Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 1 z 19
Příručka kvality
Příručku jakosti navrhl: Návrhy na změny předkládejte: Schvalovatel: Dodržování příručky nařídil:
Ing. Helena Křovinová, představitel mangementu Ing. Helena Křovinová, představitel mangementu Rada městské části Praha 11 Mgr. Dalibor Mlejnský, Podpis: starosta městské části Praha 11
Den předložení návrhu:
9.3.2009
Platí od:
19.3.2009
Vytištěno dne:
26.3.2009
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 2 z 19
Obsah 1
PŘEDMĚT ..................................................................................................................................................... 3
2
POJMY, DEFINICE A ZKRATKY.............................................................................................................. 4
3
ROZSAH SYSTÉMU MANAGEMENTU................................................................................................... 5
4
SYSTÉM MANAGEMENTU KVALITY ..................................................................................................... 5
5
POLITIKA KVALITY.................................................................................................................................... 5
6
PLÁNOVÁNÍ ................................................................................................................................................. 6
7
PERSONÁLNÍ ZDROJE ............................................................................................................................. 6
8
TECHNICKÉ A MATERIÁLNÍ ZDROJE................................................................................................... 7
9
FINANČNÍ ZDROJE .................................................................................................................................... 7
10
INFORMAČNÍ ZDROJE .......................................................................................................................... 7
11
ORGANIZACE ÚŘADU .......................................................................................................................... 8
12
OVĚŘOVÁNÍ............................................................................................................................................. 9
13
O PŘEZKOUMÁVÁNÍ FUNKČNOSTI SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY......................... 10
14
INFORMOVÁNÍ A ZMĚNY ................................................................................................................... 11
15
INFORMOVÁNÍ A ZMĚNY ................................................................................................................... 12
1.1 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 3.1
ŘÍZENÍ ÚŘADU .................................................................................................................................... 12 ŘÍZENÍ ODBORŮ................................................................................................................................. 12 ŘÍZENÍ SPRAVOVANÝCH ORGANIZACÍ........................................................................................ 13 PODPORA VEŘEJNÉ SPRÁVY ........................................................................................................ 13 ROZHODOVÁNÍ................................................................................................................................... 14 ŘÍZENÍ VZTAHŮ S OKOLÍM .............................................................................................................. 14 PORADENSTVÍ A INFORMOVÁNÍ ................................................................................................... 15 ROZVOJ REGIONU............................................................................................................................. 15 PROVOZNÍ PODPORA ÚŘADU A MAJETEK MČ .......................................................................... 15
16
PROCESNÍ MAPA ................................................................................................................................. 16
17
ROZSAH SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY .......................................................................... 18
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 3 z 19
1
PŘEDMĚT
Městská část Praha 11, která vznikla jako součást územního samosprávného celku hl. m. Prahy, vystupuje v rozsahu stanoveném zákonem v právních vztazích svým jménem a nese odpovědnost z těchto vztahů vyplývajících. Postavení městské části, jejích orgánů a jejich působnost stanoví zákon č. 131/2000 Sb., o hl. m. Praze, v platném znění, zvláštní zákony a Statut hl. m. Prahy (vyhl. č. 55/2000 Sb., HMP, v platném znění, dále „Statut“). Městská část plní úkoly patřící do samosprávy a vykonává státní správu pro území stanovené Statutem v rozsahu stanoveném zákonem o hl. m. Praze, zvláštními zákony a Statutem. Za podmínek stanovených zákonem o hl. m. Praze a Statutem nakládá se svěřeným majetkem hl. m. Prahy a ve vymezeném rozsahu vykonává ve vztahu k tomuto majetku práva a povinnosti vlastníka. Území městské části Praha 11 je součástí hlavního města České republiky od 1. ledna 1968. Samostatnou městskou částí se stalo r. 1990 jako Praha - Jižní Město a od listopadu 1994 nese označení Praha 11. Základní údaje: Název Adresa IČ DIČ Nadřízený orgán Web
Městská část Praha 11 Úřad městské části Praha 11 Ocelíkova 672/1, 149 41 Praha 4 00231126 CZ00231126 Magistrát hlavního města Prahy http://www.praha11.cz
Úřad městské části Praha 11 (dále „úřad“) tvoří starosta, zástupci starosty, tajemník úřadu a zaměstnanci městské části Praha 11, kteří jsou do tohoto úřadu zařazeni (dále „zaměstnanci“). V čele úřadu je starosta. Hl. m. Praha je veřejnoprávní korporací dle zákona č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, v platném znění, a člení se na městské části. Městská část v rozsahu stanoveném zákonem a Statutem vystupuje v právních vztazích svým jménem a nese odpovědnost z těchto vztahů vyplývající. Úřad jako orgán městské části nemá právní subjektivitu. Všechny právní úkony může činit prostřednictvím svých zaměstnanců jen na základě pověření příslušných orgánů městské části nebo v rámci výkonu přenesené působnosti. Z každého právního úkonu, který úřad a jeho organizační jednotky činí, musí být zřejmý právní titul, z něhož vychází. Odpovědnost za důsledky právního úkonu provedeného zaměstnanci vůči třetím osobám při porušení tohoto ustanovení plyne z pracovněprávních předpisů. POPIS ČINNOSTI: Městská část Praha 11 plní: - výkon státní správy v přenesené působnosti hl. m. Prahy - výkon samostatné působnosti při realizaci úkolů samosprávy Úřad je orgán městské části, který realizuje její úkoly dané právními předpisy, a to na úseku samostatné působnosti podle rozhodnutí zastupitelstva městské části (dále jen ”ZMČ”) a rady městské části (dále ”RMČ”), na úseku přenesené působnosti není-li zákonem svěřena jiným orgánům městské části podle zvláštních zákonů. Úřad v oblasti samostatné působnosti plní úkoly, které mu ukládá RMČ a ZMČ a v oblasti přenesené působnosti vykonává státní správu s výjimkou věcí, které patří do působnosti zvláštních orgánů. Úřad zajišťuje výkon státní správy ve svěřených oblastech i ve třech dalších městských částech, a to v Praze - Šeberově, v Praze - Újezdě a v Praze - Křeslicích.
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 4 z 19 Úřad v oblasti : 1. samostatné působnosti na území městské části Praha 11 • plní úkoly, které mu uložily orgány městské části Praha 11 - RMČ a ZMČ , • usměrňuje po odborné stránce organizační složky a příspěvkové organizace a zařízení, které si městská část zřídila (pokud zvláštní zákon nestanoví jinak), • pomáhá komisím a výborům v jejich činnosti a zúčastňuje se práce v komisích. 2. přenesené působnosti na území městské části Praha 11 a dále v městských částech Praha - Křeslice, Praha - Újezd, Praha - Šeberov vykonává státní správu s výjimkou věcí, které patří do působnosti výboru ZMČ, komise RMČ nebo zvláštního orgánu - tuto státní správu vykonává na základě zákonů a vyhlášek a je podřízen Magistrátu hl. m. Prahy.
2
POJMY, DEFINICE A ZKR ATKY
Organizace – zde se rozumí Městská část Praha 11 – Úřad městské části Praha 11 včetně své funkce a správy, tj. systematické uspořádání odpovědností, pravomocí a vzájemných vztahů Organizační struktura – systematické uspořádání odpovědností, pravomocí a vzájemných vztahů mezi pracovníky Systém managementu kvality – organizační struktura, postupy, procesy a zdroje potřebné pro realizaci managementu kvality Management kvality – všechny činnosti vedení, které stanovují politiku kvality, cíle a odpovědnosti a realizují je takovými prostředky, jako je plánování kvality, řízení kvality, zabezpečování kvality a zlepšování kvality v rámci systému kvality Politika kvality – celkové záměry a směr působení organizace ve vztahu ke kvalitě oficiálně vyjádřené vrcholovým vedením Cíle kvality – něco žádaného nebo zamýšleného ve vztahu ke kvalitě, cíle kvality vycházejí z politiky kvality Řízení kvality – část managementu kvality zaměřená na splnění požadavků na kvalitu Dokumentovaný postup – specifikovaný způsob provádění činnosti, který je písemně dokumentován Proces – soubor vzájemně propojených činností přeměňujících vstupy na výstupy za současného využití zdrojů Zákazník – příjemce produktu poskytnutého dodavatelem Produkt – výsledek činností nebo procesů; může být hmotný nebo nehmotný Dodavatel – organizace, které poskytuje produkt zákazníkovi Audit – systematický, nezávislý a dokumentovaný proces pro získání důkazu a pro jeho objektivní hodnocení s cílem stanovit rozsah, v němž jsou splněna kritéria auditu SMK – systém managementu kvality Městská část – městská část Praha 11 ZMČ – Zastupitelstvo městské části Praha 11 RMČ – Rada městské části Praha 11 Vedení – je nejužší skupina vedoucích pracovníků organizace, určená starostou, vedení tvoří starosta, zástupci starosty a tajemník úřadu
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 5 z 19 Odbory – odbory a zvláštní organizační jednotky Úřadu městské části Praha 11 Pracovník – zaměstnanec městské části Praha 11 zařazený do Úřadu městské části Praha 11, do příslušné organizační jednotky
3
ROZS AH SYSTÉMU M AN AG EM ENTU
Městská část Praha 11 stanovila rozsah systému managementu, který zahrnuje systém v souladu s požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2001. Ze systému jsou vyloučeny následující kapitoly: –
4
7.3 Návrh a vývoj – činnosti, které úřad vykonává, jsou dány legislativou, a proto činnosti, které by mohly mít vztah k návrhu, případně k vývoji nové služby, neprovádí
SYSTÉM M AN AG EM ENTU KV ALI TY
Systém managementu kvality organizace je založen na pochopení a důsledném popisu procesů v organizaci a jejich využití k účelnému a transparentnímu řízení jednotlivých oblastí činnosti. Systém je podrobně popsán v dokumentaci systému managementu kvality. Tato dokumentace je strukturována do čtyř základních úrovní: 1)
Příručka kvality
2)
Směrnice SMK pro jednotlivé oblasti činnosti organizace
3)
Instrukce vyjadřující dílčí procesy, probíhající v rámci jednotlivých oblastí činnosti organizace
4)
Záznamy, formuláře a ostatní navazující dokumentace, spadající do řízené dokumentace.
Podrobná struktura procesů v organizaci je uvedena v kapitole 15 Popis a struktura procesů příručky kvality. Procesní mapa je uvedena v kapitole 16 Procesní schéma. Rozsah dokumentace systému managementu kvality včetně všech vyloučení je uveden v kapitole 17 Rozsah systému managementu kvality příručky kvality.
5
POLI TIK A KV ALI TY
Politika kvality vychází z programového prohlášení RMČ a spočívá v úsilí a schopnosti naplňovat všechna očekávání v něm stanovená. Městská část pečuje o všestranný rozvoj svého území a potřeby svých občanů a při plnění svých úkolů chrání zájem občanů. Městská část poskytuje služby na vysoké úrovni a snaží se je stále zdokonalovat tak, aby byly co nejsnáze dostupné pro všechny občany, byly poskytovány rychle a v optimálním rozsahu. Hlavním měřítkem dosažené úrovně kvality je pro organizaci míra, jakou jsou naplněna následující očekávání: − očekávání zákazníků na vysokou kvalitu poskytovaných služeb − očekávání zákazníků na závazek plnit veškeré zákony a předpisy vztahující
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 6 z 19 se k dané oblasti − očekávání zákazníků na zvyšování efektivnosti procesů − očekávání zákazníků na všestranný rozvoj městské části − očekávání pracovníků na transparentní personální komunikaci a trvalé pracovní příležitosti − očekávání dodavatelů na serióznost, platební kázeň a transparentnost při jejich výběru Dlouhodobé záměry a úkoly jsou jedním z hlavních podkladů pro tvorbu rozpočtu a potřebných zdrojů. Schválený rozpočet a finanční plán je závazným kvantitativním rámcem pro práci všech pracovníků.
6
PL ÁNOV ÁNÍ
Plánování činnosti je považováno za základní předpoklad k tomu, aby bylo možné splnit dlouhodobé cíle, záměry a realizovat v požadované kvalitě poskytované služby (S 04 Plánování). Plánování na následující rok vychází z hodnocení plnění rozpočtu z minulých let, informací získaných v rámci plánovaných záměrů na budoucna. Přehled plánů je uveden v následující tabulce: Název plánu
Příprava podkladů
Vrcholově zpracovává
Schvaluje
VO
VOR, ROZ, OR
RMČ, ZMČ
ROZ
ROZ
RMČ, ZMČ
Hlavní rozpočet Finanční plán hospodářské činnosti Pozn.: VO – vedoucí odborů – správci rozpočtu VOR – vedoucí oddělení rozpočtu OR – odborný referent oddělení rozpočtu ROZ – rozpočtář
7
PERSON ÁLNÍ ZDROJE
Tajemník úřadu je odpovědný za stanovení celkové personální politiky a základních požadavků na personální zajištění úřadu (navrhuje celkový počet pracovníků, stanoví počty pracovníků v odborech, stanovuje podle zvláštních předpisů platy všem pracovníkům, s výjimkou vedoucích odborů), vydává svým nařízením zejména pracovní řád, spisový a skartační řád úřadu, dále vydává další nařízení potřebná k zajištění činnosti úřadu a pracovníků. Organizační strukturu úřadu schvaluje RMČ. Pracovní náplně pro pracovní pozice pracovníků jednotlivých odborů navrhuje a schvaluje příslušný vedoucí odboru, vedoucím odborů schvaluje pracovní náplň tajemník úřadu, tajemníkovi úřadu schvaluje pracovní náplň starosta.
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 7 z 19 Pro kvalitní zajištění úkolů státní správy a výkonu samosprávy je nutné využívat odborně způsobilé a kvalifikované pracovníky. Kvalifikační požadavky úředníků upravuje zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků, v platném znění, a vyhláška MV č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků, v platném znění. Ostatní pracovníci musí splnit stanovené kvalifikační požadavky na příslušnou funkci. Záznamy o vzdělávání a kvalifikaci pracovníků jsou vedeny v jejich osobních složkách. Za vedení agendy je odpovědné personální oddělení odboru kancelář tajemníka. Pracovníci s příslušnou kvalifikací jsou oprávněni vykonávat stanovenou práci na základě svých znalostí, zkušeností, praxe a dle platných právních i interních norem.
8
TECHNI CKÉ A M ATERI ÁLNÍ ZDROJE
Úřad sídlí ve 3 objektech, z toho ve dvou budovách městské části:
1
Adresa ul. Vidimova 1324-25
2
ul. Ocelíkova 672
3
ul. Nad Opatovem 2140 nájem
Odbory školství a kultury, vnitřních věcí, výstavby, živnostenský, životního prostředí, útvar interního auditu a kontroly ekonomický, kancelář starosty, kancelář tajemníka, majetkoprávní, právní, správy majetku, územního rozvoje odbor sociálních věcí a zdravotnictví, odbor kancelář starosty oddělení krizového řízení, telefonní ústředna úřadu
Dále úřad užívá prostory v ul. Steinerova 735 (spisovna) a ul. Šustova 1930 (informační kancelář), bývalý objekt kotelny při ZŠ K Milíčovu 674 (sklad), ul. Bohúňova 1341 (hasiči, spisovny ŽO a OSSP). Za údržbu a správu budov a majetku odpovídá oddělení hospodářské správy odboru kancelář tajemníka a činnosti při opravách a údržbě majetku stanovuje nařízení tajemníka NT 2009/05 Postup při zajišťování oprav a údržby majetku v užívání ÚMČ Praha 11. Pro všechny činnosti platí obecné zásady ochrany objektů, bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, požární ochrany, ochrany životního a pracovního prostředí. Používané prostory úřadu jsou vybaveny odpovídající kancelářskou a výpočetní technikou a dalším potřebným vybavením, které garantuje stanovenou úroveň kvality poskytovaných služeb. Toto materiální zabezpečení plně umožňuje vlastní výkon práce. Údržbu a správu počítačové sítě, software, hardware a informačních technologií zabezpečuje oddělení informatiky odboru kancelář tajemníka.
9
FIN ANČNÍ ZDROJE
Finanční zdroje pro zabezpečení systému managementu kvality jsou řízeny v rámci rozpočtu a finančního plánu (viz S 04 Plánování).
10 INFORM AČNÍ ZDRO JE Informační zdroje z vnějšího prostředí jsou získávány od Magistrátu hl. m. Prahy, příslušných ministerstev (např. ministerstvo vnitra, ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, ministerstvo životního prostředí, ministerstvo práce a sociálních věcí), Policie ČR, Městské policie hl. m. Prahy a veřejnosti prostřednictvím podnětů, návrhů a stížností.
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 8 z 19 Uvnitř úřadu je informační tok zabezpečen v rámci stanovené organizační struktury a odpovědnostmi jednotlivých pracovníků uvedených v dokumentaci systému managementu kvality a navazující dokumentaci a jejím elektronickým informačním systémem. Efektivní a účinný proces interní komunikace je zabezpečován systémem porad vedení, porad vedoucích odborů a porad jednotlivých odborů a dalšími informačními toky jako je intranet či nástěnky. RMČ obvykle jedná 1x za 14 dní a její jednání jsou neveřejná. ZMČ zasedá zpravidla 1x měsíčně, zasedání jsou veřejná a svolává je starosta městské části. Usnesení z RMČ a ZMČ jsou veřejně přístupná a jsou veřejnosti k dispozici na webových stránkách městské části Praha 11. Úkoly z RMČ a ZMČ realizují věcně příslušné odbory.
11 ORG ANIZ ACE ÚŘ ADU Nejvyšším představitelem úřadu je starosta, který přímo řídí tajemníka úřadu a útvar interního auditu a kontroly. Starosta zastupuje městskou část navenek, právní úkony, které vyžadují schválení ZMČ nebo RMČ, může provést jen po jejich předchozím schválení. Tajemník úřadu plní vůči pracovníkům funkci statutárního orgánu zaměstnavatele podle zvláštních předpisů a funkci statutárního orgánu na úseku utajovaných skutečností, v nichž vystupuje za městskou část a jeho právní úkony a rozhodnutí městskou část zavazují. Organizační uspořádání úřadu je definováno v S 01 Organizační řád a v Organizačním schématu městské části. Představitelem managementu pro městskou část Praha 11 je jmenována Ing. Helena Křovinová. Základní odpovědnosti představitel managementu: − − − − − − − − − − − − − −
ověřování požadavků zákazníků na shodu systému managementu kvality s normami kvality a výběr těchto norem tvorba návrhů koncepce zabezpečení shody s požadavky zvolených norem řízení implementace požadavků zvolených norem do organizace ověřování úrovně systému managementu kvality a hodnocení jeho účinnosti a efektivnosti zpracování Zprávy o přezkoumání systému managementu kvality a její předání vedení zlepšování stavu systému managementu kvality řízení návrhu nápravných opatření odstraňujících zjištěné nedostatky řízení a kontrola odstraňování neshod kontrola realizace nápravných opatření a organizačních změn informování vedení městské části o skutečném stavu systému managementu kvality informování vedení městské části o použitých zdrojích pro zlepšování systému managementu kvality informování vedení městské části o získaných a očekávaných vyčíslitelných přínosech systému managementu kvality informování třetích stran o ověřování a stavu systému managementu kvality v souladu se smluvními závazky prezentace systému managementu kvality (prokazování shody třetím stranám)
Základní pravomoci představitele managementu: − − − − − −
navrhovat změny organizačního uspořádání a základních pravidel kontrolovat dodržování platných pravidel a postupů, požadovat předložení důkazů o jejich dodržování od všech pracovníků organizace řídit interní auditory (zadávat úkoly, hodnotit, jmenovat, odvolávat) určovat, schvalovat a řídit zdroje potřebné pro odstranění zjištěných neshod navrhovat zdroje pro zlepšování systému managementu kvality posuzovat požadavky zákazníků na shodu systému managementu kvality s normami kvality
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 9 z 19
−
a výběr těchto norem předkládat návrhy vedení městské části
Jednotliví vedoucí pracovníci, představitel managementu a ostatní pracovníci zodpovídají za realizaci schválené Politiky kvality, cílů a úkolů a jsou povinni se řídit schváleným rozpočtem. Tato odpovědnost spočívá také v tvorbě a řízení pravidel, která umožní efektivní plnění rozpočtu a finančního plánu a tím i Programového prohlášení. Vedení musí ověřovat vhodnost a přiměřenost SMK a přijímat opatření pro odstranění odchylek a pro neustálé zlepšování systému. Vedoucí pracovníci stanovují pro všechny podstatné činnosti organizace závazná pravidla vyjádřená formou dokumentovaných postupů a hlavních zásad a povinností formou interních norem a instrukcí. Přehled všech těchto činností je uveden ve struktuře procesů, která je nedílnou součástí této příručky kvality. Všechny postupy a pravidla musí být stanoveny ve shodě s požadavky aplikované normy ISO 9001:2008 a platnými zákony České republiky. Představitel managementu a vedoucí pracovníci jsou povinni řídit jednotlivé organizační jednotky úřadu v souladu s těmito schválenými interními normami a instrukcemi a ověřovat neustále tento soulad. Jsou také povinni navrhovat opatření v případech, kdy zjistí potřebu dokumentované postupy měnit. Představitele managementu a vedoucí pracovníci jsou povinni odstraňovat neshody ve svém vlastním útvaru. Konkrétní odpovědnost ke stanovování závazných pravidel a postupů pro jednotlivé procesy je stanovena v příslušných směrnicích. Každý pracovník je povinen vykonávat svou práci v souladu se schválenými dokumentovanými postupy a pravidly, které jsou vyjádřeny ve směrnicích a instrukcích a doplňují tuto příručku kvality. Příslušné instrukce a směrnice také odkazují na další navazující dokumentaci (interní normy, např. nařízení starosty, nařízení tajemníka, ..), která může být i externí (normy, zákony, apod.) a stanovují závazný rozsah dodržování pravidel a postupů popsaných v této dokumentaci. Tento soulad je hlavním předpokladem pro dodržení stanovených požadavků na kvalitu. Pracovníci navrhují opatření v případech, kdy zjistí potřebu dokumentované postupy měnit. Interní auditoři SMK provádějí interní audity SMK dle schválených plánů a plní úkoly stanovené představitelem managementu. Jsou oprávněni požadovat od všech pracovníků, podílejících se na ověřovaném procesu nebo skutečnosti, důkazy o dodržování stanovených pravidel a postupů. Interní auditoři SMK jsou povinni předkládat představiteli managementu písemné zprávy z provedených auditů. Jsou také povinni zachovávat mlčenlivost ve vztahu k nezúčastněným a třetím stranám.
12 OVĚŘOV ÁNÍ Ověřování je prováděno z pohledu výkonnosti a kvality. Výsledky níže uvedeného ověřování a kontroly jsou prezentovány na pravidelných poradách vedení, kde jsou také schvalována potřebná opatření reagující na zjištění. Součástí tohoto ověřování je také přezkoumání systému managementu kvality. Reporting výkonu Reporting výkonu spočívá v kontrole dosažených výkonnostních parametrů. Kontrola plnění rozpočtu a finančního plánu je podkladem pro hodnocení a přijímání nezbytných opatření kompenzujících odchylky. Plnění rozpočtu a finančního plánu má rozhodující vliv na výkon státní správy a samosprávy. Včasné zjištění odchylek od rozpočtu je hlavním předpokladem pro včasné přijímání opatření v odborech. Kontrola dodržování limitů nákladů je základním prostředkem omezení jejich neřízeného nárůstu. Nepřekračování plánovaných hodnot nákladů je podpůrným prostředkem působícím na optimální využití zdrojů. Výsledky ověřování projednají členové vedení na poradě vedení. Podrobnější informace o ověřování výkonnosti jsou uvedeny v S 03 Řízení úřadu.
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 10 z 19 Hodnocení kvality Hodnocení kvality provádí představitel managementu ve spolupráci s vedoucími pracovníky organizačních jednotek úřadu (odbory, oddělení, útvary, zvláštní organizační jednotky) z hlediska dosahovaných výsledků (parametry) a z hlediska fungování (efektivnost a účinnost) systému managementu kvality. −
Nejdůležitějším parametrem hodnocení je spokojenost zákazníků. Míru spokojenosti zákazníků ověřují odpovědní pracovníci v souladu s S 11 Realizace. Výsledkem ověřování spokojenosti zákazníků jsou informace hodnotící míru spokojenosti. Výsledky tohoto hodnocení jsou základním podkladem pro stanovení oblastí zlepšování. Růst tohoto parametru je důkazem účinnosti systému managementu kvality.
−
Dalším hodnoceným parametrem je dosažený stav lidských zdrojů. V této oblasti tajemník úřadu ověřuje soulad potřebných kvalifikačních požadavků na jednotlivé funkce se skutečným stavem. Dále pak analyzuje aktivitu jednotlivých pracovníků ve vztahu ke zlepšování vnitřního systému firmy. Tuto analýzu provádí na základě počtu pracovníky předložených smysluplných preventivních opatření. Doplňujícím podkladem pak jsou informace o neshodách zjištěných při interních auditech.
−
Dalším hodnoceným parametrem je hodnocení úrovně dodavatelů. Toto hodnocení provádějí vedoucí odborů – správci finančních prostředků – na základě postupu v S 10 Logistika. Dle tohoto postupu hodnotí stávající dodavatele a provádí také výběr nových. Podkladem hodnocení jsou předem stanovené požadavky na dodavatele a záznamy o jejich plnění. Výsledkem tohoto hodnocení jsou podklady pro změny ve schváleném seznamu dodavatelů (doplnění nového dodavatele, vyřazení) a opatření v oblasti vstupní kontroly.
−
Interní audity SMK jsou základním zdrojem informací o fungování SMK, jsou prováděny na základě S 08 Interní audity. Program interních auditů SMK navrhuje představitel managementu. Program interních auditů SMK musí pokrývat ověření dodržování všech dokumentovaných postupů nejméně jedenkrát ročně. Interní audity SMK mohou být prováděny i mimořádně na základě rozhodnutí představitele managementu. Interní auditoři SMK objektivně ověří dodržování určeného postupu a dotčených pravidel. Výsledky ověření písemně shrnou v závěrečném protokolu, ve kterém také uvedou možné důsledky neodstranění zjištěných odchylek a neshod. Interní auditoři SMK předkládají závěrečné protokoly představiteli managementu, který je povinen inicializovat nápravná opatření, která povedou k odstranění všech negativních zjištění (v souladu s S 07 Preventivní a nápravná opatření). Představitel managementu o výsledcích auditů informuje vedení a vyplývá-li to i ze závazků ke třetím stranám i tyto vnější subjekty. Výsledky interních auditů SMK jsou jedním z hlavních podkladů pro zlepšování SMK organizace.
−
Efektivnost SMK vyhodnocuje představitel managementu na základě porovnání nákladů na zdroje zabezpečení kvality se získanými a očekávanými přínosy.
13 O PŘEZKOUMÁVÁNÍ FUNKČNOSTI SYSTÉMU M AN AGEM ENTU KV ALIT Y Přezkoumání systému managementu kvality a zpracování Zprávy o přezkoumání systému managementu kvality upravuje směrnice SMK S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK. Přezkoumávání funkčnosti SMK probíhá ve dvou úrovních: a)
Operativní přezkoumávání
Je prováděno vedením na pravidelných poradách vedení podle potřeby, nejméně však 1x za 3 měsíce a je dokumentováno zápisem z těchto porad. Vychází z následujících námětů:
neshody zjištěné při interních auditech SMK
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 11 z 19 neshody zjištěné z interních (dle zákona 320/2001 Sb.) a externích auditů hodnocení provedených a návrhy nových zlepšovacích návrhů, preventivních a nápravných opatření rozbor neshodných produktů hodnocení spokojenosti zákazníků rozbor reklamací k dodavatelům aktuální problémy v oblasti zabezpečení SMK běžné kontrolní činnosti vedoucích pracovníků b)
Systémové přezkoumávání funkčnosti SMK
Systémové přezkoumání probíhá jedenkrát ročně formou projednání a schválení Zprávy o přezkoumání SMK, kterou zpracovává a vedení předkládá představitel managementu do 31.3. následujícího roku. Zpráva o přezkoumání SMK, kterou zpracovává představitel managementu, obsahuje: 1. Úvod 2. Vyhodnocení spokojenosti zákazníků 3. Rozbor reklamací a neshodných produktů 4. Vyhodnocení výkonnosti procesů 5. Rozbor opatření 6. Vyhodnocení dodavatelů 7. Vyhodnocení výsledků auditů (interních a externích auditů SMK) 8. Vyhodnocení plnění rozpočtu a plánů 9. Vyhodnocení dostatečnosti poskytnutých zdrojů 10. Vyhodnocení Politiky kvality a cílů kvality 11. Vyhodnocení vnitřního kontrolního systému (interní audity a finanční kontroly dle zákona č. 320/2001Sb.) 12. Vyhodnocení případných změn a trendů v systému kvality 13. Vyhodnocení opatření přijatých v předchozích přezkoumáních 14. Závěr
14 INFORMOV ÁNÍ A ZMĚNY Vedení odpovídá za stanovení pravidel a dokumentovaní postupů a je povinno pracovníky s těmito skutečnostmi seznámit. Zásady, pravidla a dokumentované postupy jsou vyjádřeny ve směrnicích a popisech procesů. Jejich tvorba, prezentace, vydávání a řízení změn jsou popsány ve směrnici S 05 Řízení informací. Vedení rozhoduje o změnách na pravidelných poradách, kde jsou také schvalována nápravná a preventivní opatření, pro jejichž řešení je vždy stanoven odpovědný řešitel. Zadávaní úkolů je prováděno v rámci programu porad vedení, ale i operativně. Zadané úkoly jsou evidovány v zápisech z těchto porad. Jejich plnění je na poradách vedení pravidelně kontrolováno. Vedení stanovuje rozsah informování pracovníků o plánu a jeho plnění. Každý pracovník je informován minimálně o plánu, který se týká jeho činnosti tak, aby mohl sám hodnotit, zda dosahuje požadovaných výsledků. Představitel managementu a vedoucí pracovníci jsou vždy informováni o úrovni plnění úkolů, rozpočtu a plánů svými podřízenými a mají také odpovědnost za jejich hodnocení. Organizace buduje, udržuje a dokumentuje systém managementu kvality jako prostředek k průkazu, že všechny výsledky činnosti jsou v souladu se stanovenými normami. Představitel managementu je odpovědný za to, že veškeré dokumenty organizace používané k řízení organizace, řízení kvality jsou navrhovány, schvalovány, vydávány a udržovány podle následujících
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 12 z 19 zásad: −
dokumenty jsou navrhovány, přezkoumávány a schvalovány před vydáním z hlediska jejich adekvátnosti oprávněnými pracovníky, obsahují identifikaci aktuálního stavu revize dokumentů, obsahují identifikaci držitele každého dokumentu, uložení, stažení a identifikaci neplatných a/nebo zastaralých dokumentů.
− −
Změny dokumentace jsou prováděny podle následujících zásad: − změny dokumentace, jejich revize jsou navrhovány, zpracovány, schváleny a distribuovány podle stejných zásad a stejnými osobami, které zpracovávaly původní dokument, − po schválení jsou se změnami seznámeni a změněné dokumenty jsou předány všem držitelům všech původních dokumentů, − originál změny je archivován tak, aby byl zřejmý stav před i po provedení změny.
15 INFORMOV ÁNÍ A ZMĚNY 1.1
ŘÍZENÍ ÚŘADU
V oblasti řízení úřadu je zabezpečována příprava a změny celkového rozpočtu, za jehož přípravu, provádění změn a kontrolu odpovídá vedoucí ekonomického odboru. Personální a technické zdroje přiděluje tajemník úřadu a vedoucí odboru kancelář tajemníka. Dodavatelé jsou vybíráni na základě stanovených kritérií a jsou v pravidelných intervalech hodnoceni. Ověřování dodržování postupů s legislativou a definovaných postupů provádí útvar interního auditu a kontroly v rámci příslušného zákona. Za řešení stížností na jednotlivé odbory a provádění hodnocení odborů odpovídá tajemník úřadu. V oblasti řízení je zabezpečováno i vydávání a aktualizace řídící dokumentace a řízení změn. 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9
2.1
Příprava celkového rozpočtu, změny rozpočtu Přidělování zdrojů odborům Kontrola čerpání rozpočtu Výběr dodavatelů Ověřování dodržování postupů Řešení stížností na práci odborů Hodnocení práce odborů Vydávání a aktualizace společné řídící dokumentace Řízení změn
ŘÍZENÍ ODBORŮ
V oblasti řízení odborů je popsán proces tvorby a změn záměrů konkrétního odboru v příslušných oblastech jeho činnosti, dále příprava, změna a tvorba rozpočtu na úrovni jednotlivých rozpočtových oblastí, za jehož sestavení odpovídá příslušný vedoucí odboru. Proces přidělování zdrojů v rámci odboru popisuje přidělování personálních kapacit na úrovni jednotlivých odborů a dalších zdrojů na úrovni pracovníků a konkrétních technických prostředků. Hodnocení práce oddělení a hodnocení pracovníků odboru provádí příslušný vedoucí odboru. Vydávání a aktualizace řídící dokumentace odboru popisuje přípravu, ověření, schválení a publikování interních dokumentů odboru. Řízení změn popisuje řízení změn, které mají vliv na změny řídících dokumentů odboru. Proces kancelářské služby popisuje uspokojení požadavků pracovníků odboru na kancelářské služby. 2.1.1 2.1.2
Tvorba záměrů v rámci odboru, změny záměrů Příprava rozpočtu, změny rozpočtu odboru
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 13 z 19 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.2
Přidělování zdrojů v rámci odboru Hodnocení práce oddělení Hodnocení pracovníků odboru Vydávání a aktualizace řídící dokumentace odboru Řízení změn v rámci odborů Kancelářské služby
ŘÍZENÍ SPRAVOVANÝCH ORGANIZACÍ
Předmětem procesu Zřizování organizací je popis veškerých činností, které souvisejí se zřizováním nové spravované organizace. Schvalování koncepcí a rozpočtů stanovuje postup pro tvorbu koncepcí a činnosti spravované organizace včetně plánování investičních a neinvestičních akcí. Stanovování pravidel pro spravované organizace popisuje stanovení závazných pravidel pro práci spravovaných organizací. Personální řízení spravované organizace popisuje činnosti související s výběrovými řízeními (ve školství konkursní) na nového ředitele spravované organizace, případně na další funkce. Předmětem procesu Metodické vedení spravovaných organizací je výkon metodických činností odboru ve vztahu k spravovaným organizacím. Kontrola práce spravovaných organizací popisuje výkon kontrolních aktivit ve vztahu k spravované organizaci. Řešení stížností ve vztahu ke spravovaným organizacím stanovuje postup řešení stížností. Hodnocení spravovaných organizací popisuje hodnocení práce spravované organizace na základě výsledků kontrol a stížností, řešení nedostatků a zlepšení, plnění úkolů a schválené koncepce. Předmětem procesu Změny ve spravované organizaci je stanovení základních postupů při provádění změn ve spravovaných organizacích. Zrušení spravované organizace popisuje veškeré činnosti, které souvisejí se zrušením spravované organizace. Výsledkem procesu je zrušení spravované organizace. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5. 2.2.6. 2.2.7. 2.2.8. 2.2.9. 2.2.10.
2.3
Zřizování organizací Schvalování koncepcí a rozpočtů Stanovování pravidel pro spravované organizace Personální řízení spravované organizace Metodické vedení spravovaných organizací Kontrola práce spravovaných organizací Řešení stížností ve vztahu ke spravovaným organizacím Hodnocení spravovaných organizací Změny ve spravované organizaci Zrušení spravované organizace
PODPORA VEŘEJNÉ SPRÁVY
Realizace usnesení RMČ a ZMČ popisuje realizaci usnesení schváleného RMČ nebo ZMČ. Realizace požadavků Magistrátu hl. m. Prahy, popř. ministerstev, vlády, stanovuje postup realizace požadavků Magistrátu hl. m. Prahy, popř. ministerstev, vlády. Součinnost při mimořádných a krizových situacích definuje způsob kooperace jednotlivých odborů při mimořádné nebo krizové situaci s oddělením krizového řízení odboru kancelář starosty. Sběr a zpracování informací popisuje sběr, zpracování a aktualizace dat, které jsou nutné pro výkon činnosti odboru nebo je požaduje nadřízená složka. Předmětem procesu Vedení evidencí je zaznamenávání informací, které je předepsáno úřadu zákonem nebo nadřízenou složkou.
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 14 z 19 Kontrola podnikajících fyzických a právnických osob stanovuje postup kontrolní činnosti ve vztahu k podnikajícím fyzickým a právnickým osobám v režimu živnostenského zákona. Ukládání pokut popisuje postup při ukládání pokut dotčenému subjektu (organizaci nebo občanovi). Administrace činnosti RMČ a ZMČ popisuje vedení dokumentace související s jednáním RMČ a ZMČ. Výstupem procesu jsou záznamy z jednání RMČ a ZMČ. 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7
2.4
Realizace usnesení rady a zastupitelstva2.3.2. Realizace požadavků magistrátu, popř. ministerstev, vlády Součinnost při mimořádných a krizových situacích Sběr a zpracování informací Vedení evidencí Kontrola podnikajících fyzických a právnických osob Ukládání pokut Administrace činnosti rady a zastupitelstva
ROZHODOVÁNÍ
Vydávání stanovisek a vyjádření popisuje vydávání odborného stanoviska/vyjádření na základě požadavku k vyjádření/stanoviska. Vydávání souhlasů popisuje způsob vydávání souhlasů v rámci pravomoci příslušného odboru. Předmětem procesu Stanovení podmínek jsou činnosti odboru při stanovování závazných podmínek pro různé oblasti činností. Proces Povolování výjimek popisuje povolování výjimky v kompetenci odboru (ze stanovených podmínek). Omezování práv popisuje rozhodování odboru při omezení práv organizace nebo jiného subjektu v rámci rozhodovací pravomoci odboru. Udělování a odebrání povolení, licencí, koncesí popisuje činnosti, které jsou nezbytné pro udělení nebo odebrání povolení, licencí nebo koncesí v rámci pravomoci příslušného odboru. Proces Vyřizování podnětů, petic a stížností stanovuje postup při řešení podnětů, petic a stížností na výkon činnosti organizace nebo jiného subjektu v součinnosti s oddělením kontroly. Poskytnutí finančních prostředků popisuje průběh rozhodování o poskytnutí finančních prostředků žadateli. Obsahem procesu Pověřování jiných subjektů-delegování je popis činností při delegování pravomocí na jiné subjekty. Ostatní rozhodování popisuje rozhodování ve věcech, které jsou nezařaditelné a specifické od procesů 2.4.1 až 2.4.9 Výstupem procesu je rozhodnutí. 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.4.8 2.4.9 2.4.10
2.5
Vydávání stanovisek a vyjádření Vydávání souhlasů Stanovení podmínek Povolování výjimek Omezování práv Udělování a odebrání povolení, licencí, koncesí Vyřizování podnětů, petic a stížností Poskytnutí finančních prostředků Pověřování jiných subjektů-delegování Ostatní rozhodování
ŘÍZENÍ VZTAHŮ S OKOLÍM
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 15 z 19 Předmětem procesu Řízení veřejných zakázek je stanovení postupu při řízení veřejných zakázek především při výběru dodavatele. Proces definuje postup při výběrovém řízení od zadání veřejné zakázky, výběr zhotovitele díla až po uzavření smlouvy potvrzující smluvní vztah mezi městskou částí a dodavatelem. Spolupráce s jinými úřady, organizacemi a institucemi popisuje způsob spolupráce s jinými úřady, organizacemi a institucemi. Vydávání dokladů a potvrzení stanovuje průběh činností, které jsou nutné pro vydání dokladů a potvrzení úřadu organizaci nebo občanovi. Přijímání darů a příspěvků popisuje pravidla přijímání darů a příspěvků úřadem nebo konkrétním odborem. Proces Připomínkování návrhů zákonů a vyhlášek popisuje způsob odborného regionálního posouzení vyhlášek a zákonů nebo jejich návrhů, je-li úřad v rámci legislativního procesu o vyjádření stanoviska požádán. Odborná součinnost a metodická podpora ostatních odborů stanovuje postup pro spolupráci odboru s jinými odbory a poskytování odborné metodické podpory ostatním odborům v rámci úřadu. Propagace a PR popisuje postup pro publikační, mediální a prezentační činnost. Každý odbor má své schvalovatele, kteří zodpovídají za věcnou a obsahovou náplň příspěvků (publikace, tiskové zprávy, články v novinách, šoty v rozhlase a televizi, zajištěné semináře nebo workshopy, výstavy, zpravodaj, propagační materiály, apod.). Předmětem Organizování občanských akcí je návrh, příprava, schválení, realizace a vyhodnocování organizování občanských akcí (styk starostky s veřejností, plesy, jubilea, svatby, vítání občánků atd.). 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.5.7 2.5.8 2.6
Řízení veřejných zakázek Spolupráce s jinými úřady, organizacemi a institucemi Vydávání dokladů a potvrzení Přijímání darů a příspěvků Připomínkování návrhů zákonů a vyhlášek Odborná součinnost a metodická podpora ostatních odborů Propagace a PR Organizování občanských akcí
PORADENSTVÍ A INFORMOVÁNÍ
Proces Individuální poskytování informací popisuje poskytování vyžádaných informací klientům úřadu v souladu s příslušnou legislativou o poskytování informací. Hromadné informování stanovuje postup pro poskytování informací neurčitému počtu adresátů úřadu o jeho činnosti a záměrech (webová stránky městské části, článek v novinách, tiskovina, úřední deska, šot v televizi, šot v rozhlase, informační centrum a další prezentační prostředky). Odborné nezávazné konzultace popisuje poskytování informací a napomáhání řešení životních situací klientů úřadu (občané, firmy, úřady apod.). 2.6.1 2.6.2 2.6.3
2.7
Individuální poskytování informací Hromadné informování Odborné nezávazné konzultace
ROZVOJ REGIONU
Předmětem procesu je příprava a realizace projektů, programů a záměrů. 2.7.1
3.1
Realizace projektů, programů a záměrů
PROVOZNÍ PODPORA ÚŘADU A MAJETEK MČ
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 16 z 19 Proces Dokumentační služby zahrnuje příjem a odesílání pošty a s tím spojené vedení spisové služby, následnou archivaci a skartaci dokumentace. Proces Finanční služby zahrnuje subprocesy týkající se provozu pokladen (pokladna vydává a přijímá hotovost a ceniny), likvidaci přijatých a odeslaných faktura poukazů (oběh přijaté faktury včetně ověřování její oprávněnosti ve vztahu k plnění dodávky a čerpání rozpočtu), správu pohledávek (postup při vymáhání pohledávek po lhůtě splatnosti), zpracování agendy vyúčtování cestovních příkazů (příjem výkazů od pracovníků, administrativní zpracování, vyúčtování), správa závazků (evidence závazků, monitorování splatnosti závazků, komunikace s věřiteli a uhrazení závazků), komunikace s bankou a plnění daňových povinností městské části. Proces Provoz objektů úřadu zahrnuje subprocesy týkající se správy objektů (opravy, údržba, revize) úřadu, úklidových služeb v rámci objektů úřadu, zajištění ostrahy objektů úřadu, služeb vrátnice v budovách úřadu a činnosti při řešení krizových situací. Proces Správa a rozvoj informačního systému zahrnuje následující procesy: Uživatelská podpora (podpora klientů při řešení servisních požadavků), Ochrana dat (ochrana dat proti ztrátě, zničení, zneužití a poškození), Správa účtů (správa uživatelských účtů), Správa intranetu (správa a údržba intranetu), Správa a údržba HW a SW, Správa www stránek a Tvorba aplikačního programového vybavení. Proces Správa majetku zahrnuje subprocesy Majetek pro zabezpečení provozu ÚMČ a Majetek městské části. Majetek pro zabezpečení provozu ÚMČ popisuje nákup spotřebního materiálu a služeb pro chod úřadu, nákup a evidenci majetku a jeho údržbu a opravy, zhodnocování a modernizace majetku, vyřazování a likvidaci nepotřebného majetku, oceňování majetku, prodej a převod majetku, příjem, výdej majetku ze skladu, vedení skladové evidence, organizační zabezpečení inventarizace, pojištění majetku, autopark a likvidace pojistné události. Majetek městské části zahrnuje následující subprocesy: Pořízení majetku (převodem, darováním, koupí nebo tvorbou), Evidence majetku (pořízeného, přiděleného, vyřazeného a zlikvidovaného majetku, příprava podkladů pro majetkovou evidenci), Kontrola majetku, Výpůjčky majetku, Směnu majetku, Nájem majetku, Údržba a opravy majetku, Modernizace a zhodnocování, Oceňování majetku, Oceňování majetku a Vyřazování majetku. Personální služby obsahují tyto subprocesy: Personální agenda (personální evidence pracovníků a veškeré činnosti, které souvisí s personalistikou), Organizace výběrových řízení na obsazení pracovních pozic (přípravu a průběh výběrového řízení na nového pracovníka), Změny v pracovněprávních vztazích, Vzdělávání, Správa fondu zaměstnavatele (sociální podpora a rozvoj pracovníků), Výpočet odměn členům zastupitelstva, Mzdová agenda, Ukončení pracovního poměru a Zapracování nového pracovníka. Proces Legislativní podpora zahrnuje procesy Tvorba a uzavírání smluv (příprava a tvorba smluv včetně připomínkování, ověřování a schvalování), Zastupování úřadu před soudem a správními orgány, Vyjádření k žalobám a Organizování voleb. Proces Organizační a technické služby zahrnuje subproces Správa zasedacích místností (evidence požadavků a rezervace zasedacích místností, zajištění provozu zasedacích místností). 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8
Dokumentační služby Finanční služby Provoz objektů úřadu Správa a rozvoj informačního systému Správa majetku Personální služby Legislativní podpora Organizační a technické služby
16 PROCESNÍ M AP A
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 17 z 19
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 18 z 19
17 ROZS AH SYSTÉMU M AN AG EM ENTU KVALI TY
1 1.1 1.2 2 3 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5 5.1
ČSN ISO 9001:2008 Kapitola Předmět normy Všeobecně Aplikace Normativní odkazy Termíny a definice Systém managementu kvality Všeobecné požadavky Požadavky na dokumentaci Všeobecně Příručka kvality Řízení dokumentů Řízení záznamů Odpovědnost managementu Osobní angažovanost a aktivita managementu
5.2 5.3
Zaměření na zákazníka Politika kvality
5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6 6.1
Plánování Cíle kvality Plánování systému managementu kvality Odpovědnost, pravomoc a komunikace Povinnost a pravomoc Představitel managementu Interní komunikace Přezkoumání systému managementu Všeobecně Vstup pro přezkoumání Výstup z přezkoumání Management zdrojů Poskytování zdrojů
6.2
Lidské zdroje
6.2.1
Všeobecně
6.2.2 6.3
Odborná způsobilost, vědomí závažnosti a výcvik Infrastruktura
6.4
Pracovní prostředí
Č.k.
7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3
Realizace produktu Plánování realizace Procesy týkající se zákazníka Určování požadavků týkajících se produktu Přezkoumání požadavků týkajících se produktu Komunikace se zákazníkem Návrh a vývoj
Odkazy na dokumentaci
Příručka kvality S 05 Řízení informací NT 2008/11 Spisový a skartační řád NT 2006/07 Spisový a skartační řád pro manipulaci s utajovanými skutečnostmi Politika kvality S 01 Organizační řád S 02 Pracovní řád S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK Politika kvality S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK S 04 Plánování Politika kvality S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK
S 07 Plánování I 1.1.1 Příprava celkového rozpočtu, změny rozpočtu I 2.1.2 Příprava a změny rozpočtu odboru I 1.1.2 Přidělování zdrojů odborům I 2.1.3 Přidělování zdrojů v rámci odboru Příručka kvality S 02 Pracovní řád S 04 Plánování S 10 Logistika I 3.1.6 Personální služby - školení I 3.1.4 Správa a rozvoj IS NT 2008/01 Zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci NT 2009/05 Dopravní řád S 04 Plánování S 11 Realizace (hodnocení spokojenosti zákazníka) S 12 Řízení neshodného produktu Požadavky normy produktu městská část nezajišťuje,
Příručka kvality
Nařízený postup
ÚMČ Praha 11
Příručka kvality
Výtisk č. 1
Verze 3 19 z 19 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5
Plánování návrhu a vývoje Vstupy na návrh a vývoj Výstupy z návrhu a vývoje Přezkoumání návrhu a vývoje Ověřován návrhu a vývoje Validace návrhu a vývoje Řízení změn návrhu a vývoje Nakupování Proces nakupování Informace pro nakupování Ověřování nakupovaného produktu Výroba a poskytování služeb Řízení výroby a poskytování služeb Validace procesu výroby a poskytování služeb Identifikace a sledovatelnost Majetek zákazníka Ochrana produktu
7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1
Řízení monitorovacích a měřících zařízení Měření, analýza a zlepšování Všeobecně Monitorování a měření Spokojenost zákazníka Interní audit Monitorování a měření procesů Monitorování a měření produktu Řízení neshodného produktu Analýza údajů Zlepšování Neustálé zlepšování
8.5.2 8.5.3
Opatření k nápravě Preventivní opatření
neboť činnosti, které ÚMČ vykonává, jsou dány legislativou, a proto činnosti, které by mohly mít vztah k návrhu, případně k vývoji nové služby neprovádí.
S 10 Logistika S 11 Realizace skupina instrukcí 2.2 Řízení spravovaných organizací skupina instrukcí I 2.3 Podpora veřejné správy skupina instrukcí I 2.4 Rozhodování skupina instrukcí I 2.5 Řízení vztahů s okolím skupina instrukcí I 2.6 Poradenství a informování skupina instrukcí I 2.7 Rozvoj regionu skupina instrukcí I 3.1 Provozní podpora úřadu a majetek MČ Příručka kvality S 13 Metrologický řád
S 09 Monitorování a analýza S 11 Realizace S 08 Interní audity SMK S 09 Monitorování a analýza S 12 Řízení neshodného produktu S 09 Monitorování a analýza Politika kvality S 06 Odpovědnost vedení a přezkoumání SMK S 08 Interní audity SMK S 07 Preventivní a nápravná opatření S 07 Preventivní a nápravná opatření
Schváleno usnesením RMČ č. 0233/7/R/2009 ze dne 18.3.2009.
Praha, 19.3.2009
…………………………………….. Ing. Simona Klimakovská tajemnice Úřadu městské části Praha 11
……………………………………. Mgr. Dalibor Mlejnský starosta městské části Praha 11
