PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
E K I T
S
Oleh: Gevi Andriana Pujiningtyas 1313011
PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA 2016
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
E K I T
S
ii
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
E K I T
S
iii
KATA PENGANTAR Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah dan rahmat-Nya-lah peneliti dapat menyelesaikan laporan Karya Tulis Ilmiah ini. Peneliti mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan membantu peneliti, yaitu :
TA N R A KA
1.
dr. KuswantoHardjo, M.Kes. selaku KetuaSekolah Tinggi Ilmu
A GYA K A I YO
Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;
T YAN S U A.
2.
Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM.,MPH selaku Ketua Prodi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi
3.
P
P RAL R E DE
S
5.
N
sebagai penguji Karya Tulis Ilmiah;
E SJ
E K I T 4.
Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta sekaligus
Dwi Margawati, A.Md.,SKM selaku pembimbing akademik Karya Tulis Ilmiah; Agung Dwi Saputra, A.Md, SKM selaku Kepala Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta;
6.
Seluruh Staf dan pegawai Rumah Sakit Bethesda sebagai pembimbing lahan yang telah membimbing peneliti selama melakukan Penelitian Karya Tulis Ilmiah dan menyusun laporan Karya Tulis Ilmiah;
7.
Ayah dan Ibu terhormat dan tersayang yang telah memberi doa dan semangat kepada peneliti;
iv
Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
8.
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta, yang telah mendukung dan membantu dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah. Peneliti menyadari masih banyak kekurangan dalam laporan ini. Oleh sebab itu, peneliti mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat membangun untuk penyempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini.
TA N R A KA
Yogyakarta, Agustus 2016
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
E K I T
S
v
DAFTAR ISI Halaman Pengesahan ............................................. Error! Bookmark not defined. Halaman Pernyataan............................................... Error! Bookmark not defined. Kata Pengantar ....................................................................................................... iii Daftar Isi................................................................................................................. vi Daftar Tabel ......................................................................................................... viii Daftar Gambar........................................................................................................ ix Daftar Lampiran ...................................................................................................... x
TA N R A KA
Daftar Singkatan..................................................................................................... xi Intisari ................................................................................................................... xii
A GYA K A I YO
Abstrack ............................................................................................................... xiii
T YAN S U A.
BAB I Pendahuluan ................................................................................................. 1 A. Latar Belakang ............................................................................................. 1
P RAL R E DE
B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 4 C. Tujuan .......................................................................................................... 4
P
EN J E. Keaslian S Penelitian ....................................................................................... 5 E IK BAB STII Tinjauan Pustaka ........................................................................................ 9
D. Manfaat ........................................................................................................ 4
A. Tinjauan Teori .............................................................................................. 9 1.
Pengertian Rekam Medis .......................................................................... 9
2.
Kegunaan Rekam Medis .......................................................................... 9
3.
Tujuan Rekam Medis ............................................................................. 13
4.
Rekam Medis Rawat Inap ...................................................................... 14
5.
Retensi Rekam Medis ............................................................................. 16
6.
Penyusutan Rekam Medis ...................................................................... 19
7.
Pemusnahan Rekam Medis .................................................................... 19
8.
Scan Rekam Medis ................................................................................. 20
9.
Rekam Medis Elektronik ........................................................................ 21
10.
Unsur-unsur Manajemen..................................................................... 23
B. Landasan Teori ........................................................................................... 25
vi
C. Kerangka Teori........................................................................................... 26 D. Daftar Pertanyaan ....................................................................................... 26 BAB III Metode Penelitian ................................................................................... 27 A. Desain Penelitian ........................................................................................ 27 B. Lokasi dan Waktu Penelitian ..................................................................... 28 C. Data dan Sumber Data ............................................................................... 28 D. Definisi Operasional................................................................................... 29 E. Alat dan Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 30 F.
Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ........................................................ 32
TA N R A KA
G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 32
A GYA K A I YO
H. Urutan Analisis .......................................................................................... 35 I.
Etika Penelitian .......................................................................................... 35
T YAN S U A.
BAB IV Hasil dan Pembahasan ............................................................................ 37 A. Gambaran Umum Rumah Sakit ................................................................. 37 1. 2. 3.
P RAL R E DE
Sejarah Rumah Sakit Bethesda ............................................................... 37
P
Performance Rumah Sakit ...................................................................... 38
N
E SJ
Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda ........................................... 40
Sruktur E Organisasi Bidang Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda......... 41 K I SB.T Hasil ........................................................................................................... 42 4.
1.
Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif ....................... 42
2.
Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner............ 50
3.
Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis ........................... 55
C. Pembahasan ................................................................................................ 59 1.
Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif ....................... 59
2.
Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner............ 63
3.
Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis ........................... 67
BAB V Kesimpulan dan Saran.............................................................................. 74 A. Kesimpulan ................................................................................................ 74 B. Saran ........................................................................................................... 74 Daftar Pustaka ...................................................................................................... xiv
vii
Daftar Tabel Tabel 2.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis...............................................17 Tabel 4.1 Performance Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Bethesda.................37 Tabel 4.2 Performance Pelayanan Rawat Jalan Rumah Sakit Bethesda................38
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
E K I T
S
viii
Daftar Gambar Gambar 2.1 Kerangka Teori Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis...................26 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda.......................................39 Gambar 4.2 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda................40 Gambar 4.3 Diagram Penyusutan Rekam Medis...................................................47 Gambar 4.4 Diagram Pemusnahan Rekam Medis.................................................48
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
E K I T
S
ix
Daftar Lampiran Lampiran 1. Inform Consent Subjek Penelitian Lampiran 2. Chek List Panduan Observasi Lampiran 3. Pedoman Wawancara Lampiran 4. Hasil Wawancara Lampiran 5. Gambar Ruang Penyimpanan Rekam Medis Aktif
TA N R A KA
A GYA K A I YO
Lampiran 6. Gambar Ruang Scan Rekam Medis
T YAN S U A.
Lampiran 7. Gambar Mesin Scan Rekam Medis
P RAL R E DE
Lampiran 8. Surat Izin Studi Pendahuluan
P
N
Lampiran 9. Surat Izin Penelitian
E SJ
E K I T
Lampiran 10. Daftar Hadir Mengikuti Ujian Karya Tulis Ilmiah
S
Lampiran 11. Daftar Bimbingan Karya Tulis Ilmiah
x
Daftar Singkatan
CT: Computerized Tomography CTG: Cardio Topography ECG: Electrocardiogram EDI: Electronic Data Interchange EEG: Electro Encephalography EKG: Electro Kardiography
TA N R A KA
EMR:Electronic Medical Record
A GYA K A I YO
ID: Identitas Diri
T YAN S U A.
IT: Information and Technologi Kasi: Kepala Seksi
P RAL R E DE
KSP: Kepala Staf Pelaksana
P
EN J S RM: Rekam Medis E IK RMIK: ST Rekam Medis dan Informasi Kesehatan MRI: Magnetic Resonance Imaging
SDM: Sumber Daya Manusia SK: Surat Keputusan SP: Staf Pelaksana SPO: Standar Prosedur Operasional TDF: Terminal Dygit Filing USG: Ultrasonography VIP: Very Important Person VVIP: Very Very Important Person YAKKUM: Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum
xi
Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta Tahun 2016 Oleh Gevi Andriana Pujiningtyas¹, Dwi Margawati² Intisari Latar Belakang. Pada bulan Maret tahun 2016 Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan mesin scan. Pelaksanaan scan rekam medis belum sepenuhnya dilaksanakan, hal ini membuat berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan di ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan berkas rekam medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas rekam medis yang bernilai guna tersebut rusak.
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
Tujuan Penelitian. Untuk mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
P RAL R E DE
Metode Penelitian. Metode yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek penelitian terdiri dari petugas filing dan kepala instalasi rekam medis. Objek penelitian adalah SPO terkait retensi dan penyusutan rekam medis serta buku panduan aplikasi e-rekam medis. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan studi dokumen.
P
N
E SJ
E K I T Pelaksanaan penyusutan rekam medis belum dilakukan secara rutin. Hasil. S Pelaksanaan scan rekam medis belum dilaksanakan dengan optimal karena hasil
scan rekam medis belum terhubung ke sistem rumah sakit. Hambatan dalam Pelaksanaan scan rekam medis yaitu kurangnya sumber daya manusia (SDM), belum dikeluarkannya standar prosedur operasional (SPO) scan rekam medis, belum terdapat jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan rekam medis. Dengan penggunaan scan rekam medis, rumah sakit mempunyai backup data terhadap berkas yang sudah mengalami penyusutan, tidak ada rasa khawatir akan kehilangan data medis apabila sewaktu-waktu diperlukan, penyimpanan data medis pasien menjadi lebih aman. Kata Kunci: penyusutan rekam medis, scan rekam medis. ¹Mahasiswa Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. ²Pembimbing Akademik Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
xii
Implementation of Medical Records Depreciation in Bethesda Yogyakarta Hospital 2016 Author Gevi Andriana Pujiningtyas¹, Dwi Margawati²
Abstract Background: In March 2016 Bethesda Hospital in Yogyakarta began to implement medical records file depreciation using a scan machine.The implementation of the medical recordsscan has not been fully implemented. This makes useful files accumulate and onlyinactive medical records files are stored in thestorage space. The longer useful medicalrecordsfilesare stored, the easier it is for them to be damaged.
TA N R A KA
A GYA K A I YO
Research Purposes. Know the implementation of medical records depreciationin BethesdaHospital inYogyakarta.
T YAN S U A.
Research Methods. The method used in this research is descriptive research using a qualitative approach. The subjectsof the research werea filing officer and the head of the medical recordss department. The objects of this study are SOP related retention and electronic medical records deprecitation along with a guidebook for e-medical records application. The methods of data collection were enacted through observation, interviews, and documentation.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
E K I T
Result. Implementation of the depreciation of medical records has not been done routinely. Medical records scans have not been implemented optimallybecause the medical records scans have not been connected to the hospital system. The obstacles facing the implementation of medical records scansare the lack of human resources, standard operating procedures (SOPs) for medical records scanning, and no special maintenance schedule for the medical records scan machine. Through the use of medical records scans the hospital can back up data to for depreciating files, there is no sense to worry about losing medical data at any time when necessary, and the patient's medical data storage becomes more secure.
S
Keywords: medical records, depreciation, medical records scanning ¹Diploma III Medical Records and Health Information student at Achmad Yani College of Health Science Yogyakarta. ²Diploma III Medical Records and Health Information lecturer at Achmad Yani College of Health Science Yogyakarta.
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Berdasarkan UU No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, pada hakekatnya Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
TA N R A KA
A GYA K A I YO
Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dibutuhkan berkas
rekam medis yang berfungsi sebagai pendokumentasian kesehatan pasien
T YAN S U A.
yang harus dijaga oleh bagian rekam medis. Berdasarkan PerMenKes No.
P RAL R E DE
269/MENKES/PER/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan
P
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
N E J tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. S E IK ST Berdasarkan Ismainar dalam buku Manajemen Unit Kerja tahun 2015, suatu berkas rekam medis sebagai bukti tertulis atas segala tindakan
pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan pasien selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit. Rekam medis juga melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya. Maka dari itu rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
1
2
Berkas rekam medis mempunyai masa simpan sehingga berkas rekam medis harus mengalami penyusutan rekam medis. Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), penyusutan rekam medis merupakan suatu proses pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke inaktif, dimana dokumen rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna.
TA N R A KA
Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis mempunyai beberapa
A GYA K A I YO
tahap, yaitu dimulai dari pemindahan rekam medis aktif ke inaktif, penilaian
T YAN S U A.
rekam medis bernilai guna dan tidak ada nilai guna, rekam medis yang tidak
P RAL R E DE
bernilai guna serta rekam medis rusak / tidak terbaca dimusnahkan.
P
Sedangkan untuk rekam medis yang bernilai guna dan rekam medis tertentu
N
E SJ
disimpan (Rustiyanto dan Rahayu, 2011). Seiring perkembangan zaman,
S
E K I T
pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis mengikuti kemajuan teknologi elektronik dengan dilaksanakannya transaksi elektronik dengan sistem elektronik sehingga menghasilkan dokumen elektronik. Berdasarkan UU No 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, teknologi elektronik adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan,
menyimpan,
memproses,
mengumumkan,
menganalisis,
dan/atau menyebarkan informasi. sedangkan transaksi elektronik adalah perbuatan hukum yang dilakukan dengan komputer, jaringan komputer, dan/atau media elektronik lainnya. Dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
3
disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, peta, gambar, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi, yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Rumah Sakit Bethesda merupakan rumah sakit yang sudah
TA N R A KA
terakreditasi paripurna. Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 6-11
A GYA K A I YO
Juni 2016 penyusutan di rumah sakit Bethesda belum sepenuhnya
T YAN S U A.
dilaksanakan, sehingga terdapat berkas inaktif yang menumpuk di ruang
P RAL R E DE
penyimpanan berkas inaktif. Pada bulan Maret tahun 2016 rumah sakit
P
Bethesda mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan
N
E SJ
scanner. Pelaksanaan scan belum sepenuhnya dilaksanakan, hal ini membuat
S
E K I T
berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan di ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan berkas rekam medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas rekam medis yang bernilai guna tersebut rusak. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka peneliti tertarik untuk membuat
penelitian dengan judul “Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Tahun 2016”.
4
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah yang ingin penulis kemukakan adalah “Bagaimana pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di rumah sakit Bethesda?” C. Tujuan 1. Tujuan Umum Untuk mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam medis di rumah sakit Bethesda Yogyakarta. 2. Tujuan Khusus
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
a. Mengetahui prosedur pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif.
RP RAL
b. Mengetahui
pelaksanaan
penyusutan
rekam
medis
inaktif
PEJENDE
menggunakan scanner.
c. Mengidentifikasi masalah penggunaan scan rekam medis.
S E IK
ST
D. Manfaat
1. Bagi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Sebagai bahan evaluasi untuk rumah sakit dalam pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan rekam medis. 2. Bagi Peneliti a. Menambah pengetahuan, pengalaman dan wawasan sehingga peneliti memperoleh perbedaan apa yang dipelajari di kampus dengan apa yang dipelajari di lapangan kerja mengenai dunia kerja rekam medis dan informasi kesehatan.
5
b. Meningkatkan kemampuan dalam bersosialisasi dengan lingkungan kerja. 3. Bagi Perguruan Tinggi Sebagai sarana untuk memperoleh informasi dan menambah referensi mengenai keadaan umum usaha di bidang rekam medis dan informasi kesehatan. 4. Bagi Peneliti lain
TA N R A KA
Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi dasar untuk
A GYA K A I YO
pengembangan penelitian lain yang relevan. E. Keaslian Penelitian
T YAN S U A.
P RAL R E DE
1. Kartono (2010) dengan judul “Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan”
P
EN J SLatar belakang: Berkas rekam medis inaktif pada rak penyimpanan
S
E K I T
tidak selamanya akan disimpan, karena jumlah rekam medis di rumah sakit terus bertambah. Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan. Rumah sakit Panti Rini mempunyai dua ruang penyimpanan rekam medis aktif. Karena ruang tersebut sudah penuh ada sebagian rekam medis inaktif yang disimpan di dalam kardus dan hanya diletakkan di lantai dekat rak penyimpanan. Untuk mengurangi berkas rekam medis inaktif tersebut rumah sakit melakukan pemusnahan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui persiapan pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif
6
di rumah sakit Panti Rini Kalasan dari segi SDM dan Fasilitasnya dan mengetahui pelaksanaan penilaian terhadap berkas rekam medis rawat inap inaktif yang akan dimusnahkan. Perbedaan penelitian adalah terdapat pada tujuan penelitian. Pada penelitian Kartono (2010), tujuannya adalah untuk mengetahui persiapan pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif dari segi SDM dan Fasilitasnya serta mengetahui pelaksanaan penilaian terhadap berkas
TA N R A KA
rekam medis rawat inap inaktif yang akan dimusnahkan. Sedangkan tujuan
A GYA K A I YO
dari penelitian ini adalah peneliti ingin mengetahui pelaksanaan
T YAN S U A.
penyusutan rekam medis dengan menggunakan scanner di rumah sakit
P RAL R E DE
Bethesda Yogyakarta.
P
Persamaan dari penelitian ini adalah terletak pada jenis penelitian
S
EN J yang S digunakan E TIK
yaitu penelitian deskriptif kualitatif dan metode
pengambilan data yaitu wawancara dan observasi.
2. Dewi Rahayu (2012) dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif di Siloam Hospitals Kebon Jeruk” Latar Belakang: Pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif mempunyai beberapa tahap, yaitu dimulai dari pemilahan dan pemindahan, penilaian, menscan, dan pemusnahan. Peneliti melakukan observasi dengan tujuan mengidentifikasi SOP pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif, mengidentifikasi pelaksanaan penilaian rekam medis inaktif, mengamati pengalih media rekam medis inaktif dengan
7
menggunakan scanner, mengidentifikasi pelaksanaan pemusnahan rekam medis inaktif. Dalam melakukan pemindahan rekam medis inaktif, belum tersedianya ruangan khusus untuk rekam medis inaktif. Perbedaan penelitian adalah terletak pada tujuan penelitian. Pada penelitian Dewi Rahayu (2012), tujuan penelitian adalah untuk mengidentifikasi SOP pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif dan penilaian rekam medis inaktif. Pada penelitian Dewi Rahayu (2012) belum
TA N R A KA
terdapat ruangan khusus untuk penyimpanan rekam medis inaktif.
A GYA K A I YO
Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah peneliti ingin mengetahui
T YAN S U A.
pelaksanaan penyusutan rekam medis dengan menggunakan scanner di
P RAL R E DE
rumah sakit Bethesda Yogyakarta.
P
Persamaan penelitian ini adalah terdapat pada metode pengambilan
EN J yaitu wawancara S
IKE data
dan observasi. Penelitian ini juga mengamati
ST pelaksanaan penyusutan menggunakan scanner
sebagai pengalih media
rekam medis. 3. Siti Soleha (2014) dengan judul “Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta” Latar belakang: Penelitian ini membahas mengenai kegiatan penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Haji Jakarta. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui serta menganalisis proses penyusutan arsip rekam medis dan kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Jakarta. Metode penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif
8
berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai jadwal retensi arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri. Perbedaan penelitian adalah pada penelitian Siti Soleha (2014) membahas tentang kegiatan penyusutan arsip rekam medis, sedangakan penelitian ini, peneliti ingin mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam
TA N R A KA
medis dengan menggunakan scanner di Rumah Sakit Bethesda
A GYA K A I YO
Yogyakarta.
T YAN S U A.
Persamaan penelitian adalah terdapat pada metode penelitian yaitu
P RAL R E DE
metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini membahas tentang penyusutan berkas rekam medis.
P
N
E SJ
S
E K I T
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit Bethesda Rumah sakit Bethesda diresmikan pada tanggal 20 Mei 1899 oleh Dr. J. Gerrit Scheurer dengan nama PETRONELLA ZIENKENHUIS. Pada tanggal 28 Juni 1950 diganti dengan nama Rumah Sakit Bethesda
TA N R A KA
(kolam penyembuhan).
A GYA K A I YO
Rumah Sakit Bethesda tergabung dalam suatu yayasan yang
T YAN S U A.
menaungi rumah sakit-rumah sakit Kristen, yang bernamaYAKKUM
P RAL R E DE
(Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum). Yayasan ini resmi berdiri
P
pada tanggal 1 Februari 1950. Rumah Sakit Bethesda merupakan rumah
N
E SJ
sakit
swasta
terbesar
S
E K I pendidikan.Rumah T
di
Yogyakarta
dengan
tipe
B
non
sakit dengan fasilitas layanan kesehatan yang
lengkap. Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah terakreditasi KARS versi 2012 dan lulus paripurna.. Rumah Sakit Bethesda memiliki kapasitas tempat tidur sebanyak 445 tempat tidur.
37
38
2. Performance Rumah Sakit a. Rawat Inap Tabel 4.1 Performance Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Bethesda Tahun
2011
2012
2013
2014
2015
BOR (%)
67,65
70,62
75,94
64,75
62,03
LOS (Hari)
5,0
5,1
5,0
TOI (Hari)
2,66
2,36
BTO (Kali)
44,35
Jumlah pasien
TA N R A KA 4,7
4,3
2,79
2,98
A GYA K A I YO 1,74
ST YAN 45,64
50,51
46,13
46,54
PU
20.262
. A L
22.425
20.526
20.709
108.639
114.763
123.063
105.168
100.755
GDR (%)
51,15
53,99
51,10
54,56
57,66
NDR (%)
26,70
26,11
29,74
34,79
34,19
19.513
R DERA E P EN
dirawat (orang)
J S E
Hari Perawatan
IK(hari)
ST
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
39
b. Rawat Jalan Tabel 4.2 Performance Pelayanan Rawat JalanRumah Sakit Bethesda Tahun
2011
2012
2013
2014
2015
Kunjungan Poliklinik
223.347
144.129 176.519 191.586 215.529
35.101
33.439
(Orang) Kunjungan IGD
35.407
34.388
35.270
TA N R A KA
(Orang)
A GYA K A I YO
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
S
E K I T
ST
PENGURUS YAKKUM
BIDANG REKAM MEDIK & INFORMASI KESEHATAN
SEKSI ETIKA MUTU & PROFESIONALIS ME KEPERAWATAN
BAGIAN PEMELIHARAAN SARANA & PRASARANA
SEKSI PELAYANAN PASIEN
SEKSI ASUHAN KEPERAWATAN
BAGIAN SEKRETARIAT
SEKSI PENGOLAHAN REKAM MEDIK & STATISTIK
INSTALASI GAWAT DARURAT INSTALASI BEDAH SENTRAL INSTALASI RAWAT JALAN INSTALASI RAWAT INAP
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA
BIDANG PENGELOLAAN LINEN TERPADU
BAGIAN RUMAH TANGGA
BAGIAN INFORMASI DAN TEKNOLOGI
INSTALASI KESEHATAN LINGKUNGAN
WAKIL DIREKTUR KEUNGAN
BAGIAN AKUNTANSI
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT& MARKETING
SUB BAGIAN PERENCANAN &PENGENDALIAN KEUANGAN
SUB BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN PASIEN NGINAP
SEKSI LOGISTIK KEPERAWATAN
INSTALASI RAWAT INTENSIF
WAKIL DIREKTUR PERSONALIA & UMUM
INSTALASI FARMASI INSTALASI GIZI INSTALASI LABORATORIUM INSTALASI RADIOLOGI
INSTALASI REHABILITASI MEDIK
KOMITE MEDIK
SATUAN PENGAWAS INTERN
UNIT USAHA PENINGKATAN KESEHATAN MASYARAKAT
PUSAT STUDI MANAJEMEN RUMAH SAKIT
TIM MUTU RUMAH SAKIT
40
INSTALASI PUSAT STERILISASI PERLENGKAPAN MEDIK
PASTORAL
SUB BAGIAN PIUTANG
3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda
BIDANG PERAWATAN
WAKIL DIREKTUR PENUNJANG MEDIK
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda
SJ
A AN ART KA GYAK TA I YO US . YAN RP AL A PE ENDER
IKE
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
WAKIL DIREKTUR PELAYANAN MEDIK
DIREKTUR RUMAH SAKIT BETHESDA
41
4. Sruktur Organisasi Bidang Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Gambar 4.2 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda STRUKTUR ORGANISASI BIDANG REKAM MEDIS RS BETHESDA YOGYAKARTA TAHUN 2016 WAKIL DIREKTUR PELAYANAN MEDIS Dr. Dijah P. Sekarmeranti, M.Kes, Sp.An
Pjs. KEPALA BIDANG RM Agung Dwi Saputro, AMd
TA N R A KA
KASI PENGOLAHAN RM DAN STATISTIK Rahmawati Kwawi L, AMdPerKes
KASA PENERIMAAN PASIEN DAN FILLING Darsono, AMdPerKes, S.ST
KSP Penerimaan Pasien Yulia Maria Yuliestina
A GYA K A I YO
KSP PENGOLAHAN RM Nugrohowati S.
T YAN S U A.
RP RAL
Staf Pelaksana Admisi - Avin Puspajati - Brigita Yuli - Suji Lestari - Ratnaning Tri Utami - Yayuk OK, AMdPerKes - Kristina S, AMdPerKes - Koko - Christian Budi - Rina
PEJENDE
S E IK
ST
Staf Pelaksana TPP Rajal - Puji Lestari - Eliya Christanti - Eliya Heni S - Christina Suci W
Staf Pelaksana Assembling Amin Satmoko
KSP SKM dan Pelaporan Zakarias K, Amd, S.Sos
Staf Pelaksana SKM - Eliana Hartanti - Jesica
Staf Pelaksana Koding - Ranny A, AmdPerKes - Vidyawati, SKM
SP Kelengkapan RM Giman Iswanto
SP. Sensus Harian RI Philipus Edy P
SP. P. Klaim Jamkesmas Bunga Staf Pel. Sensus Harian RJ Daniel Suharta
KSP Filling Yuliari Enda P
Staf Pelaksana Filling - Emannuel Limanto - Sumariyah - Sri Rahayuningsih - Margaretha Dyah S - Slamet Riyadi
SP. Distribusi Form RM Cecilia Suhartati
Distribusi RM - Jumini - Sumardi - Theresia Tining - Suprihatin
Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
42
B. Hasil 1. Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta mempunyai 4 ruang penyimpanan rekam medis. Ruang penyimpanan I dan II untuk menyimpan rekam medis aktif, ruang penyimpanan III dan IV untuk menyimpan rekam medis inaktif. Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta adalah menggunakan
sistem
Terminal
Digit
TA N R A KA
Filling
(TDF),
tetapi
A GYA K A I YO
penggunaannya berbeda karena bukan menggunakan dua nomor digit,
T YAN S U A.
tetapi satu nomor digit yang digunakan sebagai kunci pengambilan
P RAL R E DE
berkas rekam medis di rak penyimpanan. Sistem pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta adalah sentralisasi, yaitu
P
N
E SJ
penyimpanan berkas rawat inap dan rawat jalan terpusat dalam satu
S
E lokasi K I T
dan dalam satu berkas. Selain Terminal Digit Filing, juga
digunakan sistem warna penomoran berkas rekam medis agar mudah mengidentifikasi apabila ada berkas rekam medis yang berada tidak pada rak penyimpanan yang semestinya. Rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta setiap hari selalu bertambah. Tempat penyimpanan rekam medis terbatas, sehingga dengan bertambahnya rekam medis setiap hari membuat tempat penyimpanan rekam medis menjadi tidak rapi sehingga pelayanan rekam medis menjadi terhambat. Penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah dilakukan pada berkas rekam medis tahun 2004, 2003,
43
2002, 2001, 2000, dan tahun 1990an. Penyusutan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan rumah sakit yaitu dalam kurun waktu 10 tahun sekali. Tetapi pelaksanaan penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dilakukan dalam waktu 11 tahun sekali, yaitu dilakukan pada tahun 2004 dan tahun 1993.
Penyusutan belum dilakukan lagi dari tahun 2004,
perencanaan penyusutan baru akan dilaksanakan kembali di tahun 2016. Hal tersebut diperkuat dengan wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
Kalau yang sudah kita lakukan itu untuk berkas 2004 kebawah, 2003, 2002, 2001, 2000, sama 90an akhir itu mbak, heem. Kalau terakhir ya 2004 itu. Kalau yang saya ketahui baru satu kalau untuk tahun periode yang sebelumnya saya saya tidak tahu.
P RAL R E DE
Agustus,2016
P
Responden 1
N
E SJ
S
E K I T
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
Itu selama saya disini sudah, tahun 1993 sudah pernah dan 2003 pernah ya pemusnahannya Agustus,2016
Responden 2
Berdasarkan pengamatan dan studi dokumen pada Standar Prosedur Operasional Retensi dan Penyusutan Rekam Medis di Rumah
44
Sakit Bethesda Yogyakarta, prosedur penyusutan dimulai dengan retensi, yaitu petugas akan memilah berkas rekam medis inaktif dari berkas rekam medis aktif yang sudah disimpan minimal 5 tahun dari tanggal kunjungan terakhir. Berkas rekam medis inaktif akan disimpan minimal selama 2 tahun baik rawat jalan maupun rawat inap setelah itu dilakukan penyusutan/pemusnahan. Setelah pelaksanaan retensi, petugas melakukan pemilahan-
TA N R A KA
pemilahan lembaran rekam medis yang sudah sesuai jadwal retensi.
A GYA K A I YO
Berkas yang dipilah adalah berkas yang memiliki nilai guna (penelitian,
T YAN S U A.
pendidikan, administrasi, hukum, keuangan, iptek, pembuktian, sejarah)
P RAL R E DE
sesuai dengan kasus khusus atau kasus umum. Kasus khusus yaitu berkas
P
yang berhubungan dengan kasus hukum, misal kasus kriminal,
N
E SJ
pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, pengguguran kandungan.
E K I Kasus tertentu yang bernilai tinggi keilmuan kedokteran, misal kasus T
S
HIV/AIDS; operasi pemisahan kembar siam; operasi penyesuaian organ kelamin; operasi plastik; kasus pelayanan sterilisasi; SARS; flu burung; dan sebagainya. Pemilahan berkas yang harus dipertahankan untuk kasus khusus semua berkas akan disimpan selamanya. Sedangkan untuk kasus umum, lembar yang harus dilestarikan adalah lembar ringkasan masuk keluar, resume,
laporan
operasi,
persetujuan
atau
penolakan
tindakan
kedokteran, surat pernyataan pulang paksa, identitas bayi baru lahir, hasil pemeriksaan laboratorium/ radiologi, sisanya dimusnahkan. Setelah
45
dilakukan pemilahan, petugas akan mencatat berkas yang sudah dipilah kedalam formulir pertelaan kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang RMIK selanjutnya untuk disimpan kembali dengan sistem Terminal Digyt Filing. Prosedur pelaksanaan pemusnahan rekam medis yaitu Kepala Bidang RMIK mengusulkan kepada direktur untuk pembentukan tim pemusnahan rekam medis dalam bentuk SK (Surat Keputusan), yang
TA N R A KA
terdiri dari unsur bidang RMIK, Sekretariat, dan bagian lain yang terkait.
A GYA K A I YO
Tim pemusnah akan menentukan jadwal pemusnahan, membuat daftar
T YAN S U A.
pertelaan dalam bentuk tabulasi data yang berisi (No, No RM, tahun,
P RAL R E DE
tanggal terakhir berkunjung, diagnosa akhir). Pemusnahan rekam medis
P
dilakukan dengan cara dicacah atau dibakar oleh pihak ketiga dan
N
E SJ
disaksikan tim pemusnahan. Untuk rekam medis yang sudah rusak atau
E K I tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan cara terlebih dahulu T
S
membuat pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur. Petugas akan membuat berita acara pemusnahan berkas RM . Berita acara yang asli akan disimpan oleh rumah sakit, lembar kedua akan dikirm kepada yayasan. Sebelum dilaksanakan penyusutan harus ada perencanaan dengan membuat Tim Pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada berkas inaktif rawat inap yang sudah disimpan selama 2 tahun dipilah supaya diketahui mana yang harus disimpan dan mana yang harus dimusnahkan. Untuk lembar inaktif rawat jalan akan dimusnahkan.Pelaksanaan penyusutan
46
dari tahun 2004 hingga sekarang belum pernah dilaksanakan kembali karena adanya kendala keterbatasan tenaga. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1,yaitu:
Prosedur? Kalau prosedurnya kalau sebenarnya kita harusnya penyusutan kan e setelah dari pemilihan berkas inaktif terus kita simpan selama 2 tahun itu nanti harusnya dilakukan penyusutan, karena kita kendala untuk tenaga jadi selama bera berapa tahun ya? 2004 sampai sekarang tidak dilakukan penyusutan karena kendala di tenaga. Kalau prosedurnya ya setelah dari inaktif itu nanti ya dipilah jadi mana yang harus di disimpan mana yang bisa dihancurkan. Kalau yang rawat jalan kan otomatis dihancurkan, yang rawat inap ya dipilih nanti yang resume, ringkasan masuk keluar seperti yang discan itu kan udah ada daftarnya, heeh kalau ada tindakan operasi ya disimpen lembar laporan operasinya, hasil pemeriksaan lab, ya itu kalau bayi lahir ya e ada cap apa namanya cap kaki bayi kalau kasus e perkosaan memang itu harus kita simpen semuanya.
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
Agustus,2016
N
Responden 1
E SJ
S
E K I T
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
Ya prosedur detailnya kan harus buat tim dulu penyebab pemusnahan setelah itu nanti itu ada timnya, ada dari rekam medis ada dari Ipal, ada dari e pimpinan rumah sakit, udah buat tim nanti buat schedulnya terus ke pusmarsa. Biasanya tenaga khusus untuk penyusutan setelah itu baru dijalankan, itu kalau e sudah sampai ke tahap pemusnahan nanti akan dipenuhi dengan pihak ketiga dibuat berita acara. Jadi mesti ada perencanaan. Agustus,2016
Responden 2
47
Prosedur pelaksanaan penyusutan berdasarkan SOP Retensi dan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda tergambar dalam diagram Penyusutan Rekam Medis sebagai berikut:
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
S
E K I T
48
Gambar 4.3 Diagram Penyusutan Rekam Medis Mulai
Pemilahan BRM oleh Petugas Penyusutan
IYA Apakah BRM Aktif?
iya
Penyimpanan ke rak penyimpanan aktif
TA N R A KA
A GYA K A I YO
tidak
T YAN S U A.
RP RAL
Apakah isi RM inaktif merupakan kasus khusus?
iya
PEJENDE
ST
S E IK
Penyimpanan ke rak penyimpanan inaktif
tidak
Apakah RM inaktif masih bernilai guna?
tidak
iya
Apakah RM inaktif bernilai guna rusak?
tidak
iya
Pemusnahan RM inaktif
Selesai
Sumber: SPO Retensi dan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
49
Gambar 4.4 Diagram Pemusnahan Rekam Medis Mulai
Pembentukan tim pemusnahan rekam medis
Penentuan jadwal pemusnahan rekam medis
TA N R A KA
A GYA K A I YO
Pembuatan daftar pertelaan pemusnahan rekam medis (No, No. RM, Tahun, Tgl terakhir berkunjung, Diagnosa akhir )
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
Pemusnahan rekam medis dengan EN J S cara dibakar atau dicacah
E K I T
S
Pembuatan berita acara pemusnahan Rekam Medis
Selesai
Sumber: SPO Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
50
2. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner Rekam medis yang sudah mengalami penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta disimpan menggunakan mesinscan yang digunakan untuk mengscan berkas rekam medis inaktif yang sudah disusutkan pada tahun 1993 dan tahun 2004. Pelaksanaan scan belum terdapat petugas khusus yang bertanggung jawab untukscan berkas rekam medis sehingga berkas rekam medis inaktif yang bernilai guna tinggi masih menumpuk di ruang penyiimpanan berkas rekam medis inaktif.
TA N R A KA
A GYA K A I YO
Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumen pada buku
T YAN S U A.
panduan aplikasi e-rekam medisyang terdapat di ruang scan, prosedur scan
P RAL R E DE
berkas rekam medisyaitu:
P
a. Petugas akan log in user name dan password,
ST
EN J b. Petugas S memilih E IK
icon dokumen baru dan mengklik icon external
lookup untuk mencari data dari berkas rekam medis yang akan di scan. Apabila dalam pencarian tidak ditemukan data pasien yang dicari, maka petugas akan membuat dokumen baru dengan mengisi data pasien sesuai dengan kolom yang ada,
51
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
c. Petugas akan menyimpan dokumen lalu klik arsip baru dan masukkan
P RAL R E DE
nama file pada kolom nama file (diisi dengan nomer register pasien)
P
setelah itu klik tombol scan dan tunggu proses scan berjalan,
N
E SJ
S
E K I T
52
d. Sesudah proses scan berjalan lalu petugas mengklik tombol simpan setelah itu isi tanggal kunjungan pasien, kode diagnosis pasien dan jenis kunjungan pasien setelah itu simpan data kembali.
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
Sebelum melaksanakan scan rekam medis, petugas terlebih dahulu
N E J melakukan S penyusutan dengan melakukan pemilahan lembar rekam medis. E TIK Sehingga tidak semua lembar dalam berkas rekam medis dilakukan proses
S
scan. Lembar-lembar rekam medis pada berkas rekam medis rawat inap inaktif yang akan dipilah yaitu: Kasus Umum: a. Ringkasan masuk dan keluar; b. Resume medis; c. Identifikasi bayi baru lahir; d. Laporan operasi; e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis;
53
f. Surat pernyataan pulang paksa; g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan, MRI); h. Persetujuan rawat inap; i. Pengantar jenazah; j. Surat kematian; k. Visum. Kasus Khusus:
TA N R A KA
A GYA K A I YO
a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb
T YAN S U A.
b. Pasien orang asing
P RAL R E DE
c. Operasi plastik d. Penyakit jiwa
P
N
E SJ
e. Sterilisasi
S
E K I T
Sistem pelaksanaan scan rekam medis belum terintegrasi dengan
sistem rumah sakit. Pelaksanaan scan dilakukan untuk rekam medis rawat inap inaktif yang sudah mengalami penyusutan dan rekam medis rawat inap aktif yang setelah selesai dirawat inap. Pelaksanaan scan untuk rawat jalan belum dilaksanakan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dikarenakan keterbatasan tenaga dalam melakukan scan rekam medis. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:
54
Kalau yang sudah dilakasanakan disini itu semuanya. Jadi yang inaktif sama yang aktif. Jadi kalau yang inaktif kita ambil dari gudang belakang yang tipis-tipis itu, itu kan sudah dipilah-pilah jadi sudah disusut tinggal discan aja, tapi kalau yang aktif itu yang habis rawat inap setelah proses indeks selesai itu nanti kita scan untuk yang rawat inap sementara untuk yang rawat inap dulu yang rawat jalan belum. Agustus,2016
Responden 1
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
TA N R A KA
A GYA K A I YO
Masih aktif juga kita scan, itu kan e pasien yang paska rawat inap setelah dicoding e di assembling, coding, index sebelum disimpan kan discan dulu. Jadi didapat dari dua sisi. Dari yang sudah lama sama yang sekarang masih aktif.
T YAN S U A.
RP RAL
Agustus,2016
Responden 2
PEJENDE
SBerkas E IK
rekam medis yang sudah discan akan tetap disimpan
ST semampu rumah sakit. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu: Tetap disimpan, selamanya, kalau untuk yang udah disusut itu tetap disimpan kalau yang tidak terpakai memang harus disendirikan terus dihancurkan bisa. Agustus,2016
Responden 1
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
55
Tetap kita simpan, kalau yang kita scan lembar-lembar penting yang kita scan tetap masih kita simpan sampai e semampunya. Jadi memang peraturan Permenkes 269 2008 itu 5 tahun terus bisa dimusnahkan tapi e kalau kita ya itu minimal lah ya minimal 5 tahun, tapi kalau kita bisa menyimpan lebih lama itu lebih baik, jadi meskipun lembar-lembar lain kita musnahkan, tapi itu yang sudah kita scan sebagai rekap data, tetap kita simpan semampu kita. Yang sudah discan itu bisa saja dimusnahkan tapi selama masih bisa disimpan kita simpan, karena sebetulnya kan kita musnahkan juga gak papa, kita kan sudah punya scannya tapi kita masih simpan. Agustus,2016
Responden 2
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
3. Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis a. Manusia (Sumber Daya Manusia)
P RAL R E DE
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti, bahwa tidak
P
EN J S pelaksana proses scan. Terdapat satu petugas kontrak yang petugas E IK terdapat petugas khusus pada bagian filing yang sekaligus sebagai
ST
khusus untuk melaksanakanscan rekam medis. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilaksanakan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:
Belum ada, itu cuman kontrak. Heem belum ada besok mungkjin kita rencanakan, karena kan selanjutnya e semua berkas rekam medis itu kan e kita nganu kita scan jadi data-datanya semaksimal mungkin nanti kita backup dengan scan untuk rencana kedepan, tapi untuk saat ini masih jalan e yang inaktif sama yang habis mondok sementara itu. Yang kontrak Cuma satu. Agustus,2016
Responden 1
56
b. Metode Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumentasi di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta terdapat SPO retensi dan penyusutan, terdapat SPO Pemusnahan, serta terdapat SPO
Scan
Rekam Medis. SPO Scan Rekam Medis yang baru saja dibuat jadi belum diperlihatkan. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:
TA N R A KA
SOPnya sudah ada. SOPnya kan baru, kita baru ketik belum di belum di share kan. Karna ya itu tadi, kita masih baru, itu baru berapa bulan yang make scan itu, baru berapa bulan ya, 3-4 bulan lah itu. Baru kok itu, jadi kita masih proses, istilahnya proses untuk mencari backupan data.
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
Agustus,2016
P
Responden 1
N
E SJ
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara
Eyang dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu: K I T
S
Sudah. Agustus,2016
Responden 2
c. Mesin Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti, alat-alat yang diperlukan untuk pelaksanaan scan rekam medis sudah cukup untuk untuk mendukung proses pelaksanaan scan rekam medis. Terdapatprint scan
yang dapat melakukan scanning pada lembar
57
rekam medis dalam jumlah banyak dalam satu kali scan.Mesin scan mengalami error apabila digunakan untuk scan lembar rekam medis yang telah lama sehingga harus mengulang proses scan dari awal.Jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan belum terdapat, tetapi sudah terdapat jadwal pemeliharan dari IT. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:
TA N R A KA
A GYA K A I YO
Kalau selama ini belum si, harusnya ada tapi selama ini kalau gak ada keluhan gak ada yang itu. Kalau ada keluhan baru kita lapor. Agustus,2016
T YAN S U A.
Responden 1
P RAL R E DE
P
Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang
N
dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:
E SJ
S
E K Mesin I T
scan itu e pemeliharaan ada sesuai dengan jadwal pemeliharaan dari IT, satu bulan sekali. Ya errornya kan masih dalam batas terorir itu wajar, alat error tapi error kan langsung bisa diperbaiki tidak sampai berhari-hari atau error penggunaan, biasanya kertas yang kita scan kan banyak kertas berdebu, tapi kalu apa kertasnya kertas yang masih baru ya tidak. Tapi ya itu masih istilahnya errornya masih dalam batas toleransi, artinya ya masih dalam batas wajar, alat bisa saja error-error. Agustus,2016
Responden 2
d. Uang Rumah Sakit Bethesda memiliki anggaran yang dibutuhkan untuk membeli peralatan yang mendukung dalam pelaksanaan scan rekam medis. Anggaran tersebut dapat membeli dua mesin scan dan
58
dua komputer. Hal tersebut dikuatkan dengan hasil wawancara yang dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu: Iya... Agustus,2016
Responden 2
e. Material
TA N R A KA
Bertambahnya berkas rekam medis pasien baru setiap hari
A GYA K A I YO
yang tidak seimbang dengan penyusutan berkas inaktif membuat
T YAN S U A.
terbatasnya ruang penyimpanan rekam medis dan terbatasnya rak
P RAL R E DE
penyimpanan rekam medis sehingga Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta menerapkan Electronic Medical Record(EMR) yaitu
P
N
E SJ
dengan pelaksanaan scan rekam medis pasien. EMR memiliki
S
Ekemampuan K I T
untuk menghasilkan catatan elektronik lengkap data
medis pasien.Dengan dilaksanakannya scan rekam medis dapat sebagai pengganti rekam medis kertas atau manual, apabila rumah sakit mengimplementasikan EMR maka rumah sakit tidak perlu tempat khusus untuk menyimpan rekam medis dalam bentuk kertas. Penyusutan rekam medis menggunakan scan mempunyai banyak keuntungan,
yaitu:
tidak
memerlukan
tempat
khusus
untuk
penyimpanan rekam medis; mudah dalam retrieval jika dibutuhkan bentuk form asli; pelaksanaan scan rekam medis juga mudah dioperasikan.
59
C. Pembahasan 1. Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan oleh peneliti, prosedur penyusutan sebelum dilaksanakan penyusutan harus ada perencanaan dengan membuat Tim Pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada berkas inaktif rawat inap yang sudah disimpan selama 2 tahun dipilah supaya diketahui mana yang harus disimpan dan mana
TA N R A KA
yang harus dimusnahkan. Untuk lembar inaktif rawat jalan akan dihancurkan.
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
Hal tersebut diperkuat dengan hasil pengamatan dan studi
P RAL R E DE
dokumentasi pada Standar Prosedur Operasional Retensi dan
P
Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta,
ST
EN J prosedur S penyusutan E IK
dimulai dengan retensi, yaitu petugas akan
memilah berkas rekam medis inaktif dari berkas rekam medis aktif yang sudah disimpan minimal 5 tahun dari tanggal kunjungan terakhir. Berkas rekam medis inaktif akan disimpan minimal selama 2 tahun baik rawat jalan maupun rawat inap setelah itu dilakukan penyusutan/pemusnahan. Petugas melakukan pemilahan-pemilahan lembaran rekam medis yang sudah sesuai jadwal retensi. Berkas yang dipilah adalah berkas yang memiliki nilai guna (penelitian, pendidikan, administrasi, hukum, keuangan, iptek, pembuktian, sejarah) sesuai dengan kasus khusus atau kasus umum. Setelah dilakukan pemilahan, petugas akan mencatat berkas yang sudah dipilah kedalam formulir
60
pertelaan kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang RMIK selanjutnya untuk disimpan kembali dengan sistem Terminal Digyt Filing.Berkas yang tidak bernilai guna dimusnahkan, pemusnahan rekam medis dilakukan dengan cara dicacah atau dibakar oleh pihak ketiga dan disaksikan tim pemusnahan. Hal tersebut sesuai dengan buku Rustiyanto dan Rahayu (2011), alur dari penyusutan berkas rekam medis dimulai dari
TA N R A KA
pemindahan berkas rekam medis aktif ke berkas rekam medis inaktif,
A GYA K A I YO
TIM pemusnahan akan melaksanakan penilaian berkas rekam medis,
T YAN S U A.
berkas rekam medis yang bernilai guna dan rekam medis tertentu akan
P RAL R E DE
disimpan, sedangkan berkas rekam medis yang tidak ada nilai guna
P
dan rekam medis rusak / tidak terbaca akan dimusnahkan.
N
E SJ
S
E K I T
Lembar rekam medis yang bernilai guna yaitu: Kasus Umum:
a. Ringkasan masuk dan keluar; b. Resume medis; c. Identifikasi bayi baru lahir; d. Laporan operasi; e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis; f. Surat pernyataan pulang paksa; g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan, MRI);
61
h. Persetujuan rawat inap; i. Pengantar jenazah; j. Surat kematian; k. Visum. Kasus Khusus: a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb b. Pasien orang asing
TA N R A KA
c. Operasi plastik d. Penyakit jiwa
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
e. Sterilisasi
P RAL R E DE
P
Hal tersebut sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
N
E SJ
Medik tahun 1995 No. Hk. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis
E K I T Pengadaan Formulir Rekam Medis Dan Pemusnahan Arsip Rekam
S
Medis Di Rumah Sakit, disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif. b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif: 1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian;
62
2) Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan, dan iptek; 3) Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah. c. Lembar rekam medis yang dipilah: 1) Ringkasan masuk dan keluar 2) Resume 3) Lembar operasi 4) Lembar identifikasi bayi lahir hidup 5) Lembar persetujuan
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
6) Lembar kematian
P RAL R E DE
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam
P
medis inaktif;
N
E SJ
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau
S
E K I T
tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan;
f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite rekam medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan petugas lain yang terkait. Penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah dilakukan pada berkas rekam medis tahun 2004, 2003, 2002, 2001, 2000, dan tahun 1990an. Penyusutan dilaksanakan sesuai kebijakan rumah sakit yaitu dalam kurun waktu 10 tahun sekali. Pelaksanaan penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dilakukan dalam waktu 11 tahun sekali, penyusutan sudah pernah dilakukan pada tahun
63
2004 dan tahun 1993. Penyusutan belum dilakukan lagi dari tahun 2004, perencanaan penyusutan baru akan dilaksanakan kembali di tahun 2016. Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) periode waktu yang harus dilalui sebelum suatu record dapat dihapus atau dihilangkan berdasarkan pada jenis penyakit pasien dan jenis kunjungan pasien berbeda-beda, tidak semua penyakit disusutkan dalam waktu 10 tahun.
TA N R A KA
2. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner
A GYA K A I YO
Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumentasi pada
T YAN S U A.
buku panduan aplikasi e-rekam medis yang terdapat di ruang scan,
P RAL R E DE
prosedur scan rekam medis merupakan penerapan EMR, dengan scan
P
rekam medis membuat lembar rekam medis dapat disimpan kedalam
N
E SJ
software. Sesuai dengan pendapat (Amsyah,2005), bahwa sistem
E K I T penyimpanan pencintraan (imaging) adalah suatu proses mengubah
S
atau mentransfer gambar dalam bentuk kertas atau film (radiolog) ataupun
gambar
medis
(radiology)
ataupun
gambar
medis
(EKG,EEG,CTG,USG, dan lain-lain) kedalam software melalui data digital seperti scanner/ pencitraan. Scan rekam medis yang dilaksanakan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta membuat penyimpanan data berbasis komputer menjadi lebih aman. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), salah satu kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut yaitu keamanan data. Keamanan dokumen akan
64
lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID pengguna dan password. Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur autentifikasi pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit dimasuki akses-akses yang ilegal. Kemudahan dalam melakukan back up data kedalam disket atau Compact Disc (CD) juga akan membuat data kita lebih aman karena jika terjadi kerusakan sistem komputer,
TA N R A KA
data masih bisa diselamatkan melalui back up tersebut.
A GYA K A I YO
Sebelum melaksanakan scan rekam medis, petugas terlebih
T YAN S U A.
dahulu melakukan pemilahan lembar rekam medis. Sehingga tidak
P RAL R E DE
semua lembar dalam berkas rekam medis dilakukan proses scan.
P
Lembar-lembar rekam medis pada berkas rekam medis rawat inap
N
E SJ
aktif dan inaktif yang akan dipilah yaitu:
S
E K I T
Kasus Umum:
a. Ringkasan masuk dan keluar; b. Resume medis; c. Identifikasi bayi baru lahir; d. Laporan operasi; e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis; f. Surat pernyataan pulang paksa; g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan, MRI);
65
h. Persetujuan rawat inap; i. Pengantar jenazah; j. Surat kematian; k. Visum. Kasus Khusus: a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb b. Pasien orang asing c. Operasi plastik d. Penyakit jiwa e. Sterilisasi
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
Sistem scan rekam medis belum terintegrasi sistem rumah
P
sakit. Pelaksanaan scan dilakukan untuk rekam medis rawat inap
N
E SJ
inaktif yang sudah mengalami penyusutan dan rekam medis rawat
E K I T inap aktif yang baru selesai dirawat inap.
S
Pelaksanaan penyusutan menggunakan scan, lembar rekam medis yang dipilah sudah mengacu padaSurat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 No. HK. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, lembar medis yang dipilah pada tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan sebagai berikut: a. Ringkasan masuk dan keluar;
66
b. Resume; c. Lembar operasi; d. Lembar identifikasi bayi lahir hidup; e. Lembar persetujuan; dan f. Lembar kematian. Menurut Permenkes No. 269 tahun 2008 pasal 8 ayat (2) disebutkan bahwa setelah batas waktu 5 (lima) tahun, rekam medis
TA N R A KA
dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis.
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
Lembar-lembar yang dipilah di Rumah Sakit Bethesda
P RAL R E DE
Yogyakarta telah mengacu pada Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 No. HK. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis
P
N
E SJ
Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam
S
EMedis di Rumah Sakit. K I T Sebelum menggunakan scan untuk pelaksanaan penyusutan rekam medis, dampak yang ada untuk berkas rekam medis, yaitu: terbatasnya ruang penyimpanan untuk berkas rekam medis, terbatasnya rak penyimpanan untuk berkas rekam medis, adanya kekhawatiran akan kehilangan informasi medis yang berdampak pada aspek hukum. Setelah menggunakan scan untuk pelaksanaan penyusutan rekam medis mempunyai beberapa manfaat, yaitu: rumah sakit mempunyai backupdata terhadap berkas yang sudah mengalami
67
penyusutan, tidak memerlukan banyak ruang penyimpanan berkas rekam medis, tidak menyita banyak rak penyimpanan berkas rekam medis,tidak ada rasa khawatir akan kehilangan data medis apabila sewaktu-waktu diperlukan. Dengan scan rekam medis membuat penyimpanan data medis menjadi lebih aman. 3. Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis a. Man (Sumber Daya Manusia)
TA N R A KA
Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36
A GYA K A I YO
Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1 (satu), tenaga
T YAN S U A.
kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam
RP RAL
bidang
kesehatan
serta
memiliki
pengetahuan
dan/atau
PE ENDE
keterampilan melalui pendidikan di bidang kesehatan yang untuk
ST
IK
jenis J tertentu memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya S E kesehatan.
Menurut Hariandja (2007), sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan di samping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu, SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi, sebagai salah satu fungsi dalam perubahan yang dikenal dengan sumber daya manusia. Manajemen
SDM
didefisinikan
dengan
penentuan
dan
pelaksanaan berbagai aktifitas, policy, dan program yang bertujuan untuk
mendapatkan
tenaga
kerja,
pengembangan,
dan
68
pemeliharaan
dalam
meningkatkan
dukungannya
terhadap
peningkatan efektifitas organisasi dengan cara yang secara etis dan sosial dapat dipertanggungjawabkan. Aktifitas berarti melakukan berbagai kegiatan, misalnya perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan lain-lain. Menentukan berbagai policy sebagai arah tindakan seperti lebih mengutamakan sumber dari dalam untuk mengisis jabatan yang kosong, memberikan
TA N R A KA
kesempatan pada setiap orang untuk mengisi jabatan dan lain-lain.
A GYA K A I YO
Tujuan SDM adalah untuk meningkatkan produktifitas pegawai,
T YAN S U A.
mengurangi tingkat absensi, mengurangi tingkat perputaran kerja,
P RAL R E DE
atau meningkatkan loyalitas para pegawai pada organisasi.
P
Berdasarkan wawancara dengan petugas rekam medis serta
N
E SJ
S
E K I T
observasi yang dilakukan peneliti, bahwa tidak terdapat petugas khusus pada bagian filing yang sekaligus sebagai petugas pelaksana proses scan. Terdapat satu petugas kontrak yang khusus untuk melaksanakan scan rekam medis. Sehingga dengan bertambahnya rekam medis baru setiap hari yang tidak seimbang dengan pelaksanaan scan rekam medis karena kurangnya petugas membuat rekam medis inaktif menumpuk.
b. Metode Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1 (satu), SPO adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang dibakukan untuk
69
menyelesaikan proses kerja rutin tertentu dengan memberi langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh Fasilitas Pelayanan Kesehatan berdasarkan Standar Profesi. Menurut Sabarguna dan Listiani (2008), pelayanan yang dijalankan harus mempunyai aturan tertentu, baik secara lisan atau secara tulisan, aturan operasional sehari-hari, penting dibuat secara tertulis kepentingan berikut:
TA N R A KA
A GYA K A I YO
1) Kejelasan tindakan, dalam rangka latihan pegawai dan
T YAN S U A.
pembinaan pegawai,
P RAL R E DE
2) Pegawai jelas hak dan kewajiban minimal yang harus
P
dikerjakan,
N
E SJ
S
E K I T
3) Akan merupakan salah satu unsur dalam rangka menilai proses pelayanan,
4) Secara berkelanjutan bisa dievaluasi dan ditingkatkan. Berdasarkan hasil wawancara, pengamatan dan studi dokumentasi di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta terdapat SPO retensi dan penyusutan, terdapat SPO Pemusnahan, serta terdapat SPO Scan Rekam Medis. SPO Scan Rekam Medis yang baru saja dibuat jadi belum diperlihatkan.. c. Mesin Berdasarkan hasil wawancara, pengamatan yang dilakukan peneliti, alat-alat yang diperlukan untuk pelaksanaan scan rekam
70
medis sudah cukup untuk untuk mendukung proses pelaksanaan scan rekam medis. Terdapat print scanneryang dapat melakukan scanning pada lembar rekam medis dalam jumlah banyak dalam satu kali scan.Mesin scan mengalami error apabila digunakan untuk scan lembar rekam medis yang telah lama. Jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan belum terdapat, tetapi sudah terdapat jadwal pemeliharan dari IT.
TA N R A KA
Rumah Sakit Bethesda sudah menerapkan penggunaan scan
A GYA K A I YO
rekam medis, dengan begitu Rumah Sakit Bethesda memanfaatkan
T YAN S U A.
tekhnologi yang ada sesuai dengan perkembangan zaman. Hal
P RAL R E DE
tersebut telah mengacu pada Undang-undang Republik Indonesia
P
Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik,
N
E SJ
S
E K I T
Transaksi elektronik adalah perbuatan hukum yang dilakukan dengan komputer, jaringan komputer, dan/atau media elektronik lainnya.Teknologi
informasi
mengumpulkan,
menyiapkan,
adalah
suatu
menyimpan,
teknik
untuk
memproses,
mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi. Suatu system informasi terdiri data, manusia, dan proses serta kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak dan teknologi komunikasi atau yang dikenal dengan teknologi informasi (IT). Pengguna systeminformasi terlibat dengan tiga tahap yaitu pemasukan data, pemrosesan dan pengeluaran informasi. Para pengguna akan memanfaatkan systemuntuk
71
berbagai kebutuhan, karena itu systemharus bisa memenuhi berbagai kebutuhan tersebut. (Hatta,2013) Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta menerapkan EMR dengan media scan rekam medis. Scan rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dilaksanakan untuk rekam medis rawat inap inaktif maupun aktif. Dengan menerapkan EMR media scan, penyimpanan rekam medis menjadi lebih aman juga tidak menyita
TA N R A KA
banyak tempat untuk menyimpan rekam medis. Meskipun Rumah
A GYA K A I YO
Sakit Bethesda sudah menerapkan EMR tetapi Rumah Sakit
T YAN S U A.
Bethesda masih tetap mempertahankan rekam medis manual.
P RAL R E DE
d. Uang
P
Rumah Sakit Bethesda memiliki anggaran yang dibutuhkan
N
E SJ
S
E K I T
untuk membeli peralatan yang mendukung dalam pelaksanaan scan rekam medis. Anggaran tersebut dapat membeli dua mesin scan dan dua komputer. Program yang sudah disusun harus disertai anggaran yang dibutuhkan. Anggaran digitalisasi harus disesuaikan dengananalisis kebutuhan sistem, ketersediaan peralatan dan media penyimpanan. Peralatan menjadi sangat penting karenamenjadi faktor utama penyedot terbanyakalokasi anggaran (Sugiharto, 2010) pada jurnal Citra, B.S dan Khasanah, Z (2015).
72
e. Material Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai cara diantaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya preventif dilakukan dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang
memadai
dan
memenuhi
syarat/standar
gedung
penyimpanan. Upaya ini merupakan perlindungn fisik dan nilai informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan. Artinya,
TA N R A KA
upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/ arsip melalui
A GYA K A I YO
pencegahan dan pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif.
T YAN S U A.
Adapun penyelamatan dokumen/arsip secara kuratif dilaksanakan
P RAL R E DE
jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen/arsip, misalnya
P
dengan restorasi, duplikasi atau digitalisasi (Sugiharto, 2010) pada
N
E SJ
S
E K I T
jurnal Citra, B.S dan Khasanah, Z (2015). Bertambahnya berkas rekam medis pasien baru setiap hari
yang tidak seimbang dengan penyusutan berkas inaktif membuat terbatasnya ruang penyimpanan rekam medis dan terbatasnya rak penyimpanan rekam medis sehingga Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta menerapkan Electronic Medical Record (EMR) yaitu dengan pelaksanaan scan rekam medis pasien. EMR memiliki kemampuan untuk menghasilkan catatan elektronik lengkap data medis pasien. Dengan dilaksanakannya scan rekam medis dapat sebagai pengganti rekam medis kertas atau manual. Penyimpanan rekam medis menggunakan scan mempunyai banyak keuntungan,
73
yaitu: mudah dalam retrieval jika dibutuhkan bentuk form asli; pelaksanaan scan rekam medis juga mudah dioperasikan, penyimpanan data medis pasien menjadi lebih aman.
TA N R A KA
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
S
E K I T
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Pelaksanaan penyusutan belum optimal. Jadwal penyusutan rekam medis belum sesuai dengan jadwal retensi berdasarkan jenis penyakit pasien. Pelaksanaan penyusutan rekam medis dilakukan dalam jangka waktu 11 tahun yaitu pada tahun 2004 dan tahun 1993. Pelaksanaan perencanaan
TA N R A KA
penyusutan dengan scanning belum terencana dengan baik pada tenaga
A GYA K A I YO
maupun target penyelesaian scan rekam medis.
T YAN S U A.
2. Pelaksanaan scan rekam medis belum dilaksanakan dengan optimal,
P RAL R E DE
karena sistem scan rekam medis belum terintegrasi dengan Sistem
P
Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).
N
E SJ
3. SPO Scan Rekam Medis belum diperlihatkan atau belum dicantumkan
E K I pada SPO rumah sakit. Mesin scan sering error tetapi belum terdapat T
S
jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan. B. Saran 1. Mengingat keterbatasan rak dan ruang penyimpanan rekam medis, sebaiknya pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan rekam medis dilakukan secara rutin sesuai dengan jenis penyakit pasien yang terdapat di jadwal retensi dan direncanakan dengan baik termasuk tenaga dan target penyelesaian scan rekam medis sehingga dapat menunjang kualitas pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.
74
75
2. Pelaksanaan scan sebaiknya tidak hanya untuk rekam medis rawat inap tetapi juga rawat jalan. Hasil rekam medis yang telah di scan sebaiknya dapat diakses atau bisa terintegrasi di Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Dengan begitu dokter atau perawat dapat dengan mudah melihat rekam medis pasien. 3. Sebaiknya SPO Scan Rekam Medis segera dikeluarkan supaya sudah terdapat acuan untuk pelaksanaan scan rekam medis. Sebaiknya dibuat
TA N R A KA
jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan walaupun terjadinya error
A GYA K A I YO
pada mesin scan masih dalam tahap wajar.
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
S
E K I T
DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Z. (2005). Manajmenen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. Basuki, L.S. (2005). Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius [Diakses melalui google books tanggal 20 Juli 2016] Bungin, B. (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana Citra, B.S dan Khasanah, Z. (2015). Pencitraan (Imaging) Berkas Rekam Medis Pada Kegiatan Penyusutan Di RSUD Kota Yogyakarta. Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, Volume 3, No. 1, Hal. 71-72.
TA N R A KA
Departemen Kesehatan RI. (1995). Surat Edaran Dirjen Yanmed No.Hk.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
A GYA K A I YO
T YAN S U A.
Hariandja, Marihot T.E. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Grasindo.
P RAL R E DE
Hatta, R.G. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
P
EN J S Manajemen Unit Kerja. Yogyakarta: Budi Utama Ismainar, H. (2015). E K melalui google books tanggal 21 Juni 2016] I[Diakses ST
Herujito, M.Y. (2001). Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta : PT Grasindo.
Margret, K.A. (2004). Electronic Health Records. American Health Information Management Association. Moleong, L.J. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya. Notoatmodjo, S. (2010). MetodologiPenelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. PeraturanMenteriKesehatanRepublik 2008 tentangRekamMedis.
Indonesia
Nomor269/MENKES/Per/III/
Rustiyanto, E dan Rahayu, W.A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia. Sabarguna, B.S dan Listiani, N. (2008). Organisasi dan Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium RS Islam Jawa Tengah.
xiv
Sudra, R.I. (2014). Sistem Retensi Rekam Medis. Diakses melalui http://ranocenter.weebly.com/blog-ranocenter/sistem-retensi-rekam-medis. [Diakses tanggal 08 Juni 2016]. Sugiarto, A dan Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media. Sugiyono. (2015). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta. Undang- Undangnomor 44 tahun 2009 tentangRumahSakit. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
TA N R A KA
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentag Tenaga Kesehatan.
A GYA K A I YO
Varsha et al. (2015). “Fishbone Diagram”. World Journal of Pharmaceutical Research. Amrutvahini College of pharmacy.
T YAN S U A.
P RAL R E DE
P
N
E SJ
E K I T
S
xv
