V) Communicatie Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid B1 Deskundige Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Vacaturenummer: 11341

De afdeling Communicatie werft aan in contractueel dienstverband:

GRAFICUS (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats:

Communicatie Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid B1 Deskundige Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Vacaturenummer: 11341

FUNCTIECONTEXT De afdeling Communicatie van het departement Diensten voor het Algemeen regeringsbeleid (DAR) ondersteunt en adviseert een breed klantenspectrum binnen de Vlaamse overheid op het vlak van interne en externe communicatie. Zij ontwikkelt en realiseert bovendien zelf een veelheid van communicatieproducten, -campagnes en –evenementen, ondersteunt communicatieverantwoordelijken in het ontwikkelen van communicatiestrategieën en –plannen, ontwikkelt de huisstijl, ontwikkelt bibliotheekstructuren en –strategieën, beheert het extranet en werkt mee aan het beheer van de portaalsite www.vlaanderen.be Als graficus kom je terecht binnen het team operaties van de afdeling. Dat team biedt niet enkel grafische dienstverlening aan, maar realiseert ook audiovisuele en multimediaproducten en coördineert en/of ondersteunt de organisatie van overheidsbrede en andere evenementen en de deelname van entiteiten van de Vlaamse overheid aan beurzen en tentoonstellingen. Het grafische team telt 3 personen. De afdeling Communicatie werft een bijkomende, halftijdse (50%) graficus aan voor de periode juli 2009 tot eind 2010 om ten volle haar rol inzake communicatie te kunnen spelen in het kader van het Voorzitterschap van de E.U. Tijdens de tweede helft van 2010 zal België voorzitter zijn van de E.U. en ook Vlaanderen zal daarbij een belangrijke rol opnemen, niet in het minst inzake communicatie. Je zal het grafische team komen versterken in het kader van haar werkzaamheden over het algemeen en wat betreft de te realiseren publicaties in het kader van het E.U.-voorzitterschap in het bijzonder. Afspraken omtrent de taken en werkzaamheden verlopen in overleg met de collega’s grafici en onder leiding van het teamhoofd operaties.

JE TAKENPAKKET 1. VOORBEREIDING De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Voorbeelden van activiteiten:
Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan en in overleg met de chef en de collega’s grafici een eigen werkplan opstellen
Voorafgaandelijk inwinnen van informatie bij de klant en mogelijke andere betrokkenen ter verduidelijking van de opdracht 2. UITVOERING

1

Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Voorbeelden van activiteiten:
Ontwerpen van diverse publicaties van de Vlaamse overheid (lay-out van folders, brochures, logo's, drukwerk in het kader van de organisatie van evenementen...), met de nadruk op de publicaties die in het kader van het E.U.-voorzitterschap zullen gerealiseerd worden.
Gebruik maken van specifieke grafische software bij het ontwerpen van publicaties (o.a. adobe indesign – cfr. technische competenties);.
Kennis, bewaking en opvolging van de huisstijl van de Vlaamse overheid en de huisstijl die in het kader van het E.U.-voorzitterschap bijkomend en specifiek gehanteerd moet worden, bij de vormgeving en realisatie van grafische producten.
Het realisatieproces van de publicaties van de Vlaamse overheid mee opvolgen (productiebegeleiding): o.a. prijsaanvragen opstellen, offertes beoordelen en adviseren omtrent de toewijzing van opdrachten.
Contacten leggen en onderhouden met de klanten binnen de Vlaamse overheid (administratie, kabinetten van de Vlaamse regering) m.b.t. timing en verloop van de uit te voeren opdracht.

3. VERSLAG UITBRENGEN Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Voorbeelden van activiteiten:
Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren m.h.o. een meer globale rapportering over de werkzaamheden van het grafische team;
Signaleren van knelpunten en/of gebeurtenissen/evoluties die de werking van het grafische team ten goede kunnen komen 4. BEHEER VAN MATERIAAL EN/OF GEGEVENS Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Voorbeelden van activiteiten:
Het eigen grafisch materiaal beheren en met het nodige respect behandelen en onderhouden.
De eigen dossiers overzichtelijk klasseren en archiveren.
Contacten leggen en onderhouden met leveranciers m.b.t. de uit te voeren opdracht.
Bestanden opslaan en archiveren volgens de richtlijnen en op de interne server van het grafische team 5. INFORMEREN Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Voorbeelden van activiteiten:
Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten in verband met de huisstijl van de Vlaamse overheid en de huisstijl die in het kader van het E.U.-voorzitterschap wordt gevoerd
Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten in verband met grafische vormgeving over het algemeen en de haalbaarheid van zijn wensen in het bijzonder
De klanten informeren over het verloop van de werkzaamheden aan de collega’s en chef tijdens het wekelijkse werkoverleg
Deelnemen aan het wekelijkse werkoverleg met de chef en de collega’s grafici

2

6. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren.

Voorbeelden van activiteiten:






Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Informatie-uitwisseling met collega’s grafici binnen en buiten de afdeling Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen de grafische sector (drukkers, prepress, papiersoorten, milieuvriendelijke technieken bij drukken,…) Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied Bezoeken van vakbeurzen

JE PROFIEL

JE DIPLOMA 

Je hebt een bachelordiploma of een diploma hoger onderwijs van het korte type.

JE WERKERVARING 

Je hebt minimaal 2 jaar relevante ervaring als graficus.

JE TECHNISCHE COMPETENTIES Werken in een recente mac-omgeving (MacPro 3,1) met specifieke grafische en niet grafische programma’s. Competenties






Zeer goed kunnen werken met Adobe Creative Suite 4, standaard editie (Photoshop, Illustrator, Indesign) Goed kunnen werken met Microsoft Office 2008 (Word, Excel en Powerpoint) Zeer goed Pdf’s kunnen aanmaken in druk- of webkwaliteit vanuit alle hierboven vermelde programma’s Vertrouwd zijn met ftp Zeer goed kunnen werken en beheren van elektronische mail

JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES VOORTDUREND VERBETEREN = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. -

Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen

3

KLANTGERICHTHEID = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. -

-

Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort Blijft beleefd bij klachten Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) Stelt zich hulpvaardig op Reageert snel en gepast op vragen van klanten Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken)

SAMENWERKEN = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen. -

Houdt rekening met de mening van anderen Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid van mensen

BETROUWBAARHEID “CONSEQUENT EN CORRECT HANDELEN” = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. -

Respecteert formele regels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden

Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie I. Ziet de essentie van het probleem. -

Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem

Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af.

4

-

Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties

Organiseren = De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning I. Organiseert het eigen werk -

Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn/haar werk afronden Pakt de zaken efficiënt aan Kan inspelen op wijzigende omstandigheden Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht

Creativiteit = Komt met originele of nieuwe ideeën en oplossingen. Vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen II. Kan met alternatieve ideeën en oplossingen voor de dag komen -

Komt met nieuwe ideeën, voorstellen en oplossingen Stelt alternatieven voor als hij met weerstanden wordt geconfronteerd Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties Bekijkt een probleem of situatie vanuit verschillende invalshoeken en komt op basis daarvan tot nieuwe oplossingen of tot nieuwe ideeën Brainstormt over zo veel mogelijk ideeën zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen

ONS AANBOD    

   

 

Je wordt een halftijds contract (50%) aangeboden van juli 2009 tot en met eind december 2010. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 5 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B 111) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 24 784,80 euro (brutojaarsalaris voor voltijdse functie, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: http://www2.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden Het is mogelijk om maximum 9 jaar functierelevante beroepservaring in de privé-sector te valoriseren. Je eerste 3 maanden vormen een proefperiode. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt.

5



De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.

SELECTIEPROCEDURE  

Screening van cv’s: woensdag 10 juni 2009 Selectietests + interviews: donderdag 18 juni 2009

HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met zondag 7 juni 2009 Om te solliciteren schrijf je een motivatiebrief en vul je het gestandaardiseerd cv van de MOD DAR-iV in dat samen met de functiebeschrijving gepubliceerd is en dat je kan terugvinden op de volgende site: http://www2.vlaanderen.be/personeel/wervingen/contractuele_vacatures.htm Je mailt dit document/deze documenten naar [email protected] Je vermeldt in de bestandsnaam van elk document je naam en in het onderwerp van je mail de titel van de functie en de afdeling waarvoor je solliciteert. Indien je geen toegang hebt tot internet kan je het gestandaardiseerd cv van de MOD DAR-iV opvragen bij Lien De Ketele (de contactgegevens vindt u hieronder terug). Als je niet per mail kan solliciteren, stuur je de motivatiebrief en het ingevuld standaard cv naar Lien De Ketele (de contactgegevens vindt u hieronder terug).

MEER WETEN ? 

Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met

Hans De Coninck, teamhoofd operaties Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel: Tel. : 02/553 55 59 [email protected] 

Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met

Lien De Ketele, verantwoordelijke Personeel en Organisatie Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel 02/553 55 85 E-mail : [email protected]

6