6.TATA LAKSANA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT
LW
1
PERATURAN PEMERINTAH yang berkaitan dengan Pemusnahan Dokumen Perusahaan • PP RI No.87 Th.1999 Tentang : TATA CARA PENYERAHAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN PERUSAHAAN • PP RI No. 88 Th..1999 Tentang: TATA CARA PENGALIHAN DOKUMEN PERUSAHAAN KE DALAM MIKROFILM ATAU MEDIA LAINNYA DAN LEGALISASI
LW
2
PERATURAN PEMERINTAH yang berkaitan dengan Pemusnahan Rekam Medis
SURAT EDARAN Dirjen Yanmed No. HK.00.06.1.5.01160 Tanggal 21 Maret 1995 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit
LW
3
PERATURAN PEMERINTAH yang berkaitan dengan Pemusnahan Rekam Medis Dasar: SE No. HK.00.06.1.5.01160 : • Permenkes RI No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis ( Bab II pasal7) • Keputusan Dirjen Yanmed no.78/ Yanmed/ RS Umdik/ YMU/ 1/ 91 : Penjabaran sda • UU no.7 Th. 1971 : Ketentuan Pokok Kearsipan --> Rekam Medis = ARSIP • Meningkatkan keandalan R M RS tiblak mus Tujuan: Pedoman Penyelenggaraan Pemusnahan berkas Rekam Medis di RS
LW
4
ETIKA PROFESI - PORMIKI
BAB I, PSL 4. Setiap pelaksana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan selalu menyimpan dan menjaga berkas rekam medis serta informasi yang terkandung di dalamnya sesuai dengan ketentuan prosedur manajemen, ketetapan pimpinan institusi dan peraturan perundangan yang berlaku
LW
5
ETIKA PROFESI - PORMIKI BAB I PSL.5 Setiap pelaksana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan selalu menjunjung tinggi doktrin kerahasiaan dan hak atas informasi pasien yang terkait dengan identitas individu atau sosial. PP no.10 tahun 1966 mengenai “Wajib Simpan Rahasia Kedokteran” Hal-hal yang dilarang: • • •
LW
Menjual informasi Memberikan informasi kepada pihak ketiga tanpa izin si pasien Menceritakan isi RK pasien kepada pihak ketiga
6
PEMUSNAHAN BERKAS R M
RAK >>>>
PP No.87 Th. 1999 PP no.88 Th. 1999 SE Dirjen Yanmed 1995 No. HK.00.06.1.5.01160 SK RS:Tim Pemusnah Etika Profesi- PORMIKI
LW
PROSES
•Jadwal Retensi •Pemindahan •Penilaianpemilahan •Pemusnahan
Tempat yang memadai
•Lembaran Penting •Berita Acara pemusnahan
7
JADWAL RETENSI BERKAS R M AKTIF DAN INAKTIF (SE 1995) 1. UMUM= AKTIF 5 - 15 Th., INAKTIF 2 -5 Th. (lihat jadwal) 2. ANAK= sesuai kebutuhan 3. KIUP + Register + Indeks= permanen, abadi 4. Gol.Penyakit tertentu atau kasus yang dianggap penting 5. Diagnosa ttt RS menentukan dg. Pertimbangan NILAI GUNA Primer: ADMINISTRASI, HUKUM, KEUANGAN, IPTEK Sekunder: PEMBUKTIAN, SEJARAH
LW
8
PERTIMBANGAN RUMAH SAKIT DALAM RETENSI BERKAS R M a.l. • • • • • • • • • • •
LW
RISET – EDUKASI KASUS HUKUM MIN. 23 TAHUN SESUDAH KETETAPAN HUKUM KASUS PERKOSAAN HIV PENYESUAIAN KELAMIN ORANG ASING KASUS ADOPSI BAYI TABUNG CANGKOK ORGAN OP.PLASTIK/ REKONSTRUKSI
9
JADWAL RETENSI BERKAS R M
LW
NO
POK RM
1 2 3 4 5 6 7 8
UMUM MATA JIWA ORTHOPEDI KUSTA KETERG.OBAT JANTUNG Paru
AKTIF INAKTIF RJ RI RJ RI 5 5 2 2 5 10 2 2 10 5 5 5 10 10 2 2 15 15 2 2 15 15 2 2 10 10 2 2 5 10 2 2
10
ALUR PROSES PEMUSNAHAN PEMINDAHAN
PENILAIAN
PEMUSNAHAN
LW
11
PEMINDAHAN BERKAS R M
1. Tanggal terakhir kunjungan ---> Lihat stiker tahun 2. Pindah ke rak Inaktif 3. Pok berdasarkan : Th. Terakhir kunjungan
LW
12
PENILAIAN BERKAS R M SESUDAH 2 TAHUN DI RAK PENYIMPANAN INAKTIF BENTUK TIM PENILAI: SK DIR RS tdd: • Sub Komite R M/ Komite Medis • Petugas R M Senior • Tenaga lain yg. terkait MENILAI HAL-HAL: 1. R M tsb.sering digunakan untuk DIK /LIT 2. NILAI GUNA: a. Primer: ADM, HKM, KEU, IPTEK b. Sekunder: PEMBUKTIAN, SEJARAH 3. Lihat ketentuan retensi
LW
13
LANGKAH-LANGKAH PEMUSNAHAN BERKAS R M 1.Bentuk Tim Pemusnah ( Unsur R M & Tata Usaha) --> SK Dir RS 2. Daftar Petelaan ( No., No. R M, Th., Jangka Wkt Penyimp., D/akhir, Ident Pemindah) 3.Pelaksanaan --> Dibakar dg incenerator/ biasa, Dicacah --> tak bisa dibaca 4.Berita Acara Pemusnahan, tt Ketua, sekr, diketahui Dir RS 5.Berkas R M yang rusak/ X terbaca : Surat Pernyataan di kertas segel o/ Dir RS (cara=N03)
LW
14
RETENSI BERKAS R M Pengalihan Dokumen ke dlm mikrofilm/ media lainnya • MIKRO FILM ATU MEDIA LAINNYA Media lain: spt CD ROM atau CD-WORM (Write Once Read Many) PP RI No. 88 Th.1999 Bab I pasal 3: Pengalihan dapat diadakan sejak dokumen dibuat/ diterima perusahaan Arti: dapat langsung dialihkan tanpa harus ada hard copy
LW
15
PP RI No. 88 Th..1999 BAB I Bab I pasal 5: Tetap menyimpan dok.asli bila: Mempunyai kekuatan pembuktian otentik Mengandung Kepentingan Hukum ttt
LW
16
PP RI No. 88 Th..1999 BAB II Bab II. Psl10 1. Menjamin hasil = naskah/ dok. asli yang dialihkan 2. -a. Wajib menjamin sesuai asli -b.mikrofilm/ media lain tetap dl keadaan baik u/ dpt --> wkt kedaluarsa -c.dapat dibaca , dicetak kembali di atas kertas
LW
17
PP RI No. 88 Th..1999 Bab III Pasal 13 (1)Buat Berita Acara pengalihan dok. --> Mikrofilm/ media lain o/ Pimp.perusahaan (2)Isi: min • Ket. Tempat, hari, tanggal, bl, Th. Dilakukan legalisasi • Ket Jenis dokumen yang dialihkan • Ket. Pengalihan telah dilakukan sesuai dg naskah asli • TT & Nama jelas pejabat ybs (Dir./Pejab yg ditunjuk) (3) Ada 3 rangkap: Pimp., unit pengolahan, unit kearsipan (samb..)
LW
18
PP RI No. 88 Th.1999 Bab III Samb. Pasal 13 (4) Berita acara & Daftar pertelaan Bagian tak terpisah (5) Pe TJ Pimpinan Perusahaan Pasal 16 (1) Hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah (2) Dapat dilegalisasi u/ keperluan pengadilan dan kepentingan hukum lainnya
LW
19
PP RI No. 88 Th..1999 Bab III Pasal 15 Berita acara dan daftar pertelaan yang dari awal dibuat dl sarana lain, dpt dilakukan secara elektronis : dapat dalam bentuk bukan sarana kertas ada Rekaman TT pejabat yg terkait
LW
20
KESIMPULAN
LW
21
