Vaktechniek Accountancy

SRA-Vaktechniek Actualiteiten

Vaktechniek Accountancy Publicaties: recent opgeleverd  De nieuwe versie van Handboek Samenstellen Publicaties: binnenkort te verwachten  Handreiking Controle opbrengstverantwoording

Aanverwante cursus SRA-Praktijkdag Compliance 2015 (NIEUW) Dit jaarlijkse praktijkseminar heeft een unieke opzet. Wij praten u bij over de laatste ontwikkelingen én u gaat in gesprek met de SRA-Review en compliance vakgenoten. Een ‘niet te missen’ seminar voor de compliance officer! Voor meer informatie en het volledige programma, klik hier.

Lessen trekken uit dossiermentoring (NIEUW) Aan welke kwaliteitsnorm moet uw controledossier voldoen? De SRAnulmeting en dossiermentoring leveren veel verbeterpunten op. Wat kunt u hiervan leren voor uw eigen praktijk? En vooral: waar legt de AFM ‘de lat’? Voor meer informatie over deze cursus, klik hier of neem contact op met het cursusbureau [email protected]

3

1

Wellicht ook interessant voor u? Intern Reviewsysteem Met het self-assessmentsysteem kunt u de kwaliteit van alle opdrachten beoordelen. Aan de hand van de rapportages kunt u vaststellen of een aantal specifieke procedures zijn gevolgd en zijn vastgelegd in het dossier. Hier vindt u meer informatie of neem contact op met [email protected]

4

SRA-Compliance kring Nootdorp A.J. de Quaasteniet RA CO bij Meester & Kuiper Accountants

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 even voorstellen: Ad de Quaasteniet  ruim 30 jaar werkzaam in ‘audit’, zowel intern (IAD) als extern  ingeschreven als RA: 13 februari 1992  CO bij Meester & Kuiper Accountants en Belastingadviseurs (M&K) te Hilversum 

2

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg voorstellen:  verantwoordelijk voor vaktechniek bij M&K  mede reviewer SRA  toetser bij NBA  stage beoordelaar bij SRA stagebureau

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 agenda: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

korte schets Meester & Kuiper (M&K) functie en positie CO bij M&K invulling functie output CO invulling vaktechniek actualiteiten praktijkdilemma’s tot slot

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 1. schets Meester & Kuiper Accountants en Belastingadviseurs  opgericht 1990 door Dick Meester (RA) te Hilversum  inmiddels ca. 25 FTE werkzaam  vijf vennoten / beleidsbepalers, waarvan 2 RA en 2 AA  gemengde praktijk: controle, samenstellen, beoordelen, fiscaal, lonen, advies

3

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg schets Meester & Kuiper Accountants en Belastingadviseurs  omvang cliënten: van eenmanszaak tot (middel)grote vennootschappen in gevarieerde branches  aantal vrijwillige controles (boekjaar 2014): ca. 35  aantal wettelijke controles (boekjaar 2014): ca. 15  aantal beoordelingsopdrachten (boekjaar 2014): 3  gebruik van CaseWare (controle en samenstellen)

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 2. functie en positie CO  als accountant medewerker werkzaam in samenstel- en controlepraktijk  één van de 4 externe accountants  geen lid MT  zelfstandige functie van CO

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 3. invulling functie: taakomschrijving:  invulling geven aan jaarlijks werkprogramma CO  bekendmaken van nieuwe medewerkers met Handboek Kwaliteit  up to date houden Handboek Kwaliteit  klankbord voor directie en medewerkers van ‘CO zaken’, als voorbeelden: -

mogelijke bedreigingen ‘onafhankelijkheid’ integriteit (potentiele) cliënten nevenactiviteiten medewerkers rol toezicht (AFM / SRA) evt. fraudegevallen

4

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg invulling functie:  periodiek overleg met directie (1 RA )  gevraagd en ongevraagd advies over interne kwaliteitsbeheersing  periodieke schriftelijke CO rapportage t.b.v. MT  voorbereiden SRA reviews en actieve betrokkenheid  constateren overtredingen (interne – en externe regelgeving)  meldpunt binnen kantoor inzake Wwft, klachten, Accountantskamer

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 plenair: - overeenkomsten met eigen taak CO? - CO ook zich richten op fiscale praktijk, zo ja hoe? - idem t.a.v. bijvoorbeeld salarisadministratie - rol CO t.a.v. rapport ‘In het publiek belang’? Taak voor CO voor opvolging van aanbevelingen / acties?

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 leidraad voor functie CO: SRA werkprogramma CO  jaarlijkse vaststelling door MT (evidence MT notulen)  uitvoering: in principe per kwartaal  accenten werkprogramma CO: o actualiteit Handboek Kwaliteit M&K (aansluitend op actuele wet- en regelgeving) o zijn medewerkers genoeg bekend met Handboek o bijhouden van trackrecord wijzigingen

5

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 accenten werkprogramma CO :  voldoet cliënten administratie wettelijke controles (Wta / Bta)  ook voor overige opdrachten, w.o. Wwft risico classificatie en identificatie (in samenstel- of controledossier dan wel in CRM systeem (Afas))  voldoen aan plicht wettelijke controle en geen OOB  halfjaarlijkse inventarisatie onafhankelijkheid en integriteit medewerkers / directie  geheimhouding medewerkers en externen (jaarlijks)  naleving ViO  kennisnemen van MT notulen

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 accenten werkprogramma CO:  beoordeling opdrachtaanvaarding (naleven interne procedure (cliënt aanvaardingsformulier, w.o. ‘Wwft regels’ met behulp van Wwft stappenplan)  monitoren van (wettelijke) controles (aanwezigheid LOR, datum verklaring, sluiting dossier, verhouding controle fee vs overige fee, uitvoering evt. OKB)  uitvoering interne dossierinspecties (samenstellen, beoordelen en controle)

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 uitvoering interne dossierinspecties: o CO coördineert o selectie (redelijke omvang, risicoklasse) per kwartaal van gereedgekomen opdrachten o selectie voor te leggen aan directielid o uitgangspunten - minimaal twee samensteldossiers per tekenend accountant - minimaal één controledossier per tekenend accountant - minimaal één beoordelingsopdracht per tekenend accountant

6

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015        

uitvoering interne dossierinspecties: aankondigen van te reviewen dossiers aan reviewers review door twee AA’s en vier RA’s (w.o. ook CO) gebruik van SRA reviewsysteem (RSA, versie 2014) output: scorelijst en eindrapport met kwalificatie betrokken accountant tekent uitkomsten voor ‘akkoord’ CO inventariseert uitkomsten CO rapporteert aan directie per kwartaal (uitkomsten overall, belangrijkste bevindingen per dossier, aanbevelingen)  MT stelt rapportage vast (MT notulen)  informeren medewerkers over uitkomsten

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 Enkele discussiepunten t.a.v. interne dossier reviews: - gebruik SRA vragenlijsten - omvang van selectie - diepgang review (alleen formeel en / of ook inhoudelijk?) - review van ‘overige opdrachten’? - hoe om te gaan met zgn. ‘risico gericht samenstellen’? - kwalificatie uitkomsten (rapportcijfer?)

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 accenten werkprogramma CO:  OKB’s: o jaarlijkse benoeming met directielid OKB’s volgens criteria in Handboek Kwaliteit (w.o. omvang, specifieke risico’s, bedreiging continuïteit, complexiteit opdracht) o vaststellen dat benoemde OKB’s zijn uitgevoerd o beoordelen voldoende diepgang OKB o vaststellen dat OKB gereed is vóór datum afgifte verklaring o uitvoering OKB door 4 RA’s (w.o. ook CO) o gebruik van SRA OKB vragenlijst (bron: Praktijkhandreiking)

7

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 dilemma's bij uitvoering OKB:  wel / niet gefaseerd uitvoeren  omvang tijdsbesteding  voldoende deugdelijke grondslag  uitvoering: intern of uitbesteden?

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 accenten werkprogramma CO:     

toezien op afhandeling en registratie van klachten CO maakt Klachtenformulier op directielid treft te nemen maatregel directielid neemt Klachtenformulier op in Klachtenregister tijdige en toereikende afhandeling van incidenten in Incidentenregister  tijdige en juiste melding van tuchtrechtzaken bij controle cliënt en AFM

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 accenten werkprogramma CO:  afhandeling op juiste wijze (procedures Handboek Kwaliteit en wet- en regelgeving) van fraude  beoordeling van mogelijke Ongebruikelijke transacties en melding (indien van toepassing)  CO: vastlegging van schendingen (eigen vaststelling / melding vanuit organisatie) o in geval van niet naleven wet- en regelgeving (Wta, Bta, NV COS, ViO, Wwft en overige) o als kader: SRA Praktijkhandreiking schendingen

8

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg schendingen: o CO maakt Schendingenformulier op o directielid legt maatregel op (criteria in Handboek Kwaliteit) o CO rapporteert anoniem schendingen in Jaarverslag Kwaliteit Dilemma(‘s): - reikwijdte begrip schending? - hoe te handelen met terugkerende schendingen?

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 accenten werkprogramma CO:  beoordeling cliënt acceptatie: o opmaak formulier opdracht aanvaarding (w.o. ook Wwft) o beoordeling integriteit (hoe aanpak in praktijk?) o indien uitgevoerd: uitkomsten collegiaal overleg o voor zover van toepassing: is specifieke wet- en regelgeving van toepassing?

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg uitvoering werkprogramma CO:  vastlegging zowel fysiek als digitaal (1 op 1), ingedeeld naar volgorde van werkprogramma CO  uitvoering werkprogramma: in principe per kwartaal, maar in praktijk na eerste kwartaal  CO rapporteert bevindingen per halfjaar  CO vraagt directie om LOR (einde verslagjaar)

9

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 CO rapportage n.a.v. uitvoering werkprogramma:  indeling rapportage analoog aan volgorde van werkprogramma CO  per onderdeel: -

doelstelling van werkzaamheden bevindingen op hoofdlijnen conclusie m.b.t. beheersing kwaliteitsstelsel voor zover van toepassing: doen van aanbevelingen (ook ter zake van gewenste aanpassingen Handboek Kwaliteit) - directie stelt verslag vast (CO krijgt MT notulen)

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 communicatie CO met Directie:  klein kantoor, dus naast formeel overleg ook op basis van ad hoc punten  formeel: periodiek (ca. 1 x per maand) met RA / beleidsbepalers  vaste agendapunten: - inventarisatie klachten, incidenten, schendingen - bijzonderheden n.a.v. doorlopende uitvoering opdrachten - signalen vanuit directie met ‘CO karakter’ - implementatie evt. wijzigingen wet- en regelgeving CO maakt besprekingsverslag

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 4. Output CO:  per kwartaal rapportage interne dossierinspecties volgens vast format  verslagen periodieke besprekingen met directielid  twee keer per jaar rapportage uitvoering werkprogramma CO  na afloop kalenderjaar opstellen Jaarverslag Kwaliteit: - naar indeling van werkprogramma CO op onderdelen bevindingen, aanbevelingen en conclusies t.a.v. naleving kwaliteitsstelsel (geanonimiseerd) - directie stelt Jaarverslag vast (CO krijgt MT notulen) - PDF van verslag op intranet (korte toelichting door MT lid bij 2jaarlijkse medewerkersbijeenkomst)

10

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 5. invulling vaktechniek:  CO volgt actuele wijzigingen wet- en regelgeving (NBA / SRA websites e.d.)  CO initieert voorstellen tot periodieke VTO’s (ca. 4 tot 6 keer per jaar)  CO of collega RA geeft invulling aan vaktechnisch onderwerp  aanwezigheid: presentielijst  presentaties op Intranet  praktijk: onderwerpen raken controle en samenstelopdrachten

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg invulling vaktechniek:  voorbeelden VTO’s: - jaarlijks: update / opfrissen Wwft - jaarlijks voor aanvang van de interimcontroles: accenten op controle aanpak / nieuwe ontwikkelingen / AFM themaonderzoeken - NV COS sessies: behandeling met AA’s en RA’s - EDP audit (extern EDP auditor) - uitkomsten periodieke interne dossierinspecties - Handboek Controle SRA - risicomatrix in CaseWare Controlemanager - jaarlijkse update fiscaliteiten

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 6. actualiteiten:  AFM themaonderzoeken: - uitkomsten na verschijnen rapport door CO in VTO bijeenkomst behandeld (leden controleteams) - apart VTO behandeling OHW en Onderhanden Projecten (RJ 221) - verscherpte aandacht bij OKB en interne dossierinspecties (aandacht voor risico analyse en afwerking, continuïteit, motivering omvang proceduretesten, voldoende scope op IT)

11

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg actualiteiten:  ViO: - CO heeft ViO gevolgen voor gehele controle- en beoordelingsportefeuille geïnventariseerd - hierbij vastleggingen van bedreigingen (samengaan van controle en samenstellen / tekenend accountant langer dan 7 jaar betrokken) - per assurance cliënt mitigerende maatregelen (cliënt tekent VJP’s bij samenstellen / naast tekenend accountant andere accountant in het team)

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg actualiteiten:  RJ Uiting 2014-4 inzake waardering pensioenvoorziening: kantoorbreed: verplicht vanaf 2014, toezicht CO (en CO als vraagbaak)  Rapport In het publiek belang  VGBA: met name toezicht op vervangen van bestaande opdrachtbevestigingen  aangepaste NV COS 4410: nog niet toegepast op 2014, nog in VTO te behandelen (verplichte intro 2015)

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 vervolg actualiteiten:  Invulling verplichte cursussen 2014 (tot medio 2015): - AA’s en (bijna) RA’s deelname aan Voorbereidingscursus SRA Kennistoets NV COS - SRA programma Samen beter, in combinatie met verplichte Mentoring (4 tekenend accountants controle opdrachten) - AA’s en RA’s ‘Zeg wat je ziet’

12

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 7. praktijkdilemma’s:  medewerker informeert CO dat cliënt bewust nalatig is met doen van betaling belastingen  medewerker informeert CO dat cliënt bewust NIET deponeert  hoe ‘afstand’ te houden (commercieel belang vs vakinhoudelijk). Wanneer zijn grenzen bereikt?  rules based of principle based?  hoe om te gaan met recidive?  actieve onderzoeksplicht?  voldoende draagvlak voor CO functie?

Compliance Kring Nootdorp 30 juni 2015 8. tot slot  komt uitvoering functie CO overeen met eigen aanpak en ervaringen?  suggesties?  vragen?

13