Postupy pro implementaci

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu Evropského hospodářského prostoru (EHP) 2009–2014 přijaté Výborem pro Finanční mechanismus EHP podle čl. 8 odst. 8 protokolu 38b Dohody o EHP dne 13.ledna 2011 a potvrzené Stálým výborem států ESVO dne 18.ledna 2011

Pracovní překlad

1

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Obsah

Kapitola 1 Obecná ustanovení............................................................................................................... 6  Článek 1.1 Předmět ............................................................................................................................................. 6  Článek 1.2 Cíle………………………….. .......................................................................................................... 6  Článek 1.3 Zásada spolupráce ............................................................................................................................. 6  Článek 1.4 Právní rámec ..................................................................................................................................... 6  Článek 1.5 Definice............................................................................................................................................. 7  Článek 1.6 Zásady implementace........................................................................................................................ 8  Článek 1.7 Finanční příspěvek ............................................................................................................................ 8  Článek 1.8 Náklady donorských států na řízení ................................................................................................. 8  Článek 1.9 Náklady přijímajících států na řízení ................................................................................................ 9  Článek 1.10 Rezervní zdroje ............................................................................................................................... 9 

Kapitola 2 Strategický přístup .............................................................................................................. 9  Článek 2.1 Memorandum o porozumění ............................................................................................................. 9  Článek 2.2 Strategická zpráva ........................................................................................................................... 10  Článek 2.3 Výroční zasedání............................................................................................................................. 11 

Kapitola 3 Bilaterální vztahy................................................................................................................ 11  Článek 3.1 Obecné zásady................................................................................................................................. 11  Článek 3.2 Programy v partnrství s donory....................................................................................................... 12  Článek 3.3 Výbor pro spolupráci ...................................................................................................................... 12  Článek 3.4 Partnerské projekty s donory............................................................................................................ 13  Článek 3.5 Fondy pro bilaterální vztahy na národní úrovni ............................................................................... 13  Článek 3.6 Fondy pro bilaterální vztahy na úrovni programů............................................................................ 13 

Kapitola 4 Řídicí a kontrolní systémy................................................................................................. 14  Článek 4.1 Obecné zásady řídicích a kontrolních systémů ................................................................................ 14  Článek 4.2 Pověření národních subjektů ............................................................................................................ 14  Článek 4.3 Národní kontaktní místo................................................................................................................... 15  Článek 4.4 Monitorovací výbor.......................................................................................................................... 15  Článek 4.5 Certifikační orgán ............................................................................................................................ 16  Článek 4.6 Auditní orgán ................................................................................................................................... 16 Článek 4.7 Zodpovědnosti zprostředkovatele programu .................................................................................. 197  Článek 4.8 Nastavení řídicích a kontrolních systémů………… ………………………………19

Pracovní překlad

2

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

  Kapitola 5 Programy............................................................................................................................. 19  Článek 5.1 Příprava programů............................................................................................................................ 19  Článek 5.2 Návrhy programů ............................................................................................................................. 20  Článek 5.3 Posouzení programu a rozhodnutí o programu ................................................................................ 20  Článek 5.4 Výše grantu a minimální velikost projektu ..................................................................................... 20  Článek 5.5 Výběr předem definovaných projektů.......................................................................................... 21  Článek 5.6. Malá grantová schémata v programu ............................................................................................. 22  Článek 5.7 Dohoda o programu ........................................................................................................................ 22 Článek 5.8 Dohoda o realizaci programu ........................................................................................................... 22 Článek 5.9 Modifikace programů...................................................................................................................... 23  Článek 5.10 Ověřování Evropskou komisí........................................................................................................ 24  Článek 5.11 Roční zpráva o programu ............................................................................................................... 24  Článek 5.12 Závěrečná zpráva o programu ....................................................................................................... 25  Článek 5.13 Programy realizované FMO nebo mezivládními organizacemi nebo subjekty z donorských států ......................................................................................................................................... 25 

Kapitola 6 Výběr projektů.................................................................................................................... 26  Článek 6.1 Způsoby výběru................................................................................................................................ 26  Článek 6.2 Oprávněnost žadatelů ....................................................................................................................... 26  Článek 6.3 Výzvy k předkládání návrhů ............................................................................................................ 26  Článek 6.4 Výběrová komise ............................................................................................................................. 27  Článek 6.5 Postup výběru................................................................................................................................... 27  Článek 6.6 Střet zájmů ....................................................................................................................................... 28  Článek 6.7 Smlouva o projektu .......................................................................................................................... 28  Článek 6.8 Partneři projektu a dohody o partnerství ........................................................................................ 29  Článek 6.9 Udělování grantů a realokace finančních prostředků ...................................................................... 30 

Kapitola 7 Oprávněnost výdajů ........................................................................................................... 30  Článek 7.1 Oprávněné výdaje programu ............................................................................................................ 30  Článek 7.2 Obecné zásady oprávněnosti výdajů ................................................................................................ 31  Článek 7.3 Oprávněné přímé výdaje projektu .................................................................................................... 31  Článek 7.4 Nepřímé náklady projektů (režijní náklady) .................................................................................... 32  Článek 7.5 Nákup nemovitostí a pozemků......................................................................................................... 32  Článek 7.6 Neoprávněné náklady....................................................................................................................... 33 Článek 7.7 Fondy pro bilaterální vztahy ............................................................................................................ 33 Článek 7.8 Stipendia a programy mobility ........................................................................................................ 34  Článek 7.9 Náklady na přípravu programů ........................................................................................................ 34  Článek 7.10 Oprávněnost nákladů na řízení vzniklých zprostředkovateli programu ......................................... 35  Článek 7.11 Doplňkové akce zprostředkovatele programu ............................................................................... 35  Článek 7.12 Technická asistence pro přijímající stát ........................................................................................ 36  Pracovní překlad

3

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 Článek 7.13 Ověřování výdajů........................................................................................................................... 37  Článek 7.14 Období oprávněnosti výdajů na projekty ..................................................................................... 37  Článek 7.15 Doba trvání projektů ...................................................................................................................... 38  Článek 7.16 Zadávaní veřejných zakázek ........................................................................................................ 38 

Kapitola 8 Finanční řízení .................................................................................................................... 39  Článek 8.1 Společná pravidla pro platby............................................................................................................ 39  Článek 8.2 Zálohové platby................................................................................................................................ 39  Článek 8.3 Průběžné platby................................................................................................................................ 39  Článek 8.4 Proplacení konečného zůstatku ....................................................................................................... 40  Článek 8.5 Odhad předpokládaných žádostí o platby ...................................................................................... 41  Článek 8.6 Používání eura.................................................................................................................................. 41  Článek 8.7 Úroky ............................................................................................................................................... 41  Článek 8.8 Transparentnost a dostupnost dokumentů ........................................................................................ 42 

Kapitola 9 Vyhodnocení........................................................................................................................ 42  Článek 9.1 Zodpovědnosti přijímajících států.................................................................................................... 42  Článek 9.2 Role FMC........................................................................................................................................ 42 

Kapitola 10 Extení monitorování a audity .......................................................................................... 43  Článek 10.1 Externí monitorování ..................................................................................................................... 43  Článek 10.2 Rada auditorů ESVO...................................................................................................................... 43  Článek 10.3 Audity a kontroly na místě dohodnuté FMC.................................................................................. 43  Článek 10.4 Přístup ............................................................................................................................................ 43 

Kapitola 11 Nesrovnalosti..................................................................................................................... 44  Článek 11.1 Povinnosti vztahující se k nesrovnalostem.................................................................................... 44  Článek 11.2 Definice nesrovnalostí.................................................................................................................... 44  Článek 11.3 Subjekty odpovědné za podávání zpráv ......................................................................................... 44  Článek 11.4 Okamžité podávání zpráv o nesrovnalostech ................................................................................. 44  Článek 11.5 Pravidelné podávání zpráv o nesrovnalostech................................................................................ 45  Článek 11.6 Podávání zpráv o pokroku týkajícího se již ohlášených nesrovnalostí........................................... 45  Článek 11.7 Podávání zpráv o nesrovnalostech na vyžádání ............................................................................. 45  Článek 11.8 Mechanismus stížností ................................................................................................................... 46 

Kapitola 12 Pozastavení plateb, finanční opravy a úhrady ............................................................... 46  Článek 12.1 Pozastavení plateb.......................................................................................................................... 46  Článek 12.2 Finanční opravy.............................................................................................................................. 47  Článek 12.3 Kritéria pro finanční opravy........................................................................................................... 47  Článek 12.4 Postup............................................................................................................................................. 48  Článek 12.5 Úhrada............................................................................................................................................ 48  Článek 12.6 Celkové zastavení plateb přijímajícímu státu................................................................................. 48 

Kapitola 13 Závěrečná ustanovení ....................................................................................................... 49  Pracovní překlad

4

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 Článek 13.1 Jazyk .............................................................................................................................................. 49  Článek 13.2 Zodpovědnost ................................................................................................................................ 49  Článek 13.3 Rozhodné právo a jurisdikce ........................................................................................................ 49  Článek 13.4 Dodatky......................................................................................................................................... 49  Článek 13.5 Vstup v platnost ............................................................................................................................. 50 

PŘÍLOHY Příloha 1

Oprávněné programové oblasti

Příloha 2

Vzor Memoranda o porozumění

Příloha 3

Formát Strategické zprávy

Příloha 4

Požadavky na informovanost a publicitu

Příloha 5

Formulář pro hlášení nesrovnalostí

Příloha 6

Technická asistence

Příloha 7

Formulář pro odhad předpokládaných žádostí o platby

Příloha 8

Formulář pro hlášení vzniklých úroků

Příloha 9

Manuál pro zprostředkovatele programů 9.1. Formát návrhu programu 9.2. Formulář finanční Přílohy k závěrečné zprávě o programu

Příloha 10

Vzor Dohody o programu

Příloha 11

Formulář průběžné finanční zprávy

Příloha 12

Pravidla pro ustavení a implementaci programů v partnerství s donory v rámci programové oblasti „Výzkum v prioritních sektorech“ a „Bilaterální výzkumná spolupráce“

Příloha 13

Celkové a čisté finanční příspěvky

Pracovní překlad

5

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Kapitola 1 Obecná ustanovení Článek 1.1 Předmět 1. Tyto Postupy se týkají implementace Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a byly přijaty v souladu s článkem 8 protokolu 38b Dohody o EHP. 2. Tyto Postupy stanovují obecná pravidla pro Finanční mechanismus EHP 2009–2014, aniž jsou tím dotčena ustanovení protokolu 38b Dohody o EHP.

Článek 1.2 Cíle 1. Celkovými cíli Finančního mechanismu EHP 2009–2014 je přispět ke snížení hospodářských a sociálních rozdílů v Evropském hospodářském prostoru a posílit bilaterální vztahy mezi donorskými státy a přijímajícími státy prostřednictvím finančních příspěvků v prioritních sektorech uvedených v odstavci 2. 2. Finanční příspěvky jsou k dispozici pronásledující prioritní sektory : a) ochrana management životního prostředí, b) změna klimatu a obnovitelná energie, c) občanská společnost, d) lidský a sociální rozvoj, e) ochrana kulturního dědictví. 3. Akademický výzkum může být oprávněný k financování, pokud je zacílen na jeden nebo více prioritních sektorů. 4. Z této indikativní alokace pro každý přijímající stát bude nejméně 30 % z celkově alokovaných prostředků zaměřeno společně pro prioritní sektory podle odst. 2 písm. a) a b) a 10% z celkových alokovaných prostředků pro prioritní sektor podle odst. 2 písm. c). 5. Za účelem zajištění efektivního a cíleného využití finančních příspěvků z Finančního mechanismu EHP 2009– 2014 budou příspěvky implementovány v rámci programových oblastí uvedených v příloze 1 a dohodnutých v Memorandu o porozumění.

Článek 1.3 Zásada spolupráce Cíle Finančního mechanismu EHP 2009–2014 budou uskutečněny v rámci těsné spolupráce mezi donorskými státy a přijímajícími státy.

Článek 1.4 Právní rámec 1. Tyto Postupy je třeba vykládat společně s následujícími dokumenty, které spolu s těmito Postupy a jeho Přílohami, tvoří právní rámec Finančního mechanismu EHP 2009–2014: a)

Protokol 38b k Dohodě o EHP o Finančním mechanismu EHP 2009–2014;

b) Memorandum o porozumění o implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 (dále jen „MoU“), které vstoupilo v platnost mezi donorskými státy a přijímajícím státem; Pracovní překlad

6

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 c)

dohody o programu; a

d) jakékoli pokyny přijaté výborem pro Finanční mechanismus. 2. Přijímající stát zajistí, aby jakákoli další opatření vztahující se k implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 byla snížena na minimum. Právní rámec uvedený v odstavci 1 má před veškerými těmito opatřeními přednost.

Článek 1.5 Definice 1. Pro účely těchto Postupů se rozumí: a) „Auditním orgánem“: národní veřejnoprávní subjekt, funkčně nezávislý na Národním kontaktním místě, certifikačním orgánu a zprostředkovateli programu, určený přijímajícím státem a odpovědný za ověřování účinného fungování řídicích a kontrolních systémů; b) „Certifikačním orgánem“: národní veřejnoprávní subjekt funkčně nezávislý na Národním kontaktním místě, auditním orgánu a zprostředkovateli programu, určený přijímajícím státem k ověřování finančních informací; c) „Partnerským projektem s donory“: projekt prováděný v těsné spolupráci s projektovým partnerem, jehož hlavní sídlo se nachází v jednom z donorských států; d) „Program v partnerství s donody “: veřejný subjekt v dvorském státě, nebo FMO určená doporučující mezivládní organizace při přípravě a/nebo implementaci programu e) „Donorskými státy“: Island, Lichtenštejnsko, Norsko; f)

„Výborem pro Finanční mechanismus EHP“ (dále jen „FMC“): výbor zřízený Stálým výborem členských států ESVO pro řízení Finančního mechanismu EHP 2009–2014;

g) „vyhodnocením“: systematické, objektivní a nezávislé posouzení návrhu a implementace programů a projektů nebo jejich výsledků za účelem zjištění jejich relevance, účinnosti, efektivity, hospodárnosti, dopadů a udržitelnosti finančního příspěvku; h) „Kanceláří Finančních mechanismů“ (dále jen „FMO“): kancelář, která asistuje Výboru pro Finanční mechanismus při řízení Finančního mechanismu EHP 2009–2014. Je administrativní část Evropského sdružení volného obchodu, je zodpovědná za každodenní implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a je zmocněna FMC vykonávat kontaktní místo; i)

„monitorováním“: pozorování implementace projektu a programu, aby se zajistilo, že jsou dodržovány dohodnuté postupy, ověřil se pokrok a včas byly identifikovány potenciální problémy, tak aby je bylo možno včas napravit;

j)

„Monitorovacím výborem“: výbor zřízený Národním kontaktním místem, aby posuzoval pokrok v implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a plnění očekávaných konečných výsledků a cílů;

k) „Národním kontaktním místem“: národní veřejný subjekt, určen přijímajícím státem za celkovou odpovědnost za dosažení cílů Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a implementace MoU; l)

„čistými alokace “: celkový finanční příspěvek přijímajícímu státu bez nákladů na řízení donorského státu podle článku 1.8;

m) „Nevládní organizací“ (dále jen „NNO“): dobrovolná nezisková organizace zřízená jako právnická osoba pro nekomerční účely, nezávislá na místní, regionální a centrální vládě, veřejných subjektech, politických stranách a komerčních organizacích. Náboženské instituce a politické strany se za nevládní organizace nepovažují; n) „Programem“: struktura stanovující strategii rozvoje s uceleným souborem opatření, která se mají provést prostřednictvím projektů s podporou Finančního mechanismu EHP 2009–2014, a jejíchž cílem je dosáhnout dohodnutých cílů a konečných výsledků; o)

„Dohoda o programu“: dohoda mezi FMC a Národním kontaktním místem nastavující implementaci jednotlivéh programu;

Pracovní překlad

7

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 p) „Programovou oblastí“: tematická oblast v rámci a specifikovanými měřitelnými konečnými výsledky;

prioritního

sektoru

se

specifickým

cílem

q) „Grantem pro program“: finanční příspěvek donorských států na program; r)

„Zprostředkovatelem programu“: veřejný nebo soukromý subjekt, komerční nebo nekomerční, stejně jako nevládní organizace, jejichž povinností je připravit a implementovat program;

s)

„Partnerem programu“: veřejný nebo soukromý subjekt, komerční nebo nekomerční, stejně jako nevládní organizace, který je aktivně zapojen do implementace programu a účinně k implementaci přispívá;

t)

„Projektem“: ekonomicky neoddělitelné práce naplňující přesnou technickou funkci a s jasně identifikovanými cíli týkající se programu, pod který spadá. Projekt může obsahovat jeden nebo více subprojektů. S výjimkou čl.5.5. projekty vybírá zprostředkovatel programu;

u) „Smlouvou o projektu“: dohoda mezi zprostředkovatelem programu a předkladatelem projektu, v níž se upravuje implementaci daného projektu; v) „Grantem pro projekt“: grant udělený implementaci projektu;

zprostředkovatelem programu předkladateli projektu na

w) „Partnerem projektu“: veřejný nebo soukromý subjekt, komerční nebo nekomerční, stejně jako nevládní organizace, jehož hlavní sídlo se nachází v donorském nebo přijímajícím státě, nebo země mimo EHP, ale má společnou hranici s daným přijímajícím státem; je aktivně zapojen do implementace projektu a účinně k ní přispívá. Sdílí s předkladatelem projektu společný hospodářský nebo sociální cíl, který se má naplnit provedením daného projektu; x) „předkladatelem projektu“: veřejný nebo soukromý subjekt, komerční nebo nekomerční, stejně jako nevládní organizace, jejichž povinností je iniciovat, připravit a implementovat projekt; y) „sociálními partnery“: zástupci organizací zaměstnavatelů a odborových svazů 2. Pojmy „cíl“, „konečný výsledek“ a „výstup“ programu jsou popsány v příloze 9.

Článek 1.6 Zásady implementace Ve všech fázích implementace Finančního mechanismu EHP 2009–2014 bude uplatňován co nejvyšší stupeň transparentnosti, odpovědnosti a efektivnosti nákladů, jakož i zásady řádné správy, udržitelného rozvoje, rovnosti žen a mužů a rovných příležitostí. Donorské státy uplatňují nulovou toleranci vůči korupci.

Článek 1.7 Finanční příspěvek 1. V souladu s článkem 2 protokolu 38b finanční příspěvek z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 činí 988,5 milionu EUR a bude uvolňován na závazky v ročních tranších ve výši 197,7 milionu EUR během období od 1. května 2009 do 30. dubna 2014 včetně. 2. Roční tranše na závazky se týkají prostředků, které mohu být v příslušném roce a v letech následujících k dispozici na projekty, náklady na řízení, technickou asistenci a další náklady související s implementací Finančního mechanismu EHP 2009–2014.

Článek 1.8 Náklady donorských států na řízení 1. Náklady na řízení donorských států se hradí z finančního příspěvku. 2. Náklady na řízení zahrnují: Pracovní překlad

8

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a)

náklady na provoz FMO,

b) náklady související s fungováním FMC, c)

náklady na audity vykonané Radou auditorů ESVO nebo jejím jménem,

d) náklady na posouzení, monitorování, vyhodnocení, předkládání zpráv a audity vykonané FMC nebo jeho jménem, e)

náklady související s účastí programových partnerů z donorských států, včetně zajištění přípravných prací donorského partnerského programu

3. Náklady uvedené v odstavci 1 jsou stanoveny na 7 % celkové výše finančního příspěvku.

Článek 1.9 Náklady na řízení přijímajících států Obecné administrativní náklady, které přijímajícímu státu vzniknou v souvislosti s implementací Finančního mechanismu EHP 2009–2014, nesmí být z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 hrazeny. Zvláštní náklady, které jsou nezbytné, jasně identifikovatelné a přímo a výhradně souvisejí s řízením Finančního mechanismu EHP 2009–2014, lze hradit prostřednictvím technické asistence. Oprávněnost takových nákladů upravuje článek 7.12.

Článek 1.10 Rezervní zdroje 1. Donorské státy a přijímající státy v memorandu o porozumění rozhodnou, že vyčlení rezervu v minimální výši 5 % celkových prostředků přidělených přijímajícímu státu, aby bylo možno reagovat například na neočekávaný vývoj v přijímajícím státě. Nejpozději do 31. ledna 2013 předloží přijímající stát návrh na přidělení rezervy v rámci Finančního mechanismu EHP 2009–2014, buď ve formě nového programu nebo jako dodatek ke stávajícímu programu či programům. FMC rozhodne o alokaci rezervy v souladu s článkem 5.3. nebo pokud je vhodné v souladu s čl. 5.9. Donorské státy mohou ve výjimečných případech odmítnout požadavek na reservu v souladu tímto paragrafem. 2. Donorské státy a přijímající státy se mohou odsouhlasit , že maximálně 10 % celkových příspěvků z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 vyčlení na financování dokončení projektů vybraných v rámci Finančního mechanismu EHP 2004–2009. Celková částka takové rezervy a projekty pro financování z této rezervy musí být potvrzena v MoU. Na implementaci takových projektů se vztahují pravidla Finančního mechanismu EHP 2004–2009 a konečný den oprávněnosti bude nejpozději než 30. dubna 2012.

Kapitola 2 Strategický přístup Článek 2.1 Memorandum o porozumění 1. Za účelem zajištění efektivní a cílené implementace uzavřou donorské státy s každým přijímajícím státem memorandum o porozumění. 2. MoU stanoví rámec spolupráce a obsahuje následující části: a)

určení národních subjektů zapojených do implementace Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a ustanovení jejich funkcí národních řídicích a kontrolních strukturách (Příloha A MoU);

b) implementační rámec (Příloha B MoU), který tvoří následující finanční a podstatné parametry : Pracovní překlad

9

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 i) seznam odsouhlasených programových oblastí, finanční příspěvek z Finančního mechanismu EHP podle programových oblasti; ii)

identifikace programů, jejich hlavní zaměření a výstupy, a pokud je možné, určení specifických zájmů v souvislosti s cílovými skupinami, zeměpisnými oblastmi nebo jinými záležitostmi;

iii) identifikace zprostředkovatelů programu, pokud je možné; iv)

iniciativy posilující bilaterální vztahy mezi donorskými státy a přijímajícími státy včetně identifikace programových oblastí, v nichž budou vypracovány donorské partnerské programy podle článku 3.2, určení programových partnerů z donorských států a alokace prostředků na tyto programy; nebo část, která je vyhrazená pro donorské partnerské projekty;

v)

ve specifických případech, identifikace – před -definovaných projektů, které jsou zahrnuty v daném programu;

vi)

identifikace malých grantových schémat, pokud je vhodné.

3. Annex A může být předmětem přezkoumání na Výročních zasedáních. Dodatky k Příloze A schválené Výročním zasedání, nevyžadují formální změnu Memoranda o porozumění. Tyto dodatky budou potvrzeny výměnou dopisů mezi Výborem pro Finanční mechanismus a Národním kontaktním místem. 4 Annex B může být měněn výměnou dopisů mezi FMC a Národním kontaktním místem. 5. Ustanovení memoranda o porozumění měla by být vykládána konsistentním způsobem s těmito Postupy. 6.Vzor memoranda o porozumění je uveden v příloze 2.

Článek 2.2 Strategická zpráva 1. Národní kontaktní místo předkládá výboru pro Finanční mechanismus výroční zprávu o implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014, dále jen „strategickou zprávu“. Období předkládání zpráv by mělo odpovídat kalendářnímu roku. 2. Strategická zpráva musí obsahovat: a)

posouzení příspěvku Finančního mechanismu EHP 2009–2014 ke snižování sociálních a hospodářských rozdílů v přijímajícím státě;

b) posouzení příspěvku Finančního mechanismu EHP 2009–2014 za účelem posilování bilaterálních vztahů s donorskými státy; c)

posouzení efektivnosti a účelnosti národních řídicích a kontrolních struktur ustavených v přijímajícím státě;

d) informace o přípravě a následné implementaci a pokroku programů v rámci programových oblastech stanovených v implementačním rámci, včetně finančních údajů; e)

výsledky provedených auditů, přezkumů a hodnocení a audity, přezkumy a hodnocení plánovaná na příští období pro předkládání zpráv;

f)

výsledky provedeného monitorování a plány monitorování na příští období pro podávání zpráv;

g) shrnutí skutečných výstupů a posouzení pokroku při dosahování očekávaných konečných výsledků každého programu; h) posouzení implementaci komunikační strategie v souladu s požadavky na zajištění informovanosti a publicity v Příloze 4; a i)

shrnutí zjištěných nesrovnalostí a učiněných opatření i shrnutí stížností obdržených prostřednictvím mechanismu pro předkládání stížností podle článku 11.8.

Pracovní překlad

10

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 3. Strategická zpráva by měly být základem pro diskusi na výročních zasedáních a podléhá schválení výborem pro Finanční mechanismus na těchto zasedáních. Stanovisko Monitorovacího výboru ke strategické zprávě bude poskytnuto na výročním zasedání zástupcem Monitorovacího výboru. 4. Strategická zpráva je zpracována v angličtině a předkládá se FMC nejpozději do 31.března každého roku. 5. Závěrečná strategická zpráva se předkládá nejpozději do šesti měsíců poté, co FMC schválil poslední ze závěrečných programových zpráv, nejpozději však do 31. října 2017, není-li povoleno prodloužení této lhůty podle čl. 7.14, odst. 4 nebo 5. 6. Formát strategické zprávy je uvedena v Příloze 3.

Článek 2.3 Výroční zasedání 1. Výroční zasedání se bude konat mezi FMC a Národním kontaktním místem. Národní kontaktní místo je zodpovědné za organizaci zasedání a pokud je vhodné, také zařídí také návštěvu na místě. 2. Na výročním zasedání posoudí FMC a Národní kontaktní místo možnost posoudit, jakého pokroku bylo dosaženo během předchozího období pro předkládání zpráv a dohodnout se na přijetí nezbytných opatření. 3. Stanovení termínu Výročních zasedán s bude v MoU. Pokud bude stanoveno datum později než 31.srpna, přijímající stát musí zaslat stručnou aktualizaci Strategické zpráva dva týdny před výročním zasedáním. 4. Na zasedání jsou přizváni zástupci auditního orgánu, certifikačního orgánu, monitorovacího výboru, zprostředkovateli programu a velvyslanectví donorských států v přijímajícím státě. Partneři v programech mohou být přizváni jako pozorovatelé. 5. Národní kontaktní místo odpovídá za vypracování návrhu agendy jednání, který bude odrážet hlavní témata obsažená ve strategické zprávě. Návrh agendy jednání měl by být zaslán se strategickou zprávou a konečné znění agendy jednání musí FMC a Národní kontaktní místo odsouhlasit nejméně týden před konáním zasedání. 6. Rozhodnutí učiněná na výročním zasedání budou uvedena v odsouhlaseném zápisu z jednání. Národní kontaktní místo odpovídá za vypracování návrhu zápisu ze zasedání, ve kterém jsou shrnuty hlavní body a prodiskutované body jednání a který sleduje strukturu agendy. Zápis se zaměří na učiněná rozhodnutí, následné kroky a stanovené úkoly. 7. Schválená strategická zpráva a zápis z jednání odsouhlasený FMC a Národním kontaktním místem bude zveřejněn na internetových stránkách Národního kontaktního místa do měsíce od konání výročního zasedání. Přílohaaa obsahující plán auditů nesmí být zveřejněna.

Kapitola 3 Bilaterální vztahy Článek 3.1 Obecné zásady 1. Aby se přispělo k celkovému cíli posílit vztahy mezi donorskými státy a přijímajícími státy, může být příprava a implementace Finančního mechanismu EHP 2009–2014, ve vhodných případech, v rámci partnerství. 2. Partnerství může mít formu programů v partnerství s donory nebo partnerských projektů s donory. Navíc, v rámci všech programů mohou být vyčleněny finanční prostředky na vzájemnou spolupráci a výměnu znalostí nebo pro vytvoření a rozvoj partnerství a přípravu žádostí pro donorské partnerské projekty.

Pracovní překlad

11

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 3.2 Programy v partnerství s donory 1. Cílem programů v partnersvtí s donory je umožnit vzájemnou spolupráci, výměnu, sdílení a přenos znalostí, technologií, zkušeností a osvědčených postupů mezi veřejnými subjekty v donorských státech a přijímajících státech. 2. Donorské státy mohou v MoU označit jednoho nebo více programových partnerů z donorských států pro každou programovou oblast, identifikovanou podle odst. 2(b) (IV) v čl. 2.1. Programoví partneři donora mohou být odsouhlaseni na základě výměny dopisů mezi FMO a Národním kontaktním místem. 3.Pogramový partner/partneři donora budou pozváni, aby poskytli poradenství při přípravě a implementace donorských partnerských programů. 4. Donorské státy a přijímající státy v memorandu o porozumění identifikují programové oblasti, v nichž budou všechny nebo část finančních prostředků přidělena donorským partnerským programům, které se věnují výlučně donorským partnerským projektům. 5. Donorské partnerské programy spadající do programové oblasti „výzkum v prioritních sektorech“ budou ustaveny a implementovány v souladu s Přílohou 12 těchto Postupů. Následující články těchto postupů nebudou pro takové programy použity : (a) čl. 3.3

Výbor pro spolupráci;

(b) čl. 6.1

Způsoby výběru;

(c) čl. 6.3

Výzvy k předkládání návrhů;

(d) č. 6.4

Výběrová komise;

(e) čl. 6.5

Postup výběru;

(f) čl. 7.13

Ověřování výdaj ;

(g) čl. 8.2.

Zálohové platby; a

(h) čl. 8.3.

Průběžné platby.

Článek 3.3 Výbor pro spolupráci 1. Zprostředkovatel programu v partnerství s donory ustaví Výbor pro spolupráci, který se skládá ze zástupce zprostředkovatele programu a partnera programu donora. Výbor pro spolupráci poskytuje poradenství při přípravě a implementaci programu. Výboru pro spolupráci předsedá zástupce zprostředkovatele programu. Zástupci FMC a Národního kontaktního místa jsou přizváni jako pozorovatelé. 2. Všechny dokumenty předkládané výboru pro spolupráci nebo vytvořené Výborem pro spolupráci musejí být v angličtině. Jednání Výboru budou vedena v angličtině. 3. Úkoly Výboru pro spolupráci zahrnují: a)

doporučení výběrových kritérií a textu výzev k předkládání návrhů;

b) doporučení pro potenciální projektové partnery v donorských státech; c)

hodnocení pokroku v dosažení konečných výsledků a cílů programu;

d) ověřování výsledků implementace programu; e)

hodnocení výročních programových zpráv; a

f)

doporučení zprostředkovateli programu týkajících se jakýchkoli revisí programu, které by měly zajistit dosažení očekávaných konečných výsledků a cílů programu.

Pracovní překlad

12

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 3.4 Partnerské projekty s donory Projekty mohou být připraveny a implementovány ve spolupráci s jedním nebo více právnickými subjekty v donorských státech. Zprostředkovatel programu, s odkazem na cíle Finančního mechanismu EHP 2009–2014 týkající se bilaterálních vztahů, bude podporovat a umožňovat vytváření takových partnerství.

Článek 3.5 Fondy pro bilaterální vztahy na národní úrovni 1. Přijímající stát vyčlení minimálně 0,5 % svých celkových přidělených prostředků na fond, který umožní spolupráci v propojování mezi zprostředkovateli programu a programovými partnery, nebo potenciálními projektovými partnery z donorských států, před přípravou návrhu programu nebo během jeho přípravy a během implementace programu. Oprávněnost výdajů z fondu podle tohoto odstavce je podrobněji popsána v čl. 7.7. 2. Využití fondu uvedeného v odst.1 řídí Národní kontaktní místo, které ve strategické zprávě informuje o jeho využití. Prvním oprávněným datem oprávněnosti pro podporu z tohoto fondu je datum posledního podpisu memoranda o porozumění s příslušným přijímajícím státem. 3. Žádost o platbu Národního kontaktního místa týkající se tohoto fundu musí být předložena se žádostí o platbu pro technickou asistenci v souladu s odst.8, čl. 7.12.

Článek 3.6 Fondy pro bilaterální vztahy na úrovni programů 1. Zprostředkovatel programu vyčlení v každém programu část rozpočtu programu na fond, který má podporovat navazování spolupráce k : (a) vyhledávání projektových partnerů z donorských států před nebo během přípravy projektové žádosti; (b) rozvíjení takových partnerství; (c) přípravě žádostí pro partnerský projekt s donory. 2. Oprávněnost výdajů z fondu podle tohoto odstavce je podrobněji popsána v čl. 7.7 odst. 1. 3. Zprostředkovatel programu v každém programu vyčlení část rozpočtu programu na fond, který má umožnit navazování spolupráce, výměnu, sdílení a přenos znalostí, technologií, zkušeností a osvědčených postupů mezi předkladateli projektů a subjekty v donorských státech. Příspěvky z fondu budou poskytovány projektům schváleným v rámci daného programu, zda projekt je nebo není v partnerství, jako dodatečný zdroj finančních prostředků, na základě žádosti předložené předkladatelem projektu. Oprávněnost výdajů z fondu podle tohoto odstavce je podrobněji popsána v čl. 7.7 odst. 3. 4. Finanční prostředky vyčleněné na fondy podle odst.1a 2 nesmí být méně než 1,5 % oprávněných výdajů programu. 5. FMC může, v odůvodněných případech, upustit od požadavku kteréhokoli z fondů uvedených v odstavcích 1 a 3. 6. Pravidla pro veřejnou podporu a zadávání veřejných zakázek musí být dodržena. Výběrové řízení a kritéria pro udělení podpory z těchto fondů, výše grantu a maximální výše grantu budou navrženy v návrhu programu a stanoveny v dohodě o programu.

Pracovní překlad

13

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Kapitola 4 Řídicí a kontrolní systémy

Článek 4.1 Obecné zásady řídicích a kontrolních systémů 1. Přijímající stát odpovídá za řízení a kontrolu programů. Řídicí a kontrolní systémy, které přijímající stát zřídí pro Finanční mechanismus EHP 2009–2014, musí zajistit dodržování zásad hospodárnosti, účinnosti a efektivity. 2. Řídicí a kontrolní systémy musí zajistit: a)

definováni funkcí subjektů zapojených do řízení a kontroly a rozdělení funkcí pro každý subjekt;

b) dodržování zásady oddělení funkcí mezi takovými subjekty a v rámci každého takového subjektu; c)

postupy pro zajištění správnosti a řádnosti výdajů;

d) spolehlivé účetní systémy, systémy monitorování a systémy finančního výkaznictví v elektronické podobě; e)

systém vykazování a monitorování, pokud odpovědný subjekt pověří výkonem úkolů jiný subjekt;

f)

opatření pro přezkoumání fungování systému;

g) systémy a postupy pro zabezpečení odpovídajících auditech postupů; a h) postupy hlášení a monitorování nesrovnalostí a zpětné získávání neoprávněně vyplacených částek. 3. Přijímající stát musí splnit požadavky stanovené FMC pro předkládání informací elektronicky.

Článek 4.2 Pověření národních subjektů 1. V memorandu o porozumění mechanismu EHP 2009–2014: a)

přijímající stát určí následující subjekty pro implementaci Finančního

Národní kontaktní místo,

b) certifikační orgán, c)

auditní orgán a

d) vhodný národní veřejný subjekt odpovědný za přípravu a předkládání zpráv o nesrovnalostech. 2. Národní kontaktní místo ustaví monitorovací výbor. 3. Donorské státy a přijímající stát se mohou v MoU dohodnout, že Národní kontaktní místo, dodatečně k jeho úkolům uváděným ve čl.4.3, se ujme i úkolů Certifikačního orgánu posle čl.4.5. Takové uspořádání musí nicméně zajistit adekvátní oddělení funkcí týkajících se plateb od ostatních úkolů Národního kontaktního místa. Pokud je takové uspořádání odsouhlaseno, odst. 5 nebude použit. 4.Bez ovlivnění čl. 2.1a 5.13, Národní kontaktní místo musí, na základě konzultace s FMC, určit Zprostředkovatele programu pro každý program.Zprostředkovatel programu musí mít silnou vazbu na sektor, pod který program spadá. Pro programy v prioritní oblasti „ Fond pro nevládní organizace“ bude zprostředkovatel programu nezávislý na vládních národní, regionální nebo místní institucích. Pokud takový nezávislý zprostředkovatel programu by nebyl dostupný, FMC může ve výjimečných případech upustit od tohoto požadavku, ale pouze v nezbytném rozsahu. 5.Ve výjimečných případech, FMC může schválit, aby Národní kontaktní místo zajišťovalo roli Zprostředkovatele programu pro jeden nebo více programů. Pracovní překlad

14

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 4.3 Národní kontaktní místo 1. Národní kontaktní místo je celkově odpovědné za dosažení cílů Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a za implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v přijímajícím státě. Plní úkol jako kontaktní místo a je zodpovědné za implementaci Memoranda o porozumění. 2. Národní kontaktní místo zastupuje přijímající stát ve vztazích s FMC, týkajících se implementace Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v přijímajícím státě. 3. Národní kontaktní místo vede práci monitorovacího výboru. Národní kontaktní místo předává monitorovacímu výboru dokumenty od zprostředkovatele programu potřebné pro monitorování implementace programů z hlediska konkrétních očekávaných konečných výsledků a cílů. 4. Aby se zdůraznila úloha Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a zajistilo se, že pomoc poskytovaná v rámci mechanismu je transparentní, poskytuje Národní kontaktní místo informace o existenci, cílech (včetně spolupráce se subjekty v donorských státech), implementaci a celkovém dopadu Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v přijímajícím státě, a to v souladu s požadavky na zajištění informovanosti a publicity v Příloze 4, zejména prostřednictvím následujících opatření: a)

komunikační strategie pro Finanční mechanismus EHP 2009–2014;

b) nejméně tří významných informačních aktivit ročně o implementaci Finančního mechanismu EHP 2009– 2014, jako jsou například semináře nebo konference se zúčastněnými subjekty, tiskové konference nebo setkání s tiskem, včetně zahajovacího a závěrečného ceremoniálu Finančního mechanismu EHP 2009– 2014; a c)

určených internetových stránek o Finančním mechanismu EHP a o Finančním mechanismu Norska 2009– 2014 v jazyce přijímajícího státu a v angličtině, s informacemi o všech programech, bilaterálních vztazích s donorskými státy vztahujících se k Finančnímu mechanismu EHP 2009–2014, přehled výzev k předkládání návrhů, kontaktní informace a příslušné dokumenty.

5. Národní kontaktní místo musí zajistit, aby zprostředkovatelé programů plnili požadavky na zajištění informovanosti a publicitu podle těchto postupů a podle požadavků na zajištění informovanosti a publicitu podle Přílohy 4. 6. Národní kontaktní místo zajistí, aby programy byly implementovány v souladu s těmito postupy, a monitoruje postup a kvalitu jejich implementace. Závěrem, Národní kontaktní místo může přijmout opatření, pokud toto považuje za nezbytné a v souladu s těmito postupy, zahrnující ověřování kvality a obsahu kterýchkoliv dokumentů poskytovaných FMC prostřednictvím Národního kontaktního místa a požadovat nezbytnou modifikaci takových dokumentů. 7. Národní kontaktní místo zajistí monitorování programů z hlediska jejich pokroku v dosahování konečných výsledků a cílů daného programu podle dohodnutých ukazatelů a finančních požadavků stanovených pro jednotlivé programy. Výsledky monitorování budou uvedeny ve strategické zprávě. 8. Úloha Národních kontaktních míst může být podrobněji specifikována v memorandu o porozumění.

Článek 4.4 Monitorovací výbor 1. Do šesti měsíců od podpisu memoranda o porozumění Národní kontaktní místo ustaví monitorovací výbor pro Finanční mechanismus EHP 2009–2014. 2. Monitorovacímu výboru předsedá zástupce Národního kontaktního místa. Výbor je složen ze zástupců příslušných ministerstev, místních a regionálních orgánů, občanské společnosti, sociálních partnerů a případně také soukromého sektoru. 3. FMC bude přizván na jednání monitorovacího výboru jako pozorovatel.

Pracovní překlad

15

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 4. Monitorovací výbor musí se ujistit o účinné a kvalitní implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v souladu s těmito ustanoveními: a) na základě dokumentů předložených Národním kontaktním místem a zprostředkovateli programů pravidelně hodnotí pokrok v dosahování konkrétních cílů Finančního mechanismu EHP 2009–2014; b) posuzuje výsledky implementace, zejména dosahování konečných výsledků a pokroku při dosahování očekávaných konečných výsledků a cílů stanovených pro jednotlivé programy, a vyhodnocení podle kap. 9; c) posoudí strategickou zprávu a vydává k ní stanovisko; d) může Národnímu kontaktnímu místu navrhnout jakoukoli revizi nebo přezkoumání implementačního rámce uvedeného v příloze B memoranda o porozumění, které by mohly přispět k dosažení cílů Finančního mechanismu EHP 2009–2014 uvedených v čl.1.2 nebo zlepšit jeho řízení, včetně finančního řízení.

Článek 4.5 Certifikační orgán 1. Certifikační orgán je zodpovědný zejména: a)

předkládá ověřené průběžné zprávy podle čl. 8.3 a závěrečné programové zprávy podle čl.5.12. FMC, ověřuje, že: i)

oprávněné výdaje předložené zprostředkovatelem programu jsou plně v souladu s podkladovými dokumenty;

ii)

podkladové dokumenty byly přezkoumány a jsou pravé, správné a přesné;

iii)

souhrnné oprávněné výdaje jsou založeny na ověřitelných účetních záznamech, které jsou v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami a metodami;

iv)

souhrnné oprávněné výdaje jsou oprávněnými výdaji podle těchto postupů;

v)

souhrnné oprávněné výdaje vznikly jako součást implementace programu v souladu s programovou dohodou;

vi)

existuje dostatečné auditní postupy ; a

vii)

finanční prostředky vyhrazené na spolufinancování programu byly uhrazeny;

b) předkládá FMC odhad předpokládaných žádostí o platby podle čl.8.5; c)

přiznává FMC veškeré získané úroky podle čl. 8.7;

d) pro účely certifikace zohledňuje výsledky všech auditů provedených auditním orgánem nebo z jeho pověření; e)

vede v elektronické podobě účetní záznamy o výdajích vykázaných FMC;

f)

zajišťuje, aby byly zprostředkovatelům programů převedeny platby podle čl. 8.1 odst. 2; a

g) zajišťuje, aby částky, které mají být získány zpět, a částky odejmuté z důvodu zrušení celého příspěvku nebo jeho části na program nebo projekt byly mechanismus FMC vráceny před uzavřením programu. 2. Na rozdíl od opatření národní legislativy, Certifikační orgán musí zajistit zřízení a vedení samostatného bankovního účtu s úročeným vkladem vyhrazený pro Finanční mechanismus EHP 2009–2014.

Článek 4.6 Auditní orgán 1. Auditní orgán bude zodpovědný zejména za: Pracovní překlad

16

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a)

zajištění provádění auditů za účelem ověření účinného fungování řídicího a kontrolního systému na úrovni přijímajícího státu;

b) zajištění provedení nejméně jednou ročně auditu pro každý program pro ověření účinného fungování řídicího a kontrolního systému; c)

zajištění provádění auditů projektů na vhodném vzorku pro ověření vykázaných výdajů;

d) předkládání FMC do devíti měsíců po schválení programu strategii auditu, metodu, která bude použita, metodu výběru vzorků pro audity projektů a indikativní plánování auditů zajišťující rovnoměrné rozložení auditů na celé programové období; e)

do 31. prosince každoročně od roku 2012 do roku 2017: i)

předkládání FMC výroční auditní zprávy uvádějící výsledky auditů provedených během předchozího období dvanácti měsíců, které končí dne 30. června daného roku, v souladu s auditní strategií programu, jakož i nedostatky zjištěné v řídicích a kontrolních systémech programu. První zpráva, kterou předloží do 31. prosince 2012, bude zahrnovat období do 30. června 2012. Informace týkající se auditů provedených po 1. červenci 2017 budou zahrnuty do závěrečné auditní zprávy, která je podkladem pro prohlášení o uzavření podle písmene (f);

ii) vydává, na základě kontrol a auditů za jejichž provedení odpovídá, stanovisko k tomu, zda řídicí a kontrolní systém funguje účinně, a poskytuje tak přiměřené ujištění, že výkazy skutečných vzniklých výdajů předložené FMC jsou správné, a tedy že související transakce jsou legální a řádné; f)

předloží FMC do 31. prosince 2017 prohlášení o uzavření, ve kterém vyhodnotí platnost žádosti o platbu konečného zůstatku, která je předložena v závěrečné kontrolní zprávě.

2. Jestliže se auditní orgán rozhodne, že audity podle odst. 1 písm. a) až c) neprovede sám, pověří jejich výkonem nezávislého a certifikovaného auditora k tomuto zajištění. 3. Auditní orgán zajistí, aby byly audity v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy. 4. FMC poskytne komentář k auditní strategii předložené podle odst. 1 písm. (d) do tří měsíců od jejího obdržení. Nevznese-li v této lhůtě žádné připomínky, považuje se strategie za přijatou. 5. Jestliže se FMC rozhodne, že povolí prodloužení grantu podle čl. 7.15 odst. 4 nebo 5, může upravit data uvedená v tomto článku.

Článek 4.7. Zodpovědnost zprostředkovatele programu 1. Zprostředkovatel programu odpovídá za přípravu a programu v souladu se zásadami hospodárnosti, účinnosti a efektivity, a zejména: a)

zajišťuje, aby projekty přispívaly k celkovým cílům Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a konkrétním konečným výsledkům a cílům a aby byly ve všech fázích implementace v souladu s těmito postupy, programovou dohodou a platnými národními právními předpisy i právními předpisy EU;

b)

přijímá žádosti, vybírá projekty k financování a podepisuje smlouvy o projektu pro každý projekt;

c)

ověřuje výstupy projektů a to, zda byly výdaje vykazované předkladateli projektů skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s těmito postupy, programovou dohodou a platnými národními právními předpisy i právními předpisy EU;

d)

zajistí, že platby grantu projektu jsou provedeny včas;

e)

zajišťuje kvalitu implementace programu a ověřuje pokrok projektů směrem k očekávaným výstupům, mimo jiné prostřednictvím posouzením projektů nebo návštěvou na místě, na základě výběru vzorku;

f)

provádí každoroční monitorování vzorku projektů vybraných na základě posouzení rizik včetně náhodného vzorku;

Pracovní překlad

17

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 g)

zajišťuje, aby byl finanční příspěvek využíván výhradně pro účely programu a jeho projektů a v souladu s programovou dohodou a aby veškerý majetek, který tvoří součást programu, byl využíván pro účely stanovené v programové dohodě;

h)

zajišťuje existenci systému pro záznam a uchovávání účetních záznamů v elektronické podobě pro každý projekt v rámci programu a shromažďování údajů o implementaci nezbytných pro finanční řízení, předkládání zpráv, monitorování, ověřování, audit a vyhodnocení;

i)

zřizuje organizační strukturu zprostředkovatele programu, která zajišťuje nezávislost a funkční oddělení od sekce, která odpovídá za ověřování žádostí o platby, sekcí odpovídajících za implementaci programu;

j)

na rozdíl od opatření národní legislativy, zřizuje a vede samostatný bankovní účet s úročeným vkladem pro finanční prostředky určené pro „regranting“;

k)

zajišťuje, aby předkladatelé projektů vedli buď oddělený účetní systém, nebo odpovídající účetní kód pro všechny transakce související s projektem, aniž tím jsou dotčeny národní účetní předpisy;

l)

zajišťuje transparentnost a dostupnost dokumentů v souladu s požadavky čl.8.8;

m)

zajišťuje, aby certifikační orgán obdržel pro účely certifikace všechny nezbytné informace o postupech a ověřeních prováděných v souvislosti s výdaji;

n)

vypracovává a předkládá průběžné finanční zprávy, výroční zprávu o programu, závěrečnou zprávu o programu a zprávy o získaných úrocích v souladu s čl. 8.3, 8.4 a 8.7;

o)

předkládá certifikačnímu orgánu odhad předpokládaných žádostí o platby, který certifikační orgán potřebuje k plnění svých povinností podle čl. 8.5;

p)

zajišťuje, aby byly statistické údaje jednotlivých projektů zadávány do databáze v souladu s příručkou pro zprostředkovatele programu (Příloha 9);

q)

zajišťuje, aby byly FMC a Národnímu kontaktnímu místu na vyžádání poskytnuty všechny dokumenty a informace související s implementací programu a jeho projektů v rozumné lhůtě;

r)

zajišťuje, že Zprostředkovatelé programů jsou zavázaní a schopni implementovat jejích projekty

s)

zajišťuje, že všechna nezbytná opatření jsou přijata k zamezení, odhalení a anulaci jakýchkoliv podezřelých případů nebo skutečných nesrovnalostí, která jsou vyšetřena rychle a účinně a náležitě nahlášena a napravena, včetně provedení odpovídající finanční korekci;

t)

zajišťuje, že příslušná místní, národní a Evropská legislativa (zahrnující, ale ne omezující k legislativě pro životní prostředí, zadávání veřejných zakázek a veřejnou podporu ) je v souladu; a

u)

plní jakékoli další povinnosti stanovené v dohodě o programu.

2. Zprostředkovatel programu plní požadavky pro zajištění informovanosti a publicity podle Přílohy 4. Poskytuje informace o existenci, cílech a implementaci programu i o spolupráci se subjekty v donorských státech, zejména prostřednictvím následujících opatření: a)

komunikačního plánu programu;

b) nejméně dvě významné informační aktivity ročně o pokroku programu a jeho projektů, jako jsou například semináře nebo konference se zúčastněnými subjekty, tiskové konference nebo setkání s tiskem; a c)

specializovaných internetových stránek o programu v jazycích přijímajícího státu a v angličtině, kde budou uvedeny informace o všech výzvách k předkládání návrhů a všech o podporovaných projektech, bilaterálních vztazích mezi donorskými státy a přijímajícími státy souvisejících s programem, kontaktní informace a příslušné dokumenty.

3. Zprostředkovatelé programu zajistí, aby předkladatelé projektů plnili požadavky na zajištění informovanosti a publicity podle Přílohy 4. 4. Zprostředkovatelé programu musí splnit požadavky stanovené FMC pro předkládání informací elektronicky.

Pracovní překlad

18

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 4.8. Nastavení řídicích a kontrolních systémů 1. Před schválením prvního programu FMC nebo nejpozději do dvanácti měsíců od data posledního podpisu memoranda o porozumění, předloží Národní kontaktní místo FMC podrobný popis řídicích a kontrolních systémů, pokrývající zejména organizaci a postupy: a)

Národního kontaktního místa, certifikačního orgánu a jakýchkoli dalších národních orgánů zapojených do implementace Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v souladu s memorandem o porozumění;

b) auditního orgánu a veškerých dalších subjektů provádějících audit z jeho pověření. 2. Během šesti měsíců od předložení první průběžné finanční zprávy, Národní kontaktní místo musí předložit FMC podrobný popis řídicího a kontrolního systému Z zprostředkovatelů programů a jejich funkcí, pokrývající zejména : (a) sytém ověřování žádostí o platby; (b) monitorovací a auditní systém; (c) systém pro prevenci, snížení, odhalování, oznamující a odstraňující nesrovnalosti; a (d) systém ustanovený pro provádění auditu všech podporovaných aktivit 3. Podrobný popis podle odst.1a 2 bude doložen zprávou a stanoviskem potvrzujícím, že systém implementace v přijímajícím státě a zprostředkovatele programu je v souladu s těmito Postupy a obecně uznávanými účetními zásadami. Zpráva musí zhodnotit přiměřenost požadavků řídicího a kontrolního systému s ohledem na efektivitu dosažení cílů programu. 4. Zpráva a stanovisko uvedené v odst.3 musí být zpracováno Auditním orgánem. Pokud se auditní orgán rozhodne neprovádět audit, musí pro toto zajištění najmout nezávislého a certifikovaného auditora. 4. Před proplacením první platby pro jakýkoliv program, FMC rozhodne, zda přijímající stát splňuje podmínky v odst.1toho článku.

Kapitola 5 Programy Článek 5.1 Příprava programů 1. Finanční mechanismus EHP 2009–2014 se v přijímajících státech implementuje prostřednictvím programů. Až na výjimky uvedené v odst.2, spadá každý program pouze do jedné z programových oblastí stanovených v MoU, pokud není dohodnuto jinak mezi donorskými státy a přijímajícím státem. 2. V přijímajících státech, které dostávají nejvýše 3 % nebo méně celkového finančního příspěvku z Finančního mechanismu EHP 2009–2014, mohou programy spadat do více programových oblastí. 3. Donorské státy a státy příjemců mohou konzultovat možné a specifické programy před formálním předložením programů FMC. 4. Na základě schváleného MoU a v rámci programových oblastí v něm identifikovaných, zprostředkovatel programu musí prostřednictvím Národního kontaktního místa předkládat formální návrhy pro každý program FMC během osmi měsíců od data určení zprostředkovatele programu v souladu s čl. 4.2. Ne později než 31.ledna 2013. Návrh programu během jeho přípravy může být konzultován FMO. 5. Návrh programu musí být v souladu s Manuálem pro zprostředkovatele programu ( Příloha 9) a omezen na cíle a očekávané výsledky v relevantních programových oblastech jak je navrženo v Příloze 1.

Pracovní překlad

19

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 5.2 Návrhy programů 1. Účelem návrhu programu je popsat: a)

skutečné a rozhodující kompetence zprostředkovatele programu;

b) hlavní rysy programu; c)

příspěvek programu k celkovému cíli a očekávaným konečným výsledkům v relevantní oblasti; a

programové

d) podrobnosti o implementaci programu, včetně finančního plánování, stejně jako a posouzení rizik a jejich snížení. 2. Návrh programu musí být ve formátu a obsahovat požadované informace požadované ve formátu pro návrh programu (doplněk k Příloze 9).

Článek 5.4 Posouzení programu a rozhodnutí o programu 1. FMC posoudí návrhy programů, aby mohl stanovit, zda program přispívá k cílům Finančního mechanismu EHP 2009–2014, a jsou v souladu s právním rámcem Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a národní legislativou a právními předpisy Společenství. 2. FMC rozhodne o každém programu ne později než do čtyř měsíců následujících od přijetí všech příslušných dokumentů a potřebných informací. 3. FMC se může rozhodnout, že: a) program schválí bez podmínek; b) program schválí s podmínkami; c) program schválí v modifikované formě; nebo d) program zamítne. 4. FMC nesmí program zamítnout bez poskytnutí možnosti zprostředkovatele programu napravit nedostatky programu. 5. Jestliže FMC program zamítne, může zprostředkovatel programu, prostřednictvím Národního kontaktního místa, do čtyř měsíců od zamítnutí programu ještě jednou předložit přepracovaný návrh programu. Národní kontaktní místo může jako alternativu navrhnout ve stejné lhůtě, aby finanční prostředky určené pro zamítnutý program byly využity ve prospěch jiného programu, pokud je taková realokace v souladu s MoU. Jestliže byl přijímající program již schválen, musí být taková realokace v souladu s čl. 5.9 odst. 8.

Článek 5.4 Výše grantu a minimální velikost projektů 1. Příspěvek z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 nepřekročí 85 % oprávněných výdajů z programu s výjimkou pro: (a) programy v partnerství s donory; (b) programy v programové oblasti „ Fond pro nevládní organizace“; (c) programy zajišťované FMO mezivládními organizacemi nebo subjekty donorských států v souladu s čl. 5.13; a (d) jiné programy speciálního zájmu, Pracovní překlad

20

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 kde FMC může stanovit vyšší grant v programu. 2. Maximální výše grantu pro projekt bude navržena v návrhu programu a stanovena v dohodě o programu. Vezme v úvahu potřeby konečného příjemce k zajištění jeho závazku a majetku stejně jako udržitelnost projektu. Při navrhování výše grantu na projekt, zprostředkovatel programu musí také zohlednit jakýkoli hospodářský zisk, např. z úspor nákladů nebo zvýšení zisku, který je výsledkem získaného finančního příspěvku. Hospodářský zisk musí být využit na podporu cílů projektu. Musí být dodržena pravidla veřejné podpory , procedurální a věcná. 3. V případě podpory NNO a sociálních partnerů může výše grantu dosáhnout až 90 % oprávněných výdajů na projekt a až 100 % pro spolupráci škol. 4. Spolufinancování podle odst.1 - 3 se uskuteční v hotovosti, včetně elektronických transferů. 5. U projektů implementovaných NNO nebo sociálních partnerů může příspěvek ve formě věcného plnění v podobě dobrovolnické práce představovat až 50 % spolufinancování, které program od projektu požaduje. Zprostředkovatel programu musí v návrhu programu specifikovat vhodné jednotkové ceny pro dobrovolnickou práci, které budou odpovídat běžnému platu za takovou práci v přijímajícím státě, včetně povinných příspěvků na sociální zabezpečení. Ceny se mohou lišit podle regionu, v němž je práce vykonávána, nebo podle typu dobrovolnické práce a může být upravena během implementace programu, aby mohly být zohledněny změny v platech. 6. V případě projektů v donorských partnerských programech spadající pod programovou oblast „Výzkum v prioritních sektorech“ může představovat příspěvek ve formě věcného plnění v podobě práce až 100 % spolufinancování, které je vyžadováno u projektu. Zprostředkovatel programu musí v návrhu programu specifikovat přiměřené jednotkové ceny pro práci, které budou odpovídat běžnému platu za takovou práci v přijímajícím státě, včetně povinných příspěvků na sociální zabezpečení. Ceny se mohou lišit podle regionu, v němž je práce vykonávána, nebo podle typu dobrovolnické práce a může být upravena během implementace programu, aby mohly být zohledněny změny v platech. 7. Výše grantu požadovaná v rámci programu obvykle nebude nižší než 1 000 000 EUR, aniž je dotčen odst.8, v žádném případě nižší než 250 000 EUR. 8. Zprostředkovatel programu může navrhnout nižší částku grantu v následujících případech: a) programy v rámci programových oblastí „Fondy pro nevládní organizace“, „ Institucionální rámec v sektoru migrace s azylu a „Výměna v kultuře a umění v rámci evropského kulturního dědictví“; b) malé granty uvedené v článku 5.6, fondy pro bilaterální vztahy uvedené v čl. 3.5 a 3.6; a c) stipendia a výzkumné projekty.

Článek 5.5 Výběr předem definovaných projektů 1. Dodatečně k jakýmkoliv předem definovaným projektů,identifikovaným v MoU, zprostředkovatel programu může, ve výjimečných případech, navrhnou předem definované projekty, které budou implementovány v rámci programu. 2. V příloze návrhu programu budou, k předem definovaným projektům, poskytnuty následující informace : a) souvislosti a zdůvodnění projektu, včetně referencí na relevantní národní priority; b) cíle a očekávané konečné výsledky projektu; c) informace o předkladateli projektu; d) případné výsledky studií proveditelnosti; e) harmonogram implementace projektu; a f)

finanční plán uvádějící celkové plánované finanční zdroje a plánovaný příspěvek z Finančního mechanismu EHP 2009–2014.

Pracovní překlad

21

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 3. Zprostředkovatel programu musí, před podepsáním smlouvy na předem definovaný projekt, posoudit projekty, aby ověřil jeho kvalitu a příspěvek k cílům programu, stejně jako jeho soulad s EU a národní legislativou.

Článek 5.6 Malá grantová schemata v programu 1. Zprostředkovatel programu může v návrhu programu navrhnout ustavení jednoho nebo více malých grantových schémat. 2. Celkové finanční prostředky vyčleněné na malá grantová schémata nesmí překročit 20 % oprávněných výdajů programu. 3. Výše grantu, který je požadovaná v rámci malé grantové schématu nesmí být nižší než 5 000 EUR a vyšší než 250 000 EUR. Stipendia pro fyzické osoby mohou být nižší než 5 000 EUR. 4. Malá grantová schémata budou obvykle řízena a implementována Zprostředkovatelem programu. Zprostředkovatel programu může sub-kontrahovat jednoho nebo více veřejných nebo soukromých subjektů, komerčních nebo nekomerčních stejně jako nevládní organizaci pro řízení a implementaci. Sub- kontrahovaný subjekt musí mít přesvědčivou vazbu k sektoru, do kterého program spadá. Sub-kontrahováním řízení a implementace malých grantových schémat subdodavateli není dotčena zodpovědnost zprostředkovatele programu za program. Náklady na řízení malého grantového schématu budou zahrnuty jakou část nákladů na řízení Zprostředkovatele programu pokud jde o maximální hranici uvedenou v odst.2, čl.7.10. 5. V případě, že Zprostředkovatel programu sub-kontrahuje řízení a implementaci malého grantového schématu jinému subjektu, výběr zprostředkovatele malého grantového schématu, zprostředkovatel programu musí zajistit, že výběr bude proveden v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek. Zprostředkovatel malého grantového schématu musí poskytnout záruky své schopnosti a kompetentnosti v dané oblasti, stejně tak v administrativním a finančním řízení. 6. Ustanovení těchto Postupů týkající se zprostředkovatele programu budou s příslušnými změnami aplikovatelná i pro zprostředkovatele malého grantového schématu, s výjimkou, že zprávy zprostředkovatele malého grantového schématu budou zahrnuty do struktury zpráv zprostředkovatele programu.

Článek 5.7 Dohoda o programu 1. Pro každý schválený program uzavře FMC a Národní kontaktní místo dohodu o programu. 2. V dohodě o programu se stanoví podmínky a zodpovědnost fungování programu stejně tak jako úlohy a zodpovědnosti stran. 3. Vzor dohody o programu je uvedena v Příloze 10.

Článek 5.8 Dohoda o implementaci programu. 1. Pro každý schválený program bude uzavřena mezi Národním kontaktním místem a Zprostředkovatelem programu dohoda o implementaci programu. 2. V případě, že dohoda o implementaci programu nemůže být uzavřena, z důvodu ustanovení národní legislativy, mezi Národním kontaktním místem a Zprostředkovatelem programu, přijímající stát musí vydat legislativní nebo administrativní akt, který bude mít stejný efekt a obsah. Pracovní překlad

22

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 3. Dohoda o implementaci programu musí stanovit zadání a podmínky realizaci programu stejně jako úlohy a zodpovědnosti stran. Musí zejména zahrnovat opatření, které zajistí, že Zprostředkovatel programu se zaváže zcela splnit opatření legislativního rámce Finančního mechanismu EHP 2009 -2014 uvedeného v čl.1.4., která jsou relevantní pro činnosti programu, zahrnující jakékoliv závazky, které jsou platné po ukončení programu. Dohoda o implementaci programu musí obsahovat reference k dohodě o programu a těmto Postupům a jako minimum, následující opatření: a)

závazky týkající se předkládání zpráv, aby Národní kontaktní místo bylo schopno splnit povinnosti předkládání zpráv FMC;

b) závazky týkající se podávání zpráv Zprostředkovatele programu povinnosti poskytnou dokumenty na vyžádání; c)

FMC a certifikačnímu orgánu a

maximální částku grantu pro program a její rozdělení uvedení v čl.7.1.;

d) oprávněnost výdajů; e)

první a poslední den oprávněnosti výdajů;

f)

modifikace programu;

g) zajištění přístupu týkající se monitorování, auditů a hodnocení bude poskytnut bez prodlení; h) zajištění závazků týkající se publicity jsou plněny; i)

právo Národního kontaktního místa pozastavit platby a požadavek na proplacení výdajů od zprostředkovatele programu v případě rozhodnutí, že takový postup byl přijat FMC nebo Národním kontaktním místem;

j)

že ukončení Dohody o programu uvedeného v čl.5.7 může vést k ukončení dohody o implementaci programu

k) reference o partnerech programu, pokud je relevantní. 4.Národní kontaktní místo musí garantovat, že závazky Zprostředkovatele programu v dohodě o implementaci programu jsou právoplatné a vymahatelné podle uplatněného národní práva přijímajícího státu. 5. Národní kontaktní místo musí předložit návrh dohody o implementaci programu FMC k posouzení. FMC musí, před podepsáním dohody o programu uvedené v čl.5.7.potvrdit, že dohoda o implementaci programu je v souladu s minimem standardů stanovených v odst.3tohoto článku. 6. Potvrzení podle odst.5 je omezeno striktně na prohlášení, že závazky podle odst.3 jsou splněny a nemusí být vykládáno k naznačení názoru nebo záruky za úplnost, platnost a vymahatelnost dohody o implementaci programu, ani vést k zodpovědnosti FMC za případné nedostatky, neúplnost nebo nepřesnosti v dohodě o implementaci programu.

Článek 5.9 Modifikace programů 1. Pokud není v dohodě programu výslovně uvedeno jinak, musí být každá modifikace programu předem schválena FMC. 2. Programy mohou být modifikované zejména z jednoho nebo více následujících důvodů: a)

v reakci na nepředvídané události v přijímajícím státě;

b) aby se zohlednily závěry revize implementačního rámce na výročním zasedání; c)

aby se zohlednily závěry hodnocení podle kapitoly 9;

d) jsou-li zapotřebí změny pro posílení dopadu programu; nebo e)

aby se zmírnila rizika nebo obtíže při implementace.

Pracovní překlad

23

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 3. Zprostředkovatel programu popíše a zdůvodní modifikaci i její předpokládaný dopad na finanční údaje, posouzení dopadů a konečné výsledky programu. Národní kontaktní místo udělí návrhu změny předběžné schválení. 4. FMC po konzultaci s Národním kontaktním místem posoudí, zda navrhovaná modifikace představuje významnou změnu, která by vyžadovala posouzení Evropské komise podle čl. 5.10. Za významnou se považuje změna, která má vliv na celkový cíl nebo konečné výsledky programu, nebo která je v rozporu s doporučeními nebo připomínkami vyplývajícími z posouzení Evropské komise. 5. FMC posoudí navrhované modifikace a nejpozději do dvou měsíců od obdržení všech příslušných dokumentů a potřebných informací poskytne formální odpověď. 6. Všechny modifikace dohodnuté mezi FMC a Národním kontaktním místem musí být formálně vzaty na vědomí na výročním zasedání. 7. Modifikace musí být formalizovány dodatkem k dohodě o programu podle čl. 5.7. Národní kontaktní místo bude o změnách informovat monitorovací výbor. 8. Měla-li by změna programu vést ke snížení grantu na program, může Národní kontaktní místo alokovat takto získanou částku jiným schváleným programům v přijímajícím státě. K tomu je zapotřebí předchozí souhlas FMC a zprostředkovatele programu, který tyto finanční prostředky přijímá. Modifikace musí být v souladu s memorandem o porozumění. Tato alokace musí být dokončena a formalizována nejpozději do 31. října 2014. Zprostředkovatel programu, který tyto finanční prostředky přijímá, je přidělí v souladu s čl. 6.9.

Článek 5.10. Ověřování Evropskou komisí 1. Evropská komise bude ověřuje všechny programy a veškeré podstatné změny v slučitelnosti s cíli EU.

programu z hlediska jejich

2. FMO bude předkládat relevantní dokumentaci Evropské komisi. 3. Výsledky ověření a stejně tak jakékoliv připomínky vydané Evropskou komisí, které předcházejí závěrům prověření, budou zohledněny FMC.

Článek 5.11 Roční zpráva o programu 1. Zprostředkovatel programu předloží FMC a Národnímu kontaktnímu místu výroční zprávu ( Příloha 11). Cílem této zprávy je popsat: a)

pokrok v implementaci programu ve srovnání s plány stanovenými v dohodě o programu nebo předchozí výroční zprávě o programu a pokrok v dosahování očekávaných výstupů;

b) příspěvek programu k celkovému cíli a konečným výsledkům příslušné programové oblasti; a c)

specifické podrobnosti o problémech při implementaci a plány na jejich překonání, včetně změn opatření minimalizovat rizika a finančních plánů; a

d) souhrnný seznam nesrovnalostí a přijatá opatření k jejich nápravě. 2. Období pro předkládání roční zpráv program je kalendářní rok. Zpráva musí být předložena nejpozději do 15. února každého roku. První výroční zprávy o programech, schválených FMC v první polovině roku budou předloženy v následujícím roce; první výroční zprávy z jiného programu musí být předloženy v druhém roce po jejich schválení. 3. Do dvou měsíců po obdržení výroční zprávy o programu informuje FMC Národní kontaktní místo a zprostředkovatele programu o svém stanovisku k ní. Pokud se FMC ve stanovené lhůtě nevyjádří, považuje se zpráva za přijatou. Pracovní překlad

24

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 5.12 Závěrečná zpráva o programu 1 Zprostředkovatel programu prostřednictvím certifikačního orgánu předloží závěrečnou zprávu o programu FMC a Národnímu kontaktnímu místu. Cílem této zprávy je poskytnout: a) celkové posouzení implementace programu, včetně jeho porovnání s programu a nabytých zkušeností;

plánem stanoveným

v návrhu

b) posouzení příspěvku programu k celkovému cíli a konečným výsledkům programové oblasti po dokončení všech projektů a uzavření programu; c) přehled nesrovnalostí a přijatých opatření pro jejich nápravu; d) konkrétní podrobnosti ohledně jednání a/ nebo přijímání finančních plánů; a e) finanční údaje, včetně výpočtu konečného zůstatku podle článku 8.4. 2. Závěrečnou zprávu o programu zašle FMC certifikační orgán, který ověří finanční přílohu zprávy v souladu s článkem 4.5, nejpozději do tří měsíců po ukončení posledního projektu v rámci programu, nejpozději však do 30. dubna 2017, není-li povoleno prodloužení této lhůty podle čl. 7.14 odst. 4 nebo odst.5. 3. FMC závěrečnou zprávu o programu přezkoumá, aby stanovil, zda splňuje formální a skutečné požadavky. FMC schválí zprávu nejpozději do dvou měsíců poté, co obdržel zprávu a všechny příslušné dokumenty a potřebné informace.

Článek 5.13 Programy realizované FMO, mezivládními organizacemi nebo subjekty z donorských států 1. Národní kontaktní místo může se souhlasem FMC pověřit výkonem provádění programu FMO, mezivládní organizaci nebo subjekt z donorských států. V takových případech nebudou použita ustanovení Postupů týkající se implementace programu, jeho přípravy, oprávněnosti žadatelů, posuzování žádostí, dohody o programu, proplácení finančních prostředků, monitorování, auditů, nesrovnalostí, pozastavení plateb a finančních oprav, předkládání zpráv a publicity. Aby pověřený zprostředkovatel programu zajistil implementaci programu v souladu se zásadami uvedenými v čl.1.6, budou použita specifická zvláštní pravidla. 2. Pokud bude FMO vykonávat roli zprostředkovatele programu, pak program obvykle zprostředkovatelem fondu, jmenovaným a kontrahovaným FMO. Úlohy a povinnosti FMO a realizátora fondu jsou upraveny v dohodě o implementaci programu uzavřené FMO a realizátorem fondu. Dohoda o implementaci programu bude obsahovat ustanovení o předkládání zpráv Národnímu kontaktnímu místu. 3. Pokud je realizace programu svěřena mezivládní organizaci nebo subjektu z donorských států, musí se jeho role a povinnosti se řídí dohodou o realizaci programu mezi FMC a zprostředkovatele programu. 5. Realizuje-li podle tohoto článku program FMO, mezivládní organizace nebo subjekt z donorských států, nenese přijímající stát žádnou finanční ani jinou odpovědnost za implementaci programu, mimo ustanovení odst. 4 .

Pracovní překlad

25

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Kapitola 6 Výběr projektů Článek 6.1 Způsoby výběru 1. Projekty budou vybírány prostřednictvím výzev k předkládání návrhů organizovaných v souladu s touto kapitolou. 2. Odchylně odst.. 1 mohou být určeny předem definované projekty bez výzvy k předkládání návrhů. Takové projekty budou identifikované v souladu s odst.2(b),(v) čl. 2.1 a 5.5. Informace o takových projektech bude, v souladu s čl. 5.5, uvedena v návrhu programu.

Článek 6.2 Oprávněnost žadatelů 1. Jakýkoliv veřejný nebo soukromý subjekt, komerční nebo nekomerční a nevládní organizace, ustavená jako právnická osoba v příslušném přijímajícím státě nebo v donorských státech, jakož i mezinárodní organizace působící v přijímajícím státě se považují za oprávněné žadatele o projekty. 2. Fyzické osoby, jež jsou zákonnými rezidenty donorských států nebo příslušného přijímajícího státu, jsou oprávněnými žadateli v rámci programů spolupráce škol a částí pro spolupráci škol v rámci jakýchkoliv programu a v rámci programové oblasti „Výměna v kultuře a umění v rámci evropského kulturního dědictví“. 3. Zprostředkovatel programu zohlední celkové cíle Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a programu a cílem zajištění implementace může navrhnout omezit oprávněnost žadatelů. Pokud taková omezení schválí FMC, musejí být výslovně uvedena dohodě o programu.

Článek 6.3 Výzvy k předkládání návrhů 1. Výzvy k předkládání návrhů organizuje zprostředkovatel programu. Jejich obsah, forma a zveřejnění musí být v souladu s dohodou o programu a těmito Postupy. Zprostředkovatel programu v návrhu programu vysvětlí způsoby zveřejnění, odhadovanou dobu a počet výzev k předkládání návrhů. 2. Výzvy k předkládání návrhů musejí splňovat nejméně následující: a) jsou široce publikovány s cílem dosáhnout všechny potenciální žadatele. Ve vhodných případech se využijí národní, regionální a místní media stejně jako specializované publikace a internetové nástroje. Jakékoli omezení zveřejnění musí být zdůvodněno v návrhu programu; b) obsahují jasnou a přijatelnou lhůtu, která bude nejméně dva měsíce od data zveřejnění výzvy a adresu pro předkládání žádostí. Ve zveřejněném oznámení bude uvedena hodina ukončení platnosti výzvy, zda se lhůta vztahuje na poštovní razítko, nebo na čas skutečného doručení do kanceláře zprostředkovatele programu, a povolené způsoby doručení. V oznámení musí být uvedeno, zda se požaduje jedno nebo více vyhotovení žádosti; c) jasně vymezují oprávněné žadatele a jakékoliv omezení, vymezení nebo výjimky, jež se jich mohou týkat; d) obsahují podrobná výběrová kritéria a hodnotící tabulku; e) jasně uvádějí, jaký druh aktivit a výdajů jsou oprávněné; f)

poskytují popis výběrového řízení a struktury pro rozhodování;

g) poskytují jasný odkaz na formulář žádosti nebo spojení na formulář žádosti a manuál pro uživatele; Pracovní překlad

26

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 h) jasně uvádějí celkovou dostupnou částku v rámci výzvy, stejně jakož i minimální a maximální částku vymezenou pro grant na jednotlivý projekt; i)

obsahují ustanovení o modelu plateb;

j)

jasně uvádějí požadavky na spolufinancování;

k) poskytují jasné odkazy na další informace, včetně odkazu na tyto Postupy a pokyny přijaté FMC stejně tak na manuály přijaté FMC a další dokumentaci vypracovanou zprostředkovatelem programu, která je relevantní k výzvě; a l)

poskytují kontaktní informace pro pokládání dotazů a časový rámec pro odpovědi na tyto dotazy.

3. Výzva se zveřejňuje na internetových stránkách zprostředkovatele programu v národních jazycích a v angličtině. 4. FMC a Národní kontaktní místo musí být informováno o výzvách k předkládání návrhů nejméně dva týdny před jejich zveřejněním a zároveň mu bude poskytnut anglický překlad textu každé výzvy.

Článek 6.4 Výběrová komise 1. Zprostředkovatel programu musí ustavit výběrovou komisi, která musí doporučit projekty, které mají být v rámci programu financovány. Výběrovou komisi se musí skládat nejméně ze tří osob mající relevantní znalostmi. Nejméně jedna z nich musí být externí mimo zprostředkovatele programu. 2. Zástupci FMC a Národního kontaktního místa musí být přizváni na jednání výběrové komise jako pozorovatelé. U donorských partnerských programů je programový partner z donorského státu přizván na jednání výběrové komise jako poradní orgán. 3. Zprostředkovatel programu zajistí, v případě potřeby, pro zasedání výběrové komise tlumočení. Výběrová komise vede zápisy z jednání. Nejpozději dva týdny po jednání výběrové komise je FMC poskytnuto souhrnný zápis v angličtině. 4. U programů v partnerství s donory, které jsou tvořeny výhradně partnerskými projekty s donory, je výběrová komise tvořena rovným počtem členů komise jmenovaných zprostředkovatelem programu a partnerem programu z donorského státu. Pracovním jazykem takových výběrových komisí i jazykem žádostí na projekt a další dokumentace relevantní pro tuto práci je angličtina.

Článek 6.5 Postup výběru 1.Zprostředkovatel programu ověří žádosti z hlediska jejich souladu s administrativními náležitostmi a kritérii oprávněnosti. Žadatelé, jejichž žádosti jsou v této fázi zamítnuty, budou informováni a bude jim poskytnuta přiměřená lhůta pro odvolání se proti tomuto rozhodnutí. 2. Každou žádost, která splňuje administrativní náležitosti a kritéria oprávněnosti, přezkoumají dva nezávislí a nestranní experti jmenovaní zprostředkovatelem programu. U programů v partnerství s donory, které jsou tvořeny výhradně partnerskými projekty s donory, jmenuje jednoho experta zprostředkovatel programu a jednoho partner programu z donorského státu. Náklady na experty jsou hrazeny z nákladů zprostředkovatele programu na řízení. 3. Experti musí samostatně obodovat projekty podle výběrových kritérií zveřejněných ve výzvě k předkládání návrhů. Pro účely hodnocení projektů se použije průměrné bodové hodnocení, které experti přidělili. 4. Pokud je rozdíl v hodnocení mezi oběma experty vyšší než 30 % vyššího hodnocení, pověří zprostředkovatel programu nezávislým zhodnocením projektu třetího experta. Pro hodnocení projektu se v takových případech použije průměr dvou nejbližších bodových hodnocení projektu. Pracovní překlad

27

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 5. Zprostředkovatel programu poskytne výběrové komisi seznam projektů ohodnocených podle odst. 3 a 4. Současně poskytne FMC tento seznam ohodnocených projektů v angličtině. Výběrová komise seznam ohodnocených projektů posoudí. Ve zdůvodněných případech se může pořadí projektů změnit. Zdůvodnění změn bude podrobně uvedeno v zápisu z jednání výběrové komise. Povede-li taková změna k zamítnutí projektu, musí být postižený žadatel písemně informován se zdůvodněním takové změny. Výběrová komise předloží zprostředkovateli programu seznam doporučených projektů. 6. Zprostředkovatel programu ověří, že výběrové řízení proběhlo v souladu s Postupy, a že doporučení výběrové komise jsou v souladu s pravidly a cíli programu. Následně po tomto ověření zprostředkovatel programu, na základě rozhodnutí výběrové komise, rozhodne o tom, které projekty budou podpořeny. Pokud zprostředkovatel programu bude modifikovat rozhodnutí výběrové komise, musí informovat postiženého žadatele a poskytne mu zdůvodnění. 7. Zprostředkovatel programu oznámí žadateli výsledek výběrového řízení v přiměřené době a výsledky zveřejní. 8. Ve výjimečných případech může tento zprostředkovatel program ve svém návrhu programu navrhnout používání odlišných výběrových řízení, která již byla vytvořena a úspěšně použita. FMO může schválit používání těchto postupů pouze tehdy, pokud zjistí, že se řádně dodržovat zásady transparentnosti, účinnosti a kvality. Pokud by jej schválil FMC, musí být postupy popsané v dohodě o programu. 9. Zprostředkovatel programu musí uchovávat veškeré dokumenty týkající se výběrového řízení nejméně po tři roky následující po schválení závěrečné zprávy o programu výborem pro Finanční mechanismus.

Článek 6.6 Střet zájmů 1. Za střet zájmů se považuje situace, kdy osoba zapojená do výběrového řízení (např. nezávislý expert, člen výběrové komise, pracovník, který ověřuje splnění administrativních náležitostí a kritérií oprávněnosti) má přímé nebo nepřímé zájmy, které jsou, nebo se zdají být v rozporu s nestranným nebo objektivním výkonem funkcí souvisejících s výběrovým řízením. Takové zájmy se mohou týkat hospodářských důvodů, politické nebo národní spřízněnosti, rodinných nebo citových vazeb na žadatele nebo jeho partnera nebo jakýchkoli jiných zájmů, které mohou ovlivnit nestranné a objektivní jednání dané osoby při výběru projektů. 2. Zprostředkovatel programu musí přijmout veškerá náležitá opatření, aby se vzniku střetu zájmů předešlo. Pokud přesto ke střetu zájmů dojde, musí zprostředkovatel programu přijmout veškerá nezbytná opatření, aby tato situace nenarušila bezúhonnost výběrové řízení.

Článek 6.7 Smlouva o projektu 1. Pro každý schválený projekt uzavře zprostředkovatel programu s předkladatelem projektu smlouvu o projektu. 2. V případech, kdy nemůže být tato smlouva z důvodu ustanovení národních právních předpisů mezi Zprostředkovatelem programu a předkladatelem projektu uzavřena, může přijímající stát místo ní vydat legislativní nebo správní akt s obdobným účinkem a obsahem. 3. Smlouva o projektu zahrnuje ustanovení a podmínky pro udělení grantu, stejně tak úlohy a zodpovědnosti stran. Musí zejména zahrnovat opatření, která zajistí, že předkladatel projektu se zavazuje plně dodržovat ustanovení právního rámce Finančního mechanismu EHP 2009–2014 podle čl. 1.4, jež se týkají implementace projektu, včetně závazků, které jsou platné po dokončení projektu; a) opatření týkající se podávání zpráv, a že zprostředkovatel programu je schopen dodržet povinnosti při předkládání zpráv FMC a Národnímu kontaktnímu místu; b) maximální částku grantu pro projekt v euro a maximální podíl grantu; c) oprávněné výdaje; d) metodu výpočtu nepřímých nákladů a maximální částka; Pracovní překlad

28

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 e) první a poslední datum oprávněnosti výdajů; f) modifikace projektu; g) zajištění poskytnutí přístup požadovaného pro monitorování, audity a hodnocení bez zpoždění; h) zajištění, že závazky týkající se publicity budou splněny i) právo zprostředkovatele programu pozastavit platby a požadovat vrácení vyplacených částek od od předkladatele projektu, pokud tak rozhodne FMC,Národní kontaktní místo nebo zprostředkovatel programu; j) řešení sporů a jurisdikce; k) podrobný rozpočet s položkovými náklady a jednotkovými cenami, který může vymezovat až 5 % rozpočtové reservy; a l) reference na partnerské dohody nebo dopis o úmyslu, pokud je relevantní. 4. Smlouva o projektu, v rámci výzkumného programu nebo v rámci části položky v kteréhokoliv programu, obsahuje ustanovení o právech k duševnímu vlastnictví. Tato ustanovení musejí být v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1906/2006 ze dne 18. prosince 2006. 5. Závazky předkladatele projektu podle smlouvy o projektu jsou platné a vymahatelné podle příslušných národních právních předpisů přijímajícího státu. 7. Zprostředkovatel programu může požádat FMC o potvrzení, že vzor smlouvy o projektu splňuje minimální požadavky stanovené v odst.3 tohoto článku. 8. Potvrzení podle odst. 7 je omezeno výhradně na prohlášení o tom, že jsou splněny povinnosti podle odstavce 3, a nelze z něj vyvozovat žádné stanovisko ohledně úplnosti, platnosti nebo vymahatelnosti smlouvy o projektu nebo jejich záruku, ani nepřenáší na FMC odpovědnost za nedostatky, neúplnost nebo nepřesnosti ve smlouvě o projektu.

Článek 6.8 Projektoví partneři a dohody o partnerství 1. Projekt může být implementován v partnerství s projektovými partnery. Je-li projekt implementován v partnerství, předkladatel projektu podepíše s projektovými partnery dohodu o partnerství. 2. Dohoda o partnerství musí obsahovat následujíc : a)

ustanovení o rolích a zodpovědnosti stran;

b) ustanovení o finančním uspořádání mezi stranami, mimo jiné včetně toho, jaké výdaje mohou být partnerům v projektu hrazeny z rozpočtu projektu; c)

ustanovení metody pro výpočet nepřímých nákladů a jejich maximální částka;

a)

pravidla směnného kurzu pro takové výdaje a jejich proplácení;

b) ustanovení o auditech u partnerů projektu; c)

podrobný rozpočet s položkovými náklady a jednotkovými cenami; a

d) ustanovení o řešení sporů. 3. Smlouva o projektu, v rámci výzkumného programu nebo v rámci části položkyv kteréhokoliv programu, obsahuje ustanovení o právech k duševnímu vlastnictví. Tato ustanovení musejí být v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1906/2006 ze dne 18. prosince 2006. 4. Pokud je jednou ze stran dohody subjekt z donorského státu, pak musí být dohod o partnerství vyhotovena v angličtině. 5. Oprávněnost výdajů, které partnerovi projektu vznikly, podléhá stejným omezením, jako kdyby tyto výdaje vznikly předkladateli projektu. Pracovní překlad

29

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 6. Vznik a naplňování vztahu mezi předkladatelem projektu a partnerem projektu musí být v souladu s platnými národními právními předpisy a právními předpisy Evropské unie o zadávání veřejných zakázek i s čl. 7.16 těchto Postupů. 7. Dohoda o partnerství musí být předložena zprostředkovateli programu před podpisem smlouvy o projektu. Zprostředkovatel programu ověří, zda je dohoda o partnerství v souladu s tímto článkem.

Článek 6.9 Udělování grantů a realokace finančních prostředků 1. Granty pro projekty, které nebyly do uzavření projektu plně využity, a granty na projekty, které byly zrušeny kvůli nesrovnalostem nebo z jiných důvodů, mohou být v souladu s čl. 12.2 odst. 2 realokovány na budoucí výzvy k předkládání návrhů v rámci téhož programu nebo na dodatečné činnosti již schválených projektů za předpokladu, že tyto dodatečné činnosti přispívají k cílům projektu, který dodatečné prostředky přijímá. 3. Jakékoli rozhodnutí o realokaci grantů na projekty již schváleným projektům se musí zakládat na doporučení výběrové komise. Doporučení výběrové komise se musejí zakládat na transparentních a objektivních kritériích. Tím, že výběrová komise použije tato kritéria, zajistí rovné zacházení se všemi předkladateli projektů, ale ve zdůvodněných případech může upřednostnit: a)

některé zaostalé geografické regiony; a

b) přesně definovanou znevýhodněnou skupinu předkladatelů projektů. 4. Kritéria musí být k dispozici na internetových stránkách zprostředkovatele programu nejméně měsíc před jakýmkoli rozhodnutím o přerozdělení prostředků podle tohoto odstavce. O zveřejnění těchto kritérií na internetových stránkách budou předkladatelé projektů neprodleně písemně uvědomeni.

Kapitola 7 Oprávněnost výdajů Článek 7.1 Oprávněné výdaje programu Oprávněné výdaje programu tvoří: a)

náklady zprostředkovatele programu na řízení v souladu s podrobným rozpočtem připojeným k programové dohodě a s čl. 7.10;

b) platby projektům v rámci programu v souladu s těmito postupy, programovou dohodou a smlouvou o projektu; c)

výdaje fondů pro bilaterální vztahy v souladu s čl. 7.7;

d) doplňková činnost zprostředkovatele programu v souladu s čl.7.11; e)

výdaje související s přípravou návrhu programu v souladu s čl. 7.9; a

f)

výdaje související se zmírňováním rizik směnného kurzu v souladu s čl. 8.6 odst. 5, které byly výslovně schváleny FMC.

Pracovní překlad

30

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 7.2 Obecné zásady oprávněnosti výdajů 1. Nestanoví-li se v těchto postupech výslovně jinak, použijí se zásady uvedené v tomto článku obdobně na veškeré oprávněné výdaje. 2. Oprávněnými výdaji projektů jsou skutečné výdaje předkladatele projektu, která splňují tato kritéria: a)

vznikly mezi počátečním a konečným datem oprávněnosti projektu, jak je stanoveno ve smlouvě o projektu;

b) souvisejí s předmětem smlouvy o projektu a jsou uvedeny v celkovém odhadovaném rozpočtu projektu; c)

jsou přiměřené a nezbytné pro implementaci projektu;

d) musejí být použity výhradně za účelem dosažení cílů a očekávaných konečných výsledků projektu, za dodržování zásad hospodárnosti, účinnosti a efektivity; e)

jsou identifikovatelné a ověřitelné, zejména jsou zaznamenány v účetních záznamech předkladatele projektu a jsou stanoveny v souladu s účetními standardy platnými v zemi, v níž je předkladatel projektu usazen, a v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami; a

f)

jsou v souladu s požadavky příslušných daňových a sociálních právních předpisů.

3. Výdaje se pokládají za vzniklé, jestliže byly vyfakturovány, uhrazeny a předmět dodán (v případě zboží) nebo uskutečněn (v případě služeb a prací). Režijní náklady a odpisy vybavení se mají za vzniklé, jestliže byly vykázány v účetních záznamech předkladatele projektu. 4. Vnitřní účetní a auditní postupy předkladatele projektu musí umožňovat přímé srovnání deklarovaných nákladů a příjmů týkajících se projektu s příslušnými účetními výkazy a podkladovými dokumenty.

Článek 7.3 Oprávněné přímé výdaje projektu Za oprávněné přímé výdaje projektu se pokládají výdaje, které předkladatel projektu nebo jeho projektový partner označ,í v souladu se svými účetními zásadami a obvyklými vnitřními pravidly, za specifické výdaje přímo související s implementací projektu, a které mu lze tudíž přímo připsat. Za předpokladu, že splňují kritéria stanovená v čl. 7.2, jsou oprávněnými zejména tyto přímé výdaje: a)

náklady na pracovníky přidělené k danému projektu, což zahrnuje vlastní platy, odvody na sociální zabezpečení a další zákonné náklady zahrnuté do jejich odměny, za předpokladu, že tyto náklady odpovídají obvyklé politice odměn ze strany předkladatele projektu nebo projektového partnera. Příslušné platy pracovníků orgánů státní správy jsou oprávněné pouze v rozsahu, v němž souvisejí s činnostmi, jež by příslušný veřejný orgán neprováděl, kdyby se dotčený projekt neuskutečnil;

b) náhrady cestovného a diety pro pracovníky účastnící se projektu, jsou-li v souladu s obvyklými postupy předkladatele projektu a projektového partnera pro cestovní náklady a nepřekračují-li úroveň běžnou v daném státě; c)

náklady na nové nebo použité vybavení, které je odepisováno v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami vztahujícími se na předkladatele projektu a obecně uznávanými pro předměty stejné povahy. Předkladatel projektu může zohlednit pouze tu část odpisů vybavení, která odpovídá trvání projektu a míře skutečného využití pro účely projektu, s výjimkou případů, kdy povaha nebo souvislosti využití tohoto vybavení odůvodňují jiné zacházení. Uplatnění takových výjimek je upraveno programovou dohodou a musí být v souladu s použitelnými pravidly pro veřejnou podporu;

d) nákup pozemků a nemovitostí za podmínek stanovených v čl. 7.5. e)

náklady na spotřební zboží a provozní materiál, jsou-li identifikovatelné a přiřazené k projektu;

f)

náklady vzniklé subdodávkami udělenými předkladatelem projektu pro účely implementace projektu za předpokladu, že je jejich udělení v souladu s použitelnými pravidly pro zadávání veřejných zakázek a s těmito postupy; a

Pracovní překlad

31

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 g) náklady vzniklé jako přímý důsledek požadavků stanovených smlouvou o projektu pro každý projekt (např. šíření informací, specifické hodnocení akce, audity, překlady, kopírování), včetně nákladů na finanční služby (zvláště náklady na finanční záruky).

Článek 7.4 Nepřímé náklady projektů (režijní náklady) 1. Nepřímé náklady jsou veškeré oprávněné náklady, které předkladatel projektu nemůže přímo identifikovat v projektu, ale které lze identifikovat a odůvodnit v jeho účetním systému jako náklady, které vznikly v přímé souvislosti s oprávněnými přímými náklady projektu. Nemohou zahrnovat žádné oprávněné přímé náklady. Nepřímé náklady projektu představují přiměřené rozdělení veškerých režijních nákladů předkladatele projektu nebo projektového partnera. Lze je určit pomocí jedné z těchto metod: a)

na základě skutečných nepřímých nákladů u předkladatelů projektů a projektových partnerů, kteří mají analytický účetní systém, jenž identifikuje jejich nepřímé náklady, jak je uvedeno výše;

b)

neexistuje-li analytický účetní systém, mohou si předkladatelé projektů a projektoví partneři zvolit pevnou sazbu až do výše 20 % svých celkových přímých oprávněných nákladů, s výjimkou přímých oprávněných nákladů na subdodávky a nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které se nepoužívají v prostorách předkladatele projektu; nebo

c)

u projektů prováděných v rámci výzkumného programu nebo v rámci výzkumné složky kteréhokoli programu mohou předkladatelé projektů a projektoví partneři, kteří jsou neziskovými veřejnými subjekty, institucemi středního a vysokoškolského vzdělávání, výzkumnými organizacemi a malými a středními podniky, které nevedou analytický účetní systém, a tudíž nemohou přesně identifikovat skutečné nepřímé náklady projektu, zvolit pevnou sazbu až do výše 60 % ze svých celkových přímých oprávněných nákladů, s výjimkou přímých oprávněných nákladů na subdodávky a nákladů na zdroje poskytnuté třetími stranami, které se nepoužívají v prostorách předkladatele projektu. Jestliže tito předkladatelé projektů nebo projektoví partneři změní v průběhu trvání projektu své postavení, je tato pevná sazba použitelná do okamžiku ztráty jejich postavení.

2. Předkladatelé projektů nebo projektoví partneři, kteří své nepřímé náklady identifikovali způsobem srovnatelným s odst. 1 písm. a) v rámci šestého nebo sedmého rámcového programu Evropské komise, nemohou použít postupy podle odst. 1 písm. b) nebo c). 3. Při použití postupů uvedených v odst. 1 písm. b) a c) musí být předloženo osvědčení podle čl. 7.14 odst. 5. 4. Způsob výpočtu nepřímých nákladů a jejich maximální výši stanoví smlouva o projektu. Způsob výpočtu nepřímých nákladů projektového partnera stanoví partnerská dohoda mezi předkladatelem projektu a projektovým partnerem.

Článek 7.5 Nákup nemovitostí a pozemků 1. Náklady na nákup nemovitostí, tj. postavených budov nebo budov ve výstavbě a příslušných práv k pozemkům, na nichž se nacházejí, a na nákup nezastavěných pozemků mohou být oprávněné pouze za těchto podmínek (aniž jsou tím dotčena přísnější národní pravidla): a)

mezi nákupem a cíli projektu musí existovat přímá souvislost;

b) nákup nemovitosti nebo pozemku nesmí představovat více než 10 % celkových oprávněných výdajů projektu, není-li v programové dohodě a v rozhodnutí o udělení grantu na projekt výslovně povoleno vyšší procento; c)

před koupí bude předloženo osvědčení od nezávislého kvalifikovaného odhadce nebo od řádně pověřeného úředního subjektu, že kupní cena nepřevyšuje tržní hodnotu, a že na nemovitosti nebo pozemku nevázne hypotéka ani jiné závazky, zejména pokud jde o škody související se znečištěním. V případě koupě nemovitosti musí osvědčení také potvrdit, že předmětná budova splňuje národní pravidla, nebo uvést, které

Pracovní překlad

32

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 náležitosti sice národní pravidla nesplňují, ale budou předkladatelem projektu v rámci implementace projektu napraveny; d) nemovitost nebo pozemek budou využívány pro účely a po dobu stanovenou v rozhodnutí o udělení grantu na projekt. Před ukončením projektu musí být vlastnictví převedeno na předkladatele projektu nebo na subjekt, který předkladatel projektu v žádosti projektu výslovně pověřil jako příjemce nemovitosti nebo pozemku. Nemovitost nebo pozemek nemohou být prodány, pronajaty nebo zatíženy hypotékou do pěti let od ukončení projektu nebo déle (je-li tak uvedeno ve smlouvě o projektu). FMC může toto omezení zrušit, pokud by to vedlo k nepředvídanému a nepřiměřenému zatížení předkladatele projektu; e)

nemovitost nebo pozemek mohou být využívány výhradně v souladu s cíli projektu. Zejména budovy mohou být využity k umístění služeb veřejné správy, pouze pokud je toto jejich využití v souladu s cílem projektu; a

f)

nákup nemovitosti nebo pozemku musí předem výslovně schválit zprostředkovatel programu, ať již ve smlouvě o projektu nebo v pozdějším rozhodnutí.

2. Omezení uvedená v odst. 1 písm. d) se rovněž týkají budov, které jsou ve výstavbě nebo procházejí rekonstrukcí díky finančnímu příspěvku z Finančního mechanismu EHP 2009–2014. 3. Omezení týkající se hypotéky uvedené v odst. 1 písm. d) se nevztahuje na hypotéky uzavřené ve prospěch zprostředkovatele programu nebo Národního kontaktního místa, pokud je jeho účelem výhradně zajistit soulad s uvedeným odstavcem. 4. Výdaje na přípravu staveniště a výstavbu, které jsou zásadní pro implementaci projektu, mohou být oprávněné. 5. Náklady na nemovitosti a pozemky, které již předkladatel projektu přímo či nepřímo vlastní, nebo na koupi nemovitostí a pozemků, které přímo či nepřímo vlastní projektový partner nebo orgán veřejné správy, nejsou oprávněné. Za žádných okolností se nemovitosti nebo pozemky nepořizují ke spekulativním účelům. Předmětná nemovitost nebo pozemek v posledních 10 letech neobdržely grant od národního nebo zahraničního dárce, který by představoval zdvojení financování.

Článek 7.6 Neoprávněné náklady   1. Tento článek musí být použit na veškeré náklady, pokud tyto Postupy výslovně nestanoví jinak. 2. Za oprávněné nesmí být považovány tyto náklady: a)

úroky z dluhů, poplatky za dluhovou službu a za pozdní platby;

b) poplatky za finanční transakce a za další čistě finanční náklady kromě nákladů souvisejících s účty, které vyžaduje FMC, Národní kontaktní místo nebo platné právní předpisy, a nákladů na finanční služby uložených smlouvou o projektu; c)

opatření pro ztráty nebo potenciální budoucí závazky;

d) kurzové ztráty, kromě ztrát krytých prostředky, které FMC výslovně schválil pro každý program; e)

vratná DPH

f)

náklady pokryté z jiných zdrojů;

g) pokuty, postihy a náklady na vedení sporů a h) nadměrné nebo nepodložené výdaje.

Článek 7.7 Fondy pro bilaterální vztahy 1. K získání finančních prostředků uvedených v čl. 3.6 odst. 1 a 2 jsou oprávněné tyto kategorie výdajů: a)

poplatky a cestovní náklady spojené s účastí na seminářích, kurzech a workshopech;

b) cestovní náklady na studijní cesty a Pracovní překlad

33

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 c)

náklady na cestu a odměnu pro hostující experty.

2. Cestovní náklady podle odstavce 1 zahrnují diety v souladu s čl. 7.3 písm. b). 3. Kromě kategorií uvedených v odstavci 1 jsou k získání prostředků uvedených v čl. 3.6 odst. 2 oprávněné tyto výdaje: a)

náklady na studie proveditelnosti a na vypracování finančních a ekonomických analýz;

b) náklady na jednání; c)

nákup údajů nezbytných k vypracování žádosti a

d) poplatky za externí poradenství. 4. Odst. 1 - 3 se vztahují na oprávněnost výdajů z finančních prostředků uvedených v čl. 3.5.

Článek 7.8 Stipendia a programy mobility  1. Granty fyzickým osobám z programu stipendií nebo ze složky stipendií spadající pod kterýkoli program lze vypočítat jako paušální částku. Oprávněné jsou tyto položky: a)

měsíční stipendium;

b) příspěvek na studijní materiály; c)

cestovné, pojistné a náklady na konference a

d) školné. 2. Zprostředkovatel programu odpovědný za program stipendií musí v návrhu programu konkrétně uvést veškeré částky na jednotky. Při stanovení výše částek je třeba vzít v úvahu přiměřené náklady hostitelské instituce.

Článek 7.9 Náklady na přípravu programů   1. Oprávněné mohou být i náklady, které zprostředkovateli programu vzniknou přímo v souvislosti s přípravou programu schváleného FMC. Oprávněné mohou být tyto kategorie nákladů na přípravu, jedná-li se o výdaje, které jsou přiměřené, nutné a přímo souvisejí s přípravou programu: a)

platy pracovníků zprostředkovatele programu přidělených výhradně na přípravu programu;

b) cestovní a diety výhradně související s přípravou programu; c)

náklady na studie proveditelnosti včetně odměn pro experty

d) náklady na překlad návrhu programu do angličtiny; e)

příprava na veřejné zakázky a dodržení pravidel veřejné podpory ;

f)

náklady na veřejné konzultace.

2. Prvním dnem oprávněnosti nákladů podle tohoto článku je den, kdy FMC udělí souhlas s navrhovaným zprostředkovatelem programu. Posledním dnem oprávněnosti je den, kdy FMC obdrží návrh programu. Odchylně od čl. 7.2 odst. 3 se náklady oprávněné podle tohoto článku fakturují a hradí nejpozději jeden měsíc po posledním dni oprávněnosti. 3. V návrhu programu uvede zprostředkovatel programu podrobný rozpočet nákladů na jeho přípravu. Maximální výše oprávněných nákladů podle tohoto článku se stanoví v programové dohodě a nesmí přesáhnout 0,5 % celkových oprávněných nákladů na program, nebo 100 000 EUR, podle toho, která z obou částek je nižší. 4. Náklady spojené s přípravou programů lze uplatnit spolu s první průběžnou finanční zprávou ve formátu, který poskytne FMC (Příloha 11). V souladu s čl. 4.5 musí dotčený nárok potvrdit certifikační orgán.

Pracovní překlad

34

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 7.10 Oprávněnost nákladů na řízení programu vzniklých zprostředkovateli programu  1. Za oprávněné lze považovat náklady, které zprostředkovateli programu vzniknou v souvislosti s řízením programu, a to až do výše stanovené v odst.2. Prvním dnem oprávněnosti nákladů zprostředkovatele programu na jeho řízení je den, kdy FMC program schválí. Aniž je dotčen čl. 7.15 odst.4 a 5, je konečným datem oprávněnosti 30. duben 2017, pokud programová dohoda nestanoví dřívější datum. 2. Maximální náklady na řízení programu se vypočtou jako procento z celkových oprávněných výdajů na program. Jedná se o součet těchto částek: a)

10 % z prvních 10 milionů EUR;

b) 7 % z dalších 40 milionů EUR; c)

5 % z dalších 50 milionů EUR;

d) 4 % ze zbývajících celkových oprávněných výdajů na program. 3. Jako náklady na řízení jsou oprávněné tyto kategorie výdajů, pokud jsou výdaje přiměřené a nezbytné: a)

příprava na implementaci programu včetně vypracování postupů pro výběr projektu a finanční toky;

b) výběr projektů včetně nákladů na experty, nákladů spojených s fungováním výběrové komise a nákladů na odvolání; c)

ověřování žádostí o platbu a převodů plateb předkladatelům projektů;

d) monitorování projektů; e)

audity a kontrola projektů na místě;

f)

propagační a informační činnost včetně výzev k předkládání návrhů a informační práce během období předkládání projektů, dále informační akce určené k výměně zkušeností a hodnocení dopadů programu

g) výdaje spojené s povinností předkládat zprávy FMC, Národnímu kontaktnímu místu nebo certifikačnímu orgánu; h) poplatky spojené se založením a obsluhováním bankovních účtů požadovaných podle těchto Postupů nebo programové dohody včetně nákladů na příchozí a odchozí převody plateb; i)

režijní náklady, v odpovídajících případech, vypočtené v souladu s čl. 7.4 odst. 1 písm. a) nebo b), které se řídí zásadami stanovenými v čl. 7.14 odst. 5.

4. V případech, kdy se výběr zprostředkovatele programu v přijímajícím státě provádí pomocí výběrového řízení, může FMC v programové dohodě rozhodnout, že hodnotu zakázky lze uznat jako náklady na řízení místo skutečně vzniklých výdajů. V takovém případě platí stropy uvedené v odst. 2..

Článek 7.11 Doplňková činnost zprostředkovatele programu 1. Doplňková činnost je tvořena činnostmi, které pořádá zprostředkovatel programů a které přispívají k cílům programu s prvotním záměrem: a)

posílit spolupráci mezi zprostředkovateli programu a obdobnými subjekty v přijímajících a donorských státech;

b) vyměnit si zkušenosti a osvědčené postupy spojené s implementací programu a c)

pomoci případným žadatelům a předkladatelům projektů se splněním požadavků, které Zprostředkovatel programu stanovil pro projektové žádosti a implementaci projektů.

2. Oprávněné jsou tyto kategorie doplňkové činnosti, jedná-li se o přiměřené a nezbytné výdaje: a)

náklady na konference, jako je pronájem zařízení, tlumočení, cestovní náklady, diety propagaci přímo spojené s dotčenou konferencí, a

Pracovní překlad

a náklady na 35

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 b) platy, cestovní náklady a diety pro pracovníky jiných subjektů, než je zprostředkovatel programu, kteří se přímo účastní doplňkové činnosti, a pro pracovníky zprostředkovatele programu, pokud lze takové náklady jasně oddělit od nákladů spojených s řízením programu. 3. Aby byly náklady na doplňkovou činnost oprávněné, musí tuto činnost FMC výslovně schválit a náklady na ni musí být uvedeny v podrobném rozpočtu na program, který bude připojen k programové dohodě. Náklady na doplňkovou činnost nesmí překročit 20 % nákladů na řízení programu.

Článek 7.12 Technická asistence pro přijímající stát  1. Náklady, které přijímajícím státům vzniknou v souvislosti s implementací Finančního mechanismu EHP 2009– 2014, jsou neoprávněné, kromě případů uvedených v tomto článků a spadajících do kategorií stanovených v odst. 2. 2. Mezi oprávněné náklady na technickou asistenci podle podmínek a limitů stanovených v odst.3 - 8 mohou být oprávněné tyto kategorie výdajů, pokud jsou přiměřené a nezbytné: a)

v případě dodatečných systémů řízení zvláště zřízených pro Finanční mechanismus EHP 2009–2014, výdaje související s přípravou, hodnocením, finančními toky a monitorováním pomoci a programů;

b) výdaje na jednání monitorovacích výborů, příprava a účast na výročních zasedáních s donorskými státy a dalších jednání s donorskými státy týkající se implementace pomoci. Tyto výdaje mohou také zahrnout náklady na experty a další účastníky v těchto výborech, včetně účastníků ze třetích zemí, pokud předsedající těchto výborů považuje jejich přítomnost za zásadní pro účinnou implementaci pomoci; c)

výdaje na jednání a konference organizované Národním kontaktním místem nebo certifikačním orgánem pro sdílení zkušeností týkajících se implementace a monitorování, podávání zpráv a auditů projektů financovanými z Finančního mechanismu EHP 2009–2014, včetně výdajů na cestu a ubytování účastníků. FMC schválí předem program takového jednání nebo konference a zástupci donorských států budou pozváni k účasti na takovém jednání nebo konferenci ;

d) výdaje týkající se publicity a informačních aktivit; e)

výdaje týkající se auditů uvedených v čl. 4.6;

f)

výdaje týkající se ověřování programů a projektů na místě a

g) výdaje týkající se ověřování a vyhodnocování h) výdaje týkající se technické asistence pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2004-2009 vzniklých během 12 měsíců následně po konečném datu oprávněnosti pro technickou asistenci 3. Výdaje v přijímajícím státě na platy, příspěvky sociálního zabezpečení a další povinné náklady jsou oprávněné pouze v následujících případech: a) státní úředníci nebo jiní veřejní činitelé, kteří byli, na základě řádně doloženého rozhodnutí odpovědného orgánu, dočasně přiděleni výhradně a dodatečně na provádění úkolů uvedených v odst. 2. b) další zaměstnanci pověření prováděním úkolů uvedených v odst. 2. 4. Příspěvky z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 na výdaje podle odst. 2 nesmí přesáhnout 1,5 % celkového příspěvku v daném přijímajícím státě. 5. Částka musí být fixně stanovena v dohodě na technickou asistenci mezi FMC a Národním kontaktním místem. 6. Využívání technické asistence koordinuje Národní kontaktní místo. Toto musí být co nejdříve po podepsání Memoranda o porozumění, poskytnuto FMC s rozpočtem na celou dobu implementace, včetně podrobného rozpočtu na první kalendářní rok. Nejpozději 30.září každý rok musí předložit Národní kontaktní místo podrobný rozpočet na následující kalendářní rok FMC. Když Národní kontaktní místo obdrží podporu na technickou asistenci jak z Finančního mechanismu EHP, tak z Finančního mechanismu Norska, vypracuje jeden rozpočet pokrývající technickou asistenci z obou mechanismů. Pracovní překlad

36

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 7. Prvním dnem oprávněnosti pro podporu podle tohoto článku bude datum posledního podpisu MoU s příslušným přijímajícím státem. Pokud podpora na technickou asistenci bude přijímána jak z Finančního mechanismu EHP, tak z norského Finančního mechanismu, je prvním dnem oprávněnosti pro financování z technické asistence den posledního podpisu posledního z obou Memorand o porozumění. 8. Článek 5.11 a 5.12. a kapitola 8 bude platit platí obdobně pro technickou asistenci .

Článek 7.13 Ověřování výdajů  1. Náklady, které vznikly zprostředkovatelům programu, předkladatelům a partnerům projektu, musí být doloženy přijatými fakturami nebo účetními doklady stejné důkazní hodnoty. 2. Pokud jsou aktivity implementovány v rámci výběrového řízení, je nutno platby zprostředkovatelů programu, předkladatelů projektu a partnerů projektu, doložit přijatými fakturami na základě podepsaných smluv. Ve všech ostatních případech musí být platby zprostředkovatelům programu, předkladatelům projektu a partnerům projektu zdůvodněné výdaji, které dotčené subjekty skutečně uhradily při implementaci projektu. 3. Zprávu nezávislého a certifikovaného auditora, potvrzující, že náklady, jejichž proplacení se požaduje, vznikly v souladu s těmito postupy, národními právními předpisy a účetními postupy země partnera projektu, musí, viz odst.6.,být dostatečně přezkoumány náklady vzniklé předkladateli projektu nebo partnerovi projektu, jehož hlavní sídlo se nachází v donorském nebo přijímajícím státě. 4. Účetními doklady není nutno dokládat režijní náklady stanovené podle čl. 7.4 odst. 1 písm. b) a c). Před udělením grantu musí předkladatel a partneři projektu předložit zprostředkovateli programu zprávu nezávislého a úředně schváleného auditora potvrzující, že paušální režijní náklady představují přiměřené rozdělení celkových režijních nákladů předkladatele projektu nebo partnerů projektu, a že čl. 7.4 odst. 2 jim nebrání v používání paušálu. 5. Zprávu uvedenou v odst.4 lze použít pro všechny následné projekty, které tentýž předkladatel projektu nebo partneři projektu budou implementovat ve FM EHP 2009–2014, pokud se předpoklady ve zprávě nezmění. 6. Zprostředkovatel programu se může rozhodnout použít odst.3 pouze pro partnery projektu, kteří mají sídlo v donorských státech. Zprostředkovatel programu musí, prostřednictvím Národního kontaktního místa, takové rozhodnutí notifikovat FMC. 7. Certifikační orgán může definovat metodu pro ověřování požadovaných plateb, která může spočívat v ověření podle náhodného výběru.

Článek 7.14 Období oprávněnosti výdajů na projekty 1. Pokud dohoda o programu, smlouva o implementaci programu nebo smlouva o projektu nestanoví pozdější datum, jsou vzniklé výdaje oprávněné k získání podpory ke dni, kdy zprostředkovatel programu rozhodne o udělení grantu na projekt. Zprostředkovatel programu stanoví, ve stejném rozhodnutí, konečné datum oprávněnosti, které nesmí být později než jeden rok po plánovaném dokončení projektu, nebo datum uvedené v odst. 3, podle toho, které z nich bude dříve. 2. První a poslední datum oprávněnosti každého projektu musí být uvedeno ve smlouvě o projektu pro daný projekt. 3. Výdaje vzniklé po 30. dubnu 2016 nejsou oprávněné. V souvislosti s přechodnou podporou Španělsku je poslední termín pro oprávněnost výdajů 31. prosinec 2015. 4. Ve výjimečných případech, kdy další zpoždění jsou zdůvodněná, může FMC prodloužit období oprávněnosti do 30. dubna 2017. V souvislosti s přechodnou podporou Španělsku nelze lhůtu pro oprávněnost prodloužit. Pracovní překlad

37

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 5. Pokud je projekt k poslednímu dni oprávněnosti předmětem soudního řízení nebo řízení o správním opravném prostředku s odkladným účinkem, může FMC schválit další prodloužení lhůty, má-li za to, že takovéto prodloužení je v zájmu Finančního mechanismu EHP 2009–2014. 6. Pokud projekt nebyl dokončen k poslednímu datu oprávněnosti, zprostředkovatel programu musí zajistit, že jsou finanční prostředky k dokončení projektu v časovém limitu. Pokud takovéto finanční prostředky nelze zajistit, zprostředkovatel programu musí vrátit finanční příspěvek na tento projekt zpět FMC. Pokud byly k poslednímu dni oprávněnosti dokončeny jasně identifikovatelné a funkční složky projektů, může se FMC částečně nebo úplně vzdát svého práva na vrácení příspěvku.

Článek 7.15 Doba trvání projektů   1. Zprostředkovatel programu musí zajistit, aby projekty, které zahrnují investice do nemovitostí nebo pozemků (včetně obnovy), fungovaly alespoň pět let poté, co zprostředkovatel programu schválí zprávu o dokončení projektu, a aby nemovitosti nebo pozemky byly používány za účelem stanoveným ve smlouvě o projektu. 2. U dalších projektů bude stanoveno zprostředkovatelem programu období minimálního fungování po jeho dokončení, popsáno ve výzvě k předkládání návrhů a zahrnuto do smlouvy o projektu. Stanovení tohoto období se bude řídit cílem podpořit udržitelnost projektu a zajistit, aby poskytnutá finanční podpora na projekt generovala maximální přínos cílovým skupinám a konečným příjemcům. 3. Přijímající stát a zprostředkovatel programu zajistí, aby předkladateli projektu byl ponechán z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 pouze tehdy, pokud projekt splňuje odst.1a 2.

příspěvek

Článek 7.16 Zadávání veřejných zakázek.  1. Národní a EU legislativa pro zadávání veřejných zakázek musí být dodržena na všech úrovních implementace programů a projektů. 2. Předkladatel projektu, který obdrží 50 % nebo více oprávněných výdajů projektu jako grant na projekt z programu v rámci Finančního mechanismu EHP 2009–2014, musí, při veřejných zakázkách v projektu, postupovat v souladu s národním zákonem pro zadávání veřejných zakázek, jako kdyby byl zadavatelem podle čl. 1 odst. 9 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby. Tento odstavec platí obdobně pro partnery projektu. 3. Odst. 2 nebude uplatňován u NNO pokud je kontrahovaná částka na limitu nebo pod limitem stanoveným EU pro veřejné zakázky. 4. V případech, kdy uzavřené kontrakty, jako součást implementace programu, se nacházejí pod národními limity nebo limity EU stanovenými pro veřejné zakázky nebo mimo rozsah působnosti platných předpisů pro veřejné zakázky, musí přidělování takových zakázek (včetně postupů před přidělením) a podmínky těchto zakázek být v souladu s dobrou praxí hospodárnosti, včetně zodpovědnosti; umožnit úplnou a spravedlivou soutěž mezi potenciálními poskytovateli, například pomocí efektivního srovnání cen, a zajistit optimální využívání zdrojů z Finančního mechanismu EHP 2009–2014. 5. Během zadávání veřejných zakázek a realizace kontraktů musí být dodržovány nejvyšší etické standardy. Zprostředkovatel programu musí zajistit používání adekvátních a efektivních prostředků, aby zabránil nezákonným nebo korupčním praktikám. Je zakázáno přijímat nabídky, dárky, platby nebo výhody jakéhokoli druhu, které by mohly být přímo nebo nepřímo vykládány jako nezákonné nebo korupční praktiky, např. jako pobídka nebo odměna za udělení nebo provedení veřejné zakázky. 6. Zprostředkovatel programu musí zajistit, aby záznamy o udělení a provedení kontraktu byly uchovávány po dobu nejméně tří let od ukončení programu a podle požadavku poskytnuty FMC . Pracovní překlad

38

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Kapitola 8 Finanční řízení Článek 8.1 Společná pravidla pro platby   1. Platby pro programy budou provedeny, když budou splněny všechny relevantní podmínky pro platby uvedené v dohodě o programu a v těchto postupech. 2. Platby pro programy mohou být ve formě zálohových plateb, průběžných plateb a proplacení konečných zůstatků. Aniž by to mělo vliv na odst.3, budou platby poukázány na určený účet přijímajícího státu. S výhradou rozdílných ustanovení v národní legislativě, přijímající stát převede platby zprostředkovateli programu do 15 pracovních dní od přijetí platby. 3. FMC a Národní kontaktní místo se mohou dohodnout, že platby převedou přímo od FMC na určený účet zprostředkovatele programu. 4. FMC může zadržet až 10 % z nákladů na řízení v každé zálohové a průběžné platbě pro program. Zadržená částka se vyplatí až FMC schválí závěrečnou zprávu o programu. 5. Platby na programy se vypočtou tak, že se použije míra spolufinancování stanovená v dohodě o programu. Bude uplatněn princip poměrného financování, což znamená, že grant na program vyplacený FMC bude do jednoho měsíce doplněn platbou od subjektu nebo subjektů odpovědných za spolufinancování. 6. Platby grantu projektu předkladatelům projektu mohou být ve formě zálohových plateb, průběžných plateb a výplat konečných zůstatků. Výše záloh a mechanismus vyrovnávání budou navrženy v programovém návrhu a stanoveny v dohodě o programu.

Článek 8.2 Zálohové platby   1. Zálohové platby jsou tou částí grantu pro program, která musí pokrývat svůj podíl zdůvodnitelných a odhadovaných výdajů na program až po dobu dvou celých období pro předkládání zpráv uvedených v čl. 8.3 odst. 1. Maximální výši zálohových plateb stanoví dohoda o programu. K vyplacení zálohy dojde po splnění všech relevantních podmínek v dohodě o programu a v těchto Postupech. 2. Od počátku druhého období pro předkládání zpráv bude platit postup pro průběžné platby stanovený v čl. 8.3.

Článek 8.3 Průběžné platby  1. V každém kalendářním roce budou tři období pro předkládání zpráv: a)

1. ledna – 30. dubna;

b) 1. května – 31. srpna a c)

1. září – 31. prosince.

2. Průběžné platby musí být vypláceny na základě průběžné finanční zprávy, kterou zprostředkovatel programu předloží ve formátu poskytnutém FMC (Příloha 11), a která bude potvrzena certifikačním orgánem, v souladu s čl. 4.5, a schválena FMC. 3. Aniž by to mělo vliv na odst.10 a v závislosti na rozpočtových prostředcích donorských států, budou průběžné platby od FMC provedeny v následující platební dny: 15. dubna, 15. srpna a 15. prosince. Pokud bude platební den spadat na víkend nebo státní svátek zemí ESVO, provede se platba následující pracovní den v zemích ESVO. 4. Průběžné finanční zprávy bude FMC přijímat podle následujícího harmonogramu: a)

do, nebo před, 15. března včetně u plateb, které mají být provedeny 15. dubna;

Pracovní překlad

39

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 b) do, nebo před, 15. července včetně u plateb, které mají být provedeny 15. srpna; c)

do, nebo před, 15. listopadu včetně u plateb, které mají být provedeny 15. prosince.

5. Platby na základě průběžné finanční zprávě obdržené po termínu, nicméně před následujícím termínem uvedeným v odstavci 4, jsou splatné ke druhému z obou dat splatnosti. Pokud není průběžná finanční zpráva obdržena do osmi měsíců od konce období pro předkládání zpráv, v němž zprostředkovateli programů vznikly dané výdaje, budou původně navrhované výdaje na toto období prohlášeny za neoprávněné a zruší se. 6. Průběžné finanční zprávy musí zahrnovat: a)

výkaz skutečných výdajů vzniklých během období pro předkládání zpráv předcházejícího datu platby a

b) výkaz navrhovaných výdajů za období pro předkládání zpráv následující bezprostředně po datu platby. 7. Skutečné výdaje, vzniklé za poslední období pro předkládání zpráv, budou uvedeny v závěrečné zprávě o programu. 8. Po předložení průběžné finanční zprávy FMC ověří správnost formuláře a splnění podmínek pro provedení plateb. Pokud je toto ověření kladné, průběžné platby budou zaslány nejpozději v platební dny uvedené v odst.3. 9. Průběžné platby se v principu skládají z navrhovaných výdajů za následující období pro předkládání zpráv minus rozdíl mezi navrhovanými a skutečnými výdaji za předchozí období pro předkládání zpráv, s přihlédnutím k veškerým oprávněným neplánovaným výdajům za období, v němž se průběžná finanční zpráva předkládá. FMC může modifikovat částku pro průběžnou platbu, pokud jsou navrhované výdaje považovány za neoprávněné. FMC musí neprodleně poskytnout Národnímu kontaktnímu místu, certifikačnímu orgánu a zprostředkovateli programu zdůvodnění této modifikace. 10. Pokud je ověření uvedené v odst.8 negativní, bude FMC, Národní kontaktní místo a zprostředkovatel programu úzce spolupracovat na odstranění nedostatků. FMC může dočasně pozastavit vyplácení průběžných plateb až do odstranění nedostatků. Když FMC obdrží všechny potřebné informace a kladně ověří průběžnou finanční zprávu, uvolní splatné platby, a to k prvnímu možnému datu splatnosti nebo k datu, které považuje na základě tohoto ověření za nutné, pokud se nerozhodne, že využije opravné prostředky uvedené v kap.12.

Článek 8.4 Proplacení konečného zůstatku   1. Konečný zůstatek tvoří: a)

celkové vykázané oprávněné výdaje programu se zohledněním předchozích úhrad;

b) s odečtením těchto částek: (i) celkové zálohové a průběžné platby pro program z FMC; (ii) jakéhokoli spolufinancování z jiných zdrojů, než je Finanční mechanismus EHP 2009–2014; (iii) celkových úroků získaných do data závěrečné zprávy o programu, které nebyly uhrazeny FMC; a (iv) veškerých finančních prostředků, které předkladatelé projektu uhradili zprostředkovateli programu, a které nebyly vyplaceny na jiné projekty nebo vráceny FMC. 2. Podíl Finančního mechanismu EHP 2009–2014 na konečném zůstatku se rovná konečnému zůstatku podle odst.1 vynásobeného sazbou podílu grantu pro program. 3. Konečný zůstatek se vypočte a vykáže ve finanční příloze k závěrečné zprávě o programu ve formátu poskytnutém FMC (dodatek 2 k Příloze 9). 4. Veškeré konečné zůstatky splatné zprostředkovateli programu, FMC poukáže nejpozději jeden měsíc poté, co FMC schválí závěrečnou zprávu o programu. 5. Veškeré konečné zůstatky splatné na FMC budou FMC uhrazeny ve stejné lhůtě. Do úhrady se zahrnou i veškeré úroky na bankovních účtech zprostředkovatele programu získané mezi datem závěrečné zprávy o programu a datem úhrady.

Pracovní překlad

40

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 8.5 Odhad předpokládaných žádostí o platbu   Nejpozději 20. února, 20. května, 20. září a 10. prosince každého roku zašle certifikační orgán FMC zdůvodněný odhad předpokládaných žádostí přijímajícího státu o platby pro zbývající aktuální rozpočtový rok a následující rozpočtové roky ve formátu poskytnutém FMC (Příloha 7).

Článek 8.6 Používání eura   1. Částky stanovené v programech, průběžných finančních zprávách, ročních a závěrečných zprávách o programu jsou uvedeny v eurech. Granty pro programy a platby od FMC subjektům v přijímajícím státě budou uvedeny a provedeny v eurech. Částky se zaokrouhlují na celé euro. 2. Zprostředkovatelé programů v přijímajících státech, které ke dni podání žádosti o platbu nepřijaly euro jako svou měnu, přepočítají na eura výši výdajů vynaložených v národní měně. Tato částka se přepočítá na eura tak, že se použije měsíční účetní směnný kurs Evropské komise platný v měsíci, v němž výdaj zaúčtuje zprostředkovatel programu daného programu. 3. Jestliže se euro stane měnou přijímajícího státu, použije se postup pro přepočet uvedený v odst.2 i nadále na veškeré výdaje zaúčtované zprostředkovatelem programu před tímto datem. 4. Donorské státy ani FMC nejsou odpovědny za ztráty vyplývající z kolísání směnného kurzu. 5. Zprostředkovatel programu může v návrhu programu navrhnout rezervu na kurzové ztráty, které vzniknou zprostředkovateli programu a předkladatelům projektu. Tento návrh je třeba řádně zdůvodnit a předložit jasnou a transparentní metodu výpočtu kurzových ztrát a jejich vyrovnání. Výše rezervy nesmí překročit 1 % celkových oprávněných nákladů na program. 6. Zprostředkovatel programu může kdykoliv, se schválením Národního kontaktního místa, rezervu zrušit a uvolnit ji na projekty v rámci programu. Před provedením jakýchkoli opatření k přerozdělení finančních prostředků musí být FMC informován. Každé rozhodnutí realokovat finanční prostředky na již schválené projekty musí být přijato v souladu s čl. 6.9 odst.2 a 3.

Článek 8.7 Úroky  1. Veškeré úroky z těchto bankovních účtů jsou pokládány za zdroj FMC: a)

z účtů vedených v přijímajícím státě, na němž jsou uloženy finanční prostředky od FMC do té doby, než jsou převedeny zprostředkovatelům programu; a

b) z účtů, které zprostředkovatel programu zřídil podle čl. 5.3 odst. 1 písm. h) pro finanční prostředky, které jsou určené na „regrantování“. 2. Zprostředkovatel programu musí ročně, a to nejpozději 1. března, oznámit certifikačnímu orgánu veškeré úroky připsané na účet uvedený v odst.1 písm. b). Připsané úroky budou poukázány certifikačnímu orgánu do 20 pracovních dní od jejich oznámení. 3. Certifikační orgán každoročně do tří kalendářních měsíců po konci roku oznámí FMC veškeré úroky připsané na účty uvedené v odst. 1 ve formuláři poskytnutém FMC (Přílohaa 8). Certifikační orgán ověří správnost přiznaných úroků. Připsané úroky budou poukázány FMC do 15 pracovních dní od jejich přiznání. 4. Certifikační orgán přizná FMC úroky připsané na účty uvedené v odst. 1 písm. a) během roku, kdy se předkládá závěrečná strategická zpráva, do jednoho měsíce od předložení této zprávy. Připsané úroky budou poukázány FMC do 15 pracovních dní od jejich přiznání. Pracovní překlad

41

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 5. Úroky připsané na účty uvedené v odst. 1 písm. b) během roku, kdy se předkládá závěrečná zpráva o programu, se uvedou v této zprávě a zahrnou do výpočtu konečného zůstatku. 6. Přijímající státy, které nepřijaly euro jako svou měnu a používají účty v národní měně, musí přepočítat získaný úrok na eura za použití průměru měsíčních účetních směnných kursů Evropské komise. Během let uvedených v odst. 4 a 5 se použije průměrný směnný kurs pro období od 1. ledna do dne předložení příslušných zpráv.

Článek 8.8 Transparentnost a dostupnost dokumentů 1. Přijímající stát zajistí audit pro finanční příspěvky z Finančního mechanismu EHP 2009–2014, který umožní: a)

odsouhlasení výdajů potvrzených certifikačním orgánem v průběžných finančních zprávách a v závěrečné zprávě o programu s originálními podklady, které jsou uchovávány na různých administrativních úrovních a/nebo zprostředkovatelem programu, předkladatelem projektu a jeho partnery, a

b) ověření alokace a převodu dostupných národních finančních příspěvků a příspěvků z Finančního mechanismu EHP 2009–2014. 2. Přijímající stát musí zajistit, aby veškeré podklady týkající se výdajů a auditů spojených s dotčeným programem byly uchovány v originálech nebo jejich ověřených kopiích na běžných nosičích dat. 3. Dokumenty musí být k dispozici FMC a Radě auditorů ESVO po dobu alespoň tří let poté, co FMC schválí závěrečnou zprávu o programu.

Kapitola 9 Vyhodnocení Článek 9.1 Zodpovědnost přijímajících států 1. Přijímající stát bude provádět vyhodnocení programů, aby posoudil skutečné a očekávané efekty na úrovni konečných výsledků. Plán vyhodnocení musí být předložen ve strategické zprávě. 2. Vyhodnocení provádějí experti nebo subjekty nezávislé na Národním kontaktním místu, certifikačním orgánu a zprostředkovateli programu v souladu s pokyny pro vyhodnocení. 3. Výsledky vyhodnocení budou zaslány FMC, monitorovacímu výboru a zprostředkovateli programu a budou zveřejněny. Před jejich zveřejněním musí FMC a zprostředkovatel programu dostat možnost ke zpracování připomínek.

Článek 9.2 Úloha FMC 1. FMC může provádět vyhodnocení celkových cílů týkající se Finančního mechanismu EHP 2009–2014, cílů programových oblastí nebo vyhodnocení celkového příspěvku Finančního mechanismu EHP 2009–2014 danému přijímajícímu státu. 2. Po konzultacích s daným přijímajícím státem může FMC provádět vyhodnocení probíhajících nebo dokončených programů, aby posoudil skutečné a/nebo očekávané účinky na úrovni konečných výsledků. 3. Výsledky musí být zaslány Národnímu kontaktnímu místu, monitorovacímu výboru a zprostředkovateli programu a budou zveřejněny. Před zveřejněním, Národní kontaktní místo a Zprostředkovatel programu musí mít příležitost ke zpracování komentáře. Pracovní překlad

42

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Kapitola 10 Externí monitorování a audity Článek 10.1 Externí monitorování Aniž by to mělo vliv na monitorování, které provádí Národní kontaktní místo nebo zprostředkovatel programu, může si FMC vybrat programy pro externí monitorování. FMC informuje Národní kontaktní místo a zprostředkovatele programu o plánovaném monitorování dva týdny předem.

Článek 10.2 Rada auditorů ESVO 1. Rada auditorů ESVO může provádět audity všech programů a projektů financovaných z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 stejně jako řízení Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v přijímajícím státě. Zástupci přijímajících států, na požádání, auditory doprovodí a poskytnou jim veškerou nezbytnou asistenci. 2. Kromě naléhavých případů Rada auditorů ESVO musí, s výjimkou urgentních případů, upozornit FMC a příslušné Národní kontaktní místo, dva týdny před provedením auditu.

Článek 10.3 Audity a kontroly na místě dohodnuté FMC 1. Aniž by to mělo vliv na audity, které provádí auditní orgán, může FMC dohodnout audity a kontroly programů a projektů na místě a ověřit účinné fungování řídicích a kontrolních systémů v přijímajícím státě. Zástupci Národního kontaktního místa, na požádání doprovodí oprávněné zástupce FMC a poskytnou jim veškerou nezbytnou asistenci. 2. S výjimkou naléhavých případů, musí FMC upozornit příslušné Národní kontaktní místo a zprostředkovatele programu dva týdny před provedením auditu nebo kontroly na místě. 3. Národní kontaktní místo a zprostředkovatel program musí dostat příležitost komentovat auditní zprávu před jejím finálním dokončením.

Článek 10.4 Přístup Osobám, které provádějí audity nebo kontroly na místě podle této kapitoly, bude na požádání umožněn urychlený, úplný a neomezený přístup ke všem veřejným i soukromým informacím, dokumentům, osobám, místům a zařízením týkajícím se auditu nebo kontroly. Takovýto přístup podléhá omezením uplatňovaným na základě národních právních předpisů přijímajícího státu. Auditoři mají stejná práva jako odpovídající orgány samotného přijímajícího státu.

Pracovní překlad

43

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Kapitola 11 Nesrovnalosti Článek 11.1 Povinnosti vztahující se k nesrovnalostem 1. Přijímající stát a zprostředkovatel programu vyvinou veškeré úsilí k tomu, aby zabránily, odhalily a minimalizovaly dopad veškerých případů nesrovnalostí. Podobně je třeba rychle a účinně vyšetřit všechny předpokládané a skutečné případy nesrovnalostí a provést jejich řádnou nápravu, včetně vhodných finančních oprav. 2. Neoprávněně vyplacené částky se vracejí v souladu s programovými dohodami a těmito Postupy.

Článek 11.2 Definice nesrovnalostí Nesrovnalostí se rozumí porušení: a)

právního rámce Finančního mechanismu EHP 2009–2014 uvedeného v čl. 1.4;

b) ustanovení právních předpisů Evropské unie; nebo c)

ustanovení národního legislativy přijímajícího státu,

které ovlivňuje nebo ohrožuje některou fázi implementace Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v přijímajícím státě, zejména, ale nejsou omezeny na implementaci nebo rozpočet některého programu, projektu nebo jiných činností financovaných z Finančního mechanismu EHP 2009–2014, například neoprávněnými nebo neúměrnými výdaji nebo snížením nebo ztrátou příjmů v rámci programu nebo projektu.

Článek 11.3 Subjekty zodpovědné za podávání zpráv 1. V Memorandu o porozumění je třeba stanovit a schválit příslušný národní veřejný subjekt, který bude odpovědný za přípravu a předkládání zpráv o nesrovnalostech jménem přijímajícího státu. 2. Určený subjekt podá FMC zprávu o nesrovnalostech, které ovlivňují nebo ohrožují implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014, stejně jako o veškerých opatřeních provedených příslušnými národními orgány k zabránění, odhalení, vyšetření nebo nápravě těchto nesrovnalostí, a to v souladu s těmito postupy a ve formátu poskytnutém FMC (Příloha 5). 3. Zprostředkovatel programu bude podávat určenému subjektu zprávy o veškerých nesrovnalostech, jejich vyšetření a přijatých nápravných opatření. Zprostředkovatel programu bude úzce spolupracovat s určeným subjektem, aby zajistil rychlé, přesné a úplné podávání zpráv o nesrovnalostech FMC.

Článek 11.4 Okamžité podávání zpráv o nesrovnalostech Určený subjekt musí, bez ohledu na příslušnou částku, okamžitě informovat FCM o všech předpokládaných a skutečných případech nesrovnalostí, když některá týká následujícího : a)

zahrnují obvinění z jednání nebo opomenutí, která jsou podle národní legislativy přijímajícího státu trestným činem, jako je korupce, podvod, uplácení nebo zpronevěra;

b) indikují závažný případ špatného řízení, které ovlivňuje využívání finančního příspěvku z Finančního mechanismu EHP 2009–2014; nebo Pracovní překlad

44

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 c)

představují okamžitou hrozbu úspěšného dokončení projektu kvůli vzájemnému k celkovým nákladům projektu, jejich závažnosti nebo z jiných důvodů.

poměru částek

Článek 11.5 Pravidelné podávání zpráv o nesrovnalostech 1. V případě jiných nesrovnalostí než těch, které jsou uvedeny v čl. 11.4, nebo odst.1 v čl.11.7, určený subjekt předloží během dvou měsíců koncem každého čtvrtletí zprávu FMC popisující veškeré předpokládané a skutečné případy nesrovnalostí zjištěné v tomto čtvrtletí, které jsou předmětem prvotního správního nebo soudního řízení. 2. Pokud by během čtvrtletí nedošlo k žádným nesrovnalostem, určený subjekt uvědomí FMC o této skutečnosti ve lhůtě stanovené v odst. 1. 3. Pro účely tohoto článku „prvotního zjištění ve správním nebo soudním řízení znamená první písemné posouzení příslušného správního nebo soudního orgánu, ve kterém se na základě konkrétních skutečností dovozuje, že došlo k nesrovnalosti, aniž je tím dotčena možnost, že takový závěr může být podle průběhu správního nebo soudního řízení následně revidován či stažen.

Článek 11.6 Podávání zpráv o pokroku týkajících se ohlášených nesrovnalostí 1. Společně s každou zprávou o nových nesrovnalostech uvedenou v čl. 11.5 odst. 1 musí podat určený subjekt FMC zprávu o pokroku, kterého bylo dosaženo v šetření a o nápravě nahlášených nesrovnalostí. 2. Pokud nebude možné podat zprávu o pokroku podle tohoto článku, sdělí určený subjekt tuto skutečnost FMC ve lhůtě uvedené v čl. 11.5 odst. 1.

Článek 11.7 Podávání zpráv o nesrovnalostech na vyžádání 1. Pokud to FMC nepožaduje, není třeba podávat zprávy o následujících nesrovnalostech: a)

případy, kde nesrovnalost spočívá výhradně v částečné nebo úplné nerealizaci projektu z důvodu bankrotu předkladatele projektu;

b) případy, na něž předkladatel projektu dobrovolně upozornil zprostředkovatele programu, Národní kontaktní místo nebo certifikační orgán, předtím než to samy zjistily, před či po vyplacení grantu na projekt týkající se této nesrovnalosti; c)

případy, které zprostředkovatel programu, Národní kontaktní místo nebo certifikační orgán zjistily a napravily před vyplacením grantu předkladateli projektu a před zahrnutím dotčeného výdaje do průběžné finanční zprávy nebo závěrečné programové zprávy.

2. Odst.1 neplatí pro nesrovnalosti, které jsou okamžitě hlášeny v souladu s čl. 11.4, nebo nesrovnalosti, ke kterým došlo před úpadkem. 3. Určený subjekt poskytne na žádost FMC, informace o nesrovnalostech uvedených v odst.1 do jednoho měsíce. 4. Určený subjekt povede registr nesrovnalostí, které není potřeba hlásit FMC.

Pracovní překlad

45

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 11.8 Mechanismus pro stížnost 1. Přijímající stát musí zajistit mechanismus pro stížnosti, který bude schopen účinně zpracovávat a řešit stížnosti o případech, u nichž je podezření na nedodržení zásad řádné správy v souvislosti s implementací Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v příslušném přijímajícím státě. 2. Informace o tom, jak předložit stížnost, musí být umístěny na viditelném místě na internetové stránce Národního kontaktního místa uvedeného v čl. 4.3 odst. 4 písm. c). 3. Přijímající stát musí neprodleně informovat FMC o jakýchkoliv stížnostech zahrnující podezřelé nesrovnalosti uvedené v čl.11.4. Stížnosti zahrnující podezření na další nesrovnalosti musí být zaslány na FMC ve zprávách uvedených v čl.11.5. a 11.6. S FMC musí, pokud je to relevantní, být konzultována příslušná odpověď.

Kapitola 12 Pozastavení plateb, finanční opravy a úhrady Článek 12.1 Pozastavení plateb 1. FMC může rozhodnout o pozastavení plateb, pokud se týká jednoho nebo více následujících případů: a)

nebyly splněny platební podmínky v souladu s kap. 8;

b) důvěryhodné informace ukazují na to, že pokrok při implementaci programu není v souladu s dohodou o programu; c)

zprávy uvedené v čl. 5.11 a v kap.11 nebo veškeré další požadované informace nebyly poskytnuty nebo zahrnují neúplné informace;

d) přístup požadovaný podle kap.10 a v dohodě o programu je omezen; e)

finanční řízení programu není v souladu s obecně uznávanými účetními principy;

f)

získá informace o podezřelých a skutečných případech nesrovnalostí nebo takové případy nebyly odpovídajícím způsobem hlášeny, vyšetřeny nebo napraveny;

g) implementace programu je považována za porušení národní nebo legislativy Evropské unie; h) dojde k zásadní změně okolností a uvedené okolnosti jsou podstatným základem pro finanční příspěvek z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 poskytovaný pro program; i)

získá informace o zkreslení skutečností v informacích poskytnutých Národním kontaktním místem, certifikačním orgánem nebo zprostředkovatelem programu nebo jejich jménem, které přímo či nepřímo ovlivňují implementaci dohody o programu;

j)

nebyly vyúčtovány nebo vráceny úroky připsané na bankovní účty uvedené v článku 8.7;

k) bylo zahájeno řízení podle článku 12.4 nebo l)

Národní kontaktní místo, certifikační orgán nebo zprostředkovatel programu nesplnili jinou povinnost stanovenou v dohodě o programu nebo v těchto postupech.

2. FMC může rozhodnout o pozastavení plateb na program, pokud některá z podmínek uvedených v odst. 1 písm. b), d), e), f) nebo g) platí obdobně na některý z projektů v rámci tohoto programu a zprostředkovatel programu nepřijal vhodná a nutná opatření k tomu, aby vyšetřil a ve vhodných případech napravil tyto nedostatky nebo zabránil ztrátě finančních prostředků. Pozastavení plateb z důvodu nedostatků v projektech je přiměřené rozsahu porušení podmínek.

Pracovní překlad

46

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 3. S výjimkou naléhavých případů, Národní kontaktní místo a zprostředkovatel programu mají možnost poskytnout svá stanoviska předtím, než FMC rozhodne o pozastavení plateb. Rozhodnutí pozastavit platby musí být odůvodněné a okamžitě účinné. Národní kontaktní místo a zprostředkovatel programu musí být informováni nejpozději do sedmi pracovních dní ode dne rozhodnutí. 4. Národní kontaktní místo a/nebo zprostředkovatel programu mohou kdykoli předložit dokumenty nebo jiné příslušné doklady a požadovat, aby FMC přezkoumal své rozhodnutí pozastavit platby. 5. Pokud FMC zjistí, že podmínky pro pozastavení plateb již neplatí, rozhodne o pokračování plateb.

Článek 12.2 Finanční opravy 1. Kromě finančních oprav provedených přijímajícím státem nebo zprostředkovatelem programu, FMC může provést finanční opravy na základě kritérií uvedených v čl. 12.3, podle nichž zruší úplně nebo částečně finanční příspěvky z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 na program nebo pro daný přijímající stát. 2. Finanční příspěvky zrušené v souladu s odst.1 nebo s čl.11.1 mohou být, v rámci programu, znovu použity na jiné projekty mimo ty, které byly předmětem opravy. Pokud je provedena finanční oprava pro systémové nesrovnalosti nebo nesrovnalosti spojené s řídicími nebo kontrolními systémy v rámci programu, není možné finanční příspěvek na daný program znovu použít. 3. Finanční příspěvky, které lze podle odst. 2 znovu použít pro program, v němž nastaly nesrovnalosti, budou realokovány zprostředkovatelem programu v souladu s čl. 6.9. 4. Finanční příspěvky, které podle odst. 2 nelze použít na stejný program, budou alokovány v souladu s čl.5.9, odst. 8. 5. Finanční příspěvky nealokované podle odst. 3 a 4 v příslušné lhůtě, musí být vráceny FMC nejpozději do 31. října 2015. Na vrácené částky opožděně bude uplatněn čl. 12.5 odst. 5.

Článek 12.3 Kritéria pro finanční opravy 1. FMC může provést finanční opravy podle čl. 12.2 pokud se týká jednoho nebo více následujících případů: a)

existuje závažný nedostatek v řídicích a kontrolních systémech zřízených přijímajícím státem pro Finanční mechanismus EHP 2009–2014, který ohrožuje finanční příspěvek z Finančního mechanismu EHP 2009– 2014;

b) došlo k závažnému porušení dohody o programu; c)

existuje závažný nedostatek v řídicích a kontrolních systémech programu, který ohrožuje finanční příspěvek z Finančního mechanismu EHP 2009–2014;

d) výdaje uvedené v ověřené průběžné finanční zprávě nebo v závěrečné programové zprávě jsou nesprávné a nebyly opraveny Národním kontaktním místem nebo zprostředkovatelem programu před odesláním oznámení podle čl. 12.4 odst. 1; nebo e)

Národní kontaktní místo a/nebo zprostředkovatel programu nesplnili svou povinnost vyšetřit a/nebo napravit nesrovnalost podle čl.11.1 před odesláním oznámení podle čl. 12.4 odst.1.

2. FMC vychází při svých finančních opravách, z jednotlivých případů zjištěných nesrovnalostí, přičemž přihlíží k systémové povaze nesrovnalostí, aby stanovil, zda použít opravu paušální sazbou nebo extrapolací, nebo zda opravená částka může být založena na aktuální částce zjištěné nesrovnalosti. 3. Při rozhodování o výši opravy musí FMC zohlednit povahu a závažnost nesrovnalostí a rozsah a finanční důsledky zjištěných nedostatků.

Pracovní překlad

47

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014

Článek 12.4 Postup 1. FMC musí před přijetím rozhodnutí uvedeného v čl.12.2, odst.1, informovat Národní kontaktní místo a zprostředkovatele programu o svém záměru přijmout takové rozhodnutí. V oznámení musí uvést důvody rozhodnutí a indikovat příslušné částky. Národní kontaktní místo a zprostředkovatel programu mohou do dvou měsíců od odeslání oznámení poskytnout veškeré relevantní dokumenty k tomuto rozhodnutí. 2. Pokud FMC navrhne finanční opravu na základě extrapolace nebo paušální sazbou, Národní kontaktní místo a zprostředkovatel programu dostanou možnost prokázat přezkoumáním příslušné dokumentace, že skutečný rozsah nesrovnalosti je menší, než bylo posouzeno FMC. Po dohodě s FMC může Národní kontaktní místo omezit rozsah tohoto přezkumu na přiměřenou část nebo vzorek příslušné dokumentace. S výjimkou řádně zdůvodněných případů nepřesáhne doba vymezená pro tento přezkum další dva měsíce od uplynutí dvouměsíční lhůty uvedené v odst.1. 3. FMC zohlední veškeré důkazy předložené Národním kontaktním místem nebo zprostředkovatelem programu ve lhůtách uvedených v odst.1 a 2. Kdykoliv před rozhodnutím o finančních opravách mohou Národní kontaktní místo, zprostředkovatel programu a FMC zahájit dialog s cílem zajistit, aby rozhodnutí bylo založeno na přesných a správných údajích. 4. Národní kontaktní místo a zprostředkovatel programu musí být informováni o rozhodnutí uvedeném v čl. 12.2 odst. 1 nejpozději do sedmi pracovních dní ode dne rozhodnutí. V oznámení musí být uvedeny důvody pro toto rozhodnutí.

Článek 12.5 Úhrady 1. Přijímající stát musí uhradit zpět požadované částky FMC do tří měsíců od rozhodnutí uvedeného v čl. 12.2. 2. FMC se vzdává nároků na vrácení finančních prostředků od přijímajícího státu, které byly předmětem nesrovnalostí v projektu, pokud Národní kontaktní místo prokáže, že ztráta a okolnosti s ní spojené nevznikly z důvodu nedbalého plnění nebo neplnění povinností subjektů uvedených v odst.1 a 2, čl.4.2 a povinností zprostředkovatele programu a Národní kontaktní místo a zprostředkovatel programu přijal veškerá přiměřená opatření ke zpětnému získání těchto prostředků. 3. Úhrady od přijímajícího státu na FMC nejsou závislé na úhradách od zprostředkovatele programu nebo předkladatele projektu. 4. Pokud je zprostředkovatel programu soukromý subjekt a Národní kontaktní místo prokáže, že přijalo a přijímá příslušná opatření ke zpětnému získání finančních prostředků od zprostředkovatele programu, může FMC rozhodnout, že přijímajícímu státu poskytne až jeden rok, aby vrátil požadované prostředky. V takovém případě může FMC rovněž rozhodnout, že přispěje až 50 % přiměřených právních poplatků souvisejících se zpětným získáním finančních prostředků od zprostředkovatele programu. Pro účely tohoto odstavce se zprostředkovatel programu považuje za soukromý subjekt, pokud na zasedáních řídicího výboru tohoto subjektu patří menšina hlasů veřejným subjektům, jako jsou veřejné orgány, veřejné agentury nebo společnosti těmito orgány nebo agenturami plně vlastněné. 5. Každým prodlením při navracení částky vzniká nárok na úrok z prodlení ode dne splatnosti až do dne uskutečnění platby. Sazba tohoto úroku z prodlení musí být o jeden a půl procentního bodu vyšší než sazba používaná Evropskou centrální bankou při jejích hlavních refinančních operacích první pracovní den měsíce, do kterého spadá den splatnosti.

Článek 12.6 Celkové pozastavení plateb přijímajícímu státu 1. S cílem dosáhnout řešení může FMC, po konzultacích s Národním kontaktním místem, pozastavit veškeré platby přijímajícímu státu, pokud: Pracovní překlad

48

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 a)

informace nebo dokumenty, které FMC obdržel nebo mu byly předloženy, indikují přítomnost systémových nebo rozsáhlých nedostatků v řízení finančního příspěvku z Finančního mechanismu EHP 2009–2014 v přijímajícím státě; nebo

b) přijímající stát nesplnil požadavek na navrácení některého druhu pomoci financované z Finančního mechanismu EHP/Norska 1999–2003, Finančního mechanismu EHP/Norska 2004–2009 nebo Finančního mechanismu EHP/Norska 2009–2014. 2. Postupy uvedené v odst.1, 3 a 4 v čl. 12.4 se použijí obdobně na pozastavení plateb podle tohoto článku.

Kapitola 13 Závěrečná ustanovení Článek 13.1 Jazyk 1. Veškerá komunikace mezi FMC a přijímajícím státem bude v angličtině. 2. Originály dokumentů (v jazyku jiném než angličtina) poslané na FMC musí být doloženy překladem do angličtiny. Přijímající stát bere plnou zodpovědnost za správnost překladu.

Článek 13.2 Zodpovědnost  1. Zodpovědnost donorských států týkající se Finančního mechanismu EHP 2009–2014 je omezena na poskytování finančních příspěvků v souladu s příslušnými dohodami o programu. 2. Donorské státy, FMC, Evropské sdružení volného obchodu, včetně FMO nepřebírají žádnou odpovědnost za přijímající státy, zprostředkovatele programů, předkladatele projektů, další příjemce grantů nebo jiné třetí strany.

Článek 13.3 Rozhodné právo a jurisdikce 1. Spolupráce mezi Finančním mechanismem EHP 2009–2014 a přijímajícími státy stejně jako interpretace dohody o programu se řídí právními předpisy Norského království a těmito Postupy. 2. FMC a Národní kontaktní místo se vzdávají svého práva předložit jakýkoli spor související s dohodou o programu kterémukoli národnímu nebo mezinárodnímu soudu a souhlasí s tím, že takový spor vyřeší smírnou cestou. 3. Pokud Národní kontaktní místo nesplní žádost FMC o úhradu nebo v souvislosti s žádostí o úhradu dojde ke sporu, který nelze vyřešit v souladu s odst. 2, mohou strany spor přeložit Oslo Tingrett (okresnímu soudu Oslo). 4. FMC může požadovat výkon rozsudku nebo soudního příkazu v souladu s odst.3 u kteréhokoliv soudu nebo příslušného orgánu na území přijímajícího státu nebo jiné země, kde má přijímající stát aktiva. 5. Přijímající stát udělí svému Národnímu kontaktnímu místu pravomoc přijímat doručené zásilky jeho jménem.

Článek 13.4 Dodatky  1. Tyto Postupy lze změnit na základě rozhodnutí FMC, pod podmínkou potvrzení Stálým výborem států ESVO. Pracovní překlad

49

Postupy pro implementaci Finančního mechanismu EHP 2009–2014 2. Přílohy k těmto Postupům mohou být doplněny rozhodnutím FMC. 3. V případě potřeby může FMC přijmout, po následné konzultaci s přijímajícími státy, dodatečné pokyny. 4. Všechny podstatné dodatky k dokumentům uvedeným v odst.1.-3, musí být předmětem předchozí konzultace s přijímajícími státy. FMC musí co nejdříve informovat Národní kontaktní místa o všech změnách provedených v těchto dokumentech.

Článek 13.4 Vstup v platnost  Tyto Postupy vstupují v platnost následující den po jejich přijetí Stálým výborem států ESVO.

Pracovní překlad

50