User Manual. Sistem Informasi Manajemen Rapat. Oleh. Drs. Heru Suhartanto, MSc., Ph.D. Christine Angelina, SKOM. Fuady Rosma Hidayat, SKOM

User Manual Sistem Informasi Manajemen Rapat Oleh Drs. Heru Suhartanto, MSc., Ph.D Christine Angelina, SKOM. Fuady Rosma Hidayat, SKOM. Johanes,SKOM. Yoanna Widyanti,SKOM.

Fakultas Ilmu Komputer , Universitas Indonesia

Daftar Isi Daftar Isi .................................................................................................................................... 1 Kata Pengantar.......................................................................................................................... 4 Cara Mengakses........................................................................................................................ 6 Manual Admin............................................................................................................................ 7 Login dan Logout ................................................................................................................... 7 Melihat Rapat ......................................................................................................................... 9 Melihat Agenda .................................................................................................................... 10 Melihat Tindak Lanjut........................................................................................................... 11 Administrasi Staf .................................................................................................................. 12 Tambah Staf ..................................................................................................................... 13 Ubah Staf.......................................................................................................................... 14 Administrasi Divisi................................................................................................................ 16 Tambah Divisi................................................................................................................... 16 Ubah Divisi ....................................................................................................................... 17 Hapus Divisi...................................................................................................................... 18 Melihat Semua Rapat .......................................................................................................... 19 Cari....................................................................................................................................... 20 Manual Staf Sekretariat ........................................................................................................... 26 Login dan Logout ................................................................................................................. 26 Melihat Rapat ....................................................................................................................... 28 Melihat Agenda .................................................................................................................... 28 Melihat Tindak Lanjut........................................................................................................... 30 Manajemen Rapat................................................................................................................ 30 Tambah Rapat.................................................................................................................. 30 Ubah Rapat ...................................................................................................................... 34 Hapus Rapat..................................................................................................................... 36 Administrasi Peserta Rapat ................................................................................................. 37 Tambah Peserta Rapat .................................................................................................... 38 Hapus Peserta Rapat ...................................................................................................... 39 Mencetak Rapat Dalam Format Word Document................................................................ 39 Manajemen Agenda............................................................................................................. 41 Tambah Agenda............................................................................................................... 41 Ubah Agenda.................................................................................................................... 43 Upload File ....................................................................................................................... 45 Hapus Agenda.................................................................................................................. 47 Administrasi Jenis Rapat ..................................................................................................... 48 Tambah Jenis Rapat ........................................................................................................ 48 Ubah Jenis Rapat............................................................................................................. 49

1

Hapus Jenis Rapat ........................................................................................................... 50 Administrasi Anggota Rapat ................................................................................................ 51 Tambah Anggota Rapat ................................................................................................... 51 Hapus Anggota Rapat ...................................................................................................... 52 Melihat Semua Rapat .......................................................................................................... 52 Cari....................................................................................................................................... 53 Login dan Logout ................................................................................................................. 59 Melihat Rapat ....................................................................................................................... 61 Melihat Agenda .................................................................................................................... 61 Melihat Tindak Lanjut........................................................................................................... 63 Mencetak Rapat Dalam Format Word Document................................................................ 63 Melihat Semua Rapat .......................................................................................................... 65 Cari....................................................................................................................................... 66 Manual Staf Biasa ................................................................................................................... 72 Login dan Logout ................................................................................................................. 72 Melihat Rapat ....................................................................................................................... 73 Melihat Agenda .................................................................................................................... 74 Melihat Tindak Lanjut........................................................................................................... 76 Melihat Semua Rapat .......................................................................................................... 76 Cari....................................................................................................................................... 77 Manual Staf Biasa: Pemimpin Rapat....................................................................................... 83 Ubah Rapat ...................................................................................................................... 83 Hapus Rapat..................................................................................................................... 85 Manajemen Agenda............................................................................................................. 86 Tambah Agenda............................................................................................................... 86 Ubah Agenda.................................................................................................................... 88 Upload File ....................................................................................................................... 90 Hapus Agenda.................................................................................................................. 93 Manajemen Tindak Lanjut (Aksi) ......................................................................................... 93 Tambah Aksi..................................................................................................................... 93 Ubah Aksi ......................................................................................................................... 96 Hapus Aksi ....................................................................................................................... 97 Mengisi Absensi ................................................................................................................... 98 Mencetak Daftar Absensi................................................................................................... 100 Manual Staf Biasa: PIC Agenda ........................................................................................... 100 Ubah Agenda.................................................................................................................. 100 Upload File ..................................................................................................................... 102 Hapus Agenda................................................................................................................ 104 Manajemen Tindak Lanjut (Aksi) ....................................................................................... 106 Tambah Aksi................................................................................................................... 106

2

Ubah Aksi ....................................................................................................................... 108 Hapus Aksi ..................................................................................................................... 110 Manual Staf Biasa: PIC Tindak Lanjut................................................................................... 112 Ubah Aksi ....................................................................................................................... 112 Hapus Aksi ..................................................................................................................... 114 Manual Instalasi..................................................................................................................... 115

3

Kata Pengantar

Rapat adalah suatu pertemuan yang dihadiri oleh sekelompok orang untuk membicarakan sesuatu (agenda) dan mencari solusi dari suatu masalah yang dibicarakan. Kadang dalam suatu rapat, pembahasan suatu agenda tidak tuntas dan memerlukan tindaklanjut yang perlu dipantau oleh peserta rapat terutama penanggungjawab rapat. Permasalahan pengelolaan agenda yang tidak selesai dan selesai akan bertambah rumit jika rapat tersebut terjadi pada suatu organisasi yang memerlukan banyak rapat. Bahkan setiap divisi dari suatu organisasi dapat mempunyai bermacam macam jenis rapat. Keadaan ini menambah rumitnya pengelolaan hasil dan tindaklanjut rapat. Sistem ini dibangun dengan tujuan untuk memudahkan suatu organisasi dalam mengelola rapat

dan agenda yang dibicarakan.

disediakan misalnya

Fungsi-fungsi untuk mendukung tujuan ini telah

antara lain Administrasi anggota,

divisi, Jenis Rapat, dan Staf

kemudian manajemen Tindak Lanjut dan Kemajuan suatu agenda,

jadwal Rapat,

Agenda, Daftar Hadir, mencetak laporan.

Penulis menyadari bahwa sistem ini belum sempurna, kritik dan saran dari para pembaca dan pengguna sistem ini akan membantu perbaikan sistem ini di masa mendatang.

Jakarta, Januari 2007

Penulis e-mail: [email protected]

4

Pendahuluan Sistem ini bernama Sistem Informasi Manajemen Rapat. Sistem ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dalam mengelola jadwal rapat dan hal-hal yang dibicarakan dalam suatu rapat dan bagaimana tindak lanjutnya. Selain itu juga dapat digunakan untuk membantu staf dalam mengetahui secara cepat hasil dari sebuah rapat dan informasi mengenai rapat yang dilakukan (beserta hasilnya). Fitur-fitur dari sistem ini adalah: 1. Administrasi anggota: Fitur untuk menambah dan menghapus staf yang akan menghadiri rapat. 2. Administrasi divisi: Fitur untuk menambah, mengubah, dan menghapus divisi yang terlibat dalam sistem. 3. Administrasi Jenis Rapat: Fitur untuk menambah, mengubah, dan menghapus jenis rapat yang ada dalam sistem. 4. Administrasi Staf: Fitur untuk menambah dan menghapus staf pengguna sistem. 5. Manajemen Tindak Lanjut dan Kemajuan: Fitur untuk menambah, mengubah, dan menghapus tindak lanjut dan/atau kemajuan. 6. Manajemen Rapat: Fitur untuk membuat, mengubah, dan menghapus jadwal rapat. 7. Manajemen Agenda: Fitur untuk membuat, mengubah, dan menghapus agenda. 8. Melihat Agenda: Fitur untuk melihat agenda. 9. Melihat Rapat: Fitur untuk melihat rapat. 10. Melihat Tindak Lanjut dan Kemajuan: Fitur untuk melihat tindak lanjut dan kemajuan. 11. Mengisi Daftar Hadir: Fitur untuk mengisi daftar hadir. 12. Mencetak Daftar Hadir: Fitur untuk mencetak daftar hadir. 13. Cetak Laporan: Fitur untuk mencetak laporan (notulensi) dari sebuah rapat. 14. Cari: Fitur untuk mencari data rapat berdasarkan kriteria pencarian. 15. Login: Fitur untuk mengotentikasi pengguna sistem. Dokumen ini nantinya digunakan sebagai petunjuk atau manual penggunaan Sistem Informasi Manajemen Rapat yang ditujukan bagi seluruh pengguna sistem ini. Dalam dokumen ini akan dijelaskan bagaimana penggunaan seluruh fitur serta cara pengoperasian sistem tersebut secara detil, termasuk siapa saja pengguna yang boleh menggunakan fiturfitur tersebut di atas.

5

Cara Mengakses Pada saat pengguna mengakses sistem ini, akan ditampilkan halaman login [Gambar 1] dimana pengguna harus login terlebih dahulu. Semua pengguna yang telah terdaftar dapat menggunakan fitur login, dengan role dari masing-masing user telah ditentukan sebagai berikut: 1. Staf Biasa Staf biasa dibagi menjadi 3 peran, yaitu pimpinan rapat, Person In Charge (PIC) agenda, dan PIC tindak lanjut dan kemajuan. Pimpinan rapat dapat melakukan manajemen rapat (ubah dan hapus), manajemen agenda, serta manajemen tindak lanjut dan kemajuan (aksi). Selain itu dapat dilakukan pengisian dan pencetakan daftar hadir PIC agenda dapat melakukan manajemen agenda, serta manajemen tindak lanjut dan kemajuan (aksi). PIC tindak lanjut dan kemajuan dapat melakukan manajemen tindak lanjut dan kemajuan (aksi) 2. Staf Sekretariat Mempunyai hak untuk mencetak notulen rapat (minutes of meeting), administrasi jenis rapat dan anggotanya, manajemen jadwal dan peserta rapat, serta manajemen agenda rapat. 3. Petinggi Fakultas Mempunyai hak untuk mencetak notulen rapat (minutes of meeting). 4. Admin Mempunyai tugas untuk mengelola data-data pengguna dan data administrasi pendukung sistem lainnya. Selain itu, ada beberapa fitur yang dapat digunakan semua role yaitu mencari rapat berdasarkan kriteria tertentu, melihat rapat, melihat agenda, serta melihat tindak lanjut dan kemajuan (aksi).

6

Manual Admin Login dan Logout

Gambar 1. Login Fitur login merupakan suatu fitur yang wajib digunakan oleh seluruh pengguna Sistem Manajemen Rapat (Sirapat) sebelum mereka dapat mengakses semua fitur yang terdapat di dalamnya. Fitur ini merupakan halaman utama sistem ini [Gambar 1]. Jika pengguna masih belum login, maka tidak ada satu fiturpun yang dapat digunakan oleh pengguna tersebut. Pengguna hanya perlu memasukkan username ke dalam field kosong yang tersedia untuk username (begitu juga dengan passwordnya) kemudian memilih tombol ‘login’. Setelah pengguna berhasil login, sistem akan menampilkan halaman utama tiap pengguna [Gambar 2] disertai dengan Menu Bar yang berisi menu-menu yang dihasilkan sesuai role tiap pengguna. Karena pengguna melakukan login sebagai admin, maka yang ditampilkan adalah halaman utama admin yang berisi daftar rapat yang akan datang dan rapat yang sudah berlalu yang diikuti oleh admin tersebut, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya.

7

Gambar 2. Halaman Utama Admin

Fitur logout dapat digunakan jika pengguna sudah melakukan semua yang perlu dilakukan dengan fitur-fitur yang tersedia dan ingin menyudahi sesi-nya. Fitur logout dapat digunakan melalui tombol di bagian atas sebelah kiri dari halaman utama pengguna [Gambar 2]. Setelah logout, halaman browser akan kembali ke halaman login..

8

Melihat Rapat Admin dapat melihat detil rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan admin [Gambar 3]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.

Gambar 3. Halaman Detil Rapat

9

Melihat Agenda Admin dapat melihat detil agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan admin [Gambar 4]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

Gambar 4. Halaman Detil Agenda Admin dapat men-download file mengenai sebuah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Download’ pada sebuah file yang ingin di-download. Apabila file tersebut dalam format PDF, sistem akan menampilkan isi dari file tersebut, [Gambar 5].

Gambar 5. Hasil dari Download File

10

Melihat Tindak Lanjut Admin juga dapat melihat detil aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan admin [Gambar 6]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan deskripsi aksi beserta kemajuan yang telah diperoleh dalam melakukan aksi tersebut..

Gambar 6. Halaman Detil Aksi

11

Administrasi Staf Fitur administrasi staf hanya bisa digunakan oleh admin sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Administrasi Staf [Gambar 2]. Ketika seorang admin mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar staf beserta keterangan singkat staf seperti nama, tingkat, dan username, juga ditampilkan pilihan untuk mengubah staf [Gambar 7]. Selain itu juga ditampilkan formulir Tambah Staf.

Gambar 7. Halaman Administrasi Staf

12

Tambah Staf Untuk menambah staf, admin dapat mengisi formulir tambah staf yang terdiri dari : [Gambar 8]

Gambar 8. Formulir Tambah Staf

1. Field nama (isian tekstual): untuk memasukkan nama staf, field ini tidak boleh kosong. 2. Field tingkat (drop down menu): untuk memilih tingkat staf sehingga dapat ditentukan role dari suatu staf, harus dipilih. 3. Field username (isian tekstual) : untuk memasukkan username sesuai dengan username yang digunakan dalam LDAP, field ini tidak boleh kosong. Setelah formulir ini diisikan, admin bisa menekan tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan data-data tersebut ke dalam database sistem, sehingga staf yang baru saja didaftarkan dapat menggunakan sistem ini. Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan pengguna yaitu: Pesan “Field harus diisi semua” akan muncul jika masih ada field yang masih kosong. [Gambar 9].

Gambar 9. Pesan Apabila Field dalam Formulir Staf masih ada yang Kosong

13

Juga terdapat kemungkinan bahwa username yang dimasukkan sudah terdaftar sebelumnya di dalam sistem. Jika terjadi hal ini, sistem akan menampilkan halaman yang berisi pesan “Username sudah ada” dan diharapkan admin memasukkan username lain [Gambar 10].

Gambar 10. Pesan Apabila Admin Memasukkan Username yang sudah ada

Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, maka data staf baru akan ditampilkan di dalam daftar staf.

Ubah Staf Admin hanya dapat mengubah nama dan tingkat staf saja, sedangkan username tidak dapat diubah. Untuk mengubah nama, admin dapat langsung mengubah nama pada field nama staf yang ingin diubah, lalu tekan tombol ‘Ubah’, sedangkan untuk mengubah tingkat, admin dapat memilih tingkat staf yang ingin diubah, lalu tekan tombol ‘Ubah’.. Sistem akan mengubah data staf dan menampilkan pesan :”data berhasil diubah” [Gambar 11].

14

Gambar 11. Admin telah sukses mengubah data staf

15

Administrasi Divisi Fitur administrasi divisi hanya bisa digunakan oleh admin sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Administrasi Divisi [Gambar 2]. Ketika seorang admin mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar divisi beserta keterangan singkat divisi, yaitu nama divisi, juga ditampilkan pilihan untuk mengubah maupun menghapus divisi [Gambar 12]. Selain itu juga ditampilkan formulir Tambah Divisi.

Gambar 12. Halaman Administrasi Divisi

Tambah Divisi Untuk menambah divisi, admin dapat mengisi formulir tambah divisi yang terdiri dari : [Gambar 13]

Gambar 13. Formulir Tambah Divisi

16

Field nama divisi(isian tekstual): untuk memasukkan nama divisi, field ini tidak boleh kosong. Setelah formulir ini diisikan, admin bisa menekan tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan data-data tersebut ke dalam database sistem, sehingga divisi baru sudah dapat ditampilkan dalam daftar divisi.

Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan divisi yaitu: Pesan “Field harus diisi lengkap” akan muncul jika field nama divisi masih kosong. [Gambar 14].

Gambar 14. Pesan Apabila Field Nama Divisi masih Kosong

Juga terdapat kemungkinan bahwa divisi yang dimasukkan sudah terdaftar sebelumnya di dalam sistem. Jika terjadi hal ini, sistem akan menampilkan halaman yang berisi pesan “Divisi sudah ada” dan diharapkan admin memasukkan divisi lain [Gambar 15].

Gambar 15. Pesan Apabila Admin Memasukkan Divisi yang sudah ada

Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, maka data divisi baru akan ditampilkan di dalam daftar divisi.

Ubah Divisi Admin dapat mengubah nama divisi, dengan mengubah nama pada field nama divisi yang ingin diubah, lalu tekan tombol ‘Ubah’. Sistem akan mengubah nama divisi dan menampilkan pesan :”data berhasil diubah” [Gambar 16].

17

Gambar 16. Admin telah sukses mengubah data divisi

Apabila admin mengubah nama divisi dengan memasukkan nama divisi yang sudah ada, lalu tekan tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan data divisi mula-mula dan menampilkan pesan :”divisi sudah ada” [Gambar 17].

Gambar 17. Admin gagal mengubah data divisi

Hapus Divisi Apabila admin memilih tombol ‘Hapus’ pada suatu record atau baris di tabel daftar divisi, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus divisi : [nama divisi]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 18]

18

Gambar 18. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Divisi Apabila admin memilih, tombol ‘OK’, maka nama divisi tersebut akan terhapus dari database sistem, sistem akan menampilkan halaman administrasi divisi dengan nama divisi yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila admin memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman administrasi divisi [Gambar 13] tanpa ada perubahan.

Melihat Semua Rapat Fitur semua rapat bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Semua Rapat [Gambar 2]. Ketika seorang admin mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar semua rapat yang akan datang dan daftar semua rapat yang sudah berlalu yang tersimpan di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 19]. Dalam fitur ini, rapat yang ditampilkan adalah rapat yang memiliki status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial apabila admin merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan.

Gambar 19. Halaman Tampilan Semua Rapat hal 1

19

Ketika admin, ingin melihat halaman berikutnya, admin menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh admin [Gambar 20].


Cari Fitur cari bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Cari [Gambar 2]. Ketika seorang admin mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi formulir kriteria pencarian beserta tabel daftar rapat yang dicari [Gambar 21].

Gambar 21. Halaman Kriteria Pencarian Rapat

Apabila admin mengosongkan semua kriteria, lalu menekan tombol ‘Cari’, maka sistem akan menampilkan semua rapat dengan status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial apabila admin merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan yang terdapat di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 22].

20

Gambar 22. Halaman Cari Rapat Tanpa Keterangan Hal 1

Ketika admin, ingin melihat halaman berikutnya, admin menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh admin [Gambar 23].


Apabila admin mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 24]. 21

Gambar 24. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksanaan Rapat

Apabila admin mengisi kriteria jenis rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 25].

Gambar 25. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Jenis Rapat

Apabila admin mengisi kriteria agenda rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria agenda rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 26].

22

Gambar 26. Halaman Cari Rapat: Mengisi Agenda Rapat

Apabila admin mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan jenis rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan jenis rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 27].

Gambar 27. Halaman Cari Rapat: Mengisi Tanggal Pelaksaan Rapat dan Jenis Rapat

Apabila admin mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan agenda rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 28]. 23

Gambar 28. Halaman Cari Rapat: Mengisi Tanggal Pelaksaan Rapat dan Agenda Rapat

Apabila admin mengisi kriteria jenis rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis rapat dan agenda rapat

yang dimasukkan oleh admin, beserta

keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 29].

Gambar 29. Halaman Cari Rapat: Mengisi Jenis Rapat dan Agenda Rapat

Apabila admin mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat, jenis rapat, dan agenda rapat, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal, jenis rapat, dan agenda rapat yang dimasukkan oleh admin, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 30]. 24

Gambar 30. Halaman Cari Rapat: Mengisi Tanggal Pelaksaan Rapat, Jenis Rapat, dan Agenda Rapat

25

Manual Staf Sekretariat Login dan Logout

Gambar 31. Login

Fitur login merupakan suatu fitur yang wajib digunakan oleh seluruh pengguna Sistem Manajemen Rapat (Sirapat) sebelum mereka dapat mengakses semua fitur yang terdapat di dalamnya. Fitur ini merupakan halaman utama sistem ini [Gambar 31]. Jika pengguna masih belum login, maka tidak ada satu fiturpun yang dapat digunakan oleh pengguna tersebut. Pengguna hanya perlu memasukkan username ke dalam field kosong yang tersedia untuk username (begitu juga dengan passwordnya) kemudian memilih tombol ‘login’. Setelah pengguna berhasil login, sistem akan menampilkan halaman utama tiap pengguna [Gambar 32] disertai dengan Menu Bar yang berisi menu-menu yang dihasilkan sesuai role tiap pengguna. Karena pengguna melakukan login sebagai staf sekretariat, maka yang ditampilkan adalah halaman utama staf sekretariat yang berisi daftar rapat yang akan datang dan rapat yang sudah berlalu yang diikuti oleh staf sekretariat tersebut, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya.

26

Gambar 32. Halaman Utama Staf Sekretariat

Fitur logout dapat digunakan jika pengguna sudah melakukan semua yang perlu dilakukan dengan fitur-fitur yang tersedia dan ingin menyudahi sesi-nya. Fitur logout dapat digunakan melalui tombol di bagian atas sebelah kiri dari halaman utama pengguna [Gambar 32]. Setelah logout, halaman browser akan kembali ke halaman login..

27

Melihat Rapat Staf sekretariat dapat melihat detil rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf sekretariat [Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.


Melihat Agenda Staf sekretariat dapat melihat detil agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan staf sekretariat [Gambar 34]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

28

Gambar 34. Halaman Detil Agenda

Staf sekretariat dapat men-download file mengenai sebuah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Download’ pada sebuah file yang ingin di-download. Apabila file tersebut dalam format PDF, sistem akan menampilkan isi dari file tersebut, [Gambar 35].


29

Melihat Tindak Lanjut Staf sekretariat juga dapat melihat detil aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan staf sekretariat [Gambar 36]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan deskripsi aksi beserta kemajuan yang telah diperoleh dalam melakukan aksi tersebut..


Manajemen Rapat Tambah Rapat Fitur tambah rapat hanya bisa digunakan oleh staf sekretariat. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Tambah Rapat [Gambar 32]. Ketika seorang staf sekretariat mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan halaman pertama formulir penambahan rapat [Gambar 37]. Untuk menambah rapat, staf sekretariat dapat mengisi formulir ini.

30

Gambar 37. Formulir Tambah Rapat Halaman 1

1. Field disusun oleh: sudah diisi dengan nama staf sekretariat yang sedang login. 2. Field nama rapat (isian tekstual) : untuk memasukkan nama rapat baru yang akan dibuat, field ini tidak boleh dikosongkan. 3. Field jenis rapat (drop down menu): untuk memilih jenis rapat yang akan dibuat, harus dipilih. 4. Field status konfidensial (drop down menu): untuk memilih status konfidensial dari rapat yang akan dibuat, harus dipilih. 5. Field waktu mulai (drop down menu): untuk memilih tanggal dan waktu pelaksanaan rapat akan dimulai, harus dipilih. 6. Field waktu selesai (drop down menu): untuk memilih tanggal dan waktu pelaksanaan rapat akan diakhiri, harus dipilih. 7. Field lokasi (isian tekstual) : untuk memasukkan tempat di mana rapat akan dilaksanakan, field ini tidak boleh dikosongkan.

Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan rapat halaman pertama yaitu: Pesan “Field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang

masih

kosong. [Gambar 38].

31

Gambar 38. Pesan Apabila Field dalam Formulir Rapat halaman 1 masih ada yang Kosong

Setelah formulir ini diisikan, staf sekretariat bisa menekan tombol ‘Lanjut’. Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan menampilkan halaman kedua formulir penambahan rapat, juga ditampilkan daftar anggota rapat [Gambar 39].

Gambar 39. Formulir Tambah Rapat Halaman 2

1. Field disusun oleh: sudah diisi dengan nama staf sekretariat yang sedang login. 2. Field nama rapat : sudah diisi sesuai dengan nama rapat yang dituliskan pada halaman pertama.

32

3. Field jenis rapat: sudah diisi sesuai dengan jenis rapat yang dipilih pada halaman pertama. 4. Field anggota tambahan rapat (drop down menu): untuk memilih anggota rapat tambahan yang dapat mengikuti rapat, boleh dikosongkan. Untuk menambah anggota, pilih nama anggota, lalu pilih tombol ‘Tambah’. 5. Field pemimpin rapat (drop down menu): untuk memilih seorang pemimpin yang akan memimpin rapat tersebut, harus dipilih. 6. Field catatan (isian tekstual) : untuk mengisikan keterangan tambahan mengenai rapat yang akan dibuat, field ini boleh dikosongkan.

Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan rapat halaman kedua yaitu: Pesan “Field harus diisi lengkap” akan muncul jika field pemimpin rapat masih dikosongkan. [Gambar 40].

Gambar 40. Pesan Apabila Field Pemimpin Rapat dalam Formulir Rapat halaman 2 masih Kosong

Setelah formulir ini diisikan, staf sekretariat bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan menampilkan halaman agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan PIC, juga ditampilkan formulir Tambah Agenda Rapat [Gambar 41].

33

Gambar 41. Halaman Tambah Agenda Rapat

Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut [Gambar 33].

Ubah Rapat Fitur ini hanya dapat digunakan apabila rapat yang bersangkutan belum dilaksanakan. Apabila rapat sudah dilaksanakan, maka rapat tersebut sudah tidak dapat diubah datadatanya. Staf sekretariat dapat mengubah rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf sekretariat [Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama rapat, jenis rapat, pemimpin rapat, waktu mulai, waktu selesai, lokasi, dan keterangan [Gambar 42].

34

Gambar 42. Formulir Ubah Rapat

Apabila staf sekretariat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field keterangan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah rapat dengan pesan “Field harus diisi semua” , sedangkan formulir ubah rapat berisi data mula-mula [Gambar 43].

Gambar 43. Pesan apabila staf sekretariat mengosongkan field rapat Staf sekretariat mengubah data rapat, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar 35

agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut, dan data rapat telah diperbaharui [Gambar 44].

Gambar 44. Rapat Setelah Diperbaharui

Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut, tidak terjadi perubahan apapun [Gambar 33].

Hapus Rapat Fitur ini hanya dapat digunakan apabila rapat yang bersangkutan belum dilaksanakan. Apabila rapat sudah dilaksanakan, maka rapat tersebut sudah tidak dapat dihapus datadatanya. Staf sekretariat dapat menghapus rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf sekretariat [Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. 36

Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus rapat : [nama rapat]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 45]

Gambar 45. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Rapat

Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data rapat tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman muka staf sekretariat dengan data rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil rapat [Gambar 33] tanpa ada perubahan.

Administrasi Peserta Rapat Fitur administrasi peserta rapat hanya dapat digunakan oleh staf sekretariat setelah rapat dibuat. Fitur ini dapat diakses dari halaman detil Rapat. Staf sekretariat mengakses fitur ini dengan memilih tombol ‘Ubah’ yang terletak di sebelah bawah tabel peserta rapat, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar peserta rapat, juga ditampilkan pilihan untuk menghapus peserta rapat [Gambar 46]. Selain itu juga ditampilkan formulir Tambah Peserta Rapat.

37

Gambar 46. Halaman Administrasi Peserta Rapat

Tambah Peserta Rapat Untuk menambah peserta rapat, staf sekretariat dapat mengisi formulir tambah peserta rapat yang terdiri dari : [Gambar 47]

Gambar 47. Formulir Tambah Peserta Rapat

1. Field nama (drop down menu): untuk memilih staf yang akan mengikuti suatu rapat tertentu.

Apabila nama staf sudah dimasukkan dan staf sekretariat memilih tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan data-data tersebut ke dalam basis data sistem, sehingga peserta rapat baru sudah dapat ditampilkan dalam daftar peserta rapat.

38

Hapus Peserta Rapat Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’ pada suatu record atau baris di tabel daftar peserta rapat, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus [nama staf] dari rapat ini?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 48]

Gambar 48. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Peserta Rapat Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka nama peserta rapat tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman administrasi peserta rapat dengan data peserta rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman administrasi peserta rapat [Gambar 46] tanpa ada perubahan.

Mencetak Rapat Dalam Format Word Document Staf sekretariat dapat mencetak rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dicetak dalam format word document. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf sekretariat [Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘save as doc’, sistem akan menampilkan konfirmasi pencetakan file tersebut [Gambar 49].

Gambar 49. Konfirmasi Pencetakan File 39

Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Open’, maka sistem akan menampilkan file rapat sesuai dengan format word document [Gambar 50].

Gambar 50. Contoh hasil Open File Rapat

Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Save’, maka sistem akan menampilkan konfirmasi penyimpanan file [Gambar 51]. Setelah disimpan, file tersebut dapat diakses oleh staf sekretariat.

Gambar 51. Konfirmasi Penyimpanan File

40

Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf sekretariat [Gambar 33]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Sistem tidak melakukan pencetakan apapun.

Manajemen Agenda Tambah Agenda Staf sekretariat dapat menambah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Tambah’ pada halaman detil rapat yang ingin ditambah agendanya. Sistem akan menampilkan halaman agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan PIC, juga ditampilkan formulir Tambah Agenda Rapat [Gambar 41]. Untuk menambah agenda, staf sekretariat dapat mengisi formulir tambah agenda yang terdiri dari : [Gambar 52]

Gambar 52. Formulir Tambah Agenda Rapat

1. Field nama (isian tekstual): untuk memasukkan nama agenda yang akan dibuat, field ini tidak boleh dikosongkan. 2. Field divisi (drop down menu): untuk memilih divisi yang bertanggung jawab atas agenda tersebut, harus dipilih. 3. Field PIC (drop down menu): untuk memilih staf yang bertanggung jawab terhadap agenda tersebut, harus dipilih. 4. Field pembahasan (isian tekstual): untuk memasukkan hal-hal yang akan dibahas dalam agenda tersebut, field ini tidak boleh dikosongkan.

Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan agenda yaitu:

41

Pesan “Semua field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih kosong. [Gambar 53].

Gambar 53. Pesan Apabila Field dalam Formulir Agenda masih ada yang Kosong Setelah formulir ini diisikan, staf sekretariat bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan menampilkan halaman agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan PIC yang sudah dibuat, juga ditampilkan formulir Tambah Agenda Rapat [Gambar 54].

Gambar 54. Halaman Setelah Menambah Agenda Rapat

42

Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut [Gambar 33].

Ubah Agenda Staf sekretariat dapat mengubah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan staf sekretariat [Gambar 55]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

Gambar 55. Halaman Detil Agenda Rapat yang Akan Diubah

Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file [Gambar 56].

43

Gambar 56. Halaman Ubah Agenda Rapat

Apabila staf sekretariat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field keputusan dan upload file), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah agenda dengan pesan “Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah agenda berisi data mula-mula [Gambar 57].

Gambar 57. Pesan apabila staf sekretariat mengosongkan field agenda

44

Staf sekretariat mengubah data agenda, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, dan data agenda rapat telah diperbaharui. Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, tidak terjadi perubahan apapun.

Upload File Staf sekretariat dapat meng-upload file pada agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin ditambah file-nya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan staf sekretariat [Gambar 55]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut. Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file [Gambar 56]. Untuk meng-upload file, staf sekretariat memilih tombol ‘Browse’, sistem akan menampilkan tempat pilihan file dan nama file yang akan di-upload [Gambar 58].

Gambar 58. Cari File yang akan Di-upload

45

Staf sekretariat memilih file yang akan di-upload, kemudian memilih tombol ‘Open’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, field upload field telah diisi dengan nama file yang akan di-upload [Gambar 59].

Gambar 59. Field Upload File telah Diisi

Staf sekretariat memilih tombol ‘Upload’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, ada pesan yang mengatakan bahwa “File berhasil diupload” [Gambar 60].

46

Gambar 60. Pesan berhasil proses upload file

Hapus Agenda Staf sekretariat dapat menghapus agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan staf sekretariat [Gambar 55]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut. Setelah itu staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus agenda : [nama agenda]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 61]

Gambar 61. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Agenda

Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data agenda tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil rapat dengan data agenda yang dihapus tidak ditampilkan lagi. Apabila staf sekretariat memilih tombol

47

‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil agenda [Gambar 55] tanpa ada perubahan.

Administrasi Jenis Rapat Fitur administrasi jenis rapat hanya bisa digunakan oleh staf sekretariat. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Administrasi Jenis Rapat [Gambar 32]. Ketika seorang staf sekretariat mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar jenis rapat beserta deskripsi rapat, dan jumlah anggota rapat, juga ditampilkan pilihan untuk mengubah maupun menghapus jenis rapat [Gambar 62]. Selain itu juga ditampilkan formulir Tambah Jenis Rapat.

Gambar 62. Halaman Administrasi Jenis Rapat

Tambah Jenis Rapat Untuk menambah jenis rapat, staf sekretariat dapat mengisi formulir tambah jenis rapat yang terdiri dari : [Gambar 63]

Gambar 63. Formulir Tambah Jenis Rapat

1. Field nama jenis rapat (isian tekstual): untuk memasukkan nama jenis rapat, field ini tidak boleh kosong. 48

2. Field deskripsi (isian tekstual): untuk memasukkan deskripsi dari suatu jenis rapat, field ini tidak boleh kosong.

Setelah formulir ini diisikan, staf sekretariat bisa menekan tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan data-data tersebut ke dalam basis data sistem, sehingga jenis rapat baru sudah dapat ditampilkan dalam daftar jenis rapat. Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan jenis rapat yaitu: Pesan “Field harus diisi lengkap” akan muncul jika field nama jenis rapat masih kosong. [Gambar 64].

Gambar 64. Pesan Apabila Field Nama Jenis Rapat masih Kosong

Juga terdapat kemungkinan bahwa jenis rapat yang dimasukkan sudah terdaftar sebelumnya di dalam sistem. Jika terjadi hal ini, sistem akan menampilkan halaman yang berisi pesan “jenis rapat sudah ada” dan diharapkan staf sekretariat memasukkan jenis rapat lain [Gambar 65].

Gambar 65. Pesan Apabila Staf sekretariat Memasukkan jenis rapat yang sudah ada

Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, maka data jenis rapat baru akan ditampilkan di dalam daftar jenis rapat.

Ubah Jenis Rapat Staf sekretariat dapat mengubah jenis rapat, dengan mengubah nama pada field nama jenis rapat maupun deskripsi dari jenis rapat yang ingin diubah, lalu tekan tombol ‘Ubah’. 49

Sistem akan mengubah nama maupun deskripsi jenis rapat dan menampilkan pesan :”data berhasil diubah” [Gambar 66].

Gambar 66. Staf sekretariat telah sukses mengubah data jenis rapat Apabila staf sekretariat mengubah nama jenis rapat dengan memasukkan nama jenis rapat yang sudah ada, lalu tekan tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan data jenis rapat mula-mula dan menampilkan pesan :”jenis rapat sudah ada” [Gambar 67].

Gambar 67. Staf sekretariat gagal mengubah data jenis rapat

Hapus Jenis Rapat Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’ pada suatu record atau baris di tabel daftar jenis rapat, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus [nama rapat]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 68]

Gambar 68. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Jenis Rapat 50

Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka nama jenis rapat tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman administrasi jenis rapat dengan data jenis rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman administrasi jenis rapat [Gambar 62] tanpa ada perubahan.

Administrasi Anggota Rapat Fitur administrasi anggota rapat hanya bisa digunakan oleh staf sekretariat.. Fitur ini dapat diakses dari halaman Administrasi Jenis Rapat. Staf sekretariat mengakses fitur ini dengan memilih tombol ‘Anggota’, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar anggota rapat, juga ditampilkan pilihan untuk menghapus anggota rapat [Gambar 69]. Selain itu juga ditampilkan formulir Tambah Anggota Rapat.

Gambar 69. Halaman Administrasi Anggota Rapat

Tambah Anggota Rapat Untuk menambah anggota rapat, staf sekretariat dapat mengisi formulir tambah anggota rapat yang terdiri dari : [Gambar 70]

Gambar 70. Formulir Tambah Anggota Rapat

2. Field nama (drop down menu): untuk memilih staf yang akan mengikuti suatu rapat. 51

Apabila nama staf sudah dimasukkan dan staf sekretariat memilih tombol ‘Tambah’ untuk memasukkan data-data tersebut ke dalam basis data sistem, sehingga anggota rapat baru sudah dapat ditampilkan dalam daftar anggota rapat.

Hapus Anggota Rapat Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Hapus’ pada suatu record atau baris di tabel daftar anggota rapat, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus [nama staf] dari rapat ini?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 71]

Gambar 71. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Anggota Rapat Apabila staf sekretariat memilih, tombol ‘OK’, maka nama anggota rapat tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman administrasi anggota rapat dengan data anggota rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi. Apabila staf sekretariat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman administrasi anggota rapat [Gambar 69] tanpa ada perubahan.

Melihat Semua Rapat Fitur semua rapat bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Semua Rapat [Gambar 32]. Ketika seorang staf sekretariat mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar semua rapat yang akan datang dan daftar semua rapat yang sudah berlalu yang tersimpan di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 72]. Dalam fitur ini, rapat yang ditampilkan adalah rapat yang memiliki status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial apabila pengguna merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan.

52


Ketika staf sekretariat, ingin melihat halaman berikutnya, staf sekretariat menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh staf sekretariat [Gambar 73].


Cari Fitur cari bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Cari [Gambar 32]. Ketika seorang staf sekretariat mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi formulir kriteria pencarian beserta tabel daftar rapat yang dicari [Gambar 74].

53

Gambar74. Halaman Kriteria Pencarian Rapat

Apabila staf sekretariat mengosongkan semua kriteria, lalu menekan tombol ‘Cari’, maka sistem akan menampilkan semua rapat dengan status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial apabila pengguna merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan yang terdapat di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 75].


Ketika staf sekretariat, ingin melihat halaman berikutnya, staf sekretariat menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh staf sekretariat [Gambar 76].

54


Apabila staf sekretariat mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 77].

Gambar 77. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksanaan Rapat

Apabila staf sekretariat mengisi kriteria jenis rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis rapat yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 78]. 55

Gambar 78. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Jenis Rapat

Apabila staf sekretariat mengisi kriteria agenda rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria agenda rapat yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 79].

Gambar 79. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Agenda Rapat

Apabila staf sekretariat mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan jenis rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan jenis rapat yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 80].

56

Gambar 80. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Jenis Rapat

Apabila staf sekretariat mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 81].

Gambar 81. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Agenda Rapat

Apabila staf sekretariat mengisi kriteria jenis rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis rapat dan agenda rapat

yang dimasukkan oleh staf

sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, 57

dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 82].

Gambar 82. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Jenis Rapat dan Agenda Rapat

Apabila staf sekretariat mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat, jenis rapat, dan agenda rapat, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal, jenis rapat, dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf sekretariat, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 83].

Gambar 83. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat, Jenis Rapat, dan Agenda Rapat

58

Manual Petinggi Fakultas Login dan Logout

Gambar 84. Login

Fitur login merupakan suatu fitur yang wajib digunakan oleh seluruh pengguna Sistem Manajemen Rapat (Sirapat) sebelum mereka dapat mengakses semua fitur yang terdapat di dalamnya. Fitur ini merupakan halaman utama sistem ini [Gambar 84]. Jika pengguna masih belum login, maka tidak ada satu fiturpun yang dapat digunakan oleh pengguna tersebut. Pengguna hanya perlu memasukkan username ke dalam field kosong yang tersedia untuk username (begitu juga dengan passwordnya) kemudian memilih tombol ‘login’.

Setelah pengguna berhasil login, sistem akan menampilkan halaman utama tiap pengguna [Gambar 85] disertai dengan Menu Bar yang berisi menu-menu yang dihasilkan sesuai role tiap pengguna. Karena pengguna melakukan login sebagai petinggi fakultas, maka yang ditampilkan adalah halaman utama petinggi fakultas yang berisi daftar rapat yang akan datang dan rapat yang sudah berlalu yang diikuti oleh petinggi fakultas tersebut, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya.

59

Gambar 85. Halaman Utama Petinggi Fakultas

Fitur logout dapat digunakan jika pengguna sudah melakukan semua yang perlu dilakukan dengan fitur-fitur yang tersedia dan ingin menyudahi sesi-nya. Fitur logout dapat digunakan melalui tombol di bagian atas sebelah kiri dari halaman utama pengguna [Gambar 85]. Setelah logout, halaman browser akan kembali ke halaman login.

60

Melihat Rapat Petinggi fakultas dapat melihat detil rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan petinggi fakultas [Gambar 86]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.


Melihat Agenda Petinggi fakultas dapat melihat detil agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan Petinggi fakultas [Gambar 87]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

61


Petinggi fakultas dapat men-download file mengenai sebuah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Download’ pada sebuah file yang ingin di-download. Apabila file tersebut dalam format PDF, sistem akan menampilkan isi dari file tersebut, [Gambar 88].


62

Melihat Tindak Lanjut Petinggi fakultas juga dapat melihat detil aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan Petinggi fakultas [Gambar 89]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan deskripsi aksi beserta kemajuan yang telah diperoleh dalam melakukan aksi tersebut.


Mencetak Rapat Dalam Format Word Document Petinggi fakultas dapat mencetak rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dicetak dalam format word document. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan petinggi fakultas [Gambar 86]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Setelah itu petinggi fakultas memilih tombol ‘save as doc’, sistem akan menampilkan konfirmasi pencetakan file tersebut [Gambar 90].

Gambar 90. Konfirmasi Pencetakan File

63

Apabila petinggi fakultas memilih tombol ‘Open’, maka sistem akan menampilkan file rapat sesuai dengan format word document [Gambar 91].

Gambar 91. Contoh hasil Open File Rapat

Apabila petinggi fakultas memilih tombol ‘Save’, maka sistem akan menampilkan konfirmasi penyimpanan file [Gambar 92]. Setelah disimpan, file tersebut dapat diakses oleh petinggi fakultas.

Gambar 92. Konfirmasi Penyimpanan File

64

Apabila petinggi fakultas memilih tombol ‘Cancel’, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan petinggi fakultas [Gambar 86]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Sistem tidak melakukan pencetakan apapun.

Melihat Semua Rapat Fitur semua rapat bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Semua Rapat [Gambar 85]. Ketika seorang petinggi fakultas mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi daftar semua rapat yang akan datang dan daftar semua rapat yang sudah berlalu yang tersimpan di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 93]. Dalam fitur ini, rapat yang ditampilkan adalah rapat yang memiliki status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial apabila pengguna merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan.


Ketika Petinggi fakultas, ingin melihat halaman berikutnya, Petinggi fakultas menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh Petinggi fakultas [Gambar 94].

65


Cari Fitur cari bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Cari [Gambar 85].

Ketika seorang Petinggi fakultas mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi formulir kriteria pencarian beserta tabel daftar rapat yang dicari [Gambar 95].


Apabila Petinggi fakultas mengosongkan semua kriteria, lalu menekan tombol ‘Cari’, maka sistem akan menampilkan semua rapat dengan status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial apabila admin merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan yang terdapat di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 96].

66


Ketika Petinggi fakultas, ingin melihat halaman berikutnya, Petinggi fakultas menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh Petinggi fakultas [Gambar 97].


Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal yang dimasukkan oleh Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga 67

ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 98].

Gambar 98. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksanaan Rapat

Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria jenis rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis rapat yang dimasukkan oleh Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 99].

Gambar 99. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Jenis Rapat

Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria agenda rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria agenda rapat yang dimasukkan oleh Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat rapat

68

seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 100].

Gambar 100. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Agenda Rapat

Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan jenis rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan jenis rapat yang dimasukkan oleh Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 101].

Gambar 101. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Jenis Rapat

Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan agenda rapat yang dimasukkan oleh 69

Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 102].

Gambar 102. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Agenda Rapat

Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria jenis rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis rapat dan agenda rapat

yang dimasukkan oleh Petinggi

fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 103].

Gambar 103. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Jenis Rapat dan Agenda Rapat

Apabila Petinggi fakultas mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat, jenis rapat, dan agenda rapat, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan 70

kriteria pencarian tanggal, jenis rapat, dan agenda rapat yang dimasukkan oleh Petinggi fakultas, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 104].

Gambar 104. Halaman Cari Rapat: Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat, Jenis Rapat, dan Agenda Rapat

71

Manual Staf Biasa Login dan Logout

Gambar 105. Login Fitur login merupakan suatu fitur yang wajib digunakan oleh seluruh pengguna Sistem Manajemen Rapat (Sirapat) sebelum mereka dapat mengakses semua fitur yang terdapat di dalamnya. Fitur ini merupakan halaman utama sistem ini [Gambar 105]. Jika pengguna masih belum login, maka tidak ada satu fiturpun yang dapat digunakan oleh pengguna tersebut. Pengguna hanya perlu memasukkan username ke dalam field kosong yang tersedia untuk username (begitu juga dengan passwordnya) kemudian memilih tombol ‘login’. Setelah pengguna berhasil login, sistem akan menampilkan halaman utama tiap pengguna [Gambar 106] disertai dengan Menu Bar yang berisi menu-menu yang dihasilkan sesuai role tiap pengguna. Karena pengguna melakukan login sebagai staf biasa, maka yang ditampilkan adalah halaman utama staf biasa yang berisi daftar rapat yang akan datang dan rapat yang sudah berlalu yang diikuti oleh staf tersebut, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya.

72

Gambar 106. Halaman Utama Staf Biasa

Fitur logout dapat digunakan jika pengguna sudah melakukan semua yang perlu dilakukan dengan fitur-fitur yang tersedia dan ingin menyudahi sesi-nya. Fitur logout dapat digunakan melalui tombol di bagian atas sebelah kiri dari halaman utama pengguna [Gambar 106]. Setelah logout, halaman browser akan kembali ke halaman login.

Melihat Rapat Staf biasa dapat melihat detil rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan staf biasa [Gambar 107]. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.

73


Melihat Agenda Staf biasa dapat melihat detil agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan Staf biasa [Gambar 108]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

74


Staf biasa dapat men-download file mengenai sebuah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Download’ pada sebuah file yang ingin di-download. Apabila file tersebut dalam format PDF, sistem akan menampilkan isi dari file tersebut, [Gambar 109].


75

Melihat Tindak Lanjut Staf biasa juga dapat melihat detil aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin dilihat datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan staf biasa [Gambar 110]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan deskripsi aksi beserta kemajuan yang telah diperoleh dalam melakukan aksi tersebut..


Melihat Semua Rapat Fitur semua rapat bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Semua Rapat [Gambar 106]. Ketika seorang staf

biasa mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah

halaman yang berisi daftar semua rapat yang akan datang dan daftar semua rapat yang sudah berlalu yang tersimpan di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 111]. Dalam fitur ini, rapat yang ditampilkan adalah rapat yang memiliki status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial apabila pengguna merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan.

76


Ketika staf biasa, ingin melihat halaman berikutnya, staf biasa menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh staf biasa [Gambar 112].


Cari Fitur cari bisa digunakan oleh semua pengguna sistem. Fitur ini dapat diakses dari halaman utama melalui menu Cari [Gambar 106].

Ketika seorang staf biasa mengakses fitur ini, maka sistem akan menampilkan sebuah halaman yang berisi formulir kriteria pencarian beserta tabel daftar rapat yang dicari [Gambar 113].

77


Apabila staf biasa mengosongkan semua kriteria, lalu menekan tombol ‘Cari’, maka sistem akan menampilkan semua rapat dengan status non-konfidensial dan juga rapat dengan status konfidensial apabila admin merupakan pemimpin atau anggota rapat yang bersangkutan yang terdapat di dalam basis data sistem, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 114].


Ketika staf biasa, ingin melihat halaman berikutnya, staf biasa menekan tombol ‘halaman’ yang ingin dilihat, Sistem akan menampilkan halaman yang dipilih oleh staf biasa [Gambar 115].

78


Apabila staf biasa mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 116].

Gambar 116. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksanaan Rapat

Apabila staf biasa mengisi kriteria jenis rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 117]. 79

Gambar 117. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Jenis Rapat

Apabila staf biasa mengisi kriteria agenda rapat dan mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria agenda rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 118].

Gambar 118. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Agenda Rapat

Apabila staf biasa mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan jenis rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan jenis rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 119].

80

Gambar 119. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Jenis Rapat

Apabila staf biasa mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 120].

Gambar 120. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat dan Agenda Rapat

Apabila staf biasa mengisi kriteria jenis rapat dan agenda rapat, serta mengosongkan kriteria lainnya, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian jenis rapat dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga 81

ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 121].

Gambar 121. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Jenis Rapat dan Agenda Rapat Apabila staf biasa mengisi kriteria tanggal pelaksanaan rapat, jenis rapat, dan agenda rapat, lalu menekan tombol ‘Cari’, sistem akan menampilkan daftar rapat sesuai dengan kriteria pencarian tanggal, jenis rapat, dan agenda rapat yang dimasukkan oleh staf biasa, beserta keterangan singkat rapat seperti nama rapat, jenis rapat, waktu mulai, dan lokasi, juga ditampilkan pilihan ‘Detil’ untuk melihat detil dari rapat yang ingin dilihat datanya [Gambar 122].

Gambar 122. Halaman Cari Rapat Dengan Mengisi Kriteria Tanggal Pelaksaan Rapat, Jenis Rapat, dan Agenda Rapat Ada beberapa tambahan fitur untuk staf biasa yang memiliki tugas sebagai :

82

Manual Staf Biasa: Pemimpin Rapat Ubah Rapat Fitur ini hanya dapat digunakan apabila rapat yang bersangkutan belum dilaksanakan. Apabila rapat sudah dilaksanakan, maka rapat tersebut sudah tidak dapat diubah datadatanya. Pemimpin rapat dapat mengubah rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan pemimpin rapat. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut. Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama rapat, jenis rapat, pemimpin rapat, waktu mulai, waktu selesai, lokasi, dan keterangan [Gambar 123].

Gambar 123. Formulir Ubah Rapat

Apabila pemimpin rapat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field keterangan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah rapat dengan pesan “Field harus diisi semua” , sedangkan formulir ubah rapat berisi data mula-mula [Gambar 124].

83

Gambar 124. Pesan apabila pemimpin rapat mengosongkan field rapat

Pemimpin rapat mengubah data rapat, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut, dan data rapat telah diperbaharui [Gambar 125].

84

Gambar 125. Rapat Setelah Diperbaharui

Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut, tidak terjadi perubahan apapun.

Hapus Rapat Fitur ini hanya dapat digunakan apabila rapat yang bersangkutan belum dilaksanakan. Apabila rapat sudah dilaksanakan, maka rapat tersebut sudah tidak dapat dihapus datadatanya. Pemimpin rapat dapat menghapus rapat dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan pemimpin rapat. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.

85

Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus rapat : [nama rapat]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 126]

Gambar 126. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Rapat

Apabila pemimpin rapat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data rapat tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman muka pemimpin rapat dengan data rapat yang dihapus tidak ditampilkan lagi. Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil rapat tanpa ada perubahan.

Manajemen Agenda Tambah Agenda Pemimpin rapat dapat menambah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Tambah’ pada halaman detil rapat yang ingin ditambah agendanya. Sistem akan menampilkan halaman agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan PIC, juga ditampilkan formulir Tambah Agenda Rapat. Untuk menambah agenda, pemimpin rapat dapat mengisi formulir tambah agenda yang terdiri dari : [Gambar 127]

Gambar 127. Formulir Tambah Agenda Rapat

86

1. Field nama (isian tekstual): untuk memasukkan nama agenda yang akan dibuat, field ini tidak boleh dikosongkan. 2. Field divisi (drop down menu): untuk memilih divisi yang bertanggung jawab atas agenda tersebut, harus dipilih. 3. Field PIC (drop down menu): untuk memilih staf yang bertanggung jawab terhadap agenda tersebut, harus dipilih. 4. Field pembahasan (isian tekstual): untuk memasukkan hal-hal yang akan dibahas dalam agenda tersebut, field ini tidak boleh dikosongkan.

Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan agenda yaitu: Pesan “Semua field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih kosong. [Gambar 128].

Gambar 128. Pesan Apabila Field dalam Formulir Agenda masih ada yang Kosong Setelah formulir ini diisikan, pemimpin rapat bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan menampilkan halaman agenda rapat yang berisi nama agenda, status, divisi, dan PIC yang sudah dibuat, juga ditampilkan formulir Tambah Agenda Rapat [Gambar 129].

87

Gambar 129. Halaman Setelah Menambah Agenda Rapat Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut.

Ubah Agenda Pemimpin rapat dapat mengubah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan pemimpin rapat [Gambar 130]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

88


Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file [Gambar 131].


89

Apabila pemimpin rapat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field keputusan dan upload file), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah agenda dengan pesan “Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah agenda berisi data mula-mula [Gambar 132].

Gambar 132. Pesan apabila pemimpin rapat mengosongkan field agenda

Pemimpin rapat mengubah data agenda, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, dan data agenda rapat telah diperbaharui. Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, tidak terjadi perubahan apapun.

Upload File Pemimpin rapat dapat meng-upload file pada agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin ditambah file-nya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan pemimpin rapat [Gambar 130]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

90

Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file [Gambar 131].

Untuk meng-upload file, pemimpin rapat memilih tombol ‘Browse’, sistem akan menampilkan tempat pilihan file dan nama file yang akan di-upload [Gambar 133].

Gambar 133. Cari File yang akan Di-upload Pemimpin rapat memilih file yang akan di-upload, kemudian memilih tombol ‘Open’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, field upload field telah diisi dengan nama file yang akan di-upload [Gambar 134].

91

Gambar 134. Field Upload File telah Diisi

Pemimpin rapat memilih tombol ‘Upload’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, ada pesan yang mengatakan bahwa “File berhasil diupload” [Gambar 135].


92

Hapus Agenda Pemimpin rapat dapat menghapus agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan pemimpin rapat [Gambar 130]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut. Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus agenda : [nama agenda]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 136]

Gambar 136. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Agenda

Apabila pemimpin rapat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data agenda tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil rapat dengan data agenda yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil agenda [Gambar 130] tanpa ada perubahan.

Manajemen Tindak Lanjut (Aksi) Tambah Aksi Pemimpin rapat dapat menambah aksi dengan memilih tombol ‘Tambah’ pada halaman detil agenda yang ingin ditambah aksinya. Sistem akan menampilkan halaman aksi yang berisi daftar aksi, juga ditampilkan formulir Tambah Aksi [Gambar 137].

93

Gambar 137. Halaman Tambah Aksi

Untuk menambah aksi, pemimpin rapat dapat mengisi formulir tambah aksi yang terdiri dari : [Gambar 138]

Gambar 138. Formulir Tambah Aksi

1. Field isi (isian tekstual): untuk memasukkan aksi apa yang akan dilakukan, field ini tidak boleh dikosongkan. 2. Field Person In Charge (drop down menu): untuk memilih staf yang bertanggung jawab atas aksi tersebut, harus dipilih. Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan aksi yaitu: Pesan “Semua field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih kosong. [Gambar 139]. 94

Gambar 139. Pesan Apabila Field dalam Formulir Aksi masih ada yang Kosong

Setelah formulir ini diisikan, pemimpin rapat bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan menampilkan halaman aksi yang berisi daftar aksi, yang sudah dibuat, juga ditampilkan formulir Tambah Aksi [Gambar 140].

Gambar 140. Halaman Setelah Menambah Aksi

Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman detil agenda yang berisi deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

95

Ubah Aksi Pemimpin rapat dapat mengubah aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan pemimpin rapat [Gambar 141]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan.

Gambar 141. Halaman Detil Aksi yang Akan Diubah

Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan [Gambar 142].

Gambar 142. Halaman Ubah Aksi 96

Apabila pemimpin rapat mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field kemajuan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah aksi dengan

pesan

“Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah aksi berisi data mula-mula [Gambar 143].

Gambar 143. Pesan apabila pemimpin rapat mengosongkan field aksi

Pemimpin rapat mengubah data aksi, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi aksi, dan data aksi telah diperbaharui. Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi aksi, tidak terjadi perubahan apapun.

Hapus Aksi Pemimpin rapat dapat menghapus aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan pemimpin rapat [Gambar 141]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan. Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus aksi ini?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 144]

97

Gambar 144. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Aksi

Apabila pemimpin rapat memilih, tombol ‘OK’, maka semua data aksi tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil agenda dengan data aksi yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil aksi [Gambar 141] tanpa ada perubahan.

Mengisi Absensi Pemimpin rapat dapat mengisi absensi dengan menekan tombol ‘Detil’ pada rapat yang ingin diisi absensinya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan pemimpin rapat. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut [Gambar 145]

98

.

Gambar 145. Pemimpin Rapat Melihat Detil Rapat

Setelah itu pemimpin rapat memilih tombol ‘Isi Absensi’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama staf dan status kehadiran, juga ada pilihan ‘Hadir’ untuk menandai peserta rapat yang hadir dan ‘Absen’ untuk menandai peserta rapat yang tidak hadir [Gambar 146].

Gambar 146. Halaman Absensi

99

Apabila pemimpin rapat memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman detil rapat yang berisi deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut, dengan daftar absensi telah diperbaharui.

Mencetak Daftar Absensi Pemimpin rapat dapat mencetak daftar absensi dengan menekan tombol ‘Print Form Absensi’ pada rapat yang ingin dicetak daftar absensinya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil rapat pilihan pemimpin rapat. Dalam detil rapat tersebut dijelaskan deskripsi rapat beserta daftar agenda rapat, dan daftar anggota yang mengikuti rapat tersebut [Gambar 145] Setelah itu sistem akan menampilkan daftar absensi yang siap dicetak.

Manual Staf Biasa: PIC Agenda Ubah Agenda PIC agenda dapat mengubah agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan PIC agenda [Gambar 147]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.


100

Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file [Gambar 148].


Apabila PIC agenda mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field keputusan dan upload file), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah agenda dengan pesan “Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah agenda berisi data mula-mula [Gambar 149].

101

Gambar 149. Pesan apabila PIC agenda mengosongkan field agenda

PIC agenda mengubah data agenda, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, dan data agenda rapat telah diperbaharui. Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut, tidak terjadi perubahan apapun.

Upload File PIC agenda dapat meng-upload file pada agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin ditambah file-nya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan PIC agenda [Gambar 147]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut. Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file [Gambar 148]. Untuk meng-upload file, PIC agenda memilih tombol ‘Browse’, sistem akan menampilkan tempat pilihan file dan nama file yang akan di-upload [Gambar 150].

102

Gambar 150. Cari File yang akan Di-upload

PIC agenda memilih file yang akan di-upload, kemudian memilih tombol ‘Open’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, field upload field telah diisi dengan nama file yang akan di-upload [Gambar 151].

Gambar 151. Field Upload File telah Diisi 103

PIC agenda memilih tombol ‘Upload’, sistem akan menampilkan halaman yang berisikan nama agenda, pembahasan, keputusan, status agenda, divisi, PIC, dan upload file, ada pesan yang mengatakan bahwa “File berhasil diupload” [Gambar 152].


Hapus Agenda PIC agenda dapat menghapus agenda rapat dengan memilih tombol ‘Detil’ pada agenda yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil agenda pilihan PIC agenda [Gambar 147]. Dalam detil agenda tersebut dijelaskan deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut. Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus agenda : [nama agenda]?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 153]

Gambar 153. Pop-up Konfirmasi Penghapusan Agenda Apabila PIC agenda memilih, tombol ‘OK’, maka semua data agenda tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil rapat dengan data agenda 104

yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil agenda [Gambar 147] tanpa ada perubahan.

105

Manajemen Tindak Lanjut (Aksi) Tambah Aksi PIC agenda dapat menambah aksi dengan memilih tombol ‘Tambah’ pada halaman detil agenda yang ingin ditambah aksinya. Sistem akan menampilkan halaman aksi yang berisi daftar aksi, juga ditampilkan formulir Tambah Aksi [Gambar 154].

Gambar 154. Halaman Tambah Aksi

Untuk menambah aksi, PIC agenda dapat mengisi formulir tambah aksi yang terdiri dari : [Gambar 155]

Gambar 155. Formulir Tambah Aksi

106

1. Field isi (isian tekstual): untuk memasukkan aksi apa yang akan dilakukan, field ini tidak boleh dikosongkan. 2. Field Person In Charge (drop down menu): untuk memilih staf yang bertanggung jawab atas aksi tersebut, harus dipilih. Pesan yang mungkin muncul selama proses penambahan agenda yaitu: Pesan “Semua field harus diisi lengkap” akan muncul jika masih ada field yang masih kosong. [Gambar 156].

Gambar 156. Pesan Apabila Field dalam Formulir Aksi masih ada yang Kosong

Setelah formulir ini diisikan, PIC agenda bisa menekan tombol ‘Tambah’. Apabila semua data yang dimasukkan sudah valid dan tidak ada field yang dikosongkan, Sistem akan menampilkan halaman aksi yang berisi daftar aksi, yang sudah dibuat, juga ditampilkan formulir Tambah Aksi [Gambar 157].

107

Gambar 157. Halaman Setelah Menambah Aksi

Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Kembali’, maka sistem akan menampilkan halaman detil agenda yang berisi deskripsi agenda beserta daftar file yang telah di-upload, dan daftar aksi yang dilakukan dalam menanggapi agenda tersebut.

Ubah Aksi PIC agenda dapat mengubah aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan PIC agenda [Gambar 158]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan.

108


Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan [Gambar 159].

Gambar 159. Halaman Ubah Aksi

Apabila PIC agenda mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field kemajuan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah aksi dengan

pesan

“Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah aksi berisi data mula-mula [Gambar 160].

109

Gambar 160. Pesan apabila PIC agenda mengosongkan field aksi

PIC agenda mengubah data aksi, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi aksi, dan data aksi telah diperbaharui. Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi aksi, tidak terjadi perubahan apapun.

Hapus Aksi PIC agenda dapat menghapus aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan PIC agenda [Gambar 158]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan. Setelah itu PIC agenda memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus aksi ini?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 161]


110

Apabila PIC agenda memilih, tombol ‘OK’, maka semua data aksi tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil agenda dengan data aksi yang dihapus tidak ditampilkan lagi.. Apabila PIC agenda memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil aksi [Gambar 158] tanpa ada perubahan.

111

Manual Staf Biasa: PIC Tindak Lanjut Ubah Aksi PIC tindak lanjut dapat mengubah aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin diubah datanya. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan PIC tindak lanjut [Gambar 162]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan.


Setelah itu PIC tindak lanjut memilih tombol ‘Ubah’. Sistem akan menampilkan halaman yang berisikan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan [Gambar 163].

112

Gambar 163. Halaman Ubah Aksi

Apabila PIC tindak lanjut mengubah data dan mengosongkan satu atau lebih field (kecuali field kemajuan), maka sistem akan menampilkan kembali halaman ubah aksi dengan pesan “Field harus diisi lengkap” , sedangkan formulir ubah aksi berisi data mula-mula [Gambar 164].

Gambar 164. Pesan apabila PIC tindak lanjut mengosongkan field aksi

PIC tindak lanjut mengubah data aksi, lalu menekan tombol ‘Ubah’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi aksi, dan data aksi telah diperbaharui.

113

Apabila PIC tindak lanjut memilih tombol ‘Batal’, maka sistem akan kembali menampilkan halaman deskripsi aksi, tidak terjadi perubahan apapun.

Hapus Aksi PIC tindak lanjut dapat menghapus aksi dengan memilih tombol ‘Detil’ pada aksi yang ingin dihapus. Setelah itu, sistem akan menampilkan detil aksi pilihan PIC tindak lanjut [Gambar 162]. Dalam detil aksi tersebut dijelaskan PIC, isi, kemajuan , dan terakhir diperbaharui dari aksi yang bersangkutan. Setelah itu PIC tindak lanjut memilih tombol ‘Hapus’, maka akan muncul pop-up dengan pertanyaan seperti ini : “Apakah Anda yakin akan menghapus aksi ini?” dan ada dua pilihan tombol, yaitu ‘OK’ dan ‘Cancel’ [Gambar 165]


Apabila PIC tindak lanjut memilih tombol ‘OK’, maka semua data aksi tersebut akan terhapus dari basis data sistem, sistem akan menampilkan halaman detil agenda dengan data aksi yang dihapus tidak ditampilkan lagi. Apabila PIC tindak lanjut memilih tombol ‘Cancel’, maka sistem tidak akan melakukan apa-apa, tetap di halaman detil aksi [Gambar 162] tanpa ada perubahan.

114

Manual Instalasi Proses instalasi sistem dilakukan dengan menduplikasi files yang terkait dengan sistem beserta folder-nya ke dalam folder /web/root yang terdapat pada puspa.cs.ui.ac.id. Setelah itu dilakukan pengaturan basis data sistem melalui https://puspa.cs.ui.ac.id/phppgadmin. Pengaturan basis data dilakukan dengan meng-import file SQL yang ada ke dalam basis data sirapat yang ada di dalam basis data sifasilkom (sifasilkom > sirapat). Kemudian dilakukan pemasukan data-data pendukung seperti staf yang terlibat dalam sistem serta jenis rapat yang sudah ada selama ini.

Gambar 166. Halaman struktur basis data sifasilkom

Gambar 167. Create Table dalam basis data sirapat

115

Gambar 168. Basis data selesai diatur

116

User Manual. Sistem Informasi Manajemen Rapat. Oleh. Drs. Heru Suhartanto, MSc., Ph.D. Christine Angelina, SKOM. Fuady Rosma Hidayat, SKOM

Recommend Documents