Uitnodiging • Het LHC bestuur nodigt u van harte uit mee te denken en te praten op de 2e bijzondere Algemene Leden Vergadering op maandag 21 juni a.s. om 20:30 uur in het LHC clubhuis
• Jeugdleden kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun ouders/verzorgers • Zie onderstaande pagina’s ter voorbereiding • Mogen we op uw / jouw komst rekenen?
Welkom LHC 2e bijzondere ALV
maandag 21 juni 2010
Richting
Kompas
Mensen
LHC Toekomstvisie & LHC Handvest
Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Opening Inventariseren bijdrage vragenronde Samenvatting 1e bijzondere ALV 25 mei 2010 Sleutelfuncties Presentatie stand van zaken Hoe verder? Vragenronde Sluiting
Inventariseren bijdrage
LHC Toekomstvisie (richting) Kernelementen van de LHC Toekomstvisie 1. Geleidelijk van initiële ontwikkeling naar optimale prestatie in de sportloopbaan van de LHC hockeyers 2. Meer ruimte aan individuele leden in teamverband Tot en met de D8 leeftijd is het LHC streven teams zo veel mogelijk in stand te houden Vanaf D11 streeft de LHC ernaar de ambitie en het talent van het individu als uitgangspunt te nemen en zo een team samen te stellen waar alle linies optimaal presteren (wel prestatiekaders) Vanaf D11 biedt de LHC linie breed extra uitdaging voor de individuen die dit willen met een open karakter voor uitwisseling tussen P en R teams Vanaf de D11 leeftijd plakt de LHC een P of R label op een team en handelt daar naar (prestatiekaders) – P = Prestatie – R = Recreatie
LHC Handvest (kompas) • Gedragscode • Voor nu en straks • Gedrag, denken en handelen in het belang van de Lochemse Hockey Club • Voor leden en vrijwilligers • Verwachtingen en het managen ervan • Het LHC Handvest bestaat uit twee delen: 1. Algemeen (LHC Huisregels) 2. Specifiek (specifiek deel per functiegroep van de LHC vrijwilligers)
Vervolgens realiseren • LHC sleutelposities – – – – – – – – – – – –
Secretaris van het bestuur * Voorzitter LHC (per september 2010) * Bestuurslid Facilitair (per september 2010) * Bestuurslid Sponsoring Publiciteit en Automatisering (per september 2010) * Werkgroep Papieren Kreet Aanvullende leden Sponsoring Publiciteit Automatisering team * Voorzitter SPA team (nieuwe functie door splitsing bestuur en commissie) * Diverse B-team functies (Beleving – Bar) Leden voor de op te richten Evenementen commissie (nieuwe functies) Toezicht, gastvrijheid en wedstrijdtafel * Jeugdcommissie Tuchtraad
* = voor 1 september 2010 in te vullen
Initiatieven Jeugdraad • Hetty en Eppo [aangevuld met Benno (evenementen)] • Via Veronique snel in contact gekomen met een groep enthousiaste jeugdleden die de jeugdraad wil vormen – – – – – – –
Imke van Halen Joost Hulleman Maurits Hovius Jelmer Jelsma Noor Stolk Susan van Dijk Imke van Halen
• Jeugdraad in oprichting is een feit, eerste gesprekken gevoerd • Hoe te verankeren in de LHC organisatie? • Welk kader krijgt de jeugdraad mee?
Initiatieven Veteranen L voorstel • Julius en Paul namens Veteranen L • Uiterst effectief en eenvoudig voorstel! • Elk LHC senioren team adopteert een LHC activiteit en is verantwoordelijk voor de uitvoering ervan: – – – – – – – –
• • • •
Strafbalcompetitie Witte Wieven toernooi Wedstrijdtafel Rob Back toernooi Stamppot toernooi Familie hockeydag (Ouder Kind hockey) Papieren bewaar Kreet Etc.
Per LHC activiteit wordt er een kader opgesteld Elk jaar evaluatie Wat vindt de ALV van dit idee? Hoe te verankeren in de LHC organisatie?
Initiatieven Voorzitter vacature • • • •
Joost en Maarten Profiel was reeds beschikbaar (zie bijlage 1 – profiel voorzitter) Door onduidelijkheid invullen sleutelfuncties lastig verhaal werving Vz Opties: 1. Interim voorzitter met specifieke opdracht voor 1 jaar 2. Reguliere voorzitter periode van 3 jaar in een uitgebreider bestuur •
Met secretaris en mogelijk extra bestuursfuncties bijvoorbeeld evenementen
3. Reguliere voorzitter voor 3 jaar met accent op manager 4. Reguliere voorzitter voor 3 jaar ondersteund door betaalde manager en secretariaat
• Uitwisseling geweest voorzitters Golf & CC Graafschap en LHC – – – –
1 bestuurslid alle commissies Operatie ligt bij betaalde manager en secretariaat (begroting G&CC 1 miljoen) Advies: stel een tuchtraad in Bestuur Golf & CC kan zich daardoor richten op beleidszaken
• Welke voorkeur heeft de ALV t.a.v. de genoemde opties?
Initiatieven Overigen deel 1 • Secretaris van het bestuur – Profiel opgesteld (zie bijlage 2 – profiel secretaris) – Profiel met kandidaat besproken en heeft niet geleid tot invulling van deze functie
• Bestuurslid facilitair – Profiel opgesteld (zie bijlage 3 – profiel bestuurslid facilitair) – Profiel met kandidaat besproken en heeft niet geleid tot invulling van deze functie
• Informeren en inventariseren onder de leden ‘versterken blauwe hart’ – Kristel en Tineke – In persoonlijke gesprekken – Stand van zaken
Initiatieven Overigen deel 2 • Toekomstige inrichting Sponsoring – Publiciteit - Automatisering – Profiel opgesteld (zie bijlage 4 – inrichting Sponsoring - Communicatie) – Absolute noodzaak om Sponsoring team uit te breiden euro 20.000,--!
• Welke initiatieven zijn niet genoemd en wel genomen?
Hoe verder? Prioriteiten: • Bestuurslid facilitair • Secretaris van het bestuur • Voorzitter • Papieren bewaar Kreet • Invullen vernieuwde inrichting Sponsoring en Communicatie • Verankeren Jeugdraad • Verankeren Senioren teams LHC activiteit adoptie
Rondvraag
Bijlage 1 Profiel LHC voorzitter • • • • • • • • • • • • • • •
iemand met een Blauw hart aansturen LHC bestuur aansturen LHC Secretaris delen met mede bestuursleden voorbereiden en voorzitten LHC bestuursvergaderingen (12 x per jaar) voorbereiden en voorzitten LHC Algemene Leden Vergadering(en) (1-3 per jaar) managen van conflicten (schorsing, teamindeling, vandalisme, spanningen etc.) voeren van gesprekken met betrokkenen bij conflicten filteren en verspreiden elementen KNHB nieuwsbrieven regelmatig bijwonen commissie vergaderingen regelmatig schrijven van Kreet voorwoord schrijven van voorwoord Bewaar Kreet schrijven verslag van de voorzitter openen evenementen en toernooien regelmatig aanwezig zijn op de club op zaterdag en zondag
• • • •
• • • •
•
• •
waarderen en stimuleren bestuurders, vrijwilligers en commissies delegeren activiteiten die bij de voorzitter worden gelegd naar de operatie reageren op e-mail afstemming met de Stichting Armhoede Reigerkamp (SAR) goedkeuren financieel verslag SAR (samen met LHC penningmeester) organiseren en leiden speciale teams (zoals bijvoorbeeld LHC Toekomstvisie team) de LHC vertegenwoordigen bij officiële gelegenheden KNHB (bijvoorbeeld congressen) deelnemen aan het Stedendriehoek overleg voorzitters (DHV, Ares, MHCA, VHCT, MHCZ, LHC) ondertekenen contracten en overeenkomsten (bijvoorbeeld trainers) Gemiddeld 10 – 15 uur per week Twenty Four Seven
Bijlage 2 Profiel secretaris van het bestuur • • • • • • • • •
• • •
Opstellen van notulen van bestuursvergaderingen (10 per jaar) Opstellen van notulen van algemene ledenraadvergaderingen (2 per jaar) In overleg met de voorzitter opstellen agenda ALV en bestuursvergadering en tijdig verzamelen/versturen vergaderstukken Contact naar en communicatie met de KNHB over algemene zaken (bv ledenopgave) Uitvoeren van diverse algemene acties namens het bestuur Verspreiden en archiveren poststukken Archiveren en beheren algemene archief stukken LHC Bijhouden agenda bestuursactiviteiten Signaleert en bewaakt de voortgang van de actie- en besluitenlijst en houdt daarmee het bestuur alert op uit te voeren acties Verzorgt de bulk e-mails met mededelingen vanuit het bestuur Ziet er op toe dat er elke het bestuur regelmatig via de internet site stukken publiceert Het verzorgen van attenties bij jubilea / bijzondere gelegenheden / afscheid van bestuursleden etc.
Bijlage 3 Profiel LHC bestuurslid facilitair •
• • • • • • • • •
•
Deelname in het bestuur + vergaderingen bijwonen en voorbereiden - 10 x per jaar / 3 uur per maand Opstelling en bewaking van budget / 10 uur per jaar Diverse overleggen (telefonisch / per mail) met bestuur / diverse commissies) - 3 uur per maand Aansturen Team van Barhoofden o.a. middels vergadering + notulen - 1 x per 6 weken / 1½ uur Bardiensten draaien - 1 x per 3 à 4 weken / 4 uur Bardienst op vrijdagavond - 1 x per 5 à 6 weken / 3 uur Begeleiding inkoop inclusief factuurcontrole en assortimentsbepaling / 1 uur per 2 maanden Begeleiding Jeugdraad (exclusief feest) / 2 uur per 6 weken Begeleiding Activiteitencommissie / 1 uur per 6 weken Voorbereiding + organisatie diverse toernooien - 2 uur per evenement – Evenementen: Clinics, Specifieke trainingen, Jeugdevenementen, Rob Back-toernooi, Champions Dinner, ABCD-toernooien, Sterrendag, Witte Wieven toernooi, Ouder – kind dag (Familie hockeydag), Vrijwilligersavond, Algemene Leden Vergadering Speciale evenementen (bijvoorbeeld LHC lustrum, laatste keer 75 jaar in 2009) - 1 x per 5 jaar
Bijlage 4 Inrichting Sponsoring en Communicatie
Voorzitter Sponsoring (vacant) • verantwoordelijk voor aansturing sponsorcommissie (1 keer per maand overleg) • beheert lopende contracten portfolio en stuurt facturatie • beheer Hoofd en Subsponsoren • organisatie met team 1 keer per jaar speciale actie voor extra gelden (bijv. Compost- of pennenactie) • voorwaarde: sterk netwerk binnen MKB Lochem e.o • belasting: 1-3 uur per week
Voorzitter Communicatie (vacant)
•
• • • • •
verantwoordelijk voor aansturing communicatiecommissie (1 keer per maand overleg) stelt communicatie plan intern/extern op (nog niet aanwezig) voert communicatie plan / beleid LHC uit stuurt redactie De Kreet Stuurt en redigeert inhoud communicatie belasting: 1-3 uur per week
Tot slot • Het LHC bestuur nodigt u van harte uit mee te denken en te praten op de 2e bijzondere Algemene Leden Vergadering op maandag 21 juni a.s. om 20:30 uur in het LHC clubhuis
• Jeugdleden kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun ouders/verzorgers • Mogen we op uw / jouw komst rekenen?
