Zápis z rady Hodnocení kvality

Zápis z rady „Hodnocení kvality“ Datum a místo konání: 30. – 31. 2010, Brno – Lesná Účast: - Ondřej Kupka – Dick (Písek) - Anna Šlechtová – Pírko (Praha) - Lenka Vyčichlová (Sezimovo Ústí) - František Šereda – Moulin (Nymburk)

-

Martin Hovorka – Maho (Brno) Roman Dvořák – Rejpal (Brno) Břetislav Fiala – Goro (Olomouc)

Omluveni: - Tomáš Merta (Hradec Králové) - Martin Pavlík - Světluška (Hradec Králové) Přílohy: - Standardy upravované na týmovce

1) Cíle porady a) Mít připomínkované všechny dostupné kritéria, zejména pak kritéria prioritní (oddíl a středisko) b) Mít jasnou představu o komunikaci do hnutí na následujících pět měsíců c) Mít jasnou představu o podobě a formě otevřeného připomínkování v březnu 2010 d) Mít rámcovou představu o podobě otevřeného i uzavřeného testování v létě 2010

2) Změny v projektu - Rozhodli jsme se začít pracovat s novou jednotkou, a to s táborem. Tábor obsahuje mnoho hodnotitelných věcí, díky kterým má smysl uvažovat o jejich vytáhnutí bokem do samostatné jednotky (a ne tím „zahlcovat“ kritéria oddílu). Vzhledem k tomu, že se jedná o nejdůležitější a nejrozsáhlejší akci v činnosti oddílů, bude vhodné ji hodnotit a hodnotit ji odděleně. - Otevřené pre-testování, které bude zahájeno v březnu, jsme přejmenovali na (otevřené) připomínkování (název tak bude více srozumitelný a bude více vystihovat podstatu) - Při diskusi o průběhu testování jsme došli ke změně harmonogramu testování a zavádění. Budeme dále pracovat s tzv. první vlnou, ve které bude vše do úrovně střediska (družina, tábor, oddíl a středisko) a s tzv. druhou vlnou (kurzy, VOJ, ústředí). První vlna bude testování letošní léto a naplno spuštěna příští léto, druhá vlna bude posunutá o jeden rok. 1) „První vlna“ – vše do úrovně střediska  Oddíl  Středisko  Tábor  Družina

2) „Druhá vlna“ – VOJ, kurzy a ústředí  Okres  Kraj  Rádcovský kurz  Vůdcovský kvalifikační kurz  Čekatelský kvalifikační kurz  Instruktorská lesní škola  Ústředí - NJ, VRJ, KÚJ, TDC, JUN

3) Připomínkování kritérií -

Kritéria byla probírána společně celým týmem. Promítala se na plátno a přímo do tabulek s návrhy kritérií od garantů se zaznamenávaly jednotlivé návrhy na změny a komentáře, ke kterým tým došel. Takto zpracované podklady poslouží jednotlivým garantům pro jejich další dopracování do podoby, která půjde do připomínkování

-

Při projednávání vyplynulo, že bude potřeba vyjasnit používané pojmy (udělat jakýsi slovníček pojmů), a to zejména pro následující pojmy (dá se předpokládat, že další budou přibývat):  oddílová rada  aktivní vedoucí  družina  rádce

-

Po projednávání nebylo dost dobře možné zhodnotit, zda nám v kritériích něco důležitého nechybí, zda je tam obsaženo vše. Bude nutné se na toto zaměřit v některé z dalších fází.

-

Jak bude dále probíhat zpracování kritérií:  Zapracování poznámek z týmovky (kritéria z „první vlny“)  Rozvinutí do jednotlivých úrovní (nyní máme většinou jen jednu)  Příprava pro zveřejnění pro připomínkování (na začátku března)  Vlastní kontrola úplnosti (zda něco nechybí)

-

Poznámky k projednávání jednotlivých kritérií: a) Oddíl  Při projednávání kritérií oddílu se ukázala potřeba vyjasnit otázku tábora, což skončilo rozhodnutím začít pracovat s novou jednotkou „tábor“ b) Středisko c) Družina  Kritéria nebyla zaslána předem, byla k dispozici až na jednání d) Tábor  Na základě rozhodnutí o zařazení jednotky „tábor“ došlo ke zpracování hrubého konceptu vycházejícího z osvědčeného hodnocení táborů prováděného ORJ Brno-město. Dílčí věci bude potřeba přehodnotit, ale jako výchozí materiál a vodítko to může posloužit  Garantování kritérií pro tábor se ujal Maho

4) Průběh připomínkování a testování a) Otevřené připomínkování -

Původně nazýváno „otevřené pre-testování“, přejmenováno na lépe vyhovující „připomínkování“

-

Bude sloužit k prvnímu odladění návrhů standardů a formulářů, bude jej provázet obdobná komunikace jako u experimentálních stezek (aby se zapojili zájemci o problematiku, příliš netlačit do hnutí, aby to neodradilo svou „nehotovostí“ a neodladěností) Při prvním připomínkování bychom měli testovat:  tabulky kritérií jednotek z „první vlny“ s již se zpracovanými všemi úrovni  základní podobu papírového formuláře (alespoň pro představu a pro pochopení)  jak bude na první konkrétnější informace o hodnocení kvality reagovat hnutí

-

-

Vyhodnocení připomínek bude přes web hodnocení kvality i přes komentáře do excelu. Vše se následně zadá na web a výstupy budou k dispozici garantům jednotlivých standardů

-

Do připomínkování zapojíme cíleně i různě zkušené lidi z našeho okolí a členy ústředních orgánů a jejich odborů.

-

Načasování a komunikace – bude probíhat v březnu 2010 (blíže viz kapitola „Komunikace do hnutí“ a „Časový harmonogram“)

b) Testování (otevřené i uzavřené) -

Jeden z hlavních nástrojů, jak si ověřit fungování na širokém vzorku lidí s maximálním přiblížením budoucí praxi v realitě.

-

Toto testování bude provázet široká komunikace do hnutí, která bude již mj. součástí zavádění hodnocení kvality do hnutí, budeme chtít, aby se zapojilo hodně lidí, toto testování bude probíhat v co nejvíce podobných parametrech jako budoucí ostré testování (termín, formuláře, aplikace…)

-

Uzavřené testování bude probíhat společně s otevřeným testováním a bude se lišit pouze reprezentativním výběrem jednotek do souhrnného zpracování.

-

Při hlavním otevřeném i uzavřeném testování bychom měli testovat:  Kompletní tabulky kritérií (se všemi úrovněmi)  Podobu formulářů (papírové i na webu)  Správné nastavení úrovní (na základě reprezentativního výběru)  Termíny, ve kterých hodnocení probíhá

-

Pro tato testování budeme potřebovat:  Připravená kritéria rozpracovaná do všech úrovní se zapracovanými připomínkami z připomínkování  Papírové formuláře  První verze modulu k hodnocení kvality ve skautISu pro sběr dat

-

Modul k hodnocení kvality ve skautISu bude pro testování obsahovat:  Elektronický formulář  Výpočet a zobrazení statusu, které se ukáže jenom nám a hodnoceným jednotkám (s varováním, ať to neberou zatím příliš vážně, že je to zatím jen testování)

-

Další funkce modulu do skautISu budou řešeny až v následných krocích:  Zobrazení informací správným osobám  Grafy a výstupy  …

-

Zadání pro modul hodnocení kvality má na starosti Rejpal, zadání bude konzultováno s Dickem (příp. i týmem, bude-li to čas umožňovat), následně bude probíráno s Infoodborem a přetaveno do podoby programátorského zadání

-

Pro testování budeme dodržovat termíny, ve kterých chceme, aby hodnocení probíhalo o Hodnocení oddílů a družin – červen až září o Hodnocení táborů – červenec až září o Hodnocení středisek – srpen až říjen

-

V testování nebudeme pracovat s žádnou motivací či oceněním úspěšných jednotek

-

Nebudeme zatím chtít validaci od nadřízené jednotky

c) Zacílené osobní testování -

Bude spočívat ve výběru několika málo jednotek (pokrývající rozmanitost jednotek), u kterých proběhne hodnocení za účasti týmu (oddílová rada…), někoho, kdo jednotku zná (výchovný zpravodaj, vůdce střediska…) a někoho z týmu hodnocení kvality. Touto formou by měly být odhaleny problémy při samotném sebehodnocení a problémy odlišnosti výsledků dle formulářů ve srovnání s realitou.

-

Zacílené osobní testování si vezme na starosti Pírko

-

Nejvíce budeme zaměření na jednotku „oddíl“, kde by se měly jednotlivé vybrané typy lišit a měly by představovat cca 10-20 jednotek

-

Pro tento typ testování jsme vybrali následující typy oddílů:  Starší vůdce (>40)  velice mladý vůdce (18 let)  „Rodinné“ středisko  středisko jako pouze administrativní zázemí  Vedení týmem  vedení jedním člověkem  Dlouholetý vedoucí  nové vedení  Vesnice  velké město  Minimální  obrovský oddíl  Konzervativní  příznivci změn

-

U družin, táborů a středisek budeme chtít také cílené osobní testování také, ale v menším měřítku (2-3 ks od každého, aby se něčím lišily). Jako základní odlišnosti byly vybrány následující (celkem tedy 9 jednotek)  Družiny – rozdílný věk rádce (13, 15, 18 let)  Tábory – střediskový  oddílový  Středisko – rodinné  velké administrativní  „rozprsklé“  na hromádce

5) Komunikace do hnutí -

Po týmovce již máme (nebo budeme brzy mít) první výstupy, které můžeme začít komunikovat ven, zejména pak pro březnové připomínkování

-

Pro tyto účely budeme používat zejména články křižovatky a vlastní webové stránky se všemi veřejnými podklady (vytvořené Gorem). Tyto hlavní nástroje pak bude doplňovat časopis Skauting, HelpDesk, infokanály, adresné maily, prezentace apod..

-

Cíle veřejného webu k hodnocení kvality by měly být následující  Představit pochopitelně celý projekt tak, aby zájemci měli možnosti zjistit, co to je, jak si to představujeme a co to bude pro ně znamenat  Poskytovat všechny veřejně přístupné informace k projektu  Poskytovat prostor pro shromažďování připomínek z „Připomínkování“ a z testování  Poskytovat rozcestník pro hlavní testování (do skautISu…), pro kontaktování týmu…

-

Web bude potřeba naplnit vhodnými daty a strukturou. Na základě stanovených cílů strukturu odladí Goro s pomocí Dicka, naplnění daty provede také Goro s Dickem s pomocí týmu.

-

U webu bude důležité (zejména pak u části sloužící k představení a připomínkování kritérií), aby nebyl moc složitý, s hlubokou strukturou. Chceme, aby byl přehledný a snadno použitelný.

-

Na nasypání kritérií do systému bude potřeba cca jeden týden. (s rezervou)

-

Jednotlivé fáze komunikace a jejich forem:

Únor 2010

Březen 2010

Duben 2010

Květen 2010

Červen 2010 Červenec – srpen 2010

Září 2010

Říjen 2010

bližší informace o projektu a našich plánech, že se můžou se zapojit do připomínkování (mluvit o dvou fázích)

článek na křižovatce + web + HelpDesk

cílené zaslání této informace všem střediskům, okresům a krajům (komunikovat s nimi dříve než se všemi oddíly

adresný mail z ústředí (od středisek výše)

probíhá připomínkování, zapojte se do něj (uzávěrka na konci března)

článek na křižovatce + web hodnocení kvality

oslovit své známé ze všech oblasti

adresný mail od členů týmu (předpřipravený dopis)

upozornění na uzávěrku připomínek (týden před koncem března)

článek na křižovatce

Představení projektu zástupcům krajů

prezentace na setkání krajů a VRJ 6.3.

jak bude probíhat hlavní testování

článek na křižovatce + článek ve Skautingu

brzy bude spouštěno hlavní testování, zapojte jej do vaší práce s podřízenými jednotkami

adresný mail (od středisek výše) balíček ORJ a KRJ

(co ukázalo připomínkování, hlaste se do zacíleného osobního testování) - bude záležet na tom, co z připomínkování vzejde

článek na křižovatce

hlavní testování bylo spuštěno (na konci května)

článek na křižovatce + infokanál + banner křižovatka + balíček ORJ a KRJ

Připomenout hlavní testování (před koncem června)

článek na křižovatce

Nic

-

Připomenutí termínů (začátek září)

článek na křižovatce + balíček ORJ a KRJ

Upozornění na uzávěrku všech jednotek vyjma střediska (konec září)

článek na křižovatce

Upozornění na uzávěrku středisek (konec října)

článek na křižovatce + balíček ORJ a KRJ

- Součástí komunikace je i informování ústředních orgánů, která by proběhla v souladu se zadáním následovně: Podání řádného materiálu do NJ

26.2.2010

Představení podkladů pro připomínkování ve VRJ

3.3.2010

Zaslání podkladů odborným skupinám (MS, OVČIN…)

4.3.2010

Projednávání v NJ

27.3.2010

Duben

Informování VRJ o výsledcích připomínkování

28.4.2010

Květen

Podání řádného materiálu do NJ o hlavním testování

5.5.2010

Červen

Představení spouštěného testování v NJ

5.6.2010

Únor

Březen

6) Úkoly do nejbližší týmovky Zpracovat zápis z druhé týmovky v lednu Připravit prezentaci k hodnocení kvality Dopracovat standardy pro oddíl pro otevřené připomínkování Dopracovat standardy pro družinu pro otevřené připomínkování Dopracovat standardy pro středisko pro otevřené připomínkování Dopracovat standardy pro tábor pro otevřené připomínkování Představení projektu na HelpDesku Informace o projektu na křižovatku Vytvořit a zpracovat strukturu webu k hodnocení kvality Připravit materiál pro NJ Naplnit web k hodnocení kvalitě texty Nasypat na web kritéria první vlny pro otevřené připomínkování Připravit ukázku pap. formuláře pro představu a pochopení Připravit funkční zadání modulu k hodnocení kvality do skautISu Adresný mail střediskům, okresům a krajům ohledně projektu Upozornění na uzávěrku připomínkování Představit projekt NJ Spustit připomínkování kritérií Zajistit komunikaci ohledně připomínkování do VRJ a skupin Podklady pro osobní oslovení k připomínkování členy týmu Osobní oslovení známých s žádostí o připomínkování Představení projektu na Setkání krajů a VRJ Připomínky z excelu a komentářů vložit do webové aplikace Zpracovat výstupy z připomínkování (z webu) Připravit třetí týmovku Zpracovat první nástřel standardů pro rádcovský kurz Zpracovat první nástřel standardů pro ústřední orgány

Dick Dick Pírko (Léňa) Dick Rejpal Maho Maho Dick Goro a Dick Dick Goro a Dick Goro Goro Rejpal Moulin Moulin Dick Dick Dick Dick všichni Dick Moulin Goro Dick Světluška Dick

7.2.2010 19.2.2010 20.2.2010 20.2.2010 20.2.2010 20.2.2010 21.2.2010 22.2.2010 23.2.2010 26.2.2010 28.2.2010 28.2.2010 28.2.2010 28.2.2010 23.2.2010 28.3.2010 28.3.2010 1.3.2010 4.3.2010 4.3.2010 8.3.2010 6.3.2010 5.4.2010 10.4.2010 10.4.2010 10.4.2010 10.4.2010

6) Nový časový harmonogram Hlavní změny oproti předcházející verzi: -

Rozdělení projektu na pouze dvě fáze, první fáze letos, druhá fáze o rok později Duben 2009

Sepsání a první projednání zadání projektu Zahájení projektu (první schůzka týmu 31.10.-1.11.)

Říjen 2009

  

Shoda nad zadání projektu Konkrétní rozpracování jednotlivých částí Plán a časový harmonogram

Listopad – Leden 2010 Příprava kritérií pro jednotky z první vlny Druhá týmovka (30.-31.1.2010)

Leden 2010 Únor 2010 Březen 2010

 

Diskuse rozpracovaných kritérií Vyjasnění podoby komunikace a testování

Představení verze pro připomínkování (Helpdesk, VRJ) Otevřené připomínkování pro první vlnu Třetí týmovka (17.-18.4.2010)

Duben 2010

Květen 2010

  

Zapracování připomínek z připomínkování Příprava hodnotících archů pro hlavní testování Příprava testování

Příprava testování pro první vlnu

Červen – Říjen 2010

Testování pro jednotky z první vlny

Listopad – Prosinec 2011

Vyhodnocení testování první vlny

Leden – Březen 2011 Červen – Říjen 2011 Srpen – Listopad 2011

Příprava návrhů kritérií pro jednotky z druhé vlny Příprava finálních kritérií pro ostré spuštění první vlny Otevřené připomínkování pro druhou vlnu První řádné hodnocení kvality pro jednotky z první vlny Testování pro jednotky z druhé vlny

„První vlna“ – vše do úrovně střediska  Oddíl  Středisko  Tábor  Družina

„Druhá vlna“ – VOJ, kurzy a ústředí  Okres  Kraj  Rádcovský kurz  Vůdcovský kvalifikační kurz  Čekatelský kvalifikační kurz  Instruktorská lesní škola  Ústředí - NJ, VRJ, KÚJ, TDC, JUN