Uitzendregeling Berenschot

Uitzendregeling Berenschot

1

Inhoudsopgave 1. Algemene bepalingen

4

2. Financiële Bepalingen

5

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Onkostenvergoeding Zaken die vooraf waar mogelijk door Berenschot geregeld worden Per diem Onkostenvergoeding op declaratiebasis Voorschot Dagtoelage Frequentietoeslag

3. Onkosten 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Vliegtickets Accommodatie Lokale vervoerskosten Eten en drinken en wassen, strijken en stomen van kleding Overige kosten Buitengewone kosten

4. Gezondheid 4.1 Aandachtspunten voor vertrek 4.2 Ziek op reis 4.3 Ziek kort na terugkomst uit de tropen

5. Verzekeringen 5.1 5.2 5.3 5.4

Ziektekostenverzekering Reisverzekering Ontvoeringsverzekering Uitkeringen in geval van overlijden, blijvende invaliditeit, etc.

6. Afspraken en procedures 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

Contactgegevens van naasten van de reizende Contact met collega’s in Nederland en procedure bij een vermiste medewerker Procedure bij ziekte/ongeval Procedure bij diefstal Procedure bij ICT problemen Paspoort en visa Reistijd is werktijd Verlofrechten en tickets

7. Fiscale – en sociale zekerheidsaspecten 7.1 Fiscaal heffingsrecht 7.2 Belastingadvies en aangifte inkomstenbelasting 7.3 Leaseauto (en de fiscale bijtelling)

5 5 5 9 9 9 10

11 11 11 11 12 12 12

13 13 13 13

14 14 14 14 14

15 15 15 15 15 15 15 16 16

17 17 17 17

2

7.4 Aandachtspunten voor uitzendingen 7.5 Compensatie voor fiscale gevolgen 7.6 Sociale zekerheid

8. Bezoeken aan risicolanden of risicogebieden 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

Algemeen Veiligheid Verzekeringen Uitkeringen in geval van overlijden, blijvende invaliditeit, etc. Speciale verlofregeling voor onveilige gebieden

17 18 18

20 20 20 20 21 21

9. Bijlage 1: checklist voor medewerker

22

10. Bijlage 2: Dagvergoedingen

23

3

1. Algemene bepalingen

1. Waar gesproken wordt van “Berenschot” worden zowel “Berenschot Groep B.V.”, “Berenschot B.V.” als “Berenschot International B.V.” bedoeld. 2. Waar gesproken wordt van “directie” wordt bedoeld “directie Berenschot Groep”. 3. Deze regeling geldt alleen voor missies en uitzendingen naar het buitenland in opdracht van Berenschot. 4. Onder “missie” wordt verstaan: een reis naar het buitenland in opdracht van Berenschot die 183 dagen of korter duurt, tenzij er sprake is van een uitzending. 5. Onder “uitzending” wordt verstaan: (1) een reis naar het buitenland in opdracht van Berenschot die langer dan 183 dagen aaneengesloten duurt, of (2) een totaal van reizen naar één land in het buitenland in opdracht van Berenschot waarbij de totale duur van de verschillende reizen langer dan 183 dagen binnen een tijdsvak van 12 maanden of een belasting- of kalenderjaar is. 6. Onder “reis” wordt verstaan: de periode die de medewerker aaneengesloten in het buitenland is tijdens welke hij werkzaamheden voor Berenschot verricht. 7. Voor het bepalen van de reisduur geldt dat de dagen waarop de medewerker Nederland verlaat en terugkomt in Nederland worden meegenomen in berekeningen. 8. Waar er gesproken wordt van “de medewerker” wordt deze in de mannelijke vorm aangeduid. Uiteraard maakt Berenschot geen verschil in geslacht en is deze regeling van toepassing op zowel mannen als vrouwen. 9. In zaken die niet beschreven zijn in deze regeling, of in geval van onenigheid over zaken uit deze regeling, beslist de directie.

4

2. Financiële Bepalingen

2.1 Onkostenvergoeding ˜

Medewerkers krijgen standaard een per diem vergoeding om onkosten in het buitenland te dekken.

˜

Medewerkers kunnen in overleg af zien van het per diem en in plaats daarvan kiezen voor een onkostenvergoeding op declaratiebasis. Dit moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie.

˜

De keuze voor een vergoeding op basis van een per diem of een vergoeding op declaratiebasis dient vooraf te worden gemaakt.

˜

Een per diem wordt niet uitgekeerd voor reizen van één dag zonder overnachting. Kosten die tijdens een dergelijke reis worden gemaakt kunnen worden gedeclareerd.

˜

Een vergoeding heeft alleen betrekking op de medewerker zelf en niet op reisgenoten (bijvoorbeeld partners en/of familieleden).

2.2 Zaken die vooraf waar mogelijk door Berenschot geregeld worden Internationale reiskosten en eventuele binnenlandse vluchten. Deze kosten vallen nooit binnen het per diem. Als Berenschot dit niet heeft kunnen regelen dan worden deze kosten op declaratiebasis vergoed, bovenop het per diem. Indien Berenschot de accommodatie en/of het lokaal transport niet rechtstreeks heeft kunnen regelen, wordt een per diem verstrekt ter dekking van deze kosten. De keuze voor accommodatie en lokaal transport ligt bij Berenschot en niet bij de medewerker. In geval van geschil bepaalt de directie. 2.3 Per diem 2.3.1 Algemeen Voor buitenlandse reizen kunnen medewerkers vooraf per reis kiezen voor het declareren van de daadwerkelijke kosten of voor toepassing van de buitenlandregeling. Voor de bepaling van de hoogte van een per diem is het ‘Reisbesluit buitenland” van de Rijksoverheid van toepassing. In het `Reisbesluit buitenland` zijn middels een tarieflijst de maximale dagvergoedingen opgenomen in bijlage 1 van de regeling en wordt onderscheid gemaakt in kosten voor: ˜

Logieskosten (zie paragraaf 3.2)

˜

Overige kosten

Het `Reisbesluit buitenland` gaat voor het bepalen van de hoogte van de maximale dagvergoeding voor het bedrag van de overige kosten uit van reizen korter en langer dan 60 dagen (zie 2.3.3). Bij reizen langer dan 60 dagen vindt een verlaging plaats van 50% van het maximumtabelbedrag voor overige kosten. Deze tarieflijst wordt periodiek aangepast en gepubliceerd in de Staatscourant. De totale dagvergoeding bestaat derhalve uit een maximale vergoeding per dag voor logieskosten, vermeerderd met een maximale vergoeding per dag voor overige kosten. Voor het vergoeden van

5

logieskosten volgens de tarieflijst geldt als voorwaarde, dat bewijsstukken van het verblijf kunnen worden overlegd. De dagvergoeding voor overige kosten is opgebouwd uit een aantal componenten (zie 2.3.4). Indien een component direct of rechtstreeks in rekening wordt gebracht aan Berenschot, wordt de dagvergoeding hiermee verlaagd. Uit praktische overwegingen wordt de hoogte van deze vergoeding voor dienstreizen voor de dagen waarop wordt gereisd gebaseerd op het tijdstip van vertrek en terugkomst van de dienstreis. Voor dienstreizen buiten Europa wordt onderscheid gemaakt tussen vertrek en terugkomst vóór of na 12.00 uur. Uitbetaling van de per diem: ˜

De vliegtickets van en naar Nederland zijn in beginsel leidend bij de bepaling van het aantal dagen dat recht geeft op een per diem.

˜

De medewerker ontvangt de per diem voor vertrek, in cash of op de eigen bankrekening gestort. Voor reizen langer dan een maand kunnen aparte afspraken worden gemaakt.

˜

Eventueel te veel ontvangen per diem, bijvoorbeeld veroorzaakt door eerdere terugkomst naar Nederland, moet binnen 10 werkdagen worden terugbetaald aan Berenschot.

2.3.2 Berekening vergoeding De vergoedingen voor logieskosten en overige kosten worden als volgt vastgesteld. Logieskosten:

Werkelijk aantal overnachtingen in hotel maal het (maximum) tarief volgens tarieflijst van het ‘Reisbesluit buitenland`

Overige kosten:

Werkelijk aantal reisdagen vanaf vertrek en tot terugkomst van de dienstreis. Voor de telling van het aantal reisdagen wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen dienstreizen binnen en buiten Europa ten aanzien van de dag van vertrek en terugkomst.

In de berekening van de vergoeding tellen de dagen van vertrek en terugkomst dan als volgt mee:

Dienstreizen binnen Europa -

Dag van vertrek

vliegen vóór 12 uur volledige vergoeding, ná 12.00 uur geen vergoeding

-

Dag van terugkomst

landing vóór 12 uur geen vergoeding, ná 12.00 uur volledige vergoeding

Dienstreizen buiten Europa: -

Dag van vertrek

vliegen vóór 12 uur volledige vergoeding, ná 12.00 uur geen vergoeding

-

Dag van terugkomst

landing vóór 12 uur geen vergoeding, ná 12.00 uur volledige

6

vergoeding 2.3.3 Reissituaties De volgende reissituaties kunnen worden onderscheiden: ˜

Verblijf in een hotel => Reisbesluit buitenland van Ministerie van Binnenlandse zaken is van toepasssing

˜

Verblijf in een appartement => ORC tabellen (per land) zijn van toepassing.

Ingeval een verblijf in een hotel langer duurt dan 60 dagen, geldt vanaf de 61e dag een verlaging van 50% van het maximale tabelbedrag voor overige kosten van het Reisbesluit buitenland. 2.3.3.1 Maximaal 60 dagen in het buitenland met verblijf in hotel Voor de medewerkers die maximaal 60 dagen achtereen (inclusief korte onderbrekingen) op dezelfde plek in het buitenland verblijven kan een per diem op basis van het `Reisbesluit buitenland` worden toegepast. De bedragen zoals opgenomen in de tarieflijst onder overige kosten kunnen dan onbelast als per diem worden uitbetaald, eventueel onder aftrek van een of meerdere componenten die betrekking hebben op kosten die rechtstreeks in rekening worden gebracht aan Berenschot (zie 2.3.4). Vergoed wordt: ˜

Vergoeding logieskosten maximaal conform tarieflijst.

˜

Vergoeding overig kosten maximaal conform tarieflijst (indien bijv. ontbijt in hotel, dan aftrek ontbijtcomponent ad 12%).

2.3.3.2 Langer dan 60 dagen in buitenland met verblijf in hotel Voor de medewerkers die langer dan 60 dagen achterheen (inclusief korte onderbrekingen) op dezelfde plek in het buitenland verblijven kan een per diem op basis van het `Reisbesluit buitenland` worden toegepast. Van de bedragen zoals opgenomen in de tarieflijst onder overige kosten kan vanaf de 61e dag 50% als per diem worden uitbetaald, eventueel onder aftrek van een of meerdere componenten die betrekking hebben op kosten die rechtstreeks in rekening worden gebracht aan Berenschot (zie 2.3.4). Vergoed wordt: ˜

Vergoeding logieskosten maximaal conform tarieflijst.

˜

50% vergoeding overig kosten maximaal conform tarieflijst (indien bijv. ontbijt in hotel, dan aftrek ontbijtcomponent ad 12%).

2.3.3.3 Verblijf in appartement Voor zowel een kortdurend als een langdurig verblijf van een medewerker in een appartement (zoals bijvoorbeeld op Curaçao) kan het `Reisbesluit Buitenland` niet worden toegepast. Wel kan gebruik worden gemaakt van de vergoeding voor extra kosten in verband met tijdelijk verblijf in het buitenland op basis van de rapporten van ORC International Compensation Table gebaseerd op verblijf in een appartement.

7

Vergoed wordt: ˜

Werkelijke kosten onder overlegging van betalingsbewijzen. Of:

˜

Vergoeding voor extra kosten in verband met tijdelijk verblijf in het buitenland op basis van ORC-rapport (maximaal 18 maanden) afhankelijk van het jaarinkomen.

Voor alle duidelijkheid wordt nog opgemerkt, dat voorafgaand aan de reis een keuze dient te worden gemaakt tussen de beide wijzen van vergoeden van de extra kosten. 2.3.4 Uitsplitsing per diem in logieskosten en overige kosten 2.3.4.1 Logieskosten Logiescomponent: een vergoeding van de werkelijk gemaakte logieskosten tot een maximum volgens de tarieflijst. 2.3.4.2 Overige kosten a)

Ontbijtcomponent: een ontbijtvergoeding ter hoogte van 12% van het bedrag voor de overige kosten volgens de tarieflijst, voor iedere periode van 06.00 uur tot 08.00 uur die binnen de dienstreis valt.

b)

Lunchcomponent: een lunchvergoeding ter grootte van 20% van het bedrag voor de overige kosten volgens de tarieflijst, voor iedere periode van 12.00 uur en 14.00 uur die binnen de dienstreis valt.

c)

Dinercomponent: een dinervergoeding ter grootte van 32% van het bedrag voor de overige kosten volgens de tarieflijst, voor iedere periode van 18.00 uur en 21.00 uur die binnen de dienstreis valt.

d)

Overige kostencomponent: een vergoeding voor kleine uitgaven ter grootte van 1,5% van het bedrag van de overige kosten opgenomen in de tarieflijst voor ieder uur dat de dienstreis duurt. e

Indien een dienstreis langer duurt dan 60 dagen, vindt vanaf de 61 dag een vermindering van 50% plaats op de vergoedingsbedragen onder a) tot en met d). Voor het vergoeden van logieskosten volgens de tarieflijst is het een voorwaarde, dat bewijsstukken van het verblijf kunnen worden overlegd. In beginsel worden deze kosten rechtstreeks op rekening door Berenschot betaald (zie paragraaf 3.2 Accommodatie). De componenten onder a) tot en met c) dienen werkelijk te zijn gemaakt in een daartoe bestemde gelegenheid en kunnen als dan zonder overleg van bewijsstukken worden vergoed. 2.3.4.3 ORC-rapportages ORC, een onafhankelijke dienstverlener in statistische gegevens, doet onder meer onderzoek naar de extra kosten in verband met tijdelijk verblijf in het buitenland (extraterritoriale kosten), zoals extra kosten van levensonderhoud door een ander prijspeil en extra kosten doordat bepaalde zaken tweemaal moeten worden aangeschaft.

8

De ORC rapporten, meer specifiek de zogenaamde “Short Term Assignment Allowance” (STAA) index, zijn toepasbaar ten aanzien van extra kosten in verband met tijdelijk verblijf in het buitenland bij zowel een verblijf van maximaal 18 maanden in een hotel als in een appartement. Het bedrag van de vergoeding is inkomensafhankelijk. De ORC rapporten maken onderdeel uit van deze uitzendregeling, zijn als bijlage beschikbaar en worden jaarlijks op 1 januari geactualiseerd. De rapporten zijn voor veel landen beschikbaar en worden waar nodig opgevraagd. 2.4 Onkostenvergoeding op declaratiebasis In geval van een onkostenvergoeding op declaratiebasis geldt het volgende: ˜

De medewerker is verplicht een administratie van de uitgaven bij te houden en alle bewijzen (bonnen) van de uitgaven te verzamelen. Kosten waarvoor geen afschrift kunnen worden overlegd worden niet door Berenschot vergoed.

˜

De medewerker is verplicht binnen 10 werkdagen na terugkomst in Nederland de administratie en alle bewijzen te overleggen aan de financiële administrateur van Berenschot.

˜

Berenschot begrijpt dat in sommige gevallen geen bon wordt ontvangen, zoals in het geval van lokale taxi’s. In deze gevallen kan de medewerker zelf een afschrift maken, zodat ook voor deze kostenposten afschriften kunnen worden overlegd.

2.5 Voorschot Waar gesproken wordt van een “voorschot” geldt het volgende: ˜

De hoogte van het voorschot wordt gebaseerd op een inschatting van de leefkosten in het land van bestemming.

˜

De medewerker ontvangt het voorschot voor vertrek, in cash of op de eigen rekening gestort.

˜

De medewerker is verplicht een administratie van de uitgaven bij te houden en alle bewijzen (bonnen) van de uitgaven te verzamelen. Kosten waarvoor geen afschrift kunnen worden overlegd worden niet door Berenschot vergoed.

˜

De medewerker is verplicht binnen 10 werkdagen na terugkomst in Nederland de administratie en alle bewijzen te overleggen aan de financiële administrateur van Berenschot.

˜

Berenschot begrijpt dat in sommige gevallen geen bon wordt ontvangen, zoals in het geval van lokale taxi’s. In deze gevallen kan de medewerker zelf een afschrift maken, zodat ook voor deze kostenposten afschriften kunnen worden overlegd.

2.6 Dagtoelage Medewerkers ontvangen een bruto dagtoelage voor het aantal dagen dat aaneengesloten gereisd wordt. Deze toelage loopt op naarmate de reisduur langer wordt:

Uitzendperiode

Bruto toelage per dag

1 t/m 15 dagen

€ 15

16 t/m 90 dagen

€ 30

9

91 t/m 365 dagen € 40 2.7 Frequentietoeslag Medewerkers ontvangen een bruto frequentietoeslag per vliegreis van € 35 per vliegreis (retour) gestart vanuit het woonland.

10

3. Onkosten

3.1 Vliegtickets Vliegtickets worden door het secretariaat geboekt via het vaste reisbureau van Berenschot (VCK travel). 3.1.1 Bepalingen bij vliegreizen 1. Alle medewerkers vliegen standaard economy class, tenzij hieronder anders wordt bepaald. 2. Altijd economy class als er tegelijk met een klant wordt gereisd die ook economy class vliegt, ongeacht bepalingen hieronder. 3. Intercontinentale vluchten: upgrade naar comfort class indien beschikbaar. 4. Binnen Europa geldt voor iedereen standaard economy class 5. Business class, uitsluitend voor directieleden, op intercontinentale vluchten. 6. Business class indien de klant de vliegtickets volledig vergoed op declaratiebasis (dit geldt dus niet voor fixed-fee projecten of projecten met een vooraf vastgesteld reisbudget). 7. Business class in uitzonderlijke gevallen met toestemming van de directie. Richtlijnen zijn: ‫־‬

Intercontinentale vluchten waarbij het verblijf op de plek van bestemming korter is dan de totale duur van de vluchten heen en terug.

3.2 Accommodatie Hotels worden waar mogelijk geboekt door het secretariaat. Betaling rechtstreeks door Berenschot. Indien het niet mogelijk is rechtstreeks of vooraf te betalen krijgt de medewerker voor vertrek een voorschot dat de hotelkosten ruimschoots dekt. Een hotel voldoet tenminste aan de volgende eisen: tweepersoonskamer met bureau, bureaustoel en 24-uurs internet verbinding, in een hotel dat representatief is en waar klanten en/of gasten kunnen worden ontvangen. De kosten voor de internetverbinding worden waar mogelijk rechtstreeks betaald door Berenschot. Indien dat niet mogelijk is dan worden deze kosten op declaratiebasis vergoed (kosten voor de internetverbinding vallen dus niet onder het per diem). Indien Berenschot een appartement beschikbaar heeft wordt de medewerker geacht van het appartement gebruik te maken. Indien er sprake is van reizen die langer dan een maand duren kan de medewerker in samenspraak met de leidinggevende besluiten dat het wenselijk is te verblijven in een appartement in plaats van in een hotel. In dat geval zullen er specifieke afspraken gemaakt worden. De kosten die hieruit voortvloeien mogen nooit hoger zijn dan die voor het verblijven in een hotel. 3.3 Lokale vervoerskosten Lokaal vervoer wordt waar mogelijk rechtstreeks geboekt en betaald door het secretariaat. Mocht dit niet lukken dan valt het lokaal vervoer binnen het per diem.

11

Standaard is vervoer per taxi of huurauto. Voor landen waar de verkeerssituatie dat vereist kan de leidinggevende besluiten dat er gekozen wordt voor een auto met chauffeur. In dat laatste geval zal de hoogte van het per diem, indien het lokaal vervoer uit het per diem betaald wordt, speciaal worden aangepast. 3.4 Eten en drinken en wassen, strijken en stomen van kleding Worden door de medewerker zelf uit het per diem vergoed. 3.5 Overige kosten De volgende kosten worden door Berenschot vergoed op declaratiebasis (buiten het per diem om): ˜

Vaccinaties en medicijnen specifiek benodigd voor de buitenlandse reis

˜

Visakosten

˜

Luchthavenbelasting

˜

Kosten verband houdende met valutaverschillen, wisselen en valutatransacties

3.6 Buitengewone kosten In het geval van buitengewone kosten, zoals de aanschaf van vervangende noodzakelijke ICT apparatuur, is vooraf toestemming van de directie vereist. Wanneer dat niet mogelijk is wordt de medewerker geacht in het belang van Berenschot te handelen en zo veel mogelijk aan te sluiten bij het bestaande declaratiereglement.

12

4. Gezondheid

4.1 Aandachtspunten voor vertrek ˜

Medewerkers zijn verplicht de juiste voorzorgsmaatregelen te nemen en de juiste vaccinaties voor reizen naar het buitenland in te nemen. Het Landelijk Coördinatiecentrum Reizigersadvisering publiceert op de website een lijst met gecertificeerde vaccinatiebureaus, zie http://www.lcr.nl/Adressen.

˜

De bedrijfsarts heeft twee medische kits samengesteld die mee genomen kunnen worden. Daarin bevindt zich een basispakket van een reisapotheek. Neem hiervoor contact op met P&O (Marian Loffeld-Marsman, [email protected], +31 30 291 6808).

˜

In bepaalde gevallen kan de bedrijfsarts recepten in de Engelse taal verstrekken.

˜

Voor die medewerkers die via Berenschot een zorgverzekering bij CZ hebben afgesloten heeft P&O speciale pasjes beschikbaar met de noodnummers erop.

4.2 Ziek op reis ˜

Consulteer het noodnummer van de eigen ziektekostenverzekering

˜

Meld je meteen ziek zoals je in Nederland ook zou doen (leidinggevende, secretariaat en P&O moeten op de eerste ziektedag op de hoogte zijn). Vermeld duidelijk de symptomen van de ziekte, zeker bij het vermoeden van een tropische ziekte en nadrukkelijk ook in geval van een ziekte van psychische aard (bijvoorbeeld stress of heimweeverschijnselen).

˜

Bel eventueel met de bedrijfsarts via P&O (Marian Loffeld-Marsman, +31 30 291 6808)

˜

In geval van (vermoeden) tropische ziekte, bel dan met (SPECIAAL NUMMER/ABONNEMENT; PM). De website van het Landelijk Coordinatiecentrum Reizigersadvisering biedt veel informatie, zie http://www.lcr.nl/. Neem eventuele symptomen serieus.

4.3 Ziek kort na terugkomst uit de tropen ˜

Hou altijd rekening met een eventuele tropische ziekte in de vaststelling van symptomen. Raadpleeg de website van het Landelijk Coördinatiecentrum Reizigersadvisering, http://www.lcr.nl/. Als je contact zoekt met een arts meld dan altijd dat je op reis bent geweest.

13

5. Verzekeringen

˜

De meest up-to-date informatie over verzekeringen inclusief de belangrijkste polisvoorwaarden staan op het Blauwe Web > Persoonlijk > P&O Handboek > 8. Verzekeren.

˜

Bij vragen over verzekeringen neem contact op met P&O (Marian Loffeld-Marsman, [email protected], +31 30 291 6808).

5.1 Ziektekostenverzekering ˜

De eigen ziektekostenverzekering is de eerste verzekering die geldt in geval van ongevallen en ziekte, zowel in Nederland als in het buitenland. Ga daarom altijd na wat de noodnummers van de eigen ziektekosten verzekering zijn en neem deze nummers mee. Voor diegenen die via Berenschot verzekerd zijn bij CZ verzekeringen liggen er bij P&O (Marian Loffeld-Marsman) pasjes klaar met de noodnummers van CZ erop.

˜

Ziektekostenverzekeringen kennen een eigen risico. Het verplichte deel van het eigen risico wordt door Berenschot’s reisverzekering gedekt. Een eventueel vrijwillig eigen risico wordt niet door Berenschot’s reisverzekering gedekt.

5.2 Reisverzekering Berenschot heeft een reisverzekering afgesloten die de belangrijkste zaken dekt, waaronder bijvoorbeeld ongevallen, medische kosten die niet op de eigen ziektekostenverzekering verhaald kunnen worden, en schade. De polisvoorwaarden staan op het netwerk (H:\Algemene Zaken\Intranet\Verzekeringen\Zakenreisverzekering en reizen naar het buitenland). Voor reizen in opdracht van Berenschot hoeft dus geen persoonlijke reisverzekering afgesloten te worden. De reisverzekering geldt alleen als de reis geregistreerd wordt. Dat is automatisch het geval wanneer de vliegtickets via VCK Travel worden geboekt. Indien de tickets op een andere wijze geboekt worden laat het secretariaat dit dan doorgeven aan P&O (Marian Loffeld- Marsman, [email protected], +31 30 291 6808). 5.3 Ontvoeringsverzekering Berenschot heeft ook een ontvoerings- en gijzelingsverzekering afgesloten. Hierover mag niet gecommuniceerd worden met mensen buiten Berenschot (inclusief lokale partners waar mee samengewerkt wordt): het zou mensen immers in de verleiding kunnen brengen medewerkers te ontvoeren. Zie verder hoofdstuk 8: bezoeken aan risicolanden/risicogebieden. 5.4 Uitkeringen in geval van overlijden, blijvende invaliditeit, etc. De reisverzekering voorziet in uitkeringen bij overlijden, blijvende invaliditeit, etc. Voor de precieze bepalingen wanneer uitkering volgt, zie het Blauwe Web > Persoonlijk > P&O Handboek > 8. Verzekeringen > Downloads > Hienfeld Polisvoorwaarden ongevallenverzekering. Voor vragen omtrent de uit te keren bedragen neem contact op met P&O (Marian Loffeld-Marsman, [email protected], +31 30 291 6808).

14

6. Afspraken en procedures

6.1 Contactgegevens van naasten van de reizende Alle medewerkers hebben bij hun indiensttreding bij P&O nummers van naasten aangegeven die in noodgevallen gebeld kunnen worden. Medewerkers worden geacht voor aanvang van reizen, met name naar risicolanden, deze contactgegevens te controleren op juistheid. 6.2 Contact met collega’s in Nederland en procedure bij een vermiste medewerker ˜

De medewerker wordt geacht afspraken te maken met het secretariaat in Nederland om regelmatig van zich te laten horen.

˜

Indien de medewerker niet op de afgesproken tijden van zich laat horen of niet terugkeert op de afgesproken dag onderneemt Berenschot actie. De procedure is als volgt: ‫־‬

Het secretariaat verifieert per direct of geen enkele collega op de hoogte is van de situatie van de medewerker;

‫־‬

Indien dit niet het geval is neemt de leidinggevende zo snel mogelijk contact op met het thuisfront van de medewerker om na te gaan of het thuisfront op de hoogte is van de situatie van de medewerker;

‫־‬

Indien dat niet zo is wordt in samenspraak met het thuisfront gepaste actie ondernomen.

6.3 Procedure bij ziekte/ongeval Zie hoofdstuk 4. Gezondheid. 6.4 Procedure bij diefstal Bij diefstal meteen aangifte doen bij de politie en de aangifte documenten goed bewaren. Vervolgens melden bij P&O (Marian Loffeld-Marsman, [email protected], +31 30 291 6808) die contact kan opnemen met de reisverzekering. 6.5 Procedure bij ICT problemen ˜

Contact opnemen met de helpdesk ([email protected], +31 30 291 6866).

˜

Als de helpdesk het probleem niet kan oplossen: contact opnemen met de leidinggevende en bespreken of er lokaal een vervangend apparaat kan worden aangeschaft.

˜

Indien niet tijdig contact met de leidinggevende opgenomen kan worden vertrouwt Berenschot op het beoordelingsvermogen van de medewerker. Indien er een vervangend apparaat wordt aangeschaft wordt de medewerker geacht voor de goedkoopst mogelijke variant te kiezen.

6.6 Paspoort en visa Alle medewerkers worden geacht een kopie van het paspoort bij het eigen secretariaat in te leveren voor aanvang van de reis. Voor veel landen is het noodzakelijk dat het paspoort tenminste een half jaar langer geldig is dan de geplande reisduur. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig regelen van een geldig paspoort.

15

Voor visa kunnen medewerkers gebruikmaken van de diensten van visumbureaus. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig regelen van een visum, al dan niet via het secretariaat. 6.7 Reistijd is werktijd Reistijd geldt standaard als interne, niet-declarabele, werktijd. Als de uren gedeclareerd kunnen worden bij een opdrachtgever dan geldt reistijd als declarabele werktijd. Uren gereisd buiten officiële werktijd kunnen gecompenseerd worden. 6.8 Verlofrechten en tickets De in het thuisland geldende vakantie- en ADV-rechten en officiële feestdagen blijven onverminderd van toepassing. De medewerker verkrijgt recht op één verlofticket per drie aaneengesloten maanden van uitzending naar het woonland, dat door hemzelf dan wel een derde mag worden gebruikt. Verloftickets zijn altijd economy class. Dit recht kan niet opgespaard worden: de vliegtickets moeten worden gebruikt binnen drie maanden na de drie maanden waarin het recht op de tickets is opgebouwd, daarna vervalt het recht. Boven de normaal in het vliegticket begrepen bagagevrijdom (20kg) worden bij aanvang en einde van een uitzending de werkelijke kosten van persoonlijke overbagage tot een maximum van 10 kg begeleide bagage vergoed.

16

7. Fiscale – en sociale zekerheidsaspecten

7.1 Fiscaal heffingsrecht Inwoners van Nederland zijn in beginsel in Nederland belastingplichtig voor hun wereldwijde inkomsten en vermogen. De uiteindelijke heffingsbevoegdheid kan echter onder andere beperkt worden door verdragen ter voorkoming van dubbele belasting, die Nederland heeft gesloten met diverse landen. In de meeste verdragen is de 183-dagen regeling opgenomen. Deze komt op het volgende neer. Het heffingsrecht over het inkomen dat toegerekend kan worden aan de buitenlandse werkdagen wordt verlegd naar het werkland indien: ˜

De werknemer meer dan 183 dagen gedurende het belastingjaar/kalenderjaar/12maandsperiode (afhankelijk van het desbetreffende belastingverdrag) in het werkland verblijft; of

˜

De beloning komt ten laste van een vaste inrichting van de werkgever in het werkland; of

˜

De beloning wordt betaald door of namens een werkgever die inwoner is van het werkland.

Het eerste punt geldt altijd voor uitzendingen, zie verder paragraaf 7.4. Het tweede en of derde punt gelden mogelijk voor missies en uitzendingen. Het is derhalve zeer van belang om de reis- en verblijfdagen nauwgezet te administreren in het travelregister. 7.2 Belastingadvies en aangifte inkomstenbelasting Gedurende de periode dat de medewerker in het buitenland werkt, zal deze zijn woonplaats in Nederland behouden en hier aangifte doen over zijn in Nederland en in het land van uitzending verdiende inkomen (wereldinkomen). De jaarlijkse opgave ten behoeve van de aangifte inkomstenbelasting is inclusief het in het buitenland verdiende salaris en de uitzendtoelagen. Het kan voorkomen dat de medewerker in het werkland onderworpen is aan belastingheffing over zijn aldaar verdiende inkomen, zijnde het inkomen toerekenbaar aan de buitenlandse dagen door het overschrijden van de 183-dagen regeling. In dat geval zal Berenschot ondersteuning verlenen en de kosten dragen voor fiscaal advies, waaronder het verzorgen van buitenlandaangifte(n). De medewerker dient de benodigde informatie hiervoor compleet en tijdig beschikbaar te stellen (zie ook paragraaf 7.5) 7.3 Leaseauto (en de fiscale bijtelling) De regelingen omtrent de leaseauto blijft in principe dezelfde bij een buitenlandse reis, inclusief eventuele fiscale bijtellingen. Mocht een medewerker voor langere tijd naar het buitenland gaan dan kan de leasecoordinator (Jeroen Faber, [email protected], +31 30 291 6435) kijken of de auto eventueel tijdelijk aan een andere medewerker kan worden toegewezen. Dit is afhankelijk van de vraag naar soortgelijke auto’s op dat moment en kan dan ook niet gegarandeerd worden. 7.4 Aandachtspunten voor uitzendingen Voor de definitie van een “uitzending” zie hoofdstuk 1 “Bepalingen”.

17

Bij uitzendingen zijn er mogelijk verstrekkende fiscale gevolgen omdat de medewerker mogelijk niet meer tot inwoner van Nederland wordt gerekend. Dat betekent onder meer dat in het buitenland mogelijk belastingheffing moet plaatsvinden en dat fiscale aftrekposten, waaronder de hypotheekrenteaftrek, mogelijk niet meer gelden of geheel kunnen worden geëffectueerd. Ook is het mogelijk dat de opbouw van AOW en pensioen en bijvoorbeeld de levensverzekering hierdoor wordt beïnvloed. Indien je verwacht mogelijk in de categorie “uitzendingen” te vallen, neem dan in alle gevallen direct contact op met de financieel directeur van Berenschot Groep (Wilbert Blok, [email protected], +31 30 291 6919) en de leidinggevende. Mocht contact om wat voor reden niet mogelijk zijn dan is het raadzaam om het zekere voor het onzekere te verkiezen en tijdig terug naar Nederland te keren. De regelingen kunnen per land verschillen, daarom is niet altijd vooraf te zeggen wat de fiscale gevolgen van uitzending voor de medewerker zijn. Berenschot kan fiscaal advies inwinnen bij gespecialiseerde bedrijven. Indien Berenschot adviseert dat de medewerker terugkeert naar Nederland ter voorkoming van fiscaal nadeel is de medewerker verplicht dit advies op te volgen. Doet de medewerker dit niet, dan vervalt het recht op compensatie zoals in paragraaf 7.5 vastgelegd. Let op: de fiscale gevolgen gelden in het algemeen voor “verblijven in het buitenland”, niet slechts voor “werken in het buitenland”. Dat betekent dat naast werkdagen ook vakantiedagen in hetzelfde land meetellen voor de toetsing aan de 183-dagenregeling. 7.5 Compensatie voor fiscale gevolgen In geval er voor de medewerker fiscaal nadeel ontstaat direct gerelateerd aan de reis naar het buitenland voor Berenschot dan compenseert Berenschot de medewerker 100% voor het opgelopen nadeel ten aanzien van het netto salaris inclusief toeslagen (arbeidsinkomen van Berenschot). 7.6 Sociale zekerheid Gedurende de periode dat de medewerker in het buitenland werkt, blijft de werknemer in principe sociaal verzekerd in Nederland. Rekening houdend met de nationale en internationale wetgeving op dit vlak, kan een situatie ontstaan dat verzekeringsplicht ontstaat in het werkland. In dat geval zal Berenschot een regeling treffen welke minimaal gelijkwaardig is aan de rechten volgens de sociale zekerheid in Nederland. Indien een verzekeringsplicht in zowel het thuis- als het werkland niet te vermijden is, komen de kosten van de sociale zekerheid in het werkland voor rekening van Berenschot. Een eventueel opgelopen nadeel in netto salaris in verband met verschuldigde premies sociale zekerheid in het werkland wordt meegenomen bij het bepalen van de compensatie, zoals beschreven bij paragraaf 7.5. Voor zover dit op grond van internationale verdragen mogelijk is, zal Berenschot een detacheringsverklaring (binnen de EU: A1 verklaring) bij de Sociale Verzekeringsbank aanvragen. Middels deze verklaring kan de werknemer sociaal verzekerd blijven in Nederland. Een detacheringsverklaring is persoonlijk en geldt niet voor familie, buiten de EU kan dit wel het geval zijn.

18

Berenschot kan alleen de voortzetting van de sociale zekerheid van de werknemer garanderen en niet die van de partner. Binnen de EU, kan, na afgifte van de A1 verklaring, een EHIC bij de zorgverzekeraar worden aangevraagd. Dit dient de werknemer zelf aan te vragen bij zijn ziektekostenverzekeraar. Met de EHIC kan de werknemer aanspraken maken op spoedeisende hulp in het buitenland conform de Nederlandse zorgverzekeringswet. Zie ook internet: www.ehic.nl.

19

8. Bezoeken aan risicolanden of risicogebieden

8.1 Algemeen De classificatie van reisadviezen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is leidend bij het bepalen van het veiligheidsrisico. Deze zijn te vinden op: http://www.minbuza.nl/nl/Reizen_en_Landen/Reisadviezen De volgende bepalingen gelden: Omschrijving Reisadvies classificatie(*)

Toestemming Aanvullende maatregelen benodigd

1-3

-

-

-

4

Risicogebied

MD/directeur

Risicoland

MD/Directeur + Bt P&O

Verzekeringen, veiligheidsmaatregelen, context analyse, dagelijks contactmoment met leidinggevende in NL

5

6

Geen reizen voor Berenschot toegestaan!

(*) De classificatie van reisadviezen is te vinden op: http://www.minbuza.nl/reizen-en-landen/reisadviezen/classificatie-van-de-reisadviezen Een medewerker kan altijd besluiten af te zien van een reis naar een risicoland of risicogebied. Dit kan nooit een negatieve beoordeling ten gevolge hebben. Berenschot verplicht zich tot het nemen van maatregelen om het risico voor de werknemer zo veel mogelijk te beperken en de werknemer zo min mogelijk bloot te stellen aan eventuele risico’s. 8.2 Veiligheid De veiligheid van medewerkers is te allen tijde het belangrijkste goed. Indien de medewerker de inschatting maakt dat hij gevaar loopt dan kan hij zonder meer besluiten het risicoland of risicogebied te verlaten, zonder toestemming vooraf van de leidinggevende en zonder dat Berenschot dit meeweegt in eventuele beoordelingen. Berenschot verplicht zich al het nodige te doen om de veiligheid van de medewerker te garanderen. Daarbij kan gedacht worden aan het inhuren van een privaat beveiligingsbedrijf, het afsluiten van een speciale evacuatie verzekering, en het maken van speciale afspraken met de Nederlandse Ambassade ter plekke. Ook in de keuze voor het hotel zal Berenschot de veiligheid van de werknemer de hoogste prioriteit geven. Berenschot verplicht zich de kosten nooit mee te laten spelen in het bepalen welke veiligheidsmaatregelen noodzakelijk zijn voor de medewerker. 8.3 Verzekeringen In geval van een bezoek aan een risicoland of risicogebied is het van belang van te voren door te nemen of de situatie in het land mogelijk valt onder de definitie van “molest” in de reisverzekering.

20

Met molest wordt in het algemeen bedoeld: gewapend conflict, burgeroorlog, opstand, binnenlandse onlusten, oproer en muiterij. Berenschot’s standaard reisverzekering is normaal gesproken geldig in zaken waarin de medewerker werd “overvallen” door molest, dat wil zeggen dat de medewerker daar niet van op de hoogte had kunnen zijn voor vertrek. In dat geval wordt de medewerker geacht binnen twee weken het getroffen gebied of land te verlaten. In alle andere gevallen, waaronder zeer waarschijnlijk alle reizen naar risicolanden en –gebieden, geldt de standaard reisverzekering niet en zal een aparte verzekering afgesloten moeten worden (maatschappijen zoals OOM verzekeringen zijn in dit soort verzekeringen gespecialiseerd). Dit soort aparte verzekeringen kunnen aangepast worden aan de situatie. Berenschot garandeert een dekking op tenminste hetzelfde niveau als bij de standaard reisverzekering. Om de veiligheid te garanderen kan het noodzakelijk zijn additionele speciale verzekeringen af te sluiten, zoals een evacuatieverzekering. 8.4 Uitkeringen in geval van overlijden, blijvende invaliditeit, etc. De standaard reisverzekering voorziet in uitkeringen bij overlijden, blijvende invaliditeit, etc, zie paragraaf 5.4. Indien er voor risicolanden of gebieden een aparte verzekering afgesloten moet worden garandeert Berenschot een dekking op tenminste hetzelfde niveau als bij de standaard reisverzekering. 8.5 Speciale verlofregeling voor onveilige gebieden Het verblijf in onveilige gebieden brengt zeer veel extra stress met zich mee. Daarom geldt voor deze gevallen een speciale verlofregeling. 8.5.1 Speciaal verlof Bij een aaneengesloten verblijf van langer dan acht weken in onveilige gebieden geldt het volgende: voor iedere acht weken heeft de medewerker recht op één extra week speciaal verlof, bovenop de bestaande standaard vakantiedagenregeling. Deze speciale verlofweken kunnen niet opgespaard worden: zij moeten in de acht weken volgend op de eerdere acht weken waarin het recht is opgebouwd opgenomen worden, anders vervalt het recht op deze weken. Voor iedere speciale verlofweek zullen de jaarlijkse omzet- en acquisitietargets verlaagd worden met 2%. 8.5.2 Vliegtickets voor verlof naar Nederland Bij een verblijf langer dan acht weken in onveilige gebieden heeft de medewerker recht op een retourticket naar Nederland voor iedere acht weken, altijd economy class. In tegenstelling tot dat wat in paragraaf 6.8 is bepaald kan de medewerker in het geval van verblijf in een onveilig gebied niet kiezen voor een ticket voor een derde. Dit recht kan niet opgespaard worden: de vliegtickets moeten worden gebruikt binnen acht weken na de acht weken waarin het recht op de tickets is opgebouwd, daarna vervalt het recht.

21

9. Bijlage 1: checklist voor medewerker

In deze checklist staan uitsluitend zaken die in deze uitzendregeling benoemd worden. Daarnaast zijn er nog vele zaken waaraan gedacht kan worden, zoals het vooraf inlezen, het op de hoogte zijn van de lokale context, het leren van de taal, etc. ˜

Verzekeringen ‫־‬

˜

Persoonlijke ziektekostenverzekering

Gezondheid ‫־‬

Vaccinaties

˜

Visum en paspoort geldig?

˜

Betalingsmiddelen: persoonlijke creditcard op zak? Voorschot geregeld?

˜

Gezagsverhoudingsverklaring

˜

Leaseauto

In geval van uitzending naar onveilige gebieden ˜

Hoofdstuk 8 gelezen en alle stappen daarin opgevolgd.

22

10.

Bijlage 2: Dagvergoedingen

a) Reisbesluit buitenland (zie 2.3.2) b) ORC rapportages (zie 2.3.3.3 en 2.3.4.3) ‫־‬

Curacao

‫־‬

Brazilië

Toelichting tabellen dagvergoedingen Voor bovengenoemde tarieflijsten geldt dat de vergoeding onbelast is tot maximaal het in de betreffende tabel genoemde bedrag of het lagere bedrag dat op basis van de richtlijnen maximaal vergoed kan worden. a) Reisbesluit buitenland De tarieflijst bestaat uit twee kolommen met maximale vergoedingen: 1. Maximumbedrag logieskosten in euro’s 2. Bedrag overige kosten in euro’s Ad 1)

Maximumbedrag logieskosten De kolom “Maximumbedrag logieskosten’ is van toepassing indien Berenschot niet rechtstreeks op rekening de logieskosten aan het betreffende hotel betaalt en deze kosten dus ter plekke voldaan dienen te worden door de medewerker. Het vermelde bedrag in deze kolom betreft de maximale vergoeding voor logieskosten per dag welke kan worden vergoed op basis van het werkelijk aantal overnachtingen in een hotel. Voor het vergoeden van logieskosten volgens de tarieflijst geldt als voorwaarde, dat bewijsstukken van het verblijf moeten worden overlegd. Indien Berenschot de logieskosten rechtstreeks aan het hotel betaalt, bestaat derhalve geen aanspraak op vergoeding van logieskosten aan de medewerker.

Ad 2)

Naast de kolom dagvergoeding voor logieskosten wordt in de tarieflijst een tweede kolom vermeld voor de maximale dagvergoeding voor ‘Overige kosten’. Deze vergoeding bestaat uit de vier componenten (zie 2.3.4.2): 1. 2. 3. 4.

Ontbijtcomponent (12%) Lunchcomponent (20%) Dinercomponent (32%) Overige kostencomponent (1,5% voor ieder uur dat de reis duurt, ofwel 36% per 24 uur)

Uit de ‘Overige kosten’ component dienen alle overige kleine uitgaven, welke gerelateerd zijn aan het verblijf in het buitenland, te worden betaald. Hieronder vallen onder meer de lokale vervoerskosten (zie 3.3). b) ORC-rapportages

23

De ORC-rapportages zijn van toepassing wanneer in het buitenland in een appartement wordt verbleven, waarvan de huurkosten rechtstreeks door Berenschot worden betaald. Deze rapportages zijn voor veel landen op te vragen en hebben betrekking op een vergoeding van de extra kosten van levensonderhoud door een hoger prijspeil van de kosten en/of dubbele kosten die moeten worden gemaakt, verband houdende met een tijdelijk verblijf in het buitenland. De hoogte van de maximale vergoeding is afhankelijk van het jaarinkomen. De maximale dagvergoeding kan in de ORC-tabel worden bepaald door bij de van toepassing zijn klasse van het jaarinkomen in de kolom ‘Daily‘+ munteenheid het betreffende bedrag op te zoeken. De gevonden dagvergoeding is vermeld in de valuta-eenheid van het verblijfsland.

24