ČESKÁ ZEMĚDĚLSKÁ UNIVERZITA V PRAZE PROVOZNĚ EKONOMICKÁ FAKULTA
Katedra informačního inženýrství
Semestrální projekt
Systémová integrace
Úvodní studie k implementaci nového IS pro společnost SME s.r.o.
Předmět: Systémová integrace Cvičící: Tomáš Martínek Cvičení: Pátek, 8:45, Sudý týden
Vypracovali: Jiří Malák Jiří Knechtl Tomáš Pantůček Vu Anh Tuoc
Obsah 1
ANOTACE ................................................................................................................................................ 4
2
ZÁKLADNÍ PROFIL DODAVATELSKÉ FIRMY ASSECCO SOLUTIONS A.S....................................................... 5
3
2.1
ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA ............................................................................................................................ 5
2.2
KVALIFIKACE ................................................................................................................................................. 5
2.3
REFERENCE ................................................................................................................................................... 5
CHARAKTERISTIKA ZADAVATELSKÉHO PODNIKU SME S.R.O. .................................................................. 6 3.1
4
5
6
ZÁKLADNÍ INFORMACE O FIRMĚ ........................................................................................................................ 6
3.1.1
Nabídka firmy .................................................................................................................................. 6
3.1.2
Zákazníci firmy................................................................................................................................. 7
3.2
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA ............................................................................................................................... 7
3.3
EKONOMICKÉ UKAZATELE ................................................................................................................................ 8
GLOBÁLNÍ STRATEGIE PODNIKU .............................................................................................................. 9 4.1
VÝCHODISKA GLOBÁLNÍ STRATEGIE .................................................................................................................... 9
4.2
STANOVENÍ CÍLŮ ............................................................................................................................................ 9
4.3
SWOT ANALÝZA............................................................................................................................................ 9
4.3.1
Vnitřní faktory ................................................................................................................................. 9
4.3.2
Vnější faktory................................................................................................................................. 10
4.4
PORTFOLIO PRODUKTŮ.................................................................................................................................. 10
4.5
STRATEGIE NAPLNĚNÍ CÍLE.............................................................................................................................. 10
INFORMAČNÍ STRATEGIE PODNIKU ....................................................................................................... 12 5.1
STÁVAJÍCÍ SITUACE IS/IT ............................................................................................................................... 12
5.2
SWOT ANALÝZA SOUČASNÉHO IS ................................................................................................................... 12
5.2.1
Interní faktory................................................................................................................................ 12
5.2.2
Externí faktory ............................................................................................................................... 12
5.3
VAZBA PODNIKU NA IS/IT ............................................................................................................................. 13
5.4
VZTAH PODNIKU K OKOLÍ ............................................................................................................................... 13
5.5
CÍLOVÝ STAV ............................................................................................................................................... 13
5.6
KRITÉRIA PROJEKTU ...................................................................................................................................... 14
5.7
KRITICKÉ FAKTORY ÚSPĚCHU........................................................................................................................... 14
KATALOG UŽIVATELSKÝCH POŽADAVKŮ ............................................................................................... 16 6.1
ROZPOZNANÍ UŽIVATELÉ ................................................................................................................................ 16
6.2
UŽIVATELSKÉ ROLE ....................................................................................................................................... 17
6.3
FUNKCIONALITA........................................................................................................................................... 19
2
7
6.4
POUŽITELNOST ............................................................................................................................................ 20
6.5
SPOLEHLIVOST ............................................................................................................................................. 20
6.6
VÝKONNOST ............................................................................................................................................... 20
NAVRHOVANÉ ŘEŠENÍ ........................................................................................................................... 21 7.1
VÝBĚR A ZAJIŠTĚNÍ ICT PRO TENTO PROJEKT ...................................................................................................... 21
7.2
VARIANTY ŘEŠENÍ ......................................................................................................................................... 21
7.2.1
Varianta 1 ...................................................................................................................................... 21
7.2.2
Varianta 2 ...................................................................................................................................... 22
7.2.3
Varianta 3 ...................................................................................................................................... 23
7.2.4
Konektivita .................................................................................................................................... 24
7.2.5
Zabezpečení ................................................................................................................................... 24
7.2.6
Internetová prezentace firmy ........................................................................................................ 25
7.2.7
Náklady ......................................................................................................................................... 25
7.3 8
HARMONOGRAM ......................................................................................................................................... 26
ZHODNOCENÍ A ZÁVĚR .......................................................................................................................... 28 8.1
DOPORUČENÉ ŘEŠENÍ ................................................................................................................................... 28
8.2
VYPRACOVALI.............................................................................................................................................. 28
8.3
PROBLÉMY S VYPRACOVÁNÍM ......................................................................................................................... 28
9
POUŽITÉ PŘÍLOHY V TEXTU ................................................................................................................... 29
10
PŘÍLOHY ................................................................................................................................................ 30 10.1
PŘÍLOHA 1 – HARMONOGRAM PROJEKTU .................................................................................................... 30
3
1 Anotace Tento dokument byl vytvořen pro předmět Systémová integrace a představuje úvodní studii komplexního informačního systému. Jedná se o práci vytvořenou týmem, který je možné rozdělit na dvě poloviny. První polovina představuje zadavatelskou firmu SME s.r.o. Druhá část týmu je v roli systémového integrátora, zastoupeného společností Asseco Solutions a.s., který má požadované řešení dodat. Projekt je rozdělen na několik částí. V úvodu se zabývá představením obou firem, u zadavatele hlavně popisem činnosti a finančními výsledky, u dodavatele historií, zkušenostmi a referencemi. Další část projektu se soustředí na analýzy požadavků, popis současného stavu IS a IT v zadavatelské firmě a navržení požadavků na nový systém. V závěru práce je návrh konkrétního řešení, cenová nabídka dostupných variant a doporučení pro výběr té nejvhodnější. Zadavatelská společnost je fiktivního rázu, dodavatelská je skutečná existující firma. Pro dokončení projektu však bylo nutné některé informace odvodit z podobných společností.
Annotation This document was created for the class of system integration and represents initial study of complex information system. This term paper was created by a team that can be divided into two halves. The first half is a client, SME Ltd. The second part of the team in the role of system integrator, represented by Asseco Solutions inc. to deliver the desired solution. The project is divided into several parts. The introduction deals with introduction of both companies, especially in the client‘s activities and financial results, the supplier‘s history, experience and references. Another part of the project focuses on the analysis of requirements and a description of the current state of IS and IT in a client, and design requirements for the new system. The conclusion is a proposal for specific solutions, pricing of available options and recommendation for selecting the most appropriate one. The client is a fictional character, the supplier is a real company. To complete the project, it was necessary to derive some information from other similar companies.. 4
2 Základní profil dodavatelské firmy Assecco Solutions a.s. 2.1 Základní charakteristika Dodavatelem neboli systémovým integrátorem, je firma Assecco Solutions se sídlem v Praze 4. Společnost vznikla v roce 2009 spojením firem Datalock a LCS Internetional. I přes fúzi firem bylo ke konci roku 2009 dosaženo čistého zisku €1 250 000. Firma je součástí velké skupiny Assecco Group působící na celém evropském trhu. Samotná Assecco Solutions, jejíž představenstvo se skládá z šesti členů České a Slovenské národnosti a dále firma zaměstnává, v české i slovenské pobočce celkem 450 pracovníků. 51% z nich má vysokoškolské vzdělání.
2.2 Kvalifikace Asseco Solutions je producentem komplexních řešení v oblasti IT pro soukromý a veřejný sektor. Specializuje se na vývoj, dodávky a podporu podnikových informačních systémů, hotelových a restauračních systémů a řešení na zakázku, včetně souvisejících služeb (jako školení personálu, doprodej licencí, zajištění technického a softwarového vybavení, jeho správu, analýzy a implementace dodávaných systémů). Informační systémy z produkce firmy pokrývají nejširší spektrum potřeb zákazníků, mezi něž patří firmy všech velikostí v nejrůznějších oblastech podnikání i subjektů veřejné správy. Všechny systémy jsou doplněné širokou nabídkou služeb a partnerských programů a kromě základních modulů a funkcionalit poskytují také specializovaná řešení pro jednotlivé oblasti podnikání, tzv. branžová řešení.
2.3 Reference Jak bylo popsáno výše, společnost nabízí služby nejen pro velké, ale také pro střední i malé společnosti. Mimo státní zakázky (převážně nemocnice, stavební úseky nebo veřejnoprávní televize) samozřejmě obsluhuje společnost i soukromé společnosti. Mezi nejvýznamnější klienty patří např.: Mero ČR, MANPOWER s.r.o., Bontonfilm a.s., Pivovar Svijany, POPRON Music s.r.o., Sony Slovakia a další.
5
3 Charakteristika zadavatelského podniku SME s.r.o. 3.1 Základní informace o firmě SME, s.r.o. je již 18 let aktivní v oblasti velkoobchodu potravinářského a nepotravinářského zboží a má své hlavní sídlo v Praze - v Horních Počernicích. SME zásobuje 3.800 zákazníků po celé České republice. K zákazníkům společnosti SME především veškeré řetězce čerpacích stanic, maloobchody a cateringové společnosti. SME v ČR poskytuje služby ze dvou logistických center v Horních Počernicích a Kutné Hoře. Disponuje celkovými skladovacími plochami o výměře 17 000 m2 a vlastní kamionovou dopravou. Působí na českém trhu od roku 1992 prostřednictvím firmy O.K.Foods. Rokem 1999 se stali též odběratelé mimo hranice ČR. Přinášejí vám tak nejen dlouholeté zkušenosti z lokálního trhu, ale také know how a stabilitu mezinárodní firmy působící v 11 zemích Evropy, převážně na severu a severovýchodě Evropy. Podnik je koncipován do dvou center. Hlavní centrála v Praze je zároveň i hlavním skladem. Je zde koncentrováno vedení, a celé zázemí firmy. Všechny problémy se tak řeší v tomto centrálním uzlu. Druhý sklad v Kutné Hoře je obsazen pouze jako lokální pobočka se skladníky, kde dochází ke skladování zboží. Samotní přepravci spadají tak pod vedení v Praze. 3.1.1 Nabídka firmy Firma SME s.r.o. nabízí dovoz 4500 druhů osvědčených výrobků potravinového a nepotravinového zboží: cukrovinky, čerstvý a mražený sortiment, alkoholické a nealkoholické nápoje, tabákové výrobky, telefonní karty, dálniční známky, drogistické zboží, průmyslové zboží Společnost SME v únoru 2007 rozšířila skladovací plochy v Horních Počernicích. V rámci této investice a neustálého zkvalitňování služeb bylo nutné dimenzovat také vozový park na celkových 48 nákladních vozů. V současné době tedy zásobují jejich zákazníky ze dvou skladů v Kutné Hoře a Horních Počernicích 5 dní v týdnu do 48 hodin po objednávce. Sklad v Horních Počernicích zásobuje cateringové společnosti a regionální velkoobchody, sklad v Kutné Hoře dodává zboží zákazníkům z řad čerpacích stanic a maloobchodů v celé České republice. Zboží je
6
expedováno na rollcontainerech. Všechna nákladní vozidla jsou vybavena izolovanou nástavbou, zvedací plošinou a vlastním sejfem. Celý tým dispečerů, expedientů a řidičů je pravidelně školen, aby poskytoval jejich zákazníkům ty nejlepší služby. V roce 2004 společnost SME získala oprávnění na provozování mezinárodní dopravy a začala své odběratele zásobovat přímo. 3.1.2 Zákazníci firmy Firma SME zásobuje více než 3800 zákazníků po celé České republice a to převážně: •
Čerpací stanice - zahraniční petrolejářské společnosti, tuzemské společnosti, nezávislé čerpací stanice (zásobuje 80% čerpacích stanic v ČR).
•
Maloobchod - nezávislé maloobchodní prodejny a kiosky, mezinárodní řetězce, tuzemské řetězce
•
Catering - provozy mezinárodních společností (Eurest, Sodexo), regionální velkoobchody, nemocnice, domovy důchodců, věznice, vojenské útvary, školní kuchyně, hotely, kantýny a restaurace
•
Family Market - maloobchodní síť společnosti SME sdružující nezávislé prodejce. První prodejny Family Marketu byly otevřeny v roce 1996. Dnes čítá síť 34 prodejen, které aktivně využívají možností a výhod tohoto sdružení.
3.2 Organizační struktura Organizační struktura je patrná z obrázku č. 1.
Obrázek 1 - Organizační struktura SME s.r.o.
7
3.3 Ekonomické ukazatele 2007
2008
2009
Počet zákazníků
3280
3415
3800
Sklady
2
2
2
Přepravní vozidla
35
36
48
Počet zaměstnanců
320
320
341
Obrat
138,5 mil. Euro
179 mil. Euro
215 mil. Euro
Potraviny / nepotravinářské produkty
56,4 mil. Euro
67,9 mil. Euro
73 mil. Euro
Tabákové výrobky
80,3 mil. Euro
109 mil. Euro
139 mil. Euro
Provize z kreditů do telefonů / ostatní
1,8 mil. Euro
2,8 mil. Euro
2,9mil. Euro
Čerpací stanice
97,9 mil.Euro
124,5 mil. Euro
150 mil. Euro
Systémoví zákazníci / ostatní
39,1 mil. Euro
54,8 mil. Euro
56 mil. Euro
Regionální zákazníci
7,5 mil. Euro
0,4 mil. Euro
9 mil. Euro
Rozdělení obratů
Podle sortimentu
Podle distribučních kanálů
Tabulka 1 - ekonomické ukazatele firmy SME s.r.o.
8
4 Globální strategie podniku 4.1 Východiska globální strategie Současné informační vybavení firmy nelze označit za dostačující a jeho změna tak představuje velký potenciál pro růst firmy. Ve firmě je možné nalézt několik druhů operačních systémů, různé verze kancelářských programů a zatím není možné sjednotit výstupy z různých aplikací – to je prováděno ručně v tabulkových procesorech. Zároveň je nutné vyřešit efektivní komunikaci mezi centrálou v Praze a druhým skladem v Kutné Hoře.
4.2 Stanovení cílů Pro SME s.r.o. je nutné: •
Zvýšit efektivitu všech procesů ve firmě a část práce plně zautomatizovat.
•
Zjednodušit komunikaci a umožnit přístup jednotlivým oddělením k potřebným datům v reálném čase.
•
Umožnit odběratelům jednodušší komunikaci s firmou.
•
Zviditelnit firmu na Internetu.
•
Oživit design firmy a její působení navenek.
4.3 SWOT analýza SWOT analýza je nástroj používám především v marketingu a managementu při tvorbě strategie firmy. Slouží k nalezení silných a slabých stránek společnosti, i odhalení hrozeb a příležitostí z vnějšího okolí firmy. 4.3.1 Vnitřní faktory Silné stránky •
jednoduchá organizační struktura firmy
•
dobré umístění skladů
•
vybudovaná síť odběratelů a dodavatelů
Slabé stránky •
nedostatečný informační systém
•
zastaralé IT vybavení
•
nulová propagace firmy
9
4.3.2 Vnější faktory Příležitosti •
automatizace procesů
•
vylepšení stávajícího image
•
více perspektivních zakázek
•
efektivnější využití zdrojů
•
minimalizace čekacích dob
Ohrožení •
přebrání klíčových zákazníků dravější konkurencí
•
přepracování stávajícího designu
4.4 Portfolio produktů V nabídce firmy je možné nalézt na 4 500 druhů osvědčených výrobků potravinového a nepotravinového zboží: cukrovinky, čerstvý a mražený sortiment, alkoholické a nealkoholické nápoje, tabákové výrobky, telefonní karty, dálniční známky, drogistické zboží a další průmyslové zboží. K výše uvedeným obchodním artiklům poskytuje společnost také další doplňkové služby: •
Každý měsíc nabídky akčních cen,
•
sezónní i individuální speciální akce na podporu prodeje,
•
privátní značky a dovozy,
•
využití internetových stránek k rozesílání novinek.
4.5 Strategie naplnění cíle Spočívá v zavedení modernějších a hlavně aktuálního informačního systému, společně s adekvátním HW vybavením, které umožní zvýšit efektivitu práce zaměstnanců. Zároveň bude v rámci této inovace aktualizována i webová prezentace firmy. Jako jednotlivé kroky je možné označit: •
Zadání projektu systémovým integrátorům.
•
Zhodnocení projektů a zvážení navrhovaných možností.
•
Výběr vhodného integrátora. 10
•
Uzavření smluvního vztahu.
•
Plánování zavedení systému.
•
Zavedení systému + zaškolení zaměstnanců.
•
Obeznámení současných klientů s výhodami, které jim modernizace poskytuje.
11
5 Informační strategie podniku 5.1 Stávající situace IS/IT Současné informační vybavení firmy není vůbec dostačující. Hardwarové vybavení je nejednotné a velmi zastaralé (převážně PC s procesory Pentium II, Celeron, Duron a Athlon). Softwarové vybavení je také nejednotné a to zejména ve verzích OS (Windows 95, 98, ME a NT) a verzích MS Office (převážně Office 97 a 2000). Také chybí propojení jednotlivých SW prostředků do uceleného systému. Nyní je toto „spojení“ realizováno pomocí tisknutí sestav a jejich následném zadávání na jiném místě. Zabezpečení a ochrana dat je řečena lokálně (záloha probíhá na CD, každý počítač má svůj antivirový program). Konektivita je obstarána 8MB ADSL přípojkou (8192/512 kbit/s) kterou poskytuje společnost T-Mobile. Současná webová prezentace firmy je nedostačující pro zvyšující se počet zákazníků.
5.2 SWOT analýza současného IS 5.2.1
Interní faktory
Silné stránky •
Nenáročnost současného IS na HW.
•
Finančně nenáročné řešení.
Slabé stránky •
Složitost evidence objednávek.
•
Velká administrativní zátěž.
•
Neexistence propojení databáze.
•
Možnost kolapsu v případě dalšího nárůstu zákazníků.
•
Zastaralé technologie HW, SW.
5.2.2
Externí faktory
Příležitosti •
Nebyly identifikovány žádné příležitosti.
Ohrožení 12
•
Ztráta podpory SW.
•
Rychlý vývoj ICT prostředků.
5.3 Vazba podniku na IS/IT V současné době je IS tvořen zejména částmi kancelářského balíku MS Office (zejména Excel a Access). Objednávky jsou zaznamenávány do MS Excel, vytištěny a předány k vyřízení na sklad. Sklad je veden v aplikaci MS Access. Firma nemá k dispozici žádnou nástavbu nad touto aplikaci, proto je vše prováděno ručně.
5.4 Vztah podniku k okolí Podnik má mnoho vazeb s okolím a to zejména s dodavateli, odběrateli a bankovními institucemi. Nejzákladnější vazby s okolím jsou zachyceny na obrázku č. 2. Toto schéma je pouze základní a zachycuje pouze nejobecnější toky.
Obrázek 2 - základní vazby podniku a okolí
5.5 Cílový stav Cílový stav by měl plně odrážet cíle globální strategie. Nový informační systém by měl splňovat následující požadavky: 13
•
Správná a úplná migrace stávajících dat do nového IS
•
Automatizace evidence objednávek – automatizace evidence objednávek umožní firmě zpracovávat více objednávek s menší časovou režií.
•
Propojení jednotlivých částí IS – propojením jednotlivých částí IS povede ke zrychlení celého administrativního procesu. Také bude poskytovat lepší možnost kontroly.
•
Zlepšení interní a externí komunikace – komunikace pomocí vnitropodnikového systému výrazně napomůže chodu celé firmy. Také umožní lepší kontrolu stavu objednávek a dodávek.
•
Přehledná a automatizovaná skladová evidence – s přehledností a automatizací úzce souvisí dodací lhůta zboží, ta se s přijetím nového IS zmenší.
•
Zjednodušení účetního systému – propojením jednotlivých částí IS se značně zjednoduší i vystavování a evidence faktur.
•
Rozšíření kapacity firmy
5.6 Kritéria projektu Hlavní kritéria pro přijetí projektu jsou: •
Průměrná doba vyřízení objednávky – toto je jedno z nejdůležitějších kritérií. Pokud nový IS výrazně nezredukuje dobu vyřízení objednávky, nebude přijat.
•
Průměrná doba vyřízení faktury – také velmi důležité kritérium platí to samé jako pro dobu vyřízení objednávky
•
Snadný přístup k datům – snadný přístup ale zároveň by data měli být velmi dobře zabezpečena
před
neoprávněnými
přístupy.
Pokud
bude
přístup
k datům
komplikovaný, případně pomalý nebude tento návrh přijat. •
Časové – termín kdy musí být implementace dokončena
5.7 Kritické faktory úspěchu Kritické faktory jsou takové, na kterých lze založit budoucí úspěch firmy při vhodné reakci na ně. Nereagování na tyto faktory může významně ohrozit ekonomickou situaci podniku. Faktor
Akce
Správná funkčnost IS
Dohled pověřené osoby nad fázemi implementace.
Přijetí IS zaměstnanci
Kvalitní a odborná školení pro zaměstnance
Dodržení termínů zavedení IS
Průběžná kontrola práce dodavatelské firmy
14
Migrace dat
Paralelní běh a testování současného i nového IS odhalí nedostatky při migraci dat
Dostatečný rozpočet na nový IS
Pravidelná kontrola finančních toků do implementace IS Tabulka 2 - Kritické faktory úspěchu
15
6 Katalog uživatelských požadavků Základní požadavky na nový implementovaný informační systém podnik rozdělil do dvou dílčích skupin. Jelikož se jedná o firmu zaměřenou převážně na přepravu zboží, jsou jimi ekonomické a logistické požadavky. Zároveň jsou nezbytné požadavky na funkcionalitu, použitelnost, spolehlivost a výkonnost. Nasazením nového systému chce firma SME s.r.o. vyřešit zastaralost svého IS, zvýšit tak efektivitu práce, zautomatizovat některé procesy a snížit náklady na minimum. Obecné požadavky na nový systém: •
Spolehlivost a funkčnost. Systém by měl zabezpečit veškeré činnosti, které je v současné době nutné dělat v systému i mimo něj. Zároveň by měl nabízet vyšší výkon, než je systémem požadovaný pro případné nárazové zvýšení počtu požadavků.
•
Měl by být jednoduše upravitelný pro případ výrazných změn ve společnosti.
•
Jednoduchost. Nový systém by měl být jednoduchý, uživatelsky přívětivý a pochopitelný. Jen tak bude možné překonat nechuť zaměstnanců k novému systému.
•
Kompatibilita s platformou Windows, na kterou jsou všichni zaměstnanci zvyklí a stačí tak školení pouze na nový informační systém, nikoliv ještě na nové prostředí OS.
6.1 Rozpoznaní uživatelé Vedení: Vedení společnost má za úkol kontrolovat činnost svých podřízených, připravovat dlouhodobé plány pro obchodní činnost na základě aktuálních výsledků. Manažer pro styk se zákazníky: Jeho hlavním úkolem je udržovat vztahy se zákazníky, řídit tým obchodníků a zákaznického servisu. Finanční manažer: Má na starosti správu financí ve firmě. Schvaluje a kontroluje platby, investice a řídí celý finanční úsek. Obchodní manažer: Řídí objednávky pro významné zákazníky, stará se o logistiku firmy. Připravuje krátkodobé obchodní plány. Marketingový manažer: Zajišťuje propagaci firmy, komunikaci s potencionálními zákazníky. IT pracovník: Zajišťuje správný chod systému, včetně správy HW. Obstarává i aktualizace webových stránek společnosti. 16
Účetní: Úkolem účetních je vedení finančních knih společnosti, zpracovávání faktur a dalších účetních dokladů. Obchodník: Komunikuje s novými dodavateli a vyřizuje objednávky zboží. Skladník: Do systému vkládá informace o položkách, připravuje objednávky pro expedici. Řidič: Jejich úkolem je mít k dispozici evidenci skladových položek a přehled objednávek. Řidiči navíc budou schopni pomocí GPS modulů ve vozech aktualizovat polohu objednávky. Zákazník: Zákazníkem jsou firmy a obchody s potravinářským zbožím. Budou mít možnost shlédnout kompletní nabídku zboží, objednávat produkty a sledovat pohyb svých zásilek.
6.2 Uživatelské role Role
Činnosti
Vedení
Přístup ke všem informacím o Komunikace s úřady, řízení vedení společnosti, firmy, vnitropodniková statistickým informacím a komunikace. komunikaci.
Udržování vztahů se zákazníky, řízení týmu Manažer pro styk se zákazníky obchodníků a zákaznického servisu.
Uživatelské požadavky
Přístup do CRM, fakturace, interní i externí komunikaci.
Finanční manažer
Přístup ke statistickým Správa financí společnosti údajům, finančním včetně schvalování plateb. informacím, vnitřní Řídí celý finanční úsek. komunikaci a komunikaci s bankovními institucemi.
Obchodní manažer
Komunikace s významnými zákazníky, připrava logistiky společnosti a krátkodobých obchodních plánů.
Přístup do CRM, fakturace, skladu, evidence vozidel, statistckých údajů, komunikace s dodavateli i odběrateli, vnitřní komunikaci.
Marketingový manažer
Zajištění propagace firmy, komunikace s potencionálními zákazníky.
Přístup do CRM, sběr a vyhodnocování statistických údajů, interní komunikace.
IT pracovník
Správa systému a HW. Aktualizace webových stránek společnosti.
Interní komunikace, administrace.
17
Účetní
Vedení finančních knih, vyřizování faktur, HR.
Přístup k finančním údajům, informacím o lidských zdrojích, komunikaci s bankovními institucemi, dodavateli i odběrateli.
Obchodník
Vyřizování objednávek, komunikace se zákazníky.
Přístup k informacím o zboží na skladě, objednávkám a interní komunikaci.
Skladník
Aktualizace položek skladu, inventarizace, expedice objednávek.
Přístup ke skladovým položkám, objednávkám. Přístup k interní komunikaci.
Řidič
Převoz zboží, komunikace s velínem.
Přístup k dodacím údajům, interní komunikaci, evidenci vozidel.
Zákazník
Objednávání zboží Tabulka 3 - Uživatelské role
18
6.3 Funkcionalita Na obrázku č. 3 je znázorněna obecná funkcionalita systému.
Obrázek 3 - Funkcionalita systému
19
6.4 Použitelnost Společnost požaduje po systému především jednoduchost použití (s dostupnou nápovědou), celkovou přehlednost a intuitivnost. Tím by měly být sníženy náklady na zaškolení personálu, usnadněn jeho přechod na nový systém a samozřejmě minimalizovány nutné zásahy IT pracovníků. Zároveň bude vhodné systém upravit tak, aby byl přístupný i ze vzdálených pracovišť. Co se týká aktualizace internetové prezentace společnosti, měla by jasně naznačovat zaměření firmy společně s respektováním současných trendů ve webdesignu. Zároveň má fungovat ve všech nejpoužívanějších prohlížečích a respektovat zásady použitelnost a přístupnosti webových stránek. Také by měla obsahovat jednoduchý CMS pro snadnou aktualizaci obsahu.
6.5 Spolehlivost Je nutné, aby byl systém schopen fungovat 24 hodin denně. Vzhledem k možnostem získání nových zásilek přes internetovou prezentaci, nebo sledování zásilek online není možné, aby byl systém nedostupný. To je možné vyřešit výkonným záložním zdrojem energie a záložním datovým centrem, se zrcadlovými údaji z primární databáze. Vzhledem k výraznému využívání internetových služeb je nutné data a celý systém dobře zabezpečit proti útokům z vnějšího prostředí. Zároveň je nutné zabezpečit kvalitní internetové připojení, které poskytne krátkou reakční dobu systému.
6.6 Výkonnost Celý systém by měl být dostatečně rychlý pro zvýšení pracovního komfortu. Toto se týká hlavně síťové komunikace mezi sklady a hlavní pobočkou, včetně napojení dat s internetovou prezentací, pro minimalizace časových prodlev při práci v systému. Zároveň bude nutné zajistit takový systém, který je nenáročný na provoz při dostatečném výkonu. Z přehledu aktuálního HW použitého ve firmě vyplývá, že je nutné provést větší změny. Bude nutné zakoupit téměř veškeré vybavení nové. Firmě SME s.r.o. bude navrženo několik variant konfigurace HW vybavení s ohledem na využití, výkonnost a cenu celého systému. Součástí celé nabídky je i kompletní servis, příprava zálohovacích systémů i dostatečně výkonného záložního zdroje.
20
7 Navrhované řešení 7.1 Výběr a zajištění ICT pro tento projekt Vzhledem k nutnosti pořízení kompletního HW vybavení, bude využito služeb firmy DELL, která umožňuje velké množstevní slevy pro firemní klientelu. Volba na tuto společnost a její výrobky padla především pro jejich vysokou spolehlivost a výkon. Zároveň je DELL známý pro svůj bezproblémový, kvalitní a rychlý servis. Je zvolen pouze jeden server, který ale svým výkonem umožní pohodlnou práci celé firmy. Jak bylo zmíněno, je nutné obnovit veškeré HW vybavení a proto počítáme s 50ks pracovních stanic DELL. Celý informační systém bude dodán společností Asseco Solutions. Jeho jednotlivé moduly zajistí skladový systém, systém pro fakturaci, styk se zákazníky, ekonomický systém a další, které budou popsány u konkrétního řešení. Operační systém i kancelářský SW na pracovních stanicích bude dodán firmou Microsoft, ale bude předinstalován firmou DELL při dodání.
7.2 Varianty řešení Jednotlivé varianty se liší pouze v HW a SW vybavení. Otázky bezpečnosti, konektivity nebo webové prezentace jsou řešeny společně pro všechny 3 varianty. Důvodem jsou relativně nízké náklady (v porovnání se zajištěním HW a SW vybavení), a možnost tyto položky kdykoliv změnit dle aktuálních požadavků společnosti. 7.2.1 Varianta 1 Jedná se o variantu, která splňuje minimální požadavky systému, čemuž odpovídá i cena takového řešení. Tato varianta nabízí výkon, který pokryje současný počet požadavků a neumožní práci ze vzdálených pracovišť. HW •
Server Dell PowerEdge T410 o 2x Intel XEON E5630, 16GB ram, 2x 500GB RAID 0 o Pásková zálohovací mechanika o 1000W UPS (cca 12 min)
•
Pracovní stanice DELL OptiPlex 380 o Intel Celeron 450, 1GB ram, 250GB, LCD 17“
•
Diesel agregát 24kW 21
SW •
Operační systémy o Server: Microsoft SBS 2008 SP2, Standard Edition o Klient: Windows 7 Professional 32b
•
SW o Microsoft® SQL Server™ 2008 R2 Standard o Helios Orange
•
Ekonomika a finance
Přepravní služby
Doprava
Obchod
Lidské zdroje
Celní software
Manažerské vyhodnocování
Aplikační SW o MS Office 2010 Starter Edition
7.2.2 Varianta 2 Varianta 2 představuje výkonově dostatečnou sestavu na pokrytí případné expanze firmy a navýšení počtu zákazníků. Stále neumožňuje práci ze vzdálených pracovišť, oproti předchozí variantě ale přidává, kromě vyššího výkonu, podporu čteček čárových kódů a rychlejší provádění inventur. HW •
Server DELL PowerEdge T610 o 2x Intel XEON X5560, 32GB ram, 2x 146GB SAS, 2x 500GB SATA o Pásková zálohovací mechanika (400GB) o 1920W UPS (cca 40 – 60 min)
•
Pracovní stanice DELL OptiPlex 380 o Intel C2D E5700, 2GB ram, 250GB SATA, LCD 19“
•
Diesel agregát 50kW
•
Operační systémy
SW
o Server: Windows Server 2008 SP2 FI, Enterprise Edition 22
o Klient: Windows 7 Professional 32b •
SW o Microsoft® SQL Server™ 2008 R2 WorkGroup Edition (CAL) o Helios Orange
•
Ekonomika a finance
Přepravní služby
Doprava
Obchod
Lidské zdroje
Celní software
Manažerské vyhodnocování
Mobilní sběr dat
Aplikační SW o MS Office 2010 Standard Edition
7.2.3 Varianta 3 Tato varianta představuje řešení, které svým výkonem a poskytovanými službami nabídne kompletní řešení pro práci ze vzdálených pracovišť i dostatečnou rezervu pro náhlý nárůst požadavků nebo expanzi firmy. HW •
Server DELL PowerEdge T710 o 2 x Intel XEON X5667, 64GB ram, 600GB SAS RAID1, 2TB SATA RAID1 o Pásková zálohovací jednotka (600GB) o 5600W UPS (~135min)
•
Pracovní stanice DELL OptiPlex 380 o Intel C2D E7500, 4GB ram, 320GB SATA, LCD 19“
•
Diesel agregát 140kW
•
Operační systémy
SW
o Server: Windows Server® 2008SP2, Enterprise x64, Incl. Hyper-V™ o Klient: Windows 7 Professional 32b •
SW o Microsoft® SQL Server™ 2008 R2 Workgroup (2 Socket) 23
o Helios Orange
Ekonomika a finance
Přepravní služby
Doprava
Obchod
Lidské zdroje
Celní software
Aplikace sMobile
Mobilní sběr dat
o Manažerské vyhodnocování •
Aplikační SW o MS Office 2010 Professional
7.2.4 Konektivita Vzhledem k požadavkům na možnost práce ze vzdálených pracovišť a možnost umístit internetovou prezentaci na vlastní server, je vhodné zvolit kvalitní a dostatečně rychlé připojení. Doporučujeme tedy zvolit některý z nadstandardních tarifů poskytovatelů připojení k internetu, především kvůli řádově nižším nákladům, než je připojení na páteřní síť. Jako alternativa se jeví umístění serveru do některého serverhousingu, tím se však připravíme o 100% kontrolu nad serverem (nebude umístěn ve vlastní budově) a zároveň bychom navýšili náklady o cca 50% ceny připojení. 7.2.5 Zabezpečení Samotné zabezpečení dat probíhá na serveru, který je k tomu přizpůsoben přítomností RAID řadičů a disky, které slouží jen pro zálohu dat. Vzhledem k použití serveru i pro vlastní internetovou prezentaci, je nutné dobře zabezpečit server proti útokům zvnějšku. Proto zvolíme kvalitní HW firewall od firmy Kerio, který odfiltruje útoky ještě před samotným serverem. Toto zařízení také umožnuje řízení přístupu uživatelů nejen k WWW stránkám ale i VPN a P2P sítím. Zároveň bude na každé stanici nainstalován ESET Smart Security (zahrnuje SW firewall a antivirus), který firma Asseco doporučuje. Do zabezpečení je nutné zahrnout i volbu dieselových agregátů, které zajistí běh nejen serveru, ale i nejdůležitějších PC a dalších elektronických zařízení ve firmě, při výpadku 24
elektrického proudu. Tato položka představuje výrazný náklad a není nutné ji zřizovat ihned při inovaci systému, ale výrazně ji doporučujeme. Zároveň jsme do HW sestav zahrnuli menší záložní zdroje, které umožní provozovat server ještě několik minut po výpadku. 7.2.6 Internetová prezentace firmy Asseco solutions nenabízí tvorbu internetových prezentací, ale je možné tuto službu outsourcovat. Jako dodavatele prezentace jsme zvolili Peckadesign.cz, která nabízí veškeré služby – od návrhu prezentace, přes vytvoření CMS až po internetový marketing. Tuto firmu doporučujeme vzhledem k referencím a funkčnosti webů, které vytvořila. 7.2.7 Náklady Náklady je nutné rozdělit na jednorázové a opakující se (v měsíčních intervalech). Mezi jednorázové náklady jsme do všech 3 variant zahrnuli: •
nákup HW vybavení (server, klientské stanice, firewall, router, spotřební materiál)
•
nákup SW (nákup jádra Helios Orange, operační systémy, db systémy a aplikační sw),
•
částku za implementaci systému,
•
odhadovanou cenu za internetovou prezentaci,
•
ostatní položky (doplňky k HW vybavení, kabeláž).
Mezi pravidelné poplatky bylo zahrnuto: •
Poplatky za licence k jednotlivým modulům Helios, ESET Smart security,
•
udržovací poplatky za Kerio firewall,
•
poplatky za připojení k internetu,
•
mzdové náklady IT oddělení.
Jednorázové náklady HW: Server Klient HW firewall Router + kabeláž Diesel agregát SW: Helios ASW: MS Office (OEM) Jiné: Implementace systému Prezentace na webu Ostatní Celkem:
Varianta 1 154050 776200 139000 40000 153000 150000 279150 500000 80000 25000 2 296 400,00 Kč
Varianta 2 328540 936700 139000 40000 236718 150000 343700 600000 80000 25000 2 879 658,00 Kč
Varianta 3 495600 1079450 139000 40000 481878 150000 397150 700000 80000 25000 3 588 078,00 Kč
Tabulka 4 - Jednorázové náklady implementace
25
Měsíční náklady Licence Helios: Eset Smart security: Licence HW firewall: Konektivita: Mzdové náklady IT oddělení: Celkem:
Varianta 1 120000 2948 55000 10000
Varianta 2 135000 2948 55000 10000
Varianta 3 150000 2948 55000 10000
50000
50000
50000
237 948,00 Kč
252 948,00 Kč
267 948,00 Kč
Tabulka 5 - Měsíční náklady implementace
7.3 Harmonogram Z harmonogramu vyplývá (obrázek č. 4), že práce na projektu budou zahájeny 3. 1. 2011 a budou dokončeny 14. 3. 2011. Je nutné poznamenat, že samotná implementace bude dokončena mnohem dříve a to 14. 2. 2011, ale po rozhodnutí o uvedení do provozu bude následovat 20 denní školení zaměstnanců. Obrázek v plné velikosti je uložen v příloze č. 1.
Obrázek 4 - Harmonogram projektu
Na následujícím obrázku (obrázek č. 5) je uvedena analýza nákladů na implementaci, využívané zdroje a zodpovědné osoby za jednotlivé části projektu.
26
Obrázek 5 - Tabulka nákladů na implementaci, zdrojů a odpovědných osob
27
8 Zhodnocení a závěr Pro firmu SME s.r.o. byly navrženy celkem 3 varianty řešení inovace jejího informačního systému, který je na dnešní dobu a růst firmy nedostatečný. I proto jsou celkové náklady na inovace vysoké už u nejméně nákladné varianty. Na druhou stranu je díky automatizaci některých činností možné snížit počet pracovních sil podílejících se na administrativních činnostech, tedy takových, které nemají na hospodářský výsledek přímý vliv. Zároveň bude možné obsloužit více klientů během stejné doby, než na současném systému. Proto je možné stanovit fakt, že se měsíční náklady firmy sníží a zároveň zvýší svůj obrat.
8.1 Doporučené řešení Jako nejvhodnější variantu volíme variantu č. 2 nebo 3, záleží na investičních možnostech společnosti. Samozřejmě je možné zvolit jiný HW (výkonnější i méně výkonný), jádro systému Helios Orange a jednotlivé moduly, bychom však nedoporučovali měnit a zvolit konfiguraci z varianty č. 3. Jen tak přinese firmě SME s.r.o. inovace systému požadované výsledky.
8.2 Vypracovali Na základě znalostí a vykládané látky v předmětech Projektování IS, Podnikové informační systémy a v poslední řadě Systémová integrace, projekt vypracovali: •
Jiří Malák (integrátor)
•
Jiří Knechtl (integrátor)
•
Tomáš Pantůček (zadavatel)
•
Vu Anh Tuoc (zadavatel)
8.3 Problémy s vypracováním Mezi nejzávažnější problémy s vypracováním projektu je možné zařadit sběr dostupných informací a rozsáhlost informací, které je nutné nalézt. Bohužel, např. ceny Helios Orange nejsou nikde zveřejněné a na dotaz do společnosti jsme stále nedostali odpověď. Proto jsou ceny odvozeny instalace Helios Red. Dalším problémem je složení týmu, kdy je polovina z jednoho oboru a druhá z druhého (informatika x systémová integrace). Díky tomu vznikal dokument velmi pomalu a v podstatě nebylo možné se sejít osobně na dopracování projektu. 28
9 Použité přílohy v textu Obrázek 1 - Organizační struktura SME s.r.o. ........................................................................... 7 Obrázek 2 - základní vazby podniku a okolí ............................................................................ 13 Obrázek 3 - Funkcionalita systému .......................................................................................... 19 Obrázek 4 - Harmonogram projektu ........................................................................................ 26 Obrázek 5 - Tabulka nákladů na implementaci, zdrojů a odpovědných osob .......................... 27
Tabulka 1 - ekonomické ukazatele firmy SME s.r.o. ................................................................. 8 Tabulka 2 - Kritické faktory úspěchu ....................................................................................... 15 Tabulka 3 - Uživatelské role .................................................................................................... 18 Tabulka 4 - Jednorázové náklady implementace ..................................................................... 25 Tabulka 5 - Měsíční náklady implementace............................................................................. 26
29
10 Přílohy 10.1 Příloha 1 – Harmonogram projektu
30
