UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
PORS software a.s. Školní náměstí 11 53701 Chrudim Tel. : 469 642 441 Fax : 469 622 331 IČO : 252 80 741 DIČ : 233 - 252 80 741 E-mail :
[email protected]
1 1.1
SOCIÁLNÍ DÁVKY PRO WINDOWS, VERZE 7
4
Účel programu .............................................................................................................................................. 4
1.2 Instalace programu SocWindows verze 7................................................................................................... 4 1.2.1 Instalace aplikace .................................................................................................................................. 4 1.2.2 Instalace dat .......................................................................................................................................... 4 1.2.3 Instalace dat na síť ................................................................................................................................ 4 1.2.4 Licenční omezení .................................................................................................................................. 5 1.3 Aktualizace programu Soc Win verze 7 ..................................................................................................... 5 1.3.1 Instalace na první počítač...................................................................................................................... 5 1.3.2 Instalace na další stanice ....................................................................................................................... 5 1.4 Import dat z jiných programů..................................................................................................................... 5 1.4.1 Příprava dat z jiných programů ............................................................................................................. 5 1.4.2 První krok převodů................................................................................................................................ 6 1.4.3 Druhý krok převodů .............................................................................................................................. 6 1.5 Práce s klientem ............................................................................................................................................ 7 1.5.1 Práce s klientem .................................................................................................................................... 7 1.5.2 Návod na hledání v tabulkách ............................................................................................................... 8 1.5.3 Aktivita spisu ........................................................................................................................................ 9 1.5.4 Navigační okno na kartě spisu ............................................................................................................ 10 1.5.5 Základní funkce pro zpracování celého spisu ..................................................................................... 11 1.6 Výplaty dávek ............................................................................................................................................. 13 1.6.1 Postup při provádění výplat, přípravy dávek....................................................................................... 13 1.6.2 Podle čeho program vyplácí................................................................................................................ 13 1.6.3 Náležitost ............................................................................................................................................ 13 1.6.4 Příprava dávek..................................................................................................................................... 14 1.6.5 Uzávěrka sestav................................................................................................................................... 14 1.6.6 Čím se liší uzávěrka sestav a uzávěrka měsíce ?................................................................................. 14 1.6.7 Porovnání náležitosti rozhodnutí s kreditem v telefonu ...................................................................... 15 1.6.8 Zápis rozhodnutí ................................................................................................................................. 15 1.6.9 Zápis rozhodnutí a deniny................................................................................................................... 15 1.6.10 Jak zajistit, aby se částka z rozhodnutí neproplatila............................................................................ 16 1.6.11 Jak vyplatit částku z rozhodnutí ihned přes pokladnu......................................................................... 16 1.6.12 Podle čeho program vyplácí................................................................................................................ 16 1.6.13 Druhy sestav........................................................................................................................................ 16 1.6.14 Druhy výplat ....................................................................................................................................... 17 1.6.15 Možnost úhrad plateb za klienta.......................................................................................................... 17 1.7 Provádění plateb z rozhodnutí .................................................................................................................. 17 1.7.1 Úvodem............................................................................................................................................... 17 1.7.2 Jednorázová okamžitá platba .............................................................................................................. 18 1.7.3 Opakované a jiné plánované platby .................................................................................................... 18 1.7.4 Popis obrazovky plánované platby...................................................................................................... 19 1.8 Storno uzávěrky měsíce.............................................................................................................................. 19 1.8.1 Potřebné oprávnění ............................................................................................................................. 19 1.8.2 Jak se připravit .................................................................................................................................... 19 1.8.3 Jak provést storno uzávěrky měsíce .................................................................................................... 19 1.8.4 Co dále ................................................................................................................................................ 19 1.8.5 Jak "otevřít" uzavřenou sestavu .......................................................................................................... 19 1.8.6 Jak smazat otevřenou sestavu.............................................................................................................. 20
1.9 Tvorba VDS ................................................................................................................................................ 20 1.9.1 Sestavy ................................................................................................................................................ 20 1.9.2 Postup pro tvorbu VDS ....................................................................................................................... 20 1.9.3 Co dále ................................................................................................................................................ 20 1.10 1.10.1 1.10.2
Výplatní okruhy a jejich popis.............................................................................................................. 20 Členění okruhů.................................................................................................................................... 21 Každý modul obsahuje několik výplatních okruhů:............................................................................ 21
1.11
Organizace dat ....................................................................................................................................... 21
1.12 1.12.1 1.12.2 1.12.3 1.12.4
Databanka .............................................................................................................................................. 21 Okruhy dávek...................................................................................................................................... 21 Podle čeho rozdělovat klienty do databank......................................................................................... 22 Proč rozdělovat klienty do databank ................................................................................................... 22 Co lze provádět společně z více databank........................................................................................... 22
1.13 1.13.1 1.13.2 1.13.3 1.13.4 1.13.5 1.13.6
Čtvrtletní výkaz pro MPSV .................................................................................................................. 24 Podmínky pro správné výsledky ......................................................................................................... 24 Podmínky pro správný rozpis počtu příjemců..................................................................................... 24 Co ve výkazu zatím není ..................................................................................................................... 24 Jak výkaz vytisknete ........................................................................................................................... 24 Jak výkaz zkontrolujete....................................................................................................................... 24 Další kontrolní postupy:...................................................................................................................... 25
1.14 1.14.1 1.14.2 1.14.3 1.14.4
Účetní a kontrolní sestavy ..................................................................................................................... 25 Úvodem............................................................................................................................................... 25 Kontrolní číslo .................................................................................................................................... 25 Použití, kontrolní postupy ................................................................................................................... 26 Význam ............................................................................................................................................... 26
1.15 1.15.1 1.15.2 1.15.3
Postup při načítání šablon..................................................................................................................... 26 Příprava na Internetu ........................................................................................................................... 26 Zpracování v programu ....................................................................................................................... 26 Hromadné zpracování nových šablon v programu.............................................................................. 26
1.16 1.16.1 1.16.2 1.16.3
Problémy s tiskem SESTAV ................................................................................................................. 27 Řešení.................................................................................................................................................. 27 Jak nastavit tento systém..................................................................................................................... 27 Popis jednotlivých modulů.................................................................................................................. 27
2
CRYPTA
29
2.1 Crypta: první použití.................................................................................................................................. 29 2.1.1 Příprava adresářů................................................................................................................................. 29 2.1.2 Příprava souboru VDS ........................................................................................................................ 29 Spuštění programu Crypta...................................................................................................................................... 29 2.2 Crypta: běžné používání ............................................................................................................................ 30 2.2.1 Příprava souboru VDS ........................................................................................................................ 30 2.2.2 Spuštění programu Crypta................................................................................................................... 31 2.2.3 Vyplnění obrazovky programu CryptaGUI......................................................................................... 31 2.2.4 Po zakryptování................................................................................................................................... 31 2.3 Crypta: propojení s programem SocWin7 ............................................................................................... 31 2.3.1 Nastavení SocWin 7............................................................................................................................ 32 2.3.2 Používání............................................................................................................................................. 33
1 Sociální dávky pro Windows, verze 7 Vítejte v uživatelské příručce k programu Sociální dávky pro Windows firmy PORS software a.s. Chrudim. Tato příručka Vás seznámí s účelem programu, s jeho obsluhou a nabídne řešení běžných situací i nečekaných požadavků. Příručka Vám bude k ruce jak při práci s programem, tak samostatně jako učební materiál. Obsahuje jak konkrétní návody (popisující jednotlivé kroky k provedení určité operace), tak vysvětlení principů na kterých program funguje.
1.1 Účel programu Program slouží k provádění veškeré evidence sociálního odboru městských a obecních úřadů. S pomocí tohoto programu budete schopni zpracovat veškerou agendu jak směrem ke klientovi, tak k finanční účtárně a kontrolním i statistickým orgánům.
1.2 Instalace programu SocWindows verze 7 1.2.1
Instalace aplikace
Stáhněte si a uložte soubor sw7_setup.exe na disk. Pokud jej budete instalovat na více stanic, uložte soubor na síť tak, abyste jej mohli spouštět ze všech stanic. Na stanicích s Windows NT, 2000 a XP je třeba mít oprávnění k zápisu do registrů Windows (na některých stanicích s velkým omezením uživatele neproběhne instalace korektně, potom je zapotřebí provést instalaci opakovaně s vyšším přístupovým oprávněním). Spusťte soubor sw7_setup.exe, a na veškeré dotazy odpovězte Enter. Tím se program nainstaluje do typického adresáře C:\Soc_win7\*.*. Na ploše a v menu Start se objeví ikona Sociálky Windows v7.
1.2.2
Instalace dat
Spusťte program jeho ikonou na ploše. Při prvním spuštění program ohlásí, že nemá data. Vyberte možnost podle Vaší potřeby: 1. Pokud máte data ve verzi 6, zvolte Převést z verze 6. 2. Pokud data nemáte, a chcete vytvořit prázdná, zvolte tuto možnost. 3. Pokud již máte data ve verzi 7, a potřebujete tuto stanici k těmto datům připojit, zvolte Najít jinde. Vyhledejte soubor: (data)\0000\adresy.dbf, program najde umístění všech dat a připojí se k nim. Výchozí umístění dat je v adresáři C:\Soc_win7\Data.
1.2.3
Instalace dat na síť
Pokud jste po prvním spuštění programu převedli data z verze 6 anebo jste vytvořili data prázdná, jsou data umístěna na lokálním počítači. Při práci z více stanic je výhodnější mít data uložena na síťovém serveru a ze stanic se k nim připojovat. Zde je popsán postup: Rozhodněte se, kde na síti budete mít uložena data. Vytvořte tedy adresář pro data programu SocWin7 a přidělte plná práva k tomuto adresáři skupině uživatelů sociálního odboru. Přesuňte obsah adresáře C:\Soc_win7\Data do zvoleného síťového adresáře. Složku C:\Soc_win7\Data můžete celou smazat. Stanice nemusí mít složku s daty namapovanou jako disk (je možno uvádět plnou síťovou cestu). Cesta k datům nemusí být ze všech stanic totožná. Spusťte program, a na dotaz "Nenalezena data" zvolte možnost Najít jinde a vyhledejte soubor: (data)\0000\adresy.dbf na zvolené síťové složce. Program si nyní uloží tuto síťovou cestu a připojí se k uvedeným datům. Na dalších stanicích potom neprovádějte celý převod dat, ale jen tento poslední bod!
1.2.4
Licenční omezení
Program lze po instalaci používat bezplatně pro jeho zkoušení, a to po dobu nejdéle dvou měsíců ode dne instalace. Při požadavku provozu na síti je nutno kontaktovat naší firmu. Získáte bezplatně kódové číslo pro aktivaci požadovaného počtu licencí (t.j. počet současně spuštěných stanic připojených k jedněm datům).
1.3 Aktualizace programu Soc Win verze 7 1.3.1
Instalace na první počítač
Stáhněte si a uložte soubor sw7xxx.exe na disk. Většinou stačí na lokální disk. Spusťte tento soubor, a na veškeré dotazy odpovězte Enter. Tím se nainstaluje aktuální verze do typického adresáře C:\Soc_win7\*.*. Spusťte program SocWindows v.7 jeho ikonou, tak jako běžně. Všimněte si, zda se při startu objeví malé okénko "Probíhá kopírování". To je příznakem, že aktuální verze je "zveřejněna", to jest uložena do společného adresáře (k datům), aby si ji ostatní stanice mohly při spouštění automaticky stáhnout. Nyní se spustí program již v aktualizované verzi. Pokud došlo ke změně struktury dat (když se mění číslo verze, ne jen písmeno), program nabídne převod dat na nové struktury. Povolte převod. Pokud převod z jakýchkoli důvodů neproběhne, při příštím spuštění programu proveďte indexování: tlačítkem Program zvolte funkci Indexování a údržba souborů.
1.3.2
Instalace na další stanice
Pokud jsou data společná na síti, je aktualizace snadná: Spustíte program jeho ikonou, při spuštění nalezne aktuální verzi zveřejněnou z prvního počítače, a tuto verzi si stanice stáhne na lokální disk a poté ji spustí. Pokud počítače nejsou propojeny, je nutno provést na každém počítači to, co na prvním.
1.4 Import dat z jiných programů V některých případech je možno načíst data o klientech a výplatách z jiných programů. Ušetříme tím mnoho práce s opětovným zadáváním klientů, např. při převodu dat z evidence bývalých okresních úřadů, anebo při přechodu na program SocWindows z programu jiných výrobců.
1.4.1
Příprava dat z jiných programů
Program SocWindows nedokáže automaticky načíst data z libovolných programů. Musí k tomu být uzpůsoben. Pro některé systémy je v programu SocWindows již zabudován importní modul, při převodech z jiných systémů bude nutné tento importní modul vytvořit anebo konkrétní data jednorázově překonvertovat do tvaru, který program SocWindows již umí načítat. Většinou je vhodné kontaktovat dodavatelskou firmu alespoň pro konzultaci konkrétního převodu. V současnosti je v programu funkční modul pro převod dat ze systému Dataprotect a BC-Logia (PVT Vsetín).
1.4.2
První krok převodů
V první fázi převodů dojde k načtení dodaných dat do vnitřního registru programu SocWindows. Tím se ještě konkrétní data o osobách nikde neprojeví, ale data budou dostupná pro převody v konkrétních databankách. Tuto první fázi většinou provádí informatik ve spolupráci s vedoucím odboru, který má přehled o obcích spadajících do okruhu působnosti úřadu. Připravte data z původního programu (vhodné je jejich zkopírování na lokální disk toho počítače, kde budete provádět první krok převodu). Spusťte program SocWindows, přihlaste se jako Supervizor nebo Vedoucí odboru. Nyní je vhodné provést Zálohu dat - Celek - ještě před načtením dat(Program - Archivace dat). Tlačítkem Program rozbalte funkce, z nich vyberte Převody dat. Na obrazovce převodů se ujistěte, že údaj Načteno položek je nulový (pokud ne, vynulujte jej tlačítkem Skončit převody). Stiskněte tlačítko načíst data a najděte datové soubory původního programu (případně kontaktujte dodavatele programu pro upřesnění, kde a co máte najít). Při převodech dat ze systému Dataprotect vyhledejte adresář DATAPROT\EI_55\DATA a v něm pak ukažte na soubor EI_ZAKL.DBF. Program nyní rozpozná typ dat, zobrazí jej a zeptá se zda si přejete tato data načíst. Povolte to. Nyní proběhne převod určených dat do registru systému SocWindows. Pokud data obsahují informace o celém okrese, je možno právě nyní vybrat jen ty obce, které spadají do působnosti zdejšího úřadu. Zvolte tlačítko vybrat podle obcí. Jako výchozí stav jsou označeny všechny načtené obce. Můžete s pomocí klávesy F6-Označ všechny značky zrušit a vybrat si jednotlivě jen ty obce, které Vám patří. Pokud u benzínu je spis, kde např. žadatel (majitel vozidla) bydlí ve vaší obci, a osoba dopravovaná nikoliv, bude tento spis načten. Obdobně, pokud je žadatel odjinud a osoba dopravovaná je od vás, rovněž bude spis načten. Pouze ty spisy, kde je jak dopravce tak postižený odjinud, se nenačtou. Na konec výběru obcí stiskněte dole F2-Vymaž nevybrané. Smažou se informace o osobách, které nepatří do vašeho regionu. Na hlavní obrazovce převodu nyní stiskněte Esc-zavřít okno. Nepoužívejte nyní tlačítko Skončit převody. Tím byste vymazali vnitřní registr převedených dat a začali byste od začátku. Toto tlačítko slouží k uvolnění registru po definitivním ukončení načítání.
1.4.3
Druhý krok převodů
Ve druhé fázi dojde k vytvoření konkrétních spisů v konkrétní databance. Načtou se informace o osobách ZTP i o majitelích vozidel. V této fázi můžete určit, do které databanky se uloží které spisy. Spusťte program SocWindows, přihlaste se běžným heslem (nebo pokračujte pod heslem supervizorským). Otevřete databanku, ve které chcete načíst spisy. Doporučené pořadí: nejprve načtěte informace do databanky o průkazkách ZTP, a teprve potom do databanky o benzínu. Zvolte menu Údržba, položka Převody dat. Pokud tam tato položka není, pak nejste ve správné databance. Program nyní zobrazí ty spisy, které by bylo možno do této databanky importovat. Můžete je jeden po druhém označit či odznačit a tak určit, koho chcete importovat. Po výběru konkrétních spisů dejte F2-Uložit. Nyní program zkontroluje, zda uvedené osoby již nemáte v evidenci od dřívějška a případně u nich nabídne řešení pro opravu adresy, jména atd. V levém sloupci jsou informace o osobách z nových dat (z okresního úřadu), vpravo pak informace z vašich stávajících. Rozhodněte se, který údaj je správně a tím směrem obraťte šipku (klávesy F5-F6-F7). Po ukončení výběru správných adres a jmen dejte F2-Uložit a teprve nyní budou vytvořeny nové spisy pro vybrané osoby. Zkontrolujte převedené spisy, zda odpovídají jména žadatelů a jejich zdravotní stav, zda se převedly vyplácené rozhodnutí atd.
1.5 Práce s klientem Ve styku s klientem program používá spis klienta, zpracovává jeho žádost, umožní zapsat sociální situaci, vytvořit návrh na rozhodnutí, následně připravit rozhodnutí a to jak o dávce, tak libovolné správní rozhodnutí. U všech rozhodnutí program eviduje číslo jednací včetně plného rejstříku čísel jednacích. Vedle toho program umožňuje evidovat v rámci spisu libovolný počet textových dokumentů, určených pro zápis výsledků šetření v místě bydliště i pro zápis jiných informací. Program umožní vytisknout doručenku i jiný formulář předvyplněný daty pro konkrétního klienta. Program eviduje rodinnou situaci klienta, potřebnosti a příjmy jednotlivých členů domácnosti. U každého spisu eviduje podrobný sborník výplat.
1.5.1
Práce s klientem
Práce s klientem je základem celé práce s programem. Bez práce s jednotlivým klientem nepřipravíte rozhodnutí, a bez rozhodnutí nevyplatíte žádné dávky. K čemu okno klienta slouží Okno klienta Vám umožní (postupně, tak jak to bývá u každého případu): zadat nového klienta zadat novou žádost od klienta zapsat jeho sociální situaci určit jeho potřebnost navrhnout částku k výplatě a vytisknout návrh na rozhodnutí vypracovat rozhodnutí o dávce, případně rozhodnutí správní vytisknout doručenku zapsat datum doručení a nabytí právní moci zajistit vyplacení dávky nebo její části podle potřeby zkontrolovat sborník výplat a provést další drobné, ale užitečné funkce. Jak otevřít okno klienta, 1. postup Vstupte do databanky (v základním seznamu na ni najeďte a stiskněte Enter, anebo dvakrát myš) Z nabídky SPIS vyberte Aktivní, otevře se okno s posledním klientem Jak otevřít okno klienta, 2. postup Vstupte do databanky Z nabídky SPIS vyberte Tabulka, uvidíte všechny dosud zadané spisy Najděte potřebný spis (viz návod na hledání v tabulce) a otevřete jej klávesou Enter Jak se zorientovat na okně klienta V horní části je uvedeno rodné číslo, jméno a příjmení žadatele a číslo spisu, včetně aktivity tohoto spisu. V prostřední (největší) části jsou čtyři stránky, na kterých najdete nejdůležitější přehledy o spisu a přiměřené funkce V dolní části vlevo je navigační okno, vpravo pak nabídka základních funkcí pro zpracování celého spisu. Jak najít požadovaného klienta přímo (bez listování) Najít spis jiného klienta můžete pomocí klávesy F3 nebo s pomocí navigačního okna. Jak zadat nový spis V dolní části, v nabídce základních funkcí stiskněte tlačítko Nový (hned vedle slova SPIS:) Vyplňte požadované údaje, postupujte klávesou Enter. Podrobnosti k jednotlivým údajům najdete v kapitole Zadávání nového spisu. Uložte údaje buď klávesou F2, anebo tlačítkem F2-uložit. Po vyplnění všech údajů a při potvrzování klávesou Enter se na ukládacím tlačítku ocitnete automaticky. Zadávání nového spisu můžete kdykoliv přerušit klávesou Esc. Pracovnímu postupu při kompletním zadávání nového spisu (co provést nejdřív, co potom) se věnuje kapitola Postup při zadávání a zpracování celého spisu, pro nové uživatele bude jistě přínosná.
Jak opravit údaje na základní kartě spisu V dolní části, v nabídce základních funkcí stiskněte tlačítko Oprav a vyberte druh údaje, který chcete opravit. Vyplňte požadované údaje a F2 je uložte. Opravu můžete kdykoliv přerušit klávesou Esc. Tímto postupem lze opravit veškeré údaje o spisu. Jak vymazat spis Vymazání spisu je závažná operace, při které bude z programu vymazán jak spis, tak všechna data v něm obsažená (nejen návrh, ale i zapsaná rozhodnutí a provedené výplaty). O vymazání spisu se vede evidence v knize provozu, takže tato informace je zpětně k dohledání. V dolní části stiskněte tlačítko Smaž a potvrďte kontrolní dotaz. Vše o tomto spisu bude vymazáno. V evidenci programu zůstanou jména a rodná čísla všech osob, které byly uvedeny ve spisu, a jejich adresy. Jak najít na kartě spisu důležité informace V titulním řádku střední části vidíte čtyři záložky, každá zobrazí odpovídající údaje a tabulky. Tyto záložky můžete libovolně přepínat, nemusíte se mezi nimi vracet na základní stránku. Jednoduše stiskněte odpovídající klávesu nebo zvolte záložku tím, že na její titulek kliknete myší. Klávesa
Titulek
Co stránka obsahuje Adresu žadatele, druh výplaty, data kontrol, Home SPIS a ADRESA náležitosti, další informace F10 ŽÁDOST a NÁVRH Přehled žádostí klienta, tabulka s výpočtem dávky Přehled všech rozhodnutí v daném spisu, jejich F11 ROZHODNUTÍ vývoj a návaznost a současný stav Tabulku se sborníkem (součet výplat za jednotlivé F12 SBORNÍK a VÝPLATY měsíce) a přehled všech jednotlivých plateb (výpis ze všech sestav za zvolený spis) Pokud chcete vědět další informace k jednotlivým stránkám, klikněte v této tabulce na jejich název. Jak zavřít okno spisu Klávesou Escape zavřete okno spisu. Pokud je na okně spisu vybraná jiná stránka než základní, pak se klávesou Escape otevře základní stránka a teprve další Escape zavře celé okno.
1.5.2
Návod na hledání v tabulkách
Program v určitých situacích nabízí vyhledávací tabulku. Poznáte ji podle toho, že v titulním řádku je uvedeno Vyhledání řádku: přejděte do požadovaného sloupce a napište hledaný údaj. Jde o interaktivní tabulku, která umožňuje rychle vyhledat požadovanou větu bez nutnosti mačkat další tlačítka. Pro příklad bude dále popsáno vyhledávání spisu v tabulce, na tuto tabulku se bude popis odkazovat.
Jak najít řádek Hledáme-li spis např. podle jména žadatele, nastavíme se šipkami vlevo/vpravo do sloupečku Osoba. Na klávesnici začneme psát začátek jména, stačí zapsat několik písmen. Zapsaný text se začne objevovat pod nastaveným sloupečkem. Tabulka se automaticky setřídí podle tohoto sloupečku a začne vyhledávat nejvhodnější řádek. Pokud zapíšete některé písmenko chybně, stiskněte Backspace a bude odmazáno. Požadovaný řádek můžete kdykoliv dohledat šipkami nahoru / dolů. Tím se automaticky ztratí hledací okénko, ve kterém je zapsán hledaný text. Listovat mezi řádky lze samozřejmě i klávesami PageUp a PageDown Navíc v tomto okně fungují další klávesy: Klávesa Ctrl+Home Ctrl+PageUp Ctrl+PageDown Ctrl+End
Co provede Skočí na první řádek v aktuálním sloupci Skočí o jednu desetinu seznamu nahoru (užitečné v dlouhých seznamech) Skočí o jednu desetinu seznamu dolů Skočí na poslední řádek
Po nalezení hledané věty ji můžete klávesou Enter vybrat a tak např. otevřít nalezený spis.
1.5.3
Aktivita spisu
V evidenci sociálního odboru bývá vždy více spisů, než jen ty podle který se vyplácejí dávky. Někteří žadatelé mají dávku již odejmutou, jiní se odstěhovali, a najdou se i další situace. Přitom není vhodné okamžitě jejich spis vymazat, protože někteří se ještě mohou vrátit, jiní byli vypláceni v průběhu aktuálního roku a bude třeba jejich dávky započítat do statistiky. Aby bylo možno rozdělit spisy na aktivní a neaktivní, je u každého spisu příznak jeho aktivity. Aktivní spisy Pouze aktivní spisy bude program zařazovat do výplaty dávek. Aktivní by tedy měly být ty spisy, které mají přiznanou dávku, nebo se v nich čeká na vyřízení podané žádosti. Neměly by zde být spisy odejmuté. Spisy archivní V archivu by měly být spisy s odejmutou dávkou. Měly by být archivovány alespoň do konce toho roku, ve kterém se naposledy vyplácely. Spisy v šuplíku Toto je poněkud netradiční pojem, ale velmi užitečný při běžné práci. Pro snadnější pochopení uvedeme příklad:
Máme spis, kde víme o nějakém problému. Například: klient ještě nedoložil svoje příjmy pro aktuální měsíc. Blíží se běžný termín výplaty, např. kolem 20. dne v měsíci, ostatní spisy jsou v pořádku a chceme je běžně vyplatit. Problémový spis zatím vyplácet nechceme (až podle toho, co klient doloží). Můžeme to zařídit několika způsoby, ale přesunout tento spis do šuplíku je z několika důvodů nejvhodnější: je to nejjednodušší operace na kartě spisu nebude vyplacena žádná dávka spis bude uveden v odděleném seznamu (společně s dalšími spisy, kde jsou podobné problémy) zpětné zařazení do výplat je stejně jednoduché jako vyřazení Průběžně pak stačí kontrolovat Spisy v šuplíku (v menu databanky je na to speciální funkce) a řešit jejich problémy. Po vyřešení těchto problémů přesuneme spis zpátky do aktivních a následující přípravou dávek bude tento spis vyplacen. Řešením problémů je například zápis nového rozhodnutí (o odejmutí, snížení nebo zvýšení dávky). Jak přesunout jeden spis Nejjednodušší cesta je na kartě spisu: klikněte myší do rámečku s číslem spisu, otevře se nabídka a z ní vyberte požadované umístění spisu. Druhou cestou je volba tlačítka Výběr, Převést klienta do ... a zvolíte požadované umístění. Jak přesouvat více spisů najednou To neprovedeme na kartě spisu, ale speciální funkcí: V databance vyberte menu SPISY a zvolte položku Tabulka. Pokud chcete přesouvat spisy do a z archivu, nemusíte nic dalšího volit. Při přesunech do a ze šuplíku, překlikněte nabídku dole uprostřed na volbu Aktivní - šuplík. Klávesou mezerník můžete rychle přesunout nastavený spis. Klávesou F6 můžete přesunout najednou více spisů. Klávesou F4 nebo Enter můžete otevřít nastavený spis. V tabulce můžete hledat spisy podle jména nebo jiných údajů, jak je uvedeno v kapitole návod na hledání v tabulce V případě, že v této tabulce provedete nechtěné změny, v nabídce klávesy F6 najděte položku 4. Vrátit počáteční stav a po potvrzení program vrátí spisy tam, kde byly při otevření této tabulky.
1.5.4
Navigační okno na kartě spisu
Toto okno umožňuje jednak najít požadovaný spis, a jednak umožňuje procházet spisy jeden po druhém a tak je prohlížet. Popis funkcí jednotlivých tlačítek Tlačítko,klávesa,funkce Ctrl+Home PageUp
Přesune se na první spis
Přesune se na předchozí spis Umožní listovat (myší) mezi spisy tak jako posuvník na stránce
F3
Umožní najít spis podle jeho čísla nebo podle žadatele (rodné číslo nebo příjmení)
PageDown Ctrl+End
Přesune se na následující spis Přesune se na poslední spis
Poznámka: Veškeré pohyby mezi spisy se provádějí podle aktuálně nastaveného třídění spisů. To je uvedeno vedle v okně základních funkcí. Některé další tipy pro používání Můžete mít otevřenou kteroukoliv stránku na kartě spisu (adresu, návrh, rozhodnutí či sborník), navigace bude zobrazovat jednotlivé spisy a přitom zvolená stránka zůstane navrchu. Lze tak např. prohlížet stránku rozhodnutí od všech spisů, a klávesou PageDown přecházet na další a další spisy. Posuvník můžete stisknout myší a táhnout. Přitom se v malém okénku nad ním bude zobrazovat osoba, na kterou posuvník ukazuje. Po uvolnění myši bude nalistovaný spis zobrazen v celém okně. Po stisku klávesy F3 nebo ikony hledání bude zobrazeno okno, do něhož lze vepsat např. číslo spisu, nebo příjmení a jméno žadatele, nebo jeho rodné číslo. Bude nalezen požadovaný spis, nebo nejbližší vhodný.
1.5.5
Základní funkce pro zpracování celého spisu
V této kapitole budou popsány možnosti, které dávají funkce vpravo dole na kartě spisu:
Popis jednotlivých položek Tlačítko Třídění
Nabídka 1.Číslo spisu 2. Rodné číslo 3. Příjmení
K čemu slouží Setřídí spisy podle zadaného kritéria. Třídění má vliv na pohyb mezi spisy pomocí navigačního okna.
Tlačítko Nabídka K čemu slouží Začne zadávat nový spis. Tímto tlačítkem se zahajuje zpracování nové žádosti i u toho klienta, u něhož si nejsme jisti tím, jestli jej v evidenci máme nebo nemáme. Údaje o žadateli Touto funkcí opravíte rodné číslo, titul, příjmení (i rodné) a jméno žadatele, a jeho zdravotní stav (stupeň přiznaných mimořádných výhod). Adresu a výplatní údaje Dovolí opravit vše v okně SPIS a ADRESA kromě datumů kontrol. Číslo spisu Umožní vám změnit číslo a rok spisu. Nový Doručovací adresa Umožní nastavit, kam se bude doručovat korespondence a dávky (složenkou) pro tento spis. Jako základní se na spis uvádí trvalá adresa klienta (ta se tiskne v hlavičce rozhodnutí), ale protože se klient může zdržovat jinde, můžeme uvést druhou adresu do spisu právě jako doručovací. Tato druhá adresa zůstane u žadatele v evidenci, a ve spisu potom lze volit, kam budeme doručovat písemnosti (na trvalou nebo na přechodnou adresu). Tlačítko Nabídka K čemu slouží Změna žadatele Toto je zajímavá funkce: s její pomocí můžete zaměnit žadatele ve spisu z okruhu osob ve spisu uvedených. Praktické využití: dosud byl žadatelem manžel, ale nechce nebo nemůže docházet na úřad a proto bude v jednání pokračovat jeho manželka, uvedená ve spisu. Touto funkcí tedy uvedete do spisu jako žadatele manželku, a původní žadatel bude nadále ve spisu figurovat pouze jako manžel. Kontroly U každého spisu můžeme uvést, kdy si jej přejeme zkontrolovat. datum a důvod Touto funkcí můžeme datumy kontrol opravit anebo zadat další Opravy... (nové). Datum návrhu Spis si pamatuje, kdy jste naposledy aktualizovali návrh rozhodnutí (kalkulaci dávky). Toto datum se tiskne na sestavě Návrh rozhodnutí. Pokud z nějakého důvodu potřebujete toto datum opravit, můžete to provést touto funkcí. Problémy... Program kontroluje a eviduje různé situace ve spisu, a vyhodnocuje z nich problémy. Touto funkcí získáte přehled o jednotlivých problémech. Tlačítko Smaž
K čemu slouží Umožní smazat celý spis a všechny informace v něm uložené.
Tlačítko Výběr
K čemu slouží Slouží k tisku doručenky, tisku průkazky ZTP, tisku formulářů, přesunu klienta do archivu / šuplíku / aktivních spisů.
1.6 Výplaty dávek Pro provádění výplat dávek program nabízí několik postupů, od hromadných příprav přes úhradu plateb za klienta až k jednotlivým platebním poukazům. Program umožňuje evidovat vratky včetně možnosti jejich opakovaného vyplacení. Z vyplacených částek lze tisknout nejrůznější statistické výkazy a přehledy plateb. Program dovoluje vyplácet jak v hotovosti, tak složenkou i na účet, a dále je možno určit další druhy výplat (např. různé formy věcných dávek). Program umožňuje základní výplatní sestavy poskytnout i v elektronické formě ("na disketě"). Tato kapitola Vám má osvětlit princip vyplácení dávek z programu Sociální dávky pro Windows. Bude vysvětleno, kolik cest vede k cíli, i když zde nebudou popsány detaily provádění.
1.6.1
Postup při provádění výplat, přípravy dávek
V této kapitole bude popsáno, jak postupovat při provádění výplat z programu SocWin, a to jak ty nejjednodušší případy, tak i případy složitější.
1.6.2
Podle čeho program vyplácí
Program SocWin vyplácí peníze pouze na základě zapsaného rozhodnutí. Proto nejprve musíte ve své databance najít spis, z něhož je třeba vyplácet peníze (nebo zadat spis nový) a v něm zapsat rozhodnutí. Tomu se věnují jiné kapitoly. Zde tedy budeme předpokládat, že máte rozhodnutí zapsané (nestačí jej jenom zaevidovat). Aby se rozhodnutí mohlo vyplatit, musí být splněny mimo jiné tyto základní podmínky: Spis, v němž je rozhodnutí zapsáno, musí být aktivní Na spisu nesmí být uvedeno pozastavení Ani na rozhodnutí nesmí být uvedeno pozastavení. Za těchto podmínek program vyplatí tolik, kolik je z daného rozhodnutí možné. Tím se dostáváme k důležitému údaji na rozhodnutí, a tím je náležitost.
1.6.3
Náležitost
je částka, na kterou má klient v daném měsíci nárok na základě zapsaného rozhodnutí. U opakovaných dávek je to v běžném měsíci částka uvedená na rozhodnutí. U jednorázových dávek je to tatáž částka, pouze s tím rozdílem že na ni je nárok pouze jedenkrát, a to v měsíci od kdy je dávka přiznána. Jiná situace nastává při zápisu rozhodnutí na opakovanou dávku, která se přiznává zpětně: tam je v prvním měsíci náležitost vyšší než jedna měsíční částka (program dopočítává náležitost od prvního dne nároku až do aktuálního měsíce). Tedy například u rozhodnutí o přiznání dávky, které zapíšeme v březnu, ale uvedeme nárok od 1.února, bude náležitost rovna dvojnásobku přiznané měsíční dávky. Výši náležitosti můžete kdykoliv zkontrolovat na konkrétním rozhodnutí, na stránce F12-Náležitost a rejstřík. Pokud není na rozhodnutí uvedeno nic jiného, přípravou dávek se náležitost opíše na sestavu, na kterou patří podle druhu výplaty.
1.6.4
Příprava dávek
provede tedy to, že prohlédne všechny aktivní spisy, z nich vybere jen ty které nejsou pozastavené, v těchto spisech prohlédne zapsaná rozhodnutí a do sestav opíše částku uvedenou jako náležitost. Při tom zjistí, jakým druhem výplaty má být částka vyplaceno (složenkou, hotově, na účet, ...) a uvede výplatu do odpovídající sestavy. Na závěr se nabídne tisk připravených sestav. Přípravou však nic nekončí. nyní máte možnost si sestavy zkontrolovat. Pokud zjistíte, že sestavy nejsou v pořádku, můžete je opravit. Nejběžnější je ten případ, že ještě nemáte zapsané nové rozhodnutí a proto se něco nevyplatilo, anebo se vyplatilo předešlé rozhodnutí u těch spisů, kde má být např. snížení, zvýšení či odejmutí. Bez obav zapište nové správné rozhodnutí, a znovu spusťte přípravu dávek. Změny se do sestavy promítnou, a nezměněná rozhodnutí zůstanou v sestavě beze změn. Takto můžete opakovat přípravu tak dlouho, dokud nejsou sestavy zcela v pořádku. O dalších úpravách sestav bude zmínka v dalších odstavcích této kapitoly. Ve chvíli, kdy jsou sestavy v pořádku, je odevzdáváte na účtárnu k proplacení, přitom vytváříte diskety se složenkami nebo diskety s příkazem k úhradě na účet. O tom pojednává jiná kapitola návodu, zde se budeme nadále věnovat práci se sestavami. Když jsou sestavy v pořádku, vytištěné a odevzdané, je nejvhodnější čas je uzavřít.
1.6.5
Uzávěrka sestav
zajistí, že připravené sestavy budou již napevno uloženy ve sborníku a ve statistice sestav. Částky, uvedené u jednotlivých spisů v těchto sestavách, budou považovány za odeslané klientovi, a program je nedovolí vyplatit v tomto měsíci podruhé. Důsledkem uzávěrky je to, že pokud provedete novou přípravu dávek hned po uzávěrce, nic se nevyplatí. Takže nyní můžete vlastně otevřít „druhý výplatní termín“ – zapsat nová rozhodnutí o dávce, vytáhnout spisy ze šuplíku, zrušit pozastavení dávek atp. Takto můžete vyplatit ty klienty, kteří v době hlavního termínu neměli v pořádku doložené všechny příjmy, stihli to ještě v měsíci – ale pozdě. Prostě po uzávěrce sestav hlavního termínu můžete provést znovu přípravu k termínu. Bez nutnosti stěhovat spisy již vyplacené do šuplíku, či jiných zvyků ze starých verzí.
1.6.6
Čím se liší uzávěrka sestav a uzávěrka měsíce ?
To jsou zcela jiné pojmy! Uzávěrka sestav vezme to, co máte na sestavách připraveno k vyplacení a zapíše to jako hotové a vcelku nezměnitelné. V podstatě tedy odškrtává hotovou práci. Naproti tomu uzávěrka měsíce projde všechna rozhodnutí, oznámí Vám co jste v končícím měsíci nevyplatili (viz dále) a po potvrzení ukončí měsíc. Ihned poté otevře nový měsíc, přičemž do každého rozhodnutí (kterého se to týká) se započítá (přičte) náležitost na tento další měsíc. Takže vlastně otevře novou práci. Pro jednoduchou představu to lze přirovnat k nabití kreditu v telefonu.
1.6.7
Porovnání náležitosti rozhodnutí s kreditem v telefonu
Na začátku dostanete telefon s určitým kreditem, stejně tak při zápisu rozhodnutí je do něj vložena počáteční náležitost (která může obsahovat nárok za minulý měsíc). V průběhu měsíce z telefonu kredit ubývá, stejně tak se z rozhodnutí vyplácí náležitost (buď najednou, přípravou dávek, anebo po částech – platbami záloh, platebních poukazů atp). Program se snaží vyplatit v měsíci celou náležitost do nuly, jako byste vyčerpali do nuly kredit na telefonu. Nicméně, když telefon nepoužíváte, kredit se vám převede do nového měsíce. Stejně tak rozhodnutí, které se v měsíci nevyplatí (je v šuplíku, nebo pozastavené atd), tak má na konci měsíce nějakou náležitost, která se převádí do nového měsíce. Klient o své peníze nepřijde. Uzávěrka měsíce je obdobou dobíjení kreditu: ke kreditu, který vám zůstal z minulého měsíce se přičte částka z dobíjecího kuponu. Stejně tak k nevyplacenému zůstatku náležitosti se přičte částka uvedená jako měsíční dávka. Takže na rozhodnutí, které z nějakého důvodu necháte ležet v archivu (bez toho, abyste jej řádně odejmuli), bude každý měsíc nabíhat nová a nová náležitost.
1.6.8
Zápis rozhodnutí
Při zápisu rozhodnutí se (kromě jiného) určuje, jakou má klient náležitost v aktuálním měsíci. Mohou nastat tyto situace – nejprve pro opakované dávky: Dávku přiznáváte od 1. dne aktuálního měsíce: náležitost bude odpovídat přiznané dávce. Dávku přiznáváte zpětně, tedy od 1. dne některého předchozího měsíce: náležitost bude zahrnovat nárok za všechny předešlé měsíce plus aktuální měsíc Dávku přiznáváte od 1. dne měsíce příštího: náležitost bude rovna nule, v aktuálním měsíci se nevyplácí nic, první výplata proběhne až v tom měsíci, od kdy je dávky přiznána. U dávek jednorázových je situace jednodušší: U rozhodnutí přiznaných v aktuálním měsíci nebo dříve je náležitost rovna částce rozhodnutí U rozhodnutí přiznaných od příštího měsíce je náležitost rovna 0, částka se vyplatí až v měsíci nároku.
1.6.9
Zápis rozhodnutí a deniny
Další možná situace nastane v případě, že opakovanou dávku nepřiznáváme od 1. dne v měsíci, ale někdy v průběhu měsíce. Zde program automaticky určuje deniny, a ty potom uvádí jako náležitost. Program si také poradí se situací, kdy přiznáváte dávku např. od 10. dne minulého měsíce: potom vyplatí za minulý měsíc vypočtené deniny a za měsíc aktuální vyplatí celou částku.
1.6.10
Jak zajistit, aby se částka z rozhodnutí neproplatila
Jsou situace, kdy není možné rozhodnutí vyplatit, ale přitom není vhodné hned zapsat rozhodnutí o odejmutí dávky nebo o zastavení výplaty. Například klient slíbil doložit příjmy, ale nestihl to do termínu běžných výplat. Nejjednodušší cesta je stále šuplík: klikněte myší někam do rámečku s číslem spisu, a vyberte převod spisu do šuplíku. Od této chvíle se ze spisu nic neproplatí. Pokud v tuto chvíli máte na sestavách něco připraveného, dejte znovu provést přípravu a výplaty tohoto spisu ze sestav zmizí. Po této opakované přípravě můžete vytisknout již správné sestavy a předat je k proplacení. Proveďte uzávěrku sestav. A nyní, co s tímto klientem, když přijde již po výplatním termínu a doloží potřebné doklady: převedete jej do aktivních spisů a spustíte přípravu. Protože předešlý termín je již vyplacen a uzavřen, budou založeny nové sestavy a na nich bude jen tento jeden klient. (Samozřejmě, že v případě, kdy takto převedete do aktivních více spisů, budou tam všechny tyto převedené spisy.) Klient nemusí čekat až do nejbližšího výplatního termínu, může dostat peníze v hotovosti platebním poukazem.
1.6.11
Jak vyplatit částku z rozhodnutí ihned přes pokladnu
Co s klientem, který požaduje vyplacení celé dávky anebo její části přes pokladnu? V tomto případě potřebujete jednak zajistit výplatu požadované částky, jednak je třeba snížit anebo docela zrušit běžnou výplatu v tomto měsíci (nejčastěji složenku) a také uvést do sborníku, že požadovaná částka byla vyplacena platebním poukazem. Toto je nejvhodnější řešit právě zápisem platebního poukazu, na záložce F11-Rozhodnutí, funkce F6-platby. Více najdete v kapitole Provádění plateb z rozhodnutí.
1.6.12
Podle čeho program vyplácí
Vždy jen na základě rozhodnutí. Bez platného zapsaného rozhodnutí o dávce program nevyplatí nic. Po zápisu rozhodnutí o výplatě libovolné dávky vzniká klientovi nárok na výplatu této dávky, a program má za úkol tuto dávku řádně vyplatit a výplatu zaevidovat do sborníku plateb klienta. Výplata proběhne až po splnění některých podmínek, ale o tom se píše podrobněji v kapitole “Postup při provádění výplat v odstavci Náležitost a Příprava dávek“.
1.6.13
Druhy sestav
Druhy sestav odpovídají zhruba organizačnímu členění výplatních termínů na úřadech. Největší objem vyplacených dávek projde hlavním výplatním termínem, podle zvyku mezi 20. až 26. dnem měsíce. Tomu odpovídá v programu výplata v termínu. Jiná situace nastává u jednorázových dávek, které jsou určeny na rychlou výpomoc osobám bez prostředků. Zde není možno s výplatou čekat až na řádný výplatní termín a použije se výplata ihned. A konečně je zde i možnost kdykoliv vystavit platební poukaz, a potřebnou částku vyplatit z účtárny neprodleně. Takto lze vyplatit i např. zálohu na dávku (v nižší částce než je celková dávka). První dva uvedené druhy výplat se určují již při zápisu rozhodnutí, a každý druh má potom vlastní přípravu dávek.
Platební poukaz není určován při tvorbě rozhodnutí, nemá přípravu dávek, vytváří se případ od případu jednotlivě.
1.6.14
Druhy výplat
Program vždy umožňuje vyplácet složenkou (pomocí souboru VDS pro Českou poštu), v hotovosti (přes účtárnu úřadu) a na účet klienta. Dále pak program dovoluje určit až šest dalších druhů výplat, a tak od sebe oddělit výplaty dávek např. nepeněžitých - různé poukázky, úhrady faktur za klienty atp. Takové výplaty pak nebudou figurovat v soupisu plateb finančních (nedostanou se např. na disketu složenek), ale bude možno je předat na účtárnu k proplacení jinou cestou.
1.6.15
Možnost úhrad plateb za klienta
Další možnost, kterou program nabízí pro usnadnění výplat, je úhrada některých plateb za klienta z jeho dávky. Tím máme na mysli např. platba nájmu, splácení přeplatku, úhrada výživného atp. Program dovoluje uvést k rozhodnutí o výplatě dávky přehled těchto plánovaných úhrad. Potom při přípravě sestav bude klientovi osobně poukázána jen část dávky, a veškeré připravené platby budou za klienta uhrazeny (např. převodem na příslušné účty). Tomu se věnuje kapitola „Provádění plateb z rozhodnutí“.
1.7 Provádění plateb z rozhodnutí V této kapitole se pod pojmem platba rozumí jiná výplata než je běžná přípravou v termínu nebo přípravou ihned. Patří sem tedy tyto pohyby peněz: mimořádná záloha, kterou si klient jednorázově vyžádal splátka přeplatku úhrada např. nájmu nebo jiných opakovaných či jednorázových plateb za klienta, které můžeme provádět i na účet jiný než uvedený u klienta.
1.7.1
Úvodem
Každá tato platba může být provedena pouze na základě zapsaného rozhodnutí o výplatě dávky. Není tedy možno vyplatit peníze bez rozhodnutí. Dále není možné vyplatit jakoukoli dávku předem, tedy nárok na příští měsíc. A také není možno vyplatit peníze v případě, že je celá měsíční dávka již vyplacena na sestavě a tato sestava je uzavřena. Platby se tedy provádí z konkrétního rozhodnutí, proto si najděte konkrétní spis, na něm kartu F11-Rozhodnutí a najeďte na řádek s rozhodnutím, které se má vyplatit.
1.7.2
Jednorázová okamžitá platba
Provede se v případě, že např. klient přišel požádat o výplatu mimořádné zálohy, anebo když je třeba vyplatit určitou částku jinak než by proběhla přípravou. Je možno provést platbu jak v hotovosti, tak např. poukázkou na potraviny. Nastavte se na řádek s rozhodnutím, ze kterého chcete vyplatit zálohu. Klávesou F6-Platby rozbalíte nabídku funkcí pro provádění plateb. Vyberte první řádek: Okamžitá platba - platební poukaz. Pokud z tohoto rozhodnutí nelze nic vyplatit, program to oznámí a není možno pokračovat. Když je možno něco vyplatit, do otevřeného okna vepište částku, kterou si právě teď přejete vyplatit klientovi, a ve vedlejším údaji zvolte typ úhrady. Dejte F2-Uložit. Program nyní nabídne tisk platebního poukazu. Nakonec bude zobrazena stránka F12-Sborník, kde je výplata uvedena. Pokud nyní spustíte přípravu dávek, bude klientovi vyplacena dávka v nižší výši (snížená o zapsaný platební poukaz). V případě, že máte připravené nějaké sestavy, na kterých je klient uveden, bude tato částka na sestavách snížena o částku, vyplácenou tímto platebním poukazem. Pokud má klient ale vyplacenu celou částku, nebude možno zapsat žádný platební poukaz. Není možno vyplatit klientovi tu část dávky, která je rezervována pro úhradu plánovaných plateb (viz dále). Vystavený platební poukaz můžete dotisknout na stránce F12-Sborník funkcí F6-Dotisk, nebo jej můžete na téže stránce funkcí F8-Vymazat celý zrušit (a tím uvolnit peníze na něm uvedené pro např. běžnou výplatu). Pro úplnost zde uvedeme, že v menu Výplaty lze pod položkou Tisk sestav nalézt sestavu dosud vystavených platebních poukazů. Tuto sestavu je možno nejen dotisknout (obsahuje přehled vystavených poukazů), ale je možno tuto sestavu uzavřít a tak rozdělit vystavené platební poukazy např. po týdnech. A navíc je možno vystavovat platební poukazy s uvedením výplaty složenkou a na základě těchto poukazů lze vytvořit normální VDS (disketu na poštu). Obdobně je možno poukazy připravené na účet předat ve formě homebankingu na účtárnu k proplacení na účet klienta.
1.7.3
Opakované a jiné plánované platby
Slouží k plánovaným úhradám různých splátek, jako je např. splátka přeplatků, úhrada nájemného za klienta, strhávání výživného pro děti klienta atp. Nastavte se na řádek s rozhodnutím, ze kterého chcete vyplatit zálohu. Klávesou F6-Platby rozbalíte nabídku funkcí pro provádění plateb. Vyberte druhý řádek: Přehled plateb z rozhodnutí. Otevře se stránka Platby, kde (u nových rozhodnutí) není v tabulce vyplněn žádný řádek a ze spodní nabídky funkcí lze zvolit pouze F7-Nová platba. Tím začněte, popis údajů je uveden v další kapitole. Po zadání platby ji uložte tlačítkem F2-Uložit, a nezapomeňte uložit celou tabulku s přehledem plateb (ještě jednou dejte F2-Uložit). Takto zadejte jednotlivé platby všech klientů, kterým potřebujete nějakou částku z rozhodnutí strhávat. Pokud u platby uvedete, že je opakovaná, bude se strhávat každý měsíc. Pokud uvedete, že je jednorázová, strhne se jen jedenkrát a v příštím měsíci již ne. Rozpis plateb lze kdykoliv upravovat, libovolné platby můžete smazat a jiné zase přidat, můžete změnit i výši částky, druh výplaty i účet na který se platba provádí. Platba se do sestavy dostane provedením přípravy sestav, tak jako připravujete běžné dávky.
1.7.4
Popis obrazovky plánované platby
Každá plánovaná platba obsahuje následující údaje: Název: slouží pouze pro Vaši informaci a rychlý přehled o účelu platby. Částka: zde uvedete, kolik chcete takto vyplácet. Vyplácet: zvolíte, zda opakovaně (každý měsíc) anebo jen jedenkrát. Druh výplaty: složenkou, hotově, ... Ode dne, do dne: časový interval, ve kterém se má platba provádět (lze tak omezit např. splácení přeplatku) Výplatní termín: a) Ihned b) V termínu (případně ve kterém termínu) - ovlivní, na které sestavě platbu najdete. Pozastavení: je možno platbu pozastavit a tak ji v tomto měsíci neprovádět, a příští měsíc toto vrátit a běžně pokračovat v platbě. Účet: na který jiný účet bude platba poukazována
1.8 Storno uzávěrky měsíce Slouží k tomu, aby bylo možno zrušit uzávěrku měsíce, která byla provedena omylem anebo předčasně. Umožňuje tak vrátit se do předešlého měsíce a dokončit v něm jeho výplaty.
1.8.1
Potřebné oprávnění
Storno uzávěrky měsíce může provést pouze Supervizor.
1.8.2
Jak se připravit
V databance musíte být sami, tak jako při přípravách dávek. V aktuálním období NESMÍ být žádná sestava. O vymazávání sestav se hovoří na konci této kapitoly. Doporučuji zálohovat data před tím, než provedete Storno uzávěrky měsíce.
1.8.3
Jak provést storno uzávěrky měsíce
V menu VÝPLATY zvolte položku Storno uzávěrky měsíce. Pokud nevidíte tuto položku, nejste přihlášen jako supervizor. Program zkontroluje, zda v aktuálním období nejsou nějaké sestavy, případně to ohlásí jako chybu. Program se dvakrát zeptá, zda chcete stornovat uzávěrku měsíce. Bude vyžadováno, abyste napsali slovy Storno uzávěrky, a teprve poté bude uzávěrka stornována. Program ohlásí, že storno uzávěrky bylo provedeno. Jestliže dojde k nějaké chybě, program to ohlásí a doporučí obnovu dat ze zálohy.
1.8.4
Co dále
Při provedení běžné uzávěrky měsíce jsou všechny sestavy automaticky uzavírány. Stornování uzávěrky měsíce ale tyto sestavy "neotevře", zůstávají stále uzavřené. Pokud tedy potřebujete v sestavách otevíraného měsíce něco změnit, musíte tyto sestavy "otevřít".
1.8.5
Jak "otevřít" uzavřenou sestavu
Tuto funkci využijete v případě, kdy máte v novém měsíci připravené a uzavřené sestavy. Rovněž se tato funkce hodí ve starém měsíci (do něhož se vracíme), a kde potřebujeme změnit něco na sestavách (které jsou uzavřené). Musíte být přihlášen jako supervizor. V menu VÝPLATY zvolte položku Dřívější sestavy Vlevo zvolte aktuální měsíc. Vpravo najděte sestavy, které chcete "otevřít". Můžete je (klávesou Enter) dotisknout a tak se přesvědčit, zda jsou to ony. V pravém seznamu klikněte pravým tlačítkem myši na řádek těch sestav, které chcete "otevřít", otevře se servisní menu. Zvolte funkci Storno uzávěrky (má se na mysli storno uzávěrky vybrané sestavy)
1.8.6
Jak smazat otevřenou sestavu
Tuto funkci využijete v situaci, kdy potřebujete zcela vymazat některou sestavu. Není možno vymazat uzavřenou sestavu! V menu VÝPLATY zvolte položku Smazání připravených sestav ... a vyberte druh sestav, které chcete vymazat. Potvrďte vymazání. Pokud tuto položku v menu VÝPLATY nevidíte, proveďte rozšíření schopností programu: V menu ÚDRŽBA zvolte položku Nastavení pro výplaty Zvolte Opravit, a v údaji Pracovní postupy u Přípravy sestav zvolte 2. Nově ... , dejte F2-Uložit. Vraťte se do menu VÝPLATY.
1.9 Tvorba VDS Když jsou v databankách připraveny sestavy s dávkami, potřebujeme poslat na poštu seznam složenek pro výplatu dávek. Na některých úřadech se ujalo pojmenování okruh nebo uzávěrka, ale pro jednoznačnost budeme mluvit o výstupu na poštu. Pojem VDS je zkratkou pro Výstupní Datový Soubor, a je takto pojmenován Českou poštou.
1.9.1
Sestavy
Sestavy složenek se vytvářejí v databankách přípravou sestav. V databance si je rovněž vytisknete a zkontrolujete. Teprve poté můžete ukončit práci v databance a začít s výstupem. Tímto postupem můžete na jednu disketu uložit složenky i z více databank.
1.9.2
Postup pro tvorbu VDS
Pokud jste v databance, ukončete ji. Tlačítkem Výstupy zvolte funkci Složenky pro Českou poštu. V horním okénku zvolte typ sestav, které chcete zapsat na disketu (Termín, Ihned, Platební poukazy), a klávesou Enter pokračujte. Ve středním okně označte klávesou Enter ty databanky, jejichž sestavy chcete zapsat na disketu. Pokud chcete některé databanky odznačit (zrušit označení), klávesa Enter u nich označení smaže. Klávesou F2 pokračujte dál. Do kolonky Číslovat VDS od: zapište číslo první VDS, kterou program vytvoří. Stiskněte tlačítko Vytvořit VDS, program zapíše soubor VDS na určené umístění (viz Nastavení pro VDS). V závislosti na nastavení kryptování se nyní program může zeptat na heslo do programu Crypta. Podle nastavení tedy program vytvoří jak čitelný soubor VDS, tak soubor zakryptovaný. Na závěr program oznámí, kde je který soubor. Nyní vytiskněte průvodky datových souborů: tlačítkem Tisk průvodky funkce Tisknout PRŮVODKU VDS (listy), nebo Tisknout OPIS HLAVIČEK VDS (řádky). Na závěr můžete vytisknout příkaz k úhradě: tlačítkem Tisk příkazu funkce Příkaz do banky.
1.9.3
Co dále
Odešlete disketu nebo e-mail se složenkami a počkejte na potvrzení o přijetí ke zpracování Nezapomeňte uzavřít sestavy v jednotlivých databankách!
1.10 Výplatní okruhy a jejich popis Zde je uveden kompletní popis výplatních okruhů a dávek, které v nich program vyplácí nebo podle nich vystavuje rozhodnutí.
1.10.1
Členění okruhů
Program obsahuje dva moduly: Modul A umožňuje zpracovávat evidenci pro pověřené obecní úřady Modul B umožňuje zpracovávat evidenci pro obce s rozšířenou působností (dříve vedenou Okresními úřady)
1.10.2
Každý modul obsahuje několik výplatních okruhů:
Okruhy modulu A Rodiny s nezaopatřenými dětmi (§ 4 a § 8 zákona 482/1991, § 23 a 28 vyhlášky 182/1991) Péče o osobu blízkou (§ 80a § 81 zákona 100/1988) Příspěvky na TZP a staré občany (§ 4 a § 8 zákona 482/1991, §§ 28, 32, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 45, 46, 48 vyhlášky 182/1991) Péče o jednotlivce a bezdětné rodiny (§ 4 a § 8 zákona 482/1991) Péče o občany vyžadující zvláštní pomoc (§ 51 vyhlášky 182/1991) Okruhy modulu B Rodiny s nezaopatřenými dětmi (§ 5 zákona 482/1991) Příspěvky při pěstounské péči (§ 26 a § 27 vyhlášky 182/1991) Příspěvky pro TZP (§§ 33,34,35,36 vyhlášky 182/1991) Bezúročné půjčky (§ 57 a § 58 vyhlášky 182/1991 Sb) Evidence a vystavení průkazů ZTP (§ 31 vyhlášky 182/1991)
1.11 Organizace dat Jednotlivé spisy jsou společně umístěny v databankách. Každá databanka obsahuje spisy, které mají něco společného: situaci žadatele, okruh bydliště, pracovníka úřadu který je za tyto spisy odpovědný. Program může obsahovat libovolný počet těchto databank, záleží na stylu organizace práce konkrétního úřadu. Databanka tedy představuje jakousi "skříň" na spisy, s nadpisy jako např. "Rodiny s dětmi - město", nebo "POB - písmeno A-L" atp.
1.12 Databanka Tímto slovem označujeme svazek spisů, které jsou umístěny a zpracovávány společně. Do jedné databanky zavádíme spisy těch klientů, kteří mají něco společného, a o něž pečuje jeden pracovník odboru.
1.12.1
Okruhy dávek
Okruhem dávky máme na mysli druh péče (zákony a paragrafy), které klientovi poskytujeme. Některé okruhy mají rozdílné výpočetní postupy, některé okruhy mají odlišné účtování, jiné okruhy mají jiný způsob evidence informací, další pak mají speciální postupy zadávání dat. Detailní popis všech okruhů najdete v kapitole: Výplatní okruhy a jejich popis.
1.12.2
Podle čeho rozdělovat klienty do databank
V první řadě podle sociální situace (tedy podle okruhu dávek): zvlášť budou rodiny s dětmi zvlášť nezaměstnaní jednotlivci v jiné databance osoby staré a invalidní samostatně budou vypláceny příspěvky při péči o osobu blízkou, atd. Další členění pak záleží na organizaci a rozdělení práce v rámci úřadu, slouží k rozdělení velkého počtu klientů mezi jednotlivé pracovníky odboru například podle: bydliště žadatele příjmení žadatele data narození Takže nakonec vznikne několik databank, pojmenovaných například: Nezaměstnaní - město Nezaměstnaní - okolní vesnice Rodiny s dětmi - město Rodiny s dětmi - okolní vesnice Příspěvek POB ...a další.
1.12.3
Proč rozdělovat klienty do databank
Pokud se ptáte, jaké výhody přinese rozdělení klientů do jednotlivých databank, zde jsou odpovědi: budete mít v databance jen své klienty, nebudete muset hledat ty své mezi mnoha dalšími výplatu dávek si uděláte kdy budete chtít, nemusíte se domlouvat s ostatními pracovníky zda už mají vše připraveno výplatní sestavy budou obsahovat jen vaše klienty (snazší kontrola vašich spisů) lze zajistit, abyste do své databanky měli přístup jen vy, potom máte jistotu že tam nikdo jiný nic nezmění můžete si nastavit odlišný způsob práce než je v jiných databankách, a to včetně možnosti úprav dokumentů (rozhodnutí, atd.). můžete si nastavit svoje soukromé texty do rozhodnutí (odůvodnění, výrokovou část).
1.12.4
Co lze provádět společně z více databank
Samozřejmě, že i při rozdělení práce do databank nemůže být rozděleno a nezávislé vše. Některé informace jsou dostupné všem uživatelům, a program navíc dovoluje některé sestavy tisknout hromadně z více databank. Některá data navíc mají charakter "společných", jako je například jméno a adresa konkrétní osoby. Tyto údaje potom lze změnit v jedné databance, a promítnou se i v ostatních. Další společnou informací je to, zda určitá osoba figuruje ve spisech v jiných databankách. Můžete najít libovolnou osobu, bez ohledu na to, ve které databance je evidován a zda je ve spise jako žadatel či společně posuzovaná osoba soubor s výplatami na složenku pro Českou poštu můžete vytvořit jeden z více databank (výplaty se sečtou) můžete vytisknout kompletní sborník všech výplat ze všech databank je možno vytisknout statistické výkazy za více databank najednou zálohování a obnova dat může být společná pro všechny databanky (nebo lze zálohovat a obnovovat data i jednotlivě) údržbu textových částí je možno provádět společně, a tak na jednom místě nastavit používané texty pro všechny databanky Převádění spisů mezi databankami
Jsou situace, kdy je třeba celou spisovou dokumentaci předat do jiné databanky. Nastane to například v tom případě, kdy máme databanky rozdělené podle příjmení klienta, a žadatelka změní jméno (např. se provdá) a přejde do péče jiného pracovníka. Pro tyto případy program umožňuje převést spis do jiné databanky. Tímto převodem se spisu ve své databance zbavíte, a objeví se v databance jiné. Se spisem se převedou všechny informace v něm uložené, např. sociální situace, kalkulace dávky, žádosti a návrhy, rozhodnutí, sborník výplat a kniha šetření. Nedoporučuje se převádět spisy mezi různými okruhy dávek, ale v případě potřeby to je možné a chybu v datech to nezpůsobí.
1.13 Čtvrtletní výkaz pro MPSV 1.13.1
Podmínky pro správné výsledky
První podmínkou jsou správné výplatní sestavy. Čtvrtletní výkaz pro MPSV je vytvořen na základě sestav z jednotlivých databank. Není tedy (jako ve verzi 6 a DOS) vygenerován podle zapsaných rozhodnutí, ale podle skutečně vyplacených dávek. Druhou podmínkou je, že u rozhodnutí uvádíte správný okruh a formu dávky. Pokud máte tedy databanku špatně zatříděnou, a vyplácíte dávky podle něčeho jiného, nemůže vám statistika správně fungovat. Častou chybou tohoto druhu je zatřídění nezaměstnaných do okruhu A. MIM: Mimořádně obtížné situace, kde lze vyplácet pouze §51 vyhl. MPSV č. 182/1991 Sb. Správné zatřídění nezaměstnaných je A. NEZ: Jednotlivci a bezdětné rodiny, kde se vyplácí podle § 4 a § 8a zák. č. 482/1991 Sb.
1.13.2
Podmínky pro správný rozpis počtu příjemců
Další podmínky platí pro správné rozepsání statistiky (údaje "z toho"): pro rozpis příjemců v evidenci ÚP je třeba, aby ve spisu byl uveden příjem typu HMOTNÉ ZABEZPEČENÍ. V případě že osoba již nemá příjem, uveďte částku 0 Kč, ale typ příjmu musí být uveden. pro rozpis osob se zvýšenými náklady na bydlení je nutno uvést náklady - buď jako Ostatní, nebo jako Skutečné náklady na bydlení. Pokud bude současně uvedena potřebnost Náklady na bydlení ze zákona, budou obě potřebnosti porovnány. Pokud v tomto spisu potřebnost ze zákona uvedena nebude, určí se podle počtu osob ve spisu.
1.13.3
Co ve výkazu zatím není
Řádek statistiky 36c a d : rozlišení důchodu starobního a invalidního program neprovádí, proto je rozlišení těchto důchodů provedeno věkem osoby, která tento příjem má. Řádek statistiky 37c : v programu nikde není evidována informace Absolvent školy dosud bez zaměstnání, proto je tento řádek nulový. Ostatní řádky a sloupce jsou vyplněny podle údajů zadaných ve spisech.
1.13.4
Jak výkaz vytisknete
Mimo databanku Tlačítko Výstupy, položka Tisky sestav, řádek 2. Čtvrtletní výkaz pro MPSV Na obrazovce TISK ČTVRTLETNÍ STATISTIKY vyberte databanky, za které chcete tisknout. Dále zadejte období tisku a zvolte F9-Tisk.
1.13.5
Jak výkaz zkontrolujete
Vytiskněte si statistiku podle paragrafů, kde budou rozepsány výplaty dávek za vybrané databanky za zvolené období, s rozpisem podle jednotlivých forem dávek. Tyto formy dávek sečtěte podle Vysvětlivek k výkazu a součty zkontrolujte ve Výkazu .... Tímto jednoduchým postupem zkontrolujete základní řádky výkazu. Řádky s rozpisem ("z toho") lze zkontrolovat až v konkrétní databance na konkrétních spisech, nejčastěji na stránce F10-Žádost a návrh. Tisk statistiky: obdobný jako tisk výkazu, v nabídce tisku je o řádek níže. V údaji Detaily rozpisu vyberte pro začátek: 1.Jen součty za dávky (za každou formu dávky bude uveden jeden řádek sečtený ze všech databank) anebo 2. Podsoučty za databanky (u každé formy dávky bude uveden rozpis, jak se na něm podílejí jednotlivé databanky).
1.13.6
Další kontrolní postupy:
Vytiskněte statistiku paragrafů s výběrem jen jedné databanky, vytiskněte si sborník v této databance za uvedené období. Odkontrolujte si součet vyplacených dávek v databance a součet ve statistice paragrafů. Zde je na kontrolu jen jedno číslo (celkový součet), stačí tedy kontrolovat jen na obrazovce.
1.14 Účetní a kontrolní sestavy Program poskytuje řadu sestav pro účtárnu, podle kterých lze kontrolovat souhlas vyplacených částek členěný podle výplatních kapitol. Program obsahuje několik bezpečnostních prvků, které zajišťují nezměnitelnost výplatních sestav. Při jejich důsledném používání nemůže dojít k finančním únikům. V této kapitole je uvedeno, jak program zabezpečuje výplatu dávek proti pozměnění údajů na výplatních sestavách mezi jejich tiskem (kontrolou) a vyplacením (tvorba disket a příkazů k úhradě).
1.14.1
Úvodem
Běžný režim práce na sociálním odboru je následující: z programu se vytisknou sestavy obsahující výplatu dávek, tyto sestavy si zkontroluje pracovník odpovědný za vyplacení a následně je zkontroluje a podepíše jeho nadřízený. Poté se tyto sestavy předají k vyplacení na účtárnu. Program však musí pracovníkům umožnit provedení oprav na těchto výplatních sestavách (v případě, že je na nich něco uvedeno chybně), proto nelze zakázat možnost opravovat sestavy. Zde stojí proti sobě dva požadavky: nezměnit sestavy a přitom možnost opravit je. Tuto situaci není možno vyřešit jakýmkoliv programovým způsobem. Řešení spočívá v součinnosti programu a vedoucího odpovědného za správnost výplat. Pro možnost snadné a rychlé kontroly shody sestav program na každou sestavu tiskne kontrolní číslo.
1.14.2
Kontrolní číslo
Každá sestava obsahuje kontrolní číslo. To vypadá zhruba takto: 69dfA2-25zZr5-5fr9aeR21x-7ALP9u. Najdete jej na výplatních sestavách na poslední stránce u celkového součtu, a rovněž na některých dalších sestavách (průvodka datového souboru). Kontrolní číslo obsahuje pět částí, každá část jistým způsobem obsahuje souhrn vybraných sloupečků z celé sestavy. Jakmile se změní kterékoliv písmeno nebo číslice v hlídaném sloupci, změní se i text v odpovídající části kódu. I když by se změnila výplata u jednoho spisu nahoru a u jiného spisu o tutéž částku dolů, projeví se to změnou kódu. Změna adresy nebo účtu se promítne rovněž. Změna počtu řádku také. první část kódu obsahuje jména a příjmení příjemců dávek druhá část obsahuje adresy klientů (ulice, číslo popisné) třetí část odráží přehled pošt a obcí (spolu s druhou částí hlídají adresu) čtvrtá část hlídá účty příjemců dávek pátá část hlídá veškeré vyplácené částky.
1.14.3
Použití, kontrolní postupy
Vedoucí, který je odpovědný za vyplácení dávek, při schvalování sestavy si ponechá její kopii (alespoň poslední stránku). Při předávání podkladů k proplacení (na účtárnu) vedoucí zkontroluje shodu svých uložených kódů a kódů na předávaných sestavách. Kontrolní kódy jsou uváděny i na sestavě Průvodka datového souboru VDS, aby bylo možno snadno a najednou zkontrolovat odcházející složenky. Při neshodě v některé části kódu pak stačí projít jen uvedený sloupec a v něm pak najít změnu v informacích.
1.14.4
Význam
Kontrolní kód tedy zajistí, že rychlým prohlédnutím jednoho řádku má uživatel (vedoucí) jistotu, že dvě různé sestavy obsahují zcela shodná data.
1.15 Postup při načítání šablon 1.15.1
Příprava na Internetu
Soubor se šablonou uložte kamkoliv na disk, tak abyste k souboru měli přístup z počítače s programem SocWindows. Můžete si samozřejmě stáhnout více souborů najednou. Pozn.: Jméno souboru, pod kterým šablonu uložíte, nemá vliv na načítání šablony do programu. Šablonu můžete při ukládání libovolně přejmenovat. Povinná je pouze přípona .DJV !
1.15.2
Zpracování v programu
Spusťte program, přihlaste se jako vedoucí nebo jako supervizor. V dolním menu klikněte na Nastavení Z nabídky funkcí vyberte Nastavení tisku DOKUMENTŮ Na nastavovací obrazovce v pravém rámečku zkontrolujte (případně nastavte) položku "Sdílet dokumenty:" na 1. Sdílet s ostatními Klikněte na tlačítko Načti vzor Najděte šablonu, kterou jste uložili z Internetu, a potvrďte načtení. Tento krok můžete opakovat pro další šablony.
1.15.3
Hromadné zpracování nových šablon v programu
Šablony, které jste uložili z Internetu nakopírujte do adresáře C:\Soc_win7\Updv (případně tento adresář vytvořte) Spusťte program. Pozn.: Tento postup nepřepisuje ty šablony, které již v počítači máte (chrání tak vaše případné změny). Načítá pouze nové položky. Postup při načítání sestav (reporty FRX)
1.16 Problémy s tiskem SESTAV Bohužel, náš program běží na platformě Windows, a proto se nevyhne chybám tohoto operačního systému. Při množství uživatelů našeho programu se samozřejmě občas vyskytnou různé problémy, a ty s tiskem jsou z nich nejčastější. Podle provedené analýzy vznikají tyto chyby pravděpodobně v jádru Windows, které je odpovědné za zprostředkování vazby z programu SocWindows na subsystém tiskáren. Jedná se o problém přetečení zásobníku po vyvolání těchto funkcí z programu SocWindows při pokusu o tisk. Po několika testech u zákazníků, kde k chybě docházelo, jsme navrhli řešení známé z programátorských sekcí okolo Microsoftu jako "WorkAround", čili "Chybu nelze řešit, zkusme ji obejít".
1.16.1
Řešení
Bezchybný, plně funkční systém Windows poskytuje několik funkcí, které program SocWindows používá pro tisk. Pokud dochází k chybám (Windows při pokusu o tisk padají), pak program počínaje verzí 7.19.d umožňuje "vypínat" vazby na jednotlivé funkce Windows, a tím se vyhnout kolizím. V některých případech tak může dojít k omezení komfortu při využívání programu, což bude popsáno dále.
1.16.2
Jak nastavit tento systém
Spusťte program, přihlaste se jako SUPERVIZOR volte tlačítko Program, funkci Nastavení programu, položku Správce sestav FRX. Vpravo dole najděte tlačítko Řešení potíží a stiskněte jej, Otevře se okno Předcházení chybám WinSpooler..., a zde zaškrtněte jednotlivé moduly, které si přejete vyřadit z činnosti. Uložte okno. Provedené nastavení je platné pro daný počítač.
1.16.3
Popis jednotlivých modulů
A. Načítání přehledu tiskáren na začátku programu Toto by měl být první krok, který zvolíte při chybách systému. Pokud vyřadíte (zaškrtnutím) tento modul, pak si program nebude zjišťovat přehled nainstalovaných tiskáren při spouštění. Vyloučí se tím potenciální chyby zavlečené hned na začátku programu. Přehled tiskáren se zjišťuje při ukončování programu a automaticky se ukládá do konfigurace programu. Nevýhoda: Akceptování nové tiskárny bude vyžadovat ukončení a opětovné spuštění programu. Pokud program nebyl při změně tiskáren spuštěn, musí se spustit, ukončit a teprve při příštím spuštění je přehled tiskáren funkční. B. Nastavení počtu kopií pomocí WinSpooler Když je zaškrtnuto, pak tisk více kopií jedné sestavy probíhá jako tisk více nezávislých úloh. Nevýhoda: vyšší zatížení paměti při tisku. Žádný větší problém to nezpůsobí. C. Modifikace jakýchkoliv údajů předávaných do WinSpooleru Nevýhoda: Může způsobit problémy s tiskem sestav "Na šířku".
D. Zakázat nastavování dolního okraje pomocí změny reportu FRX Tímto se vyloučí jakékoli zásahy do definice sestavy před jejím tiskem. Nevýhoda: na tiskárnách kde je třeba rezervovat větší dolní netisknutelný okraj se toto nezajistí. Na jiných tiskárnách nevadí. E. Nezasahovat do nastavení DataEnvironment Bez obav zaškrtněte. Tento modul pouze předchází zobrazení chyby "Cannot locate cursor ...". F. Zakázat příkazy SET PRINTER TO ... Nejvážnější omezení celého systému. Vyřadí z funkce volbu tiskárny sestavy. Nevýhoda: všechny sestavy budou tištěny na výchozí tiskárnu Windows. Doporučený postup omezování modulů Pokud dochází k chybám při tisku, doporučuji postupně zaškrtnout tyto moduly: 1. Zaškrtnout modul 1 a vyzkoušet tisk 2. Zaškrtnout moduly 2 až 5 a vyzkoušet tisk 3. Zaškrtnout modul 6 a vyzkoušet tisk
2 Crypta 2.1 Crypta: první použití Nyní předpokládáme, že máte (z předchozích kroků) připraven program Crypta k používání. V této kapitole tedy vytvoříme první "zakryptovaný" soubor.
2.1.1
Příprava adresářů
Na disku v počítači vytvoříme adresář (složku), do které budeme z programu SocWin ukládat soubory VDS (při "Výstupu na poštu"). Vhodné pojmenování může být např. C:\Soc_Win7\Vds. Rozhodneme se, zda budeme posílat zakryptované soubory na disketě, nebo e-mailem. Pro posílání e-mailem vytvoříme ještě jeden adresář, vhodné pojmenování může být C:\NaPostu.
2.1.2
Příprava souboru VDS
Spusťte program SocWin7, zvolte Výstupy, položku Složenky pro Českou poštu. Začátek proveďte běžným způsobem, který je popsán v kapitole Tvorba VDS. Důležitým momentem je nasměrování výstupního souboru do připraveného adresáře: stiskněte tlačítko Nastavit (to první, pod tlačítkem Vytvořit VDS), a z menu vyberte Nastavení komunikace (adresáře a Crypta). Na obrazovce s nastavením uvedete hned do prvního řádku (Ukládat do adresáře) název adresáře, do kterého se mají ukládat výstupní nezakryptované soubory VDS (např. C:\Soc_Win7\Vds). Ostatní zatím neměňte.
2.1.3
Spuštění programu Crypta
Program Crypta spustíme ikonou s názvem "CryptaGUI". Objeví se následující obrazovka:
Vyplnění obrazovky programu CryptaGUI. 1. Jméno uživatele: nejjednodušší je použít tlačítko se třemi tečkami: a vybrat jméno ze seznamu. 2. Heslo: zadejte přesně platné jméno uživatele. 3. Pamatuj heslo: není dobré zaškrtávat (potom by mohl kdokoliv vaším jménem odeslat jakékoli složenky). 4. Vstupní adresář: uveďte ten, který je v programu nastaven jako výstupní (např. C:\Soc_Win7\Vds), i zde můžete použít tlačítko: … 5. Vstupní maska: vepište *.txt. 6. Výstupní soubor: zde bude uvedena jak cesta (buď disketa: A:\, anebo adresář na disku - např. C:\NaPostu\). Hned za touto cestou bude uvedeno jméno souboru. To určete po dohodě s informatikem na té pobočce České pošty, kam soubor posíláte. Podle dosavadních zkušeností bývá jméno složeno takto: písmena "EN", následuje číslo podavatele na šest číslic (vlevo doplňte nulou), poté měsíc a den podání (vše na dvě číslice, např. 0420 = 20.dubna). Další dvě číslice jsou číslo první VDS v souboru. Nakonec bude uvedeno K.ENC. Jméno souboru i s cestou můžete jinak zadat s pomocí tlačítka: … 7. Adresáti: s pomocí tlačítka : vyberte adresáta "PKB-VT 500". 8. Nyní by mělo proběhnout šifrování bez problémů. Po zakryptování Po úspěšném zašifrování byste měli buď na disketě, anebo ve zvoleném adresáři najít požadovaný soubor. To, jak jej odešlete na pobočku České pošty již není součástí tohoto návodu.
2.2 Crypta: běžné používání Nyní předpokládáme, že jste v předchozích krocích program Crypta již nastavili a poprvé úspěšně použili. V této kapitole bude popsáno běžné používání, které bude pravděpodobně provádět někdo z pracovníků sociálního odboru.
2.2.1
Příprava souboru VDS
V programu SocWin7 běžně vytvořte soubor na poštu. Vše je nastaveno, jen si zapamatujte číslo VDS.
2.2.2
Spuštění programu Crypta
Program Crypta spustíme ikonou s názvem "CryptaGUI". Objeví se následující obrazovka:
2.2.3
Vyplnění obrazovky programu CryptaGUI
1. Heslo uživatele: zadejte přesně platné jméno uživatele. 2. Ve jménu souboru opravte zvýrazněnou část: dvě čísla měsíc, dvě čísla den, dvě čísla jsou číslo VDS. Je to posledních šest číslic, před tím je číslo podavatele a po tom co jste zadali je jen K.ENC. 3. Nyní by mělo proběhnout šifrování bez problémů.
2.2.4
Po zakryptování
Po úspěšném zašifrování byste měli buď na disketě, anebo ve zvoleném adresáři najít požadovaný soubor. To, jak jej odešlete na pobočku České pošty již není součástí tohoto návodu.
2.3 Crypta: propojení s programem SocWin7 Program SocWin7 je již připraven na to, aby dokázal automaticky spolupracovat s programem Crypta. V této kapitole bude detailně popsáno nastavení programu SocWin7, tak aby s Cryptou pracoval i na vašem úřadu.
2.3.1
Nastavení SocWin 7
Spusťte program SocWindows verze 7 a přihlaste jako Supervizor nebo jako Vedoucí odboru. Zvolte tlačítko Program, z nabídky vyberte funkci Nastavení programu a poté funkci Komunikace s poštou. Zde klikněte na Oprav a vyplňte údaje zhruba takto:
Ukládat do adresáře: zde budou uloženy čitelné soubory VDS. Jsou zde ponechávány pro případnou kontrolu poštovním programem. Ukládat na disketu i průvodky souborů: při výstupu souborů VDS na disketu budou na ní ukládány současně i průvodky datových souborů. Archivovat všechny soubory: pokud je povoleno, program archivuje každý vytvořený soubor VDS i s průvodkou v adresáři VDSARC ve společných datech. Používat program CRYPTA: musí být zaškrtnuto, jinak se program Crypta nevyvolá. Umístění programu: najděte, kde je uložen program Crypta. Tlačítkem vpravo můžete soubor najít. Jinou možností, jak určit cestu k programu, je otevřít ikonu CryptaGUI a okopírovat přes schránku cíl této ikony. Výstupní soubory: zde se určuje, kam budou uloženy zakryptované soubory. Lze zadat samozřejmě i disketu (A:\). Pojmenování souborů: uvedený vzorek BPppppppmmddssK.ENC odpovídá dohodě s Českou poštou. Ikonou s otazníkem můžete zobrazit popis jednotlivých použitelných znaků. Jméno uživatele: zde přesně opište jméno uživatele z programu Crypta. Způsob zadání hesla: možnost 1. Při každém použití zadat je nejbezpečnější, obsluha bude muset heslo vždy ručně zadat. Další možnosti dovolují použít soubor s uloženým heslem, anebo dokonce heslo pevně nastavit. Tyto volby ale snižují zabezpečení celého systému a nedoporučujeme je používat! Adresát souboru: uveďte v uvozovkách jméno adresáta souboru, doporučujeme jej opsat přes schránku z programu CryptaGUI. Spustit Cryptu: dovolí spustit jak pracovní program CryptaGUI, tak nastavovací modul CryptaTool. Je vhodné pro opisování nastavení z Crypty do SocWin7. Nezapomeňte nastavení Uložit.
2.3.2
Používání
Pokud je vše správně nastaveno, pak uživatel pouze provede výstup složenek na poštu, a v uvedených adresářích bude uložen soubor VDS jednak čitelný, a také zakryptovaný. To, jak jej odešlete na pobočku České pošty již není součástí tohoto návodu.
