Aanleggen van een contractuele reserve Administratief medewerk(st)er (C1-C3) m/v binnen de dienst burgerzaken
INLICHTINGENBROCHURE
Het stadsbestuur Eeklo legt een contractuele reserve aan voor de functie van administratief medewerk(st)er (C1-C3) m/v binnen de dienst burgerzaken. Op korte termijn wordt één voltijds medewerker gezocht.
1. Inhoud 1.
Inhoud............................................................................................................................... 1
2.
Functiebeschrijving ........................................................................................................... 2
3.
Voorwaarden om deel te nemen....................................................................................... 5
4.
Inhoud en verloop van de selectieproeven ....................................................................... 5
5.
Selectiecommissie ............................................................................................................ 6
6.
Reserve ............................................................................................................................ 6
7.
Indiensttreding .................................................................................................................. 7
8.
Proeftijd............................................................................................................................. 7
9.
Salaris............................................................................................................................... 7
10. Hoe solliciteren ? ............................................................................................................. 7 11. Beoordeling van de kandidaturen .................................................................................... 8
1
2. Functiebeschrijving
Basisdoelstelling Tijdens de openingsuren verzorg je samen met je collega's de permanentie aan het loket Burgerzaken. Daarnaast sta je ook in voor de administratieve verwerking, opvolging en afhandeling van dossiers. Elke medewerker heeft zijn/haar expertisedomein (bv. : bevolking, burgerlijke stand, begraafplaatsen, strafregister) binnen een taakverdeling, gecoördineerd door het diensthoofd. Verantwoordelijkheden Verlenen van een correcte en kwaliteitsvolle dienstverlening aan het loket - Verstrekken van de nodige info aan de burger; - Ontvangen, controleren en uitvoeren van de meldingen en aanvragen (bv. aangifte adreswijziging, beroepswijziging,…); - Behandelen aanvraag identiteitsdocumenten (identiteitskaarten, kids-id, vreemdelingenkaart, reispas); - Behandelen aanvraag en opmaak rijbewijs; - Verrichten van daarbij horende financiële transacties; - Afleveren uittreksels en andere getuigschriften; - Wettigen van handtekening; - Eerste contactpunt met nieuwe inwoners (zowel Belgen als niet-Belgen); - Registreren van euthanasieaanvragen. Beheer van de persoonlijke dossiers van de inwoners in het Rijksregister - Bijhouden van het bevolkingsregister, vreemdelingenregister en wachtregister: rectificatie van de verblijfstoestand ( bijwerken van adreswijzigingen), ambtshalve inschrijving en ambtshalve schrapping; - Verbeteren en bijwerken van de informatie betreffende de personen die in de gemeente zijn ingeschreven (beroep, huwelijk, echtscheiding, geboorte, nieuwe buitenlanders,…). Administratieve taken - Beantwoorden en behandelen van telefonische gesprekken/aanvragen/meldingen; - Behandelen en beantwoorden van correspondentie (briefwisseling /faxen /mails / elektronisch loket); - Opstarten en verder afwerken van dossiers rond ambtshalve inschrijving en ambtshalve schrapping; - Administratie opvolgen rond de identiteitskaarten: versturen van oproepingen 2
vernieuwing identiteitskaart, klaarmaken van de zendingen met basisdocumenten, in ontvangst nemen, controleren en klasseren van de nieuwe identiteitskaarten, opvolgen van verloren en gestolen identiteitskaarten, heraanvraag pin/puk-codes, herinneringen sturen, bijwerking in programmaschermen,…; - Administratie opvolgen rond reispassen: versturen zending, in ontvangst nemen, controleren van nieuw geleverde reispassen, schermen in programma aanvullen, opmaken kwartaalstaten; - Opstarten, behandelen en opvolgen van vreemdelingendossiers; - Administratie opvolgen rond rijbewijzen: opmaak rijbewijs, kwartaalafrekening,…; - Opmaken en bijhouden van lijsten en statistieken, verwerken van werkopdrachten; - Bijhouden van persoonlijk kasblad en afrekenen bij de financiële dienst; - Administratie opvolgen van adreswijzigingen; - Behandelen en afwerken van adresaanvragen; - Opstarten van dossiers jubilea: infobrief aan de jubilarissen/dossier vastleggen viering; - Thuisbezoeken (of in rusthuizen) voor aanvraag identiteitskaart; - Opvolgen polio-inentingen; - Bieden van administratieve ondersteuning bij dossiers vreemdelingen, straatnaamgeving en hernummeringen, in samenwerking met het diensthoofd. Klassement - Klasseren van afgewerkte documenten en dossiers; - Bijhouden en klasseren van aanvullingen van informatiebundels op dienst burgerzaken (wetgeving en onderrichtingen); - Op een correcte manier de wettelijk verplichte documenten bijhouden en klasseren; - Archiveren van documenten. Opmaken, bijhouden en updaten registers van de burgerlijke stand - Bijhouden, opmaken en updaten van de akten in de registers van de burgerlijke stand in verband met nationaliteit, geboorte, huwelijk, echtscheiding, adoptie en overlijden; - Doorgeven van de nodige en correcte informatie aan belanghebbenden; - In ontvangst nemen van aangifte huwelijk, erkenning kind, aangifte overlijden, aanvraag Belgische nationaliteit; - Geven van de nodige informatie rond de vereiste documenten voor de aangifte en nodige documenten opvragen bij andere besturen; - Opmaken en afleveren van uittreksels uit de burgerlijke stand, zoals uittreksel huwelijksakte, geboorteakte, overlijdensakte, internationale akte,…; - Opzoeken erfgenamen voor derden; - Bijstand verlenen bij voltrekken huwelijken (koppels en bezoekers ontvangen en bijstaan voltrekken plechtigheid); - Administratie verwerken. Strafregister - Beheren van de strafdossiers van de inwoners: invoeren van straffen huidige inwoners, invoeren volledige dossiers van nieuwe inwoners, opmaak van dossiers voor verhuizers, kiesbevoegdheden, eerherstel, verbod herberg, rijverbod, vrij onder voorwaarden, 3
voorwaardelijke invrijheidstelling, vrij op proef; - Nazien van gegevens in strafregister voor verschillende externen; - Verstrekken van de nodige info aan de burger + in ontvangst nemen en behandelen van aanvraag uittreksels; - Opmaken van uittreksels: uittreksel uit het strafregister, inlichtingenbulletin, moraliteitsattest, tapvergunning; - Verwerken in het Rijksregister: o.a. bericht opsluiting/vrijlating, onbekwaam beheer goederen, verlengde minderjarigheid, kiesonbevoegd. Bijstand verlenen bij de organisatie van de verkiezingen - Vragen van burgers beantwoorden en geven van nuttige informatie rond: kiesbrief, volmacht verlenen, kieslocaties, wat te doen bij afwezigheid op de dag van de verkiezingen,…; - Verlenen van administratieve ondersteuning bij prijsvragen leveranciers, toewijs opdrachten, en bij de praktische uitvoering van de taken; - Uitvoeren wettelijke opdrachten in samenwerking met de informaticaleverancier en FOD Binnenlandse Zaken; - kiezen van de verschillende locaties voor stemburelen en stemopnemingsburelen (afspraak met scholen) ter plaatse voorzien van alle kiesmateriaal in samenspraak met T.D.; - Beschikbaar zijn voor de kiezer op de dag van de verkiezingen. Administratie begraafplaatsenbeheer - Administratie inzake grafconcessies/ aankoop grafkelder/ aankoop nis in columbarium - Afspraken met begrafenisondernemingen/afspraken grafmaker ivm begravingen kerkhof, bijzetting grafkelder, crematies, bijzetting in columbarium Vorming en bijscholing Op de hoogte blijven van de toepasselijke wetgeving en literatuur. Verruimende vermelding Kan ook andere taken op zich nemen op vraag van de leidinggevende. Profiel Vaardigheden − kunnen omgaan met PC (word/excel/outlook) en toepassingen software van de dienst; − goede schriftelijke en mondelinge communicatie; − vlotte taalbeheersing/empathie en assertiviteit ivm loketwerking; − in teamverband kunnen werken. Kennis − kennis van de structuur en werking van de gemeente; − goede beheersing van de toepasselijke wetgeving voor burgerzaken. Attitude 4
− − − − − − − − −
betrokkenheid en verantwoordelijkheid; correct en nauwkeurig werken; geduldig; integer; klantvriendelijk; medemenselijk in omgang met verschillende mensen en culturen; stressbestendig; tact, discretie en respect voor beroepsgeheim ivm persoonsgegevens; bereidheid zich permanent bij te scholen in nieuwe wetgeving/software/nieuwe ict.
3. Voorwaarden om deel te nemen Om toegelaten te worden tot een functie bij het stadsbestuur moet je : 1° een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de vereisten van de functie waarvoor je solliciteert. Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag je daarover een schriftelijke toelichting voorleggen; 2° de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3° bij indiensttreding medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Aanwervingsvoorwaarden : 1. je beheerst de Nederlandse taal goed; 2. je bent houder van een diploma van hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld.
4. Inhoud en verloop van de selectieproeven De selectieproeven zijn voor iedereen gelijk en bestaan uit: schriftelijke proef case(s) opdrachten die de relevante competenties voor de functie meten, al dan niet op computer. mondelinge proef via interview en/of onderhoud, tests en/of andere technieken evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van de persoonlijkheid, de maturiteit, het dynamisme en de motivatie van de kandidaat, alsmede de interesse voor het werkterrein.
50 p.
(vereist min. 25 p.)
50 p.
(vereist min. 25 p.)
Beide proeven staan op 50 punten. Om te slagen moet je minstens 50% van de punten behalen in elke proef en minstens 60% van de punten in het totaal.
5
data schriftelijk: nog te bepalen, in de maand juni 2015. mondeling: nog te bepalen, in de maand juli 2015. Je wordt ten minste 14 kalenderdagen op voorhand in kennis gesteld van de datum, het uur en de plaats waar de eerste selectieproef wordt afgenomen. Eventueel zal in deze uitnodigingsbrief ook worden opgenomen hoe je je kan voorbereiden op deze proeven. Indien je je niet of niet tijdig op één van de proeven aanmeldt, of afziet van deelname aan één van de proeven, verzaak je aan jouw kandidatuur. Er is geen mogelijkheid om de proef op een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. Enkel als je slaagt voor het schriftelijk gedeelte ga je door naar het mondeling gedeelte. Na het beëindigen van de volledige procedure kan je, indien gewenst, je eigen examenresultaten inkijken.
5. Selectiecommissie De selectiecommissie wordt samengesteld uit drie personen, waarvan ten minste twee extern zijn aan het stadsbestuur Eeklo. Zij worden bijgestaan door een secretaris. De leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen gemeentebestuur. Zij mogen wel aanwezig zijn als waarnemer, net zoals de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties. Na afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. Het college van burgemeester en schepenen stelt de wervingsreserve vast.
6. Reserve Alle geslaagde kandidaten worden in de reserve opgenomen en gerangschikt volgens het behaalde resultaat. Deze reserve is enkel geldig voor de functie van administratief medewerker bij de dienst burgerzaken. De geldigheidsduur van een reserve bedraagt 3 jaar en is met maximum 1 jaar verlengbaar. Je kan tweemaal een aangeboden betrekking weigeren zonder jouw plaats in de reserve te verliezen. Bij een derde weigering van een aangeboden betrekking word je automatisch in de reserve geschrapt. Je wordt van deze schrapping op de hoogte gebracht.
6
7. Indiensttreding Als je aangesteld wordt, maar wegens een opzeggingstermijn bij je huidige werkgever niet onmiddellijk in dienst kan treden, stelt de aanstellende overheid de uiterlijke datum van indiensttreding vast.
8. Proeftijd Door het nieuwe eenheidsstatuut voor bedienden en arbeiders (vanaf 1 januari 2014) bestaat er geen proefperiode meer voor contractuele personeelsleden.
9. Salaris De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal C1-C3. Nuttige beroepservaring in de privé-sector kan voor maximum 12 jaar meegerekend worden en diensten die gepresteerd werden bij een andere overheid kunnen onbeperkt meegerekend worden voor de vaststelling van de geldelijke anciënniteit. Om je een concreet beeld te geven van de bruto aanvangsloon, in de loonschaal C1, vind je hieronder een aantal loonsimulaties op maandbasis: Bruto aanvangsloon op maandbasis met 0 jaar ervaring: 1.864,40 euro Bruto aanvangsloon op maandbasis met 6 jaar ervaring: 2.098,96 euro Bruto aanvangsloon op maandbasis met 12 jaar ervaring: 2.316,09 euro Extra legale voordelen - Maaltijdcheques aan 6 euro, waarbij je zelf 1,09 euro bijdraagt; - Hospitalisatieverzekering; - Tweede pensioenpijler voor contractueel personeelslid: 1%; - Fietsvergoeding aan 0,22 euro per km; - Volledige tussenkomst in trein- en busabonnement voor woon-werkverkeer; - Glijdende werktijdregeling (8u per dag – 14-daags arbeidsregime met vrije vrijdagnamiddag om de twee weken); - De nodige opleidingsmogelijkheden; - Vakantie: 35 dagen op jaarbasis.
10.
Hoe solliciteren ?
Stuur jouw kandidatuur, samen met je curriculum vitae, (pas)foto, een kopie van jouw diploma en een uittreksel uit het strafregister (model 1) naar de heer Burgemeester, Industrielaan 2, 9900 Eeklo, uiterlijk gepost op woensdag 27 mei 2015 (poststempel geldt als bewijs!) of tegen ontvangstbewijs op het secretariaat. 7
Bijkomende inlichtingen over deze vacature worden verstrekt op de infovergadering die voor belangstellende sollicitanten zal worden georganiseerd op dinsdag 26 mei 2015 om 19u in het stadskantoor, Industrielaan 2, 9900 Eeklo. Voor bijkomende administratieve inlichtingen kan je terecht bij de heer Christophe Van Goey -
[email protected] of tel: 09 218 28 72. Voor inhoudelijke informatie is mevrouw Martine de Baets (tel: 09/218.29 02) de contactpersoon.
11.
Beoordeling van de kandidaturen
Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de kandidaturen. Indien je niet voldoet aan de opgesomde voorwaarden, word je uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt je schriftelijk meegedeeld.
8
