VERZUIMPORTAAL GEBRUIKERSHANDLEIDING VERZUIMPORTAAL TURIEN & CO. ASSURADEUREN
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
INHOUDSOPGAVE Algemeen ................................................................................................................................................ 1 Werkgever gebruikers ............................................................................................................................. 1 Postvak.................................................................................................................................................... 2 Werknemer toevoegen ............................................................................................................................ 3 Werknemer muteren ............................................................................................................................... 3 Werknemer zoeken ................................................................................................................................. 4 Werknemers uit dienst ............................................................................................................................ 4 Ziek melden ............................................................................................................................................. 4 Hersteld melden ...................................................................................................................................... 5 Zwanger melden ..................................................................................................................................... 6 Zwangermelding muteren ....................................................................................................................... 6 Zwangermelding afronden ...................................................................................................................... 6 Openstaande dossiers ............................................................................................................................ 7 Gesloten dossiers ................................................................................................................................... 7 Preventief dossier ................................................................................................................................... 8 Openstaande taken ................................................................................................................................. 8 Statistieken .............................................................................................................................................. 9 Tabblad Werknemer................................................................................................................................ 9 Tabblad Protocollen ................................................................................................................................ 9 Tabblad Taken ...................................................................................................................................... 10 Tabblad Re-integratiedossier ................................................................................................................ 11
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Algemeen Inleiding In deze handleiding wordt het gebruik van de belangrijkste functionaliteiten binnen het Verzuimportaal van Turien & Co. Assuradeuren toegelicht.
Inloggen Ga naar http://www.werkgeversportaal.nl en klik op de button Verzuimportaal rechts in beeld. Vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in.
TIP: Om het Verzuimportaal in een nieuw venster te starten, dient u ‘Volledig scherm’ aan te vinken. TIP: Indien u problemen heeft met inloggen kunt u een mail sturen naar
[email protected];
Systeemeisen
Het Verzuimportaal van Turien & Co. is beschikbaar voor alle bekende browsers; Het Verzuimportaal is geoptimaliseerd voor schermresoluties vanaf 1024 x 768 pixels; Het Verzuimportaal werkt het beste met een breedband-internetverbinding; Let op: er mag géén software geïnstalleerd zijn die pop-up vensters automatisch afsluit.
Helpfunctie Ons Verzuimportaal bevat tevens een uitgebreide online helpfunctie die u op elk gewenst moment kunt raadplegen. Via de helpbutton (figuur 1.1) rechtsboven opent u de helpfunctie; Gebruik de inhoudsopgave of een zoekterm om het helponderwerp op te zoeken; Wanneer uw vraag niet beantwoord wordt kunt u contact opnemen met uw assurantieadviseur.
Figuur 1.1: Helpfunctie
Servicedesk Voor vragen over de werking van het Verzuimportaal kunt u in eerste instantie de helpfunctie raadplegen. Als 1e-lijns Servicedesk kunt u terecht bij uw assurantieadviseur. Mocht u er met uw assurantieadviseur niet uitkomen dan kunt u contact opnemen met de afdeling Inkomensverzekeringen van Turien & Co. Mail uw vraag naar:
[email protected]. Telefonisch zijn wij ook te bereiken op werkdagen tussen 08.30 uur en 17.00 uur op 072 518 19 63
TIP: Stel uw vraag zo concreet mogelijk en stuur, indien mogelijk, screenshots mee per e-mail.
Werkgever gebruikers Hier kunt u gebruikers aanmaken voor uw klanten en/of uw bedrijven onder een holdingstructuur. Om gebruikers aan te maken, te wijzigen en/of te verwijderen, klikt u op de snelkoppeling "Werkgever gebruikers" ( ) onder "Instellingen". Een overzicht van bedrijven wordt getoond. Door middel van de printer-knop ( ) kunt u dit overzicht afdrukken. Klik op een werkgever voor een overzicht van bestaande gebruikers onder de werkgever. Klik op de naam van een gebruiker om deze aan te passen of te verwijderen ( ).
Pagina 1
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Klik op de groene plus ( ) om een nieuwe gebruiker aan te maken. Vul de gevraagde gegevens in. Verplichte gegevens zijn:
Voorletters Achternaam Geboortedatum Adres Postcode Woonplaats Telefoonnummer Unieke logginnaam Rol Wachtwoord Startdatum
Er kunnen de volgende rollen geselecteerd worden:
T&C Administratie P&O; Dit is de meest uigebreide gebruiker. Deze gebruiker is de hoofdgebruiker en heeft alle beschikbare rechten met betrekking tot het re-integratietraject en overige instellingen. T&C Verzuimmelder; De gebruiker bedoeld voor het doorvoeren van ziekmeldingen en deels de begeleiding van het re-integratietraject. T&C Manager (leidinggevende); Deze gebruiker heeft het minste rechten en kan enkel gegevens van de werknemers inzien.
Vul eventueel de andere velden in. Klik op het diskette-icoon ( het opslaan moet u de autorisaties toekennen.
) om de gebruiker op te slaan. Na
Standaard wordt alleen het bedrijf getoond waaronder de gebruiker is aangemaakt. U kunt de gebruiker autoriseren voor het gehele bedrijf, voor specifieke afdelingen of tot op persoonsniveau. Om de gebruiker ook voor andere bedrijven binnen een holding te autoriseren dient u deze gebruiker op holdingniveau aan te maken. (Let op: alleen bedrijven binnen de holding zijn te selecteren). Om een medewerker voor een afdeling te autoriseren, klikt u op de paarse stip voor de naam van het bedrijf. De afdelingen worden dan getoond. Klik op de gele stip voor de naam van een afdeling om de gebruiker te autoriseren op medewerkerniveau. Autorisaties worden automatisch opgeslagen. U kunt ervoor kiezen de organisatiestructuur plat of in een boom aan deze gebruiker te tonen. Plat tonen is handig wanneer een gebruiker autorisaties heeft binnen één bedrijf. In een boomstructuur tonen is handig wanneer een gebruiker autorisaties heeft op afdelingsniveau bij verschillende bedrijven binnen een holdingstructuur.
Postvak Het postvak ( ) werkt net zoals alle andere webmails. Het enige verschil is dat men alleen e-mail ontvangt vanuit het systeem, zoals meldingen en signalen. Standaard komt u op het overzicht met ontvangen berichten. Klik op de titel van het bericht om deze te openen. Een e-mail bericht kunt u doorsturen ( ) en/of verwijderen ( ). Tevens kunt u het venster vergroten ( ) en/of sluiten ( ). Aan de rechterkant ziet u functionaliteiten binnen het postvak:
Verzenden/Ontvangen: Ververst het postvak. Verzonden berichten aan u of welke u verzonden heeft, worden opgehaald. Nieuw bericht opstellen: Opent een venster waarin een bericht gemaakt en verzonden kan worden. Contactpersonen: Geeft een overzicht van huidige contactpersonen.
Pagina 2
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Verwijder geselecteerde: de huidige berichten in de selectie (middels aanvink boxje voor het bericht) worden verwijderd.
Het postvak biedt de volgende overzichten:
Concepten: opgeslagen berichten welke nog niet verzonden zijn (tussen haakjes het aantal berichten); Postvak: overzicht van alle ontvangen berichten (tussen haakjes het aantal ongelezen berichten); Outbox: overzicht van alle verzonden berichten (tussen haakjes het aantal berichten); Verwijderde items: overzicht van alle verwijderde berichten (tussen haakjes het aantal berichten).
Het limiet van het postvak bedraagt 10 MB.
Werknemer toevoegen Als u zelf uw werknemers beheert in ons Verzuimportaal kunt u deze toevoegen door op het tabblad "Werknemers" te klikken en vervolgens op de snelkoppeling "Werknemer toevoegen" ( ). Een blanco formulier wordt gepresenteerd om een werknemer toe te voegen. Alle gele velden dienen verplicht ingevuld te worden om een werknemer toe te voegen. Overige velden zijn optioneel. Hoe meer informatie er wordt ingevuld, hoe beter ons Verzuimportaal in te zetten is. Werknemergegevens worden door het systeem in verschillende modules gebruikt, zoals het genereren van statistieken. Klik op het diskette-icoon (
) om het formulier op te slaan en de werknemer toe te voegen.
Het is eventueel mogelijk om werknemers in een Batch te uploaden. Dit zal via Turien & Co. moeten geschieden. U heeft de mogelijkheid om in het inlogscherm een Excel bestand te downloaden. Dit bestand kunt u ingevuld naar
[email protected] verzenden waarna wij voor u het bestand zullen controleren en uploaden. Voor een snellere afhandeling verzoeken wij om uw polisnummer in de naam van het ingevulde Excel bestand te verwerken.
Werknemer muteren Om gegevens van een werknemer te wijzigen klikt u op het tabblad "Werknemers" en vervolgens op de snelkoppeling "Werknemer muteren" ( ). Bestaande werknemers waarvoor u geautoriseerd bent, worden getoond. Via het zoekveld kunt u een medewerker zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, afdeling e.d. Door op de naam van de gevonden werknemer te klikken, komt u in het mutatieformulier terecht. Hier kunt u de gegevens van de werknemer wijzigen. Ook kunt u op deze manier extra contactinformatie en subdienstverbanden aanmaken. Om een medewerker uit dienst te melden, gaat u naar zijn of haar dienstverband en klikt u op "Wijzigen". Vul de datum waarop hij/zij uitdienst gaat en sla de gegevens op door op de diskette ( ) te klikken. U kunt ook werknemergegevens muteren door op de naam van de werknemer te klikken in tabblad Werknemer in het verzuimdossier.
Pagina 3
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Werknemer zoeken Om een werknemer te zoeken gaat u naar het tabblad "Werknemers" en klikt u op de snelkoppeling "Werknemer zoeken" ( ). De werknemers waarvoor u geautoriseerd bent worden getoond. Via het zoekveld kunt u een werknemer zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, afdeling, enz. U kunt resultaten filteren door op de filterknop ( ) te klikken. Als er meer resultaten worden gevonden dan op één pagina passen, kunt u door rechts onderaan de pagina op de "volgende" knop te klikken naar de volgende pagina met resultaten gaan. U kunt op de kolommen sorteren door op de kolomnaam te klikken. Door op de naam van een werknemer te klikken gaat u naar zijn of haar dossier. Werknemers die geen actief dienstverband hebben (bijvoorbeeld mensen die uit dienst zijn gegaan waarbij in de dienstverbandgegevens een einddatum is ingevuld), staan niet in deze lijst. Zij zijn te vinden onder de knop "Werknemers uit dienst" ( ).
Werknemers uit dienst Wanneer u op de snelkoppeling "Werknemer uit dienst" ( ) klikt, worden alle werknemers getoond waarvan het dienstverband beëindigd is. De werknemer verdwijnt bij uitdiensttreding naar de 'achterkant' van ons Verzuimportaal, maar is via deze manier altijd te benaderen. ook worden werknemers waarvan het dienstverband nog niet gestart is hier getoond. Let op: indien een medewerker een tijdelijk dienstverband heeft en de datum uit dienst reeds gevuld is wordt deze automatisch naar werknemers uit dienst verplaatst op de datum dat het dienstverband afloopt. Het is dus belangrijk dat bij een verlenging van een tijdelijk dienstverband dit te updaten in ons Verzuimportaal.
Ziek melden Om een medewerker ziek te melden klikt u eerst op het tabblad "Medewerkers" en vervolgens op de snelkoppeling "Ziek melden" ( ). Alle medewerkers waarvoor u geautoriseerd bent worden getoond. Via het zoekveld kunt u een werknemer zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres, woonplaats, enz. Klik op de medewerker die u ziek wilt melden. U kunt een werknemer ook ziek melden door vanuit zijn/haar dossier op de snelkoppeling "ziek melden" ( ) te klikken. U vindt deze knop rechts bovenaan op de tabbladen "werknemer", "protocollen" en "historie" in het werknemersdossier. Bovenin het ziekmeld-formulier ziet u persoonsgegevens van de betrokken medewerker. In het gedeelte t.b.v. de ziekmelding vult u in: Verplicht:
Datum 1e ziektedag. Dit kan handmatig of door op de kalender te klikken ( ). Standaard vult het systeem de huidige datum in; Het percentage dat de medewerker ziek is; Bij een vrouwelijke medewerker kunt u kiezen tussen ziek en ziek t.g.v. zwangerschap. Bij de keuze ziek t.g.v. zwangerschap wordt het vangnet protocol ziekte t.g.v. zwangerschap gestart; Selecteer een verzuimreden.
Pagina 4
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Optioneel:
Vul de eventueel gewerkte uren van de 1e ziektedag in; Selecteer eventueel een relatie van het verzuim in (privé, werk); Selecteer eventueel de verwachte verzuimduur in; Vul eventueel een verpleegadres en ongevalgegevens in (dit ivm met eventueel regresrecht).
Klik op het diskette-icoon ( ) om de ziekmelding op te slaan. Na het opslaan komt u automatisch in het verzuimdossier van de werknemer.
Hersteld melden Klik om een medewerker hersteld te melden op het tabblad "Werknemers" en vervolgens op de snelkoppeling "Hersteld melden" ( ). De verzuimende medewerkers waarvoor u geautoriseerd bent, worden gepresenteerd. Via het zoekveld kunt u een werknemer zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres, woonplaats enz. Klik op de naam van de werknemer die u hersteld wilt melden. U kunt een werknemer ook hersteld melden door vanuit zijn/haar dossier op de snelkoppeling "hersteld melden" ( ) te klikken. U vindt deze knop rechts bovenaan op de tabbladen "werknemer", "protocollen" en "historie" in het werknemersdossier. Bovenin het herstelmeld-formulier ziet u de persoonsgegevens van de medewerker. Daarnaast kunnen rolafhankelijk dienstverbandgegevens en verzuimhistorie worden getoond. In het gedeelte t.b.v. de herstelmelding vult u in:
Datum van de 1e werkdag. Standaard vult het systeem de huidige datum in, maar er kan met terugwerkende kracht en in de toekomst gemeld worden; Selecteer een herstelreden; o Volledig hersteld: het percentage herstel wordt automatisch 100%; o Gedeeltelijk hersteld: vul het percentage herstel in en eventueel een percentage AT-basis. U kunt hier ook het aantal uren aangeven. Deze optie gebruikt u ook indien een werknemer een gedeeltelijke herstelmelding heeft gehad en nu weer voor een hoger percentage ziek wordt; o Einde dienstverband: het percentage herstel wordt automatisch 100%. LET OP: het afsluiten van een verzuimdossier met als reden einde dienstverband resulteert niet automatisch een afsluiting van het dienstverband. Dit dient dan nog handmatig bij de werknemergegevens ingevoerd te worden; o o o
o o
Overlijden: de verzuimmelding wordt volledig gesloten zodra op de opslaan diskette ( ) wordt geklikt. U kunt eventueel nog een toelichting geven; Maximum termijn ziektewet. Het percentage wordt automatisch 100%; Bereiken leeftijd 65 jaar. Het percentage wordt automatisch 100% LET OP: het afsluiten van een verzuimdossier met als reden einde dienstverband resulteert niet automatisch een afsluiting van het dienstverband. Dit dient dan nog handmatig bij de werknemergegevens ingevoerd te worden; Overige reden: vul het percentage herstel in en eventueel een percentage AT-basis. Optioneel kunt u hier nog een toelichting geven. U kunt hier ook het aantal uren aangeven; Wederom 100% ziek. Deze optie wordt gebruikt wanneer iemand vanuit een gedeeltelijke herstelmelding weer volledig ziek wordt.
Klik op het diskette-icoon ( ) om de herstelmelding op te slaan. Na het opslaan wordt het dossier van de medewerker getoond.
Pagina 5
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Let op: u kunt een zwangere medewerker niet op deze manier beter melden. U dient een zwangerschap af te melden door naar het dossier van de betreffende medewerkster te gaan en in één van de tabbladen "protocollen", "taken" of "reintegratiedossier" op het slotje ( ) te klikken, waarmee het dossier gesloten wordt.
Zwanger melden Klik om een medewerkster zwanger te melden op de snelkoppeling "Zwanger melden" ( ) onder het tabblad "Werknemers". Alle vrouwelijke medewerkers waarvoor u geautoriseerd bent, worden getoond. Via het zoekveld kunt u een medewerker zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats. Selecteer de medewerker die u zwanger wilt melden door op haar naam te klikken. Bovenin het formulier ziet u de gegevens van de betreffende medewerker. In het onderdeel 'zwangerschapsmelding' vult u onderstaande gegevens in:
Vermoedelijke bevallingsdatum; Gewenste ingangsdatum verlof.
Klik op de diskette ( ) om de zwangerschapsmelding op te slaan. Na het opslaan komt u automatisch in het zwangerschapsdossier van de medewerker.
Zwangermelding muteren Bij een zwangermelding vult u bij aanvang de vermoedelijke bevallingsdatum en de gewenste ingangsdatum van het verlof in. Het Verzuimportaal berekent automatisch de eerste werkdag na zwangerschapsverlof, indien de werkelijke bevallingsdatum en de werkelijke ingangsdatum verlof zijn gevuld. Dit is van belang bij een eventuele samengestelde verzuimmelding t.g.v. de zwangerschap
Klik in het tabblad protocollen op de melding "zwanger "( Vul de werkelijke bevallingsdatum in; Vul de werkelijke ingangsdatum verlof in;
Klik op het icoontje (
Klik op "bereken verlofperiode (
);
) boven in beeld; ) om de mutatie op te slaan.
Indien uw geautoriseerd bent hiervoor kunt u via de verwijderknop ( verwijderen.
) de melding in zijn geheel
Zwangermelding afronden In tegenstelling tot een reguliere ziekmelding, wordt een zwangermelding niet via een herstelmelding afgesloten. Om een zwangermelding af te sluiten gaat u naar het tabblad protocollen. Boven in beeld wordt een zoekbalk getoond waarmee je tussen verschillende meldingen kunt wisselen. Zorg ervoor dat hier de zwangerschap getoond wordt. Pagina 6
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Klik op het slotje ( ) rechtsboven; Vul de datum in waarop de zwangermelding wordt afgerond. Dit is de meestal de 1ste werkdag waarop de medewerker weer gaat beginnen. Indien de einde verlofperiodedatum bij muteren is ingevuld, wordt deze datum hier overgenomen;
Kik op "opslaan en sluiten" om de melding af te ronden (
).
Openstaande dossiers Om een overzicht te krijgen van openstaande dossiers gaat u naar het tabblad "Dossiers" en vervolgens naar de snelkoppeling "Openstaande dossiers" ( ). Alle openstaande dossiers waarvoor u geautoriseerd bent, worden getoond. U krijgt informatie over de duur, het herstelpercentage, het AT-percentage en de verzuimreden van het dossier. Via het zoekveld kunt u een dossier zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres, woonplaats, enz. Klik op de naam van een werknemer om zijn/haar dossier te openen. Voor de achternaam van de werknemer kan één van de volgende icoontjes staan. Zij betekenen: ( ( ( ( ( ( (
): Ziekte (a.g.v. zwangerschap) dossier ): Hersteld dossier (dossier is wederom opengesteld, maar nog niet afgesloten) ): Zwangerschapsdossier ): Overig protocol (adoptie, orgaandonatie of eigen protocol) ): Preventief dossier ): Re-integratietraject ): Werknemer heeft lopend dossier, maar is uit dienst.
Rechtsboven in beeld heeft u een filtermogelijkheid ( van uw rolinstellingen.
) en een export mogelijkheid(
) afhankelijk
Gesloten dossiers Een gesloten dossier houdt in: één afgeronde melding van één persoon. Iemand die dus twee keer beter is gemeld, komt twee keer voor in de lijst met gesloten dossiers. Naast ziekmeldingen komen in deze lijst ook afgeronde zwangerschapsmeldingen, interventies, overige protocollen en preventieve dossiers voor. Om alle gesloten dossiers te zien waarvoor u geautoriseerd bent, klikt u eerst op het tabblad "Dossier" en vervolgens op de snelkoppeling "Gesloten dossiers" ( ). Alle gesloten dossiers worden getoond. Het icoontje voor de naam van de werknemer zegt iets over het type dossier dat is afgesloten, namelijk: ( ( ( ( (
): Ziekte ): Zwangerschap ): Interventie ): Overig protocol ): Preventief dossier
Pagina 7
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Via het zoekveld kunt u een dossier zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres, woonplaats, enz. Klik op het de naam van een werknemer om naar zijn/haar dossier te gaan. Indien u geautoriseerd bent voor het toevoegen van documenten, kunt u ook in gesloten dossiers nog documenten toevoegen. Rechtsboven in het scherm heeft u nog de mogelijkheid om het overzicht te exporteren ( Afgeronde taken.
)
Om afgeronde taken te zien, klikt u op de snelkoppeling "Afgeronde taken" ( ) onder het tabblad "Taken". Alle taken die door de op dit moment ingelogde gebruiker zijn afgerond, worden getoond, gesorteerd op de uitvoerdatum. U krijgt informatie over de werknemer in het kader van wiens protocol de taak is uitgevoerd, de naam van taak, de datum van de melding, de startdatum, de einddatum en de uitvoerdatum van de taak. Via het zoekveld kunt u een taak zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, werkgever, enz.
Preventief dossier Een preventief dossier gebruik je wanneer je een dossier bij een medewerker wilt aanleggen die nog niet ziek is (bv. iemand met vaak terugkerende klachten waarvoor een bedrijfsarts geconsulteerd wordt). In een preventief dossier kun je documenten uploaden, eventueel bibliotheektaken koppelen en notities maken. Het preventieve dossier heeft geen standaardprotocol. De toelichting bij een preventief dossier wordt getoond in het tabblad protocollen.
Ga naar het tabblad werknemer; Selecteer de werknemer waarbij een preventief dossier aangemaakt dient te worden. Ga naar het tabblad werknemer of protocollen;
Klik op preventief dossier ( Vul de startdatum in;
);
klik op "opslaan en sluiten" (
) om het dossier op te slaan.
Openstaande taken Om een overzicht te krijgen van openstaande taken, klikt u onder het tabblad "Taken" op de snelkoppeling "Openstaande taken" ( ). Alle openstaande taken worden getoond. U krijgt informatie over de prioriteit, de werknemer, taaknaam, de startdatum en einddatum van de taak. Via het zoekveld kunt u een taak zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN nummer, werkgever, enz. Klik op een taak om deze in te zien. Rechtsboven in beeld heeft u nog de mogelijkheid om te filteren ( exporteren ( ).
) en om het overzicht te
Pagina 8
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Statistieken Klik onder het tabblad "Rapportage" op de snelkoppeling "Statistieken" (
). Selecteer:
grondslagberekening; een periode; bedrijven, afdelingen of werknemers (selectiecriteria); werknemercriteria; onderdelen.
Klik op de button rechtsboven ( ) om de statistieken te genereren. De statistieken worden cijfermatig en in heldere grafieken weergegeven. Klik op de exporteerfunctie ( ) om de statistieken te genereren.
Tabblad Werknemer Het tabblad "Werknemer", onderdeel van het werknemerdossier, is een stamkaart met gegevens van de werknemer. U kunt dit dossier bereiken door de werknemer te zoeken via het tabblad "Werknemers" door op de snelkoppeling "Werknemer zoeken" te klikken, of door "Snelzoeken". Klik in het tabblad "Werknemer" op de naam van de medewerker onder het onderdeel "persoonsgegevens" om de gegevens in te zien of te wijzigen. Klik onder communicatiemiddelen op het e-mailadres om een mailbericht te starten. Klik in het onderdeel Dienstverbandgegevens op de naam van het bedrijf om de bedrijfsgegevens in te zien. In het tabblad werknemer heeft u rechtsboven de volgende opties: ( ): Exporteer dossier; door op deze knop te klikken opent een popup scherm waarin diverse items aangeklikt kunnen worden die u vervolgens kunt exporteren naar .pdf of .zip LET OP: als u bijlagen aanvinkt kunt u alleen een zip bestand exporteren ( ): Starten van een preventief dossier ( ): Ziek melden (bij een medewerker die op dit moment niet ziek is gemeld) ( ): Hersteld melden (bij een medewerker die op dit moment ziek is gemeld)
Tabblad Protocollen Het tabblad "Protocollen" van het werknemerdossier geeft een overzicht van alle (historische) ziekte-, preventie-, en zwangerschapstrajecten, met daarbij de oorzaak/reden, de startdatum, de einddatum en de duur van het protocol. Door op de naam van een melding te klikken, kunt u de melding muteren of verwijderen (mits dit binnen uw rolautorisatie valt). Klik op het printer-icoon ( ) om het overzicht te exporteren. Er opent een popup waarin u de keuze heeft om de gegevens af te drukken, te e-mailen, of te exporteren naar .pdf, word of Excel.
Pagina 9
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
In het tabblad "Protocollen" heeft u rechtsboven de volgende opties: ( ( ( ( ( (
): Exporteer dossier ): Preventief dossier aanmaken ): Ziek melden (bij een medewerker die op dit moment niet ziek is gemeld) ): Hersteld melden (bij een medewerker die op dit moment ziek is gemeld) ): Dossier sluiten (zonder hersteldmelden) ): Dossier heropenen (alleen gesloten dossiers)
Tabblad Taken In het "Werknemersdossier", tabblad "Taken" staan alle taken met betrekking tot het lopende protocol gesorteerd op 5 statussen (te laat, nu uitvoeren, gepland, uitgevoerd en geannuleerd). U kunt tussen de verschillende protocollen die van toepassing zijn op deze medewerker wisselen door middel van de zoekbalk boven in beeld. De 5 taak statussen Kleur
Status
Omschrijving
Groen
Gepland
De begindatum van de taak ligt in de toekomst
Oranje
Nu uitvoeren
De begindatum van de taak is bereikt, maar binnen de geldende afhandelingtermijn.
Rood
Te laat
De afhandelingtermijn van de taak is verstreken.
Blauw
Uitgevoerd
De taak is uitgevoerd (al dan niet te laat)
Grijs
Geannuleerde of Leestaak
De taak is geannuleerd, de taak kan worden heropend De taak is zichtbaar, maar kan niet worden uitgevoerd (leestaak)
Door op het grijze plusje vóór de naam van de taak te klikken, kunt u de subtaken zien. Hierin staan alle concrete stappen die genomen moeten worden om de taak uit te voeren. Ook staan hier eventuele formulieren die bij de taak horen, deze wordt aangegeven met een paperclip. Door op de naam van het formulier te klikken, kunt u de gegevens invullen. Gegevens die al bekend zijn binnen het Verzuimportaal worden automatisch gevuld. Klik op het vinkvakje vóór de taak om de taak (inclusief alle subtaken) de status afgehandeld te geven. De taak is nu te vinden onder het kopje "Uitgevoerde taken". In het geval u subtaken afvinkt, wordt de hoofdtaak niet afgevinkt. Het is dus mogelijk om subtaken onder een taak af te vinken. De balk boven de taken geeft een indicatie in hoeverre het protocol is afgerond. De berekening is gebaseerd op het aantal afgeronde taken ten opzicht van alle taken in het protocol. In het tabblad "Taken" heeft u rechtsboven de volgende opties (afhankelijk van uw autorisatie en een lopende melding): ( ): Document toevoegen ( ): Notitie toevoegen ( ): (Bibliotheek)taak toevoegen ( ): tijdsbesteding inzien ( ): beschikbare koppelingen inzien ( ): Dossier sluiten ( ): Dossier heropenen Pagina 10
HANDLEIDING VERZUIMPORTAAL
Binnen de taken treft u de volgende opties aan: ( ): Taak notitie toevoegen ( ): Tijdsregistratie ( ): Taak annuleren ( ): Informatie over de taak ( ): Taak verwijderen
Tabblad Re-integratiedossier In het werknemerdossier vindt u het tabblad "Re-integratiedossier". In het re-integratiedossier staat een logboek van alle uitgevoerde acties en een overzicht van aan het dossier gekoppelde notities en documenten. Het re-integratiedossier bestaat uit diverse kopjes:
Logboek: een overzicht van alle uitgevoerde meldingen, taken en wijzingen; Documenten-systeem: overzicht van alle door het Verzuimportaal gegenereerde documenten (bijvoorbeeld het Plan van Aanpak). UWV documenten; Documenten-gebruiker: overzicht van toegevoegde eigen documenten en alle gebruikte sjablonen binnen taken; Notities: overzicht van toegevoegde notities; Agenda afspraken: Alle afspraken die via de planningsagenda zijn gemaakt; Externe afspraken: Alle afspraken die via een externe agendamodule zijn gemaakt; E-mailcommunicatie: Alle mails die vanuit het dossier van deze werknemer zijn verzonden; Vraagstelling bedrijfsarts: de vraagstelling die bij de verzuimmelding is gemaakt; Contactpersonen: alle contactpersonen die bij de verzuimmelding horen.
Bovenstaande items zijn afhankelijk van uw rolinstelling. Contactpersoon toevoegen: Klik op "toevoegen” onder het kopje contactpersonen om een nieuwe contactpersoon aan de melding toe te voegen. Om een notitie toe te voegen klikt u op het gele notitieblok-icoontje links boven in beeld ( ). Klik op het document-icoontje om een willekeurig bestand te uploaden in het re-integratiedossier ( ). Klik op het diskette-icoontje ( ) om notities en documenten op te slaan. Klik op het document of notitie om deze te bekijken. Na het openen kunt u het document of de notitie exporteren, wijzigen of verwijderen. Klik rechtsonder op volgende of vorige om tussen meerdere notities of documenten in het re-integratiedossier te navigeren. In het tabblad "Re-integratiedossier" heeft u rechtsboven de volgende opties: Afhankelijk van uw rolinstelling beschikt u rechtsboven in beeld nog over de volgende mogelijkheden: ( ) Nieuw document ( ) Nieuwe notitie ( ) Nieuwe bibliotheektaak ( ) Nieuwe vraagstelling bedrijfsarts ( ) Tijdsbesteding inzien ( ) E-mailbericht versturen ( ) Beschikbare koppelingen
Pagina 11
