PENYUSUTAN ARSIP REKAM MEDIS : STUDI KASUS RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA
ABSTRACT Name Major Title
: Siti Soleha : Library Science :Medical Record Disposition : A Case Study of Rumah Sakit Haji Jakarta
Siti Soleha, S.Hum Program Studi Ilmu Perputakaan,Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia Depok, 16424 Margareta Aulia Rachman, M. Hum
[email protected]
ABSTRAK Nama Program Studi Judul
: Siti Soleha : Ilmu Perpustakaan : Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
Skripsi ini membahas mengenai kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui serta menganalisis proses penyusutan arsip rekam medis dan kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Jakarta. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri. Oleh karena itu, penggunaan JRA di Rumah Sakit Haji Jakarta sangat disarankan dalam kegiatan penyusutan agar kegiatan penyusutan dapat berjalan dengan baik. Selain itu, juga meningkatkan peran arsiparis dalam kegiatan penyusutan rekam medis serta meningkatkan pemahaman pegawai mengenai penyusutan arsip rekam medis. Kata kunci : Penyusutan, Rekam Medis, Jadwal Retensi Arsip
This research conducts an in-depth analysis of the medical records disposal activity in Rumah Sakit Haji Jakarta. The purpose of this research is to identify and analyze the disposition process of medical record archives and the obstacles faced by Rumah Sakit Haji Jakarta. The method used in this research is descriptive method in form of case study by using qualitative approach. The result of this research shows that at Rumah Sakit Haji Jakarta does not have Archive Retention Schedule (Jadwal Retensi Arsip -JRA) and the diminishing process of the medical record archives has not been done. Based on these results, it is suggested that Rumah Sakit Haji Jakarta should use JRA for their disposal activity, improve the role of archivists in the medical record disposal process, and improve the employees understanding related to the medical record archives disposal process. In addition, the hospital has to provide profer facilities for the disposal process of medical record archives disposal. Keywords : Disposal, Medical Record,Archive Retention Schedule
PENDAHULUAN Hidup sehat merupakan hak setiap manusia.
Hal
tersebut
dengan
jelas
disebutkan dalam Undang-Undang Dasar 1945 Pasal 28 H poin satu, “Setiap orang berhak hidup sejahtera lahir batin dan sehat serta berhak memperoleh pelayanan kesehatan”.
Salah
satu
pelayanan
kesehatan kepada masyarakat dilakukan oleh rumah sakit. Rumah sakit sebagai institusi yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat menghasilkan arsip dari setiap
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
dilakukan.
kearsipan. Pengelolaan arsip rekam medis
Arsip yang dimiliki oleh rumah sakit harus
yang baik seharusnya juga dilakukan di
dikelola agar dapat melayani masyarakat
Rumah Sakit Haji Jakarta.
kegiatan
administrasi
yang
Penyusutan arsip menjadi aspek
dengan baik. Menurut Amsyah (1998:7), kantor-kantor yang berhubungan dengan
yang
pelayanan
penambahan arsip rekam medis yang terus
masyarakat
diharapkan
perlu
diperhatikan
meningkat
dan
penyusutan yang baik akan mengakibatkan
Kalau
tidak,
pelayanan
penumpukan
lamban dan tidak memuaskan. Sehingga,
aktivitas kerja sebagaimana dikatakan
untuk mengantisipasi agar pelayanan agar
Wursanto (1991:208) bahwa penyusutan
tidak lamban dan memuaskan, diperlukan
merupakan
pengelolaan yang baik terhadap arsip.
mengatasi masalah bertumpuknya atau
arsip
atau
lebih
bertimbunnya
salah
dan
dengan
masyarakat yang diberikan niscaya akan
Pengelolaan
arsip
diimbangi
jika
mempunyai file yang dapat berjalan efektif efisien.
tidak
karena
satu
arsip-arsip
mengganggu
sarana yang
untuk tidak
record
mempunyai nilai guna lagi. Penyusutan
management merupakan sesuatu yang
arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji
penting bagi suatu institusi. Salah satu
Jakarta juga perlu diperhatikan mengingat
arsip yang dihasilkan rumah sakit adalah
Rumah Sakit Haji Jakarta terus mengalami
arsip rekam medis (medical record).
pertambahan
Sebagai lembaga profesional, rumah sakit
kuantitas arsip rekam medis harus diimbagi
harus menjunjung tinggi prinsip transparasi
dengan pengelolaan arsip rekam medis
dan pertanggungjawaban (accountability)
yang baik dari mulai penciptaan hingga
sebagai
penyusutan.
dikenal
dengan
bentuk
sebutan
penerapan
Good
pasien.
Jika
tidak,
Pertambahan
akan
terjadi
Akuntabilitas
penumpukan arsip seperti yang terjadi saat
merupakan suatu prinsip bahwa seseorang,
ini di gudang penyimpanan arsip rekam
organisasi,
perlu
medis inaktif Rumah Sakit Haji Jakarta.
tindakan
akibat sudah tidak melakukan pemindahan
mereka terhadap pihak lain (Kennedy,
arsip rekam medis ke Unit Kesekretariatan
1998). Arsip rekam medis merupakan
lagi untuk dimusnahkan.
Governance
yang
baik.
maupun
komunitas
mempertanggungjawabkan
bagian dari bukti pertanggung jawaban
Arsip rekam medis yang terakhir
rumah sakit atas pelayanannya. Oleh
kali dipindahkan adalah arsip tahun 2004.
karena itu, pengelolaan arsip rekam medis
Arsip rekam medis tahun 2005 hingga saat
di rumah sakit harus sesuai dengan
ini belum mengalami proses penyusutan
ketentuan,
dan masih disimpan di Sub Unit Rekam
petunjuk,
dan
pedoman
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
Medis. Oleh karena itu, banyak arsip
adalah
rekam medis yang terpaksa harus ditumpuk
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
di kardus-kardus akibat sudah tidak ada
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
Rool O’Pack yang dapat menampung lagi.
berisi
Sehingga,
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
peneliti
fenomena untuk
tersebut
meneliti
lebih
menarik lanjut
daftar
yang
berisi
rekomendasi
kembali,
atau
sekurang-
tentang
penetapan
dipermanenkan
yang
mengenai proses penyusutan arsip rekam
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
medis di Rumah Sakit Haji Jakarta
dan penyelamatan arsip. Menurut Smith
mengapa sampai terjadi penumpukan arsip
(2002:148)
rekam medis inaktif yang seharusnya telah
keputusan
dipindahkan ke Unit Kesekretariatan untuk
memusnahkan
dimusnahkan. Penelitian ini akan meneliti
rekod
lebih lanjut tentang proses penyusutan
memindahkan
arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji
inaktif.
pada
tahap
yang
dibuat
rekod,
secara
rekod
ke
Pemindahan
Wursanto
atau
(3)
penyimpanan
Sakit Haji Jakarta dalam melakukan
arsip
(1)
menyimpan
permanen
a. Pemindahan Arsip menurut
adalah
(2)
Jakarta dan kendala yang dihadapai Rumah kegiatan penyusutan arsip rekam medis.
penyusutan,
(transferring)
(1991:216)
adalah
kegiatan memindahkan arsip-arsip dari Tinjauan Literatur
arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif)
Penyusutan Arsip
karena
tidak
atau
jarang
sekali
tahapan
dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.
terakhir dalam daur hidup suatu arsip.
Menurut Smith (2002:149) terdapat dua
Menurut Barthos
metode pemindahan rekod yaitu :
Penyusutan
merupakan
(1989:8), penyusutan
arsip adalah proses kegiatan penyiangan
a. Metode
pemindahan
terus
arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif
menerus/berulang-ulang
dari inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip
b. Metode pemindahan berkala
yang tidak berguna berdasarkan Jadwal
Menurut Suraja (2006:195) persiapan yang
Retensi
perlu diselenggarakan adalah :
Arsip.
mendefinisikan
Suraja
(2006:145)
Jadwal Retensi Arsip
adalah suatu daftar yang memuat informasi ketentuan waktu lamanya arsip disimpan. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA
a. Menyiapkan
peralatan
seperti
folder, boks, dan lain-lain b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan c. Mempersiapkan pemindahan arsip
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
berita
acara
Manajemen Arsip Rekam Medis
b. Pemusnahan Arsip Pemusnahan merupakan kegiatan
Penyusutan Rekam Medis
dari rangkaian proses penyusutan.
Menurut Depkes RI (1997), penyusutan
Menurut Barthos (1989:8) pemusnahan
arsip adalah suatu kegiatan pengurangan
arsip adalah proses kegiatan penghancuran
arsip dari rak penyimpanan dengan cara :
akhir
arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh
a. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif
instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional. Pemusnahan arsip dapat
b. Memikrofilmisasi
dilakukan dengan beberapa cara. Menurut
medis inaktif
Suraja (2006:196) memusnahkan arsip
rekam
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan
dapat dilakukan dengan cara dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau dihancurkan
berkas
Pemusnahan Rekam Medis Menurut
dengan mesin penghancur kertas atau
Depkes
RI
(1997)
dengan memakai bahan kimia. Menurut
pemusnahan adalah suatu proses kegiatan
Barthos (1990:123)
penghancuran secara fisik arsip rekam
pemusnahan harus
dilaksanakan dengan ketentuan berikut : 1. Membuat
daftar
arsip-arsip
medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya rendah. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen
yang akan dimusnahkan 2. Diketahui oleh pejabat yang
Pelayanan
HK.00.06.1.5.01160
Medik Tentang
3. Pemusnahan dilakukan dengan
dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, tata cara pemusnahan berkas
berita acara pemusnahan
rekam medis inaktif adalah pembuatan tim
c. Penyerahan Arsip Menurut Laksmi dkk (2008:220)
pemusnah, membuat daftar pertelaan, dan
penyerahan arsip adalah menyerahkan
membuat berita acara pemusnahan
arsip
Penilaian Arsip Rekam Medis
sebagai
sekunder/bernilai
bahan
Petunjuk
Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis
berwenang
bernilai
No.
guna
pertanggungjawaban
Berdasarkan
Surat
Edaran
Dirjen
Nasional tetapi sudah tidak diperlukan
Pelayanan Medik tahun 1995 No. Hk.
untuk penyelenggaraan administrasi sehari-
00.06.1.501160, disebutkan bahwa tata
hari kepada Arsip Nasional Republik
cara penilaian berkas rekam medis yang
Indonesia (ANRI).
akan dimusnahkan dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang telah 2 tahun inaktif
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
b. Indikator yang digunakan untuk menilai
Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar
berkas rekam medis inaktif :
dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di
Seringnya rekam medis digunakan dan
Rumah Sakit dan AHIMA (American
nilai guna
Health
c. Lembar rekam medis yang dipilah
Association).
adalah
ringkasan
masuk
dan
Information
Management
keluar,
resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, lembar persetujuan dan
METODE PENELITIAN Penelitian
ini
menggunakan
jenis
lembar kematian
penelitian deskriptif dengan pendekatan
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di
kualitatif. Metode yang digunakan dalam
ruang berkas rekam medis inaktif
penelitian ini adalah studi kasus. Penelitian
e. Lembar rekam medis sisa, rusak atau
ini dilaksanakan pada bulan Januari 2013
tidak terbaca disiapkan dimusnahkan
hingga bulan Mei 2013 di Rumah Sakit
f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur
Haji Jakarta. Teknik pengumpulan data
beranggotakan komite rekam medis/komite
dalam penelitian ini dilakukan dengan
medis,
wawancara
petugas
rekam
medis
senior,
terstruktur,
analisis
terkait.
penelitian ini berjumlah 4 orang yang
Jadwal Retensi Rekam Medis
ditentukan dengan menggunakan teknik
RI
No.
269/MENKES/PER/III/2008
tentang
Informan
dan
perawat senior dan petugas lain yang
Permenkes
dokumen.
observasi
dalam
sampling bertujuan (purposive sampling).
rekam medis menyebutkan bahwa rekam
HASIL
DAN
medis rawat inap di rumah sakit wajib
PENELITIAN
PEMBAHASAN
untuk
Penelitian mengenai penyusutan arsip
jangka waktu lima tahun terhitung dari
rekam medis dilakukan terhadap dua unit
tanggal
yang mengelola arsip rekam medis yaitu
disimpan
sekurang-kurangnya terakhir
pasien
berobat
atau
dipulangkan setelah batas waktu lima
Sub
Unit
Rekam
Medis
dan
tahun dilampaui, rekam medis dapat
Kesekretariatan.
dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang
dilakukan dengan mewawancarai empat
dan persetujuan tindakan medik.
JRA
orang narasumber serta observasi langsung
rekam medis lebih lengkap diatur dalam
ke lokasi. Dari hasil penjabaran hasil
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik
penelitian
Nomor HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21
bahwa
Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis
pengelolaan arsip rekam medis Rumah
Pengumpulan
Unit data
dan
pembahasan,
diketahui
dalam
melakukan
kegiatan
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
Sakit
Haji
Jakarta
mempunyai
Rumah Sakit Haji Jakarta menggunakan
pedoman khusus yaitu Buku Pedoman
no.registrasi pasien yang berjumlah 6 digit
Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah
dan
Sakit Haji Jakarta. Pedoman tersebut
menggunakan
disusun
dengan pengertian klasifikasi menurut
dengan
telah
mengacu
kepada
warna.
Sistem angka
klasifikasi
tersebut,
sesuai
Departemen Kesehatan. Pengelolaan arsip
Sulistyo-Basuki
rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta
klasifikasi
menganut sistem sentralisasi.
klasifikasi dan logis dengan menggunakan
Pengelolaan arsip rekam medis dari
(2005:39)
adalah
sistem
penataan
secara
angka, huruf, atau gabungan angka dan
awal diciptakan hingga arsip tersebut
huruf
inaktif dilakukan oleh Sub Unit Rekam
Berdasarkan wawancara dan pengamatan
Medis. Dalam melakukan pengelolaan
yang telah dilakukan, arsip rekam medis
arsip rekam medis, Sub Unit Rekam Medis
aktif
dibagi menjadi 5 pembagian kerja sebagai
disimpan di empat tempat yaitu ruang
berikut :
pengolah,
Kepala Unit Rekam Medis
untuk
identifikasi
hingga
berstatus
ruang
siap
scanning,
rekod.
musnah gudang
penyimpanan arsip rekam medis inaktif, dan Unit Kesekretariatan.
Klasifik asi, Kodefi kasi, & Analisa Rekam Medis
Penataan Berkas Rekam Medis
Adminis trasi Umum dan Data Medis
Pengelola an Data dan Pelaporan
Penyimp anan dan Pengemb alian Rekam Medis
Dalam penjabaran mengenai proses penyusutan, peneliti menggabungkan teori kegiatan penyusutan menurut Peraturan
Gambar 1:Struktur Organisasi Sub Unit Rekam Medis
Pemerintah No. 28 Tahun 2012, Smith
Arsip rekam medis yang dikelola Sub
disimpulkan terdapat lima kegiatan utama
Unit Rekam Medis per hari berkisar antara
dalam proses penyusutan di Rumah Sakit
500-1000 rekam medis. Arsip rekam medis
Haji
(2002)
dan
Depkes
Jakarta
tersebut merupakan arsip rekam medis
sebagai
(1997)
dan
berikut:
Penilaian
yang keluar masuk (diterima dan dipinjam) dari Sub Unit Rekam Medis. Sedangkan
RI
Pemusnahan
Pemilahan
total keseluruhan arsip rekam medis yang pernah dikelola oleh Sub Unit Rekam medis adalah lebih dari 436.000 arsip
Pendigitalan
Pemindahan
rekam medis. Nomor registrasi arsip rekam medis berasal dari nomor registrasi pasien.
Gambar 2 : Siklus Pengelolaan Arsip Rekam Medis
Sistem klasifikasi arsip rekam medis di
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
1.
Penilaian Arsip Rekam Medis
Dengan peraturan masa simpan arsip
Dalam menilai masa simpan arsip
Rumah Sakit Haji Jakarta yang sangat
rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta
general seperti yang telah dijelaskan
belum menggunakan Jadwal Retensi Arsip.
diatas, hal tersebut tidak dapat dikatakan
Bahkan terdapat pegawai Sub Unit Rekam
JRA jika mendasarkan pengertian JRA
Medis yang tidak mengetahui mengenai
berdasarkan
JRA. Penentuan masa simpan hanya
Tahun
berdasarkan peraturan general saja yakni 5
Ketidakberdaan JRA rekam medis di Buku
tahun masa simpan (3 tahun aktif dan 2
Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
tahun inaktif). Peraturan tersebut diatur
Rumah
dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan
disebabkan karena tidak adanya arsiparis
Rekam Medis RS Haji Jakarta. Namun,
yang dilibatkan dalam tim penyusunan
ada beberapa arsip rekam medis tertentu
Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam
yang disimpan lebih dari 3 tahun seperti
Medis Rumah Sakit Haji Jakarta dan tidak
rekam medis penyakit dalam, bayi dan
ada nya arsiparis dalam struktur organisasi
sebagainya.
simpan
Sub Unit Rekam Medis. Mengenai Jadwal
terhadap arsip rekam medis tertentu tidak
Retensi Arsip Rekam Medis telah diatur
diatur dalam pedoman yang tertulis.
dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan
Perbedaan
masa
Undang-Undang
2009
Sakit
Tentang
Haji
No.
43
Kearsipan.
Jakarta
dapat
Dalam menentukan arsip rekam medis
Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160 tanggal
mana yang disimpan lebih dari 3 tahun di
21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis
ruang pengolah hanya berdasarkan inisiatif
Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar
pribadi pegawai saja. Berikut masa simpan
sebagai berikut:
arsip rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta yang disebut sebagai JRA rekam medis : Tabel 1 : Masa simpan Arsip Rumah Sakit Haji Jakarta No Jenis Dokumen Lama Simpan 1 Dokumen Keuangan 10 tahun 2 Dokumen Umum 2 tahun setelah Internal tidak berlaku lagi 3 Dokumen Umum 2 tahun setelah Eksternal tidak berlaku lagi 4 Dokumen biasa 2 tahun seperti yang disebutkan diatas Sumber : Prosedur Opersional Baku Penyimpanan Arsip RS Haji Jakarta (19 Januari 2006)
Aktif N o 1 2 3 4 5 6 7 8
Kelompok Penyakit Umum Mata Jiwa Orthopedi Kusta Ketergantung an Obat Jantung Paru
Inaktif
Rawat Jalan 5th 5th 10th 10th 15th 15th
Rawat Inap 5th 10th 5th 10th 15th 15th
Rawat Jalan 2th 2th 5th 2th 2th 2th
Rawat Inap 2th 2th 5th 2th 2th 2th
10th 5th
10th 10th
2th 2th
2th 2th
Tabel 2 : Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
Sedangkan menurut AHIMA (American Health Information Management Association) dalam Huffman (1994:306) jadwal retensi minimal adalah : Patient health records 10 years after the most (adults) recent encounter Patient health records Age pf majority plus (minors) statute of limitation Diagnostic images (such 5 yeras as x-ray fil) Desease index 10 yeras Fatal heart monitor 10 yeras after infant records reached age of majority Master patient index Permanently Operative index 10 years Registers of births Permanently Register of deaths Permanently Register of emergency Permanently department patients Register of surgical Permanently procedures Tabel 3 : Jadwal Retensi Arsip AHIMA
2.Pemilahan Arsip Rekam Medis Pemilahan arsip rekam medis aktif dan inaktif dilakukan dengan memeriksa satu per satu arsip rekam medis yang ada dan dilakukan pada hari libur dengan frekuensi dalam satu bulan setidaknya 2 kali. Dalam melakukan pemisahan arsip rekam medis inaktif Sub Unit Rekam Medis saat ini tidak lagi melakukan pencatatan. Dalam memilah arsip rekam medis, Sub Unit Rekam Medis memisahkan arsip rekam medis pasien yang telah 3 tahun tidak datang berobat ke Rumah Sakit Haji Jakarta. Namun terdapat pengecualian terhadap jenis arsip rekam medis tertentu yang disimpan lebih dari 3 tahun yaitu resume medis dan persetujuan operasi yang disimpan terus dengan cara di scan. Tindakan ini merupakan tindakan yang
benar karena resume medis dan persetujuan operasi bernilai permanen dan harus terus disimpan sesuai dengan peraturan dalam Permenkes
RI
Nomor
269/Menkes/Per/III/2008 pasal 8. 3.Pemindahan Arsip Rekam Medis Sesuai
dengan
Buku
Pedoman
Penyelenggaraan Rekam Medis RS Haji Jakarta Bab V Tentang Penyimpanan Berkas Rekam Medis, pasien yang telah 3 tahun (terhitung dari tanggal terakhir pasien datang) tidak datang berobat ke Rumah Sakit Haji Jakarta dinyatakan inaktif dan dipindahkan dari unit pengolah ke gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif. Frekuensi pemindahan arsip rekam medis inaktif kurang lebih sebulan sekali. Sub Unit Rekam Medis dalam melakukan pemindahan
arsip
menggunakan berulang-ulang. (2006:194)
rekam
metode
pemindahan
Menurut
pemindahan
medis Suraja
berulang-ulang
adalah pemindahan arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu yang tidak ditentukan. Sub Unit Rekam Medis sebaiknya
menggunakan
metode
pemindahan berkala untuk mengimbangi kegiatan pemisahan arsip rekam medis inaktif oleh unit pengolah yang dilakukan secara berkala yakni 2-3 kali dalam satu bulan
dan
mencegah
terjadinya
penumpukkan arsip rekam medis inaktif di unit pengolah. Pemindahan arsip rekam
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
medis inaktif ke gudang penyimpanan
ulang dan meningkatkan konrtol pimpinan
arsip rekam medis inaktif tidak terdapat
dalam memastikan kegiatan pendigitalan
berita acara pemindahan arsip dan daftar
arsip rekam medis berjalan dengan benar.
arsip yang akan dipindahkan. Padahal
Sejak tahun 2011, Rumah Sakit Haji
menurut Suraja (2006:195) salah satu
Jakarta tidak lagi melakukan kegiatan
persiapan
diselenggarakan
pendigitalan arsip rekam medis karena
arsip
adalah
rusaknya alat scanner. Kondisi tersebut
mempersiapkan berita acara pemindahan
mengakibatkan terjadinya penumpukkan
arsip dan membuat daftar arsip-arsip yang
arsip rekam medis yang belum di scan di
akan dipindahkan.
gudang penyimpanan arsip rekam medi
dalam
yang
perlu
pemindahan
dan menyebabkan Sub Unit Rekam Medis 4.Pendigitalan
Arsip
Rekam
Medis
kepada Unit Kesekretariatan
Inaktif Sub
tidak lagi menyerahkan arsip rekam medis
Unit
Rekam
Medis
telah
melakukan kebijakan pendigitalan arsip rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang
5.Pemusnahan Arsip Rekam Medis Pihak yang bertanggungjawab dan
(1997)
mempunyai tugas melakukan kegiatan
penyusutan arsip adalah suatu kegiatan
pemusnahan rekam medi Rumah Sakit Haji
pengurangan arsip dari rak penyimpanan
Jakarta
dengan
berkas
Pemusnahan terhadap arsip rekam medis
rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang
dapat dilakukan setelah 2 tahun arsip
berlaku. Namun dalam melakukan kegiatan
rekam medis tersebut berstatus inaktif.
pendigitalan arsip rekam medis, petugas
Pemusnahan arsip rekam medis Rumah
yang bertugas mendigitalkan arsip rekam
Sakit Haji Jakarta dilakukan dengan cara
medis mendigitalkan semua arsip rekam
dibakar. Pembakaran arsip rekam medis
medis. Padahal telah ditentukan hanya
digabung dengan pembakaran sampah
resume medis, surat kesediaan operasi,
medis. Karena pembakaran arsip rekam
bayi, sertifikasi menginggal saja yang di
medis dapat dikatakan “numpang” di
scan. Menurut pengamatan peneliti, hal ini
tempat pembakaran sampah medis, Unit
dapat disebabkan karena petugas yang
Kesekretariatan
bertugas mendigitalkan arsip rekam medis
dengan kondisi di tempat pembakaran arsip
tidak lagi menyimpan pedoman mengenai
rekam medis memungkinkan atau tidak
arsip rekam medis apa saja yang harus di
untuk melakukan pembakaran dengan
scan. Sehingga, perlu dilakukan sosialisasi
jumlah banyak. Hal ini mengakibatkan
dikatakan
dalam
cara
Depkes
RI
memikrofilmisasi
adalah
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
Unit
harus
Kesekretariatan.
menyesuaikan
tidak ada jadwal pemusnahan yang jelas di
dimikrofilmkan dengan cara tertentu sesuai
Unit
ketentuan.
Kesekretariatan
menyesuaikan
karena
dengan
harus
kondisi
di Kendala
pembakaran sampah medis Sebelum
melakukan
kegiatan
Penyusutan
Arsip
Rekam
Medis Dalam
pemusnahan arsip rekam medis, petugas
melakukan
kegiatan
pemusnah telah membuat daftar arsip yang
penyusutan arsip rekam medis kendala
akan di musnahkan dan berita acara.
yang dihadapi Rumah Sakit Haji Jakarta
Peraturan tersebut juga telah diatur dalam
adalah :
Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam
1.
Status Rumah Sakit Haji Jakarta
Dokumen
Status Rumah Sakit Haji Jakarta yang
Rekam Medis. Namun, dalam melakukan
masih dalam masa transisi seperti saat ini,
pemusnahan arsip rekam medis Unit
petinggi Rumah Sakit Haji tidak dapat
Kesekretariatan hanya memusnahkan kulit
mengambil
arsip rekam medis saja. Isi dari arsip rekam
stategis seperti membuat Surat Keputusan,
medis belum pernah dimusnahkan sejak
mengangkat pegawai baru, melakukan
Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri hingga
pengadaan fasilitas-fasilitas rumah sakit,
saat ini. Padahal Permenkes RI Nomor
dan kebijakan strategis lainnya. Sehingga,
269/Menkes/Per/III/2008
8
untuk melakukan penambahan maupun
menyebutkan bahwa rekam medis di
mutasi pegawai dan penambahan fasilitas
rumah sakit wajib disimpan sekurang-
rumah sakit untuk menunjang kegiatan
kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima)
cukup sulit dilakukan saat ini karena status
tahun dari tanggal terakhir pasien berobat
Rumah Sakit Haji Jakarta yang masih
atau dipulangkan. Setelah batas 5 (lima)
dalam masa transisi.
tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
2. Rumah Sakit Haji Jakarta belum
Medis
tentang
dilampaui,
Pemusnahan
rekam
pasal
medis
keputusan
dan
kebijakan
mempunyai JRA Rekam Medis
dapat
dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang
Ketidakberadaaan JRA yang spesifik
dan persetujuan tindakan medik. Selain itu,
mengatur masa simpan arsip rekam medis
Depkes RI (1997)
di
juga menyebutkan
Sub
Unit
Rekam
bahwa penyusutan arsip adalah suatu
mengakibatkan
kegiatan
dalam menentukan
pengurangan
arsip
dari
rak
penyimpanan dengan cara memusnahkan berkas
rekam
medis
yang
kebingungan
inaktif atau belum.
telah
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
Medis
dapat
pegawai
suatu arsip telah
PENUTUP
3. Kendala SDM
Rumah Sakit Haji Jakarta telah
Sub Unit Rekam Medis maupun Unit Kesekretariatan
mengalami
kekurangan
melakukan
kegiatan
penyusutan
yang
SDM dan kurangnya pemahaman pegawai
dilakukan oleh Sub Unit Rekam Medis dan
mengenai penyusutan arsip rekam medis
Unit Kesekretariatan tanpa adanya JRA
seperti JRA dan arsip rekam medis apa saja
rekam medis yang spesifik. Padahal,
yang perlu di scan dan tidak. Selain itu,
menurut PP No. 28 Tahun 2012 pasal 52
kondisi pegawai Sub Unit Rekam Medis
disebutkan bahwa penyusutan dilakukan
yang
juga
berdasarkan JRA. Proses penyusutan arsip
dalam
rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta
arsip
meliputi kegiatan pemilahan arsip rekam
rekam medis. Pegawai Sub Unit Rekam
medis inaktif di unit pengolah, pemindahan
Medis yang sudah tidak lagi muda, cukup
arsip rekam medis inaktif ke gudang
sulit untuk bekerja cepat dan sigap.
penyimpan arsip rekam medis inaktif,
4. Keterbatasan Sarana Prasarana
pendigitalan arsip rekam medis inaktif dan
sudah
tidak
mempengaruhi melakukan
lagi
muda
kecepatan
kegiatan
penyusutan
prasarana
pemusnahan arsip rekam medis. Kegiatan
ruang
pemilahan, pemindahan dan pendigitalan
penyimpanan arsip rekam medis inaktif,
dilakukan oleh Sub Unit Rekam Medis
lokasi
sedangkan kegiatan pemusnahan dilakukan
Keterbatasan mencangkup
sarana terbatasnya
penyimpanan
arsip
di
Unit
Kesekretariatan yang tidak strategis juga
oleh
yakni di rooftop (atap bangunan) yang
pemindahan arsip rekam medis inaktif ke
menyulitkan pegawai dalam mobilisasi
gudang penyimpan arsip rekam medis
arsip rekam medis dari Sub Unit Rekam
inaktif tidak dilakukan secara berkala dan
Medis yang berada di lantai dasar ke Unit
sejak tahun 2011 Sub Unit Rekam Medis
Kesekretariatan untuk disimpan dan dari
tidak melakukan kegiatan pendigitalan
Unit
tempat
terhadap rekam medis inaktif karena
pemusnahan arsip yang berada di lantai
rusaknya alat scanner. Selain itu, Rumah
dasar, rusaknya alat scanner, dan
tidak
Sakit Haji Jakarta tidak pernah melakukan
adanya
untuk
pemusnahan terhadap arsip rekam medis
Kesekretariatan
alat
pemusnah
ke
khusus
memusnahkan arsip rekam medis.
Unit
Kesekretariatan.
Proses
sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri hingga
saat
ini.
Pemusnahan
hanya
dilakukan terhadap kulit arsip rekam medis. Hal tersebut yang menyebabkan terjadi penumpukan arsip rekam medis.
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
Kendala Rumah Sakit Haji Jakarta dalam melakukan kegiatan penyusutan adalah status Rumah Sakit Haji Jakarta yang masih dalam masa transisi, tidak adanya JRA, kurangnya SDM sehingga terjadinya double job, SDM yang dimiliki Sub Unit Rekam Medis mayoritas sudah tidak lagi muda sehingga kurang dapat bekerja cepat, pengelolaan terhadap arsip rekam medis maya yang kurang efektif, ruangan penyimpanan arsip rekam medis yang terbatas, rusaknya alat scanner, lokasi penyimpan arsip rekam medis yang tidak strategis, dan tidak adanya alat pemusnah
Creswell, John W. (2010). Research Design : Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif,dan Mixed. Yogyakarta : Pustaka Pelajar Huffman, Edna K. (1994). Health Information Management ; Edisi 10. Illionis : Physician Record Company Indonesia. (2002). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka ________. (1997). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit diIndo ensia. Jakarta : Diretorat Jendral Pelayanan Medis Departemen Kesehatan ________. (2012). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan ________. (2008). Permenkes No.269/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta : Departemen Kesehatan Direktorat Jendral Pelayanan Medis
khusus arsip rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA Basir Barthos. (1989). Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara Black, James A dan Dean J Champion. (1999). Metode dan Masalah Penelitian Sosial. Bandung : Refika Aditama Boedi Martono. (1990). Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan ____________. (1992). Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan Burhan Bungin. (2006). Metodologi Penelitian Kualitatif : Aktualisasi Metologi ke Arah Ragam Varian Kontemporer. Jakarta : PT Raja Grahindo Persada
________. (1995). Surat Edaran Direktorat Jendral Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta : Departemen Kesehatan RI _______.(2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kersipan _______. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit ISO 15489-1. (2001). Information and Documentation – Records Management Part 1 : General ISO 15489-1. (2001). Information and Documentation – Records Management Part 2 : Guideline
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
Kennedy, Jay; & Cherryl Schauder. (1998). Record management : A guide to corporate records keeping (2nd ed.). Malaysia : Longman Malaysia Laksmi; Fuad Gani; & Budiantoro. (2008). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta : Penaku Muhammad Idrus. (2007). Metode Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial :Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif. Yogyakarta : UII Press Nasution (1996). Metode Research. Jakarta : Bumi Aksara Penn, Ira A; Gail Pennix; & Jim Coulson. (1994). Records Management Handbook (2nd ed.). United States : Gower Read-Smith, Judith; Mary Lea Ginn; & Norman F. Kallaus. (2002). Records Management. USA : South Western Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis : Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama Sulistyo-Basuki. (2005). Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta : Kanisius ____________. (2006). Metode Penelitian. Jakarta : Wedatama Widya Wursanto Ig. (1991). Yogyakarta : Kanisius
Kearsipan.
Yohannes Suraja. (2006). Manajemen Kearsipan.Malang : Dioma Zulkifli Amsyah (1998). Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
Penyusutan arsip…, Siti Soleha, FIB UI, 2013
