Uživatelská příručka systému Spisové služby (SpS) Lite

Uživatelská příručka systému SpS Lite

ICZ a.s. Správa a řízení dokumentů

Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420-222 271 111 Fax: +420-222 271 112 Internet: www.i.cz

Uživatelská příručka systému Spisové služby (SpS) Lite

Vypracoval Předáno dne Verze

kolektiv pracovníků ICZ a.s. 15.3.2010 2.0.0

Správa dokumentu

Záznam změn

Datum

Autor

Verze

Popis změn

01. 10. 2009 27. 11. 2009 15. 3. 2010

ICZ ICZ ICZ

1.0 1.1.1 2.0.0

Žádný předchozí dokument Úpravy dle funkčnosti systému Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap. 1.2

Kontrolovali Jméno

Pozice

Petr Oplátek

Vedoucí projektu ICZ a.s.

Distribuce Kopie č.

Jméno

Umístění

1

Knihovna projektu

ICZ a.s, Správa a řízení dokumentů, Na hřebenech II 1718/10, Praha 4

Tento dokument je určen pouze pro vnitřní potřebu organizace. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být zveřejněna mimo tuto organizaci, a to v žádné podobě, bez předchozího písemného souhlasu firmy ICZ a.s.. V dokumentu bylo použito názvů firem a produktů, které mohou být chráněny patentovými a autorskými právy nebo mohou být registrovanými obchodními značkami podle příslušných ustanovení právního řádu.

-2-

Obsah a rejstříky Obsah příručky: 1. 

Úvod ................................................................................................................................... 8  1.1.  Co je to e-spis Lite – krátký popis aplikace ............................................................... 8  1.2.  Přehled úprav aplikace e-spis Lite – verze 2.0.0 ........................................................ 8  1.2.1.  Hlavní novinky ................................................................................................... 8  1.2.2.  Nové funkce ....................................................................................................... 8  1.2.3.  Úpravy ................................................................................................................ 9  1.2.4.  Opravy ................................................................................................................ 9 

2. 

Uživatelé SpS Lite........................................................................................................... 10 

3. 

Popis uživatelského prostředí ........................................................................................ 11 

4. 

Referent ........................................................................................................................... 13  4.1.  Uživatelské prostředí ................................................................................................ 13  4.1.1.  Složky referenta................................................................................................ 13  4.2.  Základy práce s dokumentem ................................................................................... 14  4.2.1.  Založení dokumentu ......................................................................................... 14  4.2.1.1. 

4.2.2. 

Vyplnění položek dokumentu ............................................................................................... 19 

Záložky dokumentu .......................................................................................... 23 

4.2.2.1.  4.2.2.2.  4.2.2.3.  4.2.2.4. 

Záložka Info ......................................................................................................................... 23  Záložka Spis ......................................................................................................................... 29  Záložka Historie .................................................................................................................. 30  Záložka Soubory .................................................................................................................. 30 

4.3.1.1.  4.3.1.2. 

Záložka Info ......................................................................................................................... 35  Záložka Historie .................................................................................................................. 36 

4.2.3.  Úprava dokumentu ........................................................................................... 31  4.2.4.  Založení odpovědi na dokument pod stejným číslem jednacím ...................... 31  4.2.5.  Vytvoření kopie dokumentů ............................................................................. 33  4.3.  Základy práce se spisem ........................................................................................... 33  4.3.1.  Založení spisu ................................................................................................... 34  4.3.2. 

Úpravy ve spisu ................................................................................................ 36 

4.3.2.1.  4.3.2.2.  4.3.2.3.  4.3.2.4.  4.3.2.5.  4.3.2.6. 

Vložení dokumentu do spisu................................................................................................. 36  Vyjmutí dokumentu ze spisu ................................................................................................. 38  Vyřízení dokumentu ve spisu ................................................................................................ 40  Uzavření dokumentu ve spisu .............................................................................................. 42  Vrácení spisu ke zpracování ................................................................................................ 43  Zrušení (anulování) spisu .................................................................................................... 43 

4.4.2.1.  4.4.2.2. 

Vložení nové verze souboru ................................................................................................. 45  Zobrazení verzí souboru ...................................................................................................... 46 

4.5.1.1.  4.5.1.2.  4.5.1.3. 

Evidence poštovního vypravení ........................................................................................... 50  Evidence osobního vypravení .............................................................................................. 50  Evidence vypravení faxem ................................................................................................... 51 

4.4.  Práce se soubory (el. dokumenty) ............................................................................ 44  4.4.1.  Vložení souboru ............................................................................................... 44  4.4.2.  Verzování souboru ........................................................................................... 45  4.4.3.  Konverze do formátu PDF ............................................................................... 46  4.4.4.  Připojení elektronického podpisu ..................................................................... 47  4.4.5.  Odstranění souboru .......................................................................................... 48  4.4.6.  Zobrazení obsahu souboru ............................................................................... 48  4.5.  Vypravení vlastního dokumentu .............................................................................. 48  4.5.1.  Evidence jedné zásilky ..................................................................................... 49 

-3-

4.5.1.4.  4.5.1.5.  4.5.1.6.  4.5.1.7. 

Evidence e-mailového vypravení ......................................................................................... 52  Evidence vypravení datovou zprávou .................................................................................. 53  Evidence interního vypravení .............................................................................................. 54  Evidence vyvěšení na úřední desku ...................................................................................... 55 

4.5.2.  Evidence více zásilek k dokumentu ................................................................. 56  4.5.3.  Úprava zásilky .................................................................................................. 57  4.5.4.  Zrušení zásilky ................................................................................................. 57  4.5.5.  Předání zásilky k odeslání ................................................................................ 58  4.5.6.  Storno odeslání ................................................................................................. 59  4.5.7.  Zápis výsledku doručení................................................................................... 60  4.6.  Kontrola existence datové schránky ......................................................................... 61  4.6.1.  Evidence zásilky – kontrola datové schránky .................................................. 61  4.6.2.  Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky.................................... 63  4.6.3.  Odeslání zásilky - kontrola datové schránky.................................................... 63  4.7.  Řízení oběhu ............................................................................................................. 63  4.7.1.  Předání objektu ................................................................................................. 63  4.7.2.  Převzetí objektu ................................................................................................ 64  4.8.  Změna stavu dokumentů a spisů .............................................................................. 65  4.8.1.  Vyřízení objektu ............................................................................................... 65  4.8.2.  Uzavření objektu .............................................................................................. 66  4.8.3.  Vrácení dokumentu ke zpracování ................................................................... 67  4.8.4.  Zrušení evidenčního záznamu .......................................................................... 67  4.9.  Vyhledávání ............................................................................................................. 68  4.9.1.  Rychlé vyhledávání .......................................................................................... 69  4.9.2.  Pokročilé vyhledávání ...................................................................................... 69  5. 

Vedoucí ............................................................................................................................ 71  5.1.  Uživatelské prostředí ................................................................................................ 71  5.2.  Řízení oběhu - role Vedoucí..................................................................................... 71  5.2.1.  Předání objektu – role Vedoucí ........................................................................ 71 

6. 

Podatelna a výpravna..................................................................................................... 73  6.1.  Uživatelské prostředí ................................................................................................ 73  6.2.  Řízení oběhu – role Podatelna a výpravna ............................................................... 74  6.2.1.  Předání objektu – Podatelna a výpravna .......................................................... 74  6.3.  Tiskové funkce ......................................................................................................... 75  6.3.1.  Tisková sestava podací deník ........................................................................... 75  6.3.2.  Tisková sestava podací arch ............................................................................. 75  6.4.  Zaevidování nového podání ..................................................................................... 76  6.4.1.  Evidence doručeného dokumentu .................................................................... 76  6.4.2.  Evidence datové zprávy ................................................................................... 76  6.5.  6.6. 

7. 

6.4.2.1.  6.4.2.2. 

Načtení datových zpráv........................................................................................................ 77  Evidence načtených datových zpráv .................................................................................... 78 

Odeslání zásilek z organizace .................................................................................. 79  Zápis výsledku doručení........................................................................................... 79 

Závěr ................................................................................................................................ 81 

Rejstřík obrázků: obr. 1.  obr. 2.  obr. 3.  obr. 4.  obr. 5. 

Pracovní prostředí Referenta ................................................................................ 11  Složky SpS Lite – Referent .................................................................................... 13  Založení dokumentu............................................................................................... 14  Prázdný formulář Doručeného dokumentu......................................................... 15  Prázdný formulář Vlastního dokumentu ............................................................. 15  -4-

obr. 6.  obr. 7.  obr. 8.  obr. 9.  obr. 10.  obr. 11.  obr. 12.  obr. 13.  obr. 14.  obr. 15.  obr. 16.  obr. 17.  obr. 18.  obr. 19.  obr. 20.  obr. 21.  obr. 22.  obr. 23.  obr. 24.  obr. 25.  obr. 26.  obr. 27.  obr. 28.  obr. 29.  obr. 30.  obr. 31.  obr. 32.  obr. 33.  obr. 34.  obr. 35.  obr. 36.  obr. 37.  obr. 38.  obr. 39.  obr. 40.  obr. 41.  obr. 42.  obr. 43.  obr. 44.  obr. 45.  obr. 46.  obr. 47.  obr. 48.  obr. 49.  obr. 50.  obr. 51.  obr. 52.  obr. 53.  obr. 54.  obr. 55.  obr. 56.  obr. 57. 

Zaevidovaný Doručený dokument ........................................................................ 18  Zaevidovaný Vlastní dokument ............................................................................ 19  Výběr subjektu z adresáře ..................................................................................... 21  Kalendář pro výběr data ....................................................................................... 21  Záložky dokumentu nevloženého do spisu ....................................................... 23  Záložky dokumentu vloženého do spisu ........................................................... 23  Evidence poštovního podání .............................................................................. 24  Evidence osobního podání ................................................................................. 25  Evidence e-mailového podání ............................................................................ 26  Evidence faxového podání ................................................................................. 27  Evidence interního podání ................................................................................. 28  Evidence anonymního podání ........................................................................... 29  Ukázka záložky Spis ........................................................................................... 30  Ukázka záložky Historie .................................................................................... 30  Ukázka záložky Soubory ................................................................................... 31  Založení Odpovědi na doručený dokument ..................................................... 32  Vytvoření kopie dokumentu .............................................................................. 33  Založení spisu...................................................................................................... 34  Profil nově zakládaného spisu ........................................................................... 35  Ukázka záložky Info ........................................................................................... 36  Vložení dokumentu do spisu.............................................................................. 37  Dialogové okno Hledání otevřených spisů ....................................................... 37  Záložka Info – dokumenty zařazené ve spisu .................................................. 38  Vyjmutí dokumentu z detailu spisu .................................................................. 39  Vyjmutí dokumentu z detailu dokumentu ....................................................... 39  Vyřízení dokumentu z detailu spisu ................................................................. 40  Dialogové okno pro vyřízení dokumentu ......................................................... 40  Vyřízení dokumentu z jeho detailu ................................................................... 41  Hromadné vyřízení – spisu včetně dokumentů................................................ 41  Uzavření dokumentu z jeho detailu .................................................................. 42  Dialogové okno pro uzavření dokumentu ........................................................ 42  Hromadné vyřízení spisu včetně dokumentů.................................................. 43  Vrácení spisu ke zpracování .............................................................................. 43  Zrušení spisu ....................................................................................................... 44  Dialogové okno pro zrušení spisu ..................................................................... 44  Vložení souboru .................................................................................................. 45  Záložka Soubory s připojeným souborem ....................................................... 45  Vložení nové verze .............................................................................................. 46  Zobrazení verzí souboru .................................................................................... 46  Konverze souboru .............................................................................................. 47  Výběr certifikátu ................................................................................................ 47  Soubor s připojeným el. podpisem.................................................................... 48  Ukázka zaevidované zásilky .............................................................................. 49  Evidence poštovní zásilky .................................................................................. 50  Evidence osobní zásilky ..................................................................................... 51  Evidence vypravení faxem ................................................................................. 52  Evidence vypravení e-mailem ........................................................................... 53  Evidence vypravení datovou zprávou .............................................................. 54  Evidence interní zásilky ..................................................................................... 55  Evidence vyvěšení na úřední desku .................................................................. 56  Evidence více zásilek .......................................................................................... 57  Předání zásilek k odeslání.................................................................................. 58  -5-

obr. 58.  obr. 59.  obr. 60.  obr. 61.  obr. 62.  obr. 63.  obr. 64.  obr. 65.  obr. 66.  obr. 67.  obr. 68.  obr. 69.  obr. 70.  obr. 71.  obr. 72.  obr. 73.  obr. 74.  obr. 75.  obr. 76.  obr. 77.  obr. 78.  obr. 79.  obr. 80.  obr. 81.  obr. 82.  obr. 83.  obr. 84.  obr. 85.  obr. 86.  obr. 87.  obr. 88.  obr. 89.  obr. 90.  obr. 91.  obr. 92.  obr. 93. 

Storno odeslání ................................................................................................... 59  Zápis výsledku doručení referentem ................................................................ 60  Doručenka datové zprávy – záložka Soubory.................................................. 60  Zápis doručení – detail dokumentu .................................................................. 61  Kontrola existence datové zprávy – tlačítko [Zkontrolovat DS].................... 62  Nalezené datové schránky ................................................................................. 62  Kontrola existence datové zprávy – K odeslání ............................................... 63  Předání objektu .................................................................................................. 64  Dialogové okno Předání k vyřízení ................................................................... 64  Vyřízení objektu ................................................................................................. 65  Dialogové okno pro vyřízení dokumentu ......................................................... 65  Uzavření objektu ................................................................................................ 66  Dialogové okno pro vyřízení dokumentu ......................................................... 66  Vrácení dokumentu ke zpracování ................................................................... 67  Zrušení evidenčního záznamu ........................................................................... 68  Dialogové oknopro zrušení záznamu ................................................................ 68  Rychlé vyhledávání ............................................................................................ 69  Výsledek rychlého vyhledávání ......................................................................... 69  Pokročilé vyhledávání ........................................................................................ 70  Výsledek pokročilého vyhledávání ................................................................... 70  Složky spisové služby Lite – Vedoucí................................................................ 71  Předání objektu .................................................................................................. 72  Dialogové okno Předání k vyřízení ................................................................... 72  Složky spisové služby Lite – Podatelna a výpravna ........................................ 73  Tisk podacího deníku ......................................................................................... 75  Ukázka sestavy podací deník ............................................................................. 75  Tisk podacího archu ........................................................................................... 76  Ukázka sestavy podací deník ............................................................................. 76  Načtení datových zpráv ..................................................................................... 77  Dialogové okno Přihlášení k datové schránce.................................................. 77  Dialogové okno Přihlášení k datové schránce.................................................. 77  Evidence datové zprávy ..................................................................................... 78  Zaevidovaná datová zpráva............................................................................... 78  Odeslání zásilky .................................................................................................. 79  Zápis výsledku doručení výpravnou ................................................................. 80  Zápis doručení – detail dokumentu .................................................................. 80 

Rejstřík tabulek: tab. 1.  tab. 2.  tab. 3.  tab. 4.  tab. 5.  tab. 6.  tab. 7.  tab. 8.  tab. 9.  tab. 10.  tab. 11.  tab. 12.  tab. 13. 

Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci SpS Lite .................................... 10  Popis Pracovního prostředí Referenta ................................................................. 11  Složky referenta pro práci s dokumenty .............................................................. 13  Profilové položky dokumentu ............................................................................... 16  „Způsob zacházení“ v závislosti na „Způsobu doručení“/“Způsobu odeslání“ 20  Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu................... 22  Označení zásilek dle Způsobu odeslání ................................................................ 48  Stavy zásilek po předání k odeslání a zobrazení ve složkách ............................. 58  Kontrola datové schránky – význam tlačítek ...................................................... 62  Význam složek Vedoucího ................................................................................. 71  Pravidla předávání objektů pro Vedoucího..................................................... 72  Označení doručených dokumetnů ve složce Doručené .............................. 73  Význam složek Podatelny a výpravny .............................................................. 74  -6-

tab. 14. 

Pravidla předávání objektů pro Podatelnu ..................................................... 74 

-7-

1. Úvod 1.1.

Co je to e-spis Lite – krátký popis aplikace

Spisová služba Lite (SpS Lite) je systém specializovaný na podporu evidence, zpracování a oběhu dokumentů jak v klasické listinné podobě, tak v podobě elektronických dokumentů. Elektronické dokumenty vznikají a jsou používány (jako originály) především v důsledku zavedení informačního systému datových schránek. Samozřejmě i tuto komunikaci s datovými schránkami spisová služba e-spis Lite efektivně zajišťuje. Myšlenka SpS Lite je založena na jednoduchém a intuitivním ovládání aplikace, jež není komplikována složitou organizační strukturou a z těchto důvodů je vhodná především pro malé organizace (obce, základní nebo mateřské školy, malé a střední podnikatelské subjekty apod.). Uživatelské rozhraní je řešené prostřednictvím webového prohlížeče (Internet Explorer, Mozilla aj.). Samozřejmostí je splnění všech legislativních nároků, které jsou na vedení spisové služby kladeny zákonem o archivnictví a spisové službě, jeho prováděcí vyhláškou a novým Národním standardem pro vedení spisové služby. Systém zajišťuje kontrolu a průkaznost každého učiněného kroku (pomocí historie), podporuje práci s jednotlivými dokumenty i spisy, předávání dokumentů simuluje reálný oběh a procesy v malém úřadu či organizaci.

1.2.

Přehled úprav aplikace e-spis Lite – verze 2.0.0

Pro zákazníky, kteří již provozují aplikaci e-spis Lite, je v následujících kapitolách uveden přehled všech změn mezi verzí 1.2.0 a 2.0.0.

1.2.1. -

-

-

1.2.2. -

Hlavní novinky Organizační struktura – zařazování uživatelů do skupin, změna role vedoucího o Uživatelé mohou být nyní roztříděni do skupin, např. dle odborů nebo oddělení v organizaci o Dokumenty jsou zpracovávány nejen v rámci zpracovatelů, ale i skupin o Skupina může mít své vedoucí, kteří mají větší oprávnění (nahrazuje původní globální roli „Vedoucí“) o Podatelna a Administrátor zůstávají, jejich správa je také v rámci skupin Složka Všechny dokumenty - Nepřidělené - seznam dokumentů předaných na skupinu (dokumenty nemají přiděleného konkrétního zpracovatele/vyřizovatele) Kontrola existence datové schránky při zakládání zásilky, předávání zásilky k odeslání a při vlastním odeslání zásilky z organizace Podpora spisových plánů Administrátorská správa aplikace o export a import číselníků (spisový plán, subjekty a uživatelé) o nové složky Skupiny, Číselníky, Hromadné akce a Spisové plány o rozšíření složkyNastavení Integrace s CzechPoint@Office

Nové funkce Úplná nezávislost organizací o Uživatelské jméno již nemusí být unikátní v rámci celé instalace E-spis Lite, ale v rámci organizace -8-

-

-

-

1.2.3. -

-

-

1.2.4. -

-

Navigační strom o složka Blízký termín - seznam dokumentů/spisů, které mají 3 dny před termínem vyřízení, případně jsou po termínu vyřízení o složka Všechny dokumenty - složka je zobrazována všem uživatelům (ne pouze vedoucím) a podřazené složky zobrazují seznam dokumentů v závislosti na zařazení uživatele do skupiny o složka Všechny dokumenty - Moji podřízení - složka je zobrazována pouze vedoucím skupin a zobrazuje seznam dokumentů podřízených uživatelů Práce s ISDS o možnost zadat k zásilce dodatečné informace o automatické stahování datových zpráv o hromadná evidence datových zpráv o kontrola existence datových schránek o Větší nastavení při stahování datových zpráv o Možnost odlišení přeposlaných zpráv – řazení dle sloupce Zpracovatel Soubory – výběr souborů, které mají být v zásilce odeslány Nové možnosti formátování pořadových čísel – možnost vložit zkratku skupiny nebo uživatele Přístupová práva na dokumenty/spisy – přístupová práva závisí na zařazení uživatelů do skupin Počet záznamů na stránce – volba zobrazení počtu dokumentů na stránce Položky Pošta a ČDZ – položky lze vyplnit i po odeslání dokumentu

Úpravy Vyhledávání o rychlé vyhledávání – vyhledávání v „kdekoliv“ bylo rozšířeno o vyhledávání v subjektu, adrese a poznámce dokumentu o pokročilé vyhledávání – lze vyhledávat dle „Způsobu doručení/odeslání“ a „Termínu vyřízení“ Formulář dokumentů/spisu o úprava vzhledu formulářů o nové položky Organizační jednotka, Kód organizační jednotky a Termín vyřízení (položka pro zadání datumu, kdy má být dokument vyřízen) Datumové položky Odesláno/Doručeno – úpravy automatického převyplňování Datum vyřízení – lze zadat pouze při změně stavu v dialogovém okně „Vyřízení“ Zápis doručení – možnost zrušit omylem zadané doručení Kalendář – listování v kalendáři dle roku a měsíce

Opravy Hromadné vkládání dokumentů do spisu Volba v menu – zobrazování tlačítek dle oprávnění na provedení akce Změny stavů dokumentů/spisů o Vlastní dokument se způsobem odeslání „Neodesílá se“ lze uzavřít o Spis obsahující uzavřené dokumenty lze uzavřít, aniž by se musely obsažené dokumenty vracet do stavu vyřízen Datové zprávy o lze načíst atypické datové zprávy (př. zprávy, které nemají vyplněn stát) Aktivní x neaktivní uživatel – je-li uživatel neaktivní a má povoleno přihlášení, může se přihlásit do aplikace Storno podepsání – oprava podepisovacího Appletu Stahování souboru s diakritikou v IE 8

-9-

2. Uživatelé SpS Lite Tato kapitola se zabývá přihlašováním a odhlašováním uživatelů SpS Lite. Každému uživateli je v aplikaci přiřazena určitá role (Uživatel (Referent), Administrátor, Vedoucí, Podatelna a Výpravna). Každý uživatel může mít jednu nebo více rolí, přičemž role „Uživatel“ je nastavena povinně každému uživateli. Uživatelé musí být také zařazeny alespoň do jedné skupiny, kde pro roli Podatelna a výpravna je předdefinována skupina Podatelna/Výpravna, pro roli Administrátora skupina Administrátor a ostatní uživatelé je možné zařadit do přednastavené skupiny Veřejná, případně mohou být členy nově založených skupin (organizační útvary/jednotky) dle potřeb organizace. Zakládat, editovat a mazat skupiny i uživatelé, včetně jejich zařazení do skupin, má opravnění pouze administrátor aplikace. Popis všech rolí uživatelů a jejich zařazení do skupin je uveden v následující tabulce. tab. 1. Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci SpS Lite Role uživatele Skupina Popis činností Uživatel (Referent)

Veřejná a/nebo člen skupin zadaných organizací

Vedoucí

Libovolná skupina

Podatelna a Výpravna

Podatelna/Výpravna

Administrátor

Administrátor

Provádí běžnou práci s dokumenty a spisy (oběh, vyřizování, …). Přiděluje dokumenty a spisy referentům nebo skupinám, kontroluje, schvaluje. Eviduje podané a doručené dokumenty a vypravuje dokumenty k externím subjektům. Zajišťuje správu aplikace: nastavení aplikace, uživatelů, skupin, číselníků.

-10-

3. Popis uživatelského prostředí Základní uživatelské prostředí je téměř shodné pro všechny typy/role uživatelů vyjmenované v předchozí části. Rozdíl v zobrazení mezi jednotlivými rolemi spočívá pouze v rozšíření počtu složek (rozsáhlejší funkcionalitou), které jsou zobrazeny v levé části obrazovky. Pod ovládacími prvky webového prohlížeče je -Panel e-spis Lite-, který slouží k vyhledávání objektů, změně hesla uživatele a odhlášení uživatele. Pod ním již jsou další oblasti pro ovládaní aplikace tzn. Složky a vlastní Pracovní stůl. obr. 1.

Pracovní prostředí Referenta

Popis jednotlivých částí obrazovky Panel e-spis Lite, Složek a Pracovního stolu je uveden v následující tabulce. tab. 2. Popis Pracovního prostředí Referenta Název oblasti

Popis oblasti

Panel e-spis Lite

-Panel e-spis Lite- slouží k vyhledávání, změně hesla a odhlášení uživatele. Zobrazuje jméno aktuálně přihlášeného uživatele.

Složky e-spis Lite

Složky SpS Liteslouží k výběru objektů aplikace pro zpracování. Počet a druh zobrazených složek záleží na roli uživatele.

Pracovní stůl

Vlastní pracovní stůl uživatele se seznamy dokumentů a menu pro práci s vybranými objekty.

-11-

Přehled objektů spisové služby:

Vlastní dokument (VD) – každý dokument vzniklý v organizaci Doručený dokument (DD) – každý dokument doručený do organizace – vzniká mimo organizaci Datová zpráva (DZ) – zpráva zaslaná prostřednictvím Informačního systému datových schránek (dále jen ISDS) /

Doručený/Vlastní dokument – dokument s připojeným elektronickým souborem Spis – obsahuje související vlastní i doručené dokumenty

-12-

4. Referent Tato kapitola seznamuje uživatele se všemi funkcemi SpS Lite, které jsou společné všem uživatelům. Značná část činností je společná pro různé typy dokumentů i spisy. Protože většinu objektů tvoří dokumenty, budou akce, které jsou společné pro různé objekty, popisovány na dokumentech. Kapitola popisuje práci s dokumenty od založení, přes řízení oběhu, až po konečné vyřízení dokumentu. Kapitola se zde také zabývá vyhledáváním a prací s elektronickým dokumentem.

4.1.

Uživatelské prostředí

Kapitola Uživatelské prostředí popisuje základní obrazovku, se kterou pracuje uživatel, tzv. Pracovní stůl referenta. Celkový pohled na Pracovní stůl referenta je na obr. 1. V levé části obrazovky se nacházejí Složky e-spis Lite, které slouží k přehlednějšímu výběru dokumentů podle jejich vlastností. Počet zobrazených složek záleží na roli uživatele. Složky určené pro práci referenta mají přístupné všichni uživatelé systému SpS Lite. Tyto složky a činnosti v nich vykonávané jsou základní, další role mají navíc určité speciální složky popsané v příslušných kapitolách.

4.1.1. obr. 2.

Složky referenta Složky SpS Lite – Referent

Referent má k dispozici dvě složky s názvem Moje dokumenty a Všechny dokumenty, které jsou pak dále vnitřně členěny dle stavu vyřizování dokumentů (viz následující tabulka). Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje objekty bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem. tab. 3. Složky referenta pro práci s dokumenty Složka

Popis

Nevyřízené

Zobrazuje objekty ve stavu „Nevyřízen“.

K odeslání

Zobrazuje zásilky, které jsou připraveny a předány k odeslání tj. ve stavu „K odeslání“.

Odeslané

Zobrazuje již odeslané zásilky.

Vyřízené

Zobrazuje objekty ve stavu „Vyřízen“ (uzavřené objekty se zde nezobrazují).

-13-

Složka

Popis

Uzavřené

Zobrazuje objekty ve stavu „Uzavřen“.

Výsledky hledání

Zobrazuje výsledky naposledy zadaného dotazu v rychlém nebo pokročilém hledání.

Blízký termín

Zobrazuje objekty, které mají 3 dny před termínem vyřízení, případně jsou po termínu vyřízení (označeny červeně).

4.2.

Základy práce s dokumentem

Tato kapitola popisuje práci uživatele od založení po úpravu dokumentu. V aplikaci jsou evidovány dva druhy dokumentů:  VLASTNÍ - dokument, který vzniká v organizaci. V seznamu dokumentů má ikonu . 

4.2.1.

DORUČENÝ - dokument přichází do organizace zvenku. V seznamu dokumentů má ikonou .

Založení dokumentu

Pro založení dokumentu – vlastního nebo doručeného – použije referent příslušná tlačítka s charakteristickou ikonou (viz výše). Může zvolit dokument nebo dokument. Formulář je opticky rozdělen do několika částí, které slouží ke snazší orientaci uživatele. Při založení dokumentu je nutno zadat základní údaje o dokumentu včetně jeho zařazení do skupiny. Systém po zadání všech nutných údajů a uložení doplní dokumentu „Číslo jednací“ a „UID“ (jednoznačný identifikátor dokumentu). Uložený dokument se nachází ve složce Moje dokumenty/Všechny dokumenty - Nevyřízené. Postup: Zvolte tlačítko < Nový vlastní > příp. < Nový doručený> umístěné nad složkami. obr. 3.

Založení dokumentu

Po stisku tlačítka se otevře prázdný profilový formulář pro zadání informací o novém dokumentu. Název formuláře (Doručený dokument (obr. 4) nebo Vlastní dokument (obr. 5)) je uveden v pravé horní části formuláře.

-14-

obr. 4.

Prázdný formulář Doručeného dokumentu

obr. 5.

Prázdný formulář Vlastního dokumentu

-15-

Vyplňte profilové položky, přičemž oranžově podbarvená pole jsou povinná: tab. 4. Profilové položky dokumentu Část

Adresát - pouze u VD - informace o zásilce a subjektu (adresátovi) - zobrazení položek závisí na zvoleném způsobu odeslání, v případě volby „Neodesílá se“ se žádné položky pro vyplnění nezobrazují.

Položka

Popis

Věc

Popište předmětný obsah dokumentu.

Založeno

Datum založení dokumentu včetně času. Systém předvyplní aktuální datum a čas s možností editace.

Skupina

Vyberte skupinu, ve které má být dokument založen. Systém předvyplní primární skupinu uživatele. Je-li uživatel členem pouze jedné skupiny, tak je položka neměnná.

Předat komu

Vyberte jméno a příjmení zpracovatele dokumentu. Systém přednastaví přihlášeného uživatele.

Způsob odeslání

Vyberte způsob odeslání zásilky.

Způsob zacházení

Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na zvoleném způsobu odeslání.

Stav

Stav zpracování zásilky. Doplní systém po uložení dokumentu.

Odesláno

Datum odeslání zásilky zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice až při odeslání zásilky.

Doručeno

Datum doručení zásilky. Doplní systém po zápisu doručení.

Vyvěšeno

Datum vyvěšení na úřední desku. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace.

Svěšeno

Datum svěšení z úřední desky. Systém předvyplní aktuální datum + 15 dní s možností editace.

ČDZ

Číslo doporučené zásilky.

Pošta

Zápis poštovního místa.

Výsledek doručení

Doplní systém po zápisu doručení.

Organizační jednotka Pole pro vyplnění organizační jednotky. Kód organizační jednotky

Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky.

Informace o subjektu

Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice.

(Název, IČ, Typ, Titul, Jméno, Příjmení, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax)

ID datové schránky

ID datové schránky.

Dodatečné informace Dodatečné informace lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazuje pouze u datových zpráv. Zkontrolovat DS

Toto tlačítko (zobrazuje se pouze u zásilek typu pošta, e-mail a fax) slouží ke kontrole existence datové schránky subjektu – viz kapitola 4.6.

-16-

Část

Odesílatel

Položka

Popis

Způsob doručení

Vyberte způsob doručení dokumentu.

Způsob zacházení

Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na zvoleném způsobu doručení.

Odesláno

Datum odeslání dokumentu zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice.

Doručeno

Datum doručení dokumentu. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace.

ČDZ

Číslo doporučené zásilky.

Pošta

Zápis poštovního místa.

- pouze u DD - informace o doručení dokumentu a subjektu (odesílateli) - zobrazení

Organizační jednotka Pole pro vyplnění organizační jednotky. Kód organizační jednotky

Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky.

Informace o subjektu

Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice.

ID datové schránky

ID datové schránky.

položek závisí na (Název, IČ, Typ, Titul, Jméno, Příjmení, Narozen, zvoleném Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, způsobu Pošta, Stát, E-mail, doručení. Telefon/fax)

Dodatečné informace Dodatečné informace lze zadat/upravit po stisku tlačítka „Další údaje“, které se zobrazuje pouze u datových zpráv.

Dokument

Původ dokumentu

Zvolte zda byl původní dokument v papírové nebo elektronické verzi.

Listů

Zapište číslo – počet listů dokumentu. Systém automaticky předvyplní číslo „1“.

Příloh

Zapište číslo – počet příloh k dokumentu. Systém automaticky předvyplní číslo „0“.

Typ příloh

Zapište typ přílohy (svazek, CD apod.)

ČJ odesílatele

Zadejte číslo jednací odesílatele.

Poznámka

Zadejte volný text pro upřesnění popisu dokumentu.

Spisový znak

Vyberte z číselníku. Systém, dle vybraného spisového znaku, doplní popis, skartační znak a skartační lhůtu.

Způsob vyřízení

Způsob vyřízení příp. uzavření dokumentu. Zadejte až při jeho vyřízení nebo uzavření.

Termín vyřízení

Termín vyřízení zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice.

Vložení nového Soubor souboru * Postup

Nastavte cestu (pomocí tlačítka [Procházet]) k souboru, který má být k dokumentu připojen.

vyplnění položek je uveden v kapitole 4.2.1.1.

Poznámka: Datumové položky je možné zadat výběrem z kalendáře (ikona z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009).

) nebo zápisem

-17-

Po vyplnění všech povinných (oranžově podbarvená pole) a všech žádaných položek uložte záznam kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složkyMoje dokumenty - Nevyřízené). Po uložení formuláře je dokumentu přiřazeno „Číslo jednací“ a „UID“. obr. 6.

Zaevidovaný Doručený dokument

-18-

obr. 7.

Zaevidovaný Vlastní dokument

4.2.1.1. Vyplnění položek dokumentu V kapitole je uveden postup vyplnění některých položek z tab. 4 Profilové položky dokumentu. Postup: Vyplňte všechny povinné položky formuláře tj. oranžově podbarvená pole. Nepovinné položky vyplňte podle potřeby. Hodnoty polí, které se vyplňují z číselníku („Subjekt“ a „Spisový znak“), odstraňujte vždy pomocí ikony . Po vymazání můžete pole vyplnit znovu. Po vyplnění formuláře potvrdíte údaje kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené). Po založení nového dokumentu je zobrazen profilový formulář, který je doplněn o další záložky. Jejich popis je uveden v kapitole 4.2.2 Záložky dokumentu.

 Položky „Způsob doručení“, “Způsob odeslání“ a „Způsob zacházení“ Obsah nabídek číselníků těchto položek je zadán administrátorem, přičemž obsah nabídky „Způsob zacházení“ se liší v závislosti na zvoleném „Způsobu odeslání“ / “Způsobu doručení“ dle tab. 5.

-19-

tab. 5. „Způsob zacházení“ v závislosti na „Způsobu doručení“/“Způsobu odeslání“ Způsob doručení

Způsob zacházení

Pošta

Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně dozahraničí, Neurčeno.

Osobně

Nezobrazuje se.

Anonymní

Nezobrazuje se.

Datová zpráva

Nezobrazuje se.

E-mail

Nezobrazuje se.

Fax

Nezobrazuje se.

Interní

Nezobrazuje se.

Způsob odeslání

Způsob zacházení

Pošta

Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně dozahraničí, Neurčeno.

Datová zpráva

Obyčejně, Do vlastních rukou.

Osobně

Nezobrazuje se.

Úřední deska

Nezobrazuje se.

Neodesílá se

Nezobrazuje se.

E-mail

Nezobrazuje se.

Fax

Nezobrazuje se.

Interní

Nezobrazuje se.

 Položka „Spisový znak“ Seznam „Spisových znaků“ definuje administrátor v souladu se Spisovým řádem. Každému „Spisovému znaku“ je přidělen „Skartační znak“ a „Skartační lhůta“. Postup: Po rozbalení číselníku (tlačítko ) klikněte na kód nebo heslo příslušného „Spisového znaku“. Do formuláře systém přenese kód i heslo a zároveň doplní příslušný „Skartační znak“ (A – archivace, V – výběr, S – skartace) a „Skartační lhůtu“ (hodnota je uváděna v rocích (např. 5 znamená 5 let).  Položka „Subjekt“ Položka „Subjekt“ označuje u doručeného dokumentu odesílatele, od kterého zásilka přišla, zatímco v případě Vlastního dokumentu je zde uveden subjekt (adresát), kterému je zásilka určena. Před založením nového subjektu, je nutné nejprve ověřit, zda subjekt není v adresáři již založen tzn. pokusíte se v adresáři subjekt nejprve vyhledat (tlačítko [Subjekt]) a v případě, že v něm dosud není, musíte údaje o subjektu zadat sami. Postup: Požadovaný subjekt vyhledejte v adresáři subjektů, který zobrazíte po stisknutí tlačítka [Subjekt]). Informace o subjektu se do formuláře přenesou po kliknutí na jeho název (obr. 8). Pokud nebyl záznam o subjektu nalezen, adresář zavřete a zadejte informace o subjektu přímo do položek formuláře. Chcete-li vámi zadaný subjekt uložit do adresáře subjektů, zaškrtněte současně položku „Uložit“ (subjekt bude uložen až po založení dokumentu). -20-

Poznámka: Subjekt lze uložit do adresáře pouze pokud jsou uvedeny adresné údaje. UPOZORNĚNÍ: Informace o subjektu se zobrazují ve dvou částech, jednak v poli vedle tlačítka [Subjekt] a jednak přímo v jednotlivých položkách (Název, IČ, Typ, Titul, Jméno, Příjmení, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax) formuláře. Údaj vedle tlačítka [Subjekt] je vyplněn pouze v případě, že subjekt byl vybrán z adresáře subjektů, v opačném případě zůstává položka prázdná. V poli se tedy zobrazuje vždy údaj z adresáře, nezávisle na tom, co je vyplněno v položkách formuláře. Hodnoty se tedy v obou částech mohou lišit např. v poli bude vyplněn subjekt ABC, a.s., ulice... (oficiální sídlo společnosti) a v položkách formuláře konkrétní člověk, kterému je zásilka určena. V seznamech (sloupce „Adresát“, „Odesílatel“ a „Adresát/Odesílatel“) a v tiskových sestavách se zobrazuje subjekt vyplněný v položkách formuláře. obr. 8.

Výběr subjektu z adresáře

 Datumové položky Datumové položky, které lze editovat, můžete zadat z kalendáře (obr. 9) , který se zobrazí po kliknutí na ikonu . Výběrem roku, měsíce a dne se vybraný datum přenese do formuláře. obr. 9.

Kalendář pro výběr data

Datum lze také zapsat přímo z klávesnice ve formátu DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009. -21-

 Položka „ID datové schránky“ Tato položka se zobrazuje u dokumentů se způsobem odeslání/doručení Datová zpráva. Postup: Při zakládání zásilky zvolte „Způsob odeslání“ Datová zpráva a vyplňte informace o subjektu. Stiskněte tlačítko [Vyhledat] u položky „ID datové schránky“, do zobrazeného dialogového okna Přihlášení k datové schránce (zobrazuje se pouze při prvním přihlášení do DS není-li nastaveno automatické přihlašování) zadejte a potvrďte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou. Odpovídá-li vámi zadanému subjektu pouze jedna datová schránka, zobrazí se její ID automaticky do položky „ID datové schránky“, odpovídá-li subjektu více datových schránek, zobrazí se jejich seznam, ze kterého kliknutím na ID vyberte požadovanou datovou schránku. Znáte-li ID datové schránky, můžete ho přímo zadat do položky „ID datové schránky“, v tomto případě odpadá krok vyhledávání datové schránky. V případě, že zadané podmínce o subjektu neodpovídá žádná datová schránka zobrazí se upozornění: Zadaný adresát nemá datovou schránku. Poznámka: Při vytváření odpovědi na dokument, který byl podán prostřednictvím ISDS je ID datové schránky automaticky předvyplněno systémem.  Položka „Dodatečné informace“ Dodatečné informace („Zakázat doručení fikcí“ a „K rukám“) lze k datové zprávě zadat po stisku tlačítka [Další údaje]. Postup: V detailu dokumentu se způsobem odeslání/doručení Datová zpráva klikněte na tlačítko [Další údaje], vyplňte údaje a potvrďte je tlačítkem [Uložit].  Položka „Soubor“ Soubor k dokumentu je možné přiložit již při zakládání dokumentu. Přiložený soubor se po uložení formuláře zobrazuje na záložce Soubory. Postup: Pomocí tlačítka [Procházet...] nastavte cestu k souboru, který má být k dokumentu připojen po uložení formuláře.  Položky doplněné systémem Po založení dokumentu systém automaticky doplní údaje uvedené v tab. 6: tab. 6. Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu Složka

Popis

Číslo jednací

“CJ xxxx/rrrr“ - formát nastavuje administrátor.

UID

Unikátní identifikátor dokumentu. “UID xxxx/rrrr“ - formát nastavuje administrátor.

Stav dokumentu

„Nevyřízen“.

Stav zásilky

„Založeno“.

Datum založení

Aktuální datum (záložka historie).

-22-

4.2.2.

Záložky dokumentu

Po založení vlastního / doručeného dokumentu se kromě záložky Info zpřístupní i další záložky: Historie a Soubory. Záložka Spis je zobrazována pouze u dokumentů, které jsou vloženy do spisu. Kliknutím na název záložky se daná záložka zpřístupní pro čtení/úpravu záznamů. obr. 10. Záložky dokumentu nevloženého do spisu

obr. 11. Záložky dokumentu vloženého do spisu

4.2.2.1. Záložka Info Záložka Info podává především informace o odesílateli a způsobu doručení (podání) dokumentu (Doručený dokument) nebo informace o zásilce a adresátovi, kterému má být zásilka zaslána (Vlastní dokument), dále pak údaje o: původu dokumentu, počtu listů a příloh, typu přílohy, čj odesílatele, poznámce, spisovém znaku včetně skartačního znaku a skartační lhůty, způsobu vyřízení a termínu vyřízení. U spisu tato záložka zobrazuje také základní informace o dokumentech uložených ve spisu a stavu jejich zpracování. Pokud jste některá (nepovinná) pole nevyplnili, můžete je vyplnit později u již založeného dokumentu, případně můžete změnit hodnoty editačních polí, při jejich změně postupujete stejně jako při původním zadávání. Po vyplnění všech povinných a všech žádaných položek uložte záznam kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém doplní údaje a zobrazí doplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového -23-

dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty Nevyřízené). Doručený dokument 

Evidence poštovního podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Poštou a zadejte další údaje o doručení (způsob zacházení, datum odeslání/doručení apod.). obr. 12. Evidence poštovního podání

Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno” , „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence osobního podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Osobně a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení). -24-

obr. 13. Evidence osobního podání

Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence e-mailového podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu E-mail a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).

-25-

obr. 14. Evidence e-mailového podání

Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a „E-mail”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „E-mail” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence faxového podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Fax a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).

-26-

obr. 15. Evidence faxového podání

Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a „Telefon/fax”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „Telefon/Fax” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence datových zpráv

Načíst a zaevidovat datové zprávy, dokumenty podané prostřednictvím datových schránek, může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna nebo Administrátor. Vedoucímu je umožněno datovou zprávu pouze zaevidovat. Postup načtení a evidence datových zpráv je uveden v kapitole 6.4.2 Evidence datové zprávy. 

Evidence interního podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Interní a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).

-27-

obr. 16. Evidence interního podání

V případě interního doručení jsou všechny položky týkající se odesílatele nepovinné. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 

Evidence anonymního podání

Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Anonymní a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).

-28-

obr. 17. Evidence anonymního podání

V případě anonymního doručení jsou všechny položky týkající se odesílatele nepovinné. Údaje uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. Vlastní dokument Na záložce Info v části Adresát připravuje referent podklady pro vypravení/vyvěšení zásilky – zadává adresáty a určuje, jakým způsobem se má se zásilkou zacházet, v případě vyvěšení na úřední desku určuje v jakém časovém rozmezí bude dokument vyvěšen. Po doručení zaznamenává informaci o výsledku doručení. Vlastní vypravení dokumentu má na starosti uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Podrobný popis přípravy zásilek pro vypravení a vyvěšení na úřední desku je uveden v kapitole 4.5 Vypravení vlastního dokumentu. 4.2.2.2. Záložka Spis Tato záložka se zobrazuje pouze v případě, že daný dokument je součástí spisu a zobrazuje seznam dokumentů, které se nacházejí ve stejném spisu jako zobrazený dokument.

-29-

obr. 18. Ukázka záložky Spis

4.2.2.3. Záložka Historie Záložka Historie je stejná u doručeného i vlastního dokumentu a spisu. Zaznamenávají se v ní všechny kroky, které uživatelé s dokumentem/spisem provedli. Obsah této záložky lze jen číst, není možné měnit jej jinak než akcemi, které systém zaznamenává. obr. 19. Ukázka záložky Historie

4.2.2.4. Záložka Soubory Záložka Soubory je stejná u doručeného i vlastního dokumentu (u spisu se záložka nezobrazuje). V této záložce lze k záznamu o dokumentu, pokud to stav dokumentu umožňuje, připojovat, mazat a zobrazovat soubory (elektronické verze dokumentů nebo příloh) v příslušném programu, ve kterém byly vytvořeny. K jednomu souboru je možné vytvořit a uchovat -30-

několik verzí. K souborům je možné připojovat elektronické podpisy a konvertovat je do formátu PDF. Soubory, které mají být v zásilce odeslány (např. při odesílání datové zprávy) jsou označeny ve sloupci „Odesílat“. Podrobnosti o práci se soubory jsou uvedeny v kapitole 4.4 Práce se soubory (el. dokumenty). Poznámka: Soubor k dokumentu je možné připojit již při zakládání dokumentu v části Vložení nového souboru – kap.4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. obr. 20. Ukázka záložky Soubory

4.2.3.

Úprava dokumentu

Postup: V seznamu dokumentů klikněte na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ příslušného dokumentu. Otevře se jeho záložka Info, dostupné jsou i ostatní záložky. Po kliknutí na název příslušné záložky můžete doplnit nebo upravit již zapsané editovatelné údaje.

4.2.4.

Založení odpovědi na dokument pod stejným číslem jednacím

Založením odpovědi na doručený dokument zaevidujete nový vlastní dokument, popř. současně založíte spis: 

Doručený dokument již JE zařazen do spisu – odpověď se automaticky uloží do téhož spisu. Vlastní dokument má s původním doručeným dokumentem společné „Číslo jednací“ a „Spisovou značku“.



Doručený dokument dosud NENÍ zařazen do spisu – systém založí vazbu mezi Doručeným dokumentem a odpovědí formou automaticky NOVĚ založeného spisu. Doručený dokument a Vlastní dokument (odpověď) mají společné „Číslo jednací“ a „Spisovou značku“ (převzata ze spisu).

Při založení odpovědi je systémem na záložku Info vlastního dokumentu (odpovědi) zkopírován subjekt (odesílatel) z doručeného dokumentu (je-li adresát odlišný než byl odesílatel lze subjekt smazat a zadat nový).

-31-

Postup: Klikněte na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ doručeného dokumentu, čímž zobrazíte jeho detail. Zvolte příkaz . obr. 21. Založení Odpovědi na doručený dokument

Zobrazí se formulář Vlastní dokument s přenesenými údaji z doručeného dokumentu, na který odpovídáte. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit] (systém založí nový vlastní dokument a zobrazí jeho profil spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří odpověď a dle místa zvolení volby pro odpověď zobrazí detail doručeného dokumentu nebo obsah složky).

UPOZORNĚNÍ: Po vytvoření odpovědi změní doručený dokument, stav na „Vyřízen“, zatímco odpověď bude ve stavu „Nevyřízen“. K doručenému dokumentu může být založena pouze JEDNA odpověď pod SPOLEČNÝM ČÍSLEM JEDNACÍM. Odpověď lze založit na doručený dokument, který je ve stavu „Nevyřízen“ nebo „Vyřízen“. Vlastní dokument (odpověď) přebírá z doručeného dokumentu:  položky „Věc“ a „Skupina“ a „Předat komu“  záložka Info – v části Adresát všechny údaje – jako adresát je systémem uveden odesílatel doručeného dokumentu, na který tímto odpovídáte. Pokud dokument odesíláte ve více obálkách, můžete k tomuto adresátovi sami později doplnit další adresy (viz kapitola 4.5.2). V části Dokument se přebírají pouze položky „Čj odesílatele“ a „Spisový znak“. Při založení odpovědi na doručený dokument je provedena kontrola, zda je daný doručený dokument ve spisu. Pokud není, spis je nad ním založen a odpověď je vložena do téhož spisu. Spis ze zakládajícího dokumentu přebírá:  položky „Věc“ a „Vyřizuje“ (tj. „Předat komu“) včetně “Skupiny“  záložka Info – položky „Spisový znak“ včetně „Skartačního znaku“ a „Skartační lhůty“.

-32-

4.2.5.

Vytvoření kopie dokumentů

Tato volba slouží k vytvoření kopií dokumentů s přenosem základních údajů ze zdrojového dokumentu (doručený/vlastní dokument). Každá nová kopie dokumentu má systémem přiřazeno NOVÉ, nezávislé Číslo jednací“ a „UID“. Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu, jehož kopii chcete vytvořit. Zvolte příkaz . obr. 22. Vytvoření kopie dokumentu

V závislosti na typu dokumentu, jehož kopii zakládáte, systém zobrazí formulář Doručený dokument nebo Vlastní dokument s předvyplněnými údaji převzatými ze zdrojového dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit] (systém vytvoří kopii dokumentu a zobrazí profil vytvořeného dokumentu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří kopii dokumentu a dle místa zvolení volby pro kopii zobrazí detail zdrojového dokumentu nebo obsah složky). Každá nová kopie dokumentu má systémem přiřazeno nové, nezávislé „Číslo jednací“. Kopie přebírá ze zdrojového dokumentu:  položky „Věc“ a „Skupina“ a „Předat komu“  záložka Info – všechny položky vyjma „Způsobu vyřízení“  záložka Soubory – obsahuje-li zdrojový dokument připojené soubory, dojde ke zkopírování všech souborů, v případě, že soubor obsahuje více verzí, dojde ke zkopírování pouze poslední verze.

4.3.

Základy práce se spisem

Spis slouží v aplikaci ke sjednocení dokumentů, které spolu věcně souvisejí. Spisu a všem dokumentům do něj zařazeným je přidělena stejná spisová značka. Spis nemůže vzniknout prázdný, vždy musí obsahovat alespoň jeden (zakládající, iniciační) dokument, který pak již ze spisu nelze vyjmout. Spis tedy nejsou „prázdné desky“ připravené pro vkládání objektů, ale nejméně jeden dokument ve spisové obálce. Do existujícího spisu lze vkládat další dokumenty. Ke spisu NELZE připojit soubory (elektronické přílohy), tak jako k dokumentům. Spis je v seznamech záznamů označován ikonou

.

-33-

4.3.1.

Založení spisu

Spis nelze založit prázdný, k jeho založení musí existovat zakládající dokument. Spis je popsán položkami v profilu a je identifikován svým číslem – „Spisovou značkou“. Formát „Spisové značky“ nastavuje administrátor. Spis můžete založit dvěma postupy: 

Založením nového spisu nad vlastním nebo doručeným dokumentem, který dosud není zařazen do spisu – tento postup je obsahem této kapitoly.



Založením odpovědi na doručený dokument, který dosud není zařazen do spisu – tento postup je uveden v kapitole 4.2.4 Založení odpovědi na dokument pod stejným číslem jednacím.

Postup: Zobrazte složku Moje dokumenty - Nevyřízené nebo Vyřízené a vyberte zakládající dokument spisu buď zaškrtnutím políčka u dokumentu, nebo otevřením detailu dokumentu kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Po výběru dokumentu zvolte příkaz . obr. 23. Založení spisu

Zobrazí se formulář Spis se záložkou Info nově zakládaného spisu (obr. 24) s převzatými údaji ze zakládajícího dokumentu.

-34-

obr. 24. Profil nově zakládaného spisu

V profilu spisu doplňte a upravte potřebné položky, správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (systém založí nový spis a zobrazí jeho profil spolu se záložkou Historie) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří spis a dle místa zvolení volby pro založení nového spisu zobrazí detail zakládajícího (iniciačního) dokumentu nebo zobrazí obsah složky. Spis ze zakládajícího dokumentu přebírá:  položky „Věc“ a „Vyřizuje“ (tj. „Předat komu“) včetně “Skupiny“  záložka Info – položky „Spisový znak“ včetně „Skartačního znaku“ a „Skartační lhůty“. Po založení nového spisu je zakládající dokument automaticky vložen do tohoto spisu. Dokumenty zařazené do spisu se ve složkách Moje dokumenty/Všechny dokumentyNevyřízené, Vyřízené a Uzavřené nezobrazují samostatně, je zde zobrazen pouze spis, v němž jsou vloženy. Po kliknutí na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ spisu se zobrazí jeho záložka Info, která dává základní informace o dokumentech uložených ve spisu a stavu jejich zpracování. 4.3.1.1. Záložka Info Na záložce Info je uveden seznam všech dokumentů, které spis obsahuje včetně stavu jejich zpracování. Ihned po založení obsahuje spis jedinou položku – zakládající dokument. Později lze do spisu zařadit i další dokumenty.

-35-

obr. 25. Ukázka záložky Info

4.3.1.2. Záložka Historie Do záložky Historie se zaznamenávají všechny kroky, které uživatelé se spisem provedli. Obsah této záložky lze jen číst, není možné měnit jej jinak než akcemi, které systém zaznamenává.

4.3.2.

Úpravy ve spisu

4.3.2.1. Vložení dokumentu do spisu Postup: Zobrazte složku Moje dokumenty - Nevyřízené nebo Vyřízené a vyberte dokument, který chcete vložit do již existujícho spisu, buď zaškrtnutím políčka u dokumentu, nebo otevřením detailu dokumentu kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Po výběru dokumentu zvolte příkaz .

-36-

obr. 26. Vložení dokumentu do spisu

Zobrazí se diaologové okno Hledání otevřených spisů (obr. 27) pro výběr spisu. V seznamu se zobrazují spisy ve stavu „Nevyřízen“ a „Vyřízen“, ke kterým máte přístupová práva (tj. spisy jsou zařazeny do skupin jejichž jste členem). Zadejte kritéria pro vyhledání konkrétního spisu, do kterého chcete dokument vložit a žádaný spis vyberte kliknutím na jeho „Číslo jednací“, „Spisovou značku“ nebo „Věc“. Vkládaný dokument můžete současně s výběrem spisu označit jako vyřízený tak, že zaškrtnete políčko u položky „Vyřídit vkládaný dokument“ a do pole „Způsob vyřízení“ zapíšete způsob vyřízení dokumentu (systémem je automaticky předvyplněna hodnota Vloženo do spisu). obr. 27. Dialogové okno Hledání otevřených spisů

Seznam dokumentů a informace o jejich stavu, které spis obsahuje, je zobrazen na záložce spisu Info, která mimo jiné umožňuje zobrazení detailu libovolného dokumentu a to kliknutím na jeho „Číslo jednací“. U dokumentů vložených do spisu přibyla v profilu položka„SZ“ (Spisová značka), kliknutím na tuto položku zobrazíte detail spisu, ve kterém je dokument vložen.

-37-

obr. 28. Záložka Info – dokumenty zařazené ve spisu

4.3.2.2. Vyjmutí dokumentu ze spisu Dokument ze spisu lze vyjmout buď z detailu spisu na záložce Info nebo z detailu dokumentu vloženého do spisu. Vyjmuté dokumenty ztratí „Spisovou značku“ a je jim odebrána záložka Spis. UPOZORNĚNÍ: Zakládající dokument těmito způsoby vyjmout ze spisu nelze – v tomto případě se musí provést zrušení (anulování) celého spisu příkazem < > (viz kapitola 4.3.2.6 Zrušení (anulování) spisu). Poznámka: Dokumenty lze vyjímat pouze ze spisu ve stavu „Nevyřízen“. 

Vyjmutí dokumentu ze spisu z DETAILU SPISU

Postup: Zobrazte spis, na záložce Info, klikněte na ikonu (Vyjmout ze spisu) v řádku vyjímaného dokumentu a potvrďte vyjmutí dokumentu tlačítkem [OK].

-38-

obr. 29. Vyjmutí dokumentu z detailu spisu



Vyjmutí dokumentu ze spisu z DETAILU DOKUMENTU

Postup: Zobrazte detail dokumentu, který chcete ze spisu vyjmout a zvolte příkaz . obr. 30. Vyjmutí dokumentu z detailu dokumentu

-39-

4.3.2.3.

Vyřízení dokumentu ve spisu

Dokument vložený do spisu lze vyřídit buď z detailu spisu na záložce Info nebo přímo z detailu dokumentu. Hromadné vyřízení všech dokumentů včetně spisu je umožněno pouze z detailu spisu pomocí příkazu . Systém změní stav objektů na „Vyřízen“. 

Vyřízení dokumentu z DETAILU SPISU

Postup: Zobrazte spis, na záložce Info stiskněte ikonu

v řádku dokumentu, který chcete vyřídit.

obr. 31. Vyřízení dokumentu z detailu spisu

Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 32) s přenesenými údaji z dokumentu, který vyřizujete. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízeno“. obr. 32. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu

-40-



Vyřízení dokumentu z jeho detailu

Postup: Zobrazte detail dokumentu, který chcete vyřídit a zvolte příkaz . obr. 33. Vyřízení dokumentu z jeho detailu

Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 32) s přenesenými údaji z dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízeno“. 

Hromadné vyřízení dokumentů včetně spisu

Při tomto postupu dojde k vyřízení celého spisu tzn. dojde k vyřízení spisu včetně všech dokumentů, které spis obsahuje. Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete vyřídit a zvolte příkaz . obr. 34. Hromadné vyřízení – spisu včetně dokumentů

Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 32) s přenesenými údaji ze spisu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav spisu a v něm obsažených dokumentů, které jsou ve stavu „Nevyřízen“ na „Vyřízen“. Poznámka: Obsahoval-li spis již některé dokumenty ve stavu „Vyřízen“ nebo „Uzavřen“, nedojde u těchto dokumentů ke změně stavu a ani k přepisu položek zadaných v dialogovém okně (budou ponechány původní hodnoty).

-41-

4.3.2.4. Uzavření dokumentu ve spisu Uzavírat lze pouze dokumenty ve stavu „Vyřízen“ a to buď z detailu dokumentu nebo hromadně včetně uzavření celého spisu pomocí příkazu . Systém změní u spisu včetně obsažených dokumentů stav na „Uzavřen“. 

Uzavření dokumentu z jeho detailu

Postup: Zobrazte detail dokumentu, který chcete uzavřít a zvolte příkaz . obr. 35. Uzavření dokumentu z jeho detailu

Zobrazí se dialogové okno Uzavření (obr. 36) s přenesenými údaji z dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Uzavřen“. obr. 36. Dialogové okno pro uzavření dokumentu



Hromadné uzavření dokumentů včetně spisu

Při tomto postupu dojde k uzavření celého spisu tzn. dojde k uzavření spisu včetně všech dokumentů, které spis obsahuje. Hromadné uzavření lze provést pouze v případě, že spis i obsažené dokumenty jsou ve stavu „Vyřízen“. Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete uzavřít a zvolte příkaz . -42-

obr. 37. Hromadné vyřízení spisu včetně dokumentů

Zobrazí se dialogové okno Uzavření (obr. 36) s přenesenými údaji ze spisu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav spisu a v něm obsažených dokumentů, které jsou ve stavu „Vyřízen“ na „Uzavřen“. 4.3.2.5. Vrácení spisu ke zpracování Funkce slouží k znovuotevření spisu po jeho vyřízení nebo uzavření. Postup: Vyberte spis ve stavu „Vyřízen“ nebo „Uzavřen“, který chcete vrátit ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“. Zvolte příkaz . obr. 38. Vrácení spisu ke zpracování

Spis je automaticky zobrazen ve složce Moje dokumenty – Nevyřízené zpracovatele znovuotevřeného spisu a stav spisu je „Nevyřízen“. Poznámka: Stav dokumentů ve spise se nemění. 4.3.2.6. Zrušení (anulování) spisu Pokud jste založili spis a následně potřebujete zakládající dokument ze spisu vyjmout a např. zařadit jej do jiného spisu, lze toto provést pouze zrušením (anulováním) spisu pomocí příkazu < >. Spis lze zrušit pouze ve stavu „Nevyřízen“, vyjímku tvoří administrátor, který může zrušit spis v jakémkoliv stavu. Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete zrušit a zvolte příkaz < >. -43-

obr. 39. Zrušení spisu

Zobrazí se dialogové okno pro potvrzení zrušení spisu (obr. 40) – zrušení potvrdíte tlačítkem [Ano]. obr. 40. Dialogové okno pro zrušení spisu

UPOZORNĚNÍ: Dokumenty obsažené ve spisu, který byl následně zrušen, přejdou do podsložek složky Moje dokumenty dle jejich stavu.

4.4.

Práce se soubory (el. dokumenty)

Seznam všech připojených souborů k dokumentu je zobrazován na záložce Soubory. Tato záložka slouží, pokud to stav dokumentu dovoluje, nejen ke vkládání, prohlížení a mazání souborů, ale také k připojení elektronického podpisu a konverzi dokumentu do formátu PDF. Soubory, které mají být odeslány v zásilce typu Datová zpráva do ISDS nebo E-mail (v případě aktivní ePodatelny) jsou označeny ve sloupci „Odesílat“. K jednomu souboru je možné vytvořit a uchovat několik verzí. Poznámka: V seznamech dokumentů se ikony dokumentů s připojenými soubory zobrazují spolu s ikonou .

4.4.1.

Vložení souboru

Soubor k dokumentu lze připojit již při zakládání dokumentu (kap.4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu) nebo dodatečně na záložce Soubory, což je předmětem této kapitoly. Postup: Na záložce Soubory nastavte v části Vložení nového souboru cestu k souboru, který chcete přiložit, pomocí tlačítka [Procházet] a poté stiskněte tlačítko [Vložit].

-44-

obr. 41. Vložení souboru

Systém připojí soubor k dokumentu a zobrazí jej na záložce Soubory (obr. 42). obr. 42. Záložka Soubory s připojeným souborem

Sloupec „Odesílat“ slouží k označení souboru, který má být odeslán v zásilce typu Datová zpráva do ISDS nebo v zásilce typu E-mail do ePodatelny je-li aktivní. Defaultní hodnota připojených souborů je „označeno“.

4.4.2.

Verzování souboru

K souboru, který je připojen k dokumentu, aplikace umožňuje vkládat nové verze – postup je uveden níže. 4.4.2.1. Vložení nové verze souboru Postup: Na záložce Soubory klikněte v řádku souboru, ke kterému budete vytvářet novou verzi, na ikonu (Vložit novou verzi). V dialogovém okně Vložení nové verze (obr. 43) nastavte cestu k souboru obsahujícímu novou verzi pomocí tlačítka [Procházet] a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].

-45-

obr. 43. Vložení nové verze

4.4.2.2. Zobrazení verzí souboru Počet verzí, které soubor obsahuje je zobrazen na záložece Soubory ve sloupci „Verze“. Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu všech verzí souboru.

(Zobrazit všechny verze). Systém zobrazí seznam

obr. 44. Zobrazení verzí souboru

Konkrétní verzi lze zobrazit kliknutím na její název ve sloupci „Název“.

4.4.3.

Konverze do formátu PDF

Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Provést konverzi) v řádku souboru, který chcete konvertovat do formátu PDF. Systém převede nejnovější verzi do PDF formátu a uloží ji jako novou verzi.

-46-

obr. 45. Konverze souboru

4.4.4.

Připojení elektronického podpisu

Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Podepsat) v řádku souboru, který chcete podepsat svým osobním certifikátem. V zobrazeném dialogovém okně (obr. 46) zadejte příslušný certifikát a výběr potvrďte tlačítkem [Podepsat] a následně tlačítkem [OK]. Poznámka: Podepsat lze jen dokument ve formátu PDF. obr. 46. Výběr certifikátu

-47-

obr. 47. Soubor s připojeným el. podpisem

4.4.5.

Odstranění souboru

Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu seznamu včetně všech jeho verzí.

4.4.6.

(Smazat všechny verze). Systém odstraní soubor ze

Zobrazení obsahu souboru

Postup: Na záložce Soubory klikněte v seznamu připojených souborů ve sloupci „Název“ na název souboru, např. najemni_smlouva.doc. Poznámka: Obsah připojeného souboru lze také zobrazit kliknutím na ikonu

4.5.

.

Vypravení vlastního dokumentu

Při odeslání zásilky vlastního dokumentu spolupracuje referent, který dokument připravil pro odeslání, s výpravnou (uživatel s rolí Podatelna a výpravna). V této kapitole se budeme zabývat činností referenta až do předání zásilky k odeslání, a pak zaznamenáním výsledku doručení. Podklady pro vypravení/vyvěšení zásilky připravuje referent na záložce Info v části Adresát – zadává zde adresáta/y a určuje, jakým způsobem se má se zásilkou zacházet. Vpřípadě vyvěšení na úřední desku určuje v jakém časovém rozmezí má být dokument vyvěšen. Seznam zaevidovaných zásilek včetně jejich stavu je uveden ve spodní části obrazovky s názvem Zásilky (obr. 48). tab. 7. Označení zásilek dle Způsobu odeslání Ikona

Způsob odeslání

Ikona

Způsob odeslání

Pošta

E-mail

Osobně

Fax

Úřední deska

Interní

Datová zpráva

žádná

Neodesílá se

-48-

obr. 48. Ukázka zaevidované zásilky

Poznámka: V případě, že dokument není určen k odeslání vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Neodesílá se.

4.5.1.

Evidence jedné zásilky

Zásilka k dokumentu se eviduje již při zakládání vlastního dokumentu. Postup evidence a vyplnění položek je uveden v kapitole 4.2.1 Založení dokumentu. Další zásilky lze zaevidovat později, postup je uveden v kapitole 4.5.2 Evidence více zásilek k dokumentu. Seznam zaevidovaných zásilek včetně jejich stavu je uveden na záložce Info v části Zásilky. Zaevidované zásilky jsou ve stavu „Založeno“. Poznámka: Při založení odpovědi na doručený dokument je systémem automaticky do odpovědi (vlastní dokument) zkopírován subjekt z doručeného dokumentu včetně způsobu odeslání a způsobu zacházení. Předvyplněné položky lze editovat dle potřeby.

4.5.1.1. Evidence poštovního vypravení Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Poštou a zadejte další údaje o zásilce (způsob zacházení, datum odeslání apod.). obr. 49. Evidence poštovní zásilky

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno” , „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření poštovní zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.64.6.1 Evidence zásilky – kontrola datové schránky). 4.5.1.2. Evidence osobního vypravení Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Osobně a zadejte další údaje o zásilce. -50-

obr. 50. Evidence osobní zásilky

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 4.5.1.3. Evidence vypravení faxem Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Fax a zadejte další údaje o zásilce.

-51-

obr. 51. Evidence vypravení faxem

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a „Telefon/fax”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „Telefon/Fax” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření faxové zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.1 Evidence zásilky – kontrola datové schránky). 4.5.1.4. Evidence e-mailového vypravení Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu E-mail a zadejte další údaje o zásilce.

-52-

obr. 52. Evidence vypravení e-mailem

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a „E-mail”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „E-mail” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření e-mailové zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.1 Evidence zásilky – kontrola datové schránky). 4.5.1.5. Evidence vypravení datovou zprávou Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Datová zpráva a zadejte další údaje o zásilce (způsob zacházení apod.).

-53-

obr. 53. Evidence vypravení datovou zprávou

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Do pole „ID datové schránky” zadejte ID datové schránky subjektu. Vyhledání ID datové schránky a výběr subjektu z adresáře je popsáno v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Dodatečné informace k zásilce („Zakázat doručení fikcí“ a „K rukám“) lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje]. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. 4.5.1.6. Evidence interního vypravení Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Interní a zadejte další údaje o zásilce.

-54-

obr. 54. Evidence interní zásilky

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Titul před/za”, „Jméno”, „Příjmení” příp. datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. Poznámka: V případě interní zásilky jsou všechny položky týkající se adresáta nepovinné. 4.5.1.7. Evidence vyvěšení na úřední desku Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Úřední deskou a zadejte další údaje včetně časového rozmezí vyvěšení dokumentu. Položky „Vyvěšeno“ a „Svěšeno“ jsou automaticky předvyplněny systémem, v případě potřeby jej lze změnit.

-55-

obr. 55. Evidence vyvěšení na úřední desku

Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].

4.5.2.

Evidence více zásilek k dokumentu

K jednomu vlastnímu dokumentu je možné zaevidovat více zásilek tzn. více adresátů, kterým bude zásilka zaslána. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje alespoň jednu zaevidovanou zásilku. Na záložce Info v části Adresát klikněte na odkaz „Další adresát“.

-56-

obr. 56. Evidence více zásilek

Systém zobrazí prázdnou část Adresát určenou pro zaevidování nové zásilky. Vyplňte údaje o nové zásilce (postup vyplnění položek je stejný jako při evidenci první zásilky tj. při zakládání dokumentu) a záznam potvrďte tlačítkem [Uložit] nebo [Uložit a zavřít], v případě, že budete evidovat další zásilku klikněte rovnou na odkaz „Další adresát“. Seznam všech zaevidovaných zásilek je zobrazen v části Zásilky.

4.5.3.

Úprava zásilky

Zásilky je možné upravovat do chvíle, než jsou předány k odeslání. Jakmile je zásilka předána k odeslání, opravu provést nelze. Postup: Vyberte zásilku v části Zásilky, kterou chcete upravit – vybraná zásilka je podbarvena červeně a podrobné údaje o zásilce jsou zobrazeny na záložce Info v části Adresát. Doplňte a upravte potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] nebo [Uložit a zavřít].

4.5.4.

Zrušení zásilky

Zásilky lze zrušit pouze ve stavu „Založeno“ tzn. do chvíle dokud nejsou předány k odeslání. Postup: -57-

Zobrazte detail vlastního dokumentu, klikněte na ikonu v řádku zásilky (v části Zásilky), kerá je určena k odstanění a potvrďte okno o zrušení zásilky - poté bude adresát ze seznamu odstraněn.

4.5.5.

Předání zásilky k odeslání

Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu obsahující zásilku/y určené k odeslání. Zvolte příkaz . obr. 57. Předání zásilek k odeslání

Systém po předání zásilek k odeslání změní stav dokumentu na „Vyřízen“ a stav zásilek, v závislosti na způsobu odeslání, dle tab. 8. Tabulka také ukazuje v jakých referentských složkách jsou zásilky zobrazeny. tab. 8. Stavy zásilek po předání k odeslání a zobrazení ve složkách Způsob odeslání

Stav zásilky

Složka referenta

Pošta, Interní, Datová zpráva

K odeslání Moje dokumenty/Všechny dokumenty - K odeslání

Osobně, Email, Fax, Úřední deska

Odesláno

Moje dokumenty/Všechny dokumenty - Odeslané

-58-

Soubor, který se v zásilce typu Datová zpráva odešle do ISDS nebo v zásilce typu E-mail do ePodatelny, je označen na záložce Soubory. Je-li zapnuta automatická kontrola existence datové zprávy, kontrola je prováděna i při předávání zásilek k odeslání (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.2 Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky). Poznámka: Zásilky ze stavu „K odeslání“ přejdou do stavu „Odesláno“ až po jejich vypravení výpravnou. UPOZORNĚNÍ: Je-li nastavena elektronická podatelna, vlastní odeslání e-mailu zajišťuje integrovaná ePodatelna, v případě, že el. podatelna nastavena není, vlastní odeslání e-mailu zajišťuje sám referent. UPOZORNĚNÍ: Obsahuje-li dokument více zásilek ve stavu „Založeno“, jsou k odeslání předány všechny najednou. Po předání zásilky/ek k odeslání dojde ke změně stavu dokumentu na stav „Vyřízen“.

4.5.6.

Storno odeslání

Stornovat lze zásilky ve stavu „K odeslání“, tzn. byly předány výpravně k odeslání, ale výpravnou dosud neodeslány. Storno zásilky může provést i uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje zásilku určenou ke stornu nebo vyberte zásilku ve složce Moje dokumenty - K odeslání. Zvolte příkaz <Storno odeslání>. obr. 58. Storno odeslání

UPOZORNĚNÍ: Obsahuje-li dokument více zásilek, zobrazí se dialogové okno Storno odeslání. Zvolíte-li „Ano“, budou stornovány všechny zásilky ve stavu „K odeslání“, které dokument obsahuje, zvolíte-li „Ne“, nebude stornována žádná z obsažených zásilek.

-59-

4.5.7.

Zápis výsledku doručení

U některých dokumentů známe výsledek doručení – je to např. dokument s dodejkou nebo dokumenty, které se vrátí zpět nedoručené. Výsledek doručení může zapsat výpravna i referent. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje požadovanou zásilku ve stavu „Odesláno“ nebo vyberte zásilku ve složce Moje dokumenty - Odeslané. Zvolte příkaz . V dialogovém okně Zápis doručení doplňte, případně upravte, potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (obr. 59). Výjimku tvoří zásilky se způsobem odeslání Datová zpráva, kdy se po zvolení příkazu nezobrazí dialogové okno, ale doručenka datové zprávy je automaticky stažena systémem a připojena jako příloha na záložce Soubory (obr. 60). obr. 59. Zápis výsledku doručení referentem

obr. 60. Doručenka datové zprávy – záložka Soubory

-60-

Výsledek doručení včetně datumu doručení se zobrazí v detailu dokumentu (obr. 61) do pole „Doručeno“ a „Výsledek doručení“. obr. 61. Zápis doručení – detail dokumentu

Poznámka: Při zápisu doručení je možné k poštovní zásilce dodatečně zapsat nebo opravit položky „ČDZ“ a „Pošta“. Jsou-li tyto položky u dokumentu vyplněny před zápisem doručení, budou jejich hodnoty zkopírovány do dialogového okna Zápis doručení, kde je možné provést požadované změny případně jejich odstranění.

4.6.

Kontrola existence datové schránky

Zda se má či nemá provádět automatická kontrola existence datové schránky zavisí na rozhodnutí každé organizace. Zaktivnění případně deaktivaci kontroly datových schránek před odesláním zásilky nastavuje v každé organizace administrátor aplikace. Kontrola se provádí při:  Evidenci zásilky (pošta, e-mail, fax)  Předání zásilky K odeslání  Odeslání zásilky

4.6.1.

Evidence zásilky – kontrola datové schránky

Při zvoleném typu odeslání dokumentu jiném než datovými schránkami (poštou, e-mailem a faxem) je v detailu dokumentu na záložce Info k dispozici tlačítko [Zkontrolovat DS]. Po stisku tlačítka systém provede kontrolu existence datové schránky k vybranému subjektu podle všech položek ve formuláři adresy. V případě, že k subjektu byla nalezena datová schánka(y), zobrazí se jejich seznam (obr. 63), nebyla-li ksubjektu nalezena žádná datová schránka, zobrazí se dialogové okno (obr. 62) zda chcete provést kontrolu ještě jednou tentokrát ale pouze pomocí základních dat.

-61-

obr. 62. Kontrola existence datové zprávy – tlačítko [Zkontrolovat DS]

Stisknete-li „Ne“ nic se nestane, pokud zvolíte „Ano“ provede se opětovná kontrola existence datové schránky. Pokud ani tentokrát nebude datová schránka nalezena zobrazí se na formuláři dokumentu hláška: „Zadaný adresát nemá datovou schránku“, v opačném případě se zobrazí seznam nalezených datových schránek (obr. 63), ze kterého požadovanou datovou schránku vyberete zaškrtnutím v prvním sloupci. obr. 63. Nalezené datové schránky

Po označení konkrétní datové schránky se zaktivní tlačítka, jejichž význam popisuje tab. 9. tab. 9. Kontrola datové schránky – význam tlačítek Tlačítko Předělat stávající zásilku

Význam Systém původní zásilku změní na typ Datová zpráva a nastaví se jí údaje z nalezené datové schránky.

Přidat novou zásilku

Systém k dokumentu založí novou zásilku typu Datová zpráva a nastaví se jí údaje z nalezené datové schránky (původní zásilka bude zachována beze změny).

Nedělat nic

U zásilek nedojde k žádné změně.

Vyhledat zde

Provede se vyhledávání podle základních dat.

Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě NELZE administrátorem VYPNOUT. UPOZORNĚNÍ: Není-li administrátorem nastaveno automatické přihlašování k ISDS bude po vás aplikace vyžadovat Přihlašovací údaje.

-62-

4.6.2.

Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky

Po stisknutí příkazu systém provede automaticky kontrolu zásilek v odesílaném dokumentu stejně jako po stisku tlačítka [Zkontrolovat DS], jen se vyhledává rovnou dle základních dat. Systém provádí kontrolu pro každou zásilku v dokumentu, a pokud dokument ke kontrolovaným zásilkám neobsahuje příslušnou zásilku odesílanou do datové schránky, zobrazí upozornění viz obr. 64. obr. 64. Kontrola existence datové zprávy – K odeslání

Zvolíte-li „Ano“ systém předá všechny zásilky k odeslání bez kontroly existence datové schránky. Zvolíte-li „Ne“ systém zavře dialogové okno a ke změně stavu zásilek nedojde. Uživatel poté může doplnit chybějící zásilky typu datová zpráva. Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě LZE administrátorem VYPNOUT. .

4.6.3.

Odeslání zásilky - kontrola datové schránky

Kontrola datové schránky je stejná jako v předchozím případě tj. při předávání zásilek “K odeslání”. Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě LZE administrátorem VYPNOUT.

4.7.

Řízení oběhu

V této kapitole je popsáno řízení oběhu dokumentů, tzn. předávání a přebírání objektů. Do oběhu můžete předat dokument, který není zařazen do spisu, nebo celý spis. Předáním je provedena změna zodpovědnosti za zpracování dokumentu/spisu. Záznam oběhu je součástí historie dokumentu/spisu.

4.7.1.

Předání objektu

Předání dokumentu/spisu jinému uživateli lze realizovat Jednotlivě (ze seznamu je vybrán jeden objekt nebo je zobrazen jeho detail) nebo Hromadně (v seznamu je vybráno několik objektů z jedné skupiny najednou). Vlastní předání je provedeno pomocí příkazu .

-63-

Postup: Objekt vyberte zaškrtnutím v seznamu nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz . obr. 65. Předání objektu

Zobrazí se dialogové okno Předání k vyřízení. Vyberte uživatele, kterému chcete objekt předat a předání potvrďte tlačítkem [OK]. Skupina je automaticky předvyplněna dle skupiny, ve které je dokument zařazen. obr. 66. Dialogové okno Předání k vyřízení

Předaný objekt se následně zobrazí tučně ve složce příjemce Moje dokumenty /Všechny dokumenty - Nevyřízené/Vyřízené/Uzavřené v závislosti na jeho stavu. UPOZORNĚNÍ: Uživatel (zpracovatel dokumentu) s rolí Referent, může předávat dokument pouze na uživatelé, kteří jsou členy skupiny, ve které je dokument zařazen (např. je-li dokument zařazen do skupiny A, zpracovatel dokumentu může dokument předat pouze na uživatele, který je členem skupiny A). Pro uživatele s rolí Vedoucí, Administrátor, Podatelna a Výpravna platí jiná pravidla pro předávání dokumentů – pravidla pro jednotlivé role jsou popsány v kapitole týkající se konkrétní role. UPOZORNĚNÍ: Hromadně lze předávat pouze dokumenty zařazené ve stejné skupině.

4.7.2.

Převzetí objektu

Objekty, které vám byly předány, naleznete ve složce Moje dokumenty/Všechny dokumentyNevyřízené/ Vyřízené/ Uzavřenédle stavu přebíraného objektu. Objekty určené k převzetí jsou zobrazeny tučně. -64-

Postup: Zobrazte detail objektu - tím dokument/spis převezmete a dále můžete provést s objekty další akce v závislosti na stavu objektu.

4.8.

Změna stavu dokumentů a spisů

V detailu dokumentu/spisu je pole „Stav“, které popisuje výsledek zpracování dokumentu. Systém kontroluje, zda jsou v objektech vyplněny atributy skartačního řízení – „Spisový znak“, „Skartační znak“ a „Skartační lhůta“. Systém umožňuje vrácení objektů ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“.

4.8.1.

Vyřízení objektu

Postup: Vyberte objekt pro vyřízení nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz . obr. 67. Vyřízení objektu

Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 68) s přenesenými údaji z dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízeno“ a položka „Datum vyřízení“ se zobrazí na formuláři objektu pod položkou „Termín vyřízení“. Objekty jsou po vyřízení přesunuty do složky Moje dokumentyVyřízené obr. 68. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu

-65-

UPOZORNĚNÍ: Přechod objektu do stavu „Vyřízen“ je nejen po akci , ale také po:  vytvoření odpovědi na doručený dokument (ke změně stavu dojde pouze u doručeného dokumentu, odpověď bude ve stavu „Nevyřízen“) – kapitola 4.2.4  vložení dokumentu do spisu při současném zaškrtnutí „Vyřídit vkládaný dokument“ kapitola 4.3.2.1  předání zásilky k odeslání – kapitola 4.5.5  vyřízení spisu – kapitola 4.3.2.3

4.8.2.

Uzavření objektu

Funkce uzavření slouží k uzavření objektu po ukončení jeho zpracování. Postup: Vyberte objekt ve stavu „Vyřízen“ k uzavření nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz . obr. 69. Uzavření objektu

Zobrazí se dialogové okno Uzavření (obr. 70) s přenesenými údaji z dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav objektu na „Uzavřen“. Objekty jsou po uzavření přesunuty do složky Moje dokumentyUzavřené obr. 70. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu

-66-

UPOZORNĚNÍ: Vlastní dokument lze uzavřít pouze tehdy, jsou-li zásilky ve stavu „Založeno“ nebo „Odesláno“. Spis lze uzavřít pouze v případě, že všechny obsažené dokumenty jsou ve stavu „Vyřízen“.

4.8.3.

Vrácení dokumentu ke zpracování

Funkce slouží k znovuotevření dokumentu po jeho vyřízení nebo uzavření. Postup: Vyberte dokument ve stavu „Vyřízen“ nebo „Uzavřen“, který chcete vrátit ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“. Zvolte příkaz . obr. 71. Vrácení dokumentu ke zpracování

Dokument je automaticky zobrazen ve složce Moje dokumenty – Nevyřízené zpracovatele znovuotevřeného dokumentu a stav dokumentu je „Nevyřízen“.

4.8.4.

Zrušení evidenčního záznamu

Funkce slouží ke zrušení chybně zadaného evidenčního záznamu, který je ve stavu „Nevyřízen“. Zrušení záznamu může provést zpracovatel dokumentu, vedoucí a administrátor. Speciálním případem je zrušení spisu (viz kapitola 4.3.2.6 Zrušení (anulování) spisu), kdy dojde k jeho odstranění. Postup: Ve složce Moje dokumenty – Nevyřízenévyberte dokument ke zrušení a označte jej zaškrtnutím zaškrtávacího políčka nebo zobrazte jeho profil. Zvolte příkaz < >.

-67-

obr. 72. Zrušení evidenčního záznamu

Zobrazí se dialogové okno Zrušení dokumentu (obr. 73) pro zadání důvodu zrušení. Vyplňte důvod zrušení a údaj potvrďte tlačítkem [OK]. Systém změní stav dokumentu na „Zrušen“ a odstraní ho ze seznamu uživatele. obr. 73. Dialogové oknopro zrušení záznamu

Poznámka: Zrušený dokument se zobrazuje pouze administrátorovi ve složce Správa – Zrušené dokumenty odkud jej lze obnovit zpět pro zpracování. UPOZORNĚNÍ: Dokument, který je vložený do spisu nelze zrušit. Nejdříve musí být ze spisu vyjmut.

4.9.

Vyhledávání

Vyhledávání dokumentů a spisů se dá v aplikaci provádět dvojím způsobem:  

Rychlým vyhledáváním na -Panelu e-spis LitePokročilým hledáním

Výsledek vyhledávání je zobrazen jako seznam záznamů, které odpovídají zadaným kritériím vyhledávání a na které má uživatel oprávnění.

-68-

Při zadávání kritérií z klávesnice můžete použít zástupný znak „*“ za vyhledávaný text. Systém při vyhledávání nerozlišuje velká a malá písmena.

4.9.1.

Rychlé vyhledávání

Slouží k vyhledávání objektů v aplikaci s možností jednoho kritéria. Postup: Z rozbalovacího pole nejprve vyberte položku, ve které se má daný objekt vyhledávat např. „Číslo jednací“ a do prázdného „textového políčka“ zadejte filtrační podmínku např. CJ TEST00034-2009. Zadané filtrační podmínky potvrďte tlačítkem [Hledat]. obr. 74. Rychlé vyhledávání

Výsledkem vyhledávání je seznam objektů, které mají v poli „Číslo jednací“ hodnotu CJ TEST00034-2009. obr. 75. Výsledek rychlého vyhledávání

Poznámka: Při vyhledávání v „Kdekoliv“ lze použít zástupný znak „*“ nejen za, ale i před, případně uprostřed zadávaného kritéria vyhledávání. V případě vyhledávání v „Kdekoliv“ se vyhledává v položkách: „Číslo jednací“, „Věc“, „UID“, „Spisová značka“, „Poznámka“, „Subjekt“ (Jméno, Příjmení, Název, IČO, PSČ, Pošta, Ulice a Obec).

4.9.2.

Pokročilé vyhledávání

Slouží k vyhledávání objektů v aplikaci s možností zadání více kriterií. Postup: Klikněte na tlačítko [Pokročilé hledání]. V zobrazeném formuláři zadejte oblast a kritéria pro vyhledávání, údaje potvrďte tlačítkem [Vyhledat].

-69-

obr. 76. Pokročilé vyhledávání

Výsledkem vyhledávání je seznam objektů, která splňují všechna zadaná kritéria současně. obr. 77. Výsledek pokročilého vyhledávání

-70-

5. Vedoucí Tato kapitola seznamuje uživatele SpS Lite s rolí Vedoucího. Vedoucí má stejné možnosti jako Referent, navíc má k dispozici složky pro zobrazení objektů bez ohledu na zpracovatele a má možnost zasahovat do jejich zpracování. Níže jsou uvedeny postupy operací, které má k dispozici pouze uživatel s rolí Vedoucí.

5.1.

Uživatelské prostředí

Uživatelské prostředí se liší od Referenta tím, že obsahuje navíc složky: 

Všechny dokumenty - Nepřidělené a Moji podřízení

obr. 78. Složky spisové služby Lite – Vedoucí

Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje objekty bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem. Níže je uveden význam složek, které má k dispozici pouze vedoucí skupiny, popis složek společných všem uživatelům je uveden v kapitole 4.1.1 Složky referenta. tab. 10.

Význam složek Vedoucího

Složka

Popis

Nepřidělené

Zobrazuje objekty, které jsou předány na skupinu jejíž jsem vedoucí a ještě nebyly předány konkrétnímu uživateli tzn. nemají svého zpracovatele.

Moji podřízení

Zobrazuje objekty ve stavu „Nevyřízen“ podřízených zaměstnanců.

5.2. 5.2.1.

Řízení oběhu - role Vedoucí Předání objektu – role Vedoucí

Uživateli s rolí Vedoucí je umožněno předávat objekty nejen na konkrétního uživatele, ale také na skupinu tj. bez určení konkrétního zpracovatele objektu. Pravidla předávání objektů Vedoucím popisuje následující tabulka.

-71-

tab. 11.

Pravidla předávání objektů pro Vedoucího

Jsem vedoucí skupiny předávaného objektu

Jsem členem skupiny, na kterou se objekt předává

PŘEDÁNÍ na skupinu nebo na konkrétního člena vybrané skupiny

pouze na skupinu

Ano

x

-

Ne

-

x

ANO

NE (jsem pouze členem skupiny)

Předání objektu se chová dle pravidel běžného referenta (viz kapitola 4.7.1)

Postup: Objekt vyberte zaškrtnutím v seznamu nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz . obr. 79. Předání objektu

Zobrazí se dialogové okno Předání k vyřízení (obr. 80), kde vyberte skupinu pro předání objektu a konkrétního zpracovatele. Chcete-li předat objekt pouze na skupinu (bez určení zpracovatele) vyberte v položce „Předat komu“ volbu –neručeno-. Předání potvrďte tlačítkem [OK]. obr. 80. Dialogové okno Předání k vyřízení

Objekt, předaný na skupinu se zobrazí ve složce Všechny dokumenty - Nepřidělené vedoucímu skupiny, na kterou jste objekt předali.

-72-

6. Podatelna a výpravna Tato kapitola seznamuje uživatele SpS Lite s činností role Podatelna a výpravna a jejími funkcemi. Pracovník podatelny a výpravny zajišťuje evidenci přijatých podání např. dokumenty od občanů (evidence doručeného dokumentu) a odesílání zásilek z organizace ven např. výzvy, odpovědi a rozhodnutí. Pracovník podatelny a výpravny má také právo komunikovat s datovou schránkou pro příjem, evidenci a vypravení datových zpráv. Pracovník podatelny a výpravny má stejné možnosti jako Referent, navíc má prostřednictvím podsložek složky Podatelna a výpravna přístup k:  seznamu doručených dokumentů (složka Doručené) - pouze v této složce nejsou doručené dokumenty označovány , ale ikonami, které charakterizují způsob doručení (tab. 12).  seznamu zásilek určených k odeslání (složka K odeslání)  seznamu všech odeslaných zásilek (složka Odeslané)  chronologickému výpisu všech dokumentů v pořadí dle pořadového čísla a roku evidence (složka Podací deník). Označení doručených dokumetnů ve složce Doručené

tab. 12. Ikona

Způsob doručení

Ikona

Způsob doručení

Pošta

Fax

Osobně

Interní

Datová zpráva

Anonymní

E-mail

6.1.

Uživatelské prostředí

Uživatelské prostředí se liší od Referenta tím, že obsahuje navíc složky:  

Podatelna a výpravna s podsložkami Doručené, K odeslání a Odeslané Tisk s podsložkami Tisk podacího deníku a Tisk podacího archu

obr. 81. Složky spisové služby Lite – Podatelna a výpravna

-73-

Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje všechny objekty bez ohledu na zpracovatele a skupinu. Níže je uveden význam složek, které má k dispozici pouze uživatel s roli Podatelna a výpravna, popis složek společných všem uživatelům je uveden v kapitole 4.1.1 Složky referenta. tab. 13.

Význam složek Podatelny a výpravny

Složka

Podsložka

Podatelna a výpravna

Popis

Doručené

Zobrazuje všechny doručené dokumenty zaevidované podatelnou a došlé nezaevidované datové zprávy.

K odeslání

Zobrazuje všechny zásilky, které jsou připraveny k odeslání.

Odeslané

Zobrazuje všechny odeslané zásilky.

Podací deník

Zobrazuje chronologický výpis všech dokumentů v pořadí dle pořadového čísla a roku evidence.

Tisk podacího Zobrazuje sestavu všech evidovaných dokumentů deníku v určitém časovém období.

Tisk

Tisk podacího Zobrazuje sestavu poštovního podacího archu. archu

Postup jednotlivých operací s objekty ve složce Moje dokumenty a Všechny dokumentyje shodný s postupem Referenta a je popsán v kapitole 4 Referent.

6.2. 6.2.1.

Řízení oběhu – role Podatelna a výpravna Předání objektu – Podatelna a výpravna

Uživateli s rolí Podatelna a výpravna je umožněno předávat objekty nejen na konkrétního uživatele, ale také na skupinu tj. bez určení konkrétního zpracovatele objektu. Pravidla předávání objektů Podatelnou popisuje následující tabulka. tab. 14.

Pravidla předávání objektů pro Podatelnu

Předávaný objekt je přiřazen na skupinu Podatelna/Výpravna

Jsem zpracovatelem objektu

PŘEDÁNÍ na skupinu nebo na konkrétního člena vybrané skupiny

pouze na skupinu

Ano

x

-

Ne

x

-

ANO

NE (objekt je zařazen v jiné skupině)

Předání objektu se chová dle pravidel běžného referenta (viz kapitola 4.7.1)

Postup předání objektu na skupinu je uveden v kapitole 5.2.1 Předání objektu – role Vedoucí.

-74-

6.3.

Tiskové funkce

Slouží k tisku předem definovaných sestav:  

Tisk podacího deníku Tisk podacího archu

Složka, ze které lze vygenerovat tyto tiskové sestavy se zobrazuje pouze uživateli s rolí Podatelna a výpravna nebo Administrátor.

6.3.1.

Tisková sestava podací deník

Slouží k vytištění seznamu všech evidovaných dokumentů v určitém časovém období. Postup: Vyberte složku Tisk – Tisk podacího deníku. obr. 82. Tisk podacího deníku

Zobrazí se formulář Tisk podacího deníku, ve kterém zadejte kritéria tisku a údaje potvrďte tlačítkem [OK]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF. obr. 83. Ukázka sestavy podací deník

6.3.2.

Tisková sestava podací arch

Postup: Vyberte složku Tisk – Tisk podacího archu.

-75-

obr. 84. Tisk podacího archu

Zobrazí se formulář Tisk poštovního podacího archu, ve kterém zadejte kritéria tisku a údaj potvrďte tlačítkem [OK]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF. obr. 85. Ukázka sestavy podací deník

Níže jsou uvedeny postupy operací, které má k dispozici pouze pracovník Podatelny a výpravny.

6.4.

Zaevidování nového podání

Pracovník podatelny u každého došlého dokumentu zapíše základní identifikační údaje a určí, komu dokument náleží tzn. určí zpracovatele dokumentu. Speciálním případem je evidence datových zpráv, což jsou dokumenty podané prostřednictvím datových schránek.

6.4.1.

Evidence doručeného dokumentu

Postup: Nové podání (tj. doručený dokument) zaevidujte dle postupu, který je uveden v kapitole 4.2.1 a 4.2.2.1, přičemž vyberte skupinu „Skupina“ a zpracovatele „Předat komu“ dokumentu, kterému systém automaticky předá dokument po uložení formuláře. Nově podaný dokument se zobrazí ve složce Podatelna a výpravna - Doručené a současně ve složce Moje dokumenty - Nevyřízené zpracovatele dokumentu, případně ve složce Všechny dokumenty - Nepřidělenévedoucímu skupiny pokud byl dokument předán na skupinu bez výběru zpracovatele (tzn. v položce „Předat komu“ bylo vybráno – neurčeno-).

6.4.2.

Evidence datové zprávy

Evidence datových zpráv probíhá ve dvou krocích (evidenci datových zpráv lze provést až po jejich načtení): -76-

 

Načtení datových zpráv Evidence načtených datových zpráv

6.4.2.1. Načtení datových zpráv Postup: Ve složce Podatelna a výpravnaDoručenézvolte příkaz . obr. 86. Načtení datových zpráv

V případě prvního přihlášení po spuštění aplikace se zobrazí dialogové okno Přihlášení k datové schránce (obr. 87) pro zadání přihlašovacíh údajů potřebných ke komunikaci s datovou schránkou. Zadejte a potvrďte údaje tlačítkem [OK]. obr. 87. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce

Poté se zobrazí dialogové okno Stáhnout datové zprávy (obr. 88) pro zadání intervalu datumu doručení datových zpráv a označení zda chcete stáhou i přečtené datové zprávy. Vyplněné údaje potvrďte tlačítkem [Stáhnout datové zprávy]. obr. 88. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce

Systém načte přijaté datové zprávy. NAČTENÉ datové zprávy jsou ve stavu „Registrovaný“ a NEMAJÍ přidělené ČÍSLO JEDNACÍ. Tyto zprávy je potřeba dále zaevidovat viz následující kapitola. -77-

6.4.2.2. Evidence načtených datových zpráv Postup: Ve složce Podatelna a výpravnaDoručenéoznačte datovou zprávu, kterou chcete zaevidovat do aplikace SpS Lite (načtená nezaevidovaná datová nemá přiděleno číslo jednací a je ve stavu „Registrovaný“). Zvolte příkaz <Evidovat>. obr. 89. Evidence datové zprávy

V případě prvního přihlášení po spuštění aplikace se zobrazí dialogové okno Přihlášení k datové schránce (obr. 87) pro zadání přihlašovacíh údajů potřebných ke komunikaci s datovou schránkou. Zadejte a potvrďte údaje tlačítkem [OK]. Zaevidovaná datová zpráva je zobrazena ve složce Podatelna a výpravnaDoručené, dokumentu JE systémem PŘIDĚLENO „Číslo jednací” a je provedena změna stavu z „Registrovaný“ na „Nevyřízen“. Tento dokument podatelna dále předává ke zpracování příslušnému referentovi podle postupu uvedeném v kapitole 4.7.1 Předání objektu. obr. 90. Zaevidovaná datová zpráva

-78-

Po zaevidování datové zprávy je možné zobrazit originál datové zprávy a ověřovací protokol datové zprávy. 

Originál datové zprávy

Postup: Zobrazte detail dokumentu (zaevidované datové zprávy) a klikněte na odkaz „Originál DZ“. 

Ověřovací protokol

Postup: Zobrazte detail dokumentu (zaevidované datové zprávy) a klikněte na odkaz „Protokol“.

6.5.

Odeslání zásilek z organizace

Zásilky určené k odeslání (tj.zásilky ve stavu „K odeslání“ se způsobem odeslání Pošta, Interní nebo Datová zpráva), jejichž přípravu včetně předání k odeslání provedl Referent, se zobrazují ve složce Podatelna a výpravnaK odeslání . Postup: Ve složce Podatelna a výpravna K odesláníoznačte zásilku, kterou chcete odeslat. Zvolte příkaz . obr. 91. Odeslání zásilky

Odeslaná zásilka změní stav na „Odesláno“ a přejde do složky Podatelna a výpravna Odeslané. Zásilka je také zobrazena ve složce Moje dokumenty - Odeslané zpracovatele dokumentu. Je-li zapnuta automatická kontrola existence datové zprávy, kontrola je prováděna také při odeslání poštovní zásilky (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.3 Odeslání zásilky - kontrola datové schránky). Poznámka: V případě odeslání datové zprávy do datové schránky se zobrazí dialogové okno Přihlášení k datové schránce (obr. 87). Zadejte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou a údaje potvrďte tlačítkem [OK].

6.6.

Zápis výsledku doručení

Postup: Ve složce Podatelna a výpravna Odeslanéoznačte zásilku, ke které chcete zapsat doručení. Zvolte příkaz . V dialogovém okně Zápis doručení doplňte, případně upravte potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (obr. 92).

-79-

Výjimku tvoří zásilky se způsobem odeslání Datová zpráva, kdy se po zvolení příkazu nezobrazí dialogové okno, ale doručenka datové zprávy je automaticky stažena systémem a připojena jako příloha na záložce Soubory (obr. 60). obr. 92. Zápis výsledku doručení výpravnou

Zapsaný výsledek doručení včetně datumu doručení se zobrazí v detailu dokumentu (obr. 93) do pole „Doručeno“ a „Výsledek doručení“. obr. 93. Zápis doručení – detail dokumentu

Poznámka: Výsledek doručení může zapsat i referent. Při zápisu doručení je možné k poštovní zásilce dodatečně zapsat nebo opravit položky „ČDZ“ a „Pošta“. Jsou-li tyto položky u dokumentu vyplněny před zápisem doručení, budou jejich hodnoty zkopírovány do dialogového okna Zápis doručení, kde je možné provést požadované změny případně jejich odstranění.

-80-

7. Závěr V této příručce se uživatel seznámil s prací v systému SpS Lite pro role Referent, Vedoucí a Podatelna a výpravna. Detailně je zde popsaná práce s dokumenty od jejich zaevidování, přes řízení oběhu dokumentů, vyřízení, uzavření a odeslání. Příručka je členěna na kapitoly podle náplně práce jednotlivých referentů, což slouží ke snadnější orientaci v příručce. Příručka také obsahuje řadu obrázků, které napomáhají ke snadnější orientaci při práci se samotným systémem SpS Lite.

-81-