values die een Elektronisch Patiënten Dossier moet hebben zodat medici het gaan gebruiken

De voordelen/values die een Elektronisch Patiënten Dossier moet hebben zodat medici het gaan gebruiken Frank Spanjer University of Twente Faculty of Electrical Engineering, Mathematics and Computer Science [email protected] ABSTRACT In de gezondheidszorg wordt informatie over de patiënt nog vaak handmatig opgeslagen in verschillende papieren dossiers. De nadelen die dit met zich meebrengen kunnen worden opgelost door gebruik te maken van een Elektronisch Patiënten Dossier. In dit paper wordt in kaart gebracht welke voordelen/values een Elektronisch Patiënten Dossier volgens medici moet hebben, zodat zij eerder geneigd zijn deze toepassing te gaan gebruiken. Hiertoe wordt bestaand onderzoek aangevuld met de resultaten die blijken uit empirisch onderzoek onder medisch specialisten die nog niet werken met een Elektronisch Patiënten Dossier.

Keywords Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), medici, USE IT interview protocol, eisen.

1. INLEIDING Een actueel onderwerp in de gezondheidszorg is het Elektronische Patiënten Dossier (EPD) dat het papieren dossier moet gaan vervangen. In Nederland is het Nationaal ICT Instituut in de Zorg [NIC05] bezig om een landelijk EPD te realiseren. Dit instituut omschrijft dit als volgt: “Het landelijke EPD wordt een veilige omgeving waarin zorginstellingen via een landelijke infrastructuur effectief met elkaar kunnen communiceren en cruciale gegevens over een patiënt met elkaar kunnen uitwisselen”. Dit instituut wil het landelijke EPD bereiken door het EPD in fasen in te gaan voeren bij een aantal zorginstellingen in Nederland. Een mogelijk voordeel van de invoering van het EPD is volgens het instituut dat de kwaliteit van de zorg voor de patiënt verbetert. Ook zal de zorgverlener het werk aangenamer ervaren doordat er betere communicatie tussen zorgverleners kan plaatsvinden, werkprocessen efficiënter worden en zorg op afstand gegeven kan worden. Het Elektronisch Patiënten Dossier zal ook een actief ondersteunende functie gaan vervullen. [DSD97]. Een voorbeeld hiervan is een melding, wanneer een medisch specialist conflicterende medicijnen wil gaan voorschrijven.

specialisten het eerder zullen gaan gebruiken.

2. PROBLEEMSTELLING Wat maakt het EPD nu tot een succes? Michel-Verkerke heeft hier onderzoek naar gedaan [MIC03] en zij geeft een aanzet tot de voordelen/values die een EPD moet hebben om medici (medisch specialisten) over te halen om het EPD te gaan gebruiken. De belangrijkste voordelen/values die zij noemt zijn dat het EPD alle relevante patiëntengegevens en functies bevat op alle werkplekken en 24 uur per dag, dat het gebruik moet passen in het medisch proces van de specialist en dat er verschillende autorisatieniveaus mogelijk moeten zijn. Echter, zij baseert haar resultaten op basis van interviews en enquêtes onder medici die al gebruik maken van een EPD. De interviews die Michel-Verkerke afgenomen heeft, zijn volgens het USE IT protocol opgesteld. [MSS03] [SSV04]. Het USE IT protocol kan gebruikt worden om te bepalen in hoeverre kenmerken van een (toekomstige) innovatie aansluiten op de kenmerken van een (toekomstige) gebruiker. Door invoering van het EPD zal het werkproces van de medisch specialist veranderen. Ik wil haar onderzoek aanvullen met voordelen/values die nodig zijn om medici over de streep te trekken. Deze voordelen tracht ik te verkrijgen uit interviews gehouden onder medici, die nog geen gebruik maken van een EPD.

3. ONDERZOEKSMETHODE In dit hoofdstuk wordt eerst aangegeven welke onderzoeksvragen beantwoord moeten worden om vervolgens duidelijk te maken hoe het onderzoek is opgebouwd.

3.1 Onderzoeksvragen In dit paper moet er een antwoord komen op de volgende vraag: “Wat zijn de voordelen/values die een Elektronisch Patiënten Dossier moet hebben zodat medici het gaan gebruiken?” Om dit te beantwoorden moet er antwoord gegeven worden op de volgende centrale vragen: 1.

In dit paper wordt een overzicht gegeven van de voordelen/values die een EPD moet hebben, zodat medisch

Hoe ziet de procesverandering van de medisch specialist er uit? 1.1 Hoe ziet het medisch proces er uit? 1.2 Welke rol speelt het patiëntendossier?

Permission to make digital or hard copies of all or part of this work for personal or classroom use is granted without fee provided that copies are not made or distributed for profit or commercial advantage and that copies bear this notice and the full citation on the first page. To copy otherwise, or republish, to post on servers or to redistribute to lists, requires prior specific permission. 4th Twente Student Conference on IT , Enschede 30 January, 2006 Copyright 2006, University of Twente, Faculty of Electrical Engineering, Mathematics and Computer Science

1.3 Wat houdt het EPD precies in? 1.4 Hoe verandert het proces voor de medisch specialist door invoering van het EPD? 2.

Welke voordelen/values die een EPD moet hebben volgens medisch specialisten, worden er in het onderzoek van Michel-Verkerke genoemd?

3.

Welke voordelen/values moet een EPD hebben om medici over de streep te trekken het EPD te gaan gebruiken volgens medici die nog geen EPD gebruiken?

pas gesteld kan worden als een nieuw systeem (zoals een EPD) ingevoerd is.

3.1. Welke voordelen/values blijken uit beschikbare USE IT interviews?

4. PROCESVERANDERING SPECIALIST

3.2. Welke voordelen/values blijken uit zelf gehouden USE IT interviews?

Door invoering van het EPD zal het proces van bijhouden en toegankelijk maken van medische gegevens van patiënten veranderen. In dit hoofdstuk wordt allereerst een beschrijving gegeven van het medisch proces van medisch specialisten. Vervolgens staat beschreven hoe het patiëntendossier het medische proces in de ‘oude’ situatie en in de ‘nieuwe’ situatie zal ondersteunen. Uiteindelijk wordt er aangegeven hoe het proces voor de medisch specialist zal veranderen.

3.2 Onderzoeksontwerp. Om de centrale vragen 2 en 3 te beantwoorden is het van belang te weten hoe het medische proces in elkaar zit. Centrale vraag 1 dient in feite als voorkennis voor het daadwerkelijke onderzoek. Aangezien het proces van de medisch specialist zal veranderen door invoering van het EPD, is het nodig te weten hoe dit verandert. Tijdens zelf afgenomen interviews met medisch specialisten van het Streekziekenhuis Midden-Twente (SMT) te Hengelo heb ik extra aandacht besteed aan deze procesverandering om de voordelen/values zo goed mogelijk in kaart te kunnen brengen. Ook voor het analyseren van de beschikbare interviews is kennis nodig van het medisch proces. In hoofdstuk 4 wordt het medische proces behandeld. Naast de verandering van het medisch proces, zouden er ook nog meer processen kunnen veranderen. In dit onderzoek wordt daar niet verder op in gegaan. De resultaten van het onderzoek van Michel-Verkerke komen in hoofdstuk 5 aan de orde. Om een antwoord te geven op centrale vraag 3 zal ik beschikbare interviews gaan analyseren en deze aanvullen met resultaten uit zelf gehouden interviews. Dit is te vinden in hoofdstuk 6. Michel-Verkerke heeft tijdens haar onderzoek gebruik gemaakt van het USE IT protocol. (zie paragraaf 3.3). De interviews die ik gebruik in mijn onderzoek zijn ook volgens het USE IT protocol afgenomen.

3.3 USE IT protocol Het USE IT protocol blijkt erg geschikt om de meest relevante problemen in kaart te brengen en om te beslissen of processen in de gezondheidszorg ondersteund moeten worden door ICT. Doordat de vragen uit het USE IT protocol specifiek op de gezondheidszorg van toepassing zijn, is het protocol geschikt voor dit onderzoek. [SSV04]. Het USE IT protocol wordt in dit onderzoek gebruikt om gegevens te verzamelen over medisch specialisten, zodat de centrale vragen 2 en 3 beantwoord kunnen worden. In Bijlage A is het USE IT interview protocol te vinden, zoals ik deze gebruikt heb bij de afgenomen interviews. Aan het begin van een USE IT interview wordt ingegaan op het “Primaire proces” van de specialist om de activiteiten, processen en de bijbehorende “Informatieverwerking” in kaart te brengen. Daarna worden de factoren die spelen vanuit het perspectief van de specialist in kaart gebracht door vragen te stellen die gecategoriseerd zijn in “Relevantie” en “Houding”. Tenslotte worden de innovatie-gebonden factoren in kaart gebracht aan de hand van de “Hulpmiddelen”. In de beschrijving van het USE IT protocol staat beschreven dat het protocol aangepast kan worden aan specifieke situaties. [SSV04]. Het is mogelijk om extra vragen toe te voegen of vragen te verwijderen. Gezien het feit dat mijn onderzoek gaat over de invoering van een EPD en wat daarbij doorslaggevende voordelen/values voor medisch specialisten zijn, heb ik relevantievraag ‘R9’ (“Hoe relevant acht u de invoering van een EPD in het SMT?”) aan het eind van het interview als vraag toegevoegd. Vraag ‘I4’ (“Wat is de inschatting van de kwaliteit van de nieuwe innovatie”) heb ik geschrapt, omdat deze vraag

MEDISCH

4.1 Medisch proces specialist Michel-Verkerke [MIC03] onderscheidt in het medisch proces van de medisch specialist de volgende acht fases: 1.

Eerst leest de medisch specialist de beschikbare informatie over de patiënt om de reden van bezoek te achterhalen. Informatie hierover is vaak te vinden in de verwijsbrief of in het geval van een herhaalbezoek in het patiëntendossier.

2.

Als de reden van bezoek duidelijk is, wordt de medische achtergrond van de patiënt bekeken in het patiëntendossier.

3.

Er vindt vervolgens lichamelijk onderzoek plaats.

4.

Uit de stappen twee en drie wordt een voorlopige diagnose gesteld.

5.

Bij twijfel of ter bevestiging van de voorlopige diagnose, kan verder onderzoek plaatsvinden.

6.

Vervolgens kan een definitieve diagnose gesteld worden.

7.

Op basis van de definitieve diagnose wordt een behandelplan opgesteld en uitgevoerd.

8.

Blijkt de behandeling succesvol, dan wordt de patiënt ‘ontslagen’.

4.2 Patiëntendossier De structuur van het fysieke patiëntendossier is brongeoriënteerd volgens Michel-Verkerke [MIC03]. Dat wil zeggen dat iedere discipline binnen het ziekenhuis zijn eigen patiëntendossier heeft, bestaande uit de onderdelen: “Medical history, Physcial examination, Blood tests, Other laboratory test, Radiology, Course, Pathology and Letters”. Diagnoses en behandelingsplannen worden toegevoegd aan “Courses”. Uit de eigen gehouden interviews blijkt dat er in het SMT gebruik gemaakt wordt van een poliklinisch dossier en een klinisch dossier. Het poliklinisch dossier wordt gebruikt op de poli en daarin wordt allerlei informatie opgeslagen over een patiënt, zolang hij niet opgenomen is. Het klinisch dossier bevat allerlei informatie over de patiënt vanaf het moment dat de patiënt opgenomen wordt totdat hij weer ontslagen wordt. Uit voor mij beschikbare interviews, gehouden met medici, blijkt dat medici de informatie over de patiënt voornamelijk via een (verwijs)brief, fax of papieren dossier binnenkrijgen. Een trend is dat steeds vaker informatie via de mail binnenkomt en verstuurd wordt. Uit de door mezelf gehouden interviews blijkt dat e-mail alleen gebruikt wordt om niet patiëntgerelateerde informatie te versturen, in verband met de eed die medisch specialisten hebben afgelegd (zie ook paragraaf 6.2). Uitslagen van onderzoeken zijn elektronisch op te vragen in verschillende systemen, maar een kopie van deze uitslagen wordt ook bij het papieren dossier gevoegd. De gegevens die de medici zelf genereren met betrekking tot een patiënt, worden vaak nog handmatig geschreven. Wanneer er informatie naar andere

zorgverleners verstuurd wordt, gaat dit per brief of fax. Uit eigen gehouden interviews blijkt dat de meeste specialisten hun brieven dicteren op een bandje, die vervolgens door de secretaresse uitgetypt worden.

2.

Gebruik van het EPD moet passen in het medisch proces van iedere individuele specialist.

3.

Verschillende autorisatieniveaus moeten mogelijk zijn binnen het EPD, om de professionele autonomie te beschermen.

4.3 Elektronisch Patiënten Dossier Met de term Elektronisch Patiënten Dossier ga ik uit van de interpretatie volgens Dick et al [DSD97] (in: [MIC03]). Het Elektronische Patiënten Dossier houdt medische gegevens van patiënten op een elektronische wijze bij en maakt deze toegankelijk voor medici binnen een ziekenhuis. Tevens geldt het als een actief ondersteunend systeem voor specialisten. Een voorbeeld hiervan is het geven van een kort bericht aan de behandelend medisch specialist, als er een alarmerende uitslag van het laboratorium binnenkomt over een bepaalde patiënt. Het Nationaal Instituut voor ICT in de Zorg [NIC05] geeft aan dat medisch specialisten door invoering van een (landelijk) EPD in staat zijn actuele en volledige informatie over de patiënt op te vragen. Hiervoor moet hij wel bevoegd zijn en toestemming hebben van de patiënt. Beun stelt daarbij [BEU03] dat patiënten die afhankelijk zijn van meerdere zorgverleners efficiënter geholpen kunnen worden. Door actuele en complete informatie kunnen dubbele onderzoeken en tegenstrijdige behandelingen voorkomen worden met als gevolg dat wachtlijsten korter kunnen worden.

4.4 Procesverandering bij overgang van patiëntendossier naar EPD Onderzoeksgegevens die nu versnipperd over de verschillende systemen en dossiers zijn opgeslagen, zullen in de toekomst beschikbaar zijn vanuit een Elektronisch Patiënten Dossier. Door invoering van het EPD zal het proces van bijhouden en toegankelijk maken van medische gegevens van patiënten voor de medisch specialist veranderen. Waar tot nu toe veel medici werken met pen en papier of met een dicteerapparaat, zal in de toekomst het gebruik van ICT een cruciale rol gaan spelen. Informatie over de patiënt zal dan alleen nog maar digitaal opgevraagd en opgeslagen worden in het Elektronische Patiënten Dossier.

5. VOORDELEN/VALUES VAN EPD VOLGENS MEDICI DIE WERKEN MET EPD In het onderzoek van Michel-Verkerke zijn drie USE IT interviews gehouden met medisch specialisten. [MIC03]. Ze concludeert dat “het leveren van zorg van een hoge kwaliteit aan zijn patiënten, voorop staat bij de arts”. Van de vier determinanten uit het USE IT model (informatiebehoefte/ relevantie/houding/middelen), blijkt relevantie het belangrijkste criterium voor gebruik te zijn. Ze geeft aan dat relevantie voor de medisch specialist betekent dat hij toegang tot alle patiëntengegevens heeft op ieder moment en op iedere plaats in het ziekenhuis. Het aantasten van de professionele autonomie van de medisch specialist wekt wel enige weerstand op, maar tegen vernieuwingen of het gebruik van nieuwe systemen ziet men niet op.

5.1 Overzicht voordelen/values Om het EPD succesvol te maken voor medisch specialisten, moet volgens Michel-Verkerke voldaan worden aan de volgende drie eisen. 1.

Het EPD moet alle relevante patiëntengegevens en functies bevatten op alle werkplekken en 24 uur per dag.

Andere eisen die het succes beïnvloeden zijn: •

Ondersteuning van communicatie

•

Aanpasbaarheid aan wensen

•

Minimale leertijd

•

Voldoende ondersteuning van de gebruiker

Toegang tot medische kennisbronnen en tastbare opbrengsten (besparen van tijd) worden zeer gewaardeerd, maar blijken niet doorslaggevend. Actieve elementen, zoals beslissingsondersteuning en een signaleringsfunctie worden niet gemist. Michel-Verkerke had op basis van literatuur verwacht dat het gebruiksgemak en het invoeren van gegevens een probleem zou worden. De ondervraagde specialisten hadden hier geen moeite mee, wat mede te verklaren is door de interesse van de medisch specialisten in een EPD.

6. VOORDELEN/VALUES VAN EPD VOLGENS MEDICI DIE NIET WERKEN MET EPD In dit hoofdstuk zal ik eerst een overzicht geven van de resultaten uit de beschikbare USE IT interviews. Vervolgens behandel ik de resultaten uit eigen gehouden interviews om tenslotte af te sluiten met een totaal overzicht van de resultaten afkomstig van USE IT interviews gehouden onder medisch specialisten die nog niet werken met een EPD.

6.1 Resultaten interviews

beschikbare

USE

IT

Via de faculteit BBT van de Universiteit Twente heb ik acht uitgewerkte interviews kunnen krijgen, gehouden onder medisch specialisten die nog niet werken met een EPD. Per onderdeel van het USE IT model worden in de volgende subparagrafen de resultaten behandeld.

6.1.1 Primair proces De ondervraagde medisch specialisten zijn van verschillende disciplines binnen het ziekenhuis. Hun patiënten zijn vaak doorverwezen door een huisarts of door andere medisch specialisten. Een aantal specialisten overlegt geregeld met collega’s (van verschillende disciplines) over specifieke patiënten. Dit overleg kan efficiënter, zodra iedereen tijdig over dezelfde en actuele informatie beschikt.

6.1.2 Informatiekwaliteit Medisch specialisten krijgen informatie van de verwijzer meestal via een brief of fax binnen. E-mail wordt ook steeds vaker gebruikt om te communiceren. Uitslagen van onderzoeken zijn elektronisch op te vragen in verschillende systemen, maar een kopie van deze uitslagen wordt ook bij het papieren dossier gevoegd. De gegevens die de medici zelf genereren met betrekking tot een patiënt, worden vaak nog handmatig geschreven. Wanneer er informatie naar andere zorgverleners verstuurd wordt, gaat dit per brief, fax of e-mail.

Binnen het ziekenhuis gaat informatie ook patiëntendossier naar andere medisch specialisten.

via

het

De informatiekwaliteit laat vaak te wensen over; de informatie is niet actueel of het patiëntendossier is niet compleet of niet tijdig beschikbaar. Wanneer een medisch specialist gebeld wordt door een collega over een bepaalde patiënt, is meestal het patiëntendossier niet binnen handbereik. Ook wanneer de medisch specialist een patiënt behandelt in zijn eigen werkkamer, is niet altijd een dossier voorhanden. Dit maakt het beslissingsproces moeilijker. Beschikbaarheid en plaatsonafhankelijke toegang van patiëntengegevens zijn erg welkom. De verwijsbrief blijkt vaak onvolledig of zeer kort. Wanneer er patiënten komen van een ander ziekenhuis, is er vaak te weinig informatie beschikbaar, omdat patiëntendossiers binnen het ziekenhuis blijven.

6.1.3 Relevantie De medisch specialisten vinden het erg belangrijk dat de patiëntendossiers compleet, overzichtelijk en altijd en overal beschikbaar zijn. Daarnaast willen ze betrouwbaar overkomen op de patiënt en vinden ze het belangrijk dat er goede communicatie kan plaatsvinden. Problemen en knelpunten die ze tegenkomen tijdens hun werkzaamheden zijn: tijdgebrek, traagheid, dubbel uitvoeren van administratieve handelingen, onvolledige en niet actuele informatie, langs elkaar heen werken en slechte leesbaarheid van met de hand geschreven teksten. Eén van de ondervraagden geeft aan dat in 10 procent van zijn “gevallen” er met volledige en actuele informatie betere beslissingen gemaakt kunnen worden. De meeste specialisten zien ondersteuning met behulp van ICT toch wel als een oplossing voor veel problemen. Formulieren en dossiers zouden geautomatiseerd kunnen worden, zodat informatie sneller is op te vragen, waardoor efficiënter gewerkt kan worden. Bovenstaande oplossing ziet men door het invoeren van een EPD. De medisch specialisten geven aan dat ze het sociale contact met patiënten en collega’s niet willen missen door invoering van het EPD.

6.1.4 Houding/weerstand Over het algemeen staan de medisch specialisten positief tegenover het gebruik van ICT. Over het gebruik van ICT in de zorg is men minder positief, gezien de matige resultaten uit het verleden. Men ziet weinig kans om veel tijd te besteden aan het implementatietraject van een EPD. Eén van de specialisten geeft aan dat sommige medisch specialisten minder positief zijn ten opzichte van een EPD. Doordat vele gegevens opgeslagen worden is men bang voor ‘Amerikaanse praktijken’ wat betreft schadeclaims. Om de privacy te waarborgen moeten er goede afspraken gemaakt worden wie welke gegevens in mag zien en wie veranderingen aan mag brengen. Ze vragen zich ook af of persoonlijke aantekeningen in een EPD ook echt persoonlijk blijven.

6.1.5 Hulpmiddelen De medisch specialisten hebben allen de beschikking over een computer met e-mail op hun werkplek. Het blijkt dat nog niet alle ondersteunende diensten in een ziekenhuis (secretariaat) beschikken over e-mail, wat als een belemmering wordt ervaren. (gezien het tijdsbestek van de interviews, 2003 tot 2005, kan dit probleem nu al wel verholpen zijn). Over de ICT-ondersteuning lopen de meningen nogal uiteen. Helpdeskondersteuning is vaak standaard, maar niet voldoende.

6.2 Resultaten eigen USE IT interviews Naast de interviews die al beschikbaar waren, heb ik er zelf ook twee afgenomen. Ik heb een interview gehouden met een neuroloog en met een anesthesist van het SMT te Hengelo. De neuroloog had weinig ervaring met ICT en was wat dat betreft wat minder vooruitstrevend. De anesthesist had mede door zijn functie veel ervaring met ICT en voor hem is het erg belangrijk om altijd over de meest recente informatie te beschikken. De geïnterviewde anesthesist is dan ook een groot voorstander van een Elektronisch Patiënten Dossier.

6.2.1 Primair proces Het medisch proces van de neuroloog bestaat voornamelijk uit het stellen van de diagnose (zeventig procent van de tijd) en het behandelen van patiënten (dertig procent). Voor het stellen van diagnoses moet de neuroloog af en toe informatie opzoeken over ziektebeelden. Dit kan via een programma op de computer, maar de voorkeur van de neuroloog gaat uit naar boeken en naslagwerken. Hierdoor is de neuroloog nogal gebonden aan een vaste werkplek. Het medisch proces van de anesthesist bestaat enerzijds uit pijnbestrijding op de pijnpoli (dertig procent van de tijd) en anderzijds uit het begeleiden van patiënten die geopereerd worden (zeventig procent). Op de pijnpoli kunnen lab- en röntgenuitslagen opgevraagd worden via een computer. Daarnaast heeft deze anesthesist een PDA bij de hand, als handboek om ziekte- en pijnbeelden op te zoeken en de juiste behandelmethode daarbij te vinden. Beide specialisten krijgen patiënten van huisartsen en collega specialisten. Door de laagdrempeligheid op beide poli’s komen patiënten ook zonder verwijzing bij de medisch specialisten terecht.

6.2.2 Informatiekwaliteit Beide specialisten geven aan dat ze de medische geschiedenis inclusief medicatiegeschiedenis van een patiënt nodig hebben om het werk goed te kunnen doen. De neuroloog heeft daarbij meestal genoeg aan de verwijsbrief van de huisarts met een bijgevoegde medicatielijst. De anesthesist kan pas echt goed zijn werk doen als voor hem de volledige medische en medicatiegeschiedenis van een patiënt bekend is. De verwijsbrieven van collega’s geven een samenvatting of visie van de collega-specialist. De exacte gegevens waarop een verwijsbrief gebaseerd is, zijn nodig voor de anesthesist om een goede beslissing te kunnen maken. Ook wordt er gebruik gemaakt van de fax om informatie te versturen naar collega-specialisten en wordt het papieren patiëntendossier gebruikt om informatie bij te houden en op te slaan. Het begrijpen van geschreven teksten uit dossiers blijkt niet altijd even eenvoudig, doordat sommige handschriften moeilijk te lezen zijn. Beide specialisten dicteren hun brieven die vervolgens door de secretaresse uitgetypt worden. E-mail wordt wel gebruikt, maar niet om patiëntgerelateerde informatie te versturen. De anesthesist geeft aan dat medisch specialisten een eed afleggen, waarin zij beloven zorgvuldig met patiëntinformatie om te gaan. Het gebruik van e-mail blijkt nog niet veilig genoeg. De neuroloog vindt over het algemeen dat de informatie die hij krijgt voldoende is. Hij heeft liever een goede samenvatting van gegevens van een verwijzer, dan complete dossiers die hij door moet werken. De neuroloog ziet als verbeterpunt een minder uitgebreide voorgeschiedenis in de vorm van een goede samenvatting. De anesthesist mist vaak informatie en ziet als verbeterpunten: een compleet actueel patiëntendossier inclusief

alle medicatie elektronisch opvraagbaar. De anesthesist geeft aan dat steeds vaker patiënten binnenkomen die niet te verstaan zijn door een taalbarrière. Een compleet en actueel dossier is dan erg welkom.

6.2.3 Relevantie Beide specialisten vinden het erg belangrijk om goede zorg te leveren. De neuroloog ziet hierbij als knelpunten het tijdgebrek en de wachttijden. De anesthesist noemt als knelpunten het tekort aan actuele informatie, slecht leesbare handschriften en taalbarrières. Ook wordt er teveel overleg gepleegd over niet patiëntgebonden zaken. Op de vraag op welke punten de inzet van ICT van belang zou kunnen zijn, geeft de neuroloog aan dat het digitaal oproepen van beeldmateriaal, zoals foto’s en MRI, gewenst is. Daarnaast zou hij graag meer inzicht willen hebben in de diagnoses die gesteld zijn door collega-specialisten. Op dit moment is het nog niet mogelijk om in het ziekenhuisinformatiesysteem overal bij te kunnen. De anesthesist vindt een EPD, dat informatievoorziening en opslag zowel binnen het ziekenhuis als tussen verschillende zorgaanbieders regelt, van groot belang voor zijn dagelijkse werk. Hij heeft ook graag een actieve ondersteuningsfunctie in het systeem. Wanneer hij medicijnen voorschrijft is het erg van belang dat deze niet in strijd zijn met medicijnen die al eerder zijn voorgeschreven. Daarnaast moeten anesthesisten relatief vaak en binnen een kort tijdsbestek cruciale beslissingen maken. De neuroloog acht de invoering van een EPD in het SMT zeker niet noodzakelijk. Hij ziet de lange opstarttijd en de weinige ervaring als een groot probleem. Als het EPD er eenmaal is zal hij het wel gaan gebruiken. Snelle en actuele inzage in laboratoriumuitslagen en het direct kunnen bekijken van scans brengen wel voordelen met zich mee. De anesthesist acht invoering van een EPD in het SMT zeer relevant. Actuele en complete informatie over de achtergrond van een patiënt is dan direct op te vragen. Het gaat dan niet alleen om de diagnoses en het traject dat een patiënt heeft doorlopen (wat nu op te vragen is in het ZiekenhuisInformatieSysteem), maar ook om de achterliggende gegevens (zoals laboratoriumuitslagen en scans). Bij invoering van het EPD ziet hij medisch gezien geen problemen, maar praktisch gezien wel. Het SMT werkt met nogal verouderde computers en systemen, waardoor de hele infrastructuur vernieuwd moet worden. De voorwaardes om het EPD te gaan gebruiken zijn voor de anesthesist dat alle gegevens actueel en compleet zijn, dat gegevens overal opvraagbaar en altijd beschikbaar zijn en dat iedereen mee moet doen, omdat het anders geen zin heeft.

bereid er voldoende tijd in te steken. Door deel te nemen aan congressen en workshops wordt hij door collega’s gestimuleerd aan vernieuwingen deel te nemen. Bij het doorvoeren van vernieuwingen is er weinig interesse vanuit de raad van bestuur, waardoor er ook weinig geld voor vernieuwingen beschikbaar komt. Voor het leren gebruiken van een EPD denkt de anesthesist voldoende tijd en energie te vinden.

6.2.5 Hulpmiddelen De neuroloog heeft op zijn kamer een computer beschikbaar met standaard kantoorsoftware en zorgspecifieke programma’s zoals het ZiekenhuisInformatieSysteem, het DBC-programma, het programma om laboratoriumuitslagen op te vragen en een programma om informatie over ziektebeelden op te vragen. Het DBC programma wordt gebruikt om de kosten van een behandeling op te slaan. De neuroloog maakt weinig gebruik van bovenstaande toepassingen; af en toe wordt er een diagnose van een collega-specialist opgevraagd in het ZiekenhuisInformatieSysteem en na ieder consult wordt het DBC programma bijgewerkt. Beide programma’s kosten hem te veel tijd. De anesthesist heeft op zijn afdeling 3 computers voor 7 anesthesisten. De systemen zijn erg verouderd en draaien onder DOS. Naast deze computer heeft hij privé een PDA met digitaal handboek aangeschaft, waarin snel en plaatsonafhankelijk informatie over pijnbestrijding kan worden opgevraagd. De betrouwbaarheid en beschikbaar van de systemen is op dit moment niet optimaal.

6.3 Overzicht voordelen/values In deze paragraaf wordt een overzicht gegeven van de voordelen/values uit de beschikbare en de zelf gehouden USE IT interviews met medisch specialisten die nog geen EPD gebruiken. De belangrijkste eisen aan het EPD om het een succes te laten worden voor medisch specialisten zijn: •

Verschillende autorisatieniveaus moeten mogelijk zijn, zodat privacy gewaarborgd blijft en specialisten niet in verlegenheid worden gebracht door de afgelegde eed. Men wil geen Amerikaanse toestanden voor wat betreft de aansprakelijkheid.

•

Overzichtelijk en plaatsonafhankelijke toegang tot het EPD, om snel informatie op te kunnen vragen over patiënten. (Zowel binnen het ziekenhuis en indien nodig buiten het ziekenhuis).

•

Het EPD moet beschikken over complete en actuele patiëntinformatie. (o.a. snelle en actuele inzage in laboratoriumuitslagen en het direct kunnen bekijken van scans). Dit betekent impliciet dat alle medisch specialisten mee moeten werken.

•

Het EPD moet 24 uur per dag beschikbaar zijn; downtime mag niet voorkomen.

6.2.4 Houding/weerstand Wat betreft de houding ten opzichte van vernieuwingen met ICT is de neuroloog erg behoudend. Na ieder consult koppelt hij de betreffende patiënt aan een diagnosebehandelingcombinatie (DBC), zodat de betaling van het consult kan plaatsvinden. De neuroloog ervaart dit als een tijdrovende taak. Daarnaast zoekt hij liever informatie in een papieren dossier of boek op dan in een systeem. De neuroloog ziet dat hij en collega’s weinig kennis en ervaring met ICT hebben, waardoor de invoering van vernieuwingen met behulp van ICT veel tijd zullen kosten. Maar indien er een EPD komt, dan zal hij wel tijd moeten vinden om met het systeem te leren werken. Toch denkt hij dat de zorg niet veel efficiënter wordt door invoering van een EPD. De anesthesist staat zeer open voor vernieuwingen binnen de organisatie. Hij maakt veel gebruik van ICT-toepassingen en is

Andere eisen die het succes beïnvloeden zijn: •

Aanwezigheid van actief ondersteunende functies Op ondersteunende functies is men in de beschikbare interviews niet ingegaan. Uit eigen interviews blijkt dat anesthesisten (en waarschijnlijk ook andere specialisten die snel beslissingen moeten maken) erg voor een actief ondersteunende functie zijn.

•

Voldoende investeren in ICT infrastructuur

•

Minimale leertijd

Gezien het feit dat de meeste speciallisten weinig kans zien om veel tijd te besteden aan de implementatie van het systeem, is het van belang dat de leertijd niet al te groot is. Voldoende werkplekondersteuning is van groot belang. •

EPD uiteindelijk sectorbreed invoeren. Het EPD moet in ieder geval eerst ziekenhuisbreed ingevoerd worden. Uiteindelijk is het handig dat ook andere zorgverleners van buiten het ziekenhuis gebruik gaan maken van het EPD.

Tijdsbesparing blijkt niet doorslaggevend. Wanneer men geen keus meer heeft om een papieren dossier te gaan gebruiken, zal men het EPD wel gaan gebruiken, ook al kost het extra tijd. Voor specialisten die weinig ervaring hebben met het elektronisch opslaan van gegevens kan het EPD in het begin meer tijd kosten. Ze kunnen er eventueel ook voor blijven kiezen om te blijven dicteren, zodat de secretaresse het EPD bijwerkt. Mogelijke positieve neveneffecten van het EPD, die blijken uit de interviews, zijn: •

Er kan efficiënter overleg plaatsvinden tussen verschillende zorgverleners.

•

Beslissingen kunnen beter en sneller genomen worden op basis van complete en actuele patiëntinformatie en de ondersteunende functie.

•

Geen problemen handschriften.

•

Minder problemen met taalbarrières tussen patiënt en medisch specialist om geschiedenis te achterhalen.

7. BEVINDINGEN ONDERZOEK

meer

EN

met

slecht

leesbare

TOEKOMSTIG

In dit onderzoek heb ik een antwoord proberen te vinden op de volgende hoofdvraag: “Wat zijn de voordelen/values die een Elektronisch Patiënten Dossier moet hebben zodat medici het gaan gebruiken?” Kijkend naar de overeenkomsten uit mijn eigen onderzoek (paragraaf 6.3) en dat van Michel-Verkerke (paragraaf 5.1), dan moet voldaan worden aan de volgende eisen: 1.

2.

Het EPD moet alle relevante patiëntengegevens en functies bevatten op alle werkplekken en 24 uur per dag beschikbaar zijn.

De eerste extra eis is te verklaren uit het feit dat MichelVerkerke bij haar interviews een ander onderzoekspopulatie heeft gebruikt. Michel-Verkerke heeft interviews gehouden met medisch specialisten die al met een EPD werken en veel ervaring hebben met het gebruik van ICT. Uit mijn onderzoek blijkt dat niet alle specialisten ervaring hebben met het gebruik van ICT, waardoor ze opzien tegen het gebruik ervan. Daarnaast hebben medisch specialisten op dit moment te maken met meerdere systemen, waardoor de informatie nogal versnipperd is. Dit heeft dus tot gevolg dat men overzichtelijk de informatie uit het EPD wil kunnen opvragen. De tweede extra eis blijkt vooral interessant voor mensen die binnen een zeer korte tijd belangrijke beslissingen moeten maken. Let wel dat deze laatste eis meer een indicatie is, aangezien deze slechts gebaseerd is op een van de eigen afgenomen interviews. Voor wat betreft de invoering van het EPD blijken niet alle medisch specialisten even enthousiast. Echter, men is wel van plan om mee te werken indien aan bovenstaande eisen zoveel mogelijk wordt voldaan. De medisch specialist heeft in het algemeen weinig behoefte om tijd en energie te steken in de implementatie; de vraag wat dit betekent voor de mensen die het EPD gaan ontwikkelen en gaan invoeren in het ziekenhuis is daarbij erg interessant. Ernst & Young stelt bijvoorbeeld dat bij de invoering van het e-medicatiedossier, onderdeel van het EPD, de overheid verder is dan de zorgverleners (huisartsen, specialisten en apothekers). [E&Y05]. Hierdoor zal de doelstelling om dit onderdeel van het EPD te realiseren in 2006 nog niet gehaald worden. In de toekomst zou daarom mogelijk extra onderzoek gedaan kunnen worden naar hoe medisch specialisten beter betrokken kunnen worden bij het implementatietraject van een EPD. Er kan extra onderzoek gedaan worden bij instellingen waar het EPD reeds is ingevoerd om zodoende te achterhalen waarom de invoering wel of niet succesvol verlopen is. Zo heeft bijvoorbeeld een ziekenhuis in Nieuw Zeeland goede resultaten behaald wat betreft de acceptatie van de gebruikers bij de implementatie van een EPD. Delany heeft onderzocht wat de succesfactoren in dit ziekenhuis waren. [DEL04]. De belangrijkste zijn: •

Samenwerking van kundige en ervaren IT medewerkers met medisch specialisten die bereid zijn om professionele vaardigheden te accepteren, waarover zijzelf nog niet beschikken.

•

Betrokkenheid van de medisch specialisten in een Clinial User Group, die eisen, wensen en verbeterpunten in kaart brengt. Dit moet geregeld plaatsvinden, zodat medisch specialisten zich betrokken voelen bij de invoering en niet het idee krijgen dat het management van het ziekenhuis hen iets opdringt.

•

Stapsgewijze invoering om medisch specialisten te laten wennen aan het EPD en zodoende vertrouwen te winnen.

Verschillende autorisatieniveaus moeten mogelijk zijn en gegarandeerd zijn. Privacy moet gewaarborgd zijn en men wil geen Amerikaanse praktijken voor wat betreft de aansprakelijkheid.

Andere overeenkomstige eisen die het succes beïnvloeden zijn: •

Aanpasbaarheid aan wensen.

•

Minimale leertijd.

•

Voldoende ondersteuning van de gebruiker.

Uit beschikbare en zelf afgenomen interviews blijken de volgende eisen ook van belang: •

Gegevens uit het EPD moeten op een overzichtelijke wijze op te vragen zijn.

•

Actief ondersteunende functies, zoals het geven van herinneringen of meldingen bij conflicterende behandelingen, zijn gewenst.

ACKNOWLEDGMENTS Ik wil iedereen bedanken die me ondersteund heeft tijdens mijn onderzoek. Ik wil dr. ir. T.A.M. Spil bedanken voor zijn bijdrage en het beschikbaar stellen van een aantal interviews. Daarnaast wil ik dr. P.M. Wognum, ir. W. Bandsma en de medestudenten van het vak “BIT Bachelor referaat” van de Universiteit Twente bedanken voor de ondersteuning bij het formuleren en het becommentariëren van mijn onderzoek.

Tenslotte wil ik de medisch specialisten van het SMT te Hengelo bedanken voor de tijd die ze vrij wilden maken voor het meewerken aan een interview.

REFERENTIES [BEU03] Johan G. Beun, Electronic healthcare record; a way to empower the patient. International Journal of Medical Informatics, Volume 69, Issues 2-3, March 2003, Pages 191-196 [DSD97] Dick, R.S., E.B. Steen and D.E. Detmer. The Computer-based Patient Record: An Essential Technology for Health Care. Washington, D.C., National Academy Press. 1997. [DEL04] Delany R. Smiling All The Way. Health Care and Informatics Review OnlineTM. 8(2); May 2004. [E&Y05] Ernst & Young, eMedicatiedossier, Resultaten van het onderzoek naar de status en voortgang van de invoering van het eMedicatiedossier in Nederland. Juni 2005.

[MIC03] Michel-Verkerke, M.B, What makes doctors use the Electronic Patient Record? Afstudeeropdracht Universiteit Twente, Enschede, 2003 [MSS03] Michel-Verkerke, M.B., R.W. Schuring and T.A.M. Spil. Use IT or Leave IT: A Model To Reveal User Satisfaction of ICT-support in Health Care Processes Ex Ante and Ex Post. Proceedings of the Hospital of the Future: the third International conference on Management of Healthcare and Medical Technology. Warwick, Warwick University. 2003. [NIC05] Nationaal ICT instituut in de zorg http://www.nictiz.nl [SSV04] Spil, T.A.M., Schuring, R.W. and Michel-Verkerke, M.B. (2004) ‘Electronic prescription system, do the professionals use it?’ Int. J. Healthcare Technology and Management, Vol. 6, No. 1, pp.32–55.

BIJLAGE A – USE IT INTERVIEW PROTOCOL Hieronder staat het USE-IT interview protocol [MSS03] [SSV04], zoals ik het gebruikt heb in mijn onderzoek. In paragraaf 3.3 staat beschreven welke vragen toegevoegd of verwijderd zijn uit het protocol. Datum interview: Naam interviewer: Naam geïnterviewde: Functie geïnterviewde: Organisatie: P

Primair proces

P1

Welke zorg verleent u? De meeste zorgverleners dragen bij aan verschillende processen van zorgverlening. We maken in ons onderzoek onderscheid tussen: •

diagnostiek, - nieuwe gevallen: 1e ronde van diagnostiek - vervolgdiagnostiek na onvoldoende result 1e diagn. - “eeuwig diagnostisch proces” • onderzoeken buiten de spreekkamersetting • behandelen, • verzorging, • behandelen / verzorgen chronisch • acute taken: de hele dag door / enkele keren per dag / week (acute taken domineren mijn werk sterk/enigszins/een beetje/niet Per bovenstaand type: hoe gaat u te werk bij het verlenen van deze zorg?

P2

% % % % % % %

• Volgt u een vast patroon • Hoe lang duurt een consult? • Maakt u gebruik van hulpmiddelen? • Maakt u gebruik van ondersteuning? Voor wie werkt deze ondersteuner dan nog meer? • Waar verricht u uw activiteiten? Zou het elders kunnen? • Zit of staat u altijd in dezelfde positie t.o.v. de patiënt? • Moet u dingen nazoeken / navragen? • Moet u dingen voorbereiden? Welke andere taken heeft u naast zorgverlening? Hoeveel procent van uw tijd en energie gaat in die taken zitten? tijd energie

% %

P3

Welke uitzonderingen of verstoringen maken dat deze zorg of afstemming, daarvan soms spaak loopt?

P4

Gebruikt u een zorgprotocol of medische richtlijn voor deze zorg?

P5

• Volgt u deze richtlijn geheel /gedeeltelijk? • Welke delen wel en welke delen niet? • Past dat binnen uw werkwijze? Van wie krijgt u deze patiënten doorverwezen?

P6

Aan wie verwijst u deze patiënten door?

P7

Welke andere zorgverleners/instellingen zijn tegelijkertijd betrokken bij de zorg voor deze patiënten?

P8

• In hoeverre is er sprake van samenwerking? • Of werkt men naast elkaar? Hoe ervaart u de samenwerking met andere zorgverleners / instellingen t.a.v. het verlenen van deze zorg?

P9

Met welke zorgverleners in deze zorg zou u (meer) moeten samenwerken?

P10

• Waarom? • Met wie zou u meer informatie moeten uitwisselen? • Om welke informatie gaat het dan? Wat vindt u belangrijk in het contact met andere zorgverleners? •

Voor welke activiteiten wordt u door uw collega’s gewaardeerd?

INF

Informatiekwaliteit.

I1

Welke informatie over deze patiënten heeft u nodig om uw werk goed te kunnen doen? (maak onderscheid naar processen: zie bovenstaande blok) Van wie krijgt u deze informatie? • de patiënt? • de omgeving van de patiënt? • andere zorgverleners? • met welk doel? • frequentie? Welke vorm en wijze van overdracht heeft deze informatie?

I2

• brief (per post of persoonlijk overhandigd) • fax • e-mail • in papieren dossier • in elektronisch dossier Voldoet de informatie die u krijgt?

I3

• doen zich problemen voor? • mist u informatie? • hier komt een rijtje kwaliteitseisen en prestatie-eisen Welke informatie genereert u zelf en legt u vast bij het verlenen van deze zorg aan een patiënt? Waarin legt u deze informatie vast of aan wie geeft u deze informatie? • aan de patiënt? • aan de omgeving van de patiënt? • aan andere zorgverleners? • aan managers/stuurders? • aan externe partijen? (verzekeraar, ministerie,etc.) Welke vorm en wijze van overdracht heeft deze informatie?

I4

• brief (per post of persoonlijk overhandigd) • fax • e-mail • in papieren dossier • in elektronische dossier • is dit dossier alleen voor deze patiëntengroep of deze vorm van zorg? • is dit dossier alleen voor uw eigen discipline? • is dit dossier alleen voor uw eigen instelling? Wat is uw inschatting van de kwaliteit van de nieuwe innovatie? Waren de juiste eindgebruikers betrokken bij het maken en/of selecteren van de innovatie? • • •

inhoud doelstellingen methode

• • •

integreerbaarheid met huidige situatie tijdigheid juistheid

REL

Relevantie

R1

Wat ervaart u, voor uw eigen persoon, als belangrijk in uw dagelijks werk als u kijkt naar de zorg die u verleent?

R2

• (evt) waarom zijn deze punten voor u van belang? Welke aspecten in het kunnen uitvoeren van uw werk ervaart u als knelpunt of, als problematisch? • zowel in de zorgverlening • als daarbuiten Zijn er specifieke handelingen in de processen die we eerder besproken hebben die knelpunten of problemen geven? (loop de processen door)

R3

Zijn er verbetervoorstellen voor uw werkzaamheden voor deze patiënten waarvoor u zich echt zou willen inzetten? Men mag u er ’s nachts bij wijze van spreke voor wakker maken.

R4

Hoe belangrijk zijn voor u deze verbeteringen in de deze zorgketen in verhouding tot allerlei andere verbetermogelijkheden in uw werk? • •

kunt u enkele andere verbetermogelijkheden noemen die belangrijker zijn? (bijv. administratief, werksfeer, capaciteit, verbeteringen t.a.v. andere aandoeningen) kunt u enkele verbeterprojecten noemen waar u mee te maken hebt die u eigenlijk minder belangrijk vindt dan de genoemde verbeteringen waarvoor u zich wilt hard maken?

R5

Op welke punten zou de inzet van ICT voor u van belang kunnen zijn?

R6

• aan wat voor soort toepassing denkt u dan? • voor welk doel of in welke situatie te gebruiken? Welk aspect van uw werk zou u missen als het er niet meer was?

R7

Hoe belangrijk zijn voor u uw taken voor deze patiënten in verhouding tot taken voor andere groepen? (De respondent mag zelf aangeven waarom “belangrijk”, of we vragen het:)

R8

• Waarom vindt u deze patiënten zo belangrijk / weinig van belang? Zijn er verbetervoorstellen die zich uitstrekken over de hele keten van deze zorg waarvoor u zich echt zou willen inzetten?

R9

Hoe relevant acht u de invoering van een Elektronisch Patiënten Dossier in het SMT? • •

Ziet u problemen? Welke voordelen zouden voor u een doorslag geven om het EPD te gaan gebruiken?

A

Attitude/Houding

A1

In hoeverre bent u er van overtuigd dat ICT toepassingen nodig zijn om de zorg te verbeteren)

A2

• Hoeveel ervaring? • Hoeveel tijd ervoor over? • Zijn er positieve ervaringen uit het verleden? • Gebruikt u protocollen gekoppeld aan ICT? • Communiceert u via ICT? • Hoe vaak gebruikt u internet? • Hoe vaak gebruikt u specifieke systemen voor uzelf? Ervaart u belemmeringen bij het doorvoeren van vernieuwingen?

A3

• werkdruk • management support • ICT support • geld • uw kennis / ervaring Hoeveel tijd en energie denkt u te vinden, voor de veranderingen die de invoering van vernieuwingen in deze zorg, en het gebruik van ICT daarbij, met zich mee zal brengen?

A4

• vraag gaat over houding/gedrevenheid Wordt u door uw omgeving gestimuleerd om aan de veranderingen deel te nemen?

A5

• door collega’s, management of IV Stimuleert u uwe omgeveing om aan veranderingen deel te nemen?

A6

Kunt u andere vernieuwingsprojecten noemen waaraan deze organisatie werkt? •

zijn die belangrijker of even belangrijk?

H

Hulpmiddelen, materieel en immaterieel

H1

Over welke ICT-faciliteiten beschikt u op uw werkplek?

H.2

• hardware • communicatie • software • gegevens Van welke ICT-faciliteiten maakt u gebruik bij het verlenen van zorg aan deze patiënten?

H3

• systemen • apparatuur Is de ICT ondersteuning van voldoende niveau is om de systeemkwaliteit te garanderen?

H4

• betrouwbaarheid • beschikbaarheid • veiligheid/privacy Krijgt u voldoende ondersteuning om vernieuwingen / ICT door te voeren? • •

tijd geld

Laatste vraag: Is er nog iets dat u kwijt wilt? Ben ik nog iets vergeten te vragen?

• •

scholing management support