VakantiePas Infofolder Voor aanbieders van activiteiten voor de basisschoolkinderen van de Gemeente Weert
Jeugd Jeugd
Wat is de VakantiePas? De VakantiePas is een boekje wat 3 à 4 maal per jaar verschijnt en geldt gedurende de mei-, zomer- en herfst- of kerstvakantie van de basisscholen. De VakantiePas wordt samengesteld door een team van vrijwilligers en is een project van Stichting Punt Welzijn. In alle VakantiePassen staat een scala van activiteiten waarvoor de kinderen zich kunnen opgeven. Deze activiteiten worden veelal speciaal voor de VakantiePas georganiseerd door de aanbieders. Denk aan knutselen, sporten, een kijkje achter de schermen bij een ziekenhuis, dierenarts e.d. In elke pas staan echter ook activiteiten waar de kinderen en de rest van het gezin gewoon naartoe kunnen, zoals musea, speeltuinen en zwembaden. Doel van de VakantiePas. Het doel van de VakantiePas is de basisschoolkinderen van Weert, Stramproy e.o., tegen een gereduceerd tarief of gratis, kennis te laten maken met diverse activiteiten op het gebied van sport, cultuur en creatief bezig zijn. Dit gebeurt op een ontspannen en educatieve manier, waardoor de kinderen hun grenzen kunnen verleggen en hun horizon kunnen verbreden. Wel vragen wij van u een financiële bijdrage om met uw activiteit in de VakantiePas te staan. Het boekje is A5-formaat. Voor ½ bladzijde betaalt u €10,-, voor een hele bladzijde €15,- en voor 2 bladzijden €27,50. 5 Redenen om VakantiePasAanbieder te worden. 1. 5000 Kinderen en hun ouders lezen de VakantiePas en dus ook uw bijdrage erin. 2. Uw organisatie/bedrijf krijgt bekendheid bij nieuwe doelgroepen. 3. Uw organisatie/bedrijf krijgt mogelijk nieuwe leden/bezoekers. 4. Mond tot mond reclame door de enthousiaste verhalen van de kinderen. De volgende keer willen hun vriendjes/vriendinnetjes óók die leuke activiteit gaan doen! 5. U maakt op een andere, maar misschien interessantere, manier reclame voor uw organisatie/bedrijf.
3
Wat houdt deelname aan de VakantiePas concreet in? Voorwaarde om in de VakantiePas te staan is de kinderen (en eventuele ouders/begeleiders) korting te geven op deelname aan uw activiteit, of korting te geven op de entreeprijs van uw bedrijf. Het kortingspercentage bedraagt 15% en sportverenigingen mogen max. €1,00 vragen voor deelname. Voorts kunnen erkende sportverenigingen, indien beschikbaar, gebruik maken van een gemeentelijke sportaccommodatie. (U moet hiervoor zelf contact opnemen met de afdeling Bedrijfsvoering kamer 302 van de Gemeente Weert) Materiaal kan, indien beschikbaar, gehuurd worden bij Punt Welzijn. Bij Punt Welzijn zijn draaiboeken in te kijken over hoe een sportinstuif te organiseren. U levert zelf de tekst aan omdat u zelf het beste weet wat er in het stukje moet staan. In principe krijgt u een halve bladzijde tot uw beschikking. Wettelijke verantwoordelijkheid. 1. De aanbieder draagt de totale eindverantwoordelijkheid en dient dus minimaal W.A. verzekerd te zijn. Dit is een wettelijke eis. 2. De aanbieder zorgt voor goede begeleiding. 3. De veiligheid en hygiëne spelen een belangrijke rol bij de activiteit en bij de organisatie/bedrijf. De aanbieder heeft hiervoor de verantwoordelijkheid. Mocht de VakantiePas hierover klachten krijgen, dan is ze genoodzaakt u uit te sluiten van deelname in volgende VakantiePassen. De praktische gang van zaken. Bij activiteiten waarvoor de kinderen zich moeten aanmelden: • De aanbieder levert logo/foto’s in jpg aan en de tekst in Word, met daarin de volgende gegevens: datum activiteit, eventuele kosten, aantal kinderen wat mee kan doen, tijdstip/duur van de activiteit, voor welke basisschoolgroepen de activiteit bedoeld is en een korte omschrijving van de activiteit. • Het VakantiePasTeam zet de tekst in het VakantiePas format en mailt deze ter correctie.
4
• •
• •
De telefonische aanmeldingen worden in principe door het VakantiePasTeam gedaan. Het VakantiePasTeam maakt de aanmeldingslijsten met daarop naam, adres, telefoonnummer. en leeftijd van de kinderen. Deze lijsten worden samen met de VakantiePas na de 3 aanmeldingsdagen naar de aanbieder opgestuurd. Bij te weinig aanmeldingen wordt tussen aanbieder en VakantiePas overlegd hoe de kinderen worden afgezegd. Bij teveel aanmeldingen wordt een reservelijst aangelegd. Bij afmelding wordt het eerste kind op de reservelijst door Punt Welzijn gebeld en dit wordt bij de aanbieder doorgegeven.
Bij activiteiten waar de kinderen zonder aanmelding naartoe kunnen: • De aanbieder levert logo/foto’s in jpg aan en de tekst in Word, met daarin de volgende gegevens: dagen/periode dat de activiteit bezocht kan worden (wel gedurende desbetreffende vakantieperiode), kortingspercentage/bedrag, voor wie de korting is (minimaal de VakantiePasHouder), voor hoeveel personen de korting geldt en een korte omschrijving van de activiteit. • De aanbieder geeft aan of hij een bonnetje bij de tekst wil, om zodoende het aantal kinderen wat de activiteit bezoekt bij te houden. • Het VakantiePasTeam zet de tekst in het VakantiePas format en mailt deze ter correctie. • De week voor desbetreffende vakantie ontvangt de aanbieder de VakantiePas. • Na de vakantie neemt de VakantiePas contact op met de aanbieder om te informeren hoeveel kinderen met hun VakantiePas bij hem zijn geweest. Het is de bedoeling dat de aanbieder dit bijhoudt! Indien dit niet gedaan wordt of onmogelijk blijkt te zijn, zal van
5
verdere deelname afgezien worden. Als zich herhaaldelijk geen kinderen aanmelden voor een activiteit, of de activiteit wordt niet bezocht door VakantiePasHouders en hun ouders/begeleiders, dan zal ook van verdere deelname aan de VakantiePas afgezien moeten worden. Controle voor de VakantiePasAanbieder. De aanbieder checkt de namen op de aanmeldingslijst bij aanvang van de activiteit. Aanwezige kinderen die niet op de lijst staan, worden in principe niet toegelaten. De aanbieder mag kinderen die zich misdragen uitsluiten van de activiteit en eventueel de ouder/begeleider bellen om het kind te laten ophalen. De VakantiePas kan desbetreffend kind daarna uitsluiten voor verdere deelname aan VakantiePasActiviteiten. De aanbieder mag uitgescheurde paspoortpagina’s en gekopieerde paspoortpagina’s/bonnetjes weigeren en hoeft de aangeboden korting niet te verstrekken!
6
Het VakantiePasTeam.
De VakantiePas Land van Weert is een initiatief van Punt Welzijn
℡ 0495-697900 Vakantie Pas e-mail:
[email protected] website: www.puntwelzijn.nl
7
8
