Uitgangspunten concepten We hebben de opdracht gekregen van Provincie Noord Brabant om werknemers nieuwsgierig te maken voor het competentiemanagement. Vanuit die vraag en de verbeterpunten voor communicatie die we hebben opgesteld hebben we een aantal uitgangspunten opgesteld die we in ons communicatieplan willen volgen.
Boodschap
Verder willen we het competentiemanagement een positieve uitstraling geven. We brengen het competentiemanagement luchtig, want het competentiemanagement is leuk, je werkt aan je persoonlijke ontwikkeling en kunt er alleen maar op vooruit gaan! Daarnaast is een belangrijk standpunt dat we met zijn allen gaan werken aan een betere provincie. Deze positieve insteek moet negatieve berichtgeving, zoals over afrekening, overstemmen.
Vorm
We hebben gezien dat veel communicatie vanuit de provincie Noord-Brabant naar het personeel toe op een erg abstracte wijze gaat. Dit geld vooral bij informatie over organisatieveranderingen, waarbij het bij de werknemer niet altijd duidelijk is wat de verandering voor hem in houdt. We willen bij de invoering van het competentiemanagement een persoonlijke toon uitstralen bij de communicatie, en de communicatie aan laten sluiten bij de belevingswereld van de werknemer, om zo abstractie weg te nemen. Een ander probleem bij de provincie is dat veel communicatie top down is. Communicatie die vanuit een meerdere gevoerd wordt heeft minder impact en levert sneller een negatieve houding op ten opzichte van veranderingen. Daarom willen we bij onze communicatie een afzender die gelijkwaardig is met de werknemer. Dit willen we onder andere bereiken door een gesprek op de werkvloer te ontketenen. Mensen nemen eerder iets aan van een persoon dat sociaal gerelateerd is, dan een meerdere ten opzichte van wie ze vaker een negatieve houding hebben. Daarnaast zijn werknemers er zelf mee bezig en denken er zelf over na als er gesprek op de werkvloer ontstaat, waardoor effectiviteit wordt vergroot.
Middelen
Onze taak is mensen nieuwsgierig maken voor het competentiemanagement. Nieuwsgierigheid wekken is een lastige taak. De basis van nieuwsgierig maken is door onverwachte wendingen aan te bieden, of informatie weg te laten waardoor een nieuwsgierigheid ontstaat naar de achtergrond. De onverwachte wending is bij ons de belangrijkste strategie. Door buiten de standaard middelen te treden ontstaat er al een grotere nieuwsgierigheid en grotere belangstelling. Daarbij sluiten de nieuwe middelen ook perfect aan bij de nieuwe weg die in wordt geslagen met het competentiemanagement en in het speciaal de kerncompetentie “Vernieuwend”. Met de inzet van een combinatie verschillende middelen bereiken we ook iedereen, wat ook van belang is omdat elke werknemer met de verandering te maken krijgt.
We willen ook middelen inzetten die aansluiten bij de wereld van alle medewerkers. Dus niet alleen digitale middelen willen we gebruiken omdat we dan een selecte doelgroep bereiken. We willen iedereen bereiken, dus gaan middelen gebruiken die ook voor elke medewerker toegankelijk zijn.
Concept: 9 to 5 Concept
Het concept ”9 to 5” is erop gericht om werknemers bekend te maken met de vier kerncompetenties. De vier kerncompetenties, te noemen Vernieuwend, Verbindend, Doortastend en Betrouwbaar spelen een grote rol binnen het competentiemanagement van de Provincie Noord Brabant. Daarom is het bekend maken van deze competenties op een prikkelende manier een manier om direct in te springen op de inhoud van het competentiemanagement. Binnen 9 to 5 worden medewerkers de hele dag geconfronteerd met de vier kerncompetenties. Je bent immers ook de hele dag met je competenties bezig dus wordt er binnen dit concept ook op de vreemdste momenten mee geconfronteerd. Dit willen we bereiken door de competenties op vreemde plaatsen terug te laten komen. Dit zijn plaatsen die voor medewerkers toegankelijk zijn. Doordat het vreemde plaatsen zijn wordt de boodschap beter onthouden en wordt er daarnaast gesprek op de werkvloer ontketend. Ook komt er op deze manier een soort van zoektocht: Waar zullen de competenties nu weer op gaan duiken?
Voorbeelden Koffietray Bij de koffieautomaat verschijnt een koffietray die terugslaat op de competentie verbindend. Hierbij is de medewerkers verbindend omdat deze ook zijn collega’s een kopje koffie aan kan bieden.
Wc Rol Tijdens een moment rust op het toilet wordt je ook weer geconfronteerd met de 4 kerncompetenties.
Toilet Wanneer je het toilet binnenkomt zie je mysterieus een woord in spiegelbeeld staan. Waneer je nu na gebruik te hebben gemaakt van het toilet in de spiegel kijkt naar jezelf, wordt je er ook meteen aan herinnerd op welke competenties je moet letten bij jezelf, omdat in de spiegel de competenties wel in gewoon schrift achter je komen staan.
Lift De lift waarmee de High Five uitgebeeld wordt. Een High Five wordt gegeven als viering van overwinning, ofwel het samen bereikt hebben van een doel.
Zo zijn er nog talloze middelen die binnen dit concept in te zetten zijn zoals fortune cookies met competenties erin, projectie, Delfts blauwe tegeltjes met wijsheden enzovoort.
Concept: Competentiesoap Concept
In het concept Competentiesoap gaan we de gedragsregels die bij de competenties horen verbeelden. Bij elke competentie horen een aantal van deze gedragsregels. Bijvoorbeeld bij “Verbindend” hoort de gedragsregel “Ik breng belangen samen”. We gaan deze gedragsregels met wat humor als het ware overdrijven. Een beetje over de top trekken waardoor ze grappig worden, en dus ook medewerkers aanspreken. De verbeeldingen zullen door een fotograaf op de werkvloer worden vastgelegd. Daarvoor zullen dus medewerkers deel moeten nemen, die dan meteen een binding met deze promotieactie hebben. Daarnaast is er in de verbeeldingen ook een binding met andere medewerkers, omdat ze hun eigen werkomgeving in de verbeeldingen herkennen. Of misschien zelfs wel een collega die op een foto staat. De verbeeldingen brengen ook de gedragsregels en daarbij horende competenties naar concrete toepassing op de werkvloer. Hierdoor wordt dus ook abstractie weggenomen, ondanks dat de verbeeldingen overdreven zijn. Na het zien van de verbeeldingen zien medewerkers immers wel de binding met de werkvloer. Een ander voordeel van dit concept is dat het goedkoop is doordat er alleen een fotograaf het gebouw rond hoeft te gaan, die misschien zelfs intern aanwezig is. De verdere middelen die gebruikt zijn zijn eigenlijk al aanwezig waardoor kosten bespaart kunnen worden. De afbeeldingen veroorzaken mogelijk een soort van verzamelwoede, waardoor mensen alle gedragsregels in handen willen hebben. Dit verhoogt interesse en efficiëntie van dit concept.
Strategie Fase 1: Foto’s maken Een fotograaf zal het gebouw rond gaan. Hierbij gebruikt hij medewerkers om ludieke situaties te fotograferen. Deze dienen wel van tevoren verzonnen te zijn. De namen van de medewerker komen ook onder de verbeeldingen. Fase 2: Verspreiding over deelnemers De verbeeldingen worden onder de deelnemers aan de foto’s verspreid. Met een beetje geluk ontstaat er een doorstuur idee, waarbij de foto’s door worden gestuurd onder collega’s via email. Fase 3: Intranet De foto’s gaan heel kort (1 maal daags) verschijnen bij het opstarten van intranet. Dit zal ook in toenemende frequentie zijn. Dus in het begin bij bijvoorbeeld 1/10 werknemers. Dit heeft als effect dat mensen aan een
collega gaan vragen of deze collega hetzelfde heeft gezien op zijn pc bij het opstarten. Maar die heeft dat dan niet gezien, en daardoor ontstaat er een soort van mysterieuze setting. Langzaamaan wordt de frequentie opgevoerd totdat iedereen bij het opstarten van intranet de verbeelding kort te zien krijgt. Fase 4: Reguliere kanalen De verbeeldingen worden via reguliere kanalen ingezet. Dit gebeurd: -Via posters -In de PIB (Personeelsblad van provincie Noord Brabant) -Kaartjes bij bijvoorbeeld de koffieautomaat
Voorbeelden
Er zijn een aantal voorbeelden gemaakt. Deze zijn wel door middel van stockfotografie gedaan, waardoor de afbeeldingen niet de binding met de werkvloer vertonen.
Concept: Competentieman Concept
Met ‘Competentieman’ staat vooral de invoering van het competentiemanagement centraal. Het enthousiast maken van de medewerkers wordt bereikt door een luchtige, informele sfeer te scheppen rondom het competentiemanagement. Daarbij wordt er gecommuniceerd in een toegankelijke, tastbare en begrijpelijke taal. Eerdere interne communicatie kwam vooral vanuit het management, er heerste een echte top-down-structuur. Competentieman is echter gewoon een collega, en daarnaast hét ‘competentiemanagement-aanspreekpunt’. Medewerkers kunnen met al hun vragen bij hem terecht, waarop hij ze met plezier zal beantwoorden. Hij zal het boegbeeld vormen voor competentiemanagement. Bij deze stellen wij dus graag aan u voor: Competentieman, dé superheld van de provincie Noord-Brabant Wie is hij? Competentieman is het grote voorbeeld. Hij weet hoe het hoort, maar ook hoe het niet hoort. Hij weet precies welk gedrag hoort bij welke functie. En natuurlijk is hij niet te beroerd medewerkers te belonen voor goed gedrag! En hij bestaat écht, Competentieman zal gespeeld worden door een acteur, in een heus Competentieman-pak mét cape. Karaktereigenschappen Competentieman is - vriendelijk - positief - vrolijk - open - betrouwbaar - een held! Uiterlijk Zoals eerder gezegd, Competentieman draagt een echt heldenpak, in de kleuren van de provincie. Grijs, rood en wit dus. Daarnaast ziet hij eruit als een gewone man van middelbare leeftijd, een beetje ‘the man nextdoor’, of liever gezegd, het cliché plaatje van een ambtenaar: -
klein buikje een bril leeftijd 40-50 jaar
Daarbij nog, hij kan niet praten. Competentieman communiceert in gebaren en lichaamstaal. Wat hij dus wel kan is: -
schouderklopjes geven knipogen glimlachen met zijn vinger zwaaien wanneer hij iets afkeurt klappen wanneer hij iets goedkeurt iets (af)geven
Middelen
De volgende communicatiemiddelen zullen worden ingezet:
1.
Competentieman
2.
Website Bevat een weblog waarop Competentieman zijn belevenissen op de werkvloer vertelt. Ook is hier meer informatie te vinden over het competentiemanagement, en natuurlijk vind je er de competentiemeter.
3.
Gelukskoekjes (Competentiekoekjes) In de koekjes vind je een briefje met daarop één van de competenties.
4.
Ansichtkaarten Vakantiekaarten met daarop een berichtje van Competentieman
5.
Column in PIB In deze column vertelt Competentieman over zijn belevenissen op de werkvloer en/of informatie over het competentiemanagement.
6.
Theaterstuk De toneelvoorstelling zoals de opdrachtgever deze voorbereid heeft. Hierbij is ook Competentieman aanwezig, om goede feedback van medewerkers te belonen met de Competentieman-koffiemok.
7.
Koffiemokken Koffiemokken met daarop het logo van Competentieman.
Fasering
De intrede en het vertrek van Competentieman, en daarmee ook het inzetten van de diverse communicatiemiddelen zal in stappen verlopen. 1.
Competentieman duikt op. Hij loopt zomaar het kantoor in en kijkt of je aan het werk bent. Vindt hij dat je goed werkt, dan gaat hij rond met de Competentiekoekjestrommel. Ook brengt hij af en toe koffie mee.
2.
De bijbehorende website www.competentieman.nl gaat online.
3.
Competentieman komt met een eigen column in de PIB.
4.
Competentieman is spoorloos verdwenen. Niemand hoort nog wat van hem, een week lang helemaal niets.
5.
Op elk bureau in het provinciehuis ligt een ansichtkaart. Van Competentieman! Hij is op vakantie en laat weten dat alles goed is.
6.
Na zijn vakantie duikt hij opeens weer op, en deelt uitnodigingen uit voor het theaterstuk. Hierop staat ook vermeld dat Competentieman zelf ook aanwezig zal zijn.
7.
Het theaterstuk vindt plaats. Competentieman loopt rond en gaat tussen het publiek zitten. Wanneer medewerkers uit het publiek de juiste feedback geven op het toneel beloont hij ze met een Competentieman-koffiemok.
8.
Het grote afscheid vindt plaats. Competentieman maakt een rondje door het gebouw om alle medewerkers de hand te schudden, waarop hij weer verdwijnt. Maar niet helemaal natuurlijk. Het competentiemanagement wordt ingevoerd!
Fasering in schema
