Hodnocení kvality Nový program >>> Hodnocení kvality zadání projektu, verze 6, 20.1.2010 (po první poradě týmu, schváleno VRJ)
Základní vize Kaţdá organizace potřebuje jasnou strategii, dobré nástroje k tomu, aby jí mohla dosahovat a vhodný způsob ke zjištění, jak se ji v tom daří. Podobnou potřebu má i Junák, kde se ještě k potřebě „zjistit, jak na tom jsme“ přidává potřeba (nebo spíše výhoda této cesty) „ukazovat, kam jít“. Myšlenka hodnocení kvality je jednoduchá: oddíl dostane základní otázky, jak na tom je, sám si na ně odpoví a po vyhodnocení se dozví, jak si oddíl stojí, v čem je na tom dobře a v čem naopak potřebuje přidat. Nastavená kritéria (otázky) mu tak i snadno říkají, co zlepšit, aby to příště bylo třeba o kousek dál a aby se oddíl někam posunul. Kdyţ tak ale o tom budete chvíli přemýšlet, tak se určitě objeví otázka: A proč toto pouţít pouze na oddíly? Copak nemáme střediska, vyšší jednotky nebo kurzy, na které to můţe platit stejně tak? Nebo co třeba dokonce pouţít to i na ústředí? Pokusme se vytvořit systém, který bude všem hlavním hráčům v organizaci pomáhat v ukazování cesty a ve vlastním hodnocení se.
Cíle projektu 1) Vytvořit základní rámec systému hodnocení kvality (co hodnotit, jak hodnotit, kdo hodnotí…) 2) Zpracovat standardy pro různé úrovně organizace a pro různé stupně kvality 3) Zavést hodnocení kvality do celé organizace
Zadání 1) Jedná se o dlouhodobý projekt pro všechny složky hnutí, čemuţ musí být uzpůsobeno mnoho okolností vzniku a jeho podoby: a) postavení na dlouhodobých a pro různé úrovně stejných jednoduchých principech b) velice pečlivé zpracování jednotlivých dílčích části c) důsledné zapojení hnutí do vzniku a připomínkování výstupů d) uţitečnost pro jednotlivé účastníky z hnutí a pro celé hnutí e) podpora, spoluúčast a schválení ústředními orgány 2) Výstup z projektu je moţné si jednoduše představit jako: a) Hodnotící archy pro jednotlivé typy jednotek obsahující standardy kvality a jejich úrovně (neboli dílčí otázky k jednotce, jak na tom je) – ve finální podobě v papírové i elektronické podobě b) Metodiku k vyplnění a vyhodnocení („takhle se to vyplní, a kdyţ se takhle spočítá, tak nám to ukáţe, ţe jsme na tom tak a tak“) c) Zaváděcí a podpůrné nástroje (webová stránka, elektronická podpora, motivace zapojit se…) d) Souhrnné výstupy pro jednotlivé úrovně, jak na tom jsou zapojené jednotky e) Práce s výstupy (ocenění perfektních oddílů, nabídka pomoci slabším oddílům…) 3) Pro srozumitelnost následujícího textu bude vhodné vyjasnit si základní pojmy: a) Hodnocení kvality = název projektu, název celého systému b) Kvalita = taková úroveň jednotky, se kterou jsou spokojeni naši „zákazníci“ (děti, rodiče, hnutí, společnost…) c) Jednotka = souhrnný název pro účastníka hodnocení kvality (druţina, oddíl, středisko, VOJ, kurz, sloţka ústředních orgánů…)
d) Úroveň kvality = výsledek hodnocení konkrétní jednotky (perfektní, slušná, pomoc vyţadující…) e) Kritérium kvality = vlastnost nebo charakteristika, která ukazuje na kvalitní jednotku f) Standardy kvality = konkrétní popis kvalitní podoby jednotky v určité oblasti g) Úroveň standardu = dílčí stupeň standardu kvality (niţší standard, střední standard, vysoký standard…) 4) Projekt bude rozdělen do několika fází: a) Zpracování teoretického základu hodnocení kvality jak, proč a co hodnotit na co mají být standardy zaměřeny jak mají být standardy formulovány kolik má být úrovní standardů jaké mají být úrovně kvality … b) Vytvoření obsahu standardů kvality pro různé úrovně kvality pro různé jednotky c) Testování navrhovaného systému a konkrétních standardů vytvoření prvního návrhu hodnotících archů a výstupů připomínkování širokou skautskou veřejností testování na přihlášených / vybraných jednotkách zpracování konceptu jednoduché metodiky, jak s tím pracovat d) Zpracování finální podoby standardů kvality zapracování připomínek a zkušeností z testování dokončení hodnotících archů a výstupů vytvoření jednoduché metodiky zpracování webového zázemí a softwarové podpory e) Zavedení do hnutí do oddílů do středisek do vyšších organizačních jednotek na ústředí do kurzů f) První a další souborné vyhodnocení situace v celém hnutí trendy 5) Systém hodnocení kvality bude stát na vyjasněných teoretických základech (ad fáze a): a) Zadané parametry systému: Bude pouţita zejména metoda sebehodnocení (tj. dotčené jednotky se hodnotí sami podle dané metodiky a vodítek), příp. i další vhodné formy (data, externí hodnocení…) Bude pouţita metoda vícestupňového hodnocení (tj. většinou ne pouze splnilnesplnil, ale více různých úrovní pro lepší vypovídající schopnost systému) Úroveň standardů bude definována v jednotlivých dílčích oblastech, ne pouze cílovým stavem, ale i jednotlivými kroky a fázemi
Standardy kvality budou zaměřeny na základní prvky skautské metody a nikoliv na jejich konkrétní realizaci, která můţe mít více různých podob (tj. např. nehodnotit samostatný oddíl pro vlčata a skauty, ale hodnotit přítomnost speciálního programu pro vlčata a programu pro skauty) Z hodnocení budou maximálně vyloučeny (resp. zodhledněny) parametry, které mohou vyplývat z reality prostředí a tím být z principu nedosaţitelné (tj. aby např. malé venkovské oddíly nebyly negativně hodnoceny za malý oddíl). Nicméně i přesto budou muset být zřejmé nějaké minimální limity (např. aby bylo zřejmé, ţe pokud mi chodí pravidelně dvě děti na schůzku, tak to není v pořádku). b) Bude vyjasněno v rámci této fáze: Jaké oblasti mají standardy popisovat (různé modely k rozhodnutí) Jaké mají mít standardy stupně (úrovně) – kolik, jaké… Jak mají být standardy a jejich úrovně formulovány Jak konkrétně má vypadat hodnocení (kolik stupňů, jaké bodování…) Jak bude vypadat celkové hodnocení (jaké stavy můţe mít oddíl) Jaký model bude pouţitý pro čitelnost a srozumitelnost výsledků (např. graf typu „pavučina“) c) Výstupem této fáze bude: Souvislý text popisující jednotlivé oblasti týkající se hodnocení kvality a nabízející vybrané řešení a jeho odůvodnění U stanovených oblastí (zejména z jakého pohledu budou standardy jednotku popisovat) budou navrţeny variantní řešení k rozhodnutí Budou uváděny odkazy na zdroje, ze kterých se čerpalo 6) Standardy kvality budou vytvořeny pro jednotlivé cílové jednotky a pro různé oblasti a) Hodnocení kvality bude pouţitelné pro celou organizaci pro její různé úrovně a bude zacíleno na tyto jednotky: Skautská druţina Oddíl (oddíl vlčat nebo světlušek, oddíl skautů a skautek, věkově smíšený oddíl, vč. zohlednění vodáckého zaměření) Středisko (vč. roveringu na středisku) Vyšší organizační jednotka (okres, kraj) Kurz (rádcovský, čekatelský kvalifikační, vůdcovský kvalifikační, instruktorská lesní škola) Ústředí - NJ, VRJ, KÚJ, TDC, JUN b) Teoretický základy a principy hodnocení budou obdobné a aplikovatelné pro všechny zacílené jednotky. c) Priorita zpracování standardů pro jednotlivé jednotky je následující (dle pořadí): 1) „Nejdůleţitější a nejakutnější“ Oddíl Středisko 2) „Druhá vlna“ Okres Rádcovský kurz Skautská druţina Vůdcovský kvalifikační kurz
3) „Další vlna“ Kraj Čekatelský kvalifikační kurz Instruktorská lesní škola 4) „Někdy časem“ Ústředí - NJ, VRJ, KÚJ, TDC, JUN d) Standardy budou členěny do více ucelených a srozumitelných kapitol. Pokud to bude alespoň trochu moţné, bylo by dobré mít ty kapitoly shodné napříč všemi jednotkami (např. personalistika, program, zázemí…) e) Jednotlivé úrovně standardů budou popsány od nejniţší úrovně po nejvyšší tak, aby umoţňovaly kaţdé jednotce „najít se“ a aby byly konkrétně popsány věci, které pro tu kterou úroveň musí být splněny (aby slouţily jako vodítko, jak se dostat na vyšší úroveň) f) V definici standardů je nutné se vyhýbat konkrétním podobám, které ale mohou být pouze jednou z moţností (např. „oddíl pouţívá stezku“ x „oddíl pouţívá nástroj osobního rozvoje, např. stezku“). Tyto konkrétní věci mohou být uváděny jako příklady 7) Testování navrhovaného systému a konkrétních standardů (ad fáze c) a) Pro testování budou prioritně osloveny jednotky, kterých se standardy prioritně týkají a které a které jiţ projevili o hodnocení kvality zájem. b) Standardy budou vyzkoušeny na různých typech oddílů, které známe a jejichţ hodnocení dle systému hodnocení kvality můţeme porovnat s vlastní objektivní zkušeností. c) Testování bude věnován čas min. 3 měsíců d) Testování můţe probíhat v rozdílných časech pro jednotlivé jednotky, doporučuje se však efektivní sdruţování, které přispěje lepšímu proniknutí do hnutí 8) Zpracování finální podoby standardů kvality (ad fáze d) a) Budou zohledněny a zapracovány připomínky z hnutí b) Finální podoba bude maximálně stručná, srozumitelná a přehledná c) Vyhodnocení výsledků bude jednoduché a nepříliš náročné 9) Zavedení do hnutí (ad fáze e) a) Plán zavedení do hnutí bude připraven před dokončením finálních výstupů b) Hlavními hesly zavádění bude opět „nabídka“ a „dobrovolnost“ c) Společně se zavedením budou spuštěny nástroje pro práci s výstupy: Ocenění dobrých výsledků Vyuţití dobrých výsledků k propagaci oddílu (dopis starostovi města, nášivka, nálepka…) Nabídka pomoci slabším jednotkám 10) První souborné vyhodnocení (ad fáze f) a) První vyhodnocení proběhne do jednoho roku od spuštění b) Další vyhodnocení budou probíhat v jednoleté / roční periodě c) Dostupnost a zveřejňování výsledků se bude řídit následujícími pravidly: Kaţdá jednotka zná svoje hodnocení Hodnocení jednotky je konkrétně dostupné úzkému vedení dvou nadřízených jednotek (např. u oddílu k nim má přístup úzké vedení střediska a okresu)
Kaţdá nadřízená jednotka (kromě ústředí) zná hodnocení svých přímo podřízených jednotek o dvě úrovně níţe, ne uţ jednotek niţších Ţádné hodnocení nemůţe být bez souhlasu jednotky adresně zveřejněno (vyjma hodnocení ústředí) Všechna hodnocení vstupují do souhrnných výsledků, v rámci kterých mohou být pro libovolnou úroveň zveřejněny (např. oddíly ve středisku, okrese, kraji nebo republice; střediska v okrese, kraji nebo republice…) Pro ústředí budou platit stejná pravidla jako pro ostatní jednotky – konkrétně uvidí o dvě úrovně níţe, v souhrnných statistikách vše.
11) Testování, připomínkování a veškerá komunikace do hnutí týkající se tohoto projektu je nutné brát jako nedílnou součást zavádění do hnutí. Je potřeba naslouchat všem názorům a vyuţít je ke zkvalitnění celého systému. 12) Hodnocení kvality je a musí zůstat dobrovolnou záleţitostí, ke které musí jednotlivé jednotky přistupovat z vlastní vůle a bez patologických motivátorů, které mohou hodnocení zkreslit (jako by mohl být např. nárok finančního hodnocení při určité úrovni). Nicméně vhodné motivační nástroje bude nutné hledat a pouţívat. 4) V práci na projektu budou vyuţity následující zkušenosti: a) Souhrn materiálů ze zahraničí (dle podkladů zahraničního odboru zpracovala Magdaléna Ţárská – Skippy) b) Zkušenosti z okresů, které se problematikou zabývají (Brno, Vsetín, Plzeň, Hradec Králové) 13) Dílčí části projektu bude procházet následujícími schvalovacími a připomínkovacími kroky: Zadání projektu do MS
Šéf projektu > MS
pro informaci a k příp. připomínkám
Zadání projektu do VRJ
Zpravodaj PRG > VRJ
k připomínkám a ke schválení
Teoretický základ
Šéf projektu > MS
do konce srpna 2009
Podoba systému a rozhodnutí o směřování
Zpravodaj PRG > VRJ
Pro informaci a k rozhodnutí
Exp. standardy kvality – oddíly
Zpravodaj PRG > MS
k připomínkám
Exp. standardy kvality – středisko
Šéf projektu > VRJ
k připomínkám
Exp. standardy kvality – kurzy
Šéf projektu > zpravodaj pro vzdělávání
k připomínkám
Exp. standardy kvality – VOJ
Šéf projektu > VRJ
k připomínkám
Exp. standardy kvality – ústředí
Šéf projektu > VRJ
k připomínkám
Všechny standardy
VRJ, MS > hnutí a zacílené jednotky
k připomínkám
Celý systém a všechny standardy
Zpravodaj PRG > VRJ
Předschválení systému a standardů
Celý systém a všechny standardy
VRJ > NJ
Schválení systému a standardů
14) Šéf projektu a jeho tým bude jednou z pracovních skupin zpravodaje VRJ pro program, pod kterého bude spadat jak z hlediska řízení, tak z hlediska financování (součást rozpočtu zpravodaje na nutné náklady – cestovné atd.)
Rámcový časový harmonogram Duben 2009 Říjen 2009 Duben 2010 Červen – Říjen 2010 Červen – Říjen 2011
Sepsání a první projednání zadání projektu Zahájení projektu (první schůzka týmu) Předběţné otevřené připomínkování Hlavní uzavřené a otevřené testování První ostré spuštění hodnocení
Personální obsazení Zadavatel: Garant kvality:
Ondřej Kupka – Dick (České Budějovice),
[email protected] ?
Ondřej Kupka – Dick (České Budějovice),
[email protected] Anna Šlechtová – Pírko (Praha) Lenka Vyčichlová (Sezimovo Ústí) Martin Hovorka – Maho (Brno) Roman Dvořák – Rejpal (Brno) Tomáš Merta (Hradec Králové) Matin Pavlík – Světluška (Hradec Králové) František Šereda – Moulin (Nymburk) Břetislav Fiala – Goro (Olomouc) Ostatní spolupracovníci: Magdaléna Ţárská – Skippy Šéf projektu: Členové týmu:
