Úvod a systémové pojmy Zora Říhová 1.Přednáška - LS 2012

PROCESNÍ ŘÍZENÍ A ZAVÁDĚNÍ IS – UAI 718

 Úvod a systémové pojmy

Zora Říhová     1.Přednáška -  LS 2012

CÍL KURZU 4SA311 

Využití systémových poznatků v  řízení hospodářské organizaci 



 

Pochopit podstatu fungování organizace a úlohu  informačního zabezpečení  Pochopit působení systémů:        produkční, informační a řídící  Přemýšlet o souvislostech

LITERATURA Hammer,M. – Champy,J.: Reengineering –  radikální proměna firmy, Management Press,  Praha 2000  Řepa , V.: Podnikové procesy – Procesní řízení a  modelování  přednášky 

OBSAH KURZU – ZÁKLADNÍ TÉMATA  PŘEDNÁŠEK 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Základní pojmy teorie systémů a jejich aplikace do  hospodářské organizace Hospodářská organizace Produkční, řídící a informační systémy (procesy,  organizace a organizování, řízení, řízení změny,  informační potřeba, datové objekty) Procesní modelování – funkční a procesní řízení Metodiky procesního modelování Zlepšování procesů Standardizace, normy (vnitřní a vnější legislativa), ISO  normy, zákony pro IT Zavádění IS Řízení kvality

CVIČENÍ EPC diagramy (visio)  Zpracování  procesního modelu  ­ zadaný příklad  Zpracování procesní oblasti pro JUCB 

HOSPODÁŘSKÁ ORGANIZACE  (FIRMA)­ POJETÍ Termín organizace – z řeckého slova organon,  latinsky organisatio  (celek složený z orgánů)  Celek, který realizuje určitou činnost, má cíl,  funguje jako systém  Hospodářské organizace vznikají v důsledku  dělby práce v různých oblastech lidské činnosti  ­ jako odezva na potřeby, požadavky,  problémy a  příležitosti okolí 

PODSTATA HOSPODÁŘSKÉ  ORGANIZACE  

Výroba (produktu, služby,….), k tomu  potřebujeme pohyb hmoty, lidí, peněz, informací:  prostředky fixní (technologie, budovy, pozemky, 

servery,…..)   prostředky variabilní (suroviny)  lidi  (sdružují se do týmů, oddělení,….)

PŘÍKLAD ZÁKLADNÍ PROCES VE FIRMĚ 

(ZENTIVA A.S.) Dodavatelé

Sklady:

     

Vstup. materiál

Výroba

Sklady: hotové výrobky

Distribuční centra Distributoři

Lékárny

Lékárny

Potřeby trhu

Zajištění: materiální, personální, finanční, technologické

ROZPOZNATELNÉ SYSTÉMY V  HOSPODÁŘSKÉ ORGANIZACI ­  PŘÍKLADY Různá hlediska pro definování systémů v  hospodářské organizaci:  řídící, výrobní/produkční, informační  personální, finanční, obchodní, logistické, …..

SLEDOVÁNÍ HOSPODÁŘSKÉ  ORGANIZACE  – INTEGRACE POHLEDŮ 

Funkčně /procesně (co – událost, činnost nebo jejich  posloupnost, např. došla objednávka, zpracování objednávky,   obchodní aktivity, )



Organizačně (kdo, např. odd. marketingu, odd. logistiky,  recepční,…)



Datově/informačně (datový objekt, …              např.  písemnost, smlouva, kapacity, údaje o klientovi, databáze/moduly   IS, plán výroby,…)

Cíl ­  vyrovnání požadavků a kapacit

FUNKČNÍ   X  PROCESNÍ   PŘÍSTUP

NOVÉ TRENDY VEDOU KE ZMĚNĚ  PROCESŮ  Zavádí se nové produkty, nové IS/aplikace,  workflow,DMS, legislativa, …..  A tím se mění  

 Procesy,   role zaměstnanců,   organizační struktura,   Řízení procesů  Měření procesů  Informační potřeba  Dokumentace  Školení a jeho obsah, znalosti  Řešení procesů přes IS

PROCES – RŮZNÉ DEFINICE Proces – Účelně naplánovaná a realizovaná  posloupnost činností, ve kterých za pomoci  odpovídajících zdrojů probíhá transformace  vstupů na výstupy.  Diskrétní systém, který je inicializován (spuštěn)  definovanou událostí. Následné události poté  spouštějí činnosti (funkce, procedury) tak, aby se  systém pohyboval k cílovému stavu.  Soubor činností, který vyžaduje jeden nebo více  vstupů a tvoří výstup, který má nějakou hodnotu  Je iniciován událostí, výstupem je událost  signalizující dosažení jednoho z koncových stavů  procesu, cílem procesu je vytvořená hodnota. 

DALŠÍ DEFINICE PROCESU 

Podle ČSN ISO 9001:2001: proces je soubor  vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících  činností, které přeměňují vstupy na výstupy



Charakteristiky procesu:  Je opakovatelný  Má svého zákazníka (externího, interního)  Má svůj výstup  Má jasné hranice (začátek, konec, návaznost na jiné 

procesy)  Je měřitelný ­ metriky

PROCES X PROJEKT Proces je opakovatelný  Projekt je jedinečný 

OBECNĚ ­ DOPADY NA VÝKONNOST funkčně Řešení jednotlivých úkolů a  izolovaných činností

Suboptimalizace v rámci procesu

Nedostatečná spolupráce mezi  organizačními jednotkami

Není odpovědnost za proces

Mnoho řídících úrovní

Složité rozhodování

Úzká specializace, přesně  vymezené popisy práce

Obtížné vyvažování výkonnosti,  nedostatek universálních lidí

SYSTÉMOVÉ POJMY Systém (druhy)/subsystém  Okolí  Prvky, vazby,synergie  Zpětná vazba  Chování   Struktura  Rovnováha 

SYSTÉM  Systém je souhrn 

propojených prvků,  sdružených do  smysluplného celku –  systém má cíl  Systém se obvykle skládá  z prvků, které jsou  propojeny za účelem  umožnění toku informací,  materiálu nebo energie.

DRUHY SYSTÉMŮ  Tvrdé systémy 

Tvrdé systémy jsou  spojovány s jedním  specifickým  (strukturovaným)  problémem (většinou  technické systémy)

Měkké systémy 

V měkkých systémech  vystupuje celá řada faktorů a  jsou obecnější (člověk je  aktivním prvkem systému,  individualita člověka působí  problém, protože každý má  jiné znalosti a jinak uvažuje)

    Tvrdé systémy  

Jsou navrhovány  člověkem, ale dalšího  fungování se člověk  neúčastní (jen při  opravě/kontrole  systému)

Měkké systémy 

Sociálně ekonomické  systémy člověk  navrhuje i je jeho  aktivním prvkem

OKOLÍ SYSTÉMU (PODSTATNÉ) 

Účelově definovaná množina prvků, které  nejsou prvky daného systému, ale mají k němu  významné vazby. 

PRVKY A VAZBY  Prvky a vazby uvnitř systému  tvoří samotný systém

 Vstupní prvky  vazby s okolím jejichž prostřednictvím působí okolí na 

systém  Výstupní prvky  vazby s okolím jejichž prostřednictvím působí systém 

na okolí  Hraniční prvky  prvky s vazbou na okolí systému

Bez synergie

SYNERGIE

Synergie znamená spolupráci,  společné působení při němž vzniká  nová kvalita systému  Označuje situace, kdy výsledný celek  je větší než součet složek, kdy 1+1=3 

ZPĚTNÁ VAZBA 

Zpětná vazba je termín pro situaci, kdy výstup  systému ovlivňuje zpětně jeho vstup

CHOVÁNÍ, STRUKTURA Chování je způsob reakce systému na  podněty, jak systém reaguje na určité situace  Struktura označuje složení a uspořádání  systému 

ROVNOVÁHA Kapacity – požadavky  Rovnováha prvků x rovnováha celku  Změny rovnováhy  

SYSTÉMOVÁ TEORIE A MOŽNOSTI VYUŽITÍ  SYSTÉMOVÝCH POZNATKŮ/METODOLOGIE  V ORGANIZACI A ŘÍZENÍ

Pomáhá k chápání (a specifikaci) účelu organizace, k  identifikaci, analýze, uspořádání, restrukturalizaci,  rovnováze, … Aplikace systémových pojmů v hospodářské organizaci: 1. Systém (technický/tvrdý, sociáně­ekonomický /měkký)      ………………………………………..hospodářská organizace 2. Okolí  systému (podstatné, nepodstatné) ……......okolí  organizace(dodavatelé, zákazníci, legislativa,…) 3. cíl systému…………………….………….vize, mise, poslání 4. Subsystém, prvek, druhy prvků,rozlišovací úroveň,  ……………………funkční/procesní rozdělení  organizace 5. Vazba, druhy vazeb, zpětná vazba, rozlišovací  úroveň,procesy……………….……….procesy, komunikace,  informační a materiální vazby 6. Rovnováha , dynamická rovnováha   /nerovnováha,  rovnováha celku x rovnováha  prvku…………………..  vyrovnání kapacit a požadavků, dosažení cíle 7. Synergie ………………………………  Spolupráce prvků ,  spolupůsobení v celku

SYSTÉMOVÁ TEORIE A MOŽNOSTI VYUŽITÍ  SYSTÉMOVÝCH POZNATKŮ/METODOLOGIE  V ORGANIZACI A ŘÍZENÍ

8. 9. 10.

11.

Struktura, chování, …… organizační  uspořádání, organizační struktura, chování Řízení, komunikace ……řízení, komunikace  (řídící, produkční a informační systém) Analýza systému ……………………… analýza  organizace (po funkčních celcích,produktová,   procesní, datová,…..) Informace, data…………..informace,  informační potřeba,data, informační obsah dat,  zpracování dat

Systémové myšlení vytváří rámec – jednota  vnitřních a vnějších souvislostí

SYNERGIE Z řeckého  slova syn­ergazomai, spolu­pracovat  Pozitivní synergie – kladný efekt spolupráce  Negativní synergie ­ špatná spolupráce může  přinést horší výsledky než spolupráce žádná  Neutrální synergie – nijak se neprojeví efekt  spoluráce 

výsledek spolupráce podsystémů může být rozdílný  od součtu výsledků, kterých jsou podsystémy  schopny dosáhnout samostatně

SYNERGIE ­ PŘÍKLADY

Týmová práce  Pořizování počítačových licencí mateřskou  společností  Implementace IS  Výsledná chuť jídla  Vytahování řepy  Davová psychoza na demonstraci, na hokeji,…  Proces života – synergie orgánů 

FIRMA A JEJÍ STRUKTURA – RŮZNÉ  POHLEDY NA FUNGOVÁNÍ Organizační pohled:  Výroba  Nákup  Marketing  Logistika  Personalistika  Finance  Právní Procesní pohled:  systém produkční, systém řídící, systém informační 

DEFINICE PROCESU  

 

 

Definice 1. M. Hamer a J. Champy definují proces jako „Soubor  činností, který vyžaduje jeden nebo více druhů vstupů  a tvoří výstup, který má pro zákazníka hodnotu“.  Definice 2. M.Robron a P. Ullah definují proces takto: „Proces je  tok práce postupující od jednoho člověka k druhému a  v případě větších procesů i z jednoho oddělení do  druhého, přičemž procesy lze definovat na celé řadě  úrovní. Vždy však mají jasně vymezený začátek, určitý  počet kroků a jasně vymezený konec“. Definice 3. V. Řepa definuje proces jako „souhrn činností,  transformujících souhrn vstupů do souhrnu výstupů  (zboží nebo služeb) pro jiné lidi nebo procesy,  používajíce k tomu lidi a nástroje“ .

MODELOVÁNÍ PROCESŮ  Model procesu je 

abstraktní reprezentace 

procesu skládající se z různých aktivit, které  jsou uspořádány do logického sledu a poskytuje  tak snadnější pochopení procesu jako celku.   K popisu se tedy zpravidla využívají 

grafické 

symboly s jasně definovaným významem.   Význam a zakreslení symbolů se s 

jednotlivými 

metodikami liší, ale logika je v podstatě stejná  a používají společnou základnu.

PRODUKČNÍ SYSTÉM ­ PROCESY

 Na základě identifikování jednotlivých procesů ve  firmě je sestavena procesní mapa (model),  která je východiskem například pro optimalizaci  fungování podniku nebo pro vytvoření modelu  informačního systému  ­ modelování procesů

PROCESNÍ MAPA Vyjadřuje   jaké procesy jsou ve firmě   jak jsou procesy členěny   kdo za procesy odpovídá   které procesy jsou vzájemně propojeny   jaké odborné oblasti firma pokrývá

37

analysis Exekuce, konkurzy (EXK)

Exekuce, konkurzy (EXK)

Příjem a zpracov ání v stupních informací o EXK případu

Šetření a rozhodov ání o EXK případu

Aprobace

Komunikace s okolím o v ýsledku EXK případu

Podpůrné činnnosti

HLAVNÍ PROCESY ODBORU   FINANCÍ A MAJETKU MĚSTSKÉHO  ÚŘADU ROZ UCE MAJ

Řízení rozpočtu Vedení účetnictví Správa majetku

ROZ

Řízení rozpočtu

ROZ.01 ROZ.02 ROZ.03 ROZ.04 ROZ.05 ROZ.06

Příprava rozpočtu Výdaje a kontrola čerpání výdajů Příjmy a kontrola plnění příjmů Řízení změn rozpočtu Závěrečný účet Správa kmenových dat rozpočtu

PROCES: ROZPOČET ID

Název

ROZ ROZ.01 ROZ.01.01 ROZ.01.01.01 ROZ.01.01.02 ROZ.01.02 ROZ.01.02.01 ROZ.01.02.02 ROZ.01.02.03 ROZ.01.02.04 ROZ.01.02.05 ROZ.02 ROZ.02.01 ROZ.03. ROZ.03.01 ROZ.03.02 ROZ.04 ROZ.04.01 ROZ.04.02 ROZ.05 ROZ.05.01 ROZ.06 ROZ.06.01

Řízení rozpočtu Příprava rozpočtu Zpracování návrhu rozpočtu 0.čtení Vytvoření návrhu Zpracování verzí rozpočtu a projednání I. čtení II.čtení Rozpočtové provizorium III.čtení Schválení v ZM a RM Výdaje a kontrola čerpání výdajů Výdaje rozpočtu Příjmy a kontrola plnění příjmů Kontrola plnění příjmů Poplatky a pokuty Řízení změn rozpočtu Rozpočtová změna přes ORP Přímé podání rozpočtové změny do ZM (přes FV) nebo RM Závěrečný účet Závěrečný účet Správa kmenových dat rozpočtu Správa kmenových dat rozpočtu

PROCESY ­ KATEGORIZACE Klíčové (hlavní), podpůrné, řídící  Konkurenční, transformační, kvalifikační,  podpůrné  Typové, specifické, průřezové    

KLÍČOVÉ PROCESY Reagují na potřeby zákazníků (přidávají hodnotu  pro zákazníka)  Zajišťují výsledek ­ Jsou kritické z hlediska  dosažení úspěchu 

Příklad: lázně Třeboň      

Balneo provoz Ubytování Stravování Marketing Nákup Správa majetku

SCM  Bod rozpojení

1 – 3 měsíce

Dodavatelé

Sklady: Vstup. materiál

30 dní

Produkce

Plánování

1 – 2 týdny

Sklady: hotové

Distribuční

výrobky

centra

Řízení distribučních center

APO – Sales Forecast

12 – 24 hodin

Distributor

Lékárna

ZEOS – Internet

PODPŮRNÉ Podpora klíčových procesů  Nepřidávají přímo  hodnotu (schvalování, skladování,  

personalistika, ..)  Např.: 

Personalistika



Účetnictví



IT



Právní aspekty

UAI718    ­ II.

Modelování procesů  Informační potřeba

MODELOVÁNÍ PROCESŮ Mapa procesů  Grafické znázornění procesů  Tabulkový popis procesů 

MODELOVÁNÍ Mezi základní prvky modelu podnikového  procesu patří:  Proces  Činnost  Podnět  Vazba – návaznost (FF,FS,SF,SS….)  Společnosti poté volí metodiku, která je pro její  podnikání nejbližší.   Používané metodiky:  BPMN (Business Process Modeling Notation),  EPC, UML, BPEL, IDEF ……. 

DŮVODY PRO MODELOVÁNÍ  PROCESŮ Společnosti se snaží o trvalé zlepšování procesů  Zjednodušení procesů   Automatizace procesů  Certifikace dle ISO 9000, ISO 9001:2000, ISO  2000­1  Zavádění nových podnikových IS/IT 

BPMN – BPD  Grafické elementy:  Flow objects (objekty toků)­ událost (Event),  činnost (Activity), brána (Gateway)pro  rozhodování  Connecting objekts (spojovací objekty)  Swimlanes (plavecké dráhy)  Artifacts (artefakty) 

Procesy sledujeme podle účastníků procesu

Waiter

Client too long time for waiting

ORD Example

Is waiting for a guest comes into the restaurant

watches area

Is waiting for the menu food description

goes out

food description

receives food descrition

asks the guest

selects food

Kitchen

menu

Is waiting for his food

is waiting for the food

gives food

receives food food

has food

accetps demand for payment

wants to pay

pays

money

gives food food

waits for the guest

eats food

waits for payment

Is preparing

knows the guest wants to pay cashes

Waiter

Client too long time for waiting

ORD Example

Is waiting for a guest comes into the restaurant

watches area

Is waiting for the menu food description

goes out

food description

receives food descrition

asks the guest

selects food

Kitchen

menu

Is waiting for his food

is waiting for the food

gives food

receives food food

has food

food

accetps demand for payment

wants to pay

pays

gives food

waits for the guest

eats food

waits for payment

Is preparing

money

knows the guest wants to pay cashes

roles of participants makes a process

EPC DIAGRAMY  Diagram procesního řetězce řízeného 

událostmi (EPC)             Event­driven Process Chain znázorňují strukturu toku řízení procesu jako  řetězec událostí a funkcí  Pomocí EPC diagramu lze přehledně definovat,  pomocí jakých aktivit/činností  bude proces  realizován, v jakém sledu a jak budou jednotlivé  aktivity koordinovány (kdo udělá a s jakými  dokumenty)

ZOBRAZENÍ: EPC DIAGRAMY JMÉNO

SYMBOL

POPIS

PŘÍKLAD

Událost Událost

Funkce

Organizační jednotka

Datový objekt

Vazba na proces

V

V

V

XOR

Faktura je bez chyb nebo s chybou

ZNÁZORNĚNÍ PROCESŮ Událost  Funkce, činnost  Data  Organizace 

Čas  Náklady 

PŘÍKLAD PROCES STRAVOVÁNÍ : SUBPROCES VÝROBA  JÍDEL

  

MARKETING – PROCES (HOTEL)    

PŘÍKLAD

PŘÍKLAD  

Zpětná vazba

PŘÍKLAD 

PŘÍKLAD ­ MARKETING

PŘÍKLAD

PŘÍKLAD MAPY PROCESŮ –  LOGISTIKA VE VÝROBNÍM PODNIKU  LINAPLAST:

  

   

ČEHO SI U PROCESŮ VŠÍMAT Informační zajištění  Personální zajištění  Náklady procesu  Výnosy procesu 

Paralelní činnosti  Časové rezervy  Závislosti činností (zpoždění, nevyužití rezerv)  Metriky („podle čeho se měří, tak se chovám“)  Optimum lokální x optimum celku  Neustálé zlepšování procesů – optimalizace  

PROCESY ­ OPTIMALIZACE

OPTIMALIZACE PROCESŮ Definice procesního reengineeringu  "... Zásadní přehodnocení a radikální redesign  podnikových procesů pro dosažení dramatického  zlepšení v kritickém současných opatření v oblasti  účinnosti, jako jsou náklady, kvalita, servis, a  rychlost."  Hammer and Champy (1993)  "Zahrnuje objevování nových pracovních strategií,  samotnou činnost navrhování procesu, a provádění  změn ve všech jeho komplexních technologických,  lidských a organizačních rozměrech.“  Thomas H. Davenport 

PROCESY EXK Příklad optimalizace procesu  Exekuce a konkurzy ČSSZ

25

EXK ­ OKOLÍ

EXK –PŮVODNÍ ZPRACOVÁNÍ

Nové návrhy zpracování analysis Exekuce, konkurzy (EXK)

Exekuce, konkurzy (EXK)

Příjem a zpracov ání v stupních informací o EXK případu

Šetření a rozhodov ání o EXK případu

Aprobace

Komunikace s okolím o v ýsledku EXK případu

Podpůrné činnnosti

  

NOVÝ PROCESNÍ MODEL EXK

SLEDOVÁNÍ PROCESŮ – INTEGRACE  POHLEDŮ 

Funkčně  (co – událost, činnost, např. dosla objednávka,  zpracování objednávky, )

Organizačně (kdo, např. odd. marketingu, recepční,…)  Datově (datový objekt, informační zdroj, písemnost,…               

např. smlouva, kapacity, údaje o klientovi, databáze/moduly  IS)

INFORMAČNÍ ZABEZPEČENÍ  PROCESŮ 

    

SYSTÉMY V (HOSP.) ORGANIZACI Produkční (PS): Pohyb hmoty, peněz a lidí –  vznikají informace  (plánuji i realizuji)  Informační (IS)– tedy nad PS (o minulosti či  budoucnosti – kolik čeho potřebuji, komu a za  kolik prodám)   Řídící (ŘS) ­ rozhodování nad informacemi 

Procesy můžeme sledovat v každém z uvedených  systému

INFORMAČNÍ SYSTÉM NA PODPORU  PRODUKČNÍHO SYSTÉMU  

Funkcí IS je:   podpořit komunikaci mezi lidmi a  produkovat datové objekty, které jsou informačními 

vazbami mezi lidmi tak, aby bylo zabezpečeno jejich chování v souladu s cíli  podniku

Interakce člověka s člověkem  Interakce s datovými objekty  

V ŘS  ­ ROZHODOVÁNÍ NAD  INFORMACEMI   v každém stupni řízení musíme odpovědět :  (proč),   co (dělat),   jak (dělat),   kdo,  kdy, kde (dělat) – záleží na úrovni  řízení,  za kolik (dělat) – nejen o penězích, ale i  jiné jednotky např. čas, hmotné jednotky  

PŘÍKLAD KUCHAŘ  co (vařit),   jak (vařit),   kdo,  kdy, kde (vařit) – záleží na úrovni 

řízení,  za kolik (dělat) – peníze,  čas, energetická  spotřeba,…. 

INFORMACE  TECHNOLOGICKÁ ,DYNAMICKÁ ,  HODNOTOVÁ   technologická informace  (co, jak bude,  kdo a kde udělat­ postupy, normy, metodiky,  výkresy, recepty,…) – pohyb  hmoty a lidí  dynamická informace (kdy udělat /za jak  dlouho udělat– doba trvání, čas, smlouvy,  lhůty, časové normy… ) ­ jak se budou  komponenty PS pohybovat v čase  hodnotová informace (za kolik – 

ekonomická informace ­   rozpočty, ukazatele  spotřeby práce, kalkulace,..),  spotřeba   kapacit v hmotných a peněžních  jednotkách

DATA A INFORMACE koncept znalosti, dat a informací  znalost – porozumění  určité situaci (realitě).  Proces učení – získávání znalostí.  V procesu  učení  dochází ke konfrontaci s mnoha podněty,  které jsou   shledávány významné nebo  bezvýznamné (nevyvolají přírůstek znalosti)  data  (reprezentace charakteristik lidí objektů, 

událostí, pojmů) – objektivní, pasivní, data  mají informační obsah

 Informace – vytvoření základny pro akci, 

účelem je zvýšit úroveň znalosti,  je  výsledkem modelování, formátování,  organizování, konvertování dat ­ subjektivní,  aktivní, omezená životnost

DATA A INFORMACE  Informace  je vyprodukována z dat ­  mnohde 

již identifikováno a formalizováno pro koho a kdy   – tím se redukuje objem neužitečných dat  předložených jednotlivci

 Informace  je jako materiální zdroj – 

vyprodukuje se, uchovává, distribuuje ­ je  dočasná ( po spotřebování „podléhá zkáze“ ­ pro  příjemce) např. podpis smlouvy, objednávka  zboží, klient v lázních

TYPY INFORMACE Formální (tvrdá), neformální (měkká)  Kvantitativní, kvalitativní, pragmatická  Technologická (normy, metodiky,..) hodnotová  (ekonomická –  rozpočty, kalkulace,zákony,..),  dynamická (čas, smlouvy, lhůty, časové  normy… )  Z hlediska funkčnosti(plánovací, finanční,..  Strukturní, signální, genetickou… 

HODNOTA INFORMACE 

Hodnota informace pro příjemce  musí být:  větší než náklady na získání (sběr, koupě,  knihy, časopisy,….) nebo   úspory nákladů,že danou I má pracovník k dispozici.    (př. USA: Min.obrany a energie studie, kde pracovníci strávili průměrně  233hodin čtením – nedá se změřit přínos, ale tam kde ano bylo  40:1návratnost¨). 



Náklady  na vyprodukování informace 



    vývojové – definice IP, návrh a vybudování informačních zdrojů,     počáteční – zaškolení, technika, převody dat;       operační ­  fixní+proměnné (náklady na provoz, údržbu, platy ,… )



Úplnost informace – z velkého objemu dat je jen malá část 

 

  

aplikovatelná pro určité rozhodnutí.      Rozhodovatel nemá většinou všechna všechna potřebná data,  která zaručí     správnost akce.      Rozhodnutí je často přijato na základě                        nedokonalého rozboru+ zkušenosti+názory,intuice.

ATRIBUTY INFORMACE Přístupnost (snadnost a rychlost získání)  Obsáhlost (úplnost)  Přesnost (minimum chyb, chyby výpočtu,  přepisu)  Přiměřenost (podle požadavku živitele,  relevance , zamezení nadbytečnosti  Časovost (délka cyklu – vstup, zpracování,  předložení uživateli)  Jasnost  ve vztahu k víceznačnosti a nejasnosti¨  Flexibilita – použitelnost pro více uživatelů 

INFORMAČNÍ POTŘEBA (IP) Jak zabezpečit ­ proč, co, jak,  kdy, kde, kdo  a za  kolik   Informační potřeba je objektivně daná potřeba  informací   Informační požadavek je subjektivní potřeba  informací  Vědomí informační potřeby  Ovlivnění IP – faktory vnější a vnitřní  Informační potřeba pracovního místa,  Informační potřeba člověka na daném  pracovním místě

INFORMAČNÍ POTŘEBA 

Individuální rozdíly mezi uživateli – vzdělání,  zkušenosti, mentální vyspělost,…



Redundance v IP  objektivní (pro TM)  subjektivní (pro rozhodovací subjekt (RS) ­ závisí na 

znalostech, zkuš., kvalifikaci – u každého jinak)

TM se liší kvalifikačními předpoklady  Rozhodovací subjekt  se liší kvalifikací 

OBJEKTIVNÍ INFORMAČNÍ  POTŘEBA 

Objektivní informační potřeba je v podstatě  vše, co transformační místo z objektivního  věcného hlediska potřebuje ke svému fungování a  nepodléhá subjektivním vlivům či požadavkům  jednotlivců, kteří v danou chvíli zastávají post  daného transformačního místa. 

OBJEKTIVNÍ INFORMAČNÍ  POTŘEBA ŠÉFKUCHAŘE Pro šéfkuchaře to bude tedy především následující: Druh jídla, který má uvařit.  Množství požadovaných výstupů (jídel).  Časové určení, do kdy to má mít hotové.  Jaké k tomu má zdroje (vstupní suroviny na  skladě, jednotliví kuchaři, vytíženost kuchyně a  zařízení v ní).  Postup jak pokrmy uvařit. (Ne každý kuchař zná  receptury nazpaměť.)  Způsob přípravy pokrmu na talíř (u některých  specialit, kde to je důležité). 

SUBJEKTIVNÍ INFORMAČNÍ  POTŘEBA Subjektivní informační potřeba naopak  vychází spíše ze subjektivních názorů, zkušeností  a pocitů jednotlivce, tedy „co si myslí, že by  potřeboval, aby mohl fungovat“.   Pro šéfkuchaře to mohou být např. :  Dodatečné informace o zákaznících (mají rádi  více slané, nemohou lepek, stačila by jim menší  porce ­ děti, apod.).  Dodatečné informace o vybavení kuchyně (např.,  který přístroj vaří rychleji než by měl a má  tendenci připálit jídlo).   Dodatečné informace o kuchařích a pomocnících  (zda svěřit důležitou část někomu  nezodpovědnému, nebo práci náročnou na  trpělivost někomu netrpělivému, který kuchař  má nejlepší cit pro dochucení daného jídla atd.). 

DATOVÉ OBJEKTY (DO) ­ FORMÁLNÍ INFORMAČNÍ ZDROJE Datovým objektem rozumíme člověkem  účelově vytvořený objekt reality, který je  schopen uschovávat, skladovat a  zaznamenávat informace.   Funkcí tohoto DO je tedy být zdrojem  informací  a umožnit k nim přístup.  S DO pracují jednotlivé procesy (TM), které  získávají, ukládají nebo mění uložená data.  Každý datový objekt má definována práva čtení a  zápisu, dle povahy činností procesu. Tím je  zajištěna základní bezpečnost uložených dat a  také ochrana před neoprávněnou změnou. 



Příklady DO: Klient,smlouva, pokoj, kapacity,… směrnice, organizační řád,… zákony,…

DATOVÝ OBJEKT Každý datový objekt má vnitřní strukturu,  definovanou podle toho, komu bude jeho  potenciální informační obsah určen. S datovými  objekty pracují jednotlivé procesy a různí lidé,  kteří informace získávají, ukládají nebo mění  informace již uložené.   Příklad datového objektu ­ výrobek, který může  mít následující strukturu: identifikační číslo,  název, složení dílů, datum výroby, datum prodeje.   Soubor datových objektů tvoří datovou základnu,  kterou sdílejí vnitřní útvary podniku. Do  některých datových základen je, dle potřeby,  umožněn přístup i externím organizacím. 

DO ŠÉFKUCHAŘE Kuchyň  Sklad  Receptury  Nabídka jídel  Interní směrnice 

PŘÍKLAD DO: RECEPTURY Postupy přípravy jednotlivých jídel  Suroviny potřebné k přípravě jídel  Doby trvání přípravy jídel  Možnosti náhrady surovin  Typ diety 

DALŠÍ TM (TRANSFORMAČNÍ  MÍSTA), KTERÁ VYUŽÍVAJÍ  UVEDENÉ DO Kuchyň

Kuchař – Využívá zařízení pro svou činnost (vaří)  Uklízečka – Udržuje zařízení v čistotě  Číšník – Využívá zařízení pro svou činnost (Nosí jídla)  

Receptury  Vedoucí – Schvaluje a kontroluje složení a tvorbu  Kuchař – Využívá zařízení pro svou činnost (Vaří 

podle něj)

D0 STUDENT

Datový objekt Student Popis Jméno Rodné číslo (ID) Pohlaví Adresa Národnost Preferovaný jazyk Telefon Program Začátek studia Přerušení Ukončení Stav Rozvrh Závěrečná práce

Student je klíčový datový objekt, u kterého je třeba shromáždit co nejvíce relevantních údajů, které umožní sledovat stav a průběh studia PŘÍJMENÍ, JMÉNO xxxxxx/xxxx M/Ž Ulice/ČP/město/PSČ Česká/Rakouská/Německá… Čj/Nj/Ruj… xxx xxx xxx Název studijního programu (odkaz na DO Program) HH-MM-DD-MM-RRRR HH-MM-DD-MM-RRRR HH-MM-DD-MM-RRRR Studuje, přerušil, ukončil, recykluje Odkaz na DO rozvrh Zadána, nezadána, obhájena

DO UČEBNA Popis

Číslo učebny(ID) Umístění učebny Umístění učebny ( patro) Stav učebny (volná x obsazená) Velikost učebny Kategorie úklid Kategorie údržba Seznam variabilního vybavení Seznam technického vybavení Speciální vybavení pro pohybově omezené Pro jaké studenty je učebna určena

Datový objekt učebna obsahuje informace pro potřeby tvorby rozvrhu, tedy umístění učebny, její vybavení. Dále obsahuje informace pro potřeby úklidu a údržby. Tyto informace jsou nezávislé na tom, zda je učebna obsazena či nikoliv.

SB,NB,RB V/O

Odkaz na DO materiál Odkaz na DO movitý majetek A/N Označení fakulty

DO UČEBNA POUŽÍVÁ Pedagogické oddělení  Tajemníci kateder  Údržba  Úklid  ….. 

PROCESY – TM­ DO

METRIKY – RŮZNÉ  VRSTVY Klíčové indikátory výsledků (KRI) – spokojenost  zákazníků, návratnost kapitálu, …..  Indikátory výkonnosti – PI (performance  indicators) – sledování výkonnosti jednotlivých  součástí podniku (zisk na klíčových produktech,   procentní růst prodeje u prvních 10% zákazníků  Klíčové indikátory výkonnosti (KPI) – sada  metrik pro sledování kritických aktivit  (zpoždění  nad dohodnutý limit, přesnost dodávky,…) 

METRIKY ­ PŘÍKLADY

INFORMAČNÍ ZAHLCENÍ 

Informace  a její výběr pro podporu rozhodování   (teorém „ošklivého káčátka“ – prof.Watanabe,  základ pro metody redukce dimenzionality  rozhodovacích problémů/počtu údajů – a jak  provádět tuto redukci bez podstatné ztráty  užitečné informace – metody extrakce údajů )

Problém informačního zahlcení  Nadprodukce informací – zvyšování nákladů na  řízení  Záleží i na použitých metodách 

PŘÍKLADY IP ­ FYZIOTERAPEUT 

Nutná informační potřeba je pro fyzioterapeuta to, bez čeho by  jakožto transformační místo vůbec nemohl vykonávat svou činnost,  tj. nedokázal by vstupy převést na požadované výstupy s přidanou  hodnotou. Jedná se proto především o následující:  Identifikace pacienta.  Druh problémů pacienta.  Druh použité terapie.  Čas aplikace terapie. (V jakou denní dobu, po jak dlouho a s jakou  pravidelností bude terapie probíhat  Místo aplikace terapie. (Bude probíhat venku či uvnitř, na pokoji  pacienta či ve společné ordinaci, atd.)



Postačující informační potřeba zahrnuje nutnou informační  potřebu spolu s dalšími informacemi, které nemusí být vždy  nezbytně nutné, ale pokud jsou k dispozici, tak vždy dohromady  postačí k výkonu funkce transformačního místa.   Zdroje dostupné k výkonu funkce (rehabilitační pomůcky, léky a  jiné přípravky atd.)

PŘÍKLADY IP ­ FYZIOTERAPEUT 

Objektivní informační potřeba je v podstatě vše, co transformační  místo z objektivního věcného hlediska potřebuje ke svému fungování  a nepodléhá subjektivním vlivům či požadavkům jednotlivců, kteří  v danou chvíli zastávají post daného transformačního místa. Pro  fyzioterapeuta to bude tedy především následující:       



Identifikace pacienta. Druh problémů pacienta  vč . alergie na masážní přípravky. Druh použité terapie. Čas aplikace terapie. (V jakou denní dobu, po jak dlouho a s jakou pravidelností  bude terapie probíhat.) Místo aplikace terapie. (Bude probíhat venku či uvnitř, na pokoji pacienta či ve  společné ordinaci, atd.) Zdroje dostupné k výkonu funkce (rehabilitační pomůcky, léky a jiné přípravky atd.) Postup jak provádět jednotlivé druhy terapií, jednotlivé úkony.

Subjektivní informační potřeba naopak vychází spíše ze  subjektivních názorů, zkušeností a pocitů jednotlivce, tedy „co  si myslí, že by potřeboval, aby mohl fungovat“. Pro  fyzioterapeuta to mohou být např. následující položky:  

Dodatečné informace o pacientech (nemají osobně rádi určité cviky, stydí se, když se  mají svléknout apod.) Dodatečné informace o vybavení místnosti výkonu terapie (např., které z lůžek je  pohodlnější, který zářič nepříjemně hučí). 

DATOVÉ OBJEKTY PRO  FYZIOTERAPEUTA 









Databáze pacientů  Identifikace pacientů určených k terapii (aby byla vůbec aplikována na ty  správné).  Údaje o zdravotním stavu a potížích každého jednotlivého pacienta.  Druh doporučované terapie. Místnost výkonu terapie  Zařízení a vybavení místnosti (dostupné rehabilitační pomůcky apod.)  Teplota (vhodné nastavení u speciálních druhů terapie).  Kapacita místnosti (v případě skupinové terapie).  Rozpis používání místnosti Interní směrnice zdravotního úseku   Řády posiloven, bazénů či jiných míst aplikace terapie.  …a jiná formálně zakotvená pravidla. Pacienti  Lékařský nález  Vlastní průběh terapie  Reakce na používané metody Pracovní smlouva  Minimální datový obsah je dán zákonem 

DALŠÍ TM, KTERÁ VYUŽÍVAJÍ  UVEDENÉ DATOVÉ OBJEKTY 





 

Databáze pacientů  Lékaři – využívání a zapisováni informací o pacientech  Správce IT – správa databáze  Vedoucí zdravotního úseku – využívání a zapisováni informací o pacientech  Recepční,  úsek ubytování, úsek stravování Místnost výkonu terapie  Uklízečka – uklízení místnosti  Správce IT – vedení dat o místnosti  Energetik/údržbář – nastavování teploty Interní směrnice zdravotního úseku   Vedoucí zdravotního úseku  Lékaři  Zdravotní sestry  Lázeňské  Další rehabilitační pracovníci  Laborant RTG  Maséři  Údržbáři Pacienti  S tímto datovým objektem se pojí většina transformačních míst lázní. Pracovní smlouva  Personalista  Ředitel divize

DO PRO NÁKUP POTRAVIN DO Sklad   DO Menu  DO Receptura  DO Klient  DO Objednávka potravin  Nákupní portál 

DALŠÍ PŘÍKLAD DO Pokoj Popis pokoje z různých pohledů

S  datovým objektem pracuje :  Ubytovací úsek,  Recepční  Pokojská  Údržbář

ZABEZPEČENÍ – INFORMAČNÍ  POTŘEBY RŮZNÉ KATEGORIE  IS  osobní,   skupinový,   Firemní

Transakční zpracování  Řízení operativy  Podpory rozhodování  Podpory administrativy  Podpory  vrcholového vedení 

BYLO PROBRÁNO: Procesy  Data ­  informace – znalosti  Aspekty informace  Informační potřeba  Datové objekty 

TM 

Transformační místo (TM) ­ osoba či objekt  (firma,oddělení), který vykonává v systému  přidanou hodnotu. Aby transformační místo  vytvářelo hodnotu, potřebuje získávat celou řadu  informací. 

TRANSFORMAČNÍ MÍSTO     Hmotně-energetický vstup (suroviny, požadavky,...) Původní hodnota

TI DI HI

Řídící informace

TI DI HI

Korekční informace

TM

Hmotně-energetický výstup (výrobek/služba,..) Přidaná hodnota

Zpětná vazba

t1

t2

Čas

FUNGOVÁNÍ PODNIKU Z HLEDISKA  TM Řízení firmy Přípravná fáze řízení  Operativní fáze řízení  Zpětná vazba 

Okolí

    

(dodavatelé, odběratelé, státní správa,finanční instituce,konkurence, …)

Data zpětné vazby

Korekční data

Řízení firmy

Simulace budoucích procesů

Přípravná fáze řízení

Modelování budoucího děje respektuje: -Kapacity lidské a technické -Simuluje očekávaný výnos/náklad -Pružnost pracovní doby zaměstnanců -Aktualizaci dat pro DO

Reálné řízení

Operativní fáze řízení

Operativa reaguje (podle stejných algoritmů na: -Odchylky v kapacitách (lidí, technologie) - odchylky v požadavcích odběratelů -Odchylky v kurzu -poruchy

Data o průběhu (zpětná vazba)

Analýza výsledků realizace navržené rovnováhy: -výnosů/nákladů -Spotřeby lidské práce -Plnění smluv -Využití pracovní doby

PŘÍPRAVNÁ FÁZE Vytvořit potřebné DO (datové objekty)  Vytvořit (modelovat) pro každého zaměstnance  potřebné objektivní informace pro řízení (pro jeho  úspěšné chování ve vlastní operativní fázi řízení)  Koordinovat  TM (jak mezi TM­lidmi , tak mezi TM­ technickými prvky IT) po stránce   obsahové (informační obsah předávaných dat),    časové –  tzv. synchronizační  linky řízení (jde  o stanovení časových intervalů komunikace mezi  TM – lidmi a TM zabezpečovanými prostředky IT).  Modelování budoucího děje respektuje: 

­ ­ ­ ­

Kapacity lidské a technické Simuluje očekávaný výnos/náklad Pružnost pracovní doby zaměstnanců Aktualizaci dat pro DO

OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ Proveditelnost „plánovaných úkolů “ v operativě  (realizovatelné modely z přípravy)  Fáze operativního řízení se při reakci na reálné  prostředí opírá o modely, které mají stejné  algoritmy, jako při modelování přípravy  Operativa reaguje na: 

Odchylky v kapacitách (lidí, technologie) ­  odchylky v požadavcích odběratelů ­ Odchylky v kurzu ­ poruchy ­

ZPĚTNÁ VAZBA Zahrnuje verifikaci dat, která jsou výsledkem  reálného průběhu procesů:      analýza výsledků realizace navržené rovnováhy: 

­ ­ ­ ­

výnosů/nákladů Spotřeby lidské práce Plnění smluv Využití pracovní doby

Prověřuje dosažení „plánované integrity“ ,  plánovaných výstupů   Podstata  regulace  Problematika řízení  (identifikace nedostatků,  které jsou patrné z chování manažerů) 

DYNAMICKÁ ROVNOVÁHA  (OBLAST STABILITY) 

Definování dynamické rovnováhy sociálně  ekonomického systému je vždy relativní (metoda  posuzování, čas). 



Podstatné je:  jak efektivně sociálně ekonomický systém rovnováhu  udržuje,   jak reaguje na rušivé vlivy okolí  jaké spotřebuje náklady a čas, aby opět dosáhl  rovnovážného stavu. 

DYNAMICKÁ ROVNOVÁHA  (OBLAST STABILITY) 

Hledáme běžnou rovnováhu provozu firmy 



 jak firma dokáže využívat svoje existující kapacity  (lidské, technické, technologické), jak je dokáže  efektivně propojovat s požadavky (zakázkami).

Ale i v tomto „běžném rovnovážném stavu“ musí  firmy v současném, mimořádně turbulentním  prostředí (pohyb kurzu EURa, ceny ropy, ceny  energií všech druhů, růst DPH,…), překonávat  nestandardní situace.

DYNAMICKÁ  STABILITA Sociálně – ekonomický systém je relativně  stabilní tehdy, kolísají­li parametry jeho chování  (tedy vztah požadavků a kapacit) v přípustných  mezích definované  dynamické rovnováhy.   Mění­li se rovnovážný stav firmy v závislosti na  podmínkách okolí mluvíme o dynamické  rovnováze (nebo dynamické stabilitě). 

DYNAMICKÁ ROVNOVÁHA

Rovnovážný stav systému (celé firmy) realizován  přes chování jednotlivých zaměstnanců firmy  (toto chování bývá stochastické)  Chování prvků v technickém systému se po dobu  životnosti nemění  (je naprojektován řídící i  technický systém)  Předpokládáme, že data s příslušným informačním  obsahem budou jednotlivými TM interpretována  tak, aby zajišťovala rovnováhu nejen samostatného  TM , ale přispívala i k dynamické rovnováze  systému jako celku.   Záleží na znalostním kapitálu zaměstnanců firem. 

DŮSLEDKY 

kvalitativní posun požadavků na softwarové  produkty

 projektanti ICT – musí pochopit 

praktické problémy řízení

PŘÍSTUPY K  ANALÝZE 

Analýza po organizačních celcích 



Metoda příčina­následek  



dokumentace činností, informačních toků, řídící a rozhodovací  postupy analýza informačních vazeb a toků  ­ reakce na vstupy

Analýza funkcí systému 

pouze jednotlivé funkce

Analýza výstupů  Analýza objektu (výrobku, zákazníka,….)  Analýza vytváření hodnoty pro zákazníka 

PROBLEMATIKA ANALÝZ

ROZSAH  A HLOUBKA ANALÝZY Co ­ definování oblasti, rozsahu změn, cíle v dané  oblasti, informační potřeby

)

POSTUP (METODIKY) Jak   Procesy  Analýza a návrh IS ­ přístupy (analýza po  organizačních celcích, příčina –následek, procesů,  funkcí, výstupů…) a metody – strukturované,  objektově orientované, case,…,   Implementace typového SW nebo vývoj SW   Migrace dat   Testování SW

ČASOVÉ  A PROSTOROVÉ ASPEKTY Kdy  Harmonogram postupu Kde  Každá činnost se odehrává v určitém  prostoru/prostředí  ( reálném či virtuálním), jehož  parametry musíme brát v úvahu

PERSONÁLNÍ ASPEKTY Kdo  Interní  síly  Externí  síly

Cena   

Za kolik  Např. cena projektu (získaných informací), cena 

implementace,…..

 ANALYTICKÝ  VS. SYSTÉMOVÝ PŘÍSTUP     Analytický přístup

     Systémový přístup

 Redukce na nejjednodušší 

části a interakce mezi nimi,   Princip příčinnosti  Celek je důsledkem částí  (redukcionalismus)  Celek je příčinou částí  (holismus)  Izoluje části a vazby,  soustřeďuje se na chování  prvků  Zkoumá vazby  Zdůrazňuje popisnou  přesnost, hledá algoritmy

     

Sjednocuje strukturu a  funkce Soustřeďuje se na  organizaci celku a okolí Zkoumá efekty interakce Soulad funkcí a účelu  celků Způsoby směřování k  naplnění účelu (cílů) Závislost na  vývoji  organizace v okolí 

ROVNOVÁHA SYSTÉMU Vize  a cíle organizace ­ procesy – prvky– funkce  Rovnováha kapacit a požadavků  Systémy řídící, informační, produkční   Zpětná vazba (korekční data)  

Vztah mezi situací objektivní a očekávanou  U tech. systému je definováno přesně ­ regulace  U soc.ek. systému ­ jiná forma rovnováhy – dynamická  rovnováha 

IP,KVALIFIKACE, TVOŘIVOST 

Kvalifikace ve vztahu k IP 



 Rozhodovací subjekty se liší svou kvalifikací  (ve 

vztahu k vykonávané funkci) – znalosti, schopnosti – faktory  osobnostní, mocenské, myšlenkový potenciál, schopnost  adaptability, míra zvládnutí problému, zdraví,…schopnost využít  získané informace do rozhodovacího procesu

Tvořivost ­  její potřeba stoupá, nejsou­li k dispozici informace  technologické, dynamické a hodnotové), např. i práce kuchaře  nemusí být tvořivá – vaří jen podle daných postupů,  význam při řešení nestandardních situací– nové informace  (dojde některá surovina; přijede do Lázní zahraniční  delegace –  výjimky z jídelníčku),          nové informační vazby (navázat spojení s novým dodavatelem,  nový informační obsah starých vazeb (změna jídelníčku);  

Intuice, zkušenost ­  pro řešení rizikových situací, které se nedá vždy  odstranit dodáním dostupných informací (např. předvídání budoucího  stavu) – riziko lze snížit intuicí a zkušeností.

UAI 718 ­  III.

Organizace   a     organizování

 

Souvislosti    Vytvoření hodnoty pro zákazníka   Podnikové procesy (jak se práce vykonává, jak se uspokojují potřeby zákazníků)

Pracovní funkce a Organizační struktura

Schopnosti a klíčové způsobilosti

Systémy řízení, motivace, hodnocení, odměňování

Sdílené hodnoty, postoje, podniková kultura

SYSTÉMOVÉ POJETÍ  ORGANIZACE Organizace je uspořádanost vztahů mezi částmi celku  (systému), kterou se vytváří závislost chování částí  na plnění žádoucích funkcí daného celku  (systému). Systémové pojmy:  Omezení variety (omezení prostoru možností a  souvislostí), Struktura systému                                              Základ řídícího systému Důvodem  pro organizování je dělba práce

Organizační struktura vytváří rámec, v němž se  realizují cíle a záměry určitého uskupení lidí,  budují se a udržují  vztahy, které vzhledem k  okolí mají zabezpečit vnitřní a vnější  prosperitu   organizace. Tato prosperita je závislá na získávání,  vyhodnocování a použití dat. Je nutné se zamýšlet nad strukturou lidí  i  strukturou dat

SMYSL VYTVÁŘENÍ  ORGANIZAČNÍCH   Optimálně uspořádat prvky a vazby – udržet  STRUKTUR rovnováhu informační, materiální, finanční,  personální,… ­ optimální pořádek  Výkon lidí musí být podpořen efektivním  uspořádáním s příslušnou odpovědností a  pravomocí. 

Objektivním kritériem úspěšnosti firmy je reakce  okolí ne vnitřní pořádek!!!!!



Organizování začíná již s činností jednoho  člověka

ORGANIZACE ­ VÝVOJ Organizace ­ předpokladem úspěchu v  různých oblastech lidských aktivit Příklady:  velké stavby ­ Egyptské pyramidy,      zavodňovací systémy, opevnění  budování armád a organizační zabezpečení    vojenských operací  zajištění dopravy, zásobování, odměňování,    apod.

ORGANIZACE – PRINCIP OMEZENÍ  VARIETY   

realizace činností ­ fungování, kterým se dosahuje stanovených  cílů systému  ­ vytváří a realizuje pořádek Dva extrémy (od totální centralizace až k naprosté volnosti) Chaos – jako norma 3 základní významy organizace:

Z hlediska výsledku:  organizace v širším slova smyslu ­ organizace jako instituce  (soc.tech. systém ­ podnik je organizace)  organizace  jako nástroj­  formální pravidla(struktura –  podnik má organizaci) Z hlediska zaměření na činnost:  Orientace na činnost prvků– funkční pojetí (podnik je  organizován i sám se organizuje

ORGANIZOVÁNÍ V RŮZNÝCH  SYSTÉMECH V technickém systému – je organizace  (uspořádanost prvků a vazeb) dána  konstrukčním návrhem a nemění se během  životnosti  (strukturní informace se nemění);  odchylky se řeší regulací  ­  proudí stejná data se stejným informačním  obsahem 

ORGANIZOVÁNÍ V RŮZNÝCH  SYSTÉMECH 

Sociálně technický systém  se musí trvale  snažit o udržení rovnováhy a funkční  uspořádanosti – řídící systém musí zvládnout  neurčitost, redundanci, nekvalifikaci,  nejasnost,…. 



Je nutno projektovat člověka, jeho  informační potřebu  a respektovat jeho  možnosti vstřebávat informační obsah dat.

PODSTATNÉ ASPEKTY  ORGANIZOVÁNÍ Organizování je proces, který vytváří a udržuje  pořádek    Cílem je vytvořit pořádek ve vztazích mezi lidmi  a věcnými prostředky v soc.ek.systémech  Cílově orientovaná činnost – formuluje relativně  stálé očekávané chování  mezi spolupracovníky.  

ORGANIZAČNÍ TEORIE ORGANIZAČNÍ TEORIE

organizační       organizační       organizační   struktura             design                kultura

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA Základní otázky tvorby organizace  Formální a neformální organizace  Organizace procesů a vazeb  Diferenciace a integrace

FORMÁLNÍ A NEFORMÁLNÍ  ORGANIZACE 

Formální  – soubor pravidel, úkolů,  mocenských vztahů, který řídí spolupráci lidí a  užití zdrojů  pro dosažení cílů organizace

Neformální – spontánní vztahy mezi  lidmi/skupinami  a jejich individuálními zájmy–  nepodléhá účelové racionalitě formálních  pravidel    Psychologické klima



ORGANIZAČNÍ STRUKTURA Základní otázky tvorby organizace  Formální a neformální organizace  Organizace procesů a vazeb  Diferenciace a integrace

ORGANIZACE PROCESŮ A VAZEB 

Organizace procesů ­ relativně dlouhodobé  struktury, čímž je určená následnost aktivit – na  procesech se definují pracovní role



Organizace vazeb ( a pracovních míst) – relativně  dlouhodobé struktury v nichž je určeno i funkční  rozdělení úloh

ORGANIZOVÁNÍ

koncepční ­ řeší opakované děje s podobným  věcným obsahem, časovými parametry, sekvencí,  apod. ­ zavádí jim relativně trvalou org. úpravu  (např. založení organizace)  procesní ­ dosažení optimálního průběhu  organizovaného procesu (nejkratší cesta, nejnižší  náklady, nejvyšší kvalita…..) 

PROCESY  ­ ORG.STRUKTURA

Waiter

Client too long time for waiting

ORD Example

Is waiting for a guest comes into the restaurant

watches area

Is waiting for the menu food description

goes out

food description

receives food descrition

asks the guest

selects food

Kitchen

menu

Is waiting for his food

is waiting for the food

gives food

receives food food

has food

food

accetps demand for payment

wants to pay

pays

gives food

waits for the guest

eats food

waits for payment

Is preparing

money

knows the guest wants to pay cashes

roles of participants makes a process

Waiter

Client too long time for waiting

ORD Example

Is waiting for a guest comes into the restaurant

watches area

Is waiting for the menu food description

goes out

food description

receives food descrition

asks the guest

selects food

Kitchen

menu

Is waiting for his food

is waiting for the food

gives food

receives food food

has food

accetps demand for payment

wants to pay

pays

money

gives food food

waits for the guest

eats food

waits for payment

Is preparing

knows the guest wants to pay cashes

 VZNIK ÚTVARŮ PROCES                                    Sa                  TK a

Pa                           

                     Sb         Kb    TK b

Pb                  

                      Sc            Kc         TKac

Pc                     

VÝSLEDNÉ ÚTVARY PRO  TRANSFORMACE

soustružna                 kalírna             technická kontrola Sa    Sb    Sc                       Kb    Kc                  TKa     TKb    TKc   

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA Základní otázky tvorby organizace  Formální a neformální organizace  Organizace procesů a vazeb  Diferenciace a integrace

DIFERENCIACE A INTEGRACE Diferenciace  ­ účelové rozdělení na části a jejich  funkce tak, aby dělba práce a specializace  zajišťovala efektivně cíle          horizontální – oddělení, funkční místa      vertikální ­  centralizace, decentralizace, delegace  

kompetencí – odstupňování rozhodovacích funkcí

Integrace ­ jako koordinace  a zajištění   pracovních procesů uspořádáním jednotlivých  částí do celku      strukturní ­ štábní místa, projektoví manažeři,    ad­hoc tymy       personální­ styl řízení, chování 

ZÁKLADNÍ VZOREC ORGANIZOVÁNÍ 3 základní otázky 

Jaké cíle (C) má organizace plnit   (produktivita práce, flexibilita, uspokojování  lidských potřeb,…)



Jaké organizační nástroje ( S ) na  ovlivňování  fungování jsou k dispozici



Jaké okrajové podmínky ( P ) jsou  neovlivnitelné

C= f(S,P)

P – podmínky jsou dány vlastnostmi:

S – Strukturní proměnné (organizační nástroje)

-okolí podniku (vnější situace) -situací uvnitř podniku -spolupracovníků -charakterem úloh

- rozdělení úloh - rozdělení přikazovacích práv - rozdělení rozhodovacích práv - procesní strukturalizace - tvorba pracovních míst Typické org.  struktury

Typické   konstelace  podmínek

CÍLE A NEOVLIVNITELNÉ  PODMÍNKY C = f (S,P) C …cíle organizace S …organizační nástroje (strukturní proměnné) 

rozdělení úloh(specializace), rozdělení přikazovacích  práv,rozdělení rozhodovacích práv, procesní  strukturalizace a standardizace (organizační programování  – průběhu úloh, rámcových podmínek, výsledků), tvorba  pracovních míst

P …okrajové podmínky – neovlivnitelné  Jsou dány okolím podniku, vnitřní situací podniku,spolupracovníků,  charakterem úloh – proměnlivost, strukturovanost, četnost/objem,  podobnost

OKRAJOVÉ PODMÍNKY P …okrajové podmínky – neovlivnitelné  Jsou dány:   okolím podniku ­ globální(společenské, právní, technické ,  ekologické,…) ale i konkurence, vývoj technologie, struktura  zákazníků,…)   vnitřní situací podniku :      minulost (stáří podniku, tradice, rozvojový stupeň, způsob  založení,..)      přítomnost (velikost, právní forma,  vlastnické vztahy, IT/ICT, …)      budoucnost (strategie)   spolupracovníky,   charakterem úloh   ­strukturovanost (možnost rozložení na jednoznačný postup  následných kroků)  ­proměnlivost (předvídatelné změny v cenách, kvalitě, množství) ­ četnost/objem (počet  či množství v čase),  ­ podobnost

CHARAKTER ÚLOH  STRUKTUROVANOST Znalost  vstupů přesná

Výstupy/vstupy Definice  výstupů

přesná

nedostatečná

nedostatečná

Výrobní  funkce  Podle   (např. výroba  specifikace  aut) výstupu  (umění,  vzdělávání,…) Školení  Reklamní  kampaň

CHARAKTER ÚLOH 

PROMĚNLIVOST

(ZMĚNA POPTÁVKY, ZMĚNA ZÁKONŮ,  KONKURENČNÍ VZTAHY,……) proměnlivost

proměnlivost

malá

vysoká Počítačové  programy,  zásobování  energií Vývoj a  výzkum,  strategické  plánování

strukturovano st

vysoká

Stabilní úlohy Účetnictví,  výroba oceli

strukturovano st

malá

Umělecké  práce 

CHARAKTER ÚLOH ČETNOST  (OBJEMY V ČASE – SOUVISÍ S KAPACITOU A  VELIKOSTÍ PODNIKU)

četnost

Jedna úloha

malá

Malý obchod

Vysoká

Masová  produkce  jednoho  produktu  (cement)

Více úloh  Velká  podobnost

Malá podobnost

Daňové  poradenství,  účetnictví více typů  výroby aut

Praktický lékař  na venkově Zpracování  surovin,  dolování uhlí,  …

STRUKTURNÍ PROMĚNNÉ S …organizační nástroje (strukturní proměnné) Vychází z analýzy úloh –    rozdělení úloh(specializace) – vertikály, podle  produktů,…   rozdělení přikazovacích a rozhodovacích práv –  různé typy organizačních struktur,  procesní strukturalizace a standardizace  (organizační programování) –  stanovení/programování  průběhu úloh,  rámcových podmínek, výsledků,   tvorba pracovních míst

NOVÉ KONCEPCE PRACOVNÍCH  STRUKTUR Projektování pracovních míst – na základě  požadavků organizace a schopností pracovníka

Výměna pracovního místa ­ Job Rotation  Rozšíření prováděných prací ­ Job Enlargement  Prohloubení znalostí (Job Enrichment) 

ORGANIZAČNÍ TEORIE STUDUJE  jak organizace  fungují, rozvíjí se a mění svoji strukturu  a  kulturu  ovlivňují lidi  jsou ovlivňovány lidmi, kteří v nich pracují  jsou ovlivňovány společností, ve které  působí

PROCESNÍ POJETÍ – FUNKČNÍ  POJETÍ   

Organizační struktury

 

ORGANIZOVÁNÍ probíhá ve formě tří vzájemně spjatých    procesů: ­ procesu rozhodování ­ procesu vedení lidí a motivace ­ procesu kontroly

FUNKCE A STRUKTURA   

existuje mezi nimi vzájemný vztah funkce je však vlastností primární struktura je jen nástrojem plnění dané funkce umožňuje chování realizovat tatáž funkce, totéž chování může být realizováno různou strukturou

ORGANIZACE A ICT 

ICT vede k centralizaci organizace a řízení ­  odbourání mezičlánků řízení , přímé reportování, sdílení dat



ICT vede k decentralizaci organizace a řízení ­  stejné postupy, distribuované řešení, dostupnost dat, ukládání



ICT nemá jednotný vliv na organizaci ­ vliv sociální,                      ICT gramotnost



ICT a organizace se ovlivňují nepředvídatelně ­  ICT umožňuje změny



ICT umožňují nová organizační uspořádání ­síťové,  virtuální, globalizace, dynamika

ZENTIVA

40

 

ORGANIZAČNÍ ZABEZPEČENÍ PROCESU SCM

SAP :: R/3 Dodavatelé

Sklady:

Plánování /

Sklady: hotové

Vstup. materiál

Výroba

výrobky

Distribuční centra Distributoři

Lékárny

SAP :: APO Lékárny

B2B :: ZEOS B2B :: Transfer Order

Organizační struktura – funkční oblasti: Výroba - výrobní odd. Logistika – plánování výroby, kontraktace, sklady, transport, nákup surovin a obalů Finance – účetnictví, controlling, finance Obchod - marketing Personalistika - administrace, vzdělávání Informace – IT í

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA    

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA    

ORGANIZAČNÍ STRUKTURY Podle  rozhodovací pravomoci a  odpovědnosti:  Liniová(funkcionalizace)  Liniově štábní  Víceliniová  Maticová  Projektová  Špagetová Podle úrovní řízení  Plochá   Strmá

PLOCHÁ A STRMÁ ORGANIZAČNÍ STR.

ORGANIZAČNÍ STRUKTURY Výrobkové (GM: Chevrolet, Pontiac,  Oldsmobil, Buick, Cadillac)  Zákaznické (privátní, firemní  u bank; státní  správa, průmysl, …. u korporací)  Geografické  Tržně orientované (podle trhů)  Projektové 

VEDENÍ LIDÍ, MOTIVACE  V PROCESU ORGANIZOVÁNÍ Cílem je zajišťovat aby kolektiv lidí přijal navrženou organizaci jako soustavu norem, určujících jeho jednání

LINIOVÁ

PROJEKTOVÁ  STRUKTURA PŘÍKLAD: IMPLEMENTACE ERP  SYSTÉMU Řídící výbor Řídící výbor

Vedení projektu Vedení projektu

Hlavní tým projektu Hlavní tým projektu

týmy

Finance Finance

Logistika Logistika

Mzdy a Mzdy a personalistika personalistika

Technologická Technologická infrastruktura infrastruktura

Proces: příprava projektu , cílový koncept, realizace, příprava produktivního provozu, uvedení do provozu, produktivní provoz a podpora

LINIOVÁ Klady  specializovaný člověk dosahuje lepších výsledků  specializovaný útvar má vyšší odbornou úroveň  snazší dorozumění  motivační význam ­ prestiž

LINIOVÁ Zápory  příliš úzce specializované funkce  nízké rozpětí řízení ­ četné malé útvary  růst počtu meziútvarových  vztahů  pozornost na výkon funkce více než na  dosahování širších cílů

LINIOVĚ ŠTÁBNÍ

PROJEKTOVÁ  STRUKTURA PŘÍKLAD: IMPLEMENTACE ERP  SYSTÉMU Řídící výbor Řídící výbor

Vedení projektu Vedení projektu

Kontrola kvality

Administrace projektu

Hlavní tým projektu Hlavní tým projektu

týmy

Finance Finance

Logistika Logistika

Mzdy Mzdya a personalistika personalistika

Technologická Technologická infrastruktura infrastruktura

Proces: příprava projektu , cílový koncept, realizace, příprava produktivního provozu, uvedení do provozu, produktivní provoz a podpora

LINIOVĚ ŠTÁBNÍ Výhody:  možnost vymezit pravomoci a odpovědnosti,  komunikační vazby v systému Nevýhody:  složitost komunikačních řetězců mezi štáby a  linií  omezená horizontální komunikace  zdroje odb. poznatků jsou mimo útvary s  konečnou rozh. pravomocí

VÍCELINIOVÉ

VÍCEPROJEKTOVÁ ORGANIZAČNÍ  STRUKTURA     

MATICOVÉ STRUKTURY

MATICOVÁ STRUKTURA Pravomocní schéma (základem strukt.):  odborné útvary mají rozhodovací pravomoc  ke způsobu, metodě výkonu (JAK) svěřených  odborných činností a k určení jejich vykonavatele  (KDO)  koordinační útvary mají rozhodovací  pravomoc ke směru činnosti (CO), časoprostoru  (KDY, KDE) a objemu činnosti (KOLIK, ZAČ)

PŘÍKLAD MATICOVÉ STRUKTURY 

     ředitel finance Proj1 Proj2 Proj3

výroba

odbyt

PŘÍKLAD MATICOVÉ STRUKTURY 

MATICOVÁ STRUKTURA

MATICOVÁ STRUKTURA 

ZPŮSOB ŘÍZENÍ STRUKTUR 

„bizon“ : Vedení nereaguje na změnu situace  Vedení není sdíleno  Firma je hierarchicky uspořádána  Systém je zranitelný v případě změny 



„létající husy“ Vedení se pružně mění  Vedení je sdílená role všemi manažery  Firma je tým   Systém je schopen reagovat na změnu 

STRUKTURY V HOSPODÁŘSKÉ ORG. PODLE CHARAKTERU NOSITELŮ  TRANSFORMACÍ v organizacích vznikají

lidské struktury technické struktury 

ROZHODOVÁNÍ V ORGANIZOVÁNÍ znamená rozhodování  o statické a dynamické struktuře (útvarové a  procesní struktuře)  o jejich vztazích  o výběru prvků (obsazování struktury lidmi a  technikou) Probíhá jako plánování organizace nebo operativní řízení

POVINNOST, PRAVOMOC,  ODPOVĚDNOST OBSAHUJE KAŽDÁ ČINNOST

Povinnost vyplývá z formulace činnosti   nositel má tuto činnost (určitý úkol) vykonávat (udělat)   její obsah lze dále specifikovat ­ určit operace, kvalitu,  termíny, apod.  

Pravomoc ­ má vždy vztah k určité povinnosti ­  úkolu ­ jako vymezená míra moci Odpovědnost ­ determinována je povinností  (odpovědnost za její splnění) i  pravomocí (nositel  ji musí uplatňovat, ale nepřekračovat)

ORGANIZAČNÍ STRUKTURA A  ZÁKAZNÍK

ZÁVĚR Existují různé typy organizačních struktur  Nutno najít optimální strukturu k požadovaným  cílů 

ZÁVĚR ­ ORGANIZAČNÍ STRUKTURY 

Proces tvorby organizační struktury je vždy unikátní a vyžaduje  velkou míru kreativity. 



Vytypování potřebných hlavních, obslužných i pomocných  činností, jež jsou nezbytné k zajištění podnikatelské strategie a  následné pružné taktické realizace reprodukčního procesu (popř.  jeho části), 



Provedení racionální dělby práce odpovídající zásadám  kvalifikovaného a hospodárného provádění (specializace), 



Racionální seskupování/sdružování účelně specializovaných  činností do strukturních jednotek (útvarů), 



Dořešení pravomoci a zodpovědnosti za řízení ve strukturních  jednotkách odpovídajících zvolenému sdružení, 



Zajištění způsobu koordinace pro práci lidí, stanovení úkolů a  kontrolu jejich plnění, zajištění racionálního hospodaření se zdroji  a pružné reakce na nečekané změny; 

PŘÍKLADY ORGANIZAČNÍCH  STRUKTUR   

ORGANIZAČNÍ STRUKTURY Výrobkové/objektové (GM: Chevrolet, Pontiac,  Oldsmobil, Buick, Cadillac)  Úkonové (např. frézování, vrtání, soustružení,…)  Zákaznické (privátní, firemní  u bank; státní  správa, průmysl, …. u korporací)  Geografické  Tržně orientované (podle trhů) 

STRUKTURA  PODLE OBJEKTOVÉ  ANALÝZY  

STRUKTURA PODLE ANALÝZY  ÚKONŮ

OBJEKTOVÁ CENTRALIZACE A  ÚKONOVÁ DECENTRALIZACE

ÚKONOVÁ CENTRALIZACE A  OBJEKTOVÁ DECENTRALIZACE

DRESDNER BANK  Privátní  zákazníci a provoz banky

Personální odd.  Organizace a správa  Účetnictví a informace  Cenné papíry  Privátní zákazníci 

 Firemní zákazníci tuzemští  Firemní zákazníci zahraniční

ORGANIZATION STRUCTURE ­  CZ Jednatel společnost

Jednatelka společnost

(ředitel)

Finanční otázky

SOL

GO Head of GO

Head of SOL

Head of BA

Purchasing manager

Sales CIO, Quality Manager Public Sector and Health Care

Serivice Industries

Manufacturing and Utlity

Internal Customers

Legal department

DOPRAVNÍ PODNIK 

Valná hromada 

Dozorčí rada   Představenstvo  



Ředitel společnosti  Sekretariát ředitele   Právník společnosti   Referát BOZP   Manažer řízení jakosti   Ochrana majetku, telefonní ústředna   Provozně technický náměstek      

Středisko údržby vozidel  Středisko denního ošetřování a údržby majetku  Střediska vrchního vedení a měníren Středisko hromadné dopravy Středisko přípravy a ekonomiky provozu MHD

Ekonomicko – obchodní náměstek   

Oddělení finančního a manažerského účetnictví  Vedoucí obchodu, marketingu, služeb, PR Výpočetní středisko IT 

UNIPETROL

BUŘINKA – STAVEBNÍ SPOŘITELNA  A.S.

LITOMYŠLSKÁ NEMOCNICE

LITOMYŠLSKÁ NEMOCNICE

ÚŘAD PRO ZASTUPOVÁNÍ STÁTU VE VĚCECH  MAJETKOVÝCH

ORGANICKÁ ORGANIZAČNÍ KONCEPCE TZV. PRUŽNÉ  STRUKTURY:  PROGRAMOVÁ STRUKTURA  A MATICOVÁ STRUKTURA

celk. úkoly org. rozděleny na věcně relativně  samostatné části  neustálá interakce a slaďování (příp. redefinice)  úkolů  pravomoci se vztahují ke svěřeným úkolům  (nikoli organizačním pozicím)  základem pravomoci, komunikace je síťová  struktura  komunikace (spíše horizontální a mezi dvěma  úrovněmi) má charakter konzultací 

ORGANICKÁ ORGANIZAČNÍ  KONCEPCE vedení vykonávají nejinformovanější a  nejschopnější  lidé jsou ztotožněni s cíli a záměry organizace  hierarchický systém přikazování nahrazen ­  shodou v názorech na hodnoty a cíle organizace  články organizace “hledají” své působnosti,  přihlašují se k výkonu činností odvozených od  celkových cílů organizace 

TYPY ÚTVAROVÝCH STRUKTUR Z mechanického pojetí organizace  vycházejí struktury:  liniová ­ funkcionální ­ liniově štábní ­ věcné  struktury (divizionální) Z organického pojetí organizace  vycházejí tzv. pružné struktury:   maticová struktura a programová struktura

ODLIŠNOSTI ÚTVAROVÝCH  STRUKTUR Liší se zejména: způsobem rozložení moci/pravomoci  charakterem vztahů  způsoby koordinace činností útvarů  

NOVÉ TRENDY V ORGANIZAČNÍCH  STRUKTURÁCH  Fúze   Sloučením (nástupnická organizace jedna z těchto 

organizací)  Splynutím (vzniká nová společnost)  Akvizice (převzetí) –   převzetí jiné společnosti – obě zůstávají nezávislé 

(akcie pohlcené společnosti se dále obchodují na  burze samostatně)  Virtuální struktury  Projektová struktura   Špagetová struktura

MECHANICKÁ ORGANIZAČNÍ KONCEPCE (LINIOVÁ ­ FUNKCIONÁLNÍ ­ LINIOVĚ ŠTÁBNÍ ­ VĚCNÉ  STRUKTURY (DIVIZIONÁLNÍ)

úkoly org. jsou rozděleny do odborně specializov.  oblastí  útvary jsou autonomní ­ mezi nimi slabé  horizont. vazby  jednotlivé části organizace jsou propojeny po  vertikále prostřednictvím vedoucích  struktura moci a komunikace jsou hierarchické  úkoly, postupy, pravomoci, odpovědnosti  každé funkční role jsou pečlivě vymezeny 

MECHANICKÁ ORGANIZAČNÍ  KONCEPCE   rozhodovací pravomoci jsou lokalizovány na  vrcholu řídící pyramidy  delegování úkolů a pravomocí k nim  postupuje shora dolů  činnost lidí je řízena zejména příkazy  vedoucích a metodickými instrukcemi  důraz je kladen na loajalitu a poslušnost 

    Organizační ( a jiné) změny Příčiny změn Management změn

PŘÍČINY ZMĚN 

Turbulentní prostředí ­ změna jako nástroj udržení dynamické 



Chaos jako norma současného života(rychlé, 





rovnováhy

nepředvídatelné změny) – určitý druh pořádku, kdy vztah 

příčiny a následku má omezenou předvídatelnost (platí i  pro determinované systémy – malé změny na vstupu –  velké na výstupu)  ­ některé části systému jsou  stochastické a nezmění se ani když sbíráme více informací  – tzv. deterministický chaos Fenomén nepořádnosti – složité vztahy vyžadují i trochu  nepořádku, který je schopen vyvolat adaptační proces Rozvoj v rámci životního cyklu organizace – prochází  etapou zavádění, růstu, zralosti a poklesu.

TRENDY  VE VÝVOJI ORGANIZACÍ Problém exkluzivity  Problém bezprecedentní nejistoty (spojování a  rozpad organizací, restrukturalizace,  internacionalismus,   Nepředvídatelnost  Technologie  Vliv vkusu a změn potřeb zákazníků 

ZMĚNY Nápravná opatření  Preventivní opatření  Zdokonalující opatření (vč. reengineeringu) 

VŠESTRANNOST ZMĚN Mění se   vnější podmínky  vnitřní situace a předpoklady  politické, ekonomické, technické, sociální faktory  individuální faktory   tempo změn je vyšší, následky jsou hlubší

VLIVY ZMĚN OKOLÍ  

Mnohostranné, proměnlivé Systém řízení je má znát a reagovat na ně vhodným  způsobem

Obvykle    změnou cílů  dalšími systémovými dopady ­ na strukturu, na fungování,  technologii 

Prostřednictvím členů organizace – tvorbou  hodnotového klima – význam sociální a ekonomický     

VLIVY ZMĚN OKOLÍ Měnící se trh  „Zmocněná“ pracovní síla  Technologická zlepšení 



Změna se stává ‘business as usual.’ 

VLIV IT 

Vliv na změnu obsahu a průběhu určitých  procesů v řízení

S následnými systémovými dopady   na útvarové uspořádání  na systém a místa rozhodování  na kvalifikační požadavky, apod.

VLIV TEMPA ZMĚN, NÁVYKŮ A  STEREOTYPŮ V CHOVÁNÍ  

Zkracuje se interval času, ve kterém lze určitý je  považovat za typový



Značná setrvačnost návyků a stereotypního  chování brání změnám 

MANAGEMENT ZMĚN Důležitá samostatná disciplína  Cílem je systematicky řídit činnosti spojené  s rozpoznáním, přípravou a realizací změn.   „Odpor ke změnám“  Integrace s projektovým řízením 

 projektové řízení nepředepisuje změnu – poskytuje 

strukturu a nástroje k úkolům, které požaduje  projekt implementovat – tuto cestu musí splňovat i  řízení změn 

PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ, ŘÍZENÍ  PROJEKTŮ Projekt je dočasné úsilí jednotlivce či týmu k dosažení  změny: na vytvoření unikátního produktu, služby nebo  určitého výsledku. Dáno: předmět, čas,  lidské zdroje,   rozpočet

PŘÍSTUPY KE ZMĚNÁM­  STRATEGIE ZMĚN Behaviorální (z psychologie mezilidských  vztahů)  Strukturální  (organizační návrhy změn, vazby  na okolí,…)  Kulturní  (organizační klima, firemní kultura, …) 

DVA POHLEDY  NA ZKOUMÁNÍ  ZMĚN Porozumění změnám, pochopení podstaty,  zvládnutí  změny Modely změn (Lewin, Plant) (Lewin) Model silového pole – nerovnováha  mezi silami hybnými a silami brzdícími

1.

2. 

síly brzdící (od jednotlivců, od firmy – např. strnulost struktury)  síly hybné (např. měnící se trhy, nové technologie, noví zaměstnanci, …) 

(Plant)  Model potřeby, závazku a sdílené vize

MODELY ZMĚN Proces změny

Implementace změny

Plánovaná změna

Logický inkrementalismus (malé postupné změny)

„Silové pole“

Náhlá změna

Politické snahy určitých Kontex působení zájmů skupin

RACIONALIZACE PROCESŮ Procesní analýzy mohou doložit   nevhodnou celkovou dělbu práce v systému  příliš četné meziútvarové vazby                             být podnětem   pro jiné uspořádání shluků činnosti v útvarech  pokud je proces hlavním předmětem práce  určitých útvarů mohou vyvolat i útvarové změny

ZMĚNY V ŘÍZENÍ ZMĚN Větší rozpoznávání potřeb změn  posun od „to by bylo pěkné mít“ k „to musíme mít“  posun ke klíčovým iniciativám s tendencí většího 

zájmu napříč organizací 

Strukturovanější a formálnější procesy   větší použití systémových přístupů k řízení „lidské 

stránky“ změny, ústup od „ad hoc“ přístupů 

ZMĚNY V ŘÍZENÍ ZMĚN Činnost v řízení změn jsou naplňovány „členy  organizace“  Sponsorship – musí naplňovat vyšší vedení  Role manažerů – podpora myšlenek změny  Nutná interakce – manažeři – zaměstnanci  Nemůže nahradit specializovaný tým ani skupina  expertů  "leading my people through change" se stává  kompetencí manažera   

OBECNĚ PLATNÉ „HYBATELE“  ZMĚN Strategické plánování – každý rok vynuceny  změny chování organizace   Tlaky trhu a „průmyslu“   Požadavky zákazníků, dodavatelů, apod.  Technologický vývoj   Programy manažerů, podnikatelů způsobujících  změnu ve fungování organizace  

UAI 718 – IV.

Dokumentace Organizační normy Informační systémy

SHROMAŽĎOVÁNÍ FAKTŮ Analýza + Design + Implementace = Projektování

Cíle

Vstup

Výstup

Organizační průzkum techniky shromažďování faktů

Modelování Funkcí dotazníky interview

popisy procesů pozorování dokumenty dokumentace

Transformace Simulace

Dat

Událost

SHROMAŽĎOVÁNÍ FAKTŮ 

Zajistit informační zdroje pro řízení a zabezpečit  dynamickou rovnováhu systému (firmy) 

TECHNIKY SHROMAŽĎOVÁNÍ FAKTŮ 

 

 Analýza firemní dokumentace  smlouvy  statuty,  organizační normy  administrativní příručky   popisy práce a specifikace pracovních zařazení   výukové manuály   prodejní a reklamní dokumentace  projektová dokumentace.

TECHNIKY SHROMAŽĎOVÁNÍ FAKTŮ 

 

Analýza firemních dokumentů    zrod dokumentu (proč a kam patří),  autor,  cíl dokumentu  schvalování   komu je určen   formální náležitosti (číslování, podpis, datum,…)   datové objekty, které se k dokumentu váží  uchování

PŘÍKLAD NÁLEŽITOSTÍ

TECHNIKY SHROMAŽĎOVÁNÍ  FAKTŮ Pozorování  Analýza výskytu procesů a událostí  Dotazník (nepřímá komunikace)  Anketa (přímá komunikace)  Rozhovor – interview (přímá komunikace) 

DOTAZNÍK Jasně si vysvětlit účel dotazníku  Stylizovat otázky tak, aby nebyly  dvousmyslné a zaujaté  Vyhnout se dlouhým otázkám a otázkám,  které požadují rozdílné typy informací  Navrhnout vhodnou strukturu otázek  (podle požadovaných odpovědí)  Předem rozhodnout, jak budou odpovědi  vyhodnoceny  Design formuláře  Stanovit lhůtu pro dodání odpovědí 

ANKETA 

„Výzkum mínění jistého okruhu osob nebo  širší veřejnosti o určité otázce.“ 

Význam anket je především v zajímavosti  uvedených odpovědí a právě proto se  odpovědi uveřejňují zejména v plném znění.   Získaná data se však kvůli tomu velice  špatně analyzují.  Standardně nejsou při anketě  zaznamenávány charakteristiky dotázaných  (pohlaví, věk, vzdělání,…), což je  z analytického hlediska také nevýhodné. 

INTERVIEW –  ,,ZJIŠŤOVÁNÍ INFORMACÍ ROZHOVOREM S LIDMI“ Formální setkání, které slouží k získání potřebných informací z dotazované osoby.  Důležitost přípravy interview: 

 Definování

cílů, účelu a předmětu

interview  Seznámení se s podkladovými materiály  Volba osoby dotazovaného  Vytvoření formálních předpokladů pro realizaci interview  Specifikace otázek, jejich typů – Sestavení ,,scénáře“ interview

POROVNÁNÍ  INTERVIEW ­ DOTAZNÍK interview

dotazník

Velice pracná a nákladná  technika  sběru dat

Efektivní technika, relativně malé  náklady

Časově náročné

Časově nenáročné

Spolupráce velkého počtu vyškolených  Nenáročné  personálně pracovníků Nákladná analýza na rozptýleném  vzorku osob je nákladná

Relativně nízké náklady

Malá anonymita

Velká anonymita

Úloha  tazatele na odpovědi

Formální shodnost

Menší nároky na iniciativu  dotazovaného

Vysoké nároky na  ochotu  dotazovaného (odpovědět všechny  otázky)  Nízká návratnost

Vyšší návratnost  odpovědí

ŘÍZENÁ DOKUMENTACE Archivace, schvalování, správa dokumentů,…..  Koloběh dokumentů v organizaci podléhá  administrativním opatřením (číslované kopie,  bezpečnost,…)  V souladu s oprávněními a rolemi v organizační  struktuře vznikají různé pravomoci na  schvalování dokumentů a dohled nad nimi  Nezbytné při řízení kvality podle ISO 9001:2008  Pomoci může elektronizace dokumentů a  zavedení vhodného SW 

Anarchie/nekontrolovatelnost zavedená do  oblasti firemní dokumentace  Neschválené dokumenty,   Různé  verze dokumentů používaných najednou,   důvěrné dokumenty přístupné všem uživatelům   atd. 

PŘEDNOSTI ŘÍZENÉ  DOKUMENTACE  Přehledné zobrazování a sdílení dokumentů  Vyhledávání v obsahu i popisu dokumentu   Filtrování struktury   Udržovaní jejich logické struktury a řízení 

přístupu   Schvalování (s možností uživatelské změny)   Archivaci   Správu verzí   Nastavení přípravných procesů   Revidování   Distribuci s potvrzením o seznámení 

IDENTIFIKACE ŘÍZENÝCH  DOKUMENTŮ  Titulní list každého řízeného dokumentu 

musí pro správnou identifikaci dokumentu  obsahovat určené  údaje

 Dokumenty jsou číslované (pořadové číslo)  Schválené  Podepsané správcem dokumentace  Orazítkované

IDENTIFIKACE ŘÍZENÝCH  DOKUMENTŮ název organizace, logo, rozsah platnosti  dokumentu,název dokumentu, typ dokumentu,   číslo dokumentu,  verze dokumentu, vlastník  dokumentu,….  počet stran dokumentu  místo uložení originálu dokumentu  jméno, datum a podpis pracovníka, který  dokument vypracoval  jméno, datum a podpis pracovníka, který  dokument schválil v první úrovni schvalování  …….. 

SYSTÉM DOCUMENTUM

PŘEDNOSTI ŘÍZENÉ  DOKUMENTACE  Přehledné zobrazování a sdílení dokumentů  Vyhledávání v obsahu i popisu dokumentu   Filtrování struktury   Udržovaní jejich logické struktury a řízení přístupu   Schvalování (s možností uživatelské změny, 

Workflow)   Archivaci   Správu verzí   Nastavení přípravných procesů   Revidování   Distribuci s potvrzením o seznámení 

IDENTIFIKACE ŘÍZENÝCH  DOKUMENTŮ  Titulní list každého řízeného dokumentu 

musí pro správnou identifikaci dokumentu  obsahovat určené  údaje

 Dokumenty jsou číslované (pořadové číslo)  Schválené  Podepsané správcem dokumentace  Orazítkované

IDENTIFIKACE ŘÍZENÝCH  DOKUMENTŮ název organizace, logo, rozsah platnosti  dokumentu,název dokumentu, typ dokumentu,   číslo dokumentu,  verze dokumentu, vlastník  dokumentu,….  počet stran dokumentu  místo uložení originálu dokumentu  jméno, datum a podpis pracovníka, který  dokument vypracoval  jméno, datum a podpis pracovníka, který  dokument schválil v první úrovni schvalování  …….. 

  

DOCUMENT MANAGEMENT  SYSTÉM  ENTERPRICE CONTENT  Systém pro práci a správu dokumentů    Dokument – soubor v elektronické podobě, vzniklý buď  MANAGEMENT digitalizací (naskenováním) papírového dokumentu  

nebo uložením původně elektronického dokumentu –  souboru, např. došlého prostřednictvím e­mailu nebo  doručeném na elektronickém médiu (disketa, CD). Příklady systémů:     

 

Doculive Documentum LiveLink Modul DMSv SAPu …..

PŘÍKLAD ADMIS­DMS

KLÍČOVÉ VÝHODY NASAZENÍ DMS  : 



    

 

Výrazné zjednodušení a zefektivnění práce s  dokumenty Dostupnost, dohledatelnost a snadná kategorizace  dokumentů podle různých kritérií Digitální archiv Jasný přehled o workflow dokumentů Snadné vytěžování dokumentů Možnosti zobrazení dokumentu v různých kontextech Snadná rozšiřitelnost funkčnosti systému formou  modulů Snadná integrace do stávající podnikové IT struktury Řízení přístupů k dokumentům

      

Organizační normy

ORGANIZAČNÍ NORMY vyjadřují formální základnu hospodářských  organizací  jsou ­ písemně zaznamenaná pravidla  (předpisy) která organizaci něco přikazují,  povolují, zakazují, doporučují  jejich dodržování je (podle druhu normy)  vynutitelné  

ORGANIZAČNÍ NORMY ­ DRUHY PRÁVNÍ  TECHNICKÉ  TECHNICKO­HOSPODÁŘSKÉ  ORGANIZAČNÍ  ŘÍDÍCÍ  OSTATNÍ 

ORGANIZAČNÍ NORMY ­  PRÁVNÍ  schvalují a vyhlašují 

příslušné státní orgány  státem uznaným způsobem

 vynutitelné státní mocí  sankcionovány státem

ORGANIZAČNÍ NORMY ­  TECHNICKÉ  předepisují stav nebo průběh 

technických jevů



např. stanovení rozměrů, jakosti, postupů, způsobu  zkoušení, ………..



např. ČSN

ORGANIZAČNÍ NORMY ­ THN  ­TECHNICKO HOSPODÁŘSKÉ Upravují např.:  výkony (výkonové normy)  technické vybavení pracovišť  způsob použití technických prostředků  výši zásob  spotřebu zdrojů, apod.  

NORMY  ŘÍDÍCÍ  A OSTATNÍ  Řídící akty (jednorázové příkazy, opatření, pokyny, 

rozhodnutí) ­ nemají trvalejší platnost  Usměrňují chování org. jednotky a jejích  prvků (útvarů, zaměstnanců)  Vytvářejí podmínky k plnění konkrétních  úkolů/řešení situací v určitém čase Příklad : Vyhlášení rektorského volna  Ostatní normy ­ určují např. náležitosti dokladů,  smluv, dodací podmínky, průběhu semestru,……..

PŘÍKLAD ŘÍDÍCÍHO AKTU Vyhláška  1/2010  děkana FIS o zkráceném přijímacím řízení na navazující  magisterské obory  Studenti, kteří končí bakalářské studium na Fakultě informatiky a  statistiky a mají zájem studovat obory navazujícího magisterského  studia stejného studijního programu, mohou být přijati bez  přijímacích zkoušek.  Přijímací zkouška bude prominuta absolventům bakalářských  studijních programů FIS, kteří podají přihlášku ke studiu  navazujícího magisterského programu nejpozději do šesti měsíců  po řádném ukončení bakalářského studia.  Studenti musí podat elektronickou přihlášku přes ISIS (do termínu,  dle harmonogramu) a zároveň zaplatit poplatek, platný pro  akademický rok.  V Praze dne 1. dubna 2010                                                    doc. RNDr. Luboš Marek CSc.                                                     děkan Fakulty informatiky a statistiky 

NORMY ORGANIZAČNÍ vydávají ­ oprávněné řídící subjekty org.   upravují 

formální vztahy ­ činnost ­ vlastnosti  s dlouhodobou platností (do odvolání)

závazují a organizačně jsou vynutitelné  určující vliv na ně mají normy právní     právní normy jsou “nadřazené” 

ORGANIZAČNÍ NORMY ­ POJEM A  FUNKCE týkají se vždy jedné organizace/org.  jednotky (na rozdíl od obecně závazných  předpisů)  úprava vlastností, podmínek, chování org.  jednotky a jejích prvků, které mají být za  určitých okolností vždy stejné  zaměření na obecné vymezení funkcí, funkčních  vlastností, organizačních prvků  

PŘEDMĚT ORGANIZAČNÍCH NOREM 

vytváří se jimi “normativní model”  organizace  jak má vypadat a fungovat, aby plnila všechny 

funkce

schválená norma je začleněna do soustavy  existujících norem   v souladu s normou se tvoří nebo upravuje  systém 

TVORBA ORGANIZAČNÍCH NOREM KDO  Vedení organizace ­ organizační útvar ­ odborně  příslušná místa z hlediska předmětu upravovaného  org. normou ZPRACOVÁNÍ NÁVRHU ­ zaměstnanci  znají problematiku komplexně a v širších  souvislostech  budou se mít normou řídit, jichž se týká 

TVORBA ORGANIZAČNÍCH NOREM obsah (účel normy, vlastní text, závěreční         ustanovení)  kdy nabývá účinnosti/platnosti  koho zavazuje  kdo kontroluje dodržování 

uvedeno zpravidla v závěrečných ustanoveních normy

TVORBA ORGANIZAČNÍCH NOREM připomínkové řízení  vyhodnocení, projednání rozporů  zapracování do konečné podoby  schválení k vydání (vedoucí, který vydává) 

VYDÁNÍ ORGANIZAČNÍCH NOREM uveřejnění ve věstníku (je­li v org. vydáván) nebo  příkaz ředitele  rozdělovník   na intranetu 

SPRÁVA/EVIDENCE ORGANIZAČNÍCH NOREM Označování směrnic:                                                                    PS  01  08 symbol směrnice (např. PS ­ podniková) poř. č. v rámci kalendář. roku posl. dvojčíslí kalendář. roku jednotlivým druhům norem přiděluje čísla  útvar,  který je vydává

PŘEDMĚTEM ORGANIZAČNÍCH  NOREM JE ZEJMÉNA: vztahy organizace k okolí ­ tj. jiným  organizačním jednotkám (dodavatelé…)  vztahy uvnitř:základní útvary organizace  a  jejich funkční profil ­ úkoly, pravomoc,  odpovědnost  obvykle 4 úrovně: úseky, odbory,  oddělení, týmy;   útvarová struktura ­ hierarchické uspořádání  systému (nadřízenost, podřízenost) 

PŘEDMĚTEM ORGANIZAČNÍCH  NOREM JSOU TAKÉ: 

Významnější procesy ­ obsah, průběh,  kooperační vztahy, součinnost útvarů v čase



Zásady, pravidla, nástroje řízení ­ trvaleji platné

FUNKCE ORGANIZAČNÍCH NOREM funkce tvorby systému ­ výsledek  projektu nové  organizace nebo změny  funkce racionalizační a rozvojová ­ norma je  kvalitní, přispívá ke zlepšení situace, užívá soudobé  poznatky, zdokonalování norem (soustavy, jednotlivých  

norem i částí norem) 

funkce kriteriální ­ závazné kritérium, vůči  kterému se porovnává skutečnost (kontrola  dodržování)



funkce výchovná ­ “mít na paměti” a prosazovat 

PŘÍKLADY Z FIS Vyhlášky děkana  č. 1/2010 ­  Zkrácené přijímací řízení na navazující magisterské studi um  (1.4.2010)  Opatření děkana  č. 3/2010 – Přiznání stipendia pro rok 2010/2011 (1.6.2010)  č. 2/2010 – Přerušení studia a přestup mezi obory fakulty  (1.5.2010)  č. 1/2010 – Podávání žádostí a omluvenek přes ISIS  (1.5.2010)  č. 8 –  Studentům hlásícím se na státní bakalářskou zkoušku  (1.4.2005)  č. 5 – Doktorská stipendia (1.9.2003)  č. 2 ­  Prokazování totožnosti při plnění studijních povinností u  předmětů zajišťovaných FIS 

FUNKCE ORGANIZAČNÍCH NOREM funkce řídící –  každý ví, co má dělat a kdy   funkce výchovná ­ “mít na paměti” a  prosazovat  funkce registrační ­ zdroj informací o historii  organizace, jejích změnách, vývoji filozofie řízení  funkce reprezentativní ­ normy vyjadřují a  reprezentují “organizační kulturu” (obsahem,  uspořádáním, formulacemi, úpravou, kvalitou) ­ 

OBECNÉ POŽADAVKY NA  ORGANIZAČNÍ NORMY komplexnost (úplnost) z hlediska řešeného  předmětu (podstatné stránky)  jednoznačnost ­ formulace ­ připouští jedinou  interpretaci, neumožňuje “únikové” jednání  sladění s okolím a vnitřní nerozpornost  ­  soulad s vyššími normami a vnitřními normami  vyššího řádu (směrnice nesmí být v rozporu s organizačním  řádem) a jinými platnými normami, správné  “rozhraní” ­ nepřekrývání s jinými, ne bílá místa  

OBECNÉ POŽADAVKY NA  ORGANIZAČNÍ NORMY vyvážená doba platnosti jednotlivých  ustanovení normy (místo souborné normy ­  pokud se mění pouze části ­ tvorba dílčích norem ­  snadnější orientace ve změnách)  srozumitelnost a přehlednost ­ věcné a  stručné formulace, přiměřený rozsah, kvalita  reprodukce (čitelnosti textu); uspořádání textu,  využití diagramů apod. 

SOUSTAVA ORGANIZAČNÍCH  statut útvarová a funkční  NOREM  schémata organizační řád ­ VZÁJEMNĚ SKLOUBENÝ  popisy pracovních funkcí pracovní řád organizační směrnice spisový řád CELEK NOREM organizační pokyny,  archivní řád 

  











 

podpisový řád pravidla  vnitropodnikového  řízení

pracovní postupy



platový řád



jednací řády poradních  orgánů



věstníky, oznámení…..

 STATUT ORGANIZACE        ­ ZÁKLADNÍ  ORGANIZAČNÍ NORMA Platí po celou dobu existence organizace   trvale platný charakter jeho ustanovení vymezuje:  účel hosp. org. pro který je zřízena  právní postavení   vztahy k okolí  organizační jednotky, které ji tvoří  (nižšího řádu), jejich působnost, vztahy  mezi nimi  statutární orgány, atp.

ORGANIZAČNÍ ŘÁD ZÁKLADNÍ A NEJOBSÁHLEJŠÍ NORMA

 upravuje všechny oblasti provozu i řízení a  činnosti organizace  nejprve se zpracovává “katalog odborných  činností” a ty se v organizačním řádu  přiřazují organizačním místům (buď v úplném  

znění nebo číselnm kódem)

Základní části org. řádu:  všeobecná                speciální

VŠEOBECNÁ  ČÁST ORGANIZAČNÍHO   ŘÁDU    Ustanovení o 

 členění, působnosti, platnosti org. 

řádu  právním a hospodářském postavení  org.   soustavě organizačních norem  Seznamy obecných činností vedoucích

    pracovníků a pracovníků  Vymezení obecné kompetence útvarů

SPECIÁLNÍ ČÁST  ORGANIZAČNÍHO ŘÁDU 

určení působnosti jednotlivých útvarů  organizace a vybraných funkcí přiřazením  odborných činností



základní útvarové schéma organizace



tato část se častěji  mění a upravuje

PRACOVNÍ ŘÁD rozvádí ustanovení zákoníku práce podle  podmínek v organizaci  upravuje práva, povinnosti a odpovědnost  pracovníků a jejich vztahy k organizaci  je závazný pro všechny pracovníky  musí být přístupný a musí být s ním všichni  seznámeni  

SPISOVÝ ŘÁD zahrnuje systém práce s písemnostmi od  jejich příjmu/vzniku do vyřazení (upravuje  pojetí a činnosti spisové služby)  nemá plnit funkci dílčích pracovních instrukcí pro  práci s různými konkrétními písemnostmi  spisová služba ­ úkony souvisící s doručováním,  tříděním,označováním, zapisováním (evidencí),  oběhem, vyžizováním, vyhotovováním odesíláním,  ukládním, vyřazováním (skartací) písemností  

ARCHÍVNÍ ŘÁD 

navazuje na spisový řád ­ může být i jeho  součástí



řeší dlouhodobé ukládání písemností a  jejich vyřazování pokud organizace spravuje  vlastní archiv 

PODPISOVÝ ŘÁD  může být součástí spisového řádu  vymezuje pravomoc a odpovědnost

   pracovníků na jednotlivých funkčních    místech  při podepisování písemností  v závislosti na významu a závažnosti písemností  v příloze ­ vzory podpisů pracovníků, 

   jejichž podpisové právo je výslovně  stanoveno 

PRAVIDLA VNITROPODNIKOVÉHO  ŘÍZENÍ  vymezují hospodářské vztahy mezi útvary  organizace  upravují soustavu pravidel a nástrojů  vnitropodnikového ekonomického řízení  upravují oblasti ­ např. 

 hospodaření (nákladových) středisek, plánování, 

rozpočetnictví, kalkulace, vnitropodnikové účetnictví  a informační systém  

ÚTVAROVÁ A FUNKČNÍ SCHÉMATA Útvarová ­ graficky znázorňují (zpravidla do úrovně  odborů)

útvarovou strukturu  zařazení útvarů do organizačních stupňů  jejich nadřízenost, podřízenost  z ní vyplývající základní organizační vazby Funkční ­ rozvádí útvarové schéma na jednotlivá funkční místa (může sloužit k určení počtu  

pracovníků útvarů, možnosti náboru zaměstnanců)

POPISY PRACOVNÍCH FUNKCÍ souhrnná organizační norma ­ dělba práce je  prohloubena na jednotlivé pracovníky  vymezují se předpoklady pro výkon dané  funkce  uvádějí se odborné činnosti funkci příslušející  stanovují se povinnosti, práva, odpovědnost 

ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE  Závazné předpisy určující metody, formy,  postupy, prostředky, pomůcky pro výkon  určitých činností z hlediska obsahu, prostoru  a času v souladu s obecně platnými právními i  jinými normami  např. prováděcí předpisy obsahují  jednotnou úpravu průběhu určitého procesu,  obsah a nosiče dat, způsob účasti nositelů, apod. 

ORGANIZAČNÍ POKYNY, PRACOVNÍ  POSTUPY 

metodicky zaměřené

Pokyny  vztahují se k vybraným činnostem útvaru  (např. způsob výkonu činností) jinak  neupravených Postupy (přechod mezi organizačními a pracovními  normami ­ např. výkonovými)   podrobná úprava činností ­ např. přesné  vymezení kooperací, stanovenou jakost…

NORMY (METODICKÉ) MUSÍ POKRÝT  VŠECHNY DŮLEŽITÉ ČINNOSTI: jejichž vykonávání je předepsáno vyššími  normami (např. obecně závaznými)  vyžadující, aby jimi byly vytvářeny stabilní  podmínky pro výkon jiných činností  

(závislých/návazných)

vykonávané hromadně/opakovaně v prostoru či  času a musí být zachován stejný postup/mít  stejný výsledek  významné pro plnění základních funkcí  organizace 

UDRŽOVÁNÍ PLATNOSTI NOREM každý dodatek a změnu vydává jen místo,  které vydalo normu (označení: “dodatek č. … . k org.  řádu ze dne…; změna č. … ke směrnici č. …) 

způsob vydání ­ stejný jako u normy (viz  schéma DPS ­ dodatek podnikové směrnice, 01 ­ pořad. Č. v  rámci roku, poslední dvojčíslí kalendářního roku)

každá zrušená norma musí být vyřazena a  vrácena všemi uživateli ke skartaci     vydavateli normy 

SLEDOVÁNÍ ÚČINNOSTI NOREM Systematické zjišťování a hodnocení:  znají pracovníci platné org. normy?  využívají je při své práci?  považují je za účelné vzhledem k  problémům/situacím, které řeší?  působí organizace na základě norem  požadovaným způsobem/efekty? 

IMPLEMENTACE (ZAVÁDĚNÍ)   INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ 

Informační systém  (IS) – systém na zajištění  informačních potřeb účastníků podnikových  procesů  (uživatelů)

IS  tvoří:  Lidé  Prvky ICT  Data 

Různé stupně a druhy IS

IMPLEMENTACE  IS Trendy  IS/IT:  Zvyšovat efektivnost IS/IT  Tlak na propojování IS s externími subjekty  (zákazníci, dodavatelé, ….)  Podpora procesního řízení v organizaci 2 koncepce:  ERP  (Enterprice ResourcePlaning)+ BRP  (Business Process Reengineering)  SOA Service Oriented Architecture (webové  služby a distribuované aplikace)

VÝVOJ IS ­ ETAPY Zpracování dat  ­ zlepšit  dostupnost informací v  jednotlivých  nepropojených  oblastech  ASŘ   ­ automatizované systémy řízení  (první  stupeň ERP systémů) propojení jednotlivých  oblastí v podniku   ERP I. II.  ­ řešení  komplexního IS nad jednou  datovou základnou  SOA  ­ nová koncepce  architektury IS – webové  služby jako základní prvek, který podporuje  rychlé a snadné sestavování distribuovaných  aplikací 

  

IMPLEMENTACE IS A PROCESNÍ  ANALÝZY (BUSINESS PROCESS REENGINEERING ­  BRP) 

3 strategie:  1. kompletní BRP a pak výběr a implementace  ERP produktu (náročné na čas a peníze,  vzhledem k  neustále se  měnícímu se okolí hrozí, že se restrukturalizace procesů znehodnotí dříve  než se podle BRP nasadí nový ERP systém)



2.  BRP a paralelní implementace  (souběžné provádění,  záleží na znalostech a zkušenostech implementátorů – nejčastější přístup)



3.  Vytvoření procesního modelu celého podniku,  implementace ERP produktu a následně BRP  (nejméně používaná strategie, vyžaduje velké zkušenosti s modelování  podnikových procesů a zaváděním IS)