Vereniging van Eigenaren Incassoprocedures en aandachtspunten Vrijwilligerscafé 29 januari 2015
Inleiding. Veel Verenigingen van Eigenaren (hierna VvE) voeren de administratie en alle voorkomende werkzaamheden in eigen beheer uit. Ik juich dat toe, dit bespaart aanzienlijke kosten (administratiekantoren zijn niet altijd de goedkoopste), maar ik adviseer u om u wel te laten bijstaan door een deskundige. In een VvE is vaak wel iemand die bedreven is in de boekhouding of technisch aangelegd is voor (eenvoudige) onderhoudswerkzaamheden kan verrichten, zelfs de wekelijkse schoonmaakdiensten geschieden nog wel eens door de leden zelf. Voorschot- of periodieke bijdragen. Eén van de meest voorkomende problemen binnen een VvE zijn wanbetalers. Hoe moet hier mee worden omgegaan, welke maatregelen moeten worden getroffen, welke mogelijkheden zijn er, op welke wijze moet de VvE met de wanbetaler, de buur- en/of buurvrouw omgaan. Wanbetalers drukken op het vermogen of beter gezegd inkomen van de VvE. Immers, wanneer er niet betaald wordt, kan de VvE simpel weg niet sparen voor het meerjaren onderhoudsplan, of in het ergste geval de lopende verplichtingen niet voldoen. Dit drukt dan weer op de overige leden van de VvE met niet zelden een verhoging van de voorschotbijdragen tot gevolg of uitstel van uit te voeren (onderhouds)werkzaamheden. In deze lezing probeer ik u enkele handvatten te geven, en bovenal een richtlijn te geven voor de te ondernemen stappen. Oorzaken van achterstanden. De oorzaak van achterstanden is verschillend. Iemand kan zijn baan verliezen en tijdelijk zonder inkomen zijn, of in afwachting van de toekenning van een uitkering. Ook kan het faillissement van zijn of haar onderneming daar de veroorzaker van zijn, maar ook ziekte, taalproblemen, overbesteding (dus meerdere schulden) kunnen daar de veroorzaker van zijn.
Verrekening achterstand bij verkoop van een appartementsrecht. Achterstanden kunnen verrekend worden bij eigendomsoverdracht verrekend worden. De wetgever heeft deze mogelijkheid beperkt tot het lopende en voorafgaande boekjaar (art. 5:122 lid 3 BW) De wet en ook het splitsingsreglement bepalen, dat verkopen en koper hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de periodieke bijdrage verschuldigd over het lopende boekjaar en het daaraan voorafgaande boekjaar. De notaris is verplicht bij de eigendomsoverdracht aan het bestuur van de VvE een opgave te vragen met betrekking tot een eventuele achterstand in de betaling van de periodieke bijdrage. Meestal zal verrekening hiervan plaatsvinden via de notaris, tot dit laatste is de notaris echter niet verplicht. Het is dus zaak dat de VvE actief waakt voor het te hoog oplopen van achterstanden van de appartementseigenaren. Dit is makkelijker gezegd, dan gedaan. Voorkomen en aanpakken van achterstanden. Huishoudelijk reglement. Leg in het huishoudelijk reglement vast dat achterstanden kunnen worden verrekend met teruggaven, zoals bijvoorbeeld van de stookkosten. Leg ook vast dat het bestuur gemachtigd is om bij achterstanden incassomaatregelen te treffen. Hiermee voorkomt u dat u eerst een vergadering van VvE bijeen moet roepen om toestemming te vragen of een vordering ter incasso kan worden overgedragen. Dit scheelt weer tijd! Voor verdere acties, zoals dagvaarding en executiemaatregelen heeft u wel een directe uitspraak van de vergadering van de VvE nodig. Kortom: veel zaken kunt u al afhandelen door middel van het huishoudelijk reglement. Aan de deur kloppen. Wanneer u constateert dat een van uw leden een achterstand heeft van twee maanden (bij één maand sommeert u natuurlijk al schriftelijk!) kunt u bij aanbellen of aankloppen om te vragen of er iets aan de hand is. Hoewel deze methode de meest directe is en ook wel resultaat is, moet u dat maar durven! In deze tegenwoordige tijd van korte lontjes, geweld en opmerkingen van: “waar bemoei je je eigenlijk mee”, wil niet iedere bestuurder dat doen. Ook voor de professionele VvE beheerder is dit lastig!
Kent u de persoon wat beter, en is er een goede verstandhouding dan is het aanspreken wat minder bezwaarlijk. Maar wat u in ieder kunt doen, of via de beheerder, de wanbetaler uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. Het kan zijn dat iemand slechts tijdelijk een financieel probleem heeft, bijvoorbeeld door wisseling van baan, verlies van werk of anderszins. Wijst u in uw brieven ook op de mogelijkheid van schuldhulpverlening, bijvoorbeeld met vermelding van de gegevens van de gemeente of de gegevens van een het Wijk Ondersteuningsteam (WOTS). Sinds 1 januari 2015 zijn in (bijna) alle gemeentes in Nederland (door de decentralisaties) dergelijke teams tot stand gekomen. Let wel: uw doel of dat van de VvE is niet om de wanbetaler te helpen, maar om te zorgen en te sturen dat de achterstand niet verder oploopt en aangezuiverd wordt. Een van maatregelen is daarbij het doorverwijzen naar genoemde instellingen. U kunt ook in het huishoudelijk reglement opnemen, dat bij achterstanden van drie of meer maanden automatisch een melding naar een dergelijk WOTS-team uitgaat. Bespreekt u dit met een wijkondersteuningsteam en uiteraard in de vergadering van de VvE. De Incasso-maatregelen Wanneer alle minnelijke mogelijkheden door de VvE zijn bewandeld, dan rest u niet anders dan tot het nemen van rechtsmaatregelen over te naam. De incassopraktijk is het eenvoudigste onderdeel van de rechtspraktijk, maar tegelijker tijd een dure en ook dan is het niet zeker dat de VvE de verschuldigde gelden ontvangt. U kunt kiezen voor het uit handen van geven van de incasso aan de gerechtsdeurwaarder, advocaat, rechtskundig adviseur of incasso bureau. Maar in alle gevallen moet u de rechtsbijstandverlener kort houden! Laat dus te nemen stappen altijd vooraf even met u afstemmen! Iedere handeling kost geld, en hoewel de kosten verhaald worden op de wanbetaler als er geen verhaal blijkt te zijn aan het eind van de incassorit krijgt de VvE de rekening gepresenteerd en is dan dubbel de klos, en de achterstand niet aangezuiverd en de gemaakte kosten ook nog op de boterham. De kosten van griffierecht om een zaak op de rechtbank aanhangig te maken kosten circa € 500,--, los van de kosten van de dagvaarding en de buitengerechtelijke incassokosten. Zie voor de tarieven: http://www.rechtspraak.nl/Procedures/Tarievengriffierecht/Pages/Griffierecht-sector-Kanton.aspx
De handelingen en tarieven van de Gerechtsdeurwaarder zijn vastgelegd in het Besluit Ambtshandelingen Gerechtsdeurwaarders BTAG; Zie voor de tarieven: http://www.kbvg.nl/4311/besluit-tarievenambtshandelingen-gerechtsdeurwaarders De hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten is vastgelegd in de Wet Incasso kosten (WIK). Zie voor de tarieven: http://nvio.nl/wet-incasso-kosten-wik Wettelijke rente. Als VvE mag u de wettelijke rente over het verschuldigde mee vorderen. De wettelijke rente voor consumenten bedraagt per 1 juli 2012 3%. In het huishoudelijk reglement dient u wel op te nemen, dat de VvE bij achterstanden aanspraak maakt op de geldende wettelijke rente. Bij overdracht van de vordering ter incasso dient u te melden dat de incassant de wettelijke rente over de hoofdsom mee vordert. Dit is een recht wat de VvE heeft, maar of u hier gebruik van maakt is uiteraard aan de VvE of beter gezegd de vergadering van de VvE. Zie voor wettelijke rente: www.wettelijkerente.nl Verhaalsmogelijkheden. De VvE kan de vordering op alle goederen van de wanbetaler verhalen (art. 3:276 BW. Dus, na uitspraak van de Kantonrechter (vonnis) kan de gerechtsdeurwaarder beslag leggen op het inkomen (salaris, uitkering), inboedel, auto, bankrekening(en) en het appartementsrecht. Het is aan te raden dat in de administratie van de VvE zoveel mogelijk persoonlijke gegevens worden opgenomen, zoals waar wordt gewerkt, of is er een eigen onderneming, bankrekening(en) auto, tweede huisje, (sta)caravan. Het is deze eenvoudige wijze van opnemen van gegevens die bij achterstanden een snellere incasso kan opleveren, immers de incassant hoeft niet direct zelf een verhaalsonderzoek te doen. En het kan kostenbesparend werken. Nu zullen er wellicht wat wenkbrauwen gefronst worden, want inderdaad mijn advies raakt de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit kan opgevangen worden door in het huishoudelijk reglement op te nemen dat van de leden in de administratie om administratieve redenen persoonlijke gegevens worden opgenomen. Beslag op het appartementsrecht.
Indien de gerechtsdeurwaarder met instemming van de VvE overgaat tot beslaglegging op het appartementsrecht, dan dient u rekening te houden met de hypotheekhouder (als die er is). De hypotheekhouder dient medewerking aan de executieverkoop (veiling) te geven, hier zijn zij met de huidige onderwaterstand niet happig op. Daarnaast zal in de regel de verkoop minder opleveren dan de hypothecaire lening is, en vist de VvE achter het spreekwoordelijke net. Kortom, kosten gemaakt en niets ontvangen. Stem alleen in met beslag op het appartementsrecht als resultaat verwacht wordt, dus als de hypothecaire lening duidelijk lager is dan de verwachte opbrengst. Tot slot en vragen. Een actieve aanpak van achterstanden heeft een actief bestuur, VvE en/of beheerder van een VvE-nodig. Ik kan als het aan mij ligt blijven vertellen, heeft u nog vragen stel ze gerust heeft u nu geen vragen dan kunt u mij altijd e-mailen op
[email protected] of mij de vraag via het de heren Bob Beijer of Ger Hunnersen van het VvE vrijwilligerscafé
