UNIVERSITAS INDONESIA UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN DAN PEMELIHARAAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TARAKAN JAKARTA SKRIPSI

UNIVERSITAS INDONESIA

UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN DAN PEMELIHARAAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TARAKAN JAKARTA

SKRIPSI

NADYA HAIRANI 0806392804

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DEPOK JULI 2012

Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

UNIVERSITAS INDONESIA

UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN DAN PEMELIHARAAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TARAKAN JAKARTA

SKRIPSI

diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Humaniora

NADYA HAIRANI 0806392804

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DEPOK JULI 2012


ii Universitas Indonesia


iii Universitas Indonesia


iv Universitas Indonesia


KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kepada Allah SWT, yang telah memberikan berkat, rahmat dan juga limpahan hidayah kepada hambanya, sehingga penulis dapat meraih gelar Sarjana Humaniora. Dalam menyusun skripsi ini, penulis menemui banyak hambatan, namun karena adanya bantuan dari berbagai banyak pihak maka skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ayah, Mama, Yuki, Arif, dan Mbak Rohati yang telah terus mendukung penulis dan memberikan doa yang tidak putus-putus selama proses menyelesaikan skripsi ini. 2. Ibu Anon Mirmani, selaku dosen pembimbing yang terus memberikan masukan untuk penulisan skripsi ini sehingga bisa menghasilkan sebuah mahakarya. 3. Ibu Utami Hariya, ibu Wiwiet M., dan kak Yeni selaku dewan penguji yang telah memberikan berbagai macam perbaikan demi revisi ini. 4. Para dosen-dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah memberikan ilmu kepada penulis selama 4 tahun ini. 5. Geng CAPS tersayang; Shanty, Nurul, Rizka, dan Susi, terima kasih untuk segala gosip, canda, dan haru yang telah kita jalin bersama ini. 6. Reza, Niko, Udin, Bagus, Fine, Peppy, Revany, Riva, Lala, Cikur, Sapto, Rengga, Yuda, Amu, Fahmi, Iqbal, Yani, Dita, Melisa, Weni, Devita, Ressa, Uni, Raya, Oneng, dan keluarga besar JIP 2008 lainnya terima kasih untuk segala kenangannya yang telah diberikan selama 4 tahun terakhir ini. 7. Macin, Ina, Herning, Tanti, Eca, dan Uli terima kasih untuk segala dukungan dan pengertiannya. Semoga kalian juga bisa cepat menyusul. 8. Dita, Ilmi, Annisa, Andjar, Azmi, dan Nana yang telah membantu dalam pengeditan naskah ini. 9. Keluarga besar IMASIP UI terima kasih untuk doa dan dukungannya. 10. Hilmi, Ade, Dian, Tika, Kiki, Nisa, Widuri, Itha, Aisya, dan Bang Mamat. v Universitas Indonesia


11. Pihak RSUD Tarakan Jakarta yang telah memberikan banyak bantuan pada pengambilan data di lapangan. 12. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu, terima kasih atas segalanya yang telah diberikan kepada penulis.

Jakarta, Juli 2012

Nadya Hairani

vi Universitas Indonesia


vii Universitas Indonesia


ABSTRAK Nama Program Studi Judul

: Nadya Hairani : Ilmu Perpustakaan : Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan dan Pemeliharaan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta

Penelitian ini membahas mengenai proses/kegiatan pemeliharaan dan pencegahan bahaya terhadap rekam medis RSUD Tarakan Jakarta. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang dapat memicu terjadinya kerusakan/bahaya pada unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta dan juga mengetahui tindakan-tindakan pencegahan minimal apa saja yang telah dilakukan oleh pihak rumah sakit dalam melindungi rekam medis para pasiennya. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil dari penelitian ini adalah lahirnya sebuah contoh Standard Operational Procedur (SOP) penanggulangan bencana yang diaplikasikan pada unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta untuk melindungi rekam medis yang telah dimiliki. Kata kunci: Program pemeliharaan arsip vital, rekod vital, rekam medis, rumah sakit.

viii Universitas Indonesia


ABSTRACT Name Study Program Title

: Nadya Hairani : Library Science : The Effort of Damage Prevention and Maintenance of Medical Record in Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta

This study focused about the maintenance and the prevention of breakage towards medical record in RSUD Tarakan Jakarta. The aim of this study are to identify some factors which can trigger the damage or disaster to medical record unit at hospital and that hospital management has done to their patient’s medical records. This study used a study case method with qualitative approaches. The result from this study is a sample of standard operational procedure of disaster’s countermeasure which will implied in medical records unit of RSUD Tarakan Jakarta to protect their medical records. Keywords: Vital records maintenance program, vital records, medical records, hospital.

ix Universitas Indonesia


DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL……………………………………………… SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME……………. HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS………………... LEMBAR PENGESAHAN............................................................. KATA PENGANTAR...................................................................... LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH..... ABSTRAK........................................................................................ ABSTRACT...................................................................................... DAFTAR ISI……………………………………............................. DAFTAR GAMBAR........................................................................ DAFTAR TABEL............................................................................. DAFTAR LAMPIRAN..................................................................... 1. PENDAHULUAN........................................................................ 1.1. Latar Belakang …………………………………………… 1.2. Rumusan Masalah ………………………………………... 1.3. Pertanyaan Penelitan……………………………………... 1.4. Tujuan Penelitian ………….. ……………………………. 1.5. Manfaat Penelitian …………………………….……......... 1.6. Ruang Lingkup ……………………….…...…….….…..... 1.7. Kerangka Berpikir...............................................................

i ii iii iv v vii viii ix x xii xiii xiv 1 1 3 3 3 4 4 4

2. TINJAUAN LITERATUR …………………............................ 2.1. Arsip dan Rekod.................................................................. 2.1.1. Pengertian Arsip dan Rekod.................................... 2.1.2. Karakteristik Rekod................................................. 2.1.3. Daur Hidup Rekod................................................... 2.1.4. Manajemen Rekod................................................... 2.1.4.1. Pencatatan.................................................. 2.1.4.2. Pendaftaran................................................ 2.1.4.3. Klasifikasi.................................................. 2.1.4.4. Tingkat Keamanan dan Akses................... 2.1.4.5. Identifikasi Status Disposisi...................... 2.1.4.6. Penyimpanan.............................................. 2.1.4.7. Penggunaan dan Pelacakan........................ 2.1.4.8. Implementasi Disposisi.............................. 2.1.5. Alih Media............................................................... 2.2. Rekam Medis ………………………………….................. 2.2.1. Pengertian Rekam Medis......................................... 2.2.2. Jenis dan Isi Rekam Medis ……………................. 2.2.3. Manfaat Rekam Medis …………………................ 2.2.4. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis ............. 2.2.5. Kepemilikan Rekam Medis……………….............. 2.2.6. Penyimpanan dan Pemusnahan Rekam Medis........ 2.2.7. Kerahasiaan Rekam Medis …………..................... 2.3. Arsip Vital ……………………..........................................

6 6 6 7 9 10 11 11 12 12 13 13 14 15 16 17 17 18 20 20 21 21 22 24

x Universitas Indonesia


3. METODE PENELITIAN …………………………………..… 3.1. Pendekatan Penelitian …………………..………………... 3.2. Subjek dan Objek Penelitian ………………………......…. 3.3. Informan………………………………………………….. 3.4. Tahapan Penelitian …………………..…………………… 3.4.1. Tahap Pengumpulan Data Penelitian …….. …...… 3.4.2. Tahap Analisis dan Interpretasi Data Penelitian.... 3.4.3. Tahap Penyajian Data dan Penarikan Kesimpulan.

27 27 27 27 28 28 29 29

4. HASIL PENELITIAN………………………………………… 4.1.Profil RSUD Tarakan Jakarta……………………………... 4.1.1. Sejarah RSUD Tarakan…………………………… 4.1.2. Keadaan Geografis Sekitar RSUD Tarakan............. 4.2. Unit Rekam Medis RSUD Tarakan..................................... 4.3.Analisis Data………………………………………………. 4.3.1. Penciptaan Rekam Medis…………………………. 4.3.2. Penggunaan Rekam Medis………………………... 4.3.3. Pemeliharaaan Rekam Medis……………………... 4.3.4. Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis............ 4.3.5. Pengkajian Resiko Bencana..................................... 4.3.6. Alih Media...............................................................

30 30 30 30 31 32 32 34 41 45 47 56

5. KESIMPULAN DAN SARAN………………….…………….. 5.1.Kesimpulan………………………………………………... 5.2.Saran……………………………………………………….

58 58 59

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………... LAMPIRAN………………………………………………………..

61 64

xi Universitas Indonesia


DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1. Gambar 2.1. Gambar 4.1. Gambar 4.2. Gambar 4.3. Gambar 4.4. Gambar 4.5. Gambar 4.6.

Kerangka berpikir………………………………….. Daur hidup rekod…………………………………... Peta lingkungan daerah sekitar RSUD Tarakan........ Floor plan URM RSUD Tarakan…………………... Contoh terminal digit filing……………………....... Kebocoran yang terjadi didepan ruang URM…........ Keadaan ruang filing………. ....…………………... Keadaan ruang logistik…………............…………..

5 9 31 32 34 53 54 55

xii Universitas Indonesia


DAFTAR TABEL Tabel 3.1. Tabel 4.1.

Profil Informan........................................................... Hubungan antara suhu dan kelembapan relatif.........

27 50

xiii Universitas Indonesia


DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3

Bagan......................................................................... Transkrip Wawancara……………………………… Usulan SOP Penanggulangan Bencana……………..

64 67 75

xiv Universitas Indonesia


BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Pembukaan Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 mengenai Praktik 5Kedokteran menyatakan bahwa pembangunan kesehatan ditujukan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan yang optimal sebagai salah satu unsur kesejahteraan umum sebagaimana dimaksud dalam Pembukaan UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Pelayanan kesehatan yang baik harus disertai dengan kualitas pelayanan medis yang baik dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk mencapai kualitas pelayanan yang baik tentu perlu dibantu dengan faktor-faktor lain, seperti pelayanan yang baik dari para tenaga medis (dokter, perawat, terapis, paramedis, dan apoteker), administrasi rumah sakit yang tertata dengan baik, dan lainnya. Administrasi rumah sakit yang baik dapat dilihat melalui pengelolaan manajemen rumah sakit yang terorganisir dengan baik. Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan yang berlokasi di Jalan Kyai Caringin no. 7 Jakarta, merupakan jenis rumah sakit umum yang setiap harinya ramai dikunjungi oleh masyarakat. Kebanyakan dari masyarakat yang mengunjungi rumah sakit ini adalah golongan menengah kebawah, karena harga pelayanan medis yang disediakan tergolong murah dan dapat dijangkau oleh masyarakat. Dengan banyaknya jumlah pasien yang datang setiap harinya, tentu saja rumah sakit tersebut menghasilkan banyak arsip sebagai hasil dari kegiatan memeriksa para pasien. Arsip merupakan catatan tertulis setiap transaksi yang pernah dilakukan suatu perusahaan yang berguna sebagai bukti kegiatan perusahaan atau organisasi yang membuatnya. Bentuk arsip itu dapat berupa formulir, catatan pengeluaran keuangan, invoice pajak, slip gaji, dan lainnya. Pada dunia kesehatan atau kedokteran, rekam medis merupakan salah satu bentuk rekod atau dokumen yang terdaftar secara klinis, ilmiah, dan legal yang berhubungan dengan perawatan kesehatan pasien yang merekam data-data penting yang disusun secara berurutan 1 Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

2

sesuai dengan tanggal kejadian untuk dapat melakukan diagnosis penyakit pasien diikuti dengan tindakan dan hasil akhirnya (Goel, 2001: 224). Rekam medis memiliki peranan yang penting karena rekam medis merupakan catatan yang harus dijaga keberadaannya dan kerahasiaannya. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (PERMENKES) No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis dimana dokter harus melengkapi isi rekam medis setelah pasien mendapatkan pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan jenis arsip yang berbeda dengan arsip pada umumnya, namun pengelolaan rekam medis itu sendiri dapat disesuaikan dengan pengelolaan arsip pada umumnya. Medical record, although hearsay, are generally admissible into evidence under the Business Records Rule - rekam medis, meskipun masih merupakan rumor, namun secara umum dapat dikategorikan atau dijadikan sebagai barang bukti dibawah kebijakan bisnis rekod (AHIMA, 2012: 453). Mengingat pentingnya nilai rekam medis tersebut, maka rekam medis dapat dikategorikan kedalam bentuk arsip vital. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. (UU 43/2009). Berkas rekam medis pasien menjadi milik lembaga kesehatan yang membuat rekam medis tersebut, sedangkan isi rekam medis tersebut menjadi milik pasien. Pengelolaan rekam medis harus benar-benar dikelola dengan baik untuk menghindari berbagai macam resiko yang dapat terjadi. Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan berada dekat dengan perumahan masyarakat yang padat, daerah perkantoran dan pasar, juga jalan raya. Disebelah rumah sakit ini terdapat Kali Cideng yang berhubungan dengan Banjir Kanal Barat dimana aliran sungai ini biasanya terjadi banjir. Meskipun rumah

Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

3

sakit ini telah direnovasi (perluasan dan peninggian bangunan) tapi tetap saja dapat mengundang berbagai resiko yang tidak dapat diprediksi oleh manusia. Resiko tersebut bisa berupa rusaknya rekam medis yang diakibatkan oleh faktor lingkungan (suhu ruangan, kelembaban relatif, dan lainnya) dan hilangnya rekam medis yang disebabkan oleh bencana, baik bencana alam (gempa bumi, banjir, tsunami) dan bencana non alam (vandalism dan terrorism). Untuk menghindari serangkaian peristiwa tersebut, maka dibuatlah suatu tindakan untuk meminimalisirkan kerusakan sebelum terjadi kerusakan yang lebih besar. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kewaspadaan dan kesiagaan dalam menghadapi dan menanggulangi bahaya yang akan terjadi sehingga dapat mengurangi jumlah korban dan kerugian materi.

1.2. Rumusan Masalah Mengingat pentingnya peranan rekam medis baik bagi pasien maupun rumah sakit itu sendiri, maka diperlukan suatu prosedur standar operasional dalam melakukan pengelolaan dan pencegahan bahaya terhadap rekam medis. Unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan belum memiliki suatu prosedur standar yang secara khusus diaplikasikan pada unit rekam medis itu sendiri. Maka dari itu penulis ingin melakukan penelitian berjudul ‘Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan dan Pemeliharaan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan’.

1.3. Pertanyaan Penelitian 1. Apa saja faktor-faktor yang berpotensi menimbulkan bahaya bagi unit rekam medis? 2. Bagaimana tindakan pencegahan minimal yang telah diupayakan oleh pihak unit rekam medis (manajemen) rumah sakit?

1.4. Tujuan Penelitian 1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mampu memberikan potensi bahaya pada unit rekam medis.


4

2. Mengetahui upaya pencegahan yang telah dilakukan oleh pihak unit rekam medis dalam menyelamatkan atau melindungi rekam medisnya.

1.5. Manfaat Penelitian 1.5.1. Bagi Rumah Sakit Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai masukan dalam melakukan kegiatan pencegahan dan pemeliharaan rekam medis pada unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan. 1.5.2. Bagi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) Penelitian ini diharapkan dapat memberikan referensi dan masukan bagi pihak-pihak yang memerlukan informasi mengenai kegiatan pencegahan dan pemeliharaan rekam medis. 1.5.3. Bagi Peneliti Peneliti dapat memperoleh pengalaman dalam melakukan penelitian terutama mengenai program pencegahan dan pemeliharaan rekam medis.

1.6. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan, Jakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Metode yang akan digunakan adalah wawancara semi-terstruktur dengan beberapa narasumber yang berada didalam lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan serta observasi partisipan.

1.7.Kerangka Pemikiran RSUD Tarakan dalam melakukan kegiatannya yaitu melayani orang sakit, menghasilkan rekam medis sebagai hasil dari kegiatan tersebut. Rekam medis merupakan bagian dari sistem manajemen rekod yang mengelola keseluruhan sistem pengelolaan rekam medis itu sendiri. Mengingat pentingnya peran rekam medis, maka rekam medis memerlukan perlindungan untuk menyelamatkan informasi yang terkandung didalamnya. Perlindungan rekam medis ini berada disalah satu program manajemen arsip vital, yaitu bagian pemeliharaan. Program perlindungan ini digunakan untuk melindungi rekam medis dari segala bentuk


5

kerusakan atau bahaya yang dapat terjadi. Pengelolaan rekam medis dilakukan berdasarkan dengan pengelolaan atau manajemen kearsipan. Untuk melakukan penelitian ini, yang dilaksanakan di RSUD Tarakan ini, maka peneliti menggunakan pendekatan kualitatif dengan menggunakan metode observasi partisipan, wawancara, dan studi literatur. Berikut ini adalah gambaran kerangka berpikir.

Rekam Medis

Creation

Distribution

Use

Maintenance

Disposition

Pendekatan Kualitatif

Studi Pustaka

Observasi

Wawancara

Tabel 1.1. Kerangka Berpikir


BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. Arsip dan Rekod 2.1.1. Pengertian Arsip dan Rekod Read-Smith (2008: 4) mendefinisikan rekod sebagai stored information made or received by an organization that is evidence of its operations and has value requiring its retention for a specific period of time – informasi terekam, baik melalui media maupun karakteristik, yang diciptakan atau diterima oleh suatu organisasi yang menunjukkan bukti atas suatu tindakan dan memiliki nilai guna sesuai dengan masa retensinya. Ira Penn (1994: 3) menyatakan bahwa rekod adalah any information captured in reproducible form that is required for conducting business – informasi terekam yang bentuknya bisa diperbaharui yang diperlukan untuk melakukan kegiatan. Menurut pernyataan Read-Smith (2008: 220) mengenai arsip adalah archives are the records created or receival and accumulated by a person or an organization in the conduct of affairs and preserved because of their historical or continuing value – arsip adalah rekod yang diciptakan atau diterima dan diakumulasikan oleh seseorang atau organisasi dalam melakukan kegiatan dan menjaganya karena nilai historisnya atau karena memiliki nilai guna. Kennedy (1998: 7) menjelaskan pengertian arsip dengan mengutip pernyataan dari Standards Australia 1996, yaitu achives are those records which are appraised as having continuing value for a range of reasons, including administrative, legal, or historical – arsip adalah rekod yang masih memiliki nilai guna kelanjutan dengan sejumlah alasan, termasuk masalah administratif, hukum, atau bersejarah. Sehingga dapat disimpulkan bahwa rekod merupakan bagian dari arsip yang bersifat aktif atau lebih sering dikenal dengan istilah arsip dinamis, sedangkan penggunaan kata arsip merujuk pada jenis arsip statis. Di Indonesia, penggunaan kata rekod tidak begitu lazim dan lebih dikenal dengan istilah arsip saja. Undang-undang no. 43 tahun 2009 mengenai kearsipan menjelaskan 6 Universitas Indonesia


7

pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pada penelitian ini, peneliti akan menggunakan istilah arsip (arsip dinamis) atau rekod. Penggunaan istilah rekod digunakan karena peneliti mengutip pada berbagai literatur yang menggunakan istilah rekod sebagai arsip dinamis.

2.1.2. Karakteristik Rekod Isi rekod sebaiknya mencerminkan segala tindakan dan kegiatan yang dilakukan baik oleh organisasi maupun individu. Hal ini bertujuan untuk menjadikan rekod sebagai bukti yang sah dalam mendukung kegiatan organisasi ataupun individu. ISO 15489-1 (2001: 7) menjelaskan bahwa selain isinya, rekod juga berisikan atau terhubungan atau berasosiasi dengan dokumen lain, seperti: a) Struktur rekod itu sendiri, format dan hubungannya dengan elemenelemen yang dapat diperdebatkan, b) Konteks kegiatan rekod tersebut yang diciptakan, diterima, dan digunakan harus tampil atau muncul di rekod itu sendiri (termasuk didalamnya proses terjadinya kegiatan tersebut, tanggal dan waktu kegiatan, dan orang-orang yang terlibat didalam kegiatan itu sendiri), c) Hubungan antar dokumen harus tampak untuk membantu menggabungkan rekod.

Berikut adalah karakteristik rekod yang berada pada penjelasan ISO 15489-1 (2001: 7): 1. Otentik Sebuah rekod yang asli/otentik dapat dibuktikan dengan: a. Tujuan pembuatan rekod tersebut,


8

b. Diciptakan atau dikirim oleh orang yang menciptakan atau mengirim rekod tersebut, dan, c. Dikirim atau diciptakan pada saat waktu pembuatan rekod. Untuk memastikan keaslian rekod tersebut, organisasi harus menerapkan kebijakan dan prosedur mengenai pengelolaan penciptaan, penerima, perpindahan, perawatan, dan disposisi rekod untuk memastikan bahwa rekod tersebut dimiliki dan dapat diidentifikasi sekaligus mencegah dari penyalah gunaan, penghapusan, dan lainnya. 2. Reliabilitas Rekod yang reliebel (bisa diandalkan) adalah dimana konten rekod tersebut

dapat

dipercaya

sepenuhnya

sekaligus

menggambarkan

keakuratan kegiatan yang dilakukan atau fakta yang terkandung didalamnya. Rekod harus diciptakan pada saat transaksi atau kejadian yang berhubungan atau setelah melakukan kegiatan tersebut, yang dilakukan oleh individu yang memiliki pengetahuan lansgsung terhadap fakta atau instrumen yang rutin digunakan pada saat kegiatan berlangsung. 3. Integritas Integritas sebuah rekod merujuk pada kelengkapan dan tidak berubah. Hal ini diperlukan untuk melindungi rekod dari akses yang tidak memiliki kepentingan terhadap rekod tersebut. Kebijakan dan prosedur manajemen rekod harus secara spesifik menambahkan keterangan apabila setelah rekod tersebut diciptakan, dalam situasi apapun hanya oranng-orang yang memiliki kepentingan untuk mengakses rekod tersebut, dan siapa saja orang-orang tersebut. 4. Bisa digunakan Rekod yang bisa digunakan adalah rekod yang ditempatkan, ditemu kembalikan, disajikan, dan diinterpretasikan. Rekod itu juga bisa disajikan atau dipresentasikan serta berhubungan langsung dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis tersebut. Pada isi kontekstual rekod harus terdapat informasi yang dibutuhkan untuk bisa memahami kegiatan yang akan dilakukan dan menggunakannya. Hubungan antara rekod dengan kegiatannya harus selalu dijaga dengan baik.


9

2.1.3. Daur Hidup Rekod Alur hidup rekod dan informasi adalah putaran hidup rekod yang terdiri dari 5 tahapan, yaitu penciptaan, penyebaran, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir (Read-Smith, 2008: 19).

Penciptaan (penerimaan rekod )

Dispososi Transfer Simpan Permanen Dimusnahkan

Distribusi Internal Users External Users

Pemeliharaan Temu Kembali Perlindungan Penyimpanan

Penggunaan Masalah Hukum Pengambilan keputusan Referensi

Gambar 2.1. Daur hidup rekod – Read-Smith (2008: 19).

Lebih

lanjut,

Read-Smith

(2008:

18-19)

menjelaskan

mengenai

keseluruhan proses daur hidup ini. Pada tahap penciptaan, apabila sebuah surat, email, atau formulir telah selesai ditulis atau dicetak, maka sebuah rekod telah tercipta. Kemudian rekod ini disebarkan atau didistribusikan kepada orang yang bertanggung jawab untuk menggunakannya. Secara umum, rekod digunakan sebagai dasar pertimbangan untuk mengambil keputusan, ataupun sebagai referensi, atau memenuhi tuntutan hukum. Apabila rekod tersebut diputuskan untuk digunakan lagi dikemudian hari, maka rekod tersebut harus disimpan, dilindungi/dirawat, dan dapat ditemukan kembali.

Ketiga

tahap

ini

adalah

tahap

ini

merupakan

tahap

pemeliharaan/perawatan rekod baik secara fisik maupun elektronik. Selama tahap ini berlangsung, rekod harus disedakan tempat penyimpanan yang sesuai, baik itu berupa filing cabinet atau folder didalam sistem komputer. Setelah rekod disimpan, akan ada permintaan untuk menemukan kembali rekod tersebut. Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

10

Apabila rekod tersebut sudah tidak aktif lagi, mungkin saja rekod tersebut disimpan dan dilindungi/dirawat dengan menggunakan peralatan dan lingkungan yang sesuai serta pengelolaan (human control) untuk memastikan bahwa rekod tersebut

aman. Tahap pemeliharaan ini adalah suatu kegiatan seperti

memperbaharui informasi yang disimpan dan membuang rekod yang sudah tidak terpakai, baik yang berbentuk fisik atau elektronik, atau mengganti rekod tersebut dengan rekod baru. Tahap yang terakhir adalah disposisi. Setelah masa guna rekod aktif tersebut habis, rekod tersebut dipindahkan ketempat lain, bisa ke tempat penyimpanan rekod yang berada diluar organisasi atau didalam organisasi itu sendiri. Setelah beberapa waktu yang telah ditentukan oleh jadwal retensi, rekod tersebut akan mengalami disposisi, apakah rekod tersebut akan dihancurkan atau dipindahkan ketempat penyimpanan rekod permanen. Rekod yang disimpan secara permanen, biasanya memiliki nilai guna lanjutan yang bersifat historis disebut dengan istilah arsip.

2.1.4. Manajemen Rekod Kennedy (1998: 8) yang mengutip pernyataan Australian Standard AS 4390-1996 mendefinisikan manajemen rekod sebagai suatu disiplin dan fungsi organisasi dalam mengelola rekod untuk kebutuhan bisnis, akuntabilitas, dan harapan komunitas/masyarakat. Read-Smith (2008: 3) mendefinisikan manejemen rekod sebagai suatu sistem pengaturan seluruh rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, kemudian tahap pendistribusian, pengorganisasian, penyimpanan dan temu kembali, sampai disposisi akhir. Sedangkan ISO 15489-1 (2001: 4) mendefinisikan arti manajemen rekod sebagai

bagian

dari

manajemen

yang

bertanggung

jawab

untuk

pengelolaan/pengontrolan rekod yang sistematis dan efisien, mulai dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi, termasuk juga didalamnya proses pencatatan dan pemeliharaan bukti dan infomasi mengenai kegiatan bisnis dan transaksi rekod.


11

ISO 15489-2 (2001: 13) menjelaskan mengenai serangkaian proses manajemen rekod yang terdiri dari 8 tahapan, yaitu pencatatan (capture), pendaftaran (registration), klasifikasi (classification), tingkat keamanan dan akses (access and security classification), identifikasi status disposisi (identification of disposition status), penyimpanan (storage) penggunaan dan pelacakan (use and tracking), dan yang terakhir adalah implementasi disposisi (implementation of disposition). Berikut akan dijelaskan secara lebih rinci mengenai keseluruhan proses manajemen rekod ini, yang dikutip dari ISO 15489-2 (2001: 13-21). 2.1.4.1. Pencatatan (Capture) Pencatatan adalah proses yang menentukan apakah rekod tersebut harus diciptakan atau disimpan. Termasuk rekod yang telah diciptakan sebelumnya dan diterima oleh organisasi. Termasuk juga didalamnya siapa saja yang diperbolehkan untuk mengakses rekod tersebut dan berapa lama masa retensinya. Keputusan mengenai dokumen yang harus disimpan dan yang harus dimusnahkan dilakukan berdasarkan analisis bisnis dan akuntabilitas organisasi. Organisasi bisa menggunakan sejumlah sarana formal seperti kewenangan pemusnahan rekod atau panduan yang dapat mengidentifikasi rekod mana yang tidak perlu disimpan.

2.1.4.2. Pendaftaran (Registration) Pendaftaran bertujuan menyediakan buktu bahwa rekod tersebut telah diciptakan dan dicatat pada sistem rekod. Termasuk juga didalamnya pencatatan informasi deskriptif mengenai pendaftaran rekod dan pemberian ID unik pada rekod tersebut. Proses pencatatan ini biasanya tidak dilakukan pada sistem manajemen rekod yang masih menggunakan kertas. Pendaftaran merupakan salah satu cara pencatatan rekod kedalam sistem rekod yang dilakukan secara formal. Rekod dapat didaftarkan lebih dari satu kali pada sistem rekod. Spesifikasi pendaftaran paling tidak harus memenuhi ketentuan/metadata minimum dibawah ini: 

Penanda unik yang telah diberikan/ditentukan oleh sistem


12



Tanggal dan waktu pendaftaran



Judul atau deskripsi singkat



Pengarang (baik individu atau organisasi), pengirim atau penerima.

2.1.4.3. Klasifikasi (Classification) Klasifikasi adalah proses mengidentifikasi kategori-kategori kegiatan bisnis dan mengelompokkan rekod tersebut, apabila memungkinkan, sekaligus juga pendeskripsian, pengontrolan, hubungan/jaringan, dan disposisi serta pengaksesan. Tingkatan klasifikasi dan entry point dari proses klasifikasi ditentukan oleh sejumlah faktor, seperti: 

Akuntabilitas organisasi



Bentuk kegiatan



Ukuran organisasi



Komplesitas struktur organisasi



Penilaian resiko mengenai kecepatan dan ketepatan pada pengontrolan dan sistem temu kembali rekod



Teknologi yang digunakan

2.1.4.4. Tingkat Keamanan dan Akses (Access and Security Classification) Pengertian

akses

dapat

berupa

hak,

kesempatan,

menemukan,

menggunakan, dan menemukan kembali informasi. Hak mengakses atau pembatasan pemberian akses serupa dengan kegiatan klasifikasi. Berikut adalah skema klasifikasi/tingkat keamanan dan akses: a) Mengidentifikasi transaksi atau aktifitas bisnis yang didokumentasikan. b) Mengidentifikasi unit bisnis dimana dokumen tersebut berada. c) Memeriksa akses dan tingkat keamanan untuk menentukan apakah aktifitas atau area bisnis diidentifikasi sebagai area yang memiliki resiko atau mempertimbangkan sistem keamanannya secara hukum. d) Menempatkan tingkatan akses atau pembatasan menuju rekod dan mekanisme pengaturan yang sesuai untuk penanganan rekod.


13

e) Merekam status akses atau keamanan menuju rekod dalam suatu sistem untuk memberikan petunjuk yang dibutuhkan sebagai tambahan tingkat pengawasan. Akses terhadap rekod hanya dibatasi apabila diperlukan secara khusus oleh kebutuhan bisnis atau hukum. Pemberian hak akses dan tingkat keamanan akan ditentukan dengan melakukan konsultasi dengan unit bisnis yang memiliki rekod tersebut.

2.1.4.5. Identifikasi Status Disposisi (Identification of Disposition Status) Kebanyakan

sistem

rekod,

terutama

sistem

rekod

eletronik,

mengidentifikasi status disposisi dan jadwal retensi rekod pada saat melakukan pencatatan dan pendaftara. Proses ini bisa terhubung dengan klasfikasi kegiatan dan secara otomatis menjadi bagian dari sistem. Proses ini membutuhkan referensi kewenangan disposisi yang bergantung pada ukuran dan akuntabilitas organisasi yang bersangkutan. Berikut akan dijelaskan mengenai langkah-langkahnya: a) Mengidentifikasi transaksi atau aktifitas bisnis yang didokumentasikan dalam suatu rekod, b) Menempatkan transaksi dan rekod ditingkat rekod yang sesuai dalam kebijakan pemusnahan, c) Mengalokasikan jadwal retensi yang sesuai dan mengidentifikasi langkahlangkah pemusnahan, d) Merekam jadwal retensi dan langkah pemusnhan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang pada sistem rekod, e) Menentukan seberapa jauh untuk menyimpan metadata mengenai rekod yang telah dikirim ke layanan penyimpanan eksternal arsip atau yang telah dimusnahkan.

2.1.4.6. Penyimpanan (Storage) Kondisi tempat penyimpanan yang sesuai memastikan bahwa rekod tersebut dilindungi, dapat diakses, dan dikelola dengan baik dan efektif. Bentuk fisik rekod beserta nilai guna dan tingkat penggunaannya akan menentukan


14

fasilitas dan layanan penyimpanan yang dibutuhkan untuk mengelola rekod selama yang dibutuhkan. Organisasi perlu melakukan analisis resiko untuk menentukan tempat penyimpanan dan penanganan yang sesuai bagi rekod mereka. Pemilihan tempat penyimpanan ini memerlukan sejumlah tingkat akses dan keamanan serta batasan sebagai kondisi tambahan bagi tempat penyimpanan. Rekod yang dinilai kritis (memiliki nilai penting) bagi kegiatan bisnis memerlukan beberapa metode perlindungan tambahan dan duplikasi apabila sewaktu-waktu terjadi bencana. Berikut adalah sejumlah faktor penting yang digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk memilih tempat penyimpanan dan penanganan yang sesuai, yaitu: jumlah dan tingkat pertumbuhan rekod, penggunaan rekod, keamanan rekod dan sensitivitas, karakter fisik, rekod yang digunakan mencerminkan kebutuhan sistem temu kembali, harga dan pemilihan tempat penyimpanan rekod, dan akses. Untuk memastikan bahwa rekod disimpan dengan baik dan terlindungi, penilaian terhadap fasilitas terdiri dari: a) Lokasi haruslah mudah diakses dan tidak berada diarea yang dekat dengan resiko eksternal, b) Struktur bangunan harus menyediakan tingkat kelembapan dan suhu yang stabil dan sesuai, perlindungi terhadap api dan api, perlindungan terhadap kontaminasi (radioaktif, racun, dan lumut), ukuran keselamatan, kontrol akses ke tempat penyimpanan, sistem pendeteksi untuk orang-orang yang tidak memiliki kepentingan, dan perlindungan dari serangga dan hama. c) Peralatan. Lemari penyimpanan disesuaikan dengan format rekod dan kuat untuk menahan beban yang berat.

2.1.4.7. Penggunaan dan Pelacakan (Use and Tracking) Penggunaan rekod adalah manajemen transaksi rekod yang perlu dicatat pada sistem yang merupakan bagian dari metadata. Penggunaan rekod memberikan pengaruh pada akses dan status disposisi. Pengaturan penggunaan rekod meliputi: a) Mengidentifikasi izin pengguna sistem rekod terkait dengan individu dan jabatannya dalam organisasi,


15

b) Mengidentifikasi status akses dan keamanan rekod, c) Mengidentifikasi hak akses untuk pengguna eksternal organisasi, d) Memastikan bahwa hanya individu yang memiliki tingkatan tertentu atau yang memiliki hak keamanan yang telah diberi akses terhadap rekod dengan status terbatas, e) Melacak pergerakan rekod untuk mengidentifikasi pengguna yang memiliki atau yang telah menggunakan rekod tersebut, f) Memastikan bahwa semua penggunaan rekod direkam pada tingkatan yang sesuai dan menyeluruh, g) Meninjau tingkat akses rekod untuk memastikan bahwa rekod tersebut mutakhir dan masih dapat digunakan. Pelacakan (tracking) rekod dengan menggunakan sistem rekod merupakan ukuran tingkat keaman bagi organisasi. Hal tersebut memastikan bahwa hanya pengguna yang memiliki izin yang sah yang diperbolehkan untuk mengakses rekod tersebut. Tingkat pengelolaan akses dan perekaman rekod bergantung pada kegiatan bisnis dan rekod yang dimiliki. Pola penggunaan rekod yang bisa digunakan adalah yang bisa memberikan informasi terbaru dan memberikan informasi/ukuran kapan disposisi terhadap rekod tersebut bisa dilaksanakan.

2.1.4.8. Implementasi Disposisi (Implementation of Disposition) Disposisi adalah serangkaian proses yang berhubungan dengan retensi rekod, penghancuran atau pemindahan yang didokumentasikan pada kebijakan disposisi atau instrument lainnya. Rekod yang memiliki tanggal disposisi yang sama ditempatkan ditempat yang sama pada sistem. Catatan penggunaan rekod selama tindakan pemusnahan perlu ditinjau untuk memastikan dan mengoreksi status pemusnahan. Tindakan penting lainnya adalah memeriksa hal-hal yang memicu tindakan pemusnahan, mengkonfirmasi sebagai tindakan kelengkapan dimana suatu rekod terlibat didalamnya,

dan

memelihara rekod yang dapat diperiksa dari tindakan pemusnahan.


16

2.1.5. Alih Media (Reformatting) Alih media merupakan salah satu bentuk atau cara untuk merubah bentuk informasi menjadi sebuah bentuk yang baru. Perubahan ini biasanya terjadi dari bentuk kertas menjadi bentuk elektronik. Perubahan bentuk ini terjadi karena adanya berbagai kepentingan, seperti penghematan ruangan dan tempat untuk menaruh rekod sementara ketersediaan tempat yang ada semakin terbatas, bentuk asli dari suatu rekod sudah mengalami kerusakan namun karena isi dari rekod tersebut sangat bernilai maka dilakukanlah alih media untuk menjaga konten/isi rekod, dan lainnya. Harvey (1992: 160) menyatakan bahwa tujuan dari alih media adalah untuk menggunakan isi intelektual dari suatu benda selama mungkin, dengan menyimpan master copies ditempat yang tepat karena hal ini merupakan bagian yang vital dari program alih media. Master copies tersebut juga harus disimpan ditempat yang baik dan benar sehingga kopian tersebut dapat digunakan dimasa depan dengan jangka waktu yang lama. Untuk melakukan alih media, perlu dilakukan pemilihan koleksi atau rekod terlebih dahulu, karena tidak semua rekod atau dokumen yang dimiliki dapat dialih mediakan. Menurut pedoman yang dimiliki oleh perpustakaan umum Virginia yang berjudul ‘Virginia Public Records Management Manual’ (2012: 23) menyatakan bahwa perlu dilakukannya analisis terhadap rekod sebelum keputusan akhir (alih media) dilakukan atau diputuskan, dengan mempertimbangkan sejumlah faktor, seperti: 

Memiliki nilai historis atau nilai penting lainnya serta kondisi fisiknya sudah tidak terlalu bagus.



Memiliki masa retensi yang panjang/lama.



Memiliki tingkat temu kembali yang tinggi.



Digunakan/dibutuhkan oleh banyak orang



Dibutuhkan di sejumlah lokasi



Memiliki nilai guna penelitian.



Memakan banyak tempat.



Perlu ditempatkan secara terpisah demi (alasan) keamanan.



Tidak berhubungan dengan kegiatan bisnis organisasi sehari-hari.


17

Untuk menentukan bentuk atau format alih media yang akan digunakan, banyak hal yang perlu dipertimbangkan terlebih dahulu. Harvey (1992: 168) menjelaskan bahwa terdapat beberapa format yang tersedia untuk melakukan alih media, yaitu fotokopi, mikrofilm, dan bentuk digital (optik dan magnetik). Masing-masing format ini memilki kelemahan dan kelebihan yang patut untuk dipertimbangkan sebelum menentukan teknik alih media yang akan digunakan suatu organisasi. Pada zaman saat ini, penggunaan teknik digitalisasi telah berkembang dan menjadi salah satu alat yang mudah untuk digunakan semua orang, selain itu bentuk digital juga mampu menampung jumlah dokumen dalam jumlah yang banyak. Menurut Dewi Chandra, terdapat 5 kelebihan yang diperoleh pada dokumen dengan bentuk digital, yaitu: 1) Hemat tempat atau ringkas 2) Rasio pemanfaatan lebih maksimal, bisa dimanfaatkan oleh banyak pemakai dalam waktu yang bersamaan/multiuser. 3) Memungkinkan keluasan akses. Akses bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja. 4) Kepuasan lebih maksimal. 5) Efisiensi dan efektifitas kerja secara teknis.

2.2. Rekam Medis 2.2.1. Pengertian Rekam Medis Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pengertian rekam medis adalah sebagai berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan adalah tulisan yang dibuat oleh dokter dan dokter gigi tentang segala tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan. Dokumen adalah catatan dokter, dokter gigi, dan/atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua


18

rekaman, baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging), dan rekaman eletro diagnostik. Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (2006: 11) rekam medis diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan bai yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. M. Jusuf Hanafiah dan Amri Amir (1999: 59) mendefinisikan rekam medis sebagai kumpulan keterangan tentang identitas, hasil anamnesis, pemeriksaan, dan catatan segala kegiatan para pelayan kesehatan atas pasien dari waktu ke waktu. Catatan ini dapat berupa tulisan maupun gambar, dan belakangan ini berupa rekaman elekronik seperti komputer, mikrofilm, dan rekaman suara. McKinley Health Center menjelaskan pengertian rekam medis sebagai suatu dokumentasi yang disusun secara sistematis mengenai sejarah kesehatan pasien dan perawatan yang telah dilakukan. Entri pada rekam medis dibuat oleh dokter, perawat, dan anggota tim kesehatan lainnya.

2.2.2. Jenis dan Isi Rekam Medis Rekam medis terbagi menjadi dua jenis, yaitu rekam medis elektronik dan rekam medis konvensional (paper based). Penyelenggaraan rekam medis yang berdasarkan sistem eletronik diatur berdasarkan ketentuan masing-masing lembaga yang menyelenggarakannya. Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 3, isi rekam medis sekurangnya-kurangnya memuat: 1. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan sekurang-kurangnya memuat: a. Identitas pasien, b. Tanggal dan waktu, c. Anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit, d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis, e. Diagnosis,


19

f. Rencana penatalaksanaan, g. Pengobatan dan/atau tindakan, h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien, i.

Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik dan,

j.

Persetujuan tindakan bila perlu.

2. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat: a. Identitas pasien, b. Tanggal dan waktu, c. Anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit, d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis, e. Diagnosis, f. Rencana penatalaksanaan, g. Pengobatan dan/atau tindakan, h. Persetujuan tindakan bila perlu, i.

Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan,

j.

Ringkasan pulang (discharge summary),

k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan, l.

Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu,

m. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik

3. Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat sekurang-kurangnya memuat: a. Identitas pasien, b. Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan, c. Identitas pengantar pasien, d. Tanggal dan waktu, e. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit, f. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis, g. Diagnosis,


20

h. Pengobatan dan/atau tindakan, i.

Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut,

j.

Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan,

k. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain dan, l.

Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu.

2.2.3. Manfaat Rekam Medis Secara garis besar manfaat rekam medis adalah sebagai berikut: 1. Sebagai indikator penentuan pengobatan pasien. 2. Sebagai acuan atau referensi untuk keperluan penelitian dan pendidikan dimasa yang akan datang. 3. Sebagai indikator dasar perhitungan biaya pengobatan dan pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien. 4. Sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan peningkatan kualitas pelayanan dimasa yang akan datang. 5. Sebagai bukti penting dalam melakukan proses penegakan hukum, penegakan disiplin, dan penegakan etika kedokteran dan kedokteran gigi. 6. Sebagai acuan statistik kesehatan guna mengetahui dan mempelajari perkembangan kesehatan dan menetukan jumlah penderita pada penyakit tertentu.

2.2.4. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis Pada PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 5 menegaskan bahwa dokter dan dokter gigi wajib membuat dan melengkapi rekam medis setelah pasien tersebut menerima pelayanan medis. Pembuatan rekam medis dilaksanakan melalui pencatatan dan pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap catatan dalam rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan


21

dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan atau tindakan. Dalam hal terjadi kesalahan saat melakukan pencatatan pada rekam medis, catatan dan berkas tidak boleh dihilangkan atau dihapus dengan cara apapun. Pembetulan catatan atas kesalahan dalam rekam medis hanya dapat dilakukan dengan pencoretan dan kemudian dibubuhi paraf petugas yang bersangkutan.

2.2.5. Kepemilikan Rekam Medis Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 12 menyatakan bahwa berkas rekam medis merupakan milik sarana pelayanan kesehatan dan isi rekam medis merupakan milik pasien. Isi rekam medis tersebut berupa sebuah ringkasan rekam medis milik pasien yang dapat diberikan, dicatat, atau digandakan oleh pasien atau orang yang telah diberikan kuasa atau persetujuan tertulis dari pasien atau keluarga pasien. Rumah sakit harus berusaha agar rekam medis seorang pasien tidak jatuh kepada pihak yang tidak berwenang.

2.2.6. Kerahasiaan Rekam Medis Rekam medis merupakan salah satu jenis dokumen yang sifatnya rahasia. Dikatakan rahasia karena yang mengetahuinya hanyalah pasien dan dokter yang bersangkutan; dokter yang memeriksa dirinya. Hal ini disebabkan oleh rasa saling menghormati dan saling mempercayai antara dokter dan pasien. Si pasien menceritakan segala keluhan yang dialaminya dan juga segala riwayat kesehatannya kepada dokter supaya ia bisa diobati. Untuk beberapa masalah, pasien tidak ingin memberitahukan keluarganya mengenai sakit yang dideritanya, dan dokter yang menanganinya harus menghargai keputusan si pasien. Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (2006: 108-109) terdapat dua kategori informasi yang terdapat pada rekam medis, yaitu: 1. Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan. Yaitu laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam medis sebagai hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi atau wawancara dengan


22

pasien. Informasi ini tidak boleh disebar luaskan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang karena menyangkut informasi pribadi individu si pasien. 2. Informasi yang tidak mengandung nilai kerahasiaan. Jenis informasi yang dimaksud adalah perihal identitas (nama, alamat, dan lain-lain) serta informasi yang tidak mengandung nilai medis. Pemberian data-data yang ada pada rekam medis harus mengikuti prosedur yang berlaku, hal ini bertujuan untuk mencegah penyebarluasan rekam medis kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki wewenang untuk mendapatkan informasi yang terkandung didalam rekam medis tersebut. Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 10 ayat 2, dokter ataupun pihak rumah sakit dapat memberikan informasi mengenai rekam medis seseorang dengan alasan sebagai berikut: a. Untuk kepentingan kesehatan pasien, b. Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan hukum atas perintah pengadilan, c. Permintaan dan/atau persetujuan pasien sendiri, d. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundangundangan, dan, e. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan dan audit medis, sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien. Yang dapat menjelaskan mengenai isi rekam medis tersebut adalah dokter yang telah memberikan pengobatan kepada pasien atas seizin pasien (izin tertulis) atau berdasarkan peraturan perundang-undangan. Sedangkan pimpinan rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan lainnya juga dapat menjelaskan isi rekam medis secara tertulis ataupun lisan kepada yang meminta informasi tersebut tanpa seizin pasien berdasarkan ketentuan yang berlaku ataupun dalam situasi tertentu yang mengharuskannya.

2.2.7. Penyimpanan dan Pemusnahan Rekam Medis Untuk menghemat pemakaian ruang penyimpanan, maka dibuatlah suatu ketentuan untuk menyimpan rekam medis. Berdasarkan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 dijelaskan bahwa untuk rekam medis pasien rawat


23

inap disimpan sekurang-kurangnnya 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan, setelah melewati batas waktu, maka rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis (informed consent). Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis (informed consent) disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Sedangkan untuk rekam medis yang terdapat pada pelayanan kesehatan non rumah sakit, rekam medisnya wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan setelah melampaui batas waktu maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan. M. Jusuf Hanafiah dan Amri Amir (1999: 64-65) menyimpulkan pernyataan American Medical Association dan American Hospital Association bahwa: a. Berkas rekam medis yang masih dalam perkara hukum disimpan selama 10 (sepuluh) tahun setelah perkara terakhir selesai. b. Dalam keadaan biasa, menyimpan berkas rekam medis 5 (lima) tahun setelah kunjungan pasien terakhir, sesudahnya berkas rekam medis boleh dimusnahkan kecuali dihalangi oleh peraturan yang ada sebelumnya. Sedangkan Departemen Kesehatan Inggris merekomendasikan minimum masa retensi rekam medis adalah sebagai berikut: a. Rekam medis obstetri disimpan selama 25 (dua puluh lima) tahun. b. Rekam medis untuk anak-anak dan usia muda disimpan sampai mereka berulang tahun yang ke 25 (dua puluh lima) atau 8 (delapan) tahun sesudah kunjungan terakhir mereka. c. Rekam medis bagi pasien penyakit mental (ganggungan kejiwaan) disimpan selama 20 (dua puluh) tahun sesudah dokter yang merawat menyatakan bahwa pasien tersebut sudah sembuh. d. Rekam medis lainnya disimpan selama 8 (delapan) tahun dan ringkasan akhir dibuat. Rekam medis yang sudah tidak aktif, dapat dimusnahkan ataupun dialih mediakan kedalam bentuk elektronik – mikrofilm, digitalisasi, dan lain-lain. Akan


24

tetapi karena proses alih media ini membutuhkan biaya yang jumlahnya cukup besar maka hal ini dilakukan berdasarkan keputusan dari pihak manajemen rumah sakit masing-masing. Sebelum rekam medis dimusnahkan, M. Jusuf Hanafiah dan Amri Amir (1999: 65) mengatakan bahwa rekam medis tersebut harus terlebih dahulu: 1. Diambil informasi-informasi utama. 2. Menyimpan berkas anak-anak hingga batas usia tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyimpan berkas rekam medis dengan kelainan jiwa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2.3. Arsip (Rekod) Vital Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 mengenai kearsipan, arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Undang-undang tersebut juga menjelaskan bahwa lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital. Program arsip vital ini dilaksanakan melalui kegiatan identifikasi, perlindungan dan pengamanan, serta penyelamatan dan pemulihan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penggunaan kata rekod pada penelitian ini dimaksudkan juga dengan penggunaan kata arsip. Mengingat penggunaan literature yang digunakan penulis menggunakan kata rekod. Menurut Ira Penn (1994: 130), rekod vital adalah those records essential to the continued functioning of an organization during and after an emergency and those records which protect the rights and interest of the organization, employees, stockholders, customers, and the public – rekod vital adalah rekod yang memiliki kepentingan terhadap fungsi sebuah organisasi selama dan setelah terjadinya keadaan darurat dan rekod tersebut juga menjadi pelindung yang bisa melindungi organisasi, karyawannya, para pemegang saham, pelanggan, dan masyarakat umum.


25

Ira Penn (1994: 131) menjelaskan bahwa program rencana perlindungan rekod vital harus mencakup: 1. Rekod yang dibutuhkan dan bisa digunakan pada saat terjadi bencana. 2. Rekod yang dibutuhkan untuk mereka ulang atau merekonstruksi pemerintah setelah selesai terjadinya bencana. 3. Rekod

yang

dibutuhkan

untuk

melindungi

hak

individu

masyarakat. Program perlindungan rekod vital perlu dilakukan dengan seksama dan cermat mengingat rekod vital tersebut memiliki nilai penting bagi suatu organisasi. Pihak manajemen organisasi juga bertanggung jawab dalam melindungi rekod. Program perlindungan rekod vital tersebut juga harus bisa mengidentifikasi hal-hal yang mampu memberikan potensi bahaya atau kerusakan terhadap rekod dan juga organisasi.

Pengkajian Resiko Terjadinya Bahaya Untuk melakukan pengkajian resiko bahaya/bencana, perlu diadakan suatu peninjauan (survey) untuk mengetahui masalah-masalah yang memiliki ancaman atau potensi terjadinya sebuah bahaya yang berada di suatu lingkungan, sehingga hasil survey ini nantinya dapat digunakan untuk merencanakan langkah pencegahan yang tepat. Rhys-Lewis (2000: 15) menjelaskan bahwa sebuah survey harus dapat mengidentifikasi hal-hal berikut: 

Menilai kondisi terkini dari koleksi



Menilai keadaan tempat penyimpanan, baik lingkungannya maupun tempat penyimpanannya.



Mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan preservasi dari koleksi.



Mengumpulkan data minimal yang diperlukan untuk mengisi kekosongan yang ada.



Meminta pendapat atau berkonsultasi dengan orang-orang yang memiliki keahlian tertentu untuk menelaah potensi-potensi yang ada.



Memperhitungkan biaya yang diperlukan


26

Ross Harvey (1992: 53) membagi dua jenis survey ini, yang terdiri dari: 1. Survey lingkungan Survey ini menjelaskan mengenai segala aspek mengenai lingkungan secara fisik, baik itu berupa kondisi lingkungan dan gedungnya, sebagai dasar pertimbangan demi melindungi koleksi karena kondisi lingkungan turut memberikan sejumlah efek samping untuk kelangsugan hidup koleksi. Tujuannya adalah mengevaluasi kecocokan antara bangunan dengan tempat penyimpanan koleksi. Untuk mengetahuinya maka dibuatlah sejumlah pertanyaan: a. Karakteristik bentuk bangunan, b. Lingkungan disekitar bangunan, c. Keamanan bangunan, dan, d. Ruangan kerja dan stackroom.

2. Survey kondisi Survey kondisi memberikan informasi mengenai kondisi fisik koleksi sehingga dapat dilakukannya tindakan pencegahan (preservasi) sesuai dengan kondisi yang ada dilingkungan dengan tepat. Tujuan dari survey ini adalah mengevaluasi segala bentuk kerusakan-kerusakan yang ada pada suatu koleksi dan mengetahui penyebab kerusakan tersebut. Untuk mengetahuinya maka pertanyaannya dibagi menjadi: a. Preliminary information b. Bentuk asli dan kondisi perlindungan buku (asli), c. Bentuk dan kondisi isi suatu koleksi.


BAB III METODE PENELITIAN

3.1. Pendekatan Penelitian Penelitian yang akan dilakukan kali ini merupakan jenis penelitian studi kasus dengan menggunakan pendekatan kualitatif yang bertujuan untuk memahami secara mendalam fenomena utama yang akan dibahas dalam suatu penelitian.

3.2. Subjek dan Objek Penelitian Subjek dalam penelitian ini adalah sejumlah pihak-pihak terkait yang berada didalam unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan. Objek penelitian ini adalah indicator-indikator yang menjadi faktor pemicu terjadinya bencana, tindakan pencegahan minimal yang telah dilakukan, serta rencana perencanaan dan penanggulangan bencana terhadap rekam medis yang ada didalam unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan

3.3. Informan Peneliti memilih 7 (tujuh) orang informan untuk menjadi sumber informasi pada penelitian ini. Nama dari ketujuh orang tersebut akan disamarkan dan menggunakan nama samaran. Hal ini disebabkan adanya permintaan dari pihak informan untuk menyamarkan identitas mereka. Berikut adalah profil ketujuh informan tersebut. No.

Nama Informan

Jabatan

Jenis Kelamin

1

Izzie

Kepala URM

Perempuan

2

Bella

Staff URM

Perempuan

3

Christina

Staff URM

Perempuan

4

Emmy

Staff MIK

Perempuan

5

Ryan

Staff URM

Laki-laki

6

Alex

Staff URM

Laki-laki

7

Peter

Staff URM

Laki-laki

Tabel 3.1. Profil Informan 27 Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

28

3.4. Tahapan Penelitian 3.4.1. Tahap Pengumpulan Data Penelitian Dalam melakukan pengumpulan data penelitian, peneliti melakukan studi pustaka, survey lapangan, observasi, dan juga wawancara. Peneliti melakukan studi pustaka mengenai tema penelitian ini, dengan mencari literatur yang berhubungan berupa buku teks, buku referensi, undang-undang, bahan kuliah terdahulu, serta sumber dari internet, baik jurnal maupun artikel. Wawancara yang digunakan peneliti dalam melakukan penelitian adalah wawancara

semi-terstruktur.

Metode

wawancara

semi-terstruktur

dengan

menggunakan daftar pertanyaan mencakup beberapa pertanyaan spesifik dan beberapa pertanyaan bebas (Sulistyo Basuki, 2006: 172). Wawancara dilakukan dengan sejumlah informan yang berada didalam unit rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan. Dalam wawancara ini, peneliti dapat melakukan wawancara secara tatap muka dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat tidak terstruktur dan terbuka yang sengaja dirancang untu memunculkan pandangan dan opini dari para partisipan/informan (Creswell: 267). Observasi kualitatif merupakan observasi yang di dalamnya peneliti langsung turun ke lapangan untuk mengamati perilaku dan aktivitas individuindividu di lokasi penelitian. Peneliti juga dapat terlibat dalam peran-peran yang beragam, mulai dari non partisipan hingga partisipan utuh (Creswell: 267). Keuntungan dari proses observasi adalah peneliti dapat melihar berbagai hal-hal yang tidak biasa, ganjil, dan aneh selama proses observasi. Peneliti melakukan observasi dengan menggunakan pedoman Hazard Survey dan Building Safety Checklist yang berada pada Module 1: Disaster Preparedness and Prevention dimana modul ini merupakan bagian dari Generic Disaster Plan Workbook yang dikeluarkan oleh CalPreservation, sebuah lembaga program preservasi yang berada di California, Amerika Serikat. Kemudian peneliti juga menggunakan pedoman observasi yang dikeluarkan oleh Texas State Library and Archives Commission.


29

3.4.2. Tahap Analisis dan Interpretasi Data Penelitian Analisis data merupakan proses yang terus menerus berkelanjutan selama penelitian. Analisis ini melibatkan analisis informan partisipan dan peneliti biasanya menerapkan langkah-langkah analisis umum dan strategi-strategi khusus di dalamnya. (Creswell, 2009: 301). Pada proses analisis data, peneliti menyaring data-data yang diperoleh melalui transkrip wawancara, hasil observasi lapangan, dan memilih materi yang sesuai dengan tema penelitian dan melakukan analisis data. Setelah melakukan analis data, peneliti melakukan interpretasi data. Creswell (2009: 284) menyatakan bahwa interpretasi juga bisa berupa makna yang berasal dari literatur atau teori. Peneliti menegaskan apakah hasil penelitiannya membenarkan atau justru menyangkal informasi sebelumnya. Pada tahap ini, peneliti melakukan interpretasi data dengan melakukan pencocokan antara teori atau literatur yang digunakan peneliti dengan hasil penelitian yang telah dilakukan dilapangan.

3.4.3. Tahap Penyajian Data Penelitian dan Penarikan Kesimpulan Penyajian data adalah sekumpulan informasi yang tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambil tindakan. Melalui data yang disajikan kita melihat dan akan dapat memahami apa yang sedang terjadi dan apa yang harus dilakukan berdasarkan pemahaman yang didapat dari penyajian-penyajian tersebut. Pada tahap penarikan kesimpulan, pada awalnya akan muncul kesimpulankesimpulan yang belum jelas, namun pada akhirnya akan menjadi lebih terperinci. Upaya penarikan kesimpulan dilakukan oleh peneliti secara terus menerus selama berada dilapangan. Kesimpulan-kesimpulan tersebut kemudian diverifikasi selama penelitian berlangsung dan makna-makna yang muncul dari data harus diuji kebenarannya, kekukuhannya, dan kecocokannya yang merupakan validitasnya.


BAB IV PEMBAHASAN

4.1. Profil Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Tarakan 4.1.1. Sejarah RSUD Tarakan Pada tahun 1953, RSUD Tarakan hanya berbentuk Balai Pengobatan yang berlokasi dijalan Kyai Caringin, Jakarta Pusat adalah untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan masyarakat sekitar. Kemudian pada tahun 1956, balai pengobatan ini beralih menjadi Puskesmas Kecamatan Gambir dan Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat dengan luas gedung mencapai 2.570m2. Di tahun 1987, puskesmas tersebut beralih menjadi rumah sakit kelas C berdasarkan SK. MENKES 15/1989, sebuah gedung yang berlantai empat dan dilengkapi dengan 30 (tiga puluh) buah tempat tidur. Pada tahun 1997, rumah sakit ini berganti menjadi rumah sakit kelas B Non Pendidikan berdasarkan SK MENKES No. 1224/MENKES/SK/1997 sekaligus menjadi rumah sakit SWADANA berdasarkan PERDA DKI No. 10/1997 yang dilengkapi dengan 153 tempat tidur. Tahun 2003, mulai dilakukan pembangunan gedung baru yang berlokasi di Jalan Siantar, bersebelahan dengan Jalan Kyai Caringin. Gedung baru (DP II) ini mulai beroperasional pada bulan Juni 2008. Gedung ini terdiri dari 6 lantai dan berkapasitas 142 tempat tidur. Sedangkan di tahun 2004, gedung lama mendapatkan renovasi total dan selesai pada akhir tahun 2005. Maret 2006 gedung lama (DP I) sudah bisa beroperasi. Sehingga pada tahun 2006, RSUD Tarakan mempunyai 2 gedung, yaitu gedung DP I dan DP II dengan kapasitas tempat tidur sebanyak 352 tempat tidur. Pada tahun ini juga, RSUD Tarakan telah beralih status menjadi BLUD secara penuh dengan sertifikasi ISO 9001: 2008 dan akreditasi 5 pelayanan.

4.1.2. Keadaan Geografis Sekitar RSUD Tarakan RSUD Tarakan merupakan salah satu rumah sakit yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah DKI Jakarta yang terletak di lingkungan bisnis atau perkantoran dan satu-satunya rumah sakit daerah yang berdekatan dengan Istana 30 Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

31

Negara dan Kantor Pemda DKI Jakarta. Batas-batas wilayah administrasi RSUD Tarakan adalah:    

Batas Utara : Jln. Kyai Caringin, halte busway RS. Tarakan. Batas Selatan : Jln. Lematang, Jln. Siantar, serta komplek ruko dan perkantoran. Batas Timur : Kali Cideng, Jln. Cideng Barat, Jln. Cideng Timur, komplek ruko dan perkantoran Batas Barat : Jln. Musi, Jln. Biak, dan komplek perumahan.

Gambar 4.1. Peta lingkungan daerah sekitar RSUD Tarakan Jakarta – Google Maps.

4.2. Unit Rekam Medis RSUD Tarakan Jakarta Unit rekam medis (URM) atau sering disebut Medical Record (MR) RSUD Tarakan terletak di basement gedung DP I RSUD Tarakan. Didalam basement ini juga terdapat 7 unit lainnya, yaitu Rumah Tangga, Gudang Rumah Tangga, Gudang Farmasi, P2BJU, Gizi, Laundry, dan Sanitasi. URM ini terletak di bagian belakang bangunan (paling pojok). Disebelah kanan URM ini terdapat lift barang dan disebelah kirinya terdapat musola. Di dekat musala terdapat hydrant dan didepan URM ini terdapat tangga untuk jalur evakuasi. URM ini terdiri dari empat ruangan, yaitu dua ruangan yang digunakan sebagai kantor, satu ruangan digunakan sebagai ruang filing, dan ruangan terakhir yang paling besar merupakan ruangan logistik. Ruang filing adalah tempat


32

penyimpanan rekam medis rawat inap dan rawat jalan yang masih aktif, sedangkan ruang logistik adalah tempat penyimpanan rekam medis rawat inap aktif dan inaktif.

Gambar 4.2. Floor plan unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta

Visi Rekam Medis RSUD Tarakan adalah memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Misi Rekam Medis RSUD Tarakan adalah meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.

4.3. Analisis Data 4.3.1. Penciptaan Rekam Medis Suatu lembaga pasti memiliki rekod sebagai hasil dari kegiatan yang telah dilakukan didalam lembaga/organisasi dalam menjalankan fungsinya. Menurut ISO 15489 (2001) rekod adalah segala macam bentuk informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan infomasi bagi suatu organisasi atau personal, dengan tujuan kepentingan hukum atau transaksasi bisnis. Rekod ini dapat berupa berbagai macam bentuk, seperti kertas, mikrofilm, data elektronik, dan lainnya. Kennedy (1998: 5) menjelaskan bahwa aspek penting rekod mengacu pada alasan mengapa rekod tersebut diciptakan dan disimpan. Rekod diciptakan untuk mendukung kegiatan bisnis dan disimpan sebagai bukti dari kegiatan bisnis tersebut.


33

Rumah sakit sebagai suatu lembaga yang menyediakan layanan kesehatan juga memiliki rekod sebagai hasil kegiatan. Rekod tersebut adalah rekam medis. Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis yang dimiliki oleh RSUD Tarakan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu: rekam medis untuk bayi yang baru lahir, rekam medis pasien rawat jalan, dan rekam medis untuk pasien rawat inap. Rekam medis untuk pasien rawat jalan berupa lembaran kartu, untuk bayi yang baru lahir, rekam medisnya berupa sejumlah kertas atau formulir, sedangkan untuk pasien rawat inap rekam medis dimasukkan kedalam map untuk memudahkan cara pembayaran yang digunakan. Terdapat 3 jenis map yang digunakan, yaitu: 1. Warna Kuning – untuk pasien yang memiliki kartu Gakin dan SKTM. 2. Warna Hijau – untuk pasien umum, ASKES, JAMSOSTEK, dan lainnya. 3. Warna Orange – untuk bayi yang baru lahir. Alex: “Sebenernya map tuh fungsinya buat mempermudah di kasir aja, jadi kasir nanti kan tau tuh cara bayaran pasiennya kaya gimana, soalnya uda keliatan dari warna mapnya.“ Ryan: “Yang ini bayi yang baru lahir nih, beda dia. Kalo yang kuning gini sebetulnya buat membedakan. Dia kan buat pemerintah ya, kaya SKTM, ada GAKIN, kaya gitu, jadi buat dibedain. Kalo yang ijo gitu umum.“ Berdasarkan paparan informan diatas, dapat disimpulkan bahwa rekam medis yang dimiliki oleh URM RSUD Tarakan dibagi menjadi 3 jenis kelompok, rekam medis pasien rawat inap, rawat jalan, dan bayi yang baru lahir. Ketiga jenis rekam

medis

ini

dikelompokkan

berdasarkan

jenisnya

masing-masing.

Pengelompokkan rekam medis ini juga memudahkan bagian pebayaran/kasir untuk mempercepat mereka melayani pasien yang ingin membayar karena disetiap jenis rekam medis memiliki map/tanda masing-masing.


34

4.3.2. Penggunaan Rekam Medis Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Rekam medis memiliki 2 sistem penyimpanan yang umum untuk digunakan, yaitu sistem penyimpanan sentralisasi dan desentralisasi. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (2006: 80) menjelaskan pengertian sistem penyimpanan sentralisasi, yaitu penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem penyimpanan yang digunakan di unit rekam medis RSUD Tarakan ini menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi. Pada sistem ini, seluruh rekam medis pasien rawat inap, rawat jalan, dan bayi berada pada satu pengelolaan. Penggunaan sistem ini mengakibatkan seluruh karyawan menjadi sangat sibuk. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (2006: 82) menyebutkan bahwa penggunaan sistem sentralisasi lebih baik dibandingkan sistem desentralisasi karena merupakan sistem yang tepat mengingat pelayanan akan lebih mudah diberikan kepada pasien, tetapi pelaksanaannya tergantung pada situasi dan konsisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi tersebut antara lain: terbatasnya tenaga terampil; terutama yang menangani pengelolaan rekam medis, dan kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit pemerintah daerah. Izzie: “Kita disini tuh kurang orang, jumlah orang yang ada ga sebanding sama jumlah tugas yang kita pegang.“ Menurut informan, pelaksanaan tugas dilapangan tidak sebanding dengan jumlah karyawan yang ada, sehingga unit rekam medis ini selalu sibuk untuk memenuhi permintaan berkas rekam medis para pasien. 15489 (2001: 2),klasifikasi adalah suatu proses identifikasi yang sistematis dan pengaturan/penyusunan aktifitas bisnis dan/atau rekod kedalam kategori berdasarkan susunan terstruktur yang logis, metode, dan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi. Secara umum, sistem klasifikasi terdiri dari tiga jenis, yaitu susunan secara alfabetis, numerikal, dan subjek.


35

Susunan klasifikasi berdasarkan angka adalah susunan klasifikasi yang mengurutkan rekod berdasarkan nomor urut rekod. Susunan ini biasa digunakan untuk organisasi/lembaga yang memiliki jumlah rekod yang besar. Read-Smith (2008: 276) menyatakan bahwa angka digunakan untuk menyimpan rekod yang telah diberikan pada masing-masing rekod untuk dapat mengidentifikasi lokasi penyimpanannya. Angka tersebut mungkin saja sudah tertera/tercetak pada setiap rekod atau baru akan diberikan angka berdasarkan jenis penyusunan numeric filing. Salah satu jenis klasifikasi untuk rekam medis yang sering digunakan adalah terminal digit filing, yaitu suatu sistem klasifikasi yang menggunakan dua digit angka terakhir sebagai lokasi penyimpanan. Jenis klasifikasi ini digunakan bagi suatu organisasi yang memiliki jumlah rekod lebih dari 10.000 dokumen. Read-Smith (2008: 290) menyatakan bahwa penggunaan sistem terminal digit filing ini akan sangat efektif untuk jumlah rekod yang telah mencapai ribuan, dan angkanya terdiri (paling tidak) dari 5 digit angka atau lebih. Nomor-nomor pada terminal digit ini terdiri dari sejumlah digit angka dan angka-angka tersebut dipecah menjadi 3 kelompok angka yang masing-masing kelompok terdiri dari dua digit angka (primer, sekunder, dan tersier). Menurut Kennedy (1998: 170) keuntungan dari sistem ini adalah data-data baru yang dimasukan kedalam sistem dapat disusun berurutan, sedangkan kelemahan dari sistem ini adalah secara periodik, bank data ini perlu dipindahkan untuk menciptakan sebuah ruang yang kosong bagi file baru. Selain menggunakan sistem klasifikasi terminal digit filing, digunakan juga sistem klasifikasi berdasarkan warna (color coding). Read-Smith (2008: 182) menyatakan bahwa dengan menggunakan color coding akan meningkatkan kecepatan dalam sistem temu kembali dan misfiling dapat dihindari. Kennedy (1998: 184) menjelaskan bahwa color coding digunakan dalam dua cara, yaitu:  Digunakan untuk mewakili kata atau sekelompok kata atau angka.  Digunakan untuk mempermudah pengelompokkan. Di RSUD Tarakan, nomor rekam medis terdiri dari 8 (delapan) digit angka. Dua digit angka terakhir merupakan kode lokasi penyimpanan rekod tersebut (primer), 4 (empat) digit angka yang berada di depan merupakan nomor sekunder yang menyatakan kode sub-penyimpanan (folder), dan dua angka Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

36

terakhir yang berada ditengah merupakan nomor tersier, yang menyatakan nomor urut rekam medis. 01004020 → 0100 – 40 – 20 20: Nomor Primer (menyatakan lokasi penyimpanan) 0100: Nomor Sekunder (menyatakan lokasi sub-penyimpanan) 40: Nomor Tersier (menyatakan nomor urut rekam medis/rekod) Gambar 4.3. Contoh terminal digit filing

Selain menggunakan sistem terminal digit filing, digunakan juga klasifikasi berdasarkan warna. Klasifikasi berdasarkan warna ini digunakan supaya memudahkan petugas dalam mengelompokkan rekam medis, sehingga dapat mengurangi kemungkinan misplacing. Christina: “Kalo ketentuan warna ini Kalo ketentuan warna ini ada sih diteorinya. Warna 9 apa. Bukan dari UU sih yang nentuin, kalo dari UU sih ga sampe warnanya tapi dari juknis (petunjuk teknis).” “Kalo pake warna gini sih enak, jadi kalo ada yang nyelip kan warnanya beda sendiri nih jadi bisa dikembaliin ke warna yang sebenernya.” Pengklasifikasian nomor primer di RSUD Tarakan dibagi menjadi 10 (sepuluh) kelompok, yaitu mulai dari nomor 00 – 90 dan terdapat juga 10 (sepuluh) kode warna untuk setiap nomor primer tersebut. Masing-masing nomor ini mendapatkan seorang penanggung jawab yang bertugas untuk bertanggung jawab dalam pengelolaan rekam medis rawat jalan. Sedangkan untuk rekam medis rawat inap, penggunaan color coding berbeda dengan yang diterapkan pada rekam medis rawat jalan. Rekam medis rawat inap memiliki 3 warna untuk setiap rekam medis. Alex: “Warna-warna ini diambil dari dua angka yang ini. Kalo kotak kecil ini itu buat tahun. Tiap tahun warnanya beda-beda.“ Tiga warna tersebut terdiri dari representasi klasifikasi terminal digit filing dan kode tahun. Kode untuk setiap tahunnya berubah-ubah. Keputusan penggunaan warna ini ditentukan oleh bagian MIK.


37

Penggunaan sistem klasifikasi di URM RSUD Tarakan telah berjalan dengan baik karena sistem klasifikasi untuk rekam medis memang sebaiknya menggunakan sistem sistem terminal digit filing mengingat banyaknya jumlah rekod yang dimiliki. Mereka menggunakan sistem terminal digit filing yang dikombinasikan dengan color coding, hal ini dikarenakan rekod yang telah mereka miliki atau ciptakan setiap harinya berjumlah besar dan juga dapat mencegah terjadinya misfiling.

Sistem Temu Kembali Rekam Medis Sebuah sistem manajemen rekod yang baik seharusnya memiliki sistem temu kembali yang efektif dan efisien. ISO 15489-1 (2001: 10) menjelaskan bahwa sebuah sistem harus memasukan dan menerapkan pengontrolan terhadap akses untuk memastikan bahwa integritas rekod tidak dapat diperdebatkan. Suatu pengelolaan rekod yang efektif adalah sistem yang dapat memastikan kembalinya rekod tersebut dengan tepat dan aman. Read-Smith (2008: 214) menjelaskan prosedur ini menjadi 3 bagian, yaitu requisition, charge-out, dan follow-up yang dapat dilakukan baik secara manual ataupun automasi (elektronik). Dengan mengikuti keseluruhan standar prosedur ini secara konsisten, maka akan mengurangi jumlah rekod yang hilang atau misfiling. Permintaan akan rekod dapat dilakukan melalui perorangan, telepon, fax, email, atau alat komunikasi lainnya. Permintaan terhadap rekod ini sebaiknya dilakukan secara tertulis dengan demikian, permintaan tersebut dapat menjadi barang bukti dikemudian hari. Charge out adalah sebuah prosedur yang mengontrol lokasi terkini dari rekod yang pada saat itu sedang keluar (tidak berada di central file). Menurut Read-Smith (2008: 287), pada saat rekod dikeluarkan dari tempat penyimpanan numerik untuk suatu keperluan tertentu, maka dapat menggunakan OUT Indicator yaitu suatu alat pengontrol, seperti kertas atau folder yang menunjukkan lokasi rekod yang dipinjamkan. OUT Indicator ini mencatat siapa yang meminjam rekod tersebut, tanggal peminjaman, dan informasi lainnya untuk memudahkan melacak dan mengawasi rekod yang dipinjam tersebut agar tidak hilang. Apabila database OUT Indicator ini dijaga dengan baik, maka dapat dilihat secara keseluruhan


38

rekod-rekod yang pernah dipinjam selama ini, dengan pengurutan berdasarkan tanggal pinjam. Read-Smith (2008: 219) menegaskan bahwa siapapun yang bertanggung jawab untuk temu kembali dan mengeluarkan sebuah rekod dari tempat penyimpanan, maka dia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa rekod tersebut kembali. Follow up adalah sebuah sistem yang memastikan bahwa benda yang dibawa keluar dari tempat penyimpanannya, kembali tanpa ada kurang suatu apapun. Di RSUD Tarakan, pada saat pasien telah mendaftar, pegawai pendaftaran mengirimkan pesan kepada bagian URM untuk diambilkan rekam medisnya dan diantar sesuai poliklinik yang diminta pasien. Pesan tersebut berupa kertas struk yang berisikan tanggal dikeluarkannya struk tersebut, nomor rekam medis pasien, nama pasien, jenis rekam medis, poliklinik yang dituju, dan lainnya. Setelah menerima pesan tersebut, pegawai URM segera mencari rekam medis pasien tersebut, dan meletakkannya di suatu tempat, kemudian kertas struk tersebut dijadikan satu dengan rekam medis pasien, dan didaftarkan di buku ekspedisi. Setelah itu barulah rekam medis diantar menuju poliklinik masing-masing. Selain dicatat di buku ekspedisi, catatan mengenai keluarnya rekam medis dari URM juga dicatat didalam sistem komputer. Hal ini bertujuan untuk menghindari adanya rekam medis yang belum tercatat disalah satu sisi. Buku ekspedisi yaitu sebuah buku yang mencatat keluarnya rekam medis,tanggal keluar, unit yang meminta rekam medis tersebut, siapa penanggung jawab yang menyerahkannya, dan hal lainnya dicatat didalam buku tersebut. Christina: “Di buku ekspedisi ini, nih bukunya kaya gini. Ini kan dia pinjem keluar nih, nanti kan pas daftar diatas langsung tuh print disini dianter keatas, trus dianterin keatas, nah dibuku ini dicatet nih tanggal keluar masuknya status, jadi ada buktinyalah kalo statusnya uda keluar dari sini.“ Izzie: “Rekam medis yang keluar masuk nanti dicatet disini, ini juga dikelompokin pertanggal sama per-unit, jadi nanti bisa dibikin statistiknya.“ Setelah seluruh rekam medis yang telah keluar tersebut kembali masuk ke URM diperiksa di laporan rekam medis yang keluar tadi. Apabila ditemukan


39

adanya rekam medis yang belum kembali, maka pihak URM menelpon bagian yang meminta rekam medis tersebut dan menanyakan mengapa rekam medis tersebut belum dikembalikan. Untuk beberapa hal, rekam medis tersebut belum dikembalikan ke URM karena dokter yang menangani pasien masih membutuhkan rekam medis tersebut sehingga rekam medis tersebut dikembalikan ke-esokan harinya, atau karena rekam medis tersebut berpindah ke poliklinik lain tanpa sepengetahuan URM. Ryan: “Kalo nanti ga balik kan ada tim penelusurannya, ditelusur tuh kemana kok ga pulang. Ya pokoknya dicari terus kemana sampe dapet. Apa dirawat atau dibawa sama dokter, harus ada jawaban yang jelas gitu, ada penanggung jawabnya siapa yang belom balik gitu. Dikejar terus sampe dapet.” Izzie: “Peraturan kita disini, pokoknya 2x24 jam rekam medis harus balik lagi kesini.” Tindakan yang telah dilakukan oleh URM RSUD Tarakan telah sesuai dengan yang dikatakan oleh Read-Smith, yaitu terkait mengenai keseluruhan sistem temu kembali rekam medis, dimulai dari permintaan rekam medis (requisition), pencatatan rekam medis yang keluar (charge out) dengan menggunakan alat pengontrol/pencatat yang berupa buku ekspedisi (OUT Indicator), dan melacak rekam medis yang belum kembali ketempat penyimpanan (follow up). Sistem pengiriman rekam medis menggunakan dua cara, yaitu cara manual, diantar sendiri menuju poliklinik atau unit yang membutuhkan, dan menggunakan carrier atau pneumatic tube, yaitu sebuah alat yang terdiri dari tabung-tabung dan mesin pengirim. Rekam medis yang akan dikirim dimasukkan kedalam tabung kosong, kemudian tabung tersebut ditaruh pada mesin pengirim, setelah itu masukkan kode tujuan atau unit penerima tabung tersebut, dan tabung tersebut akan melakukan pengiriman. Proses pengiriman tabung ini, dari URM menuju unit lainnya memakan waktu sekitar 2 – 10 menit. Semakin jauh lantai yang dituju, semakin lama waktu yang dibutuhkan. Selain itu, jalur carrier ini hanya tersedia satu jalur untuk seluruh rumah sakit, sehingga apabila terdapat dua


40

unit atau lebih yang ingin melakukan pengiriman rekam medis melalui carrier, harus menunggu terlebih dahulu. Alex: “Enak sih ada tabung kaya gini, kalo mau nganter ke lantai atas jadi gausah cape jalan lagi, cuman kan jalurnya cuman satu, jadi kalo mau make ya gantian.“ Bella: “Semakin lantai yang dituju makin keatas makin lama waktu buat ngirimnya, sekitar 10 menitan gitu, itu juga kalo salurannya ga rebutan.” Ryan: “Kalo lagi ga penuh sih, yah biasanya sih sekitar 2-10 menit juga uda nyampe.” Akan tetapi, tidak semua rekam medis dapat dimasukkan kedalam pneumatic tube tersebut. Yang dapat masuk kedalam rekam medis tersebut hanyalah rekam medis yang tidak terlalu tebal, berjumlah sekitar satu atau empat lembar saja. Untuk rekam medis yang jumlahnya banyak (rekam medis rawat inap dan rawat jalan yang memiliki lembaran sambungan lebih banyak) proses pengantarannya menggunakan proses manual,yaitu dikirim langsung menuju unit masing-masing. Alex: “Sebenernya make tabung gini sih belom maksimal ya, soalnya ntar map yang isinya tebel kan gabisa masuk, kalo dipaksain malah jadi ngerusak kertas kan?“ Bella: “Kalo yang dikirim banyak, nganterinnya manual aja, dikirim sendiri ke poli masing-masing daripada kelamaan ngirimnya, ntar kalo lama yang diatas marah-marah kesini” Seringkali masalah pengiriman rekam medis mengalami miskomunikasi antara pihak URM dengan unit penerima, seperti lamanya pengiriman rekam medis, rekam medis yang hilang atau misplacing, dan lainnya. Sehingga deringan telepon selalu masuk untuk meminta rekam medis pasien, bahkan terkadang para suster langsung mendatangi URM untuk mendapatkan rekam medis pasiennya. Hal ini disebabkan karena banyaknya permintaan rekam medis tidak sebanding dengan jumlah karyawan yang berada di URM.


41

4.3.3. Pemeliharaan Rekam Medis Pemeliharaan rekam medis perlu ditunjang dengan sistem keamanan dan pemeliharaan gedung yang baik untuk mengantisipasi berbagai hal-hal yang tidak diinginkan, seperti pencurian dokumen, kebocoran, kebakaran, dan lain-lain. Untuk itu dibutuhkan suatu kebijakan tertulis yang dapat mengelola dan merawat rekod tersebut sehingga masa hidup rekod tersebut dapat bertahan lebih lama. Di URM RSUD Tarakan belum tersedia suatu kebijakan tertulis yang menangani masalah ini. Tidak sedikit masalah yang timbul karena lalainya pengelolaan. Kebijakan tertulis mutlak dibutuhkan disuatu organisasi sebagai pengingat akan adanya landasan untuk melakukan suatu tindakan pencegahan dan pemeliharaan.

Akses Masuk dan Keamanan Keamanan merupakan suatu hal terdepan untuk mengantisipasi berbagai hal negatif yang dapat terjadi, seperti vandalism, pencurian, ataupun lainnya. Sistem keamanan yang digunakan URM dalam melindungi rekam medisnya bisa dikatakan sangatlah minim. Mereka menggunakan kunci biasa sebagai alat pengaman untuk memasuki URM. Kamera CCTV dan alarm bahaya juga terdapat disetiap ruangan. Pada malam hari, terdapat satpam untuk melakukan pengawasan di basement. Izzie: “Sebenernya sih sistem keamanan yang kita punya sekarang belom memadai ya, karena masih banyak juga orang-orang disini yang belum memikirkan nilai guna rekam medis itu sendiri.“ Alex: “Kayanya keamanan disini uda cukup lah ya, soalnya lokasi kita kan sekaranng ada dibasement ya, jadi gada yang bisa masuk selain rekam medis aja. Lagian disini kan juga uda ada CCTV jadi amanlah.“ Christina: “Sebenernys sih kurang ya tapi karena ini pemerintah sih jadinya ya begini ajalah.“ Menurut Forde (2007: 69) sistem keamanan merupakan suatu hal yang penting dalam penyimpanan dan harus dilakukan dengan serius. Hal ini untuk menghindarkan dokumen dari kehilangan bukti otentiknya. Tapi perlindungan dengan hanya memasang alat-alat pengaman saja belumlah cukup. Suatu prosedur keamanan yang baik dengan perlindungan semaksimal mungkin harus dimiliki. Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

42

Sayangnya, tidak semua pegawai memahami pentingnya sistem keamanan yang dibutuhkan URM dalam melindungi rekam medisnya. Beberapa pegawai sudah memahami pentingnya sistem keamanan yang dibutuhkan, sedangkan sebagaian pegawai lainnya merasakan bahwa sistem keamanan yang ada sudah cukup untuk melindungi rekam medis. Secara tertulis, yang diperbolehkan masuk kedalam URM adalah pegawai rekam medis saja. Pasien ataupun orang-orang selain pegawai rekam medis tidak diperkenankan untuk masuk kedalam URM. Izzie: “Selain orang MR tidak boleh ada yang masuk, ada di SOP-nya.“ Ryan: “Bener-bener ga boleh, kan rahasia.“ Namun pada kenyataannya, selama peneliti melakukan observasi, beberapa orang asing pernah memasuki ruangan ini meskipun hanya sekedar bertanya. Hal ini membuktikan bahwa akses masuk kedalam URM sangatlah terbuka untuk siapa saja. Meskipun pegawai URM dalam kondisi tersibuk mereka, mereka dapat mengetahui adanya orang asing yang datang dan bertanya apa yang sedang mereka lakukan diruangan itu serta melayani permintaan mereka. Menurut ISO 15489-2 (2001), akses menuju rekod sangat dibatasi (tidak semua orang diperkenankan masuk) kecuali mereka memiliki kepentingan yang berhubungan ataupun kepentingan hukum.

Kondisi Lingkungan Menjaga kondisi lingkungan merupakan hal yang krusial demi keberlangsungan masa hidup benda yang disimpan. Apabila kondisi lingkungan tidak memadai, maka akan mempercepat kerusakan yang timbul pada koleksi. Tujuan dari pengontrolan lingkungan ini adalah untuk koleksi berada dalam kondisi yang sehat. Suhu yang ada diruangan ini bisa dibilang cukup dingin, namun para pegawai URM tidak mengeluhkan dinginnya suhu ruangan. Suhu AC yang dipasang biasanya berkisar sekitar 16-20°C, namun meskipun ruangan sudah


43

diberikan pendingin udara, namun AC tersebut belum dapat mengontrol kelembapan udara. Christina: “AC nya sih baru digedein kalo emang udah pada kedinginan aja, kalo lagi pada kepanasan ya dikecilin, ya pokoknya sedinginnya aja deh.“ Hal dilapangan menyatakan bahwa suhu udara sudah sesuai dengan suhu ruangan ideal yang sesuai untuk kertas berkisar antara 16-18°C dengan kelembapan sekitar 45-60% (Forde, 2007: 84). Ancaman yang dapat merusak rekod juga dapat berasal dari makluk hidup kecil seperti binatang pengerat, serangga, hama, dan lainnya. Mereka dapat berkembang biak ditempat-tempat yang hangat, gelap, lembab, dan kotor. Di lapangan, memang ditemukan banyak sekali debu yang menempel, tapi peneliti tidak menemukan adanya jejak serangga ataupun binatang lainnya, kecuali nyamuk. Hal ini mungkin saja disebabkan oleh dinginnya suhu ruangan yang tidak disukai oleh serangga dan binatang pengerat lainnya. Ryan: “Disini sih jarang ya nemu yang begituan, kalo sekalinya ada nanti langsung panggil bagian sanitasi buat dibersihin.“ Christina: “Kalo fumigasi sih kayanya belom pernah ya, paling fogging buat nyamuk aja sih, soalnya nyamuknya banyak disini.“ Izzie: “Sebenernya sih ada kebijakan tertulisnya, cuman balik lagi ke personalnya. Jadinya sekarang berdasarkan permintaan aja.” Berdasarkan jawaban dari informan dapat dikatakan bahwa pelaksanaan fumigasi atau tindakan lain untuk menghilangkan atau mengusir serangga dan binatang pengerat dilakukan berdasarkan permintaan dari pihak URM ke bagian sanitasi. Harvey (1992: 75) menyatakan bahwa pengendalian hama dan pengerat dengan mennggunakan bahan kimia seperti fumigasi dan penggunaan pestisida dan fungisida hanya memberikan efek sementara untuk menghilangkan masalah. Forde (2007: 216) menjelaskan bahwa penggunaan bahan kimia untuk mengusir serangga dan pengerat dapat membahayakan kesehatan orang-orang dan benda arsip lainnya. Lebih lanjut, Harvey (1992: 148) menyatakan bahwa fumigasi merupakan metode pasif dalam menghilangkan biological agent. Penggunaan Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

44

fumigasi berbahan kimia membutuhkan saran dari seorang ahli

untuk

mempertimbangkan resiko kesehatan baik untuk fumigator dan orang-orang yang bekerja ditempat yang telah/akan dilakukan penyemprotan. Maka dari itu, sebaiknya menggunakan cara-cara non-kimiawi untuk mengusir serangga dan hama. Meskipun pihak URM meyakini bahwa didalam URM tidak terdapat serangga dan binatang pengerat lainnya (karena mereka jarang menemukan biological agent tersebut) bukan berartu URM sudah terbebas dari serangan biological agent. Karena keyakinan tersebut, maka tidak terlihat adanya usaha atau niatan untuk menjaga rekam medis. Bisa dikatakan mereka mengandalkan bagian sanitasi untuk melakukan fumigasi untuk menghilangkan biological agent, meskipun pelaksanaan fumigasi dilaksanakan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh pihak URM sendiri.

Tempat Penyimpanan (Shelving) Harvey (1992: 77) menjelaskan bahwa tempat dan alat penyimpanan yang tidak sesuai atau tidak mendukung keselamatan rekod dapat menimbulkan kerusakan mekanis dan kimiawi bagi rekod itu sendiri. Morrow (1982: 68) menyatakan bahwa tujuan dari tempat penyimpanan (shelving) adalah untuk menyediakan akses menuju koleksi yang siap digunakan. Rak penyimpanan memiliki

fungsi

sebagai

pendukung

buku

secara

fisik,

struktur

dan

penyusunannya harus bisa memastikan preservasi dan penggunaan koleksi secara efektif. Lemari penyimpanan yang dimiliki URM RSUD Tarakan terdiri dari dua jenis lemari, yaitu stack shelf dan roll o’pack shelf. Kedua jenis lemari ini sudah memiliki proteksi terhadap api. Kemudian untuk menyimpan rekod/rekam medis terdapat folder box yang masing-masingnya memiliki nomor sendiri untuk mengelompokkan rekod/rekam. Izzie: “Kita sudah mengajukan ke direktur buat ganti lemarinya jadi roll o’pack semua, nanti lemarinya punya kunci sendiri yang teken pake jari itu.”


45

Morrow (1982: 68) menyatakan bahwa penyusunan lemari penyimpanan harus dibuat sefleksibel mungkin untuk memungkinkan lemari dapat menyimpan rekod apabila terjadi ledakan rekod. Lemari penyimpanan yang terlalu rapat juga dapat merusak kertas seperti kertas menjadi robek dan lusuh karena harus ditarik paksa untuk keluar masuk. Sayangnya, dilapangan, peneliti melihat bahwa folder box yang digunakan untuk menyimpan rekam medis tampak sudah penuh, namun masih dipaksa masuk oleh pegawai URM sehingga tidak sedikit rekam medis yang mengalami kerusakan akibat proses penarikan rekam medis tersebut.

4.3.4. Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis Jadwal Retensi Rekam Medis Jadwal retensi rekod adalah sebuah daftar rekod yang komprehensif yang menunjukan lamanya sebuah rekod disimpan (Read-Smith, 2008: 204). ReadSmith juga menjelaskan bahwa kebijakan retensi memungkinkan untuk memusnahkan rekod yang sudah tidak memiliki nila guna bagi organisasi, karena sudah tidak memungkinkan lagi bagi organisasi untuk menyimpan rekod tersebut lebih lama, mengingat terbatasnya tempat yang dimiliki, terbatasnya peralatan yang digunakan untuk merawat rekod tersebut, dan terbatasnya tenaga atau SDM yang dibutuhkan untuk mengurus rekod tersebut. Ira Penn (1994: 107) mengatakan bahwa penyusutan merupakan pondasi dari sebuah jadwal retensi. Penyusutan merupakan proses yang menentukan jangka waktu sebuah rekod disimpan oleh organisasi yang menciptakannya. Dengan dilakukannya penyusutan, maka akan mengurangi jumlah rekod yang ada yang dianggap sudah tidak diperlukan lagi dan dapat memberikan tempat bagi rekod baru. Unit rekam medis RSUD Tarakan memiliki jadwal retensi rekam medis, yang mengatur mengenai penyusutan rekam medis sampai dengan pemusnahan rekam medis yang sudah tidak terpakai lagi. Penyimpanan rekam medis aktif dilakukan selama 5-6 tahun. Penyusutan rekam medis di URM RSUD Tarakan adalah apabila si pasien tidak melakukan kontrol terhitung 5 (lima) tahun sejak kunjungan terakhirnya. Hal ini berlaku untuk seluruh jenis rekam medis pasien.


46

Apabila pasien selalu melakukan follow up medical-nya secara rutin maka rekam medisnya akan tetap berstatus aktif. Tindakan yang dilakukan URM RSUD Tarakan dalam menyimpan rekam medis telah sesuai dengan PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang menjelaskan bahwa untuk rekam medis pasien rawat inap disimpan sekurangkurangnnya 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan, setelah melewati batas waktu, maka rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis (informed consent).

Pemusnahan Rekam Medis Menurut ISO 15489-1 (2001: 3), pengertian disposisi adalah serangkaian proses yang berhubungan dengan pengimplementasian retensi, penghancuran, atau keputusan pemindahan rekod yang sudah didokumentasikan. Rekam medis yang sudah berstatus in-aktif dipindahkan kedalam ruang logistik, dikumpulkan dengan rekam medis in-aktif lainnya sebelum diubah statusnya menjadi non-aktif (dimusnahkan). Prosedur pemusnahan rekam medis dilakukan dengan cara dibubur (pulp) dengan bekerja sama dengan pihak ketiga (outsourcing). Pada saat proses pemusnahan ini, terdapat sebuah tim yang telah dibentuk oleh direktur rumah sakit yang berperan sebagai saksi atas prosedur pemusnahan tersebut. Sebelum rekam medis dimusnahkan, informasi-informasi yang dianggap penting diambil terlebih dahulu untuk disimpan secara permanen. Ryan: “Ntar kita menyaksikan peleburannya, bener gak tuh dileburnya, ntar kan ancur jadi bubur. Iya itu yang 5-6 tahun ga kontrol lagi, tapi kan yang penting-pentingnya diambil dulu siapa tau ntar dibutuhin.” Alex: “Kita musnahin rekam medisnya pertahun.” Sejumlah informasi penting diambil terlebih dahulu dari berkas-berkas rekam medis yang akan dimusnahkan. Informasi penting ini disimpan dan dikumpulkan untuk disimpan permanen diruang logistik. Rekam medis yang disimpan permanen itu dimasukkan kedalam kardus dan dijaga supaya terhindar dari air.


47

Alex: “Informasi yang pentingnya disimpen dikardus trus dijaga supaya jangan sampe kena air.“ Beberapa tahun yang lalu, pihak URM RSUD Tarakan memiliki sendiri alat yang dipergunakan untuk menghancurkan rekam medis, yang bernama Incinerator. Lokasi alat ini berada di bagian belakang gedung DP I, tidak terlalu jauh dari lokasi UGD. Karena banyaknya jumlah rekam medis yang harus dimusnahkan, alat ini menjadi rusak dan pada akhirnya pihak URM tidak menggunakan alat ini lagi untuk memusnahkan rekam medis. Alat ini sekarang dipergunakan untuk membakar atau menghancurkan peralatan medis seperti jarum suntik, masker, dan lain-lainnya. Berdasarkan paparan informan, dapat dipastikan seluruh pegawai mengetahui proses penyusutan dan pemusnahan rekam medis. URM RSUD Tarakan juga memiliki jadwal retensi yang tertulis. Untuk melakukan prosedur pemusnahan tersebut, terdapat sekelompok tim yang telah dibentuk oleh direktur, kemudian tim ini bekerja sama dengan pihak ketiga dalam menyelenggarakannya, mengingat banyaknya jumlah rekam medis yang harus dimusnahkan. Penggunaan pihak ketiga ini dapat kita temukan pada ISO 15489-2 (2001: 21) yang menjelaskan bahwa penghancuran bentuk fisik rekod dapat dilakukan oleh pihak ketiga yang dipekerjakan untuk melakukan tugas tersebut.

4.3.5. Pengkajian Resiko Bencana Pengkajian resiko bencana diperlukan untuk menghindari efek samping dari sebuah bencana, seperti kehilangan harta benda dan dokumen penting, juga lainnya. Pengkajian resiko bencana adalah sebuah kajian yang mengidentifikasi sejumlah faktor yang mempunyai potensi terjadinya bencana, sehingga organisasi dapat mengantisipasi serangan dari bencana tersebut dan mengurangi atau mencegah hilangnya dokumen dan barang berharga lainnya yang sangat bernilai bagi organisasi. Organisasi sebaiknya melakukan analisis resiko untuk menentukan tempat penyimpanan secara fisik dan cara penanganan yang sesuai dengan rekod mereka (ISO 15489-2, 2001: 18). Mengutip pernyataan Forbes ‘manajemen dan pengkajian resiko akan menyelamatkan banyak hal dibandingkan tindakan penyelamatan itu sendiri‘ Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

48

Forde (2007: 116) menjelaskan bahwa pada tahap praktik, pengkajian resiko ini terdiri dari 3 hal, yaitu: pengidentifikasian resiko, menentukan level signifikansi, dan memastikan bahwa hal yang kecil tersebut belum menjadi suatu masalah yang besar. Harvey (1992: 53) menjelaskan bahwa untuk dapat mengetahui masalah apa saja yang muncul dari lingkungan sekitar organisasi dapat dilakukan survey lingkungan. Survey lingkungan ini dapat menjelaskan dengan lebih detail kondisi lingkungan secara fisik terhadap tempat penyimpanan rekod. Harvey membagi survey ini menjadi 4 tahapan, yaitu: bangunan, lingkungan disekitar bangunan, keamanan bangunan, dan area kerja.

1. Bangunan ISO 15489-2 (2001: 18) menyatakan bahwa untuk dapat menyimpan dan melindungi rekod, maka lokasi haruslah mudah untuk diakses dan tidak berada di daerah yang memiliki potensi bencana eksternal. Struktur bangunan itu sendiri juga harus sesuai dan memiliki tingkat suhu dan kelembapan yang stabil, memiliki perlindungan dari api dan air, serta kontaminasi (seperti radioaktif, racun, dan lumut), peralatan keselataman, melakukan pengontrolan akses terhadap area penyimpanan, sistem deteksi bagi orang-orang yang tidak memiliki kewenangan untuk memasuki area, dan perlindungan yang sesuai untuk melindungi dari serangan serangga atau hama. Secara keseluruhan, bangunan RSUD Tarakan ini telah mengalami renovasi dan perluasan bangunan sekitar tahun 2003 sampai dengan tahun 2006 lalu. Akibat dari renovasi gedung, URM yang semula berlokasi di lantai 1 kini harus menempati ruangan di basement. Perlu diketahui bahwa disebelah kanan dan dibelakang rumah sakit ini terdapat Kali Cideng. Meskipun Kali ini belum pernah mengalami kebanjiran dan memiliki tanggul yang baik namun tetap saja aliran sungai ini merupakan salah satu ancaman bagi rumah sakit. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, URM ini berada di basement rumah sakit dan letaknya berada di bagian belakang. Karena ukuran rumah sakit yang tidak terlalu besar, maka akses menuju URM ini cukup mudah. Sebagai tempat penyimpanan rekam medis ukuran ruang URM ini


49

bisa dikatakan tidak begitu besar, hanya ada satu ruangan yang memiliki ukuran yang cukup besar, yaitu ruangan logistik yang memang digunakan untuk menyimpan rekam medis aktif dan inaktif sekaligus. Ryan: “Kalo dibasement kuat, kalo gempa juga ga bakal ambruk. Apalagi ini dibawah, udah basement, basement lagi.“ Christina: “Karena ini basement ya, seharusnya sih proteksinya lebih lagi.“ Izzie: “Kalo gempa, kan udah dipasang anti gempa, pasak bumi itu, jadi tahanlah ya.“ Fakta dilapangan menunjukkan ketidak sesuaian dengan point yang dipaparkan oleh Forde. Forde (2007: 55-57) menyatakan bahwa keamanan gedung dijauhkan dari tempat militer, tanaman yang berbahaya atau pabrik kimia, bandar udara, sungai, polutan, dan daerah lautan. Terlihat dari hasil wawancara dengan informan bahwa sebagian dari pegawai URM ini meyakini bahwa lokasi mereka yang berada dibasement akan aman dari bencana dan penggunaan pasak bumi yang dapat mengkokohkan bangunan dapat menjaga mereka dari bencana, meskipun sebagian lagi masih mengkhawatirkan keamanan bangunan ini sendiri.

2. Lingkungan disekitar Ruang Penyimpanan Dengan menyediakan lingkungan yang sesuai bagi ruang penyimpanan, maka dapat menjaga agar rekod atau koleksi yang disimpan dapat terjaga dari serangan biological agents untuk menghindari kerusakan yang lebih buruk. Untuk menjaga lingkungan, maka perlu diperhatikan suhu dan kelembapan relatif disuatu ruangan. Harvey (1992: 41-43) menjelaskan bahwa kelembapan relatif didefinisikan sebagai suhu adalah sejumlah volume air di udara yang dihitung dalam persentase jumlah maksimum udara yang diperbolehkan sampai pada batas tertentu yang sama dengan suhu. Semakin hangat udaranya maka semakin banyak kelembapan yang dibutuhkan, dan apabila suhunya semakin tinggi tapi tidak ada kelembapan tambahan maka tingkat kelembapan relatifnya akan menurun. Apabila suhunya terlalu tinggi, maka akan meningkatkan kecepatan perubahan reaksi kimia yang mempercepat terjadinya kerusakan. Jikalau tingkat suhu dan kelembapan relatif


50

terlalu tinggi, maka akan timbul lumut. Berikut adalah tabel hubungan antara suhu dan kelembapan relatif. Temperatur

Kelembapan Absolut (g/kg)

°C

20% RH

60% RH

100% RH

0

0.38

2.28

3.82

20

1.43

8.69

14.61

40

4.55

38.50

48.64

60

12.50

83.55

152.45

Tabel 4.1. Hubungan antara suhu dan kelembapan relatif – Harvey

Penting untuk diingat bahwa suhu perlu dijaga agar tetap rendah sebisa mungkin dan secara perlahan menjaga perubahan suhu dan kelembapan relatif yang sering mengalami perubahan. Untuk kelembapan relatif, apabila sudah mencapai dibawah 30% akan sangat berbahaya karena koleksi akan menjadi kering atau rapuh sehingga mudah untuk hancur, dan apabila sudah diatas 75% maka akan muncul lumut. Tingkat kelembapan relatif yang ideal adalah sekitar 47% dengan suhu sekitar 20°C. Morrow (1982: 66) menyatakan bahwa pendingin udara (AC) tidak dapat mengontrol kelembapan secara spesifik. Kelembapan udara dapat dikontrol dengan menggunakan AC apabila sudah memasuki bulan-bulan yang lebih panas. Apabila selama musim dingin, tidak menggunakan alat pelembab udara, maka kelembapan udara akan langsung menurun drastis. Penggunaan AC di ruangan URM RSUD Tarakan selalu menyetel AC pada suhu 16-20°C. Suhu yang ada diruangan ini bisa dibilang cukup dingin, namun para pegawai URM tidak mengeluhkan dinginnya suhu ruangan. Meskipun ruangan sudah diberikan pendingin udara, namun AC tersebut belum bisa mengontrol kelembapan udara. Christina: “AC nya sih baru digedein kalo emang udah pada kedinginan aja, kalo lagi pada kepanasan ya dikecilin, ya pokoknya sedinginnya aja deh.“ 3. Keamanan Bangunan Keamanan di ruang penyimpanan merupakan salah satu bagian yang perlu diperhatikan. Hal ini diperlukan untuk mencegahnya berbagai macam serangan


51

dari luar, seperti pencurian, kehilanga, dan juga bencana. Sistem keamanan yang baik akan berpengaruh pada perlindungan rekod yang baik pula. Namun perlu diingat, bahwa penggunaan keamanan perlu disesuaikan dengan kepentingan dan kegiatan bisnis organisasi yang menyelenggarakan. Dalam melakukan keamanan dan penyelamatan pada saat bencana, tentu saja keamanan para pegawai perlu diutamakan. Untuk mengantisipasi dari serangan api, pintu tahan api (fire doors) perlu dipasang dan dirawat sebaik mungkin, sehingga nanti pada saat terjadi bahaya kebakaran, pintu ini dapat melindungi rekod dengan baik dan mencegah supaya kobaran api tidak sampai masuk kedalam ruang penyimpanan rekod. Perlu diperhatikan juga untuk menjauhkan segala peralatan dan benda-benda yang dapat mudah terbakar. URM RSUD Tarakan memiliki 3 pintu tahan api yang sekaligus berfungsi sebagai pintu keluar darurat. Menurut pengakuan pegawai, pintu tersebut masih berfungsi dengan baik. Peter: “Pintu ini masih bagus. Masih bisa dipake. Iya dong, pintunya tahan api, kalo ga ntar gimana kalo mau kabur?“ Ryan: “Pintunya yang ini kan dipake kalo ada bahaya aja, kebakaran gitu misalnya, buat darurat kalo ada apa-apa, buat nyelametin diri gitu. Pintunya masih bisa dipake, cuman emang buat darurat aja, bukan buat yang sehari-hari. Kan pintu ini nyambungnya ke lorong depan.“ Selain pintu api, tersedia juga alat pemadam kebakaran (fire extinguisher). Jumlah alat pemadam kebakaran ini berjumlah dua buah yang tersedia diruang logistik dan filing, meskipun ukuran alat ini berbeda satu sama lain. Alat pemadam kebakaran ini diganti setiap setahun sekali oleh bagian IPRS. Peter: “Ini alatnya diganti setaun sekali sama orang IPRS.” “Ini alat pemadam masih bagus kok. IPRS ntar yang ngecek beginian.“ Ryan: “Ini semua yang diatas ini masih bisa dipake, masih bagus ini semua.“ Izzie: “Saya kurang tahu ya berapa cc air yang keluar dari ini.”


52

Perawatan peralatan seperti ini merupakan salah satu hal yang vital apabila sewaktu-waktu bencana terjadi, peralatan ini dapat bekerja dengan baik. Peralatan yang telah dimiliki URM RSUD Tarakan ini telah sesuai dengan penjelasan Forde mengenai peralatan standar yang sebaiknya dimiliki, seperti smoke detector, water sprinkle (complex air system), alarm kebakaran, alat pendeteksi panas linear, dan sistem peringatan udara awal. Meskipun URM ini belum memiliki alat canggih seperti pendeteksi panas dan sistem peringatan dini, namun usaha yang mereka miliki untuk menjaga rekam medis mereka sudah cukup baik. Selain bahaya yang datang dari api, air juga bisa menjadi masalah yang serius. Harvey (1992: 80) menyatakan bahwa bahaya yang datang dari air dapat bersifat menghancurkan dan sebisa mungkin untuk menghindarinya. Bahaya yang datang dari air ini dapat berupa banjir, tornado, air yang digunakan pemadam kebakaran, gempa, kebocoran pipa air, dan lainnya. Morrow (1982: 75) menjelaskan bahwa ruang penyimpanan atau perpustakaan yang memiliki masalah dengan air sebaiknya tidak menyimpan koleksi diruang basement, atau tidak menaruh koleksi dibawah lemari. Untuk mengantisipasi hal ini, bisa dipasang alat pendeteksi air dan alat ini dapat disambungkan dengan sistem alarm utama. Alat ini bisa ditempatkan ditempat-tempat yang berdekatan dengan sumber air. Bahaya dalam skala yang besar dapat terjadi sewaktu-waktu, misalnya kebocoran pipa yang semula kecil kemudian menjadi besar. Pada langit-langit pintu masuk menuju URM, terdapat kumpulan jamur yang sudah menghitam akibat bocornya pipa air, tetesan air yang mengalir ini kemudian ditampung dengan menggunakan ember yang diletakkan didepan pintu masuk URM. Terkait mengenai kebocoran ini, para pegawai tampaknya tidak terlalu mengkhawatirkan masalah ini karena menurut mereka, kebocoran yang terjadi ini masih dalam skala yang kecil dan terjadi berulang kali. Alex: “Itu soalnya sering bocor, nanti kalo abis dibetulin suka bocor lagi, jadinya uda ga meratiin lagi.“ Christina: “Karena bocor yang didepan itu belom besar jadinya ya gapapa.“


53

Gambar 4.4. Kebocoran yang terjadi didepan ruang URM.

Kebocoran air juga pernah terjadi didalam salah satu ruangan kantor pegawai. Kebocoran air ini berasal dari pendingin udara. Letak pendingin udara ini berada diatas komputer kantor. Namun, tidak seperti kebocoran yang terjadi didepan pintu masuk, kebocoran pendingin udara ini segera diatasi secepat mungkin. Dari paparan para informan dapat disimpulkan bahwa mereka tidak terlalu khawatir dengan kebocoran pipa yang terjadi didepan ruangan mereka. Mereka menganggap bahwa itu adalah kebocoran biasa dan tidak berpotensi untuk menimbulkan bencana. Meskipun ada kekhwatiran, tapi rasa khawatir itu tidaklah terlalu besar. Mereka percaya dan berdoa bahwa kebocoran tersebut tidak akan mengakibatkan hal-hal yang berujung pada bencana besar. Pernyataan informan ini sesuai dengan Morrow (1982: 75) menjelaskan bahwa gedung yang dipelihara dengan baik dapat mencegah berbagai situasi dan hal-hal yang dapat berujung pada terjadinya bencana, namun hanya nasib baiklah yang dapat melindungi perpustakaan dari bencana besar. Tapi memang sebaiknya disetiap perpustakaan menyiapkan tindakan cepat untuk segera menyelamatkan koleksi dari bahaya minor ataupun major.

4. Area Kerja dan Penyimpanan Peralatan dan penggunaan benda-benda yang tidak mendukung masa hidup rekod dapat mengakibatkan rusaknya rekod, baik secara kimiawi maupun


54

mekanis. Ruang penyimpanan juga perlu dijauhi dari berbagai macam peralatan dan benda lainnya yang dapat mengancam keselamatan rekod itu sendiri. Seluruh peralatan dan perlengkapan yang ada didalam ruang penyimpanan sebaiknya menggunakan alat-alat yang sesuai dengan tugasnya (tepat guna) sekaligus tidak menimbulkan bahaya. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, URM RSUD Tarakan terdiri dari empat ruangan, dua diantaranya merupakan ruang penyimpanan rekam, yaitu ruang filing dan ruang logistik. Ruang filing merupakan tempat penyimpanan rekam medis aktif. Ruangan ini berukuran sekitar 10x7m. Rekam medis diletakkan di rak besi dan diatas rak-rak besi ini terdapat berbagai macam pipa yang beraneka macam warnanya dan alat lainnya yang terpasang menggantung begitu saja, seperti: 1. Pipa air bersih (warna biru)

6. Pipa vacuum

2. Pipa air limbah (air kotor) (warna putih)

7. Smoke detector

3. Kabel listrik

8. Speaker

4. Pipa water sprinkle (warna merah)

9. Kabel listrik

5. Pipa AC sentral (warna hitam)

10. Lampu

Gambar 4.5. Keadaan ruang filing.

Ruang logistik ini adalah ruangan yang digunakan untuk menyimpan rekam medis yang aktif dan inaktif. Ruangan yang berukuran sekitar 30x5m ini bisa dikatakan sebagai gudang penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif.


55

Ruangan ini berada satu lantai dibawah ruangan kerja URM. Pada ruangan ini juga ditemukan banyak pipa-pipa berwarna yang menggantung, seperti: 1. Pipa air bersih (warna biru)

8. Selang AC

2. Pipa air limbah (air kotor) (warna putih)

9. Smoke detector

3. Pipa carrier

10. Speaker

4. Kabel listrik

11. Kamera CCTV

5. Pipa water sprinkle (warna merah)

12. Kabel listrik

6. Pipa AC sentral (warna hitam)

13. Lampu

7. Pipa vacuum

Gambar 4. 6. Keadaan ruang logistik.

Tentu saja hal ini menimbulkan kekhawatiran karena pipa-pipa itu menggantung begitu saja tanpa pelindung ataupun langit-langit. Para pegawai rekam medis juga sebenarnya mengkhawatirkan ancaman ini, namun tidak bisa berbuat banyak mengingat hal ini adalah keputusan para pengurus manajemen rumah sakit. Seluruh saluran pipa ini mendapatkan perawatan masing-masing sesuai dengan bagian yang menanganinya, misalnya perawatan untuk pipa water sprinkle ditangani oleh bagian IPRS dan perawatan untuk AC menggunakan perusahaan outsourcing yang telah ditunjuk sebelumnya. Namun perawatan pipapipa ini tidak dilakukan secara rutin. Ryan: “Kan pipanya diperiksa sama IPRS, yah semoga aja sih ga sampe bocor, bahaya banget kalo sampe kena, gimana kita gantinya ntar.” Izzie: “Khawatir banget lah. Kita juga udah ngajuin ke direktur buat ditutup, tapi masih nunggu dana, cuman kemaren kita udah dapet persetujuan dari atasan.”


56

Dari paparan para informan, terlihat bahwa mereka sudah mengajukan permintaan untuk segera menutup pipa-pipa tersebut namun keinginan mereka terbentur dengan sejumlah urusan birokrasi dan dana.

4.3.6. Alih Media Harvey (1992: 160) menyatakan bahwa tujuan dari alih media adalah untuk menggunakan isi intelektual dari suatu benda selama mungkin, dengan menyimpan master copies ditempat yang tepat karena hal ini merupakan bagian yang vital dari program alih media. Master copies tersebut juga harus disimpan ditempat yang baik dan benar sehingga kopian tersebut dapat digunakan dimasa depan dengan jangka waktu yang lama. Unit rekam medis RSUD Tarakan telah melakukan alih media kedalam bentuk mikrofilm dan elektronik; CD (compact disc) dan database elektronik. Proses pengalihan media ini dilakukan oleh para staf rekam medis dan bekerja sama dengan bagian IT. Jenis data yang dialih media merupakan data rekam medis yang merupakan hasil penyusutan (informasi penting) rekam medis. Emmy: “Iya, kita kerja sama sama bagian IT buat bikin begituan (alih media).” Akan tetapi, karena alat untuk membaca mikrofilm yang dimiliki mengalami kerusakan, maka saat ini proses alih media mengggunakan teknik digitalisasi/elektronik saja, dengan menyimpannya didalam CD dan hard disk. Penyimpanan CD yang telah dialih media ini kemudian disimpan di ruang MIK. Izzie: “Alat yang kita punya lagi rusak yang buat mikrofilm, jadinya dimasukin ke CD aja dulu sama komputer.” Unit rekam medis RSUD Tarakan ini memilih untuk menggunakan bentuk mikrofilm dan digitalisasi sebagai format alih media karena menurut mereka, bentuk digital dan mikrofilm ini dinilai lebih aman dan sesuai dengan ketentuan yang telah dikeluarkan oleh PORMIKI. Izzie: “Kita milih bentuk ini karena lebih aman, berdasarkan pengalaman juga sih, lagian itu kan juga uda ada ketentuannya dari PORMIKI.”


57

Menurut pedoman Virginia Public Records Management Manual (2012: 23) perlu dilakukannya analisis terhadap rekod sebelum keputusan akhir (alih media) dilakukan atau diputuskan, dengan mempertimbangkan sejumlah faktor, seperti: memiliki nilai historis atau nilai penting lainnya serta kondisi fisiknya sudah tidak terlalu bagus, memiliki masa retensi yang panjang/lama, memiliki tingkat temu kembali yang tinggi, digunakan/dibutuhkan oleh banyak orang, dibutuhkan di sejumlah lokasi, memiliki nilai guna penelitian, memakan banyak tempat, perlu ditempatkan secara terpisah demi (alasan) keamanan, dan tidak berhubungan dengan kegiatan bisnis organisasi sehari-hari. Berdasarkan paparan informan diatas, maka bisa disimpulkan bahwa unit rekam medis RSUD Tarakan telah mempertimbangkan sejumlah faktor penting sebelum melakukan alih media.


BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka kesimpulan dari penelitian ini adalah unit rekam medis RSUD Tarakan Jakarta berlokasi di basement dimana ruangan ini sangat tertutup dan berada di bagian pojok bangunan. Sebagian besar dari para pegawai mengkhawatirkan keamanan bangunan rumah sakit apabila terjadi gempat ataupun bencana lain, sedangkan sebagian lagi mengaku tidak mengkhawatirkan keamanan bangunan terhadap bencana. Lokasi ruangan yang berada di basement, dimana tidak adanya jendela untuk sirkulasi ataupun sinar matahari, membuat para karyawan harus menggunakan AC setiap harinya. Hal ini tentu saja membuat berkumpulnya debu didalam ruangan, mengingat ruangan ini juga jarang melakukan pembersihan. Sehingga, kesehatan para pegawai cukup mengkhawatirkan akibat debu yang berkumpul didalam ruangan. Dampak kerusakan yang diakibatkan oleh debu itu sendiri terhadap rekam medis adalah memungkinkan timbulnya biological agent, hama/serangga, dan binatang pengerat. Mengingat lokasi dengan tempat yang memiliki banyak debu disukai oleh para makhluk pengerat tersebut (karena tidak adanya keseimbangan antara suhu dengan kelembaban relatif). Meskipun pihak sanitasi telah melakukan penyemprotan pestisida/insektisida dan juga memasang perangkap, belum tentu binatang-binatang tersebut dapat hilang begitu saja. Keamanan ruangan sendiri bisa dikatakan sudah cukup memadai, URM memiliki sejumlah kamera CCTV dan alarm yang terpasang dan aktif, namun mereka masih menggunakan kunci biasa sebagai akses alat masuk menuju ruang URM. Yang memiliki kunci cadangan menuju ruang URM tidak hanya pegawai URM itu sendiri, namun juga beberapa pegawai lain (tertentu). Hal ini tentu saja dapat membahayakan keamanan rekam medis itu sendiri. Pada tempat penyimpanan rekam medis (ruang filing dan ruang logistik), ditemukannya berbagai jenis pipa yang menggelantung begitu saja tanpa adanya pengamanan atau penutup yang berada tepat diatas rak-rak penyimpanan rekam 58 Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

59

medis. Hal ini tentu saja dapat membahayakan keselamatan rekam medis itu sendiri maupun keselamatan para pegawainya, mengingat pipa-pipa tersebut berisikan berbagai macam jenis cairan. Ditemukan juga adanya kebocoran pipa air yang sering terjadi didepan pintu ruang masuk URM. Bekas rembesan air itu sudah menimbulkan noda hitam dan juga jamur pada langit-langit. Meskipun jumlah volume air yang keluar tidak banyak (hanya tetesan air) namun hal ini cukup mengganggu karena adanya ember yang terletak didepan pintu URM untuk menampung tetesan air itu dapat mengganggu aktifitas para pegawai untuk keluar dan masuk ruangan. Usaha pencegahan minimal yang dilakukan atau diupayakan oleh pihak manajemen rumah sakit dan unit rekam medis itu sendiri tidak banyak yang bisa dilakukan. Pencegahan minimal yang dilakukan oleh URM untuk melindungi rekam medisnya dari pipa-pipa yang menggelantung tersebut hampir tidak ada, mereka sudah mengajukan untuk dilakukannya pemasangan penutup atau langitlangit untuk menutupi pipa-pipa itu dan baru-baru ini pihak manajemen rumah sakit bersedia untuk memindahkan unit rekam medis itu ketempat yang lebih besar dan lebih aman. Untuk kebocoran pipa air didepan ruangan itu sendiri, pihak URM telah berulang kali melakukan perbaikan namun kebocoran tersebut kembali terjadi, tidak diketahui dengan pasti penyebab kebocoran tersebut.

5.2. Saran Berdasarkan penjelasan yang telah dikemukakan peneliti sebelumnya, maka saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut: 1. Penggunaan kunci sebaiknya diganti dengan menggunakan kunci elektronik dan memperketat akses masuk menuju URM. 2. Perlu ditambahkannya pintu keluar darurat untuk ruang logistik, mengingat ruangan tersebut hanya memiliki satu pintu masuk. Hal ini dapat berguna bagi para karyawan sebagai jalur evakuasi. 3. Perlu adanya suatu kebijakan penanggulangan bencana yang secara khusus diaplikasikan pada unit rekam medis itu sendiri. 4. Perlu disediakannya tool box bagi para pegawai untuk melakukan inspeksi disekitar ruangan rekam medis apabila ditemukan adanya suatu hal yang


60

dapat mengancam keamanan dan keselamtan rekam medis dan para pegawai lainnya. 5. Sebaiknya kebocoran yang terjadi didepan ruang URM ditangani dengan baik untuk menutup atau menghentikan kebocoran tersebut secara jangka panjang ataupun permanen.


DAFTAR PUSTAKA

AHIMA. (2012). e-Discovery Glossary of Terms and Acronyms. 30 Juni 2012. http://www.ahima.org/downloads/pdfs/publications/AB123109%20GLOSSter ms.pdf Amsyah, Zulkifli. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. CalPreservation. (2005). Generic disaster plan workbook. Module 1: disaster preparedness and prevention. 15 Februari 2012. http://calpreservation.org/disasters/generic/plan_toc.html Cresswell, John. W. (2009). Research Design: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods Approaches. California: Sage. Forde, Helen. (2007). Preserving Archives. London: Facet Publishing. Goel, S. L., (2001). Health Care System and Management: Health Care Management & Administration. New Delhi: Deep & Deep. Hanafiah, M. Jusuf., & Amri Amir. (1999). Etika Kedokteran dan Hukum Kesehatan. Jakarta: EGC. Harvey, Ross. (1992). Preservation in Libraries: Principles, Strategies, and Practices for Librarians. London: Bowker-Saur. IFLA. Principles for the Care and Handling of Library Material. 23 Februari 2012. http://archive.ifla.org/VI/4/news/pchlm.pdf Indonesia. Ikatan Dokter Indonesia. (2002). Kode Etik Kedokteran Indonesia dan Pedoman Pelaksanaan Kode Etik Kedokteran Indonesia. Jakarta. Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran. Indonesia. Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Indonesia. Konsil Kedokteran Indonesia. (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia. 61 Universitas Indonesia


62

ISO 15489-1. (2001). Information and documentation – records management part 1: general. ISO 15489-2. (2001). Information and documentation – records management part 2: guidelines. Lewis, Jonathan Rhys. (2000). Conservation and Preservation Activities in Archives and Libraries in Developing Countries: An Advisory Guideline on Policy and Planning. 15 Februari 2012. http://www.asrm.org/uploadedFiles/ASRM_Content/News_and_Publications/P ractice_Guidelines/Guidelines_and_Minimum_Standards/Guidelines_for_deve lopment(1).pdf The Library of Virginia. (2012). Virginia Public Records Management Manual. Virginia: Library of Virginia. 22 April 2012. http://www.lva.virginia.gov/agencies/records/manuals/vprmm.pd f Kennedy, Jay., & Cherryl Schauder. (1998). Records Management: a guide to corporate record keeping. South Melbourne: Longman. Morrow, Carolyn Clark. (1982). The Preservation Challange: a Guide to Conserving Library Materials. New York: Knowledge Industry Publications. National Library of Australia. Part 1: Disaster Preparedness and Prevention Policy.

14

Februari

2012.

http://www.nla.gov.au/collection-disaster-

plan/disaster-preparedness-and-prevention --------------------------------------. Part 2: Disaster Actions. 23 Februari 2012. http://www.nla.gov.au/collection-disaster-plan/disaster-actions Penn, Ira A., Gail B. Pennix, Jim Coulson. (1994). Records Management Handbook. Hampshire: Gower. Read, Judith., & Mary Lea Ginn. (2008). Records Management. Ohio: SouthWestern Cengage Learning. Texas State Library and Archives Commission. (1998). Disaster Preparedness. 14 Februari 2012. https://www.tsl.state.tx.us/slrm/recordspubs/dp.html T. Chandra Dewi. (2004). Bahan Kuliah Preservasi. Yogyakarta: Program Ps FISIPOL Universitas Gadjah Mada.

University of Illinois at Urbana-Champaign. McKinley Health Center. ___. The Medical Record.15 Juni 2012. Universitas Indonesia


63

http://www.mckinley.illinois.edu/Handouts/medical_records_faq.htm Western New York Library Resources Council. (2003). Western New York Disaster Preparedness and Recovery Manual for Libraries and Archives. 23 Februari 2012. http://www.wnylrc.org/documentView.asp?docid=35

Universitas Indonesia


LAMPIRAN 1 BAGAN

Alur Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Pendaftaran Pasien

IGD

Poliklinik

Rawat Inap

MIK

Penyimpanan Status Rekam Medis Unit Rekam Medis

64 Universitas Indonesia Upaya pencegahan..., Nadya Hairani, FIB UI, 2012

65

Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Penerimaan Pasien

Kasir

Pasien Lama

Penyimpanan Rekam Medis

Pasien Baru

Poliklinik yang Dituju

RM kembali ke URM Penyimpanan Status



66

Struktur Organisasi RSUD Tarakan Jakarta

Direktur

Komite RS

SPI

Wadir KEU & Umum

Ka Bag SDM

Ka Bag Umum & Pemasaran

Wadir Yan Med

Ka bag Keuangan dan Perencanaan

Ka Bid Pelayanan Medis

Ka Bid Penunjang Medis

Ka Bid Perawatan

Ko Sat Pel Kepegawaian

Ko Sat Pel Kesekretariatan& Legal

Ko Sat Pel Akuntansi

Ka Ins Rajal

Ka Ins Laborat

As Men Asuhan Keperawatan

Ko Sat Pel Prestasi Kerja & Remunerasi

Ko Sat Pel Pemasaran & Informasi

Ko Sat Pel Perbendaharaan & Verifikasi

Ka Ins Ranap

Ka Ins Radiologi

As Men SDM & Etika

Ko Sat Pel DIKLAT

Ko Sat Pel Rumah Tangga

Ko Sat Pel Mobilisasi Dana

Ka Ins Bedah Sentral

Ka Ins Farmasi

As Men Logistik

Ko Sat Pel Pemeliharaan Sarana

Ko Sat Pel Perencanaan & Anggaran

Ka Ins Gawat Darurat

Ka Ins Rekam Medis

SPK I

Ka Ins Khusus Yan Medis

Ka Ins Gizi

SPK II

Ka Ins Jang Medis



67

LAMPIRAN 2 TRANSKRIP WAWANCARA

Nama Informan

: Ryan

Pertanyaan Bagaimana pendapat Anda mengenai sistem keamanan yang ada?

Bagaimana pendapat Anda mengenai sistem kebersihan yang ada?

Bagaimana pendapat Anda mengenai lokasi URM yang terletak di basement?

Bagaimana pendapat Anda mengenai ketahanan bangunan?

Bagaimana pendapat Anda mengenai suhu, kelembapan, dan sirkulasi udara disini? Apakah anda merasa adanya ancaman bahaya disini?

Apa yang anda lakukan (pencegahan tindakan minimal) apabila terjadi bencana disini?

Jawaban

Interpretasi

Aman, gada masalah.

Sistem keamanan tidak memiliki masalah yang spesifik.

Debu aja sih, meskipun ada CS.

Meskipun terdapat CS, tapi debu yang berada di URM terlalu banyak.

Meskipun dibawah sini, tapi aman.

Meskipun lokasi URM berada dibasement, namun tidak ada kekhawatiran yang berarti.

Aman.

Keseluruhan struktur bangunan mampu memberikan proteksi terhadap isinya.

Gada masalah.

Tidak ada masalah dengan suhu, kelembapan, dan sirkulasi udara.

Ga ada

Tidak dirasakannya ancaman yang mengancam URM.

Ikutin aja jalur evakuasinya.

Apabila terjadi bencana, maka informan akan mengikuti jalur evakuasi untuk menyelamatkan diri.



68

Apakah ada emergency supply kit?

Apakah anda pernah mendapatkan pelatihan penanggulangan bencana?

Apakah seluruh data yang ada disini memiliki backup-nya?

Ada tabung pemadam, 2 disini 2 dibawah

Tabung pemadam kebakaran dapat digunakan untuk mencegah bahaya/bencana.

Pernah, 2x

Informan pernah mengikuti pelatihan penanggulangan bencana sebanyak 2x.

Ada sebagian dikomputer.

Rekam medis memiliki cadangan data yang berada di komputer.



69

Nama Informan

: Christina

Pertanyaan

Jawaban

Interpretasi

Bagaimana pendapat Anda mengenai sistem keamanan yang ada?

Karena pemerintah, jadi begini ajalah.

Informan merasakan bahwa keamanan yang ada kurang memuaskan, namun mengingat bahwa instansi adalah lembaga pemerintah, maka tidak banyak yang bisa dilakukan.


Kurang sih

Kebersihan yang ada di URM dinilai kurang memuaskan.

Serem.

Lokasi yang berada di basement, dan juga penerangan yang disediakan tidak banyak dan tidak memiliki jendela, maka membuat informan merasa ketakutan.

Biasa aja

Bangunan dianggap mampu melindungi dari bencana.

Kalo suhu sih emang dingin disini, tp kalo kelembapan ga ada masalah. Mangkanya kan make masker disini buat mencegah debu gitu, kan disini debu semua ya.

Suhu yang berasal dari AC membuat suhu ruangan menjadi dingin dan tidak memiliki masalah mengenai kelembapan. Sedangkan ruangan dipenuhi dengan polutan debu, sehingga membuat informan menggunakan masker untuk melindungi kesehatan.



Bagaimana pendapat Anda mengenai suhu, kelembapan, dan sirkulasi udara disini?



70

Apakah anda merasa adanya ancaman bahaya disini?





Engga sih, ga ada.

Tidak dirasakan adanya ancaman.

Lari keluar

Apabila terjadi bencana, maka tindakan yang akan dilakukan adalah menyelamatkan diri keluar ruangan.

Tabung pemadam

Tabung pemadam kebakaran merupakan alat darurat.

Belom pernah.

Informan belum pernah mendapatkan pelatihan penanggulangan bencana.

Ada file digital

Rekam medis memiliki cadangan data berupa file digital.



71

Nama Informan

: Alex

Pertanyaan

Jawaban

Interpretasi


Biasa aja sih, mendekati standard lah.

Sistem keamanan yang dimiliki mendekati standar sistem keamanan lainnya.


Terjaga, kan ada yang ngebersihin.

Sistem kebersihan yang ada terjaga kebersihannya.


Tidak mengkhawatirkan, kalo banjir sih yang khawatir, yang 5 taunan itu loh.

Informan menganggap bencana banjir 5 tahunan sebagai salah satu ancaman.

Aman

Bangunan dapat melindungi seluruh isinya

Kalo suhu sih ada AC, kan bisa diatur suhunya. Tapi biasanya emang dingin begini. Kelembapan sih biasa aja.

Informan merasa bahwa suhu ruangan dapat diatur dengan menggunakan AC dan tidak memiliki masalah dengan kelembapan ruangan.

Takut gempa aja sih.

Informan merasa bahwa gempa adalah salah satu jenis ancaman yang dapat mengancam URM.

Menyelamatkan diri.

Apabila terjadi bencana, maka informana akan menyelamatkan diri terlebih dahulu

Itu ada tabung pemadam, trus ada sprinkle juga.

Tabung pemadam kebakaran dan juga water sprinkle berguna sebagai emergency supply kit.








72


Pernah, tapi kaya pelatihan pemadam gitu loh.

Pelatihan yang pernah didapatkan informan adalah pelatihan pemadaman api.


Komputerisasi, semua uda ada rekapannya.

Seluruh rekam medis memiliki rekapan data.



73

Nama Informan

: Bella

Pertanyaan

Jawaban

Interpretasi

Belum memadai, karena para pegawai disini belum memikirikan nilai guna rekam medis.

Sistem keamanan disini belum memadai karena para pegawai tidak memahami nilai guna rekam medis, sehingga proteksi terhadap rekam medis tidak maksimal.

CS gabisa diandalkan, paling engga pegawai disini juga harus bisalah jaga kebersihan disini.

Meskipun memiliki CS untuk membersihkan ruangan, namun setidaknya para pegawai juga harus menjaga kebersihan ruangan sendiri.


Kurang memadai, aksesnya kurang.

Lokasi URM yang berada dibasement dinilai tidak memadai, sehingga akses untuk mencapai ruangan ini sulit.


Kan dulu perencanaan bangunan ini ada paku bumi, jadi tahanlah.

Dengan adanya paku bumi sebagai fondasi bangunan, maka ketahanan bangunan dapat terjamin.


Kalo suhu sama kelembapan sih gada masalah, kan udaranya selalu berputar. Kalo ventiliasi sih, nanti kalo alatnya dinyalain malah jadi berisik.

Tidak ada masalah dengan suhu dan kelembapan ruangan, karena sirkulasi udara selalu berputar.





74




Kalo dari luar sih kayanya ga ada, tapi kalo dari dalem ada

Ancaman yang dirasakan berasal dari internal atau keadaan didalam bangunan itu sendiri.

Kabur

Apabila terjadi bencana, maka hal yang akan dilakukan adalah kabur/menyelamatkan diri.

Yah, yang seadanya ajalah ini.

Emergency supply kit berupa peralatan yang sudah disediakan pihak menejemen rumah sakit.


Belom


Iya, ada dikomputer

Informan belum pernah mendapatkan pelatihan penanggulangan bencana. Rekam medis memiliki cadangan data yang berada dikomputer.



75

LAMPIRAN 3 Usulan Program Penanggulangan Bencana Pada Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tarakan Jakarta

A. Pendahuluan Rekam medis merupakan salah satu jenis rekod yang berisikan data atau informasi mengenai perihal diagnosis penyakit yang diderita oleh para pasien berikut cara pengobatan dan obat-obatan yang diberikan oleh dokter atau dokter gigi demi menyehatkan pasien. Rekam medis memiliki banyak manfaat,seperti bukti penting dalam proses hukum, referensi kepentingan penelitian dan pendidikan, indicator untuk peningkatan pelayanan rumah sakit, dan lainnya. Mengingat banyaknya manfaat rekam medis yang sangat penting baik bagi pasien, pihak menejemen rumah sakit, dan pihak lain yang memiliki kepentingan, perlu diadakannya suatu program perlindungan bencana bagi rekam medis. Program perlindungan bencana ini mampu melindungi rekam medis dari bencana, seperti kebakaran dan kebanjiran. Sehingga apabila terjadi sebuah bencana di organisasi, rekam medis dapat terselamatkan atau paling tidak dapat meminimalisirkan kerusakan yang terjadi. Jenis bencana yang sering mengancam dan memiliki efek kerusakan yang besar adalah bahaya yang berasal dari api dan air, maka cakupan dari program ini adalah mempersiapkan dan merespon situasi yang berasal dari kedua elemen tersebut. Program penanggulangan bencana ini terdiri dari 3 (tiga) tahapan, yaitu tahap pencegahan (preventive) dan kesiapan (preparedness), tanggapan (response), serta pemulihan (recovery).

B. Tujuan Tujuan utama dari program ini adalah menyediakan informasi dan juga langkahlangkah pencegahan dan penanggulangan bencana untuk merespon bencana dengan cepat guna meminimalisirkan dampak yang akan terjadi nantinya. C. Jenis Bencana 

Air (kebakaran) – Kode MERAH



Air (banjir atau water damage)



76

D. Nomor Telepon Sub-unit Nama Sub-Unit

No. Telepon

Nurse Call Station Pav. Cempaka Nurse Call Station Pav. Melati Nurse Call Station Pav. Dahlia Nurse Call Station Pav. Seruni Ruang Operasi Laboratorium Radiologi Sanitasi Gizi Laundry Poli Kulit Poli Jantung Poli Saraf Poli THT Poli Gigi

E. Nomor Telepon Darurat Nama Sub-Unit

No. Telepon

Pemadam Kebakaran PLN Gangguan Gas PMI DKI Jakarta DPU SDPU Gangguan Telepon Penerangan Ambulance Rumah Sakit 1 Rumah Sakit 2 Rumah Sakit 3 Rumah Sakit 4 Universitas Indonesia


77

Polres Metro Polsek

F. In House Emergency Team

Tim Tanggap Bencana (In House) Nama

I.

Tanggung Jawab

No. Telpon

Pencegahan (Preventive) a) Ruang Lingkup Pencegahan atau preventive merupakan tahap pertama dari program penanggulangan bencana. Tahap ini bertujuan untuk mengurangi kemungkinan kehilangan atau kerusakan yang terjadi pada saat terjadinya keadaan darurat atau bencana. Pada tahap ini kita akan melakukaan pengecekan regular yang dilakukan pada ruang penyimpanan dengan melakukan pembagian kerja secara bergilir, sehingga akan meningkatkan kewaspadaan

b) Penanggung Jawab Seluruh staf yang bertugas dan berada diruang penyimpanan rekam medis.

c) Tindakan yang Dilakukan Mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat menjadi pemicu sumber bencana dengan melakukan inspeksi atau survey yang dilakukan secara rutin dan bergilir, sehingga dapat mengetahui kerusakan sedini mungkin.  Memastikan bahwa emergency equipment (kotak P3K, fire extinguishers, dan lainnya) selalu bisa diakses kapanpun dan dalam kondisi yang baik dan lengkap.  Tutup ruang penyimpanan apabila sedang tidak digunakan. Universitas Indonesia


78

 Jangan meninggalkan barang-barang yang mudah terbakar.  Usahakan untuk selalu menjaga temperatur dan suhu dengan stabil.  Simpan barang-barang berharga ditempat yang tahan api dan anti debu, simpan di tempat yang terbuat dari besi yang tidak mudah berkarat dan tidak mudah terkelupas.  Usahakan berkas rekam medis tidak disusun terlalu rapat. Sehingga apabila terjadi bencana (semisal banjir), berkas mudah untuk ditarik.  Dilarang merokok didalam ruangan, kecuali ditempat yang telah disediakan.  Pastikan alat pemadam kebakaran secara rutin di-inspeksi dan dirawat.  Pastikan alat pemadam kebakaran mudah untuk dijangkau.  Pastikan sistem listrik dan pipa secara rutin di-inspeksi dan dirawat.  Pastikan untuk selalu menginspeksi ruangan dan melaporkan apabila ditemukan adanya keretakan pada tembok, kebocoran pipa, atau hal lainnya yang dapat mengancam keamanan rekam medis.

d) Worksheet Worksheet Internal/External Inspection List Inspeksi Bahaya Tanggal

Jenis Bahaya

Yang Menginspeksi

Incident Report Tanggal Kejadian

:

Jenis Insiden

:

Lokasi

:

Pegawai yang terlibat : Deskripsi kejadian

:



79

Nama

:

Tanggal

:

Tanda tangan

:

In House Emergency Equipment Supply Peralatan

Lokasi

Ukuran

Jumlah

Kotak/kardus Sepatu Boots Sapu Ember Disinfektan Kipas Senter Baterai Sarung tangan karet Tanngga Masker Pengki Kantong sampah plastik Handuk Sponge Selotip Vacuum

II.

Tanggapan (Response) a) Ruang Lingkup Tahap ini dilakukannya penerapan atau implenetasi kegiatan sesuai dengan apa yang telah tercantum dalam kebijakan penanggulangan bahaya. Apabila respon pegawai dalam menanggapi bahaya cepat dilakukan, maka akan mengurangi dampak kerusakan dan kehilangan yang lebih besar pada rekam medis itu sendiri.

b) Penanggung Jawab Seluruh pegawai. Universitas Indonesia


80

c) Tindakan yang Dilakukan Apabila terjadi bencana, maka seluruh pegawai diharapkan untuk mengikuti seluruh prosedur penanggulangan bencana dengan tepat dan cepat. Menghubungi nomor kontak keadaan darurat, menyalakan alarm, melakukan evakuasi, dan lainnya. Kebakaran  Tetap tenang.  Jika melihat api, segera lakukan pemadaman api dengan menggunakan alat pemadak kebakaran darurat yang berada di sekitar lokasi kejadian.  Apabila api tidak kunjung padam dalam kurun waktu 90 detik, segera lakukan konfirmasi KODE MERAH dengan memberikan lokasi kebakaran dan materi yang terbakar.  Menyalakan alarm.  Menghubungi dinas pemadam kebakaran.  Meninggalkan lokasi kejadian apabila api semakin membesar.  Semua orang diharapkan melakukan penyelamatan diri dengan menuju titik kumpul melalui tangga dan pintu darurat. Jangan lupa untuk menutup pintu darurat setelah melewatinya.  Setelah pemadaman berhasil dilakukan dan diizinkan untuk memasuki lokasi kejadian, lihat kondisi berkas rekam medis untuk mengetahui seberapa besar kerusakan yang dialami.

Banjir dan/atau water damage  Tetap tenang.  Beritahu bagian perawatan gedung dan supervisor dengan menginformasikan lokasi kejadian dan sumber kebocoran, dan apakah ada berkas yang berada dalam bahaya.  Jangan berjalan didalam air karena mungkin saja terdapat kabel-kabel yang mengandung listrik. Apabila tingkat bahaya sudah cukup tinggi segera lakukan evakuasi.  Apabila anda tahu sumber datangnya air dan mampu menanganinya sendiri, lakukan dengan hati-hati.



81

 Bersiap

untuk

segera

memindahkan

berkas

ketempat

yang

lebih

tinggi/kering/aman dengan menutupi berkas dengan plastik dan pindahkan dengan hati-hati. Jangan pindahkan berkas yang sudah basah.

III.

Perbaikan (Recovery) a) Ruang Lingkup Tahap terakhir ini, termasuk didalamnya adalah kegiatan yang dibutuhkan untuk segera melakukan perbaikan atau rehabilitasi, terutama untuk sistem yang dianggap vital.

b) Penanggung Jawab Komite Penanggulangan Bencana.

c) Tindakan yang Dilakukan Memastikan kondisi kerusakan yang dialami rekam medis, melakukan perbaikan atau konservasi minimal, melakukan tindakan penyelamatan pasca bencana sesuai dengan kebijakan penyelamatan, membersihkan lokasi dan menggantinya dengan bendabenda yang baru, membuat laporan kerusakan dan melakukan evaluasi terhadap program penanggulangan bencana yang telah dilakukan untuk lebih baik lagi dimasa yang akan datang.  Melakukan evaluasi mengenai kerusakan yang telah terjadi.  Melakukan evaluasi terhadap program penanggulangan bencana yang dimiliki untuk selanjutnya dapat ditingkatkan.  Melakukan tindakan penyelamatan terhadap berkas yang rusak dengan metode penyelamatan tertentu.  Membuat laporan.



UNIVERSITAS INDONESIA UPAYA PENCEGAHAN BAHAYA KERUSAKAN DAN PEMELIHARAAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TARAKAN JAKARTA SKRIPSI

Recommend Documents