Van contract tot juiste, tijdige en volledige declaratie en verantwoording ~ Door: Lennart Roest, Hilde van Dongen en Noortje Peters

REGIE OP DE WMO 2016 Van contract tot juiste, tijdige en volledige declaratie en verantwoording ~ Door: Lennart Roest, Hilde van Dongen en Noortje Peters Voor veel aanbieders die Wmo zorg en ondersteuning leveren is het afgelopen jaar hectisch geweest. Allereerst vroeg het inkoopproces een hoge investering van uw relatiebeheerders voor de gemeenten. Vervolgens is uw organisatie aan de slag gegaan met de vertaling van deze afspraken naar goed werkende processen. De manier van denken en werken binnen de ‘oude wereld’ van de AWBZ is hiervoor niet meer toereikend. Hoe pakt u weer de regie terug voor de Wmo in 2016? Lees hieronder de lessen uit het afgelopen jaar die we voor u verzamelden. De complexiteit van contractbeheer, declaratie en verantwoording van een aanbieder is sterk toegenomen sinds de overheveling van een deel van de AWBZ naar de Wmo. Aanbieders hebben te maken met verschillende gemeenten, die verschillende eisen stellen aan levering, declaratie en verantwoording. Een andere complicerende factor is dat veelal verschillende functionarissen en afdelingen het contact onderhouden met gemeenten. Denk aan functionarissen en afdelingen voor: De afspraken met contractpartijen; Afspraken rondom toewijzing van zorg en ondersteuning; Declaraties en verantwoording. Door gebrek aan kennis of communicatie tussen functionarissen kunnen problemen ontstaan in het contact met de contractpartijen of individuele gemeenten. Afspraken over verantwoording van de geleverde zorg blijken bijvoorbeeld bij de inrichting van de systemen technisch niet mogelijk of zeer tijdrovend te zijn. Ook kan er sprake zijn van een hoge uitval bij declaratie, omdat de gemeente om bepaalde gegevens vraagt waar bijvoorbeeld de zorgadministratie niet van op de hoogte was. Een herkenbare situatie voor u? Wij haalden in het veld de ‘lessons learned’ op door aanbieders te interviewen over hun ervaringen. Lessen die organisaties door ‘trial en error’ ondervonden en aanbevelingen die zij kregen van collega-organisaties. Het doel? Meer grip op de Wmo binnen de organisatie en bovenal het terugpakken van de regie voor de Wmo 2016. Lessons learned De ‘Lessons learned’ beginnen bij uw visie op Wmo zorg en ondersteuning. Welke zorg wilt u als aanbieder leveren? Sluit deze zorg en ondersteuning aan bij de behoefte van uw cliënten in de regio? En welke zorg en ondersteuning levert u expliciet niet? Vanuit uw visie op de Wmo kunt u nadenken welke producten u wilt leveren, hoe de processen rondom deze producten ingericht en geborgd moeten worden en hoe de AO/IC rondom de Wmo eruit moet zien. Dit alles is samengevat in het volgende figuur.

1. Visie op Wmo 2016

2. Vertaling van afspraken naar de organisatie o.b.v. uw visie op Wmo 2016

3. Producten Wmo

4. Processen Wmo

5. Registratie & declaratie Wmo

6. Verantwoording Wmo

1. Visie op Wmo 2016 Bepaal uw visie op de Wmo zorg en ondersteuning die u wilt leveren. Welke zorg wilt u in welke gemeente(n) leveren voor welke doelgroep(en)? Bepaal als organisatie de strategie: mogelijk wilt u uw zorgaanbod in de toekomst uitbreiden en sluit u daarom een contract af met een gemeente waar u maar voor een (relatief) laag aantal cliënten zorg kan bieden (en daarmee hoge administratieve lasten heeft). Of kiest u juist voor hoog volume regio’s waardoor de administratieve lasten relatief laag zijn? Hanteer uw visie als uitgangspunt bij het maken van de inkoopafspraken. Door uw visie als uitgangspunt te gebruiken gedurende de zorginkoop, blijft u trouw aan wat u belangrijk vindt voor uw cliënten. U ‘matcht’ op deze wijze de inkoopafspraken aan de producten die u wilt leveren. U probeert hiermee de vertaling van uw producten naar declarabele prestaties zoveel mogelijk in de systemen te regelen. Gedurende de interviews vertelde een organisatie dat zij een team in het leven hebben geroepen dat alle contracten beoordeelt en toetst aan hun visie. Willen wij als organisatie dit contract wel aangaan? Wat zijn de kansen en risico’s? En wat voor impact, zowel inhoudelijk als op administratief gebied, heeft dit contract? 2. Vertaling van inkoopafspraken naar de organisatie Een helder proces van inkoopafspraken tot ingerichte processen en systemen is van cruciaal belang om enerzijds te voldoen aan de eisen van de financier en anderzijds zelf efficiënt te werken. Hoe is dit bij uw organisatie ingericht? Wie neemt de contracten door en maakt de vertaling naar de praktijk? Uit de interviews en vanuit onze projecten kwamen deze acht best-practices naar voren: 1.

Zorgcontractering is een vak apart. Trek hiervoor professionals aan.

2.

Wijs verantwoordelijken aan die werken als accountmanagers richting de gemeenten om een goede relatie op te bouwen.

3.

Verbind zorgcontractering zowel voor als na contractering met overige (inhoudelijk) betrokkenen bij het Wmo-proces. Vergeet hierbij niet de afdelingen te betrekken die de administratie verzorgen (ICT, zorgbemiddeling, cliënt- en financiële administratie). Zij kunnen namelijk het beste inschatten wat voor administratieve impact een contract heeft!

4.

Bereken voor het contracteringsproces uw kostprijzen. Welke producten levert uw organisatie en wat kost het om deze producten te leveren? Neem deze prijzen mee in het onderhandelingsproces.

5.

Houd de blik op de toekomst gericht: benoem kansen en risico’s wanneer u de contracten analyseert. Gezien alle veranderingen in de zorg zijn we geneigd om op te gaan in de waan van de dag. Maar blijf kritisch t.a.v. uw werkzaamheden! Welke gemeenten zorgen bijvoorbeeld echt voor substantieel meer administratieve lasten? Staat dit in verhouding tot het aantal cliënten en verwachte opbrengsten in die gemeenten? Meld dit bij de verantwoordelijke(n) voor de zorgcontractering zodat zij dit mee kunnen nemen in het inkoopproces (al dan niet voor volgend jaar).

6.

Stel samen vast hoe de contracten ingebed worden in de organisatie. Implementatie van de contracten vraagt een samenspel vanuit de verschillende afdelingen. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de volgende vragen: voor welke producten moet de applicatiebeheerder nieuwe registratiecodes/-namen aanmaken? Voor welke gemeenten moet de afdeling kwaliteit haar proces rondom klachten aanpassen? Welke gemeenten werken via iWmo en welke niet? Werk hierbij met verschillende ‘lagen’: een eerste ‘laag’ (een groep of individu) die de vertaling naar de organisatie maakt, zodat medewerkers heel concreet te horen krijgen wat er voor hen gaat veranderen. De tweede laag bestaat uit de groep medewerkers die de verandering daadwerkelijk zullen ervaren in hun dagelijks werk.

7.

Creëer op specifieke onderwerpen overzichten per gemeente. Te denken valt aan overzichten t.b.v. de zorgadministratie voor welke gemeenten zij wel de CAK-aanlevering moeten organiseren en voor welke niet. Of wanneer welke gemeente verantwoording wil ontvangen zodat u weet wanneer u moet beginnen met informatieverzameling.

8.

Probeer waar mogelijk uniformiteit aan te brengen m.b.t. voorgaande punten. Zorg dat u voor zoveel mogelijk gemeenten dezelfde codes inregelt, dezelfde templates gebruikt voor verantwoording, op vergelijkbare wijze declareert en verantwoording aflegt.

3. Producten Wmo Vanuit het contracteringsproces is duidelijk geworden welke producten u kunt declareren in uw gemeente(n). Door de komst van vernieuwde standaardproductcodelijsten is de verwachting dat de verschillen tussen gemeenten in gebruik van prestatiecodes de komende jaren sterk zal afnemen. U kunt deze nieuwe lijsten hier vinden. Voor een goede declaratie is juiste, tijdige en volledige registratie van essentieel belang. N.a.v. het contracteringsproces moeten prestaties en registratiecodes/ -namen mogelijk worden aangepast. Hoe borgt u dat de juiste codes en tarieven worden ingericht? Zeker nu het aantal contracten exponentieel is toegenomen. Een handige tool waarmee wij als Q-Consult ervaring hebben is een ‘productmatrix’ in Excel. Het is een totaaloverzicht waar u veel van uw administratieve afspraken en data in kwijt kunt, analyses op kunt doen en snel werklijsten kunt maken voor de zorgadministratie. Een dergelijke matrix bevat bijvoorbeeld de volgende elementen: Producten die per contractpartij zijn afgesproken; Financieringswijze (arrangement, p*q, resultaatafspraken etc.); Periode van declaratie;

Afspraken rondom de CAK-aanlevering voor de eigen bijdrage; Benodigde registratie; Vertaling van gestandaardiseerde iWmo-codes naar eigen interne codes; Tarieven per minuut, uur, dagdeel of maand (bij arrangementen); Vertaling van oude (interne) codes naar nieuwe codes (nuttig bij jaarovergangen); Alle overige (technische) informatie die benodigd is voor de inrichting in de systemen. Stel de productmatrix vast voordat uw applicatiebeheerder het ICT-systeem inricht. Laat hier alle betrokken afdelingen hun akkoord op geven. Denk hierbij aan betrokken zorgmanagers en de afdelingen Control en Financiële administratie. 4. Processen Wmo Met het inrichten van de producten in uw ICT-systeem ondersteunt u uw medewerkers bij het juist registreren van hun werk bij de cliënt. Dan blijft over dat uw medewerkers tijdig en volledig moeten registreren en aan de overige eisen van de gemeente(n) moeten voldoen. Hierbij vijf tips van collegainstellingen: 1.

Laat het proces leidend zijn. Probeer zo veel mogelijk verschillen in declaratie en verantwoording tussen gemeenten, in het registratiesysteem of via de zorgadministratie op te lossen.

2.

Maak een format voor een ondersteuningsplan waarin de eisen van alle gemeenten zijn verwerkt (voor zo ver mogelijk). Hiermee voorkomt u dat voor elke gemeente een ander plan gebruikt dient te worden.

3.

Zet de belangrijkste verschillen per gemeenten op een rij voor de teams in de wijk.

4.

Maak een overzicht met de verschillende wijzen van toegang per gemeente voor zowel uw eigen organisatie (zorgbemiddeling en teams) als voor toekomstige cliënten. Naar welk loket of sociaal team moeten zij gaan om de benodigde zorg en ondersteuning aan te vragen?

5.

Bouw controles in het proces in om te borgen dat geen zorg wordt geleverd zonder geldige toewijzing van de gemeente.

5. Registratie en declaratie Wmo 2016 staat al bijna weer op de stoep. Uw medewerkers moeten het dan gaan doen: zorg en ondersteuning leveren die voldoen aan de (nieuwe) contracten van de gemeenten. Gezien de verschillen in frequentie van declaratie die gemeenten vragen (maandelijks of 4-wekelijks), toenemende complexiteit en de behoefte meer inzicht te hebben in de huidige financiële situatie, zien wij dat het registratie- en declaratieproces van een maandelijkse cyclus naar een wekelijkse cyclus verschuift. Hiermee houdt u meer grip op de Wmo. Waar wordt veel Wmo geleverd en waar minder? Waar gaat het goed met registreren en waar worden veel fouten gemaakt? Is voor elke cliënt een zorgtoewijzing aanwezig? Door hier wekelijks op te monitoren kunt u ook sneller en gerichter (herstel)acties uitzetten bij de betreffende personen of wijkteams. Monitor de registratie van teams over tijd om inzicht te krijgen in en vragen te stellen over onder- en overregistratie.

Ter ondersteuning krijgen teams alleen autorisatie voor registratiecodes/-namen die zij zelf mogen leveren. Helaas is dit niet altijd geheel uitvoerbaar en blijft de mogelijkheid bestaan om de verkeerde code te registreren. Een ‘Productkaart’ kan uitkomst bieden. Een dergelijke kaart geeft medewerkers uitleg welke codes in welke gemeente(n) door welke medewerkers geregistreerd mogen worden. 6. Verantwoording Wmo Gemeenten vragen andere verantwoording dan zorgkantoren voorheen. Stel op basis van de contracten een verantwoordingskalender op waarin staat wanneer de organisatie verantwoording moet opleveren aan welke gemeenten. Wijs verantwoordelijken aan om deze verantwoording op te leveren én te controleren, en bepaal hoe deze informatie uit de systemen moet komen. Houd hierbij rekening met het feit dat gemeenten nieuwe of andere informatie opvragen dan voorheen. Hierdoor moeten rapportages soms nog gebouwd worden voordat de gevraagde informatie opgeleverd kan worden. Stel daarnaast een procesbeschrijving op waarin diverse controles op rechtmatigheid zijn ingebed in het proces. Dit helpt om controles achteraf, bijvoorbeeld van de accountant of de gemeente, beter te kunnen verantwoorden. Hiervoor ontwikkelden wij een AO/IC toolkit Wmo. Heeft u de AO/IC toolkit al? De Toolkit bestaat uit een procesbeschrijving voor de Wmo en een bijbehorende risicomatrix. De procesbeschrijving geeft de stappen weer die u als aanbieder zet, van binnenkomst van de cliënt tot declaratie van diens zorg of ondersteuning. Met de toolkit focussen wij met name op de extramurale zorg die u levert, zoals begeleiding, dagbesteding en persoonlijke verzorging. Natuurlijk verschillen de stappen (deels) per aanbieder en per gemeente. De procesbeschrijving Wmo kunt u daarom zien als basis; u kunt zelf stappen toevoegen of juist verwijderen.

De AO/IC toolkit ontvangen of meer weten? Neem contact op met: Lennart Roest [email protected] Hilde van Dongen [email protected] Noortje Peters [email protected] W www.qconsultzorg.nl T 026 383 05 65 E [email protected]