Notitie Bondsbestuur naar aanleiding van ingekomen brief van Ben Alberts en Gerard Vaandrager namens het Cluster Rotterdam De KNBSB is in 2012 vanuit de overheid geconfronteerd met het (gedeeltelijk) wegvallen van subsidies. Het nieuwe sportbeleid van de overheid is er op gericht dat bonden ‘zelf hun broek op dienen te houden’. In 2013 heeft NOC*NSF bekend gemaakt dat de inkomsten uit LOTTO voor de gehele sport sterk dalend zijn, waardoor is besloten om vanaf 2014 de zogenaamde kaasschaafmethode van 5% op de LOTTO subsidie toe te passen. Voor 2015 en 2016 wordt een vermindering van de LOTTO inkomsten verwacht van 15% tot 20%. Daarbij komt dat het ledental van de sportbonden een nog belangrijker factor wordt voor de verdeling van de subsidies Algemeen Functioneren en Sportparticipatie. Op grond van de wetenschap dat er minder inkomsten vanaf 2012 / 2013 komen uit LOTTO- en projectsubsidies heeft het bondsbestuur noodgedwongen in 2013 een bezuiniging op personeel doorgevoerd van 0,67 FTE = € 30.000 en in de berekeningen ook rekening gehouden met een bezuiniging op kantoorkosten van € 6.000. Na vaststelling van het tekort voor 2013, dat in 2013 door de bezuinigingen en de in 2011 gevormde bestemmingsreserve kan worden gefinancierd is nog verder gezocht en ruimte gevonden om vanaf 2014 nog eens € 48.000 te bezuinigen. Daarmee komt de ‘interne’ bezuiniging op € 84.000. Met deze aanpak heeft het Bondsbestuur in eerste instantie gewerkt aan het verlagen van de kosten bondsbureau. Daarmee denkt het Bondsbestuur het maximale te hebben gedaan om in de toekomst minimaal een gelijkwaardig product of dienst of beter te kunnen bieden en het bestaansrecht van de KNBSB op langere termijn te kunnen waarborgen. Daarmee wordt bedoeld; het aanbieden van een competitie op maat, verenigingsondersteuning vanuit samenwerking en overleg, sportstimulering vanuit doelgroepensegmentatie, het opleiden van kader, de website voor leden en geïnteresseerden en commerciële zaken. Dit laatste is ook zeker van belang nu de subsidies afnemen en we meer afhankelijk worden van andere geldstromen, waaronder sponsoring. In de volgende stap is nagedacht over het verhogen van de inkomstenkant. Het Bondsbestuur heeft daarvoor het uitgangspunt gekozen van een nieuwe manier van contributie-inning en niet de traditionele manier, ‘evenredig verhogen van de contributies’. Na een uitgebreide oriëntatie, gesprekken met de andere (teamsport) bonden is gekozen om een voorstel te maken vanuit de gedachte ‘de gebruiker betaalt’. Door deze manier van denken kun je doelgroepen gedifferentieerd belasten voor een product of dienst die zij afnemen. Zij betalen voor de kosten die daadwerkelijk voor een product of dienst worden gemaakt. Deze systematiek wordt tegenwoordig veelvuldig gebruikt door andere sportbonden. Algemeen wenst het bondsbestuur ook op te merken dat alle medewerkers op het bondsbureau met een goede inzet veelal meer tijd in hun werk steken dan volgens de gestelde norm van de CAO sport aan de orde is. Het verder ‘uitknijpen’ van de medewerkers door ze extra taken te geven na een eventuele verdere bezuiniging op de personeelskosten kan voor het bondsbestuur niet aan de orde zijn. In het vervolg van deze notitie gaat het Bondsbestuur in op de gestelde vragen en wordt in kaart gebracht wat het gevraagde scenario in zou houden en wat de consequenties daarvan zijn op de toekomst van honk- en softbal in Nederland.
Brief 23-10-2013 cluster R’dam In de brief wordt gemeld: vanuit de clusterbijeenkomst van 24 september 2013 is aan de aanwezige vertegenwoordigers van de KNBSB meegegeven de expliciete wens om te komen tot ‘out of the box’ voorstellen om de financiële problematiek het hoofd te bieden. De nu gepresenteerde scenario’s gaan naar de mening van de verenigingen op 23 oktober grotendeels uit van de bestaande situatie binnen de KNBSB (qua capaciteit, inrichting en programma’s), waardoor de rekening van het voorziene tekort grotendeels bij de verenigingen wordt neergelegd.
Invulling
Reactie bondsbestuur Het tekort is in eerste instantie berekend op € 224.000. Door de interne doorgevoerde bezuiniging in 2013 op personeelskosten (€ 30.000) en kantoorkosten (€ 6.000) komt het tekort waarvan in de berekeningen is uitgegaan op € 188.000. Voor 2014 is een tweede interne bezuiniging voorgesteld ter hoogte van € 48.000. Daarmee komt de totale interne bezuiniging op € 84.000. Dit betekent dat 38% van het tekort door interne bezuiniging wordt opgevangen. Deze interne bezuiniging houdt in: o.a. indikken op facilitair, optimaal gebruik maken van de digitale omgeving, vercommercialiseren producten en diensten en externe financiering (G-honkbal). Aan de inkomstenkant wordt een financiering door verenigingen verwacht ter hoogte van € 140.000. Dit betekent dat 62% van het tekort door de verenigingen wordt gefinancierd. Daarnaast is op basis van opmerkingen in de clusterbijeenkomsten en op een voorstel vanuit de bondsraad van 5 oktober jl. een ‘buffer’
van € 25.000 meegenomen om in te kunnen spelen op extra tegenvallers in de toekomst, zonder opnieuw een verhoging door te voeren. Men zou graag meer achtergronden zien over wat er valt onder het bedrag van Kantoorkosten (165.000 Euro).
Begroting 2013 Afschrijvingen inventaris en automatisering; € 22.000 Facilitaire dienst Huis van de Sport: personeel receptie, postkamer, drukkerij, ICT systeembeheer, catering en personeelszaken; € 47.000 Porti, telefoon, fotokopieer en drukwerk; € 27.500 Automatiseringskosten: licenties, programma’s en website; € 25.000 Accountantskosten; € 18.000 Externe deskundigheid: juridische bijstand, externe advisering, (bv. belastingen); € 25.000 Bankkosten, salarisadministratie en overige kantoorkosten; € 6.500
In de berekeningen is de post kantoorkosten teruggebracht van € 171.000 (begroot voor 2013) naar € 165.000 (zie boven).
Betrokken verenigingen uit de sectie Topsport vragen zich af of zij inderdaad zo veel meer tijd van het Bondsapparaat vergen als wordt gesuggereerd.
In bijlage 1 van de notitie Meerjaren Financiering wordt de personeelsformatie (2 fte) en de bijbehorende taken weergegeven. Een halve fte wordt ingevuld met projecten en accountmanagement, wat taken zijn die onder breedtesport vallen. De eigenlijke bezetting van de afdeling competitie komt daarmee op 1,5 fte.
De invulling met 1,5 FTE van de afdeling competitiezaken is noodzakelijk. Vast te stellen is dat eigenlijk meer tijd wordt ingevuld door de betrokkenen door de vele overleggen met doelgroepen en de bereikbaarheidsdiensten in het seizoen. Het bondsbestuur stelt vast dat veel werk moet worden verzet voor de topsportcompetities, mede omdat, waar voor de betreffende vereniging van belang, de reglementen steeds vaker ter discussie worden gesteld. (Overigens wordt middels een project reglementering in 2014 gepoogd dit weer tot een minimum te gaan beperken.)
Gegeven de grotendeels geautomatiseerde competitievaststelling (incl. vastgelegde inhaalregels) vraagt men zich af of de nu hiervoor benodigde 2 FTE niet te ruim is (ruimte voor andere taken?).
De competitie is de kernactiviteit van de KNBSB. De taken van competitiezaken bestaat uit meer dan de directe inzet voor de organisatie van de competitie. Bijvoorbeeld de professionele ondersteuning van onder andere de commissie strafzaken, de commissie wedstrijdofficials, de wedstrijdcommissie, de protestcommissie, de terreincommissie, de topsport overleggen. Daarnaast ook het voorbereiden van de reglementeringen en competitiebepalingen in overleg met de doelgroepen. Daarbij aangetekend dat de KNBSB inzet op professionaliteit; de verenigingen vragen om meer flexibiliteit, maatwerk (doelgroep segmentatie), competitie in meerdere delen (meerdere inschrijfmogelijkheden) en een hogere belasting door het scheidsrechtertekort. De functie draagt met zich mee dat er tijdens het seizoen wordt gewerkt met bereikbaarheidsdiensten in de avonden en weekenden. De belasting bestaat voor 50% (1 fte) uit topsport gerelateerde werkzaamheden, 25% (0,5 fte) wedstrijdsport gerelateerde e e werkzaamheden (1 en 2 klasse en aansturen regionale vrijwillige competitiemedewerkers) en 25% (0,5 fte) aan projecten ( o.a. Veilig Sport Klimaat en Accountmanagement).
De voorgestelde 1,6 FTE voor PR & Communicatie en Marketing & Sponsorwerving biedt wellicht ruimte voor een herschikking (zeker met het oog op de aan te stellen Bondsbestuurder voor Commercie, waarvan verwacht wordt dat hij/zij ook uitvoerende activiteiten gaat verrichten).
Na decennia in beleidsplannen te hebben opgenomen dat aan PR, communicatie en marketing invulling moet worden gegeven, is vanaf 2009 daadwerkelijk begonnen met een invulling van de voor onze sporten cruciale functies. Helaas is slechts kort invulling gegeven aan het bestuurslid PR, Marketing en Communicatie. Onlangs is opnieuw een vacature uitgegaan voor deze functie. In de organisatiestructuur zoals voor de KNBSB door de verenigingen is vastgesteld in 2011 en 2012 wordt de bestuurlijke en uitvoerende organisatie van de KNBSB onderscheiden. Het bondsbestuur bestuurt, de uitvoering wordt neergelegd bij de uitvoeringsorganisatie – het bondsbureau. Het bestuurslid zal dus geen uitvoerende taken verrichten. Vanaf 2011 is professioneel invulling gegeven aan de functies communicatie (0,6 fte) en marketing en sponsorwerving (1 fte) mede mogelijk gemaakt door een extra financiering tot en met 2012 vanuit LOTTO. Van de huidige 1,6 fte wordt in de berekeningen 1 fte gefinancierd door sponsorinkomsten. De overige 0,6 fte komt ten laste van het algemeen budget. Het bondsbestuur acht een vermindering van inzet op deze functies voor de KNBSB niet wenselijk. Zonder deze functies komt de ledengroei er zeker niet. Bovendien hebben met name de verenigingen zelf gevraagd om versterking van deze functies. Bijvoorbeeld de bouw van een nieuwe website voor de KNBSB is voortgekomen uit deze roep om versterking. Invulling van communicatie is cruciaal om deze website die inhoud te geven waarom de verenigingen vragen.
Is er ruimte bij Sportstimulering om, nu het Beeball goed van de grond is gekomen, daar wellicht ruimte voor ook andere taken te vinden. De verenigingen moeten na de succesvolle introductie van Beeball dit nu zelf verder oppakken.
Binnen de afdeling breedtesport / sportstimulering zijn na de volledige tijdsbesteding aan de introductie van BeeBall inmiddels enkele andere projecten in het kader van het Meerjaren Beleidsplan ingevuld. Ontwikkelen van nieuwe producten voor nieuwe doelgroepen (o.a. seniorleague), ontwikkeling van opleidingen (kwalificatiestructuur) en accountmanagement voor verenigingen zijn daar voorbeelden van. Het aantal FTE’s voor de afdeling breedtesport zal met 0,2 moeten afnemen indien geen externe financiering voor G-Honkbal activiteiten wordt gevonden.
Ook commerciële zaken is voor de KNBSB een blijvende noodzaak. Door de dalende subsidies is het aanboren van nieuwe financieringsbronnen noodzakelijk. Dit is in de huidige tijd niet makkelijk en kost veel tijd. Zonder een functionaris op commerciële zaken zal er geen externe financiering binnen te halen zijn. Het bondsbestuur constateert dat deze vraag door het beleidsplan is ingevuld. Er vindt een verschuiving in taken voor de afdeling plaats. In bijlage 1 van de notitie Meerjaren Financiering zijn de taken van deze afdeling kort beschreven. Hieruit blijkt dat in de beleidsperiode ingezet wordt op: verenigingsondersteuning / accountmanagement en op de ontwikkeling van de recreatiesport binnen de KNBSB o.a. door middel van de introductie van Slow Pitch. Het ondersteunen van Slow Pitch en Beeball leidt tot ledenbehoud en ledengroei.
Overigens moet ook worden vastgesteld dat een blijvende ondersteuning op BeeBall aan verenigingen noodzakelijk blijkt. In 2013 is het aantal geregistreerde BeeBall leden gedaald met 66 leden. -Verder moet absoluut voorkomen worden dat een onverhoopt financieel tekort van het WK Softbal 2014 (een helaas reëel risico) financieel zijn terugslag zal hebben op de KNBSB exploitatie. -Uitgaan van ledengroei is (helaas) op dit moment niet realistisch.
Gelet op de ontwikkeling van 2013 helaas een juiste constatering.
In de bondsraad van 5 oktober jl. is door het bondsbestuur toegezegd dat alles in het werk is en wordt gesteld om geen financiële risico’s van de organisatie WK softbal 2014 bij de KNBSB te krijgen In de notitie Meerjaren Financiering is te lezen dat er voor de jaren 2015 en 2016 opnieuw een tekort in de financiering ontstaat door het verder teruglopen van de LOTTO subsidies. Dit tekort zal moeten worden gedekt door: efficiency, die al op vele zaken van toepassing is, samenwerking met de NBB en binnen het Huis van de Sport en ledengroei. . Een belangrijk element bij het ledenaantal is de onderregistratie van leden. Het bondsbestuur doet een beroep op alle verengingen om al hun spelende en niet spelende betrokkenen bij de club als leden bij de KNBSB te registreren. Het bondsbestuur veronderstelt en heeft in enkele gevallen kunnen vaststellen dat dit op dit moment niet altijd gebeurt. Deze registratie is met name van belang voor de subsidies op basis van ledenaantallen. Dit is ook van direct belang voor de aanvragen subsidies bij gemeenten door de verenigingen. Bovendien wordt hiermee een deel van de groei gerealiseerd.
Scenario 3 Terugbrengen ambities en doelstellingen
Vaststelling welke ambities en doelstellingen moeten worden bijgesteld, zal in overleg met de Bondsraad moeten plaatsvinden. Dit zou samen met het onderstaande punt over programma’s 1 fte moeten opleveren.
Het bondsbestuur is van mening dat het huidige beleidsplan noodzakelijk is om de toekomst van de KNBSB en onze sporten in stand te houden. Dit houdt tevens in dat moet worden ingespeeld op ontwikkelingen in de maatschappij, wat aanpassing van het aanbod vraagt. Stilstand is achteruitgang in deze.
Schrappen of anders financieren van een aantal programma’s
Ook dit zal in overleg met de Bondsraad moeten worden vastgesteld. Indien wordt besloten het VSK project niet meer door te zetten, zal dit ook een vermindering van de subsidie voor coördinatie vanuit het bondsbureau van € 10.000 betekenen. Dit naast de € 40.000 subsidie voor activiteitenkosten VSK
Keuze in taken die niet meer kunnen worden uitgevoerd zal moeten komen uit: geen ondersteuning verenigingen meer middels accountmanagement, BeeBall, nieuwe producten en / of organisatie van opleidingen, VSK project. Het bondsbestuur stelt vast dat bij vermindering van het aantal fte op breedtesport, aan de door de vereniging zelf gevraagde en gewaardeerde ondersteuning door middel van clusterbijeenkomsten en bij (nieuwe) producten van de KNBSB geen gehoor meer kan worden gegeven door de werkorganisatie
Terugbrengen van kantoorkosten
De kantoorkosten staan uitgewerkt op pagina twee van dit document. Hierin zijn in het verleden al diverse efficiency slagen gemaakt. De enige optie die overblijft is de externe deskundigheid. Dit is externe inhuur van oa juridische en belastingtechnische deskundigheid. Dit is begroot op € 25.000 per jaar.
Personeelsformatie maximaal 8 fte
De diverse onderdelen van het bondsbureau worden hieronder besproken, met eventuele opties om hier op fte te bezuinigen.
van de KNBSB. Hiermee komt de ondersteuning aan verenigingen om ledengroei te realiseren te vervallen. Het bondsbestuur is en blijft van mening dat het project Veilig Sport Klimaat in al zijn facetten voor de honkbal en softbal sport en alle betrokkenen bij verenigingen van essentieel belang is om een veilige en sportieve omgeving te creëren voor de leden van de KNBSB. Als de subsidie VSK wegvalt heeft dat ook gevolgen voor de professionalisering en kwalificatiestructuur van de opleidingen voor wedstrijdofficials. Tevens wordt niet meer voldaan aan de verwachting van VWS en de gedane toezeggingen in NOC*NSF verband deel te nemen aan het project VSK. Het bondsbestuur raadt ten sterkste af de post voor externe deskundigheid (gedeeltelijk) te schrappen. M.n. belastingtechnische deskundigheid zal in de komende jaren noodzakelijk zijn, maar ook juridische deskundigheid is regelmatig noodzakelijk. Huisvestingskosten en kosten Huis van de Sport facilitair liggen contractueel vast tot en met 2017.
PR, communicatie en marketing & sponsorwerving. Vermindering is, met in acht neming van looptijden, mogelijk omdat het hier op dit moment allen overeenkomsten van opdracht betreffen. Maximaal mogelijke bezuiniging € 36.000
Zie eerdere reactie bondsbestuur bij het onderwerp PR, communicatie en marketing & sponsorwerving (commerciële zaken)
Competitiezaken De eigenlijke taken i.v.m. de competitie zijn 1,5 fte. Het bondsbestuur is van mening dat het niet mogelijk is om dit te verminderen.
Bezuinigen op de afdeling competitiezaken raakt de kern van het bestaansrecht van de honkbal en softbal sporten op lange termijn.
Breedtesport Indien besloten wordt een aantal taken en projecten niet meer uit te voeren, zou een vermindering van 1 fte (0,5 fte van competitiezaken en 0,5 fte van de afdeling breedtesport) gerealiseerd moeten worden. Geen activiteiten G-honkbal Vermindering 0,2 FTE (al als bezuiniging in berekeningen opgenomen)
Algemeen Samenwerking met de NBB.
Dit zou potentieel dan uiteindelijk kunnen opleveren: PR en communicatie 0,6 fte (€ 36.000) Competitie -geen breedtesport projecten meer- 0,5 fte (€ 15.000, 25.000 verminderd met niet meer te ontvangen subsidie VSK) Breedtesport geen accountmanagement / ondersteuning op producten e.d. meer 0,5 fte (€ 30.000)
Verhoging van lasten verenigingen maximaal 40% van de voorziene tekorten
Totaal € 81.000 In het geval dat de KNBSB het tekort in de berekeningen in de komende jaren zou doorberekenen op basis van ‘maximaal ten laste van de verenigingen’, betekent dat: -
in 2014 is het verwachte tekort € 204.000. Daarmee komen de lasten voor de verenigingen op € 81.600 (40%); in 2015 is het verwachte tekort € 240.000. Daarmee komen de lasten voor de verenigingen op € 96.000 (40%); in 2016 is het verwachte tekort € 246.000. Daarmee komen de lasten voor de verenigingen op € 98.400 (40%) De gemiddelde lasten voor de verenigingen zijn dan voor 2014 tot en met 2016 te berekenen op € 92.000 per jaar.
Brief in extra Home Plate kenbaar maken aan verenigingen
Is net als alle stukken voor congres opgenomen op website en aan alle secretariaten van de verenigingen toegezonden.
Zoals ook hierboven vermeldt, is het bondsbestuur van mening dat bij vermindering van het aantal fte op breedtesport, aan de door de vereniging zelf gevraagde en gewaardeerde ondersteuning door middel van clusterbijeenkomsten en bij (nieuwe) producten van de KNBSB geen gehoor meer kan worden gegeven door de werkorganisatie van de KNBSB. Hiermee komt de ondersteuning aan verenigingen om ledengroei te realiseren te vervallen.
Samenwerking met de NBB zal op de korte termijn geen vermindering van de personeelsformatie opleveren. Door de samenwerking zal een verbetering van de facilitaire ondersteuning voor de sporten van beide bonden gerealiseerd worden.. Het bondsbestuur ontraadt deze invulling van bezuinigingen. Alles waar de afgelopen jaren in beleid en uitvoering aan is gebouwd wordt teniet gedaan. -
Met begrip voor ook de moeilijke financiële situatie van vele verenigingen is de financiering van de honkbal en softbal sport op verenigingsniveau en bond steeds meer afhankelijk van de financiële bijdrage van de leden. Op de Hockeybond en Voetbalbond na (met resp. 250.000 leden en 1.200.000 leden) is de afdracht aan de bond binnen de teamsporten in Nederland het laagst. Alle overige teamsportbonden kennen een contributie en ‘team fee’ bijdrage die bij elkaar veel hoger is dan in de voorstellen van het bondsbestuur voor invulling van financiering voor de KNBSB.
Het bondsbestuur is van mening dat de KNBSB de afgelopen jaren efficiënter is gaan werken en dat diverse bezuinigingen zijn doorgevoerd op het bondsbureau (zie ook notitie Meerjaren financiering). De gevraagde reductie van fte van 9,6 naar 8, heeft verstrekkende gevolgen, waarbij de toekomst van de KNBSB en de honk- en softbal sport op het spel komen te staan. Naast de kerntaak van de competitie, wordt met het meerjarenbeleidsplan ingezet op een aantal speerpunten, waarvan het bestuur van mening is dat deze noodzakelijk zijn om de toekomst veilig te stellen en te voldoen aan de vragen die vanuit de verenigingen bij het bondsbureau worden neergelegd. Deze speerpunten zijn: accountmanagement, verenigingsondersteuning, ontwikkeling van nieuwe producten, VSK project en de bereikbaarheid van competitiezaken in het weekend. Tijdens de afgelopen ronde van clusterbijeenkomsten is de meerjaren financiering en het meerjarenbeleidsplan besproken. In deze bijeenkomsten is veelal aangegeven dat men de activiteiten die op dit moment door het bondsbureau worden ondernomen, zeer waardeert. In de bovenstaande notitie zijn de consequenties beschreven die de voorgestelde bezuiniging zal hebben. Dit betekent zeker dat de ingezette weg niet kan worden voortgezet. Het bondsbestuur adviseert u dan ook om geen verdere bezuinigingen op het bondsbureau door te voeren en dus tegen dit voorstel te stemmen.
