Uitgangspunten voor de selectie van een aanbieder t.b.v. de bouw van een energieneutrale evenementenhal in Barneveld
opdrachtgever
Timo Kruft beheer b.v.
TLA Advies en Implementatie 20 april 2010
INDELING
INLEIDING
3
CONTEXT
4
SELECTIEMETHODE
5
RANDVOORWAARDEN
8
BIJZONDERHEDEN
11
SELECTIEPROCES
12
2
INLEIDING Aanleiding Begin 2009 heeft Timo Kruft beheer b.v. een prijsvraag gewonnen georganiseerd door de gemeente Barneveld met als inzet de bouw en exploitatie van een nieuwe markthal in Barneveld. Het voorstel van Timo Kruft beheer b.v. bestaat naast een markthal ook uit een multifunctionele evenementenhal en een auditorium waarin primair een kerk in is gehuisvest. De initiatiefnemer wil de bouwer van het complex selecteren met behulp van de “Soft Selection Methodologie” met als doel een optimale balans te vinden tussen enerzijds een innovatierijke duurzame oplossing en anderzijds een betaalbaar gebouw. Dit document heeft als doel de kaders en randvoorwaarden aan te geven waarbinnen de aanbieders de ruimte krijgen om te komen tot een aantrekkelijke aanbieding voor de vrager. Doel van de initiatiefnemer De evenementenhal moet gaan dienen als dé plek voor evenementen van locale, regionale als landelijke aard. Het gebouw geeft invulling aan een behoefte naar een modern, toekomstbestendig en multifunctioneel evenementencentrum waarin zowel de locale en regionale ondernemers als de gemeenschap van Barneveld hun evenementen kunnen organiseren. De initiatiefnemer wil met dit gebouw het evenementencentrum van midden Nederland worden. Binnen drie jaar moeten er ca. 210 commercieel verhuurbare dagen gerealiseerd worden (1/3 zakelijk, 1/3 eigen evenementen en 1/3 organisatoren van evenementen). De markthal dient als vervanging van de oude markthal in Barneveld. In de nieuwe markthal zullen de typisch Barneveldse evenementen plaatsvinden zoals die ook in oude markthal plaatsvonden. Christengemeente ‘Doorbrekers’ worden de toekomstige eigenaar van het auditorium. Het auditorium zal in “casco” staat worden opgeleverd aan de ‘Doorbrekers’ waarna zij zelf de afbouw zullen verzorgen. Naast de noodzakelijke zakelijke doelen streeft de initiatiefnemer ook nadrukkelijk naar een duurzaam gebouw. Een gebouw waarbij duurzame technologieën en oplossingen worden toegepast die bijdragen aan een betere wereld, het algehele imago versterken en de totale exploitatielasten verlagen . Om een verantwoorde keuze te kunnen maken wil de initiatiefnemer een samenhangende en integrale afweging kunnen maken voor wat betreft investering en exploitatielasten (principe van Total Cost of Ownership). Doel van de selectie Het biedingsproces moet leiden tot de selectie van één consortium voor de bouw (en eventueel een onderhoudscontract voor de eerste 15 jaar) van de evenementenhal. Het is de bedoeling dat er een
3
keuze wordt gemaakt op basis van de economisch èn ecologisch meest verantwoorde aanbieding waarbij de gehele levenscyclus van het gebouw in ogenschouw wordt genomen.
CONTEXT De opdrachtgever Timo Kruft beheer b.v. is de holding waarbinnen een aantal bedrijven vallen die zich primair bezighouden met het organiseren van evenementen en feesten. Wellicht de bekendste merknaam van de groep is ´kasteelfeesten.nl´. De groep heeft de afgelopen jaren een flinke groei doorgemaakt, De evenementen portefeuille bevat inmiddels festiviteiten tot 10.000 bezoekers. De locatie De locatie is aan de Thorbeckelaan te Barneveld, naast de afrit van de A30. De ontsluiting van het perceel zal door de gemeente worden uitgevoerd. De locatie wordt door de gemeente opgeleverd in de staat waarin het nu verkeerd. Een groot deel van het terrein zal worden ingericht als parkeerterrein. Makkelijk bereikbaar en voldoende parkeerterrein wordt één van de Unique Selling Points van de evenementenhal. De beschikbaarheid van de grond is afhankelijk van een aankoop- cq. onteigeningsprocedure welke wordt uitgevoerd door de Gemeente Barneveld. Functie van het gebouw Grote evenementenhal (Evenementenhal A) Deze evenementenhal is een modern, toekomstbestendig en multifunctioneel “eventcenter”. Referenties voor de evenementenhal zijn de Brabanthallen in Den Bosch, de TT-hallen in Assen en de nu gebruikte tijdelijke markthal in Barneveld. De opdrachtgever zal onder andere deze twee hallen te zijner tijd samen met de partijen die geselecteerd zijn om een aanbieding te maken bezoeken, om daarbij aan te geven wat hij de sterke en zwakke punten vindt van de twee genoemde referenties. De hal met een afmeting van 60x100x12 meter is bedoeld voor beurzen maar kan ook dienen voor andere activiteiten bijvoorbeeld als podium voor muziekevenementen of ruimte voor grootschalige sportevenementen. De evenementenhal zal jaarlijks 210 dagen worden gebruikt (incl. op- en afbouwdagen). Markthal (Evenementenhal B) Ook de markhal heeft een multifunctioneel karakter. De ruimte moet geschikt zijn voor zowel vlooienmarkt, een kleindierenmarkt als een kleinschalige beurs. De ruimte moet snel en makkelijk geschikt worden gemaakt voor opeenvolgende evenementen van diverse aard. Dat vraagt om specifieke voorzieningen m.b.t. flexibiliteit en materialisering.
4
Bijruimten BG Op de “koppen” van de markthal bevinden zich twee bijruimtes. De zijde van de parkeerplaats zal worden gebruikt als entree naar de markthal en het auditorium. De ruimte aan de tegenoverliggende zijde zal worden gebruikt als indoorspeeltuin. Auditorium (2000 personen) (casco uitvoering) Het auditorium met bijbehorende bijruimtes is naast bijeenkomstruimte voor de ‘Doorbrekers’ ook inzetbaar als een moderne congres- en presentatieruimte voorzien van eigentijdse geluids- en lichttechnieken. De kerkgemeenschap ‘Doorbrekers’ is een snelgroeiende moderne kerk. Zij worden eigenaar van het auditorium. Tussenbouw begane grond ( Entree) De begane grond van de tussenbouw is naast entree/ontvangsthal voor de evenementenhal en de verdieping van de tussenbouw, ook geschikt voor ondersteunende functies tijdens evenementen. Voor deze ruimtes geldt dat er snel en flexibel kan worden ingespeeld op de grootte en de specifieke karaktereigenschappen van de evenementen. De ontvangsthal mag door de consortia ook gebruikt worden om specifieke duurzame (experimentele) oplossingen zichtbaar te maken voor een groter publiek. Tussenbouw verdieping De bovenste verdieping van de tussenbouw wordt gehuurd door de “Doorbrekers”.
SELECTIEMETHODE De Soft Selection Methodologie is een methode om op een nieuwe manier de markt uit te dagen tot het aanbieden van betaalbare, duurzame en innovatieve oplossingen. Een benadering die vernieuwing en samenwerking binnen de bouwsector combineert met een gezonde marktwerking. Waarom een nieuwe methode De samenleving staat voor een grote uitdaging op het gebied van de duurzaam gebouwde omgeving. De traditionele aanbestedingsvormen zijn grotendeels gericht op het tot stand brengen van een financiële transactie. De uiteindelijke bouwers zijn vanuit dat perspectief niet anders dan aanbieders van productiecapaciteit. Het gehele traject voorafgaand aan de aanbesteding is gericht op het tot stand brengen van een transactie. Daarvoor is het nodig dat er uitgebreide transactiedocumenten worden opgesteld (bestek en tekeningen). Het produceren van die transactiedocumenten kost over het algemeen veel inspanning. Naarmate de ambities met betrekking tot de mate van duurzaamheid groter worden neemt ook de complexiteit van het gebouw toe. Het gebouw dient dan steeds meer als een geïntegreerd systeem gezien te worden.
5
Er zijn de afgelopen tijd in hoog tempo vele nieuwe duurzame producten in de markt gezet. De echte doorbraak is te vinden in de toepassing van die innovaties, door die ze niet te stapelen maar vanuit een integrale benadering met elkaar te verbinden. Uitzonderlijke resultaten komen tot stand door synergetische gehelen en niet door een verzameling delen. Het volstaat dus niet meer dat de verschillende partijen binnen hun eigen vakgebied oplossingen en deelspecificaties aandragen die in gestapelde vorm worden verwerkt in de uiteindelijke transactiedocumenten. De samenhang tussen de geboden oplossingen raakt zoek ten koste van het eindproduct. De kans op faalkosten is enorm en misschien dat de toepassing van overtollige oplossingen nog wel tot grotere kosten kan leiden. Het gebouw als systeem komt niet alleen tot uiting in de ontwerpspecificaties maar ook in de keuzes die worden gemaakt vanuit het perspectief van de totale levenscyclus van het gebouw. De keuzes die gemaakt worden in het ontwerpproces hebben vaak onvoorziene gevolgen voor de toekomstige exploitatie en ecologische prestaties van het gebouw. Wanneer die gevolgen niet in beeld worden gebracht, worden er suboptimale beslissingen genomen. Als we het systeem over de gehele levenscyclus van het gebouw veronachtzamen worden alleen de afzonderlijke delen binnen het deelsysteem geoptimaliseerd. Ieder doet zijn best maar het geheel kan vanuit ecologisch en/of economisch perspectief waardeloos zijn. De marktpartijen beschikken over kennis of weten die kennis op een efficiënte en effectieve en vooral geïntegreerde manier bij elkaar te brengen wanneer zij daartoe de kans krijgen. Het sleutelwoord daarbij is ketensamenwerking. De ketensamenwerking die hier wordt bedoeld gaat er vanuit dat marktpartijen en adviseurs elkaar opzoeken en gezamenlijk een consortium vormen. Het consortium fungeert als een tijdelijke werkplaats* voor ontwikkeling en wordt uitgedaagd om aan de hand van een beperkt aantal randvoorwaarden een aantrekkelijke aanbieding te produceren die wordt gepresenteerd aan de “vrager”. Naarmate de complexiteit van het gebouw toeneemt stijgen de transactiekosten. Ook bij de toepassing van de methodologie zal er sprake zijn van transactiekosten. De ervaring leert echter dat door een open en transparante ketenintegratie die kosten binnen de consortia veel efficiënter en effectiever worden beheerst. De methodologie kort toegelicht Bij de Soft Selection Methodologie wordt aan de hand van een aantal uitgangspunten uiteindelijk aan een beperkt aantal (bij voorkeur drie) consortia gevraagd om tot een concrete aanbieding van een gespecificeerd product te komen. Met behulp van de specificatie, die er overigens voor elk eindproduct anders uitziet afhankelijk van de Unique Selling Points waarop de makers beoordeeld willen worden, het plaatje en de prijs is de vrager in staat een keuze te maken. De vrager weet immers wat hij wil uitgeven aan een gebouw, wat hij in de toekomst aan onderhoud wil uitgeven en wat hij in de toekomst aan energie kwijt wil zijn. Dat het gebouw duurzaam moet worden uitgevoerd is evident. Over het algemeen volstaan de volgende uitgangspunten:
een maximale stichtingskostenprijs (aan de hand van een standaard projectexploitatie); een maximale onderhoudsprijs per jaar (netto contant over de levensduur); energieambitie; levensduur van het gebouw; basis functioneel programma en een basiskwaliteit. 6
Voorwaarden Transparantie Naast het feit dat maximale transparantie past in het 21e-eeuwse denken dient het nog twee doelen. Als eerste zal door transparantie de noodzakelijke kennisdeling binnen de sector tot stand worden gebracht (belang is afhankelijk van type opdrachtgever). Dat is nodig om snelle slagen te kunnen maken op het gebied van duurzaam en innovatief bouwen. Het tweede doel betreft de manier waarop aan de deelnemende consortia publiekelijk kan worden verantwoord waarom zij worden gekozen dan wel afgewezen. De aanbiedingen zullen vaak zo van elkaar verschillen dat er appels met peren vergeleken moeten worden. Omdat die uitleg achteraf bijna niet meer is te maken dienen consortia getuige te zijn van de “jurering” van de plannen. Die noodzaak wordt versterkt door het subjectieve karkater van de beoordeling. Uiteraard zullen een aantal oordelen van de aanbieding op een min of meer objectieve manier worden beoordeeld (zoals het energieconcept en het onderhoudsvoorstel) maar het uiteindelijke oordeel is een combinatie van die objectieve beoordeling en een subjectief oordeel van de vrager. TCO benadering Het is niet gebruikelijk dat de bouwsector verder kijkt dan de initiële investering in een gebouw. Door het formuleren van een onderhoudseis en het belang van duurzaamheidsaspecten te benadrukken werden de consortia gedwongen hierover na te denken bij de conceptuele benadering en het uiteindelijke ontwerp van het gebouw. De Total Costs of Ownership bestaat over het algemeen uit de initiële investering, de onderhoudskosten over de levensduur en de energielasten over de levensduur. De laatste twee uiteraard contant gemaakt naar nu. Ketensamenwerking Ketensamenwerking is de enig juiste manier waarop duurzame innovaties op een optimale manier tot stand kunnen komen. Het stapelen van duurzame innovaties moet worden vervangen door een integrale benadering vanaf conceptontwikkeling via ontwerp, uitvoering, instandhouding en uiteindelijk de sloop van het gebouw. Door de verschillende disciplines geïntegreerd met elkaar te laten werken aan die aspecten komen er echt interessante oplossingen tot stand. Accepteren van fuzzy, ambigue en onvoorspelbaar proces In een relatief simpele, geordende en statische wereld kan de mens nog de illusie tot controle hebben. In het complexe werkelijkheid zoals hierboven omschreven is er nooit volledige controle over het proces. Alle deelnemers zijn op de één of andere manier mede eigenaar zijn van het proces. Iedereen die betrokken is zal mee vorm geven aan het proces en aan de uitkomst. Er is dus geen sprake van eenduidige stappenplannen of lineaire procestappen. Innovatie en transformatie zijn wezenlijk non-lineaire processen omdat er problemen dienen te worden opgelost waarvan nu nog niet bekend is dat het problemen zijn. Zowel de vrager als de consortia zullen moeten accepteren dat de in de kop genoemde begrippen als fuzzy (warrig, vaag), ambigue (dubbelzinnig) en onvoorspelbaar een evident onderdeel uitmaken van het proces. Gedurende het proces is een bepaalde mate van dialoog mogelijk met de opdrachtgever. De manier waarop dit zal plaatsvinden zal in overleg met de consortia worden bepaald. 7
Juridische kaders Op deze selectie zijn de ARW205 of andere reglementen niet van toepassing. Er wordt wel gestreefd om de onderdelen die de transparantie en de objectiviteit van de beoordeling versterken te gebruiken. Aanbieders kunnen zich echter op geen enkele manier beroepen op deze voorwaarden of andere rechtsmiddelen teneinde de uiteindelijke keuze aan te vechten. Voor de uitvoeringsfase is de UAV-gc van toepassing.
RANDVOORWAARDEN Functionele uitgangspunten Een bezoek met de opdrachtgever aan de twee eerder genoemde referentieprojecten maakt een wezenlijk onderdeel uit van de functionele specificatie van de gebouwen. Verder dient rekening gehouden te worden met onderstaande uitgangspunten / aandachtspunten:
De grote evenementenhal moet zwart van binnen zijn en dient volledig verduisterd te kunnen worden. Er dienen voldoende laad- en losruimte te worden aangebracht bij voorkeur gecombineerd met de nooddeuren (voor de grote evenementenhal uitgaan van bezettingsklasse B1 en de richtlijnen van de brandweer). Dit zal voldoende worden uitgelegd bij het bezoek aan de referentieprojecten. De spanten c.q. gordingen + dak, dienen een extra last te kunnen dragen voor het ophangen van specifieke voorzieningen zoals gebruikelijk in evenementenhallen. De grote evenementenhal dient kolomvrij te worden uitgevoerd. De grote evenementenhal dient galmvrij te worden uitgevoerd (TT-hal als referentie). Er dient een niet-overdekte fietsenstalling aanwezig te zijn voor ca. 210 fietsen. De service voorzieningen in de entreeruimte worden zoveel mogelijk modulair en flexibel uitgevoerd in de vorm van verplaatsbare units (kiosken), daarmee dient rekening gehouden te worden m.b.t. aansluitingen. De verschillende gebruikseenheden dienen voor wat betreft het risico op contactgeluid zoveel mogelijk losgekoppeld te zijn. Specifiek dient er aandacht te zijn voor geluidsbelasting tussen (vanuit en naar) de markthal en het auditorium. De binnentuin achter de foyer dient ook geschikt te zijn als rookruimte door bijvoorbeeld de toepassing van een luifel. De laad en losruimte van het cateringbedrijf dient aan de achterzijde van de foyer plaats te kunnen vinden. De drie eenheden dienen in principe te beschikken over eigen sanitaire voorzieningen welke wel in de centrale entree gesitueerd mogen worden. Er dient specifiek aandacht te zijn voor de gebruikskwaliteit van de toiletten met betrekking tot hygiëne en schoonmaakgemak en duurzaamheid. Installatievoorzieningen en in het bijzonder installaties met een duurzaam karakter mogen zichtbaar zijn door het gehele gebouw. Ruimtes mogen door de consortia ook gebruikt worden om nieuwe innovaties ten toon te stellen aan klanten of publiek.
8
De aanbieder is vrij in de keuze van materialen. Specifiek voordeel heeft het consortium welke materialen kiest met een groen karakter voor zowel de gevel als de inrichting van het openbaar gebied. De vlakke monolithisch afgewerkte vloer van de grote evenementenhal dient (ook op langere termijn) stofvrij te worden uitgevoerd. In de hal zal ook met vrachtwagens/trailers gereden worden. Dit vereist bijzondere eisen m.b.t. belasting en afwerking. Regenwater dient conform gemeentelijke plannen behandeld te worden. Het auditorium en de bovenste verdieping van het tussengebouw dienen in casco staat te worden opgeleverd waarna de ‘Doorbrekers’ dat deel zelf zullen afbouwen. De vrije hoogte van de evenementenhal dient 12 meter te zijn. Op de twee hoeken van het gebouw (zie tekening voor plaatsing en mogelijkheden) dient een reclamezuil geplaatst te worden. De parkeerplaats dient uitgevoerd te worden met een sorteringsysteem om verkeersdrukte op de rotonde te voorkomen door bijvoorbeeld slagbomen (i.v.m. bereikbaarheid brandweer en politie). De gemeente Barneveld heeft het verkeersadvies. De hoofdroute rondom het gebouw dient in ieder geval uitgevoerd te worden in een dichte verharding. De rest van het terrein mag naar het idee van het consortium ook in open bestrating (functioneel en duurzaam) uitgevoerd worden. Als terreinafscheiding moet een greppel aangebracht worden. De vloer en wandafwerking van de entree dienen kwalitatief hoogwaardiger uitgevoerd te worden dan de evenementen hallen. Gedurende evenementen dient er een temperatuur van 21°C gehaald te kunnen worden in zowel de hallen als de entree. De gebouwen moeten gezamenlijk kunnen worden gekoppeld voor grote evenementen (denk hierbij aan obstakels m.b.t. klimaat en veiligheidseisen). Bij gebruik van de hallen voor grote evenementen (bijv. concerten e.d.) waarbij het maximaal aantal toegestane personen per m2 optimaal wordt benut, wordt gebruik gemaakt van aanvullende tijdelijke voorzieningen (m.b.t. sanitair, horeca, garderobe etc. ; daarbij denken aan bereikbaarheid van die voorzieningen) De verlichting en de belichting rond het gebouw dienen verantwoord en duurzaam ingevuld te worden.
Basiskwaliteiten Uitgangspunt is dat het aanbiedend consortium optreed als “bouwheer”. Dat wil zeggen dat het consortium verantwoordelijk is voor alle activiteiten die in de traditionele benadering worden uitgevoerd door de bouwheer. Omdat over de uitputtendheid van een lijst als snel discussie gevoerd kan worden mag er van worden uitgegaan dat de opdrachtgever in principe geen andere verplichting heeft dan een betalingsverplichting. Daarnaast voert de opdrachtgever de activiteiten uit met betrekking tot acceptatie van voorgestelde oplossingen zoals omschreven in de UAV-gc 2005. Goede basiskwaliteit met robuuste constructie. (Ziet er goed uit, is goed schoon te houden en kan tegen een stootje.)
9
Investering versus exploitatie Uitgangspunten businessplan: Investering
€ 6.000.000,- (ex. BTW)
Exploitatielasten per jaar
€ 360.000,- (ex. BTW)
Energielasten per jaar
€ 0,-
Levensduur gebouw
30 jaar
Bepaalde keuzes met betrekking tot installaties en materialisering kunnen leiden tot extra inkomsten voor de opdrachtgever ( deelnames, subsidies, fiscale maatregelen etc.), door de opdrachtgever is daar nog geen rekening mee gehouden. Duurzaamheid Het gebouw dient energieneutraal te worden uitgevoerd. Dat betekend dat het gebouw over een geheel jaar evenveel energie gebruikt als opwekt via duurzame bronnen en methoden. Voor een gebouw met deze functie vraagt dat om creatieve oplossingen. In de opzet en de uitwerking dient het gebruik van zoveel mogelijk duurzaam materiaal en constructie aannemelijk te worden gemaakt. In overleg met de gekozen consortia wordt bepaald in hoeverre de toepassing van een duurzaamheidlabel zoals Greencalc, Breeam of GPR wenselijk is. Het auditorium staat voor wat betreft gebruik en exploitatie los van de overige voorzieningen. Als basis wordt verondersteld dat het auditorium voorziet in haar eigen energievoorziening (duurzaam dan wel conventioneel). De aanbieder mag proberen om de opdrachtgever en de ‘Doorbrekers’ te “verleiden” tot een gezamenlijke duurzame energievoorziening waarbij er significante voordelen voor beide partijen in kaart gebracht dienen te worden. Gebruik / onderhoud / energiegebruik / financiering De onderhoudslasten dienen tot een minimum beperkt te worden. Er dient daarbij een aantoonbare balans te zijn tussen onderhoudskosten en de additionele investering. De aanbieder dient bereid te zijn om een onderhoudscontract af te sluiten voor de eerstkomende 15 jaar waarbij de aangeboden onderhoudskosten als bindend worden beschouwd. Consortia die mogelijkheden hebben om ook een deel van de financiering van het gebouw voor haar rekening te nemen dienen dit in de voorselectie kenbaar te maken. De opdrachtgever zal aan de hand van de belangstelling en de voorwaarden bepalen of dat voor hem een aantrekkelijke optie is. Aanvullende gegevens
Een sondeerrapport voor de bepaling van de draagkracht van de bodem wordt aangeleverd door de opdrachtgever om zodoende voor alle aanbieders hetzelfde vertrekpunt te creëren. Alle onderzoeken die nodig zijn voor de bestemmingsplanprocedure worden uitgevoerd door de gemeente. Uitzondering daarop vormt het geluidsonderzoek omdat die sterk afhankelijk is van het gebouwgebruik. Dit onderzoek is bedoeld voor de bouwvergunningsaanvraag om aan te tonen dat wordt voldaan aan de normen. Een nulmeting wordt uitgevoerd door de opdrachtgever. 10
De overdracht van de grond vindt plaats na verlening van de bouwvergunning. Het gebouw dient binnen een jaar na die verlening gerealiseerd te zijn.
Bouwplanning Het is de bedoeling om in het voorjaar van 2011 te starten met de bouw. De opdrachtgever wil het complete gebouw pas openstellen nadat ook de ‘Doorbrekers’ het auditorium hebben afgebouwd. De planning van de aanbieder dient afgestemd zijn op een eerste oplevering aan de ‘Doorbrekers’ waarna het resterende deel afgebouwd kan worden, waarbij er een gelijktijdige oplevering van het gehele gebouw plaatsvindt.
BIJZONDERHEDEN Beoordeling De hierboven beschreven randvoorden c.q. uitgangspunten zijn de basis voor de beoordeling van de aanbieders. De aanbieders kunnen dus scoren op de manier waarop ze die uitgangspunten verwerkt hebben in de aanbieding en de manier waarop ze die eventueel gecombineerd hebben. De beoordelingslijst wordt samen met de drie aanbiedende consortia opgesteld. Aanbieders kunnen ook meer bieden dan waar in de basis om gevraagd wordt. Zo is de opdrachtgever bijvoorbeeld bereid om het pand te laten fungeren als referentieobject voor de aanbieder waarbij gebruikte materialen, installaties of andere innovatieve ideeën kunnen worden gepresenteerd aan toekomstige klanten van de aanbieder. De opdrachtgever is ook geïnteresseerd in de toekomstige commerciële waarde van de aanbieder. Zo kan het consortium of één van de leden van het consortium toegevoegde waarde bieden doordat er in de toekomst omzet word behaald door evenementen of feesten die georganiseerd worden voor, door of met een consortium of één van de leden van het consortium. Ook op andere vlakken kan een consortium zich onderscheiden door te zoeken naar Unique Selling Points die haar aantrekkelijker maken voor de opdrachtgever. Kennisdeling en innovatie Om de ketenintegratie, de kennisdeling en de innovatie in het hele proces te ondersteunen is in de aanpak voorzien van procescoaching, advisering en monitoring. De procescoaching maakt deel uit van de werkwijze binnen en ten behoeve van de deelnemende consortia. Bij het selectieproces is Syntens betrokken. Syntens is een onafhankelijk innovatienetwerk voor het MKB dat werkt in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken. De betrokkenheid bij dit proces komt voort uit de missie van Syntens om innovatie en vernieuwing te faciliteren, te versterken en aan te moedigen. Zij zullen onder meer een ondersteunende rol spelen in de facilitering en ontwikkeling van de procescoaching. Syntens zal ook een rol spelen in het verzamelen en het delen van de opgedane kennis en ervaring uit dit selectieproces, de monitoring en de evaluatie welke tevens kan worden meegenomen in een eventuele bijsturing tijdens het gehele selectie- en ontwikkelproces. 11
Communicatie Transparantie en openheid ontstaan niet vanzelf. Het bijzondere karakter van het selectieproces vraagt een gewogen interne en externe communicatie en is onderdeel van de procesuitvoering. Dit vraagt ook om voortdurende en gecoördineerde afstemming.
SELECTIEPROCES De selectie van een consortium vindt plaats in drie stappen: Stap 1
De uitgenodigde bedrijven wordt uitgelegd wat de bedoeling is en gevraagd zich op te geven als mogelijke kandidaat voor het maken van een aanbieding. Deze opgave gaat vergezeld van een consortiumvoorstel van maximaal 3 pagina’s per post (voor adres zie website) waarin tenminste de volgende onderdelen zijn opgenomen: -
Samenstelling consortium Eventuele referenties van de verschillende consortiumpartners m.b.t. duurzaamheid en de bouw van gelijksoortige voorzieningen. De manier waarop het consortium het proces gaat vorm geven.
Aan de hand van deze gegevens vindt een eerste beoordeling plaats en worden in principe 10 consortia uitgenodigd zich te presenteren aan de selectiegroep van de opdrachtgever. De verantwoording van deze selectie is openbaar. Stap 2
Openbare presentatie van 10 consortia waaruit in een voor de consortia toegankelijke vergadering drie consortia worden gekozen voor het maken van een aanbieding. Drie consortia gaan aan de slag met het maken van een aanbieding. In een aantal plenaire vergaderingen wordt toegewerkt naar een eindpresentatie waarbij ook de selectiecriteria en de manier waarop wordt beoordeeld onderwerp van gesprek zullen zijn. Tussentijds kan er tweemaal gespard worden met een kwaliteitsteam waarin ook vertegenwoordigers van de gemeente (inclusief welstand) zitting hebben.
Stap 3
Openbare presentatie van de drie consortia met aansluitend een openbare selectievergadering waarin de keuze voor een winnend consortium wordt gemaakt. Twee dagen voorafgaand aan deze selectievergadering zullen de plannen op een aantal elementen worden beoordeeld door onafhankelijke deskundigen die tijdens de selectievergadering optreden als adviseur van de selectiegroep.
De twee consortia die in de laatste stap uitvallen ontvangen van de opdrachtgever een bijdrage in de kosten voor het maken een aanbieding. De rekenvergoeding bedraagt € 10.000,- per consortium. Dit bedrag wordt vanzelfsprekend alleen uitgekeerd als er ook daadwerkelijk een bruikbare aanbieding wordt gedaan door de consortia.
12
Procesplanning Activiteit Uitnodigingen versturen 1e uitleg (brede samenstelling) Inleveren consortiumvoorstel Kiezen van 10 consortia Briefing consortia Presentatie + keuze naar 3 Bezoek referentieprojecten Plenair overleg 1 Sparring met kwaliteitsteam Plenair overleg 2 Sparring met kwaliteitsteam Selectiemoment
Einddatum 13-04-2010 20-04-2010 06-05-2010 14-05-2010 19-05-2010 09-06-2010 16-06-2010 18-06-2010 30-06-2010 18-08-2010 20-08-2010 03-09-2010
13
Resultaat Men weet wat er verwacht wordt Keuzedocumenten voor opdrachtgever Tien consortia bekend. Duidelijkheid over selectiecriteria Drie consortia die gaan uitwerken Functionele eisen helder Processtappen duidelijk Go-NoGo voor gekozen insteek Geen onduidelijkheden meer Bijschaven plannen Winnend consortium bekend
