgfase en per probleem verschillen (schadevergoeding, gevaar voor de gezondheid). • Huisartsen moeten direct na de ramp geïnformeerd worden over de vrijgekomen gevaarlijke stoffen en de klachten die deze kunnen veroorzaken. • Bureaus voor rechtshulp en slachtofferhulp spelen een rol zolang de schadevergoeding nog niet geregeld is en moeten over speciale regelingen met betrekking tot de schadevergoeding geïnformeerd worden. • Zelforganisaties van minderheden kunnen een belangrijke rol spelen bij informeren en voorlichten in de eigen taal.

26

6.3 INRICHTEN PUBLIEKSINFORMATIECENTRUM WIE Publieksvoorlichter: WAAR Locatie + uitwijkmogelijkheid: Informatienummer publiek: Faxnummer: Emailadres: Website: MIDDELEN - ontvangstruimte - informatiebalie(s) - vergader- en werkruimte(s) - PC's met internetaansluiting - telefoonlijnen - kantoorbenodigdheden - informatiebord / flipover met gekleurde stiften - catering, sanitair e.d. - parkeergelegenheid CONTACTEN/WAAKVLAMOVEREENKOMSTEN - Callcenter: Procedure: - VWS/CRIB Procedure: - Tolkencentrale: Procedure:

27

7. INTERNE VOORLICHTING WIE Medewerker interne voorlichting: WAT Hulpverlenende instanties moeten geïnformeerd worden over: - het nazorgbeleid; - welke hulpverlenende instanties daarbij betrokken zijn; - welke rol deze instanties spelen tijdens de nazorg; - de wijze waarop de hulpverleners worden geïnformeerd over de ontwikkelingen. HOE Het is belangrijk dat de hulpverleners actief worden voorgelicht en niet zelf op zoek hoeven naar informatie. Overleg hierover met de hoofden van de operationele diensten.

28

8. ONDERSTEUNING De receptie van de gemeente kan het actiecentrum voorlichting op verschillende manieren ondersteunen. Hiertoe dienen vooraf goede afspraken gemaakt te worden. Ondersteunende taken door de receptie zijn: • de nummers van pers- en publieksvoorlichting bij de hand houden, vragen doorverwijzen en de lijnen zo kort mogelijk bezet houden; • alle persberichten lezen, maar zelf geen informatie verstrekken; • mensen die om informatie komen het persbericht overhandigen of ze naar het persbericht verwijzen; • de beschikking hebben over: - telefoongidsen, inclusief van het Nationaal Noodnet - telefaxgidsen - interne telefoonlijsten • geen pers toelaten tot de plaats incident of de organisatie, dan na uitdrukkelijke toestemming van het commando plaats incident en overleg met de voorlichter plaats incident; • bij bezoek naam van de bezoeker, tijdstip van het bezoek, naam van degene die wordt bezocht en tijdstip van vertrek noteren • de pers alleen toelaten na toestemming van het hoofd actiecentrum voorlichting en onder begeleiding van de persvoorlichter; • publiek begripvol opvangen, maar geen informatie verstrekken, hiervoor verwijzen naar publieksvoorlichting; vragen van verwanten van slachtoffers naar het CRIB verwijzen.

29

BIJHOUDEN LOGBOEK In het logboek worden genomen besluiten, ingekomen en uitgegane berichten, besprekingen en dergelijke opgetekend. Doel van het logboek is overzicht te houden, alsmede die zaken te signaleren die nog afgehandeld moeten worden. Ook bij aflossing van het voorlichtingsteam vervult het logboek een essentiële rol. Invullen logboekformulier Datum

Elk logboekformulier moet worden voorzien van invulling van datum/maand/jaar.

Nummer

Na het invullen van de datum krijgt elke formulier een eigen (vervolg)nummer.

Ingevuld door

Degene die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het logboekformulier schrijft hier zijn/haar naam.

Nummer

Elk inkomend en uitgaand bericht krijgt een eigen nummer.

Tijd

Tijd van inschrijving van besluit, bericht, bespreking, enz.

Omschrijving

Zo mogelijk afzender of geadresseerde vermelden (bij schriftelijke berichten, telefoon- of radionotities). Daarnaast een zeer beknopte, doch duidelijke omschrijving van het bericht, de bespreking en dergelijke.

Medium

Vermeld het kanaal waardoor het bericht is verzonden (telefoon, fax, enzovoort).

In/uit

Vermeld of het een inkomend dan wel een uitgaand bericht betreft.

Logboekbundel Bij het logboekformulier hoort een logboekbundel. Deze bundel bevat de originelen van alle inkomende en uitgaande berichten. Wanneer het hierboven beschreven logboekformulier vol is, wordt het bij de originele berichten in de logboekbundel gedaan.

30

LOGBOEK VOORLICHTING Datum: nr.

tijd

Nummer formulier:

Ingevuld door:

omschrijving bericht/beslissing

medium

31

BIJHOUDEN PRESENTIELIJST Op de presentielijst wordt de aanwezigheid van de voorlichters bijgehouden. De presentielijst wordt bijgehouden door het secretariaat. Invulling presentielijst Datum

De volledige datum wordt ingevuld.

Tijd aanvang

Hier wordt aangegeven op welk tijdstip de medewerker het actiecentrum voorlichting betreedt, hetzij bij de aanvang van de werkzaamheden, de aanvang van de werkzaamheden bij aflossing of terugkeer van elders.

Naam

Achternaam, voorletter(s), en eventueel voorvoegsel.

Functie

Voluit vermelden.

Tijd vertrek

Hier wordt aangegeven op welk tijdstip de medewerker het actiecentrum voorlichting verlaat: bij aflossing, vertrek naar elders of beëindiging van de werkzaamheden.

Plaats bestemming

Om een actueel overzicht te houden waar de leden van het voorlichtingsteam bestemming zich bevinden is het noodzakelijk bij vertrek de plaats van bestemming te vermelden en, indien mogelijk, de verwachte tijd van terugkomst.

32

PRESENTIELIJST ACTIECENTRUM VOORLICHTING Datum: tijd aanvang

naam

functie

tijd vertrek

pl

33

TELEFOONGESPREKKEN NOTEREN Het werkblad voor telefoongesprekken wordt bijgehouden door het secretariaat. Het is een middel om een overzicht te krijgen van de frequentie en aard van de telefooncontacten. Invullen telefoonnotitie Datum

Elk werkblad moet worden voorzien van invulling datum/maand/jaar.

Voor

Voor wie de vraag (uiteindelijk) bestemd is.

Van

Noteer duidelijk de naam en/of de organisatie.

Telefoon

Noteer nummer van beller. Eventueel ook fax, email.

Behandeld door

Naam van degene die verantwoordelijk is voor het invullen van de notitie.

Tijd

Tijd van binnenkomende aanvraag/verzoek om informatie.

Betreft

Geef kort het verzoek/verloop gesprek weer.

Bij intensieve berichtenuitwisseling kan het voorkomen dat de tijd ontbreekt om een goede omschrijving van het gesprek te geven. Noteer dan in één of enkele kernwoorden het gesprek om op een later, rustiger tijdstip de inhoud van het gesprek te kunnen weergeven.

34

WERKBLAD TELEFOONGESPREKKEN Datum: Voor: Ingevuld door: tijd

gesproken met

inhoud gesprek

35

BERICHTENFORMULIER

BERICHTENFORMULIER Datum Tijd Bericht van Bericht naar Na ontvangst doorsturen naar Inhoud bericht

Voorrang Ja/nee

Handtekening opsteller

Verzonden

Ontvangen

Per: Tijd:

Paraaf: Tijd:

36

BIJLAGEN 1. Taakkaarten 2. Medialijst 3. Voorlichterslijst 4. Telefoonlijsten 5. Politieperskaart 6. Afkortingenlijst 7. Spelalfabet

37

BIJLAGE 1 TAAKKAARTEN Communicatieadviseur beleidsteam Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Communicatie beleidsteam

Burgemeester Taakomschrijving De communicatiebeleidsadviseur adviseert en ondersteunt het beleidsteam en coacht met name de burgemeester in zijn rol van burgervader. Door de burgemeester geautoriseerde beleidsinformatie geeft hij door aan het hoofd actiecentrum voorlichting. • • •

● • • • • • 1

Werkzaamheden Je alarmeert de communicatiemedewerkers van de gemeente. Je neemt zitting in het beleidsteam. Je adviseert burgemeester en beleidsteam over: - waarschuwen van de bevolking, zowel inhoud als wijze waarop - het voorlichtingsbeleid - woordvoerderschap Je laat de burgemeester informatie autoriseren. Je meldt het beleidsteam over uitvoering en effecten van opdrachten. Je treedt bij persconferenties/briefings op als technisch voorzitter. Je bent aanwezig bij de ontvangst en begeleiding van externe autoriteiten. Je stemt af met het hoofd actiecentrum voorlichting. Je houdt logboekformulieren bij. Aandachtspunten

• Bij ontvangst van gezagdragers contact met de RVD (zelf regie in handen houden)

38

Communicatieadviseur managementteam Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Communicatie managementteam

Gemeentesecretaris Taakomschrijving Adviseert en ondersteunt het managementteam. Luistert in het MT welke informatie de gemeentesecretaris vanuit het beleidsteam doorgeeft en geeft deze informatie door aan het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. Werkzaamheden • Je adviseert en ondersteunt het managementteam. • Je luistert naar de informatie- en opdrachtverstrekking vanuit het beleidsteam aan het managementteam (door de gemeentesecretaris). • Je geeft de informatie uit het managementteam door aan het Hoofd Actiecentrum Voorlichting • Je houdt logboekformulieren bij. 2

Aandachtspunten

39

Hoofd Actiecentrum Voorlichting Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Coördinatie proces voorlichting

Gemeentesecretaris Taakomschrijving Het hoofd van het actiecentrum voorlichting coördineert alle voorlichtingsactiviteiten, hij geeft leiding aan de medewerkers van het actiecentrum. Het HAV voert overleg met de communicatieadviseurs van het beleidsteam, het managementteam, het regionaal operationeel team en het rampterrein en verzamelt alle geautoriseerde informatie voor de interne communicatie, de pers- en de publieksvoorlichting. De informatie wordt geautoriseerd door successievelijk de burgemeester, de gemeentesecretaris, de operationeel leider en de coördinator van de plaats incident. • • • • • • • • • • • • • • • • 3

Werkzaamheden Je geeft leiding aan alle secties voorlichting die samen het Actiecentrum Voorlichting vormen en organiseert een coördinatorenoverleg. Je coördineert de afstemming en terugkoppeling van alle voorlichtingsactiviteiten. Je zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde informatie naar buiten gebracht wordt. Je zorgt voor een actuele onderlinge informatievoorziening. Je zorgt ervoor dat de benodigde communicatielocaties worden ingericht en in- en extern bekend worden gemaakt. Je zorgt voor bemensing van het actiecentrum, voor de taakverdeling tussen de ter beschikking staande medewerkers en deelt de bijbehorende taakkaarten uit. Je maakt zonodig een aflossingschema. Je zorgt voor eventuele aanvullende communicatieve deskundigheden. Je zorgt voor het eventueel inschakelen van de voorlichterspool. Je zorgt voor het eventueel inschakelen van de rampenzender. Je zorgt voor voldoende (administratieve) ondersteuning van de verschillende secties voorlichting. Je zorgt voor afstemming van communicatie-activiteiten met en van externe bij het incident betrokken instanties. Je zorgt zonodig voor deskundigen van andere diensten in verband met noodzakelijke achtergrondinformatie. Je zorgt voor ontvangst en begeleiding van hoogwaardigheidsbekleders. Je zorgt voor de afstemming met andere processen. Je zorgt voor het bijhouden van een logboek. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van een evaluatieverslag na de ramp. Aandachtspunten

40

Coördinator Publieksvoorlichting Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Publieksvoorlichting

Coördinator Actiecentrum Voorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. Is coördinator van het telefoonteam, de publieksinformatiebalie, de publieksvoorlichting in opvangcentra en de internetbeheerder. Is verantwoordelijk voor de mondelinge en schriftelijke informatie aan het publiek en intermediaire kaders. Zorgt ervoor dat een telefoonnummer (speciaal bestemd voor publieksvoorlichting) en zonodig een publieksinformatiebalie wordt opengesteld, bemenst en bekendgemaakt. Zorgt voor het vullen van de website/Crisis.nl. Werkzaamheden • Je geeft leiding aan het team publieksvoorlichters. • Je neemt deel aan het coördinatorenoverleg voorlichting. • Je instrueert vooraf alle publieksvoorlichters en deelt de bijbehorende taakkaarten uit. • Je instrueert de telefonistes van de gemeente over doorverwijzen van bellers/bezoekers. • Je zorgt voor het bemensen van het telefoonteam. • Je zorgt voor het openstellen en bekendmaken van de informatienummers voor publiek. • Je zorgt voor het bekendmaken van het informatienummer voor verwanten van slachtoffers (CRIB) en het verwanteninformatienummer van VWS. • Je zorgt voor de inrichting en bemensing van de publieksinformatiebalie. • Je zorgt zonodig voor een publieksvoorlichter opvangcentrum. • Je zorgt dat alle publieksvoorlichters continu worden voorzien van de meest actuele en geautoriseerde informatie. • Afhankelijk van de aard van de ramp schakel je het callcenter van het ERC in. In dat geval verzorg je de informatievoorziening aan het callcenter. • Je zorgt voor de productie van de noodzakelijke communicatiemiddelen, waaronder een website. • Je koppelt terug naar het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. • Je zorgt voor het bijhouden van een logboek. 4 Aandachtspunten • Denk aan vertalingen, inschakeling tolkencentrale • Denk ook aan mensen met een (visuele/auditieve) beperking

41

Medewerker Telefoonteam Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Publieksvoorlichting

Coördinator Publieksvoorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van de Coördinator Publieksvoorlichting. Geeft telefonisch geautoriseerde informatie aan het publiek en intermediaire kaders. Heeft een signaalfunctie voor vragen en opmerkingen vanuit het publiek en intermediaire kaders en geeft deze door aan de Coördinator Publieksvoorlichting. Werkzaamheden • Je verstrekt alleen geautoriseerde informatie. • Je zorgt voor een Q- en A-list. • Je geeft antwoord op vragen van bewoners en belangstellenden. • Je zorgt voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) slachtoffers naar het CRIB (Burgerzaken) of naar het verwanteninformatienummer van het ministerie van VWS. • Je registreert alle vragen en reacties en geeft deze door aan de Coördinator Publieksvoorlichting. • Je geeft vragen waarop je (nog) geen antwoord kunt geven, door aan de Coördinator Publieksvoorlichting. • Je verwijst indien nodig mensen voor informatie door naar het landelijke call-center. 5 Aandachtspunten • Groot bord nodig met informatie/laatste nieuws en met veelvoorkomende vragen • Zorg dat je de telefonisteninstructie krijgt met alle relevante telefoonnummers.

42

Medewerker Publieksinformatiebalie Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Publieksvoorlichting

Coördinator Publieksvoorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van de Coördinator Publieksvoorlichting. Geeft mondeling geautoriseerde informatie aan het publiek en intermediaire kaders. Heeft een signaalfunctie voor vragen en opmerkingen vanuit het publiek en intermediaire kaders en geeft deze door aan de Coördinator Publieksvoorlichting. Werkzaamheden • Je verstrekt alleen geautoriseerde informatie. • Je geeft mondeling antwoord op vragen van bewoners en belangstellenden. • Je zorgt voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) slachtoffers naar het CRIB (Burgerzaken) of naar het verwanteninformatienummer van het ministerie van VWS. • Je registreert alle vragen en reacties en geeft deze door aan de Coördinator Publieksvoorlichting. • Je geeft vragen waarop je (nog) geen antwoord kunt geven, door aan de Coördinator Publieksvoorlichting. • Je verwijst vragenstellers eventueel door naar andere instanties. • Je maakt geautoriseerde informatie bekend via een publicatiebord of ander middel. 6 Aandachtspunten • Borden met informatie/laatste nieuws en met veelvoorkomende vragen • Zorg voor goede verwijzingen naar de publieksinformatiebalie • Aantal persberichten/bewonersbrieven/bulletins klaarleggen om mee te geven

43

Publieksvoorlichter Opvangcentrum Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Publieksvoorlichting

Coördinator Publieksvoorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van de Coördinator Publieksvoorlichting. Geeft geautoriseerde informatie aan de mensen in het opvangcentrum (zowel aan de hulpverleners, de opgevangen burgers, de bezoekers). Heeft een signaal- en doorverwijsfunctie. Werkzaamheden • Je geeft geautoriseerde informatie aan de mensen in het opvangcentrum. • Je geeft antwoord op vragen (uitsluitend geautoriseerde informatie). • Je zorgt voor correcte doorverwijzing (eventueel naar andere instanties). • Je registreert alle vragen en reacties en geeft deze door aan de Coördinator Publieksvoorlichting. • Je geeft vragen waarop je(nog) geen antwoord kunt geven, door aan de Coördinator publieksvoorlichting. • Je maakt geautoriseerde informatie bekend via bijvoorbeeld een publicatiebord, brief, omroepinstallatie. 7 • • •

Aandachtspunten Borden met informatie/laatste nieuws en met veelvoorkomende vragen Zorg voor goede verwijzingen naar en binnen het opvangcentrum Aantal persberichten/bewonersbrieven/bulletins klaarleggen om mee te geven

44

Internetbeheerder Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Publieksvoorlichting

Coördinator Publieksvoorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van de Coördinator Publieksvoorlichting. Zorgt ervoor dat geautoriseerde informatie via de gemeentelijke website en/of Crisis.nl en via teletekst van de rampenzender en eventueel de lokale kabelkranten wordt verspreid. Heeft een signaalfunctie. Werkzaamheden • Je maakt de geautoriseerde informatie bekend aan de bevolking via internet. • Je plaatst persberichten/eerder voorbereide berichten/aanwijzingen/tips/meest gestelde vragen + antwoorden/bewonersbrieven. Verder maak je bekend wanneer er een nieuwe persconferentie of radio-uitzending plaatsvindt. • Je maakt (in overleg met persvoorlichting) geautoriseerde informatie bekend aan de bevolking via teletekst van de rampenzender en eventueel via de lokale kabelkranten. 8

Aandachtspunten

• Let op: standaardteksten / checklisten / distributielijsten

45

Coördinator Persvoorlichting Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Persvoorlichting

Coördinator Actiecentrum Voorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. Is coördinator van de persvoorlichters en de mediawatcher. Is verantwoordelijk voor de mondelinge en schriftelijke geautoriseerde informatie aan de pers. Is belast met de voorbereiding en organisatie van persbijeenkomsten. • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Werkzaamheden Je geeft leiding aan het team persvoorlichters. Je neemt deel aan het coördinatorenoverleg Voorlichting. Je wordt door het Hoofd Actiecentrum Voorlichting geïnstrueerd en geïnformeerd over de persstrategie. Je instrueert de persvoorlichters en deelt de taakkaarten uit. Je instrueert de mediawatcher en deelt de taakkaart uit. Je zorgt voor de inrichting van het perscentrum en de werklocatie van de persvoorlichters. Je zorgt voor de inrichting van de werklocatie van de mediawatcher. Je zorgt voor een speciaal persinformatienummer. Je coördineert de perscontacten en berichtgeving (persuitnodigingen en persberichten). Je legt concepten van uit te geven persberichten voor aan het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. Je maakt afspraken met de rampenzender over uitzendingen (frequentie, tijdstip, inhoud). Je geeft de verzamelde informatie van de mediawatcher door aan het Hoofd Actiecentrum Voorlichting, die deze verstrekt aan Hoofd Voorlichting. Je staat pers zowel mondeling als telefonisch te woord en verstrekt geautoriseerde informatie. Je coördineert de organisatie van de persconferentie(s). Je laat tijdens persconferentie een presentielijst bijhouden en laat (nog niet te beantwoorden) vragen notuleren en registreren. Eventueel een medewerker ondersteuning inschakelen. Je zorgt voor opnamen (video of audio) van de persconferentie. Je schakelt een tolk in om tijdens (maar bij voorkeur na) de persconferentie buitenlandse media te woord te staan. Je instrueert overig personeel als bodes, baliemedewerkers en telefonisten over omgang met pers (geen vragen beantwoorden, pers niet op plekken laten komen waar het niet mag, maar doorverwijzen naar persvoorlichting). Je houdt contact met coördinator Publieksvoorlichting over informatie aan de rampenzender. Je zorgt voor het bijhouden van een logboek.

46

9

Aandachtspunten • Win constant en zoveel mogelijk informatie in over plaats aard en omvang van de ramp • Je bent aanwezig tijdens persconferenties (presentielijst meenemen) • Denk aan vertalingen • Zorgen voor audio- en videoapparatuur • Denk aan voorbereiding en afstemming van verklaringen burgemeester en anderen uit het beleidsteam op de persconferentie. • Niet meer dan drie personen tijdens de persconferentie het woord laten voeren.

47

Persvoorlichter Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Persvoorlichting

Coördinator Persvoorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van de Coördinator Persvoorlichting. Schrijft de persberichten en – uitnodigingen en zorgt na autorisatie voor verspreiding. Geeft mondelinge en schriftelijke geautoriseerde informatie aan de pers. Heeft een signaalfunctie voor vragen en opmerkingen vanuit de pers. Ondersteunt de Coördinator Persvoorlichting onder andere bij het voorbereiden en organiseren van persbijeenkomsten Werkzaamheden • Je stelt persberichten en persuitnodigingen op en zorgt na autorisatie (!) voor verspreiding naar alle relevante media. Eventueel vertaler inschakelen. • Je helpt bij de inrichting van het perscentrum. • Je ondersteunt de Coördinator Persvoorlichting bij de organisatie van persconferenties en het uitnodigen van de pers. • Je controleert perskaarten en registreert aanwezige media. • Je maakt notulen tijdens persconferenties. • Je zorgt voor het openstellen en bekendmaken van een persnummer. • Je beantwoordt vragen van de pers (geautoriseerde informatie). • Je noteert alle vragen die je nog niet kunt beantwoorden en je legt alle mediacontacten vast. • Je registreert reacties van de pers op de gebeurtenissen of op de organisatie van de rampbestrijding en de communicatie en koppelt dat terug naar coördinator Persvoorlichting. • Je vangt de pers op en begeleidt ze zodat journalisten niet gaan rondzwerven. • 10 Aandachtspunten • Win constant en zoveel mogelijk informatie in over plaats aard en omvang van de ramp • Denk aan vertalingen • Let op: standaardteksten / checklisten / distributielijsten

48

Persvoorlichter Opvangcentrum Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Persvoorlichting

Coördinator Persvoorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van de Coördinator Persvoorlichting. Vangt pers bij het opvangcentrum op en verwijst deze voor informatie door naar het perscentrum. Ondersteunt zonodig de Coördinator Persvoorlichting onder andere bij het voorbereiden en organiseren van persbijeenkomsten in het opvangcentrum. Werkzaamheden • Je vangt de pers op en instrueert/begeleidt de pers. • Je verwijst de pers zoveel mogelijk door naar het perscentrum. • Je overlegt met de Coördinator Persvoorlichting over opnamen en interviews met slachtoffers en begeleidt dit. 11 Aandachtspunten

49

Mediawatcher Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Persvoorlichting

Coördinator Persvoorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van de Coördinator Persvoorlichting. Maakt een samenvatting van alle mondelinge, schriftelijke of audiovisuele over de ramp. Leest hiervoor kranten en andere drukwerken, luistert naar radio-uitzendingen en kijkt naar TV-uitzendingen. Heeft een signaalfunctie. Werkzaamheden • Je zorgt ervoor dat je zo spoedig mogelijk de beschikking hebt over een internetverbinding, radio(‘s) en TV-toestel(len); liefst in een afzonderlijke ruimte. • Je zorgt ervoor dat je zo spoedig mogelijk de beschikking krijgt over kranten, tijdschriften en andere drukwerken, waarin melding wordt gemaakt over de ramp. • Je luistert naar uitzendingen over de ramp van plaatselijke, regionale en landelijke omroepen. • Je kijkt naar uitzendingen over de ramp van alle regionale, nationale en internationale omroepen. • Je maakt samenvattingen van de radio- en TV-uitzendingen en maakt een knipselkrant van de gedrukte en digitale berichtgevingen over de ramp en geeft deze door aan de Coördinator Persvoorlichting. • Je inventariseert vragen die door de berichtgeving worden opgeroepen en geeft deze door aan de Coördinator Persvoorlichting. • Je registreert onjuistheden en tegenstrijdigheden in de externe berichtgeving en geeft deze door aan de Coördinator Persvoorlichting. 12 Aandachtspunten

50

Coördinator interne voorlichting Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Interne voorlichting

Coördinator Actiecentrum Voorlichting Taakomschrijving Werkt onder leiding van het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. Is belast met het verzamelen en intern bekend maken van alle informatie die extern is verspreid. Zorgt voor verspreiding van relevante (geautoriseerde) informatie aan de gemeentelijke organisatie. Heeft een signaalfunctie voor vragen en opmerkingen vanuit de interne organisatie. Is contactpersoon voor andere procesverantwoordelijken en hulpverleningsdiensten, als deze willen weten welke informatie intern is verspreid. Werkzaamheden • Je instrueert de voorlichters en deelt de taakkaarten uit.. • Je neemt deel aan het coördinatorenoverleg Voorlichting. • Je maakt de geautoriseerde informatie bekend binnen de gemeentelijke organisatie en naar het gemeentebestuur - Je verzorgt samen met de intranetbeheerder de inhoud van de interne berichtgeving en verstrekt deze via interne mail / intranet / informatiebulletin - Je zorgt samen met de intranetbeheerder voor interne verspreiding van persberichten, bewonersbrieven, bulletins - Je maakt bekend wanneer een nieuwe persconferentie of radiouitzending plaatsvindt • Je informeert de medewerkers in hoeverre de ramp de dagelijkse gang van zaken beïnvloedt. • Je maakt jezelf bekend als aanspreekpunt voor informatie over de ramp binnen de organisatie. • Je voorziet telefonisten, receptionisten en portiers van inhoudelijke informatie, zodat zij de juiste gegevens hebben om door te verwijzen. • Je geeft de laatste stand van zaken en vragen/opmerkingen uit de organisatie door aan het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. • Je zorgt voor het bijhouden van een logboek. 13 Aandachtspunten • Onder de doelgroep vallen ook die gemeentelijke medewerkers die betrokken zijn bij de rampbestrijding. Zij worden in de interne informatievoorziening automatisch meegenomen. Het functioneel instrueren en aansturen van deze medewerkers behoort niet tot de taken van interne communicatie. • Hetzelfde geldt voor telefonistes en receptionistes: zij vallen automatisch onder onze doelgroep als het gaat om informatievoorziening, maar worden niet functioneel door Interne Voorlichting aangestuurd. • Het beleidsteam maakt de afweging of medewerkers en bestuur buiten kantooruren op hun privé-adressen benaderd moeten worden.

51

Intranetbeheerder Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Interne Voorlichting

Interne Voorlichter Taakomschrijving Werkt onder leiding van de Interne Voorlichter. Zorgt dat geautoriseerde informatie via intranet wordt verspreid. Heeft een signaalfunctie. Werkzaamheden • Je zorgt samen met de Interne Voorlichter voor de inhoud van interne berichtgeving en het bekendmaken van de geautoriseerde informatie via intranet: - interne berichtgeving - verspreiding van persberichten, bewonersbrieven, bulletins - bekend wanneer een nieuwe persconferentie of radio-uitzending plaatsvindt Je informeert de medewerkers in hoeverre de ramp de dagelijkse gang van zaken beïnvloed: wat is gewenst gedrag. 14 Aandachtspunten • Onder de doelgroep vallen ook die gemeentelijke medewerkers die betrokken zijn bij de rampbestrijding. Zij worden in de interne informatievoorziening automatisch meegenomen. Het functioneel instrueren en aansturen van deze medewerkers behoort niet tot de taken van interne communicatie • Hetzelfde geldt voor telefonistes en receptionistes: zij vallen automatisch onder onze doelgroep als het gaat om informatievoorziening, maar worden niet functioneel door Interne Voorlichting aangestuurd • Het beleidsteam maakt de afweging of medewerkers en bestuur buiten kantooruren op hun privé-adressen benaderd moeten worden

52

Voorlichter Rampterrein Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Persvoorlichting

Coördinator Actiecentrum Voorlichting Taakomschrijving Werkt onder verantwoordelijkheid van het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. Als het Actiecentrum Voorlichting nog niet operationeel is, werkt hij onder instructie van de Coördinator Plaats Incident. Begeleidt en geeft geautoriseerde informatie aan de pers op het rampterrein nadat toestemming tot toegang is verleend. Verwijst door naar pers- en/of publiekscentrum. Heeft een signaalfunctie. Werkzaamheden Op het rampterrein ligt de operationele voorlichting in handen van de aanwezige politievoorlichter. In overleg met de politievoorlichter kan het Hoofd Actiecentrum Voorlichting vanuit de gemeente een ondersteunende voorlichter sturen. Taken voorlichter rampterrein • Je verwijst de pers zoveel mogelijk naar het perscentrum en persvoorlichting. • Je verwijst de pers over eventuele persconferenties. • Je geeft alleen geautoriseerde informatie aan de pers en gaat niet in op speculaties. • Je regelt de toegang voor pers op rampterrein (doorlaatbewijzen, persvertegenwoordigers moeten op afstand herkenbaar zijn). • Je begeleidt de pers op het rampterrein. • Je probeert op het rampterrein zoveel mogelijk actuele informatie te achterhalen en geeft deze door aan het Hoofd Actiecentrum Voorlichting. • Je signaleert vragen van de pers (en eventueel van hulpverleners/rampbestrijders) en geeft deze door aan de Coördinator Actiecentrum Voorlichting. • Je houdt contact met het Hoofd Actiecentrum Voorlichting en je geeft nieuwe informatie onmiddellijk door. • Je neemt (waar mogelijk) deel aan het coördinatorenoverleg Voorlichting. 15 Aandachtspunten

53

Medewerker Administratieve Ondersteuning Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Voorlichting

Coördinator desbetreffende sectie Taakomschrijving Indien noodzakelijk kan aan iedere hoofdtaak een administratieve medewerker worden toegevoegd. Deze medewerker ondersteunt de coördinator (en andere medewerkers) in voorkomende werkzaamheden, zoals het vermenigvuldigen, (laten) rondbrengen, verzenden en archiveren van faxen, e-mails en brieven. Werkzaamheden Secretariaatsmedewerkers of assistenten van de communicatieafdelingen worden ingezet voor de ondersteuning van de voorlichtingsteams. De ondersteuning kan bestaan uit: • produceren van teksten op aanwijzing van de voorlichters • verzenden van faxen, e-mails en brieven • verzamelen en ordenen van binnenkomende berichten • eventueel telefoon aannemen, boodschappen of vragen noteren en dat doorgeven aan de betreffende voorlichters • inschakelen van bezorgers, tolken, notulisten et cetera op aanwijzing van de coördinatoren van de voorlichtingsteams • vermenigvuldigen en laten rondbrengen van stukken of (nieuws)brieven • alle andere gevraagde ondersteuning 16 Aandachtspunten

54

Logboekschrijver Taakgebied Locatie Bereikbaar via Verantwoording aan

Voorlichting

Coördinator desbetreffende sectie Taakomschrijving Indien noodzakelijk kan aan iedere hoofdtaak een logboekschrijver worden toegevoegd. Deze medewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden van het logboek. Verzamelt actief inkomende en uitgaande berichten en legt berichten en afspraken vast. Werkzaamheden • Je houdt een logboek bij tijdens vergaderingen • Je verzamelt logboekformulieren en berichten van je sectie verwerkt ze tot één geheel 17 Aandachtspunten

55

BIJLAGE 5. REGELING VASTSTELLING LANDELIJKE POLITIEKAART Regeling van de Ministers van Justitie en van Binnenlandse Zaken van 25 maart 1994, nr.EA94/U893 en 430273/GBJ (Stcrt.64), betreffende vaststelling van de landelijke politieperskaart. De Ministers van Binnenlandse Zaken en van Justitie, Gelet op artikel 14 Besluit beheer regionale politiekorpsen; Besluit: Artikel 1 De landelijke politieperskaart, zoals uitgegeven door de Stichting Landelijke Politieperskaart, bestaat uit een perslegitimatiebewijs en een persherkenningsteken. Artikel 2 Het perslegitimatiebewijs en het persherkenningsteken worden vastgesteld volgens de modellen die ter inzage liggen bij de bibliotheek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en de bibliotheek van het ministerie van Justitie, 's-Gravenhage. Artikel 3 1. Het perslegitimatiebewijs heeft een afmeting van 5,4 x 8,6 centimeter en een jaarlijks wisselende kleur. 2. Het perslegitimatiebewijs is aan de voor- en achterzijde voorzien van een diagonaal aangebrachte grijze onderdruk, van een in rood gedrukte balk en het jaartal van het jaar waarvoor de kaart geldig is. 3. Het perslegitimatiebewijs is aan de voorzijde voorzien van: a de pasfoto van de houder; b de naam van de houder; c de naam van de werkgever; d een nummer; e de teksten: - politieperskaart; - verzoeke houder optimaal faciliteiten te verlenen. 4. Het perslegitimatiebewijs is aan de achterzijde voorzien van: a het verticaal aangebrachte woord ‘Nederland’; b de naam en het adres van de Stichting Landelijke Politieperskaart; c de teksten: - legitimeert de houder als professioneel journalist (ook Engels); - vastgesteld bij beschikking van de ministers van BZK en Justitie. Artikel 4 1. Het persherkenningsteken heeft een afmeting van 13,5 x 9,5 centimeter en heeft een gelijke kleur als het legitimatiebewijs. 2. Het persherkenningsteken is aan de voor- en achterzijde voorzien van een in rood gedrukte balk, met in zwart opschrift het woord ‘PERS’ en van het jaar waarvoor de kaart geldig is. 3. Het persherkenningsteken is aan de voorzijde voorzien van de teksten: - uitgegeven door de Stichting Landelijke Politieperskaart; - uitsluitend geldig samen met de politieperskaart. Artikel 5 Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 april 1994. Deze regeling zal in de Staatscourant en het Algemeen Politieblad worden geplaatst.

56

's-Gravenhage, 25 maart 1994 De Minister van Binnenlandse Zaken E. van Thijn

De Minister van Justitie E.M.H. Hirsch Ballin

57

BIJLAGE 6.AFKORTINGENLIJST ANP BZK BT CoPI CPA CRIB CTPI CdK EZ GGD GRS IMK’s LCC LNV MK NCC NiFV NN NRK ERC NVJ OL OM OT OVC OVD CVD ROC ROT RVD TIG VWS

Algemeen Nederlands Perscentrum Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Beleidsteam Commando Plaats Incident Centrale Post Ambulancevervoer Centraal Registratie- en Informatiebureau Coördinatieteam Plaats Incident Commissaris der Koningin Ministerie van Economische Zaken Gemeentelijke Gezondheidsdienst Gemeentelijke Rampenstaf Intermediaire Kaders Landelijk Coördinatiecentrum Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij Meldkamer Nationaal Coördinatiecentrum Nederlands Instituut voor Fysieke Veiligheid Nationaal Noodnet Nederlands Rode Kruis Expertisecentrum Risico- en Crisiscommuncatie Nederlandse Vereniging van Journalisten Operationeel Leider Openbaar Ministerie Operationeel Team Opvangcentrum Officier van Dienst Commandant van Dienst Regionaal Operationeel Centrum Regionaal Operationeel Team Rijksvoorlichtingsdienst Technische Informatiegroep (kernongevallenbestrijding) Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport.

58

BIJLAGE 7. SPELALFABET NAVO spelalfabet A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Alfa Bravo Charlie Delta Echo Foxtrot Golf Hotel India Juliët Kilo Lima Mike November Oscar Papa Quebec Romeo Sierra Tango Uniform Victor Whiskey X-ray Yankee Zulu

De cijfers van een getal worden afzonderlijk uitgesproken: 0 nul 1 één (kort, afgebeten) 2 twee 3 de-rie 4 vier 5 vijf 6 zes 7 zeuven 8 acht 9 negen

59