Uitleg Eigenaren & Eigenarenafrekening
Eigenaar (Gebruiker )
Huis 1 (Object) Huis 2 (Object)
Reservering – voor ’n Object, met
’n gekoppelde Reserveringsoort
Reserveringsoort(en) – bevat voorwaarden voor de compensatie en verrekening van Huur en Toeslagen naar de Eigenaar.
Eigenaarafrekening – een factuur voor de Eigenaar van de accommodatie. Dit is het bedrag die de Eigenaar ontvangt van het Park.
Indien u te maken heeft met verschillende (huis)eigenaren met accommodaties, dan biedt ons reserveersysteem u diverse mogelijkheden voor het beheren en bewaken van het complete reserveerproces. In dit geval zijn de onderstaande stappen voor u van belang: a) Bepaal een passende rol voor de (huis)eigenaar b) Maak een eigenaar aan als gebruiker en ken hem deze rol toe c) Koppel de eigenaar aan de juiste accommodatie(s)/objecten d) Definieer de reserveringssoorten voor uw scenario e) Maak rapportages (eigenaren controlelijst / reserveringen per soort) aan Let op: Voor het genereren van de juiste output is het van essentieel belang dat u de bovenstaande stappen doorloopt en zo compleet mogelijk invoert.
Toelichting bij de hiervoor beschreven stappen a)
Bepaal een passende rol voor de (huis)eigenaar
Onze software wordt standaard geleverd met o.a. de rollen Administrator, Beheerder, Schoonmaak en Huiseigenaar. Elke rol is voorzien van een eigen set aan rechten.
Toelichting: U bepaalt zelf welke rol, en daarmee dus ook welke rechten, voor uw (huis)eigenaar het meest geschikt is. Mag een eigenaar bijvoorbeeld alleen de agenda van zijn accommodatie(s) inzien? of mag de eigenaar zelf ook reserveringen voor zijn eigen accommodatie(s) boeken? Met de rol Huiseigenaar heeft de eigenaar de mogelijkheid om: -‐ De Agenda in te zien -‐ Zelf sluitingsdagen toe te voegen (of de accommodatie voor privégebruik te reserveren) Met de rol Huiseigenaar reserveer heeft de eigenaar de mogelijkheid om: -‐ -‐ -‐
Een reservering aan te maken in de Agenda van zijn eigen accommodatie De eigenaar kan alleen reserveringen wijzigen die hij zelf heeft geboekt De eigenaar heeft geen inzicht in reserveringen die hij niet zelf heeft gemaakt (hij kan alleen zien of de accommodatie vrij of bezet is)
b) Maak een eigenaar aan als gebruiker en koppel deze vervolgens aan een rol Route: Instellingen Gebruikers Nieuw Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker in onze software kunt u naast het invoeren van de contactgegevens ook de rol opgeven. Deze rol kan per gebruiker verschillen. Ook voert u hier de inloggegevens van de gebruiker in.
Invoeren: Huiseigenaar als gebruiker In het geval van een (huis)eigenaar raden wij u sterk aan om ook direct de Adresgegevens en een debiteurnummer in te voeren. Deze gegevens worden namelijk, mits hier ingevoerd, overgenomen en getoond op de eigenarenafrekening. c) Koppel de eigenaar aan de juiste accommodatie(s) Zodra u een eigenaar als gebruiker heeft aangemaakt kunt u deze koppelen aan één of meerdere accommodaties. Dit doet u door de gebruiker (eigenaar) te bewerken en via “Toegang tot objecten” de objecten van de gebruiker (eigenaar) aan te vinken.
De eigenaar kan nu inloggen uw verhuurpakket en ziet daarbij alleen de agenda van zijn/ haar eigen accommodatie(s) terug. Afhankelijk van de rol die u aan de eigenaar heeft toegekend, kan deze wel of niet zelf reserveren vanuit de agenda. d)
Definieer de reserveringssoorten voor uw scenario
Reserveringssoorten definiëren Een reserveringssoort is de methode waarop een reservering, waarvoor een afwijkende vergoeding richting de huiseigenaar geldt, gemaakt kan worden. Route: Geavanceerd Reserveringssoorten Nieuw Het komt bij diverse gebruikers voor dat een reservering die via de receptie/ beheerder wordt gemaakt een andere vergoeding richting de eigenaar tot gevolg heeft dan wanneer (er via) de eigenaar een reservering wordt vastgelegd. Tarief per dag Het is mogelijk om een huiseigenaar te vergoeden op basis van een vast bedrag, per accommodatie, per dag dat de accommodatie verhuurd is. Percentage van het huurbedrag Echter ontvangt in de meeste gevallen een verhuurorganisaties een vast percentage aan commissie voor het tot stand brengen en de administratieve afhandeling van de reservering. Binnen onze software is met beide opties rekening gehouden.
Verschillende vergoedingen mogelijk gedurende verschillende periodes (Geldig vanaf/tot) Ook bestaan er situaties waarbij de vergoeding afhankelijk is van bepaalde periodes en/of seizoenen. Voorbeeld: Denk aan een andere vergoeding in het laagseizoen dan in het hoogseizoen. U kunt daarom meerdere periodes (maximaal 5) aanmaken. Reserveren via uw website Per reserveersoort kunt u aangeven of deze ook geldig is op het moment dat de reservering via de Publieke Module (meestal uw eigen website) is gemaakt. Dit kunt u aangeven door een vinkje te plaatsen bij “Wordt automatisch toegekend aan internet reserveringen”. Daarnaast kunt u per reserveersoort uiteraard aangeven of de reserveersoort ter beschikking wordt gesteld aan een gebruiker met een Eigenarenrol. Vink aan “Zichtbaar voor Eigenaren”. Basis huurbedrag waarover de provisie berekend wordt De provisie kan over het huurbedrag inclusief BTW of huurbedrag exclusief BTW worden berekend – Dit kunt u aangeven bij “Basis huur wordt berekend over” In hetzelfde scherm kunt u, door aan te vinken, aangeven welke toeslagen in mindering worden gebracht op het huurbedrag alvorens de provisie wordt berekend.
Compensatie en verrekening met de Eigenaar Het is mogelijk om eigenaren te compenseren voor toeslagen (gebruik van kinderbed, huisdieren mee, etc). Maar soms moeten eigenaren betalen voor toeslagen ( denk aan schoonmaakkosten, lakensets, etc) die zijn gebruikt. Dan worden de toeslagen verrekend met de eigenarenafrekening.
Voor welke accommodaties is de reserveersoort geldig? Indien uw reserveersoort alleen geldig is voor slechts een beperkt aantal objecten/ accommodaties, dan kunt u dit aangeven door de juiste accommodaties te selecteren.
Voorbeelden van Reserveringssoorten:
Voorbeeld 1: De eigenaar maakt zelf gebruik van zijn accommodatie. De eigenaar reserveert zijn accommodatie via zijn eigen Admin (huiseigenaren login) -‐ Er vindt geen verrekening van het huurbedrag plaats, dus percentage van huur = 0 -‐ “Zichtbaar voor eigenaren” staat aangevinkt zodat de eigenaar dat als Reserveringssoort kan kiezen bij het maken van ’n reservering via de Admin.
Toeslagen (zoals bedlinnen, schoonmaak, etc) moet de eigenaar zelf betalen en wordt dus verrekend met zijn eigenaren afrekening (deze bedragen worden in mindering gebracht op de inkomsten verkregen uit het verhuren van de woning).
Voorbeeld 2: Reserveringen die door de klant zelf, online, worden gemaakt: -‐
“Wordt automatisch toegekend aan internet reserveringen” moet aangevinkt staan – LET OP: U kunt maar 1 Reserveringsoort gebruiken voor het maken van reserveringen via het internet.
-‐
Wanneer de provisie bijvoorbeeld 20% van het verhuurbedrag bedraagt kunt u dit invullen bij “Percentage van huur.”
-‐
Voorbeeld 3: Voor reguliere verhuur die de receptie/balie aanmaakt via de Admin kant geldt dat er 15% van de basishuur bedoeld is voor de Eigenaar. De eigenaar kan deze reserveringsoort niet selecteren wanneer “zichtbaar voor eigenaren” niet aangevinkt is Er zijn meerdere periodes aangemaakt (Geldig van/tot). Er kan dus een aparte percentage worden toegewezen aan een eigenaar – denk aan een verhoging in % per jaar. Of dat de eigenaar in het hoogseizoen meer krijgt voor zijn woning.
Aanmaken van nieuwe reserveringen Bij het maken van een nieuwe reservering via de Agenda kunt u de reserveringssoort uit een dropdown lijst selecteren. Hierdoor is het uiteindelijk mogelijk om een juiste eigenaren-‐ afrekening samen te stellen.
Toelichting: Wanneer u bij het inrichten van ons systeem de beschreven stappen heeft gevolgd is het nu mogelijk om per reservering aan te geven welke reserveersoort van toepassing is.
Een eigenaar ziet, wanneer hij zelf een reservering maakt, alleen de reserveringssoorten die hij gerechtigd is te zien en te gebruiken. e)
Aanmaken van rapportages (eigenaren controlelijst / reserveringen per soort)
Eigenaren controlelijst Met de eigenaren controlelijst kan op een eenvoudige wijze worden gecontroleerd of de ingevoerde gegevens per eigenaar correct zijn. Per eigenaar worden de ingevoerde adresgegeven getoond en de accommodaties/objecten die aan hem zijn gekoppeld. LET OP! Het is van essentieel belang dat u de gegevens controleert. De eigenaar krijgt namelijk alleen een afrekening voor de accommodaties die aan hem zijn gekoppeld.
Reserveringen per soort U kunt zelf de periode selecteren waarvoor u een overzicht wilt opvragen van de gemaakte reserveringen per reserveringssoort. Dit overzicht is vergelijkbaar met de aankomstlijst, maar dan uitgebreid met de soorten. Controleer of alle reserveringen een reserveringsoort hebben. De reserveringen zonder reserveringssoort worden namelijk niet meegenomen in de “Afrekening.” De eigenaar loopt hierdoor dus zijn inkomsten mis.
Eigenaren afrekening Per reserveringsoort moet er een BTW % ingevuld worden. Deze wordt gebruikt bij de eigenaren afrekening.
Om eigenaren afrekeningen te maken: De eigenaren afrekening is verdeeld over 2 schermen (2 menu opties onder elkaar). Onder Geavanceerd, is er een optie voor Eigenaren afrekening – (met e-‐mail icoon).
Selecteer de periode (factuur datum vanaf en tot en met) waarvoor een afrekening moet worden gemaakt. Selecteer één eigenaar uit de lijst of Alle. Klik op Facturen maken.
Selecteer de boekingen die een vertrekdatum, vanaf en tot met hebben, die binnen de factuurperiode vallen. Selecteer een of meerdere Eigenaren en klik op Afrekening genereren.
Links onder in beeld ziet u de voortgang van het verwerken van de facturen. Om eigenaren afrekeningen te tonen/printen: Ga naar Eigenaren afrekening – de 2de menu optie (met printer icoon)
Alleen de facturen die binnen de “vanaf/tot en met” periode vallen worden getoond. Pas deze periode aan en klik op Refresh en de gewenste facturen worden nu getoond. De facturen worden, één factuur per pagina, getoond – zie “Page 1 of 2”
Door te klikken op de > naast Page wordt de volgende pagina (dus factuur) getoond.
Door te klikken op de printer met nummer 1 icoon print u de huidige pagina. Door op de gewone printer te klikken print u alle pagina’s.
Standaard wordt de factuur in PDF formaat geprint tenzij de optie (zien bovenstaand) aangepast worden. Bijvoorbeeld naar Rtf (Word) formaat.
Klikt u op de Opslaan button naast PDF dan krijgt u eerst een voorvertoning van de factuur in een nieuwe scherm en kunt u hem daarna opslaan. Klikt u op “gewone” opslaan button dan wordt de factuur/facturen direct opgeslagen in een bestand – bijvoorbeeld in 1 PDF document bestaande uit 16 pagina’s (lees 16 facturen).
Voorbeeld van een afrekening:
Herbereken van afrekening: Het kan zijn dat een reservering gewijzigd is, of de reserveringsoort is aangepast met als gevolg dat de afrekening moet worden herberekend. Selecteer de bewuste afrekening in het eerste Eigenaren afrekening menu en klik nu op “Herbereken afrekening”.
Niet Standaard gerelateerde kosten toevoegen aan een afrekening: Stel dat er bijvoorbeeld een koffiezetapparaat is gekocht waarvoor de eigenaar het park moet compenseren. Deze kosten kunnen niet in ons pakket worden opgenomen maar u kunt ze wel aan het einde van het opstellen van een factuur nog toevoegen.
Selecteer de factuur en klik op “Item aan factuur toevoegen”. Vul de kosten en omschrijving in en klik op opslaan en sluiten.
De extra kosten worden nu op de factuur getoond.
