USER
UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM TAHUN 2017
BAGIAN LAYANAN PENGADAAN
Biro Pengelolaan BMN
Mengingat dimensi tugas fungsi dan struktur organisasi ULP yang diamanahkan oleh peraturan perundang-undangan mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri dalam mencapai tujuan organisasi maka perlu disusun langkah dan kebijakan strategis yang dituangkan dalam bentuk Grand Design layanan pengadaan barang/jasa..Guna menyusun kebutuhan akan grand design tersebut Sekretariat Jenderal melaksanakan kegiatan Rapat Koordinasi Unit Layanan Pengadaan kementerian Hukum dan HAM Tahun 2017.
DISAIN KEGIATAN Rapat Koordinasi Unit Layanan Pengadaan kementerian Hukum dan HAM Tahun 2017 A. Tema “Membangun Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM Yang PASTI” B. Metode dan Materi Pelaksanaan Metode pelaksanaan kegiatan ini adalah melalui presentasi, diskusi panel dan diskusi kelompok yang terdiri dari 3 (tiga) kelompok dengan materi pembahasan : 1. Kelembagaan PBJ yang permanen, independen dan mandiri untuk mencapai pengadaan yang kredibel. 2. Rekruitmen JFT Pengadaan Barang/jasa Pemerintah dalam kerangka pembinaan SDM Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. 3. Penyelesaian permasalahan teknis Pengadaan Barang/jasa Pemerintah. C. Peserta dan Narasumber 1. Peserta
: Praktisi ULP dan Pejabat Pengelolaan BMN
2. Narasumber : a. A. B. C. D.
Pejabat Pimpinan Tinggi Madya internal Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama internal Pejabat Administratur internal Pejabat pada LKPP JFT Pengadaan Barang/Jasa
D. Output 1. Dokumen Rencana Aksi 2. Nota Kesepakatan E. Agenda Pembahasan 1. Pembukaan a. Laporan Kepala Biro Pengelolaan BMN b. Penyerahan bahan Rakor. c. Arahan sekaligus pembukaan secara resmi oleh Sekretaris Jenderal. 2. Presentasi dan panel a. Inspektur Jenderal. b. Kepala Biro Perencanaan, Kepegawaian.Keuangan, Pengelolaan BMN c. Deputi Pengembangan Profesi, LKPP 3. Diskusi kelompok Pembahasan atas materi kegiatan dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut : 1. Pengarahan, baik bersifat penunjang maupun teknis 2. Pembahasan materi pokok meliputi : a. Identifikasi kebutuhan berdasarkan kondisi aktual pelaksanaan pembinaan pengadaan barang/jasa b. presentasi dan sidang kelompok 4. Harmonisasi materi meliputi presentasi dan sidang pleno
1
F. Sistematika Grand Design BAB I
PENDAHULUAN A. Tujuan dan Sasaran B. Ruang Lingkup
BAB II
PEMBINAAN PENGADAAN BARANG/JASA DI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
LINGKUNGAN
A. Landasan Hukum B. Kondisi Aktual Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa C. Analisis Kebutuhan BAB III
STRATEGI DAN PROGRAM A. Arah Kebijakan Strategis B. Strategi dan Program 1. Penguatan kelembagaan 2. Sumber Daya Manusia 3. Pembinaan Teknis
BAB IV PETA PANDUAN (ROAD MAP) DAN RENCANA AKSI A. Tahapan Implementasi Strategi dan Program Bidang Kelembagaan
Tahap I (2017) 1.
SDM
2.
Pembinaan Teknis
3.
SASARAN Tahap II (2017-2018)
Tahap III (2019)
B. Rencana Aksi No
Rencana Aksi
Indikator
Kelembagaan SDM Pembinaan Teknis BAB V
2
PENUTUP DAN TINDAK LANJUT
Tahun
Stakeholder
BAB I
PENDAHULUAN
Pengadaan barang dan jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkanya dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dapat dicapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya. Agar hakikat atau esensi pengadaan barang dan jasa tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, maka kedua belah pihak yaitu pihak pengguna dan penyedia haruslah selalu berpatokan pada filosofi pengadan barang dan jasa, tunduk kepada etika dan norma pengadaan barang dan jasa yang berlaku, mengikuti prinsipprinsip, metode dan proses pengadaan barang dan jasa (Adrian: 3) Bertolak dari tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal yang mengemban tugas sebagai supporting unit serta menerapkan tata nilai kami PASTI dan mendukung target kinerja Kementerian Hukum dan HAM, maka kegiatan pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan menerapkan prinsip-prinsip yang efisien, efektif, transparan, adil, bersaing dan akuntabel. Sebagai amanah Inpres Nomor 10 Tahun 2016 tenang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi maka institusi staf kepresidenan secara berkala memantau pelaksanaan tugas tersebut. Namun, dalam pelaksanaan pengadaan kadang kala ditemukan kendala yang disebabkan oleh beberapa aspek, antara lain aspek kelembagaan, aspek pelaksanaan dan aspek sumber daya. Mengingat dimensi struktur organisasi ULP yang ada dan tugas yang diamanahkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri dalam mencapai tujuan organisasi maka perlu disusun langkah dan kebijakan strategis yang dituangkan dalam bentuk Grand Design layanan pengadaan barang/jasa.Guna menyusun kebutuhan akan grand design tersebut Sekretariat Jenderal melaksanakan kegiatan Rapat Koordinasi Unit Layanan Pengadaan kementerian Hukum dan HAM Tahun 2017. A.
Tujuan dan Sasaran Tujuan dilaksanakan Rapat Koordinasi (Rakor) adalah : 2. Digunakannya dokumen Rencana Strategi (2017 – 2019) sebagai bahan acuan untuk pembuatan program dan kegiatan. 3. Diperolehnya informasi Sumber Daya di setiap unit kerja. 4. Terkoordinasinya penyelesaian permasalahan pengadaan barang/jasa pemerintah. Diharapkan melalui rapat koordinasi dapat menciptakan landasan yang kokoh bagi manajemen dan sistem pengadaan barang/jasa pemerintah dalam rangka meningkatkan akuntabilitas kinerja Pengadaan Barang/jasa melalui dukungan kelembagaan yang “PASTI”. Sedangkan sasaran hasil rakor ini diarahkan untuk membangun penataan dan pembinaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara efisien, efektif dan sistematis di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
B. Ruang Lingkup Lingkup hasil rakor ini disusun dengan menyesuaikan Program Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Tahap 3 dan memberikan arah yang “PASTI” dalam melaksanakan Janji kinerja serta mengawal penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM sehingga ULP dapat lebih kuat berperan dalam dukungannya terhadap RPJM Tahan 4. Oleh karenanya lingkup hasil rakor dilaksanakan secara bertahap sebagai berikut : 3
1. Lingkup pertama tahun 2017 – 2019 yaitu penguatan kelembagaan yang kokoh agar dapat menjadi landasan bagi penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah yang mandiri. 2. Lingkup kedua yaitu tahun 2017 – 2018, meliputi Penataan SDM Pengadaan Barang/Jasa 3. Lingkup ketiga pada tahun 2019, mengintegrasikan komponen pendukung dan sumber daya yang ada dengan memanfaatkan Teknologi Informasi.
BAB II
PEMBINAAN PENGADAAN BARANG/JASA DI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
LINGKUNGAN
A. Landasan Hukum Pelaksanaan pembinaan pengadaan barang/jasa adalah sesuai dengan tugas dan fungsi pada unit kerja yang membidangi pengadaan barang/jasa sebagaimana tertuan di dalam Kepmen ORTA. Selain pijakan tersebut pelaksanaak pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM mengacu pada perangkat peraturan dan kebijakan pemerintah sebagai berikut : 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara 2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara; 3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya; 4. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.HH-45.PL.02.02 Tahun 2011 Tanggal 2 Desember 2011 tentang Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik; 5. Peraturan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor 29 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia; 6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan (ULP).
4
7. Keputusan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor MHH.01.PL.06.01Tahun 2017 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia; B. Kondisi Aktual Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa Pelaksanaan Pembinaan pengadaan barang/jasa pemerintah di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal sebagai unsur pendukung (supporting unit), sedangkan teknis pengadaan barang/jasa Pemerintah dilaksanakan oleh pejabat pengadaan/kelompok kerja yang bernaung berada dibawah Unit Layanan Pengadaan (ULP). Secara organisatoris kedudukan ULP berada diluar organisasi kementerian namun eksistensinya dan kewenangannya melekat pada unit kerja yang menangani pengelolaan BMN sebagaimana keputusan Menteri Hukum dan HAM RI Nomor MHH.01.PL.06.01Tahun 2017 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Di dalam prakteknya pembentukan ULP di wilayah (Kantor Wilayah) masih terdapat unit-unit layanan pengadaan yang dikepalai oleh pejabat/pegawai yang bukan berada dibidang BMN. Adapun pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh pejabat pengadaan/kelompok kerja ULP setelah mendapat penetapan oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Berdasarkan hasil pendapingan oleh Badan Pengawasan dan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) tahun 2016 terdapat beberapa permasalahan yang muncul antara lain terkait pelaksanaan pengadaan konstruksi, bahan makanan (Bama) yang belum tertib. Secara umum dapat ditarik beberapa hal yang mendasari permasalahanpermasalah tersebut, antara lain: a. Lambatnya pelaksanaan pengadaan barang/jasa di K/L/D/I; b. Terdapat Lelang Ulang dikarenakan Lelang Gagal; c. Belum maksimalnya pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara elektronik; d. Masih kurangnya jenis barang/jasa yang masuk E-Catalogue; Hal ini bertentangan dengan arahan presiden untuk mempercepat pelaksanaan pengadaan melalui E-procurement. Selain hal tersebut masih terdapat permasalahan terkait pembinaan terhadap sumber daya manusia, baik sebaran ASN yang bersertifikat pengadaan barang/jasa, kompetensi pejabat pengadaan itu sendiri dan masalah pengembangan karir yang membawa dampak kepada kualitas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. C. Analisis Kebutuhan Penanganan (treatmen) permasalahan pengadaan barang/jasa pemerintah di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM bukanlah hal yang mudah karena karakteristik permasalahannya yang kompleks yang melibatkan semua unsur sumber daya dalam proses pengadaan itu sendiri. Di dalam Pasal 3 ayat (1) Perka LKPP Nomor 2 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2012 Tentang Unit Layanan Pengadaan, dijelaskan bahwa Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi membentuk ULP yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. 5
Mengacu kepada kewenangan dan tugas tanggungjawab tersebut maka dapat dirtarik beberapa hal, antara lain bahwa menteri selaku Pengguna Anggaran (PA) untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi serta mengimplementasikan amanah seperti tersebut di atas maka menteri dapat : 1. membentuk ULP baik berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudan ada dengan disain atau struktur yang dapat mengakomodir kebutuhan pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 2. menyediakan anggaran untuk membiayai seluruh kegiatan ULP Berdasarkan peraturan yang sama disebutkan pula dalam Pasal 10 bahwa Kepala ULP mempunyai tugas antara lain : 1. menyusun program kerja dan anggaran ULP; 2. melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP; 3. mengusulkan pejabat fungsional dengan Perjanjian Kerja sebagai personil Ketatausahaan/Sekretariat ULP sesuai dengan kebutuhan. Dari hasil analisis permasalahan dapat diidentifikasi beberapa aspek permasalahan sebagai berikut : 1. Aspek kelembagaan, meliputi struktur organisasi, prosedur/SOP, lembaga kediklatan yang belum optimal dalam membekali wawasan di bidang PBJ; 2. Aspek SDM, meliputi pembinaaan JFT, kompetensi dan kuantitas PPBJ 3. Teknis Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah :, perlindungan PPBJ, wadah konsultasi, Berangkat dari berbagai persoalan dan permasalahan diatas, yang mencerminkan bahwa pelaksanaan pembinaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di lingkungan Kemenkumham belum terintegrasi dan kurang optimal sehingga perlu disusun strategi dan rencana aksi peningkatan pembinaan Pengadaan Barang/Jasa yang ditaungkan di dalam Grand Design Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dapat diintegrasikan melalui partisipasi pemangku kepentingan baik dari internal maupun eksternal di Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. BAB III STRATEGI DAN PROGRAM Berangkat dari hasil kondisi dan analisis kebutuhan pada bahasan sebelumnya serta RPJM 3 dan janji kinerja maka untuk mewujudkan Sistem kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM pada tahun 20172019 perlu dirumuskan arah kebijakan dan strategi yang kemudian dijabarkan ke dalam program, tahapan pelaksanaan, serta rencana aksi.
6
