Van fysiek naar virtueel

Van fysiek naar virtueel Veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties en de gevolgen daarvan voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein

Jan van der Male Studentnummer 10204474 Duale Master Archiefwetenschap Afdeling Mediastudies Faculteit der Geesteswetenschappen Universiteit van Amsterdam Begeleider: Prof dr. K.J.P.F.M. Jeurgens Tweede beoordelaar: drs. H. Waalwijk 14 januari 2014

Voorwoord Na een periode van anderhalf jaar de master Archiefwetenschap te hebben gevolgd, kan deze scriptie worden gezien als het eindproduct. Omdat mijn speciale interesse uitgaat naar particuliere archieven, werd dit het onderwerp voor mijn masterscriptie. Bij het inventariseren van een particulier archief is het altijd spannend wat je tegenkomt. Over het algemeen vind ik de inhoud minder voorspelbaar dan de inhoud van een overheidsarchief. Bij het Noord-Hollands Archief, mijn werkgever, bezinnen we ons momenteel op acquisitie van digitale archieven van particulieren. In het kader van het Meerjarenbeleidsplan wordt het bestaande acquisitiebeleidsplan geëvalueerd en herijkt. Eén van de vraagstukken is of het voor een archiefinstelling noodzakelijk én mogelijk is om een adviserende rol te vervullen richting archiefvormers inzake het beheer van hun digitale archief en op welke manier dit kan worden vormgegeven. Vooraf is het nodig om de veranderingen in archiefvorming bij particulieren inzichtelijk te hebben. Pas daarna kan een juiste strategie gekozen worden. Door middel van dit scriptieonderzoek hoop ik daar een bijdrage aan te leveren. Via deze weg wil ik een aantal mensen bedanken. In de allereerste plaats is dat mijn scriptiebegeleider Charles Jeurgens. Dankzij zijn adviezen was het mogelijk dit onderzoek uit te voeren. Ook mijn tweede beoordelaar, Hans Waalwijk , wil ik bedanken voor het mede-beoordelen van mijn scriptie. Daarnaast een woord van dank voor al mijn collega’s bij het Noord-Hollands Archief. In het bijzonder voor Klaartje Pompe, die met mij meedacht bij het formuleren van de onderzoeksvragen en gedurende het onderzoek. Daarnaast is ook een woord van dank op zijn plaats aan de acht respondenten. Dankzij deze personen, hetzij op persoonlijke titel of namens een organisatie, was het mogelijk deze terreinverkenning uit te voeren. Tot slot wil ik mijn familie en schoonfamilie bedanken voor hun ondersteuning gedurende de studieperiode. En in het bijzonder: Nienke, bedankt voor je vertrouwen in de goede afloop en de stimulans die je gaf door zelf het goede voorbeeld te zijn met betrekking tot jouw studie. Westzaan, 14 januari 2014 Jan van der Male

2

Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 2 Summary ................................................................................................................................................. 5 Inleiding ................................................................................................................................................... 6 Recente ontwikkelingen ...................................................................................................................... 6 Probleemstelling.................................................................................................................................. 6 Vraagstelling ........................................................................................................................................ 7 Strategie en werkwijze ........................................................................................................................ 7 Opzet scriptie ...................................................................................................................................... 7 1. Onderzoekafbakening ......................................................................................................................... 8 1.1. Inleiding ........................................................................................................................................ 8 1.2. Begripsbepaling ............................................................................................................................ 8 2: Onderzoeksopzet............................................................................................................................... 14 2.1. Inleiding ...................................................................................................................................... 14 2.2. Onderzoeksmethode .................................................................................................................. 14 2.3. Onderzoekspopulatie ................................................................................................................. 14 2.4. Enquêtevragen ........................................................................................................................... 15 3: Onderzoeksresultaten ....................................................................................................................... 17 3.1. Inleiding ...................................................................................................................................... 17 3.2. Onderzoeksresultaten enquête.................................................................................................. 17 3.3. Veranderingen in archiefvorming bij de respondenten ............................................................. 20 3.4. Literatuuronderzoek................................................................................................................... 23 3.5. Vergelijking tussen de uitkomsten van de enquêtes en de literatuur ....................................... 27 3.6. Conclusie .................................................................................................................................... 27 4: Toegankelijkheid en beschikbaarheid ............................................................................................... 29 4.1. Inleiding ...................................................................................................................................... 29 4.2. Het archief binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein ............................................... 29 4.2. De huidige situatie bij archiefinstellingen .................................................................................. 31 4.3. Gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid bij archiefinstellingen en oplossingen .................................................................................................... 31 4.4. Gevolgen voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein ..................................................... 35 4.5. Oplossingen vanuit de literatuur ................................................................................................ 38 4.6. Conclusie .................................................................................................................................... 40 5. Eindconclusie ..................................................................................................................................... 42 5.1. Inleiding ...................................................................................................................................... 42 3

5.2. Hoofdvraag ................................................................................................................................. 42 5.3. Aanbevelingen vervolgonderzoek .............................................................................................. 43 Geraadpleegde bronnen ....................................................................................................................... 45 Bijlage Ia. De begrippen archief, collecties en verzamelingen .............................................................. 53 Bijlage Ib. Het begrip cultuuromslag van analoog naar digitaal........................................................... 55 Bijlage Ic. De begrippen cultuur, geheugen en erfgoed ........................................................................ 57 Bijlage IIa. Achtergrondinformatie respondenten (private personen) ................................................. 60 Bijlage IIb. Achtergrondinformatie respondenten (private organisaties) ............................................. 62 Bijlage IIIa. Enquête private personen .................................................................................................. 64 Bijlage IIIb. Enquête private organisaties .............................................................................................. 69 Bijlage IV. Onderzoeksresultaten enquête ............................................................................................ 75 Bijlage V. Duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid archief private personen en organisaties bij archiefinstellingen ................................................................................................................................. 84 Bijlage VI. Aanbevelingen archiefinstellingen advisering private personen en organisaties inzake digitale archiefvorming ......................................................................................................................... 89

4

Summary In this survey changes in records creating and record keeping by private persons en organisations, caused by use of digital archive technology in the period of 1980-2013, are investigated. These changes were investigated by questionnaires among four persons and four organisations and by literature research. This survey should be seen as a pilot study. Also there has been looked to the effects of these changes for archivists with regard to creating sustainable access to and availability of these archives. Firstly, private persons and small organisations hardly appraise and select digital archives. Besides that, a part of the information is stored outside the institutionalised cultural domain. Thirdly, there is mixing of private and business correspondence. This asks for a thorough selection by archivists. The minimal arrangement of digital archive is another effect. Records keeping should be done according to the principle of provenance as interpreted by the non-custodial thinking in archival sciences. For archivists it is possible to make available archives via different structures. The lacking of a context stipulated by metadata causes problems with appraisal, selection and regulation. Within the non-custodial paradigm knowledge of the context is very important. Lastly, conversion of digital data carriers takes place as a consequence of digital archive applications. Also hybrid archive is created. An effect is a bigger chance loss of quality of digital information objects, integrity especially. The changes in records creating and keeping are mainly influenced by the lack of professionalism. The effects are greatest among private persons and informal organisations. Finally, there are a lot of effects on access to archives of private persons and organisations, caused by changes in records-creating and –keeping. At first, also a picture of the past can be created of a substantial part in the digital environment outside the institutionalised cultural domain. Secondly, there seems to be very little control on the long term storage of archives especially by private persons and smaller organisations. Besides that, the lack of context stipulated by metadata causes restrictions in possibilities of interpretation. In the literature there is a solution for the negative effects which archivists feel confronted with. This is close involvement by means of an advising role. Possibly, this causes a rejuvenation of the institutionalised cultural domain when more recent archives of private persons and organisations will be taken over.

5

Inleiding Recente ontwikkelingen Een zware deur werd geopend, de kou kwam me tegemoet. Een krakende trap leidde naar een klein houten zoldertje en bij het openen van de metalen kast die daar stond, bleek deze vol te zijn gepakt met archiefdozen, ordners en een paar oude boeken. Het openen van sommige dozen kostte moeite, ze waren dusdanig volgepakt dat ze bol stonden en de klep lastig openging. De papieren, in ruime mate voorzien van nietjes en paperclips, zagen er behoorlijk bruin uit… Op diverse boeken had zich schimmel gevormd. Het was gelijk duidelijk: hier was een snelle actie nodig om van het archief te redden wat er te redden viel! Op de bovenste plank van de kast stond nog een klein doosje wat zo te zien van recenter datum was; maximaal een jaar of tien oud. Hierin zaten een aantal 3,5-inch diskettes waarop de notulen uit de tweede helft van de jaren ’90 bewaard waren. De diskettes zagen er nog keurig uit, maar bij het opstarten van een bejaarde computer waar zowaar nog een diskettestation in zat(!) en het openen van de bestanden op de diskette, verscheen in beeld: “File is not readable”. Hier was weinig meer te raadplegen. Deze gebeurtenis heb ik enkele jaren geleden meegemaakt bij het bezoek aan een kerk waar het archief in de toren van het historische gebouw was opgeslagen. Het is een voorbeeld van de risico’s die zijn verbonden aan analoog en aan digitaal gevormd archief. Bij analoog archief zorgen bijvoorbeeld slechte klimaatomstandigheden en het gebruik van bepaalde materialen voor aantasting van het papier waardoor documenten niet meer leesbaar zijn en informatieverlies optreedt. Bij digitaal archief is het slechts een kwestie van tijd voordat nieuwe computersoftware niet meer in staat is om oude bestanden te lezen of zelfs maar te converteren naar een nieuw bestandsformaat. Slecht afsluiten van een archiefruimte kan de integriteit en authenticiteit van een archiefstuk in papieren vorm aantasten. Niet goed beveiligen van een e-mailaccount kan bij een digitaal bestand voor eenzelfde probleem zorgen. Lukraak opbergen van papieren documenten geeft wanorde. Niet systematisch archiveren van digitale documenten zonder het toekennen van metadata (onder het mom van “alles is integraal doorzoekbaar en toch wel terug te vinden”) geeft hetzelfde risico. Digitaal archief brengt echter niet alleen risico’s met zich mee maar ook kansen. Een boodschap van een bedrijf, vroeger in een brief of advertentie, verwoord, kan tegenwoordig op veel meer manieren worden verspreid. Bovendien kost een groot digitaal archief fysiek slechts minimale ruimte (een externe harde schijf, usb-stick, cd-rom et cetera), in tegenstelling tot analoog archief waarbij algauw een kilometer plankruimte nodig is. Voor en bij de overheid worden initiatieven ondernomen om alle risico’s van digitaal archiefbeheer in kaart te brengen en daar oplossingen voor te bedenken. Er zijn echter ook tal van archiefvormers buiten de overheid waar de trend van analoog naar digitaal zich doorzet: private personen en organisatie. Dit kan variëren van een groot bedrijf als Verkade in Zaandam of scheepswerf Koninklijke Maatschappij De Schelde in Vlissingen tot een willekeurige kerk, vereniging of persoon.

Probleemstelling Juist door de omslag van analoog naar digitaal archiveren kunnen er grote gevolgen zijn voor de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid van de archieven van private personen en organisaties. De beperkte duurzaamheid van digitale gegevensdragers kan gevolgen opleveren voor de toegankelijkheid en beschikbaarheid van de informatie. Is er nog wel wat te bewaren voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein?

6

Vraagstelling Dit brengt me bij de vraagstelling die in deze scriptie centraal staat: Wat zijn de gevolgen van de digitale archiefvorming door private personen en organisaties in Nederland voor de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid van deze archieven in het geïnstitutionaliseerde culturele domein? Deze vraag wordt onderverdeeld in twee deelvragen: 1. Welke veranderingen zijn waar te nemen in de archiefvorming bij private personen en organisaties in Nederland door de cultuuromslag van analoog naar digitaal? 2. Wat zijn de gevolgen van deze veranderingen voor de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid?

Strategie en werkwijze Om de vraagstelling te beantwoorden, zal allereerst worden geënquêteerd. Bovendien wordt literatuurstudie verricht. Voor de eerste deelvraag wordt met behulp van enquêtes de veranderingen in archivering bij acht private personen en organisaties onderzocht. De uitkomsten worden vergeleken met literatuur over dit onderwerp. Daarna worden op basis van de onderzoeksresultaten de gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van private archieven onderzocht. Daarbij speelt literatuuronderzoek ook een belangrijke rol. Uit de beantwoording van de twee deelvragen vloeit een antwoord op de hoofdvraag voort.

Opzet scriptie In het eerste hoofdstuk wordt het onderzoek afgebakend. Hier worden diverse begrippen gedefinieerd, te weten private personen en organisaties en in het licht daarvan het begrip archief en archivering. Ook wordt aangegeven wat in dit onderzoek wordt verstaan onder de cultuuromslag van analoog naar digitaal, duurzaamheid, toegankelijkheid en beschikbaarheid en tot slot wordt aangegeven wat onder het geïnstitutionaliseerde culturele domein wordt verstaan. Dit eerste hoofdstuk is bedoeld om de context te schetsen van de probleemstelling en het onderzoeksterrein af te bakenen. Om dit hoofdstuk zo compact mogelijk te laten zijn, is achtergrondinformatie opgenomen in bijlage I. Vervolgens zal in het tweede hoofdstuk de methode van het onderzoek worden uiteengezet en zullen daarin gemaakte keuzes worden verantwoord. In het daaropvolgende hoofdstuk worden de onderzoeksresultaten beschreven en wordt een beeld geschetst van veranderingen in de archiefvorming. Naar aanleiding daarvan wordt een conclusie op de eerste deelvraag gegeven. Daarna wordt in het vierde hoofdstuk de problematiek in een bredere context geplaatst. Er wordt gekeken naar gevolgen waarmee archivarissen worden geconfronteerd, als gevolg van veranderingen in archiveringstechnieken. Wat hebben die veranderingen voor gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid en de duurzame beschikbaarheid van archief van private personen en organisaties binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein? Vanuit de literatuur wordt hier op de onderzoeksresultaten gereflecteerd. Aan het einde van dit hoofdstuk volgt beantwoording van de tweede deelvraag. Op basis van de beide deelconclusies wordt in de eindconclusie een antwoord op de hoofdvraag gegeven. In bijlage VI zal op basis van het uitgevoerde onderzoek een aanbeveling worden gedaan voor archiefinstellingen op het gebied van advisering van private personen en organisaties inzake digitale archivering.

7

1. Onderzoekafbakening 1.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt het onderzoek afgebakend door aan te geven wat met diverse begrippen wordt bedoeld die centraal staan in de hoofdvraag. De begrippen die om uitleg vragen zijn: private personen en organisaties en private archiefvormers, archief, de cultuuromslag van analoog naar digitaal, duurzame toegankelijkheid en –beschikbaarheid en het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Bij enkele definities is achtergrondinformatie opgenomen in bijlage I.

1.2. Begripsbepaling 1.2.1. Private personen en organisaties als archiefvormer Private personen en organisaties Privaat wordt door Van Dale omschreven als “niet ambtelijk, particulier”.1 Het woord is afgeleid van het begrip privé, dat inhoudt dat iets van één persoon is, niet van iedereen. Het tegenovergestelde is openbaar. Het lijkt bij de definities privaat, particulier en privé uitsluitend om individuen te gaan en niet om de overheid. Vergelijk de begrippen particuliere beleggers, particulier initiatief, et cetera, waar het individuele of persoonlijke aspect de kern vormt. In het vervolg van deze scriptie worden onder private personen en organisaties díe personen en instanties verstaan, die niet vallen onder de overheid in de zin van de Archiefwet 1995, nader te benoemen als particulieren, bedrijven, religieuze instellingen en maatschappelijke organisaties. Private archiefvormers Zowel overheidsorganen als private personen en organisaties vormen archief. In de Archiefterminologie van Nederland en Vlaanderen (2007) wordt naast overheidsarchief onderscheid gemaakt in persoonsarchief, bedrijfsarchief, familiearchief en huisarchief.2 Daarnaast zijn er nog de categorieën kerkelijke archieven en archieven van verenigingen en stichtingen. Al deze categorieën archieven worden, ter onderscheid van overheidsarchief, bij elkaar aangeduid als particulier archief. Fisher geeft de volgende definitie van privé-archieven: “records created by individuals and corporate entities (including non-profit organizations) outside of the public sphere of governments, governmental agencies, and departments. These non-governmental archives typically include the fonds of persons, families, non-profit organizations, for-profit businesses, and even less formal groups of people acting in concert, like a social movement or a one-time conference or special event. Public archives, libraries, museums, art galleries, and other cultural and heritage institutions, often acquire such fonds as part of their mandate.”3 In dit onderzoek wordt onder archiefvorming van private personen en organisaties ook het archiefbeheer na de vorming verstaan, voor zover het archief onder de archiefvormer berust. Archief Archief is informatie, gegenereerd door en gebonden aan werkprocessen, zo stelt Thomassen.4 Er kunnen drie relaties tussen het archief en werkprocessen zijn: het archief als trigger van een proces, als product of bijproduct van het handelen of als grondstof in het proces (waarbij het archief de noodzakelijke informatie bevat om het werkproces goed te laten verlopen).5 1

e

J.H. van Dale, Nieuw handwoordenboek der Nederlandse taal (8 druk; ’s Gravenhage, 1975) 780. 2 A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (’s Gravenhage, 2007) lemma 10. 3 Robert Fisher, ‘In Search of a Theory of Private Archives: The Foundational Writings of Jenkinson and Schellenberg Revisited’, Archivaria 35 (2009) 6 4 Theo Thomassen, ‘Een korte introductie in de archivistiek’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.). Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 11-20. 5 Geert-Jan van Bussel en Ferdinand Ector, ‘Kwaliteit van archiefdocumenten: noodzaak voor duurzaamheid’, in: G.J. van Bussel e.a. (ed.), Werken in een digitale omgeving (Alphen aan den Rijn, 2001) 30. 8

In bijlage Ia is de historische opvatting van het begrip archief weergegeven. Daarin is geschetst dat het begrip vandaag de dag ruimer wordt geïnterpreteerd dan in het verleden. Verzamelingen of collecties van personen worden in de definitie van Thomassen als archief bestempeld: bij een historicus bestaat dat bijvoorbeeld uit het vervaardigen van een publicatie. Het verzamelen van informatie over een bepaald onderwerp kan op zichzelf ook als een werkproces worden beschouwd.6 Nadrukkelijk wordt in deze scriptie de focus gelegd op digital born archief (dat wil zeggen archief dat in een digitale omgeving is ontstaan) of analoog archief dat door archiefvormers zelf is gedigitaliseerd. Archieven van private personen en organisaties die in analoge vorm zijn overgedragen aan archiefinstellingen en daarna zijn gedigitaliseerd, worden buiten beschouwing gelaten.7 Volgens de definitie van Thomassen kan een fysiek object ook een archiefstuk zijn, wanneer het een rol speelt in een werkproces. Een aantal respondenten beschouwt ook bepaalde voorwerpen als onderdeel van het archief. Niettemin worden deze objecten in dit onderzoek buiten beschouwing gelaten. Digitale archiveringstechnieken kunnen weliswaar invloed hebben op het op het duurzaam toegankelijk maken en duurzaam beschikbaar stellen, maar hebben op deze objecten zelf geen invloed (de gegevensdrager blijft analoog, het voorwerp kan niet worden gedigitaliseerd). Archivering Voor dit onderzoek is het tevens belangrijk om af te bakenen wat met archiveren wordt bedoeld. In de Archiefterminologie staat het begrip omschreven als: “Activiteit binnen de archiefvorming waarbij archiefbescheiden op een zodanige wijze in een archief worden opgenomen dat zij in toegankelijke staat verkeren.” In het kader van dit onderzoek is de toegankelijke staat bij het begrip archiveren echter buiten beschouwing gelaten. Het wordt gelijkgesteld aan bewaren. 1.2.3. Cultuuromslag van analoog naar digitaal Definitie In deze scriptie wordt het jaar 1980 genomen als beginpunt van de onderzoeksperiode. Op dat moment was de computer voor personen nog geen gemeengoed, maar beperkte het gebruik zich hoofdzakelijk tot amateurtechnici die sinds de jaren ’60 computers voor thuisgebruik hadden. Daaruit ontstond vanaf ongeveer 1975 de ontwikkeling van de computer bij particulieren.8 De computer werd door particulieren pas algemeen gebruikt nadat in augustus 1981 de IBM Personal Computer (PC) op de markt kwam.9 Spreken van een cultuuromslag is in deze hoedanigheid niet overdreven. In bijlage Ib wordt nader ingegaan op deze cultuuromslag en specifiek op de technische veranderingen voor archivering. Als tweede ijkpunt wordt 2013 genomen. Tussen 1980 en 2013 heeft de cultuuromslag van analoog naar digitaal archiveren zich voltrokken. Uiteraard impliceert dat niet dat anno 2013 deze omslag volledig is; dat is pas het geval wanneer er geen papieren archief meer gevormd wordt. Nieuwe technische ontwikkelingen hebben grote invloed op de maatschappij, specifiek op de organisatiestructuur bij organisaties en zowel direct als indirect op archivering. Niettemin is binnen dit onderzoek het begrip cultuuromslag van analoog naar digitaal beperkt tot de veranderingen in toepassing van technieken op het gebied van archivering. 1.2.4. Duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid Duurzaamheid Duurzaamheid is een begrip dat in twee contexten kan worden toegepast. Allereerst op het gebied van ontwikkeling, waarbij het gaat om een duurzaam proces of duurzame activiteit: dit kan

6

Zie voor een nadere uitwerking van de verhouding tussen archieven en collecties bijlage Ia. Een voorbeeld van een dergelijk archief is het archief van de N.V. Koninklijke Nederlandsche Zoutindustrie, vanaf 1969 AKZO Zout-Chemie B.V. te Hengelo (toegang 0301), waarvan het deel in het kader van het project Metamorfoze bij het Historisch Centrum Overijssel is gedigitaliseerd en online beschikbaar is gesteld. 8 Frank Veraart, ‘De domesticatie van de computer in Nederland 1975-1990’, Stadium 2 (2008) 145-164. 9 E. Bride, ‘The IBM Personal Computer: A Software-Driven Market’, Computer 44 (2011) 34-39. 7

9

permanent worden uitgevoerd, zonder dat de aarde uitgeput raakt. Het gaat hier dus om duurzaamheid in de context van het milieu. Anderzijds wordt het begrip duurzaamheid ook gebruikt in verband met tijdsduur. In deze hoedanigheid is duurzaam te definiëren als “weinig aan slijtage of bederf onderhevig”.10 Ondanks de verschillen in context komt in beide definities het aspect van de lange levensduur naar voren. Een bezwaar aan de laatste definitie is dat weinig niet concreet is. Andere definities die op internet circuleren, bevatten elementen als bestendig, blijvend, consistent, eeuwig, bestemd om lang te bestaan, et cetera.11 Daaruit blijkt dat er een verschil in opvatting is; sommige vatten het begrip duurzaam op als iets dat lang moet blijven bestaan en iets dat weinig slijt, anderen zien het als een synoniem voor altijd behouden en onveranderd. Opvallend is dat Adema in haar scriptie over samenwerking op het gebied van duurzame toegankelijkheid van (digitale) archiefbescheiden geen definitie van duurzaamheid geeft.12 Ook in het Lexicon van Nederlandse Archieftermen (1983) en de Archiefterminologie komt een definitie niet voor. In beide uitgaven wordt het begrip wel gebruikt, maar niet uitgelegd. Zo ook niet in de Archiefwet 1995. Deze wet spreekt namelijk over de verplichting voor overheidsorganen om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Goede staat heeft volgens de Archiefterminologie betrekking op materiële zaken, op duurzaamheidsaspecten: “Toestand van documenten, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd.”13 Hoewel de Archiefwet 1995 zelf geen definitie geeft, wordt het begrip duurzaamheid wel uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Volgens artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 mag er in honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang in de kwaliteit van archiefstukken te constateren zijn.14 In de Archiefregeling 2009 worden materiële aspecten genoemd die de duurzaamheid van archiefstukken moeten waarborgen. Impliciet is daaruit af te leiden dat het begrip wordt gebruikt in de betekenis van lang bewaren zonder verlies van kwaliteit.15 Onder duurzaam wordt in dit onderzoek verstaan: waarborging van een constante kwaliteit, namelijk integriteit en bruikbaarheid over een periode van minimaal honderd jaar. Dat zijn twee van de vier kwaliteitseisen die worden genoemd in de NEN-ISO norm 15489-1:2001 voor informatie- en archiefmanagement.16 Deze kwaliteitsaspecten moeten constant zijn, dat wil zeggen dat wanneer bijvoorbeeld conversie naar een nieuwe gegevensdrager plaatsvindt, mogen metadata niet wijzigen zodanig dat integriteit en bruikbaarheid minder goed vallen vast zijn te stellen. Duurzaamheid gaat dus niet alleen over materiële elementen, maar ook over aspecten die de context betreffen, informatie over de aanmaak, doel van gebruik, auteur en geadresseerde, eventuele wijzigingen en de relatie met de omgeving. Hoewel diverse definities spreken over eeuwige bewaring, is dat gezien de snelle veroudering van software niet reëel te noemen. Ook van archief dat op een analoge gegevensdrager is opgeslagen, kon en kan niet gegarandeerd worden dat het voor altijd een

10

Van Dale, Nieuw handwoordenboek der Nederlandse taal, 215. Encyclo, Duurzaam. Geraadpleegd op 27 november 2013 van http://www.encyclo.nl/begrip/Duurzaam. 12 Annemieke Adema, Tenminste houdbaar tot. Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid (Amsterdam, 2011). 13 Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 150. 14 Archiefbesluit 1995, hoofdstuk 4, artikelen 11-13. 15 Archiefregeling 2009, hoofdstuk 3, artikel 16-26. 16 De andere twee zijn authenticiteit en betrouwbaarheid. Authenticiteit betekent: het document moet zijn wat het beweert te zijn (is het werkelijk afkomstig van de afzender en aan wie is het geadresseerd?). Betrouwbaarheid betekent: de inhoud van het document moet de werkelijkheid waarheidsgetrouw weergeven. Er kunnen redenen zijn om niet-authentieke en/of onbetrouwbare stukken op te nemen in het archief. Deze geven dan namelijk nog steeds een beeld van hoe het handelen van de archiefvormer is vastgelegd, ook al is dat niet conform de werkelijkheid geweest. Integriteit daarentegen betekent: het document moet volledig en onveranderd zijn en bruikbaarheid: het document moet kunnen worden gevonden, gepresenteerd en begrepen. 11

10

constante kwaliteit bezit. De periode van minimaal honderd jaar is gebaseerd op het Archiefbesluit 1995, waarin deze periode wordt genoemd. Toegankelijkheid In de Glossary van Pearce-Moses worden drie definities gegeven voor het begrip toegang, in het Engels aangeduid als access of accessibility: “1. The ability to locate relevant information through the use of catalogs, indexes, finding aids, or other tools; 2. The permission to locate and retrieve information for use (consultation or reference) within legally established restrictions of privacy, confidentiality, and security clearance; 3. Computing. The physical processes of retrieving information from storage media.”17 Nadrukkelijk wordt in de tweede definitie bij het gebruik het openbaarheidsaspect betrokken. Wanneer een archiefstuk niet openbaar is, is het niet toegankelijk. In de Archiefterminologie wordt toegankelijke staat omschreven als: “Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden.”18 De definitie komt sterk overeen met die in de Archiefregeling 2009, waarin ook de elementen van het vinden en raadplegen (leesbaar of waarneembaar) naar voren komen.19 “Redelijke tijd” is echter een erg vage aanduiding. In de Archiefwet 1995 werd voor het eerst gesteld dat een archief toegankelijk moet zijn, naast de eis van een geordende en goede staat. Toegankelijkheid kan niet zonder een zekere mate van orde, uiteraard afhankelijk van de hoeveelheid documenten. We spreken over een geordend archief “waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden.”20 Overeenkomst tussen toegankelijk en ordelijk is dat een stuk “binnen een redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar” is. Maar voor toegankelijkheid is niet alleen orde (structuur) nodig, ook context is nodig. Zonder context is namelijk interpretatie niet mogelijk. Dat komt mijns inziens te weinig aan bod in de definitie van toegankelijkheid in de Archiefterminologie. Ik sluit mij dan ook liever aan bij de definitie van Thomassen: “De geschiktheid van een archiveringssysteem op een bepaalde tijd en plaats een gebruiker met bepaalde competenties op effectieve wijze het archief te laten interpreteren.”21 Het archiveringsysteem is in deze definitie “het geheel van documenten, metadata, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of organisatie zich voorziet van betrouwbare en duurzame informatie ten behoeve van bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording.”22 Geschiktheid veronderstelt dat er goede interface-mogelijkheden (verbindingen) bestaan, zodat de raadpleger de informatie ook daadwerkelijk kan bereiken. Een voorbeeld is het archiefinformatiesysteem MAIS-Flexis; via www.archieven.nl kunnen gebruikers de informatie opzoeken. Beschikbaarheid Uit de definitie van toegankelijkheid volgens Thomassen blijkt niet automatisch dat de toegankelijke informatie ook beschikbaar is. Een archiveringsysteem kan namelijk wel heel geschikt zijn om de gebruiker met bepaalde competenties op effectieve wijze het archief te laten interpreteren. Niettemin kan het archief toch om wat voor reden dan ook niet te raadplegen, niet beschikbaar zijn. Aan toegankelijkheid ontbreekt het dan niet, aan beschikbaarheid wel. Het openbaarheidsaspect speelt hierin een belangrijke rol. In tegenstelling tot één van de bovengenoemde definities van het Engelse begrip acces, wordt in deze scriptie openbaarheid niet gezien als een onderdeel van 17

R. Pearce-Moses, A Glossary Glossary of Archival Archival & Records & Records terminology. Geraadpleegd op 15 november 2013 van http://www2.archivists.org/glossary/terms/a/access. 18 Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 145. 19 Archiefregeling 2009, hoofdstuk 3, artikel 20. 20 Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 126. 21 Theo Thomassen, ‘Toegankelijk maken: gebruiker, archief, archivaris’, in: Theo Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman (ed.), Toegang: ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (’s Gravenhage, 2001) 17. 22 P. Horsman, Abuysen ende desordiën: archiefvorming en archivering in Dordrecht, 1200-1920 (Amsterdam, 2009) 27. 11

toegankelijkheid, maar als een onderdeel van beschikbaarheid. Hierbij is de definitie van beschikbaarheid, zoals gegeven in de Archiefterminologie, leidend: “Toestand van archiefbescheiden waarin zij niet onderworpen zijn aan beperkingen van de openbaarheid en in goede staat en geordende staat verkeren.”23 Duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid Een koppeling van de termen duurzaam en toegankelijk is niet nieuw. Ook de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid (NCDD) hanteert dit begrip en wel als synoniem voor digitale duurzaamheid. Duurzame bewaring zonder toegankelijkheid heeft namelijk geen zin. De volgende allesomvattende definitie is leidend in het verdere onderzoek: Duurzaam toegankelijk archief is: archief dat zonder aantasting van de kwaliteit, bestaande uit integriteit en bruikbaarheid, voor minimaal honderd jaar geschikt is om op een bepaalde tijd en plaats door een gebruiker met bepaalde competenties op effectieve wijze te worden geïnterpreteerd. Duurzaam beschikbaar archief is: openbaar, in goede en geordende staat verkerend archief dat zonder aantasting van de kwaliteit voor altijd raadpleegbaar is en blijft. Deze definities zijn schematisch weer te geven zoals in figuur 2.

Figuur 2. 1.2.5. Geïnstitutionaliseerde culturele domein Als laatste wordt afgebakend wat onder het begrip geïnstitutionaliseerde culturele domein wordt verstaan. In bijlage Ic is een nadere uitwerking opgenomen van literatuuronderzoek naar de begrippen cultuur en cultureel geheugen en het verschil met cultureel erfgoed. Dit literatuuronderzoek ligt ten grondslag aan de afbakening van het begrip geïnstitutionaliseerde culturele domein. Het culturele domein is het geheel van objecten waarmee we onze identiteit funderen, legitimeren en bevestigen. Cultuuruitingen kunnen enorm divers zijn, zowel individueel als collectief. In dit onderzoek wordt echter gesproken over het geïnstitutionaliseerde culturele domein; dat wil zeggen cultuuruitingen binnen instellingen. Dat is dus breder dan alleen openbare en bijzondere (categoriale) archiefinstellingen. Archieven zijn slechts één van de vele interfaces voor het “verzenden” van informatie van de ene naar andere plaats en van de ene generatie naar de andere. Veel culturele instellingen, zoals bibliotheken en musea, belichamen aspecten van dit collectieve geheugen.24 Het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) onderscheidt diverse zogenoemde cultuuruitingen, ondergebracht in de sectoren Kunst en Cultureel Erfgoed. De Raad voor Cultuur (RvC) noemt ook een

23 24

Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 166 K.E. Foote, ‘To remember and forget: Archives, memory and culture’, American Archivist 53 (1990), 378-292. 12

aantal categorieën, waarvan sommige elkaar overlappen.25 Op basis daarvan worden in dit onderzoek de volgende culturele instellingen gezamenlijk als het geïnstitutionaliseerde culturele domein gezien: musea, openbare- en bijzondere (categoriale) archiefinstellingen, archeologische diensten, historische verenigingen en bibliotheken. Hoewel kunstvormen ook een vorm van cultuuruitingen zijn, vallen zij buiten het bestek van dit onderzoek. Gezien de afbakening van het begrip archief, waarbij voorwerpen buiten beschouwing worden gelaten, worden ook de (door het SCP en de RvC als cultuuruitingen gedefinieerde) begrippen archeologische diensten en monumenten, niet genoemd.

25

A. van den Broek, F. Huysmans, J. de Haan, Cultuurminnaars en cultuurmijders. Trends in de belangstelling voor kunsten en cultureel erfgoed (’s Gravenhage, 2005) 4. 13

2: Onderzoeksopzet 2.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt de onderzoeksopzet voor de beantwoording van de eerste deelvraag uiteengezet.

2.2. Onderzoeksmethode Gekozen is voor een kwalitatieve onderzoeksmethode, namelijk het afnemen van een semigestructureerde enquête bij acht private personen en organisaties. In de beperkte onderzoektijd was namelijk een zo hoog mogelijke respons gewenst. Het persoonlijk benaderen in plaats van schriftelijke-, online- of telefonische benadering, geeft het snelst het meeste resultaat. Non-respons werd op deze manier voorkomen. Personen en organisaties werden eerst per e-mail of telefonisch benaderd en zodra zij toezegden mee te willen werken, deden ze dit ook daadwerkelijk. Ook itemnon-respons werd door mondelinge afname voorkomen. Bovendien bevatte de ontworpen enquête relatief veel open vragen en gaven de vragen weinig aanleiding tot sociaal wenselijke antwoorden. De vragen stonden in deze semigestructureerde enquête wel vast, maar er was mogelijkheid om door te vragen. Door middel van deze onderzoeksmethode werden zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens verzameld.26

2.3. Onderzoekspopulatie 2.3.1. Onderscheid in personen en organisaties Zoals in paragraaf 1.2 uiteengezet, worden binnen het begrip private personen en organisaties diverse categorieën onderscheiden die archief vormen, te weten particulieren, bedrijven, religieuze instellingen en maatschappelijke organisaties. De onderzoekspopulatie bestaat uit personen en organisaties (bestaande uit bedrijven en verenigingen). Religieuze instellingen worden in de enquêtes buiten beschouwing gelaten vanwege het feit dat al vrij veel studie is verricht naar digitale archiefvorming binnen deze categorie. Omwille van de beperkte tijd werd gekozen voor een onderzoek binnen categorieën waarbinnen minder of nog geen onderzoek is verricht. Er is bewust niet gekozen voor één categorie, maar voor een onderscheid tussen personen en maatschappelijke organisaties (als zijnde bedrijven en verenigingen). Bij deze categorieën zijn uiteenlopende beweegredenen om archief te vormen. Archiefvorming vindt bij organisaties plaats als neerslag van de werkprocessen. Het archief ter ondersteuning van de werkprocessen en om zich te verantwoorden (de bewijs- en verantwoordingsfunctie van archieven). Archieven die door personen worden gevormd, kunnen echter meer het karakter van een verzameling of collectie hebben. Het gaat dan om verzamelde informatie die tot het interessegebied van de archiefvormer behoort. Dit kan weliswaar eveneens dienen ter ondersteuning van de werkprocessen (bijvoorbeeld een historicus die aan de hand van verzamelde historische informatie een boek schrijft), maar zal minder de verantwoordingsfunctie hebben. Bovendien zal bij personen eerder archief vanuit emotioneel oogpunt bewaard worden. Uitspraken over één categorie zouden te beperkt zijn om deze te generaliseren voor alle private personen en organisaties. 2.3.2. Verantwoording keuze respondenten De onderzoekspopulatie, bestaande uit personen en organisaties, werden acht onderzoekseenheden geselecteerd: vier personen en vier organisaties. De selectie vond at-random plaats. Deze respondenten voldeden aan een aantal vooraf gestelde criteria. Allereest moesten zij zowel analoog archief vormen of hebben gevormd, maar ook digitaal archief vormen. De periode van archiefvorming moest dan ook minimaal vanaf 1980 tot heden zijn, om gefundeerde uitspraken te kunnen doen over de veranderingen in toepassing van technieken op het gebied van archivering. 26

Nel Verhoeven, Wat is onderzoek? Praktijkboek methoden en technieken voor het hoger onderwijs (’s Gravenhage, 2007) 179-201. 14

Ten tweede diende er voldoende diversiteit binnen beide categorieën archiefvormers te zijn. Zowel archieven van personen die om heel verschillende redenen archief vormen en qua inhoud van elkaar verschillen, als zich van elkaar onderscheidende organisaties. In de eerste categorie werd gekozen voor één historicus en twee amateurhistorici, alle drie geïnteresseerd in een heel ander historisch aspect. Eén amateurhistoricus is geïnteresseerd in de spoorweggeschiedenis in en rondom Haarlem, één in de historie van de Zaanstreek. De professionele historicus legt zich vooral toe op publicaties op het gebied van openbaar bestuur. De laatste respondent is sinds 1955 zeer actief binnen diverse culturele- en middenstandsprojecten in Haarlem en vormt in die hoedanigheid veel archief. De diversiteit binnen de categorie private organisaties werd bereikt door twee verenigingen te selecteren, één groot bedrijf op het gebied van luchtvaarttechniek en één zelfstandig ondernemer, namelijk een theaterproducent. Bij het bepalen van de selectie werd tot slot zowel gekeken naar de relaties van het NoordHollands Archief als daarbuiten. Er werd voorkomen dat alle respondenten al nauw contact hadden met een archiefinstelling en zodoende zouden zijn beïnvloed op het gebied van archiefvorming. Uiteindelijk hebben twee van de vier respondenten in de categorie private organisaties (een deel van) hun analoge archief in bewaring gegeven bij een archiefinstelling. Voor de andere twee private organisaties die zijn geselecteerd, geldt dat niet. De laatstgenoemde twee private organisaties en de vier private personen zijn geselecteerd vanuit de eigen kennissenkring. 2.3.3. Respondenten De namen van de personen en organisaties die zijn benaderd en medewerking verleenden, zijn (op alfabetische volgorde per categorie): Personen 1. K. van Giffen, amateurhistoricus op het gebied van spoorwegen in en rondom Haarlem 2. J.W.C. de Roos, historicus op het gebied van openbare bestuurskunde 3. A.T.T. Sol, amateurhistoricus op het gebied van de Zaanstreek 4. H. Vijn, initiatiefnemer van tal van culturele- en middenstandsprojecten in Haarlem Organisaties 5. Amnesty International, afdeling Haarlem 6. Fokker Services 7. Vereniging van Vrouwen met Academische Opleiding, afdeling Haarlem, tegenwoordig Vereniging van Vrouwen met Hogere Opleiding, afdeling Haarlem 8. Wijnand Stomp, Theaterproducent Kalebas Produkties In bijlage II is korte achtergrondinformatie gegeven over elke respondent in de hoedanigheid als archiefvormer. 2.3.4. Beperking externe validiteit Het aantal respondenten was, gezien de beperkt beschikbare tijd, klein. Daardoor is het helaas niet mogelijk de uitkomsten van het onderzoek te generaliseren over de gehele populatie. Dit onderzoek is dan ook bedoeld als terreinverkenning.

2.4. Enquêtevragen De vragen die werden voorgelegd aan de respondenten, werden zelf bedacht. Voor zowel de private personen als de organisaties werden afzonderlijke enquêtes opgesteld, die op enkele punten van elkaar afweken. Beide enquêtes bevatten allereerst vijf vragen over de archiefvormer en algemene aspecten van het archief, zoals de leeftijdscategorie van de archiefvormer, de periode van de documenten en de omvang van het archief. Ook werden vragen gesteld over de soorten gegevensdragers en de globale inhoud van het archief. Bij de enquête voor organisaties werd bewust de opties microfilm en microfiche als speciale optie aangemerkt, omdat naar verwachting organisaties eerder deze 15

gegevensdragers hebben hebben dan personen. Laatstgenoemde categorie respondenten kon deze keuze eventueel invullen onder de optie overige. Vervolgens werden vragen gesteld over hun eerste kennismaking met de digitale wereld, zoals de invoering van de computer en e-mail, om daarmee te kunnen plaatsen wanneer de archiefvormer voor het eerst digitaal begon te werken. Ook werden vragen gesteld over de verhouding tussen analoge en digitale informatiedragers. De enquête voor organisaties bevatte verder nog een vraag over veranderingen in taken en bevoegdheden van medewerkers in de afgelopen 33 jaar. Als derde werd een cluster vragen opgesteld over de ontwikkelingen in archivering. Bijvoorbeeld of er meer, evenveel of minder wordt gearchiveerd in 2013 ten opzichte van 1980, of bepaalde documenttypen tegenwoordig wel worden gearchiveerd die dat in 1980 niet werden en andersom en of er gebruik wordt gemaakt van bepaalde normen en/of richtlijnen met betrekking tot archiefbeheer. Hierna volgden een aantal vragen over duurzame toegankelijkheid, zoals het gebruik van metadata, restauratie van in slechte staat verkerende stukken, leesbaarheid en gegevensdragers, de interne of externe bewaring van het archief en de wijze waarop toegang voor derden is geregeld. Ook hier week de enquête voor organisaties af van de enquête voor personen. Eerstgenoemde enquête bevatte een specifieke vraag over de aanwezigheid van geformuleerd beleid over toegang tot het analoge en digitale archief. Ter afsluiting werden enkele vragen opgenomen die meer van algemene aard waren. Allereerst of er nog andere wijzigingen in het archiefvormingsbeleid waren doorgevoerd in de periode 1980-2013 die niet aan bod waren gekomen in de rest van de vragenlijst. Ten tweede wat de respondent het belangrijkste verschil vond tussen archiefvorming in het analoge en in het digitale tijdperk. De laatste vraag had betrekking op de toekomst en wel wat de gedachten van de archiefvormer waren over de toekomst van diens archief. Interessant aspect daarbij is, of deze toekomstideeën op enige manier zijn beïnvloed doordat archief steeds meer digitaal beschikbaar komt. De enquêtes zijn opgenomen in bijlage IIIa en IIIb.

16

3: Onderzoeksresultaten 3.1. Inleiding In navolgende paragraaf zullen de uitkomsten worden besproken van de enquêtevragen aan de personen en aan de organisaties. Vervolgens worden de daaruit naar voren komende veranderingen besproken. In de daaropvolgende paragraaf zal op diverse literatuur worden gereflecteerd. Op die manier wordt enerzijds het geheel in een wetenschappelijk kader geplaatst en anderzijds gekeken in hoeverre de veranderingen, die blijken uit de enquêtes, ook in andere praktijkonderzoeken worden genoemd. Daarbij wordt niet alleen literatuur betrokken over private archiefvormers, maar ook literatuur over vergelijkbare veranderingen bij overheid-archiefvormers. Daardoor wordt gekeken of deze veranderingen bij private personen en organisaties wel zo op zichzelf staan, of vergelijkbaar zijn met veranderingen in archiefvorming bij de overheid. In de laatste paragraaf wordt, naar aanleiding van de uitkomsten van de enquête en het literatuuronderzoek, deelvraag 1 beantwoord: Welke veranderingen zijn waar te nemen in de archiefvorming bij private personen en organisaties in Nederland door de cultuuromslag van analoog naar digitaal?

3.2. Onderzoeksresultaten enquête In deze paragraaf zijn de onderzoeksresultaten samengevat in een tabel. Een uitwerking is opgenomen in bijlage IV. Voor beide groepen geldt dat het aantal respondenten 4 is. Dat is aangeduid als n=4, in totaal dus n=8. ONDERZOEKSRESULTATEN Antwoorden op volgorde zoals ook in de enquête weergegeven. Personen (n=4) Organisaties (n=4) Leeftijdscategorie 50-59 jaar: 25%: 50-59 jaar. 60-69 jaar: 50%: 60-69 jaar. 70-79 jaar: 25%: 70-79 jaar. Periode van het archief 25%: archief vanaf 1955. 25%: archief vanaf 1935. 25%: archief vanaf 1970. 25%: archief vanaf 1937. 50%: archief vanaf 1980. 25%: archief vanaf 1966. 25%: archief vanaf 1980. Omvang van het analoog archief (in strekkende meters, bij benadering) 25%: 1 meter. 25%: 1 meter. 25%: 3 meter. 25%: 4 meter. 25%: 15 meter. 25%: 8 meter. 25%: 50 meter. 25%: 6000 meter. Omvang van het analoog archief (in megabytes, bij benadering) 50%: 500 megabyte. 25%: 22600 megabyte. 25%: 1000 megabyte. 25%: 150 megabyte. 25%: 22600 megabyte. 25%: 1000 megabyte. 25%: 3000000 megabyte. Soorten gegevensdragers (meerdere opties mogelijk) 100%: papier. 100%: papier. 100%: harde schijf. 100%: harde schijf. 50%: cd-rom. 25%: 3,5-inchdiskette. 25%: externe harde schijf. 25%: microfiche. 25%: 3,5-inchdiskette. 25%: externe harde schijf. 75%: anders, namelijk stalen platen waar gegevens in zijn geperst/usb-stick en vhs-band. Inhoud van het archief (meerdere opties mogelijk) 75%: ingekomen stukken en kopieën van uitgaande 100%: ingekomen stukken en kopieën van uitgaande stukken. stukken. 50%: notulen. 100%: notulen. 25%: (jaar)verslagen. 100%: (jaar)verslagen. 17

100%: foto’s. 25%: voorwerpen. 100%: anders, namelijk tijdschrift- en krantenknipsels, documentatie over allerlei culturele- en middenstandsprojecten, genealogische informatie en informatie over de historie van gebouwen. Intrede computer 25%: 1970-1979. 50%: 1980-1989. 25%: 1990-1999. Intrede e-mail 75%: 1990-1999. 25%: 2000-2009. Verhouding tussen analoog en digitaal archiveren 75%: gemiddeld circa 63,3% van de digitale informatieobjecten wordt geprint en gearchiveerd naast het digitale informatieobject. Analoog archief wordt deels gedigitaliseerd. 25%: digitale informatieobjecten worden niet meer geprint. Analoog archief wordt niet gedigitaliseerd. Plannen volledig digitaal archiveren 75%: nee. 25%: er wordt wel over gesproken, een datum waarop dat moet ingaan, is nog niet bekend.

75%: foto’s. 100%: financiële administratie. 50%: anders, namelijk audio-opnamen en draaiboeken en recensies, kostuum- en decoratieontwerpen, flyers en audio- en video-opnamen.

25%: 1980-1989. 50%: 1990-2000. 25%: 2000-2009. 75%: 1990-1999. 25%: 2000-2009. 75%: gemiddeld circa 10% van de digitale informatieobjecten wordt geprint en gearchiveerd naast het digitale informatieobject. Analoog archief wordt deels gedigitaliseerd. 25%: er wordt uitsluitend digitaal gearchiveerd.

25%: nee. 50%: er wordt wel over gesproken, een datum waarop dat moet ingaan, is nog niet bekend. 25%: er wordt reeds volledig digitaal gearchiveerd.

Taken en bevoegdheden van medewerkers op het gebied van archivering 50%: niet gewijzigd. 25%: bevoegdheden sterk ingeperkt en beter vastgelegd. 25%: er is geen medewerker meer speciaal belast met de zorg voor het archief; door bezuinigingen is deze functie komen te vervallen. Toename archivering door digitale ontwikkelingen 25%: gelijk gebleven. 50%: gelijk gebleven. 75%: sterk toegenomen. 50%: sterk toegenomen. Bepaalde typen documenten die tegenwoordig niet meer worden gearchiveerd 50%: niet van toepassing. 25%: niet van toepassing 50%: ja, informatie die wel tot het interessegebied 75%: ja, informatie-uitwisseling tussen leden onderling of behoort, maar die zich ook op het internet bevindt. informatie die geen primaire functie in het werkproces vervult (zoals tijdschrift- of krantenartikelen met betrekking tot het onderwerp). Bepaalde typen documenten die tegenwoordig wel worden gearchiveerd 50%: niet van toepassing. 75%: niet van toepassing. 50%: ja, informatie op het internet die tot het 25%: ja, foto’s die vroeger bij leden van de vereniging thuis interessegebied behoort, wordt opgeslagen (hetzij bleven, worden eenvoudiger gedeeld. uitsluitend de link of het gehele informatieobject. Normen en richtlijnen 100%: niet in gebruik. 50%: niet in gebruik. 50%: richtlijnen, ontvangen van een archiefinstelling, voorafgaand aan overbrenging van het analoge archief/interne standaarden, gebaseerd op wet- en regelgeving voor het bedrijfsleven. Metadatering analoog archief 50%: globale onderwerpsomschrijving van dossiers. 75%: globale onderwerpsomschrijving en periodeaanduiding van dossiers. 25%: globale onderwerpsomschrijving en 25%: gedetailleerde metadata, opgeslagen in een periodeaanduiding van dossiers. ProductDataManagement-systeem. 25%: globale onderwerpsomschrijving en periodeaanduiding van dossiers en beschrijvingen van foto’s (onderwerp, locatie, datum en indien bekend namen van afgebeelde personen). Metadatering digitaal archief 25%: ordening van alle informatieobjecten, waaronder e75%: ordening van alle informatieobjecten op harde schijf mail, in mappenstructuur op harde schijf met globale met globale onderwerpsomschrijving, met uitzondering van 18

onderwerpsomschrijving. E-mail-bestandsnamen voorzien van de datum en naam van afzender/geadresseerde. 25%: ordening van alle informatieobjecten op harde schijf met globale onderwerpsomschrijving. E-mails in Outlook ondergebracht in mappen met globale onderwerpsomschrijving. 50%: ordening van alle informatieobjecten op harde schijf met globale onderwerpsomschrijving, met uitzondering van e-mail. Restauratie analoge gegevensdragers 50%: niet 25%: incidenteel, op het moment dat de informatie van persoonlijke waarde is. Het gaat dan echter om conversie. 25%: incidenteel (boeken), op het moment dat de informatie van persoonlijke waarde is. Conversie digitale gegevensdragers 75%: incidenteel, wanneer informatie onleesbaar dreigt te worden. 25%: eenmalig naar een gegevensdrager met meer opslagcapaciteit.

e-mail. 25%: gedetailleerde metadata, opgeslagen in een ProductDataManagement-systeem.

75%: niet 25%: incidenteel, wanneer informatie onleesbaar dreigt te worden. Dan wordt gedigitaliseerd. Het gaat dan echter om conversie.

50%: incidenteel, wanneer informatie onleesbaar dreigt te worden. 25%: op het moment dat de informatie van persoonlijke waarde is. 25%: niet van toepassing.

Interne of externe bewaring 100%: analoog en digitaal archief intern

50%: analoog en digitaal archief intern 25%: analoog archief deels intern, deels extern, digitaal archief intern. 25%: analoog archief extern, digitaal archief intern. Inzage analoog archief door medewerkers en regels daarvoor 25%: inzage onder strenge voorwaarden (inhoudelijk helaas niet gedeeld voor dit onderzoek). 25%: inzage onder toezicht van de secretaris. 50%: openbaar, geen beleid. Inzage digitaal archief door medewerkers en regels daarvoor 25%: inzage onder strenge voorwaarden (inhoudelijk helaas niet gedeeld voor dit onderzoek). 25%: inzage onder toezicht van de secretaris. 25%: niet openbaar behalve voor de directie. 25%: openbaar, geen beleid. Inzage in digitaal en analoog archief door derden en regels daarvoor 100%: toegestaan, behalve privacygevoelige informatie. 50%: niet toegestaan. 25%: wel toegestaan, mits er een goede reden is. 25%: wel toegestaan, zonder regels. Toename of afname verzoeken tot inzage 25%: afgenomen, doordat andere partijen digitaal 100%: gelijk gebleven. vergelijkbare informatie beschikbaar stellen. 75%: gelijk gebleven. Beschikbaar stellen analoog archief 25%: verstrekken van kopieën of gedigitaliseerd in de 50%: verstrekken van kopieën of gedigitaliseerd in de vorm vorm van scans. van scans. 75%: inzien (al dan niet in de vorm van lenen) van 25%: verstrekken van kopieën of gedigitaliseerd in de vorm documenten. van scans, mits er een goede reden is. 25%: er worden geen kopieën verstrekt. Beschikbaar stellen digitaal archief 100%: verstrekken van kopieën. 25%: verstrekken van kopieën of gedigitaliseerd in de vorm van scans. 25%: verstrekken van kopieën of gedigitaliseerd in de vorm van scans, mits er een goede reden is. 50%: er worden geen kopieën verstrekt. Websites 25%: wel aanwezig met incidenteel een gearchiveerde 50%: wel aanwezig, niet gearchiveerd. versie (digitaal en geprint). 75%: niet aanwezig. 25%: wel aanwezig, regelmatig gearchiveerd (digitaal). 25%: niet aanwezig. 19

Social media 25%: gebruik van Facebook, maar wordt niet als onderdeel van het archief gezien.

25%: tot 2008 actief op Hyves, sindsdien op Facebook. Daarnaast actief op Twitter en LinkedIn. Deze social media worden niet als onderdeel van het archief gezien. 75%: niet aanwezig.

75%: niet aanwezig. Overige cruciale wijzigingen in het archiveringsbeleid 100%: niet van toepassing. 100%: niet van toepassing. Het als meest belangrijkst ervaren verschil tussen analoge en digitale archivering 25%: gebruiksgemak vergroot (full-text 50%: toegang wordt eenvoudiger. zoekmogelijkheden) 25%: interactie met gebruikers is onpersoonlijker. 25%: grote toename van te archiveren informatie doordat veel meer communicatie is vastgelegd. 50%: veel grotere onoverzichtelijkheid door de enorme 25%: groter gevaar op het lekken van privacy gevoelige toename van te archiveren informatie. informatie. Toekomstideeën 50%: schenking van analoog en digitaal archief aan een 75%: schenking van analoog en digitaal archief aan een archiefinstelling. archiefinstelling. 25%: schenking van analoog en digitaal archief aan een 25%: heeft nog geen idee. stichting. 25%: heeft nog geen idee.

3.3. Veranderingen in archiefvorming bij de respondenten Uit de enquêtes blijken diverse veranderingen in archiefvorming bij de onderzochte private personen en organisaties. In deze paragraaf worden die benoemd. Daarbij dient te worden aangemerkt dat deze veranderingen niet zonder meer kunnen worden bestempeld als representatief voor alle private archiefvormers. Daarvoor is de groep respondenten te klein. Onder de respondenten wordt heden ten dage communicatie veel meer vastgelegd ten opzichte van vroeger. Dit is te leggen naast het vierdomeinen-model van Horsman, waarin schematisch de drie opeenvolgende processen handelen, documenteren en archiveren zijn weergegeven. Het blijkt dat er tegenwoordig meer wordt gedocumenteerd. Bovendien vallen de processen documenteren en archiveren in een digitale omgeving steeds meer samen. Het onderzoek onder de respondenten heeft bovendien aangetoond dat er een kentering plaatsvindt in het soort documenten dat gearchiveerd wordt. Een deel van de schriftelijke informatieuitwisseling blijkt zich tussen medewerkers of leden van organisaties onderling te voltrekken. Ook ontstaat vermenging met privécorrespondentie. Dientengevolge komt een deel hiervan niet in het archief van de organisatie terecht. Anderzijds blijken in het bijzonder organisaties ervoor te kiezen minder te archiveren. Deze respondenten gaven als reden daarvoor: de enorme toename van digitale informatieobjecten te beperken. Dit geldt voor stukken die zij niet zelf vervaardigd hebben en/of informatie die naar hun mening toch wel op het internet is te vinden.27 Het onderzoek onder personen laat een wat meer divers beeld zien. Een deel van de respondenten in deze onderzoeksgroep blijkt namelijk informatie, die tot hun interessegebied behoort en op internet is te vinden, niet te archiveren. Ze gaan er (evenals de respondenten in de categorie organisaties) vanuit dat deze informatie altijd online beschikbaar zal zijn. Andere personen nemen daarentegen juist wel weer informatie van het internet op in hun archief. In de analoge situatie zouden zij dat ook met bijvoorbeeld relevante tijdschriftartikelen doen. Digitaal vindt deze opname in veel grotere hoeveelheden plaats. Een verklaring is dat sommige private personen zich (in tegenstelling tot organisaties) minder laten leiden door werkprocessen bij archiefvorming. Zij verzamelen datgene dat tot hun interessegebied behoort. Van de onderzochte respondenten (n=8) heeft 62,5% een website. 40% daarvan archiveert deze incidenteel of regelmatig in de vorm van een lokale back-up of een geprinte versie. Vormen van social media worden niet als archief gezien. Dit impliceert dat deze online activiteiten niet in het archief worden opgenomen, terwijl deze tegenwoordig een heel wezenlijk onderdeel van het totale handelen van een persoon of organisatie kunnen zijn. 27

Voorbeelden daarvan die door respondenten werden aangedragen zijn tijdschriften op het vakgebied, respectievelijk recensies over producten van de organisaties, die via internet ook vaak te vinden zijn. 20

Een volgende verandering in de archiefvorming is dat bij de onderzochte archiefvormers deels hybride archief blijkt te ontstaan. Bij personen is dat meer het geval dan bij organisaties. Vervolgens blijkt uit het onderzoek dat er bij de onderzochte organisaties geringe veranderingen zijn opgetreden in de taken en bevoegdheden van medewerkers op het gebied van archiefvorming en –beheer. Bevoegdheden zijn ingeperkt doordat er angst is voor het lekken van digitale gegevens. Conversie van digitale gegevensdragers gebeurt vaker dan conversie van analoge gegevensdragers. Dit is een duidelijke verandering die wordt veroorzaakt door de het toepassen van digitale technieken bij archivering. Digitale gegevensdragers zijn beduidend minder duurzaam dan analoge gegevensdragers. Conversie vindt nauwelijks systematisch plaats maar pas wanneer informatie onleesbaar dreigt te worden. Hierbij is dan ook een belangrijke vervolgvraag aan de orde: vindt er voldoende conversie plaats om de integriteit en betrouwbaarheid van de informatieobjecten te waarborgen? Bij zowel de onderzochte personen als organisatie blijkt niet veel verschil te zijn in de mate waarop metadata aan analoge en digitale informatieobjecten wordt toegekend. Voorzichtig kan geconcludeerd worden dat in verhouding digitaal archief iets minder van metadata voorzien is. In totaal bij 62,5% van de respondenten is de correspondentie (namelijk e-mail) niet op onderwerp geordend. 50% van de onderzochte personen (n=4) noemt als meest cruciale wijziging de verslechtering van de toegankelijkheid: het archief wordt voor henzelf onoverzichtelijker doordat zij digitaal archief als een abstract geheel ervaren. 25% ervaart juist een betere toegankelijkheid door de mogelijkheden van full-text retrieval (integraal zoeken). 50% van de organisaties (n=4) geeft aan dat zij digitale archiefstukken eenvoudiger terugvinden dan analoge stukken, vanwege de mogelijkheid om integraal te zoeken op trefwoord. De onderzochte organisaties waarderen de toegankelijkheid van digitaal archief dus hoger dan personen. Dit kan worden verklaard doordat de archiefvormer vaak nog wel weet welke trefwoorden ongeveer in het bewuste document gebruikt zijn. De mate van professionalisering kan er oorzaak van zijn dat bij organisaties meer digitale volwassenheid aanwezig is, waardoor deze groep respondenten door de full-text zoekmogelijkheden de toegankelijkheid van digitaal archief positiever waardeert. Onder de onderzochte private personen lijkt de digitale volwassenheid nog heel gering te zijn. Mogelijk is dat de verklaring voor het feit dat zij digitaal archief als minder goed toegankelijkheid ervaren. De onderzochte organisaties zijn echter nog niet doordrongen van het feit dat de uitspraak onjuist is die tien jaar geleden in het Archievenblad stond (in het kader van een seminar van de Nederlandse Vereniging van Bedrijfs Archivarissen (NVBA)) “Ordening is niet meer nodig, je kunt alles full-tekst terugvinden”.28 Bovendien is een interessante vervolgvraag: in hoeverre zijn digitale informatieobjecten evengoed vindbaar wanneer het digitale archief zich niet meer bij de archiefvormer bevindt en onderzoekers van buiten integraal gaan zoeken? Wordt gebrek aan metadata dan meer als een gemis ervaren? Een volgende verandering heeft te maken met de toegankelijkheid van archief voor medewerkers van organisaties en voor derden. Er blijkt bij de respondenten op heel bescheiden schaal meer beleid te zijn geformuleerd op de toegang tot digitaal archief dan op de toegang tot analoog archief. Bovendien blijken medewerkers van de ondervraagde organisaties en derden van buiten iets eerder inzage te krijgen in analoog dan in digitaal archief. Dat wordt deels veroorzaakt doordat de benodigde applicaties voor inzage in digitaal archief niet aanwezig zijn. Archief wordt bij geen enkele respondent in digitale vorm gedeeld via het internet. Toegang verlenen tot en beschikbaar stellen van digitaal archief bestaat vooral uit het toesturen van gegevens. Er speelt echter ook de tijdsvariabele een rol: digitale informatieobjecten zijn van recenter datum en bevatten dus meer privacygevoelige informatie, zodat deze niet openbaar zijn. Er komen niet wezenlijk meer verzoeken tot inzage in het archief van personen en organisaties. Enerzijds komen geïnteresseerden door middel van het internet makkelijker in contact met private archiefvormers gedurende hun

28

B. Dommisse, ‘Verslag van een NVBA seminar. De ontwikkeling van de archieforganisatie’, Archievenblad (september 2003) 54-59. 21

onderzoek. Anderzijds komen er ook steeds meer andere “partijen” waartoe men zich wendt. Er ontstaat voor private archiefvormers meer “concurrentie”.29 De veranderingen zijn schematisch en verkort verwerkt in het eerdergenoemde model van Horsman, weergegeven in figuur 1.

Figuur 1. Veranderingen die (deels) worden veroorzaakt door andere variabelen Verder zijn er nog een aantal wijzigingen in archiefvorming bij de respondenten. Daarbij speelt echter een andere variabele een rol, namelijk het tijdsaspect. Er blijken bij organisaties voor digitale archivering iets meer normen of richtlijnen te worden gehanteerd dan voor analoog archief. Het geringe verschil wordt veroorzaakt door overbrenging van het analoge archief naar een archiefinstelling. Voorafgaand daaraan werden richtlijnen voor het archiefbeheer van deze archiefinstelling verkregen. Wanneer digitaal archief zou zijn overgebracht, zou dat mogelijk ook zijn gebeurd. Ten tweede kunnen wijzigingen in de werkprocessen van de archiefvormer veranderingen veroorzaken in de wijze van archiveren. Uit het onderzoek is echter niet gebleken dat zich dat bij de respondenten heeft voorgedaan. Generaliseerbaarheid en verbanden Het aantal van acht respondenten is te klein om veel onderlinge verbanden te kunnen aantonen. Of er relaties zijn tussen de omvang van het archief en de soort en mate van veranderingen, kon niet worden aangetoond. Eveneens is het niet mogelijk om verdere resultaten te koppelen aan variabelen als leeftijd en digitale vaardigheden. Uit vergelijking van de leeftijdscategorieën van de vier personen bleek wel dat bij oudere archiefvormers het digitale archief een kleiner onderdeel uitmaakt van de totale grootte van het archief. Bij jongere archiefvormers is een groter gedeelte van het archief digitaal aanwezig. Dat de categorie archiefvormer (persoon, organisatie) van invloed is, is wel door het onderzoek duidelijk geworden. Namelijk door een onderscheid aan te brengen in de onderzoekspopulatie tussen personen en organisaties. Voor beide typen archiefvormer gelden specifieke veranderingen die bij de andere type archiefvormer niet zijn geconstateerd, of in mindere 29

Historisch geïnteresseerden die vroeger alleen aan een historische vereniging dachten als vraagbaak voor informatie, kunnen juist via het internet in contact komen met andere kennisbronnen, waaronder (amateur)historici. Anderzijds kan deze ontwikkeling ook andersom werken: juist (lokaal) bekende historici worden minder de enige kennisbron door de steeds meer nadrukkelijke aanwezigheid van historische verenigingen op het internet. 22

mate. Of er ook verbanden zijn met de grootte van de organisatie (zowel in aantal medewerkers als in aantal fte’s), het type klanten- of ledenkring en de leeftijd van de archivaris of secretaris van een organisatie, kan door dit onderzoek niet worden aangetoond. Zoals ook aan het begin van deze paragraaf aangegeven, is de groep respondenten helaas te klein voor harde conclusies. Het onderzoek is dan ook meer bedoeld als een terreinverkenning met voorzichtige conclusies en aanbevelingen voor verder onderzoek. De resultaten die hieruit zijn voortgekomen, geven aan in welke richting er veranderingen zijn te verwachten in archiefvorming bij private personen en organisaties.

3.4. Literatuuronderzoek Om enige mate van representativiteit te bereiken, is er literatuuronderzoek uitgevoerd. In deze paragraaf wordt gekeken of er in literatuur vergelijkende veranderingen zijn geschetst. Eerst worden veranderingen op theoretisch niveau besproken. Vervolgens wordt ingegaan op literatuur over praktische veranderingen. Tot slot wordt een korte literatuurstudie weergegeven van veranderingen bij overheids-archiefvormers. In de daarna volgende paragraaf zullen de onderzoeksresultaten uit de literatuur worden vergeleken met de onderzoeksresultaten die zijn verkregen door middel van de enquêtes. Algemene theoretische veranderingen Veel wetenschappelijke publicaties gaan in op de cultuuromslag van analoog naar digitaal, specifiek op de veranderingen in toepassing van archiveringstechnieken en de veranderende rol van het archief en de archivaris hierin. Thomassen stelt dat de nieuwe digitale mogelijkheden voor de archiefwetenschap niet zomaar nieuwe toepassingsgebieden voor de al decennia oude archivistische beginselen zijn. Zij hebben een complete paradigmaverschuiving veroorzaakt. Het is niet een kwestie van het woord “digitaal” ervoor plakken.30 Thomassen is met deze uitspraak niet de eerste. Hij baseert zich op archivaris Hugh Taylor uit Canada, die al in de jaren ’80 inzag dat het niet alleen maar om technische veranderingen ging. Taylor pleitte voor een interdisciplinair bewustwordingsproces voor de veranderende rol van de archivaris: “Defining our theories and principles solely within the terms and resources of our own discipline can be highly incestuous and suggests that records exist for their own sake and are not to be confused with the society which creates them.”31 Cook vat deze paradigmawisseling van klassiek of modern naar post-custodiaal of post-modern samen in een aantal hoofdpunten. Ten eerste is archief in plaats van juridisch-administratieve neerslag van overheidshandelen, neerslag van sociaal-cultureel handelen van de gehele maatschappij. Ook is er een verandering in de manier waarop de authenticiteit en betrouwbaarheid van archief als bewijsen verantwoordingsmiddel worden gewaarborgd door archivarissen. Dit dient niet langer te worden uitgevoerd door perservering van de fysieke gegevensdrager, maar door het waarborgen van de herkomst van het informatieobject. Daarmee blijft de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid behouden. Ten derde zijn archivistische principes aan veranderingen onderhevig. Klassiek richtten archivarissen zich op de context van het individuele archiefstuk. In de postmoderne benadering richten zij zich op de functies en handelingen van de archiefvormer. De rol van de archivaris is veranderd van passieve behouder van overgedragen archiefmateriaal, naar actieve en partijdige factor die mede bepaald welke informatieobjecten behouden blijven. Archivarissen zijn “very active builder of their own ‘houses of memory’” geworden. Tot slot stelt Cook dat in het postmoderne paradigma de archiefwetenschap niet langer kan en mag worden gezien als een verzameling wetten en regels die statisch zijn; opvattingen binnen de archiefwetenschap zijn aan veranderingen onderhevig en kunnen wisselen.32 30

Theo Thomassen, ‘Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (red.). Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 75. 31 Huhg A. Taylor, ‘Transformation in de Archives: Technological Adjustment or Paradigm Shift?’, Archivaria 12 (1987) 25. 32 Terry Cook, ‘What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift’, in: P.J. Horsman, (ed.), Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 63-64 23

De digital turn heeft diverse gevolgen voor archiefvorming. We hebben allereerst eerder teveel dan te weinig informatie voorhanden.33 Van Bussel ziet als maatschappelijke ontwikkeling een grote toename in de hoeveelheid (vastgelegde) informatie. Daardoor ontstaat onweerlegbaar een bedreiging voor de toegankelijkheid van informatie. Daarnaast acht hij het waarschijnlijk dat de opslagmogelijkheden worden bedreigd en mogelijk heeft deze maatschappelijke ontwikkeling ook gevolgen voor de begrijpelijkheid van informatie. Informatiesystemen slibben als het ware dicht.34 Hedstrom schetst de veranderingen door de toenemende neerslag van handelen: in eerste instantie was er alleen sprake van oral history, later kwamen er ook geschreven bronnen die herinneringen vastlegden.35 Bovendien signaleert Cook dat binnen organisaties hoger geplaatste ambtenaren tegenwoordig eerder vertrouwen op hun eigen opslagmogelijkheden voor digitale informatieobjecten, dan op secretaresses die dat voor hen doen.36 Algemene praktische veranderingen Hofman noemt vier praktische veranderingen. Allereerst dat een archiefstuk niet langer een fysieke entiteit is (zo is er scheiding ontstaan tussen archiefbescheiden en contextgegevens. Informatieobjecten worden met tekstverwerkingsprogramma’s gemaakt en vaak beheerd in andere systemen dan waar de contextinformatie (metadata) in worden opgeslagen). Ten tweede signaleert hij dat door digitale communicatiemogelijkheden, nieuwe organisatorische structuren ontstaan. Ditzelfde is genoemd in bijlage Ib, behorend bij paragraaf 1.2.3. In overeenstemming met de onderzoeksresultaten naar aanleiding van de enquête, noemt Hofman als derde de hybride situatie van archiefvorming, waarin twee informatiesystemen naast elkaar zijn ontstaan: een papieren archief en een digitaal archief. Dat was zo in 1999, veertien jaar later lijkt op dat gebied nog niets te zijn veranderd. Als vierde stelt Hofman dat de ICT-veranderingen altijd zullen blijven, maar in de toekomst minder snel zullen gaan. Anno 2013 lijkt van dat laatste nog maar weinig te bespeuren. Hofman komt tot de slotsom dat intellectueel beheer van archief heel belangrijk is geworden. Dat wil zeggen: de identificatie, vastlegging, selectie, toegankelijkheid en interpretatie van archiefstukken.37 Veranderingen bij kerkarchieven De Commissie tot registratie van Protestantse, kerkelijke en semikerkelijke Archieven (CPA), een overleggroep van alle protestantse kerken met de overheid over kerkelijk archiefbeheer, heeft in 2010 bij een herziening van richtlijnen voor archiefbeheer een hoofdstuk aan digitale archivering gewijd.38 Veranderingen in archiefvorming worden daar niet expliciet in genoemd. Op de zogenoemde Toogdag 2013, georganiseerd door de PKN, was er ruime mate van aandacht voor “kerkelijk archiefbeheer in een nieuw jasje”, zoals het thema luidde. Bij bestudering van lezingen die deze dag zijn gehouden en nadien zijn gepubliceerd, bleek dat bij archiefvormers op het gebied van kerkelijk archiefbeheer vergelijkbare vragen leven als uit de enquêtes blijkt. Ook worden vergelijkbare veranderingen in archiefvorming gesignaleerd. Vragen die daar gesteld werden, waren onder meer: “Hoe krijg ik alle van belang zijnde digitale stukken van steeds wisselende scriba’s en secretarissen beschikbaar voor archivering?”, “Hoe organiseer ik en wie is verantwoordelijk?”, “Hoe moeten we bepalen wat leidend is als archief, het papieren document of digitale

33

Terry Cook, ‘Electronic Records, Paper Minds: The Revolution in Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era’, in: Archives & Social Studies: A Journal of Interdisciplinary Research 1 (March 2007) 401-402 34 tm G.J. van Bussel. Archiving should be just like an Apple en acht andere, nuttige (?) stellingen. Lectorale rede, in verkorte vorm uitgesproken op dinsdag 16 oktober 2012 (Amsterdam, 2011) 6-7. 35 Margareth Hedstrom, Archives, Memory, and Interfaces with the Past, Archival Science 2 (2002) 21-43. 36 Terry Cook, ‘Electronic Records, Paper Minds, 401-402. 37 Hans Hofman, ‘Het intellectueel beheer van archiefbescheiden in het digitale tijdperk’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 123-124. 38 Commissie tot registratie van Protestantse, kerkelijke en semikerkelijke Archieven, Concept richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer. Bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten (Utrecht, 2010) 24-27. 24

informatieobject?”39 Hieruit blijkt dat ook bij religieuze instellingen een deel van de correspondentie via persoonlijke e-mail gevoerd. Opname van digitale stukken in het archief van de kerkelijke organisatie is niet vanzelfsprekend. Verantwoordelijkheden lijken te veranderen en ook bij kerkelijke archieven blijkt een deel hybride archief te ontstaan. Uit de enquêtes is gebleken dat er iets meer normen en richtlijnen zijn voor digitaal archief. Bij de PKN blijkt ook behoefte aan normen en richtlijnen voor digitaal archief te bestaan.40 Het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) van de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt (GKV) participeert ook in het CPA. Op haar website noemt zij een aantal veranderingen in de wijze van archiveren bij kerkelijke organisaties. Allereerst stelt het ADC dat men zo vroeg mogelijk context moet waarborgen (de handelingen documenteren en archiveren worden ook hier steeds meer als synoniemen gezien). Archiveren gebeurt bovendien niet meer primair door de archivaris maar door de producent of gebruiker van de informatie. Ten derde heeft het veiligheidsaspect bij digitale archiefvorming een belangrijkere rol gekregen. Het zijn verschillen met de analoge situatie, die ook uit de enquêtes naar voren zijn gekomen. Dat geldt niet voor het laatste verschil dat de ADC noemt, namelijk de veel grotere noodzaak tot samenwerking om een compatibel, duurzaam en goed geordend digitaal archief te garanderen.41 In dit kader is het ook interessant om het onderzoek van Geelhoed erbij te betrekken. Hij deed in 2008 onderzoek naar digitale archivering bij de Christelijke Gereformeerde Kerken, Gereformeerde Kerken Vrijgemaakt en de Nederlands Gereformeerde Kerken. Zijn onderzoeksresultaten bevestigen deels de resultaten van de enquêtes. Zo bleek 23,4% van de onderzochte kerkelijke archiefvormers alle digitale informatieobjecten te printen en analoog te archiveren, 39,1% sloeg deels digitaal op en printte een deel en archiveerde dat analoog. In tegenstelling tot de uitkomsten van het nu uitgevoerde onderzoek, bleek uit Geelhoed’s onderzoek niet dat er hybride archief ontstaat. Geelhoed noemt verder dat een deel van zijn respondenten frequent een back-up van het digitaal archief maakt, iets dat uit de huidige onderzoeksresultaten ook niet is gebleken. Wel vindt eveneens vermenging met privécorrespondentie plaats.42 Literatuur over wijzigingen in archiefvorming van analoog naar digitaal bij de Rooms Katholieke kerk is niet voor handen.43 Veranderingen bij bedrijfsarchieven Wat betreft bedrijfsarchieven is in 2005 de stichting Nationaal Business Archief (NBA) opgericht. De nieuwe stichting zet zich ervoor in dat bedrijfsarchieven algemeen als cultureel erfgoed worden beschouwd. In die hoedanigheid wil zij een virtueel netwerk voor archivering van bedrijfsarchieven 39

Klaartje Pompe, Kerkelijk archiveren in het digitale tijdperk: lusten of lasten. Lezing Toogdag kerkelijk archiefbeheer 9 februari 2013. 40 Eind november 2013 is onder de naam Kerkgeheugen een pilot gestart in acht plaatselijke PKN-gemeenten naar aanleiding van de toogdag in februari 2013. In deze pilot is aandacht voor drie onderwerpen: het opzetten van een digitaal archief, het scannen en OCR-en van documenten en de mogelijkheden voor duurzame bewaring van digitaal archief in een e-Depot met ondersteuning van het bedrijf Data Matters. De bedoeling is om de resultaten te presenteren tijdens een volgende Toogdag in september 2014. Via de website www.goedeorde.nl wordt de voortgang van de pilot tussentijds gedeeld met geïnteresseerden. Na de Toogdag volgt mogelijk een nieuwe publicatie op het gebied van digitale kerkarchieven. Zie ook: Projectgroep Lokale Archieven (2012) p27, gesprek Van Houdt en Gesprek Duursema. 41 Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken in Nederland, Organisatorische eisen aan digitaal archiefbeheer. Geraadpleegd op 13 november 2013 van http://www.adckampen.nl/node/9. 42

Marien Geelhoed, Digitaal archiveren van kerkelijke archieven. Richtlijnen voor een duurzaam beheer van digitale documenten door archiefvormers en archiefbeheerders van kerkelijke archieven in kleine protestantse kerkgenootschappen (Amsterdam, 2008) 30-32, 62. 43 Binnen de Rooms-Katholieke kerk worden er bisdomarchieven, dekenale archieven, parochiearchieven en kloosterarchieven gevormd. Door de sterke hiërarchische structuur is elke bisschop verantwoordelijk voor het archiefbeheer binnen zijn bisdom: de dekenale- en parochiearchieven. Dit archiefbeheer wordt in de praktijk heel wisselend uitgevoerd. De Commissie Kerkelijke Archieven van de Rooms Katholieke kerk bestaat inmiddels ook niet meer. Zie: Marga Arendsen, ‘Kerkelijke archieven in het jaar van het religieus erfgoed’, Archievenblad, 104 (2008) 8-11. 25

realiseren, ter bevordering van langdurig behoud en betere toegankelijkheid voor derden.44 Op verzoek van deze stichting heeft RIGO Research en Advies een onderzoek verricht naar de maatschappelijke baten en kosten van de stichting NBA. Huidige veranderingen worden in het rapport niet concreet geschetst, maar wel wordt de verwachting uitgesproken dat door de technologische ontwikkelingen steeds eenvoudiger massaal informatie kan worden opgeslagen, dat opslagkosten zullen dalen en steeds meer gebruik gemaakt gaat worden van digitalisering. De veranderingen die bij bedrijven tot nu toe hebben plaatsgevonden op het gebied van archiefvorming, worden opvallend genoeg niet besproken.45 Vergelijking met veranderingen bij de overheid Het is interessant om te onderzoeken in hoeverre de veranderingen bij private personen en organisaties expliciet voor deze groep archiefvormers gelden. Zijn deze wezenlijk anders dan veranderingen op het gebied van archiefvorming bij de overheid? In het bestek van dit onderzoek kan dat alleen maar worden onderzocht aan de hand van theorie. Daarbij moet dus de beperking worden opgelegd dat theorie en praktijk van elkaar kunnen verschillen. Allereerst bleken al diverse overeenkomsten op basis van literatuur over de ontstane paradigmawisseling binnen de archiefwetenschap, zoals eerder in deze paragraaf weergegeven. De daar geschetste veranderingen gelden voor archiefvorming in het algemeen en dus ook voor overheidsarchief. Meijer heeft een onderzoek gedaan naar het effect van nieuwe technologie op hiërarchie en formalisatie in ambtelijke organisaties. In het bijzonder keek hij naar het effect dat e-mail heeft op deze organisaties, waarbij hij concludeerde dat er veel meer wordt gedocumenteerd. Er worden door ambtenaren meer afspraken vastgelegd om later verantwoording te kunnen afleggen en zaken terug te kunnen vinden.46 Ook blijkt uit Meijers onderzoek dat bij ambtelijke organisaties er niet altijd een strikte scheiding is aan te brengen in het gebruik van zakelijke en privé-email: in beperkte mate wordt privé-correspondentie via het zakelijke e-mailaccount gevoerd, incidenteel ook worden ook wel zakelijke e-mails verstuurd en/of ontvangen via het privé-emailadres van een werknemer. Het is volgens Meijer in een tijd waarin veel meer privé-betrokkenheid bij een organisatie wordt gevraagd, ook niet reëel dat zo’n strikte scheiding plaatsvindt.47 Dit zijn twee zaken die in het onderzoek onder private personen en organisaties ook naar voren zijn gekomen. Daarnaast wordt ook bij overheden gesignaleerd dat er zowel een digitaal als analoog archief naast elkaar ontstaat. Dit ondermijnt de betrouwbaarheid van de overheidsinformatie. Vervangingsprocedures zijn ontwikkeld om analoge archiefdocumenten te mogen vernietigen en de gedigitaliseerde documenten (reproducties) als origineel te bestempelen, waarmee zij archiefbescheiden worden in de zin van de Archiefwet 1995.48 De gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid lijken bij personen een grotere rol te spelen dan bij private organisaties, zo is voorzichtig te concluderen op basis van de onderzoeksresultaten zoals in dit hoofdstuk beschreven. Het zijn vooral personen waarbij informatie die zich elders op internet bevindt, een grotere invloed op de archiefvorming heeft: enerzijds archiveren sommige personen dit niet meer (in het onderzoek bleek dat bij personen iets meer het geval te zijn dan bij organisaties), anderzijds nemen andere personen deze informatie juist op in hun archief. Het fenomeen “archives without walls”, zoals Cook zegt, speelt bij archiefvorming bij personen dus een grotere rol. Bij personen blijkt bovendien meer hybride archief te ontstaan dan bij organisaties. Het verschil in vastgelegde context (door metadata) blijkt bij de onderzochte personen en organisaties heel gering te zijn. Toch kent een professioneel bedrijf als Fokker Service wél gedetailleerde metadata toe aan zowel analoog als digitaal archief. 44

J.B.G.A. Havermans, R.P. de Jong, B.A. Otten, Nationaal Business Archief. Cultureel erfgoed van bedrijfsarchieven (Nijmegen, 2008) 9-10. 45 Wence Roet en Freddie Rosenberg, MKBA van een Nationaal Business Archief (Amsterdam, 2010). 46 Albert Meijer, CC’tjes naar de baas. E-mail en verandering in ambtelijke organisaties (Den Haag, 2006) 13-14. 47 Meijer, CC’tjes naar de baas, 46 48 Provincie Noord-Holland, Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Noord-Holland. Brochure, verschenen ter gelegenheid van de studiemiddag Archief Digitaal op donderdag 20 november 2008 (Haarlem, 2008) 1. 26

3.5. Vergelijking tussen de uitkomsten van de enquêtes en de literatuur Kortom, wanneer we vanuit de literatuur reflecteren op de veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties zoals uit het onderzoek naar voren zijn gekomen, dan zien we overeenkomsten. Allereerst past het object van onderzoek goed binnen het non-custodiale paradigma binnen de archiefwetenschap, waarin opvattingen over het begrip archief, het belang van context en de rol van archivarissen cruciaal zijn gewijzigd ten opzichte van het custodiale of klassieke paradigma. De toename van informatie wordt duidelijk uit zowel de literatuur als de onderzoeksresultaten van de respondenten. Dat geldt ook voor het feit dat digitaal archief veel minder centraal wordt opgeslagen ten opzichte van de analoge situatie. In de literatuur worden veranderingen in organisatorische structuren genoemd. Uit het onderzoek is dat niet naar voren gekomen. Echter bleek wel uit zowel literatuur- als praktijkonderzoek dat er een hybride situatie is ontstaan; er wordt deels hybride archief gevormd. Er blijkt weinig literatuur te zijn waarin wordt ingegaan op praktische veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties. Dat geldt vooral voor verenigingen en bedrijven. Een mogelijke verklaring ligt in het feit dat de digital turn juist op dit moment plaatsvindt. Het schetsen van veranderingen kan pas nadien goed gebeuren. Er is wellicht nog te weinig tijd verstreken voor reflectie en bezinning. Een goede vergelijking tussen praktische literatuur en de onderzoeksresultaten naar aanleiding van de enquêtes is dus moeilijk te maken. Een bescheiden uitzondering wordt gevormd door de categorie religieuze instellingen. Dit is de derde categorie binnen het begrip private personen en organisaties. In verschenen literatuur over archiefvorming bij kerken zijn namelijk wel enige veranderingen in archiefvorming te analyseren. Daar blijken zich grotendeels dezelfde veranderingen te voltrekken: archief wordt niet langer meer centraal gevormd maar er vindt bijvoorbeeld vermenging met privé-correspondentie via e-mail plaats en er ontstaat hybride archief met als gevolg vragen over wat leidend is. Ook zijn er overeenkomsten op het gebied van behoefte aan meer beleid. Binnen de Protestantse Kerk in Nederland lijkt meer aandacht te zijn voor de noodzaak van contextwaarborging dan uit het onderzoek onder acht private personen en organisaties naar voren is gekomen. De literatuur over praktische veranderingen in archiefvorming bij religieuze instellingen bevestigt de uitkomsten van het onderzoek onder personen en organisaties. Ondanks dat kunnen deze veranderingen in archiefvorming niet zonder meer als representatief worden gesteld voor alle private archiefvormers. Daarvoor is het aantal respondenten te klein en is er te weinig literatuur over praktische veranderingen. De toename van documenten, vermenging van privé- en zakelijke correspondentie en het ontstaan van hybride archief zijn veranderingen die zowel bij de onderzochte private archiefvormers als volgens literatuur bij overheids-archiefvormers plaatsvinden.

3.6. Conclusie Op basis van deze onderzoeksresultaten kan de eerste deelvraag worden beantwoord: Welke veranderingen zijn waar te nemen in de archiefvorming bij private personen en organisaties in Nederland door de cultuuromslag van analoog naar digitaal? Uit enquêtes onder vier private personen en vier organisaties zijn diverse veranderingen in archiefvorming naar voren gekomen. Deze veranderingen hebben betrekking op de archiefvorming bij vier private personen en bij vier private organisaties, namelijk twee verenigingen, één groot bedrijf en één zzp-er. Literatuur over praktische veranderingen in archiefvorming bij religieuze instellingen gaf aan dat diverse veranderingen ook voor deze categorie archiefvormers gelden. Allereerst wordt er bij de respondenten veel meer informatie gedocumenteerd en gearchiveerd. Beide processen vloeien steeds meer in elkaar over. Er is minder sprake van centrale archiefvorming en er vindt vermenging met privé-correspondentie plaats. Deze verandering komt ook in literatuur naar voren. Grotere en professionele organisaties zijn selectiever in archiefvorming als gevolg van de enorme toename van informatie: informatie die alleen zijdelingse raakvlakken heeft of elders op het internet te vinden is, wordt niet langer gearchiveerd. Echter, personen en kleine en informele organisaties blijken juist meer informatie van het internet die tot het 27

interessegebied behoort, te archiveren. Hoewel social media-activiteiten tegenwoordig een belangrijk onderdeel vormen van de neerslag van werkprocessen, blijkt onder de respondenten archivering van deze activiteiten plaats te vinden. Websites worden onder de respondenten nauwelijks gearchiveerd. Ook ontstaat er hybride archief. Eerder uitgevoerd onderzoek naar archiefvorming bij kerkinstellingen wijst dat ook uit. Uit de enquêtes blijkt bovendien dat taken en bevoegdheden van medewerkers bij de ondervraagde organisaties enigszins zijn ingeperkt vanwege het risico op ongewenste verspreiding van informatie. Digitale informatie wordt weliswaar regelmatig naar nieuwe gegevensdragers geconverteerd, maar pas wanneer software dreigt te verouderen en informatie onleesbaar wordt. Er is nauwelijks sprake van frequente conversie als voorzorgsmaatregel. Het toekennen van metadata is nog iets verder afgenomen doordat correspondentie (e-mail) bij een deel van de ondervraagde private personen en organisaties niet wordt geordend. Ordening van digitaal archief heeft nog minder prioriteit dan ordening van analoog archief omdat de gedachte heerst dat alles door middel van full-text retrieval te vinden is. Vooral bij informele organisaties en private personen leeft die gedachtegang. Sommige private personen die werden geënquêteerd, ervaren dat de toegankelijkheid tot het door hen gevormde digitaal archief is afgenomen. Zij vinden digitaal archief onoverzichtelijk doordat het niet fysiek is. De ondervraagde organisaties waarderen over het algemeen de toegankelijkheid juist positiever door de full-text zoekmogelijkheden. Het verlenen van toegang door archiefvormers aan derden bestaat uit het toesturen van digitale informatieobjecten en niet uit het (onder begeleiding) laten raadplegen van het digitale archief. Tot slot blijkt uit de enquêtes dat digitaal archief minder door de archiefvormers beschikbaar wordt gesteld, maar dat wordt in belangrijke mate veroorzaakt doordat deze informatie nog van recente datum is en dus mogelijk privacygevoelige informatie bevat. De veranderingen in archiefvorming bij de respondenten gelden voor zowel formele organisaties als voor informele organisaties en personen die zelfstandig archief vormen. Wel blijkt onder de respondenten de professionaliteit een rol te spelen in de mate van veranderingen. Bij private personen en organisaties met geringe professionaliteit lijken de veranderingen groter te zijn. Vooral de mate van professionalisering heeft bij hen invloed op de hoeveelheid in metadata vastgelegde context, de vorming van hybride archief en de mate van aandacht voor duurzaamheid. Ook de grootte van de organisatie is van invloed op de mate waarin de onderzochte archiefvormers selectief archiveren. Hoe groter de organisatie, hoe selectiever wordt gearchiveerd. De groep respondenten is echter dusdanig klein en er is nog dusdanig weinig literatuur over praktische veranderingen dat bovengeschetste veranderingen niet zonder meer als representatief kunnen gelden voor alle private personen en organisaties in Nederland. Er moet worden gesproken van een terreinverkenning.

28

4: Toegankelijkheid en beschikbaarheid 4.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt allereerst door middel van literatuur onderzocht op welke manier archief, in het bijzonder archief van private personen en organisaties, binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein kan worden geplaatst. Ten tweede wordt kort stilgestaan bij de actuele stand van zaken bij archiefinstellingen. Er wordt gekeken of archiefinstellingen al actief digitaal privaat archief acquireren of daar tenminste plannen voor hebben. Daarna wordt ingegaan op de gevolgen waarmee specifiek archivarissen geconfronteerd worden bij het streven naar duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid. Vervolgens worden de in hoofdstuk 3 geschetste veranderingen in een bredere context geplaatst. Er wordt geanalyseerd wat deze veranderingen betekenen voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van private archieven binnen het geheel van het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Daarbij moet worden aangemerkt dat de onderzoeksresultaten uit hoofdstuk 3 zeer beperkt representatief zijn. Niettemin geven zij wel aan in welke richting veranderingen zijn te verwachten. Daarna volgt een paragraaf die meer praktisch van aard is. De gevolgen, zoals besproken in de paragrafen 4.3 en 4.4, worden hier gekoppeld aan oplossingen die in archiefwetenschappelijke literatuur worden aangedragen. Aan het einde van dit hoofdstuk zal deelvraag 2 worden beantwoord. Die luidt: Wat zijn de gevolgen van deze veranderingen voor de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid?

4.2. Het archief binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein 4.2.1. Archief in het algemeen Welke rol spelen archieven bij het vormen van het cultureel geheugen? Anders gezegd, welke functie vervullen zij in het geïnstitutionaliseerde culturele domein? In de vroege jaren ’80 ontstond discussie over geheugen in de sociale- en geesteswetenschappen. In het verlengde daarvan werd binnen de archiefsector nagedacht over het doel van archiefinstellingen en de betekenis van archief in de praktijk. In hoeverre is archief, zijnde de neerslag van werkprocessen, te zien als geheugen? Thomassen stelt dat archieven als “historische bronnen worden bewaard als grondslag voor interpretaties van het verleden, als deel van het collectieve geheugen”.49 Volgens hem is de historische waarde van archieven gelegen in de ontstaanscontext. Archiefvormers hebben de behoefte om zichzelf of anderen ergens aan te herinneren en/of herinnerd te worden. Hij onderscheidt dat nadrukkelijk van de erfgoedwaarde die de actualiteit als uitgangspunt heeft. Archief als cultureel geheugen hoeft nog niet automatisch archief als cultureel erfgoed te betekenen.50 Hedstrom ziet archiefinstellingen, maar ook andere vormen van het geïnstitutionaliseerde culturele domein zoals musea en bibliotheken als een interface, een verbinding met het verleden. Archivarissen hebben daarin een verantwoordelijke positie; zij maken keuzes in wat te bewaren in archieven, hoe dat te presenteren en wie toegang krijgen en wie niet. Ook de archivaris kan dus worden gezien als een interface tussen gebruiker en het verleden. Archivarissen hebben veel invloed op de manier archief door bezoekers wordt geïnterpreteerd. Hedstrom schrijft: “The interface is a site where power is negotiated and exercised.”51 Zoals in paragraaf 1.2.5 (en bijlage Ic) gezegd, is cultuur niet vervat in objecten, waaronder archieven, maar in de manier waarop we daar betekenis aan geven. Archiefdocumenten zelf zijn dan ook geen representatie van het collectieve geheugen, maar zij functioneren als bronnen voor het mogelijk ontdekken en herontdekken van herinneringen 49

Theo Thomassen, Archiefwetenschap, erfgoed en politisering. Rede uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van hoogleraar in de Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam op woensdag 15 september 2010. (Amsterdam, 2010) 7-8. 50 Thomassen, Archiefwetenschap, erfgoed en politisering, 7-8. 51 Hedstrom, ‘Archives, Memory, and Interfaces with the Past’, 22. 29

die verloren zijn gegaan. Juist dán hebben archieven de meeste waarde, wanneer zij het enige middel zijn om inzicht te krijgen in het cultureel verleden. Hedstrom pleit voor nader onderzoek onder archivarissen, gezien hun invloed bij het duurzaam toegankelijk maken en duurzaam beschikbaar stellen van archief. Daardoor moet een beter begrip ontstaan van de rol van archieven bij vorming van het cultureel geheugen.52 Enerzijds wordt in de archiefwetenschap gesproken in termen van bewijs- en verantwoordingsfunctie van archief; anderzijds over de begrippen geheugen en culturele waarde. Maar Cook zegt daarover: “Perhaps they are two sides of the archival coin, in creative tension, each worthless without the other despite the contrary implications they have for the archival endeavour.” Zonder betrouwbaar bewijsmateriaal in tekst, wordt geheugen onbetrouwbaar en omgekeerd is zonder invloed van het geheugen het bewijs nutteloos en onbruikbaar.53 4.2.2. Archief van private personen en organisaties Welke plaats nemen archieven van specifiek private personen en organisaties in binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein? Particulieren zijn naar schatting verantwoordelijk voor de creatie van twee-derde van alle digitale informatie.54 Zowel overheidsarchief als archief van private personen en organisaties vertegenwoordigen elk andere facetten van het cultureel geheugen. Overheidsarchieven geven primair inzicht in het eigen handelen en daarnaast in de interactie tussen burger en staat. Archieven van organisaties bijvoorbeeld, maken het mogelijk onderzoek te doen naar de rol van deze organisaties in de samenleving.55 Fisher vat de opvatting van archiefwetenschapper Schellenberg over het verschil in waarde van overheids- en niet-overheidsarchief als volgt samen: “Whereas public archives should be appraised and preserved for both evidential value and informational value, private manuscripts do not possess evidential value and are preserved only for their informational or research value, or their potential for use in research.”56 McKemmish gaat in op de specifieke waarde van persoonlijke archieven. Personen vormen archief vanwege de drang om dingen te noteren. Psychologen zien het bijhouden van een dagboek vaak als een therapeutische werking. Aan archivarissen de taak om te onderscheiden in hoeverre het archief dat voor een persoon zelf van belang is (individueel cultureel geheugen), ook belangrijk is voor anderen en dus voor het collectief cultureel geheugen. Daarvoor is verder onderzoek nodig naar beweegredenen waarom mensen archiveren en naar onder meer de mate waarin persoonlijkheid 52

Margareth Hedstrom, Archives and Collective Memory: More than a Metaphor, Less than an Analogy, in: Terry Eastwood, Heather MacNeil (ed.). Currents of Archival Thinking (Libraries Unlimited, 2010) 176 McKemmish illustreert het belang van archieven voor het in stand houden van het cultureel geheugen met het feit dat tijdens de oorlog in Bosnië-Herzegovina in de jaren ’90 specifiek bibliotheken, archieven, musea en andere culturele instellingen doelwit waren van aanslagen. Op deze manier werd geprobeerd het enige bewijs (in documenten, kunstwerken et cetera) te vernietigen die toekomstige generaties zouden herinneren aan de voormalig collectieve cultuur van het land. Het ombrengen van de levenden was niet voldoende, ook de herinneringen uit het verleden moesten worden vernietigd. Eenzelfde voorbeeld werd recent bekend. The Independent publiceerde namelijk in november 2013 dat de Britten aan het einde van het koloniale tijdperk in e de jaren ’50 en ’60 van de 20 eeuw massaal belastende archieven hebben vernietigd. Pas nadat kortgeleden het fragmentarisch overgebleven archief, openbaar werd, kwam deze zaak aan het licht. Zie: Cahal Milmo, ‘Revealed: How British Empire’s dirty secrets went up in smoke in the colonies; The Independent 27 (Friday 29 November 2013). Geraadpleegd op 29 november 2013 van http://www.independent.co.uk/news/uk/home-news/revealed-how-british-empires-dirty-secrets-went-up-insmoke-in-the-colonies-8971217.html?origin=internalSearch. 53 Terry Cook, ‘Archives, Evidence and Memory; Thoughts on a Divided Tradition’, Archival Issues 22 (1997, no. 2) 179. 54 Filip Boudrez, ‘Iedereen digitale archivaris’, in: Petra Links e.a. (ed.), Particuliere Archieven: fundamenten in beweging (’s Gravenhage, 2013) 116-117. 55 Stefan Schwarzkopf, Do business historians need a theory of the archive? Geraadpleegd op 29 november 2013 van http://nephist.wordpress.com/2013/10/07/do-business-historians-need-a-theory-of-the-archive/. 56 Fisher, ‘In Search of a Theory of Private Archives’ 17. 30

van de archiefvormer daarin een rol speelt.57 Reflecterend op de respondenten, is die invloed van persoonlijkheid ook te herkennen. Zo blijkt bijvoorbeeld dat K. van Giffen in het dagelijks leven met grote hoeveelheden informatie heeft gewerkt. Daardoor zag hij ordening altijd al als een belangrijke voorwaarde om informatie terug te vinden. Vanuit die gedachte is zijn persoonlijk archief, zowel analoog als digitaal, ook vrij nauwkeurig geordend. Leeftijd is een tweede voorbeeld. Doordat de secretaresse van de Vereniging van Vrouwen met Academische Opleiding (VVAO) al op hogere leeftijd is, heeft zij pas met de computer leren omgaan toen zij haar secretarisfunctie op zich nam. Bovengenoemde auteurs maken ons duidelijk dat archieven van private personen en organisaties binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein een geheel eigen waarde hebben. Zij hebben een grote informatieve waarde. Elk archief is uniek, doordat de persoon die dit gevormd heeft, uniek is. Bovendien bevatten deze archieven ook veel neerslag van communicatie tussen burgers onderling. Archieven van private personen en organisaties vormen bronnenmateriaal dat elementair is om een evenwichtig beeld van het verleden te kunnen reconstrueren.

4.2. De huidige situatie bij archiefinstellingen Bij de afbakening van het begrip archief van private personen en organisaties in bijlage Ia, behorend bij paragraaf 1.2.2, is kort stilgestaan bij de theoretische acceptatie van documenten van private personen en organisaties als archief. Hoe verhoudt dit zich tot de praktijk: worden dit soort archieven daadwerkelijk geacquireerd door archiefinstellingen? Navraag bij diverse openbare en bijzondere (categoriale) archiefinstellingen leert er nog nauwelijks digitaal archief van private personen en organisaties wordt geacquireerd. In bijlage V is ter voorbeeld de huidige situatie bij zes openbare- of categoriale archiefinstellingen beschreven. Deze werden at-random geselecteerd. Daarbij is gekozen voor een breed scala aan archiefinstellingen. Allereerst vier openbare archiefinstellingen: het Nationaal Archief (145 medewerkers), NoordHollands Archief (36 medewerkers), Archief Eemland (16 medewerkers) en RHC Vecht & Venen (5 medewerkers).58 Daarnaast is ook gekeken naar de stand van zaken bij een categoriale archiefinstelling: de Rijksdienst voor Kunsthistorische Documentatie (RKD). Omdat het gehele onderzoek zich richt op Nederland, zijn buitenlandse instellingen buiten beschouwing gelaten. Uit deze voorbeelden blijkt de acquisitie van digitale archieven van private personen en organisaties nog in de beginfase te zijn. De archiefinstellingen onderkennen zelf nog niet goed voorbereid te zijn om deze archieven duurzaam toegankelijk te maken en beschikbaar te stellen voor onderzoek. Niettemin wordt onder archivarissen wel steeds meer de noodzaak erkend om zich op korte termijn met deze problematiek bezig te houden. Incidenteel worden pilots uitgevoerd.

4.3. Gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid beschikbaarheid bij archiefinstellingen en oplossingen

en

duurzame

Waar krijgen archiefinstellingen mee te maken wanneer zij streven naar duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van digitale private archieven? Er zijn op basis van de onderzoeksresultaten uit hoofdstuk 3 samenvattend vier veranderingen te noemen, die gevolgen hebben voor archiefinstellingen. Deze worden in de navolgende sub-paragrafen besproken. Eerst volgt per sub-paragraaf een korte uiteenzetting van de veranderingen. Dit is dus min of meer een herhaling van de conclusies in hoofdstuk 3. Toch is voor deze structuur gekozen om veel verwijzingen te voorkomen. Daarna wordt ingegaan op de gevolgen van deze veranderingen voor archivarissen.

57

Sue McKemmish, ‘Evidence of Me’, Archives and Manuscripts 24 (1996) 28-45. Gesprek Huitema; Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, Almanak van het Nederlands Archiefwezen 2013/2014 (’s Gravenhage, 2013).

58

31

4.3.1. Meer documentatie en andere inhoud bij archivering en gevolgen voor waardering en selectie Veranderingen Zoals in paragraaf 3.4 genoemd, ziet Van Bussel een bedreiging van de toegankelijkheid van informatie door de grote toename in de hoeveelheid (vastgelegde) informatie. Het onderzoek onder de acht respondenten bevestigt dit. In verband daarmee blijken onder de respondenten twee tegenovergestelde ontwikkelingen waar te nemen. Vooral personen en organisaties met een kleine omvang zijn geneigd om “alles” te bewaren, zodat er een grote vergaarbak met informatie ontstaat. Selectie zien zij als niet noodzakelijk. Anderzijds geven andere private personen en organisaties in het onderzoek aan, dat zij door de enorme toename van informatie niet alles meer archiveren. Zij zien zich genoodzaakt keuzes te maken wat wel en wat niet te archiveren. Een deel van de informatie die in de analoge situatie wel in het archief werd opgenomen, zwerft in de digitale situatie op het internet rond. Een deel van het archief dat een trigger of startpunt voor het proces is, dat een (bij)product is en/of de basisinformatie bevat die aan het proces ten grondslag ligt, berust niet meer onder de archiefvormer maar online.59 Zelf archiveren is onnodig, de informatie is immers toch wel “online” beschikbaar, zo stellen respondenten. Zowel de grootte van de organisatie als de mate van professionaliteit van de archiefvormer lijken van invloed op het wel of niet selectief zijn in archivering. Uit de enquêtes blijkt dat díe personen selectief archiveren, die zich bewust zijn van de risico’s om alles te bewaren. Ook grotere organisaties, die geconfronteerd worden met een enorme toevloed aan vastgelegde informatie, zijn dientengevolge selectief. Anderzijds blijkt uit de onderzoeksresultaten, zoals uiteengezet in hoofdstuk 3, dat ook informatie die gerelateerd is aan het werkproces van de archiefvormer en op het internet circuleert, in het bijzonder bij de onderzochte archiefvormers met een klein archief, in een digitale omgeving juist wel wordt gearchiveerd. Wanneer dat niet alleen voor de onderzochte respondenten geldt, maar een algemene ontwikkeling blijkt te zijn, kan worden gesteld dat bij vooral personen en kleine organisaties verhoudingsgewijs meer archief ontstaat. Tot slot blijkt uit de enquêtes dat een deel van de informatieobjecten die een rol in het werkproces spelen, niet wordt gearchiveerd. Informatiestromen zijn in veel mindere mate gestructureerd. Werk-gerelateerde e-mail wordt vermengd met privé-email. Gevolgen voor archiefinstellingen Bovenstaande werpt voor archiefinstellingen vragen op over de waardering en selectie van het archief, dat wil zeggen wat voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komt. “De ITontwikkeling maakt de gedachte om alles te bewaren verleidelijk, maar verstandig is het allerminst. Door niet te selecteren, verwordt de aanwas van archief tot ballast. Net als in een traditionele omgeving verstoort niet-selecteren de bruikbaarheid, het verhindert het efficiënte gebruik. Het is onbetaalbaar bovendien: alles blijvend toegankelijk houden is een kostbare zaak”, aldus Jonker.60 Bij professionele, grote private archiefvormers wordt wel waardering en selectie van het archief toegepast. Echter onder deze archiefvormers leeft de verwachting dat relevante informatie, die zij zien als archief, zich ook wel op internet bevindt en daar blijvend is terug te vinden. In een digitale omgeving bestaat dus het risico dat niet al het digitale archief door de private archiefvormer wordt overgedragen aan een archiefinstelling, met als gevolg dat archivarissen geen grip hebben op het beheer van die informatie die elders op het internet verkeert.

59

Voorbeelden die door de respondenten zijn aangedragen zijn recensies van publicaties of voorstellingen (in dit geval van respectievelijk historici en een theaterproducent) of cloud-toepassingen zoals emailservices. Ook cloudtoepassingen zijn zoals data storage, bijvoorbeeld Amazone, Terremark, Googledocs, zijn voorbeelden. 60 Agnes Jonker, ‘Archief schept een band. Selectie en digital Archief’ in: P. Brood (ed.). Selectie: waardering, selectie en acquisitie van archieven (’s Gravenhage, 2004) 183-184. 32

4.3.2. Andere invulling van het begrip principle of provenance Veranderingen Digitaal archief is overal. Er is sprake van “’archives without walls’ existing on a world-wide Internet”, aldus Cook. Hij benadrukt dat de nauwe relatie tussen de organisatie en het archief, zoals door Muller, Freith en Fuin, het Lexicon en de Archiefterminologie benoemd, in moderne organisaties niet langer standhoudt.61 De definitie van archief volgens Thomassen (informatie, gegenereerd door en gebonden aan werkprocessen) blijft wel overeind. Digitaal (“without walls”) blijft de reconstructie van het werkproces dat aan de archiefvorming ten grondslag ligt, wel mogelijk. Het verband met de archiefvormer is niet altijd meer te reconstrueren. In dit verband is het traditionele bestemmingsbeginsel, het beginsel dat ieder archiefstuk deel uitmaakt van het archief waarin het bij ontvangst of opmaken is opgenomen, in het geding. Volgens dit beginsel kan namelijk het archiefstuk alleen binnen de context van het archief waarin het is opgenomen, juist, volledig en in overeenstemming met de oorspronkelijke functie ervan, worden geïnterpreteerd.62 Samen met het structuurbeginsel (het beginsel dat ieder archief een geheel is met een structuur, bepaald door de archiefvorming) worden beide begrippen in het buitenland ook wel principle of provenance genoemd.63 Uit het onderzoek onder private personen en organisaties blijkt dat sommige informatie die wel in het analoge archief wordt opgenomen, in een digitale omgeving soms niet wordt gearchiveerd. De respondenten rederneren dat deze informatie op internet aanwezig is en daar ook beschikbaar blijft. Gevolgen voor archiefinstellingen Ordening, en dus toegankelijk maken volgens het traditionele principle of provenance, moet in het kader van het post-custodiale paradigma in de archiefwetenschap ruimer worden geïnterpreteerd. De focus komt dan niet langer te liggen op de herkomst van het archiefstuk zelf, maar op de context van de archiefvormer. Voor archiefinstellingen betekent dit dat de context waarin het archief van private personen en organisaties is ontstaan, bekend moet zijn om daadwerkelijk duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid te kunnen realiseren. Er is te bepalen wat tot het archief van deze private persoon of organisatie moet worden gerekend (waardering en selectie) wanneer goed inzicht is verkregen in de activiteiten die de archiefvormer heeft uitgevoerd. Er spelen niet alleen bedreigingen maar er zijn ook kansen voor het toegankelijk maken en beschikbaar stellen. Archiefinstellingen kunnen inventarissen, die in een fysieke omgeving slechts in één structuur gepresenteerd konden worden (behoudens een enkele index), in een digitale omgeving op meerdere manieren beschikbaar stellen, zodat het mogelijk is te zoeken op bijvoorbeeld thema of object. Het toekennen van trefwoorden aan archiefeenheden is een specialisme van de documentalist en niet van de archivaris, zo betogen Looper en De Vries. De archivaris is goed in het beschrijven van de structuur. In de praktijk moeten beide activiteiten in elkaar overlopen.64 4.3.3. Gebrek aan vastgelegde context Veranderingen In bovenstaande twee sub-paragrafen is aangetoond dat de geëxpliceerde context van het digitaal archief van groot belang is voor respectievelijk waardering en selectie en voor het aanbrengen van orde. “Toegang is context, context is toegang”, aldus Looper en De Vries.65 Echter, juist het gebrek aan geëxpliceerde context is een belangrijke verandering op het gebied van archiefvorming bij private personen en organisaties. In het bijzonder bij personen en kleine organisaties blijkt volgens het onderzoek onder de respondenten nauwelijks tot geen ordening van het digitale archief plaats te vinden op basis van de 61

Cook, ‘What is past is prologue’, 35, 54-55, 63. Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 21. 63 Den Teuling, Archiefterminologie, lemma 22. 64 Bert Looper en Bert de Vries, ‘Contextuele toegankelijkheid: panoptische utopie of realiteit?’ in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (ed.), Context: interpretatiekaders in de archivistiek (’s Gravenhage, 2000) 254-256. 65 Looper en De Vries, ‘Contextuele toegankelijkheid’ 254-256. 62

33

inhoud van de informatieobjecten. Het is verleidelijk om alles te bewaren als in een “virtuele vergaarbak”. Bovendien wordt bij de onderzochte respondenten aan digitaal archief minimale metadata toegekend, zelfs nog iets minder dan aan analoog archief. Dat is niet zozeer een nieuw fenomeen. Bij analoog archief van deze respondenten werden ook al minimale metadata toegekend. Vooral personen zullen bij zowel analoge als digitale archiefvorming veel context in hun hoofd hebben vastgelegd. Dat is echter niet geëxpliceerd. Of het is wel vastgelegd, maar dan zonder maatregelen om de duurzaamheid te garanderen. In een digitale omgeving vinden echter veel meer veranderingen plaats door snel verouderende software (bijvoorbeeld conversie van informatie naar andere gegevensdragers). Niet de inhoudelijke context wijzigt (omgeving waarin de informatie is ontstaan of ontvangen), wel de overige context zoals beheergeschiedenis. Gevolgen voor archiefinstellingen Kennis van de context door middel van metadata is van belang om informatieobjecten te waarderen. Daardoor kan worden bepaald of deze informatieobjecten voor blijvende bewaring in aanmerking komen, zo betoogt onder meer Cook.66 In een digitale omgeving is het noodzakelijk de context meer expliciet vast te leggen dan in een papieren omgeving: “archiefbescheiden in een digitale omgeving worden ‘gefixeerd’ door metadata, zowel wat vorm, structuur en inhoud als wat tijd en plaats betreft”, aldus Hofman.67 4.3.4. Vragen op het gebied van kwaliteit Veranderingen In de analoge situatie was papier geduldig. Volgens Horsman kan papier dat van goede kwaliteit is en onder goede omstandigheden wordt bewaard, probleemloos vijf eeuwen meegaan. Digitale dragers ongeveer vijf á tien jaar. Op het moment dat digitale informatie van de ene op de andere drager wordt overgezet, hoeft dat geen verandering van vorm en inhoud te betekenen. Horsman stelt dat het grootste probleem op het gebied van digitale duurzaamheid niet zozeer conversie is, maar de veroudering van de software waarmee digitale informatie is gegenereerd. Een digitaal informatieobject bestaat dankzij soft- en hardware en vooral software veroudert enorm snel, nog veel sneller dan een digitale informatiedrager.68 Een digitaal informatieobject bestaat uit hardware, software, drager en de bitstream. Figuur 3, ontwikkeld dor Adema, laat zien bij welke bouwstenen van een digitaal informatieobject welke bewaarmethode hoort. Conversie, migratie en emulatie behoren te worden toegepast op de bouwsteen software.69

66

Terry Cook, ‘Mind Over Matter’, in: Barbara L. Craig (ed.), The Archival Imagination. Essays in Honour of Hugh A. Taylor’ (Ottawa, 1992) 53. 67 Hans Hofman, ‘Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden’ in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Context: interpretatiekaders in de archivistiek (’s Gravenhage, 2000) 60. 68 P. Horsman, (2006). Archiveren. Een inleiding (‘s Gravenhage, 2006) 78-81. 69 Adema, Tenminste houdbaar tot, 2, 34. 34

Figuur 3. Bij het duurzaam toegankelijk maken van archief van private personen en organisaties worden archiefinstellingen ook geconfronteerd met het ontstaan van hybride archief: analoog en digitaal. Dit blijkt zowel uit het praktijkonderzoek als uit eerder besproken literatuur. Een analoog stuk kan zijn gedigitaliseerd en een digitaal stuk kan zijn geprint. Informatie wordt in beide vormen bewaard, zo geven de respondenten aan. Gevolgen voor archiefinstellingen Bovenstaande twee veranderingen (beperkte levensduur digitale informatiedragers en software en het ontstaan van hybride archief) hebben gevolgen voor archiefinstellingen. Ten eerste is vanwege de beperkte duurzaamheid conversie, migratie of emulatie veel vlugger noodzakelijk.70 Bij conversie en migratie is echter het risico van het verlies van kwaliteit (authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid) veel groter dan bij analoge dragers. De kenmerkende eigenschappen van het informatieobject worden namelijk gewijzigd, waarmee de integriteit verloren gaat. Voor wat betreft hybride archief moet worden bepaald wat leidend is: het analoge of het digitale informatieobject. Anderzijds kan ook substitutie (vervanging) hebben plaatsgevonden zonder dat dit in metadata is vastgelegd. Dan kan niet worden vastgesteld of het informatieobject integer is.

4.4. Gevolgen voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein Het is niet alleen van belang te analyseren wat de gevolgen zijn voor archivarissen bij het streven naar duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van archieven van private archiefvormers. Voor een goede beantwoording van deelvraag 2 is het ook nodig te analyseren wat meer algemene gevolgen zijn voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein. De problematiek wordt daarmee in een breder 70

De begrippen conversie en migratie worden veel door elkaar gebruikt. Boudrez verstaat echter onder conversie het omzetten van gegevens naar een andere versie van dezelfde applicatie (van het ene bestandsformaat naar het andere bestandsformaat) en onder migratie het omzetten naar een andere omgeving; de bestanden worden in dat geval aangepast aan de nieuwe omgeving (van het ene systeem naar het andere). De term emulatie is afwijkend: dit is het aanpassen van de computeromgeving. Er wordt software ontwikkeld om de oude omgeving als het ware na te bootsen en het document blijft in originele vorm. Zie: Bastiaan de Goede en Hans van Rijn, ‘Pro’s en contra’s van conversie’, Od 63 (2009) 6-7. 35

perspectief geplaatst. In deze paragraaf wordt ook het gebruik van deze archieven door derden betrokken. Dit is onderzocht door literatuur te koppelen aan de onderzoeksresultaten uit hoofdstuk 3. Ook nu weer zijn er vier belangrijke gevolgen te benoemen. 4.4.1. Archieven binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein als een van de vele interfaces met het verleden Bij digitale archiefvorming door private personen en organisaties ontstaat een overvloed aan informatie. Voor historici impliceert dit dat de wijze van geschiedschrijving verandert, onder meer door Hedstrom beschreven en al in paragraaf 3.4 aangegeven. Toename van informatie betekent echter nog niet dat daadwerkelijk meer archief van private personen en organisaties in het geïnstitutionaliseerde culturele domein duurzaam toegankelijk en duurzaam beschikbaar wordt. Hoewel er een overvloed aan informatie is ontstaan en daardoor de methode van geschiedschrijving ingrijpend is gewijzigd, zijn historici tegenwoordig niet meer primair op het geïnstitutionaliseerde culturele domein aangewezen om zich een beeld te vormen van het verleden.71 Zoals het onderzoek onder de acht respondenten heeft aangetoond, zien in het bijzonder private personen bepaalde informatie ook als onderdeel van hun archief. Maar het feit dat het zich op internet bevindt is voor hen aanleiding het niet zelf te archiveren. Voor historici betekent dit dat een (digitaal) archief van een private persoon of organisatie zoals dat is overgebracht naar een instelling binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein, niet automatisch het volledig archief hoeft te zijn. Ten opzichte van de analoge situatie is de kans groter dat zich elders (online) ook bronnen bevinden die noodzakelijk zijn voor een juiste beeldvorming van het verleden. Onder meer Solberg schetst de veranderingen in historisch onderzoek door de beschikbaarheid van digitale, online beschikbare bronnen, zowel binnen als buiten het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Ze doet dit aan de hand van haar eigen onderzoeksproject naar de Amerikaanse schrijfster Frances Maule die zich sterk maakte voor het vrouwenkiesrecht.72 Het zou echter te beperkt zijn om uitsluitend te stellen dat een deel van het digitale archief van private personen en organisaties in het geïnstitutionaliseerde culturele domein wordt gemist. Uit het gehouden onderzoek onder de respondenten blijkt weliswaar dat datgene wat een minder directe functie heeft gehad in het werkproces, maar bijvoorbeeld een bijproduct is geweest, mogelijk niet in het geïnstitutionaliseerde culturele domein terecht komt. Anderzijds wordt in totaal veel meer informatie vastgelegd. Dit geven zowel de respondenten aan als wordt door onder meer Van Bussel genoemd.73 Datgene dat het geïnstitutionaliseerde culturele domein bereikt, is dan ook veel gedetailleerder. 4.4.2. Verminderde controle over langdurig behoud door minimale waardering en selectie en waarborging van de duurzaamheid Op basis van de veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties, zoals geschetst in hoofdstuk 3, blijkt dat bij vooral personen en kleine en informele organisaties archiveren gelijk staat aan bewaren “op het gevoel”. Dat is op zichzelf geen nieuw fenomeen, dat was in een analoge situatie ook vaak zo. Maar uit literatuur blijkt dat juist waardering en selectie van digitale informatieobjecten bij archiefvorming al noodzakelijk is vanwege de beperkte duurzaamheid van deze gegevensdragers. Dat wordt niet in de praktijk gebracht. Conversie naar nieuwe gegevensdragers vindt pas plaats wanneer informatie onleesbaar dreigt te worden als het gevolg van verouderde software. De risico’s dat dit te laat gebeurd, zijn groot. Er is dan ook nauwelijks tot geen controle welke informatie, door private personen en organisaties gearchiveerd, lang genoeg “overleeft” om deel te gaan uitmaken van het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Op basis van het praktijkonderzoek en bevestigd door literatuuronderzoek, blijkt in een digitale omgeving de 71

Charles Jeurgens, Waardering en selectie van archieven: overvloed en onbehagen. Lezing gehouden tijdens het KNHG-symposium ‘Wat willen historici van archieven’, 13 oktober 2008. Geraadpleegd op 13 november 2013 van http://www.let.leidenuniv.nl/history/jeurgens/waardering_en_selectie_van_archieven.pdf. 72 Janine Solberg, ‘Googling the Archive: Digital Tools and the Practice of History’ Advances in the History of Rhetoric 15 (2012) 53-76. 73 tm Van Bussel. Archiving should be just like an Apple , 6-7. 36

controle verminderd over wat er op lange termijn nog toegankelijk en beschikbaar is voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein 4.4.3. Gebrek aan context Diverse factoren veroorzaken een gebrek aan context van digitaal archief van private personen en organisaties. Deze zijn uiteengezet in paragraaf 4.3. en zijn samen te vatten tot twee punten. Allereerst is er in een digitale omgeving minder ordening op basis van de inhoud van de informatieobjecten. Ten tweede wordt, evenals bij analoog archief, minimale metadata toegekend. Dat levert niet alleen voor archiefinstellingen problemen op voor de waardering en selectie en voor ordening (paragraaf 4.3), maar ook voor gebruikers. Context, door middel van metadata vastgelegd, is voor onderzoekers binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein onmisbaar om de integriteit vast te stellen. Door middel van metadata worden digitale informatieobjecten bruikbaar: daardoor kan het object worden gevonden, gepresenteerd en begrepen. Latere gebruikers, die geen kennis hebben van de context waarin een bepaald werkproces is uitgevoerd en niet op de hoogte zijn van (mogelijk) gebruikte terminologie, kunnen grote moeite hebben met het vinden van de benodigde informatie. Wanneer object en context van elkaar wordt gescheiden, wordt informatie ontoegankelijk, zo stelt Yap. Indirect staat dit gelijk aan verwijderen van informatie. Verwijderen hoeft niet per definitie weghalen of vernietigen te zijn; voor verwijderen is het scheiden van object en context voldoende.74 Bovendien is contextualisering van groot belang om te kunnen interpreteren hoe het archief binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein zich verhoudt tot hetgeen wat daarbuiten elders op internet is te vinden. Ook is dit belangrijk om te bepalen welke functie de informatie voor de archiefvormer heeft gehad en in hoeverre het informatieobject integer en bruikbaar is. 4.4.4. Verjonging van het geïnstitutionaliseerde culturele domein Het is interessant om te kijken wanneer archief van private personen en organisaties deel gaat uitmaken van het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Dat was altijd bij de overdracht van het archief door de archiefvormer aan één van de genoemde geïnstitutionaliseerde culturele instellingen Dat gebeurt bij overheidsarchieven aan openbare archiefinstellingen op basis van de Archiefwet 1995 na 20 jaar. Archieven van private personen en organisaties worden in de praktijk vaak overgebracht respectievelijk bij het op hogere leeftijd raken, dan wel overlijden van personen of het opheffen van een organisatie. Zoals in paragraaf 4.3.1. aangegeven, blijkt uit het onderzoek onder de respondenten een deel van de informatie in een digitale omgeving ook buiten het geïnstitutionaliseerde culturele domein (online) te verkeren. Desondanks is het niet ondenkbaar dat archief van private personen en organisaties, dat onder het beheer van de archiefvormer blijft, in de toekomst eerder deel gaat uitmaken van het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Dat zal het gevolg zijn wanneer archivarissen van openbare- en categoriale archiefinstellingen eerder worden betrokken bij het archiefvormingsproces door relatiebeheer met private archiefvormers. Voor overheidsarchieven wordt op dit moment in het kader van de ontwikkeling van het e-Depot al onderzocht welke mogelijkheden er zijn voor vervroegde overbrenging.75 4.4.5. Samenvattend model De veranderingen zijn schematisch weergegeven in figuur 4, waarbij de mogelijke “verjonging” van het geïnstitutionaliseerde culturele domein met een rode stippellijn is aangegeven.

74

R.P. Yap, Een eenvoudige vraag… Een onderzoek naar waardering en selectie en de digitale overvloed (Amsterdam, 2012) 52. 75 Zie noot 80. 37

Figuur 4.

4.5. Oplossingen vanuit de literatuur Voor bovengeschetste gevolgen en daarbij ontstane problemen zijn in de literatuur enkele oplossingen aangereikt. In deze paragraaf worden die besproken. Zij zijn samen te vatten tot de kernbegrippen samenwerkingen blijvende bewaking van de duurzaamheid. Samenwerking Allereerst gaat het om het betrekken van archivarissen bij het digitale archiefvormingsproces. Voor hen is een taak weggelegd in het mede nadenken over waardering en selectie en over duurzaamheids- en contextaspecten die daarmee te maken hebben. Cunningham zegt dat, wanneer dat niet gebeurt, “then personal recordkeeping archivists are heading inexorably towards antiquarian oblivion. (…) if it indeed happens, we will lose forever a vital component of our documentary heritage – that component created by private individuals in all walks of life and in all areas of human creative endeavor. If we are to be true to our professional mission, we have a duty to do our level best to ensure that essential evidence of private human activity is captured into reliable and durable recordkeeping systems.”76 De toegankelijkheid van digitaal archief wordt bepaald door voorgeprogrammeerde regels, die automatisch door het archiveringssysteem worden toegepast. De duurzame toegankelijkheid van het archief door latere gebruikers en dus de waardering en selectie, moet al bij het inrichten van het archiveringssysteem van een organisatie worden geregeld.77 Het onderscheid vervaagt tussen archief dat bij de archiefvormer berust en archief dat is overgedragen aan een archiefinstelling78

76

A. Cunningham, Waiting for the ghost train: strategies for managing electronic personal records before it is too late. Geraadpleegd op 28 november 2013 van http://www.mybestdocs.com/cunningham-waiting2.htm. 77 Theo Thomassen, ‘Toegankelijk maken: gebruiker, archief, archivaris’, in: Theo Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman (ed.), Toegang: ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (’s Gravenhage, 2001) 19-20. 78 Hofman, ‘Het intellectueel beheer van archiefbescheiden in het digitale tijdperk’, 214-215. 38

De duurzaamheidsproblematiek is overigens niet iets van de laatste jaren. Al sinds de ontwikkeling van digitale opslagmedia werken informatici aan oplossingen. Ook binnen de archiefwetenschap was al vroeg aandacht voor deze materie. Taylor stelde al in 1984 dat de archivaris meer “naar voren” moet in het proces van archiefvorming.79 Tijdens het VAN-congres in datzelfde jaar sprak bedrijfsarchivaris C.F.M. Jansen de zorg uit dat de archivaris te weinig invloed heeft op de keuze van een informatiedrager met het oog op de duurzaamheid: “de archivaris is lijdelijk en heeft geen invloed op de keuze die anderen maken Ondanks die vroege geluiden zijn pas recent concrete projecten van start gegaan op dit gebied. Er is een Samenwerkingsconvenant Voorbereiding Implementatie e-Depot tussen het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra gekomen. Het Historisch Centrum Overijssel streeft om per 1 januari 2015 over een proefopstelling van een e-Depotvoorziening te beschikken, waarin overheidsarchieven in de provincie kunnen worden beheerd. Ook bij onder meer het Noord-Hollands Archief en Het Utrechts Archief zijn diverse pilots gestart.80 Dit gaat om projecten die betrekking hebben op overheidsarchieven. Jonker is zelfs nog stelliger als het gaat om het moment van waardering en selectie: “De nieuwe omstandigheden dwingen tot tijdige maatregelen, tot waarderen voordat archiefbescheiden gaan ontstaan.”81 Hierdoor kan de omvang van het archief worden ingedamd en op die manier duurzame toegankelijkheid worden gewaarborgd. Bewaring of vernietiging moet al in het ontwerp van het archiefinformatiesysteem van de archiefvormer worden meegenomen.82 Daarnaast moet niet alleen het moment van waardering en selectie wijzigen; ook de wijze waarop. In het kader van het non-custodiale paradigma van de archiefwetenschap stelt Cook een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven voor, waarbij een verschuiving dient plaats te vinden van waardering van de inhoud van het archief, naar waardering van de sociale context waarin het archief is ontstaan, ook wel macro-selectie genoemd. Archivarissen moeten allereerst kijken naar het doel waarvoor archieven zijn gecreëerd en het archiveringsproces; naar de reden waarom en de manier waarop er communicatie plaatsvindt tussen burger en staat in plaats van te kijken naar wat er wordt gecommuniceerd.83 Relatiebeheer tussen archiefinstelling en private archiefvormer is belangrijk wat betreft de uiteindelijke acquisitie van analoog archief. Voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van digitaal archief is relatiebeheer zelfs absoluut noodzakelijk.84 Dat betekent voor archivarissen als relatiebeheerders dat grondige kennis is vereist van duurzaamheid van digitale gegevensdragers en waarborging van context. Juist van archivarissen kan kennis van contextaspecten worden verwacht. Dit in vergelijking tot bijvoorbeeld museummedewerkers en bibliothecarissen. Binnen de collecties van die laatste twee speelt het aspect context een minder prominente rol.85 Volgens links hebben primair private archiefvormers de verantwoordelijkheid om digitale duurzaamheid te garanderen. Die verantwoordelijkheid ligt niet bij archivarissen; die dienen een adviserende rol te vervullen.86

79

Hugh Taylor, ‘Information Ecology and the Archives of the 1980’, Archivaria 9 (1984) 34. In 2013 zijn de Gemeente Haarlem en het Noord-Hollands Archief een pilotproject begonnen om digitaal archief van de gemeente “uit te plaatsen” vanuit het DMS van de gemeente naar het e-depot bij het NoordHollands Archief. De overdracht naar een archiefinstelling komt daarmee eerder in het proces. Zie ook: Bernard de Vries en Vincent Sleebe, ‘E-depot in de provincie. Naar een gemeenschappelijke voorziening in Overijssel’ Archievenblad 117 (2013) 20-22. 81 Jonker, ‘Archief schept een band’, 183. 82 Jonker, ‘Archief schept een band’, 183. 83 Terry Cook, ‘Mind Over Matter’, 38-70. 84 Teun de Bruijn, ‘Relatiebeheer: een must voor het verwerven van particuliere archieven?’, in: Petra Links e.a. (ed.), Particuliere Archieven: fundamenten in beweging (’s Gravenhage, 2013) 169 85 Bert Looper, ‘Het PIVOT-gevoel in Barcelona’ in Archievenblad 103 (1997) 34. 86 Petra Links, Privé-papieren in bewaring. Geraadpleegd op 19 oktober 2013 van http://niodbibliotheek.blogspot.nl/2012/10/privepapieren-in-bewaring.html. 80

39

Blijvende bewaking van de duurzaamheid Bij overbrenging van archief naar een archiefinstelling is het zinvol het digitaal archief van private personen en organisaties opnieuw te waarderen aan de hand van selectiecriteria.87 Ook Jonker benoemt dat.88 Bij het duurzaam toegankelijk maken en beschikbaar stellen van digitaal archief van private personen en organisaties, zullen de bewaarstrategieën conversie, migratie en emulatie noodzakelijk blijven om digitale informatieobjecten toegankelijk te houden en beschikbaar te blijven stellen. Boudrez betoogt dat migratie op dit moment de meest praktische bewaarstrategie is voor archiefvormers en na overdracht van archief aan archiefinstellingen. Archiefinstellingen zullen wel voorafgaand aan migratie risicoanalyses en tests moeten uitvoeren en kwaliteitscontroles gedurende het migratieproces, zodat de kwaliteit van de digitale informatieobjecten niet aangetast wordt.89 Een bewaarstrategie, zoals door Adema voorgesteld bij archiefvormers, zal ook bij archiefinstellingen goede diensten bewijzen, om onnodige migratie te voorkomen.90 Het grote verschil met toegankelijk maken in de analoge situatie is dat archivarissen actiever de duurzaamheid van het toegankelijk en beschikbare archief moeten blijven bewaken en zodoende in stand houden.

4.6. Conclusie Uiteindelijk kan een antwoord worden gegeven op de tweede deelvraag: Wat zijn de gevolgen van deze veranderingen voor de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid? Gebaseerd op de veranderingen in archiefvorming bij vier private personen en vier private organisaties, zoals beschreven in hoofdstuk 3, zijn diverse gevolgen aan te wijzen voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van private archieven binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Het eerste gevolg is dat veel meer informatie wordt vastgelegd. Uit literatuur blijken de methoden van historisch onderzoek daardoor aan veranderingen onderhevig te zijn. Het tweede gevolg is dat informatie, die in een analoge situatie wel zou zijn gearchiveerd en uiteindelijk deel zou kunnen gaan uitmaken van het geïnstitutionaliseerde culturele domein, in een digitale omgeving daar niet altijd meer deel van uitmaakt. Informatie die minder sterk gerelateerd is aan het werkproces van de archiefvormer, kan zich elders op internet bevinden en niet door de archiefvormer worden bewaard. Dientengevolge is datgene wat zich aan archief van private personen en organisaties binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein bevindt, maar een beperkt gedeelte van de neerslag van het handelen; in het niet-geïnstitutionaliseerde culturele domein bevindt zich ook een aanzienlijk deel. Dit betekent echter niet dat uitsluitend bronnenmateriaal ontbreekt. Door de algemene toename van vastgelegde informatie is datgene dat daar wel in wordt opgenomen, veel gedetailleerder; er is veel meer bronnenmateriaal beschikbaar, waardoor interpretatie van het verleden mogelijk is. Vooral private personen en kleine, dan wel informele organisaties binnen de onderzochte groep respondenten hebben de neiging om in een digitale omgeving alles te bewaren. Zij selecteren niet meer wat voor vernietiging in aanmerking komt. Niet selecteren veroorzaakt dat archief moeilijk toegankelijk is: er is veel overtollige informatie en het archief kan niet efficiënt worden gebruikt. Doordat fysieke grenzen van archief vervagen (archief kan zich digitaal overal al dan niet online bevinden), is voor archiefinstellingen minder duidelijk welke rol bepaalde informatieobjecten speelden in werkprocessen en hoe zij gewaardeerd moeten worden. Cook ontwikkelde een model waarbij niet zozeer de inhoud van de documenten door archiefinstellingen moet worden gewaardeerd, maar de context van de archiefvormer. Daardoor is te bepalen welke activiteiten deze archiefvormer heeft uitgevoerd en welke informatie dientengevolge tot het archief behoort en voor blijvende bewaring in aanmerking komt. In een digitale omgeving is waardering en selectie al bij de archiefvorming nodig, zo blijkt uit literatuur.

87

Catherine Bailey, ‘Archival theory and electronic records’, Archivaria 14 (1989) 180-196. Jonker, ‘Archief schept een band’, 183. 89 F. Boudrez, Migratie naar archiveringsformaten (Antwerpen, 2010). 90 Annemieke Adema, Tenminste houdbaar tot, 30-31. 88

40

Doordat digitaal archief zich niet fysiek op een plek hoeft te bevinden, is ordening volgens het traditionele begrip van het principle of provenance door archiefinstellingen niet langer mogelijk. Alleen binnen de context van het archief kan een (digitaal) informatieobject juist, volledig en in overeenstemming met de oorspronkelijke functie ervan, worden geïnterpreteerd. Wanneer interpretatie niet mogelijk is, is er geen sprake meer van informatie maar van gegevens.91 Archiefinstellingen dienen niet langer de herkomst van het archiefstuk centraal te stellen bij het ordenen, maar de context waarin het archief is ontstaan. Op die manier kan duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid worden gerealiseerd. Echter, bij digitaal archief is juist binnen metadata vastgelegde context maar minimaal aanwezig. Waardering en selectie, ordening én interpretatie van archief van private archiefvormers binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein, kan dan niet goed plaatsvinden. Het ontstaan van hybride archief werpt voor archiefinstellingen vragen op welk type informatieobject leidend is en bewaard dient te blijven. Tot slot vindt bij de archiefvormers die voor dit onderzoek zijn ondervraagd, meer conversie van informatie plaats. Dat heeft gevolgen voor de kwaliteit van de informatieobjecten. Vooral de duurzame toegankelijkheid bij archiefinstellingen wordt daardoor bedreigd. Echter conversie van informatie naar nieuwe gegevensdragers blijkt onder de respondenten vrijwel niet preventief plaats te vinden. De snelheid waarmee software veroudert, bepaalt dientengevolge de mate waarin archief van private personen en organisaties “overleeft” om deel te gaan uitmaken van het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Deze overlevingskans is als gevolg van de beperkte duurzaamheid van digitale gegevensdragers kleiner dan in een analoge situatie. Uit literatuur blijkt samenwerking tussen archivarissen en private archiefvormers op het gebied van waardering en selectie (waaraan verbonden duurzaamheids- en contextaspecten) als oplossing te worden gezien. Vanuit hun vakkennis mogen archivarissen worden aangemerkt als degenen die private archiefvormers het beste van advies kunnen voorzien. Zij hebben expertise op het gebied van context ten opzichte van andere instellingen binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Het is door samenwerking mogelijk dat in de toekomst archief van private personen en organisaties eerder onderdeel van het geïnstitutionaliseerde culturele domein zal gaan uitmaken. Daarnaast zullen archiefinstellingen de kwaliteit van digitale informatieobjecten blijvend moeten bewaren, om duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid te waarborgen. De veranderingen in archiefvorming zijn het grootste bij private personen en informele organisaties, al dan niet met een kleine omvang. De gevolgen waarmee archivarissen geconfronteerd worden, zijn dan ook het grootste bij het duurzaam toegankelijk maken en beschikbaar stellen van die categorie archieven. Deze uitkomsten van het onderzoek passen binnen de paradigmawisseling van modern naar post-custodiaal, zoals onder meer geschetst door Cook.

91

Zie noot 105. 41

5. Eindconclusie 5.1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt een antwoord gegeven op de hoofdvraag die aan dit onderzoek ten grondslag ligt. Deze eindconclusie is gebaseerd op de antwoorden op de deelvragen die in respectievelijk hoofdstuk 3 en 4 centraal stonden. Tot slot volgt een paragraaf met aanbevelingen voor vervolgonderzoek.

5.2. Hoofdvraag Wat zijn de gevolgen van de digitale archiefvorming door private personen en organisaties in Nederland voor de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid van deze archieven in het geïnstitutionaliseerde culturele domein? Op basis van het onderzoek onder acht private personen en organisaties zijn diverse veranderingen in archiefvorming in kaart gebracht. Een aantal daarvan wordt ook in andere onderzoekpublicaties genoemd, met name literatuur over archiefvorming bij religieuze instellingen. Allereerst blijkt meer archief bij private personen en organisaties te ontstaan. Wetenschappelijke literatuur geeft aan dat dit voor de methoden van geschiedschrijving forse veranderingen met zich meebrengt; historici waren gewend om te gaan met schaars bronnenmateriaal, maar worden nu geconfronteerd met een overvloed aan bronnen. Echter, niet al dit materiaal wordt duurzaam toegankelijk en duurzaam beschikbaar voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Door de toename van informatie zien vooral archiefvormers van professionele en van omvangrijkere organisaties zich genoodzaakt keuzes te maken wat zelf te archiveren en wat niet. Die informatieobjecten die een minder directe relatie met het werkproces hebben of zich toch al elders online bevinden, worden niet meer gearchiveerd en vallen buiten het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Bij private personen, kleine en informele organisaties is soms van de omgekeerde situatie sprake: daar wordt informatie van het internet opgenomen in het archief. Social mediaactiviteiten worden echter niet gearchiveerd, zo blijkt uit het onderzoek onder de respondenten. Websites worden nauwelijks gearchiveerd Dit alles illustreert dat onderzoekers ook buiten het geïnstitutionaliseerde culturele domein een belangrijk deel van archief van private personen en organisaties kunnen vinden. In het bijzonder personen, kleine en informele private organisaties blijken veel archief “op het gevoel” te vormen, zonder beleid op het gebied van waardering en selectie. Op zichzelf is dat geen nieuw fenomeen, dat was in een analoge situatie ook zo. Maar in een digitale omgeving is door de beperkte duurzaamheid van digitale gegevensdragers het risico op verlies van informatie veel groter en de “overlevingskans” voor behoud binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein dientengevolge kleiner. Bovendien wordt de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid van deze archieven binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein bemoeilijkt doordat archiefvormers, evenals bij analoog archief, minimaal context vastleggen door middel van metadata. In een digitale omgeving blijken archiefvormers nog minder noodzaak te zien in metadatering door full-text zoekmogelijkheden. Ook dat geldt vooral voor personen en kleine en informele private organisaties. Archiefinstellingen worden geconfronteerd met twee problemen bij het streven naar duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van deze archieven voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Volgens Cook moet namelijk bij waardering en selectie van archief de context van de archiefvormer bepalend zijn en niet zozeer de inhoud van het informatieobject zelf. Bovendien is ordening van archief volgens de traditionele invulling van het begrip principle of provenance niet langer mogelijk doordat digitaal archief niet langer gestructureerd wordt geordend op basis van de inhoud. Ordening zal eveneens moeten plaatsvinden op basis van de context van het archief. Voor onderzoekers zorgt het gebrek aan context, vastgelegd door middel van metadata, voor bemoeilijking van de interpretatie van digitale informatieobjecten. Dan is geen sprake van informatie maar van gegevens. Bovendien zorgt een hybride situatie van archief op zowel analoge als digitale 42

gegevensdragers voor onduidelijkheid over de status (origineel, kopie) en functie van bepaalde archiefstukken en dus de waarde als historische bron. Dat wordt veroorzaakt door onvoldoende metadata. Dit geldt voor zowel archivarissen als onderzoekers. Deze ontwikkelingen blijken te passen binnen het non-custodiale denken. Uit literatuur blijkt dat archivarissen al bij de archiefvorming maatregelen moeten nemen op het gebied van duurzaamheid van digitaal archief. Wanneer dat pas bij de klassieke overdracht aan het geïnstitutionaliseerde culturele domein gebeurt, is het te laat. Archivarissen van openbare en categoriale archiefinstellingen dienen met private personen en organisaties in het begin van het archiefvormingsproces mee te denken over waardering en selectie en contextualisering (door metadatering) van hun archief. Daardoor kan bij het ontstaan al de omvang van het archief worden beperkt om zodoende een effectief gebruik te garanderen. Bovendien kan door het nemen van gepaste conserveringsmaatregelen, duurzame, blijvende bewaring worden gewaarborgd. Specifiek archivarissen hebben vanuit hun professie kennis van contextaspecten van informatieobjecten. Dat geldt in veel mindere mate voor medewerkers van andere culturele instellingen, zoals bijvoorbeeld museummedewerkers en bibliothecarissen. Binnen hun collectie speelt het aspect context een minder belangrijke rol. Vooral de mate van professionaliteit van de private archiefvormer lijkt van invloed op de veranderingen in het gebruik van archiveringstechnieken en dus uiteindelijk op de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van private archieven. De gevolgen van de veranderingen in archiefvorming zijn het grootst onder private personen en informele organisaties. Ook de grootte van de organisatie lijkt van invloed te zijn, zo is de conclusie op basis van de enquêtes en literatuuronderzoek. Wanneer archivarissen al bij de archiefvorming door private personen en organisaties worden betrokken bij het duurzaam toegankelijk maken en duurzaam beschikbaar stellen, is het mogelijk dat archief van private personen en organisaties vervroegd kan worden overgebracht naar instellingen binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein. Op die manier kan het deel van het archief dat zich onder het beheer van de archiefvormer verkeert, eerder deel gaan uitmaken van het geïnstitutionaliseerde culturele domein. De veranderingen in archiefvorming en daaruit voortvloeiende gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van deze archieven in het geïnstitutionaliseerde culturele domein, zijn gegrond op onderzoek onder acht private personen en organisaties. Ook worden in andere onderzoekpublicaties diverse veranderingen genoemd. Deze veranderingen en hun gevolgen passen binnen het ontstane non-custodiale paradigma binnen de archiefwetenschap. Niettemin is het beperkte aantal respondenten te klein om harde conclusies te trekken. Dit onderzoek dient dan ook als terreinverkenning. Het geeft een indicatie op welke gebieden veranderingen in archiefvorming als gevolg van het gebruik van digitale archiveringstechnieken zijn te verwachten en daaruit voortvloeiende gevolgen voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van deze archieven binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein.

5.3. Aanbevelingen vervolgonderzoek Door middel van het onderzoek was het mogelijk een antwoord te geven op de vraagstelling die centraal stond. Niettemin zijn er diverse beperkingen aan te wijzen en zijn er nieuwe vragen ontstaan, die om vervolgonderzoek vragen. Vervolgonderzoek onder een groter aantal respondenten zal nodig zijn om de uitkomsten te bevestigen. Daarbij zou, naast de categorie personen en maatschappelijke organisaties, ook de categorie religieuze instellingen moeten worden betrokken. Een groter aantal respondenten maakt het ook mogelijk om onderling verbanden te leggen en uitspraken te doen over beïnvloedingen door de grootte van de organisatie, de organisatiestructuur, de rechtspersoonlijkheid, de aan- of afwezigheid van een archivaris en diens leeftijd en achtergrondkennis over archivering en leeftijd en achtergrondkennis van private personen als archiefvormer. Bovendien maakt het feit dat de omslag van analoog naar digitaal archiveren momenteel nog volop plaatsvindt, het niet mogelijk achteraf te reflecteren. De eindconclusie is nu gebaseerd op plausibele verwachtingen, naar aanleiding van de onderzoeksresultaten. Deze verwachtingen worden 43

weliswaar gestaafd door wetenschappelijke literatuur, maar de gevolgen daarvan voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame die daardoor worden, kunnen nog nauwelijks in de praktijk worden gemeten. Vervolgonderzoek is noodzakelijk. Daardoor kan worden bevestigd dat de gevolgen waarmee archiefinstellingen te maken krijgen, vergelijkbaar zijn tussen enerzijds archief van formele organisaties en anderzijds overheden in de zin van de Archiefwet 1995. Weliswaar is archiefvorming bij de laatste categorie archiefvormers onderworpen aan meer en explicietere wet- en regelgeving, maar dat wil nog niet zeggen dat in de praktijk verschillen zijn waar te nemen. Praktijkonderzoek zal dat moeten uitwijzen. In het bijzonder is verder onderzoek aanbevolen naar de uiteenlopende verschillen in de mate van duurzame toegankelijkheid voor de archiefvormer zelf en voor derden. Aanleiding hiertoe is de opvatting van archiefvormers dat ordening en metadata niet van prominent belang zijn door de mogelijkheid tot full-text retrieval. Er kan echter een risico ontstaan dat de duurzame toegankelijkheid voor andere gebruikers vermindert, door gebrek aan kennis van de organisatiestructuur en gehanteerde terminologie. Ook zijn bij het uitvoeren van dit onderzoek vragen blijven liggen met betrekking tot het waarderingsaspect. Het onderzoek werd te omvangrijk als was ingegaan op de vraag welke private archiefvormers actief door archivarissen dienen te worden geadviseerd inzake digitaal archiefbeheer. Dat vraagstuk is een onderzoek op zich. Tot slot zijn diverse verschillen in archiefvorming tussen private personen en private organisaties, zoals gebleken uit dit onderzoek, aanleiding voor verder praktijk- en literatuuronderzoek. Op basis daarvan kunnen deze verschillen wellicht worden verklaard. Daarbij valt onder meer te denken aan het verschil in de mate van conversie van informatie, toegankelijkheid en beschikbaarheid van het archieven en de bereidwilligheid tot overdracht van het archief aan archiefinstellingen. Omdat deze elementen geen grote verschillen toonden tussen analoge en digitale archivering, is daar in dit onderzoek niet nader op in gegaan. Niettemin zijn het interessante constateringen die om nader onderzoek vragen.

44

Geraadpleegde bronnen Literatuur Annemieke Adema, Tenminste houdbaar tot. Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid (Amsterdam, 2011). Algemene Rekenkamer, Rapport Machineleesbare gegevensbestanden; archivering en beheer bij het rijk. Tweede Kamer der Staten-Generaal, vergaderjaar 1991-1992, nr.22-263, nr. 1-2 (’s Gravenhage, 1991). Algemene Rekenkamer, Informatiehuishouding van het Rijk, overzicht van een dynamisch vraagstuk, een achtergrondstudie (’s Gravenhage, 2009). Marga Arendsen, ‘Kerkelijke archieven in het jaar van het religieus erfgoed’, Archievenblad, 104 (2008) 8-11. G.J. Ashworth, B.J. Graham en J.E. Tumbridge. Pluralising pasts: heritage, identity and place in multicultural societies (London, 2007). Catherine Bailey, ‘Archival theory and electronic records’, Archivaria 14 (1989) 180-196. J.A.A. Bervoets e.a., ‘Het conglomeraat ontward. Aanwijzingen voor het inventariseren van familiearchieven’, Nederlandsch Archievenblad 88 (1984) 193-233. K.J.P.F.M. Jeurgens e.a., Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (’s Gravenhage, 2007). Herman Bongenaar, Beschermingsmogelijkheden voor particuliere archieven (Amsterdam, 2011). J. Boomgaard, R.S. Jonker en J.C. van der Ploeg, ‘Archiefzorg en Informatietechnologie’ Nieuws van archieven 10 (1992) bijlage. E.P. de Booy, ‘Het geheel der particuliere archieven’ Nederlandsch Archievenblad 84 (1980) 282-290. R.T.M. Bots, W. Jansen, Organisatie en informatie (Groningen, 2004). Filip Boudrez, Het digitaal archiveringssysteem. beslissingsmodel als uitgangspunt (Antwerpen, 2001).

Beheersinformatie,

informatielagen

en

F. Boudrez, ‘Digitale archivarissen’, Karakter. Tijdschrift van wetenschap 6 (2008) 19-21. F. Boudrez, Migratie naar archiveringsformaten (Antwerpen, 2010). Filip Boudrez, ‘Iedereen digitale archivaris’, in: Petra Links e.a. (ed.), Particuliere Archieven: fundamenten in beweging (’s Gravenhage, 2013) 116-126. A. van den Broek, F. Huysmans, J. de Haan, Cultuurminnaars en cultuurmijders. Trends in de belangstelling voor kunsten en cultureel erfgoed (’s Gravenhage, 2005). E. Bride, ‘The IBM Personal Computer: A Software-Driven Market’, Computer 44 (2011) 34-39. P. Brood, ‘Het VAN-congres 1984’, Nederlandsch Archievenblad 89 (1985) 1-77.

45

Teun de Bruijn, ‘Relatiebeheer: een must voor het verwerven van particuliere archieven?’, in: Petra Links e.a. (ed.), Particuliere Archieven: fundamenten in beweging (’s Gravenhage, 2013) 169-178. Geert-Jan van Bussel en Ferdinand Ector, ‘Kwaliteit van archiefdocumenten: noodzaak voor duurzaamheid’, in: G.J. van Bussel e.a. (ed.), Werken in een digitale omgeving (Alphen aan den Rijn, 2001) 28-40. G.J. van Bussel, Archiving should be just like an Appletm en acht andere, nuttige (?) stellingen. Lectorale rede, in verkorte vorm uitgesproken op dinsdag 16 oktober 2012 (Amsterdam, 2011). W. van Buuren, Handleiding voor het beheer van historische sportarchieven (Hilversum, 2003). Commissie tot registratie van Protestantse, kerkelijke en semikerkelijke Archieven, Concept richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer. Bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten (Utrecht, 2010). Terry Cook, ‘Easy to Byte, Harder to Chew: The Second Generation of Electronic Records Archives’, Archivaria 16 (1991) 203-208. Terry Cook, ‘Mind Over Matter’, in: Barbara L. Craig (ed.), The Archival Imagination. Essays in Honour of Hugh A. Taylor’ (Ottawa, 1992) 38-70. Terry Cook, ‘Archives, Evidence and Memory; Thoughts on a Divided Tradition’, Archival Issues 22 (1997, no. 2) 177-182. Terry Cook, ‘What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift’, in: P.J. Horsman, (ed.), Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 29-67. Terry Cook, ‘Electronic Records, Paper Minds: The Revolution in Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era’, in: Archives & Social Studies: A Journal of Interdisciplinary Research 1 (March 2007) 399-443. J.H. van Dale, Nieuw handwoordenboek der Nederlandse taal (8e druk; ’s Gravenhage, 1975). B. Dommisse, ‘Verslag van een NVBA seminar. De ontwikkeling van de archieforganisatie’, Archievenblad (september 2003) 54-59. Terry Eastwood, ‘Towards a Social Theory of Appraisal’, in: Barbara L. Craig (ed.), The Archival Imagination. Essays in Honour of Hugh A. Taylor (Ottawa, 1992) 71-89. H.B. Eem en P.J.M. Velthuys-Bechtold, Inventaris van het archief van de Vereniging van Vrouwen met Hogere Opleiding, 1937-1999 (Haarlem, 1999). Astrid Erll, ‘Cultural Memory Studies: An Introduction’, in: Astrid Erll (ed.), Cultural Memory Studies: An International and Interdisciplinary Handbook (Berlin-New York, 2008). Robert Fisher, ‘In Search of a Theory of Private Archives: The Foundational Writings of Jenkinson and Schellenberg Revisited’, Archivaria 35 (2009) 1-24. K.E. Foote, ‘To remember and forget: Archives, memory and culture’, American Archivist 53 (1990), 378-292.

46

Marien Geelhoed, Digitaal archiveren van kerkelijke archieven. Richtlijnen voor een duurzaam beheer van digitale documenten door archiefvormers en archiefbeheerders van kerkelijke archieven in kleine protestantse kerkgenootschappen (Amsterdam, 2008). Bastiaan de Goede en Hans van Rijn, ‘Pro’s en contra’s van conversie’, Od 63 (2009) 6-7. H.W. Gorter, Inventaris van het archief van Amnesty International, groep Haarlem, 1966-2011 (Haarlem, 2011). Caroline de Hart, Een kwestie van kiezen. Acquisitieplannen en profielen in het Nederlandse archiefwezen, (Amsterdam, 2012). F. Hartman, M. van Leeuwen-Canneman en N. Ruitenberg, ‘Historia Docet? Het Centraal Register van Particuliere Archieven (CRPA)’, Archievenblad (2009). J.B.G.A. Havermans, R.P. de Jong, B.A. Otten, Nationaal Business Archief. Cultureel erfgoed van bedrijfsarchieven (Nijmegen, 2008). Karin van der Heiden, Beknopte Handleiding archiveren voor ontwerpers (Utrecht, 2006). Margareth Hedstrom, ‘Archives, Memory, and Interfaces with the Past’, Archival Science 2 (2002) 2143. Margareth Hedstrom, Archives and Collective Memory: More than a Metaphor, Less than an Analogy, in: Terry Eastwood, Heather MacNeil (ed.). Currents of Archival Thinking (Libraries Unlimited, 2010) 163-179. G.W. Heemstede, ‘Wat doen we met de oude papieren? De laatste stand van zaken in het archief’, Ouderlingenblad 90 (2013) 15-18. Hans Hofman, ‘De digitale archivaris: een nieuwe wereld. De invloed van informatietechnologie op het archiefvak’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 211-214. Hans Hofman, ‘Het intellectueel beheer van archiefbescheiden in het digitale tijdperk’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 121-131. Hans Hofman, ‘Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden’ in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.), Context: interpretatiekaders in de archivistiek (’s Gravenhage, 2000), 45-61. P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum, 1998). P. Horsman, (2006). Archiveren. Een inleiding (‘s Gravenhage, 2006). P. Horsman, Abuysen ende desordiën: archiefvorming en archivering in Dordrecht, 1200-1920 (Amsterdam, 2009). K. Jakobsen, ‘Anarchival Society’ in: Eivind Røssaak (ed.), The archive in Motion. New concepts of the Archive in Contemporary though and New Media Practices (Oslo, 2010) 127-154.

47

Ad de Jong, De dirigenten van de herinnering. Musealisering en nationalisering van de volkscultuur in Nederland, 1815-1940 (Nijmegen, 2001). Agnes Jonker, ‘Archief schept een band. Selectie en digital Archief’ in: P. Brood (ed.). Selectie: waardering, selectie en acquisitie van archieven (’s Gravenhage, 2004) 178-198. Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, Almanak van het Nederlands Archiefwezen 2013/2014 (’s Gravenhage, 2013). Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (2013), ‘Wat bewaren we wel en wat niet? Selectie en vernietiging van informatie bij overheid en bedrijven’, Archievenblad 117 (2013), 17-19. Sanja Lap en Petra van der Ree, Het ontwerpproces bewaard: beknopt ABC voor architecten, ontwerpers en vormgevers (Rotterdam, 2007). Rob van der Laarse, ‘Erfgoed en de constructie van vroeger’, in: Rob van der Laarse (ed.), Bezeten van vroeger. Erfgoed, identiteit en musealisering (Amsterdam, 2005). Petra Links, Privé-papieren in bewaring. Een onderzoek naar het behoud van particuliere archieven in Nederland (Amsterdam, 2010). Trond Lundemo, ‘Archival Shadows’, in: Eivind Røssaak (ed.), The archive in Motion. New concepts of the Archive in Contemporary thought and New Media Practices (Oslo, 2010) 183-196. Bert Looper, ‘Het PIVOT-gevoel in Barcelona’ in Archievenblad 103 (1997) 34-36. Bert Looper en Bert de Vries, ‘Contextuele toegankelijkheid: panoptische utopie of realiteit?’ in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (ed.), Context: interpretatiekaders in de archivistiek (’s Gravenhage, 2000), pp245-256. Viktor Mayer-Schönberger, Delete. The Virtue of Forgetting in the Digital Age. (Oxford/Princeton, 2009). Sue McKemmish, ‘Evidence of Me’, Archives and Manuscripts 24 (1996) 28-45. Albert Meijer, CC’tjes naar de baas. E-mail en verandering in ambtelijke organisaties (Den Haag, 2006) Barbara A. Mitszal, Theories of social remembering (Open University Press, 2003). Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid, Toekomst voor ons digitaal geheugen. Duurzame toegang tot informatie in Nederland (’s Gravenhage, 2009). Noord-Hollands Archief, Balans en perspectief. Beleidsplan 2013-2016 (Haarlem, 2013). Jeroen van Oss, ‘Hoe staat het eigenlijk met Fokker?’ Archievenblad 102 (1998) 17-18. Klaartje Pompe, Kerkelijk archiveren in het digitale tijdperk: lusten of lasten. Lezing Toogdag kerkelijk archiefbeheer 9 februari 2013. Projectgroep Lokale Archieven, Beheer van het kerkelijk archief. Praktische handleiding voor inventarisatie van het archief van de kerkelijke gemeente (Utrecht, Protestantse Kerk in Nederland, 2012). 48

Protestantse Kerk in Nederland, Concept richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten (Utrecht, 2010). Provincie Noord-Holland, Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Noord-Holland. Brochure, verschenen ter gelegenheid van de studiemiddag Archief Digitaal op donderdag 20 november 2008 (Haarlem, 2008). Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel. Over de rijkverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed. Advies Erfgoedselectiebeleid deel I en deel II (’s Gravenhage, 2005). Kees Ribbens, Een eigentijds verleden. Alledaagse historische cultuur in Nederland, 1945-2000 (Hilversum, 2002). Wence Roet en Freddie Rosenberg, MKBA van een Nationaal Business Archief (Amsterdam, 2010). P.A. van de Ruit, We Are The Archive. Een onderzoek naar de invloed van informatietechnologie op de gemeentelijke organisatie en de gevolgen hiervan voor de archiveringsfunctie (Amsterdam, 2011). A.P. van Schilfgaarde, ‘Huis- en familiearchieven’, Nederlands Archievenblad 64 (1960) 152-160. Janine Solberg, ‘Googling the Archive: Digital Tools and the Practice of History’, Advances in the History of Rhetoric 15 (2012) 53-76. Hugh Taylor, ‘Information Ecology and the Archives of the 1980’, Archivaria 9 (1984) 25-37. Huhg A. Taylor, ‘Transformation in de Archives: Technological Adjustment or Paradigm Shift?’, Archivaria 12 (1987) 12-28. A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (’s Gravenhage, 2007). Theo Thomassen, ‘Een korte introductie in de archivistiek’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (ed.). Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 11-20. Theo Thomassen, ‘Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (red.). Paradigma: naar een nieuw paradigma in de archivistiek (’s Gravenhage, 1999) 69-79. Theo Thomassen, ‘Toegankelijk maken: gebruiker, archief, archivaris’, in: Theo Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman (ed.), Toegang: ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (’s Gravenhage, 2001) 13-43. Theo Thomassen, Archiefwetenschap, erfgoed en politisering. Rede uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van hoogleraar in de Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam op woensdag 15 september 2010. (Amsterdam, 2010). Frank Veraart, ‘De domesticatie van de computer in Nederland 1975-1990’, Stadium 2 (2008) 145164. Vereniging van Archivarissen, ‘Mededelingen van het bestuur, werkgroep automatisering’, Nederlands Archievenblad 77 (1973) 241-243. Nel Verhoeven, Wat is onderzoek? Praktijkboek methoden en technieken voor het hoger onderwijs (’s Gravenhage, 2007). 49

Bernard de Vries en Vincent Sleebe, ‘E-depot in de provincie. Naar een gemeenschappelijke voorziening in Overijssel’, Archievenblad 117 (2013) 20-22. R.P. Yap, Een eenvoudige vraag… Een onderzoek naar waardering en selectie en de digitale overvloed (Amsterdam, 2012). Z.a., Lexicon van Nederlandse archieftermen (’s Gravenhage, 1983). Websites S. Aertsen, DigiGids@Work. Geraadpleegd op 27 december 2013 van http://109.135.3.34/AMVB312/docs/DigiGIDS_work_v20120926.pdf. Anansi World Wide Web, Wijnand Stomp. Geraadpleegd op 22 november 2013 van http://www.anansiworldwideweb.com/wijnand_stomp.php. Archief Eemland, Het bewaren waard. Geraadpleegd op 28 november 2013 van http://www.archiefeemland.nl/digitale-producten/het-bewaren-waard. Archiefbesluit 1995, hoofdstuk 4, artikelen 11-13. Geraadpleegd op 16 november 2013 van http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/. Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken in Nederland, Organisatorische eisen aan digitaal archiefbeheer. Geraadpleegd op 13 november 2013 van http://www.adckampen.nl/node/9. Archiefregeling 2009, hoofdstuk 3, artikel 16-26. Geraadpleegd op 16 november 2013 van http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/ Archiefwet 1995, artikel 12. Geraadpleegd op 14 december 2014 van http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/. Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren? Geraadpleegd op 14 oktober 2013 van http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/onderneme n/administratie/administratie_opzetten/hoe_lang_moet_u_uw_administratie_bewaren. Filip Boudrez, Digitaal archiveren en digitale duurzaamheid. Geraadpleegd op 21 oktober 2013 van http://www.buzzle.com/articles/what-is-culture.html. Buzzle, What is culture? Geraadpleegd op 16 september 2013 van http://www.buzzle.com/articles/what-is-culture.html. A. Cunningham, Waiting for the ghost train: strategies for managing electronic personal records before it is too late. Geraadpleegd op 28 november 2013 van http://www.mybestdocs.com/cunningham-waiting2.htm. Encyclo, Duurzaam. Geraadpleegd op 27 november 2013 van http://www.encyclo.nl/begrip/Duurzaam. Familiearchieven Platform Particuliere Archieven. Geraadpleegd op 13 december 2013 van http://www.familiearchieven.nl/platformparticulierearchieven.html. Fokker Service, About us. Geraadpleegd op 22 november 2013 van http://www.fokkerservices.com/About-Us / 50

Robbert van Helsdingen, Muziek en beeld. De digitale herinnering aan de Berlijnse muur. Geraadpleegd op 16 september 2013 van http://mediatedmemories.wordpress.com/muziek/. Iron Mountain (z.j.). Bewaartermijnen. Geraadpleegd op 14 oktober 2013 van www.ironmountain.nl/bewaartermijnen. Charles Jeurgens, Waardering en selectie van archieven: overvloed en onbehagen. Lezing gehouden tijdens het KNHG-symposium ‘Wat willen historici van archieven’, 13 oktober 2008. Geraadpleegd op 13 november 2013 van http://www.let.leidenuniv.nl/history/jeurgens/waardering_en_selectie_van_archieven.pdf. Kamer van Koophandel Eisen aan uw administratie. Geraadpleegd op 14 oktober 2013 van http://www.kvk.nl/ondernemen/financien/administratie/eisen-aan-uw-administratie/. Library of Congress, Perspectives on Personal Digital Archiving. National Digital Information Infrastructure and Preservation Program. Geraadpleegd op 27 december 2013 van http://www.digitalpreservation.gov/documents/ebookpdf_march18.pdf. Petra Links, Privé-papieren in bewaring. Geraadpleegd op 19 oktober http://niodbibliotheek.blogspot.nl/2012/10/privepapieren-in-bewaring.html.

2013

van

Cahal Milmo, ‘Revealed: How British Empire’s dirty secrets went up in smoke in the colonies; The Independent 27 (Friday 29 November 2013). Geraadpleegd op 29 november 2013 van http://www.independent.co.uk/news/uk/home-news/revealed-how-british-empires-dirty-secretswent-up-in-smoke-in-the-colonies-8971217.html?origin=internalSearch R. Pearce-Moses, A Glossary Glossary of Archival Archival & Records & Records terminology. Geraadpleegd op 15 november http://www2.archivists.org/glossary/terms/a/access.

2013

van

Protestantse Kerk in Nederland, Beheer van het kerkelijk archief. Praktische handleiding. Geraadpleegd van http://www.pkn.nl/Lists/PKN-Bibliotheek/Beheer-van-het-kerkelijk-archiefpraktische%20handleiding-2012.pdf Stefan Schwarzkopf, Do business historians need a theory of the archive? Geraadpleegd op 29 november 2013 van http://nephist.wordpress.com/2013/10/07/do-business-historians-need-atheory-of-the-archive/. Rijksoverheid, Wetgeving. Geraadpleegd op 12 oktober 2013 van http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/wetgeving/. Henk Vanstappen, Opname en verwerking van born digital objecten uit een architectuurarchief. Een casestudy in opdracht van het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven. Geraadpleegd op 27 december 2013 van http://www.immd.be/files/CADarchivering_rapport_final.pdf). Wikipedia, Cultureel geheugen. Geraadpleegd op 16 september 2013 van http://nl.wikipedia.org/wiki/Cultureel_geheugen.

51

Interviews, gesprekken en schriftelijke correspondenties R. van Bragt (Archivaris RKD), Presentatie tijdens de KVAN/SNAAI-najaarsactiviteit op 26 november 2013 bij het Rijksmuseum te Amsterdam en schriftelijke toelichting nadien. H. van de Bult (secretaris Vereniging van Vrouwen met Hogere Opleiding, afdeling Haarlem), 5 november 2013. F. Duursema (archivaris en bibliothecaris Dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland), 20 november 2013. K. van Giffen, 21 november 2013. T. van Houdt (Organisatie Goede Orde/Kerkgeheugen), 14 november 2013. C.F. Huitema (Inlichtingen Nationaal Archief), 10 december 2013. J.W.C. de Roos, 1 november 2013. A.T.T. Sol, 24 oktober 2013. A. Tieleman (voorzitter Amnesty International, groep Haarlem en Fokker Service), 31 oktober 2013. W. Stomp (theaterproducent Kalebas Producties), 5 november 2013.

52

Bijlage Ia. De begrippen archief, collecties en verzamelingen Dit literatuuronderzoek vormt een aanvulling op paragraaf 1.2.2. Bredere definitie van het begrip archief Lange tijd is er binnen de archiefwetenschap discussie geweest of bepaalde onderdelen van nietoverheidsarchief wel als archief mogen worden aangemerkt. In de “Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven” van de archivarissen Muller, Feith en Fruin uit 1898 noemen zij wel maatschappijen, verenigingen die archief vormen en “Zelfs partikulieren kunnen archieven hebben”… Maar “Men rekene hieronder echter niet de zoogenaamde familiearchieven of huisarchieven”. Deze vormden in de optiek van Muller, Feith en Fruin “geen geheel, zij zijn meermalen op de meest zonderlinge wijze bijeengekomen en missen het organisch verband van een archief in de beteekenis, daaraan in deze handleiding gegeven.”92 Deze discussie heeft volgens De Booy plaatsgevonden tot in de jaren ’70, sindsdien is over het algemeen ook familiearchief geaccepteerd als volwaardig archief, evenals andere vormen van niet-overheidsarchief.93 Dat is ook te zien in de definitie van het woord archief; volgens Muller, Feith en Fruin moest een archiefstuk ambtshalve zijn opgemaakt, een bepaling die ontbreekt in de definitie van Thomassen, zoals genoemd in paragraaf 1.2.2. Eastwood blijft daarentegen archief definiëren enkel als administratieve documenten die getuigen van zakelijke transacties, waarmee hij archief als privédocumenten, bewaard vanuit emotionele motieven, uitsluit.94 Illustratief voor de bredere definitie van archief is het feit dat in 1982 de Rijksarchiefschool speciaal een studiedag organiseerde met “familie- en huisarchieven” als thema. Daaruit voortvloeiend ontstond een werkgroep familie- en huisarchieven die in 1984 in het Nederlands Archievenblad praktische aanwijzingen publiceerden voor het inventariseren van familiearchieven. Voor de verschillende categorieën archieven werden geen dwingende richtlijnen en modellen opgesteld. De inhoud van elk archief is anders en vraagt om een andere vorm van ordening.95 Archieven en collecties Bij archiefinstellingen wordt vaak een tweedeling gemaakt in archieven en collecties. Bij een collectie ontbreekt het proces-gebonden aspect. Het woord zegt niets over de functie die de verzameling heeft (gehad) en de beweegredenen van de archiefvormer.96 Van Schilfgaarde schrijft over persoonlijke collecties: “Mannen met historische of genealogische belangstelling verzamelden vaak alle stukken, die zij maar in handen konden krijgen, en die voor hen en hun studie belangrijk waren. Als zij de stukken zelf niet konden behouden, maakten zij er aantekeningen uit of afschriften van, waarnaar zij dan in hun publicaties of collecties verwezen.”97 Bongenaar stelt dat niet alleen de definitie van archief is gewijzigd, waardoor ook archieven van private personen en organisaties als zodanig worden aangemerkt, maar ook wordt het onderscheid tussen archieven en collecties steeds minder.98 Of, zoals Lundemo zegt: “It has become

92

Die betekenis luidt: “Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voor zoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten.” Zie: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum, 1998). E.P. de Booy, ‘Het geheel der particuliere archieven’ Nederlandsch Archievenblad 84 (1980) 282-290. 94 Fisher, ‘In Search of a Theory of Private Archives’, 3 95 Bervoets e.a., ‘Het conglomeraat ontward’, 197. 96 “In tegenstelling tot een archief noemt men een hoeveelheid bescheiden, die door iemand met een bepaald doel zijn bijeengebracht, zonder dat zij naar hun aard zijn bestemd onder hem te berusten, een verzameling. Synoniem voor verzameling is collectie.” Zie: Z.a., Lexicon van Nederlandse archieftermen (’s Gravenhage, 1983), lemma 2. 97 A.P. van Schilfgaarde, ‘Huis- en familiearchieven’, Nederlands Archievenblad 64 (1960) 154. 98 Herman Bongenaar, Beschermingsmogelijkheden voor particuliere archieven (Amsterdam, 2011) 13-14. 93

53

commonplace that one in the daily use of the therm understands archive as a metaphor for all stored information.”99

99

Trond Lundemo, ‘Archival Shadows’, in: Eivind Røssaak (ed.), The archive in Motion. New concepts of the Archive in Contemporary thought and New Media Practices (Oslo, 2010) 186. 54

Bijlage Ib. Het begrip cultuuromslag van analoog naar digitaal Dit literatuuronderzoek vormt een aanvulling op paragraaf 1.2.2. Cultuuromslag Van Bussel signaleert drie maatschappelijke ontwikkelingen als gevolg van de cultuuromslag van analoog naar digitaal, ook wel aangeduid als digital turn: de toename van de hoeveelheid informatie (met gevolgen voor de opslagmogelijkheden, toegankelijkheid, vindbaarheid en begrijpelijkheid), de wereldwijd toenemende regulering om transparantie binnen organisaties te vergroten en de verwachting dat organisaties steeds meer milieuvriendelijk functioneren.100 Voor organisaties heeft de digital turn ook gevolgen voor werkprocessen binnen de organisatie en dus indirect op het archief, hetzij als trigger van een proces, als product of bijproduct van het handelen of als basis van het proces. Boudrez schreef: “Geleidelijk aan zette die digitale evolutie zich ook verder in hun [d.w.z. bedrijven en organisaties, JvdM) primaire processen. Met de invoering van het Nieuwe Werken krijgt deze evolutie een grote stimulans.” 101 Van de Ruit stelt dat organisaties zich steeds meer ontwikkelen van een hiërarchisch gestructureerde organisatie tot een netwerkorganisatie of –bureaucratie (voor ambtelijke organisaties). Steeds meer zaken vinden plaats in netwerken, waarbij Web 2.0 toepassingen een grote rol spelen. Dit houdt overigens niet in dat de vroegere organisatievormen zullen verdwijnen, maar netwerkstructuren worden steeds meer de leidende organisatievorm. Van de Ruit baseert zich op de socioloog Castells die deze indirecte cultuuromslag hoofdzakelijk ziet als een direct gevolg van de ICT revolutie. Het Nieuwe Werken is een voorbeeld van deze verandering in organisatievormen. Het werkproces wordt niet meer van begin tot eind voorgeschreven, maar de werknemer krijgt steeds meer eigen verantwoordelijkheid. Dit alles heeft onherroepelijk gevolgen voor de manier waarop binnen organisaties wordt gearchiveerd, zowel bij overheidsorganisaties als private partijen. “De ontwikkeling naar een netwerkbureaucratie vraagt een andere manier van archiveren en misschien ook wel een andere benadering van het archief”, aldus Van de Ruit.102 Van de Ruit pleit dan ook voor het open zaaksysteem als nieuwe benadering van de archivering, waarbij de verantwoording voor archivering óók bij medewerkers wordt neergelegd.103 Technische veranderingen Specifiek wat betreft toepassingen van archiveringstechnieken is er door de digital turn enorm veel veranderd. Archivarissen kregen vanaf de jaren ’60 naast analoge gegevensdragers te maken met digitale gegevensdragers. Ter vergelijking: in 1966 waren er 100 computers bij de rijksoverheid, in 1989 schafte de rijksoverheid bijna 80.000 computers en terminals aan.104 Bij een analoge drager zijn de gegevens één op één gekopieerd, bij een digitale drager gecodeerd in zogenoemde discrete eenheden (in de vorm van enen en nullen) die via een rekenkundige bewerking de oorspronkelijke gegevens weergeven. Op analoge gegevensdragers staat exact hetzelfde document, op digitale gegevensdragers staan discrete waarden, namelijk 0, 1, 2 en 3 of A, B en C (bits en bytes) en is er zelfs geen sprake van een document, maar van een informatieobject.105 Voorbeelden van analoge 100

tm

Van Bussel. Archiving should be just like an Apple , 6-7. 101 Filip Boudrez, ‘Iedereen digitale archivaris’, 116-126. 102 P.A. van de Ruit, We Are The Archive. Een onderzoek naar de invloed van informatietechnologie op de gemeentelijke organisatie en de gevolgen hiervan voor de archiveringsfunctie (Amsterdam, 2011) 12-19, 37-40. 103 P.A. van de Ruit, We Are The Archive, 12-19, 37-40. 104 Algemene Rekenkamer, Rapport Machineleesbare gegevensbestanden; archivering en beheer bij het rijk. Tweede Kamer der Staten-Generaal, vergaderjaar 1991-1992, nr.22-263, nr. 1-2 (’s Gravenhage, 1991) 6. 105 K. Jakobsen, ‘Anarchival Society’ in: Eivind Røssaak (ed.), The archive in Motion. New concepts of the Archive in Contemporary though and New Media Practices (Oslo, 2010) 127; Viktor Mayer-Schönberger, Delete. The Virtue of Forgetting in the Digital Age. (Oxford/Princeton, 2009) 53-54; Filip Boudrez, Digitaal archiveren en digitale duurzaamheid. Geraadpleegd op 21 oktober 2013 van www.edavid.be/docs/FBoudrez_digitaleDuurzaamheid.pdf. De begrippen gegevens en informatie worden veel door elkaar gebruikt. Zo spreekt men van gegevensdragers en informatieobjecten. Bots en Jansen schrijven: “Gegevens (oftewel data in het Engels) zijn de objectief 55

gegevensdragers zijn videobanden, audiocassettes en grammofoonplaten. Digitale gegevensdragers zijn bijvoorbeeld ponskaarten, compact cassettes, diskettes, cd’s, dvd’s, usb-sticks en geheugenkaarten. Gegevensdragers zoals microfiche, microfilm en magneetbanden kunnen in principe zowel analoge als digitale informatie bevatten. Voor het raadplegen van digitale gegevensdragers, die de bits en bytes reconstrueren tot de oorspronkelijke gegevens, zijn machines (computers) nodig. Er werd dan ook wel gesproken van Machine Leesbare Gegevens, afgekort tot MLG’s. Al in 1971 werd door de Vereniging van Archivarissen (VAN) een Werkgroep Automatisering ingesteld, maar vooralsnog werden de acht geformuleerde aanbevelingen op het gebied van de relatie tussen computers en archief nauwelijks opgevolgd.106 In de jaren ’70 en ’80 voorzagen sommigen dat het beroep archivaris zou verdwijnen en plaats ging maken voor computerspecialist of informatiemanager. Pas later, rond 1990, kwam het bewustzijn dat deze beide beroepen naast elkaar behoren te bestaan en niet door een en dezelfde persoon moeten worden uitgeoefend. Zowel de archivaris als de computerspecialist hebben expertise die noodzakelijk gecombineerd moet worden om duurzaam digitaal archief te vormen en te beheren.107 Op het congres van de VAN in 1984 werd gesproken over kwaliteitseisen voor informatiedragers. Toen al was er sprake van “een schrikwekkende groei van het ‘elektronisch geheugen’. (…). Het resultaat is dat de archivaris, die vroeger informatie trachtte te redden, nu daarin dreigt te verdrinken.”108 Archiefinstellingen leken zich concreter met deze problematiek te gaan bezighouden vanaf het begin van de jaren ’90. In 1991 verscheen al een rapport van de Algemene Rekenkamer over digitale archivering bij de overheid.109 Tot nog toe is er vrij weinig geschreven over de technische veranderingen in archiefvorming voor wat betreft niet-overheidsarchief. Boudrez gaat wel in op deze problematiek: “Sinds jaar en dag is digitaal de norm in de wereld van de communicatie, de fotografie, de muziek, de video, de gaming enzovoort. Voor veel privé-personen luidde de aanschaf van een nieuw fototoestel of het aanmaken van een e-mailaccount de overstap naar de digitale wereld in. (…). Bedrijven en organisaties maakten waar mogelijk nog vroeger de overstap naar de digitale wereld. De klanten- of ledenadministratie, de boekhouding en de facturatie zijn voor de meeste bedrijven en organisaties de terreinen waar de eerste digitale stappen werden gezet. (…) Zeker privé-personen lopen voorop in de digitale evolutie. Zij zijn vrij om nieuwe technologieën in gebruik te nemen of van systemen te veranderen. Velen maken van deze mogelijkheden gebruik en stappen regelmatig van de ene technologie of toepassing over naar een andere, met als gevolg dat hun digitale archieven verspreid zitten over heel wat systemen. Het gebruik van sociale media, web 2.0 oplossingen en allerhande cloudtoepassingen illustreert dit.”110

waarneembare neerslag van feiten of kennis op een bepaald medium, zodat deze gegevens uitgewisseld kunnen worden. Gegevens zijn symbolen waar nog geen betekenis aan is gegeven. (…). Informatie bestaat uit met elkaar in verband gebrachte en geïnterpreteerde gegevens.” Zie: R.T.M. Bots, W. Jansen, Organisatie en informatie (Groningen, 2004) 15. In dit onderzoek wordt bewust gesproken over het archiveren van informatie; voor de archiefvormer bevat het te archiveren materiaal namelijk betekenis en heeft het een onderling verband. 106 Vereniging van Archivarissen, ‘Mededelingen van het bestuur, werkgroep automatisering’, Nederlands Archievenblad 77 (1973) 241-243. 107 Terry Cook, ‘Easy to Byte, Harder to Chew: The Second Generation of Electronic Records Archives’, Archivaria 16 (1991) 203-208. 108 P. Brood, ‘Het VAN-congres 1984’, Nederlandsch Archievenblad 89 (1985) 31. 109 Algemene Rekenkamer, Rapport Machineleesbare gegevensbestanden, 6; J. Boomgaard, R.S. Jonker en J.C. van der Ploeg, ‘Archiefzorg en Informatietechnologie’ Nieuws van archieven 10 (1992) bijlage. 110 Boudrez, ‘Iedereen digitale archivaris’, 116-117. 56

Bijlage Ic. De begrippen cultuur, geheugen en erfgoed Dit literatuuronderzoek vormt een aanvulling op paragraaf 1.2.5. Cultuur In de Wet tot behoud van Cultuurbezit wordt geen duidelijke definitie van het begrip cultuur gegeven. De antropoloog Edward B. Taylor stelt: “Culture is that complex whole which includes knowledge, belief, art, morals, law, customs and other capabilities and habits acquired by man as a member of society.”111 Volkskundigen verstaan onder cultuur in antropologische zin de vorm- en zingeving van het menselijk handelen en denken. De term volkscultuur wordt door Gerard Rooijakkers (oud-hoogleraar Nederlandse Etnologie aan de Universiteit van Amsterdam) gedefinieerd als “het algemene levenspatroon waarin ieder (zowel machthebbers als onderdanen in alle geledingen) deelt en dat de grondslag vormt van het samenleven”, een ruimere definitie dan tot 1940 gangbaar was.112 Cultuur wordt vormgegeven met behulp van objecten. Cultuur zit niet zozeer in deze voorwerpen zelf, maar ontstaat door interpretatie daarvan. Met behulp van deze objecten vormen we ons cultureel geheugen. Daarmee funderen, legitimeren en bevestigen we onze identiteit. Collectief versus individueel cultureel geheugen Het lijkt erop dat de Duitse cultuurdeskundige Astrid Erll het begrip cultureel geheugen gelijk stelt aan collectief geheugen. Ze schrijft “It is important to realize that the notions of ‘cultural’ or ‘collective’ memory proceed from an operative metaphor”.113 Cultureel geheugen hoeft echter niet per se collectief te zijn, ook individueel geheugen kan cultureel geheugen zijn. De aandacht voor de vorming van een collectief geheugen (in het Frans memoire collective, een begrip uit de jaren ’20 van de 20e eeuw) is na de Franse Revolutie sterk toegenomen. Er kwam veel aandacht aan het verleden dat voor altijd verloren zou zijn. In de 19e eeuw verrezen veel standbeelden en na de Eerste en Tweede Wereldoorlog kwamen er allerlei herdenkingsplechtigheden. Volgens de Amerikaanse professor in Amerikaanse culturele geschiedenis Michael Kammen voldoet het collectief geheugen aan bepaalde psychische behoeften, het heeft vooral betrekking op dat wat de dominante burgerlijke cultuur zich selectief herinnert. De Nederlandse historicus en bijzonder hoogleraar Populaire historische cultuur en oorlog aan de Erasmusuniversiteit Kees Ribbens schrijft dat vooral na de Tweede Wereldoorlog het verleden steeds “bonter” werd doordat toerisme en sponsoring zorgden voor een sterk gecommercialiseerde vorm van collectief geheugen.114 De Franse historicus Pierre Nora begon in de jaren ’80 in Frankrijk met een onderzoek naar lieux mémoires, grofweg te vertalen met plaatsen/objecten van herinnering, in het Engels ook wel sites of memory genoemd. Volgens hem bestaat er een breuk tussen de hedendaagse samenleving en het verleden. De moderne en afstandelijke verhouding tot het verleden bestaat tegenwoordig uit het benadrukken van discontinuïteit, die nauw samenhangt met het fragmentarische beeld van het verleden. Het verleden wordt hiermee een afzonderlijke wereld. Daarom zijn er lieux mémoire, tastbare plaatsen, gebeurtenissen en objecten die herinneringen oproepen aan het verleden en die een gevoel van continuïteit bieden. Volgens Nora is milieux de mémoire de werkelijke, organische omgeving van herinneringen. Zijn onderzoek vond echter uitsluitend op collectief niveau plaats. Daarbinnen is er echter ook een meer individuele invulling van het geheugen, zoals onder andere John Gillis, emeritusprofessor History aan Rutgers University in New Jersey zegt. Er is een

111

Buzzle, What is culture? Geraadpleegd op 16 september 2013 van http://www.buzzle.com/articles/what-isculture.html. 112 Ad de Jong, De dirigenten van de herinnering. Musealisering en nationalisering van de volkscultuur in Nederland, 1815-1940 (Nijmegen, 2001) 16-17. 113 Astrid Erll, ‘Cultural Memory Studies: An Introduction’, in: Astrid Erll (ed.), Cultural Memory Studies: An International and Interdisciplinary Handbook (Berlin-New York, 2008) 3-4. 114 Kees Ribbens, Een eigentijds verleden. Alledaagse historische cultuur in Nederland, 1945-2000 (Hilversum, 2002) 39. 57

spanning tussen persoonlijk en publieke herinnering, maar die is vooralsnog weinig onderzocht.115 Het individuele en collectieve geheugen lopen vaak door elkaar. Natuurlijk kan een persoon er voor kiezen om zijn herinneringen niet om te zetten in een cultureel product waarmee het dus geen invloed zal uitoefenen op het collectief cultureel geheugen. Maar een collectieve herinnering kan later weer een persoonlijke herinnering worden, zoals bijvoorbeeld een bekende tune uit een radiocommercial. Persoonlijke herinneringen worden vaak wel door musea of archieven opgenomen en vormen daarmee weer onderdeel van het collectieve culturele geheugen.116 Cultureel geheugen versus cultureel erfgoed In literatuur wordt het begrip cultuur vaak gebruikt in de context van cultureel geheugen en cultureel erfgoed. Cultureel geheugen is een studie op zich. Het heeft alles te maken met sociaal geheugen, waarover onder meer Barbara A. Misztal heeft geschreven.117 Het begrip is afkomstig van het Engelse cultural memory en blijkt volgens Erll op veel verschillende manieren te worden gedefinieerd. Haar eigen definitie is erg breed: “the interplay of present and past in socio-cultural contexts”.118 Op Wikipedia wordt de volgende definitie gehanteerd: “het verschijnsel waarin binnen een cultuur collectief en individueel wordt herinnerd en op basis waarvan identiteitsvorming plaatsvindt”.119 Het begrip memory is in het Nederlands vertaald als geheugen maar kan ook worden vertaald als begrip herinnering, dat afkomstig is van het Duitse Erinnerung, afgeleid van Innen of erinneren. Letterlijk betekent dat leren. Dit werd tot in de 18e eeuw in Nederland als een germanisme beschouwd, namelijk taalvervuiling uit het Duits. Men sprak liever van gedachtenis, gedenkenis en dergelijke varianten.120 Herinneringen worden constant herzien om ze bij onze huidige identiteit te laten passen, aldus Gillis.121 Rob van der Laarse, hoogleraar Erfgoed van de Oorlog aan de Vrije Universiteit en universitair hoofddocent Cultureel erfgoed aan de Universiteit van Amsterdam, stelt dat geheugen en erfgoed nauw met elkaar verbonden zijn; aan beide begrippen zit een grote gevoelsmatige kant.122 Toch is cultureel geheugen niet hetzelfde als cultureel erfgoed. Thomassen schrijft: “Erfgoed (…) heeft de actualiteit als uitgangspunt: erfgoed gaat niet over groepen en collectiviteiten uit het verleden, maar over onszelf, over degenen bij wie we willen horen en over onze plaats in deze wereld.”123 Herinnering en erfgoed zijn beiden iets anders dan geschiedschrijving: historie. Het Griekse historiai betekent “onderzoekingen en onderzoeksresultaten”, geschiedenis is een puur feitelijke weergave van de feiten en gaat niet verder dan een objectieve beschrijving van het verleden. Geheugen is totaal iets anders: herinneringen zijn maakbaar, denk aan het risico op politiek misbruik zoals censuur op media tijdens oorlogen. Toch is er wel een relatie. Nora spreekt van een drievoudige verbinding tussen herinnering en geschiedenis: materieel (het object of een concrete gebeurtenis), symbolisch (de historische betekenis daarvan) en functioneel (de oorspronkelijke functie van object of gebeurtenis).124 Ook is erfgoed geen synoniem van geschiedenis: erfgoed is emotie. Je geeft een hedendaagse interpretatie van het verleden. Iedereen creëert dus zijn eigen erfgoed. Gregory Ashworth, professor Heritage Management and Urban Toerism aan de Rijksuniversiteit van Groningen schreef: “If heritage is ‘the contemporary uses of the past’ and if the consumer of heritage

115

Rob van der Laarse, ‘Erfgoed en de constructie van vroeger’, in: Rob van der Laarse (ed.), Bezeten van vroeger. Erfgoed, identiteit en musealisering (Amsterdam, 2005) 48. 116 Robbert van Helsdingen, Muziek en beeld. De digitale herinnering aan de Berlijnse muur. Geraadpleegd op 16 september 2013 van http://mediatedmemories.wordpress.com/muziek/. 117 Barbara A. Mitszal, Theories of social remembering (Open University Press, 2003). 118 Erll, ‘Cultural Memory Studies: An Introduction’, 2 119 Wikipedia, Cultureel geheugen. Geraadpleegd op 16 september 2013 van http://nl.wikipedia.org/wiki/Cultureel_geheugen. 120 Van der Laarse, ‘Erfgoed en de constructie van vroeger’, 53. 121 Kees Ribbens, Een eigentijds verleden, 37. 122 Van der Laarse, ‘Erfgoed en de constructie van vroeger’, 48. 123 Thomassen, Archiefwetenschap, erfgoed en politisering, 7-8. 124 Thomassen, Archiefwetenschap, erfgoed en politisering, 38. 58

creates his own heritage for his own purposes then all heritage is actually created by the individual at the point of consumption.”125

125

G.J. Ashworth, B.J. Graham en J.E. Tumbridge. Pluralising pasts: heritage, identity and place in multicultural societies (London, 2007). 59

Bijlage IIa. Achtergrondinformatie respondenten (private personen) K. van Giffen Klaas van Giffen uit Overveen was al jong geïnteresseerd in het station van Haarlem. Tijdens zijn werkzame leven (als technicus bij de Marine) had hij weinig tijd zich te verdiepen in de historie van het Haarlemse station en de omgeving. Niettemin begon hij begin jaren ’80 van de 20e eeuw met het bekijken van de grote collectie historische foto’s van station Haarlem die bij het toenmalige Gemeentearchief van Haarlem en het Rijksarchief in de Provincie Noord-Holland berustten. Dit vormde het begin van een archief met betrekking tot de geschiedenis van station Haarlem. Van Giffen verzamelde allerlei documentatie (kranten- en tijdschriftknipsels, foto’s, kopieën van archiefstukken uit spoorwegarchieven en uit archieven van bijvoorbeeld het gemeentebestuur van Haarlem). Ook zijn correspondentie met archiefinstellingen en andere verzamelaars kreeg een plaats in het archief. Uiteindelijk resulteerde dit in 2006 in het boek “Station Haarlem. Hollandsche sporen door Haarlem en omstreken”. Het archief werd uiteindelijk geordend gelijk aan de hoofdstukindeling van het boek. Dat geldt niet alleen voor het analoge archief, maar ook voor het digitale archief dat vanaf medio 1999 ontstond. Na de eerste uitgave kwam er een stroom van reacties en aanvullingen. Ook die werden gearchiveerd en verwerkt in de tweede druk. In 2013 is de tweede druk eveneens uitverkocht. Incidenteel voegt Van Giffen nog iets toe aan zijn archief. Omdat hij steeds meer wordt gezien als “de kenner van station Haarlem” krijgt hij regelmatig vragen van mensen om meer achtergrondinformatie uit zijn historisch archief.126

J.W.C. de Roos Jan de Roos uit Hilvarenbeek studeerde geschiedenis aan de Rijksuniversiteit Groningen. Hij zat samen met zijn vrouw in de redactie van het historische tijdschrift Groniek. De Roos was vanaf 1978 redacteur binnen- en buitenland bij het Haarlems Dagblad en vanaf 1990 bij het Centrum voor Lokaal Bestuur. Door de baan van zijn vrouw woonden zij op diverse plaatsen in Nederland. Als historicus is De Roos met name geïnteresseerd in openbaar bestuur en vanaf ongeveer 1980 deed hij veel onderzoek naar tal van uiteenlopende onderwerpen op dit gebied. Dat resulteerde in een omvangrijk archief en op basis daarvan in een heel aantal boeken en tijdschriftartikelen. De Roos schreef onder meer een biografie over burgemeester Dirk Frans Pont te Hillegom, over bestuurders en gemeentehuizen in Gelderland, over de burgemeesters van Westzaan, over de overstroming in de Amsterdamse wijk Tuindorp-Oostzaan in 1960 en samen met andere auteurs over 100 jaar Haarlems Dagblad. Sinds enkele jaren wonen De Roos en zijn vrouw in Haarlem.127

A.T.T. Sol Arnold Sol uit Westzaan werd al op jeugdige leeftijd geïnteresseerd in de historie van de Zaanstreek. Nadat een medewerker van de Stichting De Zaansche Molen op school één en ander kwam vertellen en er een project werd georganiseerd om de basisschooljeugd te betrekken bij de geschiedenis van de Zaanstreek, werd Sol’s interesse gewekt. Slechts ongeveer 15 jaar oud begon hij met het verzamelen van historische afbeeldingen van Westzaan en regelmatig ging hij uit school bij oudere mensen in het bejaardentehuis langs om te vragen wie er op de bewuste foto’s was afgebeeld. Zo bouwde hij in de loop van de jaren een uitgebreid archief op van foto’s en andere historische informatie over Westzaan, zoals kranten- en tijdschriftartikelen en boeken. Op wat oudere leeftijd begon hij ook zelf historisch onderzoek te doen in archieven naar gebouwen en verrichtte hij genealogisch onderzoek. Aangezien vroeger in Westzaan een enorm aantal molens heeft gestaan, kwam de focus van Sols’ historisch archief te liggen op molenhistorie. Al voor zijn 20e verscheen in de serie “In oude ansichten” bij de Europese Bibliotheek een boekje met historische afbeeldingen van Westzaan uit Sol’s collectie. In de loop van de jaren volgden diverse publicaties.128 126

Interview Van Giffen. Interview De Roos. 128 Interview Sol. 127

60

H. Vijn Henk Vijn uit Haarlem begon in de jaren ’50 een winkel in de binnenstad van Haarlem. Rond 1955 werd hij mede-oprichter van de ondernemersvereniging “Trefpunt”, dat in een later stadium samen met de Raad van het Groot Winkelbedrijf is overgegaan in “City Haarlem”. Vijn nam in 1960 het initiatief tot de oprichting van Haarlem Lichtstad, met als doel het uitlichten van monumenten, historische panden, gevels en bruggen. In diezelfde tijd nam hij samen met anderen het initiatief om de binnenstad autoluw te maken en wandelgebieden te creëren. Dit vond landelijk navolging. Vanaf 1962 was Vijn 33 jaar lang de stimulator en medeorganisator van de Sint Nicolaas intochten in de binnenstad. Van 1988 tot 1994 was hij voorzitter van de Stichting Vaartochten Haarlem. In 1989 wist hij de eindmanifestatie 150 jaar Nederlandse Spoorwegen van Utrecht naar Haarlem te halen. In diezelfde tijd ijverde Vijn voor de herbouw van de houten tredmolenkraan voor de Waag in Haarlem (niet gerealiseerd), de Molen de Adriaan (eerst alleen, later in stichtingsverband, in 2002 is de molen geopend) en ageerde hij fel tegen de nieuwbouwplannen van het Enschede/Appelaarcomplex en het Ripperdacomplex in Haarlem. In de jaren ’90 was Henk Vijn een van de stuwende krachten bij het ontwikkelen van het Jopenbier (en bestuurslid van de Stichting Haarlems Biergenootschap), bij de organisatie van het Eerste Nieuwe Gracht Concert en opvolgers Kunst aan de Kade en Kunst in de Hout, de Grote Haarlemse Boekenmarkt, Stichting De Spaarnehaven, bij de monumentverklaring van het Frederikspark en de Stadsschouwburg. Daarnaast nam Vijn vanaf 1997 diverse initiatieven tot het behoud van karakteristieke architectuur in Haarlem, was hij betrokken bij de promotie van het Stadsdraaiorgelmuseum, organisator van de Bakernesser Kunstmarkt en organiseerde hij in 1999 met anderen het Klein Haarlems Dictee. Vanaf 1999 was hij bestuurslid van de Stichting Molens ZuidKennemerland, in 2000 de organisator van het Bakernesser Grachtconcert, in 2002 streed hij voor het behoud van historische panden op het terrein van de Mariastichting (grotendeels tevergeefs) en aan de Dreef (wel gelukt). Door al deze activiteiten wil Vijn een bijdrage leveren aan de economische, sociale en culturele ontwikkeling van Haarlem. Bewust werd het archief van Vijn geschaard onder persoonsarchief. Weliswaar archiveert deze in zijn functie als voorzitter of bestuurslid van diverse culturele ondernemingen (stichtingen, verenigingen en actiegroepen), maar hij doet dit volledig op persoonlijke titel en al zijn activiteiten op cultureel gebied vormen één archief, aangevuld met verzamelde documenten op het gebied van Haarlemse historie.129 Bervoets en anderen stellen immers ook een indeling van persoonsarchieven voor waarbij een onderverdeling wordt gemaakt van stukken betreffende het persoonlijk leven en stukken betreffende het openbaar leven.130

129 130

Interview Vijn. Bervoets e.a., ‘Het conglomeraat ontward’, 198. 61

Bijlage IIb. organisaties)

Achtergrondinformatie

respondenten

(private

Amnesty International, afdeling Haarlem In 1961 werd Amnesty International door een Britse advocaat opgericht. Vijf jaar later werd door Hans de Bruin Amnesty International groep Haarlem opgericht. Tegenwoordig is de groep Haarlem de oudste nog bestaande groep van Nederland. Het landelijke hoofdkantoor is gevestigd in Amsterdam. De doelstelling van Amnesty International is het opkomen voor de schending van mensenrechten. Lokale groepen houden zich bezig met het lot van politieke gevangenen, zij proberen de politieke opinie in Nederland te beïnvloeden. Dit gebeurt onder meer door het geven van lezingen en door te collecteren. Tegenwoordig heeft de groep ongeveer 70 leden. Het ledenaantal is in de loop van de jaren gestegen omdat de groep steeds meer een regiogroep werd. In 2011 werd het analoge archief vanaf 1966, dat tot dan toe bij de secretaris thuis berustte, overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Daar werd het archief, dat tot dan toe chronologisch was geordend, op dossier geordend. Hoewel al voordien digitaal werd gearchiveerd, wordt sinds 2011 volledig digitaal gearchiveerd. De voormalige secretaris is tegenwoordig voorzitter van de groep Haarlem en is de belangrijkste archiefvormer. De huidige secretaris vormt zijdelings ook wel archief, maar dat vormt niet de kern. Voor dit onderzoek werd gesproken met de huidige voorzitter.131

Fokker Services Fokker Service is een privaatrechtelijke organisatie (op dit moment eigendom van een Engels private equity fund), in 1996 ontstaan als uitvloeisel van het luchtvaartbedrijf Fokker en onderhoudsbedrijf van vliegtuigen van Boeing, Embraer en Fokker. Bovendien is Fokker Service verantwoordelijk voor het onderhoud van de F-16 vliegtuigen van de Nederlandse luchtmacht en de luchtmacht van Denemarken en Noorwegen. Daarnaast participeert Fokker Service in het Joint Strike Fighterprogramma. Het bedrijf is onderdeel van het Stork-concern. De hoofdvestiging van het bedrijf is in Hoofddorp. Daarnaast zijn er afdelingen op Schiphol, in Woensdrecht, maar ook in het buitenland, namelijk de VS en Singapore. Fokker Services heeft op dit moment ongeveer 900 medewerkers. Het archief van Fokker Service is enorm omvangrijk. Een speciale afdeling is belast met de vorming en het beheer van het bedrijfsarchief, vroeger de afdeling Document Control, tegenwoordig afdeling Information Management genoemd. Op deze afdeling werken 13 mensen. Dit archief bevat niet alleen stukken vanaf 1996 maar ook het volledige archief van rechtsvoorganger Fokker sinds 1935.132

Vereniging van Vrouwen met Academische Opleiding, afdeling Haarlem, tegenwoordig Vereniging van Vrouwen met Hogere Opleiding, afdeling Haarlem In 1918 werd in Den Haag de Vereeniging voor Gestudeerde Vrouwen opgericht. De naam werd na enkele jaren gewijzigd in Vereniging van Vrouwen met Academische Opleiding (VVAO). De vereniging stelde zich tot doel om de onderlinge band tussen gestudeerde vrouwen te versterken en hun “maatschappelijk belang” te behartigen.

131

Interview Tieleman; H.W. Gorter, Inventaris van het archief van Amnesty International, groep Haarlem, 1966-2011 (Haarlem, 2011). 132 Interview Tieleman; Jeroen van Oss, ‘Hoe staat het eigenlijk met Fokker?’ Archievenblad 102 (1998) 17-18; Fokker Service, About us. Geraadpleegd op 22 november 2013 van http://www.fokkerservices.com/About-Us. 62

In 1928 werd in Amsterdam de eerste onderafdeling opgericht, Haarlem volgde in 1937. De afdeling Haarlem organiseerde veel gezamenlijke maaltijden, lunches en thee-afspraken. Ook werden er discussieavonden belegd. Officieel werd de vereniging tijdens de Tweede Wereldoorlog ontbonden, vanaf 1945 ging men verder. Er ontstonden allerlei kleine kringen zoals een leeskring, Bijbelkring, psychologische kring, filosofische kring, jongerenkring en de NOS kijkgroep. In 1945 waren er 100 leden, in 1992 circa 250. Anno 2013 zijn dat er ongeveer 210. Het ledenbestand is echter sterk vergrijsd. Activiteiten worden tegenwoordig altijd bij de leden thuis belegd. Op een zeker moment is de naam van de vereniging gewijzigd in Vereniging van Vrouwen met Hogere Opleiding, afdeling Haarlem. Het archief van de afdeling is altijd beheerd door de secretaris. Eens in de circa vier jaar wordt een nieuwe secretaresse benoemd. Bij de benoeming van de huidige secretaresse rond 2008 is vanuit het bestuur van de VVAO afdeling Haarlem de wens geuit om digitaal te archiveren. De huidige secretaresse is al op leeftijd en heeft daarvoor een computercursus gevolgd. Het archief over de periode 1937-1993 is eind jaren ’90 in bruikleen gegeven aan de toenmalige Archiefdienst voor Kennemerland (AVK), de voorloper van het huidige Noord-Hollands Archief. Recent is een aanvulling op dit archief over de periode 1994-2000 overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Namens de VVAO werd voor dit onderzoek gesproken met de huidige secretaris en haar assistent.133

Wijnand Stomp, theaterproducent Kalebas Produkties Wijnand Stomp is een stand-upcomedian en kinderboekenschrijver. Hij woonde tijdens zijn jeugd op de Nederlandse Antillen en studeerde daar sociaal cultureel werker met als specialisatie drama. In 1983 was Stomp medeoprichter van de stichting Theatergroep Pruim, sinds 1997 Kalebas Produkties genoemd. Stomp was artistiek leider. Vanaf 2009 ging Wijnand Stomp alleen verder. Hij is een van de weinige AKA Mister Anansivertellers in Nederland. Naast zijn activiteiten op het gebied van theaterproducties geeft Stomp trainingen, vertelworkshops en presentaties bij evenementen en verschenen van zijn hand diverse verhalen in druk en op vertel-cd.134

133

Interview Van de Bult; H.B. Eem en P.J.M. Velthuys-Bechtold, Inventaris van het archief van de Vereniging van Vrouwen met Hogere Opleiding, 1937-1999 (Haarlem, 1999). 134 Interview Stomp; Anansi World Wide Web, Wijnand Stomp. Geraadpleegd op 22 november 2013 van http://www.anansiworldwideweb.com/wijnand_stomp.php. 63

Bijlage IIIa. Enquête private personen Informatie over de “vormer” van het archief en het archief zelf 1. Naam …………………………………………………………..…………………………………………………………..……………………… …………………………………..…………………………………………………………..……………………………………………… 2. Leeftijdscategorie A. 20-29 jaar B. 30-39 jaar C. 40-49 jaar D. 50-59 jaar E. 60-69 jaar F. 70-79 jaar G. 80-89 jaar H. 90-99 jaar I. Wil ik niet zeggen 3. Periode van het analoge en digitale archief Van ………………………. tot heden 4. Omvang van het analoge en digitale archief (respectievelijk in meters en megabytes) …………………….. 5. Soorten gegevensdragers Omcirkel wat van toepassing is. Meerdere antwoorden mogelijk. A. Papier / B. Harde schijf / C. Externe harde schijf / D. Cd-rom / E. 3,5 inchdiskette / F. Anders, namelijk…………………………………….... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 6. Globale inhoud Omcirkel wat van toepassing is. Meerdere antwoorden mogelijk. A. Ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken / B. Notulen / C. Jaarverslagen / D. Financiële administratie / E. Foto’s / F. Voorwerpen / G. Aantekeningen betreffende het leven van personen / H. Anders, namelijk…………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… De introductie van de digitale wereld 7. Wanneer deed de eerste computer bij u zijn intrede? A. 1960-1969 / B. 1970-1979 / C. 1980-1989 / D. 1990-1999 / E. 2000-2009 / F. Nog niet / G. Weet ik niet 8. Wanneer gebruikte u voor het eerst e-mail? A. 1960-1969 / B. 1970-1979 / C. 1980-1989 / D. 1990-1999 / E. 2000-2009 / F. Nog niet / G. Weet ik niet 64

9. Hoe wordt gearchiveerd? Omcirkel wat van toepassing is. Meerdere antwoorden mogelijk. Indien u voor B of D kiest, vul dan ook het jaartal in. Indien u voor C kiest, vul dan ook het percentage in. A. Alle stukken worden geprint en gearchiveerd, niets wordt bewust digitaal opgeslagen B. Alle stukken worden geprint en gearchiveerd, daarnaast wordt sinds ………………..........………. een digitale kopie bewaard C. Een deel van de stukken wordt geprint en gearchiveerd, een deel wordt uitsluitend digitaal gearchiveerd. Deze verhouding is respectievelijk ongeveer ……………………% ……………………….. % D. Er wordt niets geprint, alles wordt sinds ………..................digitaal opgeslagen. Ga door naar vraag 11. E. Er komt ook/alleen maar analoog archief binnen, dit wordt wel/deels/niet gedigitaliseerd 10. Heeft u plannen voor volledig digitaal archiveren? Omcirkel wat van toepassing is. Meerdere antwoorden mogelijk. A. Nee / B. Ik ben er wel mee bezig maar een datum waarop dat moet ingaan, is nog niet bekend / C. Er wordt over gesproken en er is ook een streefdatum waarop dat moet ingaan, namelijk …………………. Ontwikkelingen in archivering 11. Wordt met behulp van digitale techniek meer, minder of evenveel gearchiveerd ten opzichte van het analoge tijdperk? Geef een inschatting op een schaal van 1 tot 6. Omcirkel wat van toepassing is. 1 = veel minder, 2 = minder, 3 = gelijk gebleven, 4 = meer, 5 = veel meer , 6 = weet niet/geen antwoord 1 2 3 4 5 6 12. Worden bepaalde documenten tegenwoordig niet gearchiveerd die dat vroeger wel werden? Wat is daarvan de reden?

………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 13. Worden bepaalde documenten tegenwoordig wel gearchiveerd die dat vroeger niet werden? Wat is daarvan de reden? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

65

14. Baseert u zich op bepaalde normen en/of richtlijnen met betrekking tot archiefbeheer? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (14b. Indien ja, is het mogelijk deze in te zien voor analyse?) Duurzame toegankelijkheid 15. Welke metadata (informatie over informatie) worden aan analoge archiefstukken toegekend? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 16. Welke metadata (informatie over informatie) worden aan digitale archiefstukken toegekend? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 17. Worden analoge archiefstukken, die in slechte staat verkeren, gerestaureerd? A. Ja / B. Nee (ga door naar vraag 19) / C. Soms, namelijk…..……………………………………………… 18. Wordt deze restauratie intern of extern uitgevoerd? A. Intern / B. Extern / C. Wisselend, namelijk……………………………………………………………………. 19. Worden digitale archiefstukken, die niet meer leesbaar zijn, overgezet naar actuelere gegevensdragers? A. Ja / B. Nee / C. Soms, namelijk…………………………………………………………………………………… 20. Wordt het volledige archief (zowel analoog als digitaal) intern of extern bewaard? A. Intern, namelijk…………………………………………………………………………………………………………………… B. Extern, namelijk…………………………………………………………………………………………………………………… 21. Wie heeft er toegang tot uw analoge archief? Omcirkel wat van toepassing is. A. Alleen ikzelf (indien bij vraag 22 ook A, ga door naar vraag 24) / B. Ook anderen 22. Wie heeft er toegang tot uw digitale archief? Omcirkel wat van toepassing is. A. Alleen ikzelf (indien bij vraag 21 ook A, ga door naar vraag 24) / B. Ook anderen

66

23. Wat zijn de regels voor raadpleging van het analoge/digitale archief door derden? Zijn daar veranderingen in aangebracht, in het verleden? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 24. Verstrekt u kopieën van analoge en digitale stukken aan derden? Van welke stukken wel/niet? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Websites en social media 25. Heeft u een eigen website en in hoeverre wordt deze gearchiveerd? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 26. Spelen social media een rol in uw persoonlijk archief? Zo ja, op welke manier? Indien nee, ga door naar vraag 28. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 27. In hoeverre archiveert u uw social media-activiteiten? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Overige 28. Zijn er met betrekking tot opname in het archief nog andere wijzigingen in het beleid doorgevoerd tussen 1980-2013, die voor u cruciaal zijn? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

67

29. Wat signaleert u als het belangrijkste verschil in archiefvorming tussen het analoge en het digitale tijdperk voor u als persoon? Maximaal 1. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 30. Wat denkt u in de toekomst met uw analoge archief te gaan (laten) doen? (Vermoedelijk) A. Niets B. Aan nazaten schenken C. Aan geïnteresseerden schenken D. Aan een vereniging schenken E. Onderbrengen in een stichting F. Aan een archiefinstelling schenken G. Vernietigen H. Een kopie schenken aan een van de opties B t/m F, met het oorspronkelijke materiaal niets. I. Deels vernietigen, deels een van de opties B t/m F, namelijk ……………. J. Ik weet het niet. 31. Wat denkt u in de toekomst met uw digitale archief te gaan (laten) doen? (Vermoedelijk) A. Niets B. Aan nazaten schenken C. Aan geïnteresseerden schenken D. Aan een vereniging schenken E. Onderbrengen in een stichting F. Aan een archiefinstelling schenken G. Vernietigen H. Een kopie schenken aan een van de opties B t/m F, met het oorspronkelijke materiaal niets. I. Deels vernietigen, deels een van de opties B t/m F, namelijk ……………. J. Ik weet het niet.

32. Is door de komst van digitale archiveermogelijkheden uw toekomstidee over uw archief veranderd? Zo ja, op welke manier? A. Nee / B, ja, namelijk………………………………………………………………………………………….. Einde

68

Bijlage IIIb. Enquête private organisaties Informatie over de “vormer” van het archief en het archief zelf 1. Naam …………………………………………………………..…………………………………………………………..……………………… …………………………………..…………………………………………………………..……………………………………………… 2. Periode van het analoge en digitale archief Van ………………………. tot heden 3. Omvang van het analoge en digitale archief (respectievelijk in meters en megabytes) …………………….. 4. Soorten gegevensdragers Omcirkel wat van toepassing is. Meerdere antwoorden mogelijk. A. Papier / B. Harde schijf / C. Externe harde schijf / D. Cd-rom / E. 3,5 inchdiskette / F. Microfiche / G. Microfilm / H. Anders, namelijk…………………………………….... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 5. Globale inhoud Omcirkel wat van toepassing is. Meerdere antwoorden mogelijk. A. Ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken / B. Notulen / C. Jaarverslagen / D. Financiële administratie / E. Foto’s / F. Voorwerpen / G. Aantekeningen betreffende het leven van personen / H. Anders, namelijk…………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… De introductie van de digitale wereld 6. Wanneer deed de eerste computer bij uw organisatie zijn intrede? A. 1960-1969 / B. 1970-1979 / C. 1980-1989 / D. 1990-1999 / E. 2000-2009 / F. Nog niet / G. Weet ik niet 7. Wanneer gebruikte u in uw organisatie voor het eerst e-mail? A. 1960-1969 / B. 1970-1979 / C. 1980-1989 / D. 1990-1999 / E. 2000-2009 / F. Nog niet / G. Weet ik niet

69

8. Hoe wordt gearchiveerd? Omcirkel wat van toepassing is. Meerdere antwoorden mogelijk Indien u voor B of D kiest, vul dan ook het jaartal in. Indien u voor C kiest, vul dan ook het percentage in. A. Alle stukken worden geprint en gearchiveerd, niets wordt bewust digitaal opgeslagen B. Alle stukken worden geprint en gearchiveerd, daarnaast wordt sinds ………………………..………. een digitale kopie bewaard C. Een deel van de stukken wordt geprint en gearchiveerd, een deel wordt uitsluitend digitaal gearchiveerd. Deze verhouding is respectievelijk ongeveer ……………………% ……………………….. % D. Er wordt niets geprint, alles wordt sinds ………..................digitaal opgeslagen. Ga door naar vraag 10. E. Er komt ook/alleen maar analoog archief binnen, dit wordt wel/deels/niet gedigitaliseerd

9. Zijn er bij u plannen/ontwikkelingen gaande voor volledig digitaal archiveren/“paperless office”? Omcirkel wat van toepassing is. Meerdere antwoorden mogelijk. A. Nee / B. Er wordt wel over gesproken, een datum waarop dat moet ingaan, is nog niet bekend / C. Er wordt over gesproken en er is ook een streefdatum waarop dat moet ingaan, namelijk …………………. Ontwikkelingen in archivering 10. Zijn de taken en bevoegdheden van de medewerkers met betrekking tot archiefvorming binnen uw organisatie veranderd in de periode 1980-2013 en zo ja, op welke manier? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 11. Wordt met behulp van digitale techniek meer, minder of evenveel gearchiveerd ten opzichte van het analoge tijdperk? Geef een inschatting op een schaal van 1 tot 6. Omcirkel wat van toepassing is. 1 = veel minder, 2 = minder, 3 = gelijk gebleven, 4 = meer, 5 = veel meer , 6 = weet niet/geen antwoord 1 2 3 4 5 6 12. Worden bepaalde documenten tegenwoordig niet gearchiveerd die dat vroeger wel werden? Wat is daarvan de reden? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

70

13. Worden bepaalde documenten tegenwoordig wel gearchiveerd die dat vroeger niet werden? Wat is daarvan de reden? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 14. Baseert uw organisatie zich op bepaalde normen en/of richtlijnen met betrekking tot archiefbeheer en zijn deze vastgelegd? Zo ja, sinds wanneer? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (14b. Indien ja, is het mogelijk deze in te zien voor analyse?) Duurzame toegankelijkheid 15. Welke metadata (informatie over informatie) worden aan analoge archiefstukken toegekend? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 16. Welke metadata (informatie over informatie) worden aan digitale archiefstukken toegekend? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 17. Worden analoge archiefstukken, die in slechte staat verkeren, gerestaureerd? A. Ja / B. Nee (ga door naar vraag 19) / C. Soms, namelijk…..……………………………………………… 18. Wordt deze restauratie intern of extern uitgevoerd? A. Intern / B. Extern / C. Wisselend, namelijk……………………………………………………………………. 19. Worden digitale archiefstukken, die niet meer leesbaar zijn, overgezet naar actuelere gegevensdragers? A. Ja / B. Nee / C. Soms, namelijk……………………………………………………………………………………

71

20. Wordt het volledige archief (zowel analoog als digitaal) intern of extern bewaard? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 21. Is er beleid met betrekking tot de raadpleging van het analoge archief door medewerkers? Indien ja, sinds wanneer? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (20b. Indien ja, is het mogelijk dit in te zien voor analyse?) 22. Is er beleid met betrekking tot de raadpleging van het digitale archief door medewerkers? Indien ja, sinds wanneer? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (21b. Zo ja, is het mogelijk dit in te zien voor analyse?) 23. Hebben alle medewerkers toegang tot het analoge archief? Omcirkel wat van toepassing is. A. Ja / B. Nee, alleen……………………………………………………………………………………………………… 24. Hebben alle medewerkers toegang tot het digitale archief? Omcirkel wat van toepassing is. A. Ja / B. Nee, alleen……………………………………………………………………………………………………… 25. Wat zijn de regels voor raadpleging van het analoge/digitale archief door derden? Zijn daar veranderingen in aangebracht, in het verleden? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 26. Mogen kopieën van analoge en digitale stukken verstrekt worden aan medewerkers/derden? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

72

Websites en social media 27. Heeft uw organisatie een eigen website en in hoeverre wordt deze gearchiveerd? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 28. Spelen social media een rol in het archief van de organisatie? Zo ja, op welke manier? Indien nee, ga door naar vraag 30. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 29. In hoeverre archiveert u uw social media-activiteiten? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Overige 30. Zijn er met betrekking tot opname in het archief nog andere wijzigingen in het beleid doorgevoerd tussen 1970-2013, die voor u cruciaal zijn? ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 31. Wat signaleert u als het belangrijkste verschil in archiefvorming tussen het analoge en het digitale tijdperk binnen uw organisatie? Maximaal 1. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

73

32. Wat denkt u in de toekomst met het analoge archief van uw organisatie te gaan (laten) doen? (Vermoedelijk) A. Niets B. Aan een archiefinstelling schenken C. Vernietigen D. Deels vernietigen, deels aan een archiefinstelling schenken E. Een kopie aan een archiefinstelling schenken, met het originele materiaal niets E. Anders, namelijk………………………………………………………….…………………………….………………………… F. Ik weet het niet. 33. Wat denkt u in de toekomst met het digitale archief van uw organisatie te gaan (laten) doen? (Vermoedelijk) A. Niets B. Aan een archiefinstelling schenken C. Vernietigen D. Deels vernietigen, deels aan een archiefinstelling schenken E. Een kopie aan een archiefinstelling schenken, met het originele materiaal niets E. Anders, namelijk………………………………………………………….…………………………….………………………… F. Ik weet het niet. 34. Is door de komst van digitale archiveermogelijkheden uw toekomstidee over uw archief veranderd? Zo ja, op welke manier? A. Nee / B, ja, namelijk………………………………………………………………………………………….. Einde

74

Bijlage IV. Onderzoeksresultaten enquête 1. Algemene vragen Leeftijd Personen – enquêtevraag 2 Van de categorie personen bleek 25% zich in de leeftijdscategorie 50-59 jaar te bevinden, 50% in de categorie 60-69 jaar en tot slot viel 25% in de categorie 70-79 jaar. Periode van het archief Personen – enquêtevraag 3 In de vier door personen gevormde archieven bleken bij 1 respondent (25%) archiefstukken aanwezig te zijn vanaf 1955, bij 1 respondent (25%) dateren de oudste stukken uit 1970 en bij 2 respondenten (50%) uit 1980. Organisaties – enquêtevraag 2 De archieven, gevormd door organisaties, blijken aanmerkelijk oudere stukken te bevatten dan de archieven van de ondervraagde personen. Bij 25% van de respondenten blijken de oudste stukken uit 1935 te dateren, bij 25% uit 1937, bij 25% uit 1966 en bij 25% uit 1980. De archieven van de onderzochte organisaties zijn dus gemiddeld ouder dan die van de onderzochte personen. Omvang van het archief Personen – enquêtevraag 4 De omvang van het analoge archief werd door de vier respondenten allemaal in strekkende meters weergegeven, hoewel in de meeste gevallen het antwoord bij benadering was. De lengte in strekkende meters is bij de vier respondenten respectievelijk ongeveer 1 meter (25%), 3 meter (25%), 15 meter (25%) en ongeveer 50 meter (25%). De omvang van het digitale archief varieert van 500Mb (50%), 1000mb (25%) tot 22600Mb (25%). Dit zijn alle schattingen. Organisaties – enquêtevraag 3 De omvang van het analoge archief werd in strekkende meters (bij benadering) gegeven en van het digitale archief in megabytes, namelijk 25% 1 meter respectievelijk 22600Mb, 25% 4 meter respectievelijk 150Mb, 25% 8 meter respectievelijk 1.000Mb en 25% 6.000 meter respectievelijk 3.000.000Mb. Ook hier gaven de respondenten schattingen. Soorten gegevensdragers Personen – enquêtevraag 5 Wat betreft de soort gegevensdragers in het archief blijkt dat in 100% van de gevallen papier en harde schijven aanwezig zijn. 25% van de respondenten beschikt over een externe harde schijf (als back-up). 50% heeft wel cd-roms. 25% heeft 3,5-inchdiskettes. Organisaties – enquêtevraag 4 Wat betreft de soort gegevensdragers geeft 100% van de respondenten aan over papier te beschikken evenals over harde schijven. Bij 25% van de respondenten zijn er ook externe harde schijven in gebruik. 25% heeft in tegenstelling tot externe harde schijven nog 3,5-inchdiskettes in het archief, geen enkele organisatie blijkt cd-roms te hebben. Wel bevat bij 25% van de respondenten het archief microfiches. Microfilm is echter bij geen enkele respondent in gebruik. 75% van de respondenten geeft tot slot aan andere gegevensdragers te gebruiken, te weten stalen platen waar tekeningen ingeperst zijn (1 respondent), usb-sticks (2 respondenten) en vhs-banden en cassettebanden (bij 1 van die laatste 2 respondenten)

75

Overeenkomsten en verschillen Personen blijken meer cd-rom als gegevensdrager te gebruiken dan organisaties. Bij beide categorieën respondenten heeft 25% 3,5-inch-diskettes. Organisaties hebben in 50% van de gevallen usb-sticks en in 25% van de gevallen oude cassettebandjes, bij de onderzochte personen gebruikt niemand deze gegevensdragers Inhoud van het archief Personen – enquêtevraag 6 De inhoud van het archief blijkt bij 75% uit ingekomen stukken en kopieën van uitgaande stukken te bestaan. 50% heeft notulen. Bij 50% maken financiële stukken deel uit van het archief, 25% van de respondenten heeft in het archief (jaar)verslagen. Alle ondervraagde archiefvormers hebben foto’s in hun archief, evenals aantekeningen betreffende het leven van personen. 25% beschouwt ook bepaalde voorwerpen deel van zijn archief. Alle respondenten gaven aan ook documenten met nog andere type inhoud te hebben, namelijk bij één respondent tijdschrift- en krantenknipsels, bij één respondent documentatie over allerlei culturele- en middenstandsprojecten, bij twee respondenten genealogische informatie en bij een van die laatste ook informatie over de historie van gebouwen. Organisaties – enquêtevraag 5 De uitkomsten voor wat betreft de globale inhoud van het archief van organisaties was als volgt: 100% heeft ingekomen stukken en kopieën van uitgaande stukken als ook notulen van vergaderingen, (jaar)verslagen en financiële administratie in het archief. 75% van de respondenten laat weten foto’s te archiveren. Bovendien gaf 50% van de respondenten aan ook inhoudelijk andere type informatie te hebben, namelijk bij 1 respondent (Amnesty International) audio-opnamen en draaiboeken en bij 1 respondent (theatermaker Wijnand Stomp) recensies, kostuum- en decoratieontwerpen, flyers en audio- en video-opnamen. 2. Vragen over de veranderingen in toepassingen van archiveringstechnieken Intrede computer en gebruik van e-mail Personen – enquêtevraag 7 en 8 Het tweede onderdeel van de enquête bestond uit vragen over de veranderingen in toepassing van technieken op het gebied van archivering in een digitale omgeving ten opzichte van de analoge omgeving. Op de vraag wanneer de eerste computer door de respondenten werd gebruikt, bleek dat bij 25% in de periode 1970-1979 te zijn, bij 50% in de periode 1980-1989 en bij 25% in de periode 1990-1999. Het eerste computergebruik staat weliswaar niet gelijk aan het begin van digitale archivering, maar geeft wel een indicatie voor wanneer archiefvormers voor het eerst werden geconfronteerd met digitale archiveringstoepassingen. De vraag over de intrede van e-mail werd door 75% met de periode 1990-1999 beantwoord, door 25% begon met e-mail in de periode 20002009. Organisaties – enquêtevraag 6 en 7 Van de 4 respondenten blijkt bij 25% in de periode 1980-1989 voor het eerst de computer in de organisatie te zijn geïntroduceerd, bij 50% was dit in de periode 1990-2000 en bij 25% in de periode 2000-2009. Bij laatstgenoemde 25% is men in eveneens in de periode 2000-2009 voor het eerst met e-mail begonnen, bij de overige 75% was dit in de periode 1990-1999. Overeenkomsten en verschillen Bij personen is de computer duidelijk eerder geïntroduceerd dan bij organisaties. Dit is opvallend omdat de computer al in de jaren ’60 en ’70 in gebruik kwam, maar pas vanaf 1981 gemeengoed werd bij particulieren. Mogelijk wordt dit verschil verklaard uit het feit dat drie van de vier onderzochte organisaties relatief klein zijn. Een voorzichtige bevestiging van deze verklaring ligt in het feit dat de grootste organisatie (met ook het grootste analoge en digitale archief), namelijk Fokker Service, het eerst een computer kreeg, namelijk in de periode 1980-1989. Het eerste gebruik van e-mail laat tussen personen en organisaties geen verschillen zien. 76

Verhouding tussen analoog en digitaal archiveren Personen – enquêtevraag 9 Overeenkomstig de selectiecriteria archiveren alle respondenten zowel digitaal als analoog: een deel van de stukken wordt geprint en een deel wordt uitsluitend digitaal opgeslagen. 75% van de respondenten print digitale informatieobjecten en archiveert dit nogmaals. Bij 1 respondent is 100% van het archiefmateriaal hybride. Bij 1 respondent is ongeveer 50% van het archiefmateriaal zowel analoog als digitaal aanwezig en bij 1 respondent is dat 40%. De twee laatste percentages berusten op schattingen. Bij 25% wordt het digitaal ingekomen materiaal niet meer geprint sinds 2001. Daarnaast vormt deze respondent ook analoog archief dat niet gedigitaliseerd wordt. Organisaties – enquêtevraag 8 Bij 25% van de respondenten wordt inmiddels niets meer analoog opgeslagen, maar sinds 2003 alles digitaal gearchiveerd. Bij de overige 75% worden alle digital born informatieobjecten uitsluitend digitaal gearchiveerd en daarnaast wordt van ongeveer 10% ook een geprint exemplaar gearchiveerd. Overeenkomsten en verschillen Er blijkt bij 75% van alle respondenten deels hybride archief te ontstaan. Dat is bij personen evenveel als bij organisaties, hoewel de hoeveelheid hybride archief bij personen groter is. Plannen voor volledig digitaal archiveren Personen – enquêtevraag 10 75% van de respondenten gaf aan geen plannen te hebben voor volledig digitale archivering. Slechts 25% heeft plannen om het analoge archief in de toekomst volledig te digitaliseren. Het analoge archief zal dan niet worden vernietigd, vanwege de waarde die er aan wordt toegekend. Organisaties – enquêtevraag 9 Zoals hierboven aangegeven wordt er bij 25% al volledig digitaal gearchiveerd. 50% van de respondenten heeft wel plannen voor volledig digitale archiefvorming maar nog geen concrete datum waarop dat zou moeten ingaan. 25% van de respondenten voorziet dat er altijd papier zal blijven. Overeenkomsten en verschillen 25% van de organisaties werkt al volledig digitaal. 50% van de organisaties heeft plannen om volledig digitaal te gaan werken. Bij personen is dat laatste met 25% beduidend minder. 3. Vragen over ontwikkelingen in archivering in de periode 1980-2013 Taken en bevoegdheden van medewerkers op het gebied van archiefvorming en –beheer Organisaties – enquêtevraag 10 Deze vraag werd uitsluitend gesteld aan organisaties. In totaal gaf 50% van de respondenten aan dat taken en bevoegdheden met betrekking tot archiefvorming binnen de organisatie in de periode 1980-2013 niet zijn gewijzigd. Bij 25% van de respondenten echter zijn bevoegdheden sterk ingeperkt en veel beter vastgelegd, veroorzaakt doordat men bang is voor het lekken van data. Respondenten verwachten dat het risico op lekken bij digitaal archief kleiner is. 25% van de respondenten gaf aan dat in het verleden speciaal iemand was aangesteld voor secretariële werkzaamheden, waaronder het beheer van het archief. Verzoeken tot inzage in het archief door andere medewerkers liepen dan ook vrijwel altijd via diegene, omdat die in het archief de weg wist. Door bezuinigingen is deze taak in 2007 komen te vervallen.

77

Toename archivering door digitale ontwikkelingen Personen – enquêtevraag 11 Op de vraag of met behulp van digitale techniek meer, minder of evenveel wordt gearchiveerd in het huidige digitale tijdperk ten opzichte van toen de respondent begon met archiefvorming, antwoordt 25% dat dit is gelijk gebleven en 75% laat weten dat dit veel meer is. Organisaties – enquêtevraag 11 50% van de organisaties geeft aan dat er met behulp van digitale techniek evenveel wordt gearchiveerd ten opzichte van het analoge tijdperk. 50% signaleert echter dat er veel meer wordt gearchiveerd. Overeenkomsten en verschillen Er wordt dus beduidend meer gearchiveerd: 75% van de personen en 50% van de organisaties archiveren veel meer dan voorheen. Bij respectievelijk 25% en 50% is dit gelijk gebleven. Daarbij moet echter wel worden aangemerkt dat andere variabelen ook een rol kunnen spelen in deze toename, zoals uitbreiding van werkzaamheden van de archiefvormer. Bepaalde typen documenten die tegenwoordig niet meer worden gearchiveerd Personen – enquêtevraag 12 Vervolgens werd gevraagd of bepaalde documenten tegenwoordig niet worden gearchiveerd die dat vroeger wel werden en zo ja, wat daarvan de reden is. Bij 50% was dat niet het geval, bij 50% wel. Van de laatste groep respondenten ging het om informatie die wel tot het interessegebied behoort, maar waarvan de archiefvormers weten dat dit op het internet is te vinden. Deze respondenten gaan er vanuit dat dit daar altijd zal blijven. Organisaties – enquêtevraag 12 25% van de respondenten geeft aan dat dit bij hen niet het geval is. 75% daarentegen laat weten dat zij tegenwoordig niet alles meer archiveert. Zo archiveert één respondent niet alle correspondentie meer tussen leden van de organisatie onderling omdat dit zich meer dan vroeger via persoonlijke email voltrekt. Vroeger kreeg het secretariaat nog wel eens een afschrift van een brief. Twee respondenten geven aan dat zij door de enorme toename van digitale documenten (in de vorm van informatieobjecten) niet alles meer archiveren. Zij kiezen ervoor om datgene dat zij niet zelf produceren (zoals tijdschriften met betrekking tot het onderwerp of informatie die eenvoudig op het internet of in kranten is te vinden zoals recensies), niet meer in het archief onder te brengen. Bepaalde typen documenten die tegenwoordig wel worden gearchiveerd Personen – enquêtevraag 13 50% daarentegen archiveert tegenwoordig wat op internet wordt aangetroffen en wat interessant is voor het archief, hetzij in de vorm van een link, hetzij door het kopiëren van de tekst in een Worddocument. In een enkel geval wordt deze informatie ook geprint en gearchiveerd. Organisaties – enquêtevraag 13 25% van de respondenten geeft te kennen dat zij documenten tegenwoordig wel archiveren, die vroeger in de analoge situatie niet werden gearchiveerd. Voor 75% geldt dat niet. In het eerste geval bleken foto’s die vroeger bij leden van de organisatie in het fotoalbum terecht kwamen, nu (ook) digitaal in het archief van de organisatie te worden ondergebracht. Normen en richtlijnen Personen – enquêtevraag 14 Geen enkele persoon blijkt zich te houden aan normen of richtlijnen voor archiefbeheer. Organisaties – enquêtevraag 14 Van de organisaties blijken zich er meer te baseren op normen en richtlijnen dan de personen. Namelijk 50%. Daarvan heeft één organisatie voor het analoog archief richtlijnen ontvangen van een 78

archiefinstelling (voor digitaal archief hanteert zij geen normen, maar dat komt omdat dit nog niet overgedragen wordt) en één organisatie heeft zelf interne standaarden opgesteld, gebaseerd op weten regelgeving voor het bedrijfsleven zoals over de wettelijke bewaartermijn van financiële administratie. De overige 50% van de respondenten geeft aan geen normen en richtlijnen te gebruiken. 4. Vragen over duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid Metadatering analoog archief Personen – enquêtevraag 15 Bij 50% is een globale onderwerpsomschrijving van dossiers, waarbij één respondent een ordening toepast die gelijk is aan de hoofdstukopbouw van de publicatie waarvoor zijn archief is gevormd. 25% van de respondenten heeft dossiers globaal omschreven en bovendien voorzien van de periode van de documenten. Eén respondent, (25%) heeft bovendien historische foto’s, die een belangrijk onderdeel van zijn archief vormen, voorzien van beschrijvingen, te weten het onderwerp, de locatie, de datum en indien bekend de namen van de afgebeelde personen. Organisaties – enquêtevraag 15 Bij 75% van de respondenten wordt archief uitsluitend op onderwerpsniveau beschreven met vermelding van de periode van de documenten. Bij 25% van de respondenten wordt een ProductDataManagement-systeem gebruikt, waarin analoge documenten gedetailleerd van metadata worden voorzien. Overeenkomsten en verschillen Organisaties kennen iets meer metadata toe aan analoog archief dan personen. Niettemin is dit in de meeste gevallen erg summier. Metadatering digitaal archief Personen – enquêtevraag 16 25% van de respondenten heeft het digitaal archief ondergebracht in een mappenstructuur, identiek aan de ordeningsstructuur van het analoog archief. De map heeft de naam van het onderwerp. Ook inkomende- en uitgaande e-mail is in dezelfde mappenstructuur gearchiveerd, in de vorm van msgbestanden met daarin de naam van de afzender/geadresseerde, voorafgegaan door de datum in de vorm van jaar-maand-dag. Bij 25% zijn de digitale informatieobjecten op eenzelfde manier van metadata voorzien, maar e-mails worden in Outlook in mapjes (met onderwerpsomschrijving) ondergebracht. Tot slot gaat 25% van de respondenten ervan uit dat e-mail integraal te doorzoeken is en correspondentie op die manier is terug te vinden. Deze ordent e-mail dus niet in mapjes. Het overige digitale archief wordt eveneens in een mappenstructuur met onderwerpen geordend. De periode van de documenten is in de namen van deze mappen niet weergegeven. Organisaties – enquêtevraag 16 Digitaal archief wordt door organisaties eveneens minimaal van metadata voorzien. Bij 75% worden digitale informatieobjecten in een mappenstructuur in het e-mailprogramma Outlook en op de harde schijf van de computer bewaard. De bovengenoemde 25% die voor metadata van analoog archief een PDM-systeem gebruikt, doet dat eveneens sinds 1999 voor digitaal archief. Daarin zijn geen verschillen. Overeenkomsten en verschillen Tussen analoog en digitaal archief blijkt bij zowel personen als organisatie niet veel verschil te zijn in de mate waarin metadata worden toegekend aan de stukken. Voorzichtig kan geconcludeerd worden dat in verhouding digitaal archief iets minder van metadata voorzien is. Bij 12,5% van alle respondenten (n=8) is namelijk de correspondentie (e-mail) niet op onderwerp geordend. Bovendien is bij 87,5% van alle respondenten geen periode aangegeven in de map-omschrijving. 79

Anderzijds geven de respondenten aan dat zij juist digitale archiefstukken eenvoudiger terugvinden door integraal te zoeken op trefwoord. Dit kan worden verklaard doordat de archiefvormer vaak nog wel weet welke trefwoorden ongeveer in het bewuste informatieobject gebruikt zijn. Een interessante vervolgvraag is in hoeverre deze digitale informatieobjecten evengoed vindbaar zijn wanneer het digitale archief zich niet meer bij de archiefvormer bevindt en onderzoekers van buiten integraal gaan zoeken. Worden metadata dan meer als een gemis ervaren? Restauratie analoge gegevensdragers Personen – enquêtevraag 17 en 18 50% van de respondenten blijkt analoge stukken niet te (laten) restaureren. 25% doet dit incidenteel wel, op momenten dat de archiefvormer het gevoel heeft dat de stukken nog wel eens van waarde kunnen zijn. Dit is hoofdzakelijk een gevoelsmatige keuze. In gevallen waarin gerestaureerd wordt, wordt dat extern gedaan door het (laten) maken van kopieën van documenten. Feitelijk gezien is dit dus geen restauratie maar het overzetten op een andere drager: conversie. Eén respondent (25%) restaureert wel, namelijk boeken die deel uitmaken van zijn archief. Deze worden, wanneer hij er vanuit emotioneel oogpunt veel waarde aan hecht, door een boekbinder gerepareerd. Organisaties – enquêtevraag 17 en 18 75% van de respondenten geeft aan niets te doen op het gebied van restauratie van analoog archief. 25% doet het soms, namelijk als informatie slecht leesbaar wordt. Op dat moment wordt gedigitaliseerd. Ook hier is dus sprake van conversie. Bij grote hoeveelheden wordt dat uitbesteed aan een privaat bedrijf. Overeenkomsten en verschillen Uit het onderzoek is gebleken dat restauratie vrijwel niet wordt uitgevoerd, wel conversie van de informatie naar een andere drager. Dat gebeurt bij personen even vaak als bij organisaties. Conversie digitale gegevensdragers Personen – enquêtevraag 19 Conversie van informatie op digitale gegevensdragers vindt bij alle respondenten incidenteel plaats. De redenen voor conversie lopen uiteen. Bij 75% is dit wanneer een gegevensdrager op korte termijn onleesbaar dreigt te worden terwijl de informatie die daarop staat, van belang is om te bewaren. Bij 25% is een eenmalige conversie uitgevoerd naar een gegevensdrager met meer opslagcapaciteit toen bleek dat het digitaal archief bleef groeien. Bij 75% van de respondenten komt het voor dat informatie nog op digitale gegevensdragers staan die niet meer leesbaar zijn. De respondenten gaan er unaniem vanuit dat, als onverhoopt blijkt dat de informatie nodig is, er altijd nog wel een “handig iemand” is dit deze voor hen beschikbaar kan maken. Organisaties – enquêtevraag 19 50% van de respondenten converteert digitale informatie naar nieuwe gegevensdragers, wanneer deze onleesbaar dreigen te raken. Eén van die twee respondenten doet dat zelfs al uit voorzorg, zowel het bronbestand wordt altijd bewaard (bijvoorbeeld TIF of Word) maar er wordt altijd een conversie naar een neutraal viewbestand (bijvoorbeeld PDF) uitgevoerd. Bij 25% van de archiefvormers is dat niet het geval omdat zij sinds slecht twee jaar digitaal archiveren. Daar is conversie nog niet aan de orde geweest. 25% past soms conversie toe, namelijk wanneer de informatie op deze dragers naar het gevoel van de archiefvormer in de toekomst nog eens nodig is en/of van historisch belang is. Overeenkomsten en verschillen Organisaties blijken structureler informatie te converteren naar digitale gegevensdragers dan personen. Bij 100% van de personen wordt het soms gedaan, bij 25% van de organisaties soms en bij 80

50% van de organisaties altijd, wanneer informatie niet meer leesbaar dreigen te raken. Bovendien blijkt 25% van de organisaties zelfs uit voorzorg te converteren, bij de onderzochte personen doet niemand dat. Bij 25% van de organisaties is conversie nog niet aan de orde, omdat deze organisatie nog maar relatief kort digitaal archiveert. Interne of externe bewaring Personen – enquêtevraag 20 Bij alle respondenten wordt het analoge en digitale archief bij de archiefvormer bewaard. Organisaties – enquêtevraag 20 Bij 50% van de respondenten wordt zowel het analoge als digitale archief intern bewaard. Bij 25% wordt een deel van het analoge archief (vanaf de oprichting van de organisatie tot 2000) zowel extern (bij een archiefinstelling) als intern bewaard en het digitale archief intern, bij 25% wordt al het analoge archief extern bewaard en het digitale archief intern. Inzage door medewerkers en regels daarvoor Organisaties – enquêtevraag 21 t/m 24 Deze vraag werd uitsluitend aan organisaties voorgelegd. Bij 50% van de archiefvormers is er sinds de oprichting van de organisatie beleid ten aanzien van de toegang tot het analoge archief door medewerkers. In één geval mag inzage worden gegeven onder toezicht van de secretaris, bij de tweede respondent zijn strenge regels wie wel en niet het analoge archief mag inzien. Wat die regels precies inhouden, mocht helaas niet gedeeld worden voor dit onderzoek. Bij de overige 50% is geen beleid geformuleerd. Voor digitaal archief liggen de cijfers iets anders. 75% van de respondenten heeft beleid geformuleerd op de toegang tot het digitale archief. Bij twee respondenten geldt hetzelfde beleid voor analoog als voor digitaal archief. Bij de derde respondent is voor het analoge archief geen beleid geformuleerd, voor het digitale archief wel: dat is niet toegankelijk. Inzage door derden en regels daarvoor Personen – enquêtevraag 21 t/m 24 Bij alle respondenten mogen ook anderen inzage hebben in hun analoge archief. Er zijn geen verschillen met de toegankelijkheid tot digitaal archief voor anderen. Wat betreft regels voor inzage geven alle respondenten aan dat vertrouwelijke informatie (bijvoorbeeld financieel- of privacygevoelig materiaal) niet door anderen geraadpleegd mag worden. Dit is wel sterk afhankelijk van het doel waarvoor iemand de stukken wil raadplegen. Door het gebruik van digitale archiveringstechnieken zijn bij geen enkele respondent meer verzoeken tot inzage gekomen. Bij 25% is het verzoek tot inzage afgenomen, doordat andere partijen digitaal lokaal historisch materiaal beschikbaar stellen. Bij 75% is het gelijk gebleven. Bij digitaal archief bestaat toegang verlenen bij 100% uit het toesturen van digitale informatieobjecten, bij analoog archief blijft dit bij 75% beperkt tot alleen inzien van documenten, tot lenen. In 25% van de gevallen wordt de informatie gekopieerd op een papieren gegevensdrager of gedigitaliseerd en de informatie op die manier toegestuurd. Organisaties – enquêtevraag 25 en 26 Wat betreft de raadpleging van het analoge en digitale archief door derden lijkt er weinig verandering te zijn opgetreden. In 50% van de gevallen is er geen toegang tot het analoge archief dat bij de archiefvormer berust en ook niet tot het digitale archief. Bij 25% van de respondenten moet er om inzage te krijgen in het analoge en digitale archief, een goede reden zijn. Tot slot heeft 25% van de respondenten geen regels voor inzage door derden. Het aantal verzoeken tot inzage in analoog en digitaal archief is gelijk gebleven. 25% verstrekt kopieën van zowel analoge als digitale stukken. Bij 25% gebeurt dit wel bij het analoog archief, niet bij het digitale archief. 25% stelt alleen bij een goede reden kopieën beschikbaar van zowel analoge als digitale stukken. 25% verstrekt van zowel analoog als digitaal archief geen 81

kopieën. De conclusie is dat in 25% van de gevallen er een verschil is tussen het leveren van kopieën bij analoog en digitaal archief. Bij de overige 75% is dit beleid niet gewijzigd. Overeenkomsten en verschillen Zowel personen als organisaties geven derden meer toegang tot analoog archief dan tot digitaal archief. Dat wordt echter ook deels veroorzaakt doordat dit ouder materiaal is en dus minder privacygevoelige informatie bevat. 5. Vragen over websites en social media Websites Personen – enquêtevraag 25 25% van de respondenten blijkt te beschikken over een website, waarvan vervolgens eenmaal een back-up is gemaakt (digitaal en in geprinte vorm) toen de site door de webhoster uit de lucht dreigde te worden gehaald. Er wordt geen regelmatige back-up gemaakt, ook al worden er wijzigingen op de site aangebracht. Organisaties – enquêtevraag 27 Het blijkt dat 75% van de respondenten beschikt over een website. Slechts bij 25% van de respondenten wordt deze daadwerkelijk en regelmatig gearchiveerd. Overige vormen van social media Personen – enquêtevraag 26 en 27 25% van de respondenten maakt gebruik van Facebook, maar ziet deze niet als onderdeel van zijn archief dat hij als amateurhistoricus vormt. Ondanks dat legt hij wel regelmatig contacten via Facebook met andere historisch-geïnteresseerden. Organisaties – enquêtevraag 28 en 29 75% van de respondenten gebruikt behalve een website geen vormen van social media voor de organisatie. De 25% die dat wel doet, was tot 2008 actief op Hyves, sindsdien op Facebook. Daarnaast gebruikt deze respondent sinds enkele jaren Twitter en LinkedIn. Deze vormen van social media worden echter niet gearchiveerd. 6. Overige vragen Overige cruciale wijzigingen in het archiveringsbeleid Personen – enquêtevraag 28 Op de vraag of er nog andere cruciale wijzigingen in het archiveringsbeleid tussen 1980-2013 zijn opgetreden, had geen enkele respondent antwoord. Met andere woorden: zij zien geen andere opvallende veranderingen dan in het voorgaande al aan de orde is gekomen. Organisaties – enquêtevraag 30 Evenals bij de personen, was er geen respondent die nog andere cruciale wijzigingen in het archiveringsbeleid tussen 1980-2013 signaleert dan al besproken. Het als meest belangrijkste ervaren verschil Personen – enquêtevraag 29 De volgende vraag had betrekking op datgene wat de respondent als belangrijkste verschil ervaart tussen het analoge en digitale tijdperk betreffende archiefvorming. 25% noemt in dat verband het grotere gebruiksgemak van digitaal archief (integrale zoekmogelijkheden). Echter 50% van de respondenten noemt de enorme toename van te archiveren informatie en de daarmee gepaard gaande onoverzichtelijkheid op het gebied van toegankelijkheid. 25% van de respondenten ervaart door alle digitale ontwikkeling de interactie met gebruikers van het archief als veel onpersoonlijker: analoog archief laten inzien was veel gezelliger. Daarentegen ziet deze respondent dat in een digitale omgeving specifiek op het gebied van foto’s veel meer details zichtbaar gemaakt kunnen worden. 82

Organisaties – enquêtevraag 31 50% van de respondenten geeft aan dat zij eenvoudiger toegang tot het archief zien als belangrijkste verschil tussen het analoge en digitale tijdperk in relatie tot archiefvorming. Door full-text zoekmogelijkheden ervaren zij dat informatie veel sneller is gevonden dan in de analoge situatie. Eén van de twee respondenten die dit noemde, verwacht bovendien dat desondanks ook analoog archief gevormd zal blijven worden. 25% van de respondenten ziet als belangrijkste verschil dat tegenwoordig veel meer communicatie is vastgelegd en daardoor ook veel meer gearchiveerd wordt. Tot slot gaf 25% aan als belangrijkste ontwikkeling te zien dat digitaal archief veel gevoeliger is voor privacy schending: digitale informatieobjecten kunnen veel eenvoudiger worden verspreid dan analoge, waarbij schending van auteursrecht kan optreden of zelfs privacygevoelige informatie vlug gelekt wordt. Overeenkomsten en verschillen Meer organisaties blijken positief gestemd over het grotere gebruiksgemak van digitaal archief dan personen. 50% van de personen noemt expliciet de enorme toename van documenten die gearchiveerd worden en ervaart juist minder toegankelijkheid. Ten opzichte van personen lijken meer organisaties de risico’s op het gebied van privacy-schending bij digitaal archief hoger in te schatten (respectievelijk 0% en 50%). Toekomstideeën Personen – enquêtevraag 30 t/m 32 50% van de respondenten geeft aan in de toekomst vermoedelijk het door hen gevormde analoge archief te schenken aan een archiefinstelling. 25% van de respondenten denkt erover om zijn analoge archief onder te brengen in een stichting en tot slot geeft 25% aan nog geen idee te hebben. Toekomstplannen met het door hen digitaal gevormde archief zijn hetzelfde. Organisaties – enquêtevraag 32 t/m 34 75% van de respondenten heeft als toekomstidee het analoge archief te schenken aan een archiefinstelling. Bij 50% van de respondenten is dat overigens al (voor een deel van het analoge archief) in de praktijk gebracht. 25% heeft geen toekomstplannen. Dit laat geen wijzigingen zien voor wat betreft het digitale archief. Overeenkomsten en verschillen Bij zowel personen als organisaties zijn er geen wijzigingen op het gebied van toekomstideeën met hun analoge en digitale archief. Er zijn kleine onderlinge verschillen tussen de toekomstplannen van de personen en organisaties, namelijk bij personen ziet 50% van de respondenten een archiefinstelling in de toekomst als goede bestemming voor hun analoge en digitale archief. Dat geldt bij organisaties voor 75% van de respondenten. Wat betreft de personen wil 25% van de respondenten het archief later onderbrengen in een stichting, bij organisaties bleek 0% van de respondenten dat te willen. Tot slot heeft van zowel de personen als de organisaties 25% van beide groepen respondenten geen idee over de toekomst van het analoge en digitale archief.

83

Bijlage V. Duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid archief private personen en organisaties bij archiefinstellingen Wetgeving behoud niet-overheidsarchief Voor wat betreft het behoud van overheidsarchief staat in artikel 12 van de Archiefwet 1995: “De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats”135 Dat geldt dus niet voor archieven van private personen en organisaties. De Raad voor Cultuur maakt voor deze archieven een onderscheid in rechtspersonen (bedrijven, verenigingen, stichtingen etc.) en natuurlijke personen (mensen). Voor ondernemers bestaat de fiscale bewaarplicht: financiële administratie moet minimaal zeven jaar worden bewaard en zaken betreffende onroerende goederen tien jaar.136 Voor overige bedrijfscorrespondentie bestaat geen bewaarplicht, evenals voor natuurlijke personen. Wel zijn er regels voor het maximaal bewaren van persoonsinformatie door organisaties. Bij overheden bestaat het risico dat informatie verloren gaat, in het bedrijfsleven is het juist een groot risico dat bepaalde informatie te lang bewaard blijft als het gaat om informatie die valt onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Voor bedrijfsinformatie ligt de gemiddelde bewaartermijn rond zes jaar. Iron Mounton, in 1951 opgericht door Herman Knaust in de Verenigde Staten van Amerika en beheerder van zo’n 150.000 kilometer bedrijfsarchief over de hele wereld (in Nederland zijn acht vestigingen), voerde onderzoek uit onder bedrijven, waarbij bleek dat 36% informatie over werknemers, klanten en financiële administratie te lang bewaart. Maar liefst 39% van de bedrijven binnen de financiële sector bewaart alle informatie en 9% heeft geen bewaarbeleid. Dat is een opmerkelijke uitkomst gezien de belangrijke en gevoelige informatie die in deze sector een rol spelen. Volgens Lokke Moerel bewaren bedrijven hun informatie vaak (te) lang om te voorkomen dat ze niet voldoen aan wet- en regelgeving die voortdurend verandert.137 Er is overigens al op diverse plaatsen geschreven over het ontbreken van wetgeving voor het behoud van niet-overheidsarchief en over de aandacht in de politiek, onder meer door De Hart.138

Acquisitie archief private personen en organisaties bij openbare en categoriale archiefinstellingen De overbrenging van niet-overheidsarchief naar een archiefbewaarplaats zal moeten plaatsvinden op initiatief van de archiefvormer of van de archiefinstelling. Dit wordt ook wel respectievelijk passieve en actieve acquisitie genoemd. Sinds de jaren ’60 van de vorige eeuw is toenemende aandacht voor de acquisitie van niet-overheidsarchief. Zo werd in 1964, in navolging van het Engelse National Register of Archives het al eerder bestaande Centraal Register van Familiearchieven gewijzigd in een Centraal Register van Particuliere Archieven (CRPA). Dat is een database waarin vrijwillig archieven van particulieren en bedrijven werden geregistreerd (zowel in privébezit als in het beheer bij archiefinstellingen). In de jaren ‘80 gingen diverse categoriale instellingen (namelijk het Nederlands Economisch-Historisch Archief (NEHA), het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) en het Sociaal-Historisch Centrum voor Limburg in Maastricht) bedrijfsarchieven verwerven. In 1993 werd het BedrijfsArchieven Register Nederland (BARN) gepubliceerd. Zowel het CRPA als het BARN zijn al sinds een jaar of tien niet meer actueel. Bovendien is het Centraal Register van 135

Archiefwet 1995, artikel 12. Kamer van Koophandel Eisen aan uw administratie. Geraadpleegd op 14 oktober 2013 van http://www.kvk.nl/ondernemen/financien/administratie/eisen-aan-uw-administratie/; Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren? Geraadpleegd op 14 oktober 2013 van http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/adminis tratie/administratie_opzetten/hoe_lang_moet_u_uw_administratie_bewaren. De Belastingdienst maakt in sommige gevallen een uitzondering en hanteert een kortere termijn. 137 Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (2013), ‘Wat bewaren we wel en wat niet? Selectie en vernietiging van informatie bij overheid en bedrijven’, Archievenblad 117 (2013) 17-19. 138 Caroline de Hart, Een kwestie van kiezen. Acquisitieplannen en profielen in het Nederlandse archiefwezen, (Amsterdam, 2012) 8-9. 136

84

Vormgevingsarchieven en de Sportarchieven Databank ontwikkeld door respectievelijk het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie en Eric Hennekam. Verder is in 2005 de stichting Nationaal Business Archief (NBA) opgericht (in 2006 Netwerk voor Bedrijfsmatig Archiveren genoemd) om bedrijfsarchieven digitaal toegankelijk te maken, met inbegrip van de informatie uit het CRPA en het BARN. Verder werd in de jaren ’80 de Projectgroep acquisitie van particuliere archieven in het leven geroepen.139 De Raad voor Cultuur publiceerde in 2005 een advies voor het erfgoedselectiebeleid, waarin wordt vastgesteld dat de primaire verantwoordelijkheid voor erfgoed, waaronder ook archieven behoren, bij eigenaren ligt. De Rijksoverheid heeft hier nog nauwelijks een rol in. De Raad voor Cultuur pleitte voor het uitvoeren van een historisch-maatschappelijke analyse door de overheid, op basis waarvan kon worden vastgesteld wat aan niet-overheidsarchieven blijvend bewaard zou moeten blijven. De Raad voor Cultuur stelde in het rapport voorzichtig voor om ook private organisaties aan te wijzen als zogenaamd Offices of Primary Interest, waarbij beperkingen en verplichting kunnen worden opgelegd aan rechtspersonen, zoals noodzakelijke toestemming van de beheerder van een openbare archiefinstelling voordat een private archiefvormer bestanden mag vernietigen. Deze verplichting moest volgens de Raad niet worden opgelegd aan natuurlijke personen, gezien de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer dergelijke verplichtingen met zich mee kunnen brengen. In dit verband moet ook de Canadese archivaris Terry Cook worden genoemd, die dergelijke aanbevelingen heeft gedaan in het kader van zijn (in deze scriptie al eerder genoemde) nieuwe waarderingsmodel voor archieven. Hij stelt in zijn model voor een prioriteitenlijst op te stellen met welke partijen de belangrijkste rol vervullen in de interactie tussen burger en staat: aangeduid als macro-appraisal.140 De Raad voor Cultuur maakte in het rapport de vergelijking met de Monumentenwet, de Wet tot Behoud van Cultuurbezit en het Verdrag van Malta, waarin regels zijn vastgelegd voor eigenaren van erfgoedobjecten. Verder kon de overheid volgens de Raad voor Cultuur op financieel gebied bijdragen aan het behoud van niet-overheidsarchief, door het beschikbaar stellen van subsidies en het stimuleren van archiefinstellingen voor het actief acquireren van niet-overheidsarchief.141 Tot slot liet de commissie Waardering en Selectie in 2007 een rapport verschijnen waarin een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven wordt voorgesteld. De commissie borduurde daarbij voort op de voorgestelde integrale selectie- en waarderingsmethodiek die de Raad voor Cultuur voorstond maar legde niet alleen het zwaartepunt van deze taak bij de overheid, maar bij de maatschappij als geheel en de interactie tussen burger en overheid: de private en publieke sector. De Commissie Waardering en Selectie ontwikkelde een methodiek waarmee nietoverheidsarchieven (in het rapport aangeduid als particuliere archieven) werden gewaardeerd in relatie met overheidsarchieven. In tegenstelling tot de Raad, maakte de Commissie Waardering en Selectie geen verschil in natuurlijke en rechtspersonen, het behoud van niet-overheidsarchief moest worden gewaarborgd door actieve acquisitie door archiefinstellingen. De voorgestelde methodiek gaat uit van de Historisch Maatschappelijke Analyse plus (HMA+), bestaande uit een trendanalyse (trends die representatief zijn voor de samenleving) en definiëring van hotspots. Vervolgens moeten archiefinstellingen aangeven welke archiefvormers relevant zijn voor deze ontwikkelingen.142 De Hart analyseerde in 2012 in een onderzoek 18 acquisitieplannen en/of -profielen van openbare archiefinstellingen in Nederland met betrekking tot acquisitie van niet-overheidsarchief. Uit haar onderzoek bleek dat bij archiefinstellingen met een acquisitieprofiel de collectie gemiddeld bestaat uit een verhouding van 69% strekkende meters overheidsarchief tegenover 31% nietoverheidsarchief. Bij archiefinstellingen zonder acquisitieprofiel is deze verhouding 79% respectievelijk 21%. De verschillen in de aantallen archieven is zelfs nog groter. De meerderheid van de archiefinstellingen was van mening dat het acquisitieprofiel een redelijke invloed heeft op de 139

F. Hartman, M. van Leeuwen-Canneman en N. Ruitenberg, ‘Historia Docet? Het Centraal Register van Particuliere Archieven (CRPA)’, Archievenblad (2009) 8-13. 140 Terry Cook, ‘Mind Over Matter’, 38-70. 141 Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel. Over de rijkverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed. Advies Erfgoedselectiebeleid deel I en deel II (’s Gravenhage, 2005) 30-32. 142 K.J.P.F.M. Jeurgens e.a., Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven (’s Gravenhage, 2007) 44-47. 85

vorming van de collectie, twee van de achttien zagen een sterke invloed. De helft van de onderzochte archiefinstellingen gebruikte het acquisitiebeleidsplan regelmatig. Tot slot wordt juist bij grotere archiefinstellingen meer met een acquisitiebeleidsplan gewerkt dan bij kleine.143 Naast openbare archiefinstellingen zijn er tal van bijzondere of categoriale instellingen, zoals het al kort genoemde NEHA, het IISG, het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie (NIOD), Atria, kennisinstituut voor emancipatie en vrouwengeschiedenis, het Koninklijk Instituut voor Taal-, Land- en Volkenkunde (KITL) et cetera. In 2010 onderzocht Links de actuele stand van zaken met betrekking tot het behoud van niet-overheidsarchieven. Zij stelde vast dat er een groot verschil is tussen de manier waarop een aantal door haar bestudeerde categoriale instellingen acquireren en de voorstellen van de Raad voor Cultuur en de Commissie Waardering en Selectie. De categoriale instellingen richten zich veel meer op relaties opbouwen met archiefvormers om zodoende deze archieven voor de toekomst te behouden.144 Ook De Bruijn onderstreepte recent het belang van relatiebeheer tussen archiefinstellingen en private archiefvormers, waarbij hij als illustratie een aantal projecten van Erfgoedcentrum DiEP beschreef.145 Links stelt terecht dat overheidsinmenging in het behoud van niet-overheidsarchief, zoals de Raad voor Cultuur en de Commissie Waardering en Selectie voorstelt, conflicten kan veroorzaken met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.146 Ruitenberg en anderen blikten in 2009 in het Archievenblad terug op 45 jaar CRPA waarbij de mogelijkheden voor de herinvoering van een dergelijk register werd bekeken. Ook zij stelden dat het opleggen van verplichtingen aan archiefeigenaren inbreuk doet op het particulier bezit, zij zagen wel mogelijkheden in het wettelijk vastleggen van de registratietaak van nietoverheidsarchief in de Archiefwet, zoals ook in België is gebeurd in het Cultureel Erfgoed-Decreet van 2008 en vervolgens in 2012 in het herzien decreet.147 In andere Europese landen zijn de beschermingsmogelijkheden van niet-overheidsarchieven sowieso groter; in België, Frankrijk en Groot-Brittannië worden alle archieven die ouder dan 50 jaar zijn, beschermd.148 De vraag is echter of dat houdbaar is voor digitale archieven, zonder het nemen van passende maatregelen. Incidentele (pilot)maatregelen zijn van start gegaan.149

Behoud digitaal archief private personen en organisaties Als verkenning volgt een beschrijving van de huidige praktijk bij een aantal instellingen binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein op het gebied van digitaal archief. Het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie (RKD) is zich aan het bezinnen op de manier waarop digitaal archief kan worden verworven, duurzaam toegankelijk gemaakt en beschikbaar gesteld kan worden. Eén van de daarbij genoemde problemen waar het RKD zich voor geplaatst ziet, is het filteren van e-mails die in aan kunst gerelateerde archieven thuishoren, uit privéemailaccounts. Concrete ideeën daarover heeft het RKD echter nog niet ontwikkeld. Als pilot worden op dit moment plannen ontwikkeld voor het opnemen van het digitaal gevormde archief van de Gerrit Rietveld Academie en van de Beroepsorganisaties Nederlandse Ontwerpers (BNO).150 Het Nationaal Archief heeft nog geen archieven van private personen en/of organisaties die volledig digitaal zijn. Wel bevinden zich in diverse archieven van private personen en organisaties

143

De Hart, Een kwestie van kiezen, 38-39.

144

Petra Links, Privé-papieren in bewaring. Een onderzoek naar het behoud van particuliere archieven in Nederland (Amsterdam, 2010) 47. 145 De Bruijn, ‘Relatiebeheer’, 169-178. 146 Links, Privé-papieren in bewaring, 47. 147 F. Hartman, M. van Leeuwen-Canneman en N. Ruitenberg, ‘Historia Docet?, 8-13. 148 Herman Bongenaar, Beschermingsmogelijkheden, 13-14. 149 Zie onder meer initiatieven van het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (http://www.immd.be/files/CADarchivering_rapport_final.pdf), het Archief en Museum voor Vlaams Leven te Brussel (http://109.135.3.34/AMVB312/docs/DigiGIDS_work_v20120926.pdf) en Library of Congress (http://www.digitalpreservation.gov/documents/ebookpdf_march18.pdf). 150 Gesprek Van Bragt. 86

digitale informatieobjecten, bijvoorbeeld op 3,5-inch diskette of cd-rom.151 Conversie naar nieuwere gegevensdragers vindt bij of na overdracht niet plaats. De digitale gegevensdragers zijn echter in veel gevallen niet duurzaam toegankelijk want verouderde digitale gegevensdragers kunnen na acquisitie bij het Nationaal Archief niet meer op eenvoudige wijze worden geraadpleegd. Duurzame beschikbaarstelling ontbreekt doordat op de studiezaal geen faciliteiten zijn voor het raadplegen van digitale gegevensdragers.152 De situatie bij het Noord-Hollands Archief laat niet veel verschil zien. Ook hier zijn enkele archieven van private personen en organisaties waarin zich digitale gegevensdragers bevinden.153 De mate van duurzame toegankelijkheid is niet afwijkend van het Nationaal Archief. Informatieobjecten op cd-rom zijn in principe beschikbaar om te raadplegen in de studiezaal, waar computers met cdromspelers aanwezig zijn. 3,5-inchdiskettes kunnen echter niet meer worden geraadpleegd. Daarentegen is bij het Noord-Hollands Archief in 2010 wel het eerste volledig digitale archief geacquireerd. Binnen het Meerjarenbeleidsplan 2013-2016 is als een van de activiteiten aangemerkt het ontwikkelen van instrumenten en hulpmiddelen om private personen en organisaties te ondersteunen bij het garanderen van digitale duurzaamheid van hun archief.154 De situatie bij het RHC Vecht en Venen is vergelijkbaar. Op dit moment wordt een update van het acquisitiebeleid uitgevoerd, waarbij aandacht wordt geschonken aan digitale archieven. Een concrete invulling ontbreekt alsnog. Een ander initiatief is Het Bewaren Waard, een interactieve website die is ontwikkeld door het Archief Eemland in samenwerking met Picturae en Zicht Online, maar landelijk uitgezet, waarop particulieren digitale informatieobjecten (scans van historische privé-documenten, filmpjes, foto’s, et cetera) kunnen uploaden. Informatieobjecten die privacygevoelig zijn, kunnen worden afgeschermd en alleen gedeeld met familie en vrienden. Archief Eemland biedt ook de mogelijkheid om de fysieke documenten die digitaal staan, op te slaan in het depot. De website wordt in de eerste helft van 2014 gelanceerd.155 Tot slot zijn specifiek moet worden genoemd de oprichting van de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) (1999), Interlab (2003), Taskforce Archieven (2004) en de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) (2008).156 Er blijken de afgelopen decennia tal van initiatieven geweest voor het behoud van archief van private personen en organisaties. Het aantal initiatieven lijkt bovendien te zijn toegenomen. Twee eerdere belangengroepen voor particuliere archieven, het CANNET (een vereniging van categoriale instellingen) en de SPArc, een sectie binnen de KVAN voor archivarissen van niet-overheidsarchief, gingen in 2005 samenwerken onder de naam Platform Particuliere Archieven (PPA). Het organiseert bijeenkomsten voor uitwisseling van kennis en informatie, waarbij in november 2011 een bijeenkomst werd gehouden met het thema “Digitale particuliere archieven”. Hier spraken onder meer (oud)medewerkers van Beeld & Geluid, het Stadsarchief Amsterdam en het Nederlands Archief

151

Bijvoorbeeld in het archief van de Stichting Industriële Raad voor de Oceanologie (IRO), (1970) 1971-1991 (1992) (toegang 2.19.121), het archief van D.P. Spierenburg, 1909-2001 (toegang 2.121.346), het archief van de Koninklijke Nederlandse Cricketbond, 1883-2009 (toegang 2.19.125), het archief van J.M.M. Ritzen (geb. 1945) over de jaren 1963-2005 (toegang 2.21.362) en het archief van prof. mr. P. Sanders [geboren 1912], 1946-1947 (2007) (toegang 2.21.147). 152 Gesprek met diverse medewerkers van de sector Acquisitie en Advies van het Nationaal Archief op 7 november 2013. 153 Bijvoorbeeld in het archief van drs. R.J. de Wit te Haarlem (1973) 1976-1994 (2003) (toegang 541), het archief van de Stichting Geschiedschrijving Holland (SGH) te Delft, 1998-2003 (toegang 775) en het archief van de Stichting ter Verbetering van de Agrarische Structuur in Noord-Holland (Stivas) te Haarlem, 1965-1987 (toegang 498). 154 Noord-Hollands Archief, Balans en perspectief. Beleidsplan 2013-2016 (Haarlem, 2013) 33. 155 Archief Eemland, Het bewaren waard. Geraadpleegd op 28 november 2013 van http://www.archiefeemland.nl/digitale-producten/het-bewaren-waard. 156 Algemene Rekenkamer, Informatiehuishouding van het Rijk, overzicht van een dynamisch vraagstuk, een achtergrondstudie (’s Gravenhage, 2009) 24. 87

Grafisch Ontwerpers (NAGO) over hun ervaringen.157 Bovendien zijn de afgelopen jaren diverse adviesrapporten verschenen voor archiefvormers en –beheerders van private archieven. Bijvoorbeeld in 2003 werd een rapport gepubliceerd over het behoud van historische sportarchieven en in 2006 en 2007 verschenen twee richtlijnen voor het behoud van vormgevingsarchieven. Op het gebied van kerken heeft onder meer de Commissie tot registratie van Protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke archieven in 2010 richtlijnen voor het kerkelijk archiefbeheer opgesteld. Vervolgens werd in 2012 door de Projectgroep Lokale Archieven 2012 van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) een praktische handleiding samengesteld voor het inventariseren van het archief van de kerkelijke gemeente. Recent, halverwege 2013, publiceerden Iron Mountain en advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek en praktische gids voor bewaartermijnen van bedrijfsarchieven in Europa.158 Ook in tal van scripties wordt de laatste jaren aandacht besteedt aan het behoud van archief van private personen en organisaties. Zeker in het licht van de digitale ontwikkelingen is het behoud van deze archieven een uiterst actuele vraag met het oog op digitale duurzaamheid.

157

Familiearchieven Platform Particuliere Archieven. Geraadpleegd op 13 december 2013 van http://www.familiearchieven.nl/platformparticulierearchieven.html. 158

W. van Buuren, Handleiding voor het beheer van historische sportarchieven (Hilversum, 2003);

Sanja Lap en Petra van der Ree, Het ontwerpproces bewaard: beknopt ABC voor architecten, ontwerpers en vormgevers (Rotterdam, 2007); Karin van der Heiden, Beknopte Handleiding archiveren voor ontwerpers (Utrecht, 2006); Protestantse Kerk in Nederland, Concept richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten (Utrecht, 2010); Iron Mountain (z.j.). Bewaartermijnen. Geraadpleegd op 14 oktober 2013 van www.ironmountain.nl/bewaartermijnen. 88

Bijlage VI. Aanbevelingen archiefinstellingen advisering private personen en organisaties inzake digitale archiefvorming Op basis van het scriptieonderzoek “Van fysiek naar virtueel. Veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties en de gevolgen voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein” zijn voor openbare- en categoriale archiefinstellingen diverse aanbevelingen te doen. Hoe dienen zij om te gaan met de veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties en de gevolgen die deze veranderingen hebben voor de duurzame toegankelijkheid en duurzame beschikbaarheid van dit archief binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein? Voor archiefinstellingen is dit een kwestie van beleidskeuzes maken. Daarom vormen deze aanbevelingen geen onderdeel van het eigenlijke scriptieonderzoek, maar zijn deze opgenomen als bijlage. Deze aanbevelingen worden gebaseerd op de uitkomsten uit dit onderzoek. Waarom acquisitie van archief private personen en organisaties? Waarom dienen openbare en categoriale instellingen zich überhaupt in te zetten voor het behoud van archief van private personen en organisaties? Het antwoord op deze vraag is geschetst in paragraaf 4.2.2. Door zowel overheidsarchief als archief van private personen en organisaties te kunnen raadplegen, is het voor onderzoekers mogelijk een evenwichtig beeld van het verleden te vormen. Pas door het behoud van deze beide categorieën archief is het mogelijk het handelen van overheidsorganisaties onderling, tussen de overheid en de burger en tussen burgers onderling te reconstrueren en in onderling verband te interpreteren. Waarom advisering noodzakelijk? In het onderzoek is oplossingsgerichte literatuur aan de orde gekomen, waarin wordt gesteld dat archivarissen al bij de archiefvorming met private personen en organisaties moeten meedenken. Zoals in het onderzoek wordt gesteld, pleit Links niet voor het overnemen van de verantwoordelijkheden van de archiefvormer, maar voor een adviserende houding.159 Uit het onderzoek blijken er diverse veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties op te treden. Daarnaast is er sprake van al bestaande fenomenen die in een digitale omgeving ingrijpender gevolgen veroorzaken voor de duurzame toegankelijkheid en de duurzame beschikbaarheid. Allereerst is er gebrek aan contextinformatie (vastgelegd in metadata). Daarnaast is er minimale ordening van archief. Ook ontbreekt preventieve waarborging van de duurzaamheid van digitale informatiedragers door conversie. Tot slot ontstaat er hybride archief. Dit veroorzaakt allereerst dat een aanzienlijk deel van de informatie niet meer in het geïnstitutionaliseerde culturele domein komt en daarbinnen de interpretatie sterk bemoeilijkt wordt. Wanneer archivarissen geen adviserende rol vervullen, is binnen het geïnstitutionaliseerde culturele domein grote kans op: • Verlies van informatie door het gebrek aan waardering en selectie en preventieve conversie; • Verlies van informatie doordat archiefvormers van mening zijn dat informatie elders op internet ook duurzaam toegankelijk en duurzaam beschikbaar is en blijft; • Bemoeilijking waardering, selectie en ordening door archiefvormers door het gebrek aan in metadata vastgelegde contextinformatie; • Het ontstaan van betekenisloze informatie (dus gegevens160) door het gebrek aan in metadata vastgelegde contextinformatie;

159

Petra Links, Privé-papieren in bewaring. Geraadpleegd op http://niodbibliotheek.blogspot.nl/2012/10/privepapieren-in-bewaring.html. 160 Zie noot 105. 89

19

oktober

2013

van

Hoe te adviseren? Juist om bovenstaande negatieve gevolgen te vermijden, kunnen archivarissen bijdragen door middel van advies aan private personen en organisaties. Wet- en regelgeving ontbreekt. Er kan dus geen advisering plaatsvinden in de vorm van inspectie of toezicht, zoals dat bij overheidsarchiefvormers plaatsvindt. Navolgend enkele uitgangspunten. Deze dienen als aanzet hoe advisering dient te worden vormgegeven. • Goed relatiebeheer tussen archiefvormer en archiefinstelling is noodzakelijk. Zie ook de bijdrage van De Bruijn.161 Het kweken van goodwill bij archiefvormers is van groot belang, zij moeten het nut inzien van het relatiebeheer, wil het kans van slagen hebben; • Het adviseringsaspect moet worden opgenomen in acquisitieplannen van nietoverheidsarchieven, zoals gehanteerd door archiefinstellingen. Zowel advisering als acquisitie moet niet passief maar actief gebeuren. Uit advisering dient acquisitie voort te vloeien; • Voor zowel advisering van private archiefvormers als acquisitie van hun archief dient te worden bepaald welke archiefvormers tot de doelgroep van archiefinstellingen moeten behoren, welke archieven representatief zijn voor de categorie die ze vertegenwoordigen en van toegevoegde waarde zijn voor de bestaande collectie van de archiefinstelling. Deze vorm van waardering en selectie wordt door Cook macro-appraisal genoemd.162 Diverse literatuur is daarover verschenen, zoals suggesties gedaan door onder meer de Raad voor Cultuur, de Commissie Gewaardeerd Verleden en Cook (zie ook bijlage IV van dit onderzoek). De Hart doet aanbevelingen om de representativiteit en de toegevoegde waarde van archieven te bepalen door respectievelijk het uitvoeren van een historische analyse (bijvoorbeeld de Historisch Maatschappelijke Analyse-plus, zoals geïntroduceerd door de Commissie Jeurgens163) en een bestandsanalyse van de bestaande collectie van de archiefinstelling. Door combinatie van de bestandsanalyse met de historische analyse, of wel vergelijk van de aanwezige archieven met welke aanwezig zouden moeten zijn om een historische ontwikkeling te weerspiegelen, komen de hiaten aan het licht. Dit kan worden verwerkt in een leemtelijst, of lijst van sterke en zwakke punten;164 • Bij advisering kan een onderscheid worden gemaakt in de categorieën personen, religieuze instellingen en maatschappelijke organisaties. Het belangrijkste is echter dat een onderscheid wordt gemaakt in personen, kleine en informele organisaties versus formele en grote organisaties. Uit het scriptie-onderzoek blijken de veranderingen en de daaruit voortvloeiende gevolgen bij de eerstgenoemde categorie het grootst (door geringe professionaliteit of geringe grootte van de organisatie); • Bij met name de categorie religieuze instellingen is er sprake van een toenemende aandacht voor het beheer van digitaal archief. Nauwe samenwerking tussen archiefinstellingen en overkoepelende commissies en verenigingen verdient sterke aanbeveling. Archivarissen bezitten specifieke archief-technische expertise, deze verenigingen weten wat er “in het veld” speelt en kunnen de brug vormen met archiefvormers; • Tot slot dient samenwerking te worden geïntensiveerd met IT-specialisten. Archivarissen en computerspecialisten hebben elk hun eigen expertise.165 Private organisaties zijn bijvoorbeeld gespecialiseerd in het restaureren van gegevensdragers en converteren van de informatie.

161

De Bruijn, ‘Relatiebeheer’, 169-178. Terry Cook, ‘Mind Over Matter’, 38-70. 163 Jeurgens e.a., Gewaardeerd verleden, 44-47. 164 De Hart, Een kwestie van kiezen, 20-23. 165 Cook, ‘Easy to Byte, Harder to Chew’, 203-208. 162

90