Stichting Infrastructuur Kwaliteitsborging Bodembeheer Büchnerweg 1 Postbus 420 2800 AK Gouda telefoon 0182-540675 fax 0182-540676
Uitvoeringsplan visitaties project Kwaliteitsimpuls Van Aan
: :
SIKB – Bodem+ deelnemers POKB
Datum Kenmerk
: :
19 oktober 2006 FH/impuls/06.5
1. Achtergrond en aanleiding Project Kwaliteitsimpuls De initiatie van het project startte in 2005. Het POKB heeft zelf een bijdrage geleverd en de ontwikkeling gevolgd. Op 23 maart 2006 is in de POKB bijeenkomst de eerste opzet toegelicht aan de hand van het concept van de uitnodigingsbrief en het concept van de beschikking. De uitnodigingsbrief voor participatie is op 1 september 2006 verzonden. De financiering is geregeld. Visitaties als bindend element In het project nemen visitaties een belangrijke rol in. Zij vormen een waarborg om het bevorderen van de kwaliteit van de taakuitvoering door de overheid in het kader van de Wbb binnen bereik te brengen. De visitaties zijn bedoeld om deelnemers te stimuleren hun aanpak verder te verbeteren en professionaliseren. Daarmee sluiten de visitaties aan bij de fase van ontwikkeling van de kwaliteitssystemen van het bevoegd gezag Wbb. De vertaling van de Normbladen in kwaliteitssystemen (implementatiefase) is al behoorlijk gevorderd en diverse organisaties zijn al aan de slag met de invoering en auditting van hun systemen. Daarentegen is het gewenste niveau nog niet overal bereikt en zijn diverse organisaties nog in een opbouwfase of nog niet gestart. Verschillende organisaties kampen daarbij met personeelsverloop van ervaren medewerkers. Er is behoefte aan zowel aandacht voor opleiding van medewerkers als verdere structurering en professionalisering van taken met behulp van kwaliteitssystemen. Visitaties kunnen hieraan een bijdrage leveren, onder andere wat betreft: • Bevorderen van (interne) audits en constateren verbeterpunten ter verhoging van het kwaliteitsniveau • Selecteren en uitwisselen van Best Practices op het gebied van kwaliteitszorg • Onderling leren en opleiden. Een visitatie is aanvullend op de interne audits. Het is geen bezoek van een certificerende instelling of van een inspectie. Er is geen toezichtsrelatie. Het gaat er om op een positieve en stimulerende wijze de prestaties van de betrokken organisaties te bevorderen Deelname aan het POKB en de visitatieregeling staat open voor iedere provincie, gemeente en milieudienst. Er zullen dus geen organisaties uitgesloten worden, ook al ontvangen zij geen financiering in het kader van het project. Bij het visitatieschema zullen de wensen van de participerende organisaties en visitoren zo veel mogelijk meegenomen worden. POKB heeft aangegeven dat een clustering van organisaties niet de voorkeur heeft.
SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer
-2………….
2. Uitvoeringsplan Om de visitaties vanaf januari 2007 te kunnen starten heeft POKB gevraagd om een uitvoeringsplan. Het plan is in samenwerking met de deelnemers in het POKB opgesteld en voorgelegd aan het POKB op 21 september 2006. Het gaat in op: 1. visitatiefrequentie 2. samenstelling visitatieteams 3. opleiding visitoren 4. projectgroep impuls 5. scope en onderwerpen van de visitatie 6. profiel en tijdsbesteding visitor 7. coördinatie visitaties 8. draaiboek en hulpmiddelen. 1. Visitatiefrequentie Iedere participerende organisatie wordt 1x per jaar gevisiteerd. De start is vanaf januari 2007. Het visitatieschema houdt rekening met de fase waarin de te bezoeken organisatie zich bevindt. Dat zal betekenen dat gemeenten die najaar 2006 gestart zijn ook pas na de zomer van 2007 bezocht worden. Bijlage 1 geeft het conceptvisitatieschema voor 2007. 2. Samenstelling visitatieteam Een visitatieteam bestaat uit 3 personen: • 2 medewerkers van verschillende participerende organisaties • 1 medewerker van SIKB of 1 medewerker van Bodem+. De participerende organisaties geven voor 1 november 2006 aan welke medewerker, eventueel medewerkers, vanaf 1 januari 2007 als visitor zullen deelnemen in de teams. Bij het indelen van de teams zal zo veel mogelijk rekening gehouden worden met een de opleiding als auditor/visitor en de interesse van de visitors. De medewerker van SIKB of Bodem+ zorgt voor voldoende objectiviteit en onafhankelijkheid van de waarnemingen, mede op verzoek van POKB. Iedere visitor voert 2 bezoeken per jaar uit. Vertrekpunt is dat de medewerker die de visitatie uitvoert tevens de vertegenwoordiger in het POKB is, aangezien dit voor de terugkoppeling het meest doelmatig is. Op verzoek is vervanging mogelijk. De teams bereiden de visitaties voor, voeren ze uit en koppelen de resultaten terug. 3. Opleiding visitor/auditor Om aan een visitatie deel te nemen is een korte opleiding tot interne auditor aan te bevelen. Om de startende organisaties op het gebied van kwaliteitszorg te assisteren zal SIKB in samenwerking met een of meer deelnemers een training initiëren. De kosten voor een 2daagse training bedragen ca. € 1000,-. 4. Projectgroep Impuls Ter voorbereiding van dit uitvoeringsplan is een projectgroep gevormd. Deze is op 31 augustus 2006 bijeengekomen om hulpmiddelen, visitatieschema, algehele aansturing en andere organisatorische zaken door te nemen. De projectgroep heeft aangegeven in het verdere verloop de coördinerende rol te willen blijven vervullen. Leden zijn: Nora de Klein (Dr.), Sietske Tjepkema (Frl.), Henny Alink (Gld.), Marcel de Grijs (NB.), Henk Koster (DCMR), Thom Maas (B+), Frank Hopstaken (FF/SIKB), Walter de Koning (SIKB).
SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer
-3………….
5. Scope en onderwerpen van de visitatie Binnen een te bezoeken organisatie zal het gaan om meerdere units, namelijk vergunningverlening (beschikken) én toezicht/handhaving. Beide delen vallen onder de scope van het project kwaliteitsimpuls. Voorafgaand aan de visitatie selecteert het team in samenwerking met de te bezoeken organisatie de onderwerpen. In het algemeen zal het 4 onderwerpen betreffen. Er is één verplicht onderwerp: het kwaliteitssysteem. Hierover dient minimaal terugkoppeling plaats te vinden. Naast dit verplichte onderwerp kiest het team 2 onderwerpen, bijvoorbeeld beschikken, toezicht/handhaving, beleid en programmacyclus. De keuze is gebaseerd op een globaal overzicht van het kwaliteitssysteem (de ‘kapstok’) dat de te bezoeken organisatie (visitee) toestuurt voorafgaand aan het bezoek. De te bezoeken organisatie geeft ook zelf een onderwerp aan dat ze graag besproken zien, bijvoorbeeld bodemkwaliteitsregistraties of klantenonderzoek. De scope van een visitatie is breder dan een audit. Dat betekent dat ook specifieke onderwerpen aan de orde kunnen komen zowel inhoudelijk als qua proces en systeem. Denk hierbij aan een bijzondere manier van kwaliteitskaarten maken of opzet van het ondersteunen van projectgemeenten ISV. Het team is naast een algehele indruk van het kwaliteitssysteem tevens op zoek naar Best Practices. Ofwel organisaties zullen tevens bevraagd worden op onderwerpen waarop ze excelleren, niet alleen om tekortkomingen aan te tonen. 6. Profiel en tijdsbesteding visitor De organisatie die participeert krijgt hiervoor een vergoeding overeenkomend met 0,4 – 0,6 FTE, afhankelijk van de omvang van de organisatie. Dit is globaal 70-100 werkdagen. Een deel van die tijd is bedoeld om binnen het project Kwaliteitsimpuls te besteden aan ‘externe’ activiteiten. De raming is dat een visitatie inclusief voorbereiding en uitwerking ongeveer 3,5 dag kost. Daarnaast zijn circa 3 dagen benodigd voor het participeren in POKB, ofwel circa 10 dagen per jaar totaal. Stap Onderdeel visitatie 1 Voorbereiden - samenstellen team - documentonderzoek - onderwerpen selecteren - checklist maken - afspraken 2 Voorbespreking visitatieteam 3 Uitvoering, noteren 4 Samenvatting bevindingen, nabespreken team 5 Terugkoppeling hoofdlijnen bevindingen
Benodigde tijd in dagen 1
0,5 1 0,5 0,5
Verdere activiteiten zullen vooral intern gericht zijn en afhankelijk zijn van de omvang van de organisatie, vandaar de differentiatie in tegemoetkoming. De participerende organisatie wordt kosteloos een keer per jaar gevisiteerd en ontvangt daarvan een rapportage met bevindingen en aanbevelingen. Activ. In Ex Tot
Omschrijving Interne activiteiten op gebied kwaliteit Externe activiteiten (visitaties, POKB) Totaal tegemoetkoming in kosten
Benodigde tijd in dagen 60 - 90 10 70 - 100
SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer
-4………….
Om te kunnen participeren als medewerker is een zekere mate van opleiding, kennis en ervaring met kwaliteitszorg benodigd. Dit stelt het project ook als eis aan de kwaliteitsmedewerker van de organisatie. De projectgroep Impuls zal een uitvraag doen om een indruk te krijgen van het ‘profiel’ van de participerende visitoren (zie bijlage 2). Elementen hierin zijn: • mate van relevante opleiding, kennis van en ervaring met kwaliteitszorg • ervaring met audits, gevolgde opleiding en training • beschikbare tijd • voorkeur voor te bezoeken organisaties • opleidings- en trainingsbehoefte. Het visitatieteam heeft assistentie van ervaren medewerkers van SIKB en Bodem+. Zij kunnen zorgen voor opleiding, overdracht van kennis en training tijdens de voorbereiding en uitvoering. 7. Coördinatie visitaties Het visitatieschema en de vorming van visitatieteams gebeurt door SIKB in overleg met de projectgroep Impuls en na onderling overleg met participerende organisaties. De feitelijke afspraken worden gecoördineerd door SIKB. Daarna ligt de uitvoering bij het visitatieteam en de terugkoppeling vindt plaats via POKB, ofwel: • Projectgroep Impuls doet voorbereiding en programma • SIKB coördineert de afspraken • Team regelt zelf de voorbereiding, uitvoering en terugkoppeling • POKB is voor centrale terugkoppeling en maken concept-tekst voor briefing van derden. De individuele terugkoppeling is gericht op de participerende organisatie. De hoofdlijn daarvan komt (anoniem) in POKB aan de orde om een samenvattend beeld te kunnen geven en een actieplan voor het volgende jaar te kunnen maken. Bij briefing aan derden moet gedacht worden aan een jaarverslag aan VROM, IPO en VNG over de voortgang van het project en de belangrijkste bevindingen. 8. Draaiboek en hulpmiddelen Om de visitaties uit te voeren is een draaiboek opgesteld (bijlage 3) met een planning en een korte omschrijving van de activiteiten per visitatie. Tevens zijn de hulpmiddelen aangegeven. Deze hulpmiddelen zijn ontwikkeld op basis van voorbeelden uit de projectgroep. De hulpmiddelen zijn op de website van SIKB ter beschikking aan de deelnemers.
SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer
-5………….
Bijlage 1: Concept visitatieschema (actueel schema zie www.sikb.nl) Weeknummer/datum Visitee/contact 1-4:………… Fryslan: 1-4:…………
Drenthe:
1-4 5-8: 5-8:………. 5-8: 9-11: 9-11:
Utrecht Overijssel Gelderland Noord-Holland Zuid-Holland
Visitoren Drenthe: Overijssel: Fryslan:
SIBK/Bodem+
SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer
-6………….
Bijlage 2: Profiel visitor Deelnemende organisatie Naam visitor Adres, Tel., E-mail
…………………………. A: T: E:
Functie in organisatie Ervaring met, kennis van kwaliteitszorg
< Opzet systeem, interne audits, etc>
Gevolgde opleidingen
Beschikbare tijd
Voorkeur te bezoeken organisaties
1. 2. 3. 4. 5.
Opleidingsbehoefte
Overige
…… …… ……
SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer
-7………….
Bijlage 3: Concept draaiboek visitatie Definities verantwoordelijke personen: Visitor: een van de participerende visitoren in het team LT: Leider van het team van visitoren Visitee: een van de medewerkers van de ontvangende organisatie CV: Coördinator visitee, aanspreekpunt voor SIKB/B+ en LT Wknr -10
Stap 1
-5
2
-4
3
Activiteit Inplanning visitatie - toedelen weeknummers - aanwijzen visitoren/team+ leider van het team (LT) Uitvraag kapstok (evt. historie) - selecteren onderwerpen
Verantw.
Hulpmiddelen
SIKB SIKB
Schema Profiel visitoren
Leider Team LT + CV
Voorb.-kapstok Voorbereidingslijst
Vastleggen visitatiedatum - welke onderwerpen - welke visitees - informeren visitees
LT CV CV
Infoblad visitee
-4
4
Document uitvraag per onderwerp
LT
Model uitvraag
-3
5
Individuele voorbereiding team
Visitoren
Handleid. visitor
-1
6
Voorbespreking team - bepalen scope, doel, aanpak - taakverdeling
Team
Model terugkoppeling
-1
7
Bevestigen visitatie en afspraken
LT
0
8
Uitvoeren visitatie - verslag opstellen - constateringen samenvatten
Team/LT
Terugkoppeling op visitee - kopie verslag/checklist ingevuld - toelichting
LT/Visitee
0
9
Checklist visitatie.
Handl. visitor,
+2
10
Rapport/brief visitatie
LT/visitoren
+3
11
Verzenden rapport - archief SIKB - signalering B+/VROM
SIKB B+
Modelbrief
Weeknummers zijn indicatie ten opzichte van datum van uitvoering (stap 8).
SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer
-8………….
Concept draaiboek begeleiding visitaties Mnd
Stap 1
aug 06 sep 06 2 2007 mrt/sep dec 3 jan 08 mrt 08 mei 08
Activiteit Jaarplanning 2007 - voorbereiding - bespreken
Verantw.
Hulpmiddelen
Projectteam POKB
Uitvoeringsplan
Terugkoppeling visitaties - twee keer per jaar evalueren - presentatie in POKB - enquête na afloop visitatie
Projectteam POKB Projectteam
Jaarrapportage 2007 - opstellen - bespreken, advies aan CCvD - vaststellen door CCvD
SIKB/Bodem+ POKB CCvD/SIKB
model
SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer
