PUSDIKKES KODIKLAT TNI AD RUMAH SAKIT PENDIDIKAN
SURAT PERINTAH NOMOR Sprin / / IX /2016 Tentang PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS
Menimbang
:
1. Bahwa berkas rekam medis yang di musnahkan adalah berkas rekam medis yang sudah dinyatakan tidak ada nilai gunanya. 2. Bahwa untuk mengurangi beban penyimpanan berkas rekam medis maka diadakan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis .
Mengingat 1 2 3
:
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis/Medical Record. Peraturan Pemerintah N0.87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan. Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.
MEMUTUSKAN
Menetapakan
:
Pertama
:
Memberlakukan Keputusan Kepala Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD Nomor ..../...../IX/2016 tentang Pemusnahan Berkas Rekam Medis.
Kedua
:
Menugaskan kepada Panitia Pemusnahan untuk melaksanakan pemusnakan berkas rekam medis.
Ketiga
:
Surat keputusan ini berlaku terhitung sejak tanggal ditetapkan sampai ada ketentuan lain yang mengaturnya.
Keempat
Selesai.
:
Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan dilakukan pembetulan sebagaimana mestinya. Dikeluarkan di Jakarta Pada tanggal, September 2016 Kepala Rumah Sakit Pendidikan
dr. Adhy Sugih Arto, Sp.An Letnan Kolonel Ckm NRP 1910054381166 Tembusan : - Para Kaunit/kaur Rumkitdik Pusdikkes Kodiklat TNI AD
PUSDIKKES KODIKLAT TNI AD RUMAH SAKIT PENDIDIKAN
Latar Belakang 1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM 2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM 3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas inaktif 4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif . 5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan dan 6. Pemusnahan berkas RM 7. Adanya rasa was-was Aspek hukum
Penyusutan / Retensi : Adalah pengurangan jumlah formulir yang memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .
terdapat di dalam berkas RM dengan cara
Pemusnahan : Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .
Tujuan Retensi : 1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif 2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif 3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) 4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif
Dasar Hukum : 1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E) 2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit 3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47) 4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006 5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.
Dasar Hukum : Pasal 8 ayat 1 : Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan
Pasal 8 ayat 2 : Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik Pasal 8 ayat 3 : Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut Pasal 9 ayat 1 : Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat Pasal 9 ayat 2 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan
Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif 1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir 2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM in aktif 3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan
Tata Cara Penilaian 1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif 2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:
Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
Nilai guna: a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek b) Sekunder: pembuktian, sejarah
Lembar rekam medis yang dipilah: 1. Ringkasan masuk dan keluar 2. Resume 3. Lembar operasi 4. Identifikasi bayi 5. Lembar persetujuan 6. Lembar kematian
Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif
Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan
Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait
Persiapan 1.
Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.
Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996
Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1991
2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi
Ka. Rekam Medis
- Panitia Rekam Medis
Perawat Senior
- Komite Medik
Petugas terkait
3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi
Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .
4. Disiapkan
No .
form pertelaan : No. Rekam Tahun Medis
Jangka Waktu
Diagnosa Akhir
5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan BERITA ACARA PENYUSUTAN SK…./…/… 2016 Pada hari ini Kamis tanggal …......bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi diJl. YYYYYYYYYYYYYYY , Jakarta Timur. Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ) .
PUSDIKKES KODIKLAT TNI AD RUMAH SAKIT PENDIDIKAN
BERITA ACARA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF TAHUN 2016 RUMAH SAKIT DIK PUSDIKKES KODIKLAT TNI AD
Sehubungan dengan Surat Perintah Direksi Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD No…………………………..,dengan ini menerangkan terlebih dahulu : 1 Bahwa Dalam rangka pemusnahan dokuman Rumah Sakit berupa arsip Rekam medis telah dibentuk tim Pemusnahan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD yang mempunyai tugas untuk melaksanakan pemusnahan arsip Rekam Medis sebagaimana petunjuk dan ketentuan yang berlaku. 2 Bahwa pelaksanaan pemusnahan tersebut berdasarkan dan mengacu pada Surat Edaran Dirjen.Yanmed. No.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Atas dasar tersebut diatas, Tim Pemusnahan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD telah melakukan pemusnahan berkas rekam medis inaktif tahun 2010 sebanyak ……. berkas. 1
PELAKSANAAN Hari Tanggal Waktu Lokasi Koordinator
: : : : :
…........... ............. ............. …………………………. Mayor (K) Siti Halimah
Sekretaris Pelaksana 2
: Lettu (K) drg.Widda.A : Lettu Satria Apgar
TATA CARA 1 Memilih berkas rekam medis inaktif tahun …........yang sudah memasuki masa simpan in aktif 2 tahun. 2 Melakukan pemindaian (Scanning) semuarekammedis yang mempunyai nilai guna dan yang tidak bernilai guna. 3 Menilai rekam medis yang masih bernilai guna dan yang tidak bernilai guna. 4 Menyimpan lembaran lembaran penting dari berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan di ruang penyimpanan rekammedis . 5 Berkas rekam medis yang tidak bernilai guna dibakar.
6 7
Tim pemusnah berkas rekam medis mengawasi pembakaran sampai selesai Daftar berkas rekam medis yang dimusnahkan terlampir.
Jakarta,……… Sekretaris
....................................
Ketua
.............................................
.
Kepala Rumah Sakit Pendidikan
dr. Adhy Sugih Arto, Sp.An Letnan Kolonel Ckm NRP 1910054381166
PUSDIKKES KODIKLAT TNI AD RUMAH SAKIT PENDIDIKAN
SURAT PERINTAH NOMOR Sprin / / IX /2016 Tentang PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS Pada hari ini ........... tanggal …....../......../2016 bertempat di …...................... RS Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD yang berlokasi diJl. Raya Bogor Kramat Jati Jakarta Timur. Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit Dik Pusdikkes KOdiklat sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ) . (masukkan nomor lampiran nomor RM yang akan dimusnakan)
PUSDIKKES KODIKLAT TNI AD RUMAH SAKIT PENDIDIKAN
SURAT PERINTAH NOMOR Sprin/ /IX/2016 Menimbang : 1. Bahwa berkas rekam medis yang di musnahkan adalah berkas rekam medis yang sudah dinyatakan tidak ada nilai gunanya. 2. Bahwa untuk mengurangi beban penyimpanan berkas rekam medis maka diadakan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis . Dasar
:
1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E) 2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit 3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47) 4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006 5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS. DIPERINTAHKAN Kepada
:
