Uitgangspunten Werkgeversregeling Kinderopvang 2005 De nieuwe Wet Kinderopvang treedt met ingang van 1 januari 2005 in werking. Dit heeft vergaande gevolgen voor de bestaande bedrijfsregeling voor Kinderopvang. Bestaande regels, procedures en werkwijzen zijn niet meer van toepassing na 1 januari. Om u als werkgever optimaal voor te bereiden op de nieuwe Wet Kinderopvang bespreken we aandachtspunten waarover u tijdig een besluit moet nemen. Tevens wordt besproken op welke wijze u kunt besparen op de werkgeversbijdrage kinderopvang zonder dat u de werknemer benadeelt.
Belangrijkste wijzigingen van de Wet Kinderopvang De nieuwe wet kinderopvang is feitelijk het omgekeerde van de huidige situatie. Nu is het nog zo dat de werkgever bedrijfsplaatsen koopt waar ouders met hun kind(eren) terecht kunnen. De werkgever houdt maandelijks een ouderbijdrage in op het salaris van de werknemer. Deze ouderbijdrage is inkomensafhankelijk. In de nieuwe wet staat de ouder zelf centraal. De keuze van de vorm van opvang en de instelling is de verantwoordelijkheid van de ouder. De ouder sluit een contract met het kinderopvangcentrum of gastouderbureau en betaalt de factuur zelf. De overheid geeft een inkomensafhankelijke tegemoetkoming en de beide werkgevers van de ouders kunnen ieder een bijdrage van maximaal 1/6 in de kosten van de opvang belastingvrij verstrekken. De kosten die daarna overblijven zijn voor de ouder zelf.
Bedrijfsregeling kinderopvang Wanneer u een bestaande bedrijfsregeling heeft of volgens de CAO een bijdrage in de kinderopvang verstrekt, dan moet u de bestaande regeling opnieuw opstellen. Doordat de strekking van de Wet Kinderopvang volledig anders is dan u gewend bent bespreken we een aantal aandachtspunten, die u als werkgever snel een forse voorsprong op kan leveren bij het vaststellen van de bedrijfsregeling.
Uurtarief Uitgangspunt van de nieuwe Wet Kinderopvang is dat in alle contracten en facturen vermeld staat gedurende welk aantal uren kinderopvang verstrekt wordt en wat de resulterende kosten zijn. Achtergrond hiervan is dat de Belastingdienst geen blanco cheque geeft voor het subsidiëren van facturen zonder onderliggende dienstverlening. Het Ministerie van SZW stelt het maximum uurtarief voor de kinderopvang vast welke ook door de Belastingdienst gehanteerd wordt. Voor kinderen in de leeftijd tot 4 jaar bedraagt het maximum uurtarief 5,68 euro en 6,13 euro voor kinderen in de leeftijd van 4 tot ongeveer 12 jaar. Onderzoek in 2002 van het ministerie toont dat 90% van alle kinderopvangorganisatie onder deze tarieven liggen. Een praktische tip voor de bedrijfsregeling is om ook een maximum uurtarief voor de kinderopvang vast te stellen. U volgt hierbij de algemene trend wanneer u uw bedrijfsregeling aan laat sluiten bij de door het Ministerie van SZW vastgestelde tarieven. Het maximeren van de uurprijs levert daarbij ook nog voordelen voor uw werknemers als geheel doordat budgetbeperkingen minder snel optreden. Immers, geld dat anders betaald wordt voor de dure opvang van de ene werknemer komt beschikbaar voor de kinderopvang van andere werknemers met kinderen. Daarbij is de duurdere opvang een vrije keuze is van de werknemer.
Bijdrage (ontbrekende) partners In de Wet Kinderopvang is voorzien dat de werkgever kan besluiten om de bijdrage van 1/6 deel onbelast te verhogen tot 1/3 deel van de kosten voor kinderopvang. Wanneer de werkgever dit besluit moet hij wel zeker weten dat de werkgever van de andere partner niet bijdraagt. Immers, wanneer de ander werkgever wel bijvoorbeeld 1/6 deel bijdraagt is de bijdrage boven 1/6 deel van de kosten netto loon welke belast en premieplichtig is bij jezelf. Dit is een complex traject bij de salarisadministratie waar menig werkgever niet in terecht wil komen.
Pagina 1/9
Om de beheerslast en de uitvoeringskosten te beperken is het voor een ondernemer dan ook het gemakkelijkste om de bijdrage te beperken tot 1/6 deel van de kosten voor kinderopvang. Dit besluit geeft de partner een extra stimulans om bij zijn/haar werkgever ook een aanvraag in te dienen voor een bijdrage kinderopvang. In de gevallen waarin de werkgever van de partner geen bijdrage verstrekt, zal het Rijk een extra bijdrage verstrekken. Deze bijdrage is inkomensafhankelijk en geldt in 2005 en 2006 voor vrijwel alle inkomens; in 2007 en 2008 wordt de bijdrage afgebouwd. Vanaf 2009 geldt dit alleen nog voor gezinnen met een jaarinkomen tot circa 45.000,- euro. In het geval van eenoudergezinnen betaalt het Rijk de werkgeversbijdrage (1/6 deel) van de ontbrekende partner. In het geval van een éénoudergezin is er geen partner die 1/6 deel bijdraagt. Voor deze gevallen heeft de Overheid besloten om het ontbrekende werkgeversdeel als subsidie aan de ouder te verstrekken. Dit tot de maximum vastgestelde uurtarieven van het Ministerie van SZW.
Vormen van Kinderopvang Als werkgever is het belangrijk om in de bedrijfsregeling Kinderopvang de toegestane vormen van kinderopvang vast te leggen. Dit omdat de werkgever niet voor alle vormen van kinderopvang een onbelaste bijdrage mag vergoeden. Doet u dit toch en u krijgt hierop controle van de Inspecteur, dan staat u een naheffing en mogelijk een boete te wachten. U kunt als werkgever zonder problemen een bijdrage in de kosten voor kinderopvang betalen wanneer de opvang voor kinderen van 0 - 12 jaar plaatsvindt in een erkende instelling voor kinderopvang die in een gemeentelijk register geregistreerd staat. Het gaat om geregistreerde kinderdagverblijven, instellingen voor buitenschoolse opvang (voor- naschoolse opvang en tijdens de vakanties) en gastouderopvang via een erkend gastouderbureau. De registraties van de kinderopvangorganisaties dient u zelf bij de gemeente op te vragen. In het algemeen zijn kosten voor kinderopvang, kosten die direct verband houden met de opvang. Daarbij valt te denken aan kosten voor personeel, huisvesting, organisatie en administratie, kosten voor gastouders, bemiddelingskosten van een gastouderbureau. Opvang waarvoor u géén belastingvrije bijdrage mag verstrekken is opvang tussen de middag of opvang door buren, familie of vrienden of peuterspeelzalen. Verstandig is dan ook te eisen dat deze opvangvormen geheel uitgesloten worden van een bijdrage zodat verrassingen bij een belastinginspectie voorkomen worden. Vervoer tussen huis en kinderopvang, kosten voor extra faciliteiten (zoals muziekles) op verzoek van ouders en kosten voor opvang tussen de middag vallen niet onder opvangkosten als bedoeld in de Wet Kinderopvang. Deze kosten worden niet belastingvrij vergoed door de werkgever en dienen bij declaratie herkenbaar op de factuur van kinderopvang en/of het declaratieformulier van de werknemer aangegeven te staan. Advies is dan ook dat indien blijkt dat deze kosten wel overmatig vergoed zijn, een correctie uit te voeren bij de werknemer door inhouding op het netto salaris.
Duur van de opvang voor de werkgever Een belangrijke achtergrond van de bijdrage in de kosten voor kinderopvang door de werkgever is dat met deze bijdrage de werknemer in staat gesteld wordt om optimaler te functioneren. Immers, de zorg voor de kinderen is op het werk tijdens de werkperiode van de (beide) partner(s) weggenomen. Uitgangspunt bij het vaststellen van de bijdrage aan de ouder in de kosten van kinderopvang zijn de dagen en overlappende werktijden dat (beide) ouder(s) werken. Deze werktijd dient aangevuld te worden met de tijd die de ouder nodig heeft voor het brengen en het halen van het kind. Een werkgever kan natuurlijk altijd besluiten om dit uitgangspunt minder stringent toe te passen. Dit geeft ouders de mogelijkheid om de werkgever structureel bij te laten dragen in de kosten voor kinderopvang voor persoonlijke activiteiten die niets met het werk te maken hebben. We kunnen hierbij denken aan fitnessen, winkelen, sporten, evenementenbezoek en huishoudelijke activiteiten.
Pagina 2/9
Voor persoonlijke activiteiten mogen de ouders natuurlijk altijd hun kinderen naar een kinderopvang brengen. De werkgever moet echter duidelijk aangeven of hij dit vergoedt of dat het buiten de werkgeversbijdrage valt. De strekking van de wet is dat de werkgeversbijdrage belastingvrij vergoed mag worden wanneer het werkgerelateerde opvang betreft. Of en op welke wijze dit door de Inspecteur gecontroleerd gaat worden en er een naheffing en boete opgelegd wordt omdat het mogelijk als belastbaar loon beschouwd wordt, zal de jurisprudentie in de toekomst uitwijzen. Vanuit de fiscale optiek is het dan ook veilig om de maximale werkgeversbijdrage te relateren aan de arbeidsduur van de werknemer aangevuld met de tijd die nodig is voor het brengen en halen van de kinderen van de opvang verminderd met de vakantiedagen.
Aandachtspunten met opvangcontracten Een praktisch probleem dat zich nu voordoet is dat veel kinderopvangorganisaties nog niet gewend zijn om kinderopvang aan te bieden en te factureren op uurbasis. De Wet Kinderopvang verplicht hen om dit per 1 januari in de praktijk toe te passen om ouders in aanmerking te laten komen voor subsidie. Wanneer een kinderopvangorganisatie geen gedetailleerde contracten met uren, uurprijzen en gespecificeerde kosten per opvangproduct per kind aanlevert, dan zullen de ouders aanvullend werk moeten doen om bijvoorbeeld de declaraties op te stellen. Ook geldt dat ouders en kinderopvangorganisatie zich ook nog niet ingericht hebben voor de eisen die een werkgever per 1 januari 2005 stelt aan de declaraties van de werknemer. De potentiële gevolgen van onbetrouwbare declaraties zijn voor een werkgever met veel werknemers significant. De werknemer zal niet klagen wanneer er teveel betaald wordt door de werkgever maar zal dat wel doen bij twijfel. Een goede declaratieprocedure dient dan ook de potentiële problemen in de toekomst te voorkomen.
Werkwijze met contracten kinderopvang Met een aantal voorbeelden proberen we toe te lichten waar een werkgever op kan letten bij de vergoeding van de kinderopvang van haar werknemers. Veel kinderopvangorganisaties bepalen op het contract hun totale kosten voor opvang op basis van een totale maandprijs en jaarprijs. Er is daarbij geen relatie tussen de werkelijke opvangdagen en de kosten die in rekening gebracht zijn. Dit betekent dat de ouder voor feestdagen zoals Nieuwjaar, 2e Paasdag, Koninginnedag, Hemelvaartsdag, 2e Pinksterdag en Kerstmis betaalt, terwijl er geen kinderopvang afgenomen kan worden. Wanneer een dergelijk contract voor kinderopvang ingediend wordt, is het verstandig dat de werkgever alle gecontracteerde kinderopvang op feestdagen waarop de ouders niet werken, in mindering brengt van de aanvraag. De werkgever moet van de werknemer minimaal een opgave ontvangen van de geagendeerde opvangdagen van het komende jaar. Feestdagen die toch gefactureerd worden, kunnen zo eenvoudig herkend worden. Een andere erfenis uit het verleden is dat kinderopvangorganisaties maar een beperkt aantal diensten leveren. Bij kinderdagverblijven is het de gewoonte om kinderopvang slechts aan te bieden in dagdelen. Een dagdeel heeft bijvoorbeeld 5 uur en loopt van 7.30 uur tot 12.30 uur en van 12.30 uur tot 17.30 uur. Wanneer een ouder een deeltijdbaan heeft van 4 uur die begint om 9.00 uur en een totale breng- en haaltijd heeft van 1 uur, dan zal deze ouder twee dagdelen moeten afnemen bij deze kinderopvangorganisatie. Voor een totale werkgerelateerde tijd van 5 uur zal de werknemer 10 uur kinderopvang moeten contracteren. De beslissing die u als werkgever moet nemen is of u een bijdrage aan de werknemer betaalt voor 5 uur kinderopvang of voor 10 uur kinderopvang. Een besluit om meer aan de kosten voor kinderopvang bij te dragen dan nodig voor het werk betekent dat u met eenzelfde budget voor kinderopvang minder werknemers tevreden kunt stellen. Daarnaast kan de extra bijdrage in de kosten voor kinderopvang door de Inspecteur mogelijk beschouwd gaan worden als netto loon voor de werknemer waarover belastingen en premies betaald moeten worden. U kunt dit proberen af te vangen door een verklaring van de Inspecteur te vragen. Deze zal gelden totdat er van het Ministerie van Financiën een algemene richtlijn omtrent dit onderwerp gepubliceerd is.
Pagina 3/9
De Wet Kinderopvang voert een maximum uurprijs in tot waar de Belastingdienst subsidie verstrekt. Om hier optimaal gebruik van te maken hebben sommige kinderopvangorganisaties met een uurprijs boven het maximum bedacht dat er meer subsidie verstrekt wordt wanneer de openingstijd verlengd wordt, bijvoorbeeld van 10 uur naar 11 uur. De uurprijs daalt dan met 10% waardoor er ruimte is voor een prijsverhoging zonder dat dit buiten de subsidies valt. Echter, de ouders en de werkgevers moeten ook meer gaan betalen. Zo zal in het vorige voorbeeld 6 uur van de kinderopvangtijd niet gerelateerd zijn aan het werk van de ouder. Dit onderschrijft nog eens extra het belang van een goede detaillering van het kinderopvangcontract voordat u als werkgever vaststelt wat de werkgeverbijdrage zal zijn.
Rekenvoorbeelden kosten werkgever Een rekenvoorbeeld waarbij een ouder een arbeidscontract heeft waarin zij 5 ochtenden gedurende 4 uur werkt in een winkel als caissière, geeft aan dat de werkgeversbijdrage in sommige gevallen substantieel verminderd kan worden bij een juiste procedure. De traditionele manier van rekenen is: Verplichte afname van 50 weken opvang. (De kinderopvangorganisatie zelf is 2 weken gesloten in verband met vakantie). De opvangduur is twee dagdelen voor in het totaal 11 uur à €5,00 per uur. Er wordt op alle 5 de werkdagen opvang verzorgt. De totale kosten voor kinderopvang bedragen dan 50 * 5 * 11 * 5 = €13.750 per jaar. Wanneer u zonder controle de werkgeversbijdrage van 1/6 deel betaalt voor alle opvang die de werknemer gecontracteerd heeft, kost het u jaarlijks: €13.750 : 6 = €2.292 per jaar. De bijdrage die u betaalt wanneer u alleen de werkgerelateerde opvang vergoedt bedraagt: 5/11 * €2.292 = €1.042 euro per jaar. De besparing voor de werkgever bedraagt: €2.292 - €1.042 = €1.250 per jaar. In de bovenstaande berekening is nog geen rekening gehouden met het feit dat de ouder in het voorbeeld betaalt voor 250 dagen opvang. Zij betaalt ook voor de feestdagen en vakantiedagen die op een werkdag vallen. Op deze dagen heeft zij voor het werk geen opvang nodig. Wanneer we alle feestdagen en vakantiedagen samennemen die op een weekdag vallen, zal dat jaarlijks ongeveer 30 dagen zijn. In het voorbeeld is de kinderopvangorganisatie 10 dagen gesloten. Als ze op de juiste dagen gesloten zijn, zijn er 20 dagen teveel gecontracteerd die niet aan het werk gerelateerd zijn. De besparing die de werkgever krijgt wanneer hij deze dagen uitsluit van een bijdrage is op jaarbasis: 20 : 250 * €1.042 = €84. De bijdrage voor kinderopvang gaat de werkgever dan jaarlijks: €1.042 - €84 = €958 kosten. Dit is een besparing van 58% ten opzichte van de initiële bijdrage. Opgemerkt kan worden dat de werkgever de werknemer niet benadeelt. De werkgever voldoet aan zijn verplichtingen en zorgt ervoor dat hij zijn administratie op een juiste wijze voert. Als de werkgever deze werkwijze niet volgt, loopt hij mogelijk kans dat de bovenmatige vergoeding voor kinderopvang als belast loon beschouwd wordt. Een verdergaande aanscherping van de bedrijfsregeling Kinderopvang krijgt de werkgever wanneer hij stelt dat hij een bijdrage in de kosten voor kinderopvang geeft wanneer beide ouders in verband met hun werk niet voor de opvang van hun kind(eren) kunnen zorgen. Immers, wanneer één van de partners vrij is van werk wordt geacht dat hij/zij voor de opvang van de kinderen zorg draagt. We breiden het voorgaande voorbeeld uit door te stellen dat de caissière samenwoont met haar partner en dus gezamenlijk voor de opvoeding van de kinderen zorg draagt. Haar partner heeft een weekrooster waarin hij 3 dagen per week 9 uur per dag overdag werkt en de rest van de week vrij heeft. Het is snel in te zien dat de bijdrage van de werkgever in de kosten kinderopvang teruggebracht kan worden met 40%. De resterende kosten voor de werkgeversbijdrage bedragen dan 60% * 958 euro = €575 per jaar. Dit is een besparing van 75% ten opzichte van de initiële bijdrage van 2.292 euro. Pagina 4/9
Met enige argumentatie kan gesteld worden dat in dit voorbeeld €2.292 - €575 = €1.717, nettoloon is waarover aanvullend nog loonbelasting en premies betaald moeten worden door de werkgever. In de praktijk is een dergelijke controle door de Inspecteur eenvoudig uit te voeren op basis van de contractuele arbeidsduur en de uren kinderopvang die voor de werknemer door de werkgever vergoed zijn. Of en dat dit zo gebeurt door de Inspecteur is momenteel nog niet geheel duidelijk. Het loont dan ook om in de bedrijfsregeling Kinderopvang vast te leggen dat de vergoeding voor kinderopvang slechts verstrekt wordt voor de duur dat de ouder(s) in verband met het werk niet kunnen zorgen voor de opvang van hun kind(eren). Daarbij is het belangrijk om erop toe te zien dat de uitvoering van de bedrijfsregeling Kinderopvang op een juiste wijze plaatsvindt. Wanneer de ouder graag gebruik wil blijven maken van het aangeboden opvangcontract dat voor de werkgever veel te ruim is om volledig te vergoeden, zal de ouder voor het ontbrekende werkgeversdeel aanvullende subsidie aan moeten vragen bij de Belastingdienst. Nogmaals merken we op dat u de werknemer door de lagere bijdrage niet benadeelt. Het omgekeerde is het geval: U adviseert uw werknemer om andere en meer flexibele opvangcontracten te sluiten met de opvangorganisaties. De kosten voor de werknemer zullen daardoor met bijna eenzelfde percentage afnemen. In ons voorbeeld zal de werknemer jaarlijks kunnen volstaan met naar schatting 4.000 euro in plaats van 13.750 euro aan kosten voor de opvang van hun kind. Daarbij moet de werknemer wel rekening houden met een iets hogere uurprijs die voor flexibele opvang gerekend wordt. In dit kader is het belangrijk als werkgever te beseffen dat de ouders met de Wet Kinderopvang volledige vrijheid krijgen in de keuze van de opvangvorm, de opvangduur, de opvangorganisatie en de opvanglocatie. De tijden dat u als werkgever kon bepalen naar welke kinderopvangorganisatie de werknemer zijn/haar kinderen moest brengen om in aanmerking te komen voor een bedrijfsplaats zijn definitief voorbij. U kunt wel bepalen aan welke eisen de werknemer moet voldoen om in aanmerking te komen voor een werkgeversbijdrage in de Kinderopvang.
Bemiddelaars In het recente verleden werden in opdracht van werkgevers veel administratieve en regelende werkzaamheden in de kinderopvang uitgevoerd en gecoördineerd door bemiddelaars. Natuurlijk proberen de bemiddelaars deze taak nog steeds aan de werkgevers te verkopen. De nieuwe Wet Kinderopvang zorgt er echter voor dat de werkgever niets meer te vertellen heeft over de plaatsing van de kinderen van haar werknemers. Dit zijn de ouders geworden. Dit betekent dat een groot aantal bestaande diensten van de bemiddelaars niet meer aangeboden kunnen worden aan de werkgever maar dat de individuele ouders de beslissende doelgroep zijn. De diensten die betrekking hebben op het beheer van de bedrijfsregeling zouden de bemiddelaars nog uit kunnen voeren. De vraag die hierbij gesteld kan worden is of de bemiddelaar alle informatie over bijvoorbeeld de werkroosters van de werknemers en de opvangroosters van de kinderen actueel beschikbaar heeft om de werkgeversbijdrage punctueel te kunnen bepalen. Een fiscaal aspect bij de inhuur van een bemiddelaar is dat de diensten die de werkgever bij de bemiddelaar inhuurt voor de werknemer, loon in natura zijn. Dit betekent dat de werkgever loonbelasting en premies moet afdragen over deze bemiddelaarkosten. Dit moet bij het huidige loon van de werknemer geteld worden. Het ministerie van SZW heeft in een aparte notitie vastgelegd welke werkzaamheden van een bemiddelaar loon in natura zijn voor de werknemer en welke werkzaamheden direct ten laste komen van de resultatenrekening van de werkgever. Wanneer een werknemer gebruik wil maken van de financiële dienstverlening van een bemiddelaar voor bijvoorbeeld het bevoorschotten, het afhandelen van de facturen, declaraties, subsidies en betalingen, moet hij individueel een contract tekenen met de bemiddelaar. Beide partners moeten het contract ondertekenen omdat bemiddelaars financiële transacties uitvoeren in naam en opdracht van de ouder(s).
Pagina 5/9
De aard van een dergelijk financieel servicecontract van een bemiddelaar met particulieren is vergelijkbaar met het aangaan of het verstrekken van een lening of het in beheer geven van aandelen en obligaties bij een derde. Bij een dergelijk servicecontract blijft de particulier verantwoordelijk voor de betaling aan de kinderopvangorganisatie. Om de particulier te beschermen bij financiële dienstverlening gelden er wettelijke regels waaraan de financiële dienstverleners moeten voldoen. Voorbeeld van een dergelijke regel is dat een financiële dienstverlener bij beleggingsproducten verplicht de tekst "behaalde resultaten in het verleden bieden geen garantie voor de toekomst" op moet nemen. Het beste advies aan de werkgever is dan ook om elke werknemer zelf te laten bepalen of hij zijn portemonnee met het geld voor de kinderopvang afgeeft aan een bemiddelaar of dat hij daar liever toch zelf toezicht op houdt. De bemiddelaar vraagt de werkgever een prijs voor haar diensten. Een gemiddeld markttarief voor de bemiddelaarsdiensten aan de werkgever ligt op 1,7% van de totale kosten voor kinderopvang. We hebben hierboven berekend dat de kosten voor kinderopvang voor onze caissière €13.750 per jaar bedraagt. Omdat de bemiddelaars geen informatie over de werkroosters en opvangroosters hebben, stelt de bemiddelaar de werkgeversbijdrage voor kinderopvang vast op 13.750 : 6 = €2.292 per jaar. De kosten die de bemiddelaar voor haar diensten in rekening brengt bedragen €13.750 * 1,7% = €234 euro per jaar. Dit is meer dan 10% van de berekende werkgeversbijdrage. Opgemerkt kan worden dat de bemiddelaar niet de informatie heeft om de rechtmatige werkgeversbijdrage kinderopvang ter hoogte van €575 per jaar te bepalen. Het inhuren van een bemiddelaar leidt dan ook tot hogere kosten voor kinderopvang bij de ouders, tot een hogere werkgeversbijdrage dan volgens de bedrijfsregeling toegestaan is en tot uitvoeringskosten die meer dan 10% bedragen van de werkgeversbijdrage.
Administratieve Organisatie werkgeversbijdrage Kinderopvang Om een soepele verwerking van de werkstromen voor de werkgeversbijdrage kinderopvang te krijgen moet bij de inrichting van de administratie rekening gehouden worden met een aantal stappen. De stappen worden in een werkstroom opeenvolgend uitgevoerd door verschillende personen en functionarissen. De werkstroom begint ermee dat de werkgever de bedrijfsregeling Kinderopvang vaststelt in overleg met de werknemersvertegenwoordigers. Over de aspecten waarmee de werkgever voor de werkgeversregeling Kinderopvang rekening moet houden, is in het voorgaande uitvoerig ingegaan. Uitgangspunt van elke bedrijfsregeling is dat de ouder zelf het kinderopvangcentrum, gastouderbureau of instelling voor buitenschoolse opvang kiest, zelf een contract sluit en ook zelf de rekeningen betaalt. Vervolgens kan de ouder de werkgeversbijdrage kinderopvang bij de werkgever aanvragen. De werkgever beslist over de hoogte van de toekenning op basis van de regelgeving en aangeleverde bewijsstukken. Nadat de bedrijfsregeling Kinderopvang vastgesteld is, kunnen werknemers daadwerkelijk aanvragen doen. De aanvraag moet de werknemer indienen bij de functionaris die inhoudelijk verantwoordelijk is voor het toetsen van de aanvraag. Op het aanvraagformulier en de bijlagen moet voldoende informatie staan om de aanvraag te kunnen toetsen. De ouder dient hiervoor een kopie van het contract te overleggen waaruit blijkt: • dat het een door de gemeente erkende instelling betreft; • de dagen, het aantal uren en de vorm van kinderopvang waarvoor het contract is afgesloten; • de uurprijs en het totaalbedrag dat de ouder verschuldigd is. Bij het toetsen moet ook nagegaan worden of de aanvrager werkt bij de werkgever, wat zijn/haar werkduur en werkrooster is en moet getoetst worden of hij inderdaad kinderen heeft die voor opvang in aanmerking komen.
Pagina 6/9
Nadat de aanvraag inhoudelijk getoetst is moet bepaald worden voor welk deel van de aangevraagde werkgeversbijdrage kinderopvang toegekend wordt. Mede op basis van de werkroosters van de ouder(s) en het opvangrooster van het kind wordt de werkgeversbijdrage vastgesteld. De bijdrage bedraagt maximaal 1/6 van de kosten per kind. Er wordt een maximum uurtarief aangehouden. Dit uurtarief wordt jaarlijks door het Ministerie van SZW vastgesteld. Bij een hoger uurtarief betaalt de ouder het meerdere zelf. Het toegekende bedrag kan lager liggen dan het aangevraagde bedrag omdat het uurtarief te hoog is, de kinderopvang niet erkend is, de werkroosters en opvangroosters niet met elkaar overeen komen, de in rekening gebrachte kosten niet voor subsidie in aanmerking komen en doordat bijvoorbeeld een deel van de kinderopvang genoten wordt voor privé nut van de ouder(s). Afhankelijk van de toekenningen voor de werkgeverbijdrage kinderopvang kan de werkgever overgaan tot het verstrekken van maandelijkse voorschotten aan de werknemer. De voorschotten worden bij voorkeur maandelijks via de salarisadministratie betaald. De ouders declareren bij voorkeur maandelijks hun kosten voor de kinderopvang op basis van de ontvangen kinderopvangfactuur. De overlegde facturen moeten voldoende gedetailleerd zijn om te bepalen of en voor hoeveel een ouder recht heeft op een bijdrage in de kosten kinderopvang. Tussentijdse wijziging van de vorm van kinderopvang of het aantal uren moet door de ouder direct worden gemeld met wijzigingsmutaties. Ook moet de ouder wijzigingen in gezinssamenstelling en de situatie van het werk van de partner direct melden. Nadat de wijziging ontvangen is, wordt opnieuw de werkgeversbijdrage kinderopvang bepaald voor de resterende periode van het jaar. Het voorschotbedrag wordt aangepast. Nadat de kopie facturen voor de kinderopvang gedeclareerd zijn door de ouders kan door de werkgever gecontroleerd worden of er niet onrechtmatig gedeclareerd is. Op de declaraties worden eventuele correcties doorgevoerd en wordt de vergoeding bijdrage kinderopvang bepaald door de personele of financiële medewerkers. Nadat de declaratie gecontroleerd en gecorrigeerd is, wordt deze declaratie gebruikt voor het aflossen van de verstrekte voorschotten. Aan het eind van het jaar, vóór de laatste salarisverwerking, moet de werkgever een eindafrekening opmaken voor de werkgeversbijdrage kinderopvang voor het gehele jaar en de lopende maand december. De werknemer heeft over het gehele jaar maandelijks de voorschotten werkgeversbijdrage kinderopvang op de salarisbetaling ontvangen. Op 1 december moeten alle declaraties van de werknemer voor het gehele jaar ontvangen en verwerkt zijn zodat bepaald kan worden waar de werknemer nog recht op heeft of wat hij terug moet betalen aan de werkgever. Wanneer de werknemer geen declaraties ingediend heeft zal het gehele voorschotbedrag ingehouden worden op het salaris van de maand december. Het is dan ook zaak dat de werknemer de declaraties regelmatig en volledig indient bij de werkgever.
Vermindering werklast U hebt als werkgever een grote administratieve werklast wanneer u de procedure voor het betalen van de werkgeversbijdrage kinderopvang geheel handmatig uitvoert in de eigen organisatie. Een alternatief is dat u deze procedure minder stringent volgt of uitbesteedt. In beide gevallen loopt u het risico dat de totale kosten aanzienlijk hoger uitvallen doordat bijvoorbeeld bij controle van de interne accountant of de Inspecteur blijkt dat de vergoedingen niet rechtmatig verstrekt zijn. Daarbij komt dat bij het uitbesteden van de administratieve werklast u geen inhoudelijke controle meer heeft over de administratie voor de bijdrage kinderopvang terwijl u er wel zelf als werkgever verantwoordelijk voor bent en erop aangesproken kunt worden door de fiscus. Een structurele oplossing voor de geschetste administratieve werklast en de controle op de aanvragen, toekenningen, voorschotten, declaraties, vergoedingen, aflossingen en betalingen is om ze vergaand op het Internet door de werknemer zelf te laten invoeren en afhandelen.
Pagina 7/9
In de praktijk zijn voor de werkgeveradministratie van de kinderopvang resultaten bereikt waarbij 90% van de administratieve werklast van de werkgever weggenomen is. Dit met een Internet toepassing waarbij de werknemer, p-medewerker, manager en salarisadministratie ieder hun eigen administratieve werkzaamheden met hun eigen autorisatie uitvoeren. Vanuit de optiek van de werknemer spreken we dan ook wel van Employee Self Service. De werknemer kan immers zelf de eigen administratie bijhouden. In principe kan dit vanaf thuis. In het geval van kinderopvang kan de werknemer thuis op Internet 24 uur per dag een aanvraag voor een bijdrage kinderopvang opstellen. De werknemer voert dan thuis zijn eigen gegevens en de gegevens van de partner en de kinderen in. Hij voert het opvangrooster en de opvanguren in. Hij voert het werkrooster van zichzelf en de partner in op het Internet en hij voert de financiële gegevens van het contract van de kinderopvangorganisatie in. Belangrijk bij het aanvraagproces op Internet is dat de werknemer direct interactief ondersteund wordt met de regels van de bedrijfsregeling Kinderopvang. Dit kan door de werknemer te ondersteunen met een interactieve kennismodule waarmee hij zelf ziet aan de hand van simulaties, waar hij recht op heeft. De kennismodule zal bijvoorbeeld de vergoeding kinderopvang beperken tot de maximum uurprijs, zal de opvangduur beperken tot de periode waarin de partner(s) in verband met het werk niet voor hun kind(eren) kunnen zorgen. De kennismodule zal de werknemer erop wijzen dat niet alle vormen van kinderopvang voor vergoeding in aanmerking komen en niet alle kosten op een factuur van de kinderopvangorganisatie vergoed worden door de werkgever. Zo zal de kennismodule de werknemer ook verplichten om de aanvraag volledig ingevuld in te dienen. Wanneer de werknemer alle gegevens in de aanvraagmodule ingevuld heeft, weet de werknemer op welke werkgeversbijdrage hij kan rekenen. De werknemer kan de aanvraag vervolgens elektronisch indienen bij een contactpersoon van de werkgever. De werkgever toetst of alle ingevulde gegevens juist zijn aan de hand van het meegeleverde contract en de eigen gegevens van de werknemer en bepaalt wat de bijdrage kinderopvang zal zijn. De toegekende bijdrage kinderopvang als ook de verwachte voorschotbetalingen worden elektronisch bekend gemaakt aan de werknemer. Maandelijks worden de te betalen bedragen berekend en in de vorm van salarismutaties doorgegeven aan de salarisadministratie. De werknemer moet periodiek zijn declaraties voor kinderopvang op het Internet invoeren aan de hand van de maandfacturen met hierop de werkelijk afgenomen kinderopvang. Wijzigingen in het werkrooster van de ouder(s) en in de opvang van het kind worden ook door de werknemer en eventueel door de werkgever ingevoerd. De actuele werkgeverbijdrage kinderopvang worden na het doorvoeren van de wijziging meteen opnieuw berekend en bekend gemaakt aan de werknemer. De werknemer heeft met een dergelijke ondersteuning altijd direct zicht op de actuele situatie van de werkgeversbijdrage. Hij kan de administratie ook thuis voeren op elke moment van de dag en is niet beperkt tot de kantoortijden. De werkgever heeft als voordeel dat de bulk van de administratieve werklast weggenomen is en dat de gegevens veel betrouwbaarder en actueler aangeleverd worden door gebruik van de kennismodules kinderopvang. Hierdoor worden problemen in de verwerkingsketen in een vroegtijdig stadium voorkomen en verstrekt de werkgever de werknemer al veel interactief advies voordat dat hij zijn aanvraag indient. Zonder kennismodule zal de werkgever veel van deze vragen met een persoonlijk gesprek moeten toelichten of worden verkeerde verwachtingen gewekt bij de ouders over de werkgeversbijdrage.
KISS4KIDS De Internet portal KISS4KIDS is ingericht om de administratieve werkstromen tussen ouders, kinderopvangorganisaties, gemeenten en werkgevers op een soepele wijze te laten verlopen. Doelstelling van KISS4KIDS is om de administratieve werklast voor alle partijen significant te verminderen en tegelijkertijd de kwaliteit van de onderlinge communicatie te verbeteren. Om dit mogelijk te maken kunnen de betrokkenen in de kinderopvang ieder in hun eigen rol deelnemen aan KISS4KIDS. Zo ook de werkgevers en hun werknemers. Om als werkgever deelnemer te worden bij KISS4KIDS is het noodzakelijk om een deelnameovereenkomst te sluiten. Deze geeft de werkgever het recht om haar eigen bedrijfsregeling vast te stellen en te publiceren op het Internet. Vervolgens kunnen de werknemers aanvragen doen in KISS4KIDS voor de deelnemende werkgevers. Hiervoor moet de werknemer een eigen login aanmaken en wordt hij/zij na het indienen door de werkgever geauthenticeerd als werknemer. Pagina 8/9
Indien de kinderopvangorganisatie ook deelnemer is aan KISS4KIDS kan de ouder de opvangroosters, de facturen en declaraties en persoongegevens direct in KISS4KIDS doorgeven naar de werkgever. Wanneer een kinderopvangorganisatie geen deelnemer is moet de werknemer deze gegevens zelf invoeren in het declaratiescherm van KISS4KIDS. Dit kost de werknemer wel meer tijd maar deze inspanning wordt gecompenseerd doordat het de werknemer ook een belastingvrije bijdrage van de werkgever oplevert in de kosten voor opvang van zijn/haar kinderen. Een belangrijk aspect voor het gebruik van KISS4KIDS zijn de deelnamekosten voor de werkgever. De kosten voor deelname aan KISS4KIDS zijn gebaseerd op de maandelijkse betalingen voor de werkgeverbijdrage kinderopvang aan de werknemer. Deelnamekosten zijn 1,75% exclusief 19% BTW van de betaalbaar gestelde bedragen door de werkgever aan de werknemer. Voor het hiervoor besproken voorbeeld van de caissière die recht heeft op een jaarlijkse werkgeverbijdrage kinderopvang van 575 euro bedragen de administratiekosten voor KISS4KIDS: 1,75% * 575 = 10,06 euro per jaar exclusief 19% BTW. Voorwaarde voor deelname aan KISS4KIDS is automatische maandelijkse incasso door KISS4KIDS van de administratiekosten bij een werkgever. Voor dit bedrag wordt de gehele werkstroom van de werkgeversbijdrage Kinderopvang ondersteund door KISS4KIDS op het Internet vanaf de publicatie van de werkgeversregeling in KISS4KIDS, het aanvragen van een bijdrage door de werknemer, het toetsen, toekennen, declareren, voorschieten, aflossen, vergoeden en betalen als ook het beheer van de autorisaties. Het voordeel van KISS4KIDS voor de werkgever is dat het de serviceverlening naar de werknemer verbetert en dat de administratieve werklast structureel verminderd wordt. Door de focus van KISS4KIDS op de kinderopvang zal KISS4KIDS veel meer service kunnen bieden over veranderingen in de regelgeving en ontwikkelingen in de markt dan minder gespecialiseerde dienstverleners. Naast de dienstverlening aan werkgevers en haar werknemers hebben gebruikers van KISS4KIDS ook het voordeel dat ze online kunnen zoeken op een actuele marktplaats naar kinderopvang voor hun kind(eren), offerte kunnen aanvragen en de netto kosten voor de opvang van hun kinderen kunnen berekenen. Deelnemende kinderopvangorganisaties versterken de voordelen van KISS4KIDS voor de ouders doordat de contract- en factuurgegevens direct doorgegeven kunnen worden aan de werkgevers. Werkgevers kunnen voor het opstellen van de bedrijfsregeling van KISS4KIDS ondersteuning krijgen vanaf september 2004. Omdat de eerste voorschotten pas betaald worden vanaf medio december geeft KISS4KIDS ondersteuning aan de werkgever en de werknemer voor hun administratieve werkstromen vanaf 1 december 2005.
Pagina 9/9
