UURROOSTERPROTOCOL INHOUDSTAFEL 1. INLEIDING...........................................................................................................................................................2 2. DOELSTELLING VAN HET PROTOCOL.........................................................................................................2 3. TAKEN & BEVOEGDHEDEN: PLANNER.......................................................................................................4 4. PLANPROCES..................................................................................................................................................... 5 Stap 1: Planafspraken op jaarbasis........................................................................................................................5 Stap 2: Opstellen roosters......................................................................................................................................5 Stap 3: Beheren van het rooster...........................................................................................................................23 Stap 4: Realisatie en evaluatie.............................................................................................................................31
Versie 09052011
1
1. INLEIDING In haar missie beschrijft de vzw GasthuisZusters Antwerpen (GZA) de uitgangspunten van haar HRMbeleid als volgt: ‘GZA voert een vooruitstrevend human resources beleid, gericht op het aantrekken en behouden van gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers. Zij biedt optimale kansen tot professionele ontplooiing en gezonde arbeidsvoorwaarden’ In samenwerking en overleg met de vertegenwoordigers van de werknemers beoogt GZA met haar HRMbeleid pro-actief en dynamisch in te spelen op allerlei interne en externe ontwikkelingen op het vlak van het personeelsbeleid. Bij de keuzes die hierbij dienen te worden gemaakt, wordt rekening gehouden met de kwaliteit van de arbeidsomstandigheden van de medewerkers, de door de overheid beschikbaar gestelde financiële middelen en de financiële toegankelijkheid van de GZA voorzieningen. Door de aard van hun doelstelling en de daaraan verbonden activiteiten zijn de GZA voorzieningen genoodzaakt volcontinu te werken, waardoor aan de medewerkers gevraagd wordt om op afwijkende werktijden diensten te presteren. Daartoe worden dienstrooster uitgewerkt die toelaten om de continue zorgvraag te kunnen opvangen. Met het voorliggende dienstroosterprotocol expliciteren de GZA en de vertegenwoordigers van de werknemers de basisprincipes van gezonde dienstroosters, zodat kan worden tegemoetgekomen aan de terechte vragen van de medewerkers op het vlak van werkdruk, de organisatie en kwaliteit van het werk en het evenwicht tussen arbeid en privéleven gedurende de loopbaan.
2. DOELSTELLING VAN HET PROTOCOL Dit voorliggende protocol geeft uitvoering aan de in de CAO beschreven afspraken (CAO van 27 januari 2009, art. 3). Het heeft tot doel aanwijzingen te geven aan al de personen die in een GZA voorziening de verantwoordelijkheid en de bevoegdheid hebben om dienstroosters op te maken. Bij de opmaak van de dienstroosters wordt uitgegaan van het gegeven dat de medewerkers zullen worden ingezet in functie van de dienstnoodwendigheden, met respect voor de sociale wetgeving, de door de OR goedgekeurde roosters en met de aanbevelingen om risico’s voor gezondheid en het welzijn te minimaliseren. Het dienstrooster bepaalt het begin- en einduur van de werktijden van de medewerkers en de personele inzet, gegeven de zorgvraag en de personeelsbezetting die nodig is op verschillende momenten binnen de dag. De doelstelling is dat de dienstroosters tijdig worden medegedeeld, meer voorspelbaar zijn en aan minder wijzigingen onderhevig zijn. Voorspelbare roosters beperken de gevraagde (en soms ongewenste) ‘op het laatste moment’ - flexibiliteit van medewerkers en bieden medewerkers meer zekerheid over zowel hun werk- als hun privétijd. Dienstroosterplanning wordt beïnvloed door diverse factoren en actoren die op diverse niveaus binnen en buiten de organisatie optreden. Het onderstaande schema maakt zichtbaar dat bij het zoeken naar werkbare dienstroosters die tot tevredenheid van alle partijen worden ingevoerd een bijzonder moeizame opdracht is en acties vereist op alle niveaus en door alle partijen.
Versie 09052011
2
Bron: WHAW handleiding Zorg is mensenwerk! Met veel toewijding zetten medewerkers binnen het GZA zich dagelijks in om de best mogelijke prestatie te leveren. Elke dag wordt ernaar gestreefd om een maximale kwaliteit van de zorg aan onze klanten te leveren. Maar het leveren van zorg heeft ook een prijs. Dit betekent dat de uitdaging is gelegen in het bieden van een maximale kwaliteit van de zorg op een efficiënte en doelmatige manier. Omdat zorg mensenwerk is, is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat: • de juiste medewerkers • met de juiste kwaliteiten • in de juiste aantallen • op het juiste moment • op de juiste plaats aanwezig zijn. Hier ligt ook een belangrijke relatie met het rooster, omdat het rooster immers aangeeft welke medewerkers op welk moment aanwezig zijn. In het streven naar een maximale kwaliteit van de zorg op een efficiënte en doelmatige manier, speelt het rooster dan ook een cruciale rol.
Versie 09052011
3
3. TAKEN & BEVOEGDHEDEN: PLANNER De rol van de planner is complexer dan op het eerste gezicht lijkt. Het maken van het rooster is slechts een operationele taak en iedereen met wat puzzelzin kan wel een rooster ´dicht´ krijgen. De taken en verantwoordelijkheden van de planner zijn echter veel breder. Ze liggen onder andere op het vlak van signaleren van mogelijke problemen die van invloed kunnen zijn op de planning, informeren van o.a. management en motiveren van de werknemers. Op deze manier wordt planning proactief in plaats van reactief. De planner is verantwoordelijk voor het opstellen van een rooster dat aan de wettelijke bepalingen, aan de organisatorische bepaling en interne afspraken voldoet. Om deze taak goed te kunnen uitvoeren wordt er ondersteuning geboden vanuit de personeelsdienst en wordt de PEP tool als middel ter beschikking gesteld. De planner is verantwoordelijk voor - in kaart brengen van het capaciteitsaanbod (op basis van personele kader) in kaart brengen van de capaciteitsbehoefte match tussen capaciteitsaanbod en capaciteitsbehoefte opstellen van het (voorlopige) rooster optimaliseren van het (voorlopige) rooster valideren van het rooster als referentieplan actualiseren van het referentieplan administratieve opvolging van de personele inzet De planner is te allen tijde verantwoordelijk om de wettelijke aspecten en het werkaanbod voor ogen te houden. Er is een nauwe samenwerking tussen de personeelsdienst en de planner. Om een duidelijk beeld te krijgen van de verschillende verantwoordelijkheden werden fiches opgesteld.
Versie 09052011
4
4. PLANPROCES Het proces is onderverdeeld in stappen en biedt een gestructureerde methode om het werkaanbod in relatie tot de personele capaciteit te plannen, roosters te ontwikkelen en te beheren en uiteindelijk het gehele proces te evalueren.
Stap 1: Planafspraken op jaarbasis De dienstverantwoordelijken maken afspraken met hun hiërarchische leidinggevende over de in te zetten diensten (capaciteitsvraag) en de daarvoor benodigde (beschikbare) formatie (capaciteitsaanbod). De volgende afspraken worden in ieder geval vastgelegd (gebaseerd op een capaciteitsanalyse): • Aantal uren inzet, per kwalificatie, dat op jaarbasis gerealiseerd wordt • Aantal planbare uitvaluren waarop gestuurd wordt (bv. verlof, vorming,…)
Stap 2: Opstellen roosters 1. Basisprincipes Voor elke dienst wordt een dienstrooster vastgelegd rekening houdend met de dienstnoodwendigheden. Het dienstrooster bepaalt het begin- en einduur van de werktijden van de medewerkers en de personele inzet, gegeven de zorgvraag en de personeelsbezetting die nodig is op verschillende momenten binnen de dag. De personeelsbehoefte tijdens het weekend kan op verschillende momenten van de dag verschillen t.o.v. de personeelsbehoefte tijdens weekdagen. Binnen eenzelfde voorziening kunnen er dus verschillende dienstroosters worden opgemaakt.
2. Begrippen kader Bij de opmaak van een dienstroosterprotocol is het belangrijk dat er eenduidigheid bestaat over de begrippen die men hanteert bij het expliciteren van de uitgangspunten en afspraken ter zake. Het dienstrooster is het geheel van werkroosters die geldig zijn voor alle medewerkers van een bepaalde dienst/afdeling/leefgroep. Het dienstrooster is een instrument om ervoor te zorgen dat de juiste personeelsleden, met de juiste kwaliteiten, in de juiste aantallen, op de juiste momenten, op de juiste plaats in de organisatie aan het werk zijn. De arbeidsregeling is de totale arbeidsduur per week (=contractuele jobtime) die overeengekomen is met de werknemer. Is de totale arbeidsduur elke week constant, dan is de arbeidsregeling VAST De arbeidsregeling kan ook veranderlijk zijn. De totale wekelijkse arbeidsduur is dan een gemiddelde dat over een bepaalde periode wordt bereikt. De wekelijkse arbeidsduur kan dan schommelen van de ene week op de andere, op voorwaarde dat aan het einde van deze periode ( vastgelegd over 2 weken of 3 of 4 of … tot maximum 13 weken) het gemiddelde werd nageleefd. Deze arbeidsregeling is FLEXIBEL.
Versie 09052011
5
Het werkrooster preciseert op een concrete manier de dagen en de uren waarop gewerkt wordt. Zowel voor voltijdse als voor deeltijdse werknemers moet het werkrooster worden opgenomen in het arbeidsreglement en in de individuele arbeidsovereenkomst. De volgende vermeldingen moeten worden opgenomen: - aanvang en einde van de gewone arbeidsdag - tijdstip en duur van de rusttijden - dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid. Per werknemer kunnen verschillende werkroosters opgenomen worden. Er bestaan verschillende soorten werkroosters:
1. 2.
3.
Vast werkrooster: de dagen en de uren waarop de medewerker moet werken zijn bepaald over één week Cyclisch: de dagen en de uren waarop de medewerker moet werken zijn bepaald over een cyclus. Een cyclus is een opeenvolging van dagelijkse werkroosters in een vaste orde en die over een langere periode dan één week loopt met een maximum van 13 weken. Binnen de cyclus kan de arbeidsduur per week verschillend zijn. Het wekelijks werkrooster moet overeenstemmen met één van de werkroosters die in het arbeidsreglement werden opgenomen. Begin en het einde van een cyclus moet op elk tijdstip bepaald kunnen worden. Variabel: de werknemer wordt niet tewerkgesteld volgens een patroon van vaste dagen en uren. In de arbeidsovereenkomst wordt de wekelijkse arbeidsduur vastgesteld zonder vooraf de dagen en/of uren van het uurrooster nauwkeurig aan te geven.
VASTE ARBEIDSREGELING (*) de contractuele arbeidsduur wordt altijd bereikt in 1 week (**)
FLEXIBELE ARBEIDSREGELING (*) de arbeidsduur is niet elke week dezelfde maar de contractuele arbeidsduur moet over ten hoogste één
kwartaal worden nageleefd (**) VAST WERKROOSTER (*) dagen en uren waarop wordt gewerkt zijn elke week dezelfde
CYCLISCH WERKROOSTER (*) dagen en uren waarop wordt gewerkt worden in een vaste volgorde herhaald
VARIABEL WERKROOSTER dagen en uren waarop wordt gewerkt mogen elke week veranderen
CYCLISCH WERKROOSTER (*) dagen en uren waarop wordt gewerkt worden in een vaste volgorde herhaald
VARIABEL WERKROOSTER dagen en uren waarop wordt gewerkt mogen elke week veranderen
VARIABEL WERKROOSTER MET CYCLISCH KARAKTER dagen waarop wordt gewerkt worden in een vaste volgorde herhaald maar de uren waarop wordt gewerkt mogen altijd veranderen
(*) Combinatie van een vaste arbeidsregeling en een vast werkrooster geeft een vast uurrooster, combinatie van een vaste arbeidsregeling en een cyclisch werkrooster geeft een vast uurrooster, combinatie van een flexibele arbeidsregeling en een cyclisch werkrooster geeft een vast uurrooster (**) Voltijdse medewerkers die 40 u per week doen en die in het kader van de arbeidsduurvermindering tot 38 u, vrije dagen nemen, worden in de categorie vaste arbeidsregeling opgenomen.
Versie 09052011
6
Afkortingen te gebruiken bij de GZA uurroosters Elk uurrooster wordt gekenmerkt door het karakter van de arbeidsregeling en het werkrooster: Arbeidsregeling: een vaste wekelijkse arbeidsduur werkrooster vast: VV werkrooster cyclisch: VC werkrooster variabel: VW Arbeidsregeling: een flexibele (=gemiddelde) wekelijkse arbeidsduur werkrooster cyclisch: FC werkrooster variabel: FW Het werkrooster wordt gedefinieerd volgens bovenstaande criteria, ook al wordt hiervan afgeweken omwille van onderstaande afwezigheden van de medewerker zelf of omwille van andere hieronder vermelde afwijkingen: o Ziekte o Klein verlet, familiaal verlof, o Vakantie o Arbeidsduurvrijstelling o Recuperatie 38 uur o Aanvullende uren die buiten het vaste patroon moeten gepresteerd worden om de overeengekomen job time over de referentieperiode te bereiken o Oproepwacht o Meeruren o Instellingspermanentie o Vorming o Dienstvergaderingen buiten de voor de werknemer gewone uren o Syndicaal werk o Glijdende uren o Inspringen voor collega’s Jobtime over 2 (of meer) weken: In een systeem van bvb. W1: 2d werken, w2: 3d werken, moet in een variabel systeem steeds vermeld worden dat deze dagen aaneensluitend zullen gepresteerd worden. In een vast of cyclisch systeem is dit niet nodig (en mag er dus ook 1 dag “vrij” zijn). Onder “glijden” wordt verstaan dat de medewerker tussen deze tijden zelf kan bepalen wanneer hij begint te werken, maar dat hij wel het totaal uren per dag dient te presteren. Een glijdend werkrooster wordt enkel goedgekeurd als het haalbaar is voor de dienst en de permanentie niet in het gedrang komt. Onderbroken diensten zijn diensten waar tussen twee werkgedeeltes op een dag, minimum 4 uren vallen. Dienst met verlengde niet betaalde pauze zijn diensten met pauzes van meer dan 30 minuten en minder dan 4 uur. Referentieplan is het maandelijkse rooster dat als definitief wordt beschouwd 2 weken voor het begin van de desbetreffende maand. Dit referentieplan zal gebruikt worden als leidraad bij het toekennen van premies. Mobiele equipe is één of meerdere zorgverleners die niet structureel toegewezen zijn aan één bepaalde dienst/werkplaats en die in functie van de noodwendigheden (ziekte van personeel of plotse toename van zorgbehoefte) van vooraf bepaalde diensten en onder bepaalde criteria inzetbaar zijn.
Versie 09052011
7
Saldo uren: De saldo uren worden per maand berekend in ons registratie programma PEP en kunnen in de GZA rapporten worden geraadpleegd. We streven ernaar om deze gegevens te kunnen berekenen per kwartaal. Voorbeeld 1 : medewerker X jobtime 100% of 38u/week
procentuele weergave van je contractuele jobtime
=
Verschuldigd per dag = de gemiddelde jobtime per dag van een fulltime medewerker * de eigen jobtime. In dit voorbeeld is dit 38u per week (5 dagen) = 7,60 of 7u36 min per dag. Het aantal weekdagen is verschillend per maand. Ons voorbeeld gaat over oktober 2010, die 21 weekdagen telt. Indien een feestdag op een weekdag valt, wordt die afzonderlijk vermeld (zie voorbeeld 2) Verschuldigde tijd = Aantal weekdagen x gemiddelde jobtime FTE * eigen procentuele jobtime. In dit voorbeeld 21 * 7,6 .* JT : 21 * 7.6 *100%= 159,60 Saldo uren per 30/09/2010 = eindsaldo van vorig maand. In voorbeeld = 17,43 Effectieve tijd = de som van de waarde van de iconen in de planning. In voorbeeld = 159,6 Saldo uren per 31/10/2010 = nieuwe saldo op einde van de maand. In voorbeeld = 17,43 De saldo-uren zijn het verschil tussen de verschuldigde tijd (jobtime) en de som van effectief geplande iconen (werktijd + gelijkgestelde dagen). Een voltijdse medewerker met een contract voor 38 uur en effectief 40 uur per week gepland, heeft recht op recuperatie uren. Deze medewerker zal 2 saldo uren krijgen per gewerkte week. Deze saldo uren worden binnen GZA weg gepland door een RU dag. Het is belangrijk om de RU-dag gespreid te geven om op het einde van het kwartaal een 0 saldo te bereiken.
Versie 09052011
8
Voorbeeld 2: medewerker y 78.95% of 30u per week
Jobtime: procentuele weergave van je contractuele jobtime: 78.95% Verschuldigd per dag: gemiddelde jobtime per dag van een fulltime * jobtime 38u/week / 5 dagen = 7,60 of (7u36 min) Aantal weekdagen: in november: 22 dagen, maar twee F-dagen in de week vandaar in telling 20 dagen en bijkomend 12u (6u/F-dag voor deze jobtime) onder “Feestdagen kalender” Ofwel Verschuldigigd tijd: 22 * 7,6 .* JT : 22 * 7.6 *78.95= 132,00 Saldo per 30/09/2010: eind saldo van vorig maandag Effectieve tijd: is de som van de waarde van de iconen in de planning Saldo per 31/10/2010: nieuw saldo op einde van de maand Voorbeeld 3: deeltijds in een cyclisch systeem Van werknemers die in een cyclus werken die over meer dan een week gespreid is, moet op elk tijdstip kunnen vastgesteld worden wanneer de cyclus begint en eindigt. De cyclus bedraagt maximum 13 weken. Het aantal te presteren uren ( saldo) wordt bepaald per cyclus op basis van het werkrooster opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Het eindsaldo op basis van gepresteerde en gelijkgestelde uren wordt per cyclus berekend.
Versie 09052011
9
Op dit ogenblik ( nov 2010) is het nog niet mogelijk dit systematisch op te vragen in PEP. In afwachting zal de personeelsdienst op het einde van het jaar (november) het door PEP berekend saldo herberekenen en eventueel aanpassen.
Meer-uren zijn uren die meer gewerkt worden dan gepland. Voorbeeld 1: medewerker is gepland van 6.30 tot 15.00 uur en werkt tot 16.00 uur. Dit wil zeggen 8 effectieve uren en 1 meeruur. Voorbeeld 2: een meeting wordt gepland van 15.00 uur tot 17.00 uur. Uiteindelijk eindigt de meeting om 18.00 uur. Dit wil zeggen 2 effectieve uren en 1 meeruur.
3. Het roosterproces De dienstverantwoordelijke bouwt het dienstrooster uitsluitend op basis van arbeidsregelingen en werkroosters opgenomen in het arbeidsreglement en de individuele arbeidsovereenkomst. Zowel werknemers als werkgevers streven naar een cultuur van stabiele uurroosters. Een voorlopig maandelijkse uurrooster wordt minstens één maand voor het begin van de desbetreffende maand medegedeeld en daarbij wordt zo goed als mogelijk rekening gehouden met de vooraf door de werknemers gemelde desiderata. Een voorlopig uurrooster mag enkel in de volgende omstandigheden worden gewijzigd: op schriftelijk verzoek van de betrokken werknemers om een wijziging te realiseren, met inachtneming van de reglementering inzake sociaal recht en met goedkeuring van de werkgever - of op verzoek van de werkgever met inachtneming van de reglementering inzake sociaal recht en met een schriftelijk akkoord tussen de werknemer en de werkgever Het maandelijks uurrooster wordt als definitief beschouwd de 15e van de maand voorafgaand aan de werkmaand. Het wordt in het personeelsplanning systeem opgeslagen als referentieplan. In de toekomst zal het referentieplan automatisch worden opgeslagen op de 14 e van de maand om 23u 59. Een definitief uurrooster mag enkel om niet voorziene en verantwoorde redenen worden gewijzigd, wat zowel geldt voor de werknemer als de werkgever. De verplichting om de zorgcontinuïteit en de zorgzekerheid te garanderen kan ertoe leiden dat een wijziging van het definitieve uurrooster onvermijdelijk is. Het referentieplan mag enkel gewijzigd worden: - op verzoek van de medewerker met de goedkeuring van de hiërarchische verantwoordelijke. - op verzoek van de werkgever met de goedkeuring van de werknemer die betrokken is bij die wijziging. Deze bepalingen gelden niet voor de organisatie van wachten waarbij werknemers van thuis uit kunnen worden teruggeroepen. De procedure voor de mobiele equipe is ook iets afwijkend, zie regels voor mobiele equipe.
20ste van de maand -2:
Laatste dag binnenbrengen van wensen door medewerkers
1ste van de maand -1:
Dienstverantwoordelijke hangt voorstel planning uit op de dienst
1ste – 14e van de maand -1:
Eventuele aanpassingen kunnen worden aangebracht
15e van de maand -1:
Versie 09052011
Referentieplan wordt opgehangen op de dienst en opgeslagen in PEP.
10
Wanneer twee medewerkers na vastleggen van het referentieplan met elkaar van uurrooster wisselen moet er gebruik gemaakt worden van het wisseldocument. Dit wisseldocument wordt opgemaakt in 3voud (één voor dienstverantwoordelijke, aanvrager en vervanger).
Document uurroosterverandering bij wissel tussen twee medewerkers Aangevraagd door: NAAM: .......................................................................................................... GZA nummer: ……… CAMPUS:………………………………………………………………….. DIENST: ........................................................................................................ DATUM: ..........................................................................................………. UUR : ................................................................................………………..... zal worden vervangen door: NAAM: .......................................................................................................... GZA nummer: ……… CAMPUS: …………………………………………………………………. DIENST: ........................................................................................................ DATUM: ..........................................................................................………. UUR : ................................................................................……………….....
VOOR AKKOORD: Aanvrager
Vervanger
Datum
Datum
Dienstverantwoordelijke
Datum
Dit document dient de dienstverantwoordelijke 5 jaar bij te houden op de dienst.
Versie 09052011
11
4. CAO bepalingen: Arbeidsregelingen 1. Arbeidsduur De arbeidsduur voor een werknemer met voltijdse tewerkstelling bedraagt 38 uur per week. De tewerkstelling mag oplopen tot 50 uur per week. Deze grens mag worden overschreden tot 77 uur per week op voorwaarde dat over een periode van 4 weken gemiddeld niet langer dan 38 uren per week wordt gewerkt. Deze overschrijding tot 77 uur is niet toegelaten voor nachtdiensten. De wekelijkse arbeidsduur kan ongelijkmatig worden verdeeld over de zeven dagen van de week, indien vastgelegd in de individuele arbeidsovereenkomst. Wanneer hiervan gebruik wordt gemaakt zal men per dag niet minder aanwezig zijn dan drie uur of niet meer dan elf uur. In het kader van de flexibele arbeidsregelingen en cyclische en variabele werkroosters is het mogelijk de arbeidsduur te spreiden over een periode van maximum 1 RSZ kwartaal of 13 weken. Het saldo moet op het einde van het kwartaal op nul staan. Bij de berekening van de referteperiode worden alle gewerkte uren en gelijkgestelde uren meegeteld, met uitzondering van de meeruren. Uren besteed aan verplichte werkoverlegvergaderingen en vorming waarbij de voorziening tussenkomt voor de uren (zie procedure vorming), worden met werken gelijkgesteld. Tijdens een afwezigheidperiode omwille van vb. ziekte, klein verlet, enz. ... kunnen geen 'andere' uren ingeschreven worden (vb. werkoverleg, vorming). Zomer- en winter uur: Bij de overschakeling van winteruur naar zomeruur (eind maart) worden de wijzers van de klok om 02.00 uur 's ochtends een uur vooruit gezet. Bij overschakeling van zomeruur naar winteruur (einde oktober) worden ze daarentegen om 03.00 uur 's ochtends gedurende een uur stilgelegd. Wie in de lente 1 uur minder werkt als gevolg van de overschakeling krijgt toch de uren zoals voorzien in het werkrooster. Voor wie in de herfst 1 uur meer werkt, zal dit ook zo genoteerd worden. Wanneer op vraag van de werkgever onvoorzien meer uren gepresteerd worden dan in het referentieplan voorzien wordt inhaalrust toegekend. Notitie van meeruren gebeurt volgens de groep tot de welke de medewerker behoort: Groep 1: Directieleden, daarmee gelijkgestelden en directiesecretar(is)(es)sen (zo functie op niveau van dienstverantwoordelijke) Groep 2: Functies buiten groep 1 opgenomen in het prestatiemanagement Groep 3: Werknemers met een bedienden- of arbeiderscontract, niet behorend tot groep 1 of 2 Voor de groep 3 worden de meeruren automatisch genoteerd via de badgelezer in het personeelsplanning systeem. De dienstverantwoordelijke krijgt een melding van zodra deze meeruren 15 minuten of meer bedragen en kan deze al dan niet valideren. Voor de meeruren onder de 15 minuten moet de werknemer zelf het initiatief nemen naar zijn dienstverantwoordelijke toe om deze mits schriftelijke verantwoording vooralsnog gevalideerd te krijgen. Voor de groep 2 worden de meeruren genoteerd als deze 30 min en meer bedragen (te noteren per minuut) en mits (maandelijkse) validatie door de directie of (cluster)manager of dagelijks verantwoordelijke. Voor de meeruren onder de 30 min moet de werknemer zelf het initiatief nemen naar zijn hiërarchie toe om deze mits schriftelijke verantwoording vooralsnog gevalideerd te krijgen. Voor groep 1 worden geen meeruren genoteerd. Binnen een trimester mogen nooit meer dan 65 saldo en meeruren gecumuleerd gepresteerd zijn: op dat ogenblik moet eerst inhaalrust worden opgenomen vooraleer opnieuw saldo en meeruren kunnen gepresteerd worden. Wanneer een medewerker wordt gevraagd om in te springen op de roostervrije dag of als vervanger van zijn dienstverantwoordelijke, zal dit in PEP correct worden geregistreerd, zodat de medewerker de bijhorende vergoeding kan worden gegeven.
Versie 09052011
12
2. Arbeidsrust
In elke periode van 24 u hebben de werknemers recht op ten minste elf opeenvolgende uren rust binnen de beëindiging en de hervatting van de arbeid. In een werkweek van maandag tot zondag moet minstens 1 rustdag voorkomen. De rustdag dient 35 uren (24 u + 11u) te bedragen. In onderstaand voorbeeld wordt er 1 rustdag gepland in de werkweek. Wanneer je een late dienst plant voor een rustdag heeft dat als gevolg dat je na de rustdag geen vroege dienst kan plannen. LATE DIENST
RUSTDAG 11 UUR RUST
8 u 30 13u00
DAGDIENST OF LATE DIENST
8 u 30
21u30
24 UUR RUST
Recuperatie van meeruren gebeurt in overleg en met akkoord van de chef. Deze inhaalrust moet binnen het trimester genomen worden, tenzij in de individuele arbeidsovereenkomst op basis van een arbeidsregeling goedgekeurd in de ondernemingsraad, anders is overeengekomen. De inhaalrust moet aangerekend worden als gewerkte tijd (de meeruren worden verminderd, de gepresteerd saldo uren worden verhoogd). Kunnen deze meeruren omwille van schorsing van de prestaties niet genomen worden binnen het kwartaal, mogen zij naar het volgend kwartaal verschoven worden. Om een oplossing te bieden aan de meeruren
opgebouwd in het verleden is een plan uitgewerkt om de historische meeruren weg te werken. Om in de toekomst een opeenstapeling van meeruren te voorkomen stellen we volgende werkwijze voor: Medewerkers kunnen hun recuperatie van meeruren zelf inplannen in overleg met dienstverantwoordelijke tot 24 uur, wanneer de medewerker meer dan 24 meeruren heeft staan, zal het dienstverantwoordelijke de recuperatie van de meeruren (boven de 24u) plannen. De medewerkers die op het einde van het kwartaal meer dan 65 meeruren hebben staan, zullen de meeruren boven de 65 uur worden uitbetaald. Er wordt ervan uitgegaan dat de medewerker de 65 uren niet overschrijdt en dat men gaat afbouwen naar het saldo 0 tegen het einde van het volgende kwartaal. De dienstverantwoordelijken dienen in hun planning hiermee rekening te houden. Voorbeeld: Einde kwartaal 1: medewerker heeft 67 meeruren. 2 meeruren zullen worden uitbetaald. Einde kwartaal 2: medewerker mag geen meeruren meer hebben dit wil zeggen dat in kwartaal 2 de meeruren van 65 naar 0 moeten worden gereduceerd. Inhaalrust zondag: Indien een voltijdse werknemer op zondag meer dan 4 uur gewerkt heeft, dient er 1 dag inhaalrust gegeven worden, dit is een periode van 35 uur aaneengesloten rust (24 uur voor de rustdag + 11 uur rust tussen 2 shift). Indien de werknemer minder dan 4 uur gewerkt heeft op zondag dient er een halve dag inhaalrust opgenomen te worden. Bij een deeltijdse medewerker is de duur van
Versie 09052011
13
de inhaalrust gelijk aan het aantal gepresteerde uren. De zondagsrust moet in principe binnen 6 dagen na de betreffende zondag gegeven worden. De zes dagen eindigen op zaterdag 24:00 uur. Wanneer een medewerker op zondag heeft gewerkt, is het niet voldoende om hem het weekend erna vrij te geven! Voorbeeld 1: Medewerker werkt in het voorbeeld 8 uurdiensten. Een L dienst is van 13.00 – 21.00 uur, een V dienst is van 6.00 – 14.00 uur en een D dienst is van 8.00 – 16.00 uur. WEEK 1
WEEK 2
madiwoedovrzazoLLLVV
madiwoedovrzazoVDVL--
35 u aaneengesloten inhaalrust moet binnen de 6 dagen ingepland worden. Deze periode eindigt op zaterdag 24:00 uur.
Er is voldaan aan de wettelijke regel van 35 uur inhaalrust na een gewerkte zondag!
Ingeplande rustdag van maandag 14.00 uur tot woensdag 8.00 uur is 42 uur inhaalrust.
Voorbeeld 2: Medewerker werkt in het voorbeeld 8 uurdiensten. Een L dienst is van 13.00 – 21.00 uur, een V dienst is van 6.00 – 14.00 uur en een D dienst is van 8.00 – 16.00 uur. WEEK 1
WEEK 2
madiwoedovrzazoLLLVV
madiwoedovrzazoLVVV--
35 u aaneengesloten inhaalrust moet binnen de 6 dagen ingepland worden. Deze periode eindigt op zaterdag 24:00 uur.
Ingeplande rustdag van maandag 21.00 uur tot woensdag 6.00 uur is 33 uur inhaalrust.
Versie 09052011
Er is niet voldaan aan de wettelijke regel van 35 uur inhaalrust na een gewerkte zondag! Oplossing: de medewerker op vrijdag een dienst geven die om 13.00 uur eindigt.
14
Er wordt daarenboven naar gestreefd om de rustdag van een gewerkte zaterdag en zondag aan elkaar te koppelen. Bij een vrij weekend ( zaterdag en zondag) wordt er naar gestreefd dat er minstens 48 uur verlopen tussen het begin van het weekend en het moment waarop het werk herbegint. Hierop dient speciaal gelet te worden in die gevallen waar het weekend bv start op zaterdag om 7u ’s morgens.
Inhaalrust feestdag: Wanneer een voltijdse werknemer meer dan 4 uur werkt op een feestdag of een vastgelegde vervangingsdag van een feestdag, dient deze 1 dag inhaalrust op te nemen binnen de 6 weken. Bij minder dan 4 gewerkte uren moet een halve dag inhaalrust worden opgenomen. Voor een deeltijdse medewerker is het aantal op te nemen uren inhaalrust gelijk aan het aantal gewerkte uren. 3. Pauze
Ieder aaneengesloten werkblok van minstens 4 uur mag gedurende 10 minuten onderbroken worden. Tijdens deze betaalde pauze mag men de voorziening niet verlaten. De bedoeling is te pauzeren of iets te nuttigen: de onderbreking dient dan ook midden in de werkperiode gelegd te worden, tenzij uitzonderlijk de werkomstandigheden het op die dag niet mogelijk maken. Voor zoveel als mogelijk dient per groep vastgelegd te worden wanneer deze pauze kan genomen worden. Werknemers mogen niet langer dan 6u werken zonder onderbreking. Wanneer de arbeidstijd 6 uren overschrijdt, wordt aan de werknemer een pauze toegekend . 1. In werkroosters waarbij de arbeidstijd 6 uren overschrijdt ( 6u 01 sec en meer) dient een onbetaalde pauze opgenomen te worden van minstens 30 min. 2. In werkroosters van 5u 01 sec en meer waarin de uren van 12u tot 14u of van 17u tot 19u zijn opgenomen dient een onbetaalde pauze opgenomen te worden van minstens 30 min.
Wanneer men meer dan 5 u per dag werkt en de periode van 12u-14u én de periode van 17u-19u zitten integraal vervat in de dienst, dan moet men slechts 1 x ½ uur pauze nemen. Het is niet toegelaten de rustpauzes aan de niet betaalde onderbrekingen vast te hangen om op die manier een langere vb. middagpauze te krijgen. Niet genomen betaalde onderbrekingen vervallen en kunnen dus niet opgespaard worden over een aantal dagen heen. De concrete invulling van het tijdstip van deze pauzes is de verantwoordelijkheid van de dienstverantwoordelijke. De doelstelling is dat iedere medewerker zijn pauze kan nemen buiten de dienst. In volgende omstandigheden is dat niet mogelijk en zal er ook een betaalde pauze worden voorzien. I. Operationele diensten ziekenhuizen A. Zorgdepartementen ziekenhuizen -
Onderstaande uitzonderingen zijn enkel geldig voor verpleegkundige/vroedvrouwen in de late shift. Alle andere medewerkers dienen hun pauze te nemen. Onderstaande aanwezigheden worden bepaald tussen 17.00 uur en 19.00 uur. -
-
INZO SA: geen pauzemogelijkheid - Indien slechts 2 verpleegkundigen aanwezig, ongeacht aantal bezette bedden - Indien slechts 3 verpleegkundigen aanwezig, en meer dan 6 INZO bedden bezet - Indien slechts 4 verpleegkundigen aanwezig, en meer dan 9 INZO bedden bezet - Indien slechts 5 verpleegkundigen aanwezig, en meer dan 12 INZO bedden bezet INZO SV: - Indien slechts 2 verpleegkundige2 aanwezig, ongeacht aantal bezette bedden - Indien slechts 3 verpleegkundigen aanwezig, en meer dan 6 INZO bedden bezet. Spoed SJ NIC SA: afhankelijk van de zorgzwaarte (is functie van aantal beademde patiëntjes, geboortegewicht enz. ) N* SV: Indien er kinderen aanwezig zijn op N* SV en er slechts 1 vroedvrouw of 1 verpleegkundige verantwoordelijk is. N* SJ: Indien er kinderen aanwezig zijn op N* SJ en er slechts 1 vroedvrouw of 1 verpleegkundige verantwoordelijk is.
Versie 09052011
15
Verpleegdiensten waar maar 1 verpleegkundige aanwezig is, kan deze verpleegkundige niet gaan eten. Nachtdiensten: alle werkende medewerkers hebben een betaalde pauze.
-
B. Andere departementen binnen de operationele diensten ziekenhuizen ( zoals medische beeldvorming, labo enz.) - In de shift waar maar 1 medewerker aanwezig is, en waar deze aanwezigheid omwille van de permanentie op die dienst noodzakelijk is
-
Nachtdiensten: alle werkende medewerkers hebben een betaalde pauze.
II. Ondersteunende diensten ziekenhuizen -
Nachtdiensten: alle werkende medewerkers hebben een betaalde pauze.
III. WZC’s -
Nachtdiensten: alle werkende medewerkers hebben een betaalde pauze . 4. Afwezigheden
Het niet kunnen uitvoeren van deze planning omwille van gerechtvaardigde afwezigheden zal binnen de werkmaand geen invloed hebben op de rest van de planning. Onvoorzienbare schorsingen met loon door de werkgever zijn: -
Ziekte Arbeidsongeval Verloren uren door overmacht Klein verlet Staking:
het aantal uur dat voor deze afwezigheden wordt genoteerd in PEP stemt overeen met het aantal uur arbeid dat hij tijdens zijn ongeschiktheid had moeten presteren volgens het referentieplan. Het niet kunnen uitvoeren van deze planning omwille van deze afwezigheden heeft geen invloed op de rest van de geplande en niet geplande dagen. Voorbeeld: -
Planning reeds opgemaakt: 1. Variabel voltijdse en deeltijdse medewerkers of voltijdse medewerkers met RU-dag • Ziek voor twee weken voor het begin van de desbetreffende maand => ziekte aan de geplande uren t/m einde van de huidige maand met als maximum 30 kalenderdagen, de overige dagen aan gemiddelde • Ziek vanaf twee weken voor het begin van de desbetreffende maand => ziekte aan geplande uren huidige maand en aan geplande uren volgende maand met als maximum 30 kalenderdagen, de overige dagen aan gemiddelde 2. Voltijdse en deeltijdse medewerkers met vast of cyclisch werkrooster • Uren ziekte noteren volgens schema
-
Geen planning opgemaakt: Buiten het referentieplan of vanaf de periode buiten gewaarborgd loon worden deze afwezigheiddagen gerekend op basis van het aantal uren volgens de contractuele jobtime.
Eventueel al gemaakte planningen voor daarop volgende maanden of een nieuwe maand planning opgesteld tijdens de afwezigheid van de medewerker, vervallen wanneer de medewerker dan nog afwezig is of wanneer de ziekte periode verlengd wordt en de nieuwe planning ook niet uitgevoerd kan worden. Wanneer een werknemer in wederzijds akkoord een aanpassing krijgt van het definitief schema, wordt daardoor een nieuw definitief schema vastgelegd, zodat eventuele onvoorzienbare schorsingen ook weer
Versie 09052011
16
gelijkgesteld worden. Voorbeeld: het vervangen van een zieke collega en zelf ziek op de voorziene vervangingsdag: ziektedag wordt genoteerd aan het aantal uren zoals zou gewerkt geweest zijn volgens het nieuwe referentieplan. Recuperatie in het kader van de 38u week of geplande recuperatie van meeruren worden verschoven in geval van ziekte.
Geplande dagen voor het nemen van de zaterdag- of zondagrust blijven behouden ook al zijn er op de normaal te werken zaterdag en zondag geen prestaties geleverd. Geplande dagen voor het nemen van de zaterdag of zondagrust kunnen niet verschoven worden als de medewerker op die dag ziek is. De startdatum van ziekte is de datum vermeld op het ziektebriefje. In geval de medewerker reeds vroeger ziek was ( bv de dag ervoor omdat hij het werk verlaten heeft omwille van ziekte met een afwezigheid langer dan 1 dag) wordt aan de arts gevraagd de vorige dag ook als ziek te attesteren. Die dag blijft evenwel genoteerd als onderbroken arbeidsdag. De einddatum van de ziekteperiode wordt voorgeschreven door de behandelende arts. Indien de medewerker vervroegd wil komen werken, kan dat toegestaan worden. Voorzienbare schorsingen zonder loon door de werkgever zijn -
-
Zwangerschap Lactatieverlof Volledig tijdskrediet Volledig thematisch verlof Onbetaald verlof
Voor deze afwezigheden waarvoor de werkgever geen loon dient te betalen, worden de afwezigheiddagen gerekend op basis van het aantal uren per dag volgens de contractuele jobtime.
Bij afwezigheid van het diensthoofd zal een aangestelde vervanger de taken van het diensthoofd op zich nemen. Dit gegeven zal correct in PEP worden geregistreerd zodat de bijhorende vergoeding kan worden gegeven. 5. Verlofregelingen: aanvraagprocedure De personeelsadministratie verzorgt via de GZA rapporten het recht op vakantie per dienst en per werknemer. Deze lijsten worden aan de dienstverantwoordelijke bezorgd voor 20 januari. De informatie wordt onmiddellijk doorgeven aan de werknemers. -
Aanvragen verlof
De werknemers dienen ten laatste op 31 januari hun verlofwensen binnen te brengen. Bedoeld wordt wanneer zij hun hoofdvakantie willen nemen. Er wordt aanbevolen om voor 80% of meer van hun vakantie (inbegrepen de extravakantiedagen) hun wensen binnen te brengen. De medewerkers die dit laatste effectief hebben gedaan voor 31 januari, verwerven aldus de mogelijkheid om de gevraagde vakantieplanning voor het gedeelte na 15 september, bij voorrang effectief goed gekeurd te krijgen. Voor 15 februari moet de dienstverantwoordelijke de individuele vakantieaanvraag binnenbrengen bij de directie of dagelijks verantwoordelijke of clustermanager. Na bespreking tussen directie of dagelijks verantwoordelijke of clustermanager en dienstverantwoordelijke worden eventuele wijzigingen aangebracht. Uiterlijk op 28 februari krijgt elk werknemer een definitieve beslissing. Tegen 15 september dienen de werknemers de planning voor de rest van hun vakantie binnen te brengen, anders heeft de dienstverantwoordelijke het recht om in functie van de dienstmogelijkheden zelf een voorstel van planning te doen voor de resterende vakantiedagen. De vakantieaanvraag formulieren staan ter beschikking op het intranet.
-
Opnemen van verlof:
Versie 09052011
17
Iedere fulltime werknemer is verplicht 5 dagen (pro rata voor de deeltijdse werknemers, pro rata voor wie geen recht heeft op volledige vakantie) op te nemen voor 1 mei van het jaar. Deze berekening gebeurt op niveau van de dienst: d.w.z. als sommige medewerkers meer verlof nemen voor 1 mei kunnen anderen minder nemen (een dienst wordt gedefinieerd als bij de regeling van “het tijdskrediet per dienst”). De werknemer dient aan deze regel te voldoen voor zover deze niet tot gevolg heeft dat hij geen 2 weken aaneengesloten zou kunnen nemen. De opname van 26 december van het voorgaande jaar blijft buiten beschouwing, daarentegen mag de GZA-dag van 2 maart wel deel uitmaken van deze 5 dagen. Aangezien de planning van januari wordt opgehangen op 1 december is het aanbevolen om de vakantiedagen van januari voor 20 november binnen te brengen.
Elke medewerker heeft recht op ten minste 2 weken aaneensluitend vakantie. Dit alles moet gebeuren binnen de periode gaande van 1 mei tot 31 oktober van het vakantiejaar. (art. 37, § 2.4). De dienstverantwoordelijke zal alles in het werk stellen om een verlofperiode met 3 opeenvolgende weekends toe te kennen.
-
Prioriteiten:
Indien verscheidene werknemers gelijktijdig vakantie willen nemen tijdens de schoolvakantie: 1. schoolgaande kinderen 2. gehuwd of samenwonend en vakantie van echtgenoot of partner 3. anciënniteit Andere periodes: 1. 2. 3.
anciënniteit gehuwd of samenwonend en vakantie van echtgenoot of partner schoolgaande kinderen
Per jaar kan door dezelfde werknemer slechts voor 1 periode een prioriteit ingeroepen worden. Werknemers die door de prioriteitsregel 2 jaar na elkaar geen vakantie konden nemen in juli of augustus, krijgen het derde jaar voorrang bij de vakantietoekenning. 6. Nieuwe werkroosters: de procedure Nieuwe werkroosters kunnen pas aangevraagd worden nadat gebleken is dat deze niet voorkomen op de lijst. De aanvraag gebeurt bij de personeelsadministratie die zal controleren of deze roosters voldoen aan de wettelijke en intern afgesproken regels. Daarom ook dient de nodige motivatie toegevoegd, zodat ook de ondernemingsraden deze werkroosters kunnen begrijpen en al dan niet goedkeuren. Wanneer uit besprekingen blijkt dat men toch dienstroosters wenst goed te keuren die tegen het protocol ingaan, dan moet een eventuele wijziging van het protocol besproken en goedgekeurd worden op niveau van de Interzetel GZA en van de ondernemingsraden. De werkroosters dienen zoveel mogelijk opgesteld te worden met de dienst of de afdeling als toepassingsgebied. De aanvraag voor een nieuw uurrooster gebeurt via personeelsnota 7. Werkroosters op naam kunnen aanvaard worden in bepaalde omstandigheden: zoals - aangepaste jobtime omwille van thematisch verlof of tijdskrediet - jobtime lager dan 33,33 % afwijkingen op algemene regels uit het arbeidsreglement in afspraak met de ondernemingsraad. Deze wensen van een individuele medewerker kunnen enkel aanvaard worden voor zover zij niet hetzelfde werk doen als een collega of de individuele uurroosters geen invloed hebben op andere medewerkers. De werkroosters op naam vervallen wanneer de medewerker uit dienst gaat. Termijnen voor de aanvraag nieuwe werkroosters: Wanneer het aangevraagde rooster meer dan 14 dagen voor de aanvang van de ondernemingsraad ophangt, zal het in deze ondernemingsraad besproken worden. Indien het rooster uithangt binnen de 14 dagen voor de ondernemingsraad, dan zal het werkrooster pas besproken worden in de daaropvolgende ondernemingsraad.
Versie 09052011
18
5. Roosterergonomie 1. Achtergrondinformatie Onderzoek toont aan dat werken op afwijkende werktijden binnen een onregelmatige (en vaak nog veranderlijke) werkplanning bepaalde risico’s voor de gezondheid en het welzijn van medewerkers kunnen inhouden. Gezond roosteren of roosteren op een wijze die ongemakken minimaliseert is belangrijk en ook mogelijk. Daartoe is het echter noodzakelijk enige achtergrondkennis te hebben over de specifieke aspecten van werktijdregelingen die de klachten veroorzaken. Allereerst zal ingegaan worden op verstoringen in de biologische ritmen, de slaap en individuele verschillen. De circadiane ritmiek Eén van de opvallende dingen aan het menselijke gedrag is de mate waarin dit gedrag wordt beïnvloed door het tijdstip van de dag. Globaal gesproken zijn we in het ene gedeelte van het etmaal (de dag) veel actiever dan in het andere gedeelte (de nacht). Deze schommeling komt tot uiting in tal van lichamelijke functies. Een duidelijk voorbeeld hiervan is de lichaamstemperatuur, de spijsvertering, de bloeddruk en de concentratie van adrenaline in het bloed. De verschillende lichamelijke functies verlopen niet volgens een continue activiteit, doch vertonen schommelingen in de loop van de tijd. Een aantal van deze functies volgt een sinusoïdale curve, waarbij een maximum en een minimum wordt bereikt. De cyclusduur bedraagt bij benadering 24 uur. Vandaar dat men spreekt van een circadiaan verloop (circa=ongeveer, diaan=dag). Men heeft kunnen vaststellen dat het circadiane ritme niet exact 24 uur, maar ergens tussen de 24 en 28 uur bedraagt. De klok loopt dus te traag. Er zijn evenwel mechanismen die de klok opnieuw synchroniseren met de dag/nacht-cyclus. Deze tijdsindicatoren worden “Zeitgebers” genoemd. De belangrijkste Zeitgeber is licht. Lichtimpulsen met een bepaalde sterkte kunnen de fase van het circadiane ritme doen verschuiven. Ook sociale Zeitgebers (kennisname van het tijdstip van de dag, maaltijden...) kunnen sterk de circadiane klok beïnvloeden. Slaap cyclus Het is bekend dat de activiteit in de hersenen plaats vindt door middel van minuscule elektrische stroompjes. Door metingen van deze elektrische stroompjes via EEG, vond men dat ook tijdens de slaap de hersenen actief zijn, hoewel op een lager niveau dan wanneer men wakker is en de ogen open heeft. Men ontdekte dat een slaapperiode bestaat uit verschillende "onderdelen" die onderling verschillen in slaapdiepte. Deze onderdelen noemen we slaapstadia. Er bleken naast het "wakkere" stadium, vijf verschillende slaapstadia te bestaan, Stadium 1 tot en met 4 en de REM-slaap. Tijdens de slaap worden de slaapstadia één voor één doorlopen; bij ieder slaapstadium is de slaap dieper. Een cyclus waarin alle slaapstadia worden doorlopen duurt ongeveer 90 minuten, daarna begint de persoon weer met stadium 1 aan een volgende cyclus. Binnen een slaapperiode van acht uur wordt de cyclus een aantal keer herhaald. In het begin van de slaapperiode bestaat het grootste deel van de cyclus uit stadium 4-slaap; REM-slaap komt hier relatief weinig voor. Naarmate men naar het einde van de slaapperiode toe gaat, dus tegen de ochtend, bestaat de cyclus voor een steeds groter gedeelte (ongeveer 30 minuten) uit REM-slaap, en komt stadium 4-slaap nauwelijks meer voor. Tijdens stadium 4 vindt het herstel plaats van lichamelijke inspanning. Voor het herstel van psychologische en mentale inspanning is vooral de REM-slaap belangrijk. Uit onderzoek is bekend dat mensen die op inconveniënte tijdstippen werken, korter en minder "effectief" slapen dan mensen die 's nachts slapen. Individuele kenmerken Onze slaap/waak-cyclus wordt in belangrijke mate beïnvloed door de activiteit van de biologische klok. Een aantal slaap/waak-problemen zijn het gevolg van een spontane verschuiving van het interne ritme ten opzichte van het sociale tijdsschema. Deze stoornissen resulteren in moeilijkheden om normaal te functioneren in het tijdskader van de maatschappij. Een vertraagde slaapfase, waarbij het individu later gaat slapen en later uit bed komt, wordt vaak gezien bij adolescenten en jonge volwassenen. Alhoewel bepaalde sociale Zeitgebers hier ongetwijfeld een rol kunnen spelen, stelt men vast dat vele jongelui toch een spontane neiging vertonen om later naar bed te gaan.
Versie 09052011
19
Bij de (hoog)bejaarde bemerkt men een omgekeerde tendens, met neiging tot vervroeging van de slaapfase. Bij bepaalde vormen van dementie kan de vervroeging extreem zijn en aanleiding geven tot omkering van het dag/nacht-ritme. Vele gezonde individuen ervaren een (milde) verschuiving van de slaapfase en categoriseren zichzelf onder de “vroege vogels”, hetzij onder de “nachtuilen”. Dienstkenmerken en roosterpatronen zijn in verband te brengen met gezondheidsklachten.
Vroege dienst
Klacht • REM-slaap tekort bij een te vroege start: risico op te weinig "mentale" rust; •
Avonddienst (eindigend na 00.00 uur)
Nachtdienst
Te kort slapen: risico op te weinig fysieke
rust. Verstoring van de biologische klok: • slaapklachten; •
spijsverteringsklachten;
•
humeurigheid.
Verstoring van de biologische klok: • slaapklachten •
spijsverteringsklachten
•
humeurigheid
Lange dienstduur
Te grote belasting tijdens dienst.
Begintijden van de diensten volgen elkaar "tegen de klok in" op (= achterwaartse rotatie)
•
Veel diensten achter elkaar
Te weinig herstelmogelijkheden tussen de diensten
•
Aanpassing verloopt moeizamer
•
Opstapeling van belasting
•
Opstapeling van vermoeidheid
2. De WHAW Regels In Nederland werd een bepaalde methodiek ontwikkeld die toelaat om efficiëntere en meer gezonde dienstroosters te implementeren binnen de gezondheidssector. Deze WHAW-methode (Werkdruk en Herstel bij Afwijkende Werktijden) stelt een aantal roostercriteria voor die de negatieve effecten van werken op afwijkende werktijden zoveel mogelijk trachten te beperken. Deze methodiek werd door de FOD Gezondheidszorg gebruikt naar aanleiding van het project voor de mobiele equipe. - Beperk het aantal nachtdiensten Nachtdiensten vormen de grootste verstoring. Een eerste pleidooi is dan ook om zo weinig mogelijk medewerkers in de nachtdienst in te roosteren (niet meer dan nodig en niet minder dan een toelaatbare werkdruk vraagt). De verschillende afdelingen hebben de keuze tussen een systeem van ‘vaste nachten’ of roterende diensten. Indien gekozen wordt voor roterende diensten, dienen nachtdiensten zo goed mogelijk verdeeld te worden over de medewerkers zodat de negatieve effecten zo minimaal mogelijk gehouden worden. Vaste nachtdiensten zorgen ervoor dat het grootste deel van de medewerkers gevrijwaard blijft van de negatieve effecten van nachtdiensten. Een kleine groep neemt dan alle nachtdiensten op. Het is van belang de vaste nachtdienst zelf vrijwillig te laten voor kiezen, zodat subjectieve ontevredenheid geen extra belastende factor vormt.
Versie 09052011
20
- Beperk het aantal gelijksoortige diensten bij wisselende diensten Bij een rooster met een lage rotatiesnelheid komen veel belastende diensten aan een stuk voor in een dienstblok. Het gevolg is dat men langere tijd achter elkaar extra inspanning moet leveren om aan de gestelde eisen van het werk te voldoen. Dit hoeft overigens niet te betekenen dat de prestatie minder groot is, maar wel dat het leveren van een even grote prestatie als een dagwerker meer energie kost. Daardoor zullen vermoeidheidsverschijnselen nog sterker optreden. Het is vanuit dit perspectief raadzaam de belastende diensten in een blok te beperken tot 3 à 4 diensten achter elkaar van dezelfde soort. Daarmee is een hoge rotatiesnelheid gerealiseerd en wordt een opeenhoping van vermoeidheid voorkomen & krijgt het lichaam niet de tijd om zich aan een bepaalde dienst aan te passen. Snelle rotatie heeft echter ook nadelen o.a. minder regelmaat en snellere overgang naar andere tijdsindeling, waarmee rekening gehouden dient te worden en die in de mate van het mogelijke dienen opgevangen te worden. Dit kan bijvoorbeeld verholpen worden door het inbrengen van voorspelbaarheid, regelmaat en het voorzien van voorwaartse rotatie. We raden aan te kiezen voor een snelle rotatie. - Na iedere nachtdienstperiode van minimaal 3 nachten, minimaal 36 uur vrij Normale slaap is pas mogelijk in de tweede nacht die volgt op een reeks nachtdiensten. Vandaar is een minimale periode van 36 uur nodig. - Hersteltijd van minimaal 12 uur per 24 uur Tussen twee diensten dient voldoende tijd te zijn om 8 uur slaap mogelijk te maken. Het voorzien van 12 uren zou deze slaapperiode kunnen inbouwen. Een kortere herstelperiode brengt deze noodzakelijke hersteltijd in gedrang. (sociale wetgeving: minimaal 11 uur) - Voorwaartse rotatie bij wisselende diensten De rotatierichting is van belang wanneer een rooster uit verschillende dienstsoorten is samengesteld (zoals ochtenddienst, middagdienst, etc.). De richting van de rotatie noemen we "voorwaarts" wanneer de begintijdstippen van twee opeenvolgende diensten 24 uur of meer van elkaar liggen (bijvoorbeeld: men moet op maandag om 07.00 uur beginnen voor een ochtenddienst en de dag erop - dinsdag - om 15.00 uur voor een middagdienst). Wanneer de begintijdstippen minder dan 24 uur van elkaar liggen wordt gesproken van een "achterwaartse" rotatie (bijvoorbeeld: op dinsdag om 15:00 uur beginnen met een middagdienst en de dag erop om 07:00 uur met een ochtenddienst). Deze laatste opeenvolging is "tegen de klok in" en heeft bovendien tot gevolg dat er minder rusttijd aanwezig is tussen twee opeenvolgende diensten. Gezondheidskundig gezien bestaat er dan ook een voorkeur voor een voorwaartse rotatierichting. - Niet beginnen met nachtdienst bij wisselende diensten Nachtdienst betekent de grootste verstoring: het tekort aan herstel kan niet meer ingelopen worden tijdens de volgende diensten en achterwaartse rotatie is dan sowieso een gegeven - Beperking van de lengte van de dienstenreeks Zo blijkt uit onderzoek dat frequente, kortere periodes van vrije dagen, vanuit gezondheidsperspectief meer rustwaarde hebben dan een langere periode die minder frequent voorkomt. Vandaar de regel om de lengte van de dienstenreeks te beperken en frequenter kortere periodes van vrije dagen te voorzien. De dienstenreeks mag anderzijds ook niet te kort zijn. Wij stellen een minimum van 3 dagen voor. - Regelmatige roosters Een andere, belangrijke regel, zowel vanuit sociaal als vanuit gezondheidsoogpunt houdt in dat er zoveel mogelijk regelmaat in het rooster dient ingebracht te worden. Onzekerheid wordt weggenomen, planning en regelmaat zijn belangrijk. Rekening houdend met wenselijkheid en haalbaarheid voor de organisatie en voor de medewerkers, wensen wij binnen GZA deze WHAW regels bij de opmaak van de dienstroosters effectief na te leven. Een aantal van deze aspecten worden mee bewaakt door de sociale wetgeving en zijn in dat geval dwingend van aard en dus door iedereen altijd te respecteren.
Versie 09052011
21
!Een gezond dienstrooster veronderstelt dat men een zekere regelmaat en voorspelbaarheid aanhoudt in de werkplanning en dat men rekening houdt met de rusttijden! Roosterkenmerken sociale wetgeving - Maximaal 50 gewerkte uren op weekbasis (uitzondering 77 u voor niet nachtdiensten bij referteperiode van 4 weken) - 1 rustdag in een werkweek van maandag tot en met zondag Minimum van 11 uur hersteltijd tussen twee diensten - 35 uur aaneensluitende rust per week (maandag tot en met zondag) 35 uur rust na een gewerkte zondag, op te nemen binnen de 6 dagen Maximaal 65 meeruren per RSZ kwartaal (13 weken) Werkperiode moet minimaal 3 uur en maximaal 11 uur zijn - Wanneer men 6 uur of langer werkt, heeft men recht op een pauze van minimaal 15 min Roosterkenmerken gezondheid / WHAW regels Beperk het aantal nachtdiensten Beperk het aantal gelijksoortige diensten bij wisselende diensten o streef naar niet meer dan 5 vroege diensten na elkaar werken o streef naar niet meer dan 5 dagdiensten na elkaar werken o streef naar niet meer dan 3 late diensten na elkaar werken Na iedere nachtdienstperiode van minimaal 3 nachten, minimaal 36 uur vrij Hersteltijd van minimaal 12 uur per 24 uur Voorwaartse rotatie bij wisselende diensten Niet beginnen bij nachtdiensten bij wisselende diensten Beperking van de lengte van dienstenreeksen o streef naar niet meer dan 6 diensten na elkaar werken Regelmatige roosters Zorg ervoor dat elke medewerker ten minste 2 weken aaneensluitend vakantie kan nemen Voorkom/beperk roosterverstoring Voorkom/beperk overwerk Indien er toch meeruren dienen te worden gewerkt, spreidt deze over meerdere medewerkers
Versie 09052011
22
Stap 3: Beheren van het rooster Het doel van roosterbeheer is het dichthouden van de minimale bezettingseisen. Er moet aangegeven zijn uit welke bronnen de planner kan putten, indien de eigen formatie niet toereikend is om het rooster “dicht” te houden. Daarnaast moet er worden aangegeven welke “middelen”de planner tot zijn beschikking heeft op het moment dat er een overbezetting dreigt te ontstaan.
1. Regels rond plannen afwezigheden De dienstverantwoordelijke dient nauw toe te zien op een optimale bezetting van de dienst, de correcte toepassing van de sociale wetgeving, het arbeidsreglement en de GZA procedures. Het optimale uitgangspunt is dat alle afwezigheden worden gepland in wederzijds overleg tussen dienstverantwoordelijke en medewerker. Indien dit niet mogelijk is zullen volgende regels gehanteerd worden. Indien geen overeenkomst mogelijk is zullen de volgende afwezigheden door de DV/HVK vrij gepland worden zodat aan de erbij horende wettelijke regels voldaan wordt. • Recuperatie van gewerkte weekends • Bereiken van de 0 saldo-uren op het einde van de cyclus • Terugname meeruren in functie van de wettelijke grenzen • Betaalde feestdagen in functie van de wettelijke opnametermijnen • VA en VA3-dagen in functie van de procedure “Arbeidsduurvrijstelling” Volgende afwezigheden worden door de DV/HVK besproken met de medewerker en nadien ingepland: •
• • • • • • • • • • •
•
Vakantie CAO-verlof Jaarlijkse vakantie GZA-dagen Jeugdvakantie Seniorvakantie Pensioenverlof Recuperatiedag 38-urenweek Terugname meeruren (indien saldo onder wettelijke grenzen) Educatief verlof – Sociaal fonds Toegestane betaalde afwezigheid Toegestane onbetaalde afwezigheid Politiek verlof Kort verlet Adoptieverlof (3 dagen kort verlet) Vaderschapsverlof (7 resterende dagen vaderschapsverlof) Dwingend familiaal verlof Vorming extern Gepland syndicaal werk
Versie 09052011
23
2. Regels rond werken op feestdagen • • • •
De kalenderfeestdag begint op 00.00 en eindigt op 24.00. De uren gepresteerd op een feestdag krijgen een toeslag van 100% De werknemer die werkt op een feestdag heeft specifieke rechten op het bepalen van het aantal uren die worden geregistreerd als gewerkt en als dusdanig worden opgenomen in de saldo uren. De werknemer die werkt op een feestdag heeft recht op inhaalrust voor die feestdag.
I. Werken op feestdag voor voltijdse werknemers 1.
Arbeidsregelingen met recuperatiedag voor 38-urenweek
•
Werkt 8 u op BF
8 u gewerkt op dag zelf BF aan 8 u op een andere dag
•
Werkt < 4 u op BF
Optrekken gewerkte uren op de dag zelf tot 4 u BF aan 4 u op de dag zelf + BF aan 4 u op een andere dag of BF aan 8 u op een andere dag
•
Werkt 4 u op BF
•
Werkt > 4 u en < 8 u op BF
•
Werkt > 8 u op BF (bv 10,50)
•
Nachtdienst werkt 10 u op de kalenderfeestdag
4u gewerkt op de dag zelf BF aan 4 u op de dag zelf + BF aan 4 u op een andere dag of BF aan 8 u op een andere dag Optrekken gewerkte uren op de dag zelf tot 8 u BF aan 8 u op een andere dag aantal uren gewerkt op de dag zelf (in dit vb 10,50u) BF aan aantal geplande gewerkte uren op een andere dag (in dit vb 10,50u) 10 u gewerkt op dag zelf BF aan 10 u op een andere dag
• Nachtdienst werkt 3 u op de kalenderfeestdag Optrekken gewerkte uren op de dag zelf tot 4 u BF aan 8 u op een andere dag
• Nachtdienst werkt 7 u op de kalenderfeestdag Optrekken gewerkte uren op de dag zelf tot 8 u BF aan 8 u op een andere dag
2.
Arbeidsregeling zonder recuperatiedag voor 38-urenweek ( zijn vaste uurroosters, die eventueel cyclisch kunnen zijn) Voorbeelden : •
MA 8.00
DI WO DO 7.50 7.50 7.50
VR 7.50
ZA -
ZO -
BF valt op MA = 8 u (gewerkt of niet) BF valt op DI, WO, DO of VR = 7.50 u (gewerkt of niet) BF valt in WE = te nemen aan geplande uren op vervangingsdag (8u of 7.50 u) •
MA 7.60
DI WO DO VR 7.60 7.60 7.60 7.60
ZA -
ZO -
BF = 7.60 u (gewerkt of niet)
Versie 09052011
24
BF valt in WE = te nemen aan 7.60 u op vervangingsdag •
MA 9.50
DI WO DO 9.50 9.50 9.50
VR
ZA -
-
ZO -
BF valt op MA, DI, WO of DO = 9.50 u (gewerkt of niet) BF valt op VR = vrije dag maar FT (dus 10 BF) = recht op 7.60 u op vervangingsdag BF valt in WE = te nemen aan geplande uren op vervangingsdag (9.50 u)
•
MA _
DI WO DO VR ZA ZO MA2 DI2 3.00 10.00 10.00 10.00 10.00 10.00 10.00 7u
! Dit is een onderdeel van een cyclisch rooster! Gewerkte BF valt op Di Optrekken gewerkte uren op de dag zelf tot 3.8u 3.80 u BF op di zelf + 3.80 u BF op een andere dag Gewerkte BF valt op WO, DO, VR, ZA , ZO of MA 10u gewerkt op de dag zelf 10 u BF op een andere dag Gewerkte BF valt op MA2 Optrekken gewerkte uren op de dag zelf tot 7.60 u 7.6 u BF op een andere dag BF valt in vrije week = 7.60 u BF op een andere dag •
MA 8.00
DI WO DO 8.00 8.00 8.00
VR -
ZA 6
ZO -
BF valt op MA, DI, WO of DO = 8u (gewerkt of niet) BF valt op VR of ZO (zijn in dit geval WE-dagen) = te nemen aan geplande uren op vervangingsdag (8u of 6u) BF valt op ZA = 6u (gewerkt of niet) II. Werken op feestdag voor deeltijdse werknemers 1. Vaste en cyclische werkroosters •
Op feestdag gewerkt en meer of minder uren gepresteerd dan de planning gewerkte uren op de dag zelf BF aan effectief gepresteerde uren
2. Variabele regeling
•
Meer uren gepland dan gemiddelde jobtime
gewerkte uren op de dag zelf BF aan geplande en gewerkte uren meer uren gepresteerd dan geplande gewerkte uren op de dag zelf BF aan effectief gepresteerde uren minder uren gepresteerd dan gepland gewerkte uren op de dag zelf BF aan effectief gepresteerde uren
Behalve ingeval effectief gepresteerde uren < gemiddelde BF aan gemiddelde
•
Minder uren gepland dan gemiddelde jobtime
gewerkte uren op de dag zelf BF aan gemiddelde
meer uren gepresteerd dan geplande gewerkte uren op de dag zelf BF aan effectief gepresteerde uren Behalve ingeval effectief gepresteerde uren < gemiddelde BF aan gemiddelde minder uren gepresteerd dan geplande
Versie 09052011
gewerkte uren op de dag zelf BF aan gemiddelde
25
3. Regels rond overbezetting I. Diensten ziekenhuizen met mobiele equipes Wanneer een dienstverantwoordelijke vaststelt dat er een of meer medewerkers teveel aanwezig zijn op de dienst, dan moet die het hoofd van de mobiele equipe of de plaatsvervanger op de hoogte brengen. In overleg kunnen chef en medewerkers evenwel beslissen om medewerkers met veel meeruren vervroegd naar huis te laten gaan, en hierbij meeruren te laten terugnemen Bv Medewerkers met shifts van 8u: plannen om 6 u te laten werken, 2u opname meeruren. (icoon: terugname meeruren aanpassen).
II. Diensten ziekenhuizen zonder mobiele equipe: Wanneer een dienstverantwoordelijke vaststelt dat er een of meer medewerkers teveel aanwezig zijn op de dienst, dan moet die de manager/directielid op de hoogte brengen. In overleg kunnen chef en medewerkers evenwel beslissen om medewerkers met veel meeruren vervroegd naar huis te laten gaan, en hierbij meeruren te laten terugnemen Bv Medewerkers met shifts van 8u: plannen om 6 u te laten werken, 2u opname meeruren. (icoon: terugname meeruren aanpassen).
III. Woon en zorgcentra Nog in overleg te bepalen
4. Regels rond opvang onderbezetting I. Diensten ziekenhuizen met mobiele equipes : Als er in het rooster onderbezetting ontstaat dan wordt deze onderbezetting in de volgende stappen opgelost: • Bepalen of vervanging nodig is; 1. Kan de shift wegvallen of verschoven worden? 2. Kan een andere dienst met overbezetting hulp bieden? 3. Is er iemand beschikbaar van de mobiele equipe? 4. Kunnen andere shiften binnen de wettelijke regels worden verlengd om de capaciteitsbehoefte af te dekken? • Vervanging is nodig: 1. Een medewerker die “overbezet” (boventallig) staat inzetten, deze medewerker is verplicht om binnen de campus openstaande shiften te accepteren. Eventueel kan de werknemer ook buiten de campus tewerkgesteld worden, mits in achtneming van de regels voorzien in het arbeidsreglement. 2. De onderbezetting wordt door de dienstverantwoordelijke/CLM/hoofd van de mobiele equipe/medewerkers zelf opgelost op basis van afspraken. 3. In overleg eigen medewerker(s) verschuiven over dagen (bv. morgen werken, overmorgen vrij) II. Diensten ziekenhuizen zonder mobiele equipe: Als er in het rooster onderbezetting ontstaat dan wordt deze onderbezetting in de volgende stappen opgelost: • Bepalen of vervanging nodig is; 1. Kan de shift wegvallen of verschoven worden? 2. Kan een andere dienst hulp bieden? 3. Kunnen andere diensten worden verlengd om de capaciteitsbehoefte af te dekken? • Vervanging is nodig: 1. Een medewerker die “overbezet” (boventallig) staat inzetten, deze medewerker is verplicht om binnen de campus openstaande shiften te accepteren. Eventueel kan de werknemer
Versie 09052011
26
2.
ook buiten de campus tewerkgesteld worden, mits in achtneming van de regels voorzien in het arbeidsreglement. In overleg eigen medewerker(s) verschuiven over dagen (bv. morgen werken, overmorgen vrij);
III. Woon en zorgcentra
Nog in overleg te bepalen
5. Regels rond interim I.. Diensten ziekenhuizen met mobiele equipes
1.
Belangrijk uitgangspunt: De dienstverantwoordelijken maken hun maandelijkse rooster op volgens het toegekende budget. Ook bij de inzet van interims moet men rekening houden met het toegekend budget.
2.
Werkwijze
o
Bij onverwachte afwezigheid van een medewerker & volledige bestaffing van een dienst zal de dienstverantwoordelijke volgende procedure volgen.
1. 2. 3.
4.
o
Bij een onvolledige bestaffing door verschillende afwezigen (ziekte) of een tekort aan personeel in vergelijking met het toegekende budget. Na de maandelijkse opmaak van het uurrooster, volgt de dienstverantwoordelijke volgende procedure.
1. 2.
3.
De dienstverantwoordelijke ziet of de zorg gedaan kan worden met het aanwezige personeel. In tweede instantie wordt geïnformeerd of er ergens overaanbod binnen de eigen of een andere campus aanwezig is. Indien het geval, wordt door deze dienst hulp geboden. Indien niet, kan de dienstverantwoordelijke naar de dienstverantwoordelijke mobiele equipe bellen. Indien die niet kan helpen kan er een interim aangevraagd worden met respectering van het personeelsbudget van de dienst op jaarbasis. (kost interim = FTE x 1,3) Indien noch uit mobiele equipe noch door interim kantoor hulp kan geboden worden, wordt dient een van de eigen medewerkers opgeroepen te worden.
De dienstverantwoordelijke vraagt eerst aan de dienstverantwoordelijke “mobiele equipe” welk uurrooster zij kan invullen. Pas indien er geen mobiele equipe kan gepland worden, kan er een interim besteld worden, met respectering van het personeelsbudget op jaarbasis.
Wijzigingen in de definitieve maandelijkse toewijzing kunnen enkel op basis van onderstaande afspraken en zijn uitzonderlijk gezien de mogelijkheid van onmiddellijke vervanging:
a. b.
Aanpassingen in de afdelingstoewijzing worden geregeld tussen de dienstverantwoordelijken (of hun vervangers) van de betrokken afdelingen van een subequipe, maar na akkoord van de clustermanager. De dienstverantwoordelijke van de mobiele equipe wordt op de hoogte gebracht en bekrachtigt de wijziging. Bij afwezigheid van de dienstverantwoordelijke ME wordt contact opgenomen met
Versie 09052011
27
c.
de vervanger. Buiten de daguren wordt de instellingsverantwoordelijke gecontacteerd. Afhankelijk van de zorgzwaarte kan op dat moment een verschuiving gebeuren in onderling overleg met de desbetreffende dienstverantwoordelijken. De verpleegeenheid-standplaats, die de medewerker van de mobiele equipe afstaat, brengt die medewerker op de hoogte indien de transfer niet meer in PEP kan gebeuren. Medewerkers van de ME kunnen steeds hun plaats van tewerkstelling opvragen in de gza-rapporten.
Inzet van interim bij volgende bestaffing
Volledig bestaffing & onverwachte afwezigheid
Onvolledig bestaffing & personeelstekort
Opvang met aanwezig personeel mogelijk?
Opvang met mobiele equipe mogelijk?
Nee. Over bezetting op andere dienst?
Ja. Mobiele equipe wordt ingezet.
Ja. Er wordt hulp geboden door andere dienst.
Nee. Interim- katoor wordt ingeschakeld.
Nee. Kan de mobiele equipe helpen?
Ja. Mobiele equipe wordt ingezet.
Nee. Het interim kantoor wordt ingeschakeld. Hebben zij een interimer?
Ja. Interim wordt ingezet.
Nee. Eigen medewerker wordt extra ingezet.
II. Diensten ziekenhuizen zonder mobiele equipes
1.
Belangrijk uitgangspunt: De dienstverantwoordelijken maken hun maandelijkse rooster op volgens het toegekende budget. Ook bij de inzet van interims moet men rekening houden met het toegekend budget.
2.
Werkwijze
o
Versie 09052011
Bij onverwachte afwezigheid van een medewerker & volledige bestaffing van een dienst zal de dienstverantwoordelijke volgende procedure volgen .
28
1. 2. 3.
o
De dienstverantwoordelijke ziet of het werk gedaan kan worden met het aanwezige personeel. In tweede instantie wordt geïnformeerd of er ergens overaanbod binnen de eigen of een andere campus aanwezig is. Indien het geval, wordt door deze dienst hulp geboden. Indien er geen hulp kan geboden worden zal een interim aangevraagd worden met respectering van het personeelsbudget van de dienst op jaarbasis. (kost interim = FTE x 1,3)
Bij een onvolledige bestaffing door verschillende afwezigen (ziekte) of een tekort aan personeel in vergelijking met het toegekende budget. Na de maandelijkse opmaak van het uurrooster, kan het dienstverantwoordelijke in samenspraak met de manager een interim medewerker aanvragen.
III. Woon en zorgcentra
Nog in overleg te bepalen
6. Regels rond zwangerschapsrust De zwangerschapsrust bedraagt 15 weken d.w.z. maximaal 6 weken voor de bevalling (prenatale rust) en 9 weken rust na de bevalling (postnatale rust). Men is verplicht om 1 week voor de vermoedelijke bevalling het werk te stoppen. Na de bevalling is men verplicht om 9 weken postnatale rust te nemen. Men heeft recht op de feestdagen die binnen de eerste 30 dagen van de arbeidsongeschiktheid vallen. Indien de medewerkster in ziekte is, in de 6 weken voor de bevalling’ kan zij de 5 weken prenatale rust niet aansluiten na de bevallingsdatum. Werkverwijdering van de huidige dienst kan enkel gebeuren na toestemming van de arbeidsgeneesheer. De directie/clustermanager kan een mutatie voorstellen naar een andere dienst.
1.
De zwangere medewerkster dient onmiddellijk verwijderd te worden van de dienst waarop zij werkzaam is indien dit een risicodienst is met betrekking tot de zwangerschap. Men heeft recht op de feestdagen die binnen de eerste 14 dagen van de arbeidsongeschiktheid vallen.
2.
Indien de arbeidsgeneesheer “hef- en tilverlof” (werkverwijdering op 6 maanden zwangerschap) voorschrijft voor de zwangere werknemer, dient zij drie maanden voor de vermoedelijke bevallingsdatum (-1 dag) het werk op de huidige dienst stop te zetten (kan niet ingevuld worden met jaarlijkse vakantie of andere). Men heeft recht op de feestdagen die binnen de eerste 14 dagen van de arbeidsongeschiktheid vallen.
Bij werkhervatting moet het arbeidsgeneeskundig onderzoek uitgevoerd worden binnen de 7 effectief te werken dagen. Werkneemsters hebben recht op borstvoedingspauzes om hun kind borstvoeding te geven of melk af te kolven. De werkneemster moet de werkgever vooraf verwittigen indien zij borstvoedingsperiodes zal nemen. 1. Wie 4 uur werkt per dag, mag half uur pauzeren. Wie minstens 7,5 uur werkt per dag, mag 1 uur pauzeren of 2 keer een half uur. 2. De pauzes kunnen worden genomen tot 9 maanden na de geboorte. Bij vroeggeboorte kan deze periode worden verlengd met 2 maanden. Vaders hebben recht op 10 arbeidsdagen vaderschapsverlof binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de geboorte waarvan het verwantschap langs vaderszijde vaststaat.
Versie 09052011
29
7. Regels rond mobiele equipe (enkel voor zorgdepartement ziekenhuizen) De mobiele equipe (ME) is een groep ervaren verpleegkundigen, vroedvrouwen, en zorgkundige medewerkers (maximum 30% van de equipe) die goed opgeleid en ingewerkt zijn in het ziekenhuis en in de toegewezen afdelingen. Ze kunnen ingeschakeld worden gedeeltelijk voor zowel onmiddellijke vervanging als geplande vervanging. 1.
Periode onmiddellijke vervanging: Doelstelling: de plotse wijzigingen in de uurroosters op een afdeling maximaal beperken door onmiddellijke vervanging voor korte termijn (maximaal 2 dagen) van ongeplande afwezigheden. Procedure: o De afwezigheid wordt onmiddellijk gemeld aan de HVK ME of instellingsverantwoordelijke, die op zijn/haar beurt het rooster aanpast en de MEmedewerker op de hoogte brengt. o De toewijzing van de ME gebeurt op basis van volgende criteria: o Nooit een zorgkundige alleen op dienst (dus kan ook een deel van schift zijn) o Bedbezetting (rapport aantal patiënten versus aantal geplande medewerkers) o De ME medewerker staat toegewezen aan een afdeling, maar kan ten gevolge van een acute nood op een andere afdeling ingeschakeld worden.
2.
Periode geplande vervanging: Doelstelling: Opvangen van (voorzienbaar) klein verlet, vorming, recuperatie van meeruren. Procedure: o Bij opmaak van de planning bespreekt de HVK of zijn vervanger eventuele tekorten met de CLM, die op budgettaire gronden toestemming geeft voor aanvraag van ME bij de HVK ME. Ten laatste de 1 e van de maand – 1 dient deze aanvraag aan de HVK ME gestuurd te worden. Indien 1 e op een weekend of feestdag dan is het de laatste werkdag ervoor. o De aanvragen worden gebundeld door HVK ME en deze zal de toewijzing op basis van volgende criteria uitvoeren: Minimale bestaffing nastreven Er dient een evenwicht te zijn tussen dienstgebonden personeel en extern (mobiele/interim) om de kwaliteit te verzekeren Stand van kredieten en saldo tellers op betreffende diensten o De HVK ME zal toegewezen ME in PEP transferen naar de betreffende dienst ten laatste op de 14e van de maand. o In acute nood kunnen de ME toch verplaatst worden naar andere diensten om onmiddellijke vervangingen op te vangen.
Afspraken rond planning met medewerkers mobiel equipe: o De medewerker ME brengt tegen de 20 e van maand - 2 zijn wensen, vormingen en vergaderingen binnen bij de HVK ME. (Voorbeeld: tegen 20 april de wensen binnen brengen voor de maand juni) o De medewerkers kunnen enkel gepland worden volgens de roosters die in hun individuele arbeidsovereenkomst werden opgenomen. o Vanaf de 14e kan de medewerker ME zijn planning raadplegen in de GZA - rapporten. De ME dient deze rapporten op regelmatige basis te raadplegen voor eventuele dienst toewijzing op te volgen. De toegewezen verpleegeenheid voor de volgende dag moet voor de betrokken medewerker ten minste om 12u van dag -1 in PEP gekend zijn. Bij niet kunnen respecteren van deze termijn dient de medewerker persoonlijk op de hoogte gebracht te worden. o Afwijkingen op de planning door de medewerker ME verricht dienen zo snel mogelijk aan de HVK ME meegedeeld te worden;
Versie 09052011
30
Stap 4: Realisatie en evaluatie Nadat de diensten zijn gepresteerd moeten deze worden verantwoord in een registratiesysteem.
1. Evaluatie van het dienstrooster op wettelijke regelgeving Er zal op volgende wettelijke regelgeving in 2011 gefocust worden om aan de wettelijke bepalingen te voldoen als GZA groep: 1. Shiftlengtes minimaal 3 u en maximaal 11u 2. 35 u rust op weekbasis (maandag t/m zondag) na een gewerkt weekend 3. 11 uur rust tussen 2 diensten 4. Maximaal 50 u werken op weekbasis voor nachtdiensten (77u voor andere diensten) 5. Maximaal 65 meeruren per kwartaal De doelstelling is om de wettelijke overtredingen tegen eind 2011 als uitzonderlijk te kunnen beschouwen.
2. Aanbevelingen bij de opmaak van het rooster o o o o
o o
Besteed veel aandacht en tijd aan zorgvuldig individueel overleg Probeer samen oplossingen te zoeken Zo toch een conflictsituatie ontstaat probeer zorgvuldig te analyseren wat daarvan de achterliggende oorzaken zijn Geef voldoende tijd om zo nodig regelingen te treffen in de privésituatie; Ga niet in conflict, neem contact op met personeelsdienst, voorkom juridische dossiers. Respecteer afspraken met de ondernemingsraad.
3. Afspraken in verband met de opvolging van het uurroosterprotocol Het uurroosterprotocol wordt 12 maanden nadat het in voege is getreden, geëvalueerd op de interzetel GZA. In tussentijd worden alle problemen gemeld op de ondernemingsraad.
Versie 09052011
31
